Perhitungan Standar Formasi Karyawan Tetap dan Tidak Tetap

Berdasarkan Analisis Beban Kerja dan Job Target

Muhammad Hamdi

I. Latar Belakang

Beban biaya SDM semakin meningkat  

Excess supply jumlah SDM  

Ada masalah dalam manpower planning  

II. Manpower planning

Manpower Planning  

Pemenuhan kebutuhan tenaga kerja  

Peningkatan produktivitas kerja  

Antisipasi mutasi & terminasi  

•   Perusahaan  baru  •   Perluasan  usaha  •   proyek-­‐proyek  

•   Reorganisasi  •   Perubahan  produksi  

•   Pensiun  •   Berhen7  •   Meninggal  

III.  Produktivitas karyawan

Produktivitas karyawan meningkat disebabkan antara lain:

1. Kompetensi tenaga kerja

2. Besarnya anggaran pengembangan yang

diinvestasikan untuk karyawan

3. Efektivitas peggunaan tenaga kerja, modal, serta

input lainnya

Manpower planning  

Manpower budgeting  

Manpower programming  

•  Jenis jabatan/ pekerjaan •  Jumlah •  Waktu •  Tempat

•  Penyediaan •  Penempatan

•  Penyebaran •  Pengembangan dlm

keahlian dan jurusan •  Perlindungan

•  Maintenance

IV. Konsep

Motion & time study  

Analisis beban kerja  

HRM practice  

Motion & time study

V.  Motion & time study

Desain metode kerja  

Temukan metode kerja yang paling ekonomis  

•  Metode •  Material •  Peralatan & perlengkapan •  Kondisi kerja

Standarisasi operasi  

Standar prosedur yang tertulis  

•  Metode •  Material •  Peralatan & perlengkapan •  Kondisi kerja

Work measurement  

Menentukan standar waktu penyelesaian pekerjaan  

Pelatihan operator  

•  Di tempat kerja •  Di ruang pelatihan •  Di simulasi •  Lingkungan kerja

•  Stop-watch study •  Micromotion studies •  predetermined time system •  work sampling

Analisis beban kerja

Analisis jabatan  

Analisis beban kerja  

Analisis sistem kerja  

Analisis kebutuhan

Karyawan seperti apa yang capable utk

menyelesaikan tugas (dlm kerja shift)?  

Apakah sistem kerja telah didesain untuk mendukung kinerja

tertinggi?  

Bagaimana penjadwalan kerja dan penempatan karyawan

yg paling pas?  

Alokasi tugas  

Pembagian tugas kerja kepada para

karyawan  

VI. Analisis beban kerja

VII.  Analisis beban kerja

•  Definisi beban kerja adalah hubungan antara aktivitas kerja yang dilakukan seseorang dengan tuntutan pekerjaan

•  Analisis beban kerja digunakan untuk menentukan

1.  Strata jabatan/pekerjaan yg dibutuhkan untuk penyelesaian tugas

2.  Beban kerja masing-masing jabatan/pekerjaan

3.  Anggaran yang dibutuhkan

VIII.  Metode kerja

Gathering data 1: Profil real setiap job title

Formulasi Profil ideal setiap job title

Analysis & komparasi

1

2 1 :

2 Berdasarkan periode waktu kerja normatif

Hasil

Struktur organisasi yg disempurnakan

Standar formasi yg disempurnakan

Manpower Budgeting yang disempurnakan

Monitoring/ Evaluasi

Laporan analisis beban kerja

IX.  a. Gathering data 1

Gathering data 1: Profil real setiap job title

•  Penyebaran kuesioner dan in depth interview

1

Didapat profil real dari setiap job title; 1.  Target 2.  Fungsi 3.  Tugas 4.  Wewenang &

Kewajiban 5.  Job specification

IX.  b. Gathering data 2

Gathering data 2: Profil ideal setiap job title

•  Mengkaji profil setiap job title jika sudah ada

•  Merumuskan bersama profil ideal setiap job title jika belum ada

2

Didapat profil ideal dari setiap job title; 1.  Target 2.  Fungsi 3.  Tugas 4.  Wewenang &

Kewajiban 5.  Job specification 6.  KPI

Menggunakan proses 1.  Pengurangan pekerjaan

yg tidak penting 2.  Mengkombinasi operasi 3.  Merubah sequence 4.  Menyederhanakan

operasi kerja yg penting

IX.  c. Analisis & komparasi

Analysis

2 1 :

Berdasarkan periode waktu kerja normatif

Jabatan yang overload dan analisis penyebabnya

Jabatan yang underload dan analisis penyebabnya

Output

•  Personil ditambah •  Pelimpahan tugas

•  Pengurangan personil •  Job enlargement

Tindakan

Ketika dikomparasikan akan didapat kesenjangan (Gap): 1.  Aktivitas yg dilakukan 2.  Waktu penyelesaian setiap pekerjaan

VI.  d. Pengukuran kerja

Hasil

Standar waktu penyelesaian tugas dan standar jumlah personel

Pengukuran kerja

•  Lama penyelesaian tugas •  Lay-out tempat kerja •  Workflow •  Kelengkapan pengerjaan tugas

Parameter

IX.  Workflow activity

Step I

Identifikasi 1.  Jabatan, aktivitas

, atau kegiatan dlm setiap pekerjaan 2  Struktur organisasi

Step II

Field study 1. Kuesioner 2. Wawancara 3. Observasi

Step IV

Formulasi beban kerja, struktur organisasi, dan standar formasi yang baru

Step III

Analisis beban kerja dan struktur organisasi dan standar formasi

Hasil 1.  Analisis beban kerja 2.  Uraian jabatan 3.  Struktur organisasi 4.  Standar formasi

X.  Strength & weakness

Keterangan Strength Weakness

Motion & Time study

•  Scientific method •  Detil

•  Tingkat kerumitan tinggi •  Jangka waktu lama •  Costly

Analisis beban kerja

•  Lebih sederhana & mudah dijalankan •  Jangka waktu lebih cepat dari motion & time study

•  Lebih pada penyesuaian & kesepakatan •  Hanya mengupas masalah- masalah pokok