perancangan strategi mitigasi resiko supply chain di pt...

.

Perancangan Strategi Mitigasi Resiko Supply Chain di PT Atlas Copco Nusantara denganMetoda House of Risk

Retno Utari - NRM 9111202 805

Dosen Pembimbing :

Imam Baihaqi, PhD

PROGRAM STUDI

MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGI

BIDANG KEAHLIAN

MANAJEMEN PROYEK

INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH

NOPEMBER

SURABAYA

2014

.Latar Belakang

Perusahaan yang ingin bertahan (minimal) dan berkembang, harus

mulai waspada dan mau berubah dalam mengelola dan

mengoperasikan supply chainnya agar dapat beradaptasi dengan

kebutuhan perusahaan.

PT. Atlas Copco Nusantara (PTACN), perusahaan distributor yang

bergerak dalam bidang pengembangan, pembuatan dan pemasaran

kompressor, peralatan konstruksi dan tambang, peralatan perkakas dan

sistem perakitan (assembly) juga perlu mengelola dengan baik produk-

produk yang dipasarkannya, berupa alat-alat produk Atlas Copco

dengan beberapa Allied Product, untuk memenuhi kebutuhan

pelanggannya dengan baik.

PTACN sangat proakfit dalam melakukan :

• berbagai peluncuran produk baru (a.l. mobile boring machine, 18

tonne underground loader, water treatment facility)

• melakukan kerjasama (Petro Industrial) dan merger dengan

perusahaan lain (PT Fluidcon Jaya),

.Latar Belakang

PTACN perlu mengetahui faktor-faktor utama yang berpengaruh

terhadap kelancaran supply chainnya, berupa :

• resiko-resiko yang mungkin terjadi, terdiri dari penyebab resiko dan

kejadian resiko, serta strategi mitigasi resiko yang dapat diterapkan

untuk menanggulangi penyebab resiko yang terjadi.

Model Supply Chain PTACN dapat digambarkan sebagai berikut :

.Permasalahan & Tujuan Penelitian

PERMASALAHAN

Masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah identifikasi resiko

potensial beserta penyebabnya dan bagaimana strategi pencegahannya

dengan menggunakan metoda HOR.

TUJUAN PENELITIAN

Mengindentifikasi kejadian resiko yang berpotensi timbul dalam proses

bisnis supply chain PTACN.

Mengindentifikasi penyebab-penyebab yang mendorong timbulnya

resiko yang terjadi di dalam proses bisnis PTACN.

Merancang strategi mitigasi yang tepat sebagai upaya meminimalkan

atau menghilangngkan resiko yang kemungkinan terjadi di PTACN.

.Ruang Lingkup & Manfaat Penelitian

RUANG LINGKUP

Lingkup kajian pada penelitian yang akan dilaksanakan ini, dibatasi oleh

hal-hal sebagai berikut :

Studi kasus untuk penelitian ini di perusahaan PT Atlas Copco

Nusantara (PTACN), yang berlokasi di Jakarta.

Resiko yang dianalisis adalah resiko yang berkaitan dengan supply

chain PTACN yang berlokasi di Jakarta, bagian hulu sampai hilir

Respondennya adalah manager Supply Chain Management (SCM) dan

manager Purchasing di PTACN.

Metode pengambilan data dilakukan dengan cara wawancara

.Ruang Lingkup & Manfaat Penelitian

MANFAAT PENELITIAN

Mengetahui resiko-resiko utama yang terjadi di PTACN dan strategi

mitigasi resiko yang dapat diterapkan untuk menanggulangi resiko-

resiko tersebut.

Implikasi manajerial diutarakan agar mitigasi resiko berhasil diterapkan.

.Kajian Pustaka

Supply Chain Management

Supply Chain adalah jaringan perusahaan-perusahaan yang secara

bersama-sama bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu

produk ke tangan pemakai akhir atau konsumen (Pujawan dan

Mahendrawathi, 2010).

Strategi supply chain adalah kumpulan kegiatan dan aksi strategis

disepanjang supply chain yang menciptakan rekonsiliasi antara apa

yang dibutuhkan pelanggan akhir dengan kemampuan sumber daya

yang ada pada supply chain tersebut (Pujawan dan Mahendrawathi,

2010).

Supply Chain Management (SCM) merupakan pengelolaan rantai siklus

yang lengkap mulai bahan mentah dari para supplier, ke kegiatan

operasinal perusahaan, berlanjut ke distribusi sampai kepada

pelanggan.

Tujuan dari SCM adalah untuk memastikan sebuah produk berada pada

tempat dan waktu yang tepat untuk memenuhi permintaan konsumen

tanpa menciptakan stok yang berlebihan atau kekurangan.

