PERENCANAAN DAN PEMANTAUAN PROYEK

No. Dokumen MPI-PM-11

No. Revisi 03

Tanggal Berlaku 17-03-2014

Jabatan Nama Tanda Tangan

Disusun Oleh Project Coordinator Ir. Novian Akbar

Diperiksa Oleh Wakil Manajemen Ir. A.Haris Fauzi

Disetujui Oleh Direktur Ir. Novian Akbar

Dokumen ini milik PT. Mega Persada Indonesia dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen

PT. Mega Persada Indonesia

Mechanical Electrical and HVAC Contractor

PT. MEGA PERSADA INDONESIA

PROSEDUR PERENCANAAN DAN PEMANTAUAN PROYEK

MPI-PM-11 No. Revisi : 03 Tanggal : 17-03-2014 Halaman : 1 dari 5

ME HVAC

1. Tujuan dan Ruang Lingkup

Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan dalam perencanaan dan pemantauan suatu

proyek, mencakup proyek yang dikerjakan sendiri atau yang disubkon-kan.

2. Referensi

- Standar ISO 9001:2008 klausul 7.1, 7.5, 8.2.4

- Manual Mutu bagian 7.1, 7.5, 8.2.4

- Standar OHSAS 18001:2007 klausul 4.4.6

3. Definisi

- Proyek adalah kegiatan pelaksanaan hingga serah terima suatu proyek berdasarkan

suatu kontrak atau perjanjian lainnya dengan pemberi kerja.

4. Uraian Prosedur

4.1 Organisasi Proyek

4.1.1 Direktur Menunjuk Project Coordinator dan Project Manager Penanggung

Jawab Project.

4.1.2 Project Coordinator dan Manajer proyek/Manajer Lapangan membentuk

organisasi proyek berdasarkan besar kecilnya proyek dan tingkat kesulitannya,

selanjutnya mengajukan persetujuan ke manajemen, dan melakukan recruitment

melalui HRD.

4.2 Perencanaan Proyek

4.2.1 Manajer proyek/Manajer Lapangan di bantu oleh tim proyek menyiapkan

Project Plan / perencanaan proyek, yang diantaranya berupa :

- QA Plan : berupa jaminan mutu dari sisi pelaksanaan management system &

prosedur mutu, termasuk didalamnya kebijakan dan sasaran.

- Execution Plan: Jadwal pelaksanaan

- Procurement Plan berupa jadwal material utama & peralatan,

- Human Resource plan berupa jadwal man power

- Engineering Plan: berupa Metode Kerja,

PROSEDUR PERENCANAAN DAN PEMANTAUAN PROYEK

MPI-PM-11 No. Revisi : 03 Tanggal : 17-03-2014 Halaman : 2 dari 5

ME HVAC

- QC Plan : berupa jaminan mutu dari sisi produk dan sistim pengujiannya,

yang diwujudkan dalam Form Rencana Inspeksi dan Testcomm beserta

lampiran formnya.

- Safety Plan : berupa jaminan Sistem Manajemen Keselamatan dan

Kesehatan Kerja di proyek termasuk didalamnya Job Safety Analysis

proyek, Struktur Organisasi K3 Proyek, Sasaran K3, Programme K3, Nomor

Telpon Penting, ERP (Emergency Response Plan) / Rencana Tanggap

Darurat Proyek

4.2.2 Manajer proyek/ManajerLapangan melakukan perencanaan dan koordinasi

berdasarkan Project Plan melalui pertemuan-pertemuan internal.

4.3 Pemilihan dan Evaluasi Subkon

4.3.1 Manajer proyek/ Manajer Lapangan mencari informasi tentang subkon yang

dibutuhkan.

4.3.2 Manajer proyek/ Manajer Lapangan dan tim proyek memilih subkon yang

memenuhi persyaratan yang mencakup : pengalaman, harga, dan jaminan atau

referensi. Untuk pekerjaan yang membutuhkan teknologi tinggi ditambahkan

persyaratan tentang kualifikasi personil dan peralatan yang dimiliki.

4.3.3 Subkon yang memenuhi persyaratan akan dipilih dan dicatat dalam Daftar

Subkon Terseleksi.

4.3.4 Kinerja subkon akan dievaluasi selama melaksanakan pekerjaan yang diberikan.

Subkon yang tidak dapat memenuhi persyaratan yang ditentukan secara fatal /

major akan dicoret dari Daftar Subkon Terseleksi.

4.4 Pemantauan Proyek

4.4.1 Manajer lapangan memantau kegiatan di proyek sehari-hari mengacu kepada

rencana kerja mingguan dan jadwal pelaksanaan proyek ( MPI-MP-007 & MPI-

MP-008 )

4.4.2 Pelaksana lapangan membuat laporan harian yang diserahkan kepada manajer

lapangan.

