PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)

SUB POKOK BAHASANARTI PENTINGNYA PENGORGANISASIANPROSES/PRINSIP-PRINSIP ORGANISASIDISAIN,STRUKTUR ORGANISASIBAGAN ORGANISASIPEMBAGIAN PEKERJAANDEPARTEMENTASIRENTANG KENDALI DAN WEWENANGWEWENANG DAN DELEGASISENTRALISASI DAN DESENTRALISASI

ARTI PENTINGNYA PENGORGANISASIAN Pada Kuliah terdahulu disebutkan bahwa; Secara umum pengertian organisasi diartikan sebagai suatu kumpulan 2 orang atau lebih yang bekerja sama guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula. Dalam pengertian lain menyebutkan bahwa; istilah organisasi memiliki dua arti umum.

Arti yang pertama mengacu pada suatu lembaga (institution) atau kelompok fungsional, sebagai contoh kita mengacu pada perusahaan, rumah sakit, puskesmas, badan pemerintah, dll.

Arti kedua mengacu pada proses pengorganisasian, yaitu pengaturan pekerjaan dan pengalokasian pekerjaan di antara anggota organisasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien (organizing)

Mengagacu pada pengertian kedua, Pengorganisasian berarti manajer setelah melaksanakan fungsi perencanaan,diikuti dengan pelaksanaan fungsi pengorganisasian. Dimana manajer menurut tingkatannya mengkoordinir sumber daya manusia dan sumber daya lainnya yang dimiliki organisasi untuk tujuan yang telah ditetapkan.

Sampai Sejauh mana pentingnya pelaksanaan fungsi pengorganisasian dalam proses pencapaian tujuan organisasi ?

PROSES/PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI

Proses organisasi dan langkah dalam meng-organisir suatu organisasi dapat mengikuti urutan menurut prinsip organisasi berikut; 1.Perumusan tujuan 2.Pembagian pekerjaan 3.Pendelegasian wewenang 4.Koordinasi 5.Rentang Manajemen 6.Tingkat Pengawasan 7.Kesatuan Perintah

DISAIN,STRUKTUR ORGANISASI

Desain organisasi (organizational Design) adalah proses memilih/merancang suatu struktur organisasi yang cocok terhadap suatu strategi tertentu dan lingkungan tertentu,yang krusial terhadap kelangsungan hidup suatu organisasi.Struktur organisasi diartikan sebagai suatu tatanan /susunan yang memberikan gambaran tentang pembagian tugas dan pengelompokan tugas menurut fungsi yang disesuaikan menurut wewenang pejabat yang bertanggung jawab melaksanakannya.

BAGAN ORGANISASIBagan organisasi adalah gambaran secara skematis dari struktur organisasi yang memberikan gambaran tentang tata-pembagian dan tata-hubungan kerja formal antara unit-unit kerja dan antara pejabat-pejabat yang akan diserahi tanggungjawab atas penyelesaian tugas-tugas unit, baik secara vertikal,horizontal maupun diagonal.

5 Aspek penting yang perlu diperhatikan pada suatu Bagan organisasi yakni;

1. Bagaimana tata-pembagian kerja antara unit-unit organisasi.2. Bagaimana tata-hubungan kerja antara para manajer dengan pejabat-pejabat di bawahnya.3. Apa macam-macam pekerjaan yang menjadi tangung jawab setiap unit kerja.4. Bagaimana departementasi dilaksanakan pada organisasi tersebut.5. Bagaimana jenjang-jenjang jabatan secara keseluruhan dari jabatan tertinggi sampai yang terendah.

KLASIFIKASI BAGAN ORG1. Menurut macam wewenang para pejabat organisasi tersebut, dibedakan menjadi:

a. Bagan Organisasi Garis/LiniBagan organisasi garis adalah bagan organisasi yang melukiskan wewenang garis (komando) para pejabat pada organisasi tersebut terhadap pejabat-pejabat di bawahnya.

Wewenang garis atau wewenang komando ialah wewenang untuk memberi perintah dan meminta pertanggungjawaban. Wewenang garis dilukiskan dengan garis lurus dari atas ke bawah. Struktur ini cocok untuk organisasi kecil yang baru berkembang.

