PERENCANAAN, PENGADAAN DAN DISTRIBUSI PERBEKALAN FARMASI DI RUMAH SAKIT A. PERENCANAAN OBAT Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar ke butuhan obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan yang sistematis dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang tel ah ditetapkan. Proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan, menetapkan s asaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan dilakukan secara optimal sehingga perbekalan farmas i dapat digunakan secara efektif dan efisien. 1.1 Tujuan Perencanaan Obat Beberapa tujuan perencanaan dalam farmasi adalah untuk menyusun kebutuhan obat y ang tepat dan sesuai kebutuhan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebih an persediaan farmasi serta meningkatkan penggunaan persediaan farmasi secara ef ektif dan efisien. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan perencanaan obat, yaitu : a. Mengenal dengan jelas rencana jangka panjang apakah program dapat mencapai tu juan dan sasaran. b. Persyaratan barang meliputi : kualitas barang, fungsi barang, pemakaian satu merk dan untuk jenis obat narkotika harus mengikuti peraturan yang berlaku. c. Kecepatan peredaran barang dan jumlah peredaran barang. d. Pertimbangan anggaran dan prioritas. 1.2. Tahap Perencanaan Kebutuhan Obat Tahap perencanaan kebutuhan obat meliputi : 1. Tahap Persiapan Perencanaan dan pengadaan obat merupakan suatu kegiatan dalam rangka menetapkan jenis dan jumlah obat sesuai dengan pola penyakit serta kebutuhan pelayanan kese hatan, hal ini dapat dilakukan dengan membentuk tim perencanaan pengadaan obat y ang bertujuan meningkatkan efisiensi dan efektifitas penggunaan dana obat melalu i kerjasama antar instansi yang terkait dengan masalah obat. 2. Tahap Perencanaan a. Tahap pemilihan obat Tahap ini untuk menentukan obat-obat yang sangat diperlukan sesuai dengan kebutu han, dengan prinsip dasar menentukan jenis obat yang akan digunakan atau dibeli. b. Tahap perhitungan kebutuhan obat Tahap ini untuk menghindari masalah kekosongan obat atau kelebihan obat. Dengan koordinasi dari proses perencanaan dan pengadaan obat diharapkan obat yang dapat tepat jenis, tepat jumlah dan tepat waktu. Metode yang biasa digunakan dalam pe rhitungan kebutuhan obat, yaitu : - Metode konsumsi Secara umum metode konsumsi menggunakan konsumsi obat individual dalam memproyek sikan kebutuhan yang akan datang berdasarkan analisa data konsumsi obat tahun se belumnya. - Metode morbiditas Memperkirakan kebutuhan obat berdasarkan jumlah kehadiran pasien, kejadian penya kit yang umum, dan pola perawatan standar dari penyakit yang ada. - Metode penyesuaian konsumsi Metode ini menggunakan data pada insiden penyakit, konsumsi penggunaan obat. Sis tem perencanaan pengadaan didapat dengan mengekstrapolasi nilai konsumsi dan pen ggunaan untuk mencapai target sistem suplai berdasarkan pada cakupan populasi at au tingkat pelayanan yang disediakan. - Metode proyeksi tingkat pelayanan dari keperluan anggaran Metode ini digunakan untuk menaksir keuangan keperluan pengadaan obat berdasarka n biaya per pasien yang diobati setiap macam-macam level dalam sistem kesehatan yang sama.B. PENGADAAN OBAT Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di Rumah Sakit dan un tuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melal ui pembelian dari manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi. 2.1 Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi : a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu : Pengadaan barang dan farmasi Pengadaan bahan dan makanan Pengadaan barang-barang dan logistik b. Berdasarkan sifat penggunaannya : Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan racikan puyer Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan infus c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu : Pembelian tahunan (Annual Purchasing), Merupakan pembelian dengan selang waktu s atu tahun Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing, Merupakan pembelian dengan selang wakt u tertentu, misalnya 1 bulan, 3 bulan ataupun 6 bulan Pembelian tiap bulan, Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat mengalami kekurangan. Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan obat dan b iaya total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan tenaga medis. Pr oses pengadaan efektif seharusnya : Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat Memperoleh harga pembelian serendah mungkin Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu tertentu), me nghindari kelebihan persediaan maupun kekurangan persediaan Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan kualitas Atur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk mencapai tota l lebih rendah. 2.2 Metode Pelaksanaan Pengadaan Obat Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari pemerintah, organisas i non pemerintahan dan organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai dengan keputusa n Presiden No. 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelakasanaan Barang dan Jasa Instan si Pemerintah, metode pengadaan perbekalan farmasi di setiap tingkatan pada sist em kesehatan dibagi menjadi 5 kategori metode pengadaan barang dan jasa, yaitu : 1. Pembelian a. Pelelangan (tender) b. Pemilihan langsung c. Penunjukan langsung d. Swakelola 2. a. b. c. 3. 4. 5. Produksi Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri. Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit Obat untuk penelitian Kerjasama dengan pihak ketiga Sumbangan Lain-lainC. SISTEM DISTRIBUSI OBAT Sistem distribusi obat di rumah sakit digolongkan berdasarkan ada tidaknya satel it/depo farmasi dan pemberian obat ke pasien rawat inap. Berdasarkan ada atau tidaknya satelit farmasi, sistem distribusi obat dibagi menjadi dua sistem, yaitu: 1. Sistem Pelayanan Terpusat (Sentralisasi) Sentralisasi adalah sistem pendistribusian perbekalan farmasi yang dipusatkan pa da satu tempat yaitu instalasi farmasi. Pada sentralisasi, seluruh kebutuhan per bekalan farmasi setiap unit pemakai baik untuk kebutuhan individu maupun kebutuh an barang dasar ruangan disuplai langsung dari pusat pelayanan farmasi tersebut. Resep orisinil oleh perawat dikirim ke IFRS, kemudian resep itu diproses sesuai dengan kaidah cara dispensing yang baik dan obat disiapkan untuk didistribusikan kepada penderita tertentu. Keuntungan sistem ini adalah: a. Semua resep dikaji langsung oleh apoteker, yang juga dapat memberi informasi kepada perawat berkaitan dengan obat pasien, b. Memberi kesempatan interaksi profesional antara apoteker-dokter-perawat-pasie n, c. Memungkinkan pengendalian yang lebih dekat atas persediaan, d. Mempermudah penagihan biaya pasien. Permasalahan yang terjadi pada penerapan tunggal metode ini di suatu rumah sakit yaitu sebagai berikut: a) Terjadinya delay time dalam proses penyiapan obat permintaan dan distribusi o bat ke pasien yang cukup tinggi, b) Jumlah kebutuhan personel di Instalasi Farmasi Rumah Sakit meningkat, c) Farmasis kurang dapat melihat data riwayat pasien (patient records) dengan ce pat, d) Terjadinya kesalahan obat karena kurangnya pemeriksaan pada waktu penyiapan k omunikasi. Sistem ini kurang sesuai untuk rumah sakit yang besar, misalnya kelas A dan B ka rena memiliki daerah pasien yang menyebar sehingga jarak antara Instalasi Farmas i Rumah Sakit dengan perawatan pasien sangat jauh. 2. Sistem Pelayanan Terbagi (Desentralisasi) Desentralisasi adalah sistem pendistribusian perbekalan farmasi yang mempunyai c abang di dekat unit perawatan/pelayanan. Cabang ini dikenal dengan istilah depo farmasi/satelit farmasi. Pada desentralisasi, penyimpanan dan pendistribusian pe rbekalan farmasi ruangan tidak lagi dilayani oleh pusat pelayanan farmasi. Insta lasi farmasi dalam