Perencanaan Strategis Sistem Informasi Menggunakan

Kerangka Ward and Peppard (Studi kasus: PT. XYZ)

Diajukan kepada

Fakultas Teknologi Informasi

Peneliti :

Nanda Putra Rahayu (682014053)

Agustinus Friz Wijaya, S.Kom., M.Cs.

Melkior N.N Sitokdana, S.Kom., M.Eng.

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

SALATIGA

2018

1

2

3

4

6

1. Pendahuluan

Saat ini penerapan Teknologi Informasi (TI) dan Sitem Informasi (SI) sudah

menjadi kebutuhan dan tuntutan di setiap organisasi, baik itu bagi organisasi

publik maupun perusahaan. Dengan menerapkan Teknologi Informasi dan

Sistem Informasi diharap perusahaan dapat lebih meningkatkan kinerja pada

bidang usahanya, kemudian pengelolaan dan pengorganisasian sumber daya

perusahaan yang baik diharapkan dapat memberikan nilai tambah. Dan dengan

hadirnya SI/TI pada perusahaan, harus diimbangi juga dengan pengelolaan tata

kelola SI/TI yang baik karena agar terjadinya keselarasan antara Teknologi

informasi dengan strategi bisnis perusahaan.

PT. XYZ merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur

pembuatan krimer non susu (Non Dairy Creamer). Pangsa pasar dari produk

yang dihasilkan oleh PT. XYZ ialah Business to Business (B2B) yakni

penjualan produk yang diperuntukkan untuk bisnis lain. Beberapa varian

produk krimer yang dihasilkan oleh PT. XYZ ialah : Vana-Blanca, Vana-

Blanca dan Vana-Grasa, dsb.

Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian ICT (Information,

Communication, Technology) pada perusahaan, bahwa dalam mendukung

keberlangsungan usahanya PT. XYZ juga telah menerapkan sistem informasi

SI/TI. Namun SI/TI yang ada masih dirasa kurang optimal karena ada beberapa

proses yang sebenarnya perlu diimplementasikan sistem informasi pada PT.

XYZ tetapi dalam kenyataanya masih belum direalisasikan, sehingga

mengakibatkan belum termaksimalkan investasi SI/TI disana. Dan beberapa

pemprosesan data yang ada di PT. XYZ terkait pengelolahan persedian

inventory aset perusahaan seperti perlengkapan IT (laptop, PC, aksesoris

komputer, peralatan jaringan), pendataanya masih belum menggunakan sistem

informasi yang terintegrasi, selama ini pendataan inventory aset perusahaan

disana masih menggunakan aplikasi perkantoran seperti Microsoft office Excel

dan pendataanya masih secara manual, sehingga masih memungkinkan

terjadinya kehilangan data dan penyalahgunaan data. Kedepanya PT. XYZ juga

ingin bertumbuh dan tetap bersaing dengan kompetitor. Oleh sebab itu

Perencanaan strategis merupakan solusi yang dibutuhkan oleh PT. XYZ dalam

mengembangkan usahanya, karena Perencanaan Strategis juga dapat

mengevaluasi setiap kinerja pada perusahaan.

Perencanaan strategis SI/TI pada PT. XYZ menggunakan metode Ward and

Peppard. Dimana dalam menganalisa lingkungan internal bisnis digunakan alat

analisis Value Chain, untuk menganalisa lingkungan eksternal bisnis sendiri

digunakan alat analisis PEST. Sedangkan dalam menganalisa internal dan

eksternal SI/TI menggunakan alat analisis SWOT, sedangkan portofolio

aplikasi menggunakan Mcfarlan strategic grid. Dengan metode dan teknik

analisis yang dipilih diatas bertujuan untuk menghasilkan suatu perencanaan

strategis sistem informasi yang tepat dan bernilai guna, sehingga mampu

menunjang tujuan serta kebutuhan dari perusahaan. Dan hasil dari Perencanaan

strategis Sistem Informasi dapat memberikan portofolio rekomendasi Sistem

7

Informasi, untuk masa yang akan datang. Yang nantinya gunanya dari usulan

rekomendasi Sistem Informasi yang dihasilkan berguna untuk PT. XYZ dalam

meningkatkan keunggulan kompetitif serta dapat menjawab masalah yang

dihadapi oleh PT. XYZ.

