PERTEMUAN 2

ANALISIS PEKERJAAN,

DESKRIPSI DAN SPESIFIKASI

PEKERJAAN

PENGERTIAN ANALISIS PEKERJAAN

Menurut Henry Simamora (2006:80) Analisis pekerjaanadalahaktivitas

”Proseskerja

pengumpulan dan pemeriksaan atasserta serta

utama di dalam sebuah posisikualifikasi (Keahlian, pengetahuan, kemampuan,sifat individualnya) yang diperlukan untuk melaksanakanaktivitas ini”.

Sedangkan menurut Veitzal Rivai (2005:109) analisispekerjaan adalah “Menempatkan orang yang tepat padasuatu pekerjaan tertentu, sesuai dengan kemampuankeahlian dan pengalaman dalam melakukan suatupekerjaan”.

Menurut Veitzal Rivai (2005:110) Tujuan AnalisisPekerjaan:

1. Evaluasi peran lingkungan terhadap pekerjaan individuBagaimana analisis pekerjaan dapat memberikaninformasi tentang lingkungan yang dapatmempengaruhi pekerjaan karyawan dalam suatupekerjaan.Kaji kembali kemungkinan ada persyaratan pekerjaan yang usang.

2.

Peremajaan ketentuan yang berlaku pencapaian sasaran perusahaan.

untuk mendukung

menguntungkan3. Ciptakan peraturan yang dapatsemua pihak.Setiap orang pada dasarnya punya hak mendapatkanpekerjaan dan kompensasi yang layak

4. Rancang kebutuhan SDM masa depan.

Melalui analisis pekerjaan dapat diperoleh gambarantentang kemampuan SDM saat ini serta antisipasikecenderungan perubahan di masa depan5. Sesuaikantersedia.

Jumlah Pelamar dan Pekerjaan yang

Kaji jumlah lamaran yang masuk dengan lowongan yangtersedia, sehingga tidak terjadi kesenjangan antarakebutuhan dengan lamaran yang tersediaRancang Pendidikan dan Pelatihan untuk karyawan barumaupun karyawan yang sudah berpengalaman.

6.

Bagi karyawan baru pendidikan dan pelatihan dapatmemberi bekal pengetahuan yang dapat diaplikasikan kedunia kerja, sedangkan untuk karyawan yangberpengalaman dapat meningkatkan kemampuan untukmelaksanakan pekerjaan saat ini maupun di masa yang akan datangRancang Rencana Pengembangan Potensi Karyawan.Supaya potensi karyawan dimanfaatkan secara optimal

7.

8. Tentukan Kinerja/Prestasi yang realistis.Menetapkan Standar kinerja sebagai tolok ukur dalampenilaian prestasi kerjanyaPenempatan Karyawan Sesuai dengan Minatnya.9.Penempatan karyawan yang sesuai minatnya akanmeningkatkan etos dan motivasi kerjanya sehinggapekerjaan itu dapat dinikmati

10.PenempatanKeahliannya. Penempatan

Karyawan Harus Sesuai dengan

karyawan yang sesuaikerja,

dengan keahlianakan meningkatkan gairah sehingga dapatmemberikan kontribusi kepada perusahaan

11.Berikan Kompensasi yang Wajar.Rumuskan pemberian kompensasi yang adil baik bagi kedua pihak

METODE MENGUMPULKAN INFORMASI ANALISIS

PEKERJAAN

Ada beberapa metode pengumpulan data untuk analisispekerjaan:

Wawancara

Proses interaksi antara dua atau lebih orang dalam

1.

sebuah proses komunikasi.

Ada tiga jenis wawancara yang digunakan:

a.

b.

Wawancara Individual dengan setiap karyawan

Wawancara kelompok dengan sekelompok karyawan

yang memiliki pekerjaan yang sama

Wawancara dengan satu atau banyak penyelia yang

mengetahui pekerjaan tersebut

c.

Pewawancara dapat menggali informasi yang lebih lanjutdengan pedoman khusus yang disediakan untuk itu(Wawancara terstruktur), dapat

lainjuga menambahkan

pertanyaan-pertanyaanberstruktur)

2. Kuesioner

(Wawancara tidak

Daftar pertanyaan yang disusun secara sistematismengenai informasi yang dibutuhkan tentang jenis tugas,rincian tugas, tanggung jawab, karakteristik petugas yangdibutuhkan, kondisi kerja, ciri kesehatan dankeselamatan kerja, standar unjuk kerja dan lain-lain.

