prediksi kebutuhan rak penyimpanan dokumen …

PREDIKSI KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN DOKUMEN REKAMMEDIS AKTIF DI BAGIAN FILING RUMAH SAKIT UMUM DAERAH

KABUPATEN SRAGEN

Irfan Agus Nurridho1,Antik Pujihastuti2, Rohmadi2

Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar1, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar2

ABSTRAKRak penyimpanan merupakan salah satu peralatan rumah sakit yang berfungsi menyimpandokumen rekam medis, dengan tersedianya rak penyimpanan dokumen rekam medis yang sesuaidengan kapasitas penyimpanan dokumen rekam medis maka tidak akan terjadi penumpukandokumen di lantai. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui perkiraan kebutuhan rakpenyimpanan dokumen rekam medis rawat aktif di bagian filing Rumah Sakit Umum DaerahKabupaten Sragen Sampai tahun 2009.Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan retrospektif. Populasi dalam penelitian iniyaitu 3 rak rawat inap dan 5 rak rawat jalan dan sampelnya adalah 200 dokumen rawat inap dan200 dokumen rawat jalan.Berdasarkan hasil pengamatan diketahui bahwa sistem penyimpanan di Rumah Sakit UmumDaerah Kabupaten Sragen sudah ada kebijakan yang mengatur pemisahan penyimpanan antaradokumen aktif dan inaktif, akan tetapi belum dilaksanakan. Dan belum adanya kebijakan yangmengatur tentang sistem penyimpanan yaitu penyimpanan secara desentralisasi. Dengan perkiraanbeban penyimpanan tahun 2005 sampai tahun 2009 adalah 29156 dokumen rawat inap dan 39631dokumen rawat jalan, panjang pengarsipan dokumen rekam medis rawat inap 13703,46 cm danrawat jalan 4359,49 serta rata-rata ketebalan rawat inap adalah 0,47 cm dan rawat jalan 0,11. Makadapat diperoleh perkiraan penghitungan hasil kebutuhan penambahan rak penyimpanan denganmetode kuadrat terkecil (least square) sekitar 4 rak penyimpanan rawat inap dan 6 rak rawat jalandengan penerapan sistem penjajaran secara Terminal Digit Filling berdasarkan rak penyimpananyang telah ada.Dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis sebaiknya dilakukan pemisahan antaradokumen rekam medis in aktif dan aktif sesuai kebijakan yang ada dan pengadaan penambahanrak untuk tahun 2009 sekitar 4 rak rawat inap dan 6 rak rawat jalan dapat menggunakan rak rollo’pack dengan ukuran panjang 5,2 m, lebar 4 m, tinggi 2,2 m. Dilihat dari faktor ketahanan rakpenyimpanan yang terbuat dari besi sehingga lebih tahan lama dengan tujuan terhindar dari bahayakimiawi, biologi.

Kata kunci : Rak penyimpanan, kapasitas, dokumen rekam medis.Kepustakaan : 11 ( 1995-2008)

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam PerMenKes No. 269

MENKES/PER/III/2008 Bab III, pasal 7

bahwa sarana pelayanan kesehatan wajib

menyediakan fasilitas yang diperlukan

dalam rangka penyelenggaraan rekam

medis. Rekam medis diselenggarakan oleh

Unit Rekam Medis salah satunya yaitu filing

yang merupakan media untuk penyimpanan

dokumen rekam medis yang berfungsi

sebagai penyimpan, penyedia dan pelindung

dokumen rekam medis.

Rak file merupakan tempat menyimpan

arsip atau dokumen rekam medis yang

bertujuan untuk memudahkan penyimpanan

dan pengambilan kembali dokumen rekam

80 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101

medis di ruang filing serta menjaga

kerahasiaan dokumen rekam medis. Oleh

karena itu ruang penyimpanan menampung

dokumen rekam medis, apabila rak

penyimpanan melebihi daya tampung maka

diperlukan perencanaan atau pengadaan rak

penyimpanan kembali. Perencanaan atau

pengadaan rak penyimpanan berdasarkan

jumlah dokumen rekam medis yang

disimpan, bentuk rak dan ukuran rak

penyimpanan yang sesuai standar ergonomi

yaitu rak penyimpanan dapat berbentuk rak

roll o’pack serta memperhatikan luas suatu

ruangan yang tersedia (DepKes, RI. 1997).

Berdasarkan survei pendahuluan bahwa

di ruang filing Rumah Sakit Umum Daerah

Kabupaten Sragen bahwa dengan jumlah rak

penyimpanan yang tersedia saat ini, sudah

tidak dapat menampung penambahan

dokumen rekam medis pasien, sehingga

dokumen rekam medis pasien baru

diletakkan di lantai pada samping rak

penyimpanan atau jumlah rak penyimpanan

tidak mampu menampung semua dokumen

rekam medis seiring dengan pertambahan

jumlah pasien yang berobat ke rumah sakit.

Selain itu tinggi rak penyimpanan yang

melebihi standar antropometri manusia, serta

pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan

dokumen rekam medis pada rak

penyimpanan rawat inap yang paling atas

yang masih menggunakan alat bantu (tangga

berkaki), hal ini berpengaruh terhadap

kegiatan penyimpanan dan pengambilan

kembali dokumen rekam medis menjadi

lama dan memungkinkan terjadi kecelakaan

kerja.

Berdasarkan latar belakang tersebut,

peneliti tertarik untuk melakukan penelitian

mengenai ”Prediksi Kebutuhan Rak

Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Aktif

di Bagian Filing Rumah Sakit Umum

Daerah Kabupaten Sragen”.

TINJAUAN PUSTAKA

A. Rekam Medis

1. Pengertian Rekam medis

Menurut PerMenKes No.

269/MenKes/Per/III/2008 adalah berkas

yang berisikan catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,

tindakan serta pelayanan lain yang telah

diberikan kepada pasien.

Sofari, B (2002) rekam medis adalah

rekaman atau catatan mengenai siapa, apa,

mengapa, dimana, bilamana, serta

bagaimana pelayanan yang diberikan kepada

pasien selama masa perawatan yang memuat

pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan

yang diperolehnya serta memuat informasi

yang cukup untuk mengidentifikasi pasien,

membenarkan diagnosis dan pengobatan

serta merekap hasilnya.

2. Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah untuk

menunjang tercapainya tertib administrasi

dalam upaya peningkatan pelayanan

kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung

suatu sistem pengelolaan rekam medis yang

baik dan benar, maka tertib administrasi

rumah sakit tidak akan berhasil sebagaimana

yang diharapkan, sedangkan tertib

administrasi merupakan salah satu faktor

Prediksi Kebutuhan Rak Penyimpanan...(Irfan Agus N, dkk) 81

yang menentukan dalam upaya pelayanan

kesehatan di rumah sakit (DepKes RI, 1997).

