penyebab lamanya waktu penyediaan berkas …repository.unjaya.ac.id/1226/2/putri nur...
TRANSCRIPT
i
PENYEBAB LAMANYA WAKTU PENYEDIAAN BERKAS REKAM
MEDIS RAWAT JALAN PASIEN LAMA DI RSUD PANEMBAHAN
SENOPATI BANTUL TAHUN 2017
KARYA TULIS ILMIAH
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
Disusun Oleh :
PUTRI NUR PAMUNGKAS
1314070
PROGRAM STUDI
REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)
SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN
JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA
2017
ii
iii
iv
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Alhamdulillahirabbil ‘aalamin. Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT
atas berkat dan Rahmat-Nya peneliti dapat melaksanakan dan menyelesaikan
Karya Tulis Ilmiah (KTI). Penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini diajukan untuk
memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma 3 Perekam
Medis dan Informasi Kesehatan di STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
dengan judul ” Penyebab Lamanya Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis
Rawat Jalan Pasien Lama di RSUD Panembahan Senopati Bantul Tahun
2017” ini dengan baik.
Selama Proses Penulis Tugas Akhir ini, penulis menyadari bahwa Tugas
Akhir ini tidak akan terselesaikan dengan Baik tanpa dukungan dari berbagai
pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya Karya Tulis Ilmiah. Kami
ucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah mendukung dan membantu
peneliti, yaitu :
1. Kuswanto Hardjo dr., M.Kes. sebagai Ketua STIKES Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta yang telah mendukung pelaksanaan Karya Tulis Ilmiah ini.
2. Sis Wuryanto, A.Md.PerKes.,SKM., MPH sebagai Ketua Prodi Diploma 3
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di STIKES Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta yang telah mendukung pelaksanaan Karya Tulis Ilmiah ini.
3. Dra. Rawi Miharti., MPH Sebagai pembimbing Karya Tulis Ilmiah yang telah
memberikan arahan dan bantuan dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini.
4. Sugeng, SKM., MPH Sebagai penguji di STIKES Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta
5. Staf dan dosen-dosen STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta Yang telah
mendukung dan melancarkan mahasiswa dalam menyelesaikan karya tulis
ilmiah ini.
6. Dr. Gandung Bambang Hermanto Sebagai direktur RS Panembahan Senopati
Bantul yang telah memberikan izin untuk melakukan penelitian
7. Seluruh staf dan karyawan Rekam Medis di RS Panembahan Senopati Bantul
8. Ayah, Ibu, dan kakak tercinta yang selalu tak kenal lelah bekerja dan selalu
memberi semangat, dukungan baik secara moril maupun material untuk
tercapainya penelitian ini, serta atas kesabaran, doa yang tidak pernah lelah
dipanjatkan untuk kelancaran karya tulis ilmiah.
Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan kebaikan kepada semuanya,
atas segala amal kebaikan dan bantuannya. Semoga karya tulis ilmiah ini dapat
bermanfaat bagi penulis dan menambah wawasan bagi pembaca khususnya
dibidang Rekam Medis.
Atas perhatiannya peneliti ucapkan terimakasih.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb
Yogyakarta, Agustus 2017
Putri Nur Pamungkas
vii
DAFTAR ISI
KARYA TULIS ILMIAH ........................................................................... i
HALAMAN PERSETUJUAN .................................................................... ii
HALAMAN PERTANYAAN .................................................................... iii
KATA PENGANTAR ................................................................................ iv
DAFTAR ISI ............................................................................................... vi
DAFTAR TABEL ...................................................................................... vii
DAFTAR SINGKATAN ............................................................................ vii
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................... x
INTISARI .................................................................................................... xi
ABSTRACT ................................................................................................ xii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ....................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah .................................................................................. 2
C. Tujuan ..................................................................................................... 3
D. Manfaat................................................................................................... 3
E. Keaslian Penelitian ................................................................................. 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjauan Teoritis .................................................................................... 5
B. Quality Assurance .................................................................................. 16
C. Kerangka Konsep ................................................................................... 17
D. Pertanyaan Penelitian ............................................................................. 17
BAB III METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Rancangan Penelitian ............................................................. 18
B. Lokasi dan Waktu Penelitian .................................................................. 18
C. Subjek dan Objek ................................................................................... 19
D. Definisi Operasional ............................................................................... 20
E. Teknik Pengumpulan Data ..................................................................... 20
F. Alat Penelitian ......................................................................................... 21
G. Instrumen Penelitian ............................................................................... 22
H. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data .................................................... 22
I. Teknik Analisis Data ............................................................................... 23
J. Etika Penelitian ........................................................................................ 24
K. Pelaksanaan Penelitian ........................................................................... 25
L. Hambatan Penelitian .............................................................................. 26
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Profil Rumah Sakit di Rumah Sakit Umum Daerah Panembahan Senopati 27
B. HASIL .................................................................................................... 28
C. PEMBAHASAN .................................................................................... 39
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ............................................................................................ 35
B. Saran ....................................................................................................... 35
DAFTAR PUSTAKA
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Pelaksanaan Penelitian di RSUD Panembahan Senopati Bantul Tahun
2017 ....................................................................................................................... 27
Tabel 4.1 Data Perfomance di RSUD Panembahan Senopati Bantul Tahun 2015
dan Tahun 2016 ..................................................................................................... 33
Tabel 4.2. Hasil Observasi Tentang Standar Waktu Penyedaan Berkas di RSUD
Panembahan Senopati ........................................................................................... 34
Tabel 4.3. Hasil Observasi Tentang Material dalam Penyedian Berkas Rekam
Medis ..................................................................................................................... 38
Tabel 4.4. Hasil Observasi Tentang Sarana dan Prasarana dalam Penyediaan
Berkas Rekam Medis ............................................................................................ 39
Tabel 4.5. Presentase Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
pada Bulan April 2016 di RSUD Panembahan Senopati Bantul .......................... 43
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Kerangka Konsep .................................................................... 17
vii
DAFTAR SINGKATAN
RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah
TPP : Tempat Pendaftaran Pasien
SDM : Sumber Daya Manusia
SPO : Standar Prosedur Operasional
PERMENKES : Peraturan Menteri Kesehatan
KEPMENKES : Keputusan Menteri Kesehatan
UU : Undang-Undang
vii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Surat Izin Studi Pendahuluan ke RSUD Panembahan Senopati
Bantul
Lampiran 2 : Surat Izin Studi Pendahuluan ke BAPPEDA Kabupaten Bantul
Lampiran 3 : Surat Balasan Izin Studi Pendahuluan dari RSUD Panembahan
Senopati Bantul
Lampiran 4 : Surat Balasan Izin Studi Pendahuluan dari BAPPEDA
Kabupaten Bantul
Lampiran 5 : Surat Izin Penelitian ke RSUD Panembahan Senopati Bantul
Lampiran 6 : Surat keterangan etik penelitian ke RSUD Panembahan Senopati
Bantul
Lampiran 7 : Surat Izin Penelitian ke BAPPEDA Kabupaten Bantul
Lampiran 8 : Surat Balasan Izin Penelitian dari BAPPEDA Kabupaten Bantul
Lampiran 9 : Surat Balasan Penelitian dari RSUD Panembahan Senopati
Bantul
Lampiran 10 : Persetujuan Responden A
Lampiran 11 : Persetujuan Responden B
Lampiran 12 : Persetujuan Triangulasi Sumber
Lampiran 13 : Hasil Wawancara
Lampiran 14 : Check list Observasi
Lampiran 15 : Pedoman Wawancara
Lampiran 16 : Pedoman Studi Dokumentasi
Lampiran 16 : Lembar Kegiatan Bimbingan
viii
PENYEBAB LAMANYA WAKTU PENYEDIAAN BERKAS REKAM
MEDIS RAWAT JALAN PASIEN LAMA
DI RSUD PANEMBAHAN SENOPATI BANTUL
TAHUN 2017
Putri Nur Pamungkas1, Rawi Miharti
2
INTISARI
Latar Belakang : Pelayanan yang cepat dan tepat merupakan keinginan semua
konsumen baik pemberi pelayanan maupun penerima pelayanan. Kecepatan
penyediaan berkas rekam medis ke poliklinik juga dapat menjadi salah satu
indikator dalam mengukur kepuasan pasien terhadap pelayanan kesehatan yang
didapatkan oleh pasien. Semakin cepat berkas rekam medis sampai ke poliklinik
maka semakin cepat pelayanan kesehatan yang didapat dan diberikan kepada
pasien. Di RSUD Panembahan Senopati Bantul telah mengeluarkan Standar
Pelayanan Minimal dalam penyediaan berkas rekam medis sampai ke poliklinik
yaitu maksimal 10 menit. Akan tetapi masih banyak dijumpai keterlambatan
dalam penyediaan berkas rekam medis, sehingga perawat dari poliklinik
terkadang komplain dan terkadang mengambil sendiri berkas rekam medis
kebagian pendaftaran.
