perbaikan proses bisnis dengan menggunakan metode …
TRANSCRIPT
PERBAIKAN PROSES BISNIS DENGAN
MENGGUNAKAN METODE BUSINESS PROCESS
REENGINEERING
DI PT. SUPERNOVA FLEXIBLE PACKAGING
Oleh
Eko Wahyudi
NIM : 004201105040
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Akademik
Mencapai Gelar Sarjana Strata Satu
pada Fakultas Teknik
Program Studi Teknik Industri
2018
ii
LEMBAR REKOMENDASI PEMBIMBING
Skripsi yang berjudul “Perbaikan Proses Bisnis Dengan
Menggunakan Metode Business Process Reengineering Di PT.
Supernova Flexible Packaging” yang disusun dan diajukan oleh
Eko Wahyudi sebagai salah satu dari persyaratan untuk memperoleh
gelar Strata Satu (S1) pada Fakultas Teknik Program Studi Teknik
Industri. Skripsi ini telah ditinjau dan dianggap memenuhi sebuah
ppersyaratan skripsi. Dengan ini saya merekomendasikan bahwa
skripsi ini untuk maju dalam sidang.
iii
LEMBAR PERNYATAAN ORISINALITAS
Dengan ini, saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul “Perbaikan Proses
Bisnis Dengan Menggunakan Metode Business Process Reengineering Di PT.
Supernova Flexible Packaging” merupakan sebuah penelitian dari hasil
pengetahuan terbaik saya dan hasil penelitian ini belum pernah untuk diajukan ke
Universitas yang lain atau diterbitkan baik secara sebagian ataupun secara
keseluruhan.
Pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan jika pernyataan ini tidak
sesuai dengan kenyataan maka saya bersedia menanggung sanksi yang akan
dikenakan kepada saya.
iv
LEMBAR PENGESAHAN
PERBAIKAN PROSES BISNIS DENGAN
MENGGUNAKAN METODE BUSINESS PROCESS
REENGINEERING
DI PT. SUPERNOVA FLEXIBLE PACKAGING
Oleh
Eko Wahyudi
NIM : 004201105040
v
ABSTRAK
Business Process Reengineering ialah suatu proses merancang ulang
proses bisnis yang bertujuan untuk memperbaiki kinerja. Business Process
Reengineering ini bisa diaplikasikan untuk dapat membantu memperbaiki proses
bisnis di PT. Supernova Flexible Packaging. Perusahaan ini merupakan
perusahaan flexible packaging dam converting dengan proses produksi
manufaktur yang melalui beberapa tahapan proses produksi yang diawali dari
persiapan material, proses printing, proses inspeksi, proses laminasi, proses
slitting dan proses bagmaking serta packing sebagai hasil akhir produk sebelum
disimpan di gudang finish goods dan dikirimkan ke konsumen. Masalah yang
terjadi saat ini adalah masih kurangnya manajemen operasional, banyaknya
pencatatan dan penginputan data secara manual, lemahnya akurasi data antar
bagian yang mengakibatkan tidak efisiennya penggunaan material dan lamanya
waktu tunggu persiapan material. Tujuan dari penggunaan metode konsep
Business Process Reengineering ini adalah sistem pengolahan akan terintegrasi,
real-time dan up to date, meningkatkan akurasi, mengurangi proses penginputan
data secara manual dan lebih banyak data terautomatisasi secara komputasi demi
pelayanan informasi yang lebih baik, cepat, akurat, efektif dan efisien, serta
tentunya perbaikan dalam sistem manajemen operasional sebagai upaya
perusahaan dalam mempertahankan kinerja dan terus berupaya meningkatkan
kwalitasnya dan pelayanan kepada konsumen di antara para pesaing lain. Hasil
dari rekayasa ulang proses bisnis berupa usulan proses bisnis baru.
Kata kunci : Business Process Reenginering, Proses Bisnis, efisiensi, integrasi,
real-time, automatisasi, komputasi.
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dengan pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di berbagai
bidang mendorong kemajuan pembangunan di Indonesia khususnya pada sektor
industri. Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi tentunya harus seimbang
dengan kemampuan sumber daya manusia supaya dapat berhasil guna dan
berdaya guna. Tentunya semakin tinggi ilmu pengetahuan dan keterampilan
tenaga kerja yang dibutuhkan untuk dapat mengoperasikan dan memelihara
semua perangkat kerja yang ada. Hal tersebut juga membuka kebutuhan baru bagi
perusahaan untuk terus dapat mengikuti perkembangan atas perubahan-perubahan
teknologi untuk dapat meningkatkan akurasi, efisiensi, efektifitas, kualitas,
kuantitas operasional serta manajerialnya.
Dengan semakin ketatnya persaingan global dalam dunia bisnis khususnya dalam
bidang manufacturing flexible packaging. Maka perusahaan harus terus berinovasi
dan mampu menjawab tantangan kemajuan jaman dan kebutuhan akan perubahan
terhadap proses bisnis untuk bisa menjaga persaingan dalam dunia usaha dan
tentunya dengan pemutakhiran teknologi informasi dan proses bisnis perusahaan
yang sejalan dengan tuntutan pasar, akan mampu menjaga daya saing dan
meningkatkan pertumbuhan bisnis suatu perusahaan.
PT. Supernova Flexible Packaging adalah sebuah perusahaan lokal yang
berlokaksi di kawasan Industri Jababeka 2, Jababeka 6 Cikarang, MM2100
Cibitung dan Ancol Barat Jakarta. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1981
bergedak dalam bidang converting yang memproduksi flexible packaging baik
food grade, healtycare grade dan lain-lain. Beberapa hasil produk dari pabrik ini
antara lain kemasan makanan (food grade) seperti : supermi, indomie, oreo, tango,
wafer, bimoli, filma, cofemix, act. Akhir-akhir ini seiring pesatnya pertumbuhan
teknologi dan makin meningkatnya permintan, dan persaingan dari kompetitor
2
banyak hal yang perlu diperbaiki khususnya dalam keakuratan pengadaan material
dan perencanaan supply material pada proses produksi yang seakurat mungkin
maka diperlukan sebuah sistem yang mampu mendukung dan menjamin
kelancaran proses produksinya. Oleh karena itu untuk dapat memenuhi kebutuhan
dan tuntutan kualitas serta keakuratan proses dan menunjang proses bisnis yang
makin dinamis diperlukan sebuah system yang dapat menghubungkan data proses
produksi antar mesin secara realtime dan up to date, khususnya yang berkaitan
dengan akurasi material, kualitas, efisiensi dan efektifitas.
Penulis bertujuan melakukan mapping dan analisis terhadap proses bisnis saat ini
untuk membantu perusahaan mencari tahu seberapa besar kesenjangan (gap) yang
terjadi antara proses bisnis saat ini (current practice) dan proses bisnis yang akan
di usulkan dalam penelitian ini. Mapping dan analisa dilakukan pada proses bisnis
Production Execution pada section Production Supply dalam penelitian ini
ditemukan permasalahan waktu tunggu persiapan material mencapai 5,6 jam per
hari atau setara 83,09% dan kesenjangan (gap) terhadap penggunaan biaya
material sebesar 16,24%, berdasarkan data sample pada bulan April 2017.
Sehingga perusahaan memiliki dasar yang cukup untuk melakukan perbaikan
bisnis proses dengan menerapkan ERP berbasis SAP, semakin kecil kesenjangan
(gap) yang ada akan semakin kecil resource dan biaya yang dibutuhkan. Untuk
dapat mencapai tujuan tersebut, maka PT. Supernova Flexible Packaging
menyadari betul bahwa sistem informasi yang ada sekarang yaitu sistem ERP
berbasis Windows FoxPro, masih memiliki banyak permasalahan dan kekurangan
dimana sistem yang ada masih seperti ruang-ruang informasi kecil yang terpisah-
pisah dan masih banyak menggunakan fisik dokumen yang memerlukan waktu
distribusi sehingga menyebabkan pengolahan data yang tidak konsisten dan
proses kerja berulang dan potensi banyaknya redudansi (duplikasi) data serta
keterlambatan informasi.
SAP S/4HANA merupakan salah satu produk dari ERP yang banyak digunakan
dalam dunia usaha modern yang memiliki modul-modul paling lengkap jika
dibandingkan dengan produk-produk ERP sejenis. Keungulan yang dimiliki dari
3
SAP S/4HANA adalah sudah menjadi best practice untuk berbagai macam
bidang usaha. Sehinga sudah banyak perusahaan-perusahaan di dunia yang
mengimplementasikan SAP sebagai sistem utama dalam menjalankan proses
bisnis yang mereka miliki.
1.2 Rumusan Masalah
Bagaimana perbaikan proses bisnis dengan menggunakan metode Business
Process Reengineering yang dilakukan pada bagian production supply dalam
usaha untuk dapat meningkatkan efisiensi waktu tunggu dan akurasi penggunaan
material.
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.3.1 Tujuan
Penelitian dalam skripsi ini bertujuan untuk:
1. Membuat analisa terhadap proses bisnis yang digunakan saat ini dengan
menggunakan metode Business Proscess Reengineering untuk menemukan
permasalahan pada bagian production supply. .
2. Membuat perbaikan terhadap proses bisnis saat ini dengan metode Business
Process Reengineering untuk menghasilkan Business Blueprint baru dengan
harapan dapat menjawab permasalahan pada bagian production supply.
3. Dari hasil perbaikan proses bisnis Production Supply yang dibuat dapat
menjadi dasar bagi perusahaan dalam mengurangi waktu tunggu persiapan
dan akurasi penggunaan material sehingga gap biaya material dapat di
minimalisir.
1.3.2 Manfaat
Manfaat dari skripsi ini yaitu:
1. Dapat mengetahui tahapan-tahapan dalam menjalankan proyek perbaikan
proses bisnis dengan metode Business Process Reengineering.
2. Bisa mendapatkan gambaran mengennai tahapan perbaikan proses bisnis
secara detil dan kesenjangan (gap) yang terjadi antara sistem yang
digunakan saat ini dengan sistem SAP yang digunakan dalam penelitian ini.
4
3. Bisa mengetahui hasil dari analisa flowchart production supply sistem yang
digunakan saat ini dan permasalahan yang terjadi sebagai bahan
pertimbanngan bagi perusahaan untuk mengambil keputusan.
1.4 Batasan Masalah
Dalam skripsi ini ruang lingkup yang akan dibahas antara lain:
1. Persiapan Proyek Business Process Reengineering merumuskan detil
rencana proyek hingga penetapan sasaran proyek.
2. Proses bisnis yang akan dilakukan perbaikan yaitu Production Supply;
Material Preparation, Bill of Material, Evaluate Process Order List,
Reservation, Stock Overview, List of Warehouse Stocks on Hand and
Duration Time Preparation.
3. Perbaikan Business Blueprint pada modul Production Supply terkait dengan
business process yang akan dibahas.
Proses bisnis (Business Process) yang akan dibahas adalah Material Master,
Master Data (Bill of Material, Routing, Work Center, Recipe, Production
Version), Material Requirment Planning, Production Execution (Material
Preparation, Reservation, Confirmmation, Downtime,Goods Issue, Good Receipt,
Return and Packing). Business Blueprint dalam modul Production Planning yang
terkait langsung dengan proses bisnis (Business Process) yaitu Production
Execution.
Penelitian dilakukan pada bulan April-Desember 2017. Metode yang penulis
lakukan untuk mengumpulkan data-data primer adalah dengan studi lapangan dan
observasi langsung yang dalam hal ini penulis juga menjadi salah satu angota tim
SAP Functional pada modul Production Planning execution dan wawancara
langsung dengan departemen yang terkait dalam penelitian ini. Untuk
pengumpulan data sekunder dilakukan dengan melihat dan mengumpulkan data-
data dari departemen yang terkait dalam perbaikan proses bisnis dan dokumen-
dokumen yang ada pada perusahaan.
5
1.5 Metodologi Penelitian
Dalam penelitian ini metodologi yang digunakan penulis untuk mendapatkan data
dan informasi yang diperlukan terdiri dari:
a. Observasi
Observasi ini bertujuan untuk mendapatkan informasi dan permasalahan
yang sedang dihadapi dalam proses bisnis yang sedang berjalan dengan cara
pengamatan langsung ke bagian yang sedang diteliti dan pihak-pihak yang
terkait sehingga peneliti lebih paham keadaan yang sebenarnya dilapangan.
b. Wawancara
Wawancara bertujuan untuk memperoleh data dan informasi dari
perusahaan dengan melakukan kegiatan tanya jawab secara langsung
terhadap narasumber, bagian-bagian yang terkait, operator persiapan
material mengenai gambaran umum dari perusahaan, detil alur proses bisnis
yang sedang berjalan, serta penggunaan sistem ERP yang ada saat ini.
c. Dokumentasi
Dokumentsi bertujuan untuk memperoleh data dan informasi dari
perusahaan dengan menggunakan dokumen-dokumen perusahaan, baik
cetak dan elektroniik sebagai data tambahan dan pelengkap untuk
melengkapi informasi yang diperlukan dalam penelitian ini.
d. Studi Pustaka
Studi pustaka dilakukan bertujuan untuk memperoleh data dan informasi
lainya yang berkaitan dengan penulisan skripsi dengan cara mempelajari
sumber-sumber baik dari buku, dokumen perusahaan yang berhubungan
dengan proses bisnis yang sedang diteliti.
1.6 Sistematika Penulisan
Dalam sistematika penulisan skripsi yang penulis diterapkan akan dibagi menjadi
5 (lima) bagian pembahasan, yaitu:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi tentang pembahasan gambaran umum mengenai
penyusunan skripsi yang mencakup latar belakang masalah, batasan
6
masalah, tujuan penelitian, ruang lingkup penelitian, dan sistematika
penulisan skripsi.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini akan membahas mengenai referensi dan teori yang akan
digunakan untuk dijadikan acuan penyusunan skripsi ini yaitu teori-
teori umum maupun khusus yang berhubungan dengan proses bisnis
perusahaan dan perencanaan perbaikan dengan metode Business
Process Reengineering untuk menghasilkan blueprint pada penerapan
ERP berbasis SAP S/4HANA, yaitu pada modul Production Planning
serta teori yang mendukung tentang metode Accelerated SAP, seta
teori yang terkait lainya.
BAB III METODOLOGI PENELITAN
Bab ini menjelaskan mengenai tahapan-tahapan yang akan penulis
dilakukan dalam penelitian untuk dapat membuat bagaimana kerangka
dasar dalam proses penulisan ini berjalan mulai dari tahapan
penelitian awal, perumusan masalah yang ada, kolektifitas data,
pengerjaan data dan bagaimana menganalisa data yang diperoleh serta
penyusunan simpulan dan saran dalam proses penulisan ini.
BAB IV PENGOLAHAN DATA DAN ANALISIS
Pada bab ini penulis melakukan pengerjaan data yang sudah diambil
untuk berikutnya dapat diproses seusai dengan referensi dan teori-teori
yang akan digunakan kemudian akan memperoleh hasil dan
rekomendasi untuk mendapatkan solusi dari pengolahan data tersebut
dan simpulan yang tepat.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini diuraikan hasil dari analisis dan pengolahan data yang
sudah dilaksanakan untuk mendapatkan kesimpulan akhir dan saran-
saran yang akan dapat diberikan kepada PT. Supernova Flexible
Packaging
7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian BPR (Business Process Reengineering)
Menurut Davenport (1993) permintaan untuk memperbaiki proses bisnis terus
meningkat seiring terjadinya gelombang reengineering proses bisnis dengan
metode Business Process Reengineering di awal tahun 1990. Dan metodologi,
teknik, dan alat-alat yang dikembangkan dalam melakukan proyek BPR (Business
Process Reengineering) (Shin&Jemella, 2002). Ada banyak pemahaman dan
pendapat yang sudah dijelaskan oleh para pakar mengenai apa itu yang dimaksud
BPR (Business Process Reengineering) atau bisa disebut juga rekayasa ulang
proses bisnis.
Sumber : Hammer dan Champy (1993)
Gambar 2.1 Business Process Reengineering Cycle
8
Proses bisnis didefinisikan secara berbeda dalam literatur, namun kesamaannya
dapat dirasakan dalam penerapannya. Suatu proses dapat dilihat sebagai rangkaian
kegiatan yang kohesif (bersinergi antara satu dengan yang lainya) yang dapat
memberi nilai tambah dan mengubahnyya menjadi keluaran (Harmon, 2007).
Sedangkan menurut Harrington (1991) proses bisnis juga merupakan rangkaian
aktivitas, akan tetapi berfokus pada pemenuhan tugas organisasi. Secara umum,
BPR (Business Process Reengineering) dapat diartikan sebagai proses
penyusunan ulang terhadap proses bisnis berikut fundamentalnya degan cara
ekstrem yang memiliki tujuan untuk bisa memberikan peningkatan hasil secara
aktif dan bisa memberikan manfaat untuk perusahaan.
Maksud dari proses bisnis menurut Indrajit, et.al (2002, hal 3) yaitu beberapa
aktivitas yang merubah sejumlah masukan menjadi sejumlah keluaran baik itu
berupa barang dan jasa ataupun proses yang memanfaatkan alat dan orang. Hal ini
bertujuan untuk dapat memenuhi permintaan dari konsumen akan produk atau jasa
yang lebih baik lagi. Harapan dari konsumen (customers) yaitu produk maupun
jasa dengan kualitas yang baik, harga yang murah dan ketepatan waktu
pemenuhan pelayanan yang akurat, efisien dan efektif. Dengan dilakukannya
perbaikan pada business processi ini, dengan harapan bisa memenuhi kepuasan
konsumen dengan baik.
BPR (Business Process Reengineering) yaitu menyusun ulang secara mendasar
dan mendesain ulang dengan ekstrem pada suatu business process organisasi yang
akan mendorong organisasi untuk bisa mendapat peningkatan kinerja secara
substansial. Suatu konsep reengineering adalah untuk dapat mengondiksikan
pencapaian terhadap target dengan cara mengoptimalkan keunggulan dari
pemanfaatan seluruh sumber daya yang ada (David, Freed R. 2010). Walaupun
sumber daya teknologi dan informasi saat ini telah banyak berubah, konsep yang
digunakan tetaplah sama.
9
Menurut Indrajit (2008), kata kunci dalam BPR (Business Process Reengineering)
ini terdiri dari proses, sangat mendasar, dramatis, dan extrem. Berikut paparan
untuk menjelaskan dari kata kunci tersebut:
a. Proses, sebuah kata kunci yang sangat penting dan yang akan menyebabkan
kesulitan paling besar. Maksud proses disini adalah penggunaan masukan
untuk dapat menghasilkan hasil yang bernilai bagi para konsumen. Dalam
kondisi sebenarnya untuk melakukan proses reengineering organisasi akan
lebih menekankan pada struktur, kewajiban, tugas, dan organisasi
dibandingkan dengan proses. Yang sebenarnya proses ini yang merupakan hal
yang paling pokok dalam pembuatan reengineering.
b. Dalam melakukan reengineering hal yang paling fundamental, dan yang paling
mendasar untuk ditanyakan adalah “Kenapa kita melakukan seperti yang
sudah kita lakukan?” dan “Kenapa kita melakukan dengan cara yang sudah
kita kerjakan saat ini??” dan jawaban dari pertanyaan ini ialah:
- Kegiatan yang kita lakukan sudah ketinggalan dan kadaluwarsa
- Kegiatan yang kita lakukan salah
- Kegiatan kita tidak layak lagi untuk mengikuti tuntutan proses saat ini.
c. Dramatis yaitu bahwa proses reengineering ini tidak lagi sebuah perbaikan
yang dilakukan secara bertahap ataupun hanya sebagaian dari sebuah bagian
business process perusahaan yang bersifat inkremental atau minor saja, tetapi
sudah berupa pembaruan kinerja yang membawa pengaruh dan perubahan
besar yang komprehensif (lengkap).
d. Ekstrem disini dimaksudkan dalam mendesain ulang proses bisnis secara
ekstrem bukanlah sebuah proses perbaikan yang telah ada tetapi dengan cara
menghapuskan yang sudah ada dan memulai merancang ulang dari awal untuk
membuat sesuatu yang benar-benar baru.
