1

PENGENALAN MICROSOFT OFFICE 2007

Microsoft Office 2007 ini memiliki perbedaan mendasar dengan Microsoft versi

sebelumnya Perbedaan tersebut terletak pada tampilannya terutama menu Microsoft Office

2007 memiliki tampilan berbentuk tab ribbon sedangkan versi sebelumnya memiliki tampilan

berbentuk drop down

Terdapat beberapa syarat yang diperlukan dalam melakukan instalasi software

Microsoft Office 2007 ini Syarat -syarat tersebut meliputi

1 Prosesor 500 MHz atau yang lebih tinggi

2 RAM 256 MB atau yang lebih tinggi

3 Ruang Hardisk tersisa 2 GB

4 CD-ROM atau DVD

5 Layar beresolusi 1024 x 768 atau yang lebih tinggi

6 Windows XP with Service Pack 2 (SP2) atau Windows 7 Professional

2

MENGENAL MICRO SOFT WORD 2007

1 MengaktifkanMenjalankan Microsoft Word 2007

Microsoft word me rupakan software pengolah kata yang diproduksi oleh Microsoft

Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup membuat

surat laporan brosur skripsi dan majalah dengan aneka font dan layout yang ada

Seperti versi sebelumnya Microsoft Word 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft

Office 2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara

sebagai berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Office W0rd 2007

3

Gambar11 Menjalankan MSOffice Word 2007

4

Setelah program Microsoft word 2007 berhasil di jalankan maka akan

ditampilkan lembar kerjanya atau halaman utama Microsoft word 2007 Lembar kerja

atau halaman utama tersebut langs ung bisa digunakan untuk mengerjakan berbagai

pekerjaan yang berhubungan dengan aplikasi software Microsoft word 2007

Gambar 12 Halaman utama MS Word 2007

5

2 Microsoft Word 2007

Tampilan MS Word 2007 berbentuk ribbon berbeda dengan tampilan pada v ersi

sebelumnya yang berbentuk toolbar dimana tampilan ini hanya memindahkan struktur

menu ke dalam bentuk tool bar Tampilan MS Word 2007 ditampilkan sebagai berikut

Gambar 13 Halaman Utama Ms Word 2007

Keterangan Gambar

1 Microsoft office button

Tombol ini berisi menu-menu sebagai berikut new open save save as print dll

6

2 Quick acces toolbar

Merupakan kumpulan tombol yang bias ditambahkan atau dikurangi sesuai dengan

keinginan pengguna Pada kumpulan tombol ini bias dimasukkan tombol open new

save preview dan lain-lain

3 Title bar

Menunjukkan judul document yang dibuat Apabila document tersebut baru

pertama kali dibuat maka secara otomatis bernama document 1

4 Tab ribbon

Merupakan deretan menu utama yang digunakan un tuk mengakses beberapa fungsi

yang terdiri dari beberapa grup Masing -masing grup dikelompokkan sesuai

fungsinya masing-masing

5 Group

Menunjukkan kelompok perintah yang memiliki kesamaan fungsi Perintah -perintah

tersebut ditandai dengan gambar (icon)

6 Scroll

Scroll digunakan untuk menggulung lembar kerja ke atas atau ke bawah

7 View mode

Berfungsi untuk mengatur mode tampilan yang terdiri dari printout full screen

reading web layout outline serta draft

8 Zoom slider

Berfungsi untuk memperbesar atau memper kecil tampilan lembar kerja

7

3 Operasi dasar Microsoft Word 2007

a Membuat dokumen baru

Pada saat pertama kali mengaktifkan (membuka) lembar kerja MS Word

2007 maka pengguna langsung disediakan dokumen baru yang masih kosong yang

siap untuk diketik Prosedur untuk membuka lembar kerja tersebut adalah

1) Klik tombol start

2) Pilih all programs

3) Plih Microsoft office

4) Pilih Microsoft office word 2007

Bila saat sedang bekerja kemudian pengguna ingin membuka lembar kerja

baru yang lain maka bisa dilakukan dengan cara tekan tombol Ctrl + N dokumen

baru akan keluar serta pengguna siap untuk memulai bekerja dengan lembar kerja

yang baru

8

Gambar 14 Lembar kerja MS Word baru

b Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dib uat dapat

disimpan serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen

yang telah dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as

3) Kemudian klik word document

9

Gambar 15 Office button

4) Ketik nama file

5) klik save

6) Untuk menutup lembar kerja atau halaman pekerjaan klik tombol X pada sudut

kanan atas halaman atau lembar kerja

10

Gambar 16 Menyimpan dokumen

Jika proses penyimpanan dilakukan ketika masih bekerja untuk menyimpa n

kembali cukup ditekan tombol Ctrl+S Cara ini dilakukan bilamana nama filenya

sama namun bila nama filenya berbeda cara penyimpanan dilakukan dengan

mengikuti langkah pertama sampai ke lima Jika pekerjaan terakhir belum disimpan

kemudian halaman atau lembar kerja akan ditutup maka akan muncul konfirmasi

untuk menyimpan file Klik Yes bila ingin menyimpan serta klik No bila tidak ingin

menyimpan

11

c Membuka dokumen yang telah dibuat

Dokumen atau file yang telah disimpan meskipun dokumen tersebut memi liki

versi yang berbeda atau versi sebelumnya bisa dibuka di MS Word 2007 Cara

membuka dokumen atau file yang sudah disimpan adalah sebagai berikut

1) Buka MS Word 2007

Gambar 17 lembar kerja MS Word 2007

12

2) Klik office button kemudian pilih open

Gambar 18 membuka file

3) Pilih lokasi penyimpanan file atau dokumen kemudian pilih file atau dokumen

yang akan dibuka lalu klik open

Gambar 19 Memilih dan membuka file

Open

Office button

13

d Mengatur ukuran kertas dan margin

Ukuran kertas secara umum adalah kertas b erukuran A4 Namun demikian

dalam MS Word disajikan beragam ukuran kertas yang bisa dipilih oleh pengguna

Pengaturan ukuran kertas bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 110 Page layout

2) Klik tombol panah kecil pada group page setup klik Paper kemudian pilih

ukuran kertas yang diinginkan pada paper size

Gambar 111 Memilih ukuran kertas

14

MS Word 2007 menyajikan beragam ukuran margin yang bisa diatur sesuai

keinginan pengguna Pengaturan margin dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 112 Page layout

2) Klik margin kemudian tentukan ukuran margin yang diinginkan

Gambar 113 Memilih ukuran margin

15

e Mengatur format teks

Secara default Microsoft Word 2007 menggunakan font Calibri Namun

apabila pengguna ingin mengubah tipe maupun ukuran huruf (font) hal ini bisa

dilakukan dengan mudah dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Pilih jenis font yang diinginkan pada ribbon Home

Gambar 114 Memilih jenis huruf (font)

3) Pilih ukuran font

Gambar 115 menentukan ukuran huruf (font)

16

f Mengatur perataan paragraph

Pada kondisi default perataan (alignment) paragraph pada MS Word 2007

adalah rata kiri Namun demikian bila ingin dirubah menjadi rata kanan kiri

dilakukan dengan cara berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Klik justify

Gambar 116 Perataan Halaman

20

g Mengatur spasi antar baris

Fasilitas pengaturan spasi antar baris s udah disediakan pada tab ribbon

sehingga secara mudah bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diatur

2) Pilih spasi yang diinginkan

Gambar 117 Pengaturan spasi

21

h Mengatur indentasi

Ketika membuat bullet dan numbering biasanya berakibat pada paragraph

yang menjorok terlalu ke tengah Pengaturan indentasi bisa digunakan untuk

mengatasi permasalahan tersebut Pengaturan tersebut dilakukan dengan cara

1) Sorot paragraph yang akan diatur

2) Klik decrease atau increase pada ikon indent

Gambar 118 Pengaturan indentasi

22

i Pemberian nomor halaman

Pemberian nomor halaman sangat penting bagi penulisan karya ilmiah baik

berupa naskah buku maupun naskah artikel ilmiah Cara pemberian nomor halaman

dilakukan dengan cara

1) Klik insert

2) Klik page number

3) Pilih posisi nomor

4) Tentukan posisi akhir nomor yang diinginkan

Gambar119 Pemberian nomor halaman

23

j Membuat garis pembatas halaman

Garis pembatas halaman bermanfaat dalam membuat sampul buku atau

sampul karya ilmiah lainnya baik sampul skripsi laporan penelitian maupun

proposal penelitian Untuk membuat garis pembatas caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Page layout

2) Klik page Page borders

3) Pilih Setting

4) Pilih Style

5) Pilih Ok

Gambar 120 Pemberian garis pembatas halaman

24

k Membuat header and footer

Header and footer sangat bermanfaat apab ila ingin memberikan informasi

tambahan terhadap teks yang ditulis dalam halaman lembar kerja Biasanya header

dan footer ini banyak digunakan untuk member keterangan nama penulis judul

buku atau artikel ilmiah ataupun judul makalah diatas atau dibawah halaman lembar

kerja Untuk menambahkan informasi diatas halaman lembar kerja bisa digunakan

header Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Header

3) Pilih bentuk Header yang diinginkan

4) Ketik informasi yang diinginkan

5) Klik Close Header and Footer

Gambar 121 Membuat Header

25

Gambar 122 Menutup Header and Footer

Bila informasinya ingin ditampilkan pada tampilan dibawah halaman

lembar kerja pengetikan maka bisa digunakan footer Caranya adalah sama

dengan cara membuat header hanya pilihan header diganti footer

26

l Membuat Bullet and Numbering

Bullet dan numbering bermanfaat dalam menunjukkan beberapa opsi atau

pilihan sebagai keterangan pelengkap dalam paragraph jika teks pada paragraph

tersebut akan diberikan beberapa p oint pembahasan Jika opsi atau keterangan

ditampilkan bukan dalam bentuk urutan langkah biasanya digunakan bullet Cara

membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih teks yang akan diberi bullet

2) Klik Bullet pada ribbon Home

3) Klik bullet yang diinginkan

Gambar 123 Memberikan Bullet

27

Bila opsi atau keterangan secara detil ingin ditampilkan dalam bentuk urutan

langkah atau urutan kejadia n biasanya digunakan Numbering atau penomoran

Numbering bisa berupa angka maupun huruf Langkah ndashlangkah pemberian

numbering adalah hampir sama dengan pemberian bullet pada ribbon home klik

Number

m Mengganti kata

Fasilitas ini sangat membantu dalam melakukan editing teks pengguna bisa

secara otomatis mencari serta merubah (mengedits) teks yang diinginkan Untuk

merubah atau mengganti seluruh teks yang diinginkan digunakan fasilitas Replace

Langkah-langkah mengganti teks adalah sebagai berikut

1) Klik Replace pada ribbon home

2) Pilih Replace pada kotak dialog Find and Replace

3) Tulis teks yang akan diganti pada Find What

4) Tulis teks pengganti pada Replace with

5) Klik Replace Bila teks pada seluruh lembar kerja ingin diganti maka klik replace

all

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

2

MENGENAL MICRO SOFT WORD 2007

1 MengaktifkanMenjalankan Microsoft Word 2007

Microsoft word me rupakan software pengolah kata yang diproduksi oleh Microsoft

Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup membuat

surat laporan brosur skripsi dan majalah dengan aneka font dan layout yang ada

Seperti versi sebelumnya Microsoft Word 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft

Office 2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara

sebagai berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Office W0rd 2007

3

Gambar11 Menjalankan MSOffice Word 2007

4

Setelah program Microsoft word 2007 berhasil di jalankan maka akan

ditampilkan lembar kerjanya atau halaman utama Microsoft word 2007 Lembar kerja

atau halaman utama tersebut langs ung bisa digunakan untuk mengerjakan berbagai

pekerjaan yang berhubungan dengan aplikasi software Microsoft word 2007

Gambar 12 Halaman utama MS Word 2007

5

2 Microsoft Word 2007

Tampilan MS Word 2007 berbentuk ribbon berbeda dengan tampilan pada v ersi

sebelumnya yang berbentuk toolbar dimana tampilan ini hanya memindahkan struktur

menu ke dalam bentuk tool bar Tampilan MS Word 2007 ditampilkan sebagai berikut

Gambar 13 Halaman Utama Ms Word 2007

Keterangan Gambar

1 Microsoft office button

Tombol ini berisi menu-menu sebagai berikut new open save save as print dll

6

2 Quick acces toolbar

Merupakan kumpulan tombol yang bias ditambahkan atau dikurangi sesuai dengan

keinginan pengguna Pada kumpulan tombol ini bias dimasukkan tombol open new

save preview dan lain-lain

3 Title bar

Menunjukkan judul document yang dibuat Apabila document tersebut baru

pertama kali dibuat maka secara otomatis bernama document 1

4 Tab ribbon

Merupakan deretan menu utama yang digunakan un tuk mengakses beberapa fungsi

yang terdiri dari beberapa grup Masing -masing grup dikelompokkan sesuai

fungsinya masing-masing

5 Group

Menunjukkan kelompok perintah yang memiliki kesamaan fungsi Perintah -perintah

tersebut ditandai dengan gambar (icon)

6 Scroll

Scroll digunakan untuk menggulung lembar kerja ke atas atau ke bawah

7 View mode

Berfungsi untuk mengatur mode tampilan yang terdiri dari printout full screen

reading web layout outline serta draft

8 Zoom slider

Berfungsi untuk memperbesar atau memper kecil tampilan lembar kerja

7

3 Operasi dasar Microsoft Word 2007

a Membuat dokumen baru

Pada saat pertama kali mengaktifkan (membuka) lembar kerja MS Word

2007 maka pengguna langsung disediakan dokumen baru yang masih kosong yang

siap untuk diketik Prosedur untuk membuka lembar kerja tersebut adalah

1) Klik tombol start

2) Pilih all programs

3) Plih Microsoft office

4) Pilih Microsoft office word 2007

Bila saat sedang bekerja kemudian pengguna ingin membuka lembar kerja

baru yang lain maka bisa dilakukan dengan cara tekan tombol Ctrl + N dokumen

baru akan keluar serta pengguna siap untuk memulai bekerja dengan lembar kerja

yang baru

8

Gambar 14 Lembar kerja MS Word baru

b Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dib uat dapat

disimpan serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen

yang telah dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as

3) Kemudian klik word document

9

Gambar 15 Office button

4) Ketik nama file

5) klik save

6) Untuk menutup lembar kerja atau halaman pekerjaan klik tombol X pada sudut

kanan atas halaman atau lembar kerja

10

Gambar 16 Menyimpan dokumen

Jika proses penyimpanan dilakukan ketika masih bekerja untuk menyimpa n

kembali cukup ditekan tombol Ctrl+S Cara ini dilakukan bilamana nama filenya

sama namun bila nama filenya berbeda cara penyimpanan dilakukan dengan

mengikuti langkah pertama sampai ke lima Jika pekerjaan terakhir belum disimpan

kemudian halaman atau lembar kerja akan ditutup maka akan muncul konfirmasi

untuk menyimpan file Klik Yes bila ingin menyimpan serta klik No bila tidak ingin

menyimpan

11

c Membuka dokumen yang telah dibuat

Dokumen atau file yang telah disimpan meskipun dokumen tersebut memi liki

versi yang berbeda atau versi sebelumnya bisa dibuka di MS Word 2007 Cara

membuka dokumen atau file yang sudah disimpan adalah sebagai berikut

1) Buka MS Word 2007

Gambar 17 lembar kerja MS Word 2007

12

2) Klik office button kemudian pilih open

Gambar 18 membuka file

3) Pilih lokasi penyimpanan file atau dokumen kemudian pilih file atau dokumen

yang akan dibuka lalu klik open

Gambar 19 Memilih dan membuka file

Open

Office button

13

d Mengatur ukuran kertas dan margin

Ukuran kertas secara umum adalah kertas b erukuran A4 Namun demikian

dalam MS Word disajikan beragam ukuran kertas yang bisa dipilih oleh pengguna

Pengaturan ukuran kertas bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 110 Page layout

2) Klik tombol panah kecil pada group page setup klik Paper kemudian pilih

ukuran kertas yang diinginkan pada paper size

Gambar 111 Memilih ukuran kertas

14

MS Word 2007 menyajikan beragam ukuran margin yang bisa diatur sesuai

keinginan pengguna Pengaturan margin dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 112 Page layout

2) Klik margin kemudian tentukan ukuran margin yang diinginkan

Gambar 113 Memilih ukuran margin

15

e Mengatur format teks

Secara default Microsoft Word 2007 menggunakan font Calibri Namun

apabila pengguna ingin mengubah tipe maupun ukuran huruf (font) hal ini bisa

dilakukan dengan mudah dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Pilih jenis font yang diinginkan pada ribbon Home

Gambar 114 Memilih jenis huruf (font)

3) Pilih ukuran font

Gambar 115 menentukan ukuran huruf (font)

16

f Mengatur perataan paragraph

Pada kondisi default perataan (alignment) paragraph pada MS Word 2007

adalah rata kiri Namun demikian bila ingin dirubah menjadi rata kanan kiri

dilakukan dengan cara berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Klik justify

Gambar 116 Perataan Halaman

20

g Mengatur spasi antar baris

Fasilitas pengaturan spasi antar baris s udah disediakan pada tab ribbon

sehingga secara mudah bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diatur

2) Pilih spasi yang diinginkan

Gambar 117 Pengaturan spasi

21

h Mengatur indentasi

Ketika membuat bullet dan numbering biasanya berakibat pada paragraph

yang menjorok terlalu ke tengah Pengaturan indentasi bisa digunakan untuk

mengatasi permasalahan tersebut Pengaturan tersebut dilakukan dengan cara

1) Sorot paragraph yang akan diatur

2) Klik decrease atau increase pada ikon indent

Gambar 118 Pengaturan indentasi

22

i Pemberian nomor halaman

Pemberian nomor halaman sangat penting bagi penulisan karya ilmiah baik

berupa naskah buku maupun naskah artikel ilmiah Cara pemberian nomor halaman

dilakukan dengan cara

1) Klik insert

2) Klik page number

3) Pilih posisi nomor

4) Tentukan posisi akhir nomor yang diinginkan

Gambar119 Pemberian nomor halaman

23

j Membuat garis pembatas halaman

Garis pembatas halaman bermanfaat dalam membuat sampul buku atau

sampul karya ilmiah lainnya baik sampul skripsi laporan penelitian maupun

proposal penelitian Untuk membuat garis pembatas caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Page layout

2) Klik page Page borders

3) Pilih Setting

4) Pilih Style

5) Pilih Ok

Gambar 120 Pemberian garis pembatas halaman

24

k Membuat header and footer

Header and footer sangat bermanfaat apab ila ingin memberikan informasi

tambahan terhadap teks yang ditulis dalam halaman lembar kerja Biasanya header

dan footer ini banyak digunakan untuk member keterangan nama penulis judul

buku atau artikel ilmiah ataupun judul makalah diatas atau dibawah halaman lembar

kerja Untuk menambahkan informasi diatas halaman lembar kerja bisa digunakan

header Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Header

3) Pilih bentuk Header yang diinginkan

4) Ketik informasi yang diinginkan

5) Klik Close Header and Footer

Gambar 121 Membuat Header

25

Gambar 122 Menutup Header and Footer

Bila informasinya ingin ditampilkan pada tampilan dibawah halaman

lembar kerja pengetikan maka bisa digunakan footer Caranya adalah sama

dengan cara membuat header hanya pilihan header diganti footer

26

l Membuat Bullet and Numbering

Bullet dan numbering bermanfaat dalam menunjukkan beberapa opsi atau

pilihan sebagai keterangan pelengkap dalam paragraph jika teks pada paragraph

tersebut akan diberikan beberapa p oint pembahasan Jika opsi atau keterangan

ditampilkan bukan dalam bentuk urutan langkah biasanya digunakan bullet Cara

membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih teks yang akan diberi bullet

2) Klik Bullet pada ribbon Home

3) Klik bullet yang diinginkan

Gambar 123 Memberikan Bullet

27

Bila opsi atau keterangan secara detil ingin ditampilkan dalam bentuk urutan

langkah atau urutan kejadia n biasanya digunakan Numbering atau penomoran

Numbering bisa berupa angka maupun huruf Langkah ndashlangkah pemberian

numbering adalah hampir sama dengan pemberian bullet pada ribbon home klik

Number

m Mengganti kata

Fasilitas ini sangat membantu dalam melakukan editing teks pengguna bisa

secara otomatis mencari serta merubah (mengedits) teks yang diinginkan Untuk

merubah atau mengganti seluruh teks yang diinginkan digunakan fasilitas Replace

Langkah-langkah mengganti teks adalah sebagai berikut

1) Klik Replace pada ribbon home

2) Pilih Replace pada kotak dialog Find and Replace

3) Tulis teks yang akan diganti pada Find What

4) Tulis teks pengganti pada Replace with

5) Klik Replace Bila teks pada seluruh lembar kerja ingin diganti maka klik replace

all

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

3

Gambar11 Menjalankan MSOffice Word 2007

4

Setelah program Microsoft word 2007 berhasil di jalankan maka akan

ditampilkan lembar kerjanya atau halaman utama Microsoft word 2007 Lembar kerja

atau halaman utama tersebut langs ung bisa digunakan untuk mengerjakan berbagai

pekerjaan yang berhubungan dengan aplikasi software Microsoft word 2007

Gambar 12 Halaman utama MS Word 2007

5

2 Microsoft Word 2007

Tampilan MS Word 2007 berbentuk ribbon berbeda dengan tampilan pada v ersi

sebelumnya yang berbentuk toolbar dimana tampilan ini hanya memindahkan struktur

menu ke dalam bentuk tool bar Tampilan MS Word 2007 ditampilkan sebagai berikut

Gambar 13 Halaman Utama Ms Word 2007

Keterangan Gambar

1 Microsoft office button

Tombol ini berisi menu-menu sebagai berikut new open save save as print dll

6

2 Quick acces toolbar

Merupakan kumpulan tombol yang bias ditambahkan atau dikurangi sesuai dengan

keinginan pengguna Pada kumpulan tombol ini bias dimasukkan tombol open new

save preview dan lain-lain

3 Title bar

Menunjukkan judul document yang dibuat Apabila document tersebut baru

pertama kali dibuat maka secara otomatis bernama document 1

4 Tab ribbon

Merupakan deretan menu utama yang digunakan un tuk mengakses beberapa fungsi

yang terdiri dari beberapa grup Masing -masing grup dikelompokkan sesuai

fungsinya masing-masing

5 Group

Menunjukkan kelompok perintah yang memiliki kesamaan fungsi Perintah -perintah

tersebut ditandai dengan gambar (icon)