PROSEDUR PERENCANAAN DAN PEMANTAUAN PROYEK

MPI-PM-11 No. Revisi : 03 Tanggal : 17-03-2014 Halaman : 3 dari 5

ME HVAC

4.4.3 Manajer lapangan mengkoordinasikan penanganan masalah yang timbul di

lapangan, termasuk melakukan komunikasi dengan pihak luar.

4.4.4 Manajer lapangan membuat laporan kemajuan proyek yang diserahkan kepada

manajer proyek.

4.4.5 Manajer proyek melaporkan kemajuan proyek dan hasil-hasilnya kepada

manajemen dan pemberi tugas.

4.5 Pemeriksaan dan Perbaikan

4.5.1 Tim pemeriksa melakukan pemeriksaan dari pekerjaan konstruksi yang telah

dilaksanakan dengan mengacu kepada persyaratan yang telah disepakati dengan

pemberi tugas.

4.5.2 Hasil konstruksi yang tidak memenuhi persyaratan (tidak sesuai atau cacat) di

tangani sesuai prosedur pengendalian produk tidak sesuai (MPI-PM-03).

4.5.3 Manajer lapangan mengkoordinasikan perbaikan terhadap hasil konstruksi yang

tidak memenuhi persyaratan.

4.6 Umpan Balik Pelanggan

4.6.1 Manajer proyek atau manajer lapangan berkewajiban untuk menerima dan

menanggapi umpan balik customer atau wakil customer, seperti keluhan,

permintaan pekerjaan tambah kurang, dsb.

4.6.2 Selama proyek berlangsung, setidaknya dilakukan pemantauan kepuasan

customer 1 (satu kali) yang dilakukan dengan pengajuan pertanyaan (quisoner)

kepada customer atau yang mewakilinya.

4.6.3 Manajer proyek mempelajari atau manganalisa data dari umpan balik pelanggan

untuk mengetahui tingkat kepuasan pelanggan dari tiap-tiap proyek. Selanjutnya

manajer proyek melaporkannya kepada manajemen untuk tindakan lebih lanjut.

5. Ketentuan Khusus

5.1. Dokumen perencanaan proyek dan catatan pemantauan proyek disesuaikan dengan

kondisi proyek atau mengikuti customer bila diminta.

PROSEDUR PERENCANAAN DAN PEMANTAUAN PROYEK

MPI-PM-11 No. Revisi : 03 Tanggal : 17-03-2014 Halaman : 4 dari 5

ME HVAC

5.2. Proses proses lain yang berkaitan dengan mekanisme proyek dijelaskan dalam

flowchart terlampir.

6. Rekaman

6.1. Jadwal Pelaksanaan Proyek (Format bebas)

6.2. Minutes Meeting (MPI-MTG-01)

6.3. List Shop Drawing (MPI-ENG-001).

6.4. List Material Approval (MPI-ENG-002)

6.5. Material Approval Request (MPI-ENG-003)

6.6. Laporan Harian (MPI-ENG-004)

6.7. Variation Price Request (MPI-ENG-005)

6.8. Form Seleksi Subkon (MPI-MP-001)

6.9. Daftar Subkon Terseleksi (MPI-MP-002)

6.10. Seleksi Ulang Subkon (MPI-MP-003)

6.11. Laporan Mingguan Proyek (MPI-MP-004)

6.12. Laporan Bulanan Proyek (MPI-MP-005)

6.13. Progress Bulanan (Format Bebas)

6.14. Daftar Periksa Mutu (MPI-QC-001)

6.15. Kuisoner Kepuasan Pelanggan (MPI-CSQ-01)

6.16. Form Action plan & Manpower ( MPI-MP-007)

6.17. Evaluasi terhadap Subkontraktor (MPI-MP-008)

7. Dokumen Terkait

Instruksi Kerja Pembuatan QC Plan (MPI-IK-QC-001)

8. Lampiran.

A. Riwayat Perubahan Dokumen

B. FlowChart

PROSEDUR PERENCANAAN DAN PEMANTAUAN PROYEK

MPI-PM-11 No. Revisi : 03 Tanggal : 17-03-2014 Halaman : 5 dari 5

ME HVAC

Lampiran A. Riwayat Perubahan Dokumen

No. Revisi Tanggal Bagian Uraian Revisi Disetujui Oleh

01

02

03

13

12 2010

18-04-

2013

17-03-

2014

2.

4.1

4.2

7

8

4.3

4.4.1

6

6

Penambahan referensi standar OHSAS

Penetapan Struktur Organisasi

Lebih detil tentang Perencaan Proyek dan

pembuatan Quality / Safety Plan

Rujukan Intruksi Kerja QC plan

Lampiran A. Riwayat Perubahan

Penambahan Bab 4.3 mengenai Pemilihan

dan evaluasi subkon

Penambahan kata MPI-MP-007 & MPI-

MP-008

Penambahan point 6.16 form Action

Plan & Manpower & point 6.17

Evaluasi terhadap Subkontraktor

Perubahan point 6.2 nomor form &

6.15 nomor form