~!!!~~!!!'ta,~:!_e~~~~Tin!!i1.!P~rl~!$Qt~Tr!$Q_k!.~.~,!!a~:_~!l.i!~~'!'_a_n!!I!~~S!,,_f(!s~~II~~~~~'!_ _Vol.2 No_ 2 HoReKa I 1

Masih rendohnya pengawasan dan juga ketelitian dalam proses pembuatan danpengiriman invoice oleh Account Receivableclerk hallni bisa terjadl karena billyang terkadang tidak lengkap dan Guarantee Letter yang tidak disertakan didalaminvoice.lmpllkasi manajer/al penelitlon inl adalah febaiknya plhak hotel sebe/ummemberlkan credit kepada Company dan Travel Agent hendaknya menjelaskanprosedur pembayaran yang sudah d/tetapkan hotel agar tidak terjadllagi kesa/ahpahaman dalam hal pembayaran atas invoice ya~g dikirimkan dan Credit Man­ager hendaknyo melakukan Account RecelvablJ meeting secara rutin untukmembahas ulang semua pekerjaan yang telah dilakukan Account ReceivableClerkdan memberlkan pengarahan langsung atas prose~ur yang horus dijalankan olehAccount Receivable Clerkserta meneropkan sisterrl reward dan punishment bag;

I

kinerja Account Receivable Clerk. Untuk penelitiah selanjutnya melihat dampakpiutong terhadap operasional perusahaan.

Keywords: outstanding, piutang, pengendalian, occoum receivable

Abstract

Piutang merupakan salah satu unsur aktiva lan~ar sehingga piutang dianggapmemillkl perputaran yang cepat atau kurang darl sbtu tahun. Masalah yang seringmuncul terhadap piutang ialah seperti kurangriya pengendalian outstandingpiutang dalam suatu hotel yang mengakibatkan Ikredit macet untuk penjualankredit, sehingga pembayaran piutang sering dilakrikan jauh melewati batas waktukredit yang telah ditentukan. Hoi Ini tentu soja ber~engaruh pada operasional ho­tel karena banyaknya piutang yang belum tertagi~ sehingga penerlmaon kas darihasil penjua/on kredlt tidak lancar. Metode delriPtif yang digunakan dolampenelitlan ini. Maslh terdapat outstanding piuta 9 diatas 120-150 hart untukkotegorl Company yang menggunakan joso pengi apan di hotel sebesar 14,50%sedangkanuntuk TravelAgent sebesar70%I tlnggin a outstanding piutang tersebutdiakibatkan karena odanya perbedaan pemohamfn ontora plhak Company danpihak hotel dalam hal pemboyoron tagihan selain it juga adanyaketidak lengkapandata sehingga menyulitkan proses penagihan.

,Anita Swantari I

PENTINGNYA PENGENDALIAN OUTSTANDINGPIUTANG HOTEL 01 RITZ CARLTON JAKARTA,

PASIFIC PL~CE

2 I HoReKa VoU No.2

Industri perhotelan merupakan bagian dari industri pariwisata yang memillkl artl pentlng,terutama bila dikaji dari aspek ekonomi. Pada dasarnya setiap industri perhotelan memllikitujuan yang sarna yaitu mengoptimalkan sumber daya yang dimlllki perusahaan untukmemperoleh laba yang makslmal. Oalam rangka rnencapai tujuan tersebut maka hotel sebagalsatu kesatuan slstern melakukan aktivitas yang biasa dikenal dengan aktivitas penjualan.Aktivitas penJualan Ini merupakan sumber pendapatan bagi hotel, dan dalam melakukanpenjualannya dapat dilakukan secara tunal dan kredit.lndustri perhotelan Inl secara ekonomldapat memberikan kontribusl yang berarti untuk perekonomlan terutama untuk pajakpenghasilan, pajak pembangunan I, dan pajak bumi dan bangunan. Oi samping Itu, dengankeberadaan suatu hotel maka akan terjadi transaksi ekonomi antara hotel sebagal plhak yangmemerlukan bahan makanan dan mlnuman dan keperluan operaslonallalnnya dengan pararekanan. Tentunya dalam hal inj yang dikehendaki dari penjualan ialah dilakukan secaratunal.Karena dengan melakukan transaksi secara tunai hotel dapat segera menggunakan kas yangditerima untunk mendatangkan pendapatan selanjutnya. Kasmerupakan aktlva hotel yangpaling likuid. Oleh karena sifatnya yang likuid ini, kas diibaratkan sebagal darah setlapperusahaan, termasuk hotel. Tanpa kas,hotel akan sangat sulit dalam melakukan operaslonalrutin seharl-hart, Dan dlperlukan sistem pengendalian yang memadai agar kas hotel dapatdigunakan sebesar-besarnya untuk tujuan operasional hotel.

Namun dalam mengikuti persaingan dunia usahayang semakin ketat, perusahaan tidakbisa hanya melakukan penjualan secaratunai sajaapalagi jika dalam hotel mempunyal aktlvitaspenjualan yang relatlf besar. lazimnya lebih besar persentase penjualan kredlt dlbandlngkandengan penjualan tunai. Oalam sebuah hotel departemen finance(keuangan) merupakandepartemen yang mengelola semua hal yang berhubungan dengan keuangan dl hotel. 01dalam departemen Inl juga mempunyal banyak baglan-baglan yang menjalankan fungslnyamaslng-maslng dan telah ada pendelegasian wewenang serta tanggung jawab darl plmplnankepada bawahannya. Baglan-bagian tersebut diantaranya seperti bag Ian pendapatan hotel(income audlf}, baglan plutang (account receivable), baglan utang (account payable), kaslrumum (general cashlen, bagIan pengendalian harga pokok dan blaya operaslonal (cost con­trol) dan bagian gaji (payroll/pay mesten. Peranan bagian-baglan Inl sangat menunjang demlkelangsungan operaslonal hotel.

