0

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

SECARA OUTSOURCING DI INDONESIA

TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Dosen:

Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc

Disusun oleh :

Muhammad Harun Al Rasyid

P05613266.1.52

MAGISTER MANAJEMEN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2014

1

DAFTAR ISI

PENDAHULUAN

Latar Belakang 2

Tujuan 3

TINJAUAN PUSTAKA

Sistem Informasi Manajemen 4

Sistem Outsourcing 6

PEMBAHASAN

Implementasi Outsourcing Pada Teknologi Informasi 7

Kekurangan dan Kelebihan Outsourcing Teknologi Informasi 9

PENUTUP

Kesimpulan 11

DAFTAR PUSTAKA 12

2

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Kemajuan dunia saat ini tidak lepas dari perkembangan teknologi yang

sangat signifikan. Perkembangan Era digital didukung oleh sebuah sistem yang

tidak bisa terpisahkan dari teknologi. Sitem yang baik akan menciptakan suatu

teknologi yang baik pula. Seperti pada perusahaan saat ini, teknologi sistem

informasi merupakan suatu bagian yang sangat dibutuhkan untuk mendukung

kinerja perusahaan agar lebih baik dan efisien. Teknologi pada perusahaan saat ini

sudah semakin maju dan berkembang pesat. Hampir keseluruhan pekerjaan

dilakukan dengan suatu sistem yang diaplikasikan dalam bentuk teknologi.

Pada tahun 1950 sistem informasi pada suatu perusahaan masih dilakukan

secara manual. Data yang ada diperusahaan disimpan dalam bentuk hard copy yang

ditulis sendiri maupun menggunakan mesin ketik. Penyimpanan informasi data

masih disimpan pada gudang yang membutuhkan ruangan yang cukup besar.

Informasi data yang ada diperusahaan dapat berguna untuk pengambilan keputusan

dalam jangka pendek maupun panjang. Sedangkan di tahun 1990-an, teknologi

melalui operasi komputer mulai dikenal dan sering digunakan oleh perusahaan.

Komputer digunakan oleh para pegawai untuk memudahkan proses pencatatan dan

penyimpanan data sehingga mudah untuk ditemukan kembali saat diperlukan. Pada

saat itu juga teknologi informasi melalui sistem komputerisasi menjadi salah satu

strategi perusahaan untuk meningkatkan keunggulan kompetitif. Selain itu efisiensi

baik dari segi waktu, tempat, dan biaya juga berdampak secara signifikan.

Sistem informasi dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan

strategi bisnis, proses bisnis, serta mendukung proses pengambilam keputusan yang

efektif sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan. Bila

informasi yang dibutuhkan kurang memadai, dalam kurun waktu tertentu

organisasi/perusahaan tersebut akan mengalami ketidakmampuan mengontrol

sumber daya yang dimiliki, sehingga dalam hal pengambilan keputusan-keputusan

yang strategis akan sangat terganggu, yang pada akhirnya akan kalah dalam

persaingan dengan perusahaan lain dalam bisnis yang sama.

3

Peda era millenium seperti saat ini, perusahaan tidak asing lagi untuk

menggunakan sistem informasi yang didukung oleh peralatan teknologi canggih.

Salah satu bentuk sistem yang saat ini banyak digunakan oleh perusahaan adalah

sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dan Business Intellegence yang dapat

mengintegrasikan berbagai bagian bisnis ataupun divisi dalam sebuah perusahaan.

Sistem ini dapat membantu perusahaan dalam berbagai jenis kegiatan seperti

memvisualisasikan data, customer relationship management, serta membantu

dalam kegiatan operasional manajemen rantai pasok.

Dalam menjalankan sistem teknologi dan informasi, perusahaan seringkali

melakukan program outsourcing untuk membantu menjalankan sistem. Namun

untuk melakukan program outsourching perusahaan harus berhati-hati dalam

menetukan perusahaan outsourching yang akan diajak bekerja sama, karena sistem

informasi perusahaan merupakan bagian penting yang kerahasiaann harus dijaga

dan diatur secara khusus. Kesalahan dalam menentukan pilihan akan memberikan

dampak yang buruk bagi kehidupan bisnis perusahaan. Oleh karena itu, penerapan

outsourcing teknologi informasi pada satu perusahaan menjadi hal yang penting

bagi keberlangsungan perusahaan dalam jangka panjang.