Tujuan Penelitian : Mengetahui proses penyediaan berkas rekam medis ,
mengetahui rata-rata kecepatan dalam penyedian berkas rekam medis pasien rawat
jalan terkait dengan SPM serta mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi
kecepatan dalam penyediaan berkas rekam medis.
Metode Penelitian : Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan
pendekatan kualitatif dengan pengumpulan data secara fenomologis. Objek pada
penelitian ini adalah penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan sebanyak
100 berkas. Metode pengumpulan data dengan metode observasi dan wawancara.
Hasil Penelitian : Hasil dari penelitian ini adalah rata-rata kecepatan dalam
penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan adalah 7,32 menit dan
prosentase keterlambatan 62% tepat waktu 38% dan faktor-faktor yang
mempengaruhinya adalah faktor Machine (alat), Man (manusia), Method (cara) ,
Money (uang), Material (bahan).
Kata Kunci : SPM, Penyediaan Berkas Rekam Medis, 5M 1Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
2Dosen Pembimbing Program Studi Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
ix
CAUSES OF THE LONG AVAILABILITY OF OUTPATIENT MEDICAL
RECORD FILE’S RECORD
IN PANEMBAHAN SENOPATI BANTUL HOSPITAL 2017
By:
Putri Nur Pamungkas1, Dra. Rawi Miharti, MPH
2
ABSTRACT
Background: service prompt of healthy is desire all consumers good giver
service and receiver service. Speed provision file rollin medical clinic to can be
also one indicator in measuring satisfaction. The faster rollin medical to the clinic
the more rapid service which may given to patients. At Panembahan Senopati
Bantul Hospital has issued minimum service standards in providing file rollin
medical get to polyclinic namely maximum 10 minutes. But still finds delay in
providing file rollin medical, so that nurse clinic helped himself to file get chair
rollin medical registration.
Research:knowing process of providing file rollin medical, knowing average
speed in penyedian file rollin medical an outpatient relating to spm and knowing
factors affecting speed in providing file rollin medevac.
Methods: type this research is descriptive by approach qualitative data with in
fenomologis.objek on this research is provision file rollin medical an outpatient
100 document. A method of data by method observation and interview.
Result: the results of this research is the average speed in providing file outpatient
medical record is 7,32 minutes and percentage of delays 62% 38% timely and
factors which affected it is Machine, Man, Method, Money, Material.
Keywords: Minimum Service Standards, Provision of medical record files, 5M
(1)
A student of Diploma 3Medical Record and Health Information Study Program
of Achmad Yani High School of Health Science Yogyakarta
(2)A Counseling Lecture of Diploma 3 Medical Record and Health Information
Program Study of Achmad Yani High School of Health Science Yogyakarta
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan rawat darurat (UU No. 44
Tahun 2009). Rumah Sakit memunyai fungsi dan tujuan sarana pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakan kegiatan pelayanan beruapa pelayanan
rawat jalan, pelayanan rawat inap, pelayanan rawat darurat, pelayanan rujukan
yang mencakup pelayanan rekam medis dan penunjang medis serta
dimanfaatkan untuk pendidikan, pelatihan bagi para tenaga kesehatan.
Menurut permenkes No. 269/menkes/per/III/2008 rekam medis adalah
berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan pada pasien.
Rekam medis adalah sapa, apa, dimana dan bagaimana perawatan pasien
selama dirumah sakit, untuk melengkapi rekam medis harus memiliki data
yang cukup tertulis dalam rangkaian kegiatan guna menghasilkan suatu
diagnosis, jaminan, pengobatan dan hasil akhir.
Rekam medis akan terlaksana dengan baik apabila bagian pengolahan
data dan pencatatan melakukan tugasnya dengan baik. Salah satunya
pengolahan data dibagian filling (penyimpanan).
Sistem penyimpanan berkas rekam medis sangat penting bagi sebuah
rumah sakit. Sebelum menentukan suatu sistem yang akan dipakai perlu
terlebih dahulu mengetahui bentuk penyusunan penyimpanan yang ada dalam
pengelolaan rekam medis, dari hal cara penyimpanan, tenaga rekam medis,
lokasi penyimpanan, media penyimpanan, hingga peralatan dan perlengkapan
yang di butuhkan.
Di setiap sarana pelayanan kesehatan berkas rekam medis disimpan di tempat
penyimpanan berkas rekam medis (filing). Cara penyimpanan berkas rekam
medis di setiap sarana pelayanan kesehatan berbeda. Ada dua cara
2
penyimpanan yaitu secara sentralisasi dan desentralisasi. Cara penyimpanan
sentralisasi adalah penyimpanan berkas seorang pasien dalam satu kesatuan
baik catatan-catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-catatan selama
pasien dirawat. Cara penyimpanan desentralisasi adalah penyimpanan berkas
rekam medis pasien rawat inap dan rawat jalan dipisah. Mutu pelayanan
kesehatan dapat dikatakan baik bila didukung oleh suatu sistem pengolahan
rekam medis dalam mendapatkan kembali berkas rekam medis yang cepat dan
tepat waktu sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh rumah sakit
(Sabarguna, 2004). Penyediaan berkas rekam medis yang cepat pun merupakan
salah satu faktor yang dapat mempengaruhi kepuasan pasien. Semakin cepat
pula pasien mendapatkan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Berdasarkan studi pendahuluan pada bulan Juni 2017 di RSUD
Panembahan Senopati Bantul diperoleh data laporan kunjungan rawat jalan
pasien lama pada bulan April 2017 dalam perminggu ada 2172 pasien, dan
peneliti mengambil jumlah sampel 100 berkas rekam medis untuk mencari tau
rata-rata dalam penyediaan berkas rekam medis lebih atau kurang dari 10
menit. Sedangkan kebijakan di RSUD Panembahan Senopati Bantul standar
pelayanan minimal waktu penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan
adalah ≤ 10 menit. Dari data laporan kunjungan pasien rawat jalan di RSUD
Panembahan Senopati Bantul, terdapat rata-rata waktu penyediaan berkas
rekam medis ada 18,74 menit, dalam presentasenya ada 38% berkas rekam
medis kurang dari 10 menit dan 62% berkas rekam medis melebihi 10 menit.