2. Tinjauan Pustaka

2.1. Penelitian Terdahulu

Penelitian yang terkait tentang Perencanaan Strategis Sistem Informasi

sebelumnya pernah dilakukan yakni oleh Thomas, Krista (2014) dengan judul

“Perencanaan Strategis Sistem Informasi dalam Meningkatkan Keunggulan

Kompetitif Menggunakan Metode Ward & Peppard (Studi Kasus SMK

Diponegoro Salatiga)” Penelitian ini membahas tentang Menyelaraskan

strategis Visi & Misi yang dimiliki SMK Diponegoro dengan strategi SI/TI

dimana dalam mewujudkan keunggulan kompetitif pada organisasi. Dari

penelitian tersebut didapatkan hasil Perumusan strategis SI/TI dan Manajemen

Informasi untuk memajukan pelayananan sekolah, serta menghasilkan solusi

SI/TI dalam mendukung aktivitas utama sekolah [1].

Penelitian lainya dilakukan oleh Yoki Firmansyah (2015) dengan judul

“Perencanaan Startegis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi

Menggunakan Metode Ward and Peppard paa PT. Akcaya Utama Press

(Pontianak POST)”. Penelitian ini berlatar belakang bahwa penggunaan SI / TI

dalam perusahaan ini dirasa kurang efektif dan efisien, hal ini dapat dilihat

dengan tidak terlalu berfungsinya beberapa perangkat SI / TI seperti website,

aplikasi pendukung pada perusahaan ini. Dari penelitian ini menghasilkan

usulan portofolio aplikasi untuk masa yang akan datang, yang berguna bagi PT.

Akcaya Utama Press (Pontianak POST) dalam meningkatkan keunggulan

kompetitif untuk bersaing dengan competitor [2].

M.Qadafi Khairuzzaman (2015) melakukan penelitian tentang perencanaan

strategis sistem informasi dan Teknologi informasi dengan judul “Perencanaan

Strategis Sistem Informasi pada Perusahaan Perkebunan Kelapa Sawit

Pengumpul Menengah di Kalimantan Barat dengan Menggunakan Metode

Ward & Peppard” dimana dari penelitian tersebut bertujuan untuk

menghasilkan suatu perencanaan strategi sistem informasi yang tepat sesuai

dengan kebutuhan perusahaan. Perencanaan strategis ini menghasilakan

portofolio aplikasi yang bersifat bersifat Hight Potential seperti SCM (Supply

Chain Management), E-Commerce, CRM (Customer Relationship

Management) yang gunanya ialah memudahkan perusahaan dalam pemasokan

bahanbaku yang stabil dari petani, memudahkan dalam penjualan produk

perusahaan, serta menjaga hubungan kerja pelayanan yang baik dengan

pelanggan. Dan penelitian ini juga menggunakan teknik analisis seperti SWOT,

Value Chain,Analisis 5 model daya saing Porter, Five force Analisys [3].

2.2. Dasar Teori Sistem

8

Sistem Informasi

Sistem informasi (SI) adalah suatu keterkaitan antara manusia, prosedur dan

penggunaan teknologi untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan,

menyebarkan dan menyajikan informasi yang digunakan oleh suatu proses

bisnis dalam organisasi (Ward and Peppard, 2002). Studi SI mencakup teori dan

praktek yang berhubungan dengan fenomena sosial dan teknologi yang

menentukan pengembangan, pemanfaatan dan pengaruh dari SI dalam

organisasi dan masyarakat.

Teknologi Informasi

Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk

mengolah data, termasuk memproses,mendapatkan ,menyusun,menyimpan dan

memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang

berkualitas,yaitu informasi yang relevan,akurat, dan tepat waktu, yang

digunakan untuk keperluan pribadi,bisnis, dan pemerintah. Selain itu, teknologi

informasi merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan

[4].

Perencanaan Strategis SI/TI

Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio

aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam

pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan

strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan

kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu,

perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik, dan

kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan

strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi

yang inovatif (Ward & Peppard, 2002).

Beberapa karakteristik dari perencanaan strategis SI/TI antara lain adalah

adanya misi utama: keunggulan strategis atau kompetitif dan kaitannya dengan

strategi bisnis; adanya arahan dari eksekutif atau manajemen senior dan

pengguna; serta pendekatan utama berupa inovasi pengguna dan kombinasi

pengembangan bottom up dan analisis top down (Pant & Hsu, 1995).

