BAB I

PENDAHULUAN

Manajemen Sumber Daya Manusia adalah proses pengendalianberdasarkan fungsi manajemen terhadap daya yang bersumber dari manusia.

Ada lima prinsip pendekatan terhadap manajemen sumber daya manusia yaitu :1. Sumber daya manusia adalah merupakan kekayaan yang paling penting, yang dimiliki

oleh suatu organisasi. Sedangkan manajemen yang efektif adalahkunci bagi keberhasilan organisasi tersebut.

2. Keberhasilan sangat mungkin dicapai manakala peraturan atau kebijaksanaandan prosedur serta mekanisme kerja yang bertalian dengan manusia danperusahaan tersebut saling berhubungan dan memberikan sumbangan terhadappencapaian strategis.

3. Budaya dan nilai perusahaan, suasana organisasi dan perilaku manajerial yangberasal dari kultur tersebut akan memberikan pengaruh yang besar terhadaphasil pencapaian terbaik.

4. Manajemen sumber daya manusia berhubungan secara integrasi yang dapatmenjadikan semua anggota organisasi terlibat untuk mencapai tujuan yangdiinginkan.

5. Empat prinsip tersebut harus tertanam dalam diri setiap anggota (manusia).

Hubungan manajemen dengan sumber daya manusia merupakan prosesusaha pencapaian tujuan melalui kerjasama dengan orang lain. Ini berarti menunjukkan pemanfaatan daya yang bersumber dari orang lain untuk mencapaitujuan. Sumber daya manusia sering disebut sebagai Human Resource yaitutenaga atau kekuatan manusia (energi atau power). Sumber daya yang jugadisebut sumber tenaga, kemampuan, kekuatan, keahlian yang dimiliki olehmanusia, dipunyai juga oleh makhluk organisme lainnya. Misalnya pada hewan,tumbuh-tumbuhan, bahkan dipunyai juga oleh unsur dalam.

Manajemen sumber daya manusia dalam sebuah organisasi merupakansalah satu faktor terpenting, karena bisa dikatakan bahwa pengelolaan organisasipada dasarnya adalah pengelolaan manusia.Proses yang terjadi adalahperencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian sumber dayamanusia dalam rangka pencapaian tujuan. Manusia sebagai perencana,pelaksana,pengendali dan evaluasi suatu pembangunan dan menikmati hasilevaluasi suatu pembangunan. Disini SDM sangat mempengaruhi keberhasilanpembangunan karena manusia mempunyaiperan yang sangat menentukan dalampencapaian tujuan yang diinginkan.

1

Proses dalam ruang lingkup manajemen sumber daya manusia adalahsuatu proses yang dinamis mengikuti perubahan yang terjadi dalam suatupemerintahan. Dimana keadaan yang dinamis tersebut akan banyak berpengaruhpada teknologi sistem informasi yang akan digunakan. Oleh sebab itu proses apayang dapat dilakukan oleh sebuah sistem sumber daya manusia akan sangatbanyak tergantung pada model data yang dibentuk untuk kebutuhan tersebut.

Masalah yang manajemen sumber daya manusia saat ini adalah cepatnyaperubahan yang terjadi pada bidang pemerintahan yang berdampak pula padaperencanaan tenaga manusia yang dimiliki. Adapun yang dimaksud dengan prosesperencanaan sumber daya manusia adalah suatu proses analisa dan simulasikebutuhan SDM sesuai dengan data rekapitulasi kekuatan SDM yang dimilikioleh organisasi, dikaitkan dengan rencana pengembangan aktifitas departemendimasa mendatang.

Informasi adalah sesuatu yang teramat penting dan berharga dalam sebuah organisasi dewasa ini. Informasi yang akurat dan cepat dapat sangat membantu tumbuh kembangnya sebuah organisasi, maka dari itu, pengelolaan informasi dipandang penting demi kelancaran sebuah pekerjaan dan untuk menganalisa perkembangan dari pekerjaan itu sendiri.  Itulah sebabnya muncul apa yang dikenal dengan Sistim Informasi Manajemen.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan”. SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam pelbagai bentuknya dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi.

Baskerville dan Myers berargumentasi bahwa SIM sudah saatnya menjadi sebuah disiplin ilmu secara mandiri. Davis menawarkan konsensus, bahwa setidaknya terdapat lima aspek yang dapat dikategorikan sebagai ciri khusus bidang SIM :

1. Proses Manajemen, seperti perencanaan strategis, pengelolaan fungsi sistem informasi, dan seterusnya. 

2. Proses Pengembangan, seperti manajemen proyek pengembangan sistem, dan seterusnya.

3. Konsep Pengembangan, seperti konsep sosio-teknikal, konsep kualitas.

4. Representasi, seperti sistem basis data, pengkodean program, dan seterusnya.

2

5. Sistem Aplikasi, seperti Knowledge Management, Executive System.

Sebagai dasar pengetahuan, Informasi adalah kumpulan dari data-data yang diolah sehingga menjadi sesuatu yang berarti dan bermanfaat. Sedang data adalah fakta-fakta, angka-angka atau statistik-statistik yang dari padanya dapat menghasilkan kesimpulan. Kedepannya informasi -informasi yang terkumpul dapat diolah menjadi sebuah pengetahuan baru.

DATA >> INFORMASI >> PENGETAHUAN

Sistim Informasi Manajemen kini tidak lagi berkembang dalam bidang usaha saja, tapi sudah digunakan dalam berbagai bidang, dari mulai pendidikan, kedokteran, indistri, dan masih banyak lagi. Ini menandakan bahwa Informasi yang akurat dan cepat dibutuhkan di berbagai bidang. 

Ada banyak teknologi yang mendukung SIM baik secara online atau offline. Tapi dasar dari aplikasi yang digunakan pada Sistiem Informasi Manajemen adalah aplikasi databese. sistem ini harus mampu mengolah data yang dikumpulkan pada database menjadi sebuah produk informasi yang dibutuhkan penggunanya. Sistim ini juga harus bisa membagi informasi yang diproduksinya menjadi beberapa tingkatan, sehingga setiap tingkatan hanya mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. 

Pada sebuah Instansi, manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses manajerial, yang pada intinya berkisar pada penentuan: tujuan dan sasaran, perumusan strategi, perencanaan, penentuan program kerja, pengorganisasian, penggerakan sumber daya manusia, pemantauan kegiatan operasional, pengawasan, penilaian, serta penciptaan dan penggunaan sistem umpan balik. Masing-masing tahap dalam proses tersebut pasti memerlukan berbagai jenis informasi dalam pelaksanaannya.

Dapat dinyatakan secara aksiomatis bahwa suatu organisasi dibentuk dan dikelola untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam rangka penentuan juga pencapaian tujuan tersebut maka dibutuhkan informasi-informasi yang dapat memberikan gambaran kasar atau global tentang kecenderungan-kecenderungan yang mungkin terjadi, baik secara internal organisasi itu sendiri maupun pada lingkungan di mana organisasi bergerak. Informasi-informasi yang dibutuhkan tersebut secara eksternal dapat mencakup bidang politik, keamanan, ekonomi, sosial budaya, serta arah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Secara internal informasi yang diperlukan adalah tentang produk yang akan dihasilkan dikaitkan dengan kemampuan organisasi dalam penyediaan dan penguasaan berbagai sarana, prasarana, dana dan sumber daya manusia.

Keseluruhan upaya pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi memerlukan strategi yang mantap dan jelas. Salah sat instrumen ilmiah yanng umum digunakan dalam

3

penentuan strategi organisasi ialah analisis SWOT, yaitu Strengths (Kekuatan), Weakness (Kelemahan), Opportunities (Peluang),  dan Threats (Ancaman). Agar analisis SWOT benar-benar ampuh sebagai instrumen pembantu dalam penentuan dan pelaksanaan strategi organisasi, diperlukan informasi menngenai kekuatan, kelemahan, peluang serta ancaman yang mungkin dihadapi oleh organisasi tersebut.

Strategi yang telah dirumuskan dan ditetapkan memerlukan penjabaran melalui penelenggaraan fungsi perencanaan. Karena perencanaan merupakan salah satu hal yang penting dalam organisasi, perlu diketahui secepat mungkin berbagai resiko dan faktor-faktor yang dapat menjadi penyebab kegagalan pelaksanaan tujuan dan strategi organisasi. Informasi-informasi yang dibutuhkan dalam proses perencanaan adalah 5 W 1 H, yaitu what(apa), when(kapan), where(di mana), who(siapa), why(mengapa), dan how(bagaimana).

Penyusunan program kerja merupakan rincian sistematis dari rencana kerja jangka waktu menengah. Keenam pertanyaan di atas harus terjawab dalam penyusunan program kerja dimana ia harus bersifat kuantitatif, menyatakan secara jela dan konkrit hasil yang diharapkan, standar kinerja jelas, mutu hasil pekerjaan ditetapkan secara pasti, dan program kerja disusun sedemikian rincinya sehingga dapat dijadikan pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan operasional. 

Organisasi dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang terikat secara formal dan hierarkis serta bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi dapat menjadi wadah dimana sekelompok orang bergabung dan menempati wilayah-wilayah tertentu untuk melakukan berbagai kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya. Organisasi dapat pula menjadi tempat berinteraksi antar anggota organisasi tersebut maupun dengan anggota organisasi lainnya.

Tolok ukur keberhasilan suatu organisasi tidak dilihat secara inkremental dari apa yang dicapai oleh masing-masing satuan kerja melainkan dari sudut pandang yang bersifat holistik dalam arti keberhasilan organisasi secara keseluruhan.Penyelesaian tugas yang menjadi tanggung jawab fungsional satuan kerja tertentu memerlukan interaksi, interdependensi dan interrelasi dengan semua satuan kerja lainnya. Dan tentunya proses seperti ini memerlukan suatu sistem informasi yang baik. 

Penggerakan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan fungsi yang teramat penting dalam manajemen sekaligus paling sulit.Penggerakan SDM yang tepat dan efektif memerlukan informasi yang handal. Misalnya, informasi tentang klasifikasi jabatan, informasi tentang uraian dan analisis pekerjaan,informasi tentang standar mutu yang diterapkan dalam manajemen, dan berbagai informasi lainnya yang memungkinkan satuan kerja yang mengelola SDM dalam organisasi menyelenggarakan berbagai fungsinya dengan baik.

Penyelenggaraan kegiatan operasional merupakan bagian yang sangat penting dari keseluruhan proses manajerial dan bahkan merupakan tes apakah sebuah organisasi berjalan di atas “rel” yang benar atau tidak. Hal ini dikarenakan manajemen bersifat

4

situasional dimana penerapan prinsip-prinsip manajemen harus diterapkan secara universal dengan memperhitungkan faktor situasi, kondisi, ruang dan waktu.Manajemen juga berorientasi pada hasil optimal dari segi produk, efisiensi dan efektivitas kerja.Sehingga penyelenggaraan kegiatan operasional yang baik dan tepat hanya akan terwujud bila didukung dengan berbagai informasi yang tepat pula.

Pengawasandiperlukan atas pertimbangan bahwa penyelenggaraan seluruh kegiatan operasional memungkinkan terjadi kesalahan yang berarti dapat berakibat pada tidak terwujudnya tingkat efisiensi, efektivitas dan produktivitas yang diharapkan. Oleh karena itu, kegiatan pengawasan jelas memerlukan sekaligus menghasilkan informasi tentang penyelenggaraan berbagai kegiatan operasionalyang sedang terjadi.

Seperti halnya dalam pengawasan, informasi dalam proses penilaian juga sangat dibutuhkan. Informasi ini dapat diperoleh melalau berbagai wawancara, penyebaran kuesioner kepada pihak-pihak lain yang dianggap mengetahui pengetahuan mendalam tentang seluruh proses manajerial, dan teknik-teknik lainnya yang dipandang perlu dan tepat digunakan.

Semua informasi yang diperoleh—terutama dari hasil penilaian—diumpanbalikkan kepada berbagai pihak yang berkaitan dengan manajerial organisasi, termasuk kepada para pemodal, pemilik saham, manajemen puncak, para pimpinan satuan usaha, dan lainnya. Hal ini penting dilakukan supaya manajerial organisasi yang bersangkutan tetap menghasilkan efektivitas, efisiensi serta produktivitas yang tinggi sehingga tujuan awal organisasi dapat terwujud secara maksimal. 

Tiap perusahaan memiliki system untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem manajemen sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).

Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan

5

bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

BAB II

PEMBAHASAN

6

A. Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Informasi adalah sebuah mata rantai kritis untuk menuju keberhasilan berbagai kemungkinan bagi perencanaan SDM. Dalam perannya, volume, kualitas, dan ketepatan waktu informasi dapat menyediakan potensi baru untuk kemajuan manusia untuk bertindak dalam menghadapi berbagai rintangan yang besar untuk kemajuan dan perkembangan perencanaan tersebut.

Sistem informasi SDM (human resources information system) adalah prosedur sistematik untuk pengumpulan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk meningkatkan keputusan SDM. Dengan kata lain, sistem informasi SDM mempunyai kemampuan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan atau pilihan banyak orang yang lebih berhubungan dengan aktivitas perencanaan SDM baru. Pilihan sistemnya impresif, hal ini meliputi termasuk sentralisasi, desentralisasi, segmentasi, dan komprehensif.