Berdasarkan peermasalahan di atas, maka penulis melakukan penelitian
tentang “Penyebab Lamanya Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis
Rawat Jalan Pasien Lama di RSUD Panmebahan Senopati Bantul”.
B. Rumusan Masalah
Mengacu pada latar belakang yang ada, maka rumusan masalah dalam
penelitian Tugas Akhir ini adalah “Apa penyebab lamanya durasi penyediaan
berkas rekam medis rawat jalan pasien lama di RSUD Panembahan Senopati
Bantul”.
3
C. Tujuan
Kegiatan Magang Perekam dan Informasi Kesehatan (D3) ini bertujuan untuk:
1. Tujuan Umum
Mengetahui faktor penyebab lamanya durasi penyediaan berkas rekam
medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul.
2. Tujuan Khusus
a. Dapat mengetahui proses penyediaan berkas rekam medis rawat jalan
pasien lama di RSUD Panembahan Senopati Bantul.
b. Dapat mengetahui rata-rata kecepatan penyediaan berkas rekam medis
terkait dengan Standar Pelayanan Minimal di RSUD Panembahan
Senopati Bantul.
c. Dapat mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi kecepatan
penyediaan berkas rekam medis rawat jalan pasien lama di RSUD
Panembahan Senopati Bantul.
D. Manfaat
1. Manfaat Bagi Mahasiswa
Dapat menambah wawasan mahasiswa disamping teori yang
dipelajari serta keterampilan di dunia kerja, juga sebagai tolak ukur untuk
memasuki dunia kerja yang sesungguhnya.
2. Manfaat Bagi Rumah Sakit.
Dapat digunakan sebagai bahan atau informasi dan penilaian
(evaluasi) pada mutu penyimpanan terkait dengan ketersediaannya berkas
rekam medis dan peningkatan kinerja petugas penyimpanan di Rumah Sakit
Umum Daerah Panembahan Senopati.
3. Manfaat Institusi Pendidikan
Sebagai bahan pertimbangan dan panduan untuk mahasiswa dimasa
yang akan datang dan menambah kerja sama dengna rumah sakit
pemerintah maupun swasta.
4
E. Keaslian Penelitian
Penelitian yang berjudul “Penyebab Lamanya Waktu Penyediaan Berkas
Rekam Medis Rawat Jalan Pasien Lama Di RSUD Panembahan Senopati
Bantul” ini belum pernah dilkukan, namun ada beberapa penelitian yang
hampir sama, yaitu:
1. Emilia (2005) dengan judul “Faktor-Faktor Penyebab Lama Ditemukannya
Berkas Rekam Medis di RSUD Dr. Soejarwadi Klaten”.
Hasil : penyebab lama ditemukan berkas rekam medis meliputi beberapa
faktor yaitu pasien tidak membawa kartu berobat, penyimpanan KIUP yang
tidak teratur, berkas rekam medis masih berada di tempat pengolajan berkas
dan sumber daya manusia. Salah satu upaya untuk mengurangi lama
ditemukannya berkas rekam medis yaitu dengan cara memberi sosialisasi
kepada pasien untuk selalu membawa kartu berobat pada saat berobat ulang.
Persamaan : bertujuan untuk mengetahui penyebab lama ditemukannya
berkas rekam medis pasien lama dan mengetahui upaya untuk mengurangi
lama ditemukannya berkas rekam medis pada saat dibutuhukan di RSUD
Panembahan Senopati Bantul dan metode penelitian yang digunakan sama
yaitu menggunakan metode penelitian deskriptif dengan pendekatan
kualitatif.
Perbedaan : penelitian Emilia (2005) mengetahui faktor-faktor yang
mempengaruhi kecepatan penyediaan berkas rekam medis, sedangkan pada
penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses penyediaan berkas rekam
medis dan rata-rata kecepatan penyediaan berkas rekam medis.
2. Muninggar (2006) dengan judul “Kecepatan Retrieval Berkas Rekam Medis
Pasien Rawat Jalan di RSUD Kota Yogyakarta”.
Hasil: kecepatan retrieval berkas rekam medis di Urusan Rekam Medis
RSUD Kota Yogyakarta masih dikatakan belum baik karena dari 280 berkas
rekam medis yang dicari, 172 berkas rekam medis (sebanyak 95.56%)
masih membutuhkan waktu pencarian lebih dari 1 menit dengan rata-rata
11,07 menit. Faktor-faktor yang mempengaruhi kecepatan retrieval berkas
rekam medis pasien rawat jalan adalah sistem penyimpanan yang digunakan
4
masih straight numerical filing system, lokasi ruangan penyimpanan yang
terpisah, keadaan rak yang tidak sesuai, tracer sering menumpuk di bagian
pencatat tracer sebelum diberikan kepada petugas filing dan kurang tenaga
rekam medis khususnya di bagian penyimpanan.
Persamaan: persamaan dengan penelitian ini adalah tujuannya sama untuk
menghitung kecepatan, jenis penelitian yang digunakan Muninggar (2006)
dengan peneliti sama yaitu pendekatan kualitatif dengan pendekatan
deskriptif.
Perbedaan: lokasi penelitian kecepatan yang diamati Muninggar (2006)
adalah kecepatan retrieval di ruang filing sedangkan pada penelitian ini
peneliti mengamati kecepatan dalam penyediaan berkas rekam medis pasien
rawat jalan, dimuai dari pasien mendaftar sampai berkas ke poliklinik.
3. Winarni (2013) dengan judul “Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat
Jalan Berdasarkan Standar Pelayanan Minimal (SPM) di RS PKU
Muhammdiyah Yogyakarta”.
Hasil: rata-rata penyediaan berkas rekam medis rawat jalan adalah 14,52
menit dan prosentase keterlambatan 76,76% tepat waktu 23,23% dan faktor-
faktor yang mempengaruhinya adalah faktor machine (alat), man (manusia),
method (cara), environment (lingkungan).
Persamaan: persamaan dengan penelitian ini adalah tujuannya sama untuk
menghitung kecepatan, jenis penelitian yang digunakan Winarni (2013)
dengan peneliti sama yaitu mengetahui proses dan rata-rata kecepatan dalam
penyediaan rekam medis terkait dengan SPM, serta pendekatan kualitatif
dengan pendekatan deskriptif.
Perbedaan: lokasi yang diamati oleh Winarni (2013) dan faktor yang
digunakan machine, man, method, dan environment, sedangkan pada
penelitian ini peneiliti menggunakan faktor 5M yaitu machine, man,
method, material, dan money.
28
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Profil Rumah Sakit di RSUD Panembahan Senopati Bantul
RSUD Panembahan Senopati Bantul beralamat di Jalan Dr. Wahidin
Sudirohusodo Bantul, Yogyakarta. Tipe RSUD Panembahan Senopati Bantul
bertipe B, berstarus terakreditasi, dan sekarang yang menduduki direktur adalah
dr. I Wayan Sudana, M.Kes. RSUD Panembahan Senopati Bantul dimiliki oleh
pemerintah kabupaten bantul.
