i

PENGELOLAAN TERBITAN BERKALA DI PERPUSTAKAAN DAN

DOKUMENTASI BALAI BAHASA YOGYAKARTA

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan

Program Studi D3 Perpustakaan dan Informasi Islam

Fakultas Adab dan Ilmu Budaya UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

Disusun oleh

Irfan Fahrizal

NIM 10130012

PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI ISLAM

FAKULTAS ADAB DAN ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA

YOGYAKARTA

2013

ii

iii

iv

MOTTO

Ilmu Tak Akan Pernah Punah Dalam Usia

v

PERSEMBAHAN

Laporan tugas ini penulis persembahkan untuk :

1. Ibunda tercinta yang sudah melahirkanku dan selalu menjadi peneduh

hidupku dalam doa-doa beliau.

2. Ayahanda yang aku hormati yang selalu menjadi tiang bagiku dalam

kehidupan selama ini dan selalu melantunkan namaku dalam doa

beliau.

3. Semua Kakanda, Rifki, Anas yang selalu mendukungku dalam

mencari ilmu dan menggapai cita-citaku.

4. Kekasihku Adinda Nurul Fashichah yang selalu memberikan motifasi

untuk menyelesaikan laporan ini.

5. Teman-teman mahasiswa D3 Program Studi Perpustakaan dan

Informasi Islam: Zaini, Restu, Furqon, Jundy, Yusuf, Aji, Bagas, dan

teman-teman yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu. Semoga

persahabatan kita semua tak akan hilang karena jarak dan waktu.

Teman adalah sahabat, sahabat adalah keluarga

vi

vii

KATA PENGANTAR

Alhamdulilah, segala puji hanya milik Allah SWT, yang telah

memberikan rahmat dan hidayah-Nya. Sholawat serta salam senantiasa

tercurah kepada Nabi Muhammad SAW, beserta keluarga, sahabat, dan

semoga melimpah pada kita umatnya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan

Laporan Praktik Kerja Lapangan yang berjudul “Pengolahan Terbitan

Berkala di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta” untuk

memenuhi syarat kelulusan program studi Diploma 3 Perpustakaan dan

Informasi Islam, Fakultas Adab dan Ilmu Budaya Universitas Islam Negeri

Sunan Kalijaga Yogyakarta.

Banyak pihak yang telah ikut membantu dalam penyusunan laporan

ini baik langsung maupun tidak langsung, untuk itu penulis mengucapkan

banyak terimakasih yang setulus-tulusnya kepada:

1. Ibu Dr. Hj. Siti Maryam, M.Ag, Selaku dekan Fakultas Adab dan Ilmu

Budaya Universitas Islam Negeri Sunan Kaliijaga.

2. Ibu Puji Lestari, M.Kom., selaku ketua Program Studi D3

Perpustakaan dan Informasi Islam.

3. Ibu Dra. Labibah, M.Lis., selaku dosen pembimbing.

4. Bapak Anis Masruri, S.Ag, S.IP, M.Si, selaku dosen penguji.

viii

5. Seluruh staf pengajar di Program Studi D3 Perpustakaan dan

Informasi Islam Fakultas Adab dan Ilmu budaya.

6. Bapak Drs. Tirto Suwondo, M.Hum, selaku kepala Balai Bahasa

Yogyakarta yang telah memberikan izin guna melakukan Praktek

Kerja Lapangan.

7. Ibu Suspri Handani, BA, selaku kepala Perpustakaan dan penanggung

jawab Perpustakaan Balai Bahasa Yogyakarta, dan telah membimbing

penulis dalam melaksanakan praktek kerja secara langsung di

perpustakaan.

8. Ibu Susam selaku pegawai Perpustakaan Balai Bahasa Yogyakarata

yang membimbing dan membantu kami dalam menyelesaikan Tugas

Akhir.

9. Semua pegawai, staf karyawan dan peneliti Balai Bahasa Yogyakarta.

10. Kedua orang tua, bapak Miftakhunnajah dan Ibu Ardinah yang selalu

menuntunku dalam segala hal dalam kebaikan.

11. Kekasih Nurul Fashichah yang selalu setia bersama dalam

menyelesaikan Tugas Akhir ini.

12. Semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, yang telah

membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

ix

Penulis menyadari bahwa dalam penulis laporan ini masih banyak

kekurangan dan jauh dari kesempurnaan, maka penulis mengharapkan saran

kritiknya dan semoga laporan ini bermanfaat bagi penulis khususnya,

pembaca serta untuk pengembangan ilmu perpustakaan terutama di

Indonesia.

Alhamdulillahirobbal‟alamin.

