people control.docx

People Control (Tugas 4)Eva Kusuma W (C1G014069)

Management Control System

BAB I

PENDAHULUAN

Manajemen adalah faktor kemanusiaan yang mengikat suatu kelompok bersama dan

memberikan motivasi untuk tercapainya tujuan yang sudah ditetapkan organisasi.

Sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu faktor kunci dalam manajerial.

yakni bagaimana menciptakan SDM yang berkualitas dan memiliki keterampilan serta

berdaya saing tinggi dalam menghadapi persaingan global. Menurut Ulrich (1997)

dalam Meiyanto (1999) menyatakan bahwa hanya ada satu landasan sukses untuk

keunggulan bersaing bagi perusahaan yaitu bagaimana mengelola SDM dalam

perusahaan itu. Manusia dalam hal ini karyawan merupakan aset yang berharga dan

menguntungan perusahaan dalam jangka waktu panjang, oleh karena itu perusahaan

perlu memberikan perhatian yang lebih kepada karyawan.

Perusahaan perlu memandang karyawan sebagai pribadi bukan alat. Sebagai

pribadi tentu mempunyai kebutuhan akan pengakuan dan penghargaan. Untuk dapat

berprestasi pemenuhan kebutuhan karyawan harus diperhatikan sehingga karyawan

merasa dihargai dan diakui keberadaaanya. Dengan demikian perusahaan tidak hanya

menuntut apa yang harus diberikan karyawan terhadap perusahaan tetapi juga

memikirkan apakah kebutuhan karyawan sudah terpenuhi sehingga akan

menumbuhkan sikap loyalitas karyawan terhadap perusahaan.

Sommer dkk (1996) dalam Meiyanto (1999) menambahkan bahwa

pemenuhan kebutuhan karyawan ini sangat penting bagi karyawan juga bagi

perusahaan. Perusahaan membutuhkan partisipasi karyawan dalam kualitas dan

kuantitas tertentu, sedangkan karyawan membutuhkan pekerjaan yang

menyenangkan, kesempatan berpartisipasi, upah yang sesuai, kesempatan promosi,

serta hubungan atasan dan bawahan yang baik. Kesepakatan dalam pemenuhan dua

kebutuhan tersebut secara adil akan mampu menumbuhkan loyalitas yang tinggi

karyawan terhadap organisasinya, yang pada akhirnya akan merangsang karyawan

untuk bekerja baik.

Ditinjau dari segi kepemimpinan dalam organisasi dibutuhkan seorang

pemimpin yang memiliki jiwa kepemimpinan sehingga mampu mempengaruhi orang

lain dalam agar bekerja bersama sebagai suatu tim untuk mencapai tujuan yang ingin

dicapai, selain itu harus bisa membedakan otoritas (wewenang delegasi suatu perintah

2 People control (STAR BPKP)

dari atas) dan kepemimpinan (wewenang yang didapat seseorang dari rekan maupun

bawahannya). Dalam melaksanakan fungsi kepemimpinan, seorang pemimpin harus

memahami benar bahwa individu merupakan komponen yang penting dalam

organisasi sehingga harus dilibatkan dalam pendelegasian tanggung jawab untuk

mencapai tujuan organisasi dengan tanpa mengabaikan aspek budaya dan lingkungan

organisasi, serta adanya persetujuan antara pihak manajemen dengan bawahan,

(Conger, 1998) dalam (Nurrohim, 2009). Untuk menunjang fungsi inilah dibutuhkan

adanya people control.

People control (STAR BPKP) 3

BAB II

PEMBAHASAN

People control adalah pengendalian yang menekankan pada sikap dan motivasi orang

yang terlibat dalam organisasi, misalnya penilaian karyawan dan kultur organisasi.

People control berfokus kepada tipe orang yang dipilih yang dapat dipercaya untuk

melakukan dan suatu pekerjaan (Praptapa, 2009). People control dilakukan bila atasan

atau pihak yang melakukan pengendalian tidak memiliki pengetahuan dan

keterampilan yang cukup tentang bagaimana suatu pekerjaan seharusnya dilakukan.

Pemilihan tipe orang yang dimaksud bukan dibatasi pada tipe profesi tertentu. Secara

umum yang dimaksud tipe orang adalah orang-orang yang memenuhi kualifikasi

tertentu, pengalaman kerja tertentu, dan kriteria tipe lainnya yang dianggap penting

untuk tercapainya suatu organisasi. People control dipilih untuk meyakinkan

organisasi bahwa orang dapat mengendalikan perilaku diri sendiri maupun saling

mengendalikan perilaku orang-orang yang ada di dalam organisasi. Jadi diharapkan

terjadi self monitoring dan mutual monitoring. Dua pendekatan tersebut sebagai

pengendalian personal dan pengendalian kultural.

Pengendalian Personel dan Kultur (Personnel and cultural control).