Oariuralan berlkut dapat diketahui bahwa pimplnan perusahaan I hotel akan leblh mudah

latar 8elakang Penelitlan

PENDAHULUAN

~e~tingnya Pengend!J/i".'!9.~$t".,!~IIlJl p!~!~!1.Ha!~tli_R.ig Car!t_I!_n_J!lkartaPacif,£_!'!t!.£I!._ ___ . _Anita Swonrarl

Vol) No 2 tioReKa I 3

Tujuan PenelitianTujuan penelitian ini adalah :I. Untuk mengetahui berapa banyak persentase piutang yang lebih dari 120 - 151

I

hari. I2. Untuk mengetahui bagaimana fungsi pengawasan yang dijalankan oleh Account

Receivable section terhadap piutang tamu.

I

Pentmgnya Pl'nql'ndoiton Outstandmg PllJtong ratel dl R,rz Carlton Jakarta PaCIfIc Place

I AnIta SlYontafl

dalam melakukan pengawasan atas aktivitas yang terjadi, karena setiapbagian benar-benar telah melaksanakan fungsinya akah tetapi tetap diperlukan

I

sistem akuntansi yang baik untuk membantu pengawasan atas operasional hotel.Penjualan pada saat ini, umumnya dilakukan dalam bentuk kredit sehingga dalamsuatu hotel diperlukan penerapan sistemakuntansi peniualan kredit yang baik, untukdapat memberikan informasi yang dibutuhkan hotel dalam hal operasionalnya. Yaitumelalui catatan-catatan akuntansi dan juga dapat memherikan pengawasan ataspenjualan yang dilakukan. Penjualan kredit akan menimbulkan piutang bagiperusahaan / hotel, dan dalam memberikan piutang terdapat beberapa persyaratanyang harus dipenuhi. mudah atau sulitnya persyaratan yangdiberikan,

I

Piutang merupakan salah satu unsur aktiva lancar ~ehingga piutang dianggapmemiliki perputaran yang cepat atau kurang dari 11tahun. Bagi hotel kecilpengelolaan piutang lebih mudah dalam hal pelaksanaan prosedur dan pengawasandibandingkan dengan hotel besar. Hal ini disebabkan ~arena perbedaan jumlahdebitur dan jumlah piutang. Untuk hotel besar pelaksanaan prosedur yangditetapkan oleh perusahaan sangat sulit terlaksana jik~ manajemen hotel yangterlibat tidak memiliki suatu konsep yang baik. Oleh karena itu diperlukan adanyaprosedur yang baik dalam menetapkan kebijaksanaan kr9dit yang berkaitan denganpersyaratan kredit, prosedur pemberian kredit serta adanya pengawasan dalampengelolaan piutang. Masalah yang sering muncul terhad~p piutang ialah kurangnyapengendalian outstanding piutang dalam suatu hotel y1ng mengakibatkan kreditmacet untuk penjualan kredit, sehingga pembayaran piutang sering dilakukan jauhmelewati batas waktu kredit yang telah ditentukan. Hal ini tentu saja berpengaruhpada operasional hotel karena banyaknya piutang yang belum tertagih sehinggapenerimaan kash'asil penjualan kredit tidak lancar. I

I

Masalah Penelitian I

Berdasarkan uraian diatas, maka perumusan masalah penJlitian ini adalah :I

1. Seberapa banyak persentase piutang yang lebih dari 120-151 hari ?2. Bagaimana fungsi pengawasan yang dijalankan oleh ,t?ccount Receivable section

terhadap piutang tamu?

4 IHoReKa Vol.l No.2

Sebagaisatu kesatuan sistem, sistem hotel mencakup berbagai aktivitasyang dijalankan oleh departemen-departemenyang dimiliki yaitu seperti :a) Kantor Depan, Fungsi ini merupakan fungsi yang paling dahulu dilihat dan

mengadakan kontak dengan tamu. Fungsi ini dibagi lagi menjadi beberapafungsi yang lebih kecil seperti pemesanan kamar, pendaftaran tamu,informasi, operator, telepon, penanganan barang tamu. Kantor depanselalu akan dilihat dari tingkat hunian kamar, disamping itu kantor depanbertanggung jawab pula mengendatikan biaya operasional agar tidakmelampaui anggaran yang ditentukan. Biaya operasional yang dimaksudantara lain biaya alat-alat tulis kantor, komunikasi telepon dan lainsebagainya.

b) Tata Hidang, Fungsi ini bertanggung jawab dalam menkoordinasikankeperluan makan dan minuman bagi tamu yang tinggal di hotel maupunyang tidak tinggal di hotel. Oari sisi penjualan funsi ini memberikankontribusi yang besar setelah penjualan kamar.

c) Tata Graha, Fungsi ini bertanggung jawab terhadap kebersihan area umumdan kamar tamu dengan segala kebutuhannya. Tata graha bertanggungjawab menyiapkan kamar tamu agar siap jual.

d) Tata Boga, Fungsi ini merupakan koordinator kegiatan produksi makananyang disiapkan untuk tamu hotel.

e) Pemasaran, Fungsi ini melaksanakan fungsi pemasaran untuk semuaproduk hotel, seperti kamar, restoran, ruangan untuk pertemuan sertaprod uk lain yang dapat ditawarkan.

f) Personalia, Fungsi ini bertanggung jawab atas masalah sumber dayamanusia dari proses

Hotel Sebagai Kesatuan Sistem

Definisi hotel menurut SKMenparpostel Nomor KM 94/ HK 103/MPPT 1987adalahsuatu jenis akomodasi yang mempergunakan se b ag ian atauseluruh bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan.makan dan minum serta jasa lainnya bagi umum,yang dikelola sccara kornersial.Dari batasan mengenai hotel tersebut dapat diungkapkan bahwa hotel merupakanusaha yang mencari laba sebagai hasil akhir aktivitas bisnisnva,

Pengertian Hotel

Tinjauan Pustaka

RERANGKA TEORITIS

",."r"'qnyo "t'nq~ndo"on olJrsrondmg l'.uIO',q HO/t'llliU Co/roll 101<0rlOPo~,'" "Iocr

;'\/1.10 Swan,,,n

VoU No.2 HoReKa I 5

Pengertian Piutang ( Account Receivable)

