perancangan sistem informasi pelayanan surat …

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PELAYANAN SURAT

MENYURAT PADA KANTOR DESA

TANJUNGSARI KUTOWINANGUN

KEBUMEN

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma III

DIDIN AGUS PRIYADI

NIM : 12143330

Program Studi Manajemen Informatika

AMIK BSI Jakarta

Jakarta

2017

vii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT,

yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis

dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik. Dimana tugas akhir ini penulis sajikan

dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul tugas akhir, yang penulis ambil

sebagai berikut, “Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat

Pada Kantor Desa Tanjungsari Kutowinangun Kebumen”.

Tujuan penulisan tugas akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat

kelulusan program Diploma III AMIK BSI Jakarta. Sebagai bahan penulisan

diambil berdasarkan hasil penelitian (eksperimen), observasi dan beberapa sumber

literatur yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa

bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan tugas akhir ini

tidak akan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis

menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

1. Direktur AMIK BSI Jakarta.

2. Ketua Program Studi Manajemen Informatika AMIK BSI Jakarta.

3. Bapak Suharyanto, M.Kom selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir.

4. Ibu Endah Wiji Lestari, M.Kom selaku Asisten Pembimbing Tugas Akhir.

ix

ABSTRAK

Didin Agus Priyadi (12143330), Perancangan Sistem Informasi Pelayanan

Surat Menyurat Pada Kantor Desa Tanjungsari Kutowinangun Kebumen

Dalam era globalisasi sekarang ini, teknologi informasi melaju dengan cepatnya.

Adapun komputer yang merupakan peralatan yang diciptakan untuk

mempermudah pekerjaan manusia, saat mencapai kemajuan baik di dalam

pembuatan hardware maupun software. Kantor Desa Tanjungsari membutukan

sekali adanya suatu sistem yang menunjang dan memberikan pelayanan yang

memuaskan bagi para warganya. Untuk itulah penulis mencoba membuat Tugas

Akhir mengenai sistem pelayanan surat menyurat pada Kantor Desa Tanjungsari

yang sampai saat ini belum terkomputerisasi. Pada saat ini Kantor Desa

Tanjungsari hanya berupa instansi pemerintah yang bergerak dalam bidang

pelayanan masyarakat. Sistem yang ada pada Kantor Desa Tanjungsari ini masih

dilakukan secara manual, mulai dari pencatatan data penduduk yang ada pada

Desa Tanjungsari, sampai penyimpanan data-data lainnya yang berhubungan

dengan proses pelayanan surat menyurat hingga sampai pembuatan laporan,

sehingga memungkinkan pada saat proses berlangsung terjadi kesalahan dalam

pencatatan, kurang akuratnya laporan yang dibuat dan keterlambatan dalam

pencarian data-data yang diperlukan. Perancangan sistem ini merupakan solusi

yang terbaik untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang ada pada

instansi pemerintah ini, serta dengan sistem yang terkomputerisasi dapat tercapai

suatu kegiatan yang efektif dan efisien dalam menunjang aktifitas pada instansi

pemerintah ini. Sistem yang terkomputerisasi lebih baik dari sistem surat menyurat

yang manual agar berjalan lebih efektif dan efisien serta sistem yang sekarang lebih

kondusif dibandingkan dengan sistem yang terdahulu. Adapun metode penelitian

yang digunakan yaitu metode obeservasi dimana pada metode ini penulis

melakukan pengamatan langsung pada kantor Desa Tanjungsari, kedua metode

studi pustaka dimana pada metode ini penulis menggunakan buku atau berkas serta

laporan sebagai referensi, ketiga metode wawancara dimana pada metode

wawancara ini langsung mewawancarai sekretaris desa Tanjungsari. Dengan hasil

penelitian pelayanan kepada penduduk masih belum maksimal karena sistem yang

digunakan masih menggunakan sistem manual sehingga pelayanan kepada

penduduk menjadi kurang efektif dan efisien.

Kata Kunci : Perancangan Sistem Informasi, Sistem Pelayanan Surat

Menyurat

x

ABSTRACT

Didin Agus Priyadi (12143330), Information System Design of Mailing Service

Service at Tanjungsari Village Office Kutowinangun Kebumen

In today's era of globalization, information technology is speeding up. The

computer that is a device that was created to facilitate human work, while

achieving good progress in the manufacture of hardware and software.

Tanjungsari Village Office requires a system that supports and provides a

satisfactory service for its citizens. That's why the author tries to make the final

task about the system of correspondence services at the Village Office Tanjungsari

which until now has not been computerized. At this time Tanjungsari Village Office

is only a government agency engaged in the field of community services. The

existing system at Tanjungsari Village Office is still done manually, starting from

the recording of the existing population data in Tanjungsari Village, to the storage

of other data related to the process of correspondence service up to the making of

the report, making it possible at the time of the process of going wrong in the

recording, the inaccuracy of reports made and delays in searching the necessary

data. The design of this system is the best solution to solve the problems that exist

in this government agency, and with a computerized system can be achieved an

effective and efficient activities in supporting activities in this government agency.

The computerized system is better than the manual correspondence system to run

more effectively and efficiently and the system is now more conducive than the

previous system. The research method used is the method of obeservation where in

this method the authors make direct observations at the office of Tanjungsari

Village, the second study method where the author in this method the author uses

books or files and reports as a reference, the third method of interview where the

method of this interview directly interviewed secretary Tanjungsari village. With

the results of research services to the population is still not maximal because the

system used is still using the manual system so that service to the population

becomes less effective and efficient.

Keywords : Information System Design, Mailing Service System

xi

DAFTAR ISI

Halaman

Lembar Judul Tugas Akhir ................................................................... i

Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ...................................................... ii

Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ................................ iii

Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir ........................................................... iv

Lembar Konsultasi Tugas Akhir ............................................................................................ v

Kata Pengantar ......................................................................................................................... vii

Abstrak ............................................................................................................ ix

Daftar Isi ....................................................................................... xi

Daftar Gambar ................................................................................ xiv

Daftar Tabel .......................................................................................... xv

Daftar Lampiran .............................................................................................. xvi

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................... 1

1.1. Latar Belakang .......................................................................... 1

1.2. Maksud dan Tujuan .............................................................................................. 2

1.3. Metode Penelitian .................................................................. 3

1.4. Ruang Lingkup ...................................................................... 5

1.5. Sistematika Penulisan ............................................................ 6

BAB II LANDASAN TEORI ................................................................... 8

2.1. Konsep Dasar Sistem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

2.2. Teori Pendukung .................................................................... 16

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN .................................................. 35

3.1. Tinjauan Perusahaan .......................................................................... 36

3.1.1. Sejarah Intitusi/Perusahaan ......................................... 36

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ...................................... 38

3.2. Prosedur Sistem Berjalan .............................................................. 42

3.3. Diagram Alir Data (DAD ) Sistem Berjalan ................................ 44

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan ....................................... 46

3.5. Permasalahan Pokok ...................................................................... 50 3.6. Pemecahan Masalah . ...................................................................... 51

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN .................................... 53

4.1. Umum ................................................................................... 53

4.2. Prosedur Sistem Usulan ....................................................... 54

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan ........................... 56

4.4. Kamus Data Sistem Usulan ................................................... 58

xii

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan .................................. 66

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan ........................................ 66

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran ........................................ 68

4.5.3. Entity Relationship Diagram ...................................... 71

4.5.4. Spesifikasi File ............................................................ 73

4.5.5. Struktur Kode .............................................................. 77

4.5.6. Spesifikasi Program .................................................... 81

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer ................................................ 87

4.6.1. Umum ......................................................................... 87

4.6.2. Perangkat Keras .......................................................... 87

4.6.3. Perangkat Lunak ......................................................... 88

4.7. Jadwal Implementasi ............................................................. 88

BAB V PENUTUP .................................................................................. 93

5.1. Kes impulan ........................................................................ 93

5.2. Saran ..................................................................................... 93

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................................................... 95

DAFTAR RIWAYAT HIDUP .................................................................... 96

SURAT KETERANGAN RISET/PKL ........................................................ 97

LAMPIRAN-LAMPIRAN ....................................................................... 99

xiii

DAFTAR SIMBOL

Simbol Data Flow Diagram (DFD)

EXTERNAL ENTITY

Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan

pada arus data.

DATA FLOW

Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.

PROCESS

Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang

berlangsung.

DATA STORE

Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk

menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.

xiv

DAFTAR GAMBAR Halaman

Gambar III.1 Struktur Organisasi ..................................................................... 38

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan ............................................. 44

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan ..................................................... 45

Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan ............................................... 56

Gambar IV.2 Diagram Nol Sitem Usulan ........................................................ 57

Gambar IV.3 Entity Relationship Diagram ...................................................... 71

Gambar IV.4 Logical Record Structure ............................................................ 72

Gambar IV.5 HIPO ........................................................................................... 81

xv

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel II.1 Notasi Tipe Data............................................................................. 23

Tabel II.2 Notasi Struktur Data ....................................................................... 24

Tabel IV.1 Spesifikasi File Penduduk ...............................................................73

Tabel IV.2 Spesifikasi File Pembuatan Surat Menyurat (PSM) ........................75

Tabel IV.3 Spesifikasi Tabel Surat ....................................................................76

Tabel IV.4 Spesifikasi Tabel Report .................................................................77

Tabel IV.5 Jadwal Implementasi .......................................................................92

xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

A.1 Copy KTP ....................................................................................... 99

A.2 Surat Pengantar RT/RW ................................................................. 100

A.3 Buku Jurnal Desa ........................................................................... 101

B.1 Surat Kematian ............................................................................... 102

B.2 Surat Pindah Domisili .................................................................... 103

B.3 Surat Kelahiran ............................................................................... 104

B.4 Surat Keterangan Usaha ................................................................. 105

D.1 Laporan Pembuatan Surat Menyurat .............................................. 106

E.1 Tampilan Form Menu Utama ......................................................... 107

E.2 Tampilan Form File Penduduk ....................................................... 108

E.3 Tampilan Form File Surat .............................................................. 109

E.4 Tampilan Form File PSM ............................................................... 110

E.5 Tampilan Form Surat Keterangan Kematian ................................. 111

E.6 Tampilan Form Surat Keterangan Pindah ...................................... 112

E.7 Tampilan Form Surat Keterangan Kelahiran ................................. 113

E.8 Tampilan Form Surat Keterangan Usaha ....................................... 114

E.9 Tampilan Form Report ................................................................... 115

E.10 Tampilan Form Exit ....................................................................... 116

1

BAB I

PEDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di masa ini sudah

sangatlah pesat, penggunaan komputer dan sistemnya sudah menjadi kebutuhan

yang utama dalam rangka meningkatkan kinerja suatu pekerjaan.

Dengan perkembangan teknologi informasi yang sudah semakin maju

diharapkan semua proses yang berkaitan dengan penyebaran informasi menjadi

lebih modern. Contohnya seperti pengolahan data penduduk yang masih manual

dapat diubah menjadi sebuah sistem pengolahan yang lebih modern, contohnya

seperti rekap data penduduk, proses pembuatan surat-surat seperti surat

kematian, surat pindah domisili, surat kelahiran, surat keterangan dapat menjadi

lebih efisien, serta dapat diback up bila sewaktu-waktu diperlukan untuk

membuat laporan bulanan ataupun tahunan yang diperlukan Kepala Desa untuk

membuat laporan yang akan diserahkan untuk Kecamatan.