Sebagai contoh, hasil penelitian pada sebuah perusahaan besar seperti bank dengan bisnis yang kompleks yang disertai dengan resiko yang besar, ada empat area utama paralel dari pertimbangan dalam melakukan perencanaan SDM dan integrasinya kepada aktivitas karyawan konvensional sehingga diperlukan sistem informasi akurat dan tepat waktu untuk mendukung:

1. Perencanaan SDM. Area tersebut merefleksikan analisis yang berkelanjutan dengan kunci spesialisasi yang jarang, perubahan kemampuan dan keperluan perencanaan yang lebih maju, yang intinya: “apa kebutuhan sistem informasi yang akan mengembangkan program perencanaan SDM?”

2. Kegunaan karyawan. Merefleksikan kebutuhan untuk meningkatkan analisis SDM, untuk mengidentifikasikan kebutuhan kemampuan SDM dan untuk menentukan klasifikasi pada pekerjaan tertentu. Juga, moral daari banyak SDM dan para manajer yang masih rendah karena kekurangan akses informasi untuk mempromosikan kesempatan pada perluasan bisnis dan jaringan bisnis.

3. Pengembangan SDM. Banyak manajer dan karyawan merasa bahwa terlalu kecil kemajuan yang dibuat dalam mengembangkan manajer senior dengan pandangan yang luas dan mengerti tentang bisnis mereka. Sebagai tambahan, karyawan pada level yang lebih rendah, merasa sedikit kesempatan yang ada untuk kemajuan ke penyelia dan ranking manajemen menengah. Pelatihan yang diberikan cukup memadai. Kinerja penyelia dan manajerial membutuhkan kompetensi teknikal dan hubungan masyarakat, tetapi tidak satu pun kedua kemampuan tersebut menerima banyak perhatian pada masalah perusahaan.

4. Perekrutan. Manajemen trainee/program perekrutan tidak menyediakan sejumlah orang yang cukup memadai.

Dengan demikian, system informasi SDM akan efektif apabila mampu menghasilkan keputusan SDM yang sehat. System ini biasanya menggunakan computer dan teknologi

7

yang canggih lainnya untuk memproses data sehingga dapat mencerminkan aktivitas-aktivitas harian sebuah perusahaan, diorganisasikan dalam bentuk informasi untuk memudahkan proses pengambilan keputusan.

Sistem informasi SDM tidak perlu terlalu rumit atau bahkan terkomputerisasi. Sistem informasi SDM bisa saja hanya berupa catatan-catatan gaji ataupun kartu hadir untuk restoran-restoran kecil atau butik-butik. Atau secara formal sebagaimana sebuah bank data SDM yang terkomputerisasi dari perusahaan-perusahaan besar seperti bank, pabrik, dan lembaga pemerintah.

Sistem informasi SDM yang baik adalah bila dapat menunjang perencanaan dengan informasi untuk suplai tenaga kerja dan ramalan-ramalan permintaan; penyusunan menyangkut kesempatan kerja yang sama, pemberhentian, dan mengetahui kualifikasi pelamar; dan untuk pengembangan karyawan dengan informasi tentang biaya-biaya program pelatihan dan kinerja kerja.

Sistem informasi SDM juga menunjang kompensasi dengan diperolehnya informasi mengenai kenaikan-kenaikan bayaran, hubungan karyawan dengan informasi tentang negosiasi-negosiasi kontrak dan kebutuhan-kebutuhan bantuan karyawan.

Sebuah sistem informasi SDM haruslah dirancang untuk menyediakan informasi. Informasi yang dikehendaki pada umumnya meliputi:

1. Tepat waktu, yakni manajer atau departemen SDM haruslah memiliki akses untuk memutkhirkan informasi. Jika selama ini masih menggunakan sarana informasi yang relative sederhana, maka tugas maanajer harus mengejar sarana informasi yang mutakhir;

2. Akurat, yaitu manajer atau departemen SDM harus mampu bergantung pada akurasi informasi yang disediakan. Segala bentuk informasi yang tidak akurat-perkiraan, dugaan, taksiran-akan berdampak buruk juga bagi sebuah perusahaan atau organisasi;

3. Ringkas, yaitu seorang manajer atau departemen SDM harus dapat pula menyerap banyak informasi pada setiap saat;

4. Relevan, yaitu manajer atau departemen SDM harus mendapatkan informasi, tidak hanya informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu. Sementara bentuk informasi lain yang belum dapat difungsikan dapat disimpan atau cukup diketahui secara terbatas;

5. Lengkap, yakni seorang manajer atau departemen SDM harus mampu mendapatkan informasi secara lengkap; tidak sepotong-sepotong. Jika mendapat informasi yang masih simpang siur, belum jelas dari mana sumbernya, manajer harus segera mencari “potongan” informasi yang terpotong untuk dipadukan, sehingga menjadi informasi yang lengkap dan dipercaya oleh semua pihak.

Hanya sepotong informasi yang diperoleh atau dimiliki, bahkan mungkin tidak ada sama sekali, keadaan tersebut berdampak mengurangi efektivitas sebuah system informasi SDM, dan akhirnya akan menyulitkan dalam proses pengambilan keputusan pada perusahaan, organisasi, atau departemen itu sendiri. Sebaliknya, system yang memiliki karakteristik ini berarti dapat memudahkan dan terjamin akurasi proses pengambilan keputusan. System informasi SDM yang efektif juga menghasilkan beberapa laporan dan

8

ramalan yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan bisnis. Yang dikategorikan laporan kegiatan bisnis dengan system informasi ini di antaranya mengenai;

a. Laporan-laporan rutin. Data bisnis yang diringkas secara terjadwal disebut sebagai laporan-laporan rutin (routine reports). Laporan-laporan status karyawan mingguan dan bulanan dapat dikirimkan kepada manajer umum, sedangkan laporan-laporan kuartalan atau semesteran dapat dikirimkan kepada manajer puncak/pusat;

b. Laporan-laporan penyimpangan. Laporan-laporan penyimpangan (exception reports) menyoroti variasi-variasi yang cukup serius dalam kegiatan-kegiatan usaha yang menyita perhatian manajemen. Salah satu jenis laporan penyimpangan adalah laporan penyimpangan kualitas, yang dibuat pada saat jumlah produk cacat melebihi batas maksimal dari yang ditentukan. Manajer atau departemen SDM mungkin tertarik dengan tipe laporan ini untuk mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan pelatihan tambahan;

c. Laporan-laporan berdasarkan permintaan. Laporan berdasarkan permintaan (on-demand reports), menyediakan informasi sebagai jawaban terhadap permintaan khusus. Jumlah karyawan yang mampu mengoperasikan paket software tertentu adalah salah satu contoh dari on demand report yang dapat diminta oleh manajer atau departemen SDM dari database;

d. Ramalan-ramalan. Ramalan menggunakan model-model prediktif untuk situasi-situasi khusus. Para manajer membutuhkan ramalan proyeksi permintaan-permintaan terhadap produk perusahaan.

B. Elovusi Sistem Informasi Manajemen SDM

Evolusi perkembangan system informasi sumber daya manusia, yaitu:Pertama: Berorientasi manual; Berbasis pada pribadi SDM dan data ketenagakerjaan, seperti:

9

- Pendidikan- Pengalaman- Data pribadi

Kedua : System computer yang terpisah dan berdiri sendiri; Memperluas file daftar gaji; Menambahkan penilaian data optional:

- Kinerja/kualitas- Potensi

Dasar manajemen pelaporan; Membatasi akses sepanjang organisasi perusahaan.Ketiga: Memisahkan system komputerisasi telah dimulai untuk menjadi terintegrasi; Kapabilitas kemampuan cakupan dasar berupa kalkulasi SDM yang penting dengan

proyeksi yang cukup jelas; Memperluas informasi file, dengan menambah data individu dan data perilaku yang

meliputi:- Perhatian- Penilaian sendiri- Pilihan pekerjaan

Tersedia secara luas di dalam perusahaan.Keempat: Terkomputerisasi dan terintegrasi secara penuh; Kemampuan untuk cakupan kalkulasi SDM dan proyeksi; Penggunaan informasi yang luas secara mikro untuk pengguanaan individu, akses

online; Memperluas file informasi, dengan mendesain data yang mencerminkan aspek

pekerjaan serta tingkah laku seseorang; Sebagai dasar untuk taksiran kebutuhan biaya; Mendukung tindakan untuk rekrutmen SDM.

Sistem ini pada tahap ketiga telah berkembang secara modern dan luas. Hal ini biasanya dikembangkan dari data base yang terpisah yang tidak mungkin dapat dipertukarkan. Oleh karena itu, data yang berhubungan dengan SDM tersedia pada laporan, dan data yang spesifik yang diseleksi oleh orang yang berkualitas. Secara karakteristik, informasi file bergerak melalui perluasan yang dapat dipertimbangkan pada beberapa perusahaan tersebut. Contohnya, data individu berupa penghargaan, taksiran, ketertarikan pada pekerjaan, dan preferensi lokasi menjadi hal umum. Persamaannya, perencanaan informasi mengenai total kebutuhan tenaga kerja, informasi historis pada tingkat

10

pengembalian, pola perekrutan masa lalu, dan bahkan beberapa trend pangsa pasar buruh eksternal (seperti ketersediaan arsitek atau sistemnya) juga digabungkan pada sistem informasi tersebut.

C. Kegunaan Sistem Informasi SDM

Sistem informasi SDM memberikan wahana pengumpulan, peringkasan dan penganalisisan data yang berhubungan erat dengan manajemen SDM dan perencanaan SDM. Kebutuhan-kebutuhan informasi yang bertalan dengan fungsi-fungsi SDM melibatkan penyimpanan  catatn-catatan tentang para keryawan di seluruh perusahaan.

11

Aktivitas-aktivitas rekrutmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan, manajemen karir, kompensasi, dan hubungan karyawan juga menuntut informasi yang tepat waktu dan akurat untuk                     pengambilan keputusan-keputusan. System informasi sumber daya manusia dirancang untuk membantupara manjer membuat kepetusan-keputusan yang lebih efektif. Oleh Karen itu jika informasi tidak relevan dengan rencana-rencana strategis bisnis perusahaan, atau jika hal ini hanya merupakan penyeroboton privasi sendiri, informasi tersebut hendaknya tidak dimasukan dalam SISDM.

        Peran system informasi itu sendiri bahwa manajemen itu sendiri tidak akan pernah lepas dari system informasi  manajemen utnuk menganmbil salah satu keputusan yang akan di ambilnya, mengelola pegawainya, membuat rencana, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai. Yaitu untuk menetapkan bobot dan nilai dari setiap tujuan atau sasaran, menetapkan standar pelayanan minimum, dan bagaimana menetapkan standard an prosedur pelayanan baku kepada masyrakat.

         Oleh karenanya system informasi tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil keputusa. Semakin meningkat saling ketergantungan antara antara rencana strategis intansi, peraturan dan prosedur di satu sisi dengan system informasi. Perubahan di salah satu komponen akan mempangaruhi komponen lainya.

        Hubungan ini sangat kritikal manakala manajemen ingin membuat rencana kedepan. Sehingga manajemen itu sendiri harus meramalkan dengan system informasi aktivitas apa yang akan dilakukan perusahaanya ke depan itu pun tergantung system informasi manajemen. Sebagai contohnya, peningkatan produktivitas kinerja karyawan sangat tergantung pada kualitas system informasi itu sendiri.

 

         Perubahan lain dalam hubungan sistem informasi dengan organisasi adalah semakin besarnya cakupan dan ruang lingkup dari system informasi dan apalikasinya. Pengembangan dan pengelolaan system informasi ini butuh banyak ketrlibatan banyak pihak dari dalam organisasi tersebut. Dibandingkan peran dan keterlibatanya pada periode-periode lalu. Sebagaimana sudah dibicarakan dengan meningkatnya kecendrungan organisasi berteknologi digital, maka system informasi dalam organisasi dapat meliputi jangkauan yang semakin luas hingga ke masyarakat.

         

         Satu alasan mengapa system informasi manajemen memainkan peran yang sangat besar dan berpengaruh di dalam organisasi karena semakin tingginya kemampuan teknologi dan semakin murahnya biaya pemanfaatan teknolgi tersebut.  

         Sebagai penilai suplai SDM sistem informasi SDM memungkinkan perusahaan data persedian tenaga ahli ( skill inventory ) dan persedian manajemen ( management inventory ) dalam cara yang paling sesuai dengan cara yang paling sesuai dengan kebtuhan

12

perencanaan SDM. Manfaat-manfaat khusus dari system informasi SDM adalah menilai suplai SDM yang meliputi :

·        Memeriksa kapabiltas-kapabitas karyawan-karyawan saat ini guna mengisi kekosongan-kekosongan yang  diproyeksikan di dalam perusahaan.

·        Menyoroti posisi-posisi yang para pemegang jabatanya diperkirakan akan dipromosikan, pensiun, atau diberhentikan.

·        Menggambarkan pekerjaan-pekerjaan yang spesifik atau kelas-kelas pekerjaan yang mempunyai tingkatan perputaran, pemecatan, ketidakhadiran, kinerja, dan masalah yang tinggi melebihi kadar normal.

·        Mempelajari komposisi usia, suku, dan jaenis kelamin dari berbagai pekerjaan guna memastikan apakah semua itu sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

·        Mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan pengembanngan dalam rangka memastikan penempatan yang tepat waktu karyawan-karyawan yang bermutu ke dalam lowongan-lowongan pekerjaan.