Piutang merupakan salah satu rekening yang sang,t penting bagi manajemen hotel yangdlsajlkan pada laporan keuangan. Plutang terladl karena adanya kebijakan kredit darimanalernen bagl tamu hotel. Kebljakan kredlt harus dlte+ukan oleh manajemen sebagai upayameningkatkan penjualan dalarn era persalngan bisnis hotel yang ketat pada saat ini. Kebijakankredlt harus ditentukan oleh manajemen sebagai upay~ meningkatkan dalam era persaingan

I

blsnls hotel yang ketat pada saat Inl. Menurut Rlyanto (2Q01: 85), "Penjualan kredlt tidak segeramenghasllkan penerlmaan kas,tetapl menlmbulkan plutang langganan dan barulah kemudlanpada hari jatuh temponya terjadl aUrankasmasuk (cash i~flowSJyang berasaldari pengumpulanplutang tersebut". Plutang secaraumum dapat dldeflnlslkan sebagal taglhan yang timbul atas

Klasifikasi Departemen Hotel

Departemen atau bag ian di hotel dapat diklaslflkasikan menjadi 2 (Dua) yaitu:1) Departemen yang menghasllkan pendapatan (Revehue),dlantaranya adalah Kantor Depan,

IDepartemen makanan dan mlnuman, dan laundry. Departemen-departemen Ini biasanyasecara langsung melayani tamu. I

2) Departemen yang tldak menghasilkan pendapatan (Non-Revenue), seperti pemasaran,personalia, pemeliharaan, keamanan, teknOlogltnformaSI, akuntansi. Departemen­departemen Inl tldak secara langsung melayanl ta u hotel, tetapi mendukung layananyang diberlkan oleh departemen yang menghasilk n pendapatan.

dan fasilitas hotel.j)

h)

g) Keuangan, Fungsi keuangan hotel dilaksanakan oleh departemen akuntansi. Dalammelaksanakan fungsl keuangan, hotel menerapkanlfungsl darl perencanaan sampal fungsipengendaUan keuangan.Pengendalian Biaya (Cost Control), Fungsi ini menlalankan fungsi pengendalian hargapokok makanan yang dltawarkan dan juga pengehdalian biaya operasional hotel.Teknik dan Pemeliharaan, Fungsl inl mengerjakan pemeliharaan fasilitas hotel. Fungsi inibertugas merawat dan melakukan perbaikan yangldapat dilakukan dengan sumber dayamanusla yang dlmilikl, mlsalnya perbaikan saluran toilet, mebel, menjaga air kolam renangtetap sehat untuk berenang dan lain sebagalnya.1Keamanan, Fungsi Ini sangat penting karena menjaga keamanan bagi tamu, karyawan

!

I)

perekrutan, seleksl, pelatlhan, orientasl, penempatan, pemlndaha serta penyelesaiankontrak kerja dengan karyawan.

iI

... P.~'!.!~nJl'!Y..1I~",!!Je_~cI"'.iS>n9~.!~I~lId;n9 "!_"",,'!9_ HOlel (/;.~!~l_C.0r.'I"n. )'!.~CI!_Ia...Pa.f;ljcPloceAnilo Swan lOTi

.__ - _-----_._---_._--_ .._--6 I lIoReKa Vol.2No.2

penjualan barang atau jasa kredit. Istilah piutang (receivable) meliputl semua klalm dalambentuk uang terhadap entitas lainnya, termasuk individu, perusahaan atau organlsasllalnnya.Menurut Wild (2005 :260) "Piutang (receivable) merupakan nilal jatuh tempo yang berasal daripenjualan barang atau jasa,atau dari pemberian pinjaman uang". Plutang merupakan rekenlnghotel yang sangat pentlng bagi hotel, karena piutang merupakan salah satu sumber kaspotensional bagi hotel. Pengelolaan piutang yang baik akan sangat membantu manajemendalam menyedlakan kas bagi operasional hotel. Kebijakan kredlt harus dltentukan danditerapkan untuk meningkatkan pendapatan hotel dl tengah persalngan blsnls yang semaklnketat. Kebljakan kredit diberikan kepada tamu hotel pada saat check-In.Yang tercantum dalamkartu reglstrasl. Dengan kata lain kebijakan kredlt diterapkan untuk plutang rekenlng tamu.Menurut Mulyadl (2002: 87) " Plutang merupakan klaim kepada plhak lain atas uang, barangdan jasa yang dapat diterlma dalam jangka waktu satu tahun, atau dalam slklus keglatanperusahaan".

Plutang merupakan hak atau tagihan hotel kepada debitur (plhak ketlga) untuk produkdan jasa yang telah dlnlkmati oleh debitur bersangkutan. Piutang hotellazlmnya terdlrl darlrekening tamu (guest ledger) yaitu tamu hotel. Piutang merupakan aktlva lancar sehinggapengutipan piutang menjadi kas seharusnya telah selesai untuk periode setahun I perlodeberjalan. Jadl secara umum plutang tlmbul dari transaksi penjualan barang dagang atau jasakredlt. Piutang juga dapat timbul ketika suatu perusahaan memberi plnjaman uang kepadaperusahaan lain dan menerima wesel, melakukan suatu jasa, ataupun beberapa tipe transaksilalnnya yang menclptakan suatu hubungan antara plhak yang member plnjaman dengan plhakyang berhutang.

Piutang mencatat dengan mendebet akun piutang usaha (account receivable) dandiklasifikasikan dalam neraca sebagi aktiva lancar. Menurut Kiseo (2002 : 386), "Piutangdiklasiflkasikan dalam neraca baik sebagai piutang dagang atau non dagang". Jlka barang dljualsecarakredit, maka akan tlmbul dua perkiraan (account). Sebagal unsur aktlva disebut plutangdagang (account receivable) yang dicatat pada pembukuan perusahaan penjual dan sebagalunsur kewajiban dlsebut hutang dagang (account payable). Untuk tujuan laporan keuangan,menurut Kiseo et.al.(dalam Wlbowo, 2002:386), piutang dlklaslflkasikan menjadl dua, yaltu :Piutang lancar (Jangka Pendek) dan Piutang Tak lancar (Jangka Panjang)

Plutang adalah tuntutan pada plhak ketiga balk dalam bentuk uang atau barang dan jasaatau dengan kata lain plutang adalah tuntuan yang terjadi karena dlharapkan memperolehuang. Jenis-jenls dari plutang adalah sebagai berikut:1. Piutang wesel (Wesel Tagih), Piutang wesel adalah taglhan kepada pihak lain yang

didukung suatuJanJitertulls untuk membayar sejumlah uang dalam Jangkawaktu tertentu .