Tujuan

Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah untuk mengetahui bagaimana

pengembangan sistem informasi secara outsourcing di Indonesia dan hal apa saja

yang harus dipertimbangkan sebelum melakukan outsourcing.

4

TINJAUAN PUSTAKA

Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (manajement information system atau sering

dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam

organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua

tingkatan manajemen. SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefenisikan

sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab

mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna

untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan

pengendalian. Secara teori, komputer tidak harus digunakan didalam SIM, tetapi

kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa

melibatkan elemen komputer. Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan

pengolahan informasi yang didasarkan pada komputer (computer-based

information processing). SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi.

SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem

informasi sebagai berikut :

1. Sistem informasi akuntansi (accounting information system),menyediakan

informasi dari transaksi keuangan.

2. Sistem informasi pemasaran (marketing information system), menyediakan

informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan

pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang

berhubungan dengan pemasaran.

3. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management

information system).

4. Sistem informasi personalia (personnel information systems)

5. Sistem informasi distribusi (distribution information systems)

6. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems)

7. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems)

8. Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems)

9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development

information systems)

5

10. Sistem informasi teknik (engineering information systems)

Sistem informasi dan teknologi menjadi komponen yang vital dan utama dari

kesuksesan sebuah bisnis dan organisasi. Sistem Informasi Manajemen merupakan

suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi

yang mempengaruhi semua operasi organisasi (Jogiyanto, hal 15, 1999). Sistem ini

menjadi sangat penting karena teknologi informasi dapat membantu berbagai

macam pengembangan bisnis yang akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas

proses bisnis, pengambilan keputusan manajemen, dan kolaborasi kelompok kerja,

dimana hal tersebut menguatkan posisi kompetitif perusahaan di pasar yang

seringkali berubah dengan sangat cepat. Manfaat lain dari adanya sistem informasi

teknologi adalah teknologi informasi dapat digunakan untuk mendukung

pengembangan suatu produk, proses dalam melayani konsumen, transaksi melalui

e-commerce, atau aktivitas bisnis lain. Sistem teknologi informasi menjadi salah

satu hal sederhana yang sangat dibutuhkan untuk mendukung kesuksesan di

lingkungan bisnis yang dinamis.

Sistem Outsourcing

Outsorcing adalah mengkontrakkan kegiatan bisnis non inti ke sumber luar.

Studi yang telah ada menunjukkan bahwa 85 % perusahaan Amerika Utara dan

Eropa sudah meng-outsource sedikitnya satu fungsi. Hal ini membangkitkan

milyaran dolar dari kontrak – kontrak outsource (Elmuti et al., 1995). Kegiatan ini

sudah umum diterapkan dalam sistem informasi dan teknologi (40 %), real estate

(15%), logistik (15 %), dan administrasi, sumber daya manusia, pelayanan

konsumen, keuangan, pemasaran, penjualan dan transportasi (30%) (Elmuti et al.,

1995). Outsorcing dapat menimbulkan pemogokan yang besar. Pemogokan dapat

dimulai oleh para pekerja yang diperlakukan kepada outsorcing (Wilcocks et al.,

1995). Banyak pekerja yang merasa bahwa perusahaan yang mempekerjakan

mereka tidak lagi membutuhkan mereka sehingga mereka mencari pekerjaan lain,

khususnya jika mereka memiliki keahlian – keahlian personal.

Sistem kerja outsorcing bisa berpengaruh kurang baik terhadap para pekerja dan

banyak peralihan atau transisi yang berakibat kepada kinerja yang kurang

6

maksimal. Kessler et al (1999) memperkirakan ada tiga hal yang berkontribusi

dalam respon pekerja terhadap oursourcing :

1. Context, atau bagaimana pekerja diperlakukan oleh perusahaan yang ada.

2. Pull, atau daya pikat dari perusahaan tempat mereka bekerja.

3. Landing, atau kenyataan dari pengalaman bersama perusahaan baru tempat

mereka bekerja.