Ward and Peppard

Pendekatan metodologi versi Ward and Peppard ini dimulai dari kondisi

investasi SI/TI dimasa lalu yang kurang bermanfaat bagi tujuan bisnis

organisasi dan menangkap peluang bisnis, serta fenomena meningkatkan

keunggulan kompetitif suatu organisasi karena mampu memanfaatkan SI/TI

dengan maksimal. Kurang bermanfaatnya investasi SI/TI bagi organisasi

disebabkan karena perencanaan strategis SI/TI yang lebih fokus ke teknologi,

bukan berdasarkan kebutuhan bisnis [5].

9

Gambar 1. Model Strategis SI/TI [Ward & Peppard 2002]

Metodologi versi ini terdiri dari tahapan masukan dan tahapan keluaran

(Ward & Peppard, 2002). Tahapan masukan terdiri dari:

1. Analisis lingkungan bisnis internal, yang mencakup aspek-aspek strategi

bisnis saat ini, sasaran, sumber daya, proses, serta budaya nilai-nilai bisnis

organisasi.

2. Analisis lingkungan bisnis eksternal, yang mencakup aspek-aspek ekonomi,

industri, dan iklim bersaing perusahaan.

3. Analisis lingkungan SI/TI internal, yang mencakup kondisi SI/TI organisasi

dari perspektif bisnis saat ini, bagaimana kematangannya (maturity),

bagaimana kontribusi terhadap bisnis, keterampilan sumber daya manusia,

sumber daya dan infrastruktur teknologi, termasuk juga bagaimana

portofolio dari SI/TI yang ada saat ini.

4. Analisis lingkungan SI/TI eksternal, yang mencakup tren teknologi dan

peluang pemanfaatannya, serta penggunaan SI/TI oleh kompetitor,

pelanggan dan pemasok.

Sedangkan tahapan keluaran merupakan bagian yang dilakukan untuk

menghasilkan suatu dokumen perencanaan strategis SI/TI yang isinya terdiri

dari:

1. Strategi SI bisnis, yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan

memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi

dan gambaran arsitektur informasi.

2. Strategi TI, yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan

teknologi dan sumber daya manusia SI/TI.

3. Strategi Manajemen SI/TI, yang mencakup elemen-elemen umum yang

diterapkan melalui organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan

kebijakan SI/TI yang dibutuhkan [6].

3. Metode Penelitian

Penelitian ini menggunakan metode kualitatif yaitu pengamatan,

wawancara, atau penalaahan dokumen. Metode kualitatif ini digunakan karena

10

beberapa pertimbangan. Pertama, menyesuaikan metode kualitatif lebih mudah

apabila berhadapan dengan kenyataan jamak. Kedua, metode kualitatif

menyajikan secara langsung haikikat hubungan antara peneliti dan responden

[7]. Pada penelitian ini dilkakukan beberapa tahap penelitian, seperti

digambarkan dalam bagan di bawah ini :

Gambar 2. Tahapan Penelitian

1. Tahap 1 adalah identifikasi masalah pada tahap ini penulis mengidentifikasi

masalah atau kendala yang dihadapi pada PT. XYZ dengan melalui

observasi dan kajian literatur. Masalah yang diidentikasi menjadi dasar

untuk menyusun perencanaan strategis Sistem Informasi pada PT. XYZ.

11

2. Tahap 2 pada tahap ini penulis meninjau berbagai penelitian seperti studi

literatur yang menjadi acuan dalam dalam penelitian ini, temasuk mengkaji

landasan teori tentang perencanaan strategis Sistem Informasi

menggunakan Ward and Peppard.

3. Tahap 3 Pengumpulan data adapun sumber data pada penelitian ini terdiri

dari dua sumber data yaitu Data Primer dan Data Skunder. Pengumpulan

data pada penelitian ini dilakukan dengan metode sebagai berikut :

A. Observasi: dilakukan observasi kurang lebih selama 4 bulan yakni

selama 14 agustus – 29 november 2017 dalam mengamati dan melihat

secara langsung kondisi pada perusahaan.

B. Wawancara: Untuk wawancara sendiri dilakukan terhadap bagian atau

Divisi ICT, bahwa yakni dengan Bpk Firman Suci.

C. Dokumentasi: Dokumentasi mengkaji dokumen-dokumen pendukung

perencanaan strategis pada PT. XYZ terkait dengan kebijakan

perusahaan dalam membuat suatu perencanaan.

4. Tahap 4 Perencanaan strategis Sistem Informasi dengan metode ward and

peppard.