Penrillvnya Pengen.dali"n qu.tJ.IE.~~,!9Piuf!J.'!g_H.!'rel.di_R!rlI!,r_I_ta,!.Ja.ip,!a_!'-ac!f~c~!o_ce _._____ _ __ _ ._ .. _ . . _.__ .. _ _'. .._... ._ .Anita Swonro,i

"01.2 No.2 HoReKa I 7

Pelaksanaan Kerja Account Receivable Section

BaglanAccount Receivablemempunyal peranan ya 9 sangat penting untuk menyediakanpelayanan kredlt yang berkualltas bagl tamu hotel yang Ingln melakukan pembayaran dengantagihan. Obyek blsnls yang utama adalah untuk membe tuk sebuah prosespiutang yang dapatmenyelmbangkan kepuasan tamu hotel yaltu tepat wa tu dalam penglriman invoice, faktur /Invoice yang akurat dan lengkap. Proses penglrlm n plutang harus dllakukan denganpersyaratan atau kebljakan darl keuangan hotel supay~ bisa meminlmalkan modal kerja danmembatasi eksposur keruglan. Baglanaccount receivaJledalam finance bekerja sarnadengandepartemen lain seperti Front Deskdan Catering & C01ference Service.

Ada 2 (dua) macam jenls plutang dl hotel Inl, yang pertama adalah : Guest LedgerI

yangmerupakan rekenlng tamu pada saat dl hotel, mel,iputi uang muka ( advance deposit) ,rekenlng utama ( master account) dan personal acco~nt untuk in-house guest ( house ac­counts). Jenls-jenls piutang Inl merupakan tanggung Jawab karyawan di departemen FrontOffice. Jenis piutang yang ke dua adalah City Ledger yang merupakan rekening tamu yangbelum ditaglhkan dan rekenlng kartu kredlt paratamu hotel yang telah check out JenispiutangInl menjadi tanggung Jawab baglan Accounting.

Berdasarkan definisi-definisi yang ada dapat dis mpulkan bahwa piutang adalah hakpenagihan kepada plhak lain atas uang, barang/jasa Jang timbul karena adanya penjualanbarang I jasa secara kredltdalam jangka waktu sa~u tahun atau dalam siklus normalperusahaan.Oalam pelaksanaannya orang yang bekerjJ dl bagIan piutang ini dlsebut denganAccount Receivable Clerk Bagian ini bertugas dan be~anggung jawab dalam penagihan keperusahaan dan ke bank untuk semua transaksl yang tJrjadl dl hotel.

Weseltaglh terdiri darl dua golongan yaltu: wesel taglh yang berasaldari penjualan barangdan jasa, dan wesel taglh yang berasal bukan diui penjualan jasa atau barang, misal(plnjaman pada langganan pegawal).

2. Piutang Oagang,Plutang yang tlmbul darl penjualan barang atau jasasetelah pelaksanaanjasa tersebut.

3. Plutang Non Oagang, Piutang non dagang yaltu ~imbul karena bukan menjual barangatau jasa, misalnya : penjualan harta tetap, persekot pegawal atau asuransi dan lain-lain,tuntutan kelebihan pajak. ,

4. Piutang Pendapatan, Merupakan piutang yang su1dahterjadi tetapi belum diterima (ac­crued receivable), mlsal ; bunga deposito berjang~a dan lain-lain.

I.....('e..'!!.lf!lI"l(J.~ng~!'g.~!I(J"_QlJ.f!!(J,,ding.Pj!'tOllg.H..Of~1.~I.Rjtl.t;!,~,-ron..J.'!k.t!~a..!,,,cifi.'.!,!(l,e

Anlfo Swonfo,j

8 I HoReKa "'01.2No.2

Kebijakan kredit merupakan keputusan manajemen dalam memberikan kredlt kepadatamu atau pihak ketlga dalam upaya meningkatkan pendapatan hotel. Sila manajemen Inglnmeningkatkan volume penjualan, kebijakan kredit dapat dilonggarkan. Namun jlka kebijakankredit longgar, volume penjualan kredit meningkat dan peluang untuk tidak tertaglh juga akansemakin tinggi sehingga akan menekan biaya penagihan. Kebijakan kredlt yang ditentukanoleh manajemen akan berpengaruh terhadap penjualan, harga pokok dan blaya,jumlah piutangdan blaya pengutipan. Besarnyapiutang dagang ditentukan oleh volume penjualan kredit danperiode rata-rata antara penjualan dan penagihan (collection). Perlode penaglhan rata-rata

Kebiiakan Kredit

Untuk rekeningtamu semua harus dlkelompokkan kedalam slstem OPERAyang sudah dlatur dalam guest ledger oleh Credit Manager.Dan menjadl tanggung jawab baglan Account­inguntuk selalu memeriksa rekening tamu di cityledgeryang sudah checkout. Semua rekenlngyang sudah di transfer ke dalam city ledger tersebut harus dltaglhkan dalam waktu 3(tlga)sampai 5 (lima) hari kerja. Sebelum proses penaglhan semua faktur/lnvolce harus dlperlksaterlebih dahulu oleh Credit Manager untuk memastikan besarnyabiaya yang ditaglhkan apakahsudah sesuai.Setelah di periksa selanjutnya dlserahkan ke bag Ian penaglhan (collection), saatproses penagihan semua kejadian harus dicatat dalam log book, yang nantlnya akan bergunadi kemudian hari apabila terjadi hal-hal yang tidak dilnginkan.