6 Scroll

Scroll digunakan untuk menggulung lembar kerja ke atas atau ke bawah

7 View mode

Berfungsi untuk mengatur mode tampilan yang terdiri dari printout full screen

reading web layout outline serta draft

8 Zoom slider

Berfungsi untuk memperbesar atau memper kecil tampilan lembar kerja

7

3 Operasi dasar Microsoft Word 2007

a Membuat dokumen baru

Pada saat pertama kali mengaktifkan (membuka) lembar kerja MS Word

2007 maka pengguna langsung disediakan dokumen baru yang masih kosong yang

siap untuk diketik Prosedur untuk membuka lembar kerja tersebut adalah

1) Klik tombol start

2) Pilih all programs

3) Plih Microsoft office

4) Pilih Microsoft office word 2007

Bila saat sedang bekerja kemudian pengguna ingin membuka lembar kerja

baru yang lain maka bisa dilakukan dengan cara tekan tombol Ctrl + N dokumen

baru akan keluar serta pengguna siap untuk memulai bekerja dengan lembar kerja

yang baru

8

Gambar 14 Lembar kerja MS Word baru

b Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dib uat dapat

disimpan serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen

yang telah dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as

3) Kemudian klik word document

9

Gambar 15 Office button

4) Ketik nama file

5) klik save

6) Untuk menutup lembar kerja atau halaman pekerjaan klik tombol X pada sudut

kanan atas halaman atau lembar kerja

10

Gambar 16 Menyimpan dokumen

Jika proses penyimpanan dilakukan ketika masih bekerja untuk menyimpa n

kembali cukup ditekan tombol Ctrl+S Cara ini dilakukan bilamana nama filenya

sama namun bila nama filenya berbeda cara penyimpanan dilakukan dengan

mengikuti langkah pertama sampai ke lima Jika pekerjaan terakhir belum disimpan

kemudian halaman atau lembar kerja akan ditutup maka akan muncul konfirmasi

untuk menyimpan file Klik Yes bila ingin menyimpan serta klik No bila tidak ingin

menyimpan

11

c Membuka dokumen yang telah dibuat

Dokumen atau file yang telah disimpan meskipun dokumen tersebut memi liki

versi yang berbeda atau versi sebelumnya bisa dibuka di MS Word 2007 Cara

membuka dokumen atau file yang sudah disimpan adalah sebagai berikut

1) Buka MS Word 2007

Gambar 17 lembar kerja MS Word 2007

12

2) Klik office button kemudian pilih open

Gambar 18 membuka file

3) Pilih lokasi penyimpanan file atau dokumen kemudian pilih file atau dokumen

yang akan dibuka lalu klik open

Gambar 19 Memilih dan membuka file

Open

Office button

13

d Mengatur ukuran kertas dan margin

Ukuran kertas secara umum adalah kertas b erukuran A4 Namun demikian

dalam MS Word disajikan beragam ukuran kertas yang bisa dipilih oleh pengguna

Pengaturan ukuran kertas bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 110 Page layout

2) Klik tombol panah kecil pada group page setup klik Paper kemudian pilih

ukuran kertas yang diinginkan pada paper size

Gambar 111 Memilih ukuran kertas

14

MS Word 2007 menyajikan beragam ukuran margin yang bisa diatur sesuai

keinginan pengguna Pengaturan margin dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 112 Page layout

2) Klik margin kemudian tentukan ukuran margin yang diinginkan

Gambar 113 Memilih ukuran margin

15

e Mengatur format teks

Secara default Microsoft Word 2007 menggunakan font Calibri Namun

apabila pengguna ingin mengubah tipe maupun ukuran huruf (font) hal ini bisa

dilakukan dengan mudah dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Pilih jenis font yang diinginkan pada ribbon Home

Gambar 114 Memilih jenis huruf (font)

3) Pilih ukuran font

Gambar 115 menentukan ukuran huruf (font)

16

f Mengatur perataan paragraph

Pada kondisi default perataan (alignment) paragraph pada MS Word 2007

adalah rata kiri Namun demikian bila ingin dirubah menjadi rata kanan kiri

dilakukan dengan cara berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Klik justify

Gambar 116 Perataan Halaman

20

g Mengatur spasi antar baris

Fasilitas pengaturan spasi antar baris s udah disediakan pada tab ribbon

sehingga secara mudah bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diatur

2) Pilih spasi yang diinginkan

Gambar 117 Pengaturan spasi

21

h Mengatur indentasi

Ketika membuat bullet dan numbering biasanya berakibat pada paragraph

yang menjorok terlalu ke tengah Pengaturan indentasi bisa digunakan untuk

mengatasi permasalahan tersebut Pengaturan tersebut dilakukan dengan cara

1) Sorot paragraph yang akan diatur

2) Klik decrease atau increase pada ikon indent

Gambar 118 Pengaturan indentasi

22

i Pemberian nomor halaman

Pemberian nomor halaman sangat penting bagi penulisan karya ilmiah baik

berupa naskah buku maupun naskah artikel ilmiah Cara pemberian nomor halaman

dilakukan dengan cara

1) Klik insert

2) Klik page number

3) Pilih posisi nomor

4) Tentukan posisi akhir nomor yang diinginkan

Gambar119 Pemberian nomor halaman

23

j Membuat garis pembatas halaman

Garis pembatas halaman bermanfaat dalam membuat sampul buku atau

sampul karya ilmiah lainnya baik sampul skripsi laporan penelitian maupun

proposal penelitian Untuk membuat garis pembatas caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Page layout

2) Klik page Page borders

3) Pilih Setting

4) Pilih Style

5) Pilih Ok

Gambar 120 Pemberian garis pembatas halaman

24

k Membuat header and footer

Header and footer sangat bermanfaat apab ila ingin memberikan informasi

tambahan terhadap teks yang ditulis dalam halaman lembar kerja Biasanya header

dan footer ini banyak digunakan untuk member keterangan nama penulis judul

buku atau artikel ilmiah ataupun judul makalah diatas atau dibawah halaman lembar

kerja Untuk menambahkan informasi diatas halaman lembar kerja bisa digunakan

header Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Header

3) Pilih bentuk Header yang diinginkan

4) Ketik informasi yang diinginkan

5) Klik Close Header and Footer

Gambar 121 Membuat Header

25

Gambar 122 Menutup Header and Footer

Bila informasinya ingin ditampilkan pada tampilan dibawah halaman

lembar kerja pengetikan maka bisa digunakan footer Caranya adalah sama

dengan cara membuat header hanya pilihan header diganti footer

26

l Membuat Bullet and Numbering

Bullet dan numbering bermanfaat dalam menunjukkan beberapa opsi atau

pilihan sebagai keterangan pelengkap dalam paragraph jika teks pada paragraph

tersebut akan diberikan beberapa p oint pembahasan Jika opsi atau keterangan

ditampilkan bukan dalam bentuk urutan langkah biasanya digunakan bullet Cara

membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih teks yang akan diberi bullet

2) Klik Bullet pada ribbon Home

3) Klik bullet yang diinginkan

Gambar 123 Memberikan Bullet

27

Bila opsi atau keterangan secara detil ingin ditampilkan dalam bentuk urutan

langkah atau urutan kejadia n biasanya digunakan Numbering atau penomoran

Numbering bisa berupa angka maupun huruf Langkah ndashlangkah pemberian

numbering adalah hampir sama dengan pemberian bullet pada ribbon home klik

Number

m Mengganti kata

Fasilitas ini sangat membantu dalam melakukan editing teks pengguna bisa

secara otomatis mencari serta merubah (mengedits) teks yang diinginkan Untuk

merubah atau mengganti seluruh teks yang diinginkan digunakan fasilitas Replace

Langkah-langkah mengganti teks adalah sebagai berikut

1) Klik Replace pada ribbon home

2) Pilih Replace pada kotak dialog Find and Replace

3) Tulis teks yang akan diganti pada Find What

4) Tulis teks pengganti pada Replace with

5) Klik Replace Bila teks pada seluruh lembar kerja ingin diganti maka klik replace

all

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

4

Setelah program Microsoft word 2007 berhasil di jalankan maka akan

ditampilkan lembar kerjanya atau halaman utama Microsoft word 2007 Lembar kerja

atau halaman utama tersebut langs ung bisa digunakan untuk mengerjakan berbagai

pekerjaan yang berhubungan dengan aplikasi software Microsoft word 2007

Gambar 12 Halaman utama MS Word 2007

5

2 Microsoft Word 2007

Tampilan MS Word 2007 berbentuk ribbon berbeda dengan tampilan pada v ersi

sebelumnya yang berbentuk toolbar dimana tampilan ini hanya memindahkan struktur

menu ke dalam bentuk tool bar Tampilan MS Word 2007 ditampilkan sebagai berikut

Gambar 13 Halaman Utama Ms Word 2007

Keterangan Gambar

1 Microsoft office button

Tombol ini berisi menu-menu sebagai berikut new open save save as print dll

6

2 Quick acces toolbar

Merupakan kumpulan tombol yang bias ditambahkan atau dikurangi sesuai dengan

keinginan pengguna Pada kumpulan tombol ini bias dimasukkan tombol open new

save preview dan lain-lain

3 Title bar

Menunjukkan judul document yang dibuat Apabila document tersebut baru

pertama kali dibuat maka secara otomatis bernama document 1

4 Tab ribbon

Merupakan deretan menu utama yang digunakan un tuk mengakses beberapa fungsi

yang terdiri dari beberapa grup Masing -masing grup dikelompokkan sesuai

fungsinya masing-masing

5 Group

Menunjukkan kelompok perintah yang memiliki kesamaan fungsi Perintah -perintah

tersebut ditandai dengan gambar (icon)

6 Scroll

Scroll digunakan untuk menggulung lembar kerja ke atas atau ke bawah

7 View mode

Berfungsi untuk mengatur mode tampilan yang terdiri dari printout full screen

reading web layout outline serta draft

8 Zoom slider

Berfungsi untuk memperbesar atau memper kecil tampilan lembar kerja

7

3 Operasi dasar Microsoft Word 2007

a Membuat dokumen baru

Pada saat pertama kali mengaktifkan (membuka) lembar kerja MS Word

2007 maka pengguna langsung disediakan dokumen baru yang masih kosong yang

siap untuk diketik Prosedur untuk membuka lembar kerja tersebut adalah

1) Klik tombol start

2) Pilih all programs

3) Plih Microsoft office

4) Pilih Microsoft office word 2007

Bila saat sedang bekerja kemudian pengguna ingin membuka lembar kerja

baru yang lain maka bisa dilakukan dengan cara tekan tombol Ctrl + N dokumen

baru akan keluar serta pengguna siap untuk memulai bekerja dengan lembar kerja

yang baru

8

Gambar 14 Lembar kerja MS Word baru

b Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dib uat dapat

disimpan serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen

yang telah dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as

3) Kemudian klik word document

9

Gambar 15 Office button

4) Ketik nama file

5) klik save

6) Untuk menutup lembar kerja atau halaman pekerjaan klik tombol X pada sudut

kanan atas halaman atau lembar kerja

10

Gambar 16 Menyimpan dokumen

Jika proses penyimpanan dilakukan ketika masih bekerja untuk menyimpa n

kembali cukup ditekan tombol Ctrl+S Cara ini dilakukan bilamana nama filenya

sama namun bila nama filenya berbeda cara penyimpanan dilakukan dengan

mengikuti langkah pertama sampai ke lima Jika pekerjaan terakhir belum disimpan

kemudian halaman atau lembar kerja akan ditutup maka akan muncul konfirmasi

untuk menyimpan file Klik Yes bila ingin menyimpan serta klik No bila tidak ingin

menyimpan

11

c Membuka dokumen yang telah dibuat

Dokumen atau file yang telah disimpan meskipun dokumen tersebut memi liki

versi yang berbeda atau versi sebelumnya bisa dibuka di MS Word 2007 Cara

membuka dokumen atau file yang sudah disimpan adalah sebagai berikut

1) Buka MS Word 2007

Gambar 17 lembar kerja MS Word 2007

12

2) Klik office button kemudian pilih open

Gambar 18 membuka file

3) Pilih lokasi penyimpanan file atau dokumen kemudian pilih file atau dokumen

yang akan dibuka lalu klik open

Gambar 19 Memilih dan membuka file

Open

Office button

13

d Mengatur ukuran kertas dan margin

Ukuran kertas secara umum adalah kertas b erukuran A4 Namun demikian

dalam MS Word disajikan beragam ukuran kertas yang bisa dipilih oleh pengguna

Pengaturan ukuran kertas bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 110 Page layout

2) Klik tombol panah kecil pada group page setup klik Paper kemudian pilih

ukuran kertas yang diinginkan pada paper size

Gambar 111 Memilih ukuran kertas

14

MS Word 2007 menyajikan beragam ukuran margin yang bisa diatur sesuai

keinginan pengguna Pengaturan margin dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 112 Page layout

2) Klik margin kemudian tentukan ukuran margin yang diinginkan

Gambar 113 Memilih ukuran margin

15

e Mengatur format teks

Secara default Microsoft Word 2007 menggunakan font Calibri Namun

apabila pengguna ingin mengubah tipe maupun ukuran huruf (font) hal ini bisa

dilakukan dengan mudah dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Pilih jenis font yang diinginkan pada ribbon Home

Gambar 114 Memilih jenis huruf (font)

3) Pilih ukuran font

Gambar 115 menentukan ukuran huruf (font)

16

f Mengatur perataan paragraph

Pada kondisi default perataan (alignment) paragraph pada MS Word 2007

adalah rata kiri Namun demikian bila ingin dirubah menjadi rata kanan kiri

dilakukan dengan cara berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Klik justify

Gambar 116 Perataan Halaman

20

g Mengatur spasi antar baris

Fasilitas pengaturan spasi antar baris s udah disediakan pada tab ribbon

sehingga secara mudah bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diatur

2) Pilih spasi yang diinginkan

Gambar 117 Pengaturan spasi

21

h Mengatur indentasi

Ketika membuat bullet dan numbering biasanya berakibat pada paragraph

yang menjorok terlalu ke tengah Pengaturan indentasi bisa digunakan untuk

mengatasi permasalahan tersebut Pengaturan tersebut dilakukan dengan cara

1) Sorot paragraph yang akan diatur

2) Klik decrease atau increase pada ikon indent

Gambar 118 Pengaturan indentasi

22

i Pemberian nomor halaman

Pemberian nomor halaman sangat penting bagi penulisan karya ilmiah baik

berupa naskah buku maupun naskah artikel ilmiah Cara pemberian nomor halaman

dilakukan dengan cara

1) Klik insert

2) Klik page number

3) Pilih posisi nomor

4) Tentukan posisi akhir nomor yang diinginkan

Gambar119 Pemberian nomor halaman

23

j Membuat garis pembatas halaman

Garis pembatas halaman bermanfaat dalam membuat sampul buku atau

sampul karya ilmiah lainnya baik sampul skripsi laporan penelitian maupun

proposal penelitian Untuk membuat garis pembatas caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Page layout

2) Klik page Page borders

3) Pilih Setting

4) Pilih Style

5) Pilih Ok

Gambar 120 Pemberian garis pembatas halaman

24

k Membuat header and footer

Header and footer sangat bermanfaat apab ila ingin memberikan informasi

tambahan terhadap teks yang ditulis dalam halaman lembar kerja Biasanya header

dan footer ini banyak digunakan untuk member keterangan nama penulis judul

buku atau artikel ilmiah ataupun judul makalah diatas atau dibawah halaman lembar

kerja Untuk menambahkan informasi diatas halaman lembar kerja bisa digunakan

header Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Header

3) Pilih bentuk Header yang diinginkan

4) Ketik informasi yang diinginkan

5) Klik Close Header and Footer

Gambar 121 Membuat Header

25

Gambar 122 Menutup Header and Footer

Bila informasinya ingin ditampilkan pada tampilan dibawah halaman

lembar kerja pengetikan maka bisa digunakan footer Caranya adalah sama

dengan cara membuat header hanya pilihan header diganti footer

26

l Membuat Bullet and Numbering

Bullet dan numbering bermanfaat dalam menunjukkan beberapa opsi atau

pilihan sebagai keterangan pelengkap dalam paragraph jika teks pada paragraph

tersebut akan diberikan beberapa p oint pembahasan Jika opsi atau keterangan

ditampilkan bukan dalam bentuk urutan langkah biasanya digunakan bullet Cara

membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih teks yang akan diberi bullet

2) Klik Bullet pada ribbon Home

3) Klik bullet yang diinginkan

Gambar 123 Memberikan Bullet

27

Bila opsi atau keterangan secara detil ingin ditampilkan dalam bentuk urutan

langkah atau urutan kejadia n biasanya digunakan Numbering atau penomoran

Numbering bisa berupa angka maupun huruf Langkah ndashlangkah pemberian

numbering adalah hampir sama dengan pemberian bullet pada ribbon home klik

Number

m Mengganti kata

Fasilitas ini sangat membantu dalam melakukan editing teks pengguna bisa

secara otomatis mencari serta merubah (mengedits) teks yang diinginkan Untuk

merubah atau mengganti seluruh teks yang diinginkan digunakan fasilitas Replace

Langkah-langkah mengganti teks adalah sebagai berikut

1) Klik Replace pada ribbon home

2) Pilih Replace pada kotak dialog Find and Replace

3) Tulis teks yang akan diganti pada Find What

4) Tulis teks pengganti pada Replace with

5) Klik Replace Bila teks pada seluruh lembar kerja ingin diganti maka klik replace

all

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

5

2 Microsoft Word 2007

Tampilan MS Word 2007 berbentuk ribbon berbeda dengan tampilan pada v ersi

sebelumnya yang berbentuk toolbar dimana tampilan ini hanya memindahkan struktur

menu ke dalam bentuk tool bar Tampilan MS Word 2007 ditampilkan sebagai berikut

Gambar 13 Halaman Utama Ms Word 2007

Keterangan Gambar

1 Microsoft office button

Tombol ini berisi menu-menu sebagai berikut new open save save as print dll

6

2 Quick acces toolbar

Merupakan kumpulan tombol yang bias ditambahkan atau dikurangi sesuai dengan

keinginan pengguna Pada kumpulan tombol ini bias dimasukkan tombol open new

save preview dan lain-lain

3 Title bar

Menunjukkan judul document yang dibuat Apabila document tersebut baru

pertama kali dibuat maka secara otomatis bernama document 1

4 Tab ribbon

Merupakan deretan menu utama yang digunakan un tuk mengakses beberapa fungsi

yang terdiri dari beberapa grup Masing -masing grup dikelompokkan sesuai

fungsinya masing-masing

5 Group

Menunjukkan kelompok perintah yang memiliki kesamaan fungsi Perintah -perintah

tersebut ditandai dengan gambar (icon)

6 Scroll

Scroll digunakan untuk menggulung lembar kerja ke atas atau ke bawah

7 View mode

Berfungsi untuk mengatur mode tampilan yang terdiri dari printout full screen

reading web layout outline serta draft

8 Zoom slider

Berfungsi untuk memperbesar atau memper kecil tampilan lembar kerja

7

3 Operasi dasar Microsoft Word 2007

a Membuat dokumen baru

Pada saat pertama kali mengaktifkan (membuka) lembar kerja MS Word

2007 maka pengguna langsung disediakan dokumen baru yang masih kosong yang

siap untuk diketik Prosedur untuk membuka lembar kerja tersebut adalah

1) Klik tombol start

2) Pilih all programs

3) Plih Microsoft office

4) Pilih Microsoft office word 2007

Bila saat sedang bekerja kemudian pengguna ingin membuka lembar kerja

baru yang lain maka bisa dilakukan dengan cara tekan tombol Ctrl + N dokumen

baru akan keluar serta pengguna siap untuk memulai bekerja dengan lembar kerja

yang baru

8

Gambar 14 Lembar kerja MS Word baru

b Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dib uat dapat

disimpan serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen

yang telah dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as

3) Kemudian klik word document

9

Gambar 15 Office button

4) Ketik nama file

5) klik save

6) Untuk menutup lembar kerja atau halaman pekerjaan klik tombol X pada sudut

kanan atas halaman atau lembar kerja

10

Gambar 16 Menyimpan dokumen

Jika proses penyimpanan dilakukan ketika masih bekerja untuk menyimpa n

kembali cukup ditekan tombol Ctrl+S Cara ini dilakukan bilamana nama filenya

sama namun bila nama filenya berbeda cara penyimpanan dilakukan dengan

mengikuti langkah pertama sampai ke lima Jika pekerjaan terakhir belum disimpan

kemudian halaman atau lembar kerja akan ditutup maka akan muncul konfirmasi

untuk menyimpan file Klik Yes bila ingin menyimpan serta klik No bila tidak ingin

menyimpan

11

c Membuka dokumen yang telah dibuat

Dokumen atau file yang telah disimpan meskipun dokumen tersebut memi liki

versi yang berbeda atau versi sebelumnya bisa dibuka di MS Word 2007 Cara

membuka dokumen atau file yang sudah disimpan adalah sebagai berikut

1) Buka MS Word 2007

Gambar 17 lembar kerja MS Word 2007

12

2) Klik office button kemudian pilih open

Gambar 18 membuka file

3) Pilih lokasi penyimpanan file atau dokumen kemudian pilih file atau dokumen

yang akan dibuka lalu klik open

Gambar 19 Memilih dan membuka file

Open

Office button

13

d Mengatur ukuran kertas dan margin

Ukuran kertas secara umum adalah kertas b erukuran A4 Namun demikian

dalam MS Word disajikan beragam ukuran kertas yang bisa dipilih oleh pengguna

Pengaturan ukuran kertas bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 110 Page layout

