petunjuk!penggunaan!! … · persainganyang!sehat ......
TRANSCRIPT
E-‐PURCHASING OBAT 1
Daftar Isi
1 Pendahuluan ....................................................................................................................... 2
1.1 Alur Proses e-‐Purchasing Obat Pemerintah Dalam Aplikasi .................................................. 4
2 Memulai Aplikasi ................................................................................................................. 5
2.1 Akses ke dalam e-‐Purchasing Obat Pemerintah .................................................................... 5
3 Penjelasan Fungsi dan Fitur .................................................................................................. 6
3.1 Menu Halaman Utama ........................................................................................................... 6 3.2 Menu Kelola Paket ................................................................................................................. 6
3.3 Menu Riwayat Akses ............................................................................................................ 18
3.4 Menu Hubungi Kami ............................................................................................................ 19
3.5 Menu Petunjuk Penggunaan ................................................................................................ 19
4 Mengakhiri Aplikasi ........................................................................................................... 19
5 Penutup ............................................................................................................................ 20
E-‐PURCHASING OBAT 2
1 Pendahuluan
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian
yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu perwujudannya
adalah dengan pelaksanaan proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik,
yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi
dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-‐undangan.
Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik diatur dalam
Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 sebagai perubahan atas Peraturan Presiden nomor
54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan sebagaimana ketentuan
dalam pasal 131 ayat (1) bahwa pada tahun 2012 K/L/D/I wajib melaksanakan Pengadaan
Barang/Jasa secara elektronik untuk sebagian/seluruh paket-‐paket pekerjaan. Selain itu dalam
Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 juga mengatur mengenai Layanan Pengadaan
Secara Elektronik (LPSE) sebagai unit kerja K/L/D/I untuk menyelenggarakan sistem pelayanan
Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik yang ketentuan teknis operasionalnya diatur oleh
Peraturan Kepala LKPP No. 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik. LPSE
dalam dalam menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik
wajib memenuhi ketentuan sebagaimana yang ditentukan dalam Undang-‐undang Nomor 11
Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
Proses Pengadaan Barang/Jasa pemerintah secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan
menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan
uang negara. Selain itu, proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik ini juga
dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya
persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku
usaha yang bergerak di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dibuat untuk mewujudkan harapan pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik. Layanan yang tersedia dalam SPSE saat
ini adalah e-‐Tendering yaitu tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara
terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada Sistem
Pengadaan Secara Elektronik dengan menyampaikan 1 (satu) penawaran dalam waktu yang
telah ditentukan. Tata cara e-‐Tendering, syarat dan ketentuan serta panduan pengguna (user
guide) diatur dalam Peraturan Kepala LKPP Nomor 18 Tahun 2012 tentang e-‐Tendering. Selain
E-‐PURCHASING OBAT 3
itu di dalam SPSE juga telah disiapkan fasilitas untuk proses audit secara online (e-‐Audit), dan
e-‐Purchasing Obat Pemerintah.
e-‐Purchasing dibuat agar proses untuk pengadaan obat pemerintah dapat dilakukan secara
elektronik. Dalam e-‐Purchasing Obat Pemerintah, terdapat fitur untuk pembuatan paket,
unduh (download) format surat pesanan, unduh format standar kontrak, unggah (upload) hasil
scan kontrak yang sudah ditandatangan, sampai dengan cetak pesanan obat. Dengan adanya
e-‐Purchasing Obat Pemerintah, diharapkan proses pengadaan obat pemerintah dapat
dimonitor dan lebih transparan.
E-‐PURCHASING OBAT 4
1.1 Alur Proses e-‐Purchasing Obat Pemerintah Dalam Aplikasi
Gambar Alur Proses e-‐Purchasing Obat Pemerintah
E-‐PURCHASING OBAT 5
2 Memulai Aplikasi
2.1 Akses ke dalam e-‐Purchasing Obat Pemerintah
Panitia dapat mengakses e-‐Purchasing Obat Pemerintah melalui SPSE dimana Panitia tersebut
terdaftar. Setelah Panitia login ke dalam SPSE, pada halaman Home terdapat link ‘Aplikasi e-‐
Procurement Lainnya’, Klik link tersebut untuk masuk ke dalam Portal Inaproc pada halaman
e-‐Purchasing.