·        Perencanaan sumber daya manusia untuk mengantisipasi pergantian-pergantian dan promosi-promosi.

·        Laporan-laporan kompensasi untuk memperoleh informasi menyangkut setiap karyawan dibayar, biaya-biaya komensasi keseluruhan, dan biaya-biaya finansial dari setiap kenaikan-kenaikan gaji dan peubahan-perubahan kompensasi.

·        Riset sumber daya manusia untuk melaksanakan penelitian dalam permasalahan, seperti karyawan dan ketidak hadiran, atau menemukan tempat yang produktif guna mencapai calon-calon baru.

·        Penilaian kebutuhan pelatihan utnuk menganlisis kinerja individu dan menentukan karyawan-karyawan mana yang memerlukan pelatihan lebih lanjut.

·        Relevan. Relevansi informasi dinilai dari : (a) Nilai prediktif (predictive value) agar dapat digunakan untuk meramalkan kinerja di waktu yang akan datang. (b) Nilai umpan balik (feedback value) agar dapat memberikan penilaian terhadap status kinerja berdasarkan standar. (c) Tepat waktu (timeliness) agar informasi itu tersedia pada saaat dibutuhkan.

·        Dapat Diandalkan. Keterandalan (reliability) informasi terganrung pada : (a) Verifiabilitas (verifiability) agar kebenarannya dapat dibuktikan (b) Netralitas

13

(neutrality) yang tinggi sehingga informasi itu obyektif, tidak bias, dan tidak berpihak. (c) Dapat dipercaya (faithfullness) karena dapat mengandalkan keadaan yang sebenarnya.

·        Dapat Dibandingkan. Informasi itu signifikan (bermakna) dan bermutu untuk digunakan oleh para pembuat keputusan jika mempunyai daya untuk dibandingkan (comparable).

·        Seragam. Keseragaman (uniformity) dalam metode pencarian, penerimaan, penyimpanan, penganalisisan dan penyajian diperlukan agar informasi itu dapat dibandingkan.

        Sebagai contoh dari hasil penelitian terhadap 10 bank ( 5 bank swasta dan bank pemerintah),  bahwa kemajuan pada system informasi SDM bervariasi dari berbagai berbagai bank. Hasil study tersebut mengindasikan bahwa :

 

1.     Kepentingan yang lebih baik yang masuk data internal dari pada informasi data eksternal.

2.     Untuk memperluas bahwa jenis data tertentu diperlukan, hampir semua perusahaan merasa bahwa mereka memiliki kepuasaan yang lebih baik untuk memenuhi kebutuhan internal mereka dari pada kebutuhan eksternal dengan adanya system informasi SDM.

3.     Dengan adanya system informasi SDM akan menambah wawasan, pengetahuan, serta untuk keperluan potensi pad masa depan.

4.     Diperoleh informasi yang sangat berguna untuk audit sebagai dasar dalam membuat perencanaan SDM, yang meliptui :

 

a.     Eksternal

·        Area pekerjaan

·        Level pengangguran

·        Peluang kerja

14

·        Mobilitas dari tenaga kerja yang bervariasi

·        Level upah, perubahan gaji

·        Pergerakan/perubahan karyawan

  Peran system informasi itu sendiri bahwa manajemen itu sendiri tidak akan pernah lepas dari system informasi  manajemen utnuk menganmbil salah satu keputusan yang akan di ambilnya, mengelola pegawainya, membuat rencana, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai. Yaitu untuk menetapkan bobot dan nilai dari setiap tujuan atau sasaran, menetapkan standar pelayanan minimum, dan bagaimana menetapkan standard an prosedur pelayanan baku kepada masyrakat.

Perubahan lain dalam hubungan system informasi dengan organisasi adalah semakin besarnya cakupan dan ruang lingkup dari system informasi dan apalikasinya. Pengembangan dan pengelolaan system informasi ini butuh banyak ketrlibatan banyak pihak dari dalam organisasi tersebut. Dibandingkan peran dan keterlibatanya pada periode-periode lalu. Sebagaimana sudah dibicarakan dengan meningkatnya kecendrungan organisasi berteknologi digital, maka system informasi dalam organisasi dapat meliputi jangkauan yang semakin luas hingga ke masyarakat.

Satu alasan mengapa system informasi manajemen memainkan peran yang sangat besar dan berpengaruh di dalam organisasi karena semakin tingginya kemampuan teknologi dan semakin murahnya biaya pemanfaatan teknolgi tersebut.  

Sebagai contoh dari hasil penelitian terhadap 10 bank ( 5 bank swasta dan bank pemerintah ),  bahwa kemajuan pada system informasi SDM bervariasi dari berbagai berbagai bank. Hasil study tersebut mengindasikan bahwa :

 

1.     Kepentingan yang lebih baik yang masuk data internal dari pada informasi data eksternal.

2.     Untuk memperluas bahwa jenis data tertentu diperlukan, hampir semua perusahaan merasa bahwa mereka memiliki kepuasaan yang lebih baik untuk memenuhi kebutuhan internal mereka dari pada kebutuhan eksternal

15

dengan adanya system informasi SDM.

3.     Dengan adanya system informasi SDM akan menambah wawasan, pengetahuan, serta untuk keperluan potensi pad masa depan.

4.     Diperoleh informasi yang sangat berguna untuk audit sebagai dasar dalam membuat perencanaan SDM, yang meliptui :

 

a.     Eksternal

·        Area pekerjaan

·        Level pengangguran

·        Peluang kerja

·        Mobilitas dari tenaga kerja yang bervariasi

·        Level upah, perubahan gaji

·        Pergerakan/perubahan karyawan

·        Level pekerjaan karyawan

·        Ramalan karyawan

b.     Internal ( kondinsi saat ini )

·        Rencana bisnis

·        Rencana system organisasi perusahaan yang strategis

·        Rencana fasilitas

·        Rencana pelayanan/produk baru

·        Ramalan pasar

·        Peluang kerja internal

§  Umum

16

§  Pengawasan

§  Manajerial

§  Pemilihan waktu

§  Persentase syarat pekerjaan

·        Pendidikan angkatan kerja dan level usia

§  Pendidikan berkelanjutan

§  Level pendidikan

§  Prestasi pendidikan

·        Distribusi usia

§  Pensiun normal dan pensiun dini

§  Masa persiapan pensiun

·        Kesehatan karyawan

·        Pengalaman kerja/umum

§  Sebelum bekerja di tempat kerja sekarang

§  Hingga posisi di saat ini

§  Corak manajerial

§  Keterampilan khusus

§  Keahlian khusus

§  Perilaku dan sikap

·        Kebutuhan tanaga kerja

§  Sekarang

§  Yang akan dating

17

·        Gaji

§  Sekarang

§  Yang diharapkan

·        Informasi individu kemapuan, pengalaman dan sebagainya.

c.      Informasi intern ( arus masa kas )

·        Kebutuhan teknologi keterampilan

·        Kebutuhan staf:

§  Tingkatan aktivitas berbeda

§  Di dalam departemen

§  Di dalam divisi

§  Dampak perubahan

·        Cakupan aktivitas

§  Para petugas

§  Manajerial

§  Pengawas

§  Bakat

§  Rencana karir individu

§  Pilihan penempatan

§  Pilihan pekerjaan

§  Keterampilan yang dihargai

§  Rencana pengembangan karyawan

§  Ukuran prduktivitas

18

§  Prestasi kerja

§  Potensi kerja

§  Ketelitian

§  Keahlian khusus

·        Pekerjaan, struktur  pekerjaan, tenaga karir

§  Ketelitian analisis pekerjaan

§  Kelengkapan analisis pekerjaan

§  Tranferbilitas keterampilan

§  Kunci skill-howuntuk berkembang

§  Definisi kemampuan

§  Pengetahuan tentang alur promosi

·        Akses ke system

§  Para petugas

§  Para manajer

§  Para penyelia

§  Pimpinan puncak

·        Pemakaian pada system

 

Adapun Proses pengolahan data terdiri dari 4 langkah utama, yaitu:

1.     Pengumpulan data. Pengumpulan data adalah prosedur yang sistematis dan standar untuk memperoleh data yang diperlukan, kegiatan pengumpulan data sesungguhnya bermula dari identifikasi kebutuhan informasi dalam lingkungan dan seluruh jajaran organisasi. Seperti kita ketahui data adalah bahan mentah yang akan diolah menjadi informasi, pengumpulan data ini dapat dilakukan dengan cara pengamatan langsung, menggunakan

19

pertanyaan, ataupun menggunakan metode khusus lainnya. Adapun sumber data yang dapat digarap dapat bersifat internal ataupun eksternal dalam artian bahwa pada sumber data internal, semua komponen organisasi dari berbagai satuan kerja dan bidang-bidang fungsional dapat menjadi sumber data. Sedangkan pada sumber data eksternal, dat ayang didapat harus merupakan cerminan situasi lingkungan yang dihadapi oleh perusahaan yang apda umumnya diperoleh dari pihak luar perusahaan.

 

2.     Analisis atau Pengolahan data (data processing). Pengolahan atau analisis data merupakan langkah yang sangat penting dalam proses ini. Karena data hanya merupakan bahan mentah yang tidak mempunyai nilai intrinsik sebelum ditangani dan ditempatkan dalam hubungannya yang berarti kemudian diolah menjadi informasi yang siap pakai dan berguna bagi orang lain sebagai si penerima atau pengguna informasi. Seperti diketahui, pengolahan atau analisis data adalah manipulasi atau transformasi simbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaanya. Kegiatanya terdiri dari: Pengklarifikasian, Penyortiaran, Penghitungan Pengikhtisaran. Tiga hal penting yang perlu mendapat perhatian dalam analisis data, diantaranya adalah: Pertama: informasi harus memiliki ciri-ciri kelengkapan, keandalan, keakurasian dan dapat dipercaya. Kedua: para analis data harus mengetahui siapa yang akan menjadi pengguna dan untuk apa informasi itu digunakan. Ketiga: ada informasi yang diperlukan oleh pihak-pihak tertentu dalam organisasi sebagai bahan yang karena pertimbangan tertentu masih memerlukan pengolahan atau analisis lebih lanjut.

 

3.     Penyimpanan data/informasi. Data yang terkumpul dan terolah menjadi informasi perlu disimpan dengan sebaik mungkin. Tujuan penyimpanan data adalah untuk menjaga, memelihara fisik arsip atau dokumen agar terlindung dari kemungkinan rusak, terbakar atau hilang dan apabila sewaktu-waktu diperlukan untuk pemecahan masalah dapat dengan segera ditemukan, karena pengalaman menunjukan bahwa tidak semua informasi yang dimiliki digunakan segera. Seperti dikemukakan Sondang P. Siagian (2006:121) dalam “Sistem Informasi Manajemen”, bahwa: Penyimpanan data/informasi penting karena memiliki empat pertimbangan utama, yaitu: keamanan, kerahasian, biaya penyimpanan dan akses terhadap informasi jika diperlukan.Keamanan informasi adalah menjaga agar informasi yang dirahasilkan terhindar dari berbagai kemungkinan kerusakan karena tempat penyimpanan yang tidak tepat ataupun kemungkinan dicuri oleh orang atau pihak yang tidak berhak memiliki informasi tersebut. Kerahasian informasi

20

semua organisasi memiliki informasi yang dipandang bersifat rahasia sehingga segala upaya harus dilakukan yntuk menjamin bahwa informasi tersebut tidak jatuh ketangan orang atau pihak yang tidak berhak. Biaya penyimpanan informasi, mengenai pertimbangan ini faktor efisiensi harus diperhatikan mengingat perusahaan memiliki banyak informasi yang sengaja dikumpulkan untuk kepentingan organisasi di masa yang akan datang sehingga pemilihan teknologi akan tepat guna dalam rangka menghemat biaya penyimpanan dan apabila sudah tidak diperlukan lagi, baik data atau informasi sebaiknya ditindak dengan penghapusan, selain untuk menghemat tempat penyimpanan yang terpenting adalah untuk menjaga kerahasian dari data atau informasi tersebut.

 

5. Pengeluaran data. Pengeluaran data atau informasi di sini adalah memeindahkan dari bagian sistem informasi manajemen ke bagian yang memerlukan terutama para pembuat kebijakan, sebagai pemakai informasi atau dengan kata lain adalah penelusuran atau penyajian data untuk digunakan oleh setiap orang yang berhak dan perlu mengakses informasi dengan cara yang mudah dan dalam waktu yang singkat. Pentingnya penulusuran yang mudah dan pengambilan atau penyajian dari tempat penyimpanan dengan cepat terlihat dari dua hal, yaitu untuk disampaikan kepada para pengambil keputusan dan sebagai bahan bagi pihak-pihak lain dalam perusahaan untuk diproses lebih lanjut. Penting untuk menekanakan bahwa cara penyimpanan informasi haruslah berdasarkan suatu sistem yang dipahami oleh para petugas yang bertanggung jawab untuk itu, sehingga lancar tidaknya penelusuran tidak tergantung hanya pada seseorang. Dengan demikian informasi akan benar-benar mendukung proses manajerial yang efektif dan efisien. Pengeluaran data ini dapat berupa penyajian dalam bentuk laporan yang tampil di layar monitor ataupun laporan dalam bentuk print out, dengan pendekatan-pendekatan yang direncanakan dapat memberikan bantuan dalam rangka memudahkan kegiatan manajemen.