2) Klik tombol panah kecil pada group page setup klik Paper kemudian pilih

ukuran kertas yang diinginkan pada paper size

Gambar 111 Memilih ukuran kertas

14

MS Word 2007 menyajikan beragam ukuran margin yang bisa diatur sesuai

keinginan pengguna Pengaturan margin dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 112 Page layout

2) Klik margin kemudian tentukan ukuran margin yang diinginkan

Gambar 113 Memilih ukuran margin

15

e Mengatur format teks

Secara default Microsoft Word 2007 menggunakan font Calibri Namun

apabila pengguna ingin mengubah tipe maupun ukuran huruf (font) hal ini bisa

dilakukan dengan mudah dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Pilih jenis font yang diinginkan pada ribbon Home

Gambar 114 Memilih jenis huruf (font)

3) Pilih ukuran font

Gambar 115 menentukan ukuran huruf (font)

16

f Mengatur perataan paragraph

Pada kondisi default perataan (alignment) paragraph pada MS Word 2007

adalah rata kiri Namun demikian bila ingin dirubah menjadi rata kanan kiri

dilakukan dengan cara berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Klik justify

Gambar 116 Perataan Halaman

20

g Mengatur spasi antar baris

Fasilitas pengaturan spasi antar baris s udah disediakan pada tab ribbon

sehingga secara mudah bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diatur

2) Pilih spasi yang diinginkan

Gambar 117 Pengaturan spasi

21

h Mengatur indentasi

Ketika membuat bullet dan numbering biasanya berakibat pada paragraph

yang menjorok terlalu ke tengah Pengaturan indentasi bisa digunakan untuk

mengatasi permasalahan tersebut Pengaturan tersebut dilakukan dengan cara

1) Sorot paragraph yang akan diatur

2) Klik decrease atau increase pada ikon indent

Gambar 118 Pengaturan indentasi

22

i Pemberian nomor halaman

Pemberian nomor halaman sangat penting bagi penulisan karya ilmiah baik

berupa naskah buku maupun naskah artikel ilmiah Cara pemberian nomor halaman

dilakukan dengan cara

1) Klik insert

2) Klik page number

3) Pilih posisi nomor

4) Tentukan posisi akhir nomor yang diinginkan

Gambar119 Pemberian nomor halaman

23

j Membuat garis pembatas halaman

Garis pembatas halaman bermanfaat dalam membuat sampul buku atau

sampul karya ilmiah lainnya baik sampul skripsi laporan penelitian maupun

proposal penelitian Untuk membuat garis pembatas caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Page layout

2) Klik page Page borders

3) Pilih Setting

4) Pilih Style

5) Pilih Ok

Gambar 120 Pemberian garis pembatas halaman

24

k Membuat header and footer

Header and footer sangat bermanfaat apab ila ingin memberikan informasi

tambahan terhadap teks yang ditulis dalam halaman lembar kerja Biasanya header

dan footer ini banyak digunakan untuk member keterangan nama penulis judul

buku atau artikel ilmiah ataupun judul makalah diatas atau dibawah halaman lembar

kerja Untuk menambahkan informasi diatas halaman lembar kerja bisa digunakan

header Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Header

3) Pilih bentuk Header yang diinginkan

4) Ketik informasi yang diinginkan

5) Klik Close Header and Footer

Gambar 121 Membuat Header

25

Gambar 122 Menutup Header and Footer

Bila informasinya ingin ditampilkan pada tampilan dibawah halaman

lembar kerja pengetikan maka bisa digunakan footer Caranya adalah sama

dengan cara membuat header hanya pilihan header diganti footer

26

l Membuat Bullet and Numbering

Bullet dan numbering bermanfaat dalam menunjukkan beberapa opsi atau

pilihan sebagai keterangan pelengkap dalam paragraph jika teks pada paragraph

tersebut akan diberikan beberapa p oint pembahasan Jika opsi atau keterangan

ditampilkan bukan dalam bentuk urutan langkah biasanya digunakan bullet Cara

membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih teks yang akan diberi bullet

2) Klik Bullet pada ribbon Home

3) Klik bullet yang diinginkan

Gambar 123 Memberikan Bullet

27

Bila opsi atau keterangan secara detil ingin ditampilkan dalam bentuk urutan

langkah atau urutan kejadia n biasanya digunakan Numbering atau penomoran

Numbering bisa berupa angka maupun huruf Langkah ndashlangkah pemberian

numbering adalah hampir sama dengan pemberian bullet pada ribbon home klik

Number

m Mengganti kata

Fasilitas ini sangat membantu dalam melakukan editing teks pengguna bisa

secara otomatis mencari serta merubah (mengedits) teks yang diinginkan Untuk

merubah atau mengganti seluruh teks yang diinginkan digunakan fasilitas Replace

Langkah-langkah mengganti teks adalah sebagai berikut

1) Klik Replace pada ribbon home

2) Pilih Replace pada kotak dialog Find and Replace

3) Tulis teks yang akan diganti pada Find What

4) Tulis teks pengganti pada Replace with

5) Klik Replace Bila teks pada seluruh lembar kerja ingin diganti maka klik replace

all

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

6

2 Quick acces toolbar

Merupakan kumpulan tombol yang bias ditambahkan atau dikurangi sesuai dengan

keinginan pengguna Pada kumpulan tombol ini bias dimasukkan tombol open new

save preview dan lain-lain

3 Title bar

Menunjukkan judul document yang dibuat Apabila document tersebut baru

pertama kali dibuat maka secara otomatis bernama document 1

4 Tab ribbon

Merupakan deretan menu utama yang digunakan un tuk mengakses beberapa fungsi

yang terdiri dari beberapa grup Masing -masing grup dikelompokkan sesuai

fungsinya masing-masing

5 Group

Menunjukkan kelompok perintah yang memiliki kesamaan fungsi Perintah -perintah

tersebut ditandai dengan gambar (icon)

6 Scroll

Scroll digunakan untuk menggulung lembar kerja ke atas atau ke bawah

7 View mode

Berfungsi untuk mengatur mode tampilan yang terdiri dari printout full screen

reading web layout outline serta draft

8 Zoom slider

Berfungsi untuk memperbesar atau memper kecil tampilan lembar kerja

7

3 Operasi dasar Microsoft Word 2007

a Membuat dokumen baru

Pada saat pertama kali mengaktifkan (membuka) lembar kerja MS Word

2007 maka pengguna langsung disediakan dokumen baru yang masih kosong yang

siap untuk diketik Prosedur untuk membuka lembar kerja tersebut adalah

1) Klik tombol start

2) Pilih all programs

3) Plih Microsoft office

4) Pilih Microsoft office word 2007

Bila saat sedang bekerja kemudian pengguna ingin membuka lembar kerja

baru yang lain maka bisa dilakukan dengan cara tekan tombol Ctrl + N dokumen

baru akan keluar serta pengguna siap untuk memulai bekerja dengan lembar kerja

yang baru

8

Gambar 14 Lembar kerja MS Word baru

b Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dib uat dapat

disimpan serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen

yang telah dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as

3) Kemudian klik word document

9

Gambar 15 Office button

4) Ketik nama file

5) klik save

6) Untuk menutup lembar kerja atau halaman pekerjaan klik tombol X pada sudut

kanan atas halaman atau lembar kerja

10

Gambar 16 Menyimpan dokumen

Jika proses penyimpanan dilakukan ketika masih bekerja untuk menyimpa n

kembali cukup ditekan tombol Ctrl+S Cara ini dilakukan bilamana nama filenya

sama namun bila nama filenya berbeda cara penyimpanan dilakukan dengan

mengikuti langkah pertama sampai ke lima Jika pekerjaan terakhir belum disimpan

kemudian halaman atau lembar kerja akan ditutup maka akan muncul konfirmasi

untuk menyimpan file Klik Yes bila ingin menyimpan serta klik No bila tidak ingin

menyimpan

11

c Membuka dokumen yang telah dibuat

Dokumen atau file yang telah disimpan meskipun dokumen tersebut memi liki

versi yang berbeda atau versi sebelumnya bisa dibuka di MS Word 2007 Cara

membuka dokumen atau file yang sudah disimpan adalah sebagai berikut

1) Buka MS Word 2007

Gambar 17 lembar kerja MS Word 2007

12

2) Klik office button kemudian pilih open

Gambar 18 membuka file

3) Pilih lokasi penyimpanan file atau dokumen kemudian pilih file atau dokumen

yang akan dibuka lalu klik open

Gambar 19 Memilih dan membuka file

Open

Office button

13

d Mengatur ukuran kertas dan margin

Ukuran kertas secara umum adalah kertas b erukuran A4 Namun demikian

dalam MS Word disajikan beragam ukuran kertas yang bisa dipilih oleh pengguna

Pengaturan ukuran kertas bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 110 Page layout

2) Klik tombol panah kecil pada group page setup klik Paper kemudian pilih

ukuran kertas yang diinginkan pada paper size

Gambar 111 Memilih ukuran kertas

14

MS Word 2007 menyajikan beragam ukuran margin yang bisa diatur sesuai

keinginan pengguna Pengaturan margin dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 112 Page layout

2) Klik margin kemudian tentukan ukuran margin yang diinginkan

Gambar 113 Memilih ukuran margin

15

e Mengatur format teks

Secara default Microsoft Word 2007 menggunakan font Calibri Namun

apabila pengguna ingin mengubah tipe maupun ukuran huruf (font) hal ini bisa

dilakukan dengan mudah dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Pilih jenis font yang diinginkan pada ribbon Home

Gambar 114 Memilih jenis huruf (font)

3) Pilih ukuran font

Gambar 115 menentukan ukuran huruf (font)

16

f Mengatur perataan paragraph

Pada kondisi default perataan (alignment) paragraph pada MS Word 2007

adalah rata kiri Namun demikian bila ingin dirubah menjadi rata kanan kiri

dilakukan dengan cara berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Klik justify

Gambar 116 Perataan Halaman

20

g Mengatur spasi antar baris

Fasilitas pengaturan spasi antar baris s udah disediakan pada tab ribbon

sehingga secara mudah bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diatur

2) Pilih spasi yang diinginkan

Gambar 117 Pengaturan spasi

21

h Mengatur indentasi

Ketika membuat bullet dan numbering biasanya berakibat pada paragraph

yang menjorok terlalu ke tengah Pengaturan indentasi bisa digunakan untuk

mengatasi permasalahan tersebut Pengaturan tersebut dilakukan dengan cara

1) Sorot paragraph yang akan diatur

2) Klik decrease atau increase pada ikon indent

Gambar 118 Pengaturan indentasi

22

i Pemberian nomor halaman

Pemberian nomor halaman sangat penting bagi penulisan karya ilmiah baik

berupa naskah buku maupun naskah artikel ilmiah Cara pemberian nomor halaman

dilakukan dengan cara

1) Klik insert

2) Klik page number

3) Pilih posisi nomor

4) Tentukan posisi akhir nomor yang diinginkan

Gambar119 Pemberian nomor halaman

23

j Membuat garis pembatas halaman

Garis pembatas halaman bermanfaat dalam membuat sampul buku atau

sampul karya ilmiah lainnya baik sampul skripsi laporan penelitian maupun

proposal penelitian Untuk membuat garis pembatas caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Page layout

2) Klik page Page borders

3) Pilih Setting

4) Pilih Style

5) Pilih Ok

Gambar 120 Pemberian garis pembatas halaman

24

k Membuat header and footer

Header and footer sangat bermanfaat apab ila ingin memberikan informasi

tambahan terhadap teks yang ditulis dalam halaman lembar kerja Biasanya header

dan footer ini banyak digunakan untuk member keterangan nama penulis judul

buku atau artikel ilmiah ataupun judul makalah diatas atau dibawah halaman lembar

kerja Untuk menambahkan informasi diatas halaman lembar kerja bisa digunakan

header Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Header

3) Pilih bentuk Header yang diinginkan

4) Ketik informasi yang diinginkan

5) Klik Close Header and Footer

Gambar 121 Membuat Header

25

Gambar 122 Menutup Header and Footer

Bila informasinya ingin ditampilkan pada tampilan dibawah halaman

lembar kerja pengetikan maka bisa digunakan footer Caranya adalah sama

dengan cara membuat header hanya pilihan header diganti footer

26

l Membuat Bullet and Numbering

Bullet dan numbering bermanfaat dalam menunjukkan beberapa opsi atau

pilihan sebagai keterangan pelengkap dalam paragraph jika teks pada paragraph

tersebut akan diberikan beberapa p oint pembahasan Jika opsi atau keterangan

ditampilkan bukan dalam bentuk urutan langkah biasanya digunakan bullet Cara

membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih teks yang akan diberi bullet

2) Klik Bullet pada ribbon Home

3) Klik bullet yang diinginkan

Gambar 123 Memberikan Bullet

27

Bila opsi atau keterangan secara detil ingin ditampilkan dalam bentuk urutan

langkah atau urutan kejadia n biasanya digunakan Numbering atau penomoran

Numbering bisa berupa angka maupun huruf Langkah ndashlangkah pemberian

numbering adalah hampir sama dengan pemberian bullet pada ribbon home klik

Number

m Mengganti kata

Fasilitas ini sangat membantu dalam melakukan editing teks pengguna bisa

secara otomatis mencari serta merubah (mengedits) teks yang diinginkan Untuk

merubah atau mengganti seluruh teks yang diinginkan digunakan fasilitas Replace

Langkah-langkah mengganti teks adalah sebagai berikut

1) Klik Replace pada ribbon home

2) Pilih Replace pada kotak dialog Find and Replace

3) Tulis teks yang akan diganti pada Find What

4) Tulis teks pengganti pada Replace with

5) Klik Replace Bila teks pada seluruh lembar kerja ingin diganti maka klik replace

all

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

7

3 Operasi dasar Microsoft Word 2007

a Membuat dokumen baru

Pada saat pertama kali mengaktifkan (membuka) lembar kerja MS Word

2007 maka pengguna langsung disediakan dokumen baru yang masih kosong yang

siap untuk diketik Prosedur untuk membuka lembar kerja tersebut adalah

1) Klik tombol start

2) Pilih all programs

3) Plih Microsoft office

4) Pilih Microsoft office word 2007

Bila saat sedang bekerja kemudian pengguna ingin membuka lembar kerja

baru yang lain maka bisa dilakukan dengan cara tekan tombol Ctrl + N dokumen

baru akan keluar serta pengguna siap untuk memulai bekerja dengan lembar kerja

yang baru

8

Gambar 14 Lembar kerja MS Word baru

b Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dib uat dapat

disimpan serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen

yang telah dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as

3) Kemudian klik word document

9

Gambar 15 Office button

4) Ketik nama file

5) klik save

6) Untuk menutup lembar kerja atau halaman pekerjaan klik tombol X pada sudut

kanan atas halaman atau lembar kerja

10

Gambar 16 Menyimpan dokumen

Jika proses penyimpanan dilakukan ketika masih bekerja untuk menyimpa n

kembali cukup ditekan tombol Ctrl+S Cara ini dilakukan bilamana nama filenya

sama namun bila nama filenya berbeda cara penyimpanan dilakukan dengan

mengikuti langkah pertama sampai ke lima Jika pekerjaan terakhir belum disimpan

kemudian halaman atau lembar kerja akan ditutup maka akan muncul konfirmasi

untuk menyimpan file Klik Yes bila ingin menyimpan serta klik No bila tidak ingin

menyimpan

11

c Membuka dokumen yang telah dibuat

Dokumen atau file yang telah disimpan meskipun dokumen tersebut memi liki

versi yang berbeda atau versi sebelumnya bisa dibuka di MS Word 2007 Cara

membuka dokumen atau file yang sudah disimpan adalah sebagai berikut

1) Buka MS Word 2007

Gambar 17 lembar kerja MS Word 2007

12

2) Klik office button kemudian pilih open

Gambar 18 membuka file

3) Pilih lokasi penyimpanan file atau dokumen kemudian pilih file atau dokumen

yang akan dibuka lalu klik open

Gambar 19 Memilih dan membuka file

Open

Office button

13

d Mengatur ukuran kertas dan margin

Ukuran kertas secara umum adalah kertas b erukuran A4 Namun demikian

dalam MS Word disajikan beragam ukuran kertas yang bisa dipilih oleh pengguna

Pengaturan ukuran kertas bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 110 Page layout

2) Klik tombol panah kecil pada group page setup klik Paper kemudian pilih

ukuran kertas yang diinginkan pada paper size

Gambar 111 Memilih ukuran kertas

14

MS Word 2007 menyajikan beragam ukuran margin yang bisa diatur sesuai

keinginan pengguna Pengaturan margin dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 112 Page layout

2) Klik margin kemudian tentukan ukuran margin yang diinginkan

Gambar 113 Memilih ukuran margin

15

e Mengatur format teks

Secara default Microsoft Word 2007 menggunakan font Calibri Namun

apabila pengguna ingin mengubah tipe maupun ukuran huruf (font) hal ini bisa

dilakukan dengan mudah dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Pilih jenis font yang diinginkan pada ribbon Home

Gambar 114 Memilih jenis huruf (font)

3) Pilih ukuran font

Gambar 115 menentukan ukuran huruf (font)

16

f Mengatur perataan paragraph

Pada kondisi default perataan (alignment) paragraph pada MS Word 2007

adalah rata kiri Namun demikian bila ingin dirubah menjadi rata kanan kiri

dilakukan dengan cara berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Klik justify

Gambar 116 Perataan Halaman

20

g Mengatur spasi antar baris

Fasilitas pengaturan spasi antar baris s udah disediakan pada tab ribbon

sehingga secara mudah bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diatur

2) Pilih spasi yang diinginkan

Gambar 117 Pengaturan spasi

21

h Mengatur indentasi

Ketika membuat bullet dan numbering biasanya berakibat pada paragraph

yang menjorok terlalu ke tengah Pengaturan indentasi bisa digunakan untuk

mengatasi permasalahan tersebut Pengaturan tersebut dilakukan dengan cara

1) Sorot paragraph yang akan diatur

2) Klik decrease atau increase pada ikon indent

Gambar 118 Pengaturan indentasi

22

i Pemberian nomor halaman

Pemberian nomor halaman sangat penting bagi penulisan karya ilmiah baik

berupa naskah buku maupun naskah artikel ilmiah Cara pemberian nomor halaman

dilakukan dengan cara

1) Klik insert

2) Klik page number

3) Pilih posisi nomor

4) Tentukan posisi akhir nomor yang diinginkan

Gambar119 Pemberian nomor halaman

23

j Membuat garis pembatas halaman

Garis pembatas halaman bermanfaat dalam membuat sampul buku atau

sampul karya ilmiah lainnya baik sampul skripsi laporan penelitian maupun

proposal penelitian Untuk membuat garis pembatas caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Page layout

2) Klik page Page borders

3) Pilih Setting

4) Pilih Style

5) Pilih Ok

Gambar 120 Pemberian garis pembatas halaman

24

k Membuat header and footer

Header and footer sangat bermanfaat apab ila ingin memberikan informasi

tambahan terhadap teks yang ditulis dalam halaman lembar kerja Biasanya header

dan footer ini banyak digunakan untuk member keterangan nama penulis judul

buku atau artikel ilmiah ataupun judul makalah diatas atau dibawah halaman lembar

kerja Untuk menambahkan informasi diatas halaman lembar kerja bisa digunakan

header Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Header

3) Pilih bentuk Header yang diinginkan

4) Ketik informasi yang diinginkan

5) Klik Close Header and Footer

Gambar 121 Membuat Header

25

Gambar 122 Menutup Header and Footer

Bila informasinya ingin ditampilkan pada tampilan dibawah halaman

lembar kerja pengetikan maka bisa digunakan footer Caranya adalah sama

dengan cara membuat header hanya pilihan header diganti footer

26

l Membuat Bullet and Numbering

Bullet dan numbering bermanfaat dalam menunjukkan beberapa opsi atau

pilihan sebagai keterangan pelengkap dalam paragraph jika teks pada paragraph

tersebut akan diberikan beberapa p oint pembahasan Jika opsi atau keterangan

ditampilkan bukan dalam bentuk urutan langkah biasanya digunakan bullet Cara

membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih teks yang akan diberi bullet