Umur piutang dlkategorikan berdasarkan pada tanggal saat transfer ke city ledger:a. Not billed (tidak ditagih), current(saat ini), lebih dari 30 harl, lebih dari 60 harl, lebih dari

90 hari dan lebih dari 120 hari.b. Aging statistic yang standar adalah :

- 70% rekening harus ada di current category.- 20% rekening di kategori 30 sampai 60 hari.- 6% rekening yang mungkin lebih dari 60 hari.- Tidak lebih dart 3% rekening harus lebih lama dari 90 harl.Credit manager harus selalu mempersiapkan laporan plutang bulanan dan oueaor of

Financeharusmeninjau terlebih dahulu karenaberhubungan dengan aged trial balance.Selamameninjau laporan tersebut DiredorofFinanceharus memverifikasi bahwa rekening kartu kredittersebut ada di current category. Untuk returned checkdan chargeback reportharus disiapkanoleh credit manager dan harus dicatat semua rlncian dan tindakan yang dllakukan. Laporantersebut harus diperiksa oleh DiredorofFinance. Chargebackskartu kredltatau refund harusdilakukan oleh credit managerdan mendapat persetujuan yang tepat oleh DiredorofFinance.

Penlin~.,![o.~~!l~nd!I~~.~"~!t.o,,dinf1_~'!!.0!l_!l~E.I!'.<fL.R_i1~..~II!II!!.,,-{a~E.I!_!o£lfi~~!lIceAnlto Swonrari

Vol.2 No. 2 HoReKIl I 9

I

Kepribadian (Characten,Merupakan sifat debitur. Artinya debitur bertanggung jawab atasutangnya kepada hotel dan menyelesaikannya sesuai 'dengan jangka waktu yang disepakatisebelumnya.Hal inl menyangkut perilaku debltur, karen~adadebltur yang nakal.Debitur seperti

iin! sangat sulit dan bahkan cenderung tidak mau membayar rekeningnya.

I

Kemampuan (CapacitiJ, Kemampuan tamu atau pihak ketiga dalam menyelesaikanI

rekening hotel. Capacity melibatkan pertlmbangan subyektlf dari pejabat hotel yangberkompeten. Capac/tyJuga menyangkut kondisi bisnis debitur (tamu/pihak ketiga).

Modal (Capita-',Merupakan sumber dayayang di~iliki oleh debitur dengan menganalisisIlaporan keuangannya. Penekanan anallsis pada tlngkat rislko keuangan debltur sepertl debt

equity ratio; cash flow; debt assetsratio; current ratio; ~an times-Interest earned ratio.I

Jaminan (Collatera", Merupakan seberapabesarassetdebituryang dapat dijadikan jamlnanI

untuk rekening hotel atau taglhannya dan dlberlkan oleh debitur dalam bentuk aktlva.Kondisi (Condition), Merupakan kondisi ekonomi makro saatkredit dlberlkan. Berhubungan

dengan dampak kecenderungan ekonomi secaral umum terhadap perusahaan atauperkembangan khusus di sektor ekonomi tertentu ~ang mungkin berpengaruh terhadapkemampuan debltur untuk memenuhl kewajlbannya.1

Penllalan kualltas kredlt IIma-C Inl merupakan faktor-faktor yang harus dlpertlmbangkandalam menilai risiko kredit. Informasi tentang faktor tersebut dapat diperoleh dari berbagaisumber, termasuk pengalaman menjalin hubungan d~ngan debltur (tamu) dl masa lampau

Menurut Wiyasha (2010 : 194) UKualitaskredit mengandung pengertian bahwa tingkatpengutipan piutang sangat tinggi". Kualitaskredit sanga'tdipengaruhi oleh limavariable generikyang disebut lima-C. Yaitu kepribadian (Characten, Kemampuan (Capac/fYI,Modal (Capital),jaminan (Collateral)dan Kondisi (Condition).

Kualitas Kredit

I_. __ . ._._._ _ _ .• _ ..__ .. __ .. . _ .. _._ _ _P.!!1!!!'Q!'YE ,I'/!1J.9.1!.n_d.alf.'!'!,p!,fsfanifjnl1.,.iu.!I!~'l.f!9.!!;UJ.!..Ii!!!..9"J,!,!nja!.(J~t(J. p',!clfjc..i',Ia_ce

I An/to Swonfori

(average collection collection period) sebaglan tergantung dari kondlsl ekonoml (dalam masaresesiatau pada periode uang-ketat, misalnyaparapela~ggan terpaksa menunda pembayaran)dan sebagian tergantung dari faktor-faktor yang terkendali, yaitu variable keblJakan kredlt.Aspek yang terpenting adalah standar kredlt dan syara~kredlt.

Jika suatu perusaaan melakukan penjualan deng+ kredlt hanya kepada para pelangganyang kuat, maka kerugian karena timbulnya piutang ragu-ragu blasanya kecil. Sebaliknyaadakemungklnan tlngkat penjualan hotel akan berkurang dan laba yang seharusnya dlperolehdarl penjualan yang hUang tersebut, dapat leblh besar darlpada blaya yang dapatdihindarkannya.

10 I HoReKa Vol.2No. 2

Penghapusan Piutang ( Piutang Tak Tertagih / Piutang Ragu-Ragu)

Biasanyasebagian besar dari penjualan kredit dipastikan tidak akan tertagih. Piutang ragu­ragu merupakan piutang yang tidak tertagih dan merupakan biaya yang harus dibebankanpada rekening piutang. Plutang ragu-ragu merupakan konsekuensl kebljakan kredlt yangditerapkan oleh hotel. Beban operasi yang muncul karenatidak tertaglhnya piutang dlnamakanbeban plutang tak tertaglh (uncollectableaccountexpenseSj, beban piutang macet (bad debt

expenseSj, atau beban plutang ragu-ragu (doubtful account expenseiJ. Faktor-faktor yang

Proses Penagihan Piutang

. . Pedoman penaglhan yang dltetapkan oleh hotel adalah sebagai berlkut :1) Proseskonfirmasl penerlmaan faktur/invoice melalui telepon harus dllakukan 7 ( tujuh )

hari setelah pengiriman faktur I invoice

2) Prosespenagihan harusdimulal pada hari ke 14setelah tagihan dikirim dan harus dllakukansecarakonsisten.