.Kajian Pustaka

SCOR

Salah satu model supply chain berupa Supply Chain Operation

References (SCOR), yang digunakan dalam lingkup industri sebagai alat

diagnosa suatu SCM. Salah satu segmennya adalah proses modeling,

yang kemudian dibagi lagi menjadi 5 proses manajemen / bisnis proses,

yaitu :

Plan (Perencanaan)

Source (Sumber)

Make (Produksi)

Delivery (Pengiriman)

Return (Pengembalian)

.Kajian Pustaka

Resiko

Resiko dalam supply chain berpusat pada gangguan aliran dalam

organisasi. Aliran-aliran ini berhubungan dengan informasi, material,

produk dan biaya. Mereka tidak independen satu sama lain tetapi jelas

saling berhubungan.

Resiko mempunyai karakteristik :

Ketidakpastian atas terjadinya suatu peristiwa

Ketidakpastian yang bila terjadi akan menimbulkan kerugian.

Resiko Supply Chain

Resiko supply chain dalam bahasa sederhananya mengacu pada

kemungkinan dan dampak ketidakcocokan antara penawaran dan

permintaan.

Adapun definisi resiko supply chain adalah suatu resiko dari aliran produk,

material dan informasi dari supplier awal sampai pengiriman produk akhir

kepada pelanggan.

.Kajian Pustaka

Supply Chain Risk Management (SCRM)

SCRM dapat didefinisikan sebagai identifikasi dan pengelolaan resiko bagi

supply chain, melalui pendekatan terkoordinasi diantara anggota supply

chain, untuk mengurangi kerentanan supply chain secara keseluruhan.

Strategi Mitigasi Resiko Supply Chain

Strategi mitigasi resiko adalah strategi yang melangkahkan organisasi

secara sengaja untuk berusaha mengurangi ketidakpastian yang

teridentifikasi dari berbagai sumber resiko (Miller, 1992).

Metoda-Metoda Resiko Supply Chain

Banyak metoda yang dapat digunakan dalam resiko supply chain, seperti

AHP, Fuzzy AHP, FMEA dan QFD, HOR, dan lain sebagainya.

.Kajian Pustaka

Quality Function Deployment (QFD)

Quality Function Deployment (QFD) adalah metodologi dalam proses

perancangan dan pengembangan produk atau layanan yang mampu

mengintegrasikan ‘suara-suara konsumen’ ke dalam proses

perancangannya.

Salah satu alat QFD

adalah HOQ yang

menyediakan sarana

untuk mengenali

hubungan antara

kebutuhan pelanggan,

Karakteristik teknik,

karakteristik bagian,

operasi proses, dan

persyaratan produksi

.Kajian Pustaka

Failure Modes and Effects Analysis (FMEA)

FMEA adalah teknik analisis rekayasa untuk memastikan bahwa semua

potensi kegagalan suatu produk telah dipertimbangkan dan dianalisis

dalam hal mode kegagalan, penyebab terkait dan kemungkinan efek pada

pelanggan.

Yang diamati dalam FMEA berupa : Fungsi, Kegagalan, Effects,

Penyebab, Kontrol.

Kunci sukses FMEA adalah menjadi “risk conscious" dan menjaga tim

tetap fokus pada risiko. Dua pendekatan yang umum digunakan untuk

penilaian risiko dengan kerangka FMEA adalah Risk Priority Number

(Severity x Terjadinya x Detection) dan Critical Analysis.

---------------------------------------------------------------------------------------------------

Jadi, QFD dapat dilihat sebagai pembela kebutuhan pelanggan,

sedangkan FMEA adalah pembela suara insinyur

.Kajian Pustaka

House of Risk (HOR) = Rumah Resiko

Adalah kerangka yang dikembangkan, dengan menggabungkan ide-ide

dasar dari dua alat yang terkenal: HOQ (penyebaran fungsi kualitas)

dan FMEA (modus kegagalan dan analisis efek).

Model pendekatan HOR bertujuan untuk mengidentifikasi resiko dan

merancang strategi mitigasi untuk mengurangi probabilitas kemunculan

dari penyebab resiko dengan memberikan tindakan pencegahan pada

penyebab resiko.

Model HOR ini menempatkan probabilitas terjadinya resiko berkaitan

dengan penyebab resiko sedangkan untuk severity berkaitan dengan

kejadian resiko.