3. Observasi

Melakukan pengamatan secara langsung ke lapangan untuk melihat kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan.

4. Catatan laporan Partisipan

Menanyakan kepada pekerja mengenai “CatatanselamaLaporan” tentang yang mereka lakukan

melakukan aktivitas.

Catatan Laporan, adalah Catatan harian yang dibuat

oleh pekerja untuk setiap aktivitas di manautnuk

merekasetiapterlibat disertai waktu yang dibutuhkan

aktivitas.

Formulir Wawancara Terstruktur dari Analisis Pekerjaan

PT DERAI BADAI

FORMULIR WAWANCARA

Nama: Umur:

Tanggal: Lamanya masa kerja di dalam perusahaan

Nama jabatan saat ini dan kelas jabatan:

Departemen: Grup/Bagian: Nama Penyelia

1. Tujuan Pekerjaan_

2. Uraikan Tugas Pokok Pekerjaan Saudara.

3.

4.

Tugas Pekerjaan yang tidak begitu penting

Mesin atau perlengkapan

yang digunakan

Terus-menerus Sering Jarang

KUESIONER ANALISIS PEKERJAAN

Nama Jabatan Saudara Kode: Tanggal

Nama kelas

Nama Saudara

Nama Penyelia

Nama Atasan

: Departemen:

: Fasilitas :

: Dipersiapkan Oleh:

: Jam Kerja: sampai

1.

2.

3.

4.

Apakah tujuan umum dari pekerjaan saudara?

Apa pekerjaan terkahir Saudara? Jikalau di organisasi lainnya, harap sebutkan…

Ke jabatan mana Saudara ingin dipromosikan?

Apabila Saudara biasanya mengawasi orang lain, sebutkan nama-nama dan jabatan mereka

Apabila Saudara biasanya mengawasi orang lain, harap disilang (x) aktivitas-aktivitas berikut ini yang menjadi bagian dari tugas-tugas kepenyeliaan Saudara:

5.

Pengangkatan Pengembangan Pengukuran kinerja

Pengorientasikan

Pelatihan

Pendisiplinan

Pengarahan Konseling

Penjadwalan Penganggaran

Pemberhentian Lain-lain

6. Bagaimana Saudara menggambarkan penyelesaian dan hasil yang dari pekerjaan saudara?

7. Tugas pekerjaan- Harap uraikan secara ringkas apa yang Saudara lakukan dan sekiranya mungkin,

bagaimana Saudara melakukannya.Saudara tunjukkan tugas mana yang Saudara anggap paling

penting dan/atau paling sulit.

a. Aktivitas harian:_

b. Tugas berkala: (cantumkan harian,mingguan, atau bulanan)

c. Tugas yang tidak berkala:

d.Saudara sudah berapa lama melakukantugas ini

e.Apakah Saudara melakukantugas yang tidak perlu? Jikalau “ya” harap sebutkan__

f.Apakah Saudara seharusnya melakukan tugas-tugas yang tidak tercantum dalam

Saudara?

Jika “ya” harap sebutkan:

8. Pendidikan. Harap disilang (X) daftar yang menunjukkan persyaratan pendidikan bagi pekerjaanSaudara, bukan latar pendidikan Saudara.

a. Tidak dibutuhkan pendidikan Formal

b. Dibutuhkan pendidikan setingkat SMP

c. Dibutuhkan pendidikan setingkat SMU (SMA)

d. Dibutuhkan pendidikan setingkat D3

e. Dibutuhkan pendidikan setingkat S1

Harap Saudara sebutkan tingkat pendidikan Saudara pada waktu ditempatkan pada pekerjaan ini

9. Pengalaman Kerja.Harap disilang (x) lamanya pengalaman kerja yang dibutuhkanuntuk melaksanakan pekerjaan Saudara?

a. Tidak Perlu pengalaman d. Enam bulan hingga 1 tahun

b. Kurang dari satu bulan e. Satu Tahun hingga 5 tahun

c. Satu bulan hingga 6 buan f. Lebih dari 5 tahun

10. Keahlian. Silahkan Saudara sebutkan setiap yang dibutuhkan dalam melaksanakan

pekerjaan Saudara (misalnya, tingkat akurasi,

kewaspadaan,ketelitian,kecekatan,keterampilan dalam memakai peralatan mesin,

sistem komputer,dll). Harap Saudara sebutkan keahlian-keahlian yang Saudara

kuasai pada waktu di tempatkan pada pekerjaan ini.