Pelaksanaan kegiatan Sistem Informasi Manajemen SDM yang tidak hanya terbatas pada pengoperasian program untuk memasukan data, tetapi harus didukung dengan daya kerja yang efisien dan akurat, akan mendapat beberpaa manfaat dengan menggunakan SIMSDM. Manfaat khusus SIMSDM menurut Veitzhal Rivai yaitu :

21

Manfaat khusus SISDM atau SIMPEG salah satunya adalah untuk mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan rekrutmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan dalam rangka memastikan penempatan yang tepat waktu, karyawan-karyawan bermutu ke dalam lowongan-lowongan pekerjaan.

Merujuk pada pendapat di atas penulis mengambil kesimpulan mengenai manfaat dari sistem informasi manajemen kepegawaian sebagai berikut:

1.     Pelacakan informasi data seseorang pegawai akan mudah dan cepat

2.     Pembuatan laporan yang bersifat rutin dan berkala akan cepat dan mudah dikerjakan

3.     Mengetahui gambaran tentang nama-nama pegawai yang akan pensiun di masa datang

4.     Mengetahui gambaran tentang nama-nama pegawai yang akan naik pangkat dan mengetahui daftar kenaikan gaji berkala di masa datang

5.     Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian

6.     Mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai yang cepat dan akurat

7.     Mengetahui dan merencanakan penyebaran pegawai

8.     Merencanakan suatu pekerjaan

9.     Merencanakan penerimaan pegawai baru.

   Fungsi manajemen system informasi dalam konteks manajeman data menyiratkan suatu kumpulan data yang terorganisasi beserta tatacara penggunaannya yang mencakuo lebih jauh dari sekedar penyajian. Keberhasilan manajemen system informasi dalam kontek menajemn data bergantung pada tiga faktor utama yaitu keserasian dan mutu data, pengorganisasian data dan tatacara penggunannnya.Perkembangan fungsi manajemen system informasi dalam konteks manajeman data dapat dilihat pada tiga hal pokok yaitu cara pengumpulan dan pemasukan data, cara penyimpanan dan pengambilan data serta cara penerapan data.Pengelolaan data Suatu kegiatan yang dilakukan secara professional dan terpusat, meliputi penyimpanan, penataan, pengolahan dan pemanfaatan.

       Dengan adanya manajemen system informasi SDM diharapkan pengelolaan SDM semakin efektif dan efisien. Menyederhanakan birokrasi. Manajemen berbasis teknologi sistem informasi telah menjadi suatu komponen yang tidak terpisahkan dari mekanisme kantor. Penggunaan teknologi system informasi yang tepat dan didukung

22

oleh keahlian personel yang mengoperasikannya dapat meningkatkan kinerja perusahaan dan kinerja individual yang bersangkutan. Bahkan berbasis teknologi sistem informasi sangat meungkinkan untuk dapat menyelesaikan beberapa pekerjaan cukup oleh seorang SDM saja. Dengan demikian manajemen berbasis teknologi sistem informasi dapat menyederhanakan birokrasi.  

                                                       Pemanfaatan teknologi informasi dapat menghasilkan efisiensi dalam berbagai aspek pengelolaan informasi yang ditunjukkan oleh kecepatan dan ketepatan waktu pemrosesan, serta ketelitian dan kebenaran informasi (validitas) yang dihasilkan.

Hal ini berkaitan dengan penggunaan perangkat keras komputer (hardware), program aplikasi pendukung (software), perangkat komunikasi dan internet sebagai sarana pengelolaan informasi. Perencanaan adalah proses di mana manajer secara matang dan bijaksana memikirkan dan menetapkan sasaran serta tindakan berdasarkan beberapa metode yang diperlukan untuk mencapainya, dan proses itu sendiri merupakan suatu cara sistematik yang ditetapkan untuk malakukan kegiatan. Dengan merujuk pada definisi di atas, maka manajemen berarti suatu proses yang menekankan keterlibatan dan aktivitas yang saling terkait untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan.Sebuah kebijakan informasi organisasi biasanya memberikan arahan baik bagi para pengelola maupun para pengguna informasi. Bagi para pengelola kebijakan informasi merupakan sebuah kerangka kerja yang berisi prinsip-prinsip organisasi yang berhubungan dengan informasi, penggunaannya dan pengelolaannya. Di antaranya menjamin pengalokasian sumber-sumber informasi penting dalam manajemen informasi. Sedangkan dari perspektif pengguna, kebijakan informasi merupakan sebuah jaminan bahwa organisasi mempunyai komitmen untuk menyediakan informasi yang dibutuhkannya. Dengan demikian dalam konteks perencanaan sebuah organisasi, manajemen informasi merupakan data base dimana pembuatan perencanaan menjadi lebih mudah, lengkap dan matang serta akurat.

Memahami karakteristik dari manajemen system informasi yang cenderung terdiri dari subsistem-subsistem yang sistematis dalam mengelola informasi baik secara prosedural maupun interaksional antar eleman, hal ini memungkinkan terjadinya prosedur analisis umpan balik antar elemen yang mudah,akurat,danefesien.

23

D. Kriteria Sistem Informasi SDM

Guna memastikan bahwa sistem informasi manajemen SDM telah bekerja bagi

organisasi, harus memenuhi beberapa kriteria yang melibatkan dua isu kunci:

1. Pelatihan para pemakai, dan

2. Mengaitkan strategi-strategi dan keputusan-keputusan.

Departemen SDM perlu memastikan bahwa karyawan-karyawannya dan

pemakai-pemakai lainnya dilatih secara benar guna memanfaatkan sistem informasi

SDM. Pelatihan sering meliputi pengenalan istilah-istilah baru kepada pemakai dan

mengakrabkan mereka dengan kapabilitas sistem yang ada.

Langkah kedua dalam membuat sistem informasi SDM yang bermanfaat adalah

mengaitkan strategi-strategi dan keputusan-keputusan. Bahkan, kendatipun para

pemakai mengerti bagaimana menggunakan sistem itu, sistem ini tidak akan melayani

organisasi jika mereka tidak dapat merasakan faedah-faedah dari penggunaannya. Maka

dari itu, perusahaan hendaknya memastikan bahwa sistem ini melakukan fungsi-fungsi

yang diperlukan dan memberikan informasi yang bakal membantu para pengambil

keputusan mencapai tujuan-tujuan dan strategi-stratedi organisasi. Jika manajemen

meyakini bahwa sistem informasi sumber daya manusia tidak digunakan secara efektif,

maka dapat dilakukan audit sistem informasi SDM.

24

E. Model Merancang Sistem Informasi SDM

Untuk mencapai tujuan, bahkan sekalipun hanya sedikit, perbaikan-perbaikan

yang diharapkan dari proyek analisis dan desain tersebut di atas, perencanaan yang

cermat, keahlian teknis, partisipasi penggunaan infomasi, kesabaran yang luar biasa,

dan otorisasi dari manajemen puncak semuanya adalah penting. Perencanaan awal

haruslah memasukkan sebuah model keseluruhan yang akan menggambarkan masukan-

masukan, transformasi, dan keluaran-keluaran yang diharapkan dari sistem. Pada

gambar 20.2, memaparkan sebuah model konseptual sistem informasi SDM.

Model ini merupakan model sistem biasa yang terdiri atas masukan-masukan,

transformasi, keluaran-keluaran, pengendalian dan elemen-elemen umpan balik. Model

ini komprehensif, karena masukan-masukannya mencakup data perihal gaya

kepemimpinan dan struktur organisasi: contohnya, ukuran departemen-departemen,

cabang-cabang, dan seksi-seksi. Juga data mengenai individu seperti pendidikan,

keahlian-keahlian, dan demografis. Data masukan ini kemudian ditransformasikan

menjadi informasi untuk pengambilan keputusan dalam bidang rekrutmen, kompensasi,

pelatihan, dan evaluasi.

Umpan balik atas efektivitas sistem terdiri dari ukuran-ukuran kinerja, baik

individu maupun organisasional, sebagai contoh, efektivitasstratedi rekrutmen dan

seleksi yang baru dengan kinerja dari sekelompok karyawan di bawah sistem yang

lama.

25

Perencanaan Sumber Daya Manusia

Masalah yang dihadapi manajemen sumber daya manusia saat ini adalah cepatnya

perubahan yang terjadi pada bidang pemerintahan yang berdampak pula pada

perencanaan tenaga manusia yang dimiliki. Adapun yang dimaksud dengan

proses

perencanaan sumber daya manusia adalah suatu proses analisa dan simulasi

kebutuhan SDM sesuai dengan data rekapitulasi kekuatan SDM yang dimiliki

oleh organisasi, dikaitkan dengan rencana pengembangan aktifitas department

dimasa mendatang. Hal ini pada dasarnya berdampak pada pengadaan SDM

ataupun penempatan SDM pada suatu lokasi/unit yang membutuhkan. Oleh sebab

itu pada dasarnya dalam proses perencanaan tenaga manusia terdiri dari tiga sub

proses, yaitu :

1. Proses pembentukan data rekapitulasi untuk analisa dan simulasi, dimana pada

prinsipnya akan diolah dari data administrasi yang dimiliki untuk mendapatkan

gambaran kekuatan SDM saat ini, dan juga dari segi availabilitas SDM tersebut.

2. Proses pengadaan sumber daya manusia/recruitment, dimana pada prinsipnya

hampir sama seperti pada pengumpulan Biodata, tapi dalam ruang lingkup

informasi yang lebih kecil dan diikuti oleh cara penilaian/kriteria penerimaan.

3. Proses alokasi/realokasi sumber daya manusia atau redeployment, yang mana

dengan menggunakan data administrasi yang ada, dapat dianalisa informasi

kebutuhan penempatan atau realokasi seorang personel ketempat yang lebih

tepat.

26

Sehubungan dengan sistem kepegawaian yang diusulkan, terdapat banyak proses

yang dapat mendukung analisa pekerjaan tersebut diatas, seperti :

· Fasilitas untuk mencari suatu jabatan struktural yang kosong.

· Analisa kandidat yang paling sesuai untuk duduk pada jabatan tersebut.

· Analisa kebutuhan tenaga pada suatu unit organisasi.

· Pemilihan pegawai yang memiliki kriteria informasi tertentu secara dinamis

(kurang lebih terdapat 44 kriteria informasi yang dapat dikombinasikan secara

bebas satu sama lain untuk mendapatkan sekelompok informasi yang

dibutuhkan).

· Analisa grafis dan statistik yang ‘on-line’, dimana dapat berinteraksi langsung

dengan data yang rinci.

Untuk menyediakan informasi yang reliable, riset SDM mengunkan metode yang

system matis dan objektif. Artinya dalam riset SDM diterapkan beberapa tahap yang

merupakan kesatuan logis, sehingga hasilnya dapat diterima semua pihak secara

objektif. Penggunaan tahap-tahap dalam riset SDM diperlukan untuk menjamin

informasi informasi yang dihasilkan benar-benar berkualifikasi. Namun, perlu dipahami

bahwa tahap-tahap riset SDM tidak bersifat baku, sehinga tahapan disini lebih sebagi

kerangka yang memudahkan dan menjamin hasil riset sesuai harapan.

Dalam buku ini penulis mengajukan 10 tahapan proses riset SDM yang biasa

dilalui dalam riset. Dalam struktur buku ini, setiap tahap riset dibahas dalam bab

tersendiri sehingga mudahdi ikuti pembaca.

Tahap-tahap riset SDM (dilampirkan) dapat digambarkan, pentuan masalah riset

SDM dan diakhiri pelaporan hasil riset berupa informasi. Dalam buku-buku riset

(Malhotra et al, 1996), tahap kedua-yaitu penentuan desain riset-samapi tahap keempat-

yaitu metode pengambilan sempel-sering kali disebut desain riset. Bab-bab selanjutnya

dalam buku ini berisi pembahasan setiap tahap diatas.

Masalah dalam riset SDM yang dihadapai perusahan bersifat kasus perkasus.

Artinya, kasus yang terjadi diperusahaan yang satu belum tentu terjadi diperusahaan

27

lain, demikian juga sebaliknya. Pengategorian masalah riset SDM hanya bertujuan

memudahkan pengindetifikasianmasalh riset. Untuk itu ditinjau dari luang lingkupnya,

masalah riset SDM bias dibedakan menjadi dua macam : masalah yang berhubungan

dengan lingkungan makro atau lingkungan luar (politik,ekonimi,social,budaya,hokum)

dan masalah yang berhubungan dengan lingkungan mikro (kebijakan rekrutmen,

promosi jabatan, rotasi kerja, pelatiahn atau training, PHK).

Contoh masalah SDM yang berhubungan dengan lingkungan makro : berapakah

besar UMR yang harus ditetapakan perusahan untuk setiap kantor cabang? Kapan THR

dibayar dan berapa besarnya? Informasi ini berkaitan dengan lingkungan hokum atau

peraturan. Tentu saja informasi ini dengan mudah dapat dijumpai dalam UU tenaga

kerja yang berlaku, sehingga riset yang dilakukan cukup sederhana. Sedangkan contoh

masalah SDM berkaitan dengam lingkungan mikro : apakah karyawan puas denagn

jenis pekerjaan yang mereka jalankan selama ini ? apakah progam pelatihan atau

training yang telah dilaksanakan bermanfaat bagi karyawan? Informasi ini berhubungan

dengan kebijakan perusahaan dan belum tersedianketika karyawan direkrut, sehingga

perusahan peru melakukan riset sendiri untuk memperoleh informasi.