.Kajian Pustaka

Dalam HOR juga mempertimbangkan hubungan korelasi antara kejadian

resiko dan penyebab resiko. Nilai dari tingkat severity dari kejadian resiko,

probabilitas dari penyebab resiko dan tingkat korelasi yang telah diperoleh

akan digunakan untuk menghitung nilai aggregate risk potensial (ARP).

Ada 2 tahapan dalam HOR, yaitu :

- HOR1 digunakan untuk menentukan peringkat masing-masing agen

risiko berdasarkan potensi agregat risiko mereka.

- HOR2 untuk memprioritaskan tindakan proaktif perusahaan untuk

mengejar usaha memaksimalkan efektivitas biaya dalam berurusan

dengan agen risiko yang dipilih di HOR1

Karena sebagian besar masukan yang diperlukan dalam model didasarkan

pada penilaian subjektif maka keterlibatan lintas fungsional diperlukan.

.Kajian Pustaka

.HOR 1 :

Fase Identifikasi Resiko

1. Menilai dampak keparahan /

severity dari kejadian resiko.

2. Mengidentifikasi agen-agen resiko

dan menilai kecenderungan

(likelihood / occurance) dari

munculnya masing-masing agen

resiko.

3. Kembangkan hubungan matriks,

antara setiap penyebab resiko dan

setiap kejadian resiko.

4. Menghitung ARP dari agen j.

Formula yang diperoleh adalah:

.Kajian Pustaka

.

5. Merangking nilai ARP dengan Pareto Analysis, dan menentukan

penyebab resiko utama yang perlu segera ditangani oleh perusahaan

.Kajian Pustaka

HOR 2

Fase Penanganan Resiko

1. Mengambil rangking tertinggi dari nilai

ARP hasil HOR1 (Pareto Analysis)

2. Identifikasi tindakan pencegahan

3. Menentukan besarnya korelasi antara tiap

tindakan pencegahan dan penyebab

resiko.

4. Menghitung nilai total efektifitas setiap

tindakan pencegahan.

Formulanya sebagai berikut :

.Kajian Pustaka

.

5. Nilai tingkat kesulitan tampilan dalam setiap tindakan, Dk, dengan skala

3,4,5

6. Menghitung rasio efektifitas total terhadap tingkat kesulitan

7. Merangking nilai rasio efektifitas total terhadap tingkat kesulitan dengan

Pareto Anaysis dan diambil nilai tertinggi

8. Tindakan pencegahan dari nomor 7 diatas merupakan prioritas

perusahaan untuk dilakukan tindakan pencegahan / strategi mitigasi untuk

menghilangkan penyebab resiko.

.Metode Penelitian

METODA PENELITIAN

.Metode Penelitian

Variabel yang diteliti :

- Penyebab resiko

- Kejadian resiko

- Tindakan Pencegahan

Responden dalam penelitian ini ada 2 responden :

- SCM Manager

- Purchasing Manager

Dilakukan dengan cara wawancara

.Metode Penelitian

Langkah-langkah penelitian : SCOR

1. Mengidentifikasi proses bisnis yang ada pada perusahaan PTACN

melalui tahapan-tahapan SCOR (plan, source, make, deliver, return).

2. Kemudian mengidentifikasi kejadian resiko apa yang dapat terjadi pada

setiap prosesnya.

Data penelitian : HOR 1

.Metode Penelitian

Data penelitian : HOR 2

.Hasil Penelitian dan Pembahasan

1. Kejadian Resiko yang telah Terindentifikasi + Nilai Severity


Hasil wawancara dengan responden perusahaan : SCM Manager dan

Purchasing Manager, teridentifikasi 48 Kejadian Resiko yang terjadi di

perusahaan


2. Penyebab Resiko yang Terindetifikasi dan Nilai Probabilitas

Hasil wawancara dengan

responden perusahaan :

SCM Manager dan

Purchasing Manager,

teridentifikasi 25 Penyebab

Resiko yang terjadi di

perusahaan


3. Korelasi Kejadian Resiko dan Penyebab Resiko serta Nilai ARP

(Aggregate Risk Potential) dan Perangkingannya


M


5. Penentuan Nilai ARP terbesar4. Pareto Analisis

penentuan Nilai

ARP terbesar


responden perusahaan : SCM

Manager dan Purchasing

Manager, teridentifikasi 6

(enam) ARP utama yang

terjadi di perusahaan.