Permasalahan yang sering terjadi pada proses perekapan data yang bersifat

manual adalah ketika terjadinya sesuatu yang tidak diinginkan seperti bencana

alam, maka data yang direkap didalam buku bisa hilang ataupun rusak. Selain itu

adanya masalah lain yang muncul yaitu ketika petugas ingin mencari data

penduduk yang diinginkan maka harus mengecek rekap data yang ada didalam

buku dan itu sangatlah tidak efektif, karena harus mengecek satu-persatu buku

tempat penyimpanan data penduduk satu desa. Jika menggunakan media

komputerisasi yang lebih modern masalah-masalah tersebut bisa dihindari

2

misalkan jika menggunakan tempat penyimpanan bukan buku melainkan

menggunakan database, selain itu proses pencarian data yang sewaktu-waktu

diinginkan oleh petugas menjadi lebih mudah dan lebih cepat dengan

menggunakan fitur search engine dimana data penduduk yang telah disimpan

didatabase bisa diakses dengan lebih cepat sehingga lebih efektif dari pada

mencarinya satu persatu.

Berdasarkan identifikasi masalah yang telah dipaparkan diatas, maka

rumusan masalah pada tugas akhir ini adalah bagaimana membangun aplikasi

desktop pada Kantor Desa Tanjungsari untuk meningkatkan kinerja kerja

pegawainya, maka penulis mengambil judul : “Perancangan Sistem Informasi

Pelayanan Surat Menyurat Pada Kantor Desa Tanjungsari Kutowinangun

Kebumen”.

1.2. Maksud dan Tujuan

Adapun maksud penulisan tugas akhir ini adalah :

1. Terbentuknya perancangan sistem pelayanan surat menyurat sebagai solusi

dari permasalahan yang ada pada sistem yang masih manual pada Kantor

Desa Tanjungsari.

2. Memberikan suatu pemikiran mengenai proses pengolahan data dengan

cepat dan akurat.

3. Diharapkan dengan aplikasi desktop ini dapat membuat pekerjaan menjadi

lebih mudah dan mencegah terjadinya manipulasi data.

3

Sedangkan tujuan dari tugas akhir ini sebagai salah satu syarat

kelulusan pada program studi Diploma Tiga (D III) Jurusan Manajemen

Informatika di Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina

Sarana Informatika (AMIK BSI).

1.3. Metode Penelitian

A. Metode Pengembangan Perangkat Lunak

Metode yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak ini

menggunakan model waterfall (Rosa A. S. dan M. Shalahuddin, 2013:28) yang

terbagi menjadi tiga tahapan yaitu :

1. Analisa kebutuhan perangkat lunak

Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk

menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami

perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi

kebutuhan perangkat lunak pada tahan ini perlu untuk didokumentasikan.

2. Desain

Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain

pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur

perangkat lunak, representasi antar muka, dan prosedur pengkodean. Tahap

ini mentranslasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke

representasi desain agar dapat diimplementasikan menjadi program dari

tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini

juga perlu didokumentasikan.

4

3. Pembuatan kode program

Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari

tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat

pada tahap desain.

4. Pengujian

Pengujian fokus pada perangkat lunak secara lojik dan fungsional dan

memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk

meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan

sesuai dengan yang diinginkan.

5. Pendukung (support) atau pemeliharaan (maintenance)

Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan

ketika sudah dikirimkan ke user. Perubahan bisa terjadi karena adanya

kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau perangkat

lunak harus beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap pendukung atau

pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan mulai dari tahap

analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak baru.

B. Metode Pengumpulan Data

Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan penulis dalam melakukan

pengumpulan data yang diperlukan untuk penyusunan Tugas Akhir, yaitu :

5

1. Metode Observasi (Observation Method)

Pada metode ini penulis mengumpulkan data dan informasi dengan

melakukan pengamatan secara langsung proses pelayanan yang ada pada

Kantor Desa Tanjungsari Kutowinangun Kebumen.

2. Metode Studi Pustaka (Library Method)

Pada metode ini pengumpulan data oleh penulis dengan menggunakan buku

ataupun berkas serta laporan yang diangkat sebagai referensi, yang diambil

dari berbagai sumber, baik dari luar maupun dari dalam Kantor Desa

Tanjungsari Kutowinangun Kebumen sebagai penulisan Tugas Akhir ini.

3. Wawancara (Interview)

Selain menggunakan metode observasi dan studi pustaka, penulis

menggunakan metode wawancara langsung kepada (Bapak Teguh Prayitno

sebagai Sekretaris Desa/SEKDA Tanjungsari).

1.4. Ruang Lingkup

Adapun ruang lingkup dari Penulisan Tugas Akhir ini, penulis

memberikan batasan pembahasan yaitu membahas sistem pelayanan surat

menyurat pada Kantor Desa Tanjungsari sesuai dengan judul Tugas Akhir yang

penulis buat, yaitu mulai dari prosedur pengajuan berkas persyaratan oleh

pemohon, proses persetujuan dan pembuatan surat menyurat (Surat Kematian,

Surat Pindah, Surat Kelahiran dan Surat Usaha) oleh bagian Kepala Urusan

(KAUR) Umum Desa, proses pemeriksaan dan tanda tangan oleh Sekretaris

Desa (SEKDES), proses pengesahan surat Kepala Desa (KADES).

6

1.5. Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah pembaca mengetahui secara ringkas tentang

permasalahan dalam penulisan tugas akhir ini penulis akan membagi sistematika

penulisan dalam lima bab, dimana satu dengan yang lain saling berhubungan.

Adapun sistematika penulisan tugas akhir ini sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, maksud dan tujuan,

menjelaskan metode penelitian yang digunakan, ruang lingkup dan

sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisi penjelasan mengenai teori-teori dasar yang

digunakan sebagai acuan dalam pembuatan system pelayanan surat

menyurat berbasis desktop. Sumber ini berasal dari buku atau

sumber-sumber lain yang dapat dipertanggung jawabkan secara

ilmiah.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Bab ini berisi tentang tinjauan kantor Desa Tanjungsari yang terdiri

atas sejarah serta struktur organisasi dan fungsinya, prosedur

sistem berjalan, Diagram Alir Data sistem berjalan, spesifikasi

sistem berjalan, permasalahan pokok dan pemecahan masalah.

7

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

Bab ini berisi tentang bahasan secara umun, prosedur usulan sistem

berjalan, Diagram Alir Data sistem usulan, kamus data sistem

usulan, spesifikasi system usulan, spesifikasi sistem komputer.

BAB V PENUTUP

Bab terakhir dari skripsi ini adalah berisi tentang kesimpulan dan

saran sesuai dengan hasil penelitian.

8

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

A. Sistem

Pada dasarnya sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang

saling berhubungan, yang disusun sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk

melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan atau instansi yang

dihasilkan oleh suatu proses tertentu yang bertujuan untuk menyediakan informasi

untuk membantu mengambil keputusan manajemen operasi perusahaan atau

instasi dari hari ke hari serta menyediakan informasi yang layak untuk pihak luar

perusahaan atau instasi.

Menurut Susanto (2013:22) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi

Akuntansi: “Sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen

apapun baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain

dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu“.

Menurut Subhan (2012:8) dalam buku yang berjudul Analisa Perancangan

Sistem: “Suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari

unsur, komponen, atau variable-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi,

saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Sistem juga merupakan kumpulan

elemen-elemen saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan (input)

yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai

menghasilkan keluaran (output) yang didinginkan”.

9

1. Karakteristik Sistem

Menurut Sutabri (2012:20) “Sebuah sistem mempunyai karakteristik atau

sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai

suatu sistem”. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :

a. Komponen Sistem (Components System)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,

artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen-

komponen sistem tersebut dapat berupa suatu subsistem. Setiap subsistem

mempunyai sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan

mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

b. Batas Sistem (Boundary System)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem

dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan

sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai salah satu

kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

c. Lingkungan Luar Sistem (Environment System)

Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang

mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan lingkungan luar

sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan

dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian,

lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Lingkungan luar

10

yang merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak, maka akan mengganggu

kelangsungan hidup dari sistem tersebut.

d. Penghubung Sistem (Interface System)

Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut

penghubung sistem. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya

mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu

subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui

penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi

sistem yang membentuk satu kesatuan.

e. Masukan Sistem (Input System)

Energi yang dimasukan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang

dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).

Maintenace input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut

dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk

mendapatkan keluaran. Contoh, didalam suatu unit sistem komputer,

program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan

komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

f. Keluaran Sistem (Output System)

Hasil energi diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem

informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat

11

digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal – hal

lain yang menjadi input bagi subsistem lainnya.

g. Pengolahan Sistem (Processsing System)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah

masukan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini

akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan

oleh pihak manajemen.

h. Sasaran Sistem (Objective) dan Tujuan (Goals)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat

deterministic. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi

sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai

sasaran atau tujuan yang telah direncakan.

2. Klasifikasi Sistem

Menurut Sutabri (2012:22) “Sistem merupakan bentuk integrasi antara satu

komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda

untuk setiap kasus yang terjadi dalam sistem tersebut”. Oleh karena itu, sistem

dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya :

a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)

Sistem abstrak mmerupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide

yang tidak tampak secara fisik. Misalkan sistem teologi, yaitu sistem yang

12

berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan.

Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem

komputer, sistem akuntansi, dan sistem persediaan barang.

b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human

Made System)

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak

dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia

adalah sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang

disebut human machine system. Misalnya sistem informasi berbasis

komputer.

c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu

(Probabilistic System)

Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang

dapat diprediksi. Sebagai contoh adalah hasil pertadingan sepak bola.

Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat

diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Misalnya kematian

seseorang.

d. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak

terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis

tanpa adanya campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem

tertutup ini ada, tetapi pada kenyataannya tidak ada sistem yang benar-

13

benar tertutup. Contohnya adalah sistem adat masyarakat Baduy.

Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan

terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan

dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang

lainnya. Misalnya sistem musyawarah.

B. Basis Data

Menurut Winarno (2013:117) mendefinisikan bahwa basis data (database)

secara bahasa memiliki arti tempat atau wadah sebuah data. Secara istilah

database yaitu kumpulan informasi yang disimpan didalam komputer secara

sistematik sehingga dapat diambil datanya atau diolah menggunakan suatu

program. Berikut ini merupakan beberapa pengertian database :

1. Database merupakan kumpulan informasi yang disimpan didalam

komputer secara sistematik untuk memperoleh informasi dari basis data

tersebut.

2. Database adalah representasi kumpulan fakta yang saling berhubungan

disimpan secara bersama, untuk berbagai kebutuhan.

3. Database adalah sekumpulan informasi yang saling berkaitan pada suatu

subjek untuk tujuan tertentu.