Riset SDM juga dapat dikelompokan atas dasr tujuannya: riset untuk

mengindentifikasikan masalah dan riset untuk memecahkan masalah (Malhotra,2004)

riset indentifikasi masalah dilakukan untuk membantu menemukan atau melihat

masalah yang mungkin belum tanpak atau berpontesi muncul diwaktu mendatang. Riset

memecahkan masalah dijalankan untuk membantu memecahkan masalah SDM yang

spesifik.

Pada dasrnya desain riset dibagi menjadi tiga : riset eksploratori, riset deskritif,

dan riset kausal. Ketiga macam riset ini menghasilkan informasi yang berbeda-beda.

Sehingga penentuan riset yang digunakan tergantung pada informasi yang akan dicari

dalam riset SDM. Jika informasi yang dicari sekedar untuk mengetahui permasalahan

awal atau ada tidaknya masalah, riset eksploratori dapat dilakukan sedangakn jika

informasi yang dibutuhkan bertujuan mengambarkan sesuatu, riset dekritif bias

diterapkan. Selanjutnya, jika informasi yang dinginkan diperoleh adalah menguji

28

hubunhan sebab-akibat, memanfaatkan riset kausal.

Riset Eksploratori

Sesuai denagn kata eksploratori yang berasal dari kata kerja bahasa inggris “to

explore” (menyelidiki), riset eksploratori (exploratory reseanch) berusaha menemukan

masalah yang mungkin dihadapi manajer SDM. Riset eksploratori bersifat “meraba-

raba” masalah atau peluang SDM perusahaan. Dengan demikian, riset eksploratori

merupakan desain riset yang bertujuan utama untuk memperoleh pandangan mendalam

dan menyeluruh tentang masalah manajemen SDM yang sebenarnya. Hasil riset

eksploratori dapat digunakan sebagi pedoman menentukan jenis informasi yang

dibutuhkan.

Sebagi contoh : produktivitas kerja karyawan bagian perakitan menuru dratis.

Disini manajer atau periset berupaya menggali penyebab-penyebab yang mungkin

menimbulakn penurunan tersebut, sehingga masalah SDM yang spesifik dapat

ditetapkan. Karena merupakan riset awal, riset eksporatori biasanya ditindak lanjuti

dengan riset berikutnya, yaitu riset deskriptif.

Riset Deskriptif

Riset deskriptif berasal dari kata “to describe” (berarti menggambarkan),

bertujuan utama menggambarkan sesuatu. Contoh hal yang isa digambarkan dalam riset

deskriptif adalah profil SDM, sikap karyawan terhadap pekerjaan,motivasi ekrja,

tingkat kepuasan karyawan, aliran komuikasi antarkaryawan, dsb.

Sering kali riset ini merupakan lanjutan dari riset eksploratori yang dijalankan

29

sebelumnya, sehingga tidak menutup kemungkinan riset eksploratori dan riset deskriptif

dilakukan berurutan.

Sebagai contoh, kasus produktivitas kerja yang menurun. Dari hasil riset

eksploratori sdiidentifikasikan penyebabnya adalah factor kepuasan kerja karyawan.

Peranan riset deskriptif dalam hal ini adalah mengungkapkan informasi yang

menggamabrkan seberapa besar tingkat kepuasan/ketidakpuasan kerja karyawan secara

keseluruhan, apa variable yang menyebabkan karyawan tidak puas, ada-tidaknya

perbedaan kepuasan kerja antarbagian, dsb. Riset deskriptif relative banyak dilakukan

dalam riset SDM.

Riset Kasual

Kata kasual berasal dari kata kerja bahasa inggris “to cause” yang berarti

menyeabkan atau memengaruhi. Artinya, riset kasual merupakan riset yang bertujuan

utama membuktikan hubungan sebab-akibat atau hubungan memengaruhi and

dipegaruhi dari variable-variabel yang diteliti. Periset berusaha mengungkapkan

variable yang memengaruhi atau menyebabkan perubahan variable lain. Variable yang

memengaruhi ini disebut variable inependen, sedangkan variable yang dipengaruhi oleh

perubahan variable independent disebut variable dependen.

Dalam riset SDM, variable independent bisa berwujud kebijakan SDM (seperti

perubahan kompensasi, pakaian seragam kerja, pelatihan kerja, rotasi jabatan, piknik

karyawan) maupun kondisi lingkungan luar (seperti adanya perubahan UU Tenaga

Kerja, perubahan UMR). Variable dependen dapat berupa produktivitas kerja

karyawan, tingkat kepuasan kerja karyawan, loyalitas karyawan dan sebagainya.

Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang

30

berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi :

a. Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang

membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

b. Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi,

yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan

universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai

baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang

memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan

peneriamaan.

c. Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang

digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan

perusahaan.

d. Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang

menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan

rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala

lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang

ada ke dalam komunitas lokalnya.

e. Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan

informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.

f. Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan

keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi

perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa

perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang

baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing,

dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.

Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database

yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data

mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan

31

perusahaan yang mempengaruhi arus personil.

Pertimbangan perlakuan dalam merancang sistem informasi

Seperti telah dikemukakan bahwa beragam pendekatan yang mungkin dapat

digunakan dalam studi sistem perilaku. Banyak yang menggunakan checklist, namun

sebadian besar menggunakan tim. Anggota tim biasanya termasuk orang-orang yang

mempunyai ilmu pengetahuan dalam bidang computer/teknologi sistem, wakil

personalia serta organisasi lainnya. Bahkan para akademisi mungkin diundang untuk

member perspektif atan keahlian yang berbeda. Perusahaan yang bijaksana tentu

mengikutsertakan para manajer utamanya dalam tim studi ini, khususnya apabila

adanya keseimbangan dan kemudian masalah implementasi dikurangi. Tidak ada yang

lebih dulu mati bagi sistem baru atau yang diperbaiki sehingga hal ini kelihatannya

“asing, rumit atau sama sekali tidak berguna”.

Pada sebuah perusahaan yang berskala besar umumnya melibatkan empat tim

yang sengaja dibentuk berkaitan dengan perencanaan SDM konvensional. Adapun

empat tim tersebut mewakili:

1. Perencanaan tenaga kerja. Analisis ini digambarkan adanya kelangkaan para ahli,

perubahan skill dan kebutuhan akan perencanaan, dengan maksud untuk mengkaji

“Apakah melalui sistem informasi dapat memperbaiki program perencanaan tenaga

kerja?”

2. Kegunaan SDM. Menggambarkan adanya kebutuhan untuk memperbaiki as\nalisis

SDM. Untuk mengidentifikasi keahlian yang dibutuhkanserta untuk menentukan

persyaratan bagi pekerjaan tertentu. Semangat para manajer dan para enggota pekerja

masih rendah disebabkan adanya hebocoran akses informasi terfadap peluang

promosi pada dasar organisasi.

3. Pengembangan SDM. Disini dirasakan banyak manajer dan karyawan yang merasa

bahwa terlalu sedikit kemajuan yang dicapai dalampengembangan manajer senior

dengan meliuat bila dikaitkan dengan bisnis perusahaan mereka secara luas. Atau

dengan kata lain, karyawan di tingkat bawah merasa sedikit sekali diberi kesempatan

untuk memajukan pengawasan dalam urutan berikutnya di manajemen tingkat

32

menengah. Demikian pula pelatihan yang diberikan kepada kebanyakan karyawan

tidak cukup. Pengawasan dan kinerja manajerial seharusnya memiliki kompetendi

baik secara tenis maupun secara manusiawi. Namun, kenyataannyadua kemampuan

ini tidak banyak diperhatikan dalam perencanaan.

4. Rekrutmen. Program perekrutan manajemen tidak akan mencukupi. Oleh sebab itu,

empat bagian yang diberikan sebelumnya bagi pembentukan tim studi. Kemudian

masing-masing tim mempunyai tanggung jawab untuk mengidentifikasi defisiensi

dan kebutuhan akan pendekatan informasi yang ada serta memberikan sasaran

rancangan untuk didtem informasi SDM. Hasil kajian di atas mengidentifikasi

masalah-masalah berikut ini.

Perencanaan SDM dan kebutuhan sistem informasi

departemen peluang SIM pendekatan SIM

perencanaan SDM input dasar ramalan adalah

informasi tenaga kerja yang ada

yang dibutuhkan :

ciri-ciri yang ada sekarang

(pekerjaan)

ciri-ciri di masa dating

(kebutuhan pekerjaan)

kegunaan tingkat persyaratan pekerjaan

yang diperlukan, skill yang

digunakan

demographi, skill,

pengalaman, perencanaan

cadangan, tugas, kinerja

pengembangan kemajuan karir dan persiapan

yang berhubungan dengan

manajemen karir organisasi

terhadap perencanaan Tenaga

kerja

potensi promosi, analisis

kebutuhan pekejaan di masa

yang akan dating

33

rekruitmen mengembangkan peluang karir

lebih baik mengembangkan

peluang

memperbaiki pengetahuan

supply dan permintaan

sekarang dan di masa

mendatang

karyawan internal versus rekrut eksternal

memperbaiki pengetahuan

kebutuhan sekarang dan masa

datang, memperbaiki retensi

pelatihan manajemen

cirri-ciri personal,

pengalaman kerja, potensi,

pertumbuhan, demografi,

tugas,skill masa yang akan

datang, struktur tugas dan

persyaratan pekerjaan

Secara ringkas, organisasi yang komplek dan luas memerlukan suatu

perencanaan dan penggunaan SDM yang lebih baik. Salah satu masalah utama yang

dihadapi adalah “bagaimana hal ini bisa mengubah praktik karyawan secara

konvensional menuju sebuah organisasi dan sistem dengan kemampuan baru dalam

perencanaan SDM secara signifikan? Jawabannya teridentifikasi melalui desain dan

implementasi kemampuan sistem informasi tenaga kerja yang baru. Sebaliknya,

kebutuhan bagi sistem yang dapat bekerja serta waktu yang tersedia membutuhkan

desain yang ditunjukkan penggunaan tim studi proyek yang terbentuk disekitar masing-

masing bagian program perencanaan SDM di atas.

Supaya mendapatkan manfaat-manfaat yang layak dari teknologi baru,

tekanan harus diletakkan pada dampak-dampak perilaku (behavioral impacts) dari

sistem informasi. Jika tidak, maka upaya-upaya perancangan akan sia-sia, tidak

menguntungkan, atau bahkan disfungsional. Mengabaikan nilai-nilai dan kebutuhan

manusia dapat menyebabkan kondisi=kondisi seperti tingkat perputaran yang tinggi dan

ketidakhadiran. Manajemen harus waspadaterhadap kebutuhan-kebutuhan karyawan

tentang keamanan, elspresi diri, penerimaan social, dan aktualisasi diri. Computer dan

database dapat dengan mudah menyumbat kebutuhan-kebutuhan ini dan menyebabkan

34

banyak perilaku disfungsional diantara para manajer dan karyawan lainnya.

Sistem informasi berbasiskan komputer menyatukan tugas-tugas yang

sebelumnya terpisah ke dalam operasi tunggal. Dengan demikian, tidak hanya

memberikan kesan bahwa karyawan telah kehilangan nilai-nilai pribadi, tetapi

kemungkinan juga menyempitnya kesempatan berkomunikasi dengan karyawan

lainnya. komputer menuntut akurasi tinggi dari orang-orang yang memasok data

masukan; akibatnya beberapa fleksibilitas hilang dalam tingkat dan arah aliran kerja.

Data tertentu harus diselesaikan pada waktu tertentu, dalam cara-cara yang ditentukan

oleh perlengkapan yang dipergunakan. Semua faktor ini memberikan kontrobusi pada

depersonalisasi dan harus secara hati-hati dianalisis sebelumnya oleh departemen SDM

dalam implementasi SISDM.

Perancang sistem informasi SDM mungkin sangat rasional dan logis dalam

pendekatan mereka terhadap ketajaman permasalahan dan solusinya. Sayangnya, dalam

banyak kasus sebagian besar manajer beroperasi di bawah serangkaian peraturan yang

berbeda. Manajer-manajer praktis tidak seluruhnya logis dan dipengaruhi oleh beberapa

tujuan. Mereka kemungkinan besar menjadi defensif dan barangkali bermusuhan

apabila mereka kehilangan kemampuan menjual ide-ide melalui kepribadian mereka.

Mereka tidak selalu mampu memahami nilai komputer dan kemungkinan bahkan

menolak informasi yang diberikannya jika informasi ini berbeda dengan kesan atau

keputusan-keputusan mereka sebelumnya.

Harus dijelaskan kepada manajer dan spesialis sumber daya manusia bahwa

pertimbangan manusia dan pemikiran kreatif akan selalu dibutuhkan. Para manajer

mungkin diminta membuat keputusan-keputusan yang lebih sedikit mengenai proses

yang telah ditentukan sebelumnya, tetapi secara konstan akan bertanggung-jawab atas

35

pengukuran efektivitas sistem, mencari kesempatan memperbaiki sistem, dan membuat

keputusan yang belum dimasukkan ke dalam sistem. Para manajer juga harus

menunjukkan bahwa seni dan keahlian-keahlian mereka sekarang akan dibutuhkan pada

tingkat yang lebih lanjut dan konsekuensinya lebih bernilai dari proses pengambilan

keputusan. Penjadwalan, percepatan, peramalan, akuntansi, penggajian, dan fungsi

pengendalian, sedangkan yang lainnya memungkinkan akan berkurangarti pentingnya

pada saat komputer mengambil tugas-tugas rutin. Di lain pihak, riset, perencanaan,

pengembangan sistem, seleksi dan analisis alternatif, pembuatan model dan keahlian

kepemimpinan akan tumbuh signifikansinya manakala sistem berbasiskan komputer

dipadukan di dalam organisasi.