Para pelaku usaha biasanya selalu mencari segi positif yang diharapkan melalui

penggunaan sistem outsourcing, seperti efisiensi biaya dan kemampuan untuk

menyediakan pelayanan sebaik mungkin kepada pelanggannya. Bagi pengguna

outsourcing perusahaan harus fokus pada setiap komponen yang secara jelas

memiliki keunggulan, sementara komponen – komponen yang lain di outsource

oleh pihak luar dimana para pemasok memiliki keunggulan komparatif yang jelas.

Melvor (2000) mengemukakan empat langkah dalam memutuskan outsourcing :

1. Tentukan aktivitas inti dari bisnis

2. Evaluasi relevansi aktivitas – aktivitas rantai nilai

3. Perhitungkan total biaya dari aktivitas inti bisnis

4. Analisis hubungan

Berdasarkan dari kerangka tersebut, maka perusahaan dapat memutuskan

aktivitas mana yang perlu di outsource dan aktivitas mana yang dapat dikerjakan

secara internal.

7

PEMBAHASAN

Implementasi Outsourcing Pada Teknologi Informasi

Sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan dipegang oleh divisi IT atau

disebut juga divisi informasi teknologi. Namun pada aplikasinya suatu perusahaan

dalam mengelola sistem informasi menggunakan pihak kedua atau disebut juga

outsourcing. Peran pihak kedua (outsourcing) dalam penerapan pengelolaan sistem

informasi sangatlah penting, dimana pihak kedua akan membantu perusahaan

dalam membuat, menjalankan, mengontrol sistem informasi. Penggunaan jasa dari

pekerja outsourcing oleh perusahaan harus diperhatikan track record perusahaan

penyedia jasa. Hal ini sangatlah penting karena sistem informasi merupakan media

penggerak bagi kegiatan perusahaan.

Menurut Bali at al (2008), Outsourcing bukanlah sebuah konsep baru, namun

berasal dari pelaksanaan sub kontrak aktifitas produksi, tujuannya bukan hanya

untuk mengurangi biaya non inti, namun juga untuk mengendalikan nilai strategis,

transformasi bisnis, bahkan mengubah dinamika industri secara fundamental.

Perjanjian dalam outsourcing biasanya diikat oleh kontrak, yang berdampak

meningkatkan kapasitas produksi dengan menggunakan sumber daya dari luar.

Untuk memenuhi kebutuhan organisasi dalam mengembangkan dan meningkatkan

kualitas informasi, keputusan melakukan outsourcing teknologi informasi dibagi

menjadi tiga tahapan dasar:

1. Pertimbangan Perlunya Outsourcing

Tahap pertama adalah pertimbangan perlunya dilakukan outsourcing dan

dapat dilihat sebagai keputusan strategis yang diambil oleh tingkat yang

lebih tinggi dalam organisasi.

2. Pemilihan Aktifitas yang di-Outsource

Tahap kedua pemilihan aktifitas yang di-outsource dan bersifat manajerial

sehingga keputusan diambil oleh bagian menengah.

3. Pemilihan Rekan Outsourcing

8

Sedangkan keputusan ketiga adalah penentuan sumber daya yang

dibutuhkan, bersifat operasional dan diputuskan oleh bagian lebih rendah

dalam organisasi.

Hubungan outsourcing dalam dunia Information Technology (IT) adalah

kontrak tambahan dari sebagian atau keseluruhan fungsi IT dari perusahaan kepada

pencari outsourcing external, IT outsourcing merupakan pemanfaatan organisasi

external untuk memproduksi atau membuat ketetapan jasa teknologi informasi. Jasa

IT yang biasanya di outsourcing adalah jaringan, desktop, aplikasi dan web hosting.

IT outsourcing dapat dibedakan kedalam 4 bagian, yaitu :

1. Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak lain,

baik hardware, software, dan brainware.

2. Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang

dimiliki oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu.

3. Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan di

serah ke pada pihak lain, dan bagian yang tidak di berikan tersebut akan

dikelola oleh perusahana sendiri.

4. De facto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke

perusahaan lain dikarenakan adanya latar belakang sejarah.