Meskipun hasil yang dapat diperoleh sangat mengagumkan, tetapi resiko terhadap
kegagalan dalam merekayasa ulang sebuah proses bisnis ini termasuk cukup
tinggi bagi perusahaan pada umumnya. Hal tersebut dapat ditangkal apabila
pelaksana rekayasa ulang/organisasi itu sendiri dapat memakai pemahaman yang
memiliki landasan yang benar-benar kuat dan ide yang matang untuk melakukan
10
usaha rekayasa ulang tersebut. Pada Gambar 2.2 berikut dapat dilihat dari konsep
BPR (Business Process Reengineering):
Sumber : Maureen Weicher and Friends (2004)
Gambar 2.2 Konsep BPR
Business Process ialah beberapa kegiatan yang mengubah masukan menjadi hasil,
baik berupa barang dan jasa atau proses yang memerlukan orang dan peralatan
(Indrajit, 2002). Regan (2002) mengemukakan bahwa business process ialah
gabungan dari berbagai kegiatan yang mengambil lebih dari satu masukan, dan
melahirkan suatu keluaran yang berkualitas bagi pelanggan. Dalam upaya untuk
dapat mendifiniisikan proses bisnis utama yaitu dengan mengenali asal mula dan
akhir dari proses bisnis itu.
2.2 Penjelasan ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP (Enterprise Resource Planning) yaitu komponen utama dari seluruh fungsi
perusahaan yang menyatukan dan mengotomasisasi dari banyak proses keadaan
kegiatan produksi baik dari dalam dan luar sistem informasi , pengadaan,
penyaluran, keuangan, sumber daya manusia dan akuntansi pada perusahaan
(O’Brien, 2006, p30).
Sumber: Stephen Allan Harwood 2016
Gambar 2.3 Enterprise Resource Planning Life-Cycle
11
Berdasarkan pendapat Hau dan Kuzic (2010) keunggulan pokok terhadap
penggunaan ERP (Enterprise Resource Planning) ialah sistem dapat
menggabungkan bagian fungsional baik aliran infromasi kedalam sistem central
dari bagian HRD, produksi, keuangan, dan pemasaran. Sistem ERP (Enterprise
Resouruce Planning) juga membolehkan hubungan semua business process dari
perusahaan mulai dari start proses rencana sampai pada bagian hasil setelah
terjadi penjualan kepada konsumen. Keberhasilan pemakaian ERP ini antara lain
dapat menyatukan informasi yang dipakai dalam berbagai bidang seperti HRD,
manufaktur, material, akutansi, dan penyaluran menjadi sebuah sistem komputasi
yang bermutu.
ERP (Enterprise Resource Planning) bertujuan untuk memfasilitasi arus informasi
antar kegunaan di dalam batas-batas organisasi dan mengolah hubungan ke pihak
luar (Bidgoli, 2004:707). ERP (Enterprise Resource Planning) yaitu sistem
manajemen bisnis yang bisa menggabungkan dan kegiatan bisnisnya sudah
mempunyai kriteria yang jelas. ERP bisa menaikan efektivitas dan efisiensi
terhadap organisasi. Software manajemen yang terbentuk dari gagasan
perusahaan diseluruh dunia untuk bisa menaikan kemampuan peranan bisnis pada
bagian-bagian utama juga merupakan nama lain dari ERP itu sendiri. Bagian
individu yang ikut berperan serta dalam kegiatan bisnis baik dari internal maupun
dari external organisasi dapat masuk kedalam sistem memakai struktur yang sama.
Tahapannya akan terus diupdate dan disederhanakan serta meminimalkan
duplikasi (Kumar 2010, p264).
2.3 Pengertian System Application and Product in data processing
SAP (System Application and Product in data processing) mulai digaungkan
kepada publik pada tahun 1972, yang berasal dari negara pembuatnya yaitu
Jerman. SAP merupakan pemasok utama dari software ERP di Mannheim, Jerman
yang dibangun oleh lima orang dari mantan pegawai IBM (Brady, 2001, p21).
Pada SAP S/4HANA dibangun di atas platform in-memory SAP HANA dengan
prinsip yang sudah modern SAP Fiori user experience (UX) untuk perangkat
mobile. Pengembangan terbaru ini dikembangkan untuk menjawab kebutuhan atas
12
segala keterbatasan di masa lalu dengan menghadirkan manfaat kapabilitas in-
memory SAP HANA yang baru dan real time. Produk terbaru dari SAP ini juga
dapat semakin menyederhanakan lini bisnis dan industri secara end-to-end, juga
menyajikan panduan konfigurasi dimulai dari proses adopsi hingga konsep ulang
bisnis real time.
Sumber: SAP Business Suite 2016
Gambar 2.4 SAP S/4HANA Enterprise Management
SAP HANA Enterprise adalah sebuah alat in-memory computing yang
menggabungkan perangkat lunak database SAP dengan server yang pre-tuned,
penyimpanan, dan perangkat keras jaringan dari salah satu dari beberapa mitra
hardware SAP. Dirancang untuk mendukung real-time proses analitik dan
transaksional. Inti dari SAP HANA Enterprise ialah SAP In-Memory database
, sebuah alat pengolahan data massal paralel, dan teknik penyimpanan berbasis
obyek. Komponen lain dari SAP HANA Enterprise meliputi:
SAP In-Memory Computing Studio
SAP Host Agent,
SAPCAR dan SAPROUTER,
Disaster Recovery Replication Server,
SAP HANA Load Controller,
SAP Landscape Transformation - SHC for ABA.
13
SAP HANA dapat menjalankan SUSE Linux Enterprise Server 11 SP1 sampai
dengan SP2 dan update-update patch selanjutnya dari operating system. Hal ini
umumnya disampaikan sebagai alat on-premise dan telah tersedia sekarang.
Sumber: SAP PowerDesigner 2016
Gambar 2.5 SAP HANA Desain Arsitektur
Secara konseptual SAP HANA dirancang untuk meniru dan menelan data
terstruktur dari SAP dan non-SAP database relasional, aplikasi, dan sistem lainnya
dengan cepat. Salah satu dari tiga gaya replikasi data trigger-based, ETL-based,
atau log-based digunakan tergantung pada sistem sumber dan use case yang
diinginkan. Data direplikasi kemudian disimpan dalam RAM daripada dimuat ke
disk, bentuk tradisional penyimpanan data aplikasi . Karena data disimpan di
memori, dapat diakses secara real- time dengan aplikasi analitik dan transaksional
yang duduk di atas database HANA.
Permintaan konsumen yang menuntut peningkatan kecepatan respon, peningkatan
efisiensi, integritas informasi untuk pengambilan keputusan adalah keuntungan
yang bisa didapatkan baik secara langsung dan tidak langsung dari penggunaan
sistem ERP berbasis SAP. Manfaat tidak langsung yang diperoleh yaitu
memberikan brand image yang lebih tinggi terhadap perusahaan, meningkatkan
kepuasan konsumen. Menurut Leon, (2000:6) manfaat langsung dari sistem ERP
antara lain :
14
1. Business Integration (Integrasi Bisnis Perusahaan)
Keuntungan yang paling penting dalam hal ini adalah kemampuan
mengintegrasikan bisnis perusahaan. Yang menjadi keunggulan dari sistem
ERP berbasis SAP ini karena mampu mengintegrasikan antar modul dan
apabila dibandingkan dengan sistem informasi konfensional yang terus
berfokus kepada fungsi bisnis secara individu adalah fasilitas update data antar
bagian-bagian bisnis perusahaan yang saling bersinergi melalui arus
perpindahan data secara otomatis antar aplikasi.
2. Flexibility (keluwesan)
Kemampuan suatu sistem menampung bahasa, standar akuntansi, mata uang
dan lain sebagainya adalah bentuk dari Flexibility sistem. Fleksibilitas ini
bernilai karena seseorang dapat mengatakanya sebagai sebuah manfaat utama.
3. Better Analysis and Planning Capabilities (Kemampuan Perencanaan dan
analisis yang lebih Baik)
Dalam hal ini keuntungan yang didapatkan adalah dari fungsi perencanaan.
Dengan kemampuannya untuk dapat mengatur integrasi proses bisnis dan data
yang terdapat didalamnya, dengan cara mencoba berbagai sistem yang berbeda
untuk mampu mendukung keputusan dengan berbagai jenis sistem yang
dikombinasikan sistem SAP ini mampu melakukannya. Dengan
kemampuannya itu dapat menghasilkan analisis data secara flekksibel dan real
time dari berbagai sudut pandang dan dimensi. Dengan informasi yang bisa
dihasilkan tentu sangat membantu bagi pengambil keputusan yang diperlukan
untuk memutuskan dengan lebih baik dan cepat.
4. Use of Lastest Technology (Penggunaan Teknologi Terbaru)
Dalam hal penggunaan teknologi informasi terkini menjadikan sistem ini
memiliki keuntungan tersendiri. Penyedia software ERP berbasis SAP ini
cukup cepat menyesuaikan dengan perkembangan dan penggunaan teknologi
terbaru. Karena kemampuannya beradaptasi secara cepat terhadap
perkembangan teknologi informasi yang memungkinkan fleksibelitas dalam
beradaptasi terhadap perubahan yang terus terjadi secara dinamis yang juga
bisa mengikuti perubahan yang terjadi pada lingkungan bisnis perusahaan
dimasa mendatang.
15
2.4 Modul-Modul ERP dalam SAP S/4HANA
SAP (System Application and Product in data processing) merupakan produk
software ERP yang menggabungkan tugas-tugas bisnis yang berbeda dalam
organisasi (Williams, 2008:2). Pemakaian SAP akan memperbanyak tugas-tugas
dari masing-masing bagian bisnisnya tanpa mereduksi sedikit pun penyatuan
fungsinya. Modul yang terdapat dalam ERP antara lain adalah:
2.4.1 Modul SD (Sales and Distribution)
Modul SD yaitu sistem yang mencatat permintaan dan pendistribusian yang lebih
terencana. Informasi mengenai konsumen baik itu price, bagaimana dan dimana
produk akan dikirim, dengan cara apa konsumen melakukan pembayaran
invoicenya dikontrol dan dikendalikan dari dalam modul ini. Pada Gambar 2.6
berikut diilustrasikan siklus modul sales and distribution.
Sumber: SAP AG 2014
Gambar 2.6 Proses Bisnis Sales and Distribution Cycle
Proses penjualan dan penyaluran produk atau hasil jasa dawali dengan hubungan
antara konsumen dan produsen. Bagian ini akan selesai sesudah produk yang
dibeli oleh konsumen sudah dikirimkan. Proses awal adalah dengan membuat
penawaran (Quotation) ke konsumen yang memiliki informasi tentang barang
atau jasa yang ditawarkan ke konsumen beserta harga, dan informasi pendukung
16
lainya. Setelah itu pejual membuat order penjualan baik dar histori dokumen
sebelumnya ataupun tidak. Setelah dokumen penjualan telah disetujui oleh
konsumen, maka pesanan penjualan dibuat untuk membantu dalam pengolahan
pesanan. Modul yang terkait dapat menggunakan data dari sales order untuk
menyelesaikan proses penjualan.
Setelah fisik barang diterima maka dapat dilanjutkan dengan pembuatan
dokumen pengiriman. Picking (pengambilan) dapat menandakan bahwa dokumen
pengiriman dapat dirubah. Hasil Goods Issue dapat tercermin dari perubahan
dokumen pengiriman. Modul Sales and Distribution memiliki beberapa proses
bisnis, antara lain:
1. Inquiry
Inquiry adalah permintaan informasi secara detail dari konsumen tengang
barang tertentu, berikut harga yang sudadh ditentukan. Proses bisnis ini
digunakan dalam keperluan untuk merespon permintaan yang dibuat oleh calon
konsumen terhadap kebutuhan informasi tentang barang-barang tertentu dan
khususnya yang berkaitan dengan harga. Calon konsuumen akan menghubungi
supplier dan akan meminta informasi yang terperinci tentang produk yang
dihasilkan. Inquiry ini dapat ddibuat pada modul SAP CRM (Customer
Relationship Management).
Alur prosesnya dapat dilihat seperti pada penjelasan dibawah ini:
Calon konsumen akan membuat inquiry tentang satu atau beberapa produk
dari perusahaan, setelah itu dilanjutkan dengan pembuatan inquiry oleh
perusahaan.
Untuk mendapatkan kontak pribadi dengan mintra bisnis dikemudian hari
jika diperlukan maka perlu membuat suatu aktivitas kegiatan perusahaan.
Setatus inquiry yang sudah berubah perlu dimonitor dan diperiksa secara
teratur oleh perusahaan. Misalkan, apakah calon konsumen tertarik dengan
penawaran dari perusahaan.
2. Quotation
Informasi mengenai barang atau jaya yang diajukan kepada calon konsumen
berupa informasi harga, produk dan data pendukung lainya tercantum dalam
17
Quotation (penawaran). Proses bisnis ini digunakan oleh perusahaan dengan
tujuan untuk memberikan konfirmasi kepada konsumen bahwa peruusahaan
memberikan produk dalam janga waktu tertentu, jumlah tertentu dan harga
tertentu. Untuk karyawan penjualan, ini akan mempermudah pemrosesan
quotation karena berbagai fungsi penjualan sudah tersedia didalamnya.
Penggabungan antara pproses bisnis inquiry dan quotation dijelaskan pada
point berikut ini:
Calon konsumen akan mengirimkan inquiry kepada perusahaan untuk
sebagai dasar dimulainya proses quotation. Pendokumentasian kebutuhan
yang dibuat konsumen akan lebih detil. Pengelolaan semua dokumen dapat
dilakukan oleh perusahaan secara bersamaan.
Berdasarkan informasi yang diterima dari konsumen yang mencakup
kerumitan produk dan persyaratan khusus maka perusahaan akan lebih
mudah untuk memperkirakan biaya produk yang ditawarkan dalam
quotation. Perusahaan akan lebih mudah menetapkan biaya prooduk untuk
melakukan pemrosesan inquiry dengan melakukan sebuah penyelidikan
dengan membuat proyek inquiry.
Informmasi perkiraan biaya dapat di kirimkan ke proses quotation setelah
perusahaan menentukan harga penjualan dengan membuat perencanaan
biaya terlebih dahulu. Selanjutnya quotation dapat dicetak dan dikirimkan
kepada konsumen.
3. Sales Order
Informasi mengenai waktu pengiriman, jumlah, harga dan jasa yang diberikan
kepada konsumen mengenai kontrak perjanjian perusahaan melalui sales
organization disebut sales order. Pesanan tunggal atau individu dengan satu
penerima disebut standing order, sedangkan Collective Standing Order yaitu
pesanan dari beberapa penerima. Untuk dapat membedakan antara yang tetap,
dilihat dari jumlahnya yang selalu sama disebut standing order sedangkan
dengan yang jumlahnya berubah-ubah/tidak tetap yang sering disebut variable
standing order.
Proses pengambilan dan proses penyiapan ini bisa saja melibatkan proses
pengepakan, pengkodean atau berupa pelayanan tambahan. Tempat penerima
18
dapat langsung menampung apabila produk berupa single item atau full
handling unit yang tidak melalui proses packing. Item yang dikirim dapat
langsung dibawa dari tempat penerimaan setelah dilakukan proses cross-
docking, baik menggunakan optunistic cross-docking atau planned cross-
docking.
Untuk pengiriman barang atau jasa layanan yang sudah dilakukan akan
dibuatkan sebuah dokumen penjualan dan membuat faktur atau tagihan yang
berupa invoice. Setelah penerimaan barang atau jaya pelayanan disetujui oleh
konsumen maka akan dibuatkan dokumen faktur.
2.4.2 Modul MM (Material Management)
Pada proses ini dimulai dari penanganan pengadaan material dari pemasok dan
dilanjutkan dengan pengelolaan inventori raw material dari mulai proses
penyimpanan raw material sampai dengan pengelolaan material yang sedang
diproses (material setengah jadi) sampai dengan inventori barang jadi yang berupa
Finish Good dikelola oleh modul Material Management ini. Flow proses modul
Material Management pada gambar 2.7 dibawah ini:
Sumber: SAP AG 2014
Gambar 2.7 Proses Bisnis Material Management Cycle
Pembelian yaitu sebuah proses berbagai prosedur yang diawali dengan prosedur
pembuatan sistem akuntansi, prosedur permintaan, penawaran dan seleksi
supplier, pencatatan order pembelian, penerimaan material dari supplier,
19
pencatatan terhadap hutang dagang dan penyaluuran pembelian yang memiliki
tujuan untuk dapat melakukan pembelian sesuai dengan aturan yang sudah
ditetapkan (Mulyadi, 2000, p301).
Pembelian berpatokan pada semua kegiatan yang menyertakan sebuah proses
untuk mendapatkan barang atau jasa dari supplier. Hal ini meliputi pembelian dan
juga kegiatan logistik ke dalam seperti contohnya transportasi, barang masuk dan
inventorinya di gudang sebelum barang tersebut digunakan. (Kalakota, 2001,
p12).
Fungsi-fungsi yang mendukung sebuah lingkaran lengkap terhadap pengendalian
material dan arus informasi yang saling berkaitan berupa perencanaan dan
pengendalian disebut Material Management. Fungsi-fungnsi yang terkandung
dalam material managment antara lain identifikasi, penentuan kebutuhan, packing,
pembelian, pemeriksaan, daftar barang, penyaluran barang, penyelesaian dll.
Pengertian dari persediaan ialahh barang yang diisimpan dalam gudang dan akan
dipakai untuk dapat mencukupi tujuan tertentu. Yang disebut dengan persediaan
bisa berupa material mentah, material pembantu (supporting), material semi finish
good (setengah jadi), barang jadi (finish good).
Persediaan adalah material didapat dan tersedia yang pakai dalam proses produksi,
barang yang bisa didapatkan dari sumber-sumber atau dibeli dari supplier atau
perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan yang
menggunakannya (Assauri, 2009, p171).
Kegunaan dari persediaan yaitu meningkatkan keuntunngan perusahaan,
diantaranya seperti penjelasan berikut (Herjanto, 2008, p238):
1. Meminimalkan resiko keterlambatan pengiriman barang
2. Meminimalkan resiko apabila terjadi cacat material sehinga harus retur
3. Meminimalkan resiko inflasi ataupun kenaikkan harga
4. Penyimpanan material secara periodik untuk menghindari kelangkaan pasar
20
5. Memperoleh keuntunngan dari selisih diskon kuantitas pembelian
6. Memastikan kecukuppan stok barang sebagai bagian dari service kepada
konsumen.
Material meliputi banyak katagori, baik itu produk barang atau jasa. Material pasti
memiliki uniqe code sebagai penanda khusus dan ciri khas dari produsen
pembuatnya. Material master dalam sistem informasi berupa detail informasi
material. Di dalam banyak perusahaan tipe material dibagi menjadi berberapa
katagori seperti berikut (Yunanto, 2006, p116):
1. Trading Goods, barang yang dihhasilkan dari produksi sendiri atau dibeli dari
suppliier. Dalam tipe ini barang tersebut pasti memiliki material stok. Contoh:
untuk perusahaan packaging maka trading goods-nya adalah rol film.
2. Material yang yang tidak dikontrol oleh inventorinya disebut non-stock
material. Dibeberapa perusahaan menyebutnya dengan istilah consumable
goods. Barang ini banyak dipakai untuk menunjang kegiatan operasional
produksi perusahaan. Contohnya seperti paku, isolasi, lem, amplas, dan lain-
lain.
3. Services atau barang jasa. Contoh services adalah jasa perbankan, konsultan,
pendidikan, asuransi, jaya transportasi, dan lain-lain.
4. Packaging, yaitu material yang digunakan untuk kemasan packaging seperti
kotak, peti, pallet, bungkus plastik, kardus, karton dan lain-lain.