Perlengkapan. Apakah pekerjaan Saudara membutuhkan pemakaian perlengkapan?11.

Ya Tidak Jikalau ya, sebutkan perlengkapan dan berikan tanda silang (x)

apakah Saudara memakainya kadang-kadang, sering, atau sangat jarang

Perlengkapan

a.

sangat jarang Kadang-kadang sering

b.

c.

MENULISKAN DESKRIPSI PEKERJAAN

Menurut Henry Simamora (2006:109) Deskripsi pekerjaanadalah:”Dokumen yang menyediakan informasimengenai kewaiban, tugas, dan tanggung jawabpekerjaan”.

Veitzal Rivai (2005:125) mendefinisikan Deskripsipekerjaan sebagai “Keseluruhan kajian ringkas informasipekerjaan dan syarat-syarat pelaksanaannya sebagaihasil dari analisis, yang biasanya berisi tugas pokok danuraian tersebut”.

Manfaat Deskripsi Pekerjaan1. Ringkasan Pekerjaan dan tugas-tugas (Job Summary

and Duties)2. Situasi dan kondisi kerja (Working Condition)3. Persetujuan (Approvals)

A. Elemen Deskripsi Pekerjaan

Menurut Henry Simamora (2006:110), terdiri dari:

Identifikasi Pekerjaan

Biasanya berisi informasi seperti berikut:

a.Nama Jabatan

Menunjukan bidang aktivitas khusus pekerjaan

b. Status Jabatan

Menentukan statusnya tetap,kontrak atau projek

c. Kode Jabatan

Perujukan yang cepat dan mudah atas semua

jabatan

1.

d. Tanggal

Tanggal pembuatan deskripsi pekerjaan

e. Disusun oleh

Nama orang yang menyusun deskripsi pekerjaan

f. Disetujui oleh

Tanda Tangan dan nama jabatan orang yang

menyetujui

g. Departemen/Bagian dan Divisi/Pabrik

Menunjukkan lokasi pekerjaan

h. Nama Jabatan Penyelia

Harus dibuat untuk membantu menentukan

pekerjaan dan tingkat kepentingannya

i. Kisaran Gaji

Gaji khusus atau kisaran gaji jabatan bersangkutan

Ringkasan Pekerjaan2.

Adalah Rangkuman umum perihal tanggungjawab

utama dan komponen yang membedakan pekerjaan itu

dengan pekerjaan lain. Ringkasan pekerjaan

memberitahukan apa pekerjaan tersebut, bagaimana

pelaksanaannya dan mengapa

Kewajiban dan Tanggung Jawab

Mengelompokkan tugas pekerjaan dan mendaftarnya

secara terpisah.

3.

PT DERAI BADAI

DESKRIPSI PEKERJAAN

I. Nama Jabatan

Departemen

Lokasi

Kelas Jawaban

Pusat Biaya

Tanggal

Disetuju Oleh

Disusun oleh

: Analisis Pekerjaan

: Departemen Sumber Daya Manusia

: kantor Pusat Jakarta

: 5C

: 567

: 28 Maret 1997

: Samiun Ramirez,SE,MBA

: Dra. Nurjanah Stone

II. Ringkasa Pekerjaan

1. Mengumpulkan dan membuat informasi analisis pekerjaan melalui wawancara,

kuesioner, observasi atau cara-cara lainnya

2. Memberikan data lainnya yang diperlukan oleh spesialis Sumber daya manusia

III. Tugas

1. Merancang jadwal analisis pekerjaan dan kuesioner

2. Mengumpulkan informasi pekerjaan

3. Berinteraksi dengan karyawan,penyelia dan rekan sejawat

4. Menyusun deskripsi pekerjaan,spesifikasi pekerjaan dan standar kinerja pekerjaan

5. Melaporkan risiko keselamatan kerja kepada manajer terkait

6. Mengecek informasi analisis pekerjaan melalui 2 sumber

7. Melaksanakan tugas lainnya yang dibebankan oleh pengawas

IV. Kondisi Kerja

1. Bekerja di dalam ruangan kantor yang berventilasi baik

2. Pada saat pengumpulan data analisis pekerjaan sering harus terjun ke lapangan

pada berbagai kondisi yang ada di dalam grup perusahaan.

3. Waktu kerja standar dimulai dari pukul 08.00 pagi sampai 17.00 sore, kecuali pada

saat pengumpulan data dari sumber ke dua dan saat melakukan perjalan keluar

kota (4 sampai 8 hari per bulan)

SPESIFIKASI PEKERJAAN

Henry Simamora (2006:114), mendefinisikan Spesifikasi

Pekerjaan sebagai “Sebuah daftar pengetahuan, keahlian,

kemampuan, dan karakteristik lainnya yang harus dipenuhi

Oleh individu untuk melaksanakan sebuah pekerjaan.