hal ini bertanggung jawab terhadap efektivitas dan keamanan p erbekalan farmasi yang ada di depo farmasi. Tanggung jawab farmasis dalam kaitan dengan distribusi obat di satelit farmasi : Dispensing dosis awal padapermintaan baru dan larutan intravena tanpa tambahan ( intravenous solution without additives). Mendistribusikan i. v. admikstur yang disiapkan oleh farmasi sentral. Memeriksa permintaan obat dengan melihat medication dministration record (MAR). Menuliskan nama generik dari obat pada MAR. Memecahkan masalah yang berkaitan dengan distribusi. Ruang lingkup kegiatan pelayanan depo farmasi adalah sebagai berikut : a)Pengelolaan perbekalan farmasi Pengelolaan perbekalan farmasi bertujuan untuk menjamin tersedianya perbekalan f armasi dalam jumlah dan jenis yang tepat dan dalam keadaan siap pakai pada waktu dibutuhkan oleh pasien, dengan biaya yang seefisien mungkin. Pengelolaan barang farmasi terbagi atas : 1. Pengelolaan barang farmasi dasar (BFD) Barang farmasi dasar meliputi obat dan alat kesehatan yang diperoleh dari sub in stalasi perbekalan farmasi. 2. Pengelolaan barang farmasi non dasar (BFND) Depo farmasi melakukan pengelolaan BFND mulai dari penerimaan sampai dengan pend istribusian. Perencanaan BFND tidak dilakukan melalui depo farmasi. Kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi, meliputi : a. Perencanaan Perencanaan bertujuan untuk menyusun kebutuhan perbekalan farmasi yang tepat ses uai kebutuhan, mencegah terjadinya kekosongan / kekurangan barang farmasi , mendukung / meningkatkan penggunaan perbekalan farmasi yang efektif dan efisien. b. Pengadaan Pengadaan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan perbekalan farmasi yang berkualitas berdasarkan fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan. c. Penerimaan Penerimaan bertujuan untuk mendapatkan perbekalan farmasi yang berkualitas sesua i kebutuhan. d. Penyimpanan Penyimpanan bertujuan untuk menjaga agar mutu perbekalan farmasi tetap terjamin, menjamin kemudahan mencari perbekalan farmasi dengan cepat pada waktu dibutuhka n untuk mencegah kehilangan perbekalan farmasi. e. Pendistribusian Pendistribusian bertujuan untuk memberikan perbekalan farmasi yang tepat dan ama n pada waktu dibutuhkan oleh pasien. b) Pelayanan farmasi klinik Pelayanan farmasi klinik bertujuan untuk menjamin kemanjuran, keamanan dan efisi ensi penggunaan obat serta dalam rangka meningkatkan penggunaan obat yang rasion al. Tanggung jawab farmasis dalam memberikan pelayanan farmasi klinik pada satelit f armasi ialah : i. Monitoring ketepatan terapi obat, interaksi antar obat serta reaksi samping o bat yang tidak diinginkan (adverse drug reaction). ii. Monitoring secara intensif terapi obat seperti total parenteral nutrition (T PN) dan terapi antineoplastik. iii. Menyiapkan dosis farmakokinetik. iv. Menjadwalkan pengobatan obat terpilih. v. Sebagai pusat informasi obat bagi dokter, perawat dan pasien. vi. Mengidentifikasi, mencegah, dan memecahkan masalah yang berkaitan dengan oba t. Kegiatan yang dilakukan yaitu monitoring pengobatan pasien untuk memantau efek s amping obat yang merugikan serta menjamin pemakaian obat yang rasional. c. Administrasi Kegiatan administrasi berupa stock opname perbekalan farmasi, pencatatan perbeka lan farmasi yang rusak/tidak sesuai dengan aturan kefarmasian, pelaporan pelayan an perbekalan farmasi dasar, pelaporan pelayanan distribusi perbekalan farmasi d an pelaporan pelayanan farmasi klinik. Keuntungan dari penerapan metode desentralisasi diantaranya sebagai berikut : Penyediaan obat pesanan atau permintaan dapat dipenuhi dengan waktu yang lebih s ingkat. Komunikasi langsung yang terjadi antara farmasis, dokter, dan perawat. Farmasis dapat langsung memberikan informasi mengenai obat yang dibutuhkan oleh dokter dan perawat. Pelayanan farmasi klinik. Penurunan waktu keterlibatan perawaran dalam distribusi obat.