5. Barang yang masih memerlukan proses lanjutan disebut semi finish goods, atau
barang setengah jadi sering disebut juga work in process.
6. Material yang dapat digunakan sebagai bahan dasar untuk memproduksi sauatu
barang disebut raw material dan pengadaanya dibeli langsung dari supplier.
Setiap departemen pengguna material akan membuat purchase requisition (PR)
baik secara sistem maupun manual tergantung dari aturan perusahaan untuk
memberikan permintaan kebutuhan material kepada departemen pembelian.
Dalam sistem ERP (Enterprise Resource Planning) berbasis SAP modul material
management adalah salah satunya yang digunakan untuk proses procurement
handling dan invenotry management. Dalam persiapan pengimplementasian
21
modul SAP MM terdapat beberapa tingkatan umum antara lain Plant, Company
Code, Client, Storage Location dan Purchasing Organization.
Termasuk juga didalamnya inventaris gudang dan manajemen pengelolaan stok
sampai dengan siklus penggunaan. Dalam material manajemen ini terdapat
ketentuan-ketentuan antara lain:
1. ABC Classification yaitu web item untuk mengkasifikasikan objek yang antara
lain berisi pelanggan, produk yang bedasar ukuran spesifik yang
pengukurannya menggunakan aturan dan alat tertentu.
2. Framework Order yaitu dokumen yang menjadi dasar untuk dapat melakukan
pembelian dan pengadaan barang yang mencakup informasi tanggal jenis, masa
berlaku dan kerangka transaksi yang menunjukan juga periode yang
diperlukan.
3. Sebuah pengelompokkan bahan atau material dan jasa sesuai dengan
karakteristiknya disebut material group.
4. Masterial master supplier berisi informasi dasar yang dibutuhkan perusahaan.
5. MRP (Material Requirement Planning).
6. Proses pekerjaan, sebuah perusahaan memerlukan area untuk bekerja yang
dinamakan “plant”.
7. Purchasing Organization adalah organisasi di logistik yang membagi suatu
perusahaan sesuai dengan persyaratan pembelian.
8. Stock Transfer yaitu pergerakan material antar storage location, Storage
Location dan Vendor Master.
Good receipt yaitu proses menginput delivery material yang datang, hal ini dapat
menunjukan purchase order yang relevan. User dapat melakukan pengecekan
terhadap material yang diterima dan kesesuaian jumlah terhadap purchase order
tersebut. Proses memasukan invoice, pengguna dapat memilih purchase order
sebelumnya atau dari delevery disebut dengan invoice verification. Terakhir
melakukan pemrosesan pembayaran yaitu program yang mengatur pembayaran
untuk memberikan otorisasi kepada kreditur.
22
2.4.3 Modul PP (Production Planning)
Memelihara informasi mengenai proses produksi disebut dengan production
planning. Mulai dari sini produksi mulai dipersiapkan dan dijadwalkan, dan
kegiatan produksi yang terjadi dilakukan pencatatan. Pada Gambar 2.8 dan
Gambar 2.9 berikut siklus dari Production Planning:
Sumber: SAP AG 2014
Gambar 2.8 Production Planning Cycle
Sumber: SAP AG 2014
Gambar 2.9 Production Planning Cycle
23
1. MRP (Material Requirment Planning)
Fungsi dari MRP yaitu untuk memastikan kecukupan material, yang akan dipakai
untuk memperoleh SFG (Semi Finish Good’s) dan FG (Finish Good’s) sejumlah
permintaan tepat waktu baik keperluan didalam proses produksi maupun sampai
pada tahap penjualan. Dalam proses produksi juga termasuk pemantauan terhadap
ketersediaan stok dan operasi pengadaan material secara otomatis untuk
melakukan proses pembelian dan produksi. Pada prakteknya MRP (Master
Requirment Planning) berusaha untuk dapat mengusahakan keseimbangan
terhadap pengoptimasian service level dan meminimalisir biaya. Pada Gambar
2.10 dapat dilihat bagaimana alur proses MRP.
Sumber: SAP AG 2014
Gambar 2.10 Material Requirment Planning
Raw material dan supporting material bersifat Make-to-Stock, dimana stock
bersifat unrestricted (stock dipakai bebas). Planning untuk raw material dan
supporting material bisa di-trigger oleh:
Dependent Requirement (DepReq)
Planning pengadaan di-trigger oleh planned order induk sesuai struktur BOM-
nya. Menggunakan lot sizing weekly (WB) atau monthly (MB) bila purchase
requisition diinginkan bersifat mingguan / bulanan. Bisa dikombinasikan
dengan parameter safety stock, minimum lot, maximum lot, fix lot, dan
rounding value.
24
Forecasting
Forecasting model yang akan digunakan adalah moving average. Strategi ini
mengkalkulasi pemakaian (historical consumption) selama X bulan ke
belakang, lalu dirata-ratakan sebagai kebutuhan untuk Y bulan ke depan.
Setelah forecast dikalkulasi, angka kebutuhan di-transfer ke demand
management (Planned Independent Requirement) untuk keperluan revisi,
selanjutnya di-run MRP.
Tujuan lainya untuk menetapkan MPR dan lot sizing procedure untuk setiap
material dalam menentukan usulan pengadaan.
2. Production Order Creation
Setelah proses MPS (Master Production Scheduling) dilanjutkan dengan
pembuatan order, proses operasi dan material requirments kemudian ditentukan
berdasarkan master data Bill of Material (BoM) dan Routing. Dalam bagian ini
departemen yang berhubungan langsung dengan pembuatan order adalah
departemen production planning and inventory controll yang akan melakukan
penjadwalan (scheduling), yaitu proses untuk menentukan tanggal release yang
mendetil untuk kebutuhan capacity requirments planning dan material
reservation. Pengecekan ketersediaan (availability check) dapat dijalankan ketika
order sudah dibuat baik secara komponen dari material mapun dari segi kapasitas.
Process order cycle tersebut dapat dilihat pada gambar 2.11 berikut ini:
Sumber: SAP AG 2014
Gambar 2.11 Process Order Cycle
25
Production execution akan memulai prosesnya pada saat order sudah di release
oleh bagian ppic. Ini menyebabkan perubahan status pada production order dan
berfungsi sebagai kebutuhan teknikal sistem untuk bisa melanjutkan ke proses
selanjutnya. Ini termasuk withdrawal material untuk komponen, konfirmasi untuk
good receipts dan pembuatan invoice melalui proses completion. Availability
check yang lain dapat dilakukan selama order sudah berstatus release.
3. Production Execution
Setelah pembuatan production order dari konversi plant order telah selesai
dilakukan baru kegiatan didalam production execution bisa dimulai. Penerbitan
production order merepresentasikan dari sisi sistem sudah bisa dimulai untuk
melakukan ekseskusi proses produksi.
Production order akan tetap akan aktif di dalam sistem sampai dilakukan
penutupan order (TECO) Technical Completed, perlu menjadi perhatian bahwa
pada sistem SAP tidak diperkenankan melakukan perubahan untuk melengkapi
kekurangan pada production order, jika terjadi kesalahan pengakuan atau
penginputan good receipt, harus dilakukan penghapusan dan diperbaiki dengan
cara penginputan goods receipt yang baru.
Good issue akan memicu aktifitas sistem secara background antara lain: kuantitas
stok dari material akan berkurang karena adanya pemakaian material baik pada
level plant maupun level storage location warehouse; kalkulasi pada konsumsi
otomatis akan diupdate karena gambaran konsumsi ini dibutuhkan untuk
peninjauan ulang MPR; Production order akan terkena beban biaya aktual karena
ada pencatatan pemakaian material; pada sloc (storage location) production
supply akan mengalami penguranan stok karena adanya penarikan pemakaian
material; Good Issue akan mengakibatkan terbentuknya material dokumen dan
pencatatan akuntansi yang didalamnya mengandung pencatatan akun stok material
dan konsumsi.
26
Pada proses backflush, good issue untuk pemakaian material tidak serta merta
mengurangi stok reservasi sampai adanya pengakuan pemakaian bahan pada
operasi atau sebelum dilakukan Good Recipt. Good issue dengan penundaan
pemakaian bahan disebabkan oleh ketentuan dan waktu pelaksanaan proses
operasi, dimana hal tersebut yang mengubah informasi stok pada reservasi.
Sedangkan pada proses good receipt, ketika proses produksi sudah menghasilkan
SFG (semi finish goods) maka akan menimbulkan persediaan secara fisik material
pada area/storage location produksi sehingga production order yang sedang
berjalan memiliki hasil. Ketika material sudah dihitung sebagai stok, setelah
proses goods receipt maka selanjutnya akan dilakukan transfer posting yang
bertujuan untuk menjadikan material semi finish good tersebut sebagai freely
usable stock, sehinga dapat di consume oleh urutan order berikutnya.
4. Master Data
Bill of Material (BoM) adalah sebuah daftar material yang terstruktur dari
komponen-komponen yang menghasilkan berupa produk dan digunakan dalam
bentuk yang berbeda-beda tergantung dari situasi dimana sebuah produk dibentuk
dari beberapa bagian material. Pada umumnya pada sektor industi BoM ini
disebut recipe atau daftar material yang membentuk produk dan lain sebagainya.
Data-data yang terkandung dalam Bill of Material ini akan digunakan sebagai
sebuah dasar untuk aktivitas perencanaan proses produksi, seperti:
a. MRP (Material Requirment Planning) yang mendiskripsikan uraian dari bill of
material pada tanggal dan waktu tertentu untuk mengkalkulasikan jumlah cost-
effective order dari material tersebut.
b. Work Scheduling sebagai dasar untuk perencanaan operasi dan kontrol
terhadap proses produksi yang memanfaatkan bill of material.
c. Production order management, akan menggunakan bill of material sebagai alat
merencanakan ketepatan dari material.
27
BoM Usage bertujuan untuk mengkhususkan fungsi dalam perusahaan dimana bill
of material akan digunakan. Bill of Material dipisahkan menjadi tiga bagian BoM
usage produksi, BoM usage Finance dan Controlling dan BoM usage engineering
untuk assembly yang sama.
5. Work Centers
Work Center adalah representatif dari operasi yang dilakukan. Di dalam sistem
SAP S/4HANA sistem work centers adalah business object yang menggambarkan
resource seperti:
a. Kelompok mesin
b. Lini produksi
c. Assembly work centers
d. Shift Kerja karyawan atau fungsi-fungsi lain dalam tugas karyawan
Dalam sistem SAP S/4HANA production planning and control system hal yang
menjaddi data terpenting adalah work centers, bill of material dan routings. Work
centers akan digunakan di dalam task list operations dan work orders. Work
orders dibuat untuk produksi, Quality Assurance, Plant Maintenance, Project
System sebagai jaringan. Data yang terkandung didalam work center akan
digunakan untuk Scheduling, Costing, Capacity Planning dan Simplifying
operation maintenance.
6. Routing
Sebuah deskripsi dari suatu operasi yang harus dilakukan dalam sebuah proses
prooduksi untuk suatu produk/material disebut routing. Kegunaannya sebagai
informasi mengenai operasi (tahapan) dan urutan dimana operasi tersebut
dilakukan, juga berisi rincian mengenai work centers yang mana proses tersebut
dioperasikan dan mencakup juga kebutuhan production resources tools.
Header ini berisi data yang sudah valid untuk keseluruhan routing. Squence
adalah sebuah urutan dari sebuah operasi. Operasi akan menerangkan langkah-
28
langkah proses yang dilakukan selama proses produksi berlangsung. Sebuah
routing akan diidentifikasi oleh group dan group counter dari routing tersebut.
7. Recipe
Dalam dokumen ini akan menjadi dasar untuk aktivitas desain teknis, kustomisasi
dan testing terhadap modul aplikasi SAP yang akan dibuat. Master Recipe adalah
sebuah deskripsi yang dapat menerangkan tahapan proses yang dibutuhkan untuk
memproduksi suatu material. Master Recipe digunakan sebagai dasar pembuatan
process order dan juga dasar product costing. Secara garis besar informasi yang
terdapat dalam Master Recipe adalah:
Operation maupun phase
Resource tempat pekerjaan dilakukan
Material produksi baik yang berupa semi finished dan finished goods
Dalam Master Recipe terdiri dari dua bagian yaitu recipe header dan operation.
Setiap operasi dikerjakan oleh satu resource. Setiap operasi dibagi lagi menjadi
phase. Pada Gambar 2.12 berikut adalah diagram untuk struktur Master Recipe:
Operations
Recipe Header
Resource Allocations
Material
Components
Relationships
Material List (Product)
Process Instructions
PI Characteristics
PhasesMat
----- ------ ------------ - ----- --
------- ------- ---------
Material
Sumber: SAP AG 2014
Gambar 2.12 Master Recipe Structure
Master Recipe bermanfaat sebagai intruksi kerja di dalam process order dan
digunakan untuk perhitungan prooduct costing. Nilai standar value di dalam
master recipe yaitu Setup, Machine, Energy, Direct Labor, FOH Fix, dan FOH
29
Variable. Semua nilai tersebut yang akan menjadi dasar perhitungan lead time
schedulling, capacity planning dan product costiing.
8. Production Version
Production Version adalah master data yang menyimpan kombinasi antara master
recipe dan BoM (Bill of Material) untuk memproduksi suatu material. Dengan
menggunakan production version akan dapat diketahui variasi metode produksi
suatu material. Seluruh material yang akan diprooduksi baik itu berupa Semi-
Finished Goods maupun Finished Goods harus memiliki production version. Hal
ini sangat penting karena Production version dibutuhkan untuk proses MPS
(Master Planning Scheduling) dan Process Order Creation. Production Version
juga dibuutuhkan oleh modul FICO sebagai perhituungan SCE (Standart Cost
Estimate), sebagai acuan perhitungan biaya proses produksi sebuah material.
9. Production System
Production system yaitu gabungan dari sub-sistem yang saling berkaitan satu
dengan lainnya yang bertujuan untuk memastikan masukan produksi menjadi
hasil produksi. Masukan produksi ini dapat berupa material, mesin, modal,
informasi, tenaga kerja, equipment, tools, sedangkan hasil produksi merupakan
produk yang dihasilkan berikut waste produk, downtime, informasi dan
sebagainya. Gambar 2.13 berikut ini menjelaskan Input-Putput sistem produksi:
Sumber: Nasution (2003)
Gambar 2.13 Input-output sistem produksi
30
Yang terdapat pada sub sistem dari proses produksi adalah perencanaan dan
pengenalian produksi, pengendalian penjadwalan prosuksi, pengendalian kualitas,
penentuan standar operasi, penentuan fasilitias produksi, perawatan terhadap
fasilitias produksi dan penentuan harga pokok produksi. Subsistem-subsistem dari
sistem produksi tersebut dapat membentuk konfigurasi sistem produksi.
Keandalan dari konfigurasi sistem produksi ini akan tergantung dari produk yang
dihasilkan serta bagaimana cara pembuatannya (proses produksi). Cara membuat
produk tersebut dapat berupa “jenis” proses produksi menurut cara menghasilkan
output, “proses operasi dari pembuatan produk” dan variasi produksi yang
dihasilkan (Nasution, 2003, p2).
2.4.4 Modul QM (Quality Management)
Dalam hal ini quality management bertugas untuk melakukan pengendalian
kualitas material, inspeksi produksi, quality ansurence, R&D material dan
keterangan material. Fungsi quality management adalah untuk memastikan
kualitas produk yang di antar oleh pihak supplier agar dapat masuk ke storage
perusahaan sesuai dengan standarisasi Quality Control.
Secara detail nya flow process nya sebagai berikut :
1. Pertama poses dimulai dari barang dating ke storage perusahaan
2. Ketika barang dating maka ada 2 hal yang dilakukan dan sekaligus yang
membedakan 2 jenis proses Quality Management tersebut yaitu Source
Inspection atau Incoming Inspection.
3. Source Inspection adalah barang yang kelihatan secara fisik yang dapat
dipastikan kualitas produknya secara langsung (contohnya kardus).
4. Incoming Inspection adalah barang yang tidak bias diindentifikasi kualitas
produknya secara langsung (contohnya drum).
5. Untuk proses Source Inspection setelah dicek maka akan dilakukan inbound
yang didalam nya dilakukan proses Inspection Lot atau dokumen pemeriksaan
material atau produk masuk ke storage.
31
6. Setelah itu dilakukan Quality Control untuk membandingkan kualitas barang
yang masuk atau inbound dengan standarisasi yang telah di tentukan oleh pihak
Quality management.
7. Setelah itu dilakukan Goods Receipt untuk menambahkan stock pada
unrestricted stock di SAP
8. Untuk Incoming Inspection proses dimulai saat barang masuk, barang masuk
berupa drum yang produk nya susah di identifikasi karena bentuk nya (missal
seperti liquid atau cairan) karana liquid atau cairan tidak bias di identifikasi
kualitasnya tanpa proses laboratorium terlebih dahulu maka harus dilakukan
Goods receipt terlebih dahulu agar dapat dilakukan pengecekan di lab.
Setelah di Goods Receipt maka akan dilakukan Quality Control di lab dan hasil
nya akan di post Quality Issue.Setelah itu baru barang akan menambah di
Unrestricted Stock.
2.4.5 Modul PM (Plant Maintenance)
Secara umum proses pemeliharaan dapat dikelompokkan dalam dua macam, yaitu
preventive maintenance dan corrective maintenance. Preventive maintenance
merupakan proses pemeliharaan rutin atau berkala yang dilakukan untuk
mencegah terjadinya kerusakan, sedangkan Corrective Maintenance merupakan
proses pemeliharaan insidentil untuk memperbaiki technical object yang
mengalami abnormalitas/malfunction/breakdown. Proses Preventive Maintenance
maupun Corrective Maintenance dilakukan terhadap technical object, dalam hal
ini adalah Functional Location atau Equipment. Untuk perusahaan yang bergerak
di area pabrik, sebagian besar technical object yang dilakukan pemeliharaan yang
dilakukan user di area pabrik akan melaporkan adanya abnormalitas kepada
Maintenance Planner Group. Laporan tersebut saat ini disebut Work Request dan
nantinya di SAP akan disebut sebagai Maintenance Notification.
2.4.6 Modul FICO (Financial Accounting and Controlling)
Modul Financial Accouting and Controlling (FICO) berfungsi untuk
mendokumentasikan transaksi keuangan kedalam buku besar yang berupa
32
financial statement yang digunakan dalam laporan. Financial accounting adalah
sistem pelaporan keuangan yang pada akhirnya akan diberikan kepada pihak
ketiga. Dalam setiap perusahaan cara penghitungannya sama karena sudah
ditentukan untuk standardnya.
Dalam financial accounting juga mengukur kinerja keuangan perusahaan,
berdasarkan pada data transaksi intenal maupun eksternal. Dan juga menyediakan
dokumen keuangan yang mampu mengaudit setiap angka yang terdapat dalam
suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi awalnya.
Management accounting itu sepakat dengan system performance, pengukuran
seberapa efektif suatu sistem. Standard dari pengukuran ini ditentukan sendiri
oleh user, bagaimana user menghitung dan men-set up standardnya, bisa berbeda-
bedad antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain. Controlling
digunakan untuk manajemen internal baik dari sisi biaya produksi manufaktur
maupun cost center dapat mempermudah dalam melakukan analisa biaya.
CO (Controlling), berfungsi untuk mendukung empat kegiatan operasional yaitu:
Controlling capital investment,
Controlling terhadap aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan
merencanakan pembayaran,
Controlling pendanaan terhadap pembelian, pengadaan dan penggunaan dana
di setiap area,
Controlling terhadap biaya yang timbul dan profit berdasarkan semua aktivitas
perusahaan
2.5 Metodologi ASAP
Accelerated SAP (ASAP) adalah metodologi implementasi standar yang rancang
langsung oleh SAP untuk dapat membantu kebutuhan konsumen dalam rangka
pengimplementasian software SAP secara cepat, efektif dan seefesien mungkin.
Kata "Accelerated" mengacu pada Tools & Information yang tersedia di SAP
untuk mempercepat proses implementasi SAP dalam perusahaan atau organisasi.