4. Database adalah susunan record data dari suatu organisasi atau perusahaan,

yang diatur dan disimpan secara terintegrasi menggunakan metode tertentu

sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh

para pengguna.

14

Dengan memahami definisi diatas maka istilah basis data atau database

adalah kumpulan dari data-data yang membentuk suatu berkas (file) yang saling

berhubungan (relation) dengan tatacara yang tertentu untuk membentuk data baru

atau informasi, atau basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang

saling berhubungan (relation) antara satu dengan yang lainnya yang

diorganisasikan berdasarkan skema atau struktur tertentu. Pada komputer, basis

data disimpan dalam perangkat hardware penyimpan dan dengan software tertentu

dimanipulasi untuk kepentingan atau kegunaan tertentu. Hubungan atau relasi data

biasanya ditunjukan dengan kunci (key) dari tiap file yang ada, sehingga proses

penambahan, pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah

dan terkontrol.

C. Model Pengembangan Perangkat Lunak

Metode yang digunakan pada pada pengembangan perangkat lunak ini

menggunakan model Waterfall (Shalahuddin dan Rosa, 2013 : 19) yang terbagi

menjadi lima tahapan, yaitu:

1. Analisa kebutuhan perangkat lunak

Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk

mespesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami

perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi

kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk didokumentasikan.

15

2. Desain

Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus

pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data,

arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka, dan prosedur

pengodean. Tahap ini mentranslasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap

analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplementasikan

menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang

dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan.

3. Pembuatan kode program

Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak.

Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang

telah dibuat pada tahap desain.

4. Pengujian

Pengujian fokus pada perangkat lunak secara segi logika dan

fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini

dilakukan untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan

keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan.

5. Pendukung (support) atau pemeliharaan (maintenance)

tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami

perubahan ketika sudah dikirimkan ke user. Perubahan bisa terjadi karena

adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau

perangkat lunak harus beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap

16

pendukung atau pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan

mulai dari tahap analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak baru

2.2.Teori Pendukung

A. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)

1. Konsep Dasar

Menurut Rosa dan Shalahuddin (2013:69), “Data Flow Diagram (DFD) atau

dalam bahasa Indonesia menjadi Diagram Alir Data (DAD) adalah representasi

grafik yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi informasi yang

diaplikasikan sebagai data yang mengalur dari masukan (input) dan keluaran

(output)”.

DFD dapat digunakan untuk mempresentasikan sebuah sistem atau perangkat

lunak pada beberapa level abstraksi. DFD dapat dibagi menjadi beberapa level

yang lebih detail untuk merepresentasikan aliran informasi atau fungsi yang lebih

detail. DFD menyediakan mekanisme untuk permodelan fungsional ataupun

permodelan aliran informasi. Oleh karena itu, DFD lebih sesuai digunakan untuk

memodelkan fungsi-fungsi perangkat lunak yang akan diimplementasikan

menggunakan pemrograman terstruktur karena pemrograman terstruktur

membagi-bagi bagiannya dengan fungsi-fungsi dan prosedur-prosedur.

17

2. Simbol-simbol yang digunakan

Simbol-simbol yang digunakan pada diagram alir data adalah sebagai berikut :

a. Lingkungan Luar (External Entity)

Digunakan untuk menggambarkan suatu entitas eksternal (bagian lain,

sebuah perusahaan, seseorang atau sebuah mesin) yang dapat mengirim

data atau menerima data dari system.

b. Alir Data (Data Flow)

Perpindahan data dari satu titik ke titik yang lain, dengan kepala tanda

panah mengarah ke tujuan data.

c. Proses (Process)

Digunakan untuk melanjutkan adanya proses transformasi. Proses – proses

tersebutselalu menunjukan suatu perubahan dalam didalam atau perubahan

data, jadi aliran data yang meninggalkan suatu proses selalu diberi label

yang berbeda dari aliran data yang masuk.

d. Simpanan Data (Data Store)

Menunjukan penyimpanan data. Simbol penyimpanan data menunjukan

tempat penyimpanan untuk data-data yang memungkinkan penambahan

dan perolehan data.

18

3. Aturan Main

Bentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan berlaku dalam

penggunaan data flow diagram untuk membuat model sistem adalah sebagai

berikut :

a. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara satu

external entity dengan external entity lainnya secara langsung.

b. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store yang

satu dengan data store yang lainnya secara langsung.

c. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store

dengan external entity secara langsung.

d. Setiap proses harus ada memiliki data flow yang masuk dan keluar.

4. Langkah-langkah mengembangkan DAD

Diagram alir data dapat digambarkan secara sistematis. Langkah-langkah

yang dilakukan untuk melengkapi diagram alir data supaya berhasil yaitu sebagai

berikut :

a. Membuat sebuah daftar tentang kegiatan-kegiatan bisnis dan digunakan

untuk menentukan berbagai macam :

1) Entitas eksternal

2) Aliran data

3) Proses-proses

19

4) Penyimpanan data

b. Menciptakan sebuah diagram yang menunjukan entitas-entitas eksternal

dan aliran data menuju dan dari system. Tidak menunjukan setiap proses

atau penyimpanan data yang mendetail.

c. Menggambar diagram nol, level berikutnya. Menunjukan proses-proses,

namun menjaganya tetap umum. Menunjukan penyimpanan data-

penyimpanan data pada level ini.

d. Menciptakan sebuah diagram anak untuk setiap proses dalam diagram nol.

e. Mengecek kesalahan dan memastikan label-label yang anda tetapkan untuk

setiap proses dan aliran data yang mengandung arti.

f. Mengembangkan suatu diagram aliran data fisik dari diagram alir data

logika. Membedakan antara proses manual dengan proses otomatis,

menggambarkan file-file aktual dan dilaporkan menurut nama, dan

menambahkan kontrol-kontrol untuk menunjukan kapan proses-proses

tersebut selesai atau kapan muncul kesalahan.

g. Membagi diagram alir data fisik dengan memisahkan atau

mengelompokan bagian-bagian dari diagram agar bisa menfasilitasi

pemrograman dan implementasi.

5. Tahapan Proses Pembuatan

Langkah-langkah di dalam membuat data flow diagram dibagi menjadi 3

(tiga) tahap atau tingkat kontruksi DFD, yaitu sebagai berikut :

20

a. Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang

akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut digunakan untuk

menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem

yang ada.

b. Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada

didalam diagram konteks, yang penjabarannya lebih terperinci.

c. Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail

lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.

6. Kamus Data (Data Dictionary)

a. Konsep Dasar

Menurut Rosa dan Shalahuddin (2013:73), “Kamus Data adalah kumpulan

daftar elemen data yang mengalir pada sistem perangkat lunak sehingga

masukan (input) dan keluaran (output) dapat dipahami secara umum

(memiliki standar cara penulisan)”. Kamus data dalam implementasi

program dapat menjadi parameter masukan atau keluaran dari sebuah

fungsi atau prosedur.

21

b. Hal yang harus dimuat dalam Kamus Data

Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data

yang dicatat, maka data harus memuat hal-hal sebagai berikut :

1) Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di

data flow diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus

data, sehingga mereka yang membaca data flow diagram dan

memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di

data flow diagram dapat langsung mencarinya dengan mudah di

kamus data.

2) Alias

Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama

mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang

satu dengan yang lainnya.

3) Tipe Data atau Bentuk Data

Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam

bentuk dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan

komputer, laporan terarah, tampilan layar dimonitor, variabel,

parameter dan field-field adalah bentuk data dari arus data yang

mengalir yang perlu dicatat di kamus data.

22

4) Arus Data

Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan

menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya

memudahkan mencari arus data didalam data flow diagram.

5) Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang

dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan

keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

6) Periode

Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini

perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk

mendefinisikan kapan input data harus dimasukan kedalam sistem,

kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan

harus dihasilkan.

7) Volume

Volume yang perlu dicatat didalam kamus data adalah tentang volume

rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata

menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode

tertentu, sedangkan volume puncak menunjukan yang terbanyak.

23

8) Struktur Data

Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data

yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.

7. Notasi Tipe Data

Notasi tipe data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna

dari simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut :

Tabel II.1

Notasi tipe data

Simbol Arti

X Setiap karakter

9 Angka numeric

A Karakter alphabet

Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong

. Titik, sebagai pemisah ribuan

, Koma, sebagai pemisah pecahan

- Hypen, sebagai tanda penghubung

/ Slash, sebagai tanda pembagi

sumber : kendall & kendall (2010:344)

8. Notasi Struktur Data

Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item

data, sehingga prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan

menyebut nama dari item-item datanya. Juga masih diperlukan informasi

lainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau

24

hanya bersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Maka digunakan notasi-notasi

sebagai berikut :

Tabel II.2

Notasi Struktur data

Simbol Arti

= Terdiri dari

+ And (dan)

() Pilihan (boleh Ya atau Tidak)

{} Iterasi (pengulangan proses)

[] Pilih salah satu pilihan

| Pemisah pilihan didalam tanda [ ]

* Keterangan atau catatan

@ Petunjuk (key field)

sumber : kendall & kendall (2010:338)

9. Kunci Elemen Data (KEY)

Menurut Ladjamudin (2013:138) “Key adalah elemen record yang dipakai

untuk menemukan record tersebut pada waktu akses, atau bisa juga digunakan

untuk mengidentifikasi setiap entity atau record atau baris”.

Adapun jenis-jenis key yang digunakan :

a. Candidate key

Satu atribut atau dengan jumlah atribut minimal, disebut dengan candidate

key. Candidate key tidak boleh berisi atribut dari table yang lain.

25

b. Primary key

Salah satu atribut dari candidate key dapat dipilih atau ditentukan menjadi

primary key dengan tiga kriteria sebagai berikut :

1) Key tersebut lebih natural untuk digunakan sebagai acuan.

2) Key tersebut lebih sederhana.

3) Key tersebut terjamin keunikannya.

c. Alternate key

Setiap atribut dari candidate key yang tidak terpilih menjadi primary key,

maka atribut-atribut tersebut dinamakan alternate key.

d. Foreign key

Foreign key merupakan sembarang atribut yang menunjukan kepada

primary key pada table lain. Foreign key akan terjadi pada suatu relasi

yang memiliki kardinalitas one to many (satu ke banyak) atau many to

many (banyak ke banyak). Foreign key biasanya diletakan pada tabel atau

relasi yang mengarah ke banyak.

B. Entity Relationship Diagram

Menurut Ladjamudin (2013:142) “ERD adalah suatu model jaringan yang

menggunakan susunan data yang disimpan dalam system secara abstrak”.

Diagram hubungan entitas atau yang lebih dikenal dengan E-R Diagram,

adalah notasi grafik dari sebuah model data atau sebuah model jaringan yang

menjelaskan tentang data yang tersimpan (storage data) dalam sistem secara

26

abstrak. Diagram hubungan entitas tidak menyatakan bagaimana manfaat data,

membuat data, mengubah data dan menghapus data.