Terdapat hubungan antara manajer-manajer dengan motivasi pencapaina yang

tinggi dan sistem informasi sumber daya manusia. Organisasi-organisasi dengan sistem

informasi sumber daya manusia yang terintegrasi membuka kesempatan yang luas

untuk memotivasi tipe-tipe manajer tersebut. Umpan balik yang segera pada perputaran

karyawan, tingkat-tingkat persediaan keahlian, rasio-rasio finansial, dan hasil-hasil

perekrutan dapat bertindak sebagai insentif bagi keputusan-keputusan dan penggunaan

tenaga manajer yang lebih baik.

36

F. Komponen Dasar Sistem Informasi SDM

Dewasa ini, sistem informasi yang digunakan lebih berfokus pada sistem

informasi berbasis komputer (computer-based information system). Harapan yang ingin

diperoleh di sini adalah bahwa dengan penggunaan teknologi informasi atau sistem

informasi berbasis komputer, informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas,

dan tepat waktu, sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien.

Meskipun sistem informasi berbasis komputer menggunakan teknologi komputer

untuk memproses data menjadi informasi yang memiliki arti, ada perbedaan yang

cukup tajam antara komputer dan program komputer di satu sisi dengan sistem

informasi di sisi lainnya. Komputer dan perangkat lunak komputer yang tersedia

merupakan fondasi teknis, alat, dan material dari sistem informasi modern. Komputer

dapat dipakai sebagai alat untuk menyimpan dan memproses informasi. Program

komputer atau perangkat lunak komputer merupakan seperangkat instruksi operasi yang

mengarahkan dan mengendalikan pemrosesan informasi.

Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat,

dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi

sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang

lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri

merupakan faktafakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi

atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung

digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar

37

dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan.

Informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan manfaat

yang maksimal. Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan

untuk memberikan dukungan informasi yang dibutuhkan, khususnya oleh para

pengguna informasi dari berbagai tingkatan manajemen.

Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu: aktivitas

masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output). Tiga aktivitas dasar

ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan,

pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru.

Masukan berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang

diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi. Pemrosesan berperan

untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti.

Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransfer informasi yang diproses kepada

pihak-pihak atau aktivitas-aktivitas yang akan menggunakan. Sistem informasi juga

membutuhkan umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan di

tahap input berikutnya.

Sistem Informasi SDM terbentuk dari berbagai elemen. Setiap elemen harus

berfungsi secara benar agar sistem ini memberikan manfaat bagi perusahaan. Pada

intinya, sistem adalah perangkat aktivitas yang mengambil masukan-masukan

(contohnya, aplikasi untuk pekerjaan di departemen pemasaran), mengubahnya ke

dalam item-item yang berguna (persetujuan pengangkatan dari departemen SDM), dan

kemudian mengeluarkan item-item tersebut ke tempat-tempat yang dapat dimanfaatkan

(mengirim persetujuan ke departemen pemasaran).

Terdapat tiga komponen fungsional utama dalam setiap sistem informasi

SDM. Komponen-komponen tersebut adalah:

1. Fungsi masukan, yaitu memasukkan informasi karyawan ke dalam sistem

informasi SDM. Fungsi ini mencakup prosedur-prosedur yang diperlukan untuk

mengumpulkan data, seperti siapa yang mengumpulkan data, kapan dan

38

bagaimana data diproses. Masukan-masukan dari sistem informasi SDM serupa

dengan sistem manual. Informasi karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur-

prosedur SDM, dan informasi yang berkaitan dengan kepegawaian lainnya mesti

dimasukkan ke dalam sistem agar dapat diguanakan. Informasi ini biasanya

dimasukkan dari dokumen-dokumen (seperti formulir lamaran) ke dalam komputer

pribadi yang dihubungkan dengan komputer besar (mainframe computer).

Informasi dapat diketik, dibaca secara digital, atau dipindah (scanned) dari

dokumen-dokumen, dimasukkan ke dalam sistem dari komputer-komputer lainnya,

atau diambil dari mesin-mesin lainnya yang dihubungkan dengan komputer

(misalnya, mesin jam kehadiran yang dihubungkan langsung dengan komputer).

Sistem informasi SDM terkomputerisasi lebih unggul dibandingkan sistem manual

dalam banyak hal. Karena bannyak informasi yang secara otomatis dimasukkan ke

dalam sistem. Kesalahan-kesalahan kemungkinannya terjadi dapat dihindarkan. Di

samping itu, kemampuan sistem informasi SDM dapat berhubungan dengan

komputer-komputer lainnya dan dapat membuka data yang sulit atau mahal yang

jika diperoleh dengan cara lainnya.

2. Fungsi pemeliharaan data, setelah data dimasukkan ke dalam sistem informasi,

fungsi pemeliharaan data (data maintenance function) akan memperbaharui dan

menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak

terkomputerisasi, yang sebelumnya karyawan klerikal (juru tulis) melakukan hal

ini dengan tangan/manual, mereka mengarsip dokumen-dokumen kertas dan

membuat masukan-masukan data ke dalam arsip-arsip. Sistem yang

terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat, cepat, dan tepat.

3. Fungsi keluaran, fungsi yang paling terlihat jelas dari sebuah sistem informasi

SDM adalah keluaran yang dihasilkan. Untuk menghasilkan keluaran yang bernilai

bagi pemakai-pemakai komputer, sistem informasi SDM harus memproses

keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan, dan setelah itu

memformat presentasinya dalam cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai.

Sistem yang tidak terkomputerisasi melakukan hal ini dengan cara manual

menyausun statistik-statistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang sangat

terkomputerisasi melakukan hal ini dengan menggunakan program-program yang

39

sangat canggih untuk melakukan ribuan kalkulasi dalam hitungan menit,

menghasilkan grafik-grafik berwarna, dan mengirimkan hasil-hasilnya secara

simultan lewat kabel dan satelit ke komputer-komputer pribadi di atas meja para

eksekutif di seluruh dunia.

G. Sumber-sumber Sistem Informasi SDM

Untuk membentuk sistem informasi SDM (SISDM) yang komprehensif,

informasi haruslah diperoleh dari berbagai sumber. Formulir-formulir khusus dan

kuesioner-kuesioner dapat dibuat untuk mengumpulkan informasi. Sumber-sumber

informasi ketika mengumpulkan informasi bagi keperluan sistem informasi SDM

diantaranya: (1) Form lamaran; (2) Evaluasi-evaluasi kinerja; (3) Maklumat-maklumat

perubahan karyawan; (4) Tindakan-tindakan indisipliner, dan (5) Daftar gaji, dengan

penjelasan selengkapnya dapat dikemukakan sebagai berikut:

1. Form Lamaran. Sebenarnya setiap perusahaan menggunakan form lamaran

sebagai bagian dari proses pengangkatan karyawan. Form lamaran haruslah

dirancang selengkap mungkin, guna mengumpulkan informasi yang

dibutuhkan untuk sistem informasi SDM. Informasi ini mencakup tingkat

pendidikan, keahlian, dan data biografis lainnya yang relevan. Beberapa

perusahaan lebih menyukai form lamaran mereka sederhana, hanya

meminta informasi yang membantu mereka memutuskan apakah pelamar

marupakan calon yang diinginkan. Setelah si calon diseleksi, dia meminta

menyerahkan borang kedua yang meminta informasi yang lebih rinci untuk

keperluan sistem informasi SDM.

2. Evaluasi-evaluasi kinerja. Disebabkan banyaknya informasi yang berubah

setiap tahun, kebutuhan-kebutuhan sistem informasi SDM perlu

dimutahirkan secara berkala agar berdaya guna. Informasi penting yang

harus diinformasikan secara periodik meliputi keahlian-keahlian dan bakat

karyawan, tingkat kinerja saat ini, dan potensi pertumbuhannya. Meskipun

informasi ini dapat diperoleh dari form-form evaluasi kinerja, terdapat

40

beberapa masalah dalam menghimpun dan menyimpan informasi ini.

Perusahaan memerlukan informasi yang sahih untuk membuat keputusan-

keputusan perencanaan jangka panjang menyangkut individu-individu yang

memiliki potensi promosi, tetapi jika informasi ini diperlakukan secara

terbuka terhadap karyawan, ada tendensi informasinya menjadi kurang

sahih. Penyelia mingkin tidak ingin membuat pertimbangan negatif yang

dalam beberapa hal bisa merusak karier bawahannya. Sebaliknya, menjaga

penilaian secara rahasia dapat menciptakan tekanan di dalam organisasi

karena karyawan mengetahui bahwa terdapat penilaian dan ingin

mengetahui bagaimana mereka telah dievaluasi.

3. Maklumat perubahan personalia. Karena perubahan data karyawan terjadi

sepanjang tahun, jenis informasi ini perlu diperbaharui secara berkala, tidak

hanya tahunan. Beberapa perusahaan telah menciptakan borang yang

sederhana yang disebut maklumat karyawan (employee change notice),

yakni penyelia diminta melengkapi mengirimkannya ke bagian SDM. Di

dalam formulir ini, penyelia biasanya hanya menunjukkan perubahan yang

terjadi dalam status karyawan, seperti transfer, pemberhentian, promosi, dan

peningkatan persyaratan pekerjaan.

4. Tindakan-tindakan indisipliner. Informasi yang berkaitan dengan tindakan

indisipliner formal juga perlu dimasukkan dalam sistem informasi SDM.

Beberapa perusahaan menggunakan form khusus untuk melaporkan

informasi ini kepada karyawan, kepada wakil serikat pekerja, dan kepada

bagian sumber daya manusia. Pada saat informasi ini diterima oleh

departemen SDM, informasi ini dapat ditambahkan ke dalam arsip

karyawan.

5. Data daftar gaji. Sistem informasi SDM kadang-kadang berisi riwayat gaji

setiap karyawan, termasuk gaji dasar, presentasi kenaikan setiap tahun,

41

setiap bonus dan penghargaan khusus yang telah diberikan. Informasi ini

dapat menjadi bagian dari data yang disediakan melalui formulir evaluasi

kinerja. Meskipun demikian, beberapa perusahaan lebih menyukai

penggunaan form yang berbeda untuk pemberian rekomendasi bagi

peningkatan gaji dan bonus. Di dalam perusahaan yang tidak memiliki

sistem informasi SDM yang komprehensif, sistem penggajian dapat

mewakili titik tolak yang menyenangkan bagi pengembangan sebuah sistem

informasi SDM. Sistem daftar gaji biasanya mencakup beberapa data

mendasar yang dapat berfungsi sebagai landasan untuk sistem informasi

sumber daya manusia. Sistem daftar gaji dapat diperluas agar mencakup

data relevan lainnnya, atau sistem yang terpisah dapat dibuat dan

dihubungkan dengan sistem penggajian supaya menyediakan data tambahan

yang dibutuhkan.

Selain itu, ada juga proses dalam ruang lingkup manajemen sumber daya manusia

adalah suatu proses yang dinamis mengikuti perubahan yang terjadi dalam suatu

pemerintahan. Dimana keadaan yang dinamis tersebut akan banyak berpengaruh pada

teknologi sistem informasi yang akan digunakan. Oleh sebab itu proses apa yang dapat

dilakukan oleh sebuah sistem sumber daya manusia akan sangat banyak tergantung

pada model data yang dibentuk untuk kebutuhan tersebut.

Berdasarkan hal tersebut diatas, pada umumnya pada sebuah sistem kepegawaian,

terdapat suatu bentuk model data, yang pada dasarnya mencakup proses-proses yang

berhubungan dengan hal sebagai berikut:

1. Perencanaan Sumber Daya Manusia

2. Administrasi Personalia

3. Kompensasi dan Benefit

4. Kinerja Personel

42

5. Pendidikan dan Pelatihan

6. Pemutusan Hubungan Kerja/Pensiun

Dimana keenam proses tersebut diatas adalah proses-proses yang berhubungan

dengan kegiatan manajemen kepegawaian disuatu pemerintahan. Dimulai dari sejak

menentukan kebutuhan tenaga kerja, pemenuhan kebutuhan tersebut (recruitment),

sampai dengan berakhirnya masa kerja seorang pegawai. Untuk lebih jelasnya lagi,

keenam proses tersebut akan dibahas dibawah ini.

1. Perencanaan Sumber Daya Manusia

Masalah yang dihadapi manajemen sumber daya manusia saat ini adalah cepatnya

perubahan yang terjadi pada bidang pemerintahan yang berdampak pula pada

perencanaan tenaga manusia yang dimiliki. Adapun yang dimaksud dengan proses

perencanaan sumber daya manusia adalah suatu proses analisa dan simulasi kebutuhan

SDM sesuai dengan data rekapitulasi kekuatan SDM yang dimiliki oleh organisasi,

dikaitkan dengan rencana pengembangan aktifitas departmen dimasa mendatang. Hal

ini pada dasarnya berdampak pada pengadaan SDM ataupun penempatan SDM pada

suatu lokasi/unit yang membutuhkan. Oleh sebab itu pada dasarnya dalam proses

perencanaan tenaga manusia terdiri dari tiga sub proses, yaitu :

1. Proses pembentukan data rekapitulasi untuk analisa dan simulasi, dimana pada prinsipnya

akan diolah dari data administrasi yang dimiliki untuk mendapatkan gambaran kekuatan

SDM saat ini, dan juga dari segi availabilitas SDM tersebut.

