(Membuat laporan kegiatan kantor)

A. Pengertian laporan

salah satu alat untuk menyampaikan suatu informasi dari bawahan kepada atasan sebagai tolak ukur atau informasi perkembangan terbaru suatu pekerjaan.

Didalam sebuah organisasi baik lembaga ataupun perkantoran tidak dipungkiri bahwa sebuah laporan sangatlah penting demi berkembangnya sebuah perusahaan karena sebuah laporan selain memberikan informasi yang penting bagi seorang pimpinan juga bisa dijadikan sebagai alat pertanggungjawaban serta bahan pengambil kebijakan atau keputusan bagi seorang pemimpin dalam menentukan langkah kedepannya

B. Fungsi laporan

1. Laporan yang berguna bagi pimpinan dalam rangka menjalankan fungsi-fungsi manajerialnya, yang terdiri dari :

a. Planning (perencanaan)

b. Organising (pengorganisasian)

c. Actuating (penggerakan)

d. Controlling (pengawasan)

e. Decision making (pengambilan keputusan) Kemampuan seorang pimpinan dalam menjalankan fungsi-fungsi manajerialnya antara lain dipengaruhi oleh kelengkapan datayang diperolehnya dari laporan

(C. Syarat-syarat membuat laporanObjektivitas artinya disusun berdasarkan fakta-fakta, hasil peninjauan, percobaan, inspeksi atau penelitian Jelas dan cermat perlu kemampuan serta ketelitian pembuatan laporan dalam menentukan mana data yangharus dimasukakan untuk bahan penyusunan laporan.Tepat sasaranLaporan harus diusahakan singkat, tepat, padat, dan jelas serta langsung mengenai persoalannya.LengkapLaporan harus dikemukakan dengan lengkap.Tegas dan konsisten Uraian yang dikemukakan harus tegas dan kontradiktif antara bagian laporan yang satu dan yang lainnya.Singkat dan jelasLaporan harus singkat dan jelas untukmenanggulangi suatu masalah yang perlu segera diselesaikan.Tepat penerimanyaLaporan yang dibuat harus diberikan tepat kepada tujuannya, agar tidak menimbulkan banyak segi negatif, misalnya kebocoran rahasia, serta penilaian negatif pimpinan terhadap bawahan yang bersangkutan)

.

2. Laporan memiliki kegunaan sebagai media komunikasi, baik media komunikasi dari atas kebawah maupun media komunikasi dari bawah keatas

3. Laporan memiliki kegunaan sebagai alat pertanggungjawaban, baik dari atas ke bawah, dan juga sebaliknya dari bawah ke atas

4. Laporan berguna sebagai alat untuk mengembangkan wawasan bagi siapa saja yang membaca

5. Laporan berguna sebagai alat untuk membina kerjasama dikalangan para pejabat dan para pegawai pada umumnya.

6. Laporan merupakan salah satu sarana dalamupaya meningkatkan pembinaan kerjasama, baik secara internal maupun secara eksternal

(Laporan manajerial dibagi menjadi 3 jenis yaitu:Menurut tujuan meliputi:Laporan perencanaanLaporan pengendalianMenurut waktu meliputi:Laporan berkala/Laporan Periodik Laporan khusus /Laporan InsidentalMenurut gaya tulis/style meliputiLaporan resmiLaporan tidak resmi )

Date

E. Tahap persiapan membuat laporan

1. Tahap persiapan

Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti hal apa yang akan dilaporkan? Mengapa hal itu dilaporkan, data apa yang penting? Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan tersebut maka dapat dirumuskansecara jelas latar belakang, masalah yang dilaporkan, tujuan dan target waktu laporan, data yang relevan untuk disajikan dan sumber-sumber data.

2. Pengumpulan dan penyajian data

Setelah pertanyaan dijawab maka langkah selanjutnya adalah merencanakan pengumpulan dan penyajian data. Dalam proses ini harus selalu mengacu pada permasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan. Data dapat diperoleh baik dari sumber data primer ( hasil wawancara, hasil diskusi, kuisioner dan observasi ) maupun data sekunder ( data perjalanan dinas pimpinan dan akomodasinya, data yang dihimpun ari hasil rapat, bunu-buku pedoman, serta data yang ada dalam organisasi yang tergantung pada materi yang akan dibahas. Setelah dikumpulkan kemudian data tersebut dikelompokkan data mana yang akan menjadi data utama dan data pendukung.

3. Sistematika laporan

tahap berikutnya adalah menentukaan bagian-bagian utama laporan kemudian subbab laporan yang nantinya akan dijabarkan lebih lanjut dalam bentuk kalimat-kalimat.

4. Penulisan laporan

Pada tahap penulisan laporan harus mengacu pada sistematika yang telah ditetapkan sehingga laporan tersebut dapat tersaji secara runtut, mudah dipahami dan enak dibaca.

Urutan laporan formal adalah sebagai berikut:

a. Halaman judul berisi judul laporan, nama pembuat laporan, nama organisasi, dan tahun

b. pembuat laporan.

c. Kata pengantar ditulis untuk menuntun pembaca memahami isi laporan secara umum.

d. Daftar isi memuat rekapitusai dari semua judul yang ada dalam laporan.

e. Ikhtisar/ abstrak adalah ringkasan dari keseluruhan informasi. Fungsi abstrak adalah untuk memudahkan pembaca mengetahui intisari laporan.

f. Pendahuluan berisi maksud dan tujuan laporan, ruang lingkup laporan , sumber informasi dan kapan tugas dilaksanakan.

g. Isi laporan memuat dan fakta selengkapnya, yang disusun secara sistematis dari bab ke bab serta dibahas secara mendetail.

h. Kesimpulan merupakan catatan akhir dari hasil pembahasan data

i. Saran berguna untuk penyempurnaan perbaikan atas pelaksanaan tugas yang telah dijalankan.

j. Lampiran berisi data primer yang diolah , pedoman wawancara, kuisioner, data sekunder serta dokumen-dokumen lain yang mendukung validitas data dan proses penelitian.

k. Daftar pustaka