RSUD Panembahan Senopati merupakan pendukung penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dipimpin oleh seorang Direktur yang berkedudukan di
bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
RSUD Panembahan Senopati mempunyai tugas melaksanakan penyusunan
dan pelaksanaan kebijakan daerah Bidang Pelayanan Kesehatan. Dan fungsi
RSUD Panembahan Senopati Kabupaten Bantul dalam melaksanakan tugasnya
mempunyai 4 fungsi, yaitu:
a. Perumusan kebijakan teknis di bidang pelayanan rumah sakit.
b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang
pelayanan rumah sakit.
c. Pembinaan dan pengendalian pelayanan rumah sakit, dan
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
Sejarah Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Panembahan Senopati Bantul
sudah berdiri sejak tahun 1953 dengan nama RS Hongeroedem (HO). Bergantinya
tahun, rumah sakit tersebut mengganti nama menjadi RS Kabupaten pada tahun
1950. Pada tanggal 26 Februari 1993 rumah sakit tersebut mengganti nama
kembali menjadi RSUD Kabupaten Bantul ber-type D. Pada tanggal 16 Februari
1993, rumah sakit menjadi rumah sakit ber-type C. Pada November 1995 rumah
sakit lulus akreditasi penuh. Tanggal 1 Januari 2013, rumah sakit ini berganti
nama menjadi Rumah Sakit Swadana. Pada tanggal 29 Maret 2003 merubah
29
namanya kembali menjadi RSUD Panembahan Senopati Bantul. Rumah Sakit
Panembahan Senopati Bantul, dan pada Tanggal 14 April 2015 telah mendapatkan
Sertifikat Akreditasi dari Komite Akreditasi Rumah Sakit (KARS).
Tabel 4. 1 data Perfomance di RSUD Panembahan Senopati Bantul NO BANGSAL 2015 2016
1. MAWAR, WIJAYAKUSUMA,
EDELWEIS
2094 2049
2. NUSA INDAH I 843 861
3. NUSA INDAH II 804 73
4. MELATI 2251 1754
5. BAKUNG 2147 2140
6. ALAMANDA 4533 4226
7. ANGGREK 2249 2494
8. TERATAI 2671 2394
9. ASOKA 450 464
10. FLAMBOYAN 1607 1684
11. CEMPAKA 1590 1697
12 BOUGENVIL 0 1668
13 R. GABUNG 1932 1959
No Indikator 2015 2016
1. BOR (%) 77.18% 79.5%
2. LOS (hari) 4.9 5.1
3. TOI (hari) 1.19 1.09
4. BTO (kali) 49.8 56.22
5. GDR (%) 39 46.50
6. NDR (%) 18 26.62
Sumber: Laporan RSUD Panembahan Senoapti Bantul
B. HASIL
1. Proses Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Pasien Lama di
RSUD Panembahan Senopati Bantul
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan petugas di
bagian rekam medis RSUD Panembahan Senopati Bantul didapatkan
informasi proses penyediaan berkas rekam medis hingga berkas siap
digunakan untuk pelayanan medis pasien di poliklinik. Proses tersebut
meliputi:
a. Pasien mengambil nomor antrian di depan loket pendaftaran dan
menunggu panggilan dari petugas pendaftaran untuk mendaftar.
b. Petugas memanggil pasien sesuai nomor antrian yang sudah pasien
ambil di mesin pendaftaran untuk mendaftar.
30
c. Petugas menanyakan keluhan pasien dan meminta kartu berobat pasien
untuk proses pendaftaran, jika pasien tidak membawa kartu berobat
maka petugas meminta identitas lainnya untuk mencari data pasien
dengan komputer untuk mencari nomer rekam medis.
d. Petugas mencetak nomer antrian poliklinik, dalam cetakan ada 3 kertas
untuk petunjuk yang dituju dan diberikan kepada pasien kertas yang
berwarna putih.
e. Petugas mencetak nomer antrian untuk pasien mengantri di poliklinik
yang dituju dan pada kertas nomer antrian dibagi menjadi 3 kertas,
kertas berwarna putih untuk pasien berobat di poliklinik, kertas warna
kuning dimasukan ke dalam tracer untuk memberikan petunjuk dalam
pencarian berkas dan sebagai tanda berkas sedang digunakan, dan
untuk kertas berwarna merah diberikan di berkas rekam medis sebagai
petunjuk dan untuk mempermudah sesuai nomer antrian yang
diberikan petugas kepada pasien.
f. Petugas menyiapkan tracer untuk dikirim ke bagian filing
menggunakan petunjuk kertas berwarna kuning untuk di dalam tracer,
dan kertas untuk berkasnya berwarna merah muda untuk petunjuk
tujuan pasien yang berobat.
g. Petugas filing mencari berkas rekam medis yang dicari yang diawali
dengan angka terakhir pada nomer rekam medis dan berkas ditemukan
maka tracer diselipkan di antara berkas yang lain sebagai pertanda
bahwa berkas sedang digunakan, jika berkas rekam medis tidak
ditemukan pada rak penyimpanan maka petugas akan mencari di
SIMRS melihat terakhir kunjungan pasien dan menyisir rak
penyimpanan serta poliklinik, jika masih tidak ditemukan petugas akan
print berkas rekam medis dari SIMRS untuk sementara, supaya
pelayanan pada pasien tidak semakin tertunda.
h. Namun setelah mencari dan petugas sudah menemukan berkas rekam
medis, maka petugas filing akan meng-input di SIMRS untuk di
31
distribusikan, dan jika di berkas stiker barcode pada berkas rekam
medis sudah habis, maka petugas akan mencetak kembali.
i. Setelah berkas sudah siap, berkas dikirim ke bagian distribusi untuk
didistribusikan ke poliklinik yang dituju.
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan petugas
filing dan pendaftaran, tentang proses penyediaan berkas rekam medis
tersebut juga dibenarkan pernyataan responden. Berikut kutipan
wawancara tersebut:
Hasil wawancara kepada respoden dapat dilihat melalui kutipan
sebagai berikut:
“Proses persediaannya dari pasien mendaftar terus cetak traser, nanti
traser dinaikan, lalu nanti filing mencari berkasnya, nanti kalau sudah
turun menggunakan alat katrol itu.”
Responden A
“Proses persediaannya dari pasien mengambil nomor antrian, lalu pasien
mendaftar, setelah itu cetak traser, untuk traser dibagi menjadi 3 warna,
warna putih nanti traser dinaikan, terus nanti filing cari berkasnya.”
Responden B
Pada proses penyediaan berkas rekam medis dibutuhkan alat yang
dapat menunjang kegiatan distribusi sehingga berkas rekam medis akan
lebih cepat sampai ke tujuan. Berdasarkan kutipan di atas diperoleh
informasi bahwa prosesnya dari pasien mendaftar dan cetak tracer, tracer
dikirimkan ke bagian filing, petugas filing mencari berkas lalu di entry ke
dalam komputer, dan dikirmikan ke bagian distribusi. Hasil wawancara
dengan triangulasi sebagai berikut:
“Prosesnya pasien mendaftar lalu cetak traser selanjutnya traser dinaikan
dan petugas filing, lalu petugas mencarikan di rak filing lalu di input
distribusi, kalau pasien yang habis rawat inap saya mencarikannya di
ruang assembling, kalau tidak ada di ruang tersebut saya telepon di
bangsal tempat pasien rawat inap terakhir kali
Triangulasi
32
2. Rata-rata kecepatan penyediaan berkas rekam medis terkait dengan
Standar Pelayanan Minimal di RSUD Panembahan Senopati Bantul
Untuk mengetahui waktu yang dibutuhkan dalam penyediaan
berkas rekam medis, peneliti melakukan pencatatan kegiatan pada
penyediaan berkas rekam medis terhadap 100 berkas pasien dan mengukur
qaktunya dengan menggunakan sistem informasi rumah sakit di komputer.