Accelerated SAP dan Business Engineer membantu untuk mengkonfigurasi
33
Applications sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan menggunakan skenario
dan proses bisnis yang telah terbukti.
Keuntungan dari penggunaaan metodologi ASAP yaitu :
1. Waktu proyek dapat dibagi menjadi dua bagian besar
2. Resiko rendah dan mengurangi banyak biaya
Sumber: SAP AG 2014
Gambar 2.14 The Accelerated SAP (ASAP) Roadmap
Pada tiga bagian dan kegiatan yang dilakukan dalam setiap bagian dapat berubah
sesuai dengan sifat dari implementasi dan teknologi yang dipilih. Bagian-bagian
dari roadmap penyediaan prosedur berulang sebagai persiapan manajemen untuk
mengkonfigurasi dari apsek business process, technical, testing dan trainging.
Tiga bagian dari penyangga utama dalam pelaksanaan ASAP (The Accelerated
SAP) sebagai berikut :
1. Rencana anggaran yaitu berisikan perkiraan biaya per bulan berbanding dengan
biaya aktual yang akan dikeluarkan dan selisih yang ditimbulkan (selisih antara
perkiraan biaya dan biaya aktual).
2. Resource Plan yaitu sumber daya yang ditugaskan pada implementasi SAP
S/4HANA. Ini akan menampilkan jumlah hari kerja yang direncanakan dan
aktual pencapaian dalam satu bulannya, serta selisih di antara keduanya. Ini
juga berisi lembar kerja jam kerja gabungan.
3. Rencana Kerja yaitu tahapan dan perangkat fase, paket-paket pekerjaan,
aktivitas, dan tugas terperinci dari Roadmap ASAP. Informasi ini dapat disusun
34
dengan menggunakan software seperti Microsoft Project atau Microsoft Excel.
Bagan Gantt Chart disertakan pula dalam pembuatan rencana kerja ini untuk
melihat jadwal, kesenjangan dan sumber daya di Microsoft Project.
Project Preparation/Business Process Re-engineering
Dalam tahapan ini, semua hal yang terkait dengan preparation yang
dibutuhkan harus sudah disiapkan, termasuk planning terhadap pendekatan
proyek yang digunakan, struktur organisasi proyek, detil perencanaan proyek
dan tentu rencana program pelatihan untuk seluruh anggota yang terlibat dalam
proyek. Semua anggota proyek dan juga berbagai pihak yang memiliki peran
dalam perusahaan ikut hadir dalam “kick-off” sebagai bukti bahwa jajaran
manajemen dari perusahaan mendukung sepenuhnya pelaksanaan proyek.
Business Process Blueprint
Dalam proses bisnis blueprint adalah bagaimana cara yang digunakan untuk
dapat menghasilkan sebuah pemahaman ke dalam proses bisnis perusahaan dan
menentukan proses bisnis yang akan dijalankan SAP dan bagian apa saja yang
diperlukan untuk dapat memberikan dukungan terhadap sasaran tersebut.
Tahapan ini akan menghasilkan proses bisnis blueprint yang akan
mendetailkan dokumentasi dari hasil pemetaan yang sudah diarsipkan selama
proses workshops dan observasi untuk dapat menunjang proses bisnis dari
pemakai yang akan menggunakan SAP sehingga semua kebutuhan-kebutuhan
pada proses bisnis akan terdokumentasi dengan lengkap. Dengan tahapan ini
ditargetkan pelanggan dapat lebih memahami apa yang dimaksudkan dari
proses bisnis perusahaan dalam menjalankan bisnisnya dengan mengunakan
sistem SAP S/4HANA ini.
Dalam hal ini proses bisnis akan didiskusikan dengan lebih detil dan dilakukan
pendokumentasian oleh team yang nantinya akan tertuang dalam proses bisnis
blueprint. Dokumen ini dibuat untuk dapat digunakan sebagai dasar agar dapat
melakukan konfigurasi dan persetujuan sistem pada keseluruhan proyek yang
akan di implementasikan.
35
Realization
Pada tahapan ini semua anggota team dalam proyek sudah memiliki kesibukan.
Dalam hal ini konsultan SAP akan mulai dengan membuat susunan
berdasarkan pada hasil sistem yang didapatkan dari proses bisnis blueprint
yang mengacu pada proses bisnis yang akan dicapai oleh perusahaan.
Konfigurasi sistem ini akan merefleksikan organisasi yang bersumber dari
perusahaan yang berisi master data serta aliran proses yang saling berkaitan
didalamnya.
Dengan pemaparan proses bisnis yang akan dijalankan kepada semua anggota
tim proyek, disarankan untuk dapat memperoleh umpan balik dan persetujuuan
terhadap penerapan proses bisnis blueprint yang sudah dibuat. Konfigurasi dari
setiap proses bisnis blueprint yang dihasilkan perlu dilaksanakan beberapa
tahapan siklus agar aliran proses bisnis bisia saling berkaitan dengan baik.
Untuk kondisi yang spesifik/khusus perlu dilakukan SIT (System Integration
Test) dan UAT (User Acceptance Test). Sehingga hasil konfigurasi yang sudah
di konfirmasi akan menghasilkan sebuah solusi yang sudah terintegrasi dan
terdokumentasi yang tentunya selaras dengan proses bisnis yang dibutuhkan.
Finals Preparation
Final preparation ini bertujuan untuk melakukan pengetesan sistem secara
teknis, yaitu dengan mengadakan pelatihan dan pemahaman langsung kepada
seluruh pengguna akhir, untuk memindahkan data dan sistem ke dalam
lingkunngan produksi. Tujuan dari pengetesan sistem pada tahap final ini atau
sering disebut Dry Run Test adalah untuk melakukan stress test dan volume
sekaligus pengetesan terhadap peralatan dan prosedur administrasi sistem itu
sendiri.
Key users akan dilatih oleh konsultan yang nantinya akan memiliki fungsi
untuk dapat melatih para pengguna akhir berdasarkan pada konsep “train the
trainer”.
36
Go Live & Support
Dalam tahapan ini menandakan proses produksi sudah dimulai dengan sistem
yang baru. Saat production process dimulai, sistem baru berbasis SAP ini
sudah diperiksa kembali dan dicari kebutuhan untuk menggaransi semua sisi
dari lingkungan proses bisnis yang sudah di tuangkan dalam blueprint sudah di
representasikan kedalam sistem. Dalam tahapan ini tidak cuma ditujukan untuk
mengecek keakuratan transaksi tetapi juga sekaligus terhadap end users apakah
sistem sudah sesuai dengnan permintaan.
37
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
Dalam tahapan-tahapan yang dilakukan untuk dapat menyelesaikan masalah dalam
penelitian ini dapat dilihat pada skema diagram alir sebagai berikut :
Gambar 3.1 Flowchart Metodologi Penelitian
Observasi Awal
Pengamatan pada lini Production Process
bagian Production Supply
Berdiskusi dengan Team modul Production
Planning dan bagian yang terkait.
Identifikasi Masalah
Latar belakang
Rumusan masalah
Tujuan dan manfaat penelitian.
Batasan masalah
Studi Pustaka
BPR (Businees Process Re-Engineering)
Businees Process
Business Blueprint Modul Production
Planning system SAP S/4HANA
Pengumpulan Data
Mengumpulkan data Production Supply
Wawancara, Studi Pustaka
Mengolah data dengan metode BPR, proses
bisnis blueprint
Analisis Data
Perbaikan Proses Bisnis dengan BPR.
Usulan perbaikan dengan Blueprint.
Membandingkan sebelum dan sesudah
perbaikan
Kesimpulan dan Saran
Kesimpulan.
Saran untuk perusahaan.
Observasi
Awal
Identifikasi
Masalah
Studi
Pustaka
Pengumpulan
Data
Analisis
Data
Kesimpulan dan
Saran
38
3.1 Metode Penelitian
Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode deskriptif analitik dengan data
semi kualitatif dengan mengumpulkan data-data yang berasal dari informasi-
informasi melalui para narasumber yang tidak memerlukan analisa perhitungan
(Meleong, 2006). Para peneliti kualitatif sebisa mungkin dapat berinteraksi
langsung dengan narasumber, terlibat aktif dalam sebuah pekerjaan/proyek,
melakukan pengamatan dan mengikuti alur kerja dari narasumber secara apa
adanya (Rianse, 2009:7). Hal ini dilakukan sebagai upaya penulis dalam mengkaji
data subyek penelitian secara mendalam dan objektif karena tanpa adanya
perhitungan, maka informasi-informasi dari para narasumber sangat bersifat
mendesak keberadaanya.
Fokus dalam penelitian ini yaitu bagaimana sistem ERP berbasis SAP S/4HANA
ini mampu membantu perbaikan untuk menunjang proses bisnis yang ada pada
PT. Supernova Flexible Packaging. Untuk dapat mencapai tujuan analisis
kualitatif, tahapan penelitian yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Tahap Pendeskripsian
Pada tahapan ini penulis ikut didalam obyek tempat penelitian untuk
melakukan observasi awal, selanjutnya peneliti membaca, mengamati, melihat
gambar, dokumen-dokument berpikir, melihat aktivitas para pelaku dan
kemudian mendeskripsikan apa yang dilihat untuk mengidentifikasi
permasalahan yang ada dalam perusahaan, dalam tahapan ini semua hal yang
berhubungan dengan objek penelitian akan dikumpulkan, didengar dan
dirasakan dalam suatu tulisan sampai dirasa cukup untuk kemudian dibuat
suatu kesimpulan.
2. Tahap Reduksi Data
Pada tahapan ini penulis mengadakan wawancara langsung kepada para
narasumber yang berkaitan dengan sistem dan data dari hasil wawancara
tersebut direduksi. Reduksi ini diartikan secara khusus sebagai proses
pengurangan data yaitu proses penyempurnaan data baik pengurangan terhadap
39
data yg kurang perlu dan tidak relevan maupun penambahan terhadap data
yang dirasa masih kurang. Data dari hasil wawanncara kemudian dibandingkan
dengan data hasil observasi dan dokumentasi dilapangan untuk dapat dibuat
suatu kesimpulan dalam bentuk tabel analisa.
3. Tahap Analisis
Pada bagian ini, penulis menguraikan focus persoalan yang sudah didapatkan
pada bagian Production Execution seksi Production Supply untuk di diterapkan
secara mendetail dan selanjutnya dicari pemecahan masalahnya dengan
memberikan solusi atau rekomendasi terkait sistem informasi proses bisnis
yang meliputi: konsep proses bisnis, sistem informasi, teknologi informasi,
pengumpulan data, penyimpanan, pemeliharaan, keamanan, organisasi dan
pengambilan kembali.
3.2 Penelitian Pendahuluan
Penelitian ini berfokus pada mengidentifikasi dan analisis untuk dapat
menemukan permasalahan pada proses bisnis production supply untuk dapat
melakukan perbaikan yang dapat menunjang proses bisnis perusahaan. Peran
penulis sendiri dalam hal ini adalah sebagai project member sekaligus sebagai IT
SAP Functional dalam project SAP S/4HANA ini. Sebagai bagian dari team
proyek, penulis dibawahi langsung oleh Project Manager yang menjadi pimpinan
didalam project penerapan sistem ERP berbasis SAP S/4HANA ini. Penulis
bekerja bersama dalam team untuk dapat menganalisa proses bisnis yang sedang
berjalan yang ada pada PT. Supernoova Flexible Packaging, kedalam fungsi bisnis
yang terdapat pada sistem ERP berbasis SAP S/4HANA, untuk kemudian dapat
digunakan dalam merancang business blueprint sebagai jawaban atas
permasalahan yang ada. Untuk mendapatkan data yang cukup dan selengkap
mungkin maka penulis melakukan pencatatan, pengumpulan dan trial untuk dapat
melakukan feedback baik terkait proses bisnis pada modul yang sedang dikerjakan
sehingga didapat permasalahan yang ditemukan khususnya lamanya waktu
tunggu dan seringnya terjadi pergantian material yang tidak sesuai dengan
40
Standard Pemakaian Bahan dapa modul yang terkait pada tim persiapan sehinga
dapat dilakukan kustomisasi/enchanment yang sesuai pada modul masing-masing.
3.3 Identifikasi Masalah
Berdasarkan data yang didapat dengan cara interview dengan team proyek dan
manager departemen terkait yang sedang di observasi dan pengamatan secara
langsung pada kegiatan operasional pada seksi production supply yang dalam hal
ini penulis sebagai anggota tim implementor SAP PP Functional, maka
didapatkan data yang cukup untuk merumuskan masalah pada bagaimana
membuat menyelaraskan kesenjangan (gap) antara proses bisnis yang sedang
berjalan dalam hal ini penggunaan system ERP lama yang berbasis Windows
FoxPro Version 9.0 dengan proses bisnis system ERP berbasis SAP S/4HANA,
khususnya pada proses bisnis bagian production supply (persiapan). Hal tersebut
yang mendorong penulis untuk melakukan pendalaman dan penyusunan yang
lebih detail lagi terhadap proses bisnis production execution khususnya pada
bagian production supply (persiapan) dengan pendekatan analisis kualitatif
terhadap blueprint pada bagian tersebut.
Dengan pengidentifikasian masalah tersebut maka perlunya dilakukan analisa
perubahan proses bisnis yang ada dengan menggunakan pendekatan BPR
(Businees Process Reengineering). Hal tersebut dimaksudkan untuk menganalisa
dampak dan perubahan yang terjadi terhadap proses bisnis yang sedang berjalan
dengan sistem ERP berbasis SAP pada lingkup organisasi. Identifikasi dengan
pembuatan BPR (Businees Process Reengineering) untuk dapat menghasilkan
output Blueprint ini sangat penting dilakukan karena:
a. Mengadopsi perubahan proses bisnis yang baru dengan sistem ERP berbasis
SAP sehinga bisa mengelola perubahan dari proses bisnis sebagai hasil dari
fungsi sistem yang baru serta membaginya dalam proporsi yang tepat.
b. Menggabungkan antara job roles ke dalam SAP, untuk dapat memastikan task
ownership dan memastikan area tanggung jawab telah terdistribusi dengan
tepat.
41
Dalam proses bisnis Bluprint ini, didefinisikan secara jelas skenario proses bisnis
(business process) apa saja yang akan terkena dampak dari penerapan sistem ERP
berbasis SAP. Masalah lain yang ditemukan bagaimana persiapan untuk
melakukan implementasi sistem ERP berbasis SAP pada PT. Supernova Flexible
Packaging. Hal ini bertujuan untuk dapat memahami gap/perbedaan yang
mendasar antara ERP berbasis system Windows FoxPro (existing system) dengan
system ERP berbasis SAP yang akan diterapkan perusahaan melakukan
pemutakhiran/pembaharuan teknologi informasi dalam upaya meningkatkan
proses bisnisnya.
3.4 Studi Pustaka
Dari hasil identifikasi masalah dan mengetahui permasalahan yang ada pada lini
produksi dan warehouse. Maka untuk dapat menyelesaikan dan memberikan
masukan terhadap masalah tersebut, diperlukan adanya pengetahuan mengenai
langkah-langkah dan metode dalam proses bisnis dengan dituangkan secara detil
pada BPR (Business Process Reengineering) untuk dapat menghasilkan usulan
perbaikan proses bisnis sebagai jawaban dari permasalahan yang ditemukan, agar
faktor dalam proses bisnis produksi dan persiapan material dapat tercapai sesuai
dengan target perusahaan yang berupa akurasi data informasi, efektif dan efisien.
Untuk dapat menyelesaikan masalah yang ada perlu pengetahuan mengenai
metode perbaikan pada proses bisnis yang terkait langsung dengan proses
produksi dan material manajemen dengan cara menggunakan metode BPR
(Business Process Reengineering) untuk dapat menghasilkan perbaikan business
process dalam bentuk blueprint yang implementasinya menggunakan sistem ERP
berbasis SAP S/4HANA.
3.5 Pengumpulan Data
Jika dilihat dari segi jenis data, terdapat dua data yaitu kualitatif dan kuantitatif.
Sesuai dengan desain penelitiian maka penulis menggunakan jenis data kualitatif
yaitu dijabarkan dalam bentuk kalimat serta uraian-urraian kegiatan.
42
Berdasarkan sumber data dalam penelitian ini terbagi menjadi dua, yaitu:
a. Pengumpulan data primer/pokok adalah data yang diperoleh secara langsung
dari narasumber atau objek yang akan diteliti baik dengan cara observasi dan
wawancara pada bagian persiapan produksi. Data yang dikumpulkan adalah
data yang berkaitan dengan dengan kegiatan pada proses bisnis bagian
persiapan produksi. Berupa persiapan terhadap project scope yaitu
pengumpulan data dokumentasi, kegiatan pada business process dan pedoman
sistem SAP S/4HANA. Observasi yang penulis gunakan pada penelitian ini
adalah observasi partisipan yaitu dengan cara ikut terjun langsung sebagai
salah satu angota tim IT SAP Functional untuk mengetahui secara mendetail
kesiapan terhadap keberlangsungan proyek yang akan dijalankan dengan
melakukan pengamatan dan pencatatan terhadap kegiatan yang sedang
dilakukan. Selain itu juga melakukan wawancara tidak terstruktur dan tanya
jawab langsung kepada bagian Production Execution baik berupa diskusi,
workshop, sharing session dan pertemuan-pertemuan pada rapat rutin terhadap
peserta baik itu PMO, key users, users dan konsultan (implementor) yang
terkait.
b. Untuk pengumpulan data sekunder diperlukan sebagai pelengkap agar
menunjang hasil penelitian yang sudah dilakukan pada data primer. Data ini
dapat diperoleh dari data perusahaan dan arsip departemen terkait dan
konsultan yaitu yang berupa profile perusahaan, Project Charter, dokumen
SAP , SOP, proses bisnis, Change Management dan data-data yang memiliki
hubungan langsung dengan proses bisnis dan data pendukung lainya. Data-data
tersebut dapat mendukung dalam menentukan keakuratan dalam pembuatan
blueprint sebagai sarana pemetaan terhadap tujuan perbaikan yang dapat
menjunjang proses bisnis perusahaan.
Dalam metode pengumpulan data dokumentasi ini lebih mudah dibandingkan
dengan metode pengumpulan data yang lain. Dalam menggunakan metode
dokumentasi ini, peneliti menyusun instrumen dokumentasi berupa variabel-
variabel terpilih yang akan didokumentasikan dengan menggunakan daftar check
list sesuai dengan kebutuhan penelitian. Menurut Guba dan Lincoln (1981)
43
dokumen dapat digunakan untuk keperluan penelitian kkarena memenuhi kriteria
atau alasan yang dapat dipertanggungjawabkan, seperti pada poin-poin berikut ini:
1. Dokumen merupakan sumber yang stabil.
2. Berguna sebagai bukti untuk pengujian
3. Tidak reaktif sehingga tidak sulit untuk ditemukan dengan teknik kajian
4. Sesuai untuk penelitian kualiitatif karena sifatnya yang alamiah.
5. Hasil pengkajian isi akan membuka kesempatan untuk lebih memperluas
pengetahuan terhadap sesuatu penelitian itu sendiri.
3.6 Pengolahan Data dan Analisis
Pada tahapan pengolahan data dan analisa menggunakan pendekatan analisa pada
proses bisnis yang saat ini digunakan dalam hal ini proses produksi pada bagian
persiapan material (production supply). Pada penelitian kualitatif ini, pengolahan
data tidak harus langsung dilakukan setelah data diperoleh akan tetapi bisa
dikumpulkan terlebih dahulu dan dilakukan analisis data secara bersamaan.
Sedangkan untuk data yang dikumpulkan dianalisa menggunakan fotmat
penyajian berupa tabel yang terbentuk dalam penjabaran yang tertuang dalam
langkah-langkah pada pendekatan BPR (Business Process Reengineering) untuk
dapat menghasilkan usulan perbaikan proses bisnis pada modul yang sedang di
teliti. Adapun untuk mempermudah analisa permasalahan ada beberapa rincian
yang dijabarkan pada proses bisnis yang berjalan pada sistem saat ini.
