perancangan hotel

TUGAS KULIAH MANAJEMEN ORGANISASI

PERANCANGAN STRUKTUR ORGANISASI PABRIK ASAM ASETAT

OLEH :JULPRIADI SARAGAIH (100423026)

P R O G R A M S T U D I S 1 E K S T E N S ID E P A R T E M E N T E K N I K I N D U S T R I

F A K U L T A S T E K N I KUNIVERSITAS SUMATERA UTARA

M E D A N 2 0 1 1

PERANCANGAN STRUKTUR ORGANISASI HOTEL

A. Latar Belakang

Seiring dengan perkembangan jumlah penduduk yang sangat pesat

membuat jumlah kebutuhan pangan juga meningkat. Peningkatan ini bersifat

sangat signifikan sehingga sulit diikuti oleh perkembangan pabrik manufaktur

dengan proses pengerjaan tradisional. Sebab itu perlu dibangun pabrik manufaktur

modern yang dengan teknologi canggih untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Pabrik manufaktur yang canggih memiliki beberapa kelebihan

dibandingkan dengan pabrik manufaktur tradisional. Baik dari segi modal, tenaga

kerja, alat-alat yang digunakan, dan teknologi. Dengan perbedaan tersebut akan

mempengaruhi kapasitas dan kualitas produksi produk yang tinggi dan standar.

Untuk menjalankan pabrik tersebut dibutuhkan jumlah tenaga kerja yang

tidak sedikit dan berkemampuan tinggi. Dengan jumlah tenaga kerja tersebut

dibutuhkan pengorganisasian yang baik agar pabrik tersebut dapat berjalan dengan

baik. Manajemen organisasi yang terarah akan membuat pabrik manufaktur

tersebut dapat berjalan sebagaimana mestinya. Perkembangan dari pabrik

manufaktur juga dipengaruhi oleh pengorganisasian yang baik.

Dengan pengorganisasian yang baik maka tenaga kerja dapat melakukan

pekerjaannya sesuai dengan tugasnya yang terstruktur. Para pekerja tidak akan

merasa bingung dalam melakukan pekerjaannya karena pekerja hanya melakukan

tugas yang benar-benar jelas dan tidak ada tugas yang seharusnya dilakukan dan

tidak ada beberapa pekerja yang melakukan tugas yang dapat dikerjakan oleh satu

orang.

Oleh karena itu maka harus dibuat stuktur organisasi yang baik untuk

menunjang keberhasilan dari pabrik manufaktur.

B. Deskripsi

1. Lingkungan

Pabrik manufaktur penghasil asam asetat merupakan perusahaan kimia

yang bergerak di bidang makanan. Dalam proses operasi pabrik ini, akan

menghasilkan limbah dalam jumlah yang sangat besar. Dan limbah yang

dihasilkan tergolong ke dalam limbah yang beracun jika dibiarkan dalam jangka

panjang dapat mencemari lingkungan.

Tempat pembangunan pabrik adalah di daerah perkebunan tempat

penanaman bahan baku. Hal ini dikarenakan untuk meminimalisasi biaya

transportasi dari tempat sumber bahan baku ke tempat pengolahan asam asetat.

Tempat produksi juga diupayakan agar dekat dengan pelabuhan. Ini juga

diupayakan agar mempermudah proses pengapalan dalam ekspor di luar negeri.

Hal ini harus dipertimbangkan dengan seksama.

2. Teknologi

Teknologi yang digunakan dalam pabrik manufaktur ini adalah teknologi

modern. Hal ini dilakukan agar mengurangi jumlah tenaga kerja. Dengan

teknologi yang tinggi akan mengurangi jumlah tenaga kerja baik dari tenaga kerja

yang bekerja untuk memproduksi maupun tenaga kerja pengawasan yang

berfungsi untuk mengawaki kinerja operator.

Dari segi informasi, teknologi yang digunakan harus berbasis

komputerisasi. Hal ini digunakan untuk mempermudah dan mempercepat proses

pengiriman data. Dengan basis komputerisasi juga akan mengurangi terjadinya

kesalahan yang dapat terjadi karena kelalaian manusia dan pengawasan yang lebih

mudah. Jadi untuk mengawasi kegiatan produksi yang dilakukan oleh operator.

Jadi untuk beberapa unit produksi cukup diawasi oleh satu orang dengan

menggunakan CCTV. Sistem kerja dari mesin juga automatic system yang

langsung disambungkan dengan panel instrumen di ruang panel. Jadi untuk

mengawasi mesin yang berjalan maka operator tidak perlu ke lapangan cukup

dengan pengawasan di ruang panel. Segala sesuatu proses penjalanan mesin cukup

dilakukan secara otomatis dari ruang panel.