Dengan mengambil total sampel penyediaan berkas rekam medis rawat
jalan yaitu sebanyak 100 berkas rekam medis.
Rata-rata kecepatan penyediaan berkas rekam medis yang
diperoleh hasil 18 menit 74 detik . Waktu tercepat dalam penyediaan
berkas rekam medis yaitu 5 menit terdapat poliklinik dalam, sedangkan
waktu terlama dalam penyediaan berkas rekam medis yaitu 1 jam 4 menit
terdapat pada poliklinik dalam, waktu paling lama terjadi dikarenakan
pasien sebelumnya baru pulang dari rawat inap di RSUD Panembahan
Senopati Bantul, dan berkas rekam medisnya belum di kembalikan. Dalam
penyediaan berkas rekam medis perhitungan tersebut dimulai dari pasien
mendaftar di tempat pendaftaran sampai berkas rekam medis disiapkan
oleh petugas untuk didistribusikan ke poliklinik yang dituju.
Cara menghitung rata-rata penyediaan berkas yaitu:
33
Tabel 4. 2 Presentase Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis
Rawat Jalan pada Bulan April 2016 di RSUD Panembahan
Senopati Bantul
NO
Waktu Penyediaan
Berkas Rekam Medis
Rawat Jalan
Jumlah Presentase
(%)
1. < 10 menit 38 38 %
2. > 10 menit 62 62%
Total presentase 100%
Tabel 4. 3 Hasil Observasi Tentang Standar Waktu Penyedaan Berkas di
RSUD Panembahan Senopati
No Obyek yang diamati Hasil
Keterangan Ya Belum
1.
Adakah standar waktu
penyediaan berkas di
RSUD Panembahan
Senopati Bantul?
√
Standar waktu
penyediaan
berkas ada di
pergub rsud
panembahan
senopati
2.
Penyediaan berkas sesuai
standar waktu penyediaan
berkas (maks 10 menit)
√
Penyediaan
berkas rekam
medis menurut
presentasenya
melebihi dari 10
menit
Tabel 4. 4 Hasil Studi Dokumen Tentang Standar Waktu Penyedaan
Berkas di RSUD Panembahan Senopati
No Pengamatan Ada Tidak Keterangan
1. Adakah peraturan yang
menyatakan tentang
standar pelayanan minimal
dalam penyediaan berkas
rekam medis di RSUD
Panembahan Senopati
Bantul?
√
Peraturan Gubernur
(Pergup) No 87 Tahun
2008 Tentang Standar
Pelayanan Minimal
Rumah Sakit Umum
Daerah Panembahan
Senopati Bantul.
Dari tabel diatas dapat diketahui bahwa waktu penyediaan berkas
rekam medis diperoleh sebanyak 38% atau 38 berkas rekam medis yang
kurang dari 10 menit dan waktu penyediaan berkas rekam medis yang
34
melebihi standar pelayanan minimal (10 menit) yaitu 62% lebih atau 62
berkas.
Hasil observasi diatas didukung oleh hasil wawancara mengenai
rata-rata penyediaan berkas rekam medis.
Hasil wawancara kepada responden dan triangulasi dapat dilihat
melalui kutipan sebagai berikut:
“kadang tepat dan kadang tidak tepat, karena jika ada pasien yang baru
saja rawat inap dan mau kontrol, petugas harus mencari berkasnya sampai
bangsal.”
Responden A
Hal serupa juga disampaikan oleh triangulasi dengan kutipan sebagai
berikut:
“rata-rata penyediaan berkas rekam medis kadang kurang dari 10 menit
dan kadang lebih dari 10 menit. Untuk yang lebih dari 10 menit lebih
sering karena pasien yang baru saja di rawat inap lalu kontrol, maka untuk
pencarian berkasnya harus di cari di ruang assembling dan telephone
bangsal.”
Triangulasi
3. Faktor-faktor apa saja mempengaruhi kecepatan penyediaan berkas
rekam medis
Kecepatan pelayanan dalam penyediaan berkas rekam medis akan
mempengaruhi kinerja yang bagus pada pelayanan kesehatan yang
diberikan kepada pasien. Apabila berkas rekam medis terlambat dalam
penyediaannya maka pelayanan akan terhambat. Kecepatan penyediaan
berkas rekam medis pasien rawat jalan dipengaruhi faktor-faktor tertentu.
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh peneliti, faktor-faktor yang
“dalam penyediaan berkas rekam medis kadang kurang dari 10 menit dan
kadang lebih dari 10 menit, tergantung dari petugas pendaftarannya
menaikan traser dan pasien yang baru pulang dari rawat inap lalu kontrol,
waktu bisa melebihi dari 10 menit.”
Responden B
35
mempengaruhi kecepatan penyediaan berkas rekam medis rawat jalan
pasien lama antara lain:
a. Man
Petugas filing terdiri dari 8 petugas dibagi menjadi 2 shift, shift
pagi pukul 07:00-12:00 ada 6 petugas, dan shift siang pukul 12:00-
17:00 ada 2 petugas. Beberapa tugas yang dilakukan oleh petugas
filing yaitu melakukan pencarian berkas rekam medis,dan menginput
berkas di komputer untuk di distribusi. Untuk berkas yang tidak
ditemukan di tempat rak filing, maka petugas akan mencari berkas
rekam medis yang tidak ditemukan di komputer berdasarkan
kunjungan terkahir dan mencari disetiap sudut poliklinik maupun
ruang pelaporan, jika dibangsal masih tidak ditemukan, maka petugas
akan mencetak berkas rekam medis untuk sementara, sehingga hal
tersebut memakan waktu lebih banyak.
Petugas pendaftaran terdapat 15 petugas, dibagi menjadi 3 zona
(tempat) pendaftaran, beberapa tugas yang dilakukan oleh petugas
pendaftaran yaitu, mendaftar pasien, mencetak traser, dan menaikan
traser.
Hasil wawancara kepada responden dapat dilihat melalui kutipan
adalah:
“petugas terkadang meletakan berkas rekam medis tidak tepat pada
raknya, kalau untuk jumlah SDM sudah memenuhi.”
Responden A
“petugas terkadang lama menaikan trasernya, untuk SDM
keseluruhannya sudah memenuhi.”
Responden B
Responden triangulasi juga membenarkan pernyataan tersebut:
“biasanya petugas salah letak berkas rekam medis, dan traser lama
dinaikan ke filing.”
Triangulasi
36
b. Methods
Di RSUD Panembahan Senopati Bantul terdapat SPO No
21.2022.205.105/No Revisi 02/Tahun 2014 Tentang Pendaftaran
Rawat Jalan Pasien Lama. Langkah-langkah menurut SPO tersebut
adalah:
1) Pasien mengambil nomor antrian pada mesin antrian
2) Petugas memanggil pasien sesuai nomor antrian
3) Petugas melakukan salam, sapa, dan senyum kepada pasien
4) Petugas menanyakan apa keluhan yang dialami pasien
5) Petugas pendaftaran meminta KIB, KTP atau identitas lainnya
untuk kelancaran dalam pencarian nomer rekam medis.
6) Petugas mendaftar pasien tersebut di SIMRS.
7) Petugas mencetak nomor antrian pada tracer dan diberikannya
kepada pasien.
8) Petugas mengirim tracer ke bagian filing untuk di siapkannya ke
poliklinik.