A. Analisis lingkungan bisnis, dalam menganalisa lingkungan bisnis

internal digunakan alat analisis Value Chain, dan untuk menganalisa

bisnis eksternal digunakan analisis PEST.

B. Analisis lingkungan SI/TI, untuk menganalisa lingkungan SI internal

dan eksternal pada PT. XYZ digunakan alat analisis SWOT.

5. Tahap 5 Pemetaan Portofolio, Pemetaan Portofolio aplikasi menggunakan

MC farlan strategic grid. Hasil yang didapat dengan menggunakan MC

farlan strategic grid ialah untuk memetakan apalikasi sistem informasi pada

PT. XYZ berdasarkan kontirbusinya. Dan pemetaan dilakukan pada empat

kategori yakni pada: strategic, high potential, key operation and support.

6. Tahap 6 Rencana Implementasi, Rencana implementasi adalah gambaran

waktu untuk perusahaan dalam merealisasikan sistem informasi yang

diusulkan.

7. Tahap 7 Kesimpulan dan Saran, menyimpulkan hasil dari analisis

perencanaan strategis.

4. Pembahasan

4.1 Profil Organisasi

PT. XYZ merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur

pembuatan krimmer. Produk yang dihasilkan oleh PT. XYZ adalah krimer

yakni Non dairy krimer atau bisa disebut dengan krimer yang berbentuk bubuk.

Dan Pangsa pasar dari produk yang dihasilkan oleh PT. XYZ ialah business to

business (B2B) yakni penjualan produk yang diperuntukkan untuk bisnis lain.

Dan beberapa varian produk krimer yang dihasilkan oleh PT. XYZ ialah : Vana-

Blanca, Vana-Blanca dan Vana-Grasa, dsb.

4.2 Visi dan Misi organisasi

12

1. Berkomitmen mengembangkan, memproduksi dan memasarkan bahan-

bahan inovatif berkualitas premium, demi memanjakan kostumer.

2. Berusaha membangun kepercayaan yang baik terhadap pelanggan, sebagai

kunci untuk membangun hubungan bisnis yang sukses

3. PT. XYZ sepenuhnya berkomitmen dalam menjunjung tinggi kesalamatan

para pekerja atau para pegawai.

4. PT. XYZ sepenuhnya berkomitmen untuk mempertahankan kesehatan

lingkungan dengan menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan (SML).

5. PT. XYZ menyadari bahwa tujuan diatas hanya dapat diwujudkan dengan

dengan tekad dan ketekunan setiap individu karyawan

4.3 Analisis Bisnis Eksternal dengan PEST

Setelah melakukan tahap observasi wawancara dan studi literatur, dilakukan

proses analisis PEST , analisis PEST digunakan untuk melihat kekuatan faktor

lingkungan ekternal yang dapat mempengaruhi proses bisnis pada perusahaan.

Faktor eksternal tersebut antara lain Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi.

Berikut adalah analisis PEST yang didapat pada PT. XYZ :

a. Politik

Menurut aturan kebijakan pemerintah republik Indonesia nomor 14

tahun 2015 terkait Rencana Induk Pembangunan Industry Nasional (RIPIN)

tahun 2015-2035. RIPIN tersebut berisikan tentang, perubahan paradigma

manufaktur mengakibatkan perubahan sistem manufaktur dari mass

production menjadi mass customization, dimana perhatian pertama

diberikan pada perancangan untuk menghasilkan kualitas produk sesuai

dengan kebutuhan pelanggan, dilanjutkan dengan pertimbangan pasar untuk

menetapkan harga, dan aspek investasi untuk menetapkan biaya produksi.

Dengan demikian, perhatian diberikan pada tahap perencanaan agar dapat

memenuhi market acceptability. Pada Divisi Research and Development

(RnD) PT. XYZ telah aktif dalam melakukan inovasi produk demi

memenuhi permintaan pasar dan riset inovasi produk yang dilakukan juga

diimbangi dengan support dana yang memadai dari perusahaan.

b. Ekonomi

Kurs dollar seperti yang diketahui tidak stabil, dimana dari tanggal 21

Maret 2018 hingga 2 September 2018, terjadi kenaikan kurs dollar dari Rp

13.717,39 naik menjadi Rp 14,730.00. Dengan adanya ketidak stabilan kurs

mata uang asing maka sangat mempengaruhi terhadap PT. XYZ, didalam

melakukan pembelian bahan baku, dimana PT. XYZ mendapatkan bahan

baku tersebut dari luar negeri dan dalam melakukan transaksinya

menggunakan mata uang asing yaitu dollar, dengan menurunya nilai tukar

rupiah terhadap dollar hal tersebut juga berpengaruh pada PT. XYZ dalam

hal biaya produksi sehingga dapat berimbas pada penurunan profit pada

perusahaan.