3. Kegunaan rekam medis

Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari

berbagai aspek antara lain:

a. Administrasi (Administration)

Suatu berkas rekam medis

mempunyai nilai Administrasi karena

isinya menyangkut tindakan

berdasarkan wewenang dan tanggung

jawab sebagai tenaga medis dan para

medis dalam mencapai tujuan

pelayanan kesehatan.

b. Hukum (Legal)


mempunyai nilai hukum karena

isinya menyangkut masalah adanya

jaminan kepastian hukum atas dasar

keadilan. Selain itu, dalam rangka

menegakkan hukum serta penyediaan

bahan tanda bukti untuk menegakkan

keadilan.

c. Keuangan (Financial)


mempunyai nilai keuangan karena

isinya dapat dijadikan sebagai bahan

untuk menetapkan biaya pembayaran

pasien di rumah sakit.

d. Penelitian (Research)


mempunyai nilai penelitian karena

isinya mengandung data informasi

yang dapat digunakan sebagai aspek

penelitian dan pengembangan ilmu

pengetahuan di bidang kesehatan.

e. Pendidikan (Education)

Suatu berkas rekam medis yang

mempunyai nilai pendidikan karena

isinya menyangkut data atau

informasi tentang perkembangan

kronologis dari kegiatan pelayanan

medis yang diberikan kepada pasien.

Dokumentasi (Documentation)


mempunyai nilai dokumentasi karena

isinya menjadi sumber ingatan yang

harus didokumentasikan dan dipakai

sebagai bahan pertanggung jawaban

dan pembuatan laporan Rumah Sakit

(DepKes RI, 1997).

B. Bagian Filing

1. Ruang filing

Ruang filing merupakan suatu tempat

untuk menyimpan dokumen rekam medis

pasien rawat jalan, rawat inap dan

merupakan salah satu bagian dari unit rekam

medis yang bertanggung jawab dalam

penyimpanan dan pengembalian kembali

dokumen rekam medis. Rak penyimpanan

dokumen rekam medis yang baik, harus

terhindar dari kerusakan secara fisik, kimia,

biologis misalnya tikus, rayap, dan lain-lain.

Selain itu juga harus terlindung dari sinar

matahari yang langsung, terhindar dari

kebocoran akibat hujan dan lain-lain.

2. Tugas pokok bagian filing

a. Menyimpan dokumen rekam medis

dengan metode tertentu sesuai

dengan kebijakan rumah sakit.

b. Mengambil kembali (retriev)

dokumen rekam medis untuk

berbagai keperluan.


c. Meretensi dokumen rekam medis

sesuai dengan ketentuan yang

ditetapkan oleh sarana pelayanan

kesehatan.

d. Memisahkan penyimpanan dokumen

rekam medis in-aktif dengan

dokumen rekam medis aktif.

e. Membantu dalam penilaian nilai

guna rekam medis.

f. Menyimpan dokumen rekam medis

yang dilestarikan atau diabadikan.

g. Membantu dalam pelaksanaan

pemusnahan formulir.(Shofari, B.

2002)

3. Sistem penyimpanan rekam medis

Penyimpanan dokumen rekam medis

mempunyai arti penting sehubungan dengan

riwayat penyakit seseorang dan kerahasiaan

yang terkandung di dalam dokumen rekam

medis oleh sebab itu cara penyimpanan

dokumen rekam medis, harus diatur

sedemikian rupa sehingga terjaga

kerahasiaan dari dokumen rekam medis dan

mudah ditemukan kembali baik untuk

keperluan pasien maupun pihak lain.

Tata cara penyimpanan ditinjau dari

pemusatannya atau penyatuan dokumen

rekam medis, cara penyimpanan terbagi

menjadi :

a. Sentralisasi yaitu penyimpanan

dokumen rekam medis seorang

pasien dalam satu kesatuan yaitu,

dokumen rekam medis rawat jalan

dan rawat inap disimpan ke dalam

folder atau map.

b. Desentralisasi yaitu penyimpanan

dokumen rekam medis seorang

pasien disimpan secara terpisah

antara dokumen rekam medis rawat

jalan dan dokumen rekam medis

rawat inap ataupun gawat darurat.

c. Satelit yaitu suatu sistem

penyimpanan dimana dokumen

rekam medis rawat jalan, rawat inap

dan gawat darurat disimpan pada

unit tertentu yang digunakan oleh

pasien secara continue (terus

menerus).

d. Sistem Penjajaran

e. Sistem penjajaran adalah pengaturan

dan penjajaran dokumen rekam

medis ke dalam rak penyimpanan

dengan cara disejajarkan berdiri

sejajar satu dengan yang lain:

1) Sistem Penjajaran Nomor

Langsung (Straight Numerical

Filling)

Sistem penjajaran dokumen

rekam medis berdasarkan nomor

secara langsung atau berurutan

disebut Straight Numerical Filing

(SNF) yaitu suatu sistem

penyimpanan dokumen rekam

medis pasien dengan cara

mensejajarkan folder/ dokumen

rekam medis berdasarkan urutan

nomor rekam medis secara

langsung pada rak penyimpanan.

2) Sistem Penjajaran dua Angka

Tengah (Middle Digit Filing)

Sistem penjajaran dengan sistem

angka tengah Middle Digit Filing

(MDF) yaitu suatu sistem

penjajaran dokumen rekam medis

Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk) 83

21

22

22

22

22

10

10

10

10

10

99

00

01

02

03

98

99

00

01

02

03

10

10

11

11

11

11

09

09

09

09

09

09

dengan cara mensejajarkan

dokumen rekam medis

berdasarkan nomor rekam medis

2 (dua) angka kelompok tengah.

Contoh:

3) Sistem Angka Akhir ( Terminal

Digit Filing )

Sistem Penjajaran Terminal Digit

Filing (TDF) yaitu suatu sistem

penjajaran dengan mensejajarkan

folder berdasarkan urutan

nomnor rekam medis pada

kelompok 2 angka akhir.

Contoh:

4. Sistem Identifikasi Penomoran

(Numerical)

Sistem Identifikasi dalam pelayanan

rekam medis yaitu tata cara penulisan nomor

yang diberikan kepada pasien yang datang

berobat sebagai bagian dari identitas pribadi

pasien yang bersangkutan. Nomor rekam

medis terdiri dari 6 (enam) angka (digit)

yang terbagi menjadi 3 (tiga) kelompok,

masing-masing kelompok terdiri dari 2

(angka). Dengan demikian dijumpai

kelompok angka awal, angka tengah serta

angka akhir.

Dalam penyelenggaraan rekam medis

terdapat pula sistem identifikasi secara

numerical yang terbagi menjadi 3 (tiga)

jenis sistem identifikasi, yaitu:

a. Serial Numbering System (SNS)

Pemberian nomor rekam medis

secara seri atau dikenal dengan Serial

Numbering System (SNS) adalah

suatu sistem identifikasi dimana

setiap pasien yang berkunjung ke

rumah sakit selalu mendapat nomor

rekam medis baru.

b. Unit Numbering System (UNS)

Pemberian nomor secara unit atau

dikenal dengan Unit Numbering

System (UNS) adalah suatu sistem

penomoran dimana sistem ini

memberikan satu nomor rekam medis

pada pasien baik rawat jalan, rawat

inap maupun gawat darurat dan

digunakan selamanya untuk

kunjungan berikutnya.

c. Serial Unit Numbering Sistem

(SUNS)

Pemberian nomor secara seri unit

atau dikenal dengan Serial Unit

Numbering System (SUNS) adalah

suatu sistem pemberian nomor

dangan menggabungkan sistem seri

dan sistem unit. Proses

penggabungan disebut cross


reference yaitu apabila pasien telah

selesai pelayanan maka dokumen

rekam medis baru disatukan dengan

dokumen rekam medis yang lama

dengan menggunakan nomor rekam

medis yang lama.(Shofari, B. 2002)

C. Ergonomi

1. Pengertian Ergonomi

Ergonomi adalah suatu upaya dalam

bentuk ilmu, teknologi, dan seni untuk

menyerasikan peralatan, mesin, pekerjaan,

sistem, organisasi, dan lingkungan dengan

kemampuan, keahlian, serta keterbatasan

manusia sehingga tercapai suatu kondisi dan

lingkungan yang sehat, aman, nyaman,

efisien dan produktif melalui pemanfaatan

fungsional tubuh manusia secara optimal

dan maksimal.