3) Pembayaran invoice tidak boleh dilakukan dalam 30 hari, tetapi harus 14 harl setelahinvoice dikirim. Jika pembayaran belum dilakukan maka akan dlberikan surat perlngatan(reminder letten yang sudah cap / stempel tanggal jatuh tempo.

4) Reminder letter harus dlkirmkan oleh Credit Manager ketika Account Receivable

memberitahukan data yang sudah over due 30 hari.

Biasanyauntuk companyyang mengajukan kredit, sebelumnya harus mempunyai credit

facilities, yang merupakan kontrak perjanjian antara company-company dengan hotel yangingin mengajukan credit dan agar nantinya pada saatcompany tersebut menggunakan fasilitashotel, dart plhak hotel bisa mengirimkan invoice. Proses pengajuan tersebut paling lama 2minggu. Seharlsetelah tamu tersebut checkout; esokhari nya bagian finance akanmembuatkaninvoice.

Credit Facilities

dan bagian kredlt harus selalu menganalisis kondlsi piutang dan mengaltkan denganpengalaman yang lalu.

Selain anal isis internal, harus dilakukan pula anal isis eksternal dengan mengikutipertemuan-pertemuan antar manajer kredit (CreditMeetingiJ yang dilakukan secara berkala.Pada pertemuan inl segala hal yang berhubungan dengan kredit hotel dibahas secaramendalam. Melalui analisis eksternal dan internal, diharapkan agar kualitas penjualan kreditmeningkat, yang pada gillrannya akan meningkatkan peluang tertagihnya plutang hotel.

P~n_t;ngnyo Pe_na.tn~(J!i'!'2()!!!E!!Edinl1_'!!.I!~,!!!J'_'!IJ.!e.!5!i_!.i!l_'!!'.'~".!_okotto Poci/ic .~~£~__ ._ .__._._. __ ..._._... ...._.__.._._,.,. .Anita Swon!otl

Vol.l No.1 HoReK,) I 11

a) Metode langsung (Direct write-om, Denganmetode ini berarti piutang ragu­ragu langsung dihapuskan dari rekening piutang.] Dengan metode ini makajumlah kerugian tidak perlu ditaksir dan dalam pernbukuan tidak ada rekeningcadangan kerugian piutang. Apabila suatu Piutan~ telah diyakini telah dapatditagih, maka piutang langsung dihapuskan de[ngan mendebet kerugianpiutang dan mengkredil piutang.Metode ini biasanva digunakan dalam

I

perusahaan-perusahaan kecil atau perusahaan y~ng tidak dapat menaksirkerugian piutang yang tepat. Pada akhir periode tidak ada taksiran kerugianpiutang yang dibebankan, tetapi kerugian piutang baru diakui pada waktudiketahui ada piutang yang tidak dapat ditagih. '

b) Metode Tidak Langsung/ Metode Cadangan(AlloJance method), Metode ini,piutang ragu-ragu awalnya ditempatkan dengan Irekening lawan akumulasipenyisihan piutang ragu-ragu sebelum padaakhirn+ dihapuskan dari rekeningpiutang. Kerugian yangdisebabkan tidak dibayarnya piutang maka dibebankanke perk iraan 'penvisihan piutang tak tertagih' di lebet sedangkan perkiraantandingan piutangnya di kredit.

Secara teknis, setiap penghapusan piutang hotel ya~g merupakan aktiva lancarharus mendapatkan persetujuan manajemen setelah melalui beberapa tahapan.Persetujuan penghapusan piutang secara resmi didok1umentasikan daJam suatudokumen resrni seperti berita acara atau instruksi p~nghapusan piutang yangditandatangani dan disetujui oJeh pejabat yang berwenang seperti generalmanager, financial controller, dan credit manager.Untuk Kelancaran operasionalpadabidang piutang, diperlukan catatan - catatan akuntansi seperti :

mengakibatkan piutang tak tertagih adalah debitur pailit, debitur meninggaldunia, dan debitur melarikan diri. Piutang tak terta~ih atau piutang ragu-ragutentunya mengakibatkan berkurangnya piutang perusahaan yang akhirnyamengurangi aktiva lancar dan pada akhirnya akan melnganggu operasional hotel.Untuk memberikan informasi mengenai kondisi piutang, pemantauan posisipiutang dikaji dari usia harus dilakukan. Pemantauan Ipiutang dari sisi usia lazimdisebut aging of account receivables. Dengan mengetahui posisi piutang dari sisiusia,manajemen kemudian rnenentukan peluang tidak! tertagih atau piutang raguragu. Piutang ragu-ragu dibebankan sebagai biaya piutang, besaran piutang ragu-

I

ragu ditentukan berdasarkan atas pengalaman yang lalu. Penghapusan piutang taktertagih akan dilakukan apabila tersedia bukti posit if mengenai ketidaktertagihnya

I

sebagian besar atau seluruh piutang. Piutang tak tertagih akan dihapus denganmendebet perkiraan penyisihan yang sebelumnya telah dibentuk dan mengkreditpiutang usaha, Terdapat 2 metode akuntansi untJk mencatat piutang yangdiperkirakan tidak akan tertagih yaitu metode larlgsung dan metode tidaklangsung.'

Penrlfl1f1yo P"flqefluolton Ourslofldmq 1)'lItlnq HOWl R"I CoIla" Jokurto Po~'f" "I(lre­Antta Swo"ttlf,

12 I ltolleK.J Vol.2No.2

Data SekunderStudi Kepustakaan, mengumpulkan data dan informasi rnelalui beberapa

Data Primera. Observasi

Dalam penehtian ini, data didapat dengan cara melakukan peninjauansecara langsung ke bagian back office.

b. WawancaraUntuk memperoleh informasi menanyakan langsung kepada beberapapegawai hotel, khususnya bagian back office.

Dalam mengumpulkan data dan informasi yang sesuai untuk bahanpenulisan penelitian ini, digunakan dua metode pengumpulan data, yaitu DataPrimer dan Data Sekunder.