c. Sosial

13

PT XYZ didalam melakukan aktivitas manufaktur usahanya juga

menghasilkan sisa-sisa hasil produksi yakni limbah. Perusahaan juga telah

ikut andil dengan kelestarian lingkungan sekitar dimana dalam melakukan

pengolahan limbah yang bersifat cair pada PT. XYZ. PT. XYZ juga telah

memiliki devisis khusus maintenance terkait pengelolaan limbah WWTP

(wastewater treatment plant). dimana limbah dari hasil sisa aktivitas

manufaktur tesebut diolah dengan menggunakan proses WWTP hingga

limbah tesebut dinyatakan steril atau layak untuk dibuang kembali ke aliran

sungai warga disekitar PT. XYZ.

d. Teknologi

Perkembangan teknologi yang semakin pesat memberi dampak postif

pada PT. XYZ dalam mengembangkan keberlangsungan bisnisnya, salah

satu tren teknologi yang ada saat ini ialah tren teknologi Electronic Data

Interchange (EDI). Dengan adanya EDI ini dapat membantu para pelaku

bisnis dalam mengkomunikasikan dokumen tertentunya dengan pihak lain

menjadi lebih cepat, sehingga dapat menyederhanakan arus informasi.

Seperti menyederhanakan arus, Seperti perusahaan melakukan pertukaran

informasi kepada pelanggan mengenai stok produk barang digudang yang

siap dijual.

4.5 Analisis Lingkungan Bisnis Internal

Berikut ini adalah analisis pemetaan lingkungan bisnis internal dengan

teknik analisis Value Chain, analisis ini dilakukan untuk mengetahui secara

jelas proses bisnis yang terjadi pada PT. XYZ sehingga akan diperoleh

gambaran yang jelas mengenai rencana strategis Sistem Informasi untuk

memenuhi kebutuhan perusahaan. Dimana dari proses bisnis yang ada pada

PT. XYZ, akan digolongkan kedalam dua aktivitas yakni aktivitas utama

dan aktivitas pendukung.

Gambar 3. Value Chain

14

Berdasarkan gambar 3, dijadikan sebagai berikut

1. Aktivitas Utama (Main Activity) terdiri dari :

a. LOGISTIK MASUK

- Penerimaan bahan baku

- Kontrol kualitas

- Gudang

- Persedian

b. OPERASIONAL

- Produksi krimer

- Kontrol kualitas

- Packing

c. LOGISTIK KELUAR

- Krimer jadi

- Job order

- Pengiriman

- Pembuatan surat jalan

d. Penjualan dan Pemasaran

- Penerimaan PO

- Manajemen Pelanggan

- Promosi

- Riset pasar

e. LAYANAN SERVIS

- Pemiliharaan mesin

2. Aktivitas Pendukung (Support Activity) terdiri dari :

- Pengelolaan Infrastrukur : akunting, manajemen finansial

- Pengelolaan sumber daya: Rekruitmen pegawai, training

pegawai.

- Pengelolaan Pengembangan produk dan teknologi : Department

Riset R&d, pengelolaan infrastruktur TI, Mesin produksi

- Pengelolaan Pengadaan : bahan baku,Manajemen supplier

Setelah mengetahui aktivitas utama dan pendukung yang berada di PT.

XYZ maka akan dilanjutkan dengan menganalisa hubungan antara stakeholder

dengan aktivitas utama dan pendukung, sehingga dapat mengetahui mengenai

aktivitas stakeholder tersebut. Berikut hubungan antara stakeholder dengan

aktivitas yang berada di PT. XYZ.