Gambar Halaman Home Panitia
Pada halaman Portal Inaproc, pilih e-‐Purchasing Obat dan klik tombol Masuk Versi
Production.
Gambar Halaman Portal Inaproc, e-‐Purchasing Obat
E-‐PURCHASING OBAT 6
Kemudian akan tampilan halaman e-‐Purchasing Obat Pemerintah
Gambar Halaman Utama e-‐Purchasing Obat
3 Penjelasan Fungsi dan Fitur
3.1 Menu Halaman Utama
Menu ini berisi persyaratan dan ketentuan penggunaan e-‐Purchasing Obat Pemerintah.
Semua pengguna sistem terikat dengan persyaratan dan ketentuan tersebut.
Gambar Halaman Utama e-‐Purchasing Obat
3.2 Menu Kelola Paket
Menu ini digunakan untuk mengisi data paket yang digunakan untuk melakukan e-‐Purchasing
Obat Pemerintah. Terdapat fasilitas pencarian paket berdasarkan Nama Paket, ID Paket,
Instansi, dan Satuan Kerja, kemudian berdasarkan Status Paket aktif atau batal. Pencarian
dapat diurut berdasarkan tanggal buat paket, tanggal edit paket, Nama Paket, ID Paket,
Instansi, dan Nama Satuan Kerja. Klik tombol Filter Data untuk memulai pencarian.
E-‐PURCHASING OBAT 7
Pada halaman kelola paket, ditampilkan tabel yang berisi informasi ID Paket, Nama Paket,
Jumlah Penyedia/Obat, Instansi, Satuan Kerja, Tanggal Buat dan Edit Paket, Total Harga, serta
link format Surat Pesanan yang dapat diunduh.
Untuk membuat paket, klik tombol Buat Paket.
Gambar Halaman Kelola Paket
Lalu akan tampil halaman Buat Paket. Isikan data-‐data yang diperlukan pada text field yang
tersedia di halaman Buat Paket.
Gambar Halaman Buat Paket – Informasi K/L/D/I
Informasi K/L/D/I
• Jenis, adalah instansi yang melakukan e-‐Purchasing Obat Pemerintah;
• Nama Satuan Kerja, adalah nama satuan kerja yang melakukan e-‐Purchasing Obat
Pemerintah;
• Alamat Satuan Kerja, adalah alamat satuan kerja yang melakukan e-‐Purchasing Obat
Pemerintah;
• Nama Paket, adalah nama paket e-‐Purchasing Obat Pemerintah;
• Kode Anggaran, adalah kode mata anggaran yang akan digunakan untuk e-‐Purchasing Obat
Pemerintah;
E-‐PURCHASING OBAT 8
Gambar Halaman Buat Paket – Persiapan
Persiapan
• Nama Panitia, adalah nama panitia yang melakukan e-‐Purchasing Obat Pemerintah;
• No. Telp. Panitia, adalah nomor telepon panitia yang melakukan e-‐Purchasing Obat
Pemerintah;
• Nama PPK, adalah nama Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang melakukan e-‐Purchasing
Obat Pemerintah. Klik tombol Cari untuk mencari nama PPK dan akan keluar pop up
window yang menampilkan nama-‐nama PPK. Terdapat fasilitas pencarian nama PPK
berdasarkan nama lengkap, username, atau email. Klik nama PPK yang sudah ditentukan.
Apabila nama PPK yang dicari belum terdapat dalam aplikasi e-‐Purchasing, maka PPK
tersebut harus melakukan login terlebih dahulu ke dalam aplikasi e-‐Purchasing sehingga
data PPK tersebut tercatat di dalam aplikasi e-‐Purchasing (cara login dapat dilihat pada
petunjuk penggunaan aplikasi e-‐Purchasing Obat – PPK).