Di RSUD Panembahan Senopati Bantul terdapat SPO No
21.2022.205.105/No Revisi 02/Tahun 2014 Tentang Pendaftaran
Rawat Jalan Pasien Lama. Langkah-langkah menurut SPO tersebut
adalah:
1) Pasien mengambil nomor antrian pada mesin antrian
2) Petugas memanggil pasien sesuai nomor antrian
3) Petugas melakukan salam, sapa, dan senyum kepada pasien
4) Petugas menanyakan apa keluhan yang dialami pasien
5) Petugas pendaftaran meminta KIB, KTP atau identitas lainnya
untuk kelancaran dalam pencarian nomer rekam medis.
6) Petugas mendaftar pasien tersebut di SIMRS.
7) Petugas mencetak nomor antrian pada tracer dan diberikannya
kepada pasien.
8) Petugas mengirim tracer ke bagian filing untuk di siapkannya ke
poliklinik.
37
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan petugas
filing dan pendaftaran, tentang metode penyediaan berkas rekam
medis.
Hasil wawancara kepada responden dapat dilihat melalui kutipan
sebagai berikut:
“dari pasien mendaftar di TPP sampai ke unit pelayanan yang
dituju.”
Responden A
“dari pasien mendaftar di TPP, lalu dinaikan traser ke filing, petugas
filing mencarikan berkas dan menyiapkan berkas sampai ke
distribusi.”
Responden B
Berdasarkan kutipan di atas diperoleh informasi bahwa metode
penyediaan berkas rekam medis sedikit berbeda dan peneliti
menggunakan triangulasi untuk memperkuat pernyataan, yaitu:
“Pasien mendaftar lalu cetak traser selanjutnya traser dinaikan dan
petugas filing, lalu petugas mencarikan di rak filing lalu di input
distribusi, kalau pasien yang habis rawat inap saya mencarikannya
di ruang assembling, kalau tidak ada di ruang tersebut saya telepon
di bangsal tempat pasien rawat inap terakhir kali.”
Triangulasi
c. Material
Berdasarkan hasil pengamatan Sarana penyimpanan berkas rekam
medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul menggunakan rak
penyimpanan.
Tabel 4. 5 Hasil Observasi Tentang Sarana dan Prasarana dalam
Penyediaan Berkas Rekam Medis
NO Obyek yang diamati Hasil
Keterangan Ya Belum
1.
Adanya sarana dan
prasarana yang
memadai:
a. Rak
Penyimpanan √
a. Menggunakan
rak dengan besi
dan di batasi
dengan triplek
38
Berdasarkan hasil wawancara rak penyimpanan berkas terbuat dari
bahan besi, tetapi masih ada sebagian rak yang terbuat dari kayu dan
penopang berkas terbuat dari bahan triplek. Sarana penyimpanan
tersebut belum sepenuhnya melindungi berkas rekam medis karena
penopang berkas masih terbuat dari triplek dan mudah terbakar.
Hasil wawancara kepada responden dan triangulasi dapat dilihat
melalui kutipan sebagai berikut :
Hal serupa juga disampaikan oleh triangulasi dengan kutipan
sebagai berikut:
d. Mesin
Di RSUD Panembahan Senopati Bantul dalam pelayanannya secara
keseluruhan menggunakan sistem komputerusasi. Berdasarkan hasil
observasi, yaitu:
Tabel 4. 6 Hasil Observasi Tentang Sarana dan Prasarana dalam
Penyediaan Berkas Rekam Medis
NO Obyek yang
diamati
Hasil Keterangan
Ya Belum
1.
Adanya sarana
dan prasarana
yang memadai:
b. Komputer √
b. Sistem pelayanan
sudah menggunakan
komputerisasi
Berdasarkan hasil pengamatan di RSUD Panembahan Senopati
Bantul untuk pelayanan keseluruhan menggunakan komputerisasi
yang sudah terkoneksi dari pendaftaran sampai ke kasir.
Hasil wawancara kepada responden dan triangulasi dapat dilihat
melalui kutipan sebagai berikut :
Rak penyimpanan disini sebagian sudah menggunakan logam dan
berhubung tempatnya sempit, sebagian lagi masih dilapisi triplek
Responden B
ada besi beberapa saja, dengan desain khusus untuk penyimpanan
berkas, rooling yang bisa didorong dan dibuka udah ada sebagian,
sebagian lagi masih triplek bentuk yang standar
Triangulasi
39
“pelayanan semua sudah menggunakan sistem komputerisasi, dan
kendalanya jika komputer eror atau SIMRS yang eror.”
Responden B
Hal serupa juga disampaikan oleh triangulasi dengan kutipan
sebagai berikut:
“pelayanan semua sudah menggunakan sistem komputerisasi dari
pendaftaran sampai ke kasir dan itu sangat memudahkan dalam
pencarian data, penginputan data, dan amsih banyak lagi. Untuk
kendalanya jika komputer eror atau SIMRS yang eror, maka akan
terjadi penumpukan pasien di pelayanan.”
Triangulasi
e. Money
Berdasarkan hasil pengematan di RSUD Panembahan Senopati
Bantul untuk pengadaaan sarana pendukung dalam pelayanan,
penyimpanan, dan pendistribusian belum terpenuhi secara
keseluruhan. Hal tersebut diperkuat dengan hasil wawancara kepada
responden.
Hasil wawancara kepada responden dan triangulasi dapat dilihat
melalui kutipan sebagai berikut:
“pengadaan sudah pernah diajukan ke atasan, tp blm dipenuhi
semuanya, hanya sebagian aja.”
Responden B
Hal serupa juga disampaikan oleh triangulasi dengan kutipan
sebagai berikut:
“pengadaan sudah diajukan ke atasan, hanya belum terpenuhi secara
keseluruhan, seperti troli yang sudah agak rusak, sehingga petugas
melakukan distribusi dengan kursi roda yang sebenarnya kurang
efektif, dan AC untuk menjaga kelembapan ruangan.”
Responden B
40
C. PEMBAHASAN
1. Proses Penyediaan Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Jalan di
RSUD Panembahan Senopati Bantul
Menurut Permenkes (2008) Standar Prosedur Operasional (SPO)
adalah suatu perangkat intruksi/langkah-langkah yang di bakukan untuk
menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu, dimana Standar Prosedur
Operasional memberikan langkah yang benar dan terbaik berdasarkan
konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi
pelayanan yang di buat oleh sarana pelayanan kesehatan berdasarkan
standar profesi.
Pelayanan rawat jalan adalah pelayanan yang diberikan kepada
pasien yang tidak mendapatkan pelayanan rawat inap di fasilitas pelayanan
kesehatan.
a. Setiap pasien baru diterima tempat pendaftaran pasien (TPP) dan akan
diwawancarai oleh petugas untuk mendaptakan data identitas yang
akan diisikan pada formulir Ringkasa Riwayat Klinik sesuai dengan
Kartu Tanda Pengenal yang dimiliki pasien.
b. Kemudian petugas mempersilahkan pasien menuju ke poliklinik yang
diinginkan.
c. Kemudian pasien yang sudah melakukan pemeriksaan sesui dengan
klinik yang diinginkan. Maka selanjutnya pasien akan diarahkan ke
penunjang medis untuk melakukan pemeriksaan (jika diperlukan)
d. Kemudian setelah pasien selesai mendapatkan pelayanan, pasien
menuju ke bagian farmasi untuk menebus obat.
e. Kemudian pasien ke bagian kasir untuk melakukan pembayaran dari
obat yang telah ditebus.
f. Setelah selesai proses pembayaran dan mengambil obat dibagian
farmasi pasien langsung pulang.