KEBAIKAN & KEBURUKAN ORGANISASI GARISKebaikan:1.Adanya kesatuan perintah dari atas sampai ke bawah.2.Pimpinan dapat cepat mengambil keputusan.3.Pengawasan lebih mudah dan efisien.Keburukan:1.Pimpinan punya beban tugas yang berat karena harus menguasai semua bagian di bawahnya.2.Bawahan kurang kreatif dan sulit berkembang.3.Kerja sama antar bagian sangat kurang.

b.Bagan Organisasi Fungsional /stafBagan organisasi fungsi, melukiskan wewenang fungsi pejabat-pejabat tertentu dalam suatu organisasi. Wewenang fungsi dilukiskan dengan garis terputus-putus. Dilihat dari bawahan, seorang dapat diperintah oleh beberapa orang atasan.

KEBAIKAN DAN KEBURUKAN ORG GARIS DAN FUNGSIONALKebaikan:1. Masing-masing fungsi dipegang oleh seorang yang ahli dalam bidangnya sehingga terjadi "The right man in the right place".2. Tugas manajer lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi.Keburukan:1 .Tidak ada kesatuan perintah sehingga bawahan menjadi bingung.2. Para manajer sering konflik karena kurang koordinasi.3. Masalali yang timbul tidak dapat cepat diatasi.

c.Bagan Organisasi Garis dan StafPada bagan organisasi garis dan staf, para manajer tertentu mempunyai wewenang garis, dan sesuai dengan kebutuhan, kepada manajer garis tadi dapat diperbantukan seorang staf atau lebih. Tugas staf ialah membantu manajer garis, mengidentifikasi masalah, mengumpulkan data yang diperlukan, membuat prakiraan keadaan dan mengajukan alternatif pemecahan masalah atau usul, saran dan pertimbangan kepada manajer garis yang dibantunya.

KEBAIKAN DAN KEBURUKAN ORG GARIS DAN STAFKebaikan:1. Tugas pimpinan lebih ringan dengan adanya staff.2. Staff dapat mendidik para petugas.Keburukan:1. Kemungkinan terjadinya pertentangan antara staff dan pejabat lain.2. Sering bawahan lebih percaya kepada staff dari pada pejabat lini atasnya.

c. Bagan Organisasi Matriks Dalam organisasi ini, manajer fungsional seperti manajer produksi, teknik dan penelitian, perbekalan, personalia, pembukuan, mempunyai wewenang fungsional, sedangkan manajer-manajer proyek memiliki wewenang garis.

KEBAIKAN DAN KEBURUKAN ORG MATRIKSKebaikan:1. Sangat fleksibel.2.Menyeimbangkan keterampilan para karyawan.3.Efisiensi penggunaan manajer, khususnya manajer fungsional.Keburukan:1.Memerlukan koordinasi horisontal dan vertikal.2.Perintah ganda dapat membingungkan para bawahan.3.Sangat mahal untuk di implementasikan.

2.Menurut bentuknya atau cara menggam barkan bagan organisasi,dibedakan menjadia.Bagan Organisasi PiramidBagan ini berbentuk kecil diatas dan makin kebawah makin besar. Bentuk ini juga melukiskan aliran perintah atau pelimpahan wewenang dari atas kebawah melalui jenjang-jenjang jabatan yang berbentuk piramid.

b.Bagan Organisasi VertikalBagan ini berbentuk tegak lurus dari atas ke bawah. Bagan ini juga melukiskan pelimpahan wewenang dari atas ke bawah melalui jenjang-jenjang jabatan yang berbentuk vertikal dari atas ke bawah. c.Bagan Organisasi HorizontalBagan ini kebalikan dari bagan organisasi vertikal, ialah bagan organisasi yang melukiskan hirarki jabatan dan pelimpahan wewenang dari kiri ke kanan.

d. Bagan Organisasi LingkaranBagan organisasi lingkaran melukiskan pimpinan tertinggi sebagai pimpinan pusat, berada di tengah, yang dikelilingi oleh pejabat-pejabat di bawahnya sehingga berwujud lingkaran.

3.Menurut isi bagan organisasi dibedakan menjadi;a.Bagan Organisasi Struktur.b.Bagan Organisasi Aktivitas atau tugas.c.Bagan Organisasi Jabatan.d.Bagan Organisasi Nama.e.Bagan Organisasi Pangkat atau Jabatan.f.Bagan Organisasi Foto.g.Bagan Organisasi Kode.