2. Proses pengadaan sumber daya manusia/recruitment, dimana pada prinsipnya hampir sama

seperti pada pengumpulan Biodata, tapi dalam ruang lingkup informasi yang lebih kecil dan

diikuti oleh cara penilaian/kriteria penerimaan.

3. Proses alokasi/realokasi sumber daya manusia atau redeployment, yang mana

dengan menggunakan data administrasi yang ada, dapat dianalisa informasi kebutuhan

43

penempatan atau realokasi seorang personel ketempat yang lebih tepat.

Sehubungan dengan sistem kepegawaian yang diusulkan, terdapat banyak proses

yang dapat mendukung analisa pekerjaan tersebut diatas, seperti:

· Fasilitas untuk mencari suatu jabatan struktural yang kosong.

· Analisa kandidat yang paling sesuai untuk duduk pada jabatan tersebut.

· Analisa kebutuhan tenaga pada suatu unit organisasi.

· Pemilihan pegawai yang memiliki kriteria informasi tertentu secara dinamis (kurang lebih

terdapat 44 kriteria informasi yang dapat dikombinasikan secara bebas satu sama lain untuk

mendapatkan sekelompok informasi yang dibutuhkan).

· Analisa grafis dan statistik yang ‘on-line’, dimana dapat berinteraksi langsung dengan data

yang rinci.

· Dsb.

2. Administrasi Personalia

Pada dasarnya proses ini adalah proses yang paling dasar dalam pengumpulan informasi

yang berhubungan dengan sistem kepegawaian. Dimana dalam hal ini dilakukan

pengumpulan informasi yang berhubungan dengan kelengkapan atau pelengkap dari proses

administrasi umum yang berhubungan dengan seorang personel. Adapun proses yang

termasuk didalamnya adalah proses perekaman data umum kepegawaian seperti :

· Biodata Pegawai

· Sejarah Kepangkatan

44

· Sejarah jabatan

· Sejarah Pendidikan Formal

· Sejarah Pendidikan Penjenjangan

· Sejarah Pendidikan Substantial

· Keahlian berbahasa asing

· Penggunaan fasilitas perusahaan

· Sejarah kunjungan ke luar negeri

· Daftar Keluarga

· Sejarah hukuman dan penghargaan yang diperoleh

· Memo Khusus

Sehubungan dengan itu, pada sistem ini telah dibentuk suatu standarisasi tabel-tabel

pendukung, yang mana mengacu pada standar pengkodean yang ditetapkan untuk Sistem

Kepegawaian di Indonesia. Keuntungan dari hal ini adalah:

1. Kemudahan dalam pengelompokan informasi, karena sebagian besar informasi

menggunakan kode.

2. Mempercepat pengisian dan akurasi data, sebab operator tidak perlu mengingat daftar kode

yang diperlukan untuk pengisian data, semua dapat diperoleh secara cepat oleh sistem.

3. Tampilan grafis dalam pemasukan data, sehingga membantu pemakai dalam

pengoperasiannya.

4. Jumlah data yang direkam per transaksi lebih sedikit dengan pengkodean.

5. Setiap histori yang dimiliki oleh personel akan direkam selama atau sebanyak jumlah data

yang akan disimpan (ditentukan oleh pihak manajemen kepegawaian).

45

3. Kompensasi dan Benefit

Salah satu masalah yang dihadapi dalam manajemen sumber daya manusia adalah

antara menentukan kriteria jenis pekerjaan dan pembayaran yang diterima personil dan

fasilitas lain non operasional seperti medikal dan pensiun. Pada umumnya hal tersebut sangat

variatif tergantung dari banyak hal, seperti besarnya organisasi, pendidikan, pengalaman,

tanggung jawab, lokasi geografis penempatan, masa kerja dan juga tanggungan keluarga.

Oleh sebab itu ruang lingkup proses yang termasuk dalam kompensasi dan benefit adalah

sebagai berikut :

1. Proses penentuan gaji dan transaksinya, dimana yang ternasuk dalam hal ini adalah proses

penggunaan ‘merit payment’ dalam hal penentuan gaji dan juga pendapatan lain yang

berhubungan dengan penghasilan tambahan seperti lembur, uang makan, uang perumahan,

insentif daerah terpencil, supervisor, dan sejenisnya.

2. Proses pemberian fasilitas yang berhubungan dengan kebutuhan diluar ruang lingkup kerja

dan bertujuan untuk memberikan jaminan rasa aman selama bekerja diperusahaan seperti

fasilitas medikal dan tabungan pensiun.

Dengan sistem yang baru ini penggunaan sistem merit akan sangat mudah

dilaksanakan secara obyektif. Dimana faktor penunjang informasi dalam menentukan merit

tersebut, telah terkonsolidasi menjadi satu dengan sub-sistem lainnya, seperti pendidikan,

masa kerja, evaluasi kerja, dll. Oleh sebab itu seberapa rinci sistem merit yang akan

digunakan, tergantung dari seberapa banyak komponen penunjang merit yang digunakan.

4. Evaluasi Kinerja Personel

Sistem penilaian yang baik dalam menilai kinerja personel adalah pengkajian dan

umpan balik. Dimana dalam melakukan pengkajian, digunakan kriteria-kriteria dasar yang

telah ditentukan sebelumnya oleh manajemen. Dan juga berdasarkan hasil kajian yang

46

umumnya dilakukan oleh suatu tim. Hal ini dapat di informasikan dan di diskusikan bersama

dengan personel tersebut untuk mengetahui apresiasi lebih lanjut mengenai cara pengkajian

dan harapannya dalam melaksanakan pekerjaan.

Adapun fasilitas yang tersedia pada sistem ini adalah perencanaan kerja personil

beserta beban penilaian atas hasil pekerjaan tersebut. Berdasarkan hal ini, dapat diperoleh

suatu sistem evaluasi yang lebih obyektif, yang mengacu pada fakta-fakta yang telah

ditentukan sebelumnya.

5. Pendidikan dan Pelatihan

Pendidikan adalah salah satu rangka dalam keberhasilan personel dalam menunjang

strategi departemen di unit organisasinya. Adapun proses yang termasuk dalam sistem

kepegawaian ini adalah terdiri dari beberapa sub-proses seperti:

1. Perencanaan jadwal pendidikan, yang berhubungan dengan jadwal pendidikan yang akan

diselenggarakan oleh organisasi.

2. Perencanaan kebutuhan pendidikan, dimana berhubungan dengan rencana pendidikan yang

akan diikuti oleh personel yang berhubungan dengan tugas dan tanggung jawabnya.

3. Realisasi pendidikan, yang bertujuan mencatat informasi yang berhubungan dengan

kesertaan personel pada pendidikan yang diikutinya.

Umumnya hal yang termasuk dalam hal ini adalah pendidikan dalam kategori non

formal. Dan hal ini ditunjang pula dengan penggunaan kodefikasi yang standar.

6. Pemutusan Hubungan Kerja/Pensiun

Seperti pada akhirnya, diperlukan pula sebuah proses yang bertujuan untuk

47

menangani hal-hal yang berhubungan dengan selesainya masa kerja personil, baik secara

normal, ataupun dikarenakan hal lainnya. Oleh sebab itu, sistem menangani pula

penyimpanan informasi dari seluruh personil yang pernah bekerja pada perusahaan,

sehubungan dengan kewajiban dan juga hak-hak yang harus dikeluarkan oleh perusahaan,

seperti uang pensiun, pesangon dan sebagainya

H. Pedoman Merancang Sistem Informasi SDM

Setiap perusahaan besar pastilah memiliki sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS. Walaupun demikian nampaknya manajemen puncak kurang menekankan HRIS. Namun, peraturan pemerintah yang bertujuan memastikan persamaan dalam praktek personil perusahaan, mendesak manajemen puncak untuk memberikan perhatian yang layak pada HRIS. Menikmati status yang baru, HRIS mulai bermigrasi dari SI ke SDM, dengan memanfaatkan teknologi computer mikro. HRIS telah melalui jalan yang panjang pada decade yang alu, dan banyak eksekutif yang sekarag memandangnya sama berharga dengan system informasi fungsional lain.

Fungsi Sumber Daya Manusia

Fungsi sumber daya manusia memiliki empat kegiatan utama :

• Perekrutan dan Penerimaan.( recruitment and hiring).• Pendidikan dan Pelatihan.• Manajemen Data.• Penhentian dan Administrasi Tunjangan.

Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Model HRIS meliputi tiga subsistem input :

• SIA (Sistem Informasi Akuntansi).Menyediakan data personil yang berkaitan dengan keuangan.

• Penelitian Sumber Daya Manusia.Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh

48

Penelitian Suksesi (succession study). Analisis dan evaluasi jabatan (job analysis and evaluation). Penelitian keluhangrievance studies)

• Inteligen Sumber Daya Manusia.Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi : Inteligen Pemerintah Inteligen Pemasok Inteligen Serikat Pekerja Inteligen Masyarakat global Inteligen masyarakat Keuangan Inteligen Pesaing

Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.

Model HRIS meliputi enam subsistem output yaitu :• Subsistem Perencanaan Kerja.• Subsistem Perekrutan• Subsistem Manajemen Angkatan Kerja.• Subsistem Tunjangan.• Subsistem Benefit.• Subsistem Pelapor Lingkungan.

1. Subsistem input, memberikian informasi yang dibutuhkan perusahaan, yang nantinya akan dikelola dan akan dimasukkan ke dalam database. Di dalam nya terdapat beberapa subsistem, yakni:• Sistem informasi akuntansi (SIA) , data yang dikelola oleh sistem informasi SDM (HRIS) merupakan campuran elemen – elemen data personil dan akuntansi, SIA menyediakan data akuntansi sehinnga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil – keuangan dan non keuangan.• Subsistem intelejen SDM, mengumpulkan data yang berhubungan tentang SDM pada lingkungan perusahaan.Data – data tersebut diperoleh dari :1. Pemerintah2. Pemasok3. Serikat pekerja4. Masyarakat global

49

5. Msyarakat keuangan6. pesaingSering kali data diperoleh dari sumber dengan cara informal, contohnya seperti perkataan orang.

I. Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi SDM

Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah sbb:

1. Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses organisasi.

2. Perancangan Sistem: merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi

3. Pembangunan dan Testing Sistem: membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak

4. Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan panduan seperlunya.

5. Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahan atau tambahan fasilitas.

6. Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauih mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan.

Siklus tersebut berlangsung secara berulang-ulang. Siklus di atas merupakan model klasik dari pengembangan sistem informasi. Model-model baru, seperti prototyping, spiral, 4GT dan kombinasi dikembangkan dari model klasik di atas.

Untuk itu secara detail harus dijawab pertanyaan-pertanyaan:

1. Informasi apakah yang dibutuhkan?2. Oleh siapa?3. Kapan?4. Dimana? 5. Dalam bentuk apa?6. Bagaimana cara memperolehnya?7. Dari mana asalnya?8. Bagaimana cara mengumpulkannya?

Sumber-sumber fakta yang dapat dipelajari untuk analisis sistem:

1. Sistem yang ada

50

2. Sumber internal lain: orang, dokumen, dan hubungan antara orang-organisasi atau fungsi ada

3. Sumber External: interface dengan sistem lain, seminar, vendor, jurnal, textbook dan informasi atau ilmu lain yang berada diluar sistem

Kerangka Analisis:

1. Analisis terhadap level pembuat keputusan (manajemen organisasi): menganalisa organisasi, fungsi dan informasi yang dibutuhkan beserta informasi yang dihasilkan.

2. Analisis terhadap flow informasi: mengidentifikasi informasi apa yang diperlukan, siapa yang memerlukan, dari mana asalnya.

3. Analisis terhadap input dan output. Dalam analisis ini digunakan teknik dan alat bantu, a.l: interview, questionaire, observation, sampling and document gathering, charting (organisasi, flow, dfd, ER, OO, dll), decision table and matric

Laporan hasil analisis:

Laporan hasil analisis harus berisi:

1. Uraian alasan dan scope (batasan) analisis2. Deskripsi sistem yang ada dan operasinya.3. Uraian tujuan (objektif) dan kendala sistem4. Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum teratasi dan potensi masalah5. Uraian tentang asumsi-asumsi yang diambil oleh analis sistem selama proses analisis6. Rekomendasi-rekomendasi sistem yang baru dan kebutuhannya untuk desain awal7. Proyeksi kebutuhan sumber daya manusia dalam organisasiYang terpenting adalah bagian 6 dan 7.

Perancangan Sistem

Analisis sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan what? Sedangkan desain digunakan untuk menjawab pertanyaan how? Desain berkonsentrasi pada bagaimana system dibangun untuk memenuhi kebutuhan pada fase analisis.