Menurut Sabarguna (2004), pelayanan yang cepat dan tepat
merupakan keinginan semua konsumen baik pemberi pelayanan maupun
penerima pelayanan. Kecepatan penyediaan berkas rekam medis di klinik
41
juga dapat menjadi salah satu indikator dalam mengukur kepuasan.
Semakin cepat rekam medis sampai ke klinik maka semakin cepat
pelayanan yang dapat diberikan kepada pasien. Standar kecepatan
pendistribusian rekam medis terhitung di mulai sejak pasien melakukan
registrasi di pendaftaran sampai dokumen didistribusikan ke poliklinik.
Mutu pelayanan kesehatan dapat dikatakan baik bila didukung oleh suatu
sistem pengolahan rekam medis dalam mendapatkan kembali berkas
rekam medis yang cepat dan tepat waktu sesuai dengan ketentuan yang
telah ditetapkan oleh rumah sakit. Pada pelaksanaannya rumah sakit
memiliki pedoman yang digunakan berdasarkan pengamatan dan
wawancara proses penyediaan berkas rekam medis di RSUD Panembahan
Senopati Bantul dimulai dari pasien mendaftar di TPP sampai berkas
rekam medis diantarkan ke poliklinik/unit pelayanan, hal tersebut
diperkuat dengan keputusan dari pergub bantul.
Kecepatan penyediaan berkas rekam medis berpengaruh dengan
baik buruknya standar mutu pada rumah sakit. Menurut Permenkes RI no
129 tahum 2008 indikator standar pelayanan minimal di bagian rekam
medis khususnya untuk penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan
adalah ± 10 menit, dimulai dari pasien mendaftar di TPP sampai berkas
disediakan untuk didistribusi.
2. Rata-rata kecepatan penyediaan berkas rekam medis terkait dengan
Standar Pelayanan Minimal di RSUD Panembahan Senopati Bantul
Dalam setiap pelayanan, pasien ingin mendapatkan pelayanan yang
cepat dan tidak menunggu lama. Pelayanan yang cepat tergantung pada
kerjasama yang baik antar petugas di rumah sakit. Kecepatan dalam
mendaftar pasien sampai menyediakan berkas rekam medis merupakan
salah satu indikator untuk menunjuk kepuasan pasien (Antikasari, 2006).
Berdasarkan Permenkes RI no 129 tahum 2008 indikator standar
pelayanan minimal di bagian rekam medis khususnya untuk penyediaan
berkas rekam medis pasien rawat jalan adalah ± 10 menit, dimulai dari
pasien mendaftar di TPP sampai berkas disediakan untuk didistribusi.
42
Rata-rata kecepatan penyediaan berkas rekam medis diperoleh
hasil 18 menit 74 detik. Waktu tercepat dalam penyediaan berkas rekam
medis yaitu 5 menit di poliklinik dalam, sedangkan waktu terlama dalam
penyediaan berkas rekam medis yaitu 1 jam 4 menit di poliklinik dalam
waktu paling lama terjadi dikarenakan pasien sebelumnya baru pulang dari
rawat inap di RSUD Panembahan Senopati Bantul, dan berkas rekam
medisnya belum di kembalikan. Dalam penyediaan berkas rekam medis
perhitungan tersebut dimulai dari pasien mendaftar di tempat pendaftaran
sampai berkas rekam medis disiapkan oleh petugas untuk didistribusikan
ke poliklinik yang dituju. Hal itu mengakibatkan terhambatnya
pelaksanaan penyediaan berkas rekam medis, sehingga rata-rata
penyediaan berkas rekam medis dari pasien mendaftar sampai berkas
rekam medis disiapkan belum sesuai oleh Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia nomor 129 tahun 2008. Hal tersebut diperkuat dengan
adanya presentase waktu penyediaan berkas rekam medis.
Tabel 4. 7 Presentase Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat
Jalan pada Bulan April 2016 di RSUD Panembahan Senopati Bantul
NO Waktu Penyediaan
Berkas Rekam Medis
Rawat Jalan
Jumlah Presentase
(%)
1. < 10 menit 38 38 %
2. > 10 menit 62 62%
Total presentase 100%
3. Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kecepatan penyediaan
berkas rekam medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul
Suatu kegiatan yang dalam pelaksanaannya sering muncul faktor-
faktor yang mempengaruhi, termasuk dengan pelaksanaan penyediaan
berkas rekam medis rawat jalan di RSUD Panembahan Senopati Bantul.
Menurut Hasibuan (2009), faktor yang mempengaruhi suatu permasalahan
digolongkan sebagai berikut:
a. Man
43
Perencanaan adalah suatu proses menyusun berbagai keputusan
yang bersifat pokok yang dipandang paling penting dan yang akan
dilaksanakan menurut urutannya guna mencapai tujuan yang telah
ditetapkan (Azwar 2010). Sumber Daya Manusia merupakan faktor
dominan yang harus dipertahankan dalam penyelenggaraan
pembangunan untuk memperlancar pencapaian sasaran di unt kerja
RMIK. Menurut PERMENKES No.73 tentang Jabatan Fungsional
pada manajemen SDM Unit Kerja RMIK mencakup :
1) Perekrutan dan seleksi;
2) Penerimaan;
3) Pendidikan D3 RMIK dan pelatihan
4) Administrasi tunjangan
Menurut Permenkes No. 55 Tahun 2013 dalam pelaksanaan
pekerjaannya, Perekam Medis mempunyai kewenangan sesuai dengan
kualifikasi pendidikan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 yaitu
pada Ahli Madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatandalam
melaksanakan pekerjaan rekam medis dan informasi kesehatan di
Fasilitas Pelayanan Kesehatan, mempunyai kewenangan sebagai
berikut:
1) Melaksanakan kegiatan pelayanan pasien dalam manajemen dasar
rekam medis dan informasi kesehatan.
2) Melaksanakan evaluasi isi rekam medis.
3) Melaksanakan sistem klasifikasi klinis dan kodefikasi penyakit
yang berkaitan dengan kesehatan dan tindakan medis sesuai
terminologi medis yang benar.
4) Melaksanakan indeks dengan cara mengumpulkan data penyakit,
kematian, tindakan dan dokter yang dikelompokkan pada indeks.
5) Melaksanakan sistem pelaporan dalam bentuk informasi kegiatan
pelayanan kesehatan.
6) Merancang struktur isi dan standar data kesehatan, untuk
pengelolaan informasi kesehatan.
44
7) Melaksanakan evaluasi kelengkapan isi diagnosis dan tindakan
sebagai ketepatan pengkodean.
8) Melaksanakan pengumpulan, validasi dan verifikasi data sesuai
ilmu statistik rumah sakit.
9) Melakukan pencatatan dan pelaporan data surveilans.
10) Mengelola kelompok kerja dan manajemen unit kerja dan
menjalankan organisasi penyelenggara dan pemberi pelayanan
kesehatan.
11) Mensosialisasikan setiap program pelayanan rekam medis dan
informasi kesehatan.
12) Melaksanakan hubungan kerja sesuai dengan kode etik profes.
13) Melakukan pengembangan diri terhadap kemajuan ilmu
pengetahuan dan teknologi.
b. Method
Metode adalah suatu tata cara yang memperlancar jalannya
pekerjaan manajer. Sebuah metode dapat dinyatakan sebagai
penetapan cara pelaksanaan kerja suatu kerja dengan memberikan
berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-
fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan
usaha (Imamoto et al,2008). Sebuah metode menentukan bagaimana
dapat menyatakan pelaksanaan kerja suatu tugas dan memberikan
berbagai pertimbangan kepada sasaran, fasilitas yang tersedia,
penggunaan waktu, uang dan kegiatan usaha. Metode kerja adalah
aplikasi yang efektif dari usaha-usaha ilmu pengetahuan dalam
mewujudkan kebutuhan operasional menjadi suatu sistem konfigurasi
tertentu melalui proses yang saling berkaitan, berupa definisi
keperluan analisis fungsional, sintesis, optimasi, desain, tes, dan
evaluasi.