Pada modul Production Planning rincian data yang diperlukan untuk dapat
menjawab persoalan yang dihadapi, sebagai berikut:
Master data berupa Material Cost, Bill of Material (BoM), Routing, Work Center,
Master Recipe, Production Version, Material Requirment Planning, Production
Planning dan Production Execution, dari system yang digunakan saat ini data
yang digunakan adalah SPB (Standar Pemakaian Bahan), Order Kerja, dan Job
Intrustion. Untuk dapat menutupi kesenjangan (gap) yang ada antara proses bisnis
yang lama, ERP berbasis system Windows FoxPro yang belum terintegrasi antar
departemen, dengan usulan proses bisnis yang baru yaitu ERP berbasis system
SAP S/4HANA, maka diperlukan pembuatan BPR (Business Process
44
Reengineering) agar dapat menghasilkan output berupa proses bisnis baru untuk
dapat menjawab kesenjangan dari proses bisnis yang lama dan yang baru. Proses
bisnis ini nantinya dirancang berdasarkan hasil wawancara, observasi dan
pencatatan data-data yang diperlukan agar proses bisnisnya dapat dipetakan
dengan ERP berbasis system SAP.
3.7 Simpulan dan Saran
Pada tahapan ini merupakan tahap menarik kesimpulan dari semua data yang
sudah diperoleh yang merupakan hasil dari penelitian. Pengambilan kesimpulan
atau verifikasi yaitu usaha untuk dapat mencari atau memahami arti, pola-pola,
keteraturan, penjelasan, alur sebab akibat. Sebelum mengambil kesimpulan,
terlebih dahulu akan dilakukan reduksi data, penyajian data dan penarikan
kesimpulan dari kegiatan-kegiatan sebelumnya. Proses analisis tidak bisa
dilakukan dengan satu kali proses, melainkan dilakukan secara berulang-ulang
dalam kegiatan reduksi, penyajian dan penarikan kesimpulan selama melakukan
penelitian. Penarikan kesimpulan disajikan dalam bentuk narasi yang merupakan
tahap akhir dari kegiatan analisis data. Penarikan kesimpulan ini merupakan tahap
akhir dari pengolahan data.
3.8 Sistematika Penulisan
Sistematikak penulisan ini menjelaskan secara singkat urutan penelitian ang
tersusun dalam bentuk flowchart. Flowchart ini dimulai dari pendahuluan, yang
disupport dengan studi pustaka dan observasi serta wawancara yang sudah
dilakukan untuk dilanjutkan dengan melakukan analisis proses pada proses bisnis
seksi production supply. Setelah permasalahan diketahui langkah selanjutnya
untuk mengajukan usulan perbaikan dengan metode Business Process
Reenginering untuk segera mendapatkan hasil sebagai solusi dari permasalahan
yang ada. Alur proses penelitian akan dijelaskan pada gambar 3.2 dibawah in.
45
Gambar 3.2 Alur Penelitian
Start
Penelitian pendahuluan
Analisa Proses Production Planning
Analisa Permasalahan BPR, Statement
,Blueprint, Accelerated SAP Test
Usulan Perbaikan Proses Bisnis
1. Mendesain ulang proses bisnis Production Supply
2. Membuat bisnis proses blueprint baru pada bagian
Production Supply
3. Menyederhanakan, mengintegrasikan, otomatisasi
dan menghilangkan beberapa aktifitas pada
bagian Production Planning
Implementasi usulan perbaikan dengan
System SAP S/4HANA
Analisa Perbedaan Hasil Perbaikan bisnis proses
Simpulan dan Saran
Finish
Studi Pustaka Data Observasi,
Wawancara, Dokumentasi
46
BAB IV
PENGOLAHAN DATA DAN ANALISIS
Setelah tahapan awal selesai dilakukan dan data yang diperlukan cukup, langkah
berikutnya yaitu proses penerapan metode Business Process Reengineering
dengan dimulai dengan pembuatan tim proyek, mengumpulkan orang-orang
system analys, membuat konsep, analisis keadaan terkini, menghasilkan
framework statement, blueprint statement, benefit statement, proses bisnis
blueprint, kodefikasi plant dan storage location, creation reservation roles dan
terakhir membuat analisa perbedaan reservation serta membuat transaction for
reservation, yang detailnya akan di jabarkan dibawah ini.
4.1 Proses Bisnis Production Planning yang sedang berjalan
Perusahaan ini didirikan dari tahun 1981, dan sampai saat ini sudah menjadi
perusahaan manufaktur flexible packaging dan converting sepuluh besar di Asia
Tenggara. PT. Supernova Flexible Packaging berlokasi di Jl. Industri Selatan Blok
LL No.01 Kawasan Industri Jababeka 2 Cikarang ini mulai merintis proses
operasinya dengan menggunakan proses bisnis konfensional yang belum
didukung dengan sistem komputasi yang handal. Awalnya perusahaan
menggunakan sistem berbasis DOS untuk menunjang berjalannya proses
bisnisnya, baru pada tahun 2001 dengan tuntutan persaingan global dan semakin
banyaknya kompetitor sejenis dengan tujuan yang sama untuk menjadi perusahaan
packaging dan converting terkemuka dan tentunya membutuhkan pengolahan data
dan manajemen teknologi informasi yang handal perusahaan menggunakan sistem
ERP berbasis Windows Fox Pro yang berjalan sampai dengan saat ini. Dalam
perjalanan perusahaan selalu memiliki keinginan kuat untuk terus melakukan
perbaikan disetiap lini bisnisnya, sehingga dapat terus bersaing secara kompetitif,
efektif dan efisien denngan perusahaan lainnya. Pada Gambar 4.1 berikut terlihat
keseluruhan Flowchart proses pada bagian production planning saat ini:
47
Sumber: Dokumen Perusahaan 2016
Gambar 4.1 Planning to Production Flow Process
Pada Gambar 4.1 dapat dijelaskan bahwa planning to production yang merupakan
Flowchart proses bisnis yang ada saat ini pada bagian produksi, masih banyak
proses bisnis yang tidak jelas batasannya dan bagaimana keterkaitan antar sub-
sistem proses bisnis tersebut. Dalam planning to production tersebut untuk proses
bisnis production execution yang akan menjadi topik analisa penelitian penulis
untuk menemukan kesenjangan (gap) yang ada dan permasalahan yang timbul
saat ini. Pada proses bisnis Flowchart tersebut, production execution memiliki 14
(empat belas) sub-sistem. Pada penelitian ini penulis akan melakukan pengamatan
dan analisa pada process flow PTP0301 Persiapan Proses Produksi. Didalam
proses ini banyak ditemukan permasalahan sisip material dan ketidak akuratan
penggunaan material, serta efek dari banyaknya transaksi manual yang harus
dilakukan antar proses bisnis sehingga menyebabkan waktu tunggu dalam
penyiapan material dalam proses produksi sangat lama sehingga menyebabkan
kegiatan dalam proses produksi tidak bisa efektif, efisien dan optimal.
48
4.1.1 Pengumpulan Data pada Proses Bisnis Persiapan Produksi
Pada proses bisnis persiapan sebagai pintu gerbang pertama dalam proses
produksi yang berjalan saat ini dengan sistem ERP berbasis Windows Fox Pro
dapat dilihat pada flowchart persiapan produksi. Dari hasil observasi lapangan
dengan pengamatan kegiatan dan wawancara serta dokumentasi dari prosedur
kegiatan pada proses perisapan produksi, peneliti mendapatkan beberapa data
yang dibutuhkan pada penelitian ini antara lain:
a. Data aktifitas tim persiapan produksi untuk menyiapkan material.
b. Data RKH (Rencana Kerja Harian) dari bagian planning.
c. Data OK (Order Kerja)
d. Data MC (Material Costing)
e. Data JI (Jobsheet Intruction) dan,
f. Data SPB (Standar Pemakaian Bahan)
Pada Gambar 4.2 berikut ini akan dijelaskan alur proses sistem yang digunakan
saat ini:
Sumber: Dokuemen Perusahaan 2016
Gambar 4.2 Proses Bisnis Flowchart Persiapan Produksi
49
Berikut ini penjabaran dari gambar 4.2, proses produksi akan dimulai setelah
bagian PPIC (Production Planning and Inventory Controll) membuat Master
Planning Schedule (MPS), OK (order kerja) dan SPB (Standard Pemakaian
Bahan yang mengaacu pada informasi dari data MC (Material Cost) dan JI
(Jobsheet Intruction) yang diterbitkan oleh departemen QCR&D dan akan
menerbitkan RKH (Rencana Kerja Harian) baik itu untuk order Finish Good’s,
Sample, Trial dan Jasa. Penginputan SPB didasarkan pada informasi MC
(Material Cost) dari dokumen bagian QCR&D dan OK (order kerja) didasarkan
pada data yang diperoleh dari sales order bagian marketing. Keterkaitan dari
beberapa alur diatas masih dilakukan berdasarkan dokumen fisik dan harus
diinputkan kedalam sistem secara manual. Setelah semua sudah lengkap maka
rencana kerja harian dan Jobsheet Intruction akan didistribusikan ke bagian
persiapan, cylinder making, printing, metalizing, blowing, laminasi, slitting dan
bagmaking. Dalam proses ini yang didistribusikan berupa dokumen fisik. Dalam
tahapan ini admin produksi office akan mendistribusikan juga KK ( Kartu Kerja)
mesin dan Travel Lot sebagai alat bantu operator dalam mendokumentasikan hasil
kerjanya.
Setelah admin produksi persiapan menerima RKH dan Jobsheet, personil
persiapan akan melakukan pengecekan pada sistem, material apa saja yang harus
disiapkan dalam proses produksi seesuai dengan rencana kekrja harian yang sudah
diterima. Berdasarkan rencana kerja harian tersebut, maka admin produksi
persiapan akan melakukan penginputan pengebonan permintaan material di sistem
ERP dan mencetak dokumen BPB (Bukti Permintaan Bahan) rangkap 3 (tiga),
printout asli diserahkan ke bagian gudang, salinan pertama untuk bagian persiapan
dan salinan 2 sebagai arsip perusahaan yang di dokumentasikan oleh admin
produksi. Permasalahan sering terjadi pada saat proses pengebonan ini antara lain:
1. Waktu yang diperlukan untuk melakukan penginputan, pengecekan SPB,
OK pada sistem ERP saat ini pada bagian persiapan produksi.
2. Stok material di gudang sering tidak sesuai dengan kebutuhan yang tertera
pada SPB.
50
3. Lamanya waktu tunggu untuk melakukan koordinasi dengan bagian terkait
untuk menentukan material pengganti atau disebut sisip material.
Dari permasalahan tersebut tentunya berpotensi menimbulkan problem pada
efektifitas kegiatan bagian persiapan produksi dan efisiensi penggunaan material,
menggangu order produksi lainnya jika order kerja tidak bisa dilanjutkan karena
maslaah tersebut dan berpotensi meningkatnya biaya proses produksi pada order
tertentu atau secara keseluruhan biaya proses produksi itu sendiri.
Setelah personil gudang mengirimkan material ke persiapan akan dilakukan
pengecekan fisik material apakah sesuai dengan BP2B (Bukti Penyerahan
Permintaan Bahan) atau tidak. Jika material yang dikirimkan sesuai maka personil
persiapan akan melakukan pembongkaran barang dan melakukan persiapan untuk
dikirimkan ke lini mesin produksi. Jika material yang diterima tidak sesuai dengan
BP2B atau ada cacat fisik material akan dikembalikan ke bagian gudang raw
material.
Setelah material diterima pada lini produksi, akan ada dua kemungkinan proses
yaitu material yang dikirimkan kurang atau ada sisa proses. Jika ada kekurangan
material maka personil produksi akan menginformasikan melakui media
komunikasi HT (Handy Talky), telepon extetion atau secara langsung ke personil
persiapan agar dapat segera dilakukan RMB (Rekapitulasi Material Bermasalah)
dengan dilanjutkan pembuatan bon retur produksi. Setelah informasi kekurangan
material diterima oleh personil persiapan, akan dilakukan pengebonan/permintaan
material ke gudang raw material dengan membuat BPB. Jika raw material yang
sudah didistribusikan tidak ada kekurangan atau sisa proses maka persiapan
material pada proses order dapat dinyatakan selesai. Material sisa proses dan
material bermasalah akan dipacking ulang dan diberi identitas barang berupa lot
retur, setelah material ditarik dari area produksi ke area persiapan dilanjutkan
membuat Bon Retur Produksi (BRP). Pada flowchart persiapan produksi alur
prosesnya masih sangat panjang dan rumit, yang menyebabkan tidak efektifnya
51
proses persiapan dalam menunjang proses bisnis pada bagian produksi. Pada
Tabel 4.1 berikut akan terlihat secara jelas flowchart persiapan produksi:
Tabel 4.1 Flowchart Persiapan Produksi
Mulai
Buat BPB
1
Selesai
Minta ke gudang
Kirim barang ke
persiapan
Barang
OK ?
Bongkar Barang di
Persiapan
Preparation
Kirim ke Produksi
Proses Produksi
Material
Kurang/Sisa ?
Material
Bermasalah ?
Buat RMB
Packing Ulang
Buat Lot Retur
Buat / Koreksi RP
Letakan di area
transit
Fisik
Barang
sesuai ?
Simpan di gudang
2
3
4
5
6
7
8
11
12
13
14
15
16
17
52
Tabel 4.2 Prosedur Persiapan Produksi
No Keterangan PIC Dokumen
1 GL Persiapan membuat BPB berdasarkan planning dan
SPB.
GL
Persiapan.
BPB. SPB.
2 Menyerahkan BPB ke gudang sebagai bukti permintaan
barang.
Team
Persiapan.
BPB.
3 Warehouse mengirimkan barang ke persiapan sesuai
dengan BPB yang diterima dan buat BP2B.
Tinta, adhesive kirim ke transit persiapan.
Film, resin & supporting material kirim ke area
persiapan.
Khusus resin blowing langsung ke area blowing.
Team
Warehouse.
BPB. BP2B.
4 Lakukan pengecheckan terhadap barang yang dikirim
dari gudang (jika tidak sesuai kembali ke alur point
2(kembalikan ke gudang dan informasi ke atasan
langsung, untuk masalah quality informasikan juga ke
QC)).
Team
Persiapan.
BPB.
5 Bongkar packing barang dengan menggunakan APD yang
sesuai dan mengikuti Prosedur Pekerjaan Manual
Handling.
Team
Persiapan.
Prosedur Pekerjaan Manual
Handling.
6 Lakukan persiapan :
Tuang resin ke bak sesuai IK mengangkat dan
menuang resin.
Matching tinta jika perlu.
Lakukan penimbangan adhesive sesuai IK penuangan
adhesive dan katalys dengan menggunakan APD yang
sesuai.
Team
Persiapan.
IK Mengangkat dan Menuang
Resin.
IK Penuangan Adhesive dan
Katalyst.
IK Penanganan Tumpahan
Solvent, tinta dan B3 lainnya.
7 Persiapan mengirimkan material ke produksi dan
pastikan label dan kondisi barang sesuai.
Team
Persiapan.
-
8 Produksi meneriama material dari persiapan dan
gunakan di mesin.
Team
Produksi.
-
9 Cek apakah material cukup, bila kurang buat BPB.
Setelah proses produksi selesai cek material apakah masih
ada material sisa.
Team
Produksi.
BPB
10 Jika ditemukan material bermasalah informasi ke QC
untuk diberi label reject, jika tidak ditemukan masalah
packing ulang (lanjut alur point 12).
Team
Produksi.
Label Reject.
11 Buat Rekapitulasi Material Bermasalah. Team
Produksi.
RMB.
12 Material sisa proses dan material bermasalah dipacking
kembali dengan baik, pada aktivitas packing dengan cara
manual handling menggunakan APD yang sesuai dan
dengan posisi yang sesuai.
Team
Produksi.
Prosedur Pekerjaan Manual
Handling.
13 Beri identitas barang berupa lot retur, berikan copy lot
retur ke persiapan sebagai dasar penarikan sisa material
dari area produksi.
Team
Produksi.
Lot Retur.
14 Tarik ke area transit dan buat Bon Retur Produksi. Team
Persiapan.
Bon Retur Produksi.
15 Terima retur barang dari persiapan di area transit. Team
Persiapan.
Team
Warehouse.
-
16 Check fisik barang, (jika tidak sesuai informasi ke atasan
dan ke bagian persiapan untuk koreksi RP (kembali ke
alur point 14)).
Team
Warehouse.
Retur Produksi.
17 Jika kondisi fisik barang sesuai dengan Retur Produksi,
simpan barang retur di gudang sesuai kelasnya.
Team
Warehouse.
Retur Produksi.
DEFINISI :
- BPB : Bukti Permintaan Bahan.
- RMB : Rekapitulasi Material Bermasalah.
- RP : Retur Produksi.
- BP2B : Bon Permintaan Penyerahan Barang.
- SPB : Standar Pemakaian Bahan.
53
Seperti yang terlihat dari data tabel 4.2 Prosedur Persiapan Produksi di atas dapat
bahwa kegiatan manual yang dilakukan masih cukup banyak sehingga
mengakibatkan pengecekan berulang, dan alur prosesnya yang masih sangat
panjang menunjukan bahwa kegiatan pada bagian persiapan produksi ini masih
kurang efektif dan efisien. Pada tabel 4.3 dibawah ini akan didapatkan data
aktivitas personil persiapan produksi.
Tabel 4.3 Aktivitas Persiapan Produksi
Data Bulan April 2017
Tabel Aktivitas Persiapan Produksi
No Description Activity Alokasi
Waktu
(Min)
Waktu
Proses
(Min)
Target
Hasil >
80%
Keterangan
1 Core Preparation Cek Schedule 30 90 67% Memeriksa schedule
proses produksi
Pengiriman Core ke All
Dept. Per Mesin
40 120 67% Mengirimkan material ke
masing-masing bagian
Penarikan Core yang
tidak terpakai
60 60 0% Mengambil material ke
masing-masing bagian
Perapihan Pallet Core 15 15 0% Merapikan material yang
belum terpakai
Buang Pallet Sampah 15 15 0% Membuang material rusak
ke area Waste
Buat Laporan Jumlah
Core Yang Di Kirim
(Stock)
30 150 80% Membuat laporan
pengiriman material
2 Maerial
Preparation
Pengecekan Schedule
Per Mesin
10 50 80% Memeriksa schedule
proses produksi
Minta barang ke gudang
(LD,ALU,PET)
60 300 80% Membuat BPB
Bongkar Material
dengan menggunakan
forklift
60 900 93% Menerima, meyiapkan
material di area persiapan
Kirim Material dengan
menggunakan trolly ke
setiap mesin
10 50 80% Mengirimkan material ke
masing-masing bagian
Tulis Nomor LOT 10 50 80% Pencatatan material yang
sudah dikirimkan
Tulis Laporan Waste 10 50 80% Membuat laporan Waste
Buang Sampah Waste /
Cleaning
30 60 50% Membuang sampah sisa
produksi
54
4.1.2 Masalah yang dihadapi
Berdasarkan pemahaman dan penelitian yang telah dilakukan, terdapat beberapa
masalah yang ditemukan dalam proses bisnis persiapan proses produksi yang
sedang berlangsung, yang pertama adalah masalah dalam proses penerimaan
dokumen fisik terhadap persiapan proses produksi, pada bagian ini personil
persiapan hanya menerima cetak rencana kerja harian (RKH) dan tidak ada
informasi terhadap kelengkapan SPB (Standar Pemakaian Bahan) dan OK (Order
Kerja), hal ini menyebabkan jika ditemukan ketidak sesuaian SPB dan OK,
persiapan akan kesulitan untuk membuat BPB dan akan membuang banyak waktu
untuk melakukan verifikasi dan pengecekan kembali ke personil PPIC
(Production Planning adn Inventory Control) untuk melakukan perbaikan.