Petunjuk umum dalam desain subsistem fungsional sebuah sistem informasi:

51

1. Sumber data sebaiknya hanya dikumpulkan sekali sebagai input ke sistem informasi.2. Akurasi sumber data sangat tergantung pada banyaknya langkah untuk me-record, collect

dan prepare data untuk prosessing. Semakin sedikit langkah semakin akurat.3. Data yang dihasilkan dari sistem berbasis komputer sebaiknya tidak dimasukkan lagi ke

sistem.4. Pewaktuan yang diperlukan untuk mengumpulkan data harus lebih kecil dari pewaktuan

informasi tersebut diperlukan.5. Perlu pemilihan cara pengumpulan data yang paling optimal6. Pengumpulan data tidak harus on-line, melainkan tergantung dari kebutuhan informasi.7. Semua sumber data harus dapat di validasi dan diedit segera setelah di kumpulkan.8. Data yang sudah divalidasi, sebaiknya tidak divalidasi pada proses selanjutnya.9. Total kontrol harus segera di cek lagi sebelum dan sesudah sebuah aktifitas prosesing

yang besar dilakukan.10. Data harus dapat disimpan hanya di 1 tempat dalam basis data kecuali ada kendala

sistem.11. Semua field data sebaiknya memiliki prosedur entri dan maintenance.12. Semua data harus dapat dicetak dalam format yang berarti untuk keperluan audit.13. File transaksi harus di maintain paling tidak dalam 1 siklus update ke basis data.14. Prosedur backup dan security harus disediakan untuk semua field data.15. Setiap file non sequential perlu memiliki prosedur reorganisasi secara periodik.16. Semua field data harus memiliki tanggal update/akses penyimpanan terakhir.

Proses perancangan sebuah sistem informasi SDM dengan pendekatan lima tahap utama untuk perancangan dan implementasi sistem SDM yakni:

1. Analisis sistem pendahuluan2. Perancangan sistem3. Rekayasa Sistem4. Pengujian dan Implementasi sistem5. Pemantauan dan evaluasi sistem

Dan penjelasan selengkapnya dapat dikemukakan sebagai berikut:

TAHAP PERTAMA : ANALISIS PENDAHULUAN ATAS SISTEM ( STUDI KELAYAKAN )

a. Melihat dan menentukan permasalahan – permasalahan atau situasi

52

b. Menentukan kendala – kendala lingkungan yang mempengaruhi sistemc. Menentukan sasaran – sasarand. Menentukan persyaratan – persyaratan operasi ( rincian permasalahan )e. Melakukan study kelayakan dan menyerahkan laporan

TAHAP KEDUA : PERANCANGAN SISTEM

a. Menuliskan skenario rincib. Merumuskan sistem – sistem alternatif untuk memenuhi tujuan – tujuan dan kendala

– kendalac. Menilai sistem – sistem alternatifd. Memberikan rekomendasi – rekomendasie. Menentukan persyaratan – persyaratan umum perekayasaanf. Memperkirakan efek – efek faktor manusia dan rekayasa sistem yang diusulkan

TAHAP KETIGA : REKAYASA SISTEM

a. Memberikan spesifikasi rinci dari komponen – komponen perekayasaan ( contoh nya : perangkat keras, sistem operasi, desain keras, dan lain – lain )

b. Membuat kajian pendahuluan efektivitas biaya dari alterntif – alternatif desain perekayasaan

c. Memilih alternatif desain terbaikd. Merekomendasikan alternatif yang terbaik kepada pengambil keputusan yang

bertanggung jawabe. Setelah persetujuan, memberikan spesifikasi – spesifikasi kepada staf programer

TAHAP KEEMPAT : PENGUJIAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM

a. Menguji subsistemb. Menguji keseluruhan dan sistem informasi sumber daya manusiac. Menjalankan pengujian sistem paraleld. Menerapkan sistem

TAHAP KELIMA : PEMANTAUAN DAN EVALUASI SISTEM

53

a. Mengukur kinerja sistemb. Mengevaluasi kinerja sistemc. Memodifikasi sistem mana yang diperlukand. Menerapkan sistem keseluruhan seperti yang dikehendakie. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi yang berkesinambungan

Sistem informasi SDM dianggap sudah berhasil jika sistem tersebut memenuhi harapan – harapan sebagai berikut :

1. Biaya sistem haruslah sejalan dengan ukuran dan kondisi finansial organisasi2. Sistem haruslah ditetapkan dengan waktu yang baik3. Sistem informasi SDM haruslah mampu dimodifikasi dan diperluas tanpa merancang

ulang keseluruhan sistem4. Penekanan pada aktivitas perencanaan haruslah terbukti5. Umpan balik haruslah berkelanjutan guna menyediakan pengidentifikasian masalah –

masalah dan kesempatan – kesempatan baru6. Arsip – arsip data haruslah diintegrasikan untuk referensi silang ( cross referencing )

di antara berbagai departemen7. Data yang kritis haruslah tersedia pada saat yang diperlukan8. Adanya data kunci, data keahlian – keahlian yang esensial, informasi promosi, dan

kinerja, dan data gaji

Penyusunan tujuan sistem informasi SDM:

Keberhasilan dari rancangan dan implementasinya dari setiap sistem menuntut keterlibatan yang sangat tinggi dari pemakai, dan tidak terkecuali juga sistem SDM. Jika pemakai sisten secara aktif dilibatkan dari awal, peluang penerapannya yang sukses meningkat berlipat ganda,

Dianjurkan agar tujuan – tujuan yang dapat dikuantifikasikan ( dapat diukur ) disusun oleh sebuah sistem informasi SDM. Beberapa contoh tujuan sistem informasi SDM yang dapat dikuantifikasikan adalah :

54

1. Menentukan jumlah dan tipe – tipe SDM yang dibutuhkan bagi setiap departemen untuk satu tahun, tiga tahun, dan lima tahun ke depan. Ramalan satu tahun haruslah ditambah atau dikurangi 10% dari jumlah yang dibutuhkan sebenarnya.

2. Menghasilkan minimal 10 pelamar untuk setiap lowongan posisi manajerial maupun non – manajerial

3. Mempertahankan biaya perekrutan setiap karyawan baru pada jumlah tertentu per – orang untuk posisi klerikal dan semi ahli, sehingga ada alat kendali

4. Menempatkan semua karyawan tingkat profesional pada satu dari dua prefernsi posisi puncak mereka dalam dua tahun berikut

5. Menyediakan waktu khusus untuk menyelenggarakan seminar pengembangan untuk semua SDM yang telah menunjukan cukup berpotensi untuk promosi ke jenjang yang lebih tinggi

6. Mempertahankan tingkat gaji pada jumah tertentu di atas industri rata – rata untuk semua departemen

Jika tujuan – tujuan telah disusun dan disepakati oleh manajer staf, maupun lini, efektivitas sistem informasi SDM dalam membantu memenuhi tujuan – tujuan tersebut dapat diukur. Tentu saja, terdapat indikator lain nya dari efektivitas sisitem yang berada di luar sistem informasi SDM itu sendiri, tetapi yang paling berguna pengukurannya adalah melalui sistem informasi SDM. Variabel – variabel tersebut meliputi perputaran karyawan, ketidakhadiran, jumlah dan kualitas saran – saran, jumlah dan tipe keluhan, kekerasan dan frekuensi kecelakaan kerja, partisipasi dalam program – program tertentu, permintaan transfer, dan trend biaya – biaya personalia.

Departemen SDM harus menyusun kebijakan – kebijakan dan pedoman – pedoman untuk melindungi integritas dan keamanan sistem informasi SDM, sehingga informasi pribadi karyawan tidak akan jatuh ke tangan orang – orang yang tidak berkepentingan. Pemakai – pemakai tidak sah dari sistem informasi SDM yang dapat memperoleh akses data karyawan akan dapat menciptakan kerusakan, guna mempertahankan keamanan dan privasi catatan – catatan sistem informasi SDM, perusahaan – perusahaan hendaknya :

1. Membatasi akses ke sistem informasi SDM dengan mengendalikan akses ke komputer dan arsip – arsip data. Ruangan – ruangan yang menyimpan komputer dan basis data sensitif lain nya harus dikunci. Ada baiknya files yang berisi informasi penting diamankan dengan memberikan kata – kata sandi ( password )

2. Memberikan akses ke bagian – bagian yang berbeda dari basis data menggunakan kata – kata sandi dan kode – kode khusus. Sebagai contoh , manajer mungkin menerima otorisasi dan kode khusus untuk membuka basis data persedian

55

keahlian ( skill invertory ), tetapi mungkin tidak diberikan izin untuk mengakses informasi medis yang sensitif yang ada di dalam basis data tunjangan pelengkap ( fringe benefits )

Menyusun kebijakan – kebijakan dan pedoaman – pedoman yang mengatur utilisasi informasi karyawan dan memberitahukan kepada karyawan – karyawan bagiamana kebijakan – kebijakan ini berlaku, dan memungkinkan para karyawan memeriksa catatan – catatan pribadi mereka dari waktu ke waktu, sehingga mereka dapat memverifikasi akurasinya dan membuat koreksi – koreksi jika diperlukan

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Di manapun dan kapanpun para manajer serta departemen SDM sangat

membutuhkan informasi yang rinci dan berkualitas tentang SDM yang ada di

perusahaan tersebut. Kualitas keputusan-keputusan SDM semakin tergantung pada

kualitas informasi yang dimiliki dan diperoleh. Tanpa informasi yang pasti dan jelas,

baik informasi dari dalam maupun dari luar dapat dikatakan bahwa perusahaan tersebut

telah tertinggal. Bukan satu hal yang sia-sia, perolehan informasi, penyimpanan

informasi, dan penarikan informasi akan menghadirkan tantangan-tantangan yang

cukup besar. Dari tantangan yang ada, dimungkinkan munculnya peluang bagi suatu

perusahaan, organisasi, maupun departemen untuk meraih kerja sama dengan pihak

lain di dalam organisasi yang menyediakan berlimpah informasi bagi departemen

SDM.

56

Kepuusan-keputusan SDM yang sehat salah satunya adalah didasari pada

tersedianya informasi SDM yang baik dan berkualitas. Informasi SDM patut disediakan

bagi manajer SDM dan manajer-manajer lini lain dalam perusahaan, sehingga dengan

demikian akan memfasilitasi pengambilan keputusan.

Dengan menggunakan computer pribadi, manajer SDM dan manajer-manajer lini

dapat memanggil semua informasi yang dibutuhkan untuk keputusan-keputusan

perekrutan, promosi, penggajian, atau pengembangan.

Oleh karena itu, perolehan dan pencarian informasi sebanyak mungkin sangat

diperlukan untuk mencapai harapan-harapan yang direncanakan sejak awal. Informasi

juga sebagai sumber evaluasi terhadap perkembangan suatu organisasi, institusi,

perusahaan, dan departemen. Evaluasi yang dimaksud adalah untuk bahan pembanding

dengan pihak lain, sampai sejauh mana dapat mengimbangi, mandahului, atau bahkan

tertinggal dengan pesaing lain. Jika pesaing telah mengikuti arus informasi, katakanlah

informasi global sementara kita masih tetap “jalan di tempat”, maka di sinilah letak

penting dan bergunanya informasi.

B. Saran

Berkaitan dengan pembahasan makalah ini, kami memiliki saran yang mungkin

bisa membantu dalam mempelajari Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya

Manusia ini, yaitu membuat system informasi SDM ini dipandang penting dalam

merencanakan kebutuhan-kebutuhan karyawan, menetapkan dasar kebutuhan informasi

organisasi, dan melihat pengalaman sukses sebuah perusahaan yang telah menjadikan

57

system informasi SDM sebagai suatu kebutuhan.

Contoh Kasus Sistem Informasi SDM:

Larry Kern menjadi direktur Dole Food Co.Inc, tahun 2001, strategi Kern

melibatkan peningkatan kinerja keuangan dengan mengurangi hal yang tidak diperlukan

dan memusatkan aktivitas tertentu, termasuk perencanaan suksesi. Teknologi

membantu Dole melakukannya. Banyak sumber informasi SDM memiliki pilihan

modul perencanaan. Bagaimanapun, daripada memelihara sistem komputer SDM yang

mahal beserta para teknisinya, Dole memutuskan untuk meng-outsorce kegiatan ini.

Dole mengontrakkan dengan penyedia jasa sistem aplikasi (ASPs) untuk

mengerjakan hal-hal seperti manajemen pembayaran gaji. Untuk manajemen suksesi,

Dole memilih software khusus dari Pilat NAI, yang menjalankan software dan

menyimpan semua data pada server sendiri untuk pembayaran satu bulan.

Sistem perencanaan suksesi Pilat mudah digunakan bagi para manajer Dole.

Mereka mendapatkan akses untuk program tersebut melalui Web dengan menggunakan

password. Mereka mengisi resume on line untuk mereka sendiri, termasuk minat karier,

dan mencatat pertimbangan khusus seperti batasan geografis. Manajer tersebut juga

58

menilai diri mereka sendiri untuk empat kompetensi. Ketika manajer melengkapi

masukan perencanaan suksesi mereka, program tersebut secara otomatis mengingatkan

atasan manajer tersebut. Sang atasan tersebut kemudian menilai bawahannya dan

mengindikasikan apakah orang tersebut harus dipromosikan. Manajer orang tersebut

juga menilai potensi mereka secara keseluruhan. Penilaian dan resume on line ini lalu

secara otomatis disampaikan pada kepala divisi dan direktur SDM beberapa divisi.

Wakil Direktur senior Dole untuk SDM di Amerika Utara lalu menggunakan informasi

ini untuk menciptakan rencana pengembangan karier bagi setiap manajer, termasuk

seminar dan program lain.

59