Aplikasi di Indonesia sendiri penggunaan outsourcing dalam dunia Information

Technology (IT) sangat berkembang pesat. Seperti perusahanaan multinasional

(multinational corporation-MNC) sebuah perusahaan yang beroperasi lintas

produk, pasar, negara, dan budaya (Mcleod, 2008). Perusahaan tersebut memiliki

anak perusahaan yang tersebar secara geografis, dan masing-masing dapat memiliki

sasaran, kebijakan, dan prosedurnya sendiri. Mereka memerlukan sistem informasi

yang saling terhubung untuk mengatur dan mengontrol kinerja perusahaan. Contoh

kecil penggunaan outsourcing pada bidang sistem informasi adalah perusahaan

BUMN yang dimiliki Indonesia hampir semuanya menggunakan jasa perusahaan

Telkom sebagai pihak kedua yang mengatur dan mengelola sistem informasi

walaupun Telkom termasuk dalam perusahaan BUMN.

9

Penggunaan perusahaan Telkom sebagai outsourcing memiliki tujuan tersendiri

dimana perusahaan akan dapat lebih fokus dalam menjalankan fungsi perusahaan

tanpa memikirkan pengelolaan sistem infomasi secara khusus. Hubungan yang baik

antara pihak outsourcing akan memberikan keuntungan tersendiri bagi perusahaan.

Dimana pihak pengembangan sistem informasi akan berhubungan dengan sertifikat

HAKI (Hak Kekayaan Intelektual) yang nantinya akan dibutuhkan oleh perusahaan.

Kekurangan dan Kelebihan Outsourcing Teknologi Informasi

Penggunaan jasa outsourcing dalam sistem informasi memiliki kelebihan dan

kekurangan masing. Perusahaan harus jeli memperhitunggkan penggunaan

outsourcing, dimana jika penggunaan outsourcing terlalu berlebihan akan

berdampak pada pengeluaran perusahaan sehinggan kinerja perusahaan tidak

menjadi efisien. Menurut O’Brian (2007) kelebihan dan kekurangan penggunaan

outsourcing adalah :

Kelebihan Outsourcing

1. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasional. Pemilihan

outsourcing memang membutuhkan biaya yang mahal pada awal

kontraknya, tetapi pertimbangan resiko yang akan ditanggung oleh

perusahaan lebih kecil dibandingkan dengan membangun sendiri

dengan kemampuan kurang akan mengakibatkan permasalahan di

kemudian hari dan berdampak pada segi pembiayaan perusahaan.

2. Meningkatkan fokus perusahaan pada kegiatan utama usahanya tanpa

dibebani permasalahan pengembangan sistem informasi.

3. Mendapatkan akses terhadap sistem informasi premium atau kelas dunia

bagi penerapan sistem informasi di perusahaannya.

4. Sumber daya manusia dalam perusahaan dapat lebih fokus melakukan

pekerjaan pada kegiatan utama perusahaan tanpa dibebani kegiatan

pengembangan sistem informasi. Tentu saja hal ini diharapkan akan

meningkatkan produktifitas perusahaan.

10

5. Memberi jalan keluar terhadap permasalahan ketidaktersediaan sumber

daya dari perusahaan yang ahli dalam pengembangan sistem informasi,

sehingga dapat mengurangi resiko salah penerapan sistem informasi.

6. Menunjang akselerasi tujuan perusahaan untuk mempercepat

mendapatkan keuntungan/ benefit dengan penerapan sistem informasi

yang sesuai.

7. Menghindarkan dari kendali internal mengenai tidak berfungsinya

sistem informasi karena penerapan sistem informasi yang salah atau

gagal.

8. Peningkatan benefit perusahaan akan menyebabkan perusahaan dapat

meningkatkan pertumbuhan modal usaha.

9. Berbagi resiko terhadap implementasi sistem informasi antara

perusahaan dan vendor. Kesalahan implementasi tidak ditanggung

penuh oleh perusahaan saja, oleh karena itu dibutuhkan kerjasama yang

baik dalam proses perencanaan sistem informasi antara perusahaan dan

vendor.

10. Perusahaan dapat mengontrol pemasukan dan pengeluaran kas dengan

bantuan sistem informasi yang tepat

Kekurangan Outsourcing

1. Pelanggaran kontrak kerja oleh vendor lebih banyak akan

mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Misalnya hasil aplikasi tidak

sesuai dengan harapan perusahaan menimbulkan kerugian biaya dan

waktu.