4. Birokrasi Penginapan

Pabrik asam asetat ini direncanakan berbentuk perseroan terbatas. Untuk

memperlancar jalannya perusahaan, perlu dibuat struktur organisasi perusahaan

sehingga pembagian tugas dan wewenang dari karyawan dapat dilaksanakan

dengan baik. Jenjang-jabatan organisasi perusahaan adalah sebagai berikut:

a. Direktur utama

b. Direktur

c. Kepala bagian

d. Kepala seksi

e. Kepala shift

f. Pegawai dan operator

Dalam struktur organisasi perusahaan, setiap bawahan hanya mempunyai

satu garis tanggung jawab kepada atasannya dan setiap atasan hanya memiliki satu

garis komando kepada bawahannya. Tanggung jawab, tugas serta wewenang

tertinggi terletak pada pucuk pimpinan yang terdiri dari direktur utama dan

direktur yang disebut dengan dewan direksi. Sedangkan kekuasaan tertinggi

berada pada rapat anggota tahunan. Struktur organisasi perusaan disajikan dalam

bentuk diagram.

Perincian jumlah dan tingkat pendidikan karyawan adalah sebagai berikut:

a. Direktur

1) Direktur Utama

Tugas : melaksanakan fungsi pimpinan tertinggi perusahaan,

memimpin semua kegiatan pabrik secara keseluruhan,

menerapkan system kera dan arah kebijaksanaan

perusahaan serta bertanggung jawab terhadap

kelangsungan pabrik

Pendidikan : Sarjana Teknik Industri (minimal S-1)

Jumlah : 1 orang

2) Direktur Teknik dan Produksi

Tugas : memimpin pelaksanaan kegiatan pabrik yang berhubungan

dengan bidang produksi, teknik, pengembangan,

pemeliharaan peralatan dan laboratorium.

Pendidikan : Sarjana Teknik Kimia (minimal S-1)

Jumlah : 1 orang

Direktur teknik dan produksi dibantu oleh 3 kepala bagian.

3) Direktur keuangan dan administrasi

Tugas : bertanggung jawab terhadap masalah-masalah pabrik yang

berhubungan dengan administrasi, personalia, keuangan,

pemasaran, hubungan masyarakat, keamananan,

keselamatan kerja dan hal umum lainnya.

Pendidikan : Sarjana Teknik Indutri (minimal S-1)

Jumlah : 1 orang

Direktur keuangan dan administrasi dibantu oleh 3 kepala bagian.

b. Kepala Bagian

1) Kepala Bagian Proses Produksi dan Utilitas

Tugas : bertanggung jawab atas jalannya operasi pabrik sehari-hari

serta menjalanka kelangsungan proses produksi dan

penyediaan utilitas

Pendidikan : Sarjana Teknik Kimia Industri

Jumlah : 1 orang

Kepala bagian produksi membawahi dua kepala seksi, yaitu:

a) Kepala seksi proses

b) Kepala seksi utilitas.

2) Kepala bagian teknik, listrik dan instrumentasi

Tugas : bertanggung jawab terhadap pengolahan pabrik teknis

yang meliputi pemeliharaaan alat, bengkel, gudang dan

perlengkapannya serta fasilitas penunjang kegiatan

produksi

Pendidikan : sarjana mekanik industri

Jumlah : 1 orang

Kepala bagian teknik membawahi 2 kepala seksi yaitu:

a) Kepala seksi listrik dan instrumentasi

b) Kepala seksi pemeliharaan dan bengkel

3) Kepala Bagian Peneltian, Pengembangan dan Pengendalian Mutu

Tugas : memimpun aktivitas laboratorium, pengendalian mutu,

penelitian dan pengembangan

Pendidikan : Sarjana Teknik Kimia

Jumlah : 1 orang

Kepala bagian penelitian dan pengembangan membawahi 2 kepala seksi,

yaitu:

a) Kepala seksi laboratorium

b) Kepala seksi penelitian dan pengembangan.

4) Kepala Bagian Keuangan dan Pemasaran

Tugas : memimpin pengelolaan bidang keuangan dan pemasaran,

termasuk penjualan bahan baku, bahan pembantu dan

penjualan hasil.

Pendidikan : Sarjana Teknik Industri

Jumlah : 1 orang


yaitu:

a) Kepala Seksi Keuangan

b) Kepala Seksi Pemasaran

5) Kepala Bagian Administrasi

Tugas : Mengelola bidang yang berhubungan dengan administrasi

pabrik, personalia dan tata usaha


Jumlah : 1 orang


yaitu:

a) Kepala Seksi Personalia

b) Kepala Seksi Tata Usaha

6) Kepala Bagian Umum

Tugas : Memimping langsung serta memantau kelancaran proses

produksi.

