PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI FASILITASI DALAM KEGIATAN

PENYUSUNAN NOMENKLATUR PERANGKAT DAERAH DAFTAR ISI: 1. MENGAKSES SISTEM INFORMASI FASILITASI (KL - PEMDA) 2. PENYUSUNAN PETA TUGAS PERANGKAT DAERAH (KL) 3. PENYUSUNAN INFORMASI JABATAN (KL)

3.1. PENGELOMPOKAN TUGAS 3.2. INDIKATOR ANALISIS BEBAN KERJA

4. PERUMUSAN STANDAR KOMPETENSI TEKNIS (KL) 5. PEMBENTUKAN ORGANISASI PERANGKAT DAERAH (PEMDA) 6. PENYUSUNAN JABATAN DALAM ORGANISASI PERANGKAT DAERAH (PEMDA) 7. PELAKSANAAN ANALISIS BEBAN KERJA (PEMDA)

1 MENGAKSES SISTEM INFORMASI FASILITASI

Sistem Informasi fasilitasi dapat diakses melalui url berikut :

http://fasilitasi.otda.kemendagri.go.id

Klik bagian Login untuk masuk ke dalam sistem.

Masukkan username dan password yang anda miliki, kemudian klik tombol Login Setiap Kementrian/Lembaga (K/L) memiliki satu user dengan hak akses untuk melakukan aktifitas-aktifitas yang menjadi peran K/L. Sedangkan setiap pemerintah daerah baik provinsi maupun kabupaten/kota juga memiliki satu user dengan hak akses untuk melakukan aktifitas-aktifitas yang menjadi tugas pemerintah daerah. User pemerintah daerah dikelola oleh Biro/Bagian organisasi masing-masing.

2 PENYUSUNAN PETA TUGAS PERANGKAT DAERAH

Salah satu aktifitas K/L yang dapat dilakukan di dalam Sistem Informasi Fasilitasi adalah melakukan pemetaan tugas untuk setiap urusan konkuren yang menjadi bidang teknisnya. Untuk melakukan aktifitas ini silahkan klik menu Peta Tugas Urusan.

Klik tombol pada bagian Peta Tugas untuk memetaakan tugas rusan. Fungsi tombol sebagai berikut:

Tombol Hijau : Perumusan tugas pemerintah pusat Tombol Biru : Perumusan tugas pemerintah provinsi Tombol Merah : Perumusan tugas pemerintah kabupaten kota

Kolom sub urusan merupakan daftar sub urusan yang berada dalam sebuah urusan konkuren. Kolom kewenangan berisi daftar kewenangan yang dimiliki oleh pemerintah daerah berdasarkan setiap sub urusan. Sub urusan dan kewenangan bersifat tetap dan tidak dapat diubah. Sub urusan dan kewenangan ini diambil dari lampiran Undang Undang Nomor 23 tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah.

Kewenangan yang ada di halaman ini seluruhnya akan menjadi tugas Kepala Dinas/Badan. Aktifitas yang dapat dilakukan oleh K/L di halaman ini adalah merumuskan tugas Kepala Bidang, Kepala Kepala Seksi, Pelaksana dan Fungsional. Perumusan Tugas:

1. Kepala Dinas Semua daftar kewenangan secara langsung menjadi tugas kepala dinas/badan

2. Kepala Bidang Untuk merumuskan tugas kepala bidang, klik tombol berwarna merah.

3. Kepala Seksi Untuk merumuskan tugas kepala seksi, klik tombol berwarna kuning

4. Pelaksana dan Fungsional Untuk merumuskan tugas pelaksana dan fungsional, klik tombol berwarna ungu

Setiap tugas pada level pelaksana dan fungsional, nantinya akan dirumuskan menjadi standar kompetensi teknis. Untuk keperluan ini perlu ditentukan pula apakah tugas ini nanti termasuk ke dalam kelompok kompetensi Umum, Inti, Pilihan. Diperlukan pula pengelompokan tugas pelaksana ke dalam jenjang-jenjang KKNIPDN sebagai berikut :