1. Komponen-komponen ERD

a. Entity

Pada E-R Diagram, entity digambarkan dengan sebuah bentuk

persegi panjang. Entity adalah sesuatu apa saja yang ada didalam

sistem, nyata maupun abstrak dimana data tersimpan atau dimana

terdapat data. Entitas diberi nama dengan kata benda dan dapat

dikelompokan dalam empat jenis nama, yaitu orang, benda, lokasi,

kejadian (terdapat unsure waktu di dalamnya).

b. Relationship

Pada E-R Diagram Relationship dapat digambarkan dengan sebuah

bentuk belah ketupat. Relationship adalah hubungan alamiah yang

terjadi antara entitas. Pada umumnya penghubung (Relationship) diberi

nama dengan kata kerja dasar, sehingga memudahkan untuk melakukan

pembacaan relasinya (bias dengan kalimat aktif atau kalimat pasif).

c. Relationship Degree

Relationship Degree atau Derajat Relationship adalah jumlah

entitas yang berpartisipasi dalam satu relasi. Derajat relationship yang

sering dipakai didalam ERD.

1) Unary Relatinship

Unary Relatinship adalah model relationship yang terjadi diantara

entitas yang berasal dari entitas set yang sama. Sering juga disebut

sebagai Recursive Relationship atau Reflective Relationship.

27

2) Binary Relationship

Binary Relationship adalah model relationship antara instance -

instance dari suatu tipe entitas (dua entitas yang berasal dari entitas

yang sama). Relationship ini paling umum digunakan dalam

pembuatan model data.

3) Ternary Relationship

Temary Relationship merupakan relationship antara instance –

instance dari tigas tipe entitas secara sepihak.

d. Atribut

Secara umum atribut adalah sifat atau karakteristik dari tiap entitas

maupun tiap relationship. Maksudnya, atribut adalah sesuatu yang

menjelaskan apa sebenarnya yang dimaksud entitas maupun

relationship, sehingga sering dikatakan atribut adalah elemen dari

setiap entitas dan relationship.

e. Kardinalitas (Cardinality)

Kardinalitas relasi menunjukan jumlah maksimum tupel yang

dapat berelasi dengan entitas yang lain. Terdapat tiga macam

kardinalitas relasi, yaitu :

1) One to One

Tingkat hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian

pada entitas pertama, hanya mempunyai satu hubungan dengan satu

kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya.

28

2) One to Many atau Many to One

Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke

satu tergantung dari arah mana hubungan tersebut dilihat. Untuk

satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak

hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua. Sebaliknya

satu kejadian pada entitas yang kedua hanya dapat mempunyai satu

hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama.

a) One to Many (satu ke banyak)

Yang berarti satu tupel pada entitas A dapat berhubungan

dengan banyak tupelo pada entitas B tetapi tidak sebaliknya,

dimana setiap tupelo pada entitas B berhubungan dengan

paling banyak satu tupel pada entitas A.

b) Many to One (banyak ke satu)

Yang berarti setiap tupel pada entitas A dapat berhubungan

dengan paling banyak satu tupel pada entitas B tetapi tidak

sebaliknya, dimana setiap tupel pada entitas A berhubungan

dengan paling banyak satu tupel pada entitas B.

3) Many to Many

Tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika tiap kejadian pada

sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada

entitas lainnya. Baik dilihat dari sisi entitas pertama, maupun dilihat dari

sisi yang ke dua.

29

2. Notasi (Diagram E-R)

Notasi-notasi simbolik didalam Diagram E-R yang dapat digunakan adalah

sebagai berikut :

a. Persegi panjang, menyatakan himpunan entitas-entitas.

b. Lingkaran/elip, menyatakan atribut (atribut yang berfungsi sebagai

key digaris bawahi).

c. Belah ketupat, menyatakan himpunan relasi atau relasi.

d. Garis, sebagai penghubung antara himpunan rekasi dengan

himpunan entitas dan himpunan entitas dengan atributnya.

e. Kardinalitas relasi dapat dinyatakan dengan banyak garis cabang

atau dengan pemakaian angak (1 dan 1 untuk relasi satu-ke-satu, 1

dan N untuk relasi satu-ke-banyak atau N dan N untuk relasi banyak-

ke-banyak).

3. Transformasi Diagram E-R ke LRS (Logical Record Structure)

Aturan-aturan dalam melakukan transformasi E-R Diagram ke LRS adalah

sebagai berikut :

a. Setiap entitas akan diubah kebentuk sebuah kotak dengan nama entitas

berada diluar kotak dan atribut berada didalam kota.

b. Sebuah relasi kadang disatukan dalam sebuah kotak bersama entitas,

kadang dipisah dalam sebuah kotak tersendiri

30

C. Pengkodean

Menurut kendall (2008a:267) menyimpulkan bahwa “Pengkodean adalah

proses dari meletakkan data yang berarti dua macam atau data yang sulit dipakai

dengan segera, lebih mudah dimasukan digital atau huruf”.

1. Tipe Kode

Menurut Kendall (2008b:273) Menurut jenisnya struktur kode diantaranya

yaitu:

a. Kode Mnemonik (mnemonic code)

Kode mnemonik digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode

mnemonik dibuat dengan dasar singkatan sebagian karakter dari item yang

mewakili kode ini.

b. Kode Urut (sequential code)

Kode urut disebut juga kode seri merupakan kode yang nilai urut

antara suatu kode dengan kode berikutnya.

c. Kode Blok (blok code)

Kode blok mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu

yang mencerminkan suatu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian

maksimum yang diharapkan.

d. Kode Grup (group code)

Kode grup merupakan kode yang berdasarkan field-filed dan tiap-tiap

field mempunyai arti.

31

e. Kode Desimal (decimal code)

Kode desimal mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka

desimal dimulai dari angka 0 sampai 9 atau dari 00 sampai 99 tergantung

banyaknya kelompok.

2. Pedoman Umum Pengkodean

Menurut Kendall (2008c:275) Pedoman umum pengkodean diantaranya

yaitu:

a. Meringkas

Kode seharusnya diringkas. Kode yang terlalu panjang berarti banyak

tombol dan akibatnya banyak kesalahan. Kode panjang juga berarti

bahwa penyimpanan informasi dalam basisdata akan memerlukan

banyak memori.

b. Menjaga Kode tidak Berubah

Kestabilan berarti bahwa identifikasi kode untuk pelanggan

seharusnya tidak berubah setiap kali data diterima.

c. Memastikan Bahwa Kode adalah Unik

Bagi kode supaya bekerja, harus unik perhatikan bahwa semua kode

yang digunkan dalam sistem dan memastikan bahwa tidak

menggunakan nomor atau nama kode sama untuk item-item yang

sama. Nomor dan nama kode merupakan bagian yang sangat penting

dari masukan dalam kamus data.

d. Membiarkan Kode dapt Diurut

Memanipulasi data dengan bermanfaat, kode harus dapat diurut.

32

e. Menghindari Kode yang Buat Kekacauan

Menghindari penggunaan karakteristik kode yang terlihat atau

terdengar serupa.

f. Menjaga Kode yang Seragam

Kode perlu untuk mengikuti bentuk banyak format sepanjang waktu.

g. Memperbolehkan Modifikasi Kode

Sistem pengkodean seharusnya mampu mencakup perubahan.

h. Membuat Kode Berarti

Kode yang berarti lebih mudah dimengerti, bekerja dengannya dan

dipanggil.

i. Menggunakan Kode-kode bisa digunakan.

D. HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output)

Menurut Ladjamudin (2013:211) HIPO merupakan teknik untuk

mendokumentasikan sistem pemrograman. HIPO dikembangkan oleh personel

IBM yang percaya bahwa dokumentasi sistem pemrograman yang dibentuk

dengan menekankan pada fungsi-fungsi sistem akan mempercepat pencarian

prosedur yang akan dimodifikasi, karena HIPO menyediakan fasilitas lokal dalam

bentuk kode dari tiap prosedur dalam suatu sistem.

HIPO dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan dari macam-macam

pemakai yang menggunakan dokumentasi untuk tujuan-tujuan yang berbeda,

antara lain sebagai berikut :

33

1. Seorang manajer dapat menggunakan dokumentasi HIPO untuk

memperoleh gambaran umum sistem.

2. Seorang Programmer aplikasi dapat menggunakan dokumentasi HIPO

untuk menentukan fungsi-fungsi program.

3. Seorang programmer pemeliharaan dapat menggunakan dokumentasi

HIPO untuk mencari fungsi-fungsi yang akan dimodifikasi dengan

cepat.

1. Jenis-jenis Diagram HIPO

Paket HIPO terdiri dari tigas jenis diagram, yaitu diagram daftar isi visual

(Visual Table Of Content – VTOC), diagram ringkas (overview diagram), dan

diagram rinci (detail diagram).

a. Diagram Isi Visual (DIV)

DIV merupakan diagram pertama dari HIPO yang terdiri dari satu atau

lebih diagram hierarki. Diagram ini berisikan nama dan nomor identifikasi

dari semua program HIPO untuk diagram ringkas dan rinci secara terstruktur.

b. Diagram Ringkas

Diagram ringkas ini merupakan diagram kedua dari paket HIPO yang

menjelaskan fungsi dan referensi utama yang diperlukan dalam program detail

untuk memperluas fungsi sehingga cukup rinci.

34

c. Diagram Rinci

Diagram rinci HIPO berisikan elemen-elemen dasar sistem, menerangkan

fungsi-fungsi khusus, menampilkan item-item input dan output secara rinci,

dan memberikan referensi terhadap diagram HIPO yang lain seperti flow chart

dan tabel keputusan dari logika yang rumit.

35

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Kantor desa adalah instansi pemerintah yang bergerak dibidang pelayanan

umum kemasyarakatan, dengan perkembangan teknologi dan kemajuan zaman

menuntut instansi kantor desa untuk melakukan perbaikan-perbaikan dalam

meningkatkan mutu dan pelayanan serta manajemen. Setiap kantor desa didukung

oleh karyawan yang masih standar khususnya untuk pelayanan umum. Seluruh

kegiatan dikerjakan masih secara manual sehingga membutuhkan waktu dan

cenderung banyak terjadi kesalahan dalam proses pelayanan masyarakat pada

umumnya serta tidak terorganisirnya data-data masyarakat yang ditangani secara

optimal.

Kantor desa adalah pusat pelayanan umum kemasyarakatan peduli terhadap

kepuasan masyarakat adalah sikap mental yang dituntut kepada setiap karyawan

kantor desa. Sikap mental seperti ini bukanlah bawaan sejak lahir, tetapi harus

dbentuk melalui program pendidikan, latihan dan bimbingan karyawannya secara

optimal agar memiliki sikap mental senang melayani masyarakat pada umumnya.

Apabila kita renungkan dalam-dalam, kantor desa tidak ada artinya tanpa masyarakat.

Masyarakat mempunyai banyak pilihan, hasil penelitian di luar negeri menunjukan

bahwa masyarakat yang tidak terlalu puas akan menceritakan ketidakpuasannya

kepada lebih kurang sepuluh temannya.

36

Masyarakat yang hanya puas biasanya bungkam, kecuali kalau ditanya oleh

seseorang, sedangkan kalau masyarakat yang sangat terpuaskan (“Delighted

customer”) akan menceritakan kepuasannya lebih kurang kepada seluruh orang

teman-temannya. Jelas kiranya ini merupakan tujuan dari kantor desa yang ada di

Indonesia yang belum terealisasi sampai saaat ini.