Personnel control membantu pegawai mengerjakan pekerjaannya dengan

baik untuk kebaikan perusahaan atas dasar inisiatifnya sendiri. Pengendalian ini

memungkinkan setiap pegawai mengontrol perilaku dirinya sendiri maupun

perilaku rekan kerjanya. Asumsi yang digunakan adalah pada dasarnya orang itu

baik. Tujuan pengendalian personel adalah meyakinkan pegawai untuk

mengontrol perilaku dirinya sendiri maupun perilaku rekan kerjanya

(termotivasi tanpa harus dikontrol) dan memberikan arahan agar pegawai tahu

apa yang dibutuhkan darinya. Metode yang dapat digunakan untuk

mengimplementasikan personnel control adalah :

1. Seleksi dan penempatan staff. Filosofinya adalah mendapatkan orang yang

tepat pada tempat yang sesuai dan mendorong orang tersebut menggunakan

imajinasinya dalam menyelesaikan tugasnya.

Contoh: Penerimaan pegawai baru BPKP tahun 2010 sudah sesuai dengan

kualifikasi yang dibutuhkan, dimana ada 1500 pendaftar dengan 50 posisi


yang tersedia. Dari 50 posisi tersebut 30 berlatar belakang akuntansi dan

manajemen, sisanya jurusan hukum dan teknologi informasi (IT). Seleksi

dilakukan tiga tahap yaitu administrasi, tes tertulis dan wawancara. 30

pegawai tersebut akan menjadi calon auditor, jurusan hukum penempatan di

Biro Hukum dan jurusan IT penempatan di Pusinfowas. Biro hukum

mengurusi masalah peraturan dan kebijakan yang terkait dengan perundang-

undangan sedangkan Pusinfowas adalah bagian yang mengembangkan

sistem dan aplikasi yang ada di BPKP.

2. Pelatihan (training), untuk memberikan informasi mengenai apa saja yang

diinginkan, supaya pegawai tidak melakukan kesalahan dalam tugasnya.

Contoh: Sebagai pegawai baru sebelum terjun langsung melakukan tugas

audit, BPKP akan melakukan diklat pembentukan auditor yang berlangsung

selama 1 bulan. Dimana setelah lulus diklat tersebut baru diperkenankan

melakukan tugas audit dan sudah berhak mendapatkan tunjangan kinerja

100% dan tunjangan jabatan.

3. Desain pekerjaan dan penyediaan sumber daya yang memadai.

Pekerjaan seluruh elemen organisasi harus dirancang sebaik-baiknya agar

karyawan termotivasi untuk bekerja yang terbaik bagi organisasi. Di dalam

perancangan kerja yang baik, karyawan yang lebih berkualitas akan memiliki

kesempatan yang lebih dalam karir. Perancangan kerja yang baik akan

menunjukkan jalur karir (carrier path) yang jelas terbuka bagi semua orang

sehingga semua orang memiliki informasi yang cukup tentang bagaimana

mereka dapat meniti karir di organisasi tersebut.

Contoh: menurut saya perancangan karir di BPKP belum terlaksana dengan

baik. Sistem rotasi dan mutasi belum jelas dan terbuka. Peraturan rotasi dan

mutasi suka berubah-ubah tergantung kebijakan Kepala Perwakilan.

Sehingga bisa saja orang yang mempunyai hubungan baik dengan Kepala

Perwakilan akan dipindah sebelum waktunya. Penyebaran auditor menurut

kompetensi belum merata. Masih terdapat kesenjangan antara jumlah

supervisor, ketua tim dan anggota tim. Seperti di Perwakilan DKI Jakarta,

dimana terdapat kelebihan Ketua tim tetapi kekurangan anggota tim.

Sedangkan di Perwakilan Papua terdapat kelebihan anggota tim dan

kekurangan ketua tim. Sehingga anggota tim di Papua terkadang diperankan


menjadi ketua tim dimana tanggung jawab yang diemban lebih besar karena

harus membuat Laporan Hasil Pengawasan.

Cultural control mendorong timbulnya pengawasan mutual yang biasanya

berupa tekanan sosial yang berasal dari kelompok pada individu yang

menyimpang dari norma atau nilai kelompok. Cultural control menjadi sangat

efektif ketika anggota organisasi memiliki ikatan emosi yang kuat satu dengan

yang lain.

Agar cultural control ini dapat terbentuk, maka diperlukan :

1. Code of conduct yaitu pernyataan formal dan tertulis yang berlaku di

perusahaan yang mencantumkan nilai-nilai perusahaan dan komitmen

kepada stakeholders. Setiap pernyataan didesain untuk membantu staff

mengerti tingkah laku apa yang diharapkan.

2. Group based reward. Meskipun penghargaan yang diberikan kepada

kelompok menyebabkan hubungan antara usaha individu dengan

penghargaan yang diberikan menjadi lemah, penghargaan yang diberikan

kepada kelompok ini memiliki pengaruh positif terhadap motivasi dan

kinerja. Tujuannya adalah mengkomunikasikan ekspektasi dan pemanfaatan

mutual monitoring (social control) dari anggota group dengan memberikan

pendelegasian proses monitoring kepada anggota kelompok lainnya.