2) Klik Bullet pada ribbon Home

3) Klik bullet yang diinginkan

Gambar 123 Memberikan Bullet

27

Bila opsi atau keterangan secara detil ingin ditampilkan dalam bentuk urutan

langkah atau urutan kejadia n biasanya digunakan Numbering atau penomoran

Numbering bisa berupa angka maupun huruf Langkah ndashlangkah pemberian

numbering adalah hampir sama dengan pemberian bullet pada ribbon home klik

Number

m Mengganti kata

Fasilitas ini sangat membantu dalam melakukan editing teks pengguna bisa

secara otomatis mencari serta merubah (mengedits) teks yang diinginkan Untuk

merubah atau mengganti seluruh teks yang diinginkan digunakan fasilitas Replace

Langkah-langkah mengganti teks adalah sebagai berikut

1) Klik Replace pada ribbon home

2) Pilih Replace pada kotak dialog Find and Replace

3) Tulis teks yang akan diganti pada Find What

4) Tulis teks pengganti pada Replace with

5) Klik Replace Bila teks pada seluruh lembar kerja ingin diganti maka klik replace

all

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

8

Gambar 14 Lembar kerja MS Word baru

b Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dib uat dapat

disimpan serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen

yang telah dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as

3) Kemudian klik word document

9

Gambar 15 Office button

4) Ketik nama file

5) klik save

6) Untuk menutup lembar kerja atau halaman pekerjaan klik tombol X pada sudut

kanan atas halaman atau lembar kerja

10

Gambar 16 Menyimpan dokumen

Jika proses penyimpanan dilakukan ketika masih bekerja untuk menyimpa n

kembali cukup ditekan tombol Ctrl+S Cara ini dilakukan bilamana nama filenya

sama namun bila nama filenya berbeda cara penyimpanan dilakukan dengan

mengikuti langkah pertama sampai ke lima Jika pekerjaan terakhir belum disimpan

kemudian halaman atau lembar kerja akan ditutup maka akan muncul konfirmasi

untuk menyimpan file Klik Yes bila ingin menyimpan serta klik No bila tidak ingin

menyimpan

11

c Membuka dokumen yang telah dibuat

Dokumen atau file yang telah disimpan meskipun dokumen tersebut memi liki

versi yang berbeda atau versi sebelumnya bisa dibuka di MS Word 2007 Cara

membuka dokumen atau file yang sudah disimpan adalah sebagai berikut

1) Buka MS Word 2007

Gambar 17 lembar kerja MS Word 2007

12

2) Klik office button kemudian pilih open

Gambar 18 membuka file

3) Pilih lokasi penyimpanan file atau dokumen kemudian pilih file atau dokumen

yang akan dibuka lalu klik open

Gambar 19 Memilih dan membuka file

Open

Office button

13

d Mengatur ukuran kertas dan margin

Ukuran kertas secara umum adalah kertas b erukuran A4 Namun demikian

dalam MS Word disajikan beragam ukuran kertas yang bisa dipilih oleh pengguna

Pengaturan ukuran kertas bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 110 Page layout

2) Klik tombol panah kecil pada group page setup klik Paper kemudian pilih

ukuran kertas yang diinginkan pada paper size

Gambar 111 Memilih ukuran kertas

14

MS Word 2007 menyajikan beragam ukuran margin yang bisa diatur sesuai

keinginan pengguna Pengaturan margin dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 112 Page layout

2) Klik margin kemudian tentukan ukuran margin yang diinginkan

Gambar 113 Memilih ukuran margin

15

e Mengatur format teks

Secara default Microsoft Word 2007 menggunakan font Calibri Namun

apabila pengguna ingin mengubah tipe maupun ukuran huruf (font) hal ini bisa

dilakukan dengan mudah dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Pilih jenis font yang diinginkan pada ribbon Home

Gambar 114 Memilih jenis huruf (font)

3) Pilih ukuran font

Gambar 115 menentukan ukuran huruf (font)

16

f Mengatur perataan paragraph

Pada kondisi default perataan (alignment) paragraph pada MS Word 2007

adalah rata kiri Namun demikian bila ingin dirubah menjadi rata kanan kiri

dilakukan dengan cara berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Klik justify

Gambar 116 Perataan Halaman

20

g Mengatur spasi antar baris

Fasilitas pengaturan spasi antar baris s udah disediakan pada tab ribbon

sehingga secara mudah bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diatur

2) Pilih spasi yang diinginkan

Gambar 117 Pengaturan spasi

21

h Mengatur indentasi

Ketika membuat bullet dan numbering biasanya berakibat pada paragraph

yang menjorok terlalu ke tengah Pengaturan indentasi bisa digunakan untuk

mengatasi permasalahan tersebut Pengaturan tersebut dilakukan dengan cara

1) Sorot paragraph yang akan diatur

2) Klik decrease atau increase pada ikon indent

Gambar 118 Pengaturan indentasi

22

i Pemberian nomor halaman

Pemberian nomor halaman sangat penting bagi penulisan karya ilmiah baik

berupa naskah buku maupun naskah artikel ilmiah Cara pemberian nomor halaman

dilakukan dengan cara

1) Klik insert

2) Klik page number

3) Pilih posisi nomor

4) Tentukan posisi akhir nomor yang diinginkan

Gambar119 Pemberian nomor halaman

23

j Membuat garis pembatas halaman

Garis pembatas halaman bermanfaat dalam membuat sampul buku atau

sampul karya ilmiah lainnya baik sampul skripsi laporan penelitian maupun

proposal penelitian Untuk membuat garis pembatas caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Page layout

2) Klik page Page borders

3) Pilih Setting

4) Pilih Style

5) Pilih Ok

Gambar 120 Pemberian garis pembatas halaman

24

k Membuat header and footer

Header and footer sangat bermanfaat apab ila ingin memberikan informasi

tambahan terhadap teks yang ditulis dalam halaman lembar kerja Biasanya header

dan footer ini banyak digunakan untuk member keterangan nama penulis judul

buku atau artikel ilmiah ataupun judul makalah diatas atau dibawah halaman lembar

kerja Untuk menambahkan informasi diatas halaman lembar kerja bisa digunakan

header Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Header

3) Pilih bentuk Header yang diinginkan

4) Ketik informasi yang diinginkan

5) Klik Close Header and Footer

Gambar 121 Membuat Header

25

Gambar 122 Menutup Header and Footer

Bila informasinya ingin ditampilkan pada tampilan dibawah halaman

lembar kerja pengetikan maka bisa digunakan footer Caranya adalah sama

dengan cara membuat header hanya pilihan header diganti footer

26

l Membuat Bullet and Numbering

Bullet dan numbering bermanfaat dalam menunjukkan beberapa opsi atau

pilihan sebagai keterangan pelengkap dalam paragraph jika teks pada paragraph

tersebut akan diberikan beberapa p oint pembahasan Jika opsi atau keterangan

ditampilkan bukan dalam bentuk urutan langkah biasanya digunakan bullet Cara

membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih teks yang akan diberi bullet

2) Klik Bullet pada ribbon Home

3) Klik bullet yang diinginkan

Gambar 123 Memberikan Bullet

27

Bila opsi atau keterangan secara detil ingin ditampilkan dalam bentuk urutan

langkah atau urutan kejadia n biasanya digunakan Numbering atau penomoran

Numbering bisa berupa angka maupun huruf Langkah ndashlangkah pemberian

numbering adalah hampir sama dengan pemberian bullet pada ribbon home klik

Number

m Mengganti kata

Fasilitas ini sangat membantu dalam melakukan editing teks pengguna bisa

secara otomatis mencari serta merubah (mengedits) teks yang diinginkan Untuk

merubah atau mengganti seluruh teks yang diinginkan digunakan fasilitas Replace

Langkah-langkah mengganti teks adalah sebagai berikut

1) Klik Replace pada ribbon home

2) Pilih Replace pada kotak dialog Find and Replace

3) Tulis teks yang akan diganti pada Find What

4) Tulis teks pengganti pada Replace with

5) Klik Replace Bila teks pada seluruh lembar kerja ingin diganti maka klik replace

all

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

9

Gambar 15 Office button

4) Ketik nama file

5) klik save

6) Untuk menutup lembar kerja atau halaman pekerjaan klik tombol X pada sudut

kanan atas halaman atau lembar kerja

10

Gambar 16 Menyimpan dokumen

Jika proses penyimpanan dilakukan ketika masih bekerja untuk menyimpa n

kembali cukup ditekan tombol Ctrl+S Cara ini dilakukan bilamana nama filenya

sama namun bila nama filenya berbeda cara penyimpanan dilakukan dengan

mengikuti langkah pertama sampai ke lima Jika pekerjaan terakhir belum disimpan

kemudian halaman atau lembar kerja akan ditutup maka akan muncul konfirmasi

untuk menyimpan file Klik Yes bila ingin menyimpan serta klik No bila tidak ingin

menyimpan

11

c Membuka dokumen yang telah dibuat

Dokumen atau file yang telah disimpan meskipun dokumen tersebut memi liki

versi yang berbeda atau versi sebelumnya bisa dibuka di MS Word 2007 Cara

membuka dokumen atau file yang sudah disimpan adalah sebagai berikut

1) Buka MS Word 2007

Gambar 17 lembar kerja MS Word 2007

12

2) Klik office button kemudian pilih open

Gambar 18 membuka file

3) Pilih lokasi penyimpanan file atau dokumen kemudian pilih file atau dokumen

yang akan dibuka lalu klik open

Gambar 19 Memilih dan membuka file

Open

Office button

13

d Mengatur ukuran kertas dan margin

Ukuran kertas secara umum adalah kertas b erukuran A4 Namun demikian

dalam MS Word disajikan beragam ukuran kertas yang bisa dipilih oleh pengguna

Pengaturan ukuran kertas bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 110 Page layout

2) Klik tombol panah kecil pada group page setup klik Paper kemudian pilih

ukuran kertas yang diinginkan pada paper size

Gambar 111 Memilih ukuran kertas

14

MS Word 2007 menyajikan beragam ukuran margin yang bisa diatur sesuai

keinginan pengguna Pengaturan margin dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 112 Page layout

2) Klik margin kemudian tentukan ukuran margin yang diinginkan

Gambar 113 Memilih ukuran margin

15

e Mengatur format teks

Secara default Microsoft Word 2007 menggunakan font Calibri Namun

apabila pengguna ingin mengubah tipe maupun ukuran huruf (font) hal ini bisa

dilakukan dengan mudah dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Pilih jenis font yang diinginkan pada ribbon Home

Gambar 114 Memilih jenis huruf (font)

3) Pilih ukuran font

Gambar 115 menentukan ukuran huruf (font)

16

f Mengatur perataan paragraph

Pada kondisi default perataan (alignment) paragraph pada MS Word 2007

adalah rata kiri Namun demikian bila ingin dirubah menjadi rata kanan kiri

dilakukan dengan cara berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Klik justify

Gambar 116 Perataan Halaman

20

g Mengatur spasi antar baris

Fasilitas pengaturan spasi antar baris s udah disediakan pada tab ribbon

sehingga secara mudah bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diatur

2) Pilih spasi yang diinginkan

Gambar 117 Pengaturan spasi

21

h Mengatur indentasi

Ketika membuat bullet dan numbering biasanya berakibat pada paragraph

yang menjorok terlalu ke tengah Pengaturan indentasi bisa digunakan untuk

mengatasi permasalahan tersebut Pengaturan tersebut dilakukan dengan cara

1) Sorot paragraph yang akan diatur

2) Klik decrease atau increase pada ikon indent

Gambar 118 Pengaturan indentasi

22

i Pemberian nomor halaman

Pemberian nomor halaman sangat penting bagi penulisan karya ilmiah baik

berupa naskah buku maupun naskah artikel ilmiah Cara pemberian nomor halaman

dilakukan dengan cara

1) Klik insert

2) Klik page number

3) Pilih posisi nomor

4) Tentukan posisi akhir nomor yang diinginkan

Gambar119 Pemberian nomor halaman

23

j Membuat garis pembatas halaman

Garis pembatas halaman bermanfaat dalam membuat sampul buku atau

sampul karya ilmiah lainnya baik sampul skripsi laporan penelitian maupun

proposal penelitian Untuk membuat garis pembatas caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Page layout

2) Klik page Page borders

3) Pilih Setting

4) Pilih Style

5) Pilih Ok

Gambar 120 Pemberian garis pembatas halaman

24

k Membuat header and footer

Header and footer sangat bermanfaat apab ila ingin memberikan informasi

tambahan terhadap teks yang ditulis dalam halaman lembar kerja Biasanya header

dan footer ini banyak digunakan untuk member keterangan nama penulis judul

buku atau artikel ilmiah ataupun judul makalah diatas atau dibawah halaman lembar

kerja Untuk menambahkan informasi diatas halaman lembar kerja bisa digunakan

header Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Header

3) Pilih bentuk Header yang diinginkan

4) Ketik informasi yang diinginkan

5) Klik Close Header and Footer

Gambar 121 Membuat Header

25

Gambar 122 Menutup Header and Footer

Bila informasinya ingin ditampilkan pada tampilan dibawah halaman

lembar kerja pengetikan maka bisa digunakan footer Caranya adalah sama

dengan cara membuat header hanya pilihan header diganti footer

26

l Membuat Bullet and Numbering

Bullet dan numbering bermanfaat dalam menunjukkan beberapa opsi atau

pilihan sebagai keterangan pelengkap dalam paragraph jika teks pada paragraph

tersebut akan diberikan beberapa p oint pembahasan Jika opsi atau keterangan

ditampilkan bukan dalam bentuk urutan langkah biasanya digunakan bullet Cara

membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih teks yang akan diberi bullet

2) Klik Bullet pada ribbon Home

3) Klik bullet yang diinginkan

Gambar 123 Memberikan Bullet

27

Bila opsi atau keterangan secara detil ingin ditampilkan dalam bentuk urutan

langkah atau urutan kejadia n biasanya digunakan Numbering atau penomoran

Numbering bisa berupa angka maupun huruf Langkah ndashlangkah pemberian

numbering adalah hampir sama dengan pemberian bullet pada ribbon home klik

Number

m Mengganti kata

Fasilitas ini sangat membantu dalam melakukan editing teks pengguna bisa

secara otomatis mencari serta merubah (mengedits) teks yang diinginkan Untuk

merubah atau mengganti seluruh teks yang diinginkan digunakan fasilitas Replace

Langkah-langkah mengganti teks adalah sebagai berikut

1) Klik Replace pada ribbon home

2) Pilih Replace pada kotak dialog Find and Replace

3) Tulis teks yang akan diganti pada Find What

4) Tulis teks pengganti pada Replace with

5) Klik Replace Bila teks pada seluruh lembar kerja ingin diganti maka klik replace

all

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

10

Gambar 16 Menyimpan dokumen

Jika proses penyimpanan dilakukan ketika masih bekerja untuk menyimpa n

kembali cukup ditekan tombol Ctrl+S Cara ini dilakukan bilamana nama filenya

sama namun bila nama filenya berbeda cara penyimpanan dilakukan dengan

mengikuti langkah pertama sampai ke lima Jika pekerjaan terakhir belum disimpan

kemudian halaman atau lembar kerja akan ditutup maka akan muncul konfirmasi

untuk menyimpan file Klik Yes bila ingin menyimpan serta klik No bila tidak ingin

menyimpan

11

c Membuka dokumen yang telah dibuat

Dokumen atau file yang telah disimpan meskipun dokumen tersebut memi liki

versi yang berbeda atau versi sebelumnya bisa dibuka di MS Word 2007 Cara

membuka dokumen atau file yang sudah disimpan adalah sebagai berikut

1) Buka MS Word 2007

Gambar 17 lembar kerja MS Word 2007

12

2) Klik office button kemudian pilih open

Gambar 18 membuka file

3) Pilih lokasi penyimpanan file atau dokumen kemudian pilih file atau dokumen

yang akan dibuka lalu klik open

Gambar 19 Memilih dan membuka file

Open

Office button

13

d Mengatur ukuran kertas dan margin

Ukuran kertas secara umum adalah kertas b erukuran A4 Namun demikian

dalam MS Word disajikan beragam ukuran kertas yang bisa dipilih oleh pengguna

Pengaturan ukuran kertas bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 110 Page layout

2) Klik tombol panah kecil pada group page setup klik Paper kemudian pilih

ukuran kertas yang diinginkan pada paper size

Gambar 111 Memilih ukuran kertas

14

MS Word 2007 menyajikan beragam ukuran margin yang bisa diatur sesuai

keinginan pengguna Pengaturan margin dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 112 Page layout

2) Klik margin kemudian tentukan ukuran margin yang diinginkan

Gambar 113 Memilih ukuran margin

15

e Mengatur format teks

Secara default Microsoft Word 2007 menggunakan font Calibri Namun

apabila pengguna ingin mengubah tipe maupun ukuran huruf (font) hal ini bisa

dilakukan dengan mudah dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Pilih jenis font yang diinginkan pada ribbon Home

Gambar 114 Memilih jenis huruf (font)

3) Pilih ukuran font

Gambar 115 menentukan ukuran huruf (font)

16

f Mengatur perataan paragraph

Pada kondisi default perataan (alignment) paragraph pada MS Word 2007

adalah rata kiri Namun demikian bila ingin dirubah menjadi rata kanan kiri

dilakukan dengan cara berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Klik justify

Gambar 116 Perataan Halaman

20

g Mengatur spasi antar baris

Fasilitas pengaturan spasi antar baris s udah disediakan pada tab ribbon

sehingga secara mudah bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diatur

2) Pilih spasi yang diinginkan

Gambar 117 Pengaturan spasi

21

h Mengatur indentasi

Ketika membuat bullet dan numbering biasanya berakibat pada paragraph

yang menjorok terlalu ke tengah Pengaturan indentasi bisa digunakan untuk

mengatasi permasalahan tersebut Pengaturan tersebut dilakukan dengan cara

1) Sorot paragraph yang akan diatur

2) Klik decrease atau increase pada ikon indent

Gambar 118 Pengaturan indentasi

22

i Pemberian nomor halaman

Pemberian nomor halaman sangat penting bagi penulisan karya ilmiah baik

berupa naskah buku maupun naskah artikel ilmiah Cara pemberian nomor halaman

dilakukan dengan cara

1) Klik insert

2) Klik page number

3) Pilih posisi nomor

4) Tentukan posisi akhir nomor yang diinginkan

Gambar119 Pemberian nomor halaman

23

j Membuat garis pembatas halaman

Garis pembatas halaman bermanfaat dalam membuat sampul buku atau

sampul karya ilmiah lainnya baik sampul skripsi laporan penelitian maupun

proposal penelitian Untuk membuat garis pembatas caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Page layout

2) Klik page Page borders

3) Pilih Setting

4) Pilih Style

5) Pilih Ok

Gambar 120 Pemberian garis pembatas halaman

24

k Membuat header and footer

Header and footer sangat bermanfaat apab ila ingin memberikan informasi

tambahan terhadap teks yang ditulis dalam halaman lembar kerja Biasanya header

dan footer ini banyak digunakan untuk member keterangan nama penulis judul

buku atau artikel ilmiah ataupun judul makalah diatas atau dibawah halaman lembar

kerja Untuk menambahkan informasi diatas halaman lembar kerja bisa digunakan

header Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Header

3) Pilih bentuk Header yang diinginkan

4) Ketik informasi yang diinginkan

5) Klik Close Header and Footer

Gambar 121 Membuat Header

25

Gambar 122 Menutup Header and Footer

Bila informasinya ingin ditampilkan pada tampilan dibawah halaman

lembar kerja pengetikan maka bisa digunakan footer Caranya adalah sama

dengan cara membuat header hanya pilihan header diganti footer

26

l Membuat Bullet and Numbering

Bullet dan numbering bermanfaat dalam menunjukkan beberapa opsi atau

pilihan sebagai keterangan pelengkap dalam paragraph jika teks pada paragraph

tersebut akan diberikan beberapa p oint pembahasan Jika opsi atau keterangan

ditampilkan bukan dalam bentuk urutan langkah biasanya digunakan bullet Cara

membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih teks yang akan diberi bullet

2) Klik Bullet pada ribbon Home

3) Klik bullet yang diinginkan

Gambar 123 Memberikan Bullet

27

Bila opsi atau keterangan secara detil ingin ditampilkan dalam bentuk urutan

langkah atau urutan kejadia n biasanya digunakan Numbering atau penomoran

Numbering bisa berupa angka maupun huruf Langkah ndashlangkah pemberian

numbering adalah hampir sama dengan pemberian bullet pada ribbon home klik

Number

m Mengganti kata

Fasilitas ini sangat membantu dalam melakukan editing teks pengguna bisa

secara otomatis mencari serta merubah (mengedits) teks yang diinginkan Untuk

merubah atau mengganti seluruh teks yang diinginkan digunakan fasilitas Replace

Langkah-langkah mengganti teks adalah sebagai berikut

1) Klik Replace pada ribbon home

2) Pilih Replace pada kotak dialog Find and Replace

3) Tulis teks yang akan diganti pada Find What

4) Tulis teks pengganti pada Replace with

5) Klik Replace Bila teks pada seluruh lembar kerja ingin diganti maka klik replace

all

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

11

c Membuka dokumen yang telah dibuat

Dokumen atau file yang telah disimpan meskipun dokumen tersebut memi liki

versi yang berbeda atau versi sebelumnya bisa dibuka di MS Word 2007 Cara

membuka dokumen atau file yang sudah disimpan adalah sebagai berikut

1) Buka MS Word 2007

Gambar 17 lembar kerja MS Word 2007

12

2) Klik office button kemudian pilih open

Gambar 18 membuka file

3) Pilih lokasi penyimpanan file atau dokumen kemudian pilih file atau dokumen

yang akan dibuka lalu klik open

Gambar 19 Memilih dan membuka file

Open

Office button

13

d Mengatur ukuran kertas dan margin

Ukuran kertas secara umum adalah kertas b erukuran A4 Namun demikian

dalam MS Word disajikan beragam ukuran kertas yang bisa dipilih oleh pengguna

Pengaturan ukuran kertas bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 110 Page layout