Gambar Pop Up Window Cari PPK
• NIP PPK, adalah NIP Pejabat Pembuat Komitmen;
• Jabatan PPK, adalah jabatan struktural Pejabat Pembuat Komitmen;
E-‐PURCHASING OBAT 9
• Anggota ULP, adalah nama anggota ULP dan NIP anggota ULP yang melakukan proses e-‐
Purchasing Obat Pemerintah. Ditulis dengan format “<nama anggota ulp> -‐ <nip anggota
ulp>”, misalkan “Andriani Marshanda – 19890810.201211.2.001”;
Gambar Halaman Buat Paket – Penyedia dan Obat
Penyedia dan Obat
Klik tombol Tambah Penyedia, kemudian akan keluar pop up window Daftar Penyedia. Pada
pop up window Daftar Penyedia, terdapat fasilitas pencarian berdasarkan Nama Penyedia,
Alamat, email, atau No Telp. Pilih penyedia yang tersedia dengan cara klik nama penyedia
tersebut pada tabel Nama Penyedia;
Gambar Pop Up Window Daftar Penyedia
Pop up window akan tertutup dan kembali ke halaman Buat Paket. Nama penyedia yang telah
dipilih akan ditampilkan. Di sebelah nama penyedia, ada icon X berwarna merah yang
berfungsi untuk menghapus penyedia tersebut. Klik tombol Pilih Obat untuk memasukkan
data obat yang akan dibeli.
Gambar Halaman Buat Paket – Penyedia dan Obat
Akan keluar pop up window Daftar Obat. Fasiitas pencarian obat dapat berdasarkan nama
obat atau kemasan, serta berdasarkan provinsi. Pilih provinsi sesuai dengan domisili K/L/D/I
E-‐PURCHASING OBAT 10
yang akan membeli obat. Klik nama obat di kolom nama obat pada tabel hasil pencarian untuk
memilih obat yang akan dibeli. Obat yang sudah dipilih dapat dilihat di sebelah kanan pada
kolom Daftar obat yang dipilih. Panitia dapat menghapus obat yang dipilih pada kolom Daftar
obat yang dipilih dengan cara klik icon X berwarna merah yang terdapat di sebelah kiri nama
obat. Tekan tombol OK untuk menyimpan data obat yang akan dibeli.
Gambar Pop Up Window Daftar Penyedia
Aplikasi akan kembali ke halaman Buat Paket. Masukkan kuantitas masing-‐masing obat pada
text field yang tersedia (format kuantitas adalah angka, tidak perlu dimasukkan tanda titik (.)
atau koma (,)) Setelah memasukkan jumlah kuantitas, aplikasi secara otomatis akan
menghitung total harga dari masing-‐masing obat. Pastikan total harga sudah terkakulasi oleh
aplikasi sebelum menyimpan paket.
Gambar Halaman Buat Paket – Penyedia dan Obat
Tombol Delete Semua Penyedia berfungsi untuk menghapus semua data penyedia yang
sebelumnya telah dipilih oleh Panitia, sedangkan tombol Delete Semua Obat berfungsi untuk
menghapus seluruh data obat yang sebelumnya sudah dipilih oleh Panitia per-‐Penyedia. Icon X
E-‐PURCHASING OBAT 11
berwarna merah yang terletak di sebelah nama penyedia dan nama obat juga berfungsi untuk
menghapus data Penyedia atau Obat sesuai dengan icon X yang dipilih oleh Panitia.
Panitia dapat memilih kembali nama penyedia obat lain dengan cara klik tombol Tambah
Penyedia dan melanjutkan pemilihan obat di penyedia baru tersebut.
Gambar Halaman Buat Paket – Penyedia dan Obat
Pembatalan Paket
Aplikasi e-‐Purchasing menyediakan fasilitas untuk pembatalan paket. Pembatalan Paket
secara otomatis terisi tidak, tetapi apabila panitia akan membatalkan paket, dapat dilakukan
dengan cara memilih Ya (radio button), kemudian isi alasan pembatalan paket tersebut (wajib
diisi).