Kondisi data SPB dapat dilihat pada sample data yang diambil pada bulan april
seperti yang terlihat pada Tabel 4.4 berikut ini:
Tabel 4.4 Standar Pemakaian Bahan
Standar Pemakain Bahan
Plant Tgl SPB DONO
ITMNO MC NOBAR NAMA BARANG UNIT
QTY
ORDER
METER
QTY KG
KG TGL PK TGL WIP
STATUS
APPROVE
SFP 04/22/2017 1129R 40 U058666 SAMPLE STD POUCH TOPDISH BLANK 600ML PCS 8.000 35,68 yes
SFP 04/02/2017 1275R 40 F090115 SAMPLE ROLL METALIZED BKM 6L-LLDPE55 ROLL 1 40,80 04/09/2017 yes
SFP 04/22/2017 23528 40 27509 K200009 POUCH KECAP MANIS SATE (ND) PCS 98.100 1.190,93 05/24/2017 05/12/2017 yes
SFP 04/07/2017 23729 40 27694 D040076 PLASTIK SENDOK ICE CREAM PCS 1.032.629 382,07 04/19/2017 04/30/2017 yes
SFP 04/06/2017 24029 40 28008 C204001 SAMPLE POLOS TEMPEH SOJA ORIGINAL 350GR BAG 38.195 116,49 yes
SFP 04/15/2017 2564S 40 T211112 SAMPLE IMPROVEMENT MY BABY GUSSET 50'S ROLL 200 6,14 04/17/2017 04/20/2017 yes
SFP 04/21/2017 2581S 40 L122066 SAMPLE STP BOLOGNAISE 250GR ALT.5 PCS 200 7,05 04/25/2017 yes
SFP 04/27/2017 2601S 40 L122074 SAMPLE ALUFOIL SAMBAL HIJAU DELMONTE 23GR ROLL 1 24,75 05/20/2017 yes
SPN 04/09/2017 0458R 40 N291009 SAMPLE NESCAFE GOLD BLEND 8 LINES ROLL 2 133,24 04/13/2017 Yes
SPN 04/09/2017 61731 40 45423 R116146 BAGP,DETOL,ID,BW 250ML RNG CO(ID8097777) PCS 39.450 269,44 07/26/2017 Yes
SPN 04/08/2017 61921 40 45560 R116143 BAGP,DETOL,ID,BW 250ML COL CO(ID8097781) PCS 64.067 437,58 Yes
SPN 04/22/2017 61957 40 45486 S507022 RESTO 900ML 100% INDONESIA POUCH PCS 201.338 2.939,53 05/30/2017 05/23/2017 Yes
SPN 04/09/2017 61971 40 45567 S102498 COFFEE "O" OUTER 30'S EXPORT L/B** PCS 43.169 510,26 04/14/2017 04/10/2017 Yes
SPN 04/14/2017 62115 40 45719 S446171 HAPPY SOYA OIL 1L PCS 23.900 414,43 05/26/2017 Yes
Masalah lainya adalah tidak terdeteksinya kecukupan stok raw material yang
dibutuhkan untuk proses produksi sesuai dengan rencana kerja harian (RKH) yang
telah didistribusikan oleh departemen PPIC, sehingga hal ini juga akan memakan
waktu yang lama untuk memenuhi kebutuhan kekurangan material tersebut,
karena akan menunggu lagi pengecekan dan penambahan pengganti material yang
tersedia di gudang atau sering disebut sebagai sisip material, kegiatan ini
55
berpotensi menimbulkan banyak masalah dan kerugian perusahaan. Kondisi saat
ini material planer akan melakukan sisip material pengganti jika stok material di
gudang tidak mencukupi/kosong untuk memenuhi order yang sudah dijadwalkan
untuk proses. Apabila stok material pengganti tidak tersedia di gudang maka order
akan dilompat ke order berikutnya. Pada Tabel 4.5 berikut ini akan terlihat gap
selisih biaya satu proses order dengan kegiatansisip material film untuk memenuhi
kebutuhan material:
Tabel 4.5 Gap Biaya Penggantian Material
Table Perbandingan Biaya penggunaan material pengganti (sisip)
No Material Meter
/KG KG
Stock
(Mtr) Order Price/Kg Total Harga
1 LLDPE DWSP04 1030 * 130 MIC
5,0 6.400 2.000 32.000 1275 8.160.000
2 LLDPE DWSP04 1050 * 130
MIC 5,5 5.818 32.000 32.000 1825 10.618.182
Rp 2.458.182
Persentase 30,12%
Pada Tabel 4.5 diatas, terlihat jelas ada inefisiensi sebesar 30,12 % untuk satu
jenis dan ukuran material film yang disebabkan oleh ketiak siapan stok material
digudang sesuai dengan SPB (Standar Pemakaian Bahan) yang diterbitkan oleh
tim PPIC (Production Planning and Inventory Control). Data sample material
pada tabel diatas diambil dari bulan April 2017 untuk kebutuhan proses produksi
pada section Lamination proses. Hal tersebut sudah bisa mewakili bahwa banyak
potensi masalah yang akan ditimbulkan untuk keseluruhan order yang ada pada
perusahaan.
Selain itu ada juga masalah-masalah lainya dalam proses pemenuhan kebutuhan
material dalam proses produksi, yaitu terlalu rumitnya sistem yang digunakan
perusahaan saat ini untuk dapat melayani kebutuhan material pada proses
produksi antara lain menyebabkan wasting time jika ditemukan ketidaksesuaian
pada sistem, pengecekan komponen-komponen pada order yang akan diproses.
Sering kali material yang di pesan sesuai dengan SPB belum siap atau ada
kesalahan jenis material yang muncul pada sistem. Ringkasan dari penyebab
56
waktu dan frekuensi waktu tunggu material dapat dilihat pada Tabel 4.6 dan Tabel
4.7 berikut ini:
Tabel 4.6 Penyebab Waktu Tunggu
Kode Penyebab waktu tunggu
A Keterlambatan kedatangan material dari supplier
B Kesalahan pengiriman material dari supplier
C Stok Material di gudang kosong
D Perbedaan alokasi material antara SPB & BoM
E Material belum siap di gudang
F Menunggu pengiriman material dari gudang
G Menunggu kedatangan material dari plant lain
H Menunggu material penganti/sisip
I Gudang belum melakukan LPB (Laporan Penerimaan Barang)
J Stok Material tidak mencukupi
Tabel 4.7 Ringkasan Frekuensi Waktu Tunggu
Tanggal Kode Penyebab Waktu Tunggu (min) Frekuensi
9 A, B, C, F,H 430 5
10 A, D, G, H 310 4
11 A, C, D, G 320 4
12 D, G, H 310 3
16 F, G 240 2
18 E, H 340 2
21 H 200 1
22 E, H, J 520 3
TOTAL KEJADIAN 2670 24
Total waktu tunggu 8 hari 44,5 Jam
Rata-rata waktu tunggu per hari 5,6 Jam
Persentase rata-rata waktu tunggu material per hari 12,50% Persen
Pada Lampirarn 1 Laporan Ketidaksiapan antara Planning dan
Material/Supporting, dapat ditemukan beberapa kondisi yang menyebabkan waktu
tunggu. Sample data ini diambil dalam waktu 8 hari kerja selama satu bulan dan
ditemukan waktu tunggu terjadi sebanyak 24 kali selama 2670 menit atau rata-rata
5,6 jam perhari atau 12,50% inefisiensi waktu yang hilang setiap harinya,
57
dikarenakan ketidak siapan dan tidak up to date nya sistem saat ini antara stok
material yang tesedia dengan order produksi yang akan dikerjakan maupun
ketidak sesuaian order produksi dengan SPB (Standard Pemakaian Bahan) pada
sistem. Secara umum, masih banyak ditemukan masalah yang terjadi, ketidak
teraturan dalam proses persiapan proses produksi baik diakibatkan ketidak siapan
material maupun tidak up to date nya informasi secara sistem semakin menambah
lama lead time dan waktu pemenuhan material terhadap proses produksi yang
akan berjalan.
4.2 Tahapan Proses Reengineering
Untuk bisa menjawab kebutuhan terhadap masalah-masalah yang dihadapi
perusahaan pada proses bisnis yang sedang berjalan, ada beberapa usulan solusi
pemecahan masalah yang diajukan, yaitu membuat proses bisnis baru dengan
metode BPR (Businees Process Reengineering) untuk menghasilkan rekomendasi
proses bisnis blueprint sebagai tolok ukur perusahaan bagaimana dapat mengatasi
masalah yang timbul pada sistem ERP berbasis Windows Foxpro yang masih
digunakan saat ini.
4.2.1 Membuat Kerangka Proyek
Untuk menjawab permasalahan yang dihadapi pada penelitian ini, penulis
melakukan pendekatan perbaikan proses bisnis persiapan produksi dengan
menggunakan pendekaktan metode Business Process Reengineering ini. Tahap
paling awal yaitu membuat kerangka proyek untuk membentuk tim sistem analisis
yang akan mencari jawaban darri permasalahan yang sedang dihadapi. Hasil yang
akan didapatkan dalam proses ini adalah Project Framework Statement. Dalam
tahapan ini kegiatan yang perlu untuk dilakukan yaitu:
1. Mengihimpun team yang terdiri dari orang-orang system analysis.
2. Membuat konsep kerangka proyek
3. Membuat analisia kekadaan terkini
4. Menghasilkan framework statement
5. Merekomdenasikan berlanjut atau tidak dilanjutkan
6. Membuat persetujuan dengan manajemen yang berwenang
58
7. Mengadakan training dan perubahan kinerja dan tangguung jawab terhadap
beberapa departemen.
Dimulai dengan langkah membuat kerangka proyek. Maka akan dihasilkan
Project Framework Statement, output dari langkah proses reengineering ini
seperti pada Tabel 4.8 dibawah ini:
Tabel 4.8 Project Framework Statement
Hal Keterangan
Sejarah dari bisnis dalam
konteks melakukan
perubahan/reengineering
Sejarah bisnis awal setelah dilakukan sebuah observasi
yang menunjukkan tidak adanya pertumbuhan dan
kemajuan yang berarti, bahkan menunjukan ketidak
efisienan dan keadaan yang stagnan dan permasalahan
yang semakin bertambah setiap tahunnya
Permasalahan dan
penyebab dalam konteks
lingkungan
Dalam perjalannanya perusahaan banyak kehilangan
bahan baku dan ketidak sesuaian pemakaian bahan
baku terhadap planning/rencana proses produksi yang
dilakukan. Banyaknya material dan bahan baku yang
tidak dapat disediakan dan disupplay dengan tepat
waktu
Tujuan bisnis yang
memacu reengineering
Kemauan keras perusahaan untuk terus dapat
melakukan penyederhanaan proses dan meningkatkan
efisiensi dan efektifitas produksi untuk dapat terus
meningkatkan penjualan, hal tersebut membantu
pelaksanaan reengineering
Hal-hal yang dapat
mendukung keberhasilan
reengineering
Ketersediaan modal dan dukungan dari semua pihak
baik dari manajemen, staff dan seluruh SDM yang
terlibat dengan tepat.
Hambatan yang dihadapi Komitmen serta keterlibatan secara aktif karyawan
yang masih kurang. Kinerja dari SDM (Sumber Daya
Manusia) yang kurang kompeten
59
Rekomendasi Setelah proses reengineering selesai dibuat, sangat
perlunya dilakukan pengajaran dan pelatihan yang
intensif pada setiap SDM yang terlibat langsung
dalamm proses yang akan diimplementasikan dan telah
di reengineering.
Dari hasil pembuatan Project Framework Statment ini akan diperoleh hasil
mengenai hal apa saja yang melatar belakangi perlunya melakukan perubahan
secara extrim pada proses bisnis yang berjalan saat ini. Pada tabel 4.9 berikut akan
terlihat konfidensial level untuk melakukan reengineering dari output Framework
Statement tersebut:
Tabel 4.9 Penilaian Project Framework Statement
Penilaian Project Framework Statement
No Hal Analisa Data Nilai Kondisi Terkini
1 Sejarah bisnis untuk Pertumbuhan perusahaan lambat 1 Sangat kurang baik
melakukan reengineering Keadaan yang stagnan 2 Kurang baik
2 Permasalahan dan Kehilangan waktu persiapan 1 Sangat kurang baik
penyebab Kehilangan bahan baku 1 Sangat kurang baik
3 Tujuan bisnis yang memacu Penyederhanaan proses bisnis 2 Kurang baik
reengineering Peningkatan efisiensi 2 Kurang baik
Peningkatan efektifitas 2 Kurang baik
4 Hal yang mendukung Ketersediaan budget 4 Baik
keberhasilan reengineering Dukungan dari Manajemen 3 Biasa
Kesiapan sumber daya manusia 2 Kurang baik
5 Hambatan yang dihadapi Kurangnya komitmen karyawan 3 Biasa
Kurangnya kompetensi sumber daya manusia 2 Kurang baik
6 Rekomendasi hasil Training terhadap karyawan 2 Kurang baik
reengineering Peningkatan komitmen karyawan 2 Kurang baik
Peningkatan kompetensi karyawan 2 Kurang baik
Dukungan penuh manajemen 3 Biasa
Ketersediaan budget 4 Baik
Melakukan perbaikan bisnis proses 3 Biasa
18 41 45,56%
DEFINISI UNTUK PERBAIKAN
1 Sangat kurang baik
2 Kurang baik
3 Biasa
4 Baik
5 Sangat Baik
Confidence Level
Dari hasil penilaian Framework Statement ini juga didapatkan analisa kondisi
terkini dari proses bisnis perusahaan yang menjadi dasar untuk melakukan
reengineering dan juga menjadi bahan pertimbangan dari jajaran management
60
perusahaan untuk membuat keputusan. Dari hasil penilaian pada Framework
Statement diatas didapatkan confidence level untuk melakukan reengineering
sebesar 45,56% untuk itu masih perlu perhatian dan keputusan dari jajaran
management melakukan peningkatan confidence level ke nilai yang sudah siap
untuk melakukan reengineering. Tujuan bisnis dari perusahaan sendiri juga
menjadi faktor penentu untuk melakukan reengineering agar peningkatan
terhadap otomatisasi, akurasi, efisiensi, efektifitas dan profit perusahaan dapat
tercapai.
4.2.2 Membuat Desain baru Business Process
Dari hasil confidence level pada proses Framework Statement diatas yang
memiliki tingkat kesiapan sebesar 45,56% untuk melakukan reengineering pada
proses bisnis yang sedang berjalan saat ini. Maka masih diperlukan komitmen dan
usaha dari perusahaan untuk meningkatkan confidence level pada analisa kondisi
perusahaan saat ini. Selain itu projek ini juga melakukan analisa data pada
business process saat ini sebagai bahan pertimbangan untuk melakukan rekayasa
pembuatan blueprint statement yang mana hasil yang akan didapatkan berupa
rekayasa blueprint yang mencakup komponen-komponen fisik atau yang bersifat
teknis, infrastruktur dan nilai.
Semua kegiatan dalam langkah-langkah ini adalah:
1. Membuat rencana pertemuan-pertemuan untuk membahas blueprint
2. Membuat semua dokumentasi terhadap pembahasan blueprint
3. Menyepakati dan mengesahkan blueprint
4. Merencanakan implementasi dari blueprint yang sudah di sahkan.
5. Memperoleh persetujuan implementasi
Dari pembahasan pembuatan desain business process ini akan menghasilkan
berupa Blueprint Statment dapat dilihat pada Tabel 4.10 berikut:
61
Tabel 4.10 Blueprint Statement
Komponen Model Hasil
Fisik/teknis Model proses,
diagram aliran data
Model Informasi
Model Organisasi
Model Teknologi
Proses-proses dalam proses bisnis
perusahaan
Informasi yang akurat dibuat oleh data-
data yang tepat dalam system
Model Hirarki
Penggunaan hardware dan software yang
sesuai dan mendukung SAP S/4HANA
Infrastruktur Strategi manajemen
Sistem pengukuran
Program penghargaan
Manajemen proses reengineering yang
meliputi tahap analisa, tahap
perancangan, dan tahap implementasi
Menggunakan metode penelitian
langsung (wawancara, pengamatan)
Memberikan reward terhadap karyawan
yang memiliki semangat, motivasi dan
kinerja yang baik
Nilai Budaya perusahaan
Penggunaan kuasa
Sistem kepercayaan
diri
Dapat merubah kebiasasan lama
perusahaan, karyawan bekerja 8 jam
sehari, 5 hari seminggu.
Penggunaan kusa dari setiap jabatan
terbatas pada hal yang terkait dengan
pekerjaan
Melakukan pelatihan dan training yang
terukur dan ditanamkan kepercayaan diri
pada setiap personil sehingga
meningkatkan kinerja
Dari hasil pembuatan Blueprint Statement ini akan diperoleh hasil mengenai hal
apa saja yang yang perlu perusahaan lakukan. Pada tabel 4.11 berikut akan terlihat
nilai dari hasil melakukan perbaikan business process dari hasil Blueprint
Statement tersebut:
62
Tabel 4.11 Hasil Blueprint Statement
No Hal Model Bobot Hasil
1 Fisik / Teknis Proses Diagram Alir Data 4 pemetaan semua proses bisnis perusahaan
Informasi 5 memastikan akurasi data dalam sistem
Organisasi 4 model hirarki
Teknologi 5 penggunaan system yang handal
2 Infrastruktur Strategi Manajemen 5 melakuan semua tahapan reengineering
Sistem pengukuuran 5 pengamatan (observasi), wawancara
Program Penghargan 4 memberikan reward karyawan
3 Nilai Budaya perushaan 5 melakukan perubahan kebiasaan lama
Penggunaan kuasa 4 diterapkan terbatas terkait pekerjaan
9 41 91,11%
DEFINISI UNTUK HASIL
1 Sangat tidak perlu
2 tidak perlu
3 normal
4 perlu
5 sangat perlu
Hasil
Dari tabel diatas dengan menentukan tiga hal dan model apa saja yang dianalisa
dan di assessment untuk mendapatkan hasil process business blueprint diperloleh
hasil sebesar 91,11%, hal tersebut sudah bisa menunjukan potensi yang akan
didapat perusahaan untuk melakukan perubahan proses bisnis yang ada.
4.2.3 Proses-proses dalam BPR (Business Process Reengineering)
Sebelum menerapkan ERP dengan sistem SAP perlu dibuat urutan rencana
kegiatan yang akan dilakukan oleh PT. Supernova Flexible Packaging agar dalam
pelaksanaannya bisa berjalan dengan baik, sehingga tujuan untuk meminimalkan
permasalahan yang ada saat ini dapat tercapai. Kegiatan-kegiatan tersebut antara
lain:
Mengembangkan Software dan Program
Pada kondisi saat ini, sistem yang dimiliki oleh PT. Supernova Flexible
Packaging adalah ERP berbasis Windows FoxPro untuk itu, perlu
melakukan perubahan pada sistem tersebut dengan mengembangkan sistem
baru yaitu ERP berbasis SAP untuk dapat mendukung penerapan perubahan
businees prosess blueprint yang sedang dibuat.
63
Mempersiapkan Data-data Material
PT. Supernova Flexible Packaging perlu membuat daftar material yang akan
digunakan didalam sistem SAP, yang penentuanya dapat didasarkan dari
master data material karakteristik pada modul MM (Material Management).
Melakukan review pada pemakaian Material
Review pemakian material setelah daftar material dibuat dalam sistem SAP
yang baru, untuk memastikan ketersediaan material pada area gudang raw
material dan suppporting.