2) Klik tombol panah kecil pada group page setup klik Paper kemudian pilih

ukuran kertas yang diinginkan pada paper size

Gambar 111 Memilih ukuran kertas

14

MS Word 2007 menyajikan beragam ukuran margin yang bisa diatur sesuai

keinginan pengguna Pengaturan margin dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 112 Page layout

2) Klik margin kemudian tentukan ukuran margin yang diinginkan

Gambar 113 Memilih ukuran margin

15

e Mengatur format teks

Secara default Microsoft Word 2007 menggunakan font Calibri Namun

apabila pengguna ingin mengubah tipe maupun ukuran huruf (font) hal ini bisa

dilakukan dengan mudah dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Pilih jenis font yang diinginkan pada ribbon Home

Gambar 114 Memilih jenis huruf (font)

3) Pilih ukuran font

Gambar 115 menentukan ukuran huruf (font)

16

f Mengatur perataan paragraph

Pada kondisi default perataan (alignment) paragraph pada MS Word 2007

adalah rata kiri Namun demikian bila ingin dirubah menjadi rata kanan kiri

dilakukan dengan cara berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Klik justify

Gambar 116 Perataan Halaman

20

g Mengatur spasi antar baris

Fasilitas pengaturan spasi antar baris s udah disediakan pada tab ribbon

sehingga secara mudah bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diatur

2) Pilih spasi yang diinginkan

Gambar 117 Pengaturan spasi

21

h Mengatur indentasi

Ketika membuat bullet dan numbering biasanya berakibat pada paragraph

yang menjorok terlalu ke tengah Pengaturan indentasi bisa digunakan untuk

mengatasi permasalahan tersebut Pengaturan tersebut dilakukan dengan cara

1) Sorot paragraph yang akan diatur

2) Klik decrease atau increase pada ikon indent

Gambar 118 Pengaturan indentasi

22

i Pemberian nomor halaman

Pemberian nomor halaman sangat penting bagi penulisan karya ilmiah baik

berupa naskah buku maupun naskah artikel ilmiah Cara pemberian nomor halaman

dilakukan dengan cara

1) Klik insert

2) Klik page number

3) Pilih posisi nomor

4) Tentukan posisi akhir nomor yang diinginkan

Gambar119 Pemberian nomor halaman

23

j Membuat garis pembatas halaman

Garis pembatas halaman bermanfaat dalam membuat sampul buku atau

sampul karya ilmiah lainnya baik sampul skripsi laporan penelitian maupun

proposal penelitian Untuk membuat garis pembatas caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Page layout

2) Klik page Page borders

3) Pilih Setting

4) Pilih Style

5) Pilih Ok

Gambar 120 Pemberian garis pembatas halaman

24

k Membuat header and footer

Header and footer sangat bermanfaat apab ila ingin memberikan informasi

tambahan terhadap teks yang ditulis dalam halaman lembar kerja Biasanya header

dan footer ini banyak digunakan untuk member keterangan nama penulis judul

buku atau artikel ilmiah ataupun judul makalah diatas atau dibawah halaman lembar

kerja Untuk menambahkan informasi diatas halaman lembar kerja bisa digunakan

header Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Header

3) Pilih bentuk Header yang diinginkan

4) Ketik informasi yang diinginkan

5) Klik Close Header and Footer

Gambar 121 Membuat Header

25

Gambar 122 Menutup Header and Footer

Bila informasinya ingin ditampilkan pada tampilan dibawah halaman

lembar kerja pengetikan maka bisa digunakan footer Caranya adalah sama

dengan cara membuat header hanya pilihan header diganti footer

26

l Membuat Bullet and Numbering

Bullet dan numbering bermanfaat dalam menunjukkan beberapa opsi atau

pilihan sebagai keterangan pelengkap dalam paragraph jika teks pada paragraph

tersebut akan diberikan beberapa p oint pembahasan Jika opsi atau keterangan

ditampilkan bukan dalam bentuk urutan langkah biasanya digunakan bullet Cara

membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih teks yang akan diberi bullet

2) Klik Bullet pada ribbon Home

3) Klik bullet yang diinginkan

Gambar 123 Memberikan Bullet

27

Bila opsi atau keterangan secara detil ingin ditampilkan dalam bentuk urutan

langkah atau urutan kejadia n biasanya digunakan Numbering atau penomoran

Numbering bisa berupa angka maupun huruf Langkah ndashlangkah pemberian

numbering adalah hampir sama dengan pemberian bullet pada ribbon home klik

Number

m Mengganti kata

Fasilitas ini sangat membantu dalam melakukan editing teks pengguna bisa

secara otomatis mencari serta merubah (mengedits) teks yang diinginkan Untuk

merubah atau mengganti seluruh teks yang diinginkan digunakan fasilitas Replace

Langkah-langkah mengganti teks adalah sebagai berikut

1) Klik Replace pada ribbon home

2) Pilih Replace pada kotak dialog Find and Replace

3) Tulis teks yang akan diganti pada Find What

4) Tulis teks pengganti pada Replace with

5) Klik Replace Bila teks pada seluruh lembar kerja ingin diganti maka klik replace

all

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

12

2) Klik office button kemudian pilih open

Gambar 18 membuka file

3) Pilih lokasi penyimpanan file atau dokumen kemudian pilih file atau dokumen

yang akan dibuka lalu klik open

Gambar 19 Memilih dan membuka file

Open

Office button

13

d Mengatur ukuran kertas dan margin

Ukuran kertas secara umum adalah kertas b erukuran A4 Namun demikian

dalam MS Word disajikan beragam ukuran kertas yang bisa dipilih oleh pengguna

Pengaturan ukuran kertas bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 110 Page layout

2) Klik tombol panah kecil pada group page setup klik Paper kemudian pilih

ukuran kertas yang diinginkan pada paper size

Gambar 111 Memilih ukuran kertas

14

MS Word 2007 menyajikan beragam ukuran margin yang bisa diatur sesuai

keinginan pengguna Pengaturan margin dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 112 Page layout

2) Klik margin kemudian tentukan ukuran margin yang diinginkan

Gambar 113 Memilih ukuran margin

15

e Mengatur format teks

Secara default Microsoft Word 2007 menggunakan font Calibri Namun

apabila pengguna ingin mengubah tipe maupun ukuran huruf (font) hal ini bisa

dilakukan dengan mudah dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Pilih jenis font yang diinginkan pada ribbon Home

Gambar 114 Memilih jenis huruf (font)

3) Pilih ukuran font

Gambar 115 menentukan ukuran huruf (font)

16

f Mengatur perataan paragraph

Pada kondisi default perataan (alignment) paragraph pada MS Word 2007

adalah rata kiri Namun demikian bila ingin dirubah menjadi rata kanan kiri

dilakukan dengan cara berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Klik justify

Gambar 116 Perataan Halaman

20

g Mengatur spasi antar baris

Fasilitas pengaturan spasi antar baris s udah disediakan pada tab ribbon

sehingga secara mudah bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diatur

2) Pilih spasi yang diinginkan

Gambar 117 Pengaturan spasi

21

h Mengatur indentasi

Ketika membuat bullet dan numbering biasanya berakibat pada paragraph

yang menjorok terlalu ke tengah Pengaturan indentasi bisa digunakan untuk

mengatasi permasalahan tersebut Pengaturan tersebut dilakukan dengan cara

1) Sorot paragraph yang akan diatur

2) Klik decrease atau increase pada ikon indent

Gambar 118 Pengaturan indentasi

22

i Pemberian nomor halaman

Pemberian nomor halaman sangat penting bagi penulisan karya ilmiah baik

berupa naskah buku maupun naskah artikel ilmiah Cara pemberian nomor halaman

dilakukan dengan cara

1) Klik insert

2) Klik page number

3) Pilih posisi nomor

4) Tentukan posisi akhir nomor yang diinginkan

Gambar119 Pemberian nomor halaman

23

j Membuat garis pembatas halaman

Garis pembatas halaman bermanfaat dalam membuat sampul buku atau

sampul karya ilmiah lainnya baik sampul skripsi laporan penelitian maupun

proposal penelitian Untuk membuat garis pembatas caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Page layout

2) Klik page Page borders

3) Pilih Setting

4) Pilih Style

5) Pilih Ok

Gambar 120 Pemberian garis pembatas halaman

24

k Membuat header and footer

Header and footer sangat bermanfaat apab ila ingin memberikan informasi

tambahan terhadap teks yang ditulis dalam halaman lembar kerja Biasanya header

dan footer ini banyak digunakan untuk member keterangan nama penulis judul

buku atau artikel ilmiah ataupun judul makalah diatas atau dibawah halaman lembar

kerja Untuk menambahkan informasi diatas halaman lembar kerja bisa digunakan

header Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Header

3) Pilih bentuk Header yang diinginkan

4) Ketik informasi yang diinginkan

5) Klik Close Header and Footer

Gambar 121 Membuat Header

25

Gambar 122 Menutup Header and Footer

Bila informasinya ingin ditampilkan pada tampilan dibawah halaman

lembar kerja pengetikan maka bisa digunakan footer Caranya adalah sama

dengan cara membuat header hanya pilihan header diganti footer

26

l Membuat Bullet and Numbering

Bullet dan numbering bermanfaat dalam menunjukkan beberapa opsi atau

pilihan sebagai keterangan pelengkap dalam paragraph jika teks pada paragraph

tersebut akan diberikan beberapa p oint pembahasan Jika opsi atau keterangan

ditampilkan bukan dalam bentuk urutan langkah biasanya digunakan bullet Cara

membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih teks yang akan diberi bullet

2) Klik Bullet pada ribbon Home

3) Klik bullet yang diinginkan

Gambar 123 Memberikan Bullet

27

Bila opsi atau keterangan secara detil ingin ditampilkan dalam bentuk urutan

langkah atau urutan kejadia n biasanya digunakan Numbering atau penomoran

Numbering bisa berupa angka maupun huruf Langkah ndashlangkah pemberian

numbering adalah hampir sama dengan pemberian bullet pada ribbon home klik

Number

m Mengganti kata

Fasilitas ini sangat membantu dalam melakukan editing teks pengguna bisa

secara otomatis mencari serta merubah (mengedits) teks yang diinginkan Untuk

merubah atau mengganti seluruh teks yang diinginkan digunakan fasilitas Replace

Langkah-langkah mengganti teks adalah sebagai berikut

1) Klik Replace pada ribbon home

2) Pilih Replace pada kotak dialog Find and Replace

3) Tulis teks yang akan diganti pada Find What

4) Tulis teks pengganti pada Replace with

5) Klik Replace Bila teks pada seluruh lembar kerja ingin diganti maka klik replace

all

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

13

d Mengatur ukuran kertas dan margin

Ukuran kertas secara umum adalah kertas b erukuran A4 Namun demikian

dalam MS Word disajikan beragam ukuran kertas yang bisa dipilih oleh pengguna

Pengaturan ukuran kertas bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 110 Page layout

2) Klik tombol panah kecil pada group page setup klik Paper kemudian pilih

ukuran kertas yang diinginkan pada paper size

Gambar 111 Memilih ukuran kertas

14

MS Word 2007 menyajikan beragam ukuran margin yang bisa diatur sesuai

keinginan pengguna Pengaturan margin dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 112 Page layout

2) Klik margin kemudian tentukan ukuran margin yang diinginkan

Gambar 113 Memilih ukuran margin

15

e Mengatur format teks

Secara default Microsoft Word 2007 menggunakan font Calibri Namun

apabila pengguna ingin mengubah tipe maupun ukuran huruf (font) hal ini bisa

dilakukan dengan mudah dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Pilih jenis font yang diinginkan pada ribbon Home

Gambar 114 Memilih jenis huruf (font)

3) Pilih ukuran font

Gambar 115 menentukan ukuran huruf (font)

16

f Mengatur perataan paragraph

Pada kondisi default perataan (alignment) paragraph pada MS Word 2007

adalah rata kiri Namun demikian bila ingin dirubah menjadi rata kanan kiri

dilakukan dengan cara berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Klik justify

Gambar 116 Perataan Halaman

20

g Mengatur spasi antar baris

Fasilitas pengaturan spasi antar baris s udah disediakan pada tab ribbon

sehingga secara mudah bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diatur

2) Pilih spasi yang diinginkan

Gambar 117 Pengaturan spasi

21

h Mengatur indentasi

Ketika membuat bullet dan numbering biasanya berakibat pada paragraph

yang menjorok terlalu ke tengah Pengaturan indentasi bisa digunakan untuk

mengatasi permasalahan tersebut Pengaturan tersebut dilakukan dengan cara

1) Sorot paragraph yang akan diatur

2) Klik decrease atau increase pada ikon indent

Gambar 118 Pengaturan indentasi

22

i Pemberian nomor halaman

Pemberian nomor halaman sangat penting bagi penulisan karya ilmiah baik

berupa naskah buku maupun naskah artikel ilmiah Cara pemberian nomor halaman

dilakukan dengan cara

1) Klik insert

2) Klik page number

3) Pilih posisi nomor

4) Tentukan posisi akhir nomor yang diinginkan

Gambar119 Pemberian nomor halaman

23

j Membuat garis pembatas halaman

Garis pembatas halaman bermanfaat dalam membuat sampul buku atau

sampul karya ilmiah lainnya baik sampul skripsi laporan penelitian maupun

proposal penelitian Untuk membuat garis pembatas caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Page layout

2) Klik page Page borders

3) Pilih Setting

4) Pilih Style

5) Pilih Ok

Gambar 120 Pemberian garis pembatas halaman

24

k Membuat header and footer

Header and footer sangat bermanfaat apab ila ingin memberikan informasi

tambahan terhadap teks yang ditulis dalam halaman lembar kerja Biasanya header

dan footer ini banyak digunakan untuk member keterangan nama penulis judul

buku atau artikel ilmiah ataupun judul makalah diatas atau dibawah halaman lembar

kerja Untuk menambahkan informasi diatas halaman lembar kerja bisa digunakan

header Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Header

3) Pilih bentuk Header yang diinginkan

4) Ketik informasi yang diinginkan

5) Klik Close Header and Footer

Gambar 121 Membuat Header

25

Gambar 122 Menutup Header and Footer

Bila informasinya ingin ditampilkan pada tampilan dibawah halaman

lembar kerja pengetikan maka bisa digunakan footer Caranya adalah sama

dengan cara membuat header hanya pilihan header diganti footer

26

l Membuat Bullet and Numbering

Bullet dan numbering bermanfaat dalam menunjukkan beberapa opsi atau

pilihan sebagai keterangan pelengkap dalam paragraph jika teks pada paragraph

tersebut akan diberikan beberapa p oint pembahasan Jika opsi atau keterangan

ditampilkan bukan dalam bentuk urutan langkah biasanya digunakan bullet Cara

membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih teks yang akan diberi bullet

2) Klik Bullet pada ribbon Home

3) Klik bullet yang diinginkan

Gambar 123 Memberikan Bullet

27

Bila opsi atau keterangan secara detil ingin ditampilkan dalam bentuk urutan

langkah atau urutan kejadia n biasanya digunakan Numbering atau penomoran

Numbering bisa berupa angka maupun huruf Langkah ndashlangkah pemberian

numbering adalah hampir sama dengan pemberian bullet pada ribbon home klik

Number

m Mengganti kata

Fasilitas ini sangat membantu dalam melakukan editing teks pengguna bisa

secara otomatis mencari serta merubah (mengedits) teks yang diinginkan Untuk

merubah atau mengganti seluruh teks yang diinginkan digunakan fasilitas Replace

Langkah-langkah mengganti teks adalah sebagai berikut

1) Klik Replace pada ribbon home

2) Pilih Replace pada kotak dialog Find and Replace

3) Tulis teks yang akan diganti pada Find What

4) Tulis teks pengganti pada Replace with

5) Klik Replace Bila teks pada seluruh lembar kerja ingin diganti maka klik replace

all

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

14

MS Word 2007 menyajikan beragam ukuran margin yang bisa diatur sesuai

keinginan pengguna Pengaturan margin dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik page layout

Gambar 112 Page layout

2) Klik margin kemudian tentukan ukuran margin yang diinginkan

Gambar 113 Memilih ukuran margin

15

e Mengatur format teks

Secara default Microsoft Word 2007 menggunakan font Calibri Namun

apabila pengguna ingin mengubah tipe maupun ukuran huruf (font) hal ini bisa

dilakukan dengan mudah dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Pilih jenis font yang diinginkan pada ribbon Home

Gambar 114 Memilih jenis huruf (font)

3) Pilih ukuran font

Gambar 115 menentukan ukuran huruf (font)

16

f Mengatur perataan paragraph

Pada kondisi default perataan (alignment) paragraph pada MS Word 2007

adalah rata kiri Namun demikian bila ingin dirubah menjadi rata kanan kiri

dilakukan dengan cara berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Klik justify

Gambar 116 Perataan Halaman

20

g Mengatur spasi antar baris

Fasilitas pengaturan spasi antar baris s udah disediakan pada tab ribbon

sehingga secara mudah bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diatur

2) Pilih spasi yang diinginkan

Gambar 117 Pengaturan spasi

21

h Mengatur indentasi

Ketika membuat bullet dan numbering biasanya berakibat pada paragraph

yang menjorok terlalu ke tengah Pengaturan indentasi bisa digunakan untuk

mengatasi permasalahan tersebut Pengaturan tersebut dilakukan dengan cara

1) Sorot paragraph yang akan diatur

2) Klik decrease atau increase pada ikon indent

Gambar 118 Pengaturan indentasi

22

i Pemberian nomor halaman

Pemberian nomor halaman sangat penting bagi penulisan karya ilmiah baik

berupa naskah buku maupun naskah artikel ilmiah Cara pemberian nomor halaman

dilakukan dengan cara

1) Klik insert

2) Klik page number

3) Pilih posisi nomor

4) Tentukan posisi akhir nomor yang diinginkan

Gambar119 Pemberian nomor halaman

23

j Membuat garis pembatas halaman

Garis pembatas halaman bermanfaat dalam membuat sampul buku atau

sampul karya ilmiah lainnya baik sampul skripsi laporan penelitian maupun

proposal penelitian Untuk membuat garis pembatas caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Page layout

2) Klik page Page borders

3) Pilih Setting

4) Pilih Style

5) Pilih Ok

Gambar 120 Pemberian garis pembatas halaman

24

k Membuat header and footer

Header and footer sangat bermanfaat apab ila ingin memberikan informasi

tambahan terhadap teks yang ditulis dalam halaman lembar kerja Biasanya header

dan footer ini banyak digunakan untuk member keterangan nama penulis judul

buku atau artikel ilmiah ataupun judul makalah diatas atau dibawah halaman lembar

kerja Untuk menambahkan informasi diatas halaman lembar kerja bisa digunakan

header Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Header

3) Pilih bentuk Header yang diinginkan

4) Ketik informasi yang diinginkan

5) Klik Close Header and Footer

Gambar 121 Membuat Header

25

Gambar 122 Menutup Header and Footer

Bila informasinya ingin ditampilkan pada tampilan dibawah halaman

lembar kerja pengetikan maka bisa digunakan footer Caranya adalah sama

dengan cara membuat header hanya pilihan header diganti footer

26

l Membuat Bullet and Numbering

Bullet dan numbering bermanfaat dalam menunjukkan beberapa opsi atau

pilihan sebagai keterangan pelengkap dalam paragraph jika teks pada paragraph

tersebut akan diberikan beberapa p oint pembahasan Jika opsi atau keterangan

ditampilkan bukan dalam bentuk urutan langkah biasanya digunakan bullet Cara

membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih teks yang akan diberi bullet

2) Klik Bullet pada ribbon Home

3) Klik bullet yang diinginkan

Gambar 123 Memberikan Bullet

27

Bila opsi atau keterangan secara detil ingin ditampilkan dalam bentuk urutan

langkah atau urutan kejadia n biasanya digunakan Numbering atau penomoran

Numbering bisa berupa angka maupun huruf Langkah ndashlangkah pemberian

numbering adalah hampir sama dengan pemberian bullet pada ribbon home klik

Number

m Mengganti kata

Fasilitas ini sangat membantu dalam melakukan editing teks pengguna bisa

secara otomatis mencari serta merubah (mengedits) teks yang diinginkan Untuk

merubah atau mengganti seluruh teks yang diinginkan digunakan fasilitas Replace

Langkah-langkah mengganti teks adalah sebagai berikut

1) Klik Replace pada ribbon home

2) Pilih Replace pada kotak dialog Find and Replace

3) Tulis teks yang akan diganti pada Find What

4) Tulis teks pengganti pada Replace with

5) Klik Replace Bila teks pada seluruh lembar kerja ingin diganti maka klik replace

all

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

15

e Mengatur format teks

Secara default Microsoft Word 2007 menggunakan font Calibri Namun

apabila pengguna ingin mengubah tipe maupun ukuran huruf (font) hal ini bisa

dilakukan dengan mudah dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Pilih jenis font yang diinginkan pada ribbon Home

Gambar 114 Memilih jenis huruf (font)

3) Pilih ukuran font

Gambar 115 menentukan ukuran huruf (font)

16

f Mengatur perataan paragraph

Pada kondisi default perataan (alignment) paragraph pada MS Word 2007

adalah rata kiri Namun demikian bila ingin dirubah menjadi rata kanan kiri

dilakukan dengan cara berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Klik justify

Gambar 116 Perataan Halaman

20

g Mengatur spasi antar baris

Fasilitas pengaturan spasi antar baris s udah disediakan pada tab ribbon

sehingga secara mudah bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diatur