3.1.1. Sejarah Intitusi/Perusahaan

Kantor Desa Tanjungsari merupakan salah satu kantor desa yang berada pada

wilayah Kecamatan Kutowinangun Kabupaten Kebumen dengan luas wilayah ±

207,44 Ha, dengan batas wilayah:

1. Sebelah Utara : Desa Karangsari

2. Sebelah Timur : Desa Babadsari

3. Sebelah Selatan : Desa Lundong

4. Sebelah Barat : Desa Kaliputih

Kantor Desa Tanjungsari terbagi menjadi 4 Rukun Warga (RW) dan 20 Rukun

Tetangga (RT) dengan 5 Dusun (Karang Sambung, Karang Cingkrang, Kragilan,

Sabrang Balong, dan Watu Tumpang) penduduk sampai akhir bulan Desember 2015

tercatat 2.962 jiwa dari 880 kepala keluarga.

Berikut adalah Visi dan Misi Kantor Desa Tanjungsari :

37

a. Visi

Terwujudnya masyarakat yang mandiri, maju, mapan, dan bermatabat

berdasarkan Pancasila dan Undang-undang dasar tahun 1945.

b. Misi

Misi merupakan penjabaran lebih lanjut dari pernyatan visi oraganisasi dalam

kaitannya dengan pencapaian visi itu sendiri. Adapun yang menjadi misi

Kantor Desa Tanjungsari adalah :

1. Meningkatkan sumber daya manusia bagi aparatur pemerintah desa dalam

rangka menjalankan pemerintahan sesuai dengan undang-undang dan

sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing.

2. Meningkatkan kwalitas pelayanan publik dibidang eksosbud, kesehatan,

pendidikan dan kepemudaan.

3. Meningkatkan dan menjaga harmonisasi antar pemerintahan dengan

masyarakat sehingga tercipta sebuah komunikasi yang aktif dalam rangka

menentukan segala kebijakan maupun keputusan serta menumbuh

kembangkan rasa saling asah, asih, dan asuh dalam rangka terwujudnya

stabilitas pemerintahan desa.

38

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi merupakan syarat mutlak yang harus ada untuk

menjalankan suatu badan usaha, juga untuk mengetahui tugas dan tanggung jawab

masing-masing anggota supaya tidak ada tugas berganda. Adapun uraian tugas dan

fungsi masing-masing dalam struktur organisasi dari Kantor Desa Tanjungsari adalah

sebagai berikut :

STRUKTUR ORGANISASI PEMERINTAH KANTOR DESA

TANJUNGSARI

Sumber : Kantor Desa Tanjungsari

Gambar III.1.

Struktur Organisasi Kantor Desa Tanjungsari

39

FUNGSI :

1. BPD

a. Menetapkan peraturan desa bersama dengan kepala desa.

b. Menampung dan menyalurkan aspirasi masyarakat.

2. Kepala Desa

a. Memimpin penyelenggaraan pemerintahan desa berdasarkan kebijakan

yang ditetapkan bersama BPD.

b. Mengajukan rancangan peraturan desa.

c. Menetapkan peraturan desa yang telah mendapatkan persetujuan bersama

BPD.

d. Menyusun dan mengajukan rancangan peraturan desa mengenai APB desa

untuk dibahas dan ditetapkan bersama BPD.

e. Membina kehidupan masyarakat desa.

f. Membina perekonomian desa.

g. Mengkoordinasikan pembangunan desa secara partisipatif.

h. Mewakili desa di dalam dan di luar pengadilan serta dapat menunjuk

kuasa hukum untuk mewakilinya sesuai dengan peraturan perundang-

undangan.

i. Melaksanakan wewenang lain sesuai dengan peraturan perundang-

undangan.

40

3. Sekretaris Desa

a. Sebagai pelaksana bagian surat menyurat, arsip, serta laporan.

b. Melaksanakan urusan administrasi keuangan.

c. Melaksanakan administrasi pemerintahan desa, pembangunan, dan

kemasyarakatan.

d. Melaksanakan fungsi serta tugas kepala desa apabila kepala desa sedang

berhalangan.

e. Melaksanakan urusan perlengkapan serta kerumahtanggana desa.

f. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi kepala desa.

4. Kepala Urusan Pemerintahan

a. Sebagai pelaksana kegiatan pemerintahan desa.

b. Sebagai pelaksana kegiatan dalam bidang ketentraman serta ketertiban

masyarakat.

c. Sebagai pelaksana tugas-tugas pemerintahan yang dilimpahkan oleh

kepala desa.

d. Sebagai pelaksana kegiatan perencanaan pemerintahan desa.

5. Kepala Urusan Pembangunan

a. Sebagai pelaksana kegiatan perencanaan pembangunan di desa.

b. Sebagai pelaksana kegiatan dalam upaya pembinaan perekonomian desa

serta melakukan inventarisasi potensi-potensi yang ada di desa.

41

6. Kepala Urusan Keuangan

a. Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan Desa.

b. Persiapan bahan penyusunan APB Desa.

c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Desa.

7. Kepala Urusan Umun

a. Pelaksanaan, pengendalian dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar

serta pengendalian tata kearsipan.

b. Pelaksanaan pendataan inventarisasi kekayaan Desa.

c. Melaksanakan pengelolaan administrasi umum.

d. Pelaksanaan penyediaan, penyimpanan dan pendistribusian alat tulis

kantor serta pemeliharaan dan perbaikan peralatan kantor.

e. Mengelola administrasi data perangkat Desa.

f. Membuat persiapan bahan-bahan laporan.

g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Desa.

8. Kepala Urusan Kemasyarakatan

a. Penyiapan bahan untuk pelaksanaan program kegiatan keagamaan.

42

b. Penyiapan dan pelaksanaan program perkembangan kehidupan beragama.

c. Penyiapan bahan dan pelaksanaan program, pemberdayaan masyarakat

dan sosial kemasyarakatan.

d. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan Kepala Desa.

9. Kepala Dusun

a. Sebagai pelaksana kegiatan pemerintahan, ketentraman dan ketertiban,

pembangunan, serta kemasyarakatan di wilayah kerjanya

b. Sebagai pelaksana peraturan desa di wilayah kerjanya

c. Sebagai pelaksana kebijakan desa

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Berikut ini akan dijelaskan prosedur pelayanan surat menyuratnya pada Kantor

Desa Tanjungsari mulai dari proses awal hingga proses akhir pembuatan laporan.

1. Proses penerimaan berkas pemohon

Pemohon mendatangi kantor desa untuk menemui bagian pelayanan

(perangkat jaga) dengan membawa berkas-berkas bila diperlukan seperti surat

pengantar RT/RW, copy KTP yang bersangkutan untuk pembuatan surat yang

dibutuhkan oleh pemohon, apabila telah lengkap pemohon harus mengisi

43

buku jurnal yang telah disediakan oleh bagian pelayanan (perangkat jaga)

untuk arsip pada kantor desa.

2. Proses pembuatan surat untuk pemohon

Setelah melakukan pengisian buku jurnal, bagian pelayanan pendaftaran

(perangkat jaga) menyerahkan berkas pada KAUR UMUM untuk melakukan

proses selanjutnya yaitu pembuatan surat untuk pemohon yang dibutuhkan.

Setelah pembuatan surat selesai lalu diserahkan kembali kepada pemohon

untuk melanjutkan proses pemeriksaan.

3. Proses pemeriksaan surat oleh sekretaris desa (SEKDES)

Pada proses ini dilakukan pemeriksaan surat yang telah dibuat untuk

pemohon. Dengan memeriksa apakah data pemohon didalam surat itu telah

benar dengan berkas data-data pemohon yang telah dibawa dan memeriksa

apakah pembuatan surat telah benar dengan ketentuan yang ada dan ditanda

tangani oleh SEKDES, selanjutkan SEKDES akan menyerahkannya kepada

Kepala Desa untuk proses pengesahan, selain itu SEKDES juga membuat

laporan bulanan atau tahunan untuk diserahkan kepada Kepala Desa.

4. Proses pengesahan oleh Kepala Desa

Pada proses ini Kepala Desa mengesahkan surat yang telah dibuat oleh

KAUR UMUM yang telah diperiksa dan ditanda tangani oleh SEKDES untuk

selanjutnya diserahkan kembali kepada pemohon.

44

3.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

a. Diagram Konteks Sistem Berjalan

Gambar III.2.

Diagram Konteks Sistem Berjalan

Keterangan :

Surat pengantar : Surat pengantar RT/RW

Copy KTP : Copy Kartu Tanda Penduduk

Isi jurnal : Buku jurnal Kantor Desa

45

b. Diagram Nol Sistem Berjalan

Gambar III.3.

Diagram Nol Sistem Berjalan

Keterangan :




Arsip KD : Arsip Kantor Desa

46

Surat Acc : surat yang telah disetujui.

Acc Surat : surat yang harus disetujui.

Surat keterangan : 1.Surat kematian

2. Surat pindah

3. Surat kelahiran

4. Surat usaha

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan merupakan proses awal dari kegiatan pelayanan surat

menyurat pada Kantor Desa Tanjungsari. Adapun bentuk dokumen masukan tersebut

adalah sebagai berikut :

1. Copy Kartu Tanda Penduduk

Nama Dokumen : Kartu Tanda Penduduk (KTP)

Fungsi : Untuk mencatat data penduduk

Sumber : Penduduk

Tujuan : Kantor Desa

Frekuensi : Setiap ada permohonan pembuatan

Media : Kerta cetakan

Jumlah rangkap : 1 (satu) lembar

47

Bentuk : Lihat Lampiran A.1

2. Surat Pengantar RT/RW

Nama Dokumen : Surat Pengantar RT/RW

Fungsi : Sebagai pengantar dan bukti adanya

permohonan pembuatan surat

Sumber : Pemohon


Frekuensi : Setiap terjadi permohonan pembuatan surat

(bila diperlukan)

Media : Kertas



3. Buku Jurnal

Nama Dokumen : Arsip KD

Fungsi : Sebagai bukti adanya pemohon pembuatan

surat

Sumber : Kantor Desa

48



Media : Buku jurnal

Jumlah rangkap : -


3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Adapun bentuk dokumen keluaran surat-menyurat adalah sebagai berikut:

1. Surat Kematian

Nama Dokumen : Surat kematian

Fungsi : Untuk dokumen keterangan kematian


Tujuan : Penduduk

Frekuensi : Setiap terjadi kematian

Media : Kertas cetakan

Jumlah rangkap : 4 (empat) lembar

Bentuk lampiran : Lihat lampiran B.1

49

2. Surat Pindah Domisili

Nama Dokumen : Surat Pindah Domisili

Fungsi : Untuk dokumen keterangan pindah domisili


Tujuan : Penduduk

Frekuensi : Setiap terjadi permohonan pembuatan



Bentuk : Lihat lampiran B.2

3. Surat Kelahiran

Nama Dokumen : Surat kelahiran

Fungsi : Untuk dokumen keterangan kelahiran


Tujuan : Penduduk

Frekuensi : Setiap terjadinya kelahiran



50

Bentuk : Lihat Lampiran B.3

4. Surat Keterangan Usaha

Nama Dokumen : Surat Keterangan Usaha

Fungsi : Untuk dokumen kepemilikan usaha


Tujuan : Penduduk


Media : Kertass cetakan



3.5. Permasalahan Pokok

Dari hasil penelitian yang penulis lakukan dari bagian pelayanan surat menyurat

Kantor Desa Tanjungsari dalam mengelola pelayanannya, penulis melihat adanya

kelemahan sistem tersebut. Adapun kelemahannya adalah sebagai beriut :

1. Pada proses pertama atau proses penerimaan berkas, petugas bagian

pelayanan masih dipegang oleh satu atau dua orang saja, sehingga

pelayanannya menjadi lamban dan sering terjadi antrean.