5. Identifikasi Tindakan Pencegahan / Strategi Mitigasi



SCM Manager dan

Purchasing Manager,

teridentifikasi 17 Tindakan

Pencegahan / Strategi

Mitigasi yang dapat

diterapkan di perusahaan


7. Korelasi Nilai ARP utama (penyebab resiko utama) dengan Tindakan

Pencegahan / Strategi Mitigasi


9. Penentuan Nilai ETDk terbesar8. Pareto Analisis

penentuan Nilai

ETDk terbesar



SCM Manager dan

Purchasing Manager,

memberikan 7 (tujuh)

ETDk utama


Implikasi Manajerial

Implikasi manajerial dimaksudkan untuk mengetahui apa yang dapat

perusahaan lakukan agar strategi mitigasi dapat berjalan dengan baik,

dan perusahaan dapat meningkatkan produktifitasnya dengan cara

meningkatkan kapasitas, kualitas, efisiensi dan efektivitas dari sumber

daya yang ada.

Penetapan tindakan pencegahan / strategi mitigasi utama ada 7, dan akan

langsung diutarakan implikasi manajerial masing-masing.

1. Membangun distribution center yang menyetok barang-barang

kritical (strategis)

Pendistribusian stock-stock strategis dilakukan jika ada permintaan dari

warehouse cabang-cabang ditempat lain..

Implikasi manajerial :

Mempunyai sistem inventory control yang sangat baik sehingga

pergerakan stock strategik dapat dipantau dengan baik.


Menetapkan level atau jumlah stock strategik yang optimum

Bekerjasama dengan erat warehouse DC dan cabang agar pergerakan

stock strategik terbuka dan diketahui bersama, sehingga distribusinya

menjadi efektif dan efisien

Kerjasama bersama supplier dalam penyediaan stock strategik (kontrak)

Melakukan strategi Near Sourcing, yaitu bekerjasama dengan supplier

yang secara fisik dekat dengan distribusi manufaktur OEM. (mengurangi

lead time pengiriman barang)

2. SOP dijalankan secara lebih baik dengan memberikan Reward and

Punishment yang sesuai

Bertujuan agar karyawan tidak menyimpang dari ketentuan-ketentuan

perusahaan.



Perusahaan menetapkan kepada seluruh karyawan untuk membaca

kembali SOP masing-masing.

Manajer mengontrol kegiatan diatas dan tambahan kontrol agar

departemennya berjalan sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan.

Sikap tegas para manajer diperlukan dalam mengarahkan karyawannya

melaksanakan SOP yang benar.

Memasukkan ketaatan karyawan dalam menjalankan SOP kedalam

sistem manajemen Reward (kriteria penilaian kinerja karyawan diakhir

tahun, penentuan besaran upah karyawan) and Punishment (tindakan

disipliner), agar karyawan disadarkan pentingnya menerapkan SOP

ditempat kerja.


3. Peramalan permintaan dan perencanaan inventory dilakukan

secara bersama-sama (kolaboratif)

Bertujuan agar inventory yang direncanakan dan diramalkan akan dibeli

dan di stok berjumlah optimal / akurat sesuai kebutuhan perusahaan

dan pelanggan


Kerjasama kolaboratif dapat dilakukan jika semua pihak mempunyai

pemahaman visi, misi dan arahan yang sama.

Perusahaan inventory memerlukan suatu nilai budgeting tertetnu

sebagai dasar pembelian inventory yang akan dilakukan oleh pihak

supply chain

Perlu adanya pihak yang mengkoordinasi perencanaan inventory di

perusahaan (supply chain)


4. Integrasi antar fungsi-fungsi dalam perusahaan ditingkatkan

Sistem kerjasama lintas fungsi dalam perusahaan akan mempercepat

selesainya suatu pekerjaan.


Perusahaan menetapkan misi dan tujuan strategis perusahaan menjadi

perekat yang mendorong terjadinya integrasi antara unit fungsional.

Budaya perusahaan meningkatkan persatuan dan inovasi.

Kepemimpinan yang bersifat strategis untuk mencapai integrasi lintas

fungsional

Sistem komunikasi berkualitas tinggi untuk memfasilitasi integrasi lintas

fungsional.


Sistem komunikasi berkualitas tinggi untuk memfasilitasi integrasi lintas

fungsional.

Berbagi pengetahuan diantara anggota tim, membentuk sinergi diantara

anggota tim di seluruh organisasi.

5. Pemenuhan stock yang dilakukan secara silang (cross fulfillment)

dari warehouse lain

Khususnya jika terjadi stock out dan diperlukan metoda transportasi

transship, yaitu memindahkan barang dari satu alat angkut ke alat

angkut lainnya.


Penerapan inventory di distribution center yang optimal.

Bekerjasama dengan warehouse cabang untuk mendapatkan angka

inventory yang optimal


Bekerjasama dengan rekanan logistics/3PL untuk memberikan bantuan

penyimpanan barang atau parts di area rekanan logistics/3PL tersebut,

semakin dekat tempatnya dengan perusahaan, semakin baik.