2) Pilih spasi yang diinginkan

Gambar 117 Pengaturan spasi

21

h Mengatur indentasi

Ketika membuat bullet dan numbering biasanya berakibat pada paragraph

yang menjorok terlalu ke tengah Pengaturan indentasi bisa digunakan untuk

mengatasi permasalahan tersebut Pengaturan tersebut dilakukan dengan cara

1) Sorot paragraph yang akan diatur

2) Klik decrease atau increase pada ikon indent

Gambar 118 Pengaturan indentasi

22

i Pemberian nomor halaman

Pemberian nomor halaman sangat penting bagi penulisan karya ilmiah baik

berupa naskah buku maupun naskah artikel ilmiah Cara pemberian nomor halaman

dilakukan dengan cara

1) Klik insert

2) Klik page number

3) Pilih posisi nomor

4) Tentukan posisi akhir nomor yang diinginkan

Gambar119 Pemberian nomor halaman

23

j Membuat garis pembatas halaman

Garis pembatas halaman bermanfaat dalam membuat sampul buku atau

sampul karya ilmiah lainnya baik sampul skripsi laporan penelitian maupun

proposal penelitian Untuk membuat garis pembatas caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Page layout

2) Klik page Page borders

3) Pilih Setting

4) Pilih Style

5) Pilih Ok

Gambar 120 Pemberian garis pembatas halaman

24

k Membuat header and footer

Header and footer sangat bermanfaat apab ila ingin memberikan informasi

tambahan terhadap teks yang ditulis dalam halaman lembar kerja Biasanya header

dan footer ini banyak digunakan untuk member keterangan nama penulis judul

buku atau artikel ilmiah ataupun judul makalah diatas atau dibawah halaman lembar

kerja Untuk menambahkan informasi diatas halaman lembar kerja bisa digunakan

header Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Header

3) Pilih bentuk Header yang diinginkan

4) Ketik informasi yang diinginkan

5) Klik Close Header and Footer

Gambar 121 Membuat Header

25

Gambar 122 Menutup Header and Footer

Bila informasinya ingin ditampilkan pada tampilan dibawah halaman

lembar kerja pengetikan maka bisa digunakan footer Caranya adalah sama

dengan cara membuat header hanya pilihan header diganti footer

26

l Membuat Bullet and Numbering

Bullet dan numbering bermanfaat dalam menunjukkan beberapa opsi atau

pilihan sebagai keterangan pelengkap dalam paragraph jika teks pada paragraph

tersebut akan diberikan beberapa p oint pembahasan Jika opsi atau keterangan

ditampilkan bukan dalam bentuk urutan langkah biasanya digunakan bullet Cara

membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih teks yang akan diberi bullet

2) Klik Bullet pada ribbon Home

3) Klik bullet yang diinginkan

Gambar 123 Memberikan Bullet

27

Bila opsi atau keterangan secara detil ingin ditampilkan dalam bentuk urutan

langkah atau urutan kejadia n biasanya digunakan Numbering atau penomoran

Numbering bisa berupa angka maupun huruf Langkah ndashlangkah pemberian

numbering adalah hampir sama dengan pemberian bullet pada ribbon home klik

Number

m Mengganti kata

Fasilitas ini sangat membantu dalam melakukan editing teks pengguna bisa

secara otomatis mencari serta merubah (mengedits) teks yang diinginkan Untuk

merubah atau mengganti seluruh teks yang diinginkan digunakan fasilitas Replace

Langkah-langkah mengganti teks adalah sebagai berikut

1) Klik Replace pada ribbon home

2) Pilih Replace pada kotak dialog Find and Replace

3) Tulis teks yang akan diganti pada Find What

4) Tulis teks pengganti pada Replace with

5) Klik Replace Bila teks pada seluruh lembar kerja ingin diganti maka klik replace

all

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

16

f Mengatur perataan paragraph

Pada kondisi default perataan (alignment) paragraph pada MS Word 2007

adalah rata kiri Namun demikian bila ingin dirubah menjadi rata kanan kiri

dilakukan dengan cara berikut

1) Sorot teks yang akan diubah

2) Klik justify

Gambar 116 Perataan Halaman

20

g Mengatur spasi antar baris

Fasilitas pengaturan spasi antar baris s udah disediakan pada tab ribbon

sehingga secara mudah bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diatur

2) Pilih spasi yang diinginkan

Gambar 117 Pengaturan spasi

21

h Mengatur indentasi

Ketika membuat bullet dan numbering biasanya berakibat pada paragraph

yang menjorok terlalu ke tengah Pengaturan indentasi bisa digunakan untuk

mengatasi permasalahan tersebut Pengaturan tersebut dilakukan dengan cara

1) Sorot paragraph yang akan diatur

2) Klik decrease atau increase pada ikon indent

Gambar 118 Pengaturan indentasi

22

i Pemberian nomor halaman

Pemberian nomor halaman sangat penting bagi penulisan karya ilmiah baik

berupa naskah buku maupun naskah artikel ilmiah Cara pemberian nomor halaman

dilakukan dengan cara

1) Klik insert

2) Klik page number

3) Pilih posisi nomor

4) Tentukan posisi akhir nomor yang diinginkan

Gambar119 Pemberian nomor halaman

23

j Membuat garis pembatas halaman

Garis pembatas halaman bermanfaat dalam membuat sampul buku atau

sampul karya ilmiah lainnya baik sampul skripsi laporan penelitian maupun

proposal penelitian Untuk membuat garis pembatas caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Page layout

2) Klik page Page borders

3) Pilih Setting

4) Pilih Style

5) Pilih Ok

Gambar 120 Pemberian garis pembatas halaman

24

k Membuat header and footer

Header and footer sangat bermanfaat apab ila ingin memberikan informasi

tambahan terhadap teks yang ditulis dalam halaman lembar kerja Biasanya header

dan footer ini banyak digunakan untuk member keterangan nama penulis judul

buku atau artikel ilmiah ataupun judul makalah diatas atau dibawah halaman lembar

kerja Untuk menambahkan informasi diatas halaman lembar kerja bisa digunakan

header Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Header

3) Pilih bentuk Header yang diinginkan

4) Ketik informasi yang diinginkan

5) Klik Close Header and Footer

Gambar 121 Membuat Header

25

Gambar 122 Menutup Header and Footer

Bila informasinya ingin ditampilkan pada tampilan dibawah halaman

lembar kerja pengetikan maka bisa digunakan footer Caranya adalah sama

dengan cara membuat header hanya pilihan header diganti footer

26

l Membuat Bullet and Numbering

Bullet dan numbering bermanfaat dalam menunjukkan beberapa opsi atau

pilihan sebagai keterangan pelengkap dalam paragraph jika teks pada paragraph

tersebut akan diberikan beberapa p oint pembahasan Jika opsi atau keterangan

ditampilkan bukan dalam bentuk urutan langkah biasanya digunakan bullet Cara

membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih teks yang akan diberi bullet

2) Klik Bullet pada ribbon Home

3) Klik bullet yang diinginkan

Gambar 123 Memberikan Bullet

27

Bila opsi atau keterangan secara detil ingin ditampilkan dalam bentuk urutan

langkah atau urutan kejadia n biasanya digunakan Numbering atau penomoran

Numbering bisa berupa angka maupun huruf Langkah ndashlangkah pemberian

numbering adalah hampir sama dengan pemberian bullet pada ribbon home klik

Number

m Mengganti kata

Fasilitas ini sangat membantu dalam melakukan editing teks pengguna bisa

secara otomatis mencari serta merubah (mengedits) teks yang diinginkan Untuk

merubah atau mengganti seluruh teks yang diinginkan digunakan fasilitas Replace

Langkah-langkah mengganti teks adalah sebagai berikut

1) Klik Replace pada ribbon home

2) Pilih Replace pada kotak dialog Find and Replace

3) Tulis teks yang akan diganti pada Find What

4) Tulis teks pengganti pada Replace with

5) Klik Replace Bila teks pada seluruh lembar kerja ingin diganti maka klik replace

all

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

20

g Mengatur spasi antar baris

Fasilitas pengaturan spasi antar baris s udah disediakan pada tab ribbon

sehingga secara mudah bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Sorot teks yang akan diatur

2) Pilih spasi yang diinginkan

Gambar 117 Pengaturan spasi

21

h Mengatur indentasi

Ketika membuat bullet dan numbering biasanya berakibat pada paragraph

yang menjorok terlalu ke tengah Pengaturan indentasi bisa digunakan untuk

mengatasi permasalahan tersebut Pengaturan tersebut dilakukan dengan cara

1) Sorot paragraph yang akan diatur

2) Klik decrease atau increase pada ikon indent

Gambar 118 Pengaturan indentasi

22

i Pemberian nomor halaman

Pemberian nomor halaman sangat penting bagi penulisan karya ilmiah baik

berupa naskah buku maupun naskah artikel ilmiah Cara pemberian nomor halaman

dilakukan dengan cara

1) Klik insert

2) Klik page number

3) Pilih posisi nomor

4) Tentukan posisi akhir nomor yang diinginkan

Gambar119 Pemberian nomor halaman

23

j Membuat garis pembatas halaman

Garis pembatas halaman bermanfaat dalam membuat sampul buku atau

sampul karya ilmiah lainnya baik sampul skripsi laporan penelitian maupun

proposal penelitian Untuk membuat garis pembatas caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Page layout

2) Klik page Page borders

3) Pilih Setting

4) Pilih Style

5) Pilih Ok

Gambar 120 Pemberian garis pembatas halaman

24

k Membuat header and footer

Header and footer sangat bermanfaat apab ila ingin memberikan informasi

tambahan terhadap teks yang ditulis dalam halaman lembar kerja Biasanya header

dan footer ini banyak digunakan untuk member keterangan nama penulis judul

buku atau artikel ilmiah ataupun judul makalah diatas atau dibawah halaman lembar

kerja Untuk menambahkan informasi diatas halaman lembar kerja bisa digunakan

header Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Header

3) Pilih bentuk Header yang diinginkan

4) Ketik informasi yang diinginkan

5) Klik Close Header and Footer

Gambar 121 Membuat Header

25

Gambar 122 Menutup Header and Footer

Bila informasinya ingin ditampilkan pada tampilan dibawah halaman

lembar kerja pengetikan maka bisa digunakan footer Caranya adalah sama

dengan cara membuat header hanya pilihan header diganti footer

26

l Membuat Bullet and Numbering

Bullet dan numbering bermanfaat dalam menunjukkan beberapa opsi atau

pilihan sebagai keterangan pelengkap dalam paragraph jika teks pada paragraph

tersebut akan diberikan beberapa p oint pembahasan Jika opsi atau keterangan

ditampilkan bukan dalam bentuk urutan langkah biasanya digunakan bullet Cara

membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih teks yang akan diberi bullet

2) Klik Bullet pada ribbon Home

3) Klik bullet yang diinginkan

Gambar 123 Memberikan Bullet

27

Bila opsi atau keterangan secara detil ingin ditampilkan dalam bentuk urutan

langkah atau urutan kejadia n biasanya digunakan Numbering atau penomoran

Numbering bisa berupa angka maupun huruf Langkah ndashlangkah pemberian

numbering adalah hampir sama dengan pemberian bullet pada ribbon home klik

Number

m Mengganti kata

Fasilitas ini sangat membantu dalam melakukan editing teks pengguna bisa

secara otomatis mencari serta merubah (mengedits) teks yang diinginkan Untuk

merubah atau mengganti seluruh teks yang diinginkan digunakan fasilitas Replace

Langkah-langkah mengganti teks adalah sebagai berikut

1) Klik Replace pada ribbon home

2) Pilih Replace pada kotak dialog Find and Replace

3) Tulis teks yang akan diganti pada Find What

4) Tulis teks pengganti pada Replace with

5) Klik Replace Bila teks pada seluruh lembar kerja ingin diganti maka klik replace

all

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

21

h Mengatur indentasi

Ketika membuat bullet dan numbering biasanya berakibat pada paragraph

yang menjorok terlalu ke tengah Pengaturan indentasi bisa digunakan untuk

mengatasi permasalahan tersebut Pengaturan tersebut dilakukan dengan cara

1) Sorot paragraph yang akan diatur

2) Klik decrease atau increase pada ikon indent

Gambar 118 Pengaturan indentasi

22

i Pemberian nomor halaman

Pemberian nomor halaman sangat penting bagi penulisan karya ilmiah baik

berupa naskah buku maupun naskah artikel ilmiah Cara pemberian nomor halaman

dilakukan dengan cara

1) Klik insert

2) Klik page number

3) Pilih posisi nomor

4) Tentukan posisi akhir nomor yang diinginkan

Gambar119 Pemberian nomor halaman

23

j Membuat garis pembatas halaman

Garis pembatas halaman bermanfaat dalam membuat sampul buku atau

sampul karya ilmiah lainnya baik sampul skripsi laporan penelitian maupun

proposal penelitian Untuk membuat garis pembatas caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Page layout

2) Klik page Page borders

3) Pilih Setting

4) Pilih Style

5) Pilih Ok

Gambar 120 Pemberian garis pembatas halaman

24

k Membuat header and footer

Header and footer sangat bermanfaat apab ila ingin memberikan informasi

tambahan terhadap teks yang ditulis dalam halaman lembar kerja Biasanya header

dan footer ini banyak digunakan untuk member keterangan nama penulis judul

buku atau artikel ilmiah ataupun judul makalah diatas atau dibawah halaman lembar

kerja Untuk menambahkan informasi diatas halaman lembar kerja bisa digunakan

header Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Header

3) Pilih bentuk Header yang diinginkan

4) Ketik informasi yang diinginkan

5) Klik Close Header and Footer

Gambar 121 Membuat Header

25

Gambar 122 Menutup Header and Footer

Bila informasinya ingin ditampilkan pada tampilan dibawah halaman

lembar kerja pengetikan maka bisa digunakan footer Caranya adalah sama

dengan cara membuat header hanya pilihan header diganti footer

26

l Membuat Bullet and Numbering

Bullet dan numbering bermanfaat dalam menunjukkan beberapa opsi atau

pilihan sebagai keterangan pelengkap dalam paragraph jika teks pada paragraph

tersebut akan diberikan beberapa p oint pembahasan Jika opsi atau keterangan

ditampilkan bukan dalam bentuk urutan langkah biasanya digunakan bullet Cara

membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih teks yang akan diberi bullet

2) Klik Bullet pada ribbon Home

3) Klik bullet yang diinginkan

Gambar 123 Memberikan Bullet

27

Bila opsi atau keterangan secara detil ingin ditampilkan dalam bentuk urutan

langkah atau urutan kejadia n biasanya digunakan Numbering atau penomoran

Numbering bisa berupa angka maupun huruf Langkah ndashlangkah pemberian

numbering adalah hampir sama dengan pemberian bullet pada ribbon home klik

Number

m Mengganti kata

Fasilitas ini sangat membantu dalam melakukan editing teks pengguna bisa

secara otomatis mencari serta merubah (mengedits) teks yang diinginkan Untuk

merubah atau mengganti seluruh teks yang diinginkan digunakan fasilitas Replace

Langkah-langkah mengganti teks adalah sebagai berikut

1) Klik Replace pada ribbon home

2) Pilih Replace pada kotak dialog Find and Replace

3) Tulis teks yang akan diganti pada Find What

4) Tulis teks pengganti pada Replace with

5) Klik Replace Bila teks pada seluruh lembar kerja ingin diganti maka klik replace

all

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

22

i Pemberian nomor halaman

Pemberian nomor halaman sangat penting bagi penulisan karya ilmiah baik

berupa naskah buku maupun naskah artikel ilmiah Cara pemberian nomor halaman

dilakukan dengan cara

1) Klik insert

2) Klik page number

3) Pilih posisi nomor

4) Tentukan posisi akhir nomor yang diinginkan

Gambar119 Pemberian nomor halaman

23

j Membuat garis pembatas halaman

Garis pembatas halaman bermanfaat dalam membuat sampul buku atau

sampul karya ilmiah lainnya baik sampul skripsi laporan penelitian maupun

proposal penelitian Untuk membuat garis pembatas caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Page layout

2) Klik page Page borders

3) Pilih Setting

4) Pilih Style

5) Pilih Ok

Gambar 120 Pemberian garis pembatas halaman

24

k Membuat header and footer

Header and footer sangat bermanfaat apab ila ingin memberikan informasi

tambahan terhadap teks yang ditulis dalam halaman lembar kerja Biasanya header

dan footer ini banyak digunakan untuk member keterangan nama penulis judul

buku atau artikel ilmiah ataupun judul makalah diatas atau dibawah halaman lembar

kerja Untuk menambahkan informasi diatas halaman lembar kerja bisa digunakan

header Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Header

3) Pilih bentuk Header yang diinginkan

4) Ketik informasi yang diinginkan

5) Klik Close Header and Footer

Gambar 121 Membuat Header

25

Gambar 122 Menutup Header and Footer

Bila informasinya ingin ditampilkan pada tampilan dibawah halaman

lembar kerja pengetikan maka bisa digunakan footer Caranya adalah sama

dengan cara membuat header hanya pilihan header diganti footer

26

l Membuat Bullet and Numbering

Bullet dan numbering bermanfaat dalam menunjukkan beberapa opsi atau

pilihan sebagai keterangan pelengkap dalam paragraph jika teks pada paragraph

tersebut akan diberikan beberapa p oint pembahasan Jika opsi atau keterangan

ditampilkan bukan dalam bentuk urutan langkah biasanya digunakan bullet Cara

membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih teks yang akan diberi bullet

2) Klik Bullet pada ribbon Home

3) Klik bullet yang diinginkan

Gambar 123 Memberikan Bullet

27

Bila opsi atau keterangan secara detil ingin ditampilkan dalam bentuk urutan

langkah atau urutan kejadia n biasanya digunakan Numbering atau penomoran

Numbering bisa berupa angka maupun huruf Langkah ndashlangkah pemberian

numbering adalah hampir sama dengan pemberian bullet pada ribbon home klik

Number

m Mengganti kata

Fasilitas ini sangat membantu dalam melakukan editing teks pengguna bisa

secara otomatis mencari serta merubah (mengedits) teks yang diinginkan Untuk

merubah atau mengganti seluruh teks yang diinginkan digunakan fasilitas Replace

Langkah-langkah mengganti teks adalah sebagai berikut

1) Klik Replace pada ribbon home

2) Pilih Replace pada kotak dialog Find and Replace

3) Tulis teks yang akan diganti pada Find What

4) Tulis teks pengganti pada Replace with

5) Klik Replace Bila teks pada seluruh lembar kerja ingin diganti maka klik replace

all

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

23

j Membuat garis pembatas halaman

Garis pembatas halaman bermanfaat dalam membuat sampul buku atau

sampul karya ilmiah lainnya baik sampul skripsi laporan penelitian maupun

proposal penelitian Untuk membuat garis pembatas caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Page layout

2) Klik page Page borders

3) Pilih Setting

4) Pilih Style

5) Pilih Ok

Gambar 120 Pemberian garis pembatas halaman

24

k Membuat header and footer

Header and footer sangat bermanfaat apab ila ingin memberikan informasi

tambahan terhadap teks yang ditulis dalam halaman lembar kerja Biasanya header

dan footer ini banyak digunakan untuk member keterangan nama penulis judul

buku atau artikel ilmiah ataupun judul makalah diatas atau dibawah halaman lembar

kerja Untuk menambahkan informasi diatas halaman lembar kerja bisa digunakan

header Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Header

3) Pilih bentuk Header yang diinginkan

4) Ketik informasi yang diinginkan

5) Klik Close Header and Footer

Gambar 121 Membuat Header

25

Gambar 122 Menutup Header and Footer

Bila informasinya ingin ditampilkan pada tampilan dibawah halaman

lembar kerja pengetikan maka bisa digunakan footer Caranya adalah sama

dengan cara membuat header hanya pilihan header diganti footer

26

l Membuat Bullet and Numbering

Bullet dan numbering bermanfaat dalam menunjukkan beberapa opsi atau

pilihan sebagai keterangan pelengkap dalam paragraph jika teks pada paragraph

tersebut akan diberikan beberapa p oint pembahasan Jika opsi atau keterangan

ditampilkan bukan dalam bentuk urutan langkah biasanya digunakan bullet Cara

membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih teks yang akan diberi bullet

2) Klik Bullet pada ribbon Home

3) Klik bullet yang diinginkan

Gambar 123 Memberikan Bullet

27

Bila opsi atau keterangan secara detil ingin ditampilkan dalam bentuk urutan

langkah atau urutan kejadia n biasanya digunakan Numbering atau penomoran

Numbering bisa berupa angka maupun huruf Langkah ndashlangkah pemberian

numbering adalah hampir sama dengan pemberian bullet pada ribbon home klik

Number

m Mengganti kata

Fasilitas ini sangat membantu dalam melakukan editing teks pengguna bisa

secara otomatis mencari serta merubah (mengedits) teks yang diinginkan Untuk

merubah atau mengganti seluruh teks yang diinginkan digunakan fasilitas Replace

Langkah-langkah mengganti teks adalah sebagai berikut

1) Klik Replace pada ribbon home

2) Pilih Replace pada kotak dialog Find and Replace

3) Tulis teks yang akan diganti pada Find What

4) Tulis teks pengganti pada Replace with

5) Klik Replace Bila teks pada seluruh lembar kerja ingin diganti maka klik replace

all

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

24

k Membuat header and footer

Header and footer sangat bermanfaat apab ila ingin memberikan informasi

tambahan terhadap teks yang ditulis dalam halaman lembar kerja Biasanya header

dan footer ini banyak digunakan untuk member keterangan nama penulis judul

buku atau artikel ilmiah ataupun judul makalah diatas atau dibawah halaman lembar

kerja Untuk menambahkan informasi diatas halaman lembar kerja bisa digunakan

header Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Header

3) Pilih bentuk Header yang diinginkan

4) Ketik informasi yang diinginkan

5) Klik Close Header and Footer

Gambar 121 Membuat Header

25

Gambar 122 Menutup Header and Footer

Bila informasinya ingin ditampilkan pada tampilan dibawah halaman

lembar kerja pengetikan maka bisa digunakan footer Caranya adalah sama

dengan cara membuat header hanya pilihan header diganti footer

26

l Membuat Bullet and Numbering

Bullet dan numbering bermanfaat dalam menunjukkan beberapa opsi atau

pilihan sebagai keterangan pelengkap dalam paragraph jika teks pada paragraph

tersebut akan diberikan beberapa p oint pembahasan Jika opsi atau keterangan

ditampilkan bukan dalam bentuk urutan langkah biasanya digunakan bullet Cara

membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih teks yang akan diberi bullet

