penyimpanan dokumen terpusat perpustakaan digital
DESCRIPTION
Presentasi mengenai penyimpanan seluruh dokumen pada instansi/lembaga sebagai sistem perpustakaan digital (Digital Library System) - untuk memudahkan pimpinan maupun pegawai dalam mencari bahan kerja.TRANSCRIPT
AGUS SUDARMANTO, S.KOM.
Jakarta, 11 Februari 2013
@gs
Maksud
Mengelola dokumen/berkas file softcopy
dalam sebuah sistem perpustakaan
dokumen (Document Library)/
perpustakaan digital (Digital Library) yang
dapat digunakan oleh seluruh pejabat
terkait sebagai tempat penyimpanan file
terpusat (Storage Server).
@gs
Tujuan
Sistem dapat menjadi tempat penyimpanan
seluruh file yang berhubungan dengan
pekerjaan/ kegiatan unit;
Sistem dapat digunakan oleh pimpinan
sebagai perpustakaan untuk mencari bahan
tulisan, baik itu untuk bahan rapat maupun
untuk pertimbangan penetapan kebijakan;
Sistem dapat memberikan solusi
permasalahan penyimpanan file unit yang
ada saat ini;
@gs
Permasalahan :
Masing-masing unit bahkan sub unit paling akhir menerbitkan dokumen/ berkas (file) baru setiap saat;
File pada unit diketik oleh staf yang berbeda-beda;
File pada unit disimpan dalam komputer yang berbeda-beda;
Peletakan file tidak tersusun dengan baik dan tidak seragam antara staf yang satu dengan lainnya;
@gs
Permasalahan
Pencarian file menjadi sulit dilakukan apalagi
terhadap file-file lama;
Pengambilan file pada komputer yang ter-
password akan sulit dilakukan;
@gs
Unit I
PC. A
PC. B
PC. C
Unit II
PC. D
PC. E
PC. F
Unit III
PC. G
PC. H
PC. I
Unit IV
PC. J
PC. K
PC. L
ANTAR UNIT TIDAK TERKONEKSI
@gs
Staf
Kepala Sub Bagian
Kepala Bagian
ANTAR UNIT TIDAK TERKONEKSI
@gs
Staf
Kepala Sub Bagian
Kepala Bagian
PENYIMPANAN FILE TERPUSAT
Storage Server
@gs
Direktori Perpustakaan Digital
Kepala Biro
Kepala Bagian IIKepala Bagian I
Kasubag A
Staf Staf
Kasubag A
Staf Staf
Kasubag A
Staf Staf
Kasubag A
Staf Staf
@gs
Pengguna diberikan hak akses baca dokumen sampai 1 (satu)
level diatasnya, contoh : Kepala Sub Bagian A dapat melihat
dokumen yang disimpan oleh stafnya dan Kepala Bagiannya,
namun tidak dapat melihat dokumen Kepala Sub Bagian B.
Kepala Biro
Kepala Bagian IIKepala Bagian I
Kasubag A
Staf Staf
Kasubag B
Staf Staf
Kasubag C
Staf Staf
Kasubag D
Staf Staf
@gs
Dokumen yang disimpan :
Dokumen kegiatan internal;
Dokumen kegiatan eksternal;
Surat-surat yang diterbitkan;
Bahan/ berkas yang didapat dari
kegiatan di luar kantor;
@gs
Hirarki dokumen Biro
Kegiatan Biro
○ Kegiatan A
○ Kegiatan B
Surat-surat Biro
○ Memo
○ Surat Tugas
Bagian ‘x’
○ Kegiatan Bagian ‘x’
○ Surat-surat Bagian ‘x’
○ Sub Bagian ‘z’ Kegiatan Sub Bagian ‘z’
Surat-surat Sub Bagian ‘z’
Dokumen dikelompok-
kan berdasarkan jenis-
sehingga memudahkan
dalam pencarian
dokumen.
@gs
Label/penanda dokumen
Setiap dokumen akan diberi label/penanda
(tag) untuk memudahkan pencarian dokumen,
macam penanda dokumen diantaranya :
Biro, misal : Biro Perencanaan
Nama Kegiatan, misal : Laporan Tahunan,
PMPRB
Tahun
@gs
Fitur dalam sistem :
Unggah (upload) dokumen;
Unduh (download) dokumen;
Pratinjau (preview) dokumen;
Pencarian dokumen dengan beberapa filter pencarian;
Daftar kontributor dokumen;
Notifikasi dokumen baru;
Bagi pakai (sharing) dokumen;
Penanda baca (read later) dokumen;
Penilaian (rate) dokumen;