11

PPEERRAANN MMEEDDIIAA SSEEBBAAGGAAII AALLAATT PPUUBBLLIIKKAASSII EEVVEENNTTDDII BBIIDDAANNGG MMIICCEE ((SSTTUUDDII KKAASSUUSS:: BBLLUUEE GGOOLLFF OOPPEENN

TTOOUURRNNAAMMEENNTT,, AAPPMMCCEE EEVVEENNTT,, DDAANN PPPPII EEVVEENNTT))

Dewi Winarni SusyantiJurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Jakarta

e- mail: mirradewi.rianty@gmail.com__________________________________________________________________________Abstrak

Media sangat berperan sebagai alat komunikasi bagi penyelenggaraan event-event di bidangMICE (Meeting, Incentive, Conference, Exhibition). Keberhasilan event sangat dipengaruhioleh media promosi yang direncanakan dengan baik dan jauh hari sebelum event tersebutberlangsung. Event BLUE Golf Open Tournament, event Asian Pacific Mining Conferenceand Exhibition (APMCEE) dan event Pemilihan Putri Indonesia, Media Relations Officers(MRO) harus menyiapkan event lebih dari enam bulan sebelum hari-H, sejak persiapanpenyelenggaraan, mulai dari biding, perencanaan, pelaksanaan, berikut susunan acara, hoteldan supplier, susunan anggaran, hingga pemilihan media promosi. Media juga berperansebagai alat publisitas untuk memberikan pencitraan kepada publiknya. Peran media relationyang sangat penting dan diterima masyarakat, akan berdampak pada keberhasilan programdari perusahaan di masa mendatang.

Kata Kunci: MICE, Event, Media Relation Officer (MRO), Media Relation, Bidding, MediaPromosi, Alat Publisitas.__________________________________________________________________________Abstract

Media has an important part as a communication tools for Mice events. The succes reallydetermined by well planned promoting media, long before the event occurs. Blue golf opentournament event, asian pacific mining conference and exhibition (APMCEE) event, PutriIndonesia pageant, was planned more than six months before the big day. Since thepreparation, bidding, planning, execution, programs rundown, hotel & supplier, budgeting,and choosing the promoting media. Media also has significant role as publicity tools forpublic imaging. Society acceptance of media relation will influence the success of thecompany programs in the future.

Key Words: MICE, Media Relation Officer, Media Relation, Bidding, Promotion Media,Publicity tools.__________________________________________________________________________

LATAR BELAKANG

Persaingan media untuk memikatkonsumen kini meningkat secaraeksponensial. Faktanya adalah hampirsemua isi media sesungguhnya bisadiperoleh pada berbagai media yangsaling bersaing tersebut. Sasaran publikasisangat bervariasi, dari hanya untuk

menarik perhatian publik terhadap event,sampai dengan menjaga kontinuitasperhatian publik dalam waktu tertentu,untuk meluruskan kesan negatif yangberkembang atau kontroversi tentangperusahaan atau asosiasi yangmemprakarsai event. Dalam prakteknyaMedia Relation Officer (MRO) menjadisarana komunikasi untuk melakukan

12

publikasi melalui surat kabar, majalah,surat, internet, dan sarana online lainnyadalam penyelenggaraan sebuah event.

PERUMUSAN MASALAH

Perumusan masalah dalampenelitian ini adalah: Bagaimanamenyusun perencanaan, pelaksanaan,strategi serta evaluasi dalam menentukanmedia promosi sebuah event?

TINJAUAN PUSTAKA

Menurut Hoyle (2006 :15) yangtermasuk dalam bauran pemasaran eventadalah product, price, place, publicrelations, dan positioning. Untukmendukung keberhasilan sebuahpenyelenggaraan event dibutuhkanperanan media massa, baik cetak maupunelektronik. Hal ini dikarenakan mediamassa memiliki jangkauan yang luasterhadap masyarakat. Selain itu, mediamassa juga memiliki nilai lebih karenahasil publisitas yang diterbitkan olehmedia massa bersifat netral, sehinggamasyarakat akan lebih tertarik untukmemahami manfaat penyelenggaraansuatu event.

TUJUAN PENELITIAN

Untuk mengetahui bagaimanamenyusun perencanaan hingga evaluasi,serta strategi dalam mengatasi hambatanpada media promosi sebuah event yangdiadakan perusahaan.

LUARAN YANG DIHARAPKAN

Mahasiswa akan mampu menggalidan mengenali strategi divisi mediarelations dalam berkomunikasi danmenghadapi hambatan untukmeningkatkan kompetensi dalam prosespembelajaran di bidang media Relationdan public relations.

MANFAAT PROGRAM

Untuk mengembangkan materimedia relations dalam pelaksanaan eventagar sesuai dengan kompetensi yangdibutuhkan di bidang MICE.