Berdasarkan hasil pengamatan di RSUD Panembahan Senopati
Bantul sudah ada aturan mengenai penyediaan berkas rekam medis
yaitu berupa pedoaman dari Peraturan Gubernur Bantul No 87 Tahun
45
2008 Tentang Standart Pelayanan Minimal RSUD Panembahan
Senopati Bantul. Di pedoman tersebut menjelaskan bahwa disebutkan
untuk standar dalam pelayanan minimal rawat jalan yaitu 10 menit,
dan cara dalam penyediaan berkas rekam medis dimuali dari pasien
mendaftar di TPP sampai ke unit pelayanan.
c. Material
Menurut Budi (2011), beberapa fasilitas di ruang penyimpanan
berkas rekam medis diantaranya, yaitu:
1) Ruang dengan suhu ideal untuk penyimpanan berkas dan
keamanan dari serangan fisik lainnya.
2) Alat penyimpanan berkas rekam medis bisa menggunakan roll
o’pack, rak terbuka, dan filing cabinet.
3) Tracer yang digunakan sebagai pengganti berkas rekam medis di
rak penyimpanan yang dapat digunakan untuk menelusuri
keberadaan berkas rekam medis.
Berdasarkan hasil pengamatan pada rak penyimpanan berkas
rekam medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul menggunakan
rak penyimpanan berkas terbuat dari bahan besi, tetapi ada sebagian
rak yang terbuat dari kayu dan penopang berkas yang terbuat dari
bahan triplek. Sarana rak penyimpanan tersebut tidak mempengaruhi
jalannya penyediaan berkas rekam medis.
d. Mesin
Sistem informasi menejemen (SIM) ( bahasa Inggris :
management information system, MIS ) adalah bagian dari
pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan
manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntasi manajemen
untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan atau
suatu strategi bisnis. Sistem informasi menejemen dibedakan dengan
sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis
sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional
organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk
46
merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian
dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan
manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar dan
sistem informasi eksekutif.
Suatu alat yang berhubungan dengan alat penampung,
penyimpanan dan untuk melakukan proses produksi serta menyangkut
macam teknologi yang berkaitan dengannya. Berdasarkan hasil
pengamatan di RSUD Panembahan Senopati Bantul untuk pelayanan
keseluruhan menggunakan komputerisasi yang sudah terkoneksi dari
pendaftaran sampai ke kasir.
e. Money
Menurut Purwanto (2007) reward ialah sesuatu yang diberikan
kepada perorangan atau kelompok jika mereka melakukan sesuatu
dibidang tertentu dan diberikan hadiah berupa medali, piala, sertifikat,
uang atau pita. Sedangkan punishment adalah jika melakukan
pelanggaran akan mendapatkan hukuman berupa teguran, surat
peringatan, skorsing, pemotongan gaji dan bisa diberhentikan kerja.
Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai besar kecilnya
hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam
perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan tools yang penting untuk
mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara
rasional. Hal ini berhubungan dengan anggaran yang digunakan dalam
penyimpanan berkas rekam medis untuk meningkatkan kualiatas
pelayanan pada pasien, diantaranya adalah kurang tercukupinya dana
untuk pengadaan sarana pendukung penyimpanan, penyediaan,
pengembalian, dan penyusutan.
Berdasarkan hasil pengamatan di RSUD Panembahan Senopati
Bantul untuk pengadaaan sarana pendukung dalam pelayanan,
penyimpanan, dan pendistribusian belum terpenuhi secara
keseluruhan.
47
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
1. Proses penyediaan berkas rekam medis rawat jalan pasien lama di
RSUD Panembahan Senopati Bantul dalam proses penyediaan berkas
rekam medis terkendala dengan petugas yang kurang disiplin dalam
pengiriman tracer ke bagian penyimpanan.
2. Rata-rata waktu yang dibutuhkan dalam penyediaan berkas rekam
medis rawat jalan belum mencapai 10 menit.
3. Faktor-faktor yang mempengaruhi kecepatan penyediaan berkas rekam
medis, yaitu:
a. Man
Sikap dan perilaku petugas disiplin dalam menyediakan berkas
rekam medis pasien.
b. Methods
Standar Pelayanan Minimal masih belum tercapai 10 menit.
c. Mesin
Semua pelayanan sudah terkomputerisasi dan menggunakan
SIMRS.
B. SARAN
1. Sebaiknya petugas rekam medis pada bagian pendaftaran atau petugas
pendistribusian harus lebih disiplin dalam mengirim tracer ke ruang
filing, sehingga pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien
tidak terhambat.
2. Sebaiknya petugas rekam medis pada bagian penyimpanan lebih teliti
dalam proses penyimpanan berkas, sehingga tidak terjadi keterlambatan
dan lebih cepat dalam penyediaan berkas rekam medisnya.
3. Sebaiknya petugas lebih cepat dalam melakukan penyediaan berkas
rekam medis.
DAFTAR PUSTAKA
Anggoto, M.T. (2007). Metode Penelitian. Jakarta: Universitas Terbuka.
Azwar, Azrul. (2007). Metode Penelitian. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Azwar, Azrul. (2010). Pengantar Administrasi Kesehatan Edisi Tiga.
Jakarta:Binarupa Aksara.
Basuki, (2003). Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Budi, S.C. (2011). Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum
Sinergis Media.
Bungin, B. (2007). Analisa Data Penelitian Kualitatif Pemahaman Filosofi dan
Metodelogi ke arah Penguasaan Model Aplikasi. Jakarta: Rajagrafinda
Persada.
Gie, T.L. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Liberty
Hatta, G. R. (2013). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana
Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia
Hasibuan, M. S. (2009). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi
Aksara.
Kementrian Kesehatan RI Direktorat Jendral Bina Upaya Kesehatan. (2011).
JUKNIS SIRS 2011 Sistem Informasi Rumah Sakit. Jakarta.
Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 129 tahun 2008 tentang Standar Pelayanan
Minimal Rumah Sakit. Jakarta.
Moleong, L. (2011). Metodelogi Penelitian Kualitatif. Banfung. PT Remaja
Rosdakarya
Notoatmodjo, S. (2012). Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 340/MENKES/PER/III/2010 tentang
Klasifikasi Rumah Sakit. Jakarta.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam
Medis. Jakarta.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 69 tahun 2014 tentang
Kewajiban Rumah Sakit dan Kewajiban Pasien. Jakarta.
Purwanto.(2007).Metodelogi Penelitian Kuantitatif.Yogyakarta:Pustaka Belajar
Rustiyanto, E. & Rahayu W. A. (2011). Manajemen Filing Dokumen Rekam
Medis Dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta : Politeknik Kesehatan
Permata Indonesia
Sugiyono. (2013). Statistika untuk Penelitian. Bandung: Alfabetika.
Undang-Undang UU Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktek Kedokteran. Jakarta.
http://www.dpr.go.id/dokjdih/document/uu/30.pdf, (diakses pada tanggal 15 Mei
2017 pukul 19.43).
L
A
M
P
I
R
A
N