51

2. Pada proses rekap data masih menggunakan Microsoft excel sehingga kurang

efektif dan efisien.

3. Belum tersedianya alat pencetakan ditiap-tiap kantor desa sehingga

pencetakan masih dilakukan oleh Kantor Kecamatan dan proses pencetakan

lambat sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk penduduk

mendapatkan surat yang dibutuhkan.

4. Pada proses pembuatan laporan masih menggunakan Microsoft excel

sehingga kurang efektif dan efisien.

3.6. Pemecahan Masalah

Setelah penulis mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh pihak Kantor

Desa Tanjungsari dalam hal pengolahan sistem pelayanan surat menyurat, maka

untuk mengatasi permasalahan diatas yaitu dengan cara :

1. Memanfaatkan sarana pendukung yang ada dari segi perangkat lunak,

perangkat keras, dan pengolah datanya. Dengan kata lain proses penerimaan

berkas dilakukan dengan cara sistem yang terkomputerisasi dengan

menggunakan program komputer yang telah dirancang sesuai dengan sistem

dan cara kerja pada Kantor Desa Tanjungsari sehingga tidak membuat

penduduk menunggu terlalu lama.

52

2. Proses penginputan data menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi

sehingga proses penginputan dapat dilakukan dengan cepat dan tidak menyita

waktu.

3. Disediakan aplikasi atau program yang sudah terkomputerisasi, sehingga

proses pelayanan surat menyurat bisa langsung dibuat di Kantor Desa

Tanjungsari tanpa harus ke Kantor Kecamatan.

4. Sudah disediakan fasilitas aplikasi untuk merekap laporan pelayanan surat

menyurat agar efektif dan efisien.

53

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1 Umum

Sejalan dengan perkembangan teknologi maka diperlukan pengolah data

yang lebih efektif dan efisien agar dapat mengurangi human error yang dapat

terjadi akibat sistem yang masih dijalankan dengan manual. Sehingga alat

pengolah data memegang peranan yang sangat penting untuk dapat menghasilkan

data yang akurat.

Dengan sistem pengolahan data yang dipakai sekarang ini, diperlukan

keterampilan dan kemampuan yang lebih besar, cepat serta tepat untuk

memproses dan menyelesaikan suatu permasalahan yang ada. Maka

diperlukannya penggunaan mesin komputer yang telah berbasis komputerisasi

sebagai alat pengolah data yang dapat menyelesaikan pekerjaan dengan tepat dan

cepat.

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan terhadap sistem yang

berjalan, maka perlu diadakannya perubahan pada sistem yang lama yaitu dengan

cara merancang sistem yang lebih baik untuk mempermudah dan

memyempurnakan proses kerja sistem pelayanan surat-menyurat ini. Dalam

sistem usulan ini hanya mengalami sedikit perubahan, tidak hanya berisikan

tentang pengembangan pada sistem lama yang masih menggunakan sistem manual

ke sistem yang baru yang sudah terkomputerisasi. Dalam sistem ini diharapkan

54

dapat mengatasi masalah yang timbul dalam instasi ini untuk mencapai tujuan

yang diinginkan, yaitu menyajikan informasi yang akurat, tepat waktu dan

relevan.

4.2 Prosedur Sistem Usulan

Berikut ini akan dijelaskan prosedur usulan untuk sistem pelayanan surat-

menyurat Kantor Desa Tanjungsari.

1. Proses penerimaan berkas pemohon

Pemohon mendatangi kantor desa untuk menemui bagian pelayanan

(perangkat jaga) dengan membawa berkas-berkas bila diperlukan seperti

surat pengantar RT/RW, copy KTP yang bersangkutan untuk pembuatan

surat yang dibutuhkan oleh pemohon, apabila telah lengkap pemohon

harus mengisi buku jurnal yang telah disediakan oleh bagian pelayanan

(perangkat jaga) untuk arsip pada kantor desa.

2. Proses penginputan dan pembuatan surat oleh KAUR UMUM

Setelah pengisian buku jurnal dan berkas pemohon telah benar diserahkan

kepada KAUR UMUM, KAUR UMUM melakukan penginputan data

pemohon untuk disimpan dalam file PSM dan pembuatan surat untuk

pemohon dengan mengambil data yang sudah ada dari file master data

penduduk.

55

3. Proses pemeriksaan surat dan pengesahan oleh SEKDES

Setelah surat telah selesai dibuat oleh KAUR UMUM lalu diserahkan

kepada SEKDES untuk diperiksa apakah surat yang telah dibuat dengan

benar dengan data pemohon yang sudah ada lalu ditanda tangani SEKDES

untuk selanjutnya diserahkan kepada Kepala Desa untuk ditanda tangani

dan diserahkan kembali kepada pemohon.

4. Proses pembuatan laporan surat menyurat

Pada bagian pembuatan laporan berdasarkan file PSM dan arsip KD yang

sebelumnya akan diperiksa oleh SEKDES untuk diserahkan setiap bulanan

ataupun tahunan kepada Kepala Desa saat dibutuhkan untuk laporan

Kecamatan.

56

4.3 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

a. Diagram Konteks Sistem Usulan

Gambar IV.1.

Diagram Konteks Sistem Usulan

Keterangan :





Laporan PSM : Laporan Pembuatan Surat Menyurat

57

b. Diagram Nol Sistem Usulan

Gambar IV.2.

Diagram Nol Sistem Usulan

Keterangan :





Data PSM : Data Pembuatan Surat Menyurat

Laporan PSM : Laporan Pembuatan Surat Menyurat

Surat Acc : Surat pemohon yang telah disetujui

58

Acc surat : surat yang harus disetujui

Ttd surat : penanda tangan surat pemohon

Surat keterangan : 1.Surat kematian

2. Surat pindah

3. Surat kelahiran

4. Surat usaha

4.4 Kamus Data Sistem Usulan

Kamus data adalah daftar fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari

suatu sistem informasi. Berikut ini adalah kamus data yang ada pada sistem

usulan, yaitu :

a. Kamus Data Dokumen Masukan

1. Copy Kartu Tanda Penduduk (KTP)

Nama Arus Data : Copy Kartu Tanda Penduduk (KTP)

Alias : KTP

Arus Data : Penduduk – Proses 1.0

Proses 1.0 – File Master Data Penduduk

Penjelasan : Untuk mencatat data warga

Periode : Setiap terjadi pembuatan surat

Volume : Setiap adanya pembuatan surat

Struktur Data Header + isi

59

Heade =: Nama_Propinsi + Nama_Kota + NIK

NIK = terdiri dari 16 digit

Isi = 1{Nama + TTL + jns_kelamin + Alamat + Agama

+ Status_perkawinan + Perkerjaan +

kewarganegaraan + Berlaku hingga + foto +

nama_kota + tg; + tanda_tangan.

2. Surat pengantar RT/RW

Nama Arus Data : Surat pengantar RT/RW

Alias : Surat pengantar

Bentuk data : cetakan manual

Arus Data : Penduduk – proses 1.0

Proses 1.0

Penjelasan : Untuk mencatat data warga (bila

diperlukan)

periode : Setiap terjadinya pembuatan surat (jika

diperlukan)


Struktur data Header + Isi + Footer

60

Header =Logo + Kop Instansi + Judul surat + No surat

No_surat =terdiri dari 9 digit

Isi =1{ Nama + TTl + Jenis kelamin +

Kewarganegaraan + Agama + Status_kawin

+ Pekerjaan + tempat tinggal + No KTP +

No KK + Maksud_tujuan }1

Jns_kelamin =[Laki-laki | Perempuan]

Status_kawin =[Belum kawin | Kawin | Janda | Duda]

Fotter =Nomor + Tgl + Validasi I + Validas II

Validasi I =*Validasi RW*

Validasi II =*Validasi RT*

b. Kamus Data Dokumen Keluaran

1. Surat kematian

Nama Arus Data : Surat keterangan kematian

Alias : Surat kematian

Bentuk data : cetakan komputer

Arus Data : Surat – proses 3.0

Proses 3.1 – Surat kematian

61

Penjelasan : Untuk pemohon pembuatan surat

periode : Setiap terjadinya pembuatan surat

Volume : Jika adanya kematian


Header =keterangan + kode wilayah + Judul surat +

No surat


Isi =1{ data keluarga + data jenazah + data ayah

Ibu + data pelapor }1

Data keluarga =nama kepala keluarga + nomor kepala

keluarga

Data jenazah =nik + nama + jenis kelamin + tempat tanggal

lahir + agama + pekerjaan + alamat + anak

nomor + tanggal kematian + waktu + sebab\

kematian + tempat kematian + yang

menerangkan

Data ayah ibu =nik + nama + tempat tanggal lahir +

Pekerjaan + alamat

62

Data pelapor =nik + nama + tempat tanggal lahir +

pekerjaan + alamat

Fotter =Tgl + Validasi I

Validasi =*Validasi Kepala Desa*

2. Surat pindah domisili

Nama Arus Data : Surat keterangan pindah

Alias : Surat pindah



Proses 3.2 – Surat pindah

Penjelasan : Untuk pemohon pembuatan surat

periode : Setiap terjadinya pembuatan surat

Volume : Jika adanya permohonan pindah


Header =logo + kop instansi + Judul surat +

No surat


63

Isi =1{ Data daerah asal + Data kepindahan }1

Data daerah asal =No KK + Nama kepala keluarga +

Alamat + NIK pemohon + Nama

Data kepindahan =alasan pindah + alamat tujuan + jenis

kepindahan + status KK tidak pindah +

status KK pindah + keluarga yang pindah

Fotter =Petugas regristasi + tanggal permohonan +

Validasi I + validasi II

Validasi I =*Validasi Camat*

Validasi II =*Validasi Kepala Desa*

3. Surat kelahiran

Nama Arus Data : Surat keterangan kelahiran

Alias : Surat kelahiran



Proses 3.3 – Surat kelahian

Penjelasan : Untuk mencatat data kelahiran

64

periode : Setiap terjadinya kelahiran



Header =Keterangan + Judul surat + No surat


Isi =1{ Hari kelahiran + Tanggal kelahiran +

tempat + nama + ibu + alamat +

istri dari}1

Fotter = Tgl + Validasi I


4. Surat keterangan usaha

Nama Arus Data : Surat keterangan usaha

Alias : Surat usaha



Proses 3.4 – Surat usaha

Penjelasan : Untuk mencatat keterangan usaha

65

periode : Setiap terjadinya permohonan



Header =Logo + Kop instansi + Judul surat + No surat


Isi =1{nama + alamat + pekerjaan +

Keterangan usaha}1

Fotter = Tgl + Validasi I


5. Laporan PSM

Nama Arus Data : Laporan Pembuatan Surat Menyurat

Alias : Laporan PSM

Bentuk Data : Dokumen cetakan komputer

Arus Data : Proses – 4.0

Penjelasan : Laporan untuk mengetahui data pembuatan

surat menyurat perbulan

Periode : Setiap periode

66

Volume : 1 Halaman

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Logo + Nama organisasi + alamat + judul +