Gambar Halaman Buat Paket – Pembatalan Paket
Simpan Paket
Cek kembali informasi yang telah diisi pada halaman Buat Paket, kemudian simpan paket
tersebut dengan cara klik tombol Simpan.
Gambar Halaman Buat Paket
Selanjutnya aplikasi akan menampilkan pop up window konfirmasi bahwa paket berhasil
disimpan. Klik tombol OK.
E-‐PURCHASING OBAT 12
Gambar pop up window konfirmasi berhasil menyimpan
Setelah berhasil disimpan, aplikasi akan kembali ke halaman Kelola Paket. Klik nama paket
yang sudah dibuat sebelumnya pada kolom tabel Nama Paket di tabel.
Gambar Halaman Kelola Paket
Kemudian akan tampil pop up window Detail Paket. Pada tab Daftar Obat, klik tombol Kirim ke
Penyedia.
Gambar pop up window Detail Paket
Selanjutnya aplikasi akan menampilkan pop up window konfirmasi pembelian. Panitia dapat
mengisi keterangan tambahan pada text area yang sudah disediakan untuk ditujukan kepada
penyedia obat (opsional), kemudian klik tombol Submit.
E-‐PURCHASING OBAT 13
Gambar pop up window konfirmasi setuju
Akan tampil konfirmasi bahwa data paket sudah berhasil dikirim ke penyedia dan email
notifikasi email mengenai proses tersebut juga sudah dikirimkan ke penyedia. Klik tombol OK
untuk kembali ke pop up window Detail Paket.
Gambar pop up window konfirmasi berhasil submit dan pengiriman notifikasi email
Pada pop up window Detail Paket tab Daftar Obat, terdapat fasilitas mencetak daftar pesanan
obat per-‐penyedia melalui aplikasi e-‐Purchasing Obat. Untuk mencetak daftar pesanan obat,
klik tombol Cetak Pesanan. Aplikasi akan mencetak daftar pesanan obat tersebut menjadi file
pdf.
Gambar pop up window Detail Paket
E-‐PURCHASING OBAT 14
Gambar daftar pesanan obat yang dicetak melalui aplikasi e-‐Purchasing Obat
Untuk melihat validasi daftar pesanan obat yang telah dicetak melalui aplikasi e-‐Purchasing
Obat, panitia kembali ke halaman Kelola Paket dengan cara klik tombol Close pada pop up
window Detail Paket, kemudian klik tombol Validasi Cetak Pesanan pada halaman kelola
paket.
Gambar Halaman Kelola Paket
Pada halaman Validasi Cetak Pesanan, terdapat fasilitas pencarian berdasarkan Validasi ID,
Nama Paket dan Paket ID. Pada tabel akan ditampilkan Validasi ID, Tanggal Validasi, ID Paket,
dan Nama Paket. Validasi ID yang terdapat pada hasil Cetak Pesanan berupa file pdf dapat
dicari pada tabel Validasi ID di aplikasi e-‐Purchasing Obat.
E-‐PURCHASING OBAT 15
Gambar Halaman Validasi Cetak Pesanan
Panitia dapat mengunduh softcopy Surat Pemesanan dengan cara klik tombol download pada
kolom Surat Pemesanan di tabel yang tersedia pada halaman Kelola Paket. Format Surat
Pemesanan ini dapat dirubah sesuai dengan kebutuhan panitia.
Gambar Halaman Kelola Paket
Gambar contoh format Surat Pesanan
Untuk merubah (edit) paket yang sudah dibuat, Panitia dapat memilih dan klik icon pensil yang
terletak di sebelah nama paket pada tabel.
Gambar Halaman Kelola Paket
E-‐PURCHASING OBAT 16
Tahapan pembuatan paket obat e-‐Purchasing Obat Panitia sudah selesai dan menunggu
konfirmasi dari Penyedia.