Perbedaan antara Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi

pekerjaan, adalah:

Deskripsi pekerjaan, menetapkan apa pekerjaan tersebut;merupakan profil pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan, tuntutan pekerjaan atas para karyawan yang melakukannya dan persyaratan keahlian manusia; merupakan profil manusia yang dibutuhkan orang yang menunaikan pekerjaan tsb.

Informasi yang tertera dalam spesifikasi pekerjaan, adalah:

1.Identifikasi Jabatan,terdiri dari:

a.

b.

c.

d.

e.

Nama Jabatan

Departemen

Lokasi

Pengawas

Kode jabatan

f. Tanggal

g. Disetujui oleh

h. Ditulis oleh

2. Faktor Keahlian, terdiri dari:

a.

b.

c.

Pendidikan

Pengalaman

Komunikasi

3. Faktor Daya,terdiri

a. Tuntutan fisik

b. Tuntutan Mental

Kondisi Kerja

dari:

4.

PT. DERAI BADAISPESIFIKASI PEKERJAAN

I. Nama JabatanDepartemen

Lokasi

Kelas Jawaban

Pusat Biaya

Tanggal

Disetuju Oleh

Disusun oleh

::

:

:

:

:

:

:

Analisis PekerjaanDepartemen Sumber Daya Manusia

kantor Pusat Jakarta

5C

567

28 Maret 1997

Samiun Ramirez,SE,MBA

Dra. Nurjanah Stone

II. Faktor KeahlianPendidikan

Pengalaman

::

Diperlukan lulusan universitas atau perguruan tinggi

Minimal pernah memiliki pengalaman selama 2 tahun sebagai

analisis pekerjaan atau tugas profesional lainnya dalam bidang

SDM

Komunikasi : Kemampuan berbicara dan menulis merupakan bukti kemampuanuntuk meringkas data pekerjaan secara tepat dan cepat

III Faktor Daya

Tuntutan Fisik : Hanya terbatas pada hal-hal yang biasanya terkait degan tugas

klerikal seperti duduk, berdiri, dan berjalan.

Tuntutan Mental : Penyampaian kesan visual diperlukan untuk mengamati pekerjaan.

Inisiatif dan kecerdasan merupakan hal wajib karena pekerjaan

akan diawasi secara umum saja.Pengambilan keputusan

berdasarkan pertimbangan adalah hal yang sering terjadi.

Menganalisis dan mensintesiskan sejumlah sari informasi ke

dalam deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan

standaran kinerja pekerjaan.

IV. Kondisi Pekerjaan : Perjalanan kerja ke berbagai kantor cabang perusahaan di

berbagai kota mulai dari empat hingga tujuh haridalam sebulan.

Perjalanan di sekitar lokasi kerja untuk menghimpun informasi

pekerjaan. Sebagian besar pekerjaan dilakukan di dalam kantor.

SOAL TUGAS

PERTEMUAN 2

1. Analisis pekerjaan adalah “Menempatkan orang yang

tepat pada suatu pekerjaan tertentu, sesuai dengan

kemampuan keahlian

melakukan….

dan pengalaman dalam

a.

b.

c.

Perencanaan

Pengembangan

Pencatatan

d. Suatu Pekerjaan

e. Peringatan

2. Tujuan Analisisa. Statistik

b. MSDM

c. Pemasaran

pekerjaan yang dipelajari dalam teori…d. Keuangan

e. Manajemen

3. Ada beberapa metode pengumpulan data untuk

analisis pekerjaan, yaitu: Wawancara, Observasi,

Catatan Laporana. Statistik

b. Regresi

c. Wawancara

Partisipan dan…d. Korelasi

e. kuesioner

4. Deskripsi pekerjaan adalah:”Dokumen yang

menyediakan informasi mengenai………..”,

kewajiban,tugas, dan

a. Tanggung jawab Pekerjaanb. Buku Pedoman

c. Agenda pekerjaan

d.e.

LaporanNotulen

5. Manfaat Deskripsi Pekerjaan, yaitu ringkasan

Pekerjaan dan tugas-tugas, situasi dan kondisidan…

kerja,

a. Sarana Prasarana b. Persetujuan

c. Dokumen

d. Sisproe. Promosi