2) Klik Bullet pada ribbon Home

3) Klik bullet yang diinginkan

Gambar 123 Memberikan Bullet

27

Bila opsi atau keterangan secara detil ingin ditampilkan dalam bentuk urutan

langkah atau urutan kejadia n biasanya digunakan Numbering atau penomoran

Numbering bisa berupa angka maupun huruf Langkah ndashlangkah pemberian

numbering adalah hampir sama dengan pemberian bullet pada ribbon home klik

Number

m Mengganti kata

Fasilitas ini sangat membantu dalam melakukan editing teks pengguna bisa

secara otomatis mencari serta merubah (mengedits) teks yang diinginkan Untuk

merubah atau mengganti seluruh teks yang diinginkan digunakan fasilitas Replace

Langkah-langkah mengganti teks adalah sebagai berikut

1) Klik Replace pada ribbon home

2) Pilih Replace pada kotak dialog Find and Replace

3) Tulis teks yang akan diganti pada Find What

4) Tulis teks pengganti pada Replace with

5) Klik Replace Bila teks pada seluruh lembar kerja ingin diganti maka klik replace

all

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

25

Gambar 122 Menutup Header and Footer

Bila informasinya ingin ditampilkan pada tampilan dibawah halaman

lembar kerja pengetikan maka bisa digunakan footer Caranya adalah sama

dengan cara membuat header hanya pilihan header diganti footer

26

l Membuat Bullet and Numbering

Bullet dan numbering bermanfaat dalam menunjukkan beberapa opsi atau

pilihan sebagai keterangan pelengkap dalam paragraph jika teks pada paragraph

tersebut akan diberikan beberapa p oint pembahasan Jika opsi atau keterangan

ditampilkan bukan dalam bentuk urutan langkah biasanya digunakan bullet Cara

membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih teks yang akan diberi bullet

2) Klik Bullet pada ribbon Home

3) Klik bullet yang diinginkan

Gambar 123 Memberikan Bullet

27

Bila opsi atau keterangan secara detil ingin ditampilkan dalam bentuk urutan

langkah atau urutan kejadia n biasanya digunakan Numbering atau penomoran

Numbering bisa berupa angka maupun huruf Langkah ndashlangkah pemberian

numbering adalah hampir sama dengan pemberian bullet pada ribbon home klik

Number

m Mengganti kata

Fasilitas ini sangat membantu dalam melakukan editing teks pengguna bisa

secara otomatis mencari serta merubah (mengedits) teks yang diinginkan Untuk

merubah atau mengganti seluruh teks yang diinginkan digunakan fasilitas Replace

Langkah-langkah mengganti teks adalah sebagai berikut

1) Klik Replace pada ribbon home

2) Pilih Replace pada kotak dialog Find and Replace

3) Tulis teks yang akan diganti pada Find What

4) Tulis teks pengganti pada Replace with

5) Klik Replace Bila teks pada seluruh lembar kerja ingin diganti maka klik replace

all

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

26

l Membuat Bullet and Numbering

Bullet dan numbering bermanfaat dalam menunjukkan beberapa opsi atau

pilihan sebagai keterangan pelengkap dalam paragraph jika teks pada paragraph

tersebut akan diberikan beberapa p oint pembahasan Jika opsi atau keterangan

ditampilkan bukan dalam bentuk urutan langkah biasanya digunakan bullet Cara

membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih teks yang akan diberi bullet

2) Klik Bullet pada ribbon Home

3) Klik bullet yang diinginkan

Gambar 123 Memberikan Bullet

27

Bila opsi atau keterangan secara detil ingin ditampilkan dalam bentuk urutan

langkah atau urutan kejadia n biasanya digunakan Numbering atau penomoran

Numbering bisa berupa angka maupun huruf Langkah ndashlangkah pemberian

numbering adalah hampir sama dengan pemberian bullet pada ribbon home klik

Number

m Mengganti kata

Fasilitas ini sangat membantu dalam melakukan editing teks pengguna bisa

secara otomatis mencari serta merubah (mengedits) teks yang diinginkan Untuk

merubah atau mengganti seluruh teks yang diinginkan digunakan fasilitas Replace

Langkah-langkah mengganti teks adalah sebagai berikut

1) Klik Replace pada ribbon home

2) Pilih Replace pada kotak dialog Find and Replace

3) Tulis teks yang akan diganti pada Find What

4) Tulis teks pengganti pada Replace with

5) Klik Replace Bila teks pada seluruh lembar kerja ingin diganti maka klik replace

all

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

27

Bila opsi atau keterangan secara detil ingin ditampilkan dalam bentuk urutan

langkah atau urutan kejadia n biasanya digunakan Numbering atau penomoran

Numbering bisa berupa angka maupun huruf Langkah ndashlangkah pemberian

numbering adalah hampir sama dengan pemberian bullet pada ribbon home klik

Number

m Mengganti kata

Fasilitas ini sangat membantu dalam melakukan editing teks pengguna bisa

secara otomatis mencari serta merubah (mengedits) teks yang diinginkan Untuk

merubah atau mengganti seluruh teks yang diinginkan digunakan fasilitas Replace

Langkah-langkah mengganti teks adalah sebagai berikut

1) Klik Replace pada ribbon home

2) Pilih Replace pada kotak dialog Find and Replace

3) Tulis teks yang akan diganti pada Find What

4) Tulis teks pengganti pada Replace with

5) Klik Replace Bila teks pada seluruh lembar kerja ingin diganti maka klik replace

all

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

28

Gambar 126 Mengganti teks

n Membuat Drop Cap

Drop cap sangat bermanfaat dalam membuat layout artikel majalah Koran ataupun

buku-buku bacaan lainnya

Cara membuatnya adalah sebagai berikut

1) Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2) Klik ribbon Insert

3) Klik Drop Cap

4) Klik Drop Cap Options

5) Pilih Drop pada Position

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

29

6) Tentukan jenis huruf jumlah baris yang di drop serta jarak huruf yang di Drop

dari teks kemudian

7) klik OK

Gambar 1 27 Drop Cap

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

30

o Membuat rumus

Fasilitas Equation dalam MS Word 2007 m emberikan kemudahan bagi

penggunanya bila ingin membuat rumus matematika statistik maupun rumus -rumus

ilmiah lainnya Langkah-langkah membuat rumus mtematika tersebut adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon Insert

2) Klik Equation pilih New Equation

3) Klik rumus yang akan dipilih

Gambar 128 Membuat rumus

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

31

Gambar 1 28 Menulis rumus

p Membuat Footnote dan Endnote

Footnote dan endnote bermanfaat dalam membuat kutipan pendapat orang

lain dalam teks yang dibuat Biasanya footnote dan endnote ini banyak digunakan

dalam penulisan artikel ilmiah ataupun buku teks Footnote ditandai dengan

pemberian nomor dibelakang suatu teks Keterangan footnote akan muncul bila

pointer diletakkan di dekat kursor yang diberi nomor footnote E ndnote adalah

catatan akhir suatu dokumen yang diletakkan di halaman paling akhir dari suatu

dokumen

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

32

Cara pembuatannya adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor di belakang kalimat atau paragraph yang akan diberi footnote

2) Klik ribbon References

3) Klik Insert Footnote

4) Ketikkan keterangan footnote

5) Tampilan footnote

Gambar 129 meletakkan kursor

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

33

Gambar 1 30 Memberikan footnote

Gambar 131 Tampilan footnote

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

34

q Membuat tabel

Table seringkali di sisipkan dalam penulisan artikel ilmiah buku teks ataupun

artikel lainnya sebagai alat bantu dalam memberikan informasi yang rinci tetapi

ringkas penyajiannya Cara pembuatan tabel adalah sebagai berikut

1) Klik insert pada ribbon home

2) Klik table kemudian Klik insert table

3) Tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan

4) Klik Ok

Gambar 131 Membuat tabel

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

35

Untuk membuat tabel secara cepat bisa digunakan fasilitas Quict Table

dalam MS Word fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat tabel secara cepat

dengan format tabel yang sudah disedian oleh MS Word Caranya adalah sebagai

berikut

1) Klik insert

2) Klik Table

3) Klik Quick Table

4) Pilih jenis tabel yang diiginkan

Gambar 132 Membuat quick tabel

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

36

Untuk keperluan tertentu misalnya membuat judul tabel beberapa sel

dalam tabel dapat digabung menjadi satu sel Cara penggabungan sel dilakukan

sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan digabung kemudian Klik kanan mouse pada sel yang akan

digabung

2) Klik merge cells

Gambar 133 Menggabungkan sel tabel

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

37

Setelah sel digabung agar terlihat rapi tampilan teks atau angka dalam tabel

perlu diatur posisinya Untuk keperluan tersebut bisa dilakuka n dengan cara sebagai

berikut

1) Pilih teks atau angka yang akan diatur posisinya

2) Klik kanan mouse pada teks yang dipilih pilih cell alignment kemudian pilih jenis

pengaturan yang diinginkan

Gambar 134 mengatur posisi teks

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

38

Pada saat membuat tabe l kadangkala baris atau kolom yang terlalu banyak

sehingga kolom atau baris tersebut perlu dihapus Langkah -langkah menghapus

kolom atau baris adalah sebagai berikut

1) Letakkan kursor pada baris atau kolom yang akan dihapus

2) Klik ribbon layout

3) Klik delete pada group Rows and Columns

Gambar 1 35 Menghapus baris

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

39

Jenis garis yang terdapat pada tabel bisa di rubah sesuai keinginan

pengguna misalnya garis yang ada pada tabel ingin di tebalkan atau sebaliknya

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih bagian tabel yang ingin ditebalkan atau ditipiskan

2) Klik kanan mouse pilih Borders and shading

3) Pilih seting

4) Pilih garis yang diinginkan

5) Klik ok

Gambar 136 Memilih borders and shading

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

40

Gambar 137 Menebalkan garis

r Mencetak dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan akhir dalam pembuatan

dokumen baik berupa teks gambar ataupun tampilan data Sebaiknya sebelum

dokumen dicetak terlebih dahulu dilihat tampilannya untuk memastikan agar tidak

terdapat kesalahan pada dokumen yang akan dicetak

Cara menampilkan dokumen yang akan dicetak adalah sebagai berikut

1) Buka dokumen yang akan di cetak

2) Klik Office Button

3) Pilih Print

4) klik Print Preview

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

41

Gambar 132 Tampilan Print Preview

Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan pada dokumen ya ng akan dicetak

maka selanjutnya bisa dilakukan pencetakan dokumen Langkah -langkahnya adalah

sebagai berikut

1) Klik Office Button

2) Pilih print

3) Lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan misalnya jumlah yang dicetak

4) Klik Ok

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

42

Gambar 133 Tampilan menu pencetakan

Gambar 134 Pengaturan pencetakan

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

43

s Membuat amplop

Salah satu fasilitas yang diberikan dala m MS Word 2007 adalah kemudahan

pengguna dalam menuliskan data pengirim dan penerima surat pada amplop yang

akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan administratip serta surat

menyurat di kantor Cara membuat amplop adalah sebagai berikut

1) Siapkan lembar dokumen baru

2) Klik ribbon mailings

3) Klik envelopes

4) Isi form yang tersedia

5) Klik preview

6) Klik envelope options untuk melakukan pengaturan ukuran amplop

7) Klik printing options untuk mengatur pencetakan amplop

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

44

Gambar135 membuat amplop

Gambar 136 Memilih ukuran amplop dan pencetakan amplop

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

45

t Menyisipkan gambar

MS Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam

menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang telah dibuat yang dimaksudkan untuk

memberikan ilustrasi dokumen yang dibuat Langkah -langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Klik ribbon insert

2) Klik picture

3) Pilih gambar lalu klik insert

Gambar 137 Menyisipkan gambar

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

46

Gambar 138 Memilih gambar

Gambar 139 Hasil akhir menyisipkan gambar

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

47

1

u Membuat Grafik

Ms Word 2007 memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat

grafik struktur organisasi serta tampilan grafis lainnya dengan menggunakan

fasilitas SmartArt Langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan SmartArt

adalah sebagai berikut

1) Klk ribbon Insert

2) Klik SmartArt

3) Pilih kategori SmartArt (grafik)

4) Tentukan jenis Smartart (grafik) yang dinginkan

5) Klik Ok

6) Tuliskan teks pada tempat yang telah dise diakan setelah selesai klik tanda X

Gambar 1 40 Menyisipkan SmartArt

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

48

Gambar 141 Hasil membuat grafik dengan SmartArt

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

49

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi oleh

Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup

membuat menyimpan dan membuat workbook memasukkan tipe data yang berbeda -beda

menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi menyisipkan grafik dan lain -lain

Seperti versi sebelumnya Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office

2007 Jika program tersebut sudah diinstal program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai

berikut

1 Klik Start (Microsoft office button)

2 Pilih All Programs

3 Pilih Microsoft Office

4 Pilih Microsoft Excel 2007

5 Lembar kerja baru (workbook) akan tampil

Gambar 21 Menjalankan MS Excel 2007

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

50

Gambar 22 Membuka MS Excel 2007

Gambar 23 Workbook

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

51

1 Operasi Dasar Ms Excel 2007

a) Menyimpan dan menutup lembar kerja

Setelah selesai bekeja dokumenlembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan

serta selanjutnya ditutup Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah

dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik tombol office (office button)

2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan)

3) Kemudian klik excelworkbook

4) Tentukan lokasi penyimpanan

5) Ketik nama file

6) Pilih tipe file

7) Klik save

Gambar 24 Menyimpan lembar kerja

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

52

b) Menutup workbook

Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) pada

bagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau dengan

Gambar 25 Menutup workbook

Gambar 26 Menutup workbook

Menutup workbook

Menutup aplikasi

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

53

c) Memproteksi worksheet

Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidak

dikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data

Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut

1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi

2) Klik protect sheet

3) Masukkan password

4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang)

5) Klik Ok

Gambar 27 Memproteksi worksheet

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

54

Gambar 28 Kotak dialog protect sheet

d) Menambah worksheet

Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook MS Excel memberikan

cara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook Caranya adalah

dengan meng klik ikon worksheet

Gambar 29 Menambahkan worksheet

Menambah worksheet

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

55

e) Mengganti nama worksheet

MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama ldquosheetrdquo diikuti angka

Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut

1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya

2) Beri nama baru (misalnya lembar 1) lalu tekan enter

Gambar 210 Mengubah nama worksheet

Mengubah nama worksheet

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

56

f) Memasukkan data

Untuk memasukkan data kedalam sel baik data berupa angka maupun teks

dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudian

diketikkan datanya Setelah selesai kemudian tekan ldquoenterrdquo

Gambar 211 Memasukkan data

g) Mengatur Huruf

Pengaturan huruf baik jenis huruf maupun ukuran huruf dapat dilakukan pada

group font yang terdapat pada ribbon home Dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya

2) Pilih jenis huruf dan ukuran

3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanj ut klik tanda panah pada group font

sehingga muncul kotak format cells

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

57

Gambar 212 Mengatur huruf

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

58

h) Menggabung beberapa sel

Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukan

dengan menggunakan fasilitas ldquoMerge amp Centerrdquo Lan gkah-langkahnya adalah sebagai

berikut

1) Pilih sel yang akan digabung

2) Klik tombol ldquomerge and centerrdquo

Gambar 213 Menggabungkan sel

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

59

i) Pengaturan format angka

Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam program

excel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka) Dalam

pengaturan format angka seperti mengatur format penulisan (angka mata uang

pecahan dll) lambing mata uang pemberian lambing persen dan koma serta

menampilkan angka nol dibelakang koma dilakukan dengan cara mengklik group number

sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut

Gambar 214 Group number

Group number

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

60

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh dilakukan dengan cara mengklik tombol

anak panah pada group number kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan

dengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog ldquoformat cellzrdquo

Gambar 215 Pilihan pengaturan Format Cell

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

61

j) Mengatur Border

Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garis

bantu sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yang

sesungguhnya Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukan

dengan cara sebagai berikut

1) Tentukan sel yang akan diberi border

2) Klik tanda panah pada group Alignment

3) Klik tab border

4) Pilih style

5) Pilih border yang diinginkan

6) Klik ok

Gambar 216 Memberi border

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

62

k) Mengubah isi sel

Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah Untuk mengubah isi sel

dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut

1) Klik sel yang akan diubah

2) Ubah isi sel pada kotak formula

Gambar 217 Merubah isi sel

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

63

l) Mengcopy data

Untuk melakukan copy data MS word memberikan fasilitas cut copy maupun

paste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah

1) Copy untuk menyalin data baik data angka maupun teks

2) Cut untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain

3) Paste Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut

m) Menyalin format tabel

MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel yakni menyalin

tabel tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja sementara isi tabelnya tidak disalin

Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tabel yang akan di salin

2) Klik tombol format painter pada clipboard group

3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy

Gambar 218 Menyalin format tabel

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

64

n) Memasukkan data dengan cepat

MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan data

yang sifatnya series atau berurutan secara cepat baik data angka maupun teks Fasilitas

tersebut adalah f asilitas ldquoautofillrdquo Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tulis data awal misalnya ketikkan 12

2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel

3) Klik mouse kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan

4) Lepaskan mouse

Gambar 219 Menyalin data secara cepat

Fasilitasldquoautofilrdquo bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat dengan

menggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisa

digunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan data

secara cepat

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

65

o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika

Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisa

digunakan secara mudah oleh penggunanya Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah

fungsi penjumlahan statistic (mean median average if dll) dan fungsi-fungsi lainnya

Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut

1) Klik insert function

2) Pilih fungsi yang diinginkan

3) Klik ok

Gambar 220 Menggunakan fungsi matematika

Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain maka

bisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function dengan cara mengklik

ribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

66

p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matemati ka

Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukan

operasi bilangan matematika baik operasi penjumlahan pengurangan perkalian

maupun pembagian Untuk menggunakan formula matematika selalu diawali dengan

menggunakan tanda sama dengan (=)

1) Menulis rumus dengan angka

Untuk menuliskan rumus dengan angka dapat dilakukan dengan cara

menuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar lalu tekan

enter sebagaimana tampak pada gambar berikut

Gambar 221 Menulis rumus

Menulis rumus

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

67

2) Menulis rumus dengan cara menunjuk

Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yang

paling cepat aman serta mudah Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerja

ataupun workbook Caranya adalah sebagai berikut

a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil

b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkan

hasil kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer kemudian ketik

tanda penjumlahan (+) ketik lagi sel yang akan diju mlahm kemudian tekan enter

Gambar 222 Menjumlahkan dengan menunjuk sel

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

68

3) Menggunakan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakan

untuk melakukan proses perhitungan matematika Menu-menu pilihan yang terdapat

pada fasilitas autosum ini meliputi

a) Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range data

tertentu

b) Average digunakan untuk menghitung rata -rata data dalam suatu range data

tertentu

c) Count numbers digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suat u

range data tertentu

d) Counta Fungsi ini untuk menghitung nilai yang ada dalam suatu kelompok

data

e) Countif Fungsi ini untuk menghitung jumlah data yang sesuai dengan

kriteria tertentu pada suatu kelompok data

f) Rank Fungsi ini untuk menentukan rangking dari sekelompok data

g) Max digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu

h) Min digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu

Untuk menggunakannya dilakukan langkah-langkah berikut

a) Klik formula

b) Klik tombol autosum pada group function library

c) Pilih range data yang ingin dihitung

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

69

a a

d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum

Gambar 223 Menggunakan Autosum

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

70

q) Menggunakan Fungsi Logika

Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

argument untuk menghasilkan nilai True atau false Fungsi logika secara umum dapat

dituliskan sebagai berikut

IF (logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

Dimana

Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar

atau salah

Value_if_true merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar

Value_if_false merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah

Sebagai pembanding antar argumen dapat diberikan operasi pembanding se perti

tanda = gt lt le ge dan lain sebagainya Untuk menuliskan fungsi logika maka perlu

diperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk ( )

dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidak

bisa dijalankan

Langkah-langkah menuliskan fungsi logika

1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika

2) Awali tanda sama dengan (=) kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola IF

(logical_testvalue_if_truevalue_if_false)