3. Inter-organizational transfer yaitu melakukan mutasi staff ke fungsi lain atau

divisi lain untuk memberikan pemahaman yang lebih baik atas organisasi

secara keseluruhan.

4. Physical and social arrangement.yaitu pengaturan fisik ruang kantor maupun

interior dan pengaturan sosial seperti busana kerja atau seragam yang

mencerminkan persamaan antar staff dapat membentuk kultur.

5. Tone at the top, yaitu pembentukan kultur dengan contoh tingkah laku yang

dimulai dari atasan.

Personnel dan cultural control yang kuat dan efektif dapat mendominasi

sistem pengendalian . Dengan kata lain cultural control dapat menggantikan

result control maupun action control. Semakin kuat kultur, maka semakin sedikit

dibutuhkannya manual kebijakan, bagan organisasi maupun prosedur dan

aturan yang detail. Tingkat efektivitas personnel dan cultural control dapat

berbeda secara signifikan antar kelompok.


Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh manajemen dalam

menerapkan pengendalian personel dan kultur :

1. Keikutsertaan senior manajemen. Manajemen dapat mengadakan

pertemuan berkala untuk membahas kinerja yang dicapai dan permasalahan

yang dihadapi. Jika staff mencapai hasil yang baik, diberikan penghargaan,

misalnya dalam bentuk pujian.

2. Jumlah staff yang memadai, untuk melakukan aktivitas yang diperlukan

serta analisa yang menyeluruh dan sistimatis.

3. Keseimbangan antara kebebasan dan pembatasan (freedom and restraint).

Kebebasan diperlukan untuk dapat mengambil manfaat dari kemampuan

dan pengetahuan profesional staff. Pembatasan juga diperlukan untuk

meyakinkan bahwa kebijakan yang ditentukan dilaksanakan.

Motivasi staff untuk mengambil tindakan untuk dapat mencapai tujuan

organisasi secara efektif dan efisien tanpa adanya penalti di masa yang akan

datang.

Contoh: Di Perwakilan Kalimantan Timur setiap pagi sebelum bekerja akan

dilakukan doa bersama. Setelah doa bersama Kepala Perwakilan akan

melakukan briefing mengenai informasi penting yang akan disampaikan kepada

seluruh pegawai serta memberikan kata-kata motivasi. Briefing dimulai dengan

yel-yel khas Kaltim yaitu “Kaltim sukses mulia”. Setelah briefing disampaikan

dibuka sesi tanya jawab apabila ada masukan, kritik atau saran untuk kemudian

ditindaklanjuti oleh Kepala Perwakilan. Setelah selesai diakhiri dengan salaman

antara pejabat struktural dan seluruh pegawai. Selain itu tiap semester biasanya

akan dilakukan penilaian pegawai teladan. Dimana pegawai yang terpilih akan

mendapatkan penghargaan dan sedikit hadiah berupa uang. Penilaian

didasarkan pada ketepatan waktu, tanggap terhadap perubahan kondisi

lingkungan kerja serta berdedikasi tinggi terhadap organisasi. Menurut saya

budaya ini cukup baik karena dapat mengurangi kesenjangan antara pejabat dan

bawahan karena semua informasi, aspirasi dan masukan akan tersampaikan

secara langsung. Serta pegawai akan lebih termotivasi bekerja lebih baik karena

merasa dihargai dan diakui.


BAB III

PENUTUP

Pengendalian personal berdasarkan pada suatu pandangan bahwa pada

dasarnya manusia memiliki kecenderungan untuk mengendalikan diri sendiri. Hal ini

dikarenakan kebanyakan orang memiliki kesadaran untuk mengerjakan sesuatu yang

benar dan mereka akan mendapatkan kepuasan apabila berhasil melakukan suatu

pekerjaan dengan baik dan benar dan juga kepuasan bila organisasi mendapatkan

suatu prestasi.

Terdapat tiga cara untuk menerapkan pengendalian personal, yaitu melalui seleksi dan

penempatan kerja, pelatihan, dan perancangan kerja. Pengendalian kultural terjadi saat

orang-orang di dalam suatu organisasi saling melakukan pengamatan dan pengawasan

sehingga antara mereka terjadi suatu ikatan emosional dan kemudian muncul suatu

norma serta nilai bersama. Pengendalian kultural akan meningkatkan rasa

kebersamaan yang berkenan dengan tradisi, norma, kepercayaan, idiologi, sikap dan

perilaku.


DAFTAR PUSTAKA

Nurrohim, L. A. (2009). Efektifitas Komunikasi dalam Organisasi. Jurnal Manajemen , 7 (4).

Meiyanto, F. H. (1999). Nilai-Nilai Kerja dan Komitmen Organisasi: Sebuah Studi dalam Konteks Pekerja Indonesia. Jurnal Psikologi , 1, 29-40.

Merchant, W. A. (2012). Management Control System (3nd Edition ed.). Edinburg, Essex, England: Pearson Education Limited.

Praptapa, A. (2009). The Art of Controlling People. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.


people control.docx

Documents