PROSES PAKET HASIL KONFIRMASI PENYEDIA
Pada menu kelola paket, klik nama paket yang sebelumnya sudah dibuat dan sudah mendapat
konfirmasi dari penyedia.
Gambar Halaman Kelola Paket
Selanjutnya akan tampil pop up window Detail Paket yang akan menampilkan rincian daftar
obat yang akan dibeli pada tab Daftar Obat dan data Distributor yang sudah diisikan oleh
Penyedia. Klik tombol Setuju, kirim ke PPK.
Gambar pop up window Detail Paket
Akan tampil pop up window untuk konfirmasi persetujuan pembelian. Panitia dapat mengisi
keterangan tambahan yang ditujukan kepada PPK (opsional). Setelah itu klik tombol Submit.
E-‐PURCHASING OBAT 17
Gambar pop up window konfirmasi persetujuan pembelian
Akan tampil pop up window yang menjelaskan bahwa konfirmasi pembelian berhasil disimpan
dan aplikasi akan mengirimkan notifikasi email mengenai proses tersebut kepada PPK. Klik
tombol OK untuk kembali ke pop up window Detail Paket.
Gambar pop up window konfirmasi berhasil submit dan pengiriman notifikasi email
Pada pop up window Detail Paket tab Riwayat Pembayaran, Panitia dapat melihat rincian
pembayaran dari proses pembelian obat. Panitia dapat mengunduh softcopy file kontrak
dengan cara klik nama file kontrak pada informasi kontrak. Informasi pada riwayat
pembayaran ini akan tampil apabila PPK sudah melakukan input data riwayat pembayaran
pada aplikasi e-‐Purchasing obat.
Gambar pop up window Detail Paket – tab Riwayat Pembayaran
E-‐PURCHASING OBAT 18
Pada pop up window Detail Paket tab Riwayat Paket, Panitia dapat melihat proses e-‐
Purchasing obat yang telah dilaksanakan mulai dari Panitia, Penyedia, dan PPK.
Gambar pop up window Detail Paket – tab Riwayat Paket
Klik tombol Close untuk kembali ke halaman Kelola Paket. Tahapan e-‐Purchasing Obat Panitia
sudah selesai dilaksanakan.
3.3 Menu Riwayat Akses
Menu ini berisi informasi riwayat akses dari Panitia dan pengguna yang sedang online pada aplikasi e-‐Purchasing Obat.
Gambar Halaman Riwayat Akses – Riwayat Akses Saya
E-‐PURCHASING OBAT 19
Gambar Halaman Riwayat Akses – Pengguna Online
3.4 Menu Hubungi Kami
Menu ini berisi informasi tentang Communication Center LKPP, apabila terdapat kendala
dalam penggunaan aplikasi e-‐Purchasing Obat, dapat menghubungi Communication Center
LKPP via telepon atau email.
Gambar Halaman Hubungi Kami
3.5 Menu Petunjuk Penggunaan
Menu ini berisi informasi petunjuk penggunaan aplikasi e-‐Purchasing Obat berupa file pdf
yang dapat diunduh.
Gambar Halaman Petunjuk Penggunaan
4 Mengakhiri Aplikasi
Klik tab menu Keluar untuk mengakhiri aplikasi.
E-‐PURCHASING OBAT 20
Gambar Proses Mengakhiri Aplikasi
5 Penutup
Petunjuk pengoperasian ini dibuat sesuai dengan versi e-‐Purchasing Obat Pemerintah
tertentu. Untuk meningkatkan pelayanan, e-‐Purchasing Obat Pemerintah diperbarui pada
waktu tertentu sehingga petunjuk pengoperasian ini pada beberapa bagian, tidak lagi sesuai
dengan versi e-‐Purchasing Obat Pemerintah yang sedang digunakan. Jika Anda mendapatkan
kesulitan dalam pengoperasian e-‐Purchasing Obat Pemerintah, silakan menghubungi nomor
Communication Center LKPP di nomor (021) 7167 3000 / (021) 2953 9700 atau email ke e-‐
[email protected] atau helpdesk-‐[email protected].