3) Gunakan tanda pembanding gtlt=gt==lt untuk membandingkan alternatip argumen

dalam logika

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

71

4) Gunakan tanda petik dobel (ldquo) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsi

logika dan tanda koma () ataupun titik koma () secara konsisten dalam penulisan

fungsi logika

Gambar 224 Menggunakan fungsi logika

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

72

r) Membuat grafik

MS Excel memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat grafik

Grafik yang dibuat dengan menggunakan MS Excel bisa digunakan untuk memperjelas

ilustrasi data yang disajikan kepada pengguna Untuk membuat grafik maka langkah -

langkahnya adalah sebagai berikut

1) Tentukan lokasi untuk menampilkan grafik

2) Klik ribbon insert

3) Klik tanda anak panah pada group chart

4) Tentukan kategori grafik

5) Pilih bentuk grafik

6) Klik OK

7) Klik select data kemudian masukkan data yang diinginkan dari lembar kerja

8) Berikan keterangan sumbu X pada horizontal axis labels

9) Berikan keterangan series dengan cara mengklik series data edit kemudian tuliskan

keterangan series

10) Klik OK

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

73

Gambar 225 Membuat grafik

Gambar 226 Tampilan akhir grafik

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

74

s) Fungsi VLOOKUP Dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel Fungsi VLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara vertikal sedangkan HLOOKUP untuk membaca secara

horizontal

1 Bentuk fungsi VLOOKUP = VLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

kolom) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada kolom pertama tabel nomor indeks

kolom adalah nomor kolom pada baris tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =VLOOKUP(B4B19E222FALSE)

2 Tekan Enter

2 Bentuk fungsi HLOOKUP = HLOOKUP(nilai kunci tabel pembacaan nomor indeks

baris) Nilai kunci berarti nilai yang harus dicari pada baris pertama tabel nomor indeks baris

adalah nomor baris pada kolom tempat nilai kunci ditemukan

Penyelesaian

1 Ketik di sel C3 =HLOOKUP(G4H18K212FALSE)

2 Tekan Enter

t) Fungsi MID LEFT Dan RIGHT

a Fungsi LEFT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak n

karakter dari posisi deretan paling kiri Bentuk umum fungsi LEFT

=LEFT(teks jumlah karakter)

b Fungsi RIGHT digunakan untuk menampilkan sederetan teks dari suatu argumen sebanyak

n karakter dari posisi deretan paling kanan Bentuk umum fungsi RIGHT

=RIGHT (teks jumlah karakter)

Contoh= LEFT(ldquoIndonesia Rayardquo3) akan menghasilkan Ind

=RIGHT(ldquoIndonesia Rayardquo4) akan menghasilkan Raya

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

75

c Fungsi MID Fungsi MID digunakan untuk menghasilkan sederetan teks dari suatu argumen

sebanyak karakter mulai dari posisi tertentu Bentuk umum fungsi MID ialah

=MID(teks jumlah karakter)

Contoh =MID(ldquoIndonesia Rayardquo44) akan menghasilkan ones

d Fungsi LEN digunakan untuk menghitung banyaknya karakter dalam teks Bentuk fungsi

LEN =LEN(teks)

Contoh =LEN(B2)

e Fungsi UPPER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital

Bentuk fungsi UPPER =UPPER(teks)

Contoh =UPPER (ldquoInstitutrdquo) akan menghasilkan INSTITUT

f Fungsi LOWER digunakan untuk mengubah karakter dalam teks ke huruf kecil Bentuk fungsi

LOWER = LOWER (teks)

Contoh = LOWER (ldquoToko Komputerrdquo) akan menghasilkan toko komputer

t) Pivottable

PivotTable merupakan tabel yang merangkum informasi dari field tertentu dalam

sebuah basis data Penggunaan fasilitas PivotTable memungkinkan pembuatan tabel

pelengkap yang informatif dan lebih hidup sehingga memudahkan dalam menganalisis data

Gambar berikut menampilkan data penjualan oleh beberapa wiraniaga Ada empat field

(kolom) pada tabel tersebut yaitu tanggal penjualan wiraniaga yang menjual nama produk

yang dijual dan banyaknya produk yang dijual

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

76

Ketiklah data seperti Gambar

Gambar 53 Data penjualan toko elektronik tahun 2006

Langkah-langkah membuat PivotTable sebagai berikut

1 Pilih range yang akan diberikan perintah PivotTable pada range A3D29

2 Pilih Tab InsertPivotTable Kotak dialog akan ditampilkan seperti Gambar 54

3 Pilihan new worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang baru Pilihan existing worksheet jika hasil pivot table diletakkan di sheet yang sama dengan data Dalam hal ini pilih existing worksheet kemudian lokasi sel F3

4 Klik ok Pivot table akan ditampilkan seperti Gambar

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

77

5 Di bagian kanan kotak dialog ditampilkan tombol-tombol dengan nama field yang

ada pada tabel yang telah dibuat Di sini kita menentukan field yang akan

ditampilkan di bagian PAGE COLUMN ROW dan DATA

Kita ingin agar setiap halaman menampilkan data seorang wiraniaga Drag tombol wiraniaga ke kotak PAGE

Data setiap produk akan ditampilkan dalam suatu kolom Drag tombol produk ke kotak COLUMN

Setiap baris akan menampilkan data penjualan pada suatu tanggal Drag tombol tanggal ke kotak ROW

Data yang ingin ditampilkan adalah jumlah penjualan Drag tombol jumlah ke kotak DATA

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

78

6 Klik tombol OK

7 Klik tombol Finish hasilnya seperti Gambar

Gambar Hasil pivot table

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

79

MENGENAL MICROSOFT POWER POINT 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara

elektronik yang handal Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks grafik objek gambar

clipart movie suara dan objek yang dibuat program lain

Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan

menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead serta dapat dicetak

untuk ukuran slide film Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung

dalam presentasi maka kita dapat mencetaknya seperti notes handout dan outline Kita juga

dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan

versi sebelumnya Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms PowerPoint 2007 juga ada

versi yang belumnya tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan

Jika Anda telah menguasai Ms PowerPoint sebelumnya maka Anda akan lebih mudah untuk

mempelajari kembali penggunannya pada Ms PowerPoint 2007

Mengaktifkan Ms PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms Power Point 2007

yang ada di komputer Anda Pengaktifan Ms Power Point 2007 ini bisa dilakukan

dengan langkah berikut

bull Klik START pilih Program pilih Microsoft Office dan kemudian klik Power Point

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

80

Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya

Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop maka Anda dapat

mengaktifkan Ms PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut

Lembar Kerja Ms PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas tampilan lembar kerja Ms PowerPoint 2007 berbeda dengan

Ms PowerPoint sebelumnya (mis Ms PowerPoint 2003) begitu juga dengan penggunaan

istilahnya

Gambar 2 Lembar Kerja Ms PowerPoint 2007

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

81

Gambar 3Tool in Ms PowerPoint

Fungsi dari Tools dalam Ms PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms PowerPoint 2007 dibandingkan versi

sebelumnya antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan

Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group)

a Fungsi Utama Tombol Ms Office (Ms Office Button)

Ms Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File antara lain New Open Save Save

as Print Prepare Send amp Publish

Gambar 4Fungsi Ms Office Button

b Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save Undo and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

82

Gambar 5Quick Access Toolbar

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar

maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar seperti gambar berikut ini

Gambar 6 Customize Quick Access Toolbar

c Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups

Ribbon tabs dalam Ms PowerPoint 2007 antara lain Home Insert Design Animations Slide

Show Review dan View

Gambar 7 Ribbon Tabs

a Ribbon Tab Home

Pada Ribbon Tab Home terdapat beberapa tool group antara lain Clipboard Slides Font

Paragraph Drawing dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya

1048707 Clipboard terdapat tombol copy paste cut dan format painter

1048707 Slide terdapat tombol add slide layout reset dan delete

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

83

1048707 Paragraph terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment) bullet and numbering line

spacing dan beberapa tombol untuk mengatur paragraph

1048707 Drawing terdapat tombol Text Box Austoshape Arrange Quick Styles Shape Fill Shape

Outline dan Shape Effects

1048707 Editing terdiri dari tombol Find Replace dan Select

b Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Tables perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda

1048707 Illustrations terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk menyisipkan gambar

clipart photo album shapes smartart dan chart (grafik)

1048707 Links tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide

1048707 Media Clips untuk memperkaya tampilan slide Anda maka anda dapat menambahkan file

sound (suara) atau movie (film)

c Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design maka akan muncul Ribbon denganbeberapa tool

group antara lain Page Setup Themes dan Background berfungsi untuk mendesain slide

Anda

1048707 Page Setup terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide apakah anda akan

menggunakan orientasi portrait atau landscape

1048707 Themes Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms PowerPoint

2007untuk slide Anda

1048707 Background untuk memperindah slide yang Anda buat anda bisa menata latar belakang slide

Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini

d Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations Anda bisa menambahkan berbagai macam bentuk animasi

pada slide Anda Terdapat 3 tool group yang bisa Anda gunakan antara lain

1048707 Preview tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang Anda berikan untuk

slide Anda

1048707 Animations Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide terdiri dari animate

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

84

dan custom animations

1048707 Transition to This Slide untuk memebrikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat

e Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group antara lain

1048707 Start Slide Show untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan apakah dari awal (from

beginning) atau dari slide yang sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri

(custom slide show)

1048707 Set Up pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan untuk menyembunyikan slide

(hide slide) merekam narasi (record narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings)

yang akan ditampilkan

1048707 Monitors Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini

f Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Proofing digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide

1048707 Comments Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat

1048707 Protect Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat

g Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain

1048707 Presentation Views pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan dari slide yang telah

Anda buat Anda bisa melihatnya secara normal slide sorter notes page dan slide show

Selain itu Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan

1048707 ShowHide untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi Anda bisa menampilkan

penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines)

1048707 Zoom Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal

1048707 ColorGrayscale Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat

berwarna (color) atau hitam putih (grayscale)

1048707 Window Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade split atau

berpindah ke window lain

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

85

4 Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebalah kanan

bawah tools Group maka akan teruka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari

toolgroup tersebut

Menyimpan Dokumen Ms PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang

Anda buat antara lain

bull Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms PowerPoint 2007 maka dokumen

tersebut tidak dapat dibuka pada Ms PowerPoint versi sebelumnya

bull Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen karena akan memudahkan

memilih tipe penyimpanan disesuaikan dengan Ms PowerPoint yang digunakan dan

kebutuhan lainnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen antara lain

Klik logotombol Ms Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja kemudian pilih Save

as Ms Office Button gtgt Save as

a PowerPoin Presentation Anda dapat menyimpan dokumen yang anda buat sesuai

dengan format Ms PowerPoint 2007 (pptx)

b PowerPoint Show Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana jika Anda

mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show

c PowerPoint 97-2003 Presentation Menyimpan copy dari presentasi yang anda buat

dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003

d Find Add-Ins for other file format Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat

dalam bentuk file formet yang lain misalkan pdf dan xps

e Other Formats membuka dialog box Save as untuk memilih dari semua tipe file format

yang tersedia atau memungkinkan

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

86

FORMAT DOKUMEN

Agar presentasi yang kita buat bener-benar sempurna dan layak untuk ditampilkan Anda

harus melakukan pengeditan dan pemformatan Dalam pembuatan presentasi Anda akan bekerja

dengan teks table slide dan elemen-elemen presentasi lain

Bekerja dengan Teks

Teks merupakan elemen presentasi yang paling penting Agar presentasi kita menarik dan

membantu Anda dalam menjelaskan sesuatu maka teks yang singkat padat jelas dan menarik

sangat berperan penting

211 Menambahkan Teks

Dalam Power Point terdapat empat tipe teks yang dapat kita tambahkan dalam presentasi yang

kita buat antara lain

1 Teks Placeholder

Placeholder adalah kotak yang dibatasi titik-titik yang menjadi sebagian besar layout slide

Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik table dan gambar Layout

Slide terdiri dari placeholder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi Dalam placeholder

teks ketik judul sub judul dan teks pada slide Anda Anda dapat mengatur ukuran dan

menggerakan placeholder dan memformatnya dengar border dan warna

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

87

Gambar 21 placeholder

Untuk menambahkan teks ke placeholder klik bagian dalam place holder dan kemudian

ketik atau paste teks yang hendak anda tuliskan

Gambar 22 Membuat teks pada placeholder

2 Teks Autoshape

Autoshape adalah satu grup bentuk-bentuk siap pakai yang termasuk bentuk dasar

seperti segi empat lingkaran ditambah dengan variasi-variasi garis dan hubungan panah

symbol flowchart bintang spanduk dan callout Autoshapes seperti garis dan panah muncul pada

slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakan merotasi dan mengubah ukurannya

Jika Anda ketik teks ke dalam sebuah Autoshape teks tersebut akan menjadi satu dengan

Autoshape dan bergerak atau berotasi bersamanya

Gambar 23 Shapes

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

88

Anda dapat memilih salah satu bentuk Autoshape sesuai dengan yang anda perlukan

kemudian jika anda memerlukan teks pada autoshape tersebut Anda bisa melakukannya dengan

meng-klik kanan bentuk Autoshape tersebut dan memilih add text lalu ketikan teks yang Anda

inginkan

Gambar 24 Membuat teks pada autoshape

3 Tex Box

Text Box adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran Anda

dapat menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide seperti di luar

sebuah placeholder teks Contoh Anda dapat menambahkan judul atau keterangan untuk

sebuah gambar atau table atau grafik dengan membuat sebuah text box dan menempatkannya

di dekat objek tersebut Selain itu text box dapat digunakan untuk menambahkan suatu teks ke

suatu Autoshape tetapi Anda tidak ingin teks tersebut menjadi satu bagian dengan Autoshape

Suatu text box dapat memiliki border pengisibayangan atau efek tiga dimensi dan Anda dapat

merubah bentuknya

Gambar 25 Tex Box

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

89

4 WordArt

WordArt adalah objek yang Anda buat dengan efek siap pakai dan dapat diformat Anda

dapat menggunakan WordArt untuk teks yang menarik WordArt dapat diperbesar diperkecil dan

dirotasi atau dijadikan tiga dimensi atau vertikal

Teks yang Anda ketik di placeholder seperti judul dan daftar ber bullet dapat diedit di slide

atau tab outline Teks dalam sebuah objek seperti text box atau Autoshape dan Teks WordArt

tidak muncul pada outline dan harus di edit di slide

Latihan 1

Buat beberapa slide di berikut ini

Slide 1

Slide 2

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

90

Slide 3

Slide 4

21 Mengatur Format Teks

221 Format Font

Anda dapat menformat font dengan mempergunakan tool group font yang terdapat pada

tab ribbon Home Tool group font akan aktif jika anda mengaktifkan teks yang terdapat pada place

holder atau text box Untuk mengaktifkan pemilihan pada toolgroup font Anda harus menyeleksi

terlebih dahulu teks yang akan di format atau meng-klik placeholder teks yang akan di format

1 Menyeleksi teks (mem-blok teks yang akan di format)

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

91

Gambar 27 Menyeleksi teks

2 Klik placeholder (meng-klik garis pada placeholder)

Gambar 28 mengaktifkan placeholder

(garis menjadi tidak putus-putus)

Setelah Anda melakukan salah satu langkah di atas Anda dapat melakukan format melalui

toolgroup font yang terdapat di Ribbon Tab Home

Gambar 29 Toolgroup Font

Selain melalui toolgroup font Anda juga dapat melakukan format font dari font dialog box

yang dapat diaktifkan dengan meng-klik

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

92

Gambar 210 Font Dialog Box

Toolgroup Font terdiri dari

1 Font (Jenis Huruf)

Anda dapat mengganti jenis huruf yang dipergunakan untuk teks yang Anda buat pilihan

bentuk huruf dapat Anda pilih melalui toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

2 Font Size (Ukuran Huruf)

Dalam membuat tampilan presentasi ukuran huruf sangatlah penting besar kecilnya

3 Font Style (Bold Italic Underline)

4 Effect

Anda dapat memberikan efek pada teks yang Anda buat pilihannya bisa Anda lakukan

melalui tombol yang ada di toolgroup font atau melalui Font Dialog Box

5 Character Spacing

6 IncreaseDecrease Font Size

Tombol inu berfungsi untuk mengatur ukuran huruf sesuai dengan keinginan Anda

7 Clear All Formating

Tombol ini berfungsi untuk menghapus semua perintah format yang Anda lakukan dan

hanya meninggalkan teks aslinya

8 Change Case

Change Case berfungsi untuk merupakan penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada

teks yang Anda buat

9 Font Color

Selain melakukan perubahan pada jenis ukuran gaya dsb Seperti disampaikan di atas

Anda juga dapat memberikan warna pada teks yang Anda buat

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

93

Latihan

Ubahlah slide yang telah anda buat sehingga menjadi

222 Format Paragraph

Selain melakukan format Font Anda juga dapat melaklukan format Paragraph dengan

mempergunakan toolgroup Paragraph yang terdapat pada ribbon tab Home Untuk mengaktifkan

hasil format yang anda lakukan terlebih dahulu anda harus melakukan salah satu langkah di

bawah ini

Meng-klik placeholder yang berisi paragraph yang hendak di format langkah ini dilakukan

jika hasil format berlaku untuk keseluruhan paragraph yang ada pada placeholder

Menyimpan kursor pada salah satu paragraph proses format yang anda lakukan hanya

akan aktif pada paragraph di mana kursor berada

Menyeleksi paragraph yang hendak di format ini dapat dilakukan untuk memilih paragraph

tertentu yang akan di format

Gambar 220 Toolgroup Paragraph

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

94

1 AlignmentPerataan

Selain perataan secara horizontal yang dilakukan dengan mengklik tombol

Anda juga dapat melakukan perataan secara vertikal dengan mengklik tombol

2 Bullet and Numbering

Pada slide theme maupun layout terdapat pilihan yang mengandung bulletnumbering

pilihan bulletnumbering yang sudah anda bisa Anda ganti dengan mengklik tombol

lalu memilih bentuk bulletnumbering yang Anda kehendaki

3 Line Spacing

Tombol ini dipergunakan untuk mengatur spasi pada paragraph yang Anda buat

selain pilihan di atas Anda juga dapat mengatur spasi sesuai dengan keperluan

Anda dengan mengklik Line Spacing Options

4 Column

223 Menyisipkan GambarClip Art

1 Menyisipkan Gambar

Untukmenyisipkan gambar pada slide yang Anda buat Anda dapat melakukannya dengan

mengklik tombol Picture pada toolgroup Illustration

Gambar 227 Toolgroup Illustration

Setelah Anda mengklik tombol Picture maka akan muncul Dialog Box Insert Picture

selanjutnya Anda tinggal memilih file gambar yang Anda kehendaki

2 Menyisipkan Clip Art

Selain gambar Anda juga dapat menyisipkan Clip Art pada slide presentasi yang Anda

buat Clip Arti disediakan oleh Ms Office maupun koleksi Anda dan juga hasil penelusuran

web site

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

95

Setelah meng-klik tombol Clip Art maka akan mucul Task Pane Clip Art untuk

mempermudah pemilihan maka sebaiknya Anda hanya mengaktifkan penelusuran untuk

My Collection dan Office Collection saja

Pilihlah Clip Art yang Anda kehendaki Anda bisa mengklik langsung Clip Art yang

Anda pilih atau mengklik panah kecil yang mucul disbelah kanan saat Anda menyorot

kursor pada clip art yang Anda kehendaki

HYPERLINK

Hyperlink merupakan fasilitas dalam pembuatan tampilan presentasi untuk mempermudah

Anda mengatur slide yang Anda buat Fasilitas yang ada pada Ribbon Tab Insert ini

mempermudah kita untuk menampilkan bagian tertentu dari slide yang kita buat disesuaikan

dengan kebutuhan Anda dalam presentasi

MEMBUAT HYPERLINK PADA SLIDE PRESENTASI

1 Sebelum Anda membuat Hyperlink maka buatlah slide presentasi seperti di bawah ini

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

96

Buatlah slide presentasi di atas semenarik mungkin dengan desain yang Anda buat sendiri Anda

bisa mendesainnya seperti Anda mendesain sebuah Web Site

2 Membuat Link

a Seleksilah teks gambar clip art atau place holder yang akan Anda Link

b Kemudian Klik Ribbon Tab Insert lalu pilih Hyperlink

c Maka akan mucul jendela dialog seperti berikut

Existing File or Web Page Anda me-link pada file yang telah ada sebelumnya yang Anda

simpan pada folder tertentu Atau Anda melakukan link ke alamat web tertentu dengan

menuliskan alamat web tersebut pada Address Bar

Current Folder Link pada file yang ada pada folder dimana file kita ada

Browsed Page Memilih link pada drivefolder dimana folder kita berada

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show

97

Recent File Muncul file-file yang bisa kita pilih untuk di link

Place in This Document Anda melakukan link pada slide presentasi yang sama yang

sudah Anda buat sebelumnya

Create New Document Membuat document baru yang akan kita link dengan slide

presentasi yang kita tentukan

E-mail Address Link pada alamat email tertentu

d Untuk pilihan link berdasarkan slide yang kita pilih maka kita melakukan link pada

slide lain yang ada pada file presentasi kita (Place in This Document)

Teks yang sudah ter-link akan berwarna biru dan bergaris bawah

e Melakukan Link pada file lain yang ada di folder (misalkan link ke format document)

f Mencoba aktif tidaknya link yang kita buat

Untuk melihat aktif tidaknya link yang kita buat maka kita harus menjalankan slide

presentasi yang telah kita buat tersebut Caranya

Mengaktifkan ribbon tab slide show dan memilih salah satu pilihan pada ribbon start slide

show Atau

Mengklik tombol yang ada di bagian bawah untuk menampilkan halaman yang sedang

aktif

g Untuk setiap halaman yang menjadi link bagi menu utama dari slide Anda Anda

harus membuat link kembali ke menu utama atau menu tertentu sesuai dengan yang

Anda inginkan

MENJALANKAN PRESENTASI

Saat menjalankan presentasi pada layar komputer (on-screen) seluruh layar akan

digunakan dan komponen-komponen layar seperti toolbar menu dan lain-lain akan hilang dari

layar Cara menjalankan presentasi ini cukup sederhana buka presentasi yang akan dijalankan

lalu klik menu View Slide Show atau menu Slide Show View Show