Tabel 1. Hubungan Antar Stakeholder dengan Aktivitas Organisasi Stakeholder

Aktivitas PT. XYZ Customer

15

Aktivitas Utama

Penerimaan bahan baku

Kontrol kualitas (QC)

Penerimaan

Gudang

Persedian

Produksi krimmer

Kontrol kualitas (QC)

Packing

Krimmer jadi

Job order

Pengiriman

Pembuatan surat jalan (sj)

Penerimaan PO

Manajemen pelanggan (Customer

Service)

Pembuatan sales contract

Pemiliharaan mesin

Direktur

Manager

Divisi R&D

Divisi Supply

Planning

Divisi Produksi

Divisi Logistik

Divisi Sales

Divisi

Maintenance

Customer

Aktivitas Pendukung

Pengelolaan sumber daya

Pengelolaan Pengembangan produk

Pengelolaan Infrastrukutur TI

Pengelolaan Pengadaan

Pengelolaan administrasi dan keuangan

Direktur

Manager

HR

Divisi R&d

Divisi ICT

Divisi Finance

Divisi Logistik

Customer

4.4 Analisis SI/TI internal dan eksternal dengan SWOT

Dilakukan observasi dan wawancara untuk melihat secara langsung kondisi

internal dan eksternal SI/TI pada PT. XYZ, dan digunakan teknik analisis SWOT

(Strengths, Weakness, Opportunities, and Threats). Dan analisis SWOT ini

didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (strength) dan

peluang (opportunity), namun secara bersamaan dapat meminimalkan

kelemahan (weakness) dan ancaman (threat) dalam perusahaan, sehingga

dengan digunakan analisis SWOT ini dapat mendukung proses formulasi

strategis bisnis. Dan digunakan matrik SWOT untuk menyusun faktor-faktor

strategis pada PT.XYZ dalam menggambarkan secara jelas bagaimana peluang

dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan. Yang disesuaikan dengan

kekuatan dan kelamahan yang dimilikinya demi menghasilkan strategis dalam

memajukan perusahaan[8]. Berikut adalah Matrik SWOT yang didapat dari

hasil analisis SI/TI pada PT. XYZ

16

Tabel 2. Analisis Internal dan eksternal SI/TI

1.6 Analisis lingkungan internal SI

Dari hasil wawancara didapatkan hasil analisis lingkungan SI, dimana

analisis SI internal bertujuan untuk mengetahui sistem informasi apa saja yang

telah diterapkan oleh perusahaan. Pada PT. XYZ telah menggunakan sistem

infromasi yang dapat membantu keberlangsungan proses bisnisnya, dimana

seperti aplikasi yang berguna dalam membantu pembelian barang, pengolahan

material, pengolahan produksi, pengontrolan kualitas, pengiriman, penjualan ,

layanan pelanggan serta pengolahan akunting. Adapun daftar Sistem Informasi

yang digunakan oleh PT. XYZ yang dapat dilihat pada tabel dibawah ini.

Internal

Eksternal

Kekuatan

STRENGTHS (S)

1. Tersedianya fasilitas Teknologi

Informasi yang memadai. 2. Adanya dukungan dari pihak

Manajemen untuk pengembangan

teknologi Informasi 3. Memiliki Sistem Informasi SAP

Kelemahan

WEAKNESSES (W)

1. Belum memiliki sistem informasi

manajemen aset

2. Belum adanya sistem yang

mengatur tentang peminjaman Inventaris perusahaan

3. Belum memiliki tenaga

programmer dalam internal

organisasi

Peluang

OPPORTUNITIES

(O)

1. Adanya pihak ketiga

yang professional terkait

SI

2. Adanya perkembangan teknologi baru yang

lebih mutakhir 3. Adanya lulusan fresh

graduate terkait SI setiap

tahunya yang

berkualitas.

STRATEGI SO

(STRENGTHS -

OPPORTUNITIES)

1. Meningkatkan kerjasama dengan

vendor yang professional terkait

pengembangan SI (S2, O1)

STRATEGI WO

(WEAKNESSES -

OPPORTUNITIES)

1. Merekrut SDM SI baru, terkait

dengan job desk SI yang

dibutuhkan (W4, O3) 2. Mengembangkan Sistem

Informasi peminjaman (W1, O1,

O2).

Ancaman

TREATHS (T)

1. Ancamanan pesaing

2. Keamanan sistem

informasi

STRATEGI ST

(STRENGTHS –

TREATHS)

1. Menambah aplikasi sistem

informasi (S1, T1) 2. Meningkatkan keamanan sistem

informasi (S1, T2)

3. Mengintegrasikan sistem informasi (S3, T2)

STRETGI WT

(WEAKNESSES -

TREATHS)

1. Menerapakan sistem informasi

manajemen inventory (W1-W2,

T1)

2. Memiliki programmer sistem

informasi (w3, T1, T2)

17

Tabel 3. Daftar Sistem Informasi di PT. XYZ

1.7 Portofolio Aplikasi dengan MCFarlan Strategic Grid

Berdasarkan dari hasil penyusunan kebutuhan aplikasi di PT. XYZ, pada

tahap ini penulis merumuskan kebutuhan portofolio aplikasi tersebut ke dalam

bentuk Mcfarlan strategic grid dan setiap aplikasi digolongkan kedalam empat

kategori kuadran yakni : kuadran srategic, kuadran key operational, kuadran

hight potential dan kuadran support. Maka hasil portofolio aplikasi pada PT.