METODE PENELITIAN

Penelitian di bidang MICE dapatdilakukan secara eksploratis (menjelajah),deskriptif (penggambaran) daneksplonatoris (penjelasan). MenurutJalaludin (1997:53), penelitian eksploratissalah satunya dapat dilakukan melaluisurvey lapangan, yaitu kegiatan penelitianmelalui pencarian pengalaman dari parapraktisi, profesional atau bidang keahliantertentu terhadap pihak-pihak (responden)yang dianggap sample of representatifmelalui wawancara, penyebaran kuesioneruntuk memperoleh jawaban secaraterbuka dan tertutup melalui praktikPR/Humas dalam MICE.

HASIL PENELITIAN DANPEMBAHASAN

Penelitian ini merupakan hasilpembimbingan tugas akhir mahasiswa ditiga perusahaan: Yayasan Putri Indonesia,PT Pacto Convex Niagatama, dan PTLaksmindo Bahtera. Hasil yang diperolehsebagai berikut:

1. YAYASAN PUTRI INDONESIAPenyelenggaraan Pemilihan Putri

Indonesia (PPI) diselenggarakan olehYayasan Pemilihan Putri Indonesiasebagai pemegang lisensi Miss UniversePegeant, dimulai sejak tahun 1992.Penyelenggaraan PPI 2010 ke-XVbertema ”Cintai Penggunaan danPenghargaan Karya Anak Bangsa”,dimulai sejak bulan April 2010 danberakhir di malam grand final PPI padatanggal 8 Oktober 2010.

13

Divisi Media Relations Pada Event PPI2010

Media Relations Officers (MRO)bertugas selama sejak Juni s.d Oktober.Mulai tahap persiapan dengan menjalinkerjasama dengan media partner melalui:promosi iklan pendaftaran, promosi iklanmalam grand final, dan peliputan selamakegiatan PPI. Penempatan berita padamedia cetak dan elektronik ditempatkanpada posisi headline. Materi PromosiMalam Grand Final: instandbooth;standing banner; umbul-umbul; spandukdan rool up banner dan backdropdipasang di venue saat konferensi persdan malam Grand Final PPI 2010 MalamGrand Final PPI 2010 pada 8 Oktober diAssembly Hall JHCC.

MRO di Tahap EvaluasiMRO melakukan penglipingan

berita dari media cetak dan elektonik yangdiberi penilaian Tone (positif, negatif,netral); Narasumber (Pengamat,Pemerintah, Puteri Indonesia, Pers, dll);Penempatan (halaman muka dan dalam);Bentuk Liputan (berita, artikel, profile,foto, suara pembaca). Selanjutnya MROmengirimkan surat ucapan terima kasihkepada seluruh media yang telahbekerjasama menyukseskanterselenggaranya Pemilihan PuteriIndonesia 2010.

Adapun media yang menjadi partnerantara lain:

MRO di Acara Konferensi PersMRO menyiapkan acara Konferensi

Pers 10 hari sebelum hari-H, danmendokumentasikan acara sertamenggugahnya ke dalam website(www.puteri-indonesia.com). MROmenyiapkan press release dan mediapartner untuk meliput:1. Welcome Dinner di kediaman

Mooryati Soedibyo,2. Program Beauty Class,3. Penyuluhan Narkoba bersama BNN

(Badan Narkotika Nasional),4. Public Speaking Class bersama

Choky Sitohang,5. Pembekalan oleh Menteri

Kebudayaan dan Pariwisata,6. Hari Anti Tembakau Sedunia,7. Pembekalan oleh Rektor UI,8. Workshop Kerjasama dengan WWF,9. Pembekalan oleh Menteri

Lingkungan Hidup,

Jenis Media NAMAMEDIA

Surat Kabar KompasJawa Pos GroupSeputarIndonesiaKoran TempoSuara KaryaRepublikaJakarta PostWarta KotaBisnis IndonesiaJakarta GlobeInvestor daily

Tabloid NyataMajalah Femina

KartiniChicSekarRiasMix

Televisi TV OneMetro TVLiputan 6 SCTVTrans TVTrans 7Global TVANTV

1.DOT COM Detik. Com

Okezone. ComVivanews. Com

14

10. Pembekalan oleh Menteri NegaraPemberdayaan Perempuan,

11. Kunjungan Sosial ke Bagian KankerAnak RSCM,

12. Pembekalan oleh Dewi MotikPramono,

13. Malam Bakat/Seni dan Budaya diMistere, Hotel The Ritz Carlton-Kuningan,

14. Kunjungan ke Harian Kompas danPT Proton,

15. Konferensi Pers dengan MissUniverse, dan

16. Malam Grand Final PPI 2010.

2. PT PACTO CONVEX NIAGA TAMAAPMCEE (Asian Pacific Mining

Conference and Exhibition) merupakanevent yang diselenggarakan oleh AsosiasiPertambangan Indonesia (IMA) danAsosiasi Pertambangan BatubaraIndonesia (APBI), Diadakan di Shangri-La Hotel Jakarta pada tanggal 13-14Oktober 2010, dalam bentuk konferensi,pameran dan wisata budaya (tambang).