4.2.4 Pembuktian Konsep
Dalam langkah ini aktivitas kunci yang dilakukan yaitu:
Menentukan kebutuhan pembuktian konsep
Memilih bukti dari pendekatan konsep
Mengembangkan kebutuhan
Dengan penerapan business process reengineering ini output berupa benefit
statement (keakuratan data, penghematan waktu dan biaya). Keuntungan yang
didapatkan adalah beberapa penghematan yang akan dihasilkan dari
menghilangkan beberapa bagian proses yang dilakukan pada proses bisnis sistem
saat ini yang masih banyak secara manual dan ketidak akuratan terhadap
penggunaan material yang menyebabkan ketidak efisienan penggunaan material
dan lamanya waktu proses penyiapan material. Dengan meminimalkan proses
manual dan perencanaan penggunaan material yang akurat tersebut, diharapkan
proses persiapan material untuk mendukung kelancaran operasional produksi akan
semakin meningkat, efektif dan efisien. Pada Tabel 4.12 berikut ini akan
ditampilkan berapa usulan peningkatan dari hasil Project Framework Statement:
64
Tabel 4.12 Usulan Peningkatan Assessment Project Framework Statement
No Hal Analisa Data Nilai Rekomendasi
1 Sejarah bisnis untuk Pertumbuhan perusahaan lambat 4 Perlu
melakukan reengineering Keadaan yang stagnan 4 Perlu
2 Permasalahan dan Kehilangan waktu persiapan 4 Perlu
penyebab Kehilangan bahan baku 5 Sangat Perlu
3 Tujuan bisnis yang memacu Penyederhanaan proses bisnis 4 Perlu
reengineering Peningkatan efisiensi 5 Sangat Perlu
Peningkatan efektifitas 5 Sangat Perlu
4 Hal yang mendukung Ketersediaan budget 5 Sangat Perlu
keberhasilan reengineering Dukungan dari Manajemen 5 Sangat Perlu
Kesiapan sumber daya manusia 4 Perlu
5 Hambatan yang dihadapi Kurangnya komitmen karyawan 4 Perlu
Kurangnya kompetensi sumber daya manusia 4 Perlu
6 Rekomendasi hasil Training terhadap karyawan 5 Sangat Perlu
reengineering Peningkatan komitmen karyawan 4 Perlu
Peningkatan kompetensi karyawan 4 Perlu
Dukungan penuh manajemen 5 Sangat Perlu
Ketersediaan budget 4 Perlu
Melakukan perbaikan bisnis proses 5 Sangat Perlu
18 80 88,89%
DEFINISI UNTUK PERBAIKAN
1 Sangat kurang perlu
2 Kurang perlu
3 Biasa
4 Perlu
5 Sangat Perlu
Confidence Level
Untuk dapat memiliki keyakinan terhadap rencana melakukan reengineering, dari
hasil usulan peningkatan pada tahap Project Framework Statement yang memiliki
tinggat confidence level sebesar 88,89% seperti terlihat pada tabel 4.12 diatas.
Masih terjadi kesenjangan (gap) sebesar 44,33% dari hasil assessment awal
kondisi terkini perusahaan yang menjadi homework perusahan untuk segera dapat
melakukan perbaikan sebelum dilanjutkan ke tahapan implementasi perbaikan
proses bisnis dengan melakukan pembaharuan sistem ERP berbasis SAP
S/4HANA yang membutuhkan kesiapan data dan keakuratan informasi yang
tinggi.
Keuntungan lainya dari business process reengineering ini ialah menerapkan
sistem informasi management produksi secara terintegrasi, otomatisasi komputasi
dengan modul-modul SAP lainya yang akan membantu dalam efisiensi dan
efektifitas proses bisnis perusahaan. Penjelasan pada Benefit Statement dapat
dilihat pada Tabel 4.13 berikut:
65
Tabel 4.13 Benefit Statement
Bagian Proses Sebelum adanya SAP
S4/HANA
Setelah adanya SAP
S4/HANA
Bagian
Production
Supply
Permintaan material dapat
dilakukan secara manual.
Dapat melakukan perubahan
spesifikasi material jika stok
tidak sesuai planning.
Kurangnya akurasi material
yang diterima dari warehouse
Permintaan material tidak
dapat dilakukan secara
manual
Spesifikasi material
dipastikan sesuai dengan
BoM
Permintaan hanya dapat
dilakukan sesuai dengan
RKH
Bagian
Production Area
Verifikasi material
dilakukan secara manual
dan tidak tercatat dalam
system
Pencatatan dilakukan di
akhir proses order/ akhir
shift kerja operator
Akurasi penggunaan
material tidak terkontrol
dengan baik
Dapat melakukan proses
tanpa system
Pencatatan downtime
secara manual
Verifikasi hasil proses
produksi tidak tercatat
secara system
Verifikasi material tercatat
dan melalui approval
sesuai parameter di dalam
system
Penginputan material
berdasarkan barcode yang
sesuai dengan BoM dalam
system
Pengakuan pemakaian
material tercatat dalam
system
Pencatatan hasil proses
produksi harus dilakukan
didalam system
Pencatatan downtime
didalam system
Packing Area Penyerahan Hasil produksi
ke warehouse dapat
dilakukan terlebih dahulu
Penyerahan hasil produksi
ke warehouse hanya dapat
dilakukan setelah
66
Pencatatan penyerahan
dapat dilakukan
belakangan atau
sebaliknya.
Tidak ada verifikasi
barcode terjadi double
scan.
Report hasil produksi tidak
akurat
melakukan proses packing
dan pembuatan dokumen
serah terima secara system
Verifikasi terhadap
barcode hasil produksi
untuk menghindari double
scan barcode yang sama.
4.3 Business Process Blueprint
4.3.1 Organisasi Unit
Dokumen Business Process Blueprint ini merupakan suatu dokumentasi
kebutuhan fungsional organisasi dan non-fungsional dari modul aplikasi SAP
untuk mendukung kebutuhan-kebutuhan di area bisnis yang termasuk dalam
lingkup sistem SAP. Dokumen ini juga menejelaskan proses-proses secara
keseluruhan yang didukung oleh modul aplikasi dan kebutuhan detil yang
mencakup fungsional. Pada Tabel 4.14 berikut akan dijelaskan detail business
process blueprint:
Tabel 4.14 Business Process Blueprint
Komponen Model Output
Bentuk Fisik Model Proses Bisnis Proses-proses didalam BPR
Model Informasi Informasi yang diperlukan didalam
kinerja proses bisnis akan
digunakan dalam database sistem
SAP S4/HANA
Model Organisasi Model Hirarki
Model Teknologi Penggunaan hardware dan software
yang mempuni untuk dapat
mendukung sistem informasi
management berbasis SAP
S4/HANA
67
Bentuk Infrastruktur Strategi Manajemen Melakukan tahapan identifikaksi
masalah, analisa masalah dan
pemecahan, perencanaan dan
rencana implementasi
Sistem Pengukuran Melakukan observasi langsung
kepada karyawan dan pihak-pihak
terkait
Mengidentifikasi pekerjaan yang
masih menggunakan cara-cara
manual dan kelemahan pada
akurasi data
Bentuk Nilai Budaya Perusahaan Menumbuhkan rasa memiliki dan
rasa kekeluargaan antar karyawan
yang saling membangun oleh
kebijakan yang dibuat top
management
Sistem Kuasa Kekuasaan dipegang oleh Top
Management
Sistem Kepercayaan
Diri
Diberikanya reward terhadap
karyawan pada saat berhasil
menyelesaikan tugas-tugas dan
tanggung jawabnya dengan baik,
tepat, cepat dan berkualitas
Manfaat yang diharapkan dari implementasi proses bisnis berbasis pemutakhiran
sistem informasi ini adalah semakin meningkatnya efisiensi dan efektifitas,
meningkatkan quality produk dan mempermudan dan kepuasan kerja kepada
karyawan serta mampu mengoptimalkan kinerja perusashaan. Dalam hal ini klien
(Client) pada PT. Supernova Flexible Packaging yaitu perusahaan itu sendiri.
Klien merupakan unit organisasi tertinggi yang didalamnya memiliki master data,
kumpulan table dan user data. Didalam klien ini terdapat tiga kodefikasi yang
mempunyai tiga digit angka. Kode klien untuk PT. Supernova Flexible Packaging
yaitu 300.
68
4.3.2 Company Code
Company Code pada PT. Supernova Flexible Packaging yaitu unit organisasi
sebagai tempat acuan/pemegang accounting report (laporan keuangan) yang
bersifat independen. Untuk Company Code memiliki 2 entiti yaitu 1001 untuk PT.
Supernova Flexible Packaging dan 2001 untuk PT. Supernova. Untuk kodefikasi
pada kode Plant mempunyai empat digit angka. Kode Company Code yang
digunakan adalah 1001 dan 2001.
4.3.3 Plant and Storage Location
Plant yang terdapat pada PT. Supernova Flexible Packaging merupakan unit
organisasi yang berfungsi sebagai tempat dimana material akan diproduksi atau
sebagai tempat material disediakan. Plant dapat bertanggung jawab sebagai unit
logistical organization (organisasi yang mengurusi bidang logistik pada suatu
perusahaan) atas sekema penyimpanan serta pengaturan tata letak material yang
ada pada suatu Plant. Plant akan di-assign ke dalam Company Code. Plant
merupakan suatu entitas dimana proses produksi dilakukan. MPS akan dijalankan
untuk 2 plant Supernova, yaitu pada plant 1001 SFP dan 2001 SPN. Pengkodean
pada plant dan storage location dibedakan untuk masing-masing plant sesuai
dengan fungsi dan pergerakan materialnya seperti terlihat pada Tabel 4.15 berikut:
Table 4.15 Kodefikasi Plant dan Storage Location
Plant Location Storage
Location Stor. Loc. Description Remark
1001 SFP 1001
2001
3001
Raw Material JB2
Raw Material JB6
Raw Material Cibitung
Storage
location
pengirim
1002
2002
3002
Supporting Material JB2
Supporting Material JB6
Supporting Material Cibitung
1101 SFP
Non-
valuated
1001
2001
3001
Raw Material JB2
Raw Material JB6
Raw Material Cibitung
1002
2002
Supporting Material JB2
Supporting Material JB6
69
Plant Location Storage
Location Stor. Loc. Description Remark
3002 Supporting Material Cibitung
2001 SPN 4001 Raw Material Ancol
4002 Supporting Material Ancol
2101 SPN
Non-
valuated
4001 Raw Material Ancol
4002 Supporting Material Ancol
1001 SFP 1010
2010
3010
Production Supply JB2
Production Supply JB6
Production Supply Cibitung
Storage
location
penerima
1101 SFP Non-
valuated
1010
2010
3010
Production Supply JB2
Production Supply JB6
Production Supply Cibitung
2001 SFP 4010 Production Supply Ancol
2101 SPN
Non-
valuated
4010 Production Supply Ancol
Storage Location pada PT. Supernova Flexible Packaging ini berfungsi sebagai
unit organisasi yang bertanggung jawab atas penyimpanan, penyusunan dan
pengaturan material yang ada pada suatu Plant. Storage Location ini akan
ditempatkan ke Plant, jumlah dari Storage Location yang ada sebanyak 25 dan
tersebar di 4 (empat) Plant yang berbeda-beda.
4.4 Business Process Production Execution
Aktivitas utama pada skenario Business Process Production Execution adalah
mencatat data aktual produksi yang terjadi papda proses order, yaitu:
Material Preparation (Permintaan Material)
Material Return (Pengembalian Material)
Goods Issue to Process Order (Pengakuan Pemakaian Material)
Goods Receipt Process Order (Pengakuan Hasil Proses)
Confirmation Duration untuk Process Order
Waste (Pengakuan Waste) pada Production Area
Pencatatan Downtime Proses Order
70
Change Batch (Barcode) after Inspection Process Order
Process Order Completion (TECO)
Packing
4.4.1 Business Process Production Supply
Material Preparation adalah aktivitas yang dilakukan oleh bagian Production
Supply untuk melakukan Reservation (permintaan) pengadaan material.
Reservation ini untuk menyiapkan material sesuai dengan BoM (Bill of Material)
yang dibutuhkan untuk proses produksi. Isi dari Reservation merupakan rincian
material yang akan diminta ke bagian gudang. Secara garis besar aktivitas yang
dilakukan pada proses Reservation antara lain:
Pembuatan Permintaan (Create Reservation)
Perubahan Permintaan (Change Reservation)
Menampilkan Permintaan (Display Reservation)
Menghapus Permintaan (Delete Reservation), merupakan hasil enchanment.
Proses pembuatan Reservation ini pada saat section dalam departemen produksi
membutuhkan material sesuai dengan BoM (Bill of Material) yang sudah di
jadwalkan untuk keperluan operasional. Dalam Reservation ini berisi plant,
storage location, order, tanggal proses, sales order, detail material yang diminta,
jumlah material, pembuat permintaan, penerima permintaan material. Reservation
yang telah dibuat lalu dicetak dalam bentuk form Bukti Permintaan Bahan (BPB)
dan diserahkan ke gudang lalu bagian gudanng akan melakukan pengecekan
terhadap ketersediaan material tersebut. Jika material tersedia maka bagian
warehouse akan melakukan stock transfer disertai dengan pembuatan bukti serah
terima material dan list detail material, jika ada ketidak sesuaian stock dengan
permintaan material maka section production supply akan melakukan change
reservation secara quantity. Dan tidak dapat melakukan pemesanan material
subtitusi/pengganti yang sejenis jika tidak sesuai dengan BoM. Setelah bagian
gudang melakukan stock transfer material akan dikirimkan ke area production
supply dan dilakukan pengecekan kesesuaian document dengan material tersebut
71
sehingga status reservation terpenuhi. Pada Tabel 4.16 berikut ini aturan dalam
pembuatan Reservation:
Tabel 4.16 Creation Reservation Roles
BOM
Component Reservation (Material Preparation) Oleh
Solvent Tidak ada reservation karena goods issue
(backflush) langsung dari warehouse PS Admin
Tinta Fresh
Ink &
Adhesive
Reservation dilakukan setiap ada kebutuhan
dummy rekapitulasi dari beberapa process order. PS Admin
Film & Resin Reservation dilakukan setiap ada kebutuhan
untuk masing-masing process order PS Admin
Supporting
Material
Reservation untuk box, core, pallet, layer
berdasarkan masing-masing process order.
Selain itu (core plug, adhesive tape, stripping
band, dan lain-lain) dibuat rekapitulasi dari
beberapa process order.
PS Admin
Pada Gambar 4.3 berikut menjelaskan setiap alur proses material preparation
disetiap kebutuhan material dalam process order atau akumulasi beberapa process
order berdasarkan planning scheduling bagian PPIC (Production Planning and
Inventory Control).
72
Gambar 4.3 Material Preparation Movement
Disini bisa dilihat bagaimana simplenya proses yang dilakukan untuk melakukan
pembuatan reservasi dan pembuatan print out BPB serta proses pemenuhan
permintaan yang dilakukan oleh bagian gudang.
4.4.2 Flowchart Business Process Production Supply
Dari hasil penilaian business blueprint statement sebelumnya yang memiliki
tingkat hasil 91,11% dengan menggunakan sembilan model penilaian untuk
mendapatkan nilai yang dirasa cukup sebagai landasan untuk pembuatan proses
bisnis yang baru sebagai langkah perbaikan yang menghasilkan flowchart process
business production supply seperti terlihat pada Gambar 4.4 berikut ini:
73
Gambar 4.4 Flowchart Processing Order Execution-Material Preparation
Seperti terlihat pada flowchart diagram diatas, Pada material preparation ini
proses akan dimulai dari PPIC (Production Planning and Inventory Control)
dengan di buatnya proses order creation dan sudah berstatus release, selanjutnya
berdasarkan proses order tersebut production supply sudah dapat langsung melihat
rencana order produksi dan dilanjutkan dengan pembuatan Create Reservation
dengan MvT Z31 (Movement Type) & print out reservation slip (Bukti
Permintaan Bahan) yang sudah dibuat untuk di dokumentasikan dan baik dari
bagian persiapan material maupun gudang. T-Code yang digunakan pada bagian
ini adalah ZEPP007, dalam t-code ini selain material solvent, reservation sudah
dibuat perhitungan otomatis quantity material yang akan di pesan sesuai dengan
quantity order yang akan dikerjakan dalam proses produksi.
Proses selanjutnya adalah penyerahan print out BPB (Bukti Permintaan Bahan) ke
bagian gudang, dalam hal ini selain penyerahan dokumen fisik, secara sistem
setelah reservation dibuat maka secara otomatis bagian gudang sudah dapat
melihat secara sistem juga apa saya permintaan material yang sudah diminta ke
bagiannya. Setelah ada permintaan material dan di konfirmasi dengan penyerahan
printout BPB, bagian gudang akan melakukan proses Goods Issue Processing
sebagi bentuk konfirmasi secara sistem untuk memindahkan barang dari storage
74
Yes
Production Supply
Return to Warehouse
5
4
3
2
Mulai
1 Process Order
Creation
Production Supply
Rerservation to WH
Warehouse Good Issue to
Production Supply
Ok ?
Cek Fisik
Selesai
Kirim ke Produksi
Proses Produksi
Material
Kurang?
Material Sisa?
6
7
8
No
Yes
9
location gudang ke storage location production supplay dan bagian gudang akan
mengeluarkan print out berupa form bukti penyerahan bahan. Pada tabel 4.17
berikut adalah hasil perbaikan flowchart proses bisnis production supply:
Tabel 4.17 Flowchart Business Process Production Supply
75
Setelah fisik material diterima bagian production supply maka akan dilakukan
ppengecekan fisik barang dan jika sesuai dengan bukti penyerahan bahan dan
bukti permintaan bahan form bukti penyerahan bahan akan ditandatangani oleh
personil yang menerima, sampai dengan proses ini satu siklus reservasi bahan
baku sudah dinyatakan selesai. Reservation pada material preparation pada
section production supply hanya bisa terjadi untuk process order yang sudah
memiliki status release dari production creation. Reservation ada yang bersifat
akumulasi dari beberapa process order (misal: tinta dan adhesive) dan ada yang
hanya untuk masing-masing proses order (misal: raw material film & sfg film).
4.4.3 Analisa Perbedaan
Pada Tabel 4.18 berikut akan terlihat perbedaan antara sistem lama dan sistem
baru yang akan diusulkan menggunakan sistem ERP berbasis SAP S/4HANA.
Tabel 4.18 Analisa Perbedaan Reservation
Perbedaan Sebelum SAP Sesudah SAP
Kebutuhan material
yang diproses
dengan Reservation
Pemrosesan
Reservation
Reservation dibuat untuk
permintaan pengadaan
material berdasarkan SPB
(standar pemakaian bahan)
dan dapat dirubah tidak
mengikuti BoM jika
material di gudang tidak
tersedia oleh Admin
Production Supply
Reservation diproses
menggunakan sistem lama
dan dapat dilakukan secara
manual.Beberapa batch
material dengan jenis yang
sama hanya memiliki satu
material code (barcode)
Reservation dibuat
berdasarkan BoM dan tidak
dapat dirubah jika material
tidak tersedia di gudang dan
Proses Order harus sudah
dalam setatus release,
semua data antar modul
sudah terintegrasi
Reservation diproses
menggunakan sistem ERP
SAP S/4HANA dan tidak
dapat dilakukan secara
manual, batch material
memiliki uniqe code
(barcode)
76
Keuntungan yang akan didapatkan setelah penerapan sistem ERP berbasis SAP
adalah penghematan dalam waktu proses persiapan material untuk pemenuhan
proses order produksi. Ini ddisebabkan adanya beberapa proses pada sistem
sebelumnya yang dapat dihilangkan setelah penerapan sistem SAP S/4HANA ini.
Tabel 4.19 berikut akan menjelaskan perbedaan waktu persiapan yang didapat
dalam pemenuhan order produksi.