2. Perusahaan akan kehilangan kontrol terhadap aplikasi sistem informasi

yang dibangun oleh vendor apabila terjadi ganguan pada sistem

informasi yang sangat penting bagi perusahaan. Penanganan gangguan

yang hanya dapat diperbaiki oleh vendor mengakibatkan

ketergantungan bagi perusahaan.

3. Perusahaan lain dapat meniru sistem informasi yang dikembangkan oleh

vendor yang sama.

11

Semua kelebihan dan kekurangan yang ada pada sistem informasi

menggunakan outsourcing tidak lepas dari kebutuhan dari masing masing

perusahaan. Penerapan outsourcing di Indonesia masih terdapat pro dan contra.

Bagian yang pro mendukung penggunaan outsourcing karena perusahaan dapat

fokus pada bisnis, biaya yang rendah, tidak dipusingkan oleh turn over tenaga kerja,

dan bagian dari modrenisasi sistem informasi. Sedangkan bagian yang contra

mengatakan bahwa sistem outsourcing memiliki ketidakpastiaan keternagakerjaan

dan ancaman PHK, terjadi perbedaan perlakuan, pengguna jasa sangat mungkin

untuk memutuskan hubungan kerjasama dan membuat ketidakpastian pekerjaan.

12

PENUTUP

Kesimpulan

Pengunaan sistem informasi dipegang oleh divisi IT namun pada kenyataan

nya saat ini perusahaan lebih menggunakan outsoursing dalam sistem teknologi.

Dalam penggunaan outsoursing perusahaan perlu melihat beberapa hal yang harus

dipertimbangkan, antara lain adalah apakah perusahaan tersebut memiliki track

record yang baik dalam mengelola sistem informasi, mempunyai karyawan yang

handal,dan memiliki spesifikasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Jika

outsoursing tidak memenuhi persyaratan tersebut maka perlu dilakukan pemilihan

perusahaan lain. Karena dalam membangun sebuah sistem informasi menggunakan

sistem outsourcing pasti memiliki kelemahan. Untuk meminimalisisr kelemahan

dan kegagalan dalam penggunaan perusahaan lain sebagai rekan membangun

sistem, ada baiknya kita sebagai manajemen perusahaan meningkatkan kemampuan

akan sistem informasi dan mengetahui apa sebenarnya kebutuhan perusahaan,

sehingga resiko kegagalan minimal dan sistem dapat berjalan secara efektif dan

efisien. Di negara Indonesia sendiri penggunaan pihak kedua dalam mengelola

sistem informasi sudah mulai berkembang. Sehingga perusahaan yang ada saat ini

disarankan untuk mempelajari lebih dalam tentang perkembangan dalam

penggunaan outsoursing pada sistem infomasi.

13

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto Hartono,1999. Analisis dan Desain. ANDI OFFSET, Yogyakarta.

Kessler, Gary E., 1999, Philosophy of Religion: Toward a Global Perspective,

Albany, NY: Wadsworth Publishing Company.

Bali, Ika, dan Krisnanda BF. 2008. “Strength Prediction of High Strength RC

Shear Walls”. Jurnal Sains dan Teknologi EMAS Vol 18. Jakarta :UKI.

Melvor, R. 2000. A Practical framework for understanding the outsourcing

process,Supply Chain Management: An International Journal, Vol. 5 No 1,

pp. 22-36

Munawar. 2012. Outsourcing Di Dunia Teknologi Informasi. [terhubung berkala]

http://www.esaunggul.ac.id/article/outsourcing-di-dunia-teknologi-

informasi/ (diakses pada 15 Maret 2014)

O’Brien, J.A and G.M. Marakas.2010. Introduction to Information System 15th ed.

New York: Mc Graw Hill Companies, Inc.

Raymond Mcleod, 2008, Jr, George P. Schell. Sistem Informasi Manajemen.

Penerbit: Salemba Empat. Edisi 10

Willcocks, L., Lacity, M., Fitzgerald, G. 1995. Information Technology

Outsourcing in Europe and the USA: Assessmant Issuess. International

Journal Of Information Management. Vol. 15 No. 5: 333-335