Dari analisis berbagai pakar di atas

bahwa ergonomi tidak lepas dari makna

dasar yaitu ergon adalah kerja (work) dan

nomos adalah hukum-hukum alam (natural

laws). Pengertian kerja (work) secara sempit

adalah kegiatan mendapat upah, tetapi

pengertian kerja secara luas adalah semua

gerakan manusia merupakan kerja, mesti

tidak mendapatkan upah. Ergo (gerak atau

kerja) dan nomos (alamiah) adalah gerakan

yang efektif, efisien, nyaman, aman, tidak

menimbulkan kelelahan dan kecapaian

sesuai dengan kondisi tubuh dan

mendapatkan hasil kerja yang lebih optimal.

Oleh karena itu dalam pendekatan ergonomi

memerlukan keseimbangan antara

kemampuan tubuh dengan tugas kerja

(Santosa, 2001).

2. Antropometri

a. Pengertian antropometri

Istilah antopometri berasal dari kata “

antro “ yang berarti manusia dan “

metri “ berarti ukuran. Secara umum

antopometri dapat dinyatakan sebagai

suatu ilmu yang berkaitan dengan

pengukuran dimensi tubuh manusia.

Antropometri secara luas akan

digunakan sebagai pertimbangan

ergonomis dalam interaksi manusia.

Dengan demikian dapat disimpulkan

bahwa data antropometri akan

menentukan bentuk, ukuran dan

dimensi yang tepat yang berkaitan

dengan produk yang dirancang

(Wignjosoebroto, S.1995).

b. Anthropometri yang digunakan

antara lain :

Jangkauan tangan keatas yaitu

sebagai acuan ukuran tinggi rak

penyimpanan, Panjang depa untuk

menentukan lebar rak penyimpanan,

ukuran lebar bahu untuk menentukan

jarak antar rak penyimpanan.

Menurut Huffman EK (1992) bahwa

dianjurkan adalah 36 cm atau 90 cm

atau 75 cm pada ruang yang sempit.

Rekam medis disimpan dengan dua

cara yaitu vertical dan horizontal,

penjajaran dokumen yang baik

sebaiknya disimpan dengan posisi

horizontal, karena dengan penjajaran

secara horizontal dapat menghindari

dokumen dari kerusakan. Dengan

menerapkan penjajaran secara

horizontal dapat ventilasi yang lebih


luas antar dokumen rekam medis

dengan batas ruang penyimpanan

pada setiap sub rak penyimpanan.

Apabila dokumen rekam medis

disimpan dengan cara vertical maka

dokumen rekam medis lebih mudah

berubah posisi menjadi melengkung.

Adapun data anthropometri orang

Indonesia.

Tabel 1. Data anthropometri untuk orangIndonesia

Kriteria Ukuran (cm)

Tinggi badan (Bagian

kepala paling atas sampai

dengan alas kaki dalam

keadaan berdiri tegak.)

161,3

Tinggi bahu (Bahu

bagian atas smapai

dengan kaki dalam

keadaan berdiri tegak.)

132,6

Tinggi siku (Siku lengan

yang berada dalam posisi

vertical sampai dengan

kaki dalam keadaan

berdiri tegak.)

97,8

Tinggi pinggul (Dari

bagian tulang pinggul

paling atas sampai


keadaan berdiri.)

93,8

Lebar bahu (Bagian luar

lengan atas sampai

dengan bagian luar

lengan atas kanan =

diambil yang paling

lebar)

39,8

Lebar pinggul(Pinggul 28,9

kiri sampaidengan

pinggul kanan dan

diambil yang paling lebar

dalam keadaan posisi

berdiri.)

Panjang lengan (dinding

dada ujung jari tengah,

lengan datar ke depan)

66,7

Panjang lengan atas

(ketiak-siku, lengan datar

ke sampan)

34,8

Panjang lengan bawah 44,2

Tinggi jangkauan ke atas

(Diukur dari luar ujung

jari tengah sampai


keadaan berdiri.)

202,1

Panjang depa (Diukur

dari ujung jari tengah kiri

sampai dengan ujung jari

tengah kanan.)

165,6

Tinggi badan duduk

(Bagian kepala paling

atas sampaidengan

duduk, dengan posisi

tegak.)

84,4

Tinggi siku duduk

(pantat diatas alas duduk-

pinggul badan tegak)

23,0

Tinggi panggul duduk

(bagian atas alas duduk

s.d pinggul badan tegak)

18,4

Panjang tungkai atas saat

duduk (Dari tulang lutut

paling luar sampai

dengan garis vertical

44,8


pinggang dengan posisi

sikap duduk tegak.)

Panjang tungkai bawah

saat duduk (bagian

bawah alas duduk sampai

dengan telapak kaki)

41,4

Tinggi lutut duduk

(telapak kaki-lutut)

49,5

(Wignjosoebroto, S.1995).

D. Peralatan Penyimpanan atau Rak

Penyimpanan

Rak penyimpanan adalah rakitan dari

beberapa sub rak yang terbuat dari papan

kemudian diberi tiang untuk menaruh atau

untuk menyimpan berkas yang disusun

secara vertikal maupun horizontal. Berkas

akan ditempatkan pada rak penyimpanan

dari ujung kiri dari rak penyimpanan paling

atas dan dilanjutkan ke sub rak berikutnya.

1. Tipe peralatan penyimpanan

Tipe peralatan penyimpanan dapat

dikelompokkan menjadi 4 macam yaitu:

a. Vertical filing

Adalah jenis alat penyimpanan yang

umum dipergunakan dalam kegiatan

pengurusan arsip dan alat ini sering

disebut filling cabinet. Untuk

penggunaan filling cabinet adalah

penyimpanan dokumen dengan

bentuk peralatan tertentu.

b. Lateral Filing

Peralatan yang digunakan untuk

menyimpan arsip diletakkan secara

vertikal, akan tetapi peralatan ini

tetap disebut sebagai file lateral. Hal

ini dikarenakan letak map atau arsip

menyamping sehingga alat ini dapat

menghemat tempat dibandingkan

dengan file cabinet selain itu ada

kegunaan yang lain yaitu

mempercepat dalam penemuan arsip

atau dokumen.

Gambar 1. Filling Cabinet

Gambar 2. Lateral Filling

Filling Cabinet :Terdiri dari 3 tipe :FD 102 (2 Laci)H 700 X W465 X

D620

FD 103 (3 Laci)

H 1000 X W465 X

D620

FD 104 (4 Laci)

H1 1300 X W465 X

D620


c. Power filing

Alat penyimpanan ini dipergunakan

untuk menyimpan arsip atau

dokumen dengan cara kerja secara

elektronik atau otomatis. Terdiri dari

3 model dasar yaitu :

1) Filing kartu

Yaitu tempat penyimpanan filing

yang dibuat secara khusus untuk

menyimpan kartu formulir dengan

ukuran tertentu.