PEMBAGIAN PEKERJAAN(DIVISION OF WORK)Pembagian pekerjaan merupakan penjabaran tugas pekerjaan (uraian tugas) sehingga setiap orang dalam organisasi bertanggung jawab dan melaksanakan seperangkat aktivitas tertentu dan bukan keseluruhan tugas. Aktivitas merinci pekerjaan inilah yang disebut pembagian pekerjaan atau division of work.

Pembagian pekerjaan merupakan salah satu azas umum manajemen yang perlu dilaksanakan pada setiap organisasi. Alasan perlunya prinsip pembagian pekerjaan dilaksanakan adalah sebagai berikut:1.Macam dan jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan.2.Banyaknya orang yang terlibat kerja sama dalam suatu organisasi.3.Setiap orang mempunyai bakat, minat dan kemampuan yang berbeda-beda terhadap pekerjaan

MANFAAT PEMBAGIAN PEKERJAAN AL:

1.Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas oleh tenaga-tenaga dengan keahlian khusus.2.Memudahkan pengawasan karena tugas dibagi-bagikan kepada unit-unit tertentu.3.Memudahkan koordinasi, antara lain melalui rapat-rapat koordinasi secara periodik dengan semua pimpinan unit.4.Dapat meningkatkan efisiensi.

DEPARTEMENTASIDepartementasi ialah proses penggabungan pekerjaan kedalam kelompok pekerjaan yang sejenis. Departementasi mewakili struktur formal suatu organisasi yang dapat digambarkan dalam bagan organisasi.

Beberapa bentuk departementasi: a.. Fungsi; b. Produk jasa; c. Wilayah/ teritorial; d. Langganan; e. Proses; f. Campuran

a. Departemen Atas Dasar FungsiDepartementasi ini mengelompokkan bagian-bagian disesuaikan dengan fungsi fungsi pimpinan. Penyesuaian fungsi tersebut dapat berdasarkan pekerjaan misalnya bagian produksi, pemasaran, personalia atau penyesuaian berdasarkan proses operasinya bagian perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan

Kebaikan departemen atas dasar fungsi, ialah: adanya spesialisasi sehingga keahlian lebih mendalam, training lebih sederhana dan memungkinkan pengawasan lebih ketat. Kelemahannya adalah: menimbulkan persoalan tentang batas wewenang, koordinasi sukar dicapai dan manajer kurang berpengetahuan luas sebagai adanya spesialisasi.

b.Departementasi Atas Dasar ProdukPada departementasi atas dasar produk, kegiatan yang berhubungan langsung dengan sebuah hasil produksi digolongkan menjadi suatu bagian yang diawasi oleh seorang atasan.

Kebaikan departementasi ini adalah perhatian terhadap product line cukup besar, tanggung jawab laba pada tingkat divisi/departemen, menciptakan manajer puncak dan kemungkinan pertumbuhan dan diversity product. Kelemahan departementasi ini adalah perlu banyak orang dengan kemampuan manajer puncak dan memperbanyak masalah pengawasan pada manajemen atas.

C.Departemen Atas Dasar Wilayah Departementasi atas dasar wilayah ini membagi kegiatan berdasar daerah geografis, berdasar teritorial.

Kebaikan departemen ini adalah: dapat meningkatkan koordinasi di daerah, komunikasi langsung dengan kepentingan lokal lebih baik, terciptanya manajer puncak sehingga memberikan dasar yang baik untuk desentralisasi dan penghematan biaya koordinasi dari pusat.Sedangkan kelemahannya adalah: banyak memerlukan orang dengan kemampuan manajer puncak dan menambah masalah pengawasan pada tingkat atas.

d.Departementasi atas Dasar LanggananDepartementasi atas langganan ini, membagi pekerjaan atas dasar langganan yang dilayani atau konsumennya.Kebaikan departementasi ini adalah pembeii an layanan (service) yang baik kepada para langganannya. Sedang kelemahannya adalah: apabila langganan menghilang, karyawan yang menangani akan menganggur dan menyulitkan kedasama antara para karyawan.

e.Departemen Atas Dasar ProsesDepartementasi atas dasar proses ini menggolongkan aktivitas berdasarkan urutan proses produksi.Kebaikan departementasi ini ialah adanya spesialisasi sehingga masing-masing bidang tambah ahli, Sedang kelemahannya ialah kekurangan manajer berkemampuan puncak.

e. Departementasi campuranApabila struktur organisasi itu mencerminkan berbagai macam dasar dari departementasi.