Periode

Periode = Bulan + Tahun

Isi = 1{No + No pengajuan + NIK + Nama +

Tanggal pembuatan}1

Footer = Validasi I

Validasi I = *Validasi Kepala Desa*

4.5 Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

4.5.1 Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan yang digunakan pada sistem usulan adalah :

1. Copy Kartu Tanda Penduduk

Nama Dokumen : Kartu Tanda Penduduk (KTP)

Fungsi : Untuk mencatat data penduduk

Sumber : Penduduk


67

Frekuensi : Setiap ada permohonan pembuatan surat




2. Surat Pengantar RT/RW

Nama Dokumen : Surat Pengantar RT/RW

Fungsi : Sebagai pengantar dan bukti adanya

permohonan pembuatan surat

Sumber : Pemohon



(bila diperlukan)

Media : Kertas



3. Buku Jurnal

Nama Dokumen : Arsip KD

Fungsi : Sebagai bukti adanya pemohon pembuatan

68

surat




Media : Buku jurnal

Jumlah rangkap : -


4.5.2 Bentuk Dokumen Keluaran

Bentuk rancangan dokumen-dokumen keluaran yang digunakan pada

system usulan adalah :

1. Surat Kematian

Nama Dokumen : Surat kematian

Fungsi : Untuk dokumen keterangan kematian


Tujuan : Penduduk

Frekuensi : Setiap terjadi kematian


69

Jumlah rangkap : 4 (empat) lembar

Bentuk lampiran : Lihat lampiran B.1

2. Surat Pindah Domisili

Nama Dokumen : Surat Pindah Domisili

Fungsi : Untuk dokumen keterangan pindah domisili


Tujuan : Penduduk





3. Surat Kelahiran

Nama Dokumen : Surat kelahiran

Fungsi : Untuk dokumen keterangan kelahiran


Tujuan : Penduduk

Frekuensi : Setiap terjadinya kelahiran


70


Bentuk : Lihat Lampiran B.3

4. Surat Keterangan Usaha

Nama Dokumen : Surat Keterangan Usaha

Fungsi : Untuk dokumen kepemilikan usaha


Tujuan : Penduduk





5. Laporan Pembuatan Surat Menyurat

Nama Dokumen : Laporan PSM

Fungsi : Untuk laporan bulanan


Tujuan : Kepala Desa dan Kecamatan



71


Bentuk : Lihat lampiran D.1

4.5.3 Entity Relationiship Diagram

a. Entity Relationship Diagram

Berikut adalah ERD yang dibuat untuk sistem pelayanan surat menyurat :

Gambar IV.3.

Entity Relational Diagram

72

b. Logical Record Structure

Gambar IV.4.

Logical Record Structure

73

4.5.4 Spesifikasi File

a. Spesifikasi file penduduk

Nama file : tb_penduduk

Akronim : Data Penduduk

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Penduduk

Tipe : File Master

Organisasi file : Indexed Sequential

Akses file : Random

Media : Harddisk

Panjang record : 173 Karakter

Kunci field : NIK

Software : MySQL

Tabel IV.1.

Spesifikasi File Penduduk

No Elemen Data Nama Field Tipe Size Keterangan

1 NIK Nik Varchar 16 Primary key

2 NO KK no_kk Varchar 16

3 Nama Nama Varchar 30

4 Tempat lahir tempat_lahir Varchar 20

74

5 Tanggal lahir tanggal_lahir Date 8

6 Jenis kelamin jenis_kelamin Varchar 1

7 Golongan Darah gol_darah Varchar 2

8 Alamat Alamat Varchar 50

9 Rt Rt Varchar 3

10 Rw Rw Varchar 3

11 Status kawin status_kawin Varchar 1

12 Pekerjaan Pekerjaan Varchar 20

13 Kewarganegaraan kewarganegaraan Varchar 3

b. Spesifikasi file psm

Nama file : tb_psm

Akronim : Data Pembuatan Surat

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Pembuatan Surat

Tipe : File Master


Akses file : Random

Media : Harddisk


Kunci field : id_psm

75

Software : MySQL

Tabel IV.2.

Spesifikasi File PSM


1 Id Pembuatan id_psm Varchar 7 Primary key

2 NIK Nik Varchar 16 Foreign Key


4 Tanggal tanggal_buat Date 8

c. Spesifikasi tabel surat

Nama file : tb_surat

Akronim : Data surat keterangan

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Surat

Tipe : File Master


Akses file : Random

Media : Harddisk


Kunci field : id_surat

Software : MySQL

76

Tabel IV.3.

Spesifikasi Tabel Surat


1 ID surat id_surat Varchar 4 Primary key

2 Nama surat nama_surat Varchar 30

d. Spesifikasi Tabel report

Nama file : tb_report

Akronim : Report

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Report

Tipe : Transaksi


Akses file : Random

Media : Harddisk


Kunci field : -

Software : MySQL

77

Tabel IV.4.

Spesifikasi Tabel Report


1 ID Pembuatan id_psm Varchar 7 Foreign Key

2 NIK nik Varchar 16 Foreign Key


4 Tanggal tanggal_buat Date 8

5 ID Surat id_surat Varchar 4 Foreign Key

4.5.5 Struktur Kode

Dibuat agar proses pengertian data menjadi lebih mudah.

A. Nomor Induk Kependudukan (NIK)

9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9

Kode Wilayah Propinsi

Kode Wilayah Kota

Kode Wilayah Kecamatan

Dua Digit untuk tanggal

lahir

Dua Digit untuk bulan

lahir dua digit untuk tahun

lahir

Kode urutan kreasi dari

server

Panjang : 16

Tipe : Text

78

Keterangan :

1. Digit 1 dan 2 kode wilayah propinsi

2. Digit 3 dan 4 kode wilayah kota

3. Digit 5 dan 6 kode wilayah kecamatan

4. Digit 7 dan 8 dua digit untuk tanggal lahir, ketentuan :

a) jika laki-laki ditulis adanya, misalnya tanggal 01

b) jika wanita ditambah dengan 40, misalnya tanggal 01+40, maka

penulisannya menjadi 41

5. Digit 9 dan 10 dua digit untuk bulan lahir

6. Digit 11 dan 12 dua digit terakhir tahun lahir

7. Digit 13, 14, 15 dan 16 adalah nomor urutan kreasi dari server

Contoh :

3 1 7 5 0 8 1 5 0 8 9 2 0 0 0 2

Kode Wilayah Propinsi

Kode Wilayah Kota

Kode Wilayah Kecamatan

Dua Digit untuk tanggal

lahir

Dua Digit untuk bulan

lahir dua digit untuk tahun

lahir

Kode urutan kreasi dari

server

79

B. ID PSM (Pembuatan Surat Menyurat)

X X X X 9 9 9

Inisial tahun

Inisial bulan

Tiga digit nomor urut

Panjang : 5

Tipe : text

Keterangan :

1. Digit 1 dan 2 inisial tahun

2. Digit 3 dan 4 inisial bulan

3. Digit 5 sampai 7 tiga digit untuk nomor urut

Contoh ;

1 7 0 8 0 0 1

Inisial tahun

Inisial bulan

Tiga digit nomor urut

80

C. ID Surat

X X 9 9

Inisial Surat Keterangan

Dua digit nomor urut

Panjang : 4

Tipe : text

Keterangan :

1. Digit 1 dan 2 inisial surat keterangan

2. Digit 3 dan 4 tiga digit untuk nomor urut

Contoh ;

S K 0 1

Inisial Surat Keterangan

Dua digit nomor urut

81

4.5.6 Spesifikasi Program

Gambar IV.5.

Diagram Hirarcy plus Input Process Output

82

Spesifikasi Program dalam Perancangan Program Pada Pembuatan Tugas

Akhir, terdiri dari :

a. Spesifikasi Program Menu Utama

Nama Program : Menu Utama

Akronim : menu utama

Fungsi : Untuk menampilkan pilihan menu program

Bahasa Program : Microsoft Visual Studio 2013

Bentuk Program : Lihat Lampiran E.1

Proses Program : Pada menu utama terdapat pilihan :

1. Menu File, untuk data penduduk dan data surat.

2. Menu Transaksi, untuk data PSM.

3. Menu Surat, untuk membuat surat keterangan.

4. Menu Report, untuk laporan pembuatan surat

5. Menu Exit, untuk keluar dari program

b. Spesifikasi Program Menu File

Nama Program : Menu File

Akronim : menu file

Fungsi : Untuk menampilkan dan mengisi data baru

83

data penduduk


Bentuk Program : Lihat Lampiran E.2 Dan E.3

Proses Program :

1) Ketika masuk menu utama kemudian klik file lalu pilih data

penduduk, dalamnya terdapat perintah :

a) Save, untuk menyimpan data penduduk yang melakukan

pengajuan pembuatan surat.

b) Edit, untuk mengubah data yang salah.

c) Delete, untuk menghapus data penduduk yang salah dalam

penginputan data.

d) New, untuk mengisikan data baru.

e) Back, untuk keluar dari menu master data penduduk.

2) Ketika masuk menu utama kemudian klik file lalu pilih data surat,

dalamnya terdapat perintah :

a) Save, untuk menyimpan data inisial surat

b) Edit, untuk mengubah data yang salah

c) Delete, untuk menghapus data yang salah

d) New, umtuk mengisikan inisal surat yang baru

84

e) Back, untuk keluar dari menu surat

c. Spesifikasi Program Menu Transaksi

Nama Program : Menu Transaksi

Akronim : menu transaksi

Fungsi : Untuk menampilkan dan mengisi data baru

data pembuatan surat menyurat



Proses Program : Ketika masuk menu utama kemudian klik transaksi

pilih PSM, dalamnya terdapat perintah :

1. Save, untuk menyimpan data PSM.

2. Edit, untuk mengubah data yang salah.

3. Delete, untuk menghapus data PSM yang salah dalam penginputan

data.