Pendidikan : Sarjana Teknik Kimia Industri

Jumlah : 1 orang

Kepala Bagian Umum membawahi 2 Kepala Seksi, yaitu:

a) Kepala Seksi Humas dan Keamanan

b) Kepala Seksi Kesehatan dan Keselamatan Kerja

c. Kepala Seksi dan Karyawan

1) Kepala Seksi Proses

Tugas : Memimpin langsung serta memantau kelancaran proses

produksi


Jumlah : 1 orang

Bawahan : - 4 orang kepala shift (D III Teknik Mesin)

- 40 orang operator (STM)

2) Kepala Seksi Proses

Tugas : bertanggung jawab terhadap penyediaan air, steam, bahan

bakar, dan udara tekan baik untuk proses maupun

instrumentasi.


Jumlah : 1 orang


- 20 orang operator (STM Mesin)

3) Kepala Seleksi Pemeliharaan dan Bengkel

Tugas : Bertanggung jawab terhadap kegiaiatan perawatan dan

penggantian alat-alat serta fasilitas pendukungnya

Pendidikan : Sarjana Teknik Mesin

Jumlah : 1 orang


- 8 orang operator (STM Mesin)

4) Kepala Seksi Listrik dan Instrumentasi

Tugas : Bertanggung jawab terhadap penyediaan listrik serta alat-

alat instrumentasi

Pendidikan : Sarjana Teknik Elektro

Jumlah : 1 orang

Bawahan : - 4 orang kepala shift (D III Teknik Elektro)

- 8 orang operator (STM Listrik)

-

5) Kepala Seleksi Penelitian dan Pengembangan

Tugas : Mengkoordinasi kegiatan-kegiatan yang berhubungan

dengan peningkatan produksi dan efisiensi proses secara

keseluruhan.


Jumlah : 1 orang

Bawahan : - 2 orang S1 Teknik Kimia.

6) Kepala Seksi Laboratorium dan Pengendalian Mutu

Tugas : menyelenggarakan pemantauan hasil (mutu) dan

pengolahan limbah


Jumlah : 1 orang

Bawahan : - 4 orang kepala shift (S1 Teknik Kimia)

- 8 orang operator (D III Teknik Kimia)

7) Kepala Seksi Keuangan

Tugas : Bertanggung jawab terhadap pembukuan serta hal-hal

yang berkaitan dengan keuangan perusahaan

Pendidikan : Sarjana Akuntansi Managemen

Jumlah : 1 orang

Bawahan : - 2 orang staff I (D III Akuntansi)

- 4 orang staff I (SMEA)

C. Struktur Organisasi Hotel

Organisasi merupakan suatu alat untuk mencapai tujuan. Struktur

organisasi secara keseluruhan menceminkan pola hubungan yang tetap,

mempunyai pola interaksi tertentu dan mencerminkan cara kordinasinya. Dalam

struktur organisasi masing-masing bertanggung jawab sendiri-sendiri. Pembagian

kerja ini dimaksudkan untuk menyederhanakan keanekaragaman dari kegiatannya.

Adapun bagan atau gambar struktur organisasi dari Hotel yang akan

dirancang adalah sebagai berikut :

Gambar Struktur Organisasi Hotal

D. Tugas dan Tanggung Jawab Bagian Operasional Hotel

Adapun tugas dan tanggung jawab setiap bagian operasional hotel adalah

sebagai berikut :

1. Board of Director

Adalah pemilik hotel yang bertugas memilih atau mengangkat orang (General

Manager) untuk bertugas mengawasi aktivitas perusahaan.

2. General Manager

Adalah sebagai pimpinan tertinggi dalam struktur organisasi Hotel. General

Manager harus mempertanggungjawabkan semua kegiatan operasional hotel

kepada Board of Director. Dalam kegiatan operasional General Manager

tersebut dibantu oleh beberapa kepala bagian operasional, antara lain:

3. Executive Assistant Manager

Tugas dan tanggung jawab:

a) Menerima usulan dari head department/kepala bagian untuk dievaluasi

kemudian disampaikan kepada General Manager.

b) Memberikan pengarahan kepada tiap kepala bagian tentang tugas dan

partisipasinya terhadap hotel.

c) Menjalankan tugas coaking dan conseling pada kepala bagian atau first

line supervisor terutama room, laundry, engineering dan personal

untuk mencapai target yang diharapkan.

4. Duty Manager

Tugas dan tanggung jawab :

1) Mewakili general manager dalam berhubungan dengan tamu dan berperan

sebagai acting public relation.

2) Memeriksa dan menjalankan operasional hotel pada malam hari atupun

pada hari-hari tertentu sesuai dengan penugasan sehingga kegiatan

operasional hotel dapat berjalan dengan lancar.