Fungsional : Pemula, Mahir, Penyelia, Ahli Pertama, Ahli Muda, Ahli Madya, Ahli Utama

Struktural : Layanan, Operasional, Pelaksana Administrasi, Pelaksana Teknis, Pengawas, Administrator

Setelah proses pemetaan tugas ini selesai, untuk memudahkan proses review, seluruh hasil pemetaan tugas dapat diexport dalam bentuk excel untuk kemudian dicetak atau diolah lebih lanjut. Klik tombol Excel untuk export dalam format excel.

Hasilnya akan seperti berikut :

3 PENYUSUNAN INFORMASI JABATAN

Aktifitas selanjutnya yang dapat dilakukan oleh K/L adalah melakukan penyusunan template dasar Informasi Jabatan. Penyusunan informasi jabatan ini sekaligus merupakan aktifitas pengelompokan tugas-tugas ke dalam jabatan untuk seluruh tipelogi dinas/badan baik tipe A, tipe B, tipe C, Setingkat Bidang, maupun setingkat sub bidang. Hasil penyusunan informasi jabatan ini akan menjadi dasar bagi seluruh pemerintah daerah dalam membuat sebuah jabatan di daerah.

3.1 PENGELOMPOKAN TUGAS

Untuk melakukan penyusunan informasi jabatan ini klik pada menu Informasi Jabatan. Pada kolom aksi terdapat lima tombol yakni :

Tombol A : Untuk memetakan struktur jabatan dinas/badan tipe A Tombol B : Untuk memetakan struktur jabatan dinas/badan tipe B Tombol C : Untuk memetakan struktur jabatan dinas/badan tipe C Tombol D : Untuk memetakan struktur jabatan urusan yang hanya berupa Bidang Tombol E : Untuk memetakan struktur jabatan urusan yang hanya berupa Sub Bidang

Klik pada tombol tipe dinas/badan yang akan disusun. Akan muncul tampilan sebagai berikut :

Klik tombol Tambah berwarna hijau untuk membuat sebuah jabatan.

Pilih level jabatan yang akan disusun, kemudian klik Proses. Klik tombol proses ini diperlukan untuk menyaring tugas yang sesuai untuk level tersebut, sehingga memudahkan ketika Daftar Tugas.

Isikan Nama Jabatan, Pangkat, Pendidikan dan Ikhtisar Jabatan sesuai dengan jabatan tersebut. Tentukan tugas-tugas jabatan tersebut dengan memilih dari Daftar Tugas. Jika daftar terlalu banyak anda dapat menyaringnya dengan mengetikkan satu atau dua kata dari tugas yang akan dipilih. Klik tugas yang akan dipilih kemudian klik Tambah.

Jika tugas-tugas yang sudah dikelompokkan akan didetilkan lagi, misalnya dengan konsep POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling), silahkan klik pada Tombol Tanda Plus.

3.2 INDIKATOR ANALISIS BEBAN KERJA

Kemudian lanjutkan dengan mengisi bagian Tugas ABK, kemudian klik Tambah. Bagian ini akan menjadi dasar poin-poin yang akan digunakan untuk melakukan ABK (Analisis Beban Kerja) sebuah jabatan. Dengan demikian akan tercipta keseragaman pelaksanaan ABK untuk suatu jabatan yang sama di pemerintah daerah yang berbeda-beda.

Setelah pengelompokan tugas dan penyusunan indikator ABK selesai klik tombol Simpan yang terletak di bagian bawah form.

Melalui daftar jabatan di dalam sebuah tipelogi dinas/badan anda dapat mencetak laporannya dalam format excel. Untuk melakukannya anda dapat klik pada tombol cetak.