2) Filing structural

Yaitu filing yang dipergunakan

untuk menyimpan semua jenis

ukuran formulir atau arsip. Model

filing ini sering digunakan untuk

bagian penyimpanan dokumen

dengan kapasitas yang lebih besar

dan dapat ditemukan pada rumah

sakit khususnya bagian filing.

3) Filing mobil atau bergerak

Keuntungan dari filing mobil

adalah menghemat pemakaian

keuangan dan terletak diatas

semacam rel yang mempermudah

gerakan ke depan dan ke belakang.

Sehingga dapat dibuat gang atau sela

diantara dua rak untuk tempat berdiri

petugas yang sedang mencari

dokumen.

d. Rotary filing

Rotary filing adalah suatu sistem

pengarsipan secara melingkar dan

dapat berputar, yang dapat

menghemat ruang pada lantai dan

dinding hingga 60%. Pada rotary

filing, map-map yang disimpan akan

disusun secara melingkar, sehingga

terhindar dari ruang yang tidak

terpakai. Keuntungan lain yang

diperoleh yaitu memudahkan dalam

Gambar 4. Filling Mobile

Gambar 3. Filling Kartu

CC-8Ukuran kartu(19 x11) Cm.(135H x 48W x63D) Cm.CC 5Ukuran kartu(19 x11) Cm.(135 x 60 x 63)Cm.CC-3Ukuran kartu(25 x15) Cm.(85 x 60 x63)


mengambil dan mengembalikan

berkas yang diperlukan. Hal tersebut

dikarenakan rotary filing ini memiliki

map – map yang memiliki kode –

kode warna, angka, susunan dan

urutannya teratur sehingga sangat

membantu dalam pemakaian. Dalam

setiap satu putaran dapat menyimpan

map – map tersebut setara dengan

satu filing kabinet empat tingkat.

dimana, satu rotary filing memiliki

empat hingga enam tingkat sehingga

satu rotary filing menghemat

penggunaan filing kabinet sebanyak 4

sampai 6 unit.

e. Rak Roll O’pack

Lemari Arsip dengan Penggerak

Mekanik dan Index Sistem sehingga

memudahkan dalam penyimpanan,

pencarian dan penghematan ruangan,

sangat efisien dan efketif jika dipakai

perusahaan yang mempunyai

dokumen yang jumlahnya sangat

banyak.

1) Keuntungan dari rak roll o’pack :

a) Sistim modern untuk

penyimpanan arsip dan barang

yang menghasilkan ekstra

kapasitas ruang, ekonomis dan

efisien.

b) Mengurangi beban kerja

petugas dalam hal membuka/

menutup rak apabila mudah

ditarik dan digeser.

c) Karena tempat penyimpanan

dapat dicapai lebih singkat,

sehingga menambah efisiensi

kerja.

d) Dapat melindungi berkas

rekam medis dari bahaya

kimiawi dan fisik seperti anti

rayap, anti kelembaban, anti

api dan anti karat.

2) Kerugian menggunakan rak roll

o’pack diantaranya adalah :

a) Membutuhkan biaya yang

banyak untuk pengadaan roll

o’pack.

b) Harus disesuaikan sumber

daya petugas.

c) Membutuhkan perawatan

khusus sehubungan dengan

pengadaan dan perawatan rak

roll o’pack.

(Depkes, RI. 1997).

2. Bahan rak penyimpanan

Rak penyimpanan dapat terbuat dari

bahan kayu, ada pula yang terbuat dari besi

atau baja. Adapun almari yang terbuat dari

Gambar 5. Rotary Filling


bahan baja khusus maka dilihat dari segi

keamanan mempunyai keuntungan yaitu :

a. Bor tidak mampu menembus almari.

b. Las tidak mampu melumerkan

almari.

c. Tahan dari gedoran palu besi.

d. Rata – rata bahan rak file atau

penyimpanan yang ada di rumah sakit

terbuat dari besi, dengan alasan dapat

dibongkar pasang sewaktu – waktu

sesuai kebutuhan sehingga mudah

dilakukan pembongkaran dan bila

terbuat dari bahan kayu tidak tahan

lama, tidak praktis dan mudah rapuh

(Depkes, RI. 1997).

E. Metode Penghitungan Kebutuhan Rak

Penyimpanan Dokumen Rekam Medis

Metode Kuadrat Terkecil (Least square)

merupakan metode murni matematik dengan

persamaan rumus Y = a + bx. Rumus

tersebut digunakan untuk mengolah data

dalam memprediksi peningkatan jumlah

pasien dari satu rumah sakit terhadap

penambahan suatu berkas rekam medis

pasien dari waktu kewaktu.

Y = Nilai variabel y pada suatu waktu

tertentu

a = Pemotongan antara garis trend dengan

sumber tegak (x), a = nilai y, jika x = 0

b = Kemiringan garis trend, besarnya

perubahan variabel Y yang terjadi

pada setiap perubahan satu unit

variabel x

x = Periode waktu deret berkala

Dalam penghitungan rata-rata ketebalan

dokumen rekam medis di bagian unit filing,

dapat menggunakan rumus sebagai beriku:

Penghitungan ketebalan Panjang dokumen rekam medis

dokumen rekam medis =

Rata-rata jumlah dokumen pada

tiap-tiap sub rak sub rak/ section

Selain itu untuk penghitungan

perencanan rak penyimpanan untuk

menghitung prediksi rak file x tahun yang

akan datang di bagian unit filing, dapat

digunakan rumus sebagai berikut :.

Penghitungan rak Σ Penambahan dokumen x rata-

dokumen rata ketebalan

Penyimpanan =

Dokumen rekam medis Kapasitas

Untuk penghitungan perkiraan

kebutuhan rak penyimpanan x tahun yang

akan datang di bagian filing, dapat

digunakan rumus sebagai berikut :

Perkiraan kebutuhan rak = Hasil perkiraan

jumlah rak – jumlah rak yang sudah ada

F. Penyimpanan Arsip

Ruang penyimpanan arsip merupakan hal

penting dalam menjaga arsip dari keamanan

dan kerahasiaan serta bahaya lain yang dapat

terjadi. Menyimpan dokumen rekam medis

dengan ruang penyimpanan yang baik harus

terhindar dari kemungkinan-kemungkinan

serangan serangga, api, saluran air (talang,

pipa, air) dan lain – lain, oleh karena itu bila

akan membangun tempat penyimpanan

dokumen rekam medis membuat ventilasi

pintu yang tidak langsung menghadap ke

matahari secara langsung, dihindarkan dari

sinar matahari secara langsung serta


dilengkapi jaring kawat yang halus

disamping berguna untuk menyaring debu

masuk, serangga kecil dan lain – lain.

Apabila tempat penyimpanan terdapat

saluran air maka upayakan agar saluran

tersebut tidak bocor, oleh karena itu setiap

saat diperiksa, terutama, bila hujan, untuk

menghindari bahaya kebanjiran atau alamiah

Tempat penyimpanan yang baik dengan

suhu udara berkisar antara 22°C sampai

dengan 23°C dan kelembaban udara sekitar

50% sampai dengan 65%. Dokumen Rekam

Medis dalam waktu yang dekat akan lapuk

bila kelembaban melebihi 65% Disamping

memperhatikan hal – hal tersebut di atas,

maka perlu memasang AC, selama 24 jam.