XYZ dapat dilihat pada tabel dibawah ini

Tabel 4. MCFarlan Strategic Grid

Strategic High Potential

- Sistem Informasi EDI (Electronic

Data Interchange)

- Sistem Informasi Eksekutif

- Sistem Informasi Manajemen

Inventaris perusahaan

- Sistem Informasi peminjaman

Inventaris perusahaan

- Aplikasi Sunfish

- Sistem Informasi Purchase Request

- SAP

- Apilikasi Wonder ware

- Website perusahaan

Key Operational Support

18

Berikut adalah penjelasan dari portofolio aplikasi di atas :

1. Kuadran Strategic

Dalam kuadran strategic merupakan posisi aplikasi yang mendukung

strategi bisnis di masa datang dimana aplikasi tersebut menciptakan atau

mendukung perubahan-perubahan pada perusahan dalam menjalankan

bisnisnya. Berikut aplikasi yang digolongkan kedalam kuadran strategic:

a. Sistem Informasi EDI (Electronic Data Interchange)

Sistem Informasi ini digunakan untuk membantu perusahaan dalam

mengkomunikasikan dokumen tertentunya dengan pihak lain menjadi

lebih cepat, sehingga dapat menyederhanakan arus informasi. Seperti

melakukan pertukaran informasi terhadap pelanggan mengenai stok

produk yang siap dijual oleh perusahaan.

b. Sistem Informasi Eksekutif

Sistem Informasi ini digunakan untuk membantu para pemangku

tertinggi perusahaan yakni direktur, dalam mempermudah

memonitoring semua data dari aplikasi yang ada di PT. XYZ kedalam

suatu sistem informasi.

c. Sistem Informasi Manajement Inventaris Perusahaan

Sistem Informasi ini dibutuhkan untuk memudahkan pihak terkait pada

PT.XYZ dalam mendata inventaris perusahaan kedalam sistem,

sekaligus sistem tersebut dapat melihat data yang sebelumnya

diinputkan kedalam sistem tersebut, inventaris yang didata didalam

sistem seperti: komputer dan perlengkapanya, peralatan jaringan,

peralatan kantor.

d. Sistem Informasi Peminjaman Aset

Sistem Informasi ini dibutuhkan untuk mendata pegawai yang

melakukan peminjaman terhadap inventaris perusahaan. Data yang

dicatat seperti pegawai melakukan peminjaman: baju dan sepatu

sebagai syarat khusus untuk memasuki ruang tertentu di PT. XYZ,

kemudian sistem ini juga medata terkait peminjaman inventaris IT

seperti: laptop, mouse, speaker dll.

2. Kuadran Key Operational

Dalam kuadran Key operasional merupakan aplikasi yang digunakan saat

ini oleh perusahaan dalam mendukung proses bisnisnya dan menentukan

keberhasilan bisnisnya, untuk membantu menghindari adanya kerugian.

Berikut adalah aplikasi yang digolongkan kedalam Key Operational :

a. SAP berfungsi sebagai pengelolaan costomer order (proses

sales,shipping, dan billing), membantu dalam proses pembelian atau

procurement dan pelngelolaan inventory,membantu dalam proses

QC atau kontrol kualitas,membantu men-cek keseluruhan pada

rantai logistic, membantu dalam accounting pada perusahaan.

b. Aplikasi Wonder ware, aplikasi ini digunakan sebagai pengontrol

mesin produksi.

19

3. Kuadran High Potential

Dalam kuadran High Potential merupakan aplikasi- aplikasi inovatif

yang mungkin bisa menciptakan peluang bagi perusahan untuk meraih

keuntungan di masa yang akan datang, berikut adalah aplikasi yang

digolongkan kedalam High Potential :

a. Aplikasi Sunfish, aplikasi ini digunakan sebagai sarana dalam

absensi pegawai, promosi pegawai, Gaji atau tunjangan pegawai,

history training pegawai.

b. Sistem Informasi Purchase Request, sistem informasi ini digunakan

sebagai sarana pembelian barang untuk keperluan kantor.