Bekerjasama dengan pihak penyedia transportasi untuk dapat

melakukan pengiriman emergency jika diperlukan

6. Pemberdayaan karyawan agar dapat mengerjakan pekerjaan

multtasking

Multitasking adalah kinerja nyata oleh seorang individu, menangani lebih

dari satu tugas pada waktu yang sama. (baik / tidak baik)

Implikasi Manajerial :

Pimpinan tetap berpandangan terbuka untuk menambah jumlah

karyawan yang mampu, untuk melakukan multitasking.

Penyempurnaan Job description dan kesempatan pekerjaan tersebut

dikerjakan oleh rekan karyawan lainnya.


Manager melakukan rotasi secara regular

Memberikan pelatihan kepada karyawan, (formal / one on one

coaching)

7. Pemenuhan barang di warehouse dilakukan secara dinamis,

mengikuti kondisi barang (fast moving, slow moving dan

obsolete).

Seberapa sering diatur ulang, tentunya bergantung seberapa sering

parts tersebut dibutuhkan oleh pelanggan.


Melakukan kontrol terhadap penempatan barang di dalam warehouse

dan melakukan stock take dengan efisien.

Menggunakan sistem barcoding sehingga pendataan lokasi

barang/parts sangat tepat, kesalahan lokasi dapat diminimalisir.


Merubah sistem manual warehouse menjadi sistem bin alokasi otomatis

dengan penggunaan alat pengambil dan penyimpan barang elektronis

.Kesimpulan dan Saran

Kesimpulan

Beberapa kesimpulan yang diperoleh adalah:

1. Penggunaan metoda House of Risk terbukti sebagai solusi tepat untuk

merancang strategi mitigasi terhadap penyebab resiko.

2. Penyebab resiko utama berdasarkan hasil penelitian ini menghasilkan 6

penyebab resiko yang harus diperhatikan, meliputi :

A1 : Peningkatan permintaan yang signifikan

A2 : Kekurangan dalam kapasitas supply

A4 : PR mendesak dari user

A7 : Ketergantungan pada satu supplier

A11 : Masalah custom clearance

A14 : Kedatangan kapal tidak tepat waktu

3. Sedangkan hasil 7 (tujuh) tindakan pencegahan utama / strategi mitigasi

utama yang perlu dilakukan terlebih dahulu oleh perusahaan adalah :


- PA3 : Membangun distribution center yang menyetok barang-barang

kritical (strategis)

- PA14 : SOP dijalankan secara lebih baik dengan memberikan Reward

and Punishment yang sesuai

- PA15 : Peramalan permintaan dan perencanaan inventory dilakukan

secara bersama-sama (kolaboratif)

- PA5 : Integrasi antar fungsi-fungsi dalam perusahaan ditingkatkan

- PA4 : Pemenuhan stock yang dilakukan secara silang (cross fulfillment)

dari warehouse lain

- PA16 : Pemberdayaan karyawan agar dapat mengerjakan pekerjaan

multtasking

- PA13 : Pemenuhan barang di warehouse dilakukan secara dinamis,

mengikuti kondisi barang (fast moving, slow moving dan obsolete).


4. Pelaksanaan strategi mitigasi resiko dapat disertai dengan penerapan

implikasi manajerial sesuai dengan hasil korelasi penyebab resiko dan

tindakan pencegahan, dimana dari penelitian ini banyak implikasi

manajerial berkaitan dengan perlunya jumlah inventory yang optimum

dengan peramalan dan perencanaan kolaboratif serta kecakapan para

karyawan dalam pelaksanaan pekerjaan mereka untuk mendukung

terlaksananya keadaan inventory optimum tersebut.

Saran

Beberapa saran yang ingin diajukan agar penelitian ini dapat dilanjutkan

ke tingkatan yang lebih baik lagi adalah :

1. Penelitian resiko ini diperluas meliputi seluruh perusahaan, dan tidak

hanya Supply Chain saja.


2. Dengan memperluas cakupan penelitian sesuai point a. diatas, maka

variabel-variabel peninjauan penyebab resiko, kejadian resiko dan

tindakan pencegahan dapat diidentifikasi lebih detail kesemua bagian

perusahaan.

3. Dengan demikian, jumlah responden juga perlu diperbanyak dan ada

baiknya diambil dari pimpinan departemen dan beberapa orang yang

berada pada posisi yang mengetahui dengan baik pekerjaan di dalam

departemen dan perusahaan tersebut.

perancangan strategi mitigasi resiko supply chain di pt...

Documents