4. New, untuk mengisikan data baru.

5. Back, untuk keluar dari menu PSM.

d. Spesifikasi Program Menu Surat

Nama Program : Menu Surat

85

Akronim : menu surat

Fungsi : Untuk menampilkan pilihan surat yang akan dibuat


Bentuk Program : Lihat Lampiran E.5, E.6, E.7 dan E.8

Proses Program : Pada menu surat terdapat pilihan :

1. Surat kematian, untuk membuat surat keterangan kematian.

2. Surat pindah, untuk membuat surat keterangan pindah.

3. Surat kelahiran, untuk membuat surat keterangan kelahiran.

4. Surat usaha, untuk membuat surat keterangan usaha.

5. Back, untuk keluar dari surat.

e. Spesifikasi Program Menu Report

Nama Program : Menu Report

Akronim : menu report

Fungsi : Untuk menampilkan laporan berdasarkan

periode yang telah dipilih



Proses Program : Ketika masuk menu utama kemudian klik report

86

pilih laporan PSM, dalamnya terdapat perintah :

1. Cetak, untuk mencetak laporan.

2. Back, untuk keluar dari menu laporan

3. New, untuk kembali ke menu transaksi dan mengisi data baru

f. Spesifikasi Program Menu Exit

Nama Program : Menu Exit

Akronim : exit

Fungsi : Untuk melaporkan seluruh kejadian permohonan

data surat yang telah melewati proses pembuatan

surat.



Proses Program : Ketika masuk menu utama kemudian klik exit

maka akan muncul perintah untuk keluar dengan

pilihan :

1. Yes, untuk keluar dari program pelayanan surat menyurat.

2. No, jika tidak keluar dari program pelayanan surat menyurat.

87

4.6 Spesifikasi Sistem Komputer

Pada pembahasan kali ini, akan dijabarkan tentang perkembangan

teknologi pada bidang informasi seperti perangkat lunak (software) dan perangkat

keras (hardware) karena sistem akan berhasil dijalankan apabila didukung dengan

sarana yang baik pula.

4.6.1 Umum

Sarana pendukung yang baik bukan berarti sarana pendukung yang

bermerek bagus dan harga mahal. Dalam hal ini sarana pendukung yang baik

adalah sarana yang mampu membantu aplikasi program atau sistem yang efektif

dan efisien. Tetapi tidak menutup kemungkinan sarana yang memenuhi keinginan

kita adalah sarana yang dapat memberikan hasil terbaik, cepat dan akurat

memiliki nilai yang baik.

4.6.2 Perangkat Keras

Perangkat keras yang diperlukan dalam sistem pembuatan pelayanan surat

menyurat adalah sebagai berikut:

1. Processor : Dual core (2,6 GHz)

2. RAM : DDR 2 2GB

3. Hard disk : Standar

4. Keyboard : Standar PS2 or USB

5. Mouse : Standar PS2 or USB

88

6. Monitor : LCD 16 inci

7. Flash disk : 8 GB

8. Printer : Dot Matrix

4.6.3 Perangkat Lunak

Perangkat keras komputer tidak dapat berfungsi jika tidak didukung oleh

pengoperasian perangkat lunak. Perangkat lunak yang dibutuhhkan pada

komputerisasi sistem yang diusulkan dalam tugas akhir ini adalah :

1. Sistem Operasi: Windows 7

2. Bahasa Program: Microsoft Visual Studio 2013

3. Software Database: MySQL

4.7 Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi merupakan suatu rencana yang menjalankan tental

hal-hal yang dibutuhkan dalam proses implementasi sistem pelayanan surat

menyurat pada Kantor Desa Tanjungsari. Pada tahap ini dibutuhkan rencana

implementasi yang berguna dalam pelaksanaan langkah-langkah kegiatan

penerapan sistem pelayanan surat menyurat untuk mencapai keinginan yang

diharapkan serta menjelaskan kegiatan yang akan dilakukan apabila system baru

ini diterapkan dari segala sesuatu yang akan dibutuhkan nantinya dalam

penerapannya.

89

Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam usaha untuk mewujudkan

sistem yang telah dirancang adalah sebagai berikut :

1. Pengumpulan data awal

Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengetahui dan mengumpulkan data-data

yang dibutuhkan untuk sistem usulan, baik dokumen input maupun

dokumen output, waktu yang dibutuhkan untuk kegiatan ini adalah satu

minggu.

2. Analisa sistem

Analisa sistem adalah mempelajari sistem yang berjalan berserta masalah

yang ada, tujuannya adalah untuk mendapatkan gambaran tentang bentuk

permasalahan yang ada pada perusahaan tersebut, sehingga mengurangi

kesalahan antara sistem yang diusulkan dengan sistem yang berjalan,

untuk menganalisa dibutuhkan dua minggu.

3. Desain sistem

Membuat file adalah kegiatan yang dimaksudkan untuk menentukan file-

file yang diperlukan untuk operasional sistem usulan, melalui file-file ini

data akan dikelola dan diolah. Adapun waktu yang dibutuhkan untuk

kegiatan ini adalah satu minggu.

90

4. Desain perangkat lunak

Proses penerapan sistem pada sistem pelayanan surat menyurat ini

dilakukan untuk menggantikan sistem yang lama. Adapun waktu yang

dibutuhan adalah satu minggu.

5. Pembuatan program

Pembuatan program adalah kegiatan penyiapan perangkat lunak (software)

untuk membuat hasil yang diinginkan oleh si pemakai sistem. Dalam

program terdapat beberapa faktor-faktor yang akan mempengaruhi

pembuatan program, faktor-faktor ini antara lain adalah banyaknya

program yang akan dibuat dan tingkat permasalahan dalam program.

Waktu yang diperlukan untuk kegiatan ini adalah tiga minggu.

6. Test sistem

Test sistem adalah kegiatan yang bertujuan untuk melaksanakan uji coba

terhadap sistem secara keseluruhan dan sampai dimana sistem ini dapat

berjalan dengan baik dan benar. Kegiatan ini dapat berjalan dengan baik

apabila program dan file telah selesai dikerjakan. Untuk test sistem

diperlukan waktu sebanyak satu minggu.

7. Pelatihan dan training

Kegiatan ini dilakukan untuk menjelaskan tentang perangkat lunak dan

cara tentang pengoperasian sistem. Didalam menentukan waktu

penyuluhan dan training membutuhkan kriteria antara lain orang-orang

yang akan terlibat langsung dengan komputer, serta latar belakang pernah

91

atau tidaknya personil mempelajari software sebelumnya. Waktu yang

diperlukan adalah satu minggu.

8. Pembuatan buku petunjuk

Tujuan pembuatan buku petunjuk operasi antara lain untuk menuntun dan

memudahkan pemakai sistem dalam pengoperasiannya. Buku petunjuk ini

secara garis besar membuat penjelasan mengenai prosedur-prosedur yang

digunakan dalam pelaksanaan sistem secara keseluruhan seperti petunjuk

pengisian formulir, teknik, pemrograman, dan prosedur-prosedur laporan,

perkiraan waktu yang dibutuhkan adalah satu minggu.

9. Evaluasi dan operasional

Operasional adalah menjalankan sistem secara utuh. Operasional terhitung

sejak sistem mulai dioperasikan, untuk sistem usulan ini diberikan batasan

waktu operasionalnya yaitu kurang lebih selama satu minggu setelah itu

akan dilakukan evaluasi terhadap sistem usulan tersebut, apakah sudah

sesuai dengan kebutuhan operasional yang ada atau tidak

.

92

Tabel IV.5.

Jadwal Implementasi

No

Kegiatan

Waktu

Bulan I Bulan II Bulan III

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan data awal

2 Analisa

3 Desain system

4 Desain perangkat lunak

5 Pembuatan & tes program

6 Tes system

7 Pelatihan

8 Pembuatan buku petunjuk

9 Evaluasi & operasional

93

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya

yang merupakan hasil observasi yang penulis lakukan, penulis menarik

kesimpulan bahwa :

1. Hak akses yang ada pada sistem ini yaitu sebagai pengguna (pegawai

kantor desa) memiliki hak akses terhadap sistem pelayanan masyarakat.

2. Sistem ini dapat digunakan untuk menangani proses pengisian data,

perubahan data dan penghapusan data.

3. Dengan adanya sistem ini juga dapat memberikan laporan dan

mempermudah pembuatan surat oleh pengguna dengan proses yang lebih

efisien.

5.2 Saran

Dalam perancangan sistem pelayanan surat menyurat ini kiranya penulis

ingin menyampaikan beberapa saran yang dapat diterapkan dalam sistem ini,

antara lain :

1. Diharapkan sistem ini dapat dikembangkan untuk beberapa kantor desa,

tidak hanya satu kantor desa saja, untuk penerapan di kantor desa lain

memang memerlukan budget untuk pengaplikasiannya itu sendiri bisa

diajukan setiap kantor desa masing-masing kepada kecamatan desa itu

sendiri.

94

2. Pembuatan file cadangan sebaiknya dilakukan secara berkala, hal ini

sangat penting untuk mencegah kemungkinan kehilangan dan kerusakan

data yang telah disimpan.

3. Dengan sistem yang baru, penguna disarankan untuk memperhatikan

kekurangan dan kelemahan pada sistem agar dapat segera dicari

pemecahan masalahnya dan dapat segera diperbaiki.

4. Pembuatan fasilitas password bertujuan untuk melindungi sistem dari

pihak yang tidak berkepentingan.

5. Supaya kegiatan yang dilakukan dapat memberikan hasil yang lebih

maksimal, maka perlu ditingkatkannya ketelitian personil dalam

pengolahan data untuk menghindari kesalahan-kesalahan.

95

DAFTAR PUSAKA

Al-Bahra Bin Ladjamudin.(2013). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu.

Yogyakarta.

Azhar Susanto.(2013). Sistem Informasi Akuntansi. Bandung:Lingga Jaya.

Kendall, kenneth E. Dan Julie E. Kendall. (2008). Analisis dan Desain Sistem.

Pearson Prentice Hall: New Jersey

Rosa A.S. dan M. Shalahuddin. (2013). Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur Dan

Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.

Subhan, Mohamad. (2012). Analisa Perancangan Sistem. Jakarta: Lentera Ilmu

Cendekia.

Sutabri, Tata. (2012). Konsep Sistem Informasi. Andi Offset : Yogyakarta.

Winarno, Edy, Ali Zaki, dan SmitDev Community.(2013).Belajar Pemrograman VB6

dalam Sekejap. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

100

Lampiran A.2. Surat Pengantar RT/RW

101

Lampiran A.3. Buku Jurnal Desa

102

Lampiran B.1. Surat Kematian

103

Lampiran B.2. Pindah Domisili

104

Lampiran B.1. Surat Kelahiran

105

Lampiran B.1. Surat Keterangan Usaha

106

Lampiran D.1. Laporan Pembuatan Surat Menyurat

107

Lampiran E.1. Tampilan Form Menu Utama

108

Lampiran E.2. Tampilan Form File Penduduk

109

Lampiran E.3. Tampilan Form File Surat

110

Lampiran E.3. Tampilan Form File PSM

111

Lampiran E.4. Tampilan Form Surat Keterangan Kematian

112

Lampiran E.5. Tampilan Form Surat Keterangan Pindah

113

Lampiran E.6. Tampilan Form Surat Keterangan Kelahiran

114

Lampiran E.7. Tampilan Form Surat Keterangan Usaha

115

Lampiran E.8. Tampilan Form Report

116

Lampiran E.9. Tampilan Form Exit

perancangan sistem informasi pelayanan surat …

Documents