4. Kuadran Support

Dalam kuadran Support memerupakan kategori aplikasi yang mendukung

proses bisnis pada PT. XYZ tetapi tidak memiliki pengaruh secara

langsung terhadap bisnis yang berlangsung pada PT. XYZ, berikut ini

ialah aplikasi yang digolongkan kedalam kuadaran Support :

a. Website perusahaan digunakan sebagai media promosi dan

membangun brand dan reputasi

4.8 Rencana Implementasi

Dalam melakukan penyusunan rencana implementasi pada PT. XYZ

dilakukan secara bertahap, dimana berdasarkan kurun waktu 5 tahun. Dari

penyusunan bertahap ini bertujuan dalam memperhitungkan pembiayan SI

pada perusahaan. Berikut adalah susunan tahapan rencana implementasi pada

PT. XYZ

Tabel 5. Rencana Implementasi

Nama Aplikasi Tahun Rencana Keterangan

2019 2020 2021 2022 2023

Sistem Informasi EDI

(Electronic Data

Interchange)

V Baru

Sistem Informasi

Manajemen Inventaris

perusahaan

V Baru

Sistem Informasi

Peminjaman Aset

V Baru

Sistem Informasi

Eksekutif

V Baru

Aplikasi Sunfish V Upgrade

Sistem Informasi

Purchase Request

V Upgrade

20

4.9 Kesimpulan dan saran

Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan ditarik kesimpulan bahwa; PT XYZ

telah memanfaatkan dan menerapkan berbagai aplikasi untuk menunjang proses

bisnisnya. Namun, berdasarkan observasi masih dijumpai berbagai persoalan dalam

mengelolaan data dan juga dibutuhkan beberapa sistem informasi untuk menunjang

proses bisnisnya. Oleh karena itu telah dirumuskan beberapa strategi untuk

pengembangan SI/TI menggunakan analisis SWOT. Kemudian berdasarkan

pemetaan portofolio aplikasi saat ini dan masa mendatang menggunakan Mcfarlan

strategic grid direkomendasikan beberapa aplikasi, antara lain; Sistem Informasi

EDI (Electronic Data Interchange), Sistem Informasi Manajemen Inventaris,

Sistem Informasi Peminjaman Aset dan Sistem Informasi Eksekutif.

Saran pengembangan kedepan adalah; perlu dilakukan penelitian dan

penyusunan rencana strategis yang berfokus pada arsitektur teknologi, arsitektur

jaringan, rencana pengembangan SDM IT dan rencana integrasi sistem.

21

Daftar Pustaka

[1] Thomas, Krista, 2014, Perencanaan Strategis Sistem Informasi dalam Meningkatkan

Keunggulan Kompetitif Menggunakan Metode Ward & Peppard (Studi Kasus SMK

Diponegoro Salatiga, Program Studi Sistem Informasi FTI-UKSW.

[2] Yoki Firmansyah, 2015, Perencanaan Strategis Sistem Informasi dan Teknologi

Informasi Menggunakan metode Ward and Peppard pada PT Akcaya Utama Press

(PONTIANAK POST), VOL.3 NO.1, Jurnal Khatulistiwa Informatika.

[3] M.Qadafi Khairuzzaman, 2015, Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada

Perusahaan Perkebunan Kelapa Sawit Pengumpul Menengah di Kalimantan

Barat dengan Menggunakan Metode Ward and Peppard, VOL.3 NO.1, Jurnal

Khatulistiwa Informatika.

[4] Dr. H.A. Rusdiana, M.M, Moch. Irfan, S.T., M.Kom, 2014, Sistem Informasi

Manajemen, Bandung: Pustaka Setia.

[5] J. Ward. and J. Peppard , 2002, Strategic Planning for Information Systems Third

Edition. England : John Wiley and Sons Ltd.

[6] Ari Wedhasmara, 2009, LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN STRATEGIS, vol. I,

Jurnal Sistem Informasi(JSI).

[7] PROF. DR. LEXY J. MOLEONG, M.A, 2013, Metodologi Penelitian Kualitatif,

Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

[8] Freddy Rangkuti, 2000, Analisis SWOT: Teknik Membedah Kasus Bisnis Reorientasi

Konsep perencanaan Strategis untuk menghadapi Abad 21, Jakarta: Gramedia

Pustaka Utama.