Dalam menyiapkan eventAPMCEE, Divisi Social Function dari PTPacto Convex Niagatama menyiapkandokumen penawaran bidding yangmemuat Konsep Skenario Acara yangmenarik meliputi: welcome reception,opening ceremony, dan gala dinner.Welcome reception merupakan acarapenyambutan atau pembukaan di HotelShangri-La, dengan menggunakan set upstanding. Tamu yang datang disuguhimusik tradisional angklung dan musikJazz. Acara gala dinner diselenggarakanpada tanggal 13 Oktober di Ball Room Bdan C Hotel Shangri-La sekaligusmenutup acara konferensi. Konsep yangditerapkan dalam gala dinner adalah setup sitting dinner round table, yang diisidengan alunan musik tradisional, tariantridisional Aceh, Kalimantan dan Papua,serta live music dari The Minners Band.Dan di akhir pelaksanaan, divisi socialfunction menyusun laporan keseluruhanprogram acara.

3. PT LAKSMINDO BAHTERABLUE (Business, Leisure, &

Education) Golf Open Tournament,merupakan event golf kerjasamaPoliteknik Negeri Jakarta dengan PT.Laksmindo Bahtera.

MRO pada BLUE Golf Open TournamentDivisi MRO merencanakan promosi

melalui media secara efektif dan efisien 5bulan sebelum acara berlangsung padatanggal 5 November 2010, meliputi:identifikasi target peserta; tujuan;anggaran; pemilihan media promosi;jadwal promosi. Target yang ditujuadalah: anggota klub golf se-Jabodetabek;pengusaha dan pehobi golf (golfer).

Media promosi yang digunakanadalah: media internet dengan melaluiemail, media cetak melalui pemasanganiklan bersama; dan media luar ruanganmelalui spanduk, flyer dan poster. Mediadalam ruangan dipasang pada hari-Hevent, yakni backdrop dan X-Banner.

Promosi yang dilakukan dalamevent BLUE Golf Open Tournamentterdiri atas: Kupon gratis dan souvenirsebagai doorprize atau lucky draw berupapaket menginap di Hotel Kartika Chandra,Hotel Panghegar, Hotel Cempaka, sertavoucer bermain golf di Cibubur DrivingRange dan Padang Golf Matoa.

SIMPULAN DAN SARAN

SIMPULAN

Media sangat berperan sebagai alatkomunikasi di bidang Mice. Dalampenyelenggaraan event-event : PemilihanPutri Indonesia 2010, event APMCEE(Asian Pacific Mining Conference andExhibition), dan event BLUE Golf OpenTournament, media promosi digunakansebagai alat informasi dan promosi untukmenarik dan mendatangkan pengunjung.

Keberhasilan event ditentukan olehkeberhasilan MRO dalam menjalankantugasnya, MRO harus menyiapkan eventjauh hari sebelumnya, sekitar 6 bulan

15

sebelum hari-H, dimulai sejak persiapansampai penyelenggaraan mulai daribidding hingga menyusun anggaran, danbekerjasama dengan media partner.

SARAN

Media Relation Officer (MRO)harus memiliki perencanaan yangbaikdan selalu meng-up date databasesecara berkala, karena selalu adaperubahan dalam pelaksanaan. Promosiharus direncanakan dengan baik dan jauhhari sebelum hari-H, dan koordinasidengan tim juga harus baik agar hasilnyamaksimal.

DAFTAR PUSTAKA

Anne, Marrie Grey, dkk; (2006), EventSponsorship, Penerbit PPM, Jakarta.

Barwise, (2007), Pattern of PublicRelations, Journal of PublicRelations. Vol. 8. No. 7.

Lontos, Pam, (2009), Good Mediarelations Can Grow Your business,Upsholtery Journal, Vol. 3. No. 2.

Rachmad, Jalaludin, (1997), MetodePenelitian Komunikasi. PenerbitRemaja Rosdakarya, Bandung.

Zahorsky, Rachel. M, (2010), MediaRelations Co. Embrace Reputasy,ABA Journal. Vol. 10. No. 3.

Elltiz, Claire, (2000), Research Methodsin Social Relations, New Yersey.Prentice Hall., Englewood Cliffs.USA.

Hoyle, Leonard, (2006), Event Marketing,Penerbit, PPM, Jakarta.