METODE PENElITIAN

3) Jurnal pengendalian Piutang, Potensi likuiditas piutang harus secara cermatdikendalikan karena merupakan sumber kas yang strategis, Melaluipengendalian piutang yang cerrnat, diharapkan hotel dapat memiliki kas untukmemenuhi kewajiban kas operasional seperti pembayaran gaji karyawan,utang dengan rekanan, jasa layanan kepada karyawan dan pengeluaran kasoperasional lainnya. Untuk uji kepatuhan akuntansi dan dicapainya cekinternal yang baik, saldo debet jurnal ini harus sama dengan bagian income,serta jumlah kredit harus sama dengan penerimaan kas pada general cashier.

2) Surat Penagihan, Surat Penagihan umumnya dikirimkan dalam jangka waktu30 hari setelah tamu check-out atau debitur telah menikrnati jasa dan produkhotel. Jangka waktu yang ditentukan dalam penagihan agar sesuai dengankebijakan kredit hotel kepada debitur. Didalam surat penagihan ini biasanyadicantumkan jurnlah yang harus diselesaikan oleh debitur, rnetodepembayaran / penyelesaTan, nornor rekening bank hotel, dan tanda tanganpejabat hotel ( general manager atau financial controller atau credit manager).

1) Kartu Piutang, Kartu piutang digunakan untuk mencatat setiap piutang hotel.Artinya setiap transaksi debitur hotel dicatat pada kartu ini. Bila seorangdebitur sudah tidak ada hubungan bisnis dengan hotel maka kartu piutangnyadihapuskan / ditiadakan dari daftar kartu piutang. Pengendalian piutangdilakukan dengan menjumlahkan saldo seluruh kartu piutang danmendapatkan jurnlah yang sarna dengan fungsi income serta jumlah yangsama dengan saldo pada jurnal pengendalian piutang.

P('ntmgnya P('nqendal,a" Outstanding Piu/anq Ho/('I R,1l Calton touano PasificPlaceArufd SwontOll

Vo1.2 No.2 HoReKa I 13

a) Perbedaan prosedur antara company denga hotel.Pada kendala ini, biasanya karena ada perbedaan prosedur pembayaraninvoice di suatu company, jika pada suatu cdmpany pembayaran invoice bolehdilakukan setelah 30 hari, tetapi didalam p[OSedur hotel, pembayaran harusdilakukan sesuai tanggal [atuh tempo, lbiasanya paling lambat 14 harisetelah invoice dikirim. Kemudian karena purchase order company yangtidak lengkap atau belum selesai di approv~. Biasanya selain purchase orderada juga lampiran -Iampiran lain seperti bukti pembayaran dan invoice.lalu adanya miss communication antara internal user company untukpembayaran invoice hotel. Pada hal ini contohnya seperti saat pihak hotelsudah mengirimkan invoice, tetapi compbny yang bersangkutan belummenerima invoice tersebut. \

ib) Kurangnya pengawasan dan juga ketelitian Idalam proses pembuatan dan

pengiriman invoice. \Pada faktor ini sistem kerja para account receivable clerk juga harus

I

diperhatikan, account receivable clerk harus mernpunvai sikap disiplin. Ini bisaterjadi karena bill yang kadang tidak lengkapi dan guarantee letter yang tidakdisertakan di invoice, karena akan disertakah pada saat pengiriman invoice.Jika ini terjadi, pihak finance harus seger~ menghubungi divisi lain yangbersangkutan seperti front desk agent agar segera memfollow-up kejadian ini.Karena biasanya bagian front desk juga masih kurang teliti. Semua itu dapatmenghambat proses pengiriman dan bisa h,engakibatkan adanya tagihantamu yang belum dibayarkan karena belurrl dikirimkan invoice. Kemudiankendala saatpengiriman adalah, pada saat in~oice telah dikirirn, tetapi tidakdicatat kedalam log book, lalu account receivable clerk lupa untuk menagihnyamelalui telepon, padahal sudah tanggal jatuh tempo.

Terdapatnya piutang hotel yang melebihi 120-151 hari . Piutang hotel yanglebih dari 120 - 151 hari sebagaimana terlarhpir pada table 1 sebesar 14, 50%untuk company dan untuk travel 70%. hal ini disebabkan karena beberapafaktor yaitu :

Piutang Yang Melebihi 120-151 Hari

HASIL DAN PEMBAHASAN

Iiteratur dan laporan tahunan sesuai denga permasalahan yang dibahas.

Pl'nlmgflYO I'(!flql!ndolian Outs ondillq '),utong Hotel 1111'Coltoll Jakarta Posi/,( I'loc,'Amra SWO,Unrt

14 IHoReKa Vol.2 No.2

Oari permasalahan yang ada diatas, sejauh ini pihak manajemen hotelkhususnya Credit Manager sudah melakukan usaha-usaha penanggulangan seperti :1. Penanggulangan masalah perbedaan prosedur antara company dengan

hotel. Untuk masalah perbedaan tersebut, Credit Manager melakukan remindingletter sampai tagihan tersebut dibayarkan yang sebenarnya hal ini menyolahiprosedur yang ditetapkan dimana seharusnyo invoice harus dibayarkan olehcompany14 hari setelah invoice diterima.

2. Penanggulangan masalah kurangnya pengowason dan kurangnya ketetitiandalam proses pembuatan dan pengiriman invoice. Credit Monager senontiosa

"mengadakan Account Receivable meeting untuk memberikan pengarahanterhadop Account Receivable Clerk dan memberikan teguron.