AC ini selain berfungsi untuk mengatur

kelembaban dan temperatur udara juga

untuk mengurangi debu. Pemasangan harus

konstan (tetap), sehingga keadaan udara

tetap tidak berubah – ubah yang dapat

merusak.

Menyimpan dokumen rekam medis

hendaknya ditempat yang memenuhi syarat.

Dapat menggunakan rak penyimpanan dari

dengan almari yang tertutup, selain itu

ukuran antara rak penyimpanan yang paling

bawah dengan lantai, sekitar 6 (enam) inchi,

karena hal ini akan memudahkan udara

bergerak dengan bebas. Apabila terpaksa

harus menggunakan almari besi yang

tertutup, maka susun dokumen rekam medis

agak merenggang. Almari harus sering

dibuka, serta diperiksa untuk melihat apabila

kertas ditumbuhi cendawan atau diserang

serangga. Maka dalam menghindari

serangga beri kapur barus pada rak

penyimpanan secara berkala. (KepANRI

No.12 Tahun 2000)

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis Penelitian ini adalah penelitian

deskriptif yaitu penelitian yang hasilnya

berupa diskripsi (penggambaran) keadaan

obyek penelitian tanpa memberikan

kesimpulan yang berlaku umum

(generalisasi) (Arief TQ, M. 2009). Dengan

pendekatan retrospektif dimana peneliti

mengumpulkan data-data yang ada pada

masa lalu atau yang pernah terjadi.

B. Populasi dan Sampel

Populasi dan Sampel yang digunakan

adalah rak penyimpanan dan dokumen

rekam medis rawat inap dan Rawat Jalan

dengan menggunakan metode Porposive

sampling yaitu pengambilan sampel yang

didasarkan pada suatu pertimbangan tertentu

yang dibuat oleh peneliti sendiri,

berdasarkan cirri atau sifat-sifat yang sudah

diketahui sebelumnya. (Notoatmodjo, S.

2002.)

C. Instrumen Penelitian dan Cara

Pengumpulan Data

1. Instrumen penelitian

Pedoman observasi berisi sebuah daftar

jenis kegiatan yang akan diamati pada saat

penelitian yaitu rak penyimpanan dokumen

rekam medis, jumalah dokumen rekam

medis, RL-1 serta Prosedur Tetap tentang

ruang dan rak penyimpanan dokumen rekam

medis (Arikunto, S. 2006).


2. Cara pengumpulan data

a. Observasi.

Pengamatan langsung terhadap

kebijakan-kebijakan dan prosedur

tetap tentang sistem penyimpanan

dan penjajaran di Rumah Sakit.

b. Pengukuran.

Yaitu peneliti mengamati dan

mengukur rak penyimpanan dokumen

rekam medis rawat inap dab rawat

jalan untuk mendapatkan ukuran

panjang, lebar, tinggi rak

penyimpanan dokumen rekam medis.

c. Sumber data

Data dalam penelitian ini adalah data

yang berasal dari rak penyimpanan,

dokumen rekam medis rawat inap

mupun rawat jalan dan RL-1.

D. Teknik dan Pengolahan Data

Pengolahan data melalui tahap

1. Collecting.

Pengumpulan ukuran desain rak

penyimpanan dokumen rekam medis di

ruang filing.

2. Editing.

Pada tahap ini data yang diperoleh

kemudian disusun menurut bagian yang

diteliti agar dapat dibaca dilengkapi

apabila belum sesuai dengan tujuan

penelitian.

3. Tabulasi.

Setelah melalui tahap sebelumnya,

kemudian memasukkan hasil dari

pengumpulan data kedalam tabel untuk

memudahkan pengelompokkan dan

penghitungan data.

4. Penyajian data.

Yaitu dalam bentuk narasi dan yang

nantinya akan menggambarkan hasil

penelitian.

E. Analisis Data

Analisis data yang digunakan dalam

penelitian ini adalah dengan menggunakan

analisis diskriptif yaitu dengan cara

mendiskripsikan data yang telah

dikumpulkan dan diolah menjadi kebutuhan

rak penyimpanan dokumen rekam medis

rawat inap maupun rawat jalan tahun 2009

di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten

Sragen.

HASIL PENELITIAN DAN

PEMBAHASAN

A. Hasil Penelitian

1. Kebijakan Rumah Sakit tentang ruang

dan penyimpanan dokumen rekam medis

Di Rumah Sakit Umum Daerah

Kabupaten Sragen mengunakan identifikasi

penomoran secara unit numbering system

yaitu adalah suatu sistem penomoran dimana

sistem ini memberikan satu nomor rekam

medis pada pasien baik rawat jalan, rawat

inap maupun gawat darurat dan digunakan

selamanya untuk kunjungan berikutnya.

Dalam prosedur tetap No.P.05.05.038

yang mengatur penyimpanan dokumen

rekam medis (filling) yang berisi penjajaran

dokumen rekam medis berdasarkan angka

akhir atau Terminal Digit Filling (TDF)

untuk dokumen rekam medis rawat jalan,

rawat inap maupun gawat darurat yang telah

selesai dikoding dan indeksing. Sedangkan

untuk pelayanan dokumen rekam medis


pasien Gawat Darurat yang berkujung pagi,

sore, maupun malam dikembalikan kebagian

rekam medis pada keesokan harinya dan

dokumen rekam medis dengan nomor rekam

medis lama di satukan dengan dokumen

rekam medis lama yang berada di filling

sedangkan untuk nomor baru diurutkan dan

diberi map kemudian ditulis tanggal

pengembaliannya.

Rumah sakit menggunakan sistem

penyimpanan dokumen berdasarkan

desentralisasi yaitu terjadi pemisahan antara

rekam medik poliklinik dengan rekam medis

penderita dirawat inap, akan tetapi belum

terdapat kebijakan yang mengatur tentang

penyimpanan dokumen secara desentralisasi,

selain itu belum terdapat pula tentang

penetapan luas ruangan penyimpanan

dokumen rekam medis dan dalam

penyimpanan dokumen rekam medis rawat

inap maupun rawat jalan tidak ada

pemisahan antara dokumen rekam medis

aktif maupun inaktif.

2. Luas ruang penyimpanan dokumen

rekam medis di Rumah Sakit Umum

Daerah Kabupaten Sragen


Kabupaten Sragen mempunyai luas ruangan

63m² dengan panjang 10,5 m dan lebar 6 m.

berikut lay-out tentang tataletak ruang

penyimpanan dokumen rekam medis rawat

inap maupun rawat jalan di Rumah Sakit

Umum Daerah Kabupaten Sragen sebagai

berikut

Gambar 6. Ruang penyimpanan dokumen

rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah

Kabupaten Sragen.

Keterangan :

a. Rak penyimpanan rawat inap 1.

b. Rak penyimpanan rawat inap 2.

c. Rak penyimpanan rawat inap 3.

d. Rak penyimpanan rawat Jalan 1.

e. Rak penyimpanan rawat Jalan 2.

f. Rak penyimpanan rawat Jalan 3.

g. Rak penyimpanan rawat Jalan 4.

h. Rak penyimpanan rawat Jalan 5.