Berikut adalah fungsi-fungsi dari tombol pada kolom Aksi : Tombol dokumen : Untuk melihat informasi jabatan Tombol edit : Untuk merubah isi informasi jabatan Tombol silang : Untuk menghapus informasi jabatan Tombol cetak : Untuk mencetak laporan dalam bentuk excel Tombol plus : Untuk menambah informasi jabatan yang menjadi bawahan.

4 PERUMUSAN STANDAR KOMPETENSI TEKNIS

Setiap tugas yang telah dirumuskan pada Peta Tugas Perangkat Daerah, aka menjadi satu item Unit Kompetensi Teknis. Untuk melakukan perumusan unit kompetensi teknis ini user K/L dapat mengaksesnya melalui menu SKT.

Klik tombol pada kolom aksi, untuk melihat daftar tugas yang akan dirumuskan menjadi Unit Kompetensi Teknis.

Klik tombol pada kolom aksi untuk merumuskan Unit Kompetensi Teknis.

Kode unit akan secara otomatis tergerate oleh sistem.

SND SI 02 002 01 1 2 3 4 5

1. Kode urusan 2. Kode Sub Urusan 3. Kode kelompok kompetensi: 01 Umum; 02 Inti; 03 Pilihan 4. Nomer Urut 5. Nomer revisi

Isikan Judul Unit dan Deskripsi Unit.

Rumuskan elemen kompetensi dengan mengisi bagian Elemen Kompetensi kemudian klik Tambah. Lanjutkan dengan merumuskan Kriteria Unjuk Kerja dengan klik pada simbol Plus.

Lanjutkan dengan merumuskan Batasan Variabel.

Lanjutkan dengan merumuskan Panduan Penilaian, kemudian akhiri dengan klik Simpan.

5 PEMBENTUKAN ORGANISASI PERANGKAT DAERAH

Salah satu aktifitas yang dapat dilakukan oleh user Pemerintah Daerah (Biro/Bagian Organisasi) dalam sistem ini adalah pembentukan perangkat daerah. Untuk aktifikas ini dapat dilakukan melalui menu Profil Perangkat Daerah.

Klik pada tombol biru di kolom aksi untuk melihat daftar Organisasi Perangkat Daerah.

Klik tombol Tambah untuk membuat Organisasi Perangkat Daerah.

Masukkan Nama OPD, pilih Tipologi dan Bidang yang sesuai. Klik Simpan.

6 PENYUSUNAN JABATAN DALAM ORGANISASI PERANGKAT DAERAH

Setelah user Pemerintah Daerah (Biro/Bagian Organisasi) membuat OPD, maka dapat dilanjutkan dengan menyusun jabatan yang ada dalam OPD tersebut. Untuk mengaksesnya dapat kembali membuka menu Profil Perangkat Daerah dan klik tombol biru pada kolom aksi.

Untuk menyusun jabatan dalam OPD, Klik tombol stuktur dengan warna biru pada kolom aksi.

Klik tambah untuk membuat sebuah jabatan.

Pilih Peta Jabatan berdasarkan template peta jabatan yang telah dirumuskan oleh K/L. Isikan Nama Jabatan yang sesuai. Isikan Jumlah Pegawai yang mengisi jabatan tersebut. Pilih tingkat Eselon yang sesuai dengan jabatan tersebut.

7 PELAKSANAAN ANALISIS BEBAN KERJA

Setelah semua jabatan disusun untuk setiap OPD. Selanjutnya user pemerintah daerah dapat melakukan Analisa Beban Kerja. Aktifitas ini dapat dilakukan dengan mengakses menu Analisa Beban Kerja.

Klik tombol pada kolom aksi untuk melihat daftar OPD.

Klik tombol struktur pada kolom aksi.

Pada kolom aksi klik tombol edit untuk melakukan analisis beban kerja.

Untuk setiap item uraian tugas, isikan waktu penyelesaian rata, dan volume/beban kerja, kemudian klik tombol refresh pada kolom aksi. Klik simpan untuk mengakhiri.

QA : WA : 085649010588 Email : anwar@raifa.co.id