Penanggulangan Piutang Yang Dilakukan

Tabel!Aging Report Tahun 2011 SID Bulan Mei

No. """'~ at Comp,ny Accou"'_, 1Jp•• 1O JHO 61·90 11·110 rn. no nt.D- •• 'at,.Aqv,O'nGftr .(OOU II.I~UOO II,J'''_}l.J

RU1~"dtdl othh04'e I(OC~' " 1."16.010 0 l,tJl6.01U

1"vdc-nJu' 1100.9 0 0 ',Mid.•·~6 .., ..1,,',1')1.1

PftfO( ...~lft.'(006' "'41.1141 4If.o,11O

(O"~~IItI(''\ "(."d,a",G ..,.,n, 1(0001 1.&\J.\UJ 41 n U'..'·,O)

tOt,1 fer Au. r,pe 1,l.1~a.lOJ 410.110 " ·1.106.4110 16U. .. 6 r.,J)\o:j!.iJ

rco. of Att & &7''''' II~ "" 406" 0% "\"" 'OJ';"'''"'''IC'",m.01 ",vlf ". '0 91·110

fG1,1No Accowft(1fO iJ~.O JO II· 60 111·110 n,·o."

ttUAI.I.. ,,,,,,UOU-S101lOO6 0 ',wn \I.\I~'/1

10101 '" 'II IJIM,tealid.l.UOOS

IAooo\ 1U.9".16t 0 0 }.169.11I 1\6.1t/.1~7lOlOI 1",IU'. I'"

Uv,... ....ul ... lOUt IAoool 1.116.400 HHI\o 0 0IO,al'J.~·JIl

41 41

llAMA 1,,",1& t.,.,1 100001 11069.'1\ u 1/,(lJ'J4Il\0 41 0

"M<;K0hd4y 10000/ IUII.11l 0 0 0 41 0

·1.716."1 0 0 0 (IIl.106ot'

lG1:.11 fe,Ace. tfpr 111./61.6\6 1.\11.1\0 '.000 ·1.1&9.111 m111.11' 1141,010"

"". oIAcc & II" '" "" '" 0.. ,... IOO~''''I''ttqe

No (rrct4'¥fI "Fe A((owntNo. UptoJO 1160 ". '0 ". llO Ill· 1\0 i'U 0." r~.1

'8A~hf."(·Ii·ft,. «OOO} PlUtO a 0 (I (I 11\1')•.1)

J&Utbt Uil «OIl" nQ.ooo 0 0 0 0 1/O.OIl'

IUM.I'lftIMd CC~ 1.\/'.'/41 0 0 0 •"''''/11IOVlW «(00II1 11.11"10 0 0 0 n •• IU/14",

TG\&I forAc(. T,PI 19.6/9./10 0 41 41 IH/"'"............."f"(t'td"'~ 100'< "" 0% .... 1l" "" ,or.

PcnlinqnjlO Penqendo/lon Outstanding Piutoflg Hotel Rill CoIron Jakorla I'OSI/IC maceAmlO Swonlofl

Vol.2No.2 HoReKa I 15

Simpulan

Dari hasil pembahasan bab-bab sebelumnya rnaka dapat disimpulkan: Pertama, masihterdapat outstandingpiutang diatas 120-150hari untuk rategOri Companyyang menggunakanjasa penginapan di hotel sebesar14,50%sedangkan untuk TravelAgentsebesar 70%, tingginya

Ioutstandlngpiutang tersebut dlaklbatkan karena adanya perbedaan pemahaman antara plhakCompany dan pihak hotel dalam hal pembayaran ta61han selain Itu juga adanya ketidaklengkapan data sehingga menyulitkan prosespenagiha~. Kedua,maslh rendahnya pengawasan

Idan juga ketelitian dalam proses pembuatan dan pengirlman Invoice oleh Account Receiv-able clerkha/lni bisa terjadi karena bill yang terkadarlg tldak lengkap dan guarantee letter

1

yang tidak disertakan didalam invoice. Ketiga, sejauh ihi pihak Hotel khususnya Credit Man-agersudah melakukan upaya dalam hal menanggulangi permasalahan yang ada namun belumoptimal.

Implikasi Manaierial !

Berdasarkan kesimpulan yang ada, maka impllkasl yang dapat dlusulkan adalah sebagaiberikut: I

1. Plhak hotel sebalknya sebelum memberikan Cred(tkepada Company dan TravelAgenthendaknya menjelaskan prosedur pembayaran yang sudah ditetapkan hotel agar tidakterjadi lagl kesalah pahaman dalam hal pembayaran atas invoice yang dikirimkan.

2. Credit Managerhendaknya melakukan Account Receivable meeting secsrs rutin untukmembahas ulang semua pekerjaan yang telah dilakukan Account Receivable Clerk danmemberikan pengarahan langsung atas prosedJr yang harus dijalankan oleh Account

IReceIvableClerk:ian hendaknya menerapkan siste reward danpunlshmentbagi klnerjaAccount ReceIvable Clerk

3. Agar proses penagihan berjalan lancar sebaiknya sistem pendokumentasian data lebihdlperhatikan.

4. Mencari tenaga outsourch!ng untuk melakukan penaglhan (collection), agar tidak perlupara Account Recivable Clerk yang langsung turun tangan dalam penagihan, ini akanmembuat klnerja lebih efektlf.

SIMPULAN DAN IMPLIKASI MANAJERIAL

i________ .__.. .__ . . . _ .._.__._.~!!!iE.fl!IJ'E.fe.!!g!nd'!/iI.JnOu_lstand;ngp;u.tp_rrg'!o_t~!.Ij{If!.t!_f.arItOf!!E~r_Ia!'l!.ciJicPlace

Anita Swantari

16 I HoReKa Vol.2No.2

Alexandri, Mohammad Benny. (201t). Dasar- dasar Akuntansi. Widya Padjadjaran.HRDRitz Carlton Pacific Place,Jakarta

Indriani, Epi. (2010). Akuntansi Untuk Pemula Dan Orang Awam. Niaga Swadaya, Jakarta.SkMentri Pos Dan Telekomunikasi No. KM 37/PW340 MPPT.(1986).Pengertlan HotelSuprasto,Herkulanus Bambang. (2009).Akutansl Perhotelan Pendekatan Sistem Informasl.Graha

IImu, Jakarta.Webster William H. (2004). Accounting for Managers. McGraw-HiliWiyasha, IBM. (20t 0). Akuntansi Perhotelan Penerapan Uniform System Of Accounts For The

Lodging Industry. Andi Offset. Yogyakarta.

REFERENSI

Penting'!Y!1.~e!,:~en.~l!!ion C?1I!~.tC!_n_~!':!Jl.!.~u.!a.'!!1.~o.!!.!.f1j_'ii!Z_CEf!!~n!!1.~!.IC!.P_a.'.lf~'.p_!~£e .. _._.__. _ __ ..__ . . _ "'_'_' '_'.Anita Swafltari