3. Jumlah kunjungan pasien rawat inap dan

rawat jalan di Rumah Sakit Umum

Daerah Kabupaten Sragen selama tahun

2005 sampai tahun 2009.

Jumlah kunjungan pasien rawat inap di

Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten

Sragen selama tahun 2005 sampai tahun

2009 berdasarkan data RL-1 (Formulir data

kegiatan rumah sakit) digunakan untuk

memperoleh data penghitungan jumlah

pasien atau penambahan dokumen rekam

medis sebagai berikut :

10,5 m

a

b

c

d

e f hg

5m


Tabel 2. Data Pasien Rawat Inap dan

Rawat Jalan Keluar Hidup dan Meningal

No. Tahun

Jumlah pasien

Rawat

Jalan

Rawat

Inap

1. 2005 13540 10438

2. 2006 14539 11953

3. 2007 15319 11184

4. 2008 16504 12786

5. 2009 18473 13690

Jumlah 78375 60051

Sumber : Laporan Rekapitulasi Kegiatan

Rumah Sakit tahun 2005 sampai tahun 2009

4. Ketebalan dan panjang pengarsipan

dokumen rekam medis di Rumah Sakit

Umum Daerah Kabupaten Sragen

a. Ketebalan dokumen rekam medis

Dalam Penghitungan ketebalan


dengan menggunakan rumus

penghitungan rata-rata ketebalan

dokumen rekam medis. Berikut data

jumlah dokumen rekam medis dan

panjang dokumen rekam medis rawat

inap maupun rawat jalan.

Tabel 3. Data Jumlah Sampel Dokumen

Rekam Medis dan Panjang Dokumen

Rekam Medis

N

o

Jumlah

Dokumen

rekam Medis

Panjang

dokumen

rekam

medis

rawat inap

(cm)

Keteran

gan

1.200 94,2

Rawat

Inap

2.200 21,3

Rawat

Jalan

Dari data tersebut diatas dapat

dilakukan penghitungan untuk

mengetahui rata-rata ketebalan

dokumen rekam medis dengan

rumus:

Ketebalan dokumen rekam medisrawat inap/ rawat jalan

= 0,47 cm

+

= 0.11 cm

Berdasarkan perhitungan diatas,

diperoleh hasil rata-rata ketebalan


yaitu 0,47 cm dan untuk dokumen

rekam medis rawat jalan adalah 0,11

cm.

b. Panjang pengarsipan dokumen rekam

medis

Dalam penentuan panjang

pengarsipan dokumen rekam medis

dapat dilakukan dengan rumus :

1). Panjang pengarsipan dokumen

Rawat Inap = 78375 x 0,47

= 36836.25 cm

=Panjang dokumen rekam medis

Jumlah dokumen

=21,3

200

=94,2

Panjang pengarsipan = Σ Dokumen tahun

2006 sapai tahun 2010 x ketebalan dokumen

a. Rawat Inap

b. Rawat Jalan


2). Panjang pengarsipan dokumen

Rawat Jalan = 60051 x 0.11

= 6605,61 cm

Berdasarkan hasil penghitungan panjang

pengarsipan dengan rata-rata ketebalan

dokumen rekam medis rawat inap 0,47 dan

0,11 untuk rawat jalan dapat diketahui

panjang pengarsipan dokumen rekam medis

untuk rawat inap yaitu 36836.25cm dan

untuk dokumen rekam medis rawat jalan

yaitu 6605 cm.

5. Ukuran rak penyimpanan dokumen

rekam medis di Rumah Sakit Umum

Daerah Kabupaten Sragen.

a. Rak penyimpanan dokumen rekam

medis rawat jalan yang tersedia

berjumlah 5 rak untuk masing-

masing 1 rak penyimpanan terdiri

dari 6 sap dan 12 subrak back to

back, berikut ukuran rak

penyimpanan dokumen rekam medis

rawat jalan Rumah Sakit Umum


Gambar 7. Ukuran rak penyimpanan rawat

jalan.

b. Rak penyimpanan dokumen rekam

medis rawat inap di Rumah Sakit

Umum Daerah Kabupaten Sragen

berjumlah 3 rak untuk masing-

masing 1 rak penyimpanan terdiri

dari 10 sap dan 60 subrak back to

back. Berikut ukuran rak


rawat inap Rumah Sakit Umum


Gambar 8. Ukuran rak penyimpanan rawat

inap.

6. Penghitungan kebutuhan rak

penyimpanan dokumen rekam medis di

bagian filing Rumah Sakit Umum

Daerah Kabupaten Tahun 2009.

a. Penghitungan jumlah kunjungan

pasien rawat inap tahun 2005 s.d

2009 dengan menggunakan metode

kuadrat terkecil.

Tinggi

Rak 168

cm

Panjang

subrak 100

cm

Panjang rak 200 cm

Lebar Rak 50

cm

Lebar

Panjang

subrak 100

Subrak

300 cm

Tinggi subrak

28 cm

Sap 1

Sap 2

Sap 3

Sap4

Sap5

Sap 6

Sap7

Sap 8

Sap9

Sap10


Y = a + bx

Tabel 3. Hasil Penghitungan Jumlah

Pasien Rawat Inap Tahun 2005 Sampai

Tahun 2009

No Tahun Y X Σ XY Σ

X²

1.

2.

3.

4.

5.

2005

2006

2007

2008

2009

10438

11953

11184

12786

13690

-

2

-

1

0

1

2

-

20876

-

11953

0

12786

27380

4

1

0

1

4

Jumlah 60051 0 7337 10

Berdasarkan data tabel 3 dapat

digunakan untuk memprediksi kebutuhan


dengan menggunakan rumus metode kuadrat

terkecil (Least square) :

Y = a + bx

Rumus ini untuk mencari nilai a dan nilai

b sebagai berikut :

a =∑ y

n

=60051

= 12010.2

Maka nilai a adalah : 12010.2

b =∑XY

∑X²

=10

= 733.7

Maka nilai b adalah : 733.7

Sehingga diperkirakan jumlah dokumen

rekam medis rawat inap pada tahun 2009

adalah :

1). Tahun 2010 = 12010.2 + ( 733.7 x 3)

= 12010.2 + 2201.1

= 14211.3

Maka untuk tahun 2011 jumlah dokumen

rekam medis untuk rawat inap adalah 14211

dokumen.

2). Tahun 2011 = 12010.2 + ( 733.7 x 4)

= 12010.2 + 2934.8

= 14945

Maka untuk tahun 2011 jumlah dokumen

rekam medis untuk rawat inap adalah 14945

dokumen.

b. Penghitungan jumlah kunjungan

pasien rawat jalan tahun 2006 sampai

tahun 2010 dengan menggunakan

metode kuadrat terkecil.

Tabel 4. Hasil Penghitungan Jumlah

Pasien Rawat Jalan Tahun 2005 Sampai

Tahun 2009

No Tahun Y X XY X²

1.

2.

3.

4.

5.