5. Marketing and Sales Promotion Manager


1) Mengadakan penelitian tentang masukan atau saran-saran yang diberikan

para tamu untuk menjadikan hotel lebih maju dan mengerti tentang

kebutuhan yang diperlukan oleh tamu hotel.

2) Memberikan entertainment yang bermutu untuk memberikan kenyamanan

bagi tamu hotel.

3) Mempromosikan hotel.

Tanggung jawab: Bertanggung jawab secara langsung kepada general

manager.

6. Room Devision

Terdiri dari :

a) House Keeping Manager


Menjaga kebersihan hotel, baik dalam hotel ataupun di halaman hotel.

Penataan ruangan yang disesuaikan dengan model yang berkembang.

Mengawasi kesopanan dan kerapian pakaian seragam karyawan yang

termasuk dalam pengawasannya.

Floor Section


Room Boy : Bertugas melaksanakan pembersihan, merapikan dan

melengkapi kebutuhan tamu di kamar (seperti sabun mandi, handuk,

dan keperluan-keperluan lain)

Room Supervisor : Bertugas melaksanakan pengawasan terhadap

proses pekerjaan yang dilaksanakan oleh Room boy.

Public Area


Houseman : Bertugas melaksanakan pembersihan, merapikan dan

melengkapi kebutuhan ruangan umum.

Room Supervisor : Bertugas melaksanakan pengawasan terhdap

proses pekerjaan yang dilaksanakan oleh Houseman

Linen Section


Bertanggung jawab atas penyimpanan, penyediaan, kelengkapan,

kebersihan dan kerapihan seluruh jenis-jenis linan yang dibutuhkan untuk

keperluan operasional Hotel; selain itu, bagian ini juga memberikan

masukan-masukan ataupun saran-saran tentang kualitas jenis linan yang

akan dibeli.

b) Front Office Manager


Memimpin tentang kelancaran operasional menyangkut reservation, check in

dan check out procedure, penitipan barang, informasi, operator telepon, serta

transportasi.

Reception atau Front Office, bertugas dalam pelayanan Check-in dan

Check-out tamu

Reservation Service, bertugas dalam pelayanan pemesanan kamar

Information Service, bertugas dalam pelayanan informasi

Chasier, bertugas dalam mengurus masalah administrasi tamu.

7. Chief Personal and Security


Bertugas dalam menjaga ketertiban dan keamanan baik untuk tamu hotel

maupun karyawan hotel serta mengawasi pergantian atau pembebanan tugas.

chief personal and security bertanggung jawab atas kondisi kerja ataupun

prestasi kerja karyawan hotel.

8. Chief Engineer


Bertugas dalam perawatan dan perbaikan sistem tata cahaya, kelistrikan,

power, semua mesin dan kendaraan milik hotel sebagai pendukung kegiatan

operasional.

9. Food and Beverage Division


Melakukan pengawasan langsung terhadap head waiter dan chief cook, yang

bertanggung jawab atas kegiatan operasional hotel dalam bidang produksi

makanan, minuman, serta kualitas ataupun mutu pelayanan.

Terdiri dari :

Food Production


Pengendalian Produksi Makanan : bertugas dalam perkiraan produksi,

putaran menu, record penjualan makanan, standard hasil pengolahan,

standard resep makanan, standard ukuran porsi makanan.

Pengendalian Produksi Minuman : bertugas dalam perkiraan produksi,

record penjualan minuman, standard hasil pengolahan minuman,

standard resep minuman, standar ukuran porsi minuman.

Pengendalian Biaya Makanan dan Minuman : bertugas dalam analisis

pendapatan dan pengeluaran, penetapan harga, pencegahan terhadap

bahan yang terbuang, pencegahan kecurangan, manajemen informasi.

Food and Beverage Service


Bar , menyediakan minuman dengan menu berbagai macam soft

drink, cocktail, snack, yang diiringi dengan hiburan live music.

Restaurant, bertugas dalam memberikan pelayanan makanan dan

minuman kepada tamu dengan sajian layaknya restoran.

Room Service, Jasa pelayanan makanan dan minuman yang dapat

diantar ke kamar selama 24 (dua puluh empat) jam nonstop.

Banquet, bertugas dalam memberikan pelayanan makanan dan

minuman kepada tamu dengan konsep pesta dan jamuan.

10. Chief Accountant


Bertugas dan bertanggungjawab atas kegiatan operasional di bagian

accounting department yang menyangkut administrasi kantor dan membuat

laporan keuangan atau anggaran yang dibutuhkan untuk membiayai

operasional hotel.

11. Laundry Manager


Bertugas dan bertanggung jawab atas kelancaran kerja di laundry department

yang memberikan pelayanan dalam bidang cucian, baik cucian dari tamu

hotel maupun yang bukan merupakan tamu hotel.

perancangan hotel

Documents