Tabel 4.19 Perbandingan waktu proses persiapan material
Tabel Perbandingan waktu proses persiapan bulan April 2017 sebelum dan sesudah BPR
No Jenis Kegiatan Sebelum SAP Sesudah SAP
1 Keterlambatan kedatangan material dari supplier 244 min 244 min
2 Kesalahan pengiriman material dari supplier 86 min 10 min
3 Stok Material di gudang kosong 80 min 30 min
4 Perbedaan alokasi material antara SPB & BoM 181 min 5 min
5 Material belum siap di gudang 343 min 0 min
6 Menunggu pengiriman material dari gudang 120 min 120 min
7 Menunggu kedatangan material dari plant lain 381 min 0 min
8 Menunggu material penganti/sisip 810 min 0 min
9 Gudang belum melakukan LPB (Laporan Penerimaan Barang) 0 min 0 min
10 Stok Material tidak mencukupi 173 min 0 min
Total Waktu 2418 min 409 min
Persentase 83,09%
Dari tabel 4.19 diatas terlihat dengan jelas keuntungan yang didapatkan dari
penerapan sistem ERP berbasis SAP S/4HANA adalah penghematan waktu
tunggu persiapan material dibagian production supply. Sebelum penerapan
business process blueprint yang baru diperlukan waktu tunggu 2418 menit dalam
sebulan, sangat jauh berkurang dengan menerapkan sistem ERP berbasis SAP,
waktu proses persiapan material dapat di reduksi sampai 83,09 % atau dengan
kata lain dengan perbaikan proses bisnis diharapkan waktu proses persiapan hanya
sebesar 16,91% saja, hal tersebut bisa terjadi karena ada beberapa proses atau
penyebab waktu tunggu yang dapat dihilangkan/dihindari lebih dini pada sistem
ERP berbasis SAP.
77
4.4.4 Transaction for Reservation
Pada sistem ERP SAP S/4HANA aplikasi untuk melakukan pembuatan
Reservation dapat dilakukan menggunakan Transcation code (T-Code). Pada
Tabel 4.20 berikut akan terlihat T-Code apa saya yang digunakan dalam
Reservation:
Table 4.20 T-Code Reservation Roles
Business Role Process Step Purpose / Comment (for
every tcode)
Production Supply
Admin (Material
Preparation)
COHVPI: Evaluate Process
Order List
COHVPI: Evaluate
Process Order List
MB21: Create Reservation Sebagai Persiapan Bahan
ke gudang
MB22: Change Reservation Merubah reservation
MB23: Display Reservation Evaluasi reservation
MB25: Reservation List Evaluasi list reservation
ZEPP007: Create Reservation
MvT. Z31
Persiapan Bahan dari
gudang raw material dan
supporting material dan
print BPB
MMBE: Stock Overview Evaluasi stock / material
MB52: List of Warehouse
Stocks on Hand Evaluasi stock / plant
MB5B: Stocks for Posting
Date
Evaluasi stock / tanggal
tertentu
4.4.5 Manfaat Business Process dengan SAP S/4HANA
Beberapa manfaat yang didapatkan dari perubahan business prooces dengan
sistem ERP SAP S/4HANA antara lain sebagai berikut:
Pemrosesan Reservation menjadi lebih mudah, efisien dan akurat karena telah
menggunakan sistem yang terintegrasi. Kesesuaian Reservation dengan BoM
karena sistem baru tidak mengijinkan admin production supply merubah material
diluar BoM karena sistem sudah terintegrasi dengan modul lainya. Diharapkan
semakin baiknya otomatisasi terhadap informasi data yang saling terintegrasi antar
78
modul sehingga semakin meminimalkan potensi ketidak akuratan dan kesalahan
yang disebabkan oleh human error factor. Pada Tabel 4.21 berikut akan terlihat
manfaat dari hasil assessment business process blueprint yang dibuat melalui
perencanaan Business Process Reengineering:
Tabel 4.21 Hasil Assessment Business Process Blueprint
No Komponen Model Bobot Hasil
1 Bentuk Fisik Proses Bisnis 5 Proses-proses dalam reengineering
Model Informasi 2 Keakuratan informasi dan data
Model Organisasi 4 Model Hirarki
Model Teknologi 5 Server & System ERP S/4HANA
2 Bentuk Infrastruktur Strategi Manajemen 3 Identifikasi, analisa, perencanaan & solusi
Sistem Pengukuran 5 Observasi, pengamatan, wawancara
3 Bentuk Nilai Budaya Perusahaan 5 Rasa memiliki, rasa kekeluargaan
Sistem Kuasa 5 Kekuasaan di Top Manajemen
Sistem Kepercayaan diri 4 Reward untuk keberhasilan tugas
9 38 84,44%
DEFINISI UNTUK HASIL
1 Sangat kurang baik
2 Kurang baik
3 Biasa
4 Baik
5 Sangat Baik
Hasil
Tabel 4.22 Tabel Sisip (Material pengganti)
Tabel SPB bulan April 2017 yang tidak tersedia pada stok Gudang
No Material M/KG Order Kg Order Mtr Price/Kg Total Price
1 LLDPE DWSP01 0990*110 MIC 5,0 13.400 67.000 1.625 21.775.000
2 LLDPE ASFO02 1110 * 50 MIC 6,2 19.355 120.000 2.125 41.129.032
3 LLDPE DWSP04 1030 * 130 MIC 5,0 16.400 82.000 2.425 39.770.000
4 LLDPE DWSP01 1040 * 80 MIC 5,5 5.818 32.000 2.475 14.400.000
5 LLDPE DWSP02 1040 * 80 MIC 6,0 14.167 85.000 2.525 35.770.833
152.844.866
Table Sisip (Material Pengganti) SPB bulan April 2017
No Material M/KG Order Kg Order Mtr Price/Kg Total Price Gap Biaya
1 LLDPE DWSP01 1010*110 MIC 5,5 12.182 67.000 2.225 27.104.545 5.329.545
2 LLDPE ASFO02 1120 * 50 MIC 6,8 17.595 120.000 2.775 48.826.979 7.697.947
3 LLDPE DWSP04 1050 * 130 MIC 5,7 14.386 82.000 2.975 42.798.246 3.028.246
4 LLDPE DWSP01 1050 * 80 MIC 6,1 5.289 32.000 3.350 17.719.008 3.319.008
5 LLDPE DWSP02 1050 * 80 MIC 6,6 12.879 85.000 3.200 41.212.121 5.441.288
177.660.900 24.816.034
Persentase 16,24%
79
Pada tabel 4.22 diatas, sebelum diterapkannya business process blueprint yang
baru, selama satu bulan dengan perubahan ukuran material sebanyak 5 kali
menghasilkan inefisiensi gab biaya material sebesar 16,24 % atau sebesar Rp.
24.816.034. (harga material tidak dengan kondisi yang sebenarnya). Diharapkan
dengan penerapan business process blueprint dengan metode business process
reengineering ini dapat meminimalkan atau bahkan menghilangkan proses sisip
material tersebut sehinga inefisiensi pemakaian material dapat diminimalisir,
karena terlihat dengan jelas besaran biaya yang ditimbulkan dengan ketidak
sesuaian material dengan SPB yang ada.
4.5 Implementation Plant Statement
Dalam langkah ini akan menghasilkan Implementation Plant. Perencanaan
tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:
1. Pemeliharaan Tim Proyek
Manager Proyek, adalah orang yang berperan dan bertanggung jawab
langsung dari proyek yang dijalankan, melakukan perencanaan,
pengendalian seluruh progress dan mengambil keputusan dalam tim proyek.
Tim Analisis, yaitu tim yang berperan untuk melakukan analisa rekasaya
terhadap proses bisnis dan mendesain sesuai dengan hasil analisa yang
dilakukan. Tim Programmer/ ABAPER yaitu tim yang berperan untuk
melakukan pembuatan sistem informasi berdasarkan perancangan dan data-
data analisa yang dilakukan oleh tim analisa. Tim Management, yaitu tim
yang berperan sebagai pendukung dalam pemecahan masalah yang terjadi
dan juga berfungsi sebagai stakeholder dalam proyek yang dijalankan.
Dalam pelaksanaan proyek reengineering ini langkah dalam proses
pemecahan masalah dan ppengambilan keputusan dilakukan oleh Manager
Proyek dengan berdasarkan pada penilaian dari hasil analisa terhadap
masalah-masalah yang ada dan mengkoordinasikan kepada top
management. Dalam hal ini Top Management berfungsi untuk membantu
melakukan pemecahan terhadap masalah yang dihadapi. Untuk melakukan
koordinasi terhadap proyek yang dijalankan maka Manager proyek yang
akan mengatur pendelegasian tugas-tugas kepada anggota proyek dan
80
memonitor setiap perkembangan proyek yang sedang berjalan dan
mengkomunikasikannya kepada Top Management.
Disini tim penguji berperan untuk menguji hasil dari reengineering dan
memberikan masukan bagi perusahaan, hasil pengujian akan dilaporkan
kepada Manager Proyek. Monitoring dan pelaporan dilakukan oleh Manager
Proyek selama proses implementasi dan membuat progres implementasi
secara berkala untuk dilaporkan kepada Top Management.
2. Program Komunikasi
Tujuan dari program komunikasi ini adalah untuk mendapatkan dukungan
penuh dari Top Management dan karyawan perusahaan. Target yang ingin
dicapai yaitu perhatian dari Top Management, manager masing-masing
departemen dan pihak terkait. Dalam program komunikasi ini berisi
presentasi dan proposal rencana implementasi proyek. Untuk mempermudah
sosialisasi harus diputuskan untuk penggunnaan cara dan media yaitu
berupa presentasi langsung dan penyelenggarraan workshop.
Materi yang digunakan berupa proposal reengineering, menggunakan
media elektronik, bembuatan famflet untuk penyampaian materi
implementasi proyek. Dilakukan pula briefing, pertemuan rutin disesuaikan
dengan agenda pada proses reengineering. Pada program ini tim analisis
bertugas untuk menganalisis segala masalah dan mencari solusi atas
masalah yang timbul.
3. Program Improvement Management
Dalam program ini, perubahan yang diharapkan adalah karyawan terbiasa
dengan adanya perubahan proses bisnis perusahaan mampu merubah pola
kerja terhadap proses bisnis yang baru. Tentunya diputuhkan dukungan dan
proses berkesinambungan dan adanya perubahan secara bertahap. Tidak
dilakukan sekaligus sehingga ada kesempatan karyawan untuk bisa
beradaptasi. Kebijakan-kebijakan dan SOP sudah barang tentu akan
mengalami beberapa perubahan disesuaikan dengan perubahan-perubahan
yang terjadi dengan proses bisnis yang baru. Perubahan tersebut yang
menjadi dasar dari pembuatan kebijakan baru.
81
Cara pengambilan keputusan terhadap pemecahan masalah dilakukan
dengan meninjau hasil analisis masalah yang ada, kemudian keputusan yang
akan diambil didasarkan pada hasil analisa sebelumnya. Dalam hal ini
proses pemecahan masalah yang timbul akan dilakukan oleh Top
Management
4. Program Training/Pelatihan
Untuk menjaga kualitas dan keberhasilan sebuah perubahan proses bisnis
sudah tentu dibutuhkan pelatihan/training untuk mengasah kemampuan
karyawan, dengan berbagai metode diantaranya:
a. Kebutuhan pengetahuan dan kecakapan, penguasaan dalam
menjelaskan sistem informasi management yang baru.
b. Target audience : manajer dan karyawan
c. Pemilihan format media : training yang diberikan bisa menggunakan
berbbagai media on the job training, end user training, users
champions dan sebagainya.
d. Penilaian dan evaluasi setelah proses training selesai dilakukan, ada
scoreing untuk menentukan bahwa peserta dinyatakan mampu
memahami materi dan dapat dinyatakan lulus pelatihan tersebut.
5. Program Pengembangan Teknologi Informasi
Pada bagian ini sudah barang tentu diperlukan kelengkapan dan pemenuhan
kebutuhan akan teknologi informasi, antara lain:
a. Hardware yang akan digunakan : server, networking, printer, ups, dan
lain-lain.
b. Software yang akan digunakan : SAP S4/HANA, SQL DataBase, WAN,
Internet, Firewall
c. Ketersediaan kelengkapan perangkat teknologi informasi: komputer,
printer dan aplikasi yang mendukung pekerjaan karyawan.
6. Program Pengujian Konsep
Program pengujian konsep ini diperlukan untuk menguji semua program
sistem aplikasi yang telah dibuat apakah suudah sesuai dengan hasil yang
diharapkan oleh perusahaan.
82
Dari hasil penelitian ini dengan harapan untuk dapat membawa PT. Supernova
Flexible Packaging menjadi top leader perusahaan converting packaging berskala
global, bisa saja melakukan implementasi untuk menggantikan sistem ERP
berbasis Windows Foxpro yang digunakan saat ini dengan sistem ERP berbasis
SAP S/4HANA yang memiliki keunggulan secara integrasi proses bisnis untuk
dapat menutupi kekurangan pada sistem yang digunakan saat ini dan sesuai
dengan tujuan perusahhaan untuk bisa menjadi perusahaan bertaraf internasional
yang dapat bersaing dengan perusahan-perusahaan besar lainya diseluruh dunia.
83
BAB V
KESIMPUAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Dari hasil evaluasi yang telah dilakukan dengan menggunakan metode Business
Process Reengineering untuk menghasilkan Business Process Blueprint pada
section Production Supply pada sistem ERP berbasis SAP (System Application
and Product in data processing) di PT. Supernova Flexible Packaging dalam
ruang lingkup bagian Production Supply (Persiapan Material) maka dapat
disimpulkan:
1. Melalui metode Business Process Reengineering untuk dapat menjawab
permasalahan pada proses bisnis yang dipakai saat ini dengan melakukan
analisa ditemukan kesenjangan (gap) lama waktu tunggu material dan (gap)
biaya material disebabkan penggantian material.
2. Dengan melakukan evaluasi pada proses bisnis pada bagian production
supply, hasil yang diperoleh dapat meminimalisir kesenjangan (gap) waktu
tunggu persiapan yang saat ini sebesar 12,50% per hari dan mengurangi
kesenjangan (gap) pada biaya material sebesar 16,22% dengan melakukan
pencegahan sedini mungkin sisip material.
3. Dari perbaikan proses bisnis pada bagian production supply dengan business
blueprint dapat menghilangkan beberapa bagian fungsi operasional yang
tidak tepat sehingga dapat meminimalisir waktu tunggu dan inefisiensi
penggunaan material sehingga dapat menekan biaya material.
5.2 Saran
Saran yang dapat penulis sampaikan untuk mengoptimalkan kinerja sistem ERP
berbasis SAP (System Application and Product in data processing) S4/HANA dan
proses bisnis blueprint ini adalah sebagai berikut:
1. Melakukan BRP (Business Process Reengineering) pada proses bisnis
bagian lainya dan membuat juga proses bisnis blueprint agar integrasi dan
84
akurasi antar modul akan lebih baik lagi dengan menggunakan metode CSF
(Critical Success Factor) dan KPI (Key Performance Indicator).
2. Melakukan pengembangan analisa dan penelitian pada modul-modul SAP
yang lain seperti pada pembahasan modul SAP pada bab 2 diatas, karena
dalam SAP semua modul saling ada keterkaitan/ terintegrasi yang akan
mempengaruhi banyak hal terhadap proses bisnis perusashaan.
3. Melakukan pelatihan kepada setiap user yang menggunakan sistem ERP
berbasis SAP supaya lebih memahami keunggulan dan efektifitas serta
efisiensi dari sistem ini dan juga untuk menghindari terjadinya human error
sehingga tidak menghambat kinerja proses bisnis perusahaan.
4. Untuk dapat membawa PT. Supernova Flexible Packaging menjadi
perusahaan yang bisa bersaing secara global, harapan penulis perusahaan
bisa melakukan implementasi untuk menggantikan sistem ERP berbasis
Windows Foxpro yang masih digunakan saat ini dengan sistem ERP
berbasis SAP S/4HANA untuk dapat memenuhi kekurangan yang ada pada
sistem sebelumnya.
85
DAFTAR PUSTAKA
Davenport, Thomas H, Process Innovation: Reengineering Work Through
Information Technology, Davenport 1993 Harvard Business Press
Davenport 1993. Process Innovation Reengineering Work through
Infoormation Technology. Harvad Business School Press, 1993.
Namchul Shin, Donald F. Jemella, (2002) Business process reengineering and
performance improvement: The case of Chase Manhattan Bank, Business
Process Management Journal, Vol.8 Issue:4, pp.351-363,
https://doi.org/10.1108/14637150210435008
Hammer, Michael and James Champy, “Reengineering The corporation: a
Manifesto for Business Revolution”, Harper Business, New York, 1993.
Harmon 2007. Business Process Change 2nd Edition. A Guide for Business
Mangeers and BPM and Six Sigma Professionals, 2007. Imprint: Morgan
Kaufmann
Harrington, H James, Business Process Improvement: The breakthrough stragegy
for total quality, productivity, and compertitiveness. Harrington 1991
McGraw Hill Professional
Indrajit, et.al (2002, hal 3). Membangun Aplikasi E-Government. Jakarta:PT Elek
Media Komputindo.
David, Freed R 2010. Strategic Management: A Competitive Advantage
Approach, Concepts and Cases (13th Edition). Prentice Hall International,
London.
Weicher, Maureen and friends, 2004 Jan 9th, BPR: Analysis and
Recommendations. http://www.netlib.com/bpr1.htm
Indrajit, Ricardus Eko dan Djokopranoto. (2002). Konsep Manajemen
Supply Chain: Strategi Mengelola Manajemen Rantai Pasokan bagi
Perusahaan Modern di Indonesia PT. Gramedia Widiasarana Ind, Jakarta.
Regan, Elizabeth A., O’Connor, Bridget N.(2002) End-user information systems:
implementing individual and work group technologies, Second Edition.
Prentice Hall, New Jersey.
86
O’Brien, James A. 2006. Pengantar Teknologi Sistem Informasi Prespektif Bisnis
dan Manajerial. Jakarta: Salemba Empat.
Harwood, Stephen, A. (2016). ERP: The Implementation Cycle. Butterworth-
Heinemann.
Hau TTV, Kuzic J (2010). Change management strategies for the successful
implementation of enterprise resource planning systems. In 2010 Proc. Of
the IEEE Second Int. Conf. On Knowledge and Syst. Eng., Hanoi, IEEE,
Hanoi Vietnam, October 07 – October 09 2010.
Bidgoli, Hossein, (2004). Ensiklopedia Internet, Volume 1, John Wiley & Sons,
Inc hal. 707.
Kumar, K. And Van Hillsgersberg, J. (2010). ERP experiences and evolution.
Communications of the ACM, 43, 23-46.
Brady,C.and Gargeya, V.B. (2001). Success and failure factors of adopting SAP
in ERP system implementation. Business Process Management Journal,
11(5):501-516.
Leon,. Alexis, 2000, ERP Demistified, New Delhi: Tata Mc Graw Hill Publishing
Company Limited.
William Maher, 2015, SAP pathners with IBM to accelerate HANA cloud. Penny
Wolft, Wiliam 2015.
Mulyadi. 2000. Akuntansi Biaya Edisi 5. Yogyakarta: Aditya Media.
Kalakota, Ravi & Maria Robinson. 2001. E-Business 2.0 : Roadmap for Success.
Addison Wesley, Longman Inc., USA.
Assauri, S. 2009. Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: FEUI.
Herjanto, Eddy, 2008, Manajemen Operasi Edisi Ketiga, Jakarta: Grasindo.
Atmono. T.M., Yunanto, dan Susita, L., 2006, Efek GMR dari sistem Spin Valve,
Jurnal Puslitbang Teknologi Maju, Batan, ISSN 0216-3128, p.116.
Nasution, Arman Hakim., (2003), Perencanaan dan Pengendalian Produksi,
Edisi 1, Guna Widya Surabaya.
Meleong, Lexy, 20002. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja
Rosdakarya.
Rianse, Usman dan Abdi. 2011. Metodologi Penelitian Sosial dan Ekonomi: Teori
dan Aplikasi. Bandung: CV. Alfabeta.
87
Guba dan Lincoln. (1981). Effective Evalution. Jossey Bass Publisher. San
Fransisco.
Bradley, S. (1994). Creating and adhering to a BPR methodology. Gartner Group
Report, pp. 1–30.SAP PowerDesigner, 2016.
O’Brien, James A. (2005).Introduction to Information System, 12th Edition.
McGraw Hill Companies Inc, New York.
SAP AG 2014
SAP PowerDesign Data Modeling 2016