2006

2007

2008

2009

2010

13540

14539

15319

16504

18473

-

2

-

1

0

1

2

-

27080

-

14539

0

16504

36946

4

1

0

1

4

Jumlah 78375 0 11831 10

Berdasarkan data tabel 4 dapat

digunakan untuk memprediksi kebutuhan


dengan menggunakan rumus metode kuadrat

terkecil (Least square):


Rumus ini untuk mencari nilai a dan

nilai b sebagai berikut :

a =∑

=

= 15675

Maka nilai a adalah : 15675

b =∑

∑ ²

=11831

10

= 1183.1

Maka nilai b adalah : 1183.1

Sehingga diperkirakan jumlah

dokumen rekam medis rawat jalan pada

tahun 2011 adalah :

1). Tahun 2010 = 15675 + (1183.1 x 3)

= 15675 + 3549.3

= 19224.3

Maka untuk tahun 2010 jumlah

dokumen rekam medis untuk rawat jalan

adalah 19224 dokumen.

2). Tahun 2011 = 15675 + (1183.1 x 4)

= 15675 + 2772.4

= 20407.4

Maka untuk tahun 2011 jumlah

dokumen rekam medis untuk rawat jalan

adalah 20407 dokumen.

c. Penghitungan perkiraan rak


bagian filling rawat inap dan rawat

jalan tahun 2011.

1). Panjang pengarsipan untuk

periode 2 tahun yang akan datang

yaitu 2010 sampai tahun 2011.

Berdasarkan data perkiraan

dokumen rekam medis tahun

2010 sampai tahun 2011 dan

ketebalan dokumen rekam medis

dapat dicari panjang pengarsipan

dokumen rekam medis nya dan

hasilnya adalah sebagai berikut :

Panjang pengarsipan = ∑Dokumen 2010

sampai 2011 x ketebalan dokumen

Rawat Inap = 14211.3 + 14945 x 0.47

= 29156.3 x 0.47

= 13703.46 cm

Rawat Jalan= 19224.3 + 20407.4 x 0,11

= 39631.7 x 0.11

= 4359.49cm

2). Kapasitas berdasarkan rak yang

ada

Berdasarkan panjang rak dan

jumlah subrak dapat dicari

panjang pengarsipan rak yaitu :

Kapasitas 1 rak = Panjang subrak x jumlah

subrak dalam 1 rak

(a.) Rak rawat inap= 100 cm x 60

x 1 rak = 6000 cm

(b.) Rak rawat jalan = 100

cm x 12 x 1 = 1200 cm

3). Perkiraan rak penyimpanan

dokumen rekam medis tahun

2011

Perkiraan rak penyimpanan

dokumen rekam medis untuk

tahun 2011 dapat dicari karena

diketahui :

(a.)Jumlah DRM rawat inap 2010

- 2011

(b.) Jumlah DRM rawat jalan

20010 - 2011

(c.)Rata – rata ketebalan DRM

rawat inap


(d.) Kapasitas 1 rak rawat inap

back to back : 6000

cm

(e.) Kapasitas 1 rak rawat jalan

back to back : 1200 cm

(f.) Rak yang ada untuk rawat

inap : 3 Rak

(g.) Rak yang ada untuk rawat

jalan : 5 Rak

Pengitungan rak

penyimpanan=∑ Penambahan dokumen x Rata-rata ketebalan dokumen

Kapasitas

(a.) Rawat Inap =89207 x 0.47

6000

= 6,99 atau 7 rak

(b.) Rawat Jalan =118006 x 0.11

1200

= 10.82 atau 11 rak

Perkiraan kebutuhan rak

penyimpanan 2 tahun yang akan

datang di bagian filling adalah

sebagai berikut:

Perkiraan kebutuhan rak=

Hasil perkiraan jumlah rak – jumlah rak

yang sudah ada

(a.) Rawat Inap = 7 – 3

= 4 rak

(b.) Rawat Jalan = 11 – 5

= 6 rak

Berdasarkan hasil penghitungan

perkiraan penambahan rak

penyimpanan pasien rawat inap di

ruang filling Rumah Sakit Umum

Daerah Kabupaten Sragen untuk

2 tahun yang akan datang

kususnya rak penyimpanan

dokumen rawat inap sejumlah 4

rak penyimpanan , sedangkan

untuk rak penyimpanan dokumen

rekam medis rawat jalan

sejumlah 6 rak penyimpanan.

B. Pembahasan

1. Kebijakan rumah sakit tentang

penyimpanan dan ruang penyimpanan

dokumen rekam medis


Kabupaten Sragen sudah ada kebijakan yang

mengatur tentang penyimpanan dokumen

rekam medis (Filling) yang didalamnya

berisi tentang prosedur penjajaran dokumen

rekam medis, yaitu penjajaran secara

Terminal Digit Filing. Kebijakan tersebut

belum sesuai dengan judul kebijakan tentang


No.P.05.05.038, karena belum tercantum

prosedur tentang penyimpanan dokumen

secara desentralisasi. .

Ruang penyimpanan dokumen rekam

medis telah diatur dalah kebijakan

No.P.05.04.044 tentang pemisahan dan

penyimpanan dokumen dokumen non aktif,

akan tetapi kebijakan tersebut belum

dilaksanakan dikarenakan belum tersedianya

ruang untuk penyimpanan dokumen inaktif.

Hal ini mengakibatkan ruang penyimpanan

menjadi sesak, dan terjadinya penumpukan

dokumen rekam medis dilantai, sehingga

petugas kesulitan dalam pencarian dokumen

apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

2. Penghitungan kebutuhan rak dokumen

rekam medis rawat inap dengan

menggunakan metode kuadrat terkecil.

Berdasarkan beban penyimpanan periode

tahun 2007 s.d 2009 sebanyak 29156


dokumen rekam medis rawat inap dengan

rata-rata ketebalan 0,47 cm untuk setiap

dokumen rekam medis, maka akan diperoleh

panjang pengarsipan sepanjang 13703.46

cm. Jumlah dokumen rekam medis Rawat

Inap pada tahun 2007 sebanyak 14211

dokumen, dan tahun 2008 sebanyak 14945

dokumen, sehingga pertambahan dokumen

rekam medis rawat inap dari tahun 2006 s.d

2009 memperoleh penambahan dokumen

rekam medis sebanyak 734 dokumen. Oleh

karena itu untuk menampung semua

dokumen rekam medis dari tahun 2010 s.d

2011 membutuhkan penambahan 4 rak

penyimpanan sesuai dengan ukuran rak

penyimpanan yang telah ada berdasarkan

jumlah subrak/section sebanyak 60

subrak/section serta dengan jenis rak back to

back.

Sedangkan untuk dokumen rekam medis

rawat jalan berdasarkan beban penyimpanan

39631 dokumen rekam medis dengan rata-

rata 0.11 cm untuk setiap dokumennya,

maka diperoleh panjang pengarsipan

4359.49 cm untuk periode dua tahun

kedepan. Jumlah dokumen rekam medis

Rawat Inap pada tahun 2008 sebanyak

19224 dokumen, dan tahun 2009 sebanyak

20407 dokumen, sehingga pertambahan

dokumen rekam medis rawat jalan dari

tahun 2008 sampai tahun 2009 memperoleh

penambahan dokumen rekam medis

sebanyak 1183 dokumen. Oleh karena itu

untuk menampung semua dokumen rekam

medis rawat jalan pada tahun 2009

membutuhkan 6 rak penyimpanan sesuai

dengan ukuran rak penyimpanan yang telah

ada berdasarkan jumlah subrak/section

sebanyak 12 subrak/section serta dengan

jenis rak back to back.

Rak tersebut akan diletakkan di ruang

filing Unit Rekam Medis yang mempunyai

luas ruangan 63 m² dengan ukuran panjang

10,5 m dan lebar 6 m. Rak penyimpanan

rawat inap yang ada, mempunyai ukuran

panjang 3 m, lebar 0.7 m dan tinggi 1,68 m

dengan back to back sehingga mempunyai

luas 2.25 m² sedangkan rak penyimpanan

rawat jalan mempunyai ukuran panjang 2 m,

lebar 0.5 m dan tinggi 2,8 m dengan back to

back sehingga mempunyai luas 1 m².

Perkiraan kebutuhan rak untuk dua tahun

yang akan datang adalah 15 rak, yaitu 7 rak

untuk rawat inap dan 11 rak untuk rawat

jalan. Berdasarkan hasil penghitungan

tersebut dapat diperkirakan luas ruangannya:

a. Perkiraan luas 1 rak rawat inap =

(Panjang + Kelonggaran) x (Lebar

+ Kelonggaran)

= (3 m + 0,6 m) x (0,7 m + 0,6m)

= 3,6 x 1,3

= 4,68 m²

Gambar 9. Perkiraan luas 1 rak

penyimpanan rawat inap.

Lebar

rak

0,7 m

Kelonggaran

0,3 m\

Panjang 1rak

Panjang 1 rak +

Kelonggaran 3,6 m


Berdasarkan penghitungan perkiraan luas

satu rak rawat inap yaitu 4,68 m², maka

dapat dipekiraan luas untuk 7 rak rawat inap.

= Luas 1 Rak x Jumlah Rak

= 4,68 m² x 7

= 32,76 m²

3. Perkiraan luas 1 rak rawat jalan =

(Panjang + Kelonggaran) x (Lebar +

Kelongaran)

`= ( 2m + 0,6m) x (0,5m + 0,6m)

= 2,6m x 1,1m

= 2,53 m²

Gambar 10. Perkiraan luas 1 rak

penyimpanan rawat jalan.

Berdasarkan penghitungan perkiraan luas

satu rak rawat jalan yaitu 2,53 m², maka

dapat diperkiraan luas untuk 11 rak rawat

jalan. = Luas 1 Rak x Jumlah Rak

= 2,53 m² x 11

= 27,83 m²

Luas ruang penyimpanan yang ada

adalah 63 m² dengan perkiraan kebutuhan

luas ruangan di atas diketahui bahwa dengan

jumlah perkiraan 18 rak, untuk rawat inap

dan rawat jalan membutuhkan luas ruangan

60,59 m², sehingga tidak diperlukan

penambahan ruangan.

SIMPULAN DAN SARAN

A. Simpulan

1. Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten

Sragen sudah ada kebijakan yang

mengatur pemisahan penyimpanan

antara dokumen aktif dan inaktif, akan

tetapi belum dilaksanakan. Dan belum

adanya kebijakan yang mengatur tentang

sistem penyimpanan yaitu penyimpanan

secara desentralisasi.

2. Berdasarkan beban kerja dari tahun 2006

sampai tahun 2009 sebanyak 89207

dokumen rekam medis untuk rawat inap

dan 118006 dokumen rekam medis untuk

rawat jalan dengan jumlah rak yang ada

untuk rawat inap yaitu 3 rak dan rawat

jalan 5 rak , maka kebutuhan rak


aktif di bagian filling sebanyak 4 rak

penyimpanan rawat inap dengan panjang

pengarsipan sepanjang 13703.46 cm dan

6 rak penyimpanan rawat jalan dengan

panjang pengarsipan 4359.49 cm.

Dengan luas ruangan sekarang 63 m²

masih dapat menampung penambahan

rak penyimpanan pada tahun 2011 yang

akan datang dengan perkiraan luas rak

keseluruhan adalah 60,59 m².

B. Saran

1. Dalam pelaksanaan penyimpanan

dokumen rekam medis sebaiknya

dilakukan pemisahan antara dokumen

rekam medis in aktif dan aktif sesuai

dengan prosedur tetap No.P.05.05.044

tentang pemisahan dan penyimpanan

dokumen non aktif yang telah ada dan di

buat prosedur tetap tentang penyimpanan

Panjang 1 rak + Kelongaran 2,6 m

Lebar

1 rak

0,5 m

Kelongg

aran

0,3m

\

Lebar 1

rak +

Kelongg

aran

1.2m

Panjang 1 rak 2 m


secara desentralisasi sehingga

memudahkan dalam pencarian dokumen

rekam medis. Prosedur tetap tentang

penyimpanan secara desentralisasi dapat

dilihat pada lampiran saran 1.

2. Menurut penghitungan perencanaan

kebutuhan rak penyimpanan rawat inap

dan rawat jalan untuk periode tahun

2012, membutuhkan sekitar 4 rak

penyimpanan rawat Inap dan 6 rak

penyimpanan rawat jalan dengan ukuran

rak penyimpanan sama dengan rak

penyimpanan yang sudah ada. Apabila

rumah sakit memiliki sumber dana

khusus untuk pengadaan sarana

penyimpanan maka dapat mengadakan

sarana penyimpanan dengan bentuk roll

o’pack, dilihat dari faktor ketahanan rak

penyimpanan yang terbuat dari besi

sehingga lebih tahan lama dengan tujuan

terhindar dari bahaya kimiawi, biologi.

Adapun ukuran roll o’pack dapat dilihat

di lampiran saran 2.

DAFTAR PUSTAKA

Arief TQ, M. 2004. Pengantar MetodologiPenelitian untuk Ilmu Kesehatan.Surakarta

Arikunto, S. 2006 Manajemen Penelitian.Jakarta : PT. Rineka Cipta

Depkes, RI. 1997. PedomanPengelolaan Rekam Medis RumahSakit Di Indonesia. Revisi 1.Departemen Kesehatan RI. Jakarta

. 2008. Peraturan MenteriKesehatan Indonesia Nomor269/MENKES/PER/2008 TentangRekam Medis. Jakarta: MenteriKesehatan

Notoatmodjo, S. 2002. MetodologiPenelitian Kesehatan. Jakarta :Rineka Cipta,

Nurmianto, E. 1998.Ergonomi KonsepDasar dan Aplikasinya. InstitutTeknologi Sepuluh November GunaWidya, Surabaya.

PerMenKes RI No269/MENKES/PER/III/2008.Tentang Rekam Medis. Jakarta.

Santosa, G. 2001. Ergonomi Manusia,Peralatan dan lingkungan. PrestasiPustaka, Jakarta.

Shofari, B. 2002. Modul PembelajaranPengelolaan Rekam Medis danDokumentasi Rekam Medis (Buku 1).PORMIKI Jateng, Semarang. Tidakdipublikasikan

. Modul PembelajaranPengelolaan Rekam Medis danDokumentasi Rekam Medis (Buku 2).PORMIKI Jateng, Semarang. Tidakdipublikasikan

Wignjo, S. 1995. Studi Gerak dan Waktu.Gunung Waktu, Surabaya.


prediksi kebutuhan rak penyimpanan dokumen …

Documents