Yogyakarta, 3 Juni 2013

Penulis

x

ABSTRAK

Terbitan berkala sebagai salah satu koleksi di perpustakaan

mempunyai karakteristik tersendiri. Terbitan berkala merupakan salah satu

publikasi yang menyampaikan kabar, berita keilmuan, kejadian penting

dalam bidang ekonomi, politik dan hal-hal lain yang menarik masyarakat.

Publikasi ini direncanakan untuk terbit terus-menerus dalam jangka waktu

yang tidak terbatas, dikelola oleh sekelompok orang yang pada umumnya

disebut „redaksi‟.

Keaktualan muatan yang terkandung dalam terbitan berkala jurnal

misalnya, menuntut kecepatan pengolahan sebagai temu kembali informasi

agar cepat sampai dan digunakan oleh pemakai informasi.

Dalam melakukan penelitian Pengelolaan Terbitan Berkala di

Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta, penyusun

menggunakan sistem studi pustaka dilakukan dengan cara mempelajari,

mendalami, dan mengutip teori-teori atau konsep-konsep dari sejumlah

literatur, baik buku, jurnal, majalah, koran, atau karya tulis lainnya yang

relevan dengan topik, fokus atau variabel penelitian. Penulis melakukan

pengamatan secara langsung di lapangan yaitu dengan mengamati sikap dan

perilaku individu yang ada di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa

Yogyakarta. Dalam penelitian ini juga melakukan wawancara Dengan

demikian peneliti mengumpulkan dan menelaah data yang diperoleh dari

hasil wawancara pada pihak yang terkait yang berpengaruh terhadap

kebijakan pengelolaan terbitan berseri Perpustakaan dan Dokumentasi Balai

Bahasa Yogyakarta.

Hasil Penelitian ini menyimpulkan bahwa proses pengelolaan

Terbitan Berkala di Perpustakaan Balai Bahasa Yogyakarta meliputi:

Pemeriksaan, Pemberian tanda (Cap/Stempel), Pencatatan, Pembuatan kartu

katalog, Pembuatan indeks, Penyimpanan dan penyortiran, Penjilidan,

Pengolahan kliping.

Kata Kunci : Pengelolaan Terbitan Berkala dan Terbitan Berkala

xi

`DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ........................................................................................ i

HALAMAN NOTA DINAS ............................................................................ ii

HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................... iii

HALAMAN MOTTO ....................................................................................... iv

HALAMAN PERSEMBAHAN ...................................................................... v

HALAMAN PERNYATAAN ......................................................................... vi

KATA PENGANTAR ...................................................................................... ix

ABSTRAK…………………………………………………………………… x

DAFTAR ISI .................................................................................................... xi

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ xv

DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... xvi

BAB I PENDAHULUAN ................................................................... 1

1.1 Latar Belakang .................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah ............................................................... 4

1.3 Ruang Lingkup .................................................................... 5

1.4 Tujuan dan Manfaat ............................................................. 5

1.5 Waktu dan Tempat PKL ...................................................... 6

xii

1.6 Metode dan Teknik Pengumpulan Data .............................. 6

1.6.1 Studi Pustaka .................................................................. 6

1.6.2 Pengamatan .................................................................... 7

1.6.3 Dokumentasi ….……………………………………… 7

1.6.4 Wawancara ................................................................... 8

1.7 Sistematika Penulisan Laporan ............................................ 8

BAB II LANDASAN TEORI ………………………………………...

2.1 Pengertian Terbitan Berkala ................................................. 11

2.2 Fungsi Terbitan Berkala ....................................................... 12

2.3 Karakteristik Terbitan Berkala ............................................. 13

2.4 Jenis Koleksi Terbitan Berkala ............................................ 13

2.5 Pengolahan ........................................................................... 15

2.5.1 Pengolahan Terbitan Berkala …….................................... 17

2.5.1.1 Pemeriksaan ................................................................... 17

2.5.1.2 Pemberian Tanda (Cap Stempel) ................................... 17

2.5.1.3 Pencatatan ..................................................................... 18

2.5.1.4 Pencatatan Pada Buku Investasi .................................... 18

2.5.1.5 Pembuatan Kartu Katalog .............................................. 19

2.5.1.6 Penyimpanan dan penyortiran ........................................ 20

2.5.1.7 Penjilidan ........................................................................ 21

2.5.1.8 Pembuatan Indeks .......................................................... 22

xiii

BAB III GAMBARAN UMUM BALAI BAHASA YOGYAKARTA

……………................................................................................ 24

3.1 Sejarah Balai Bahasa Yogyakarta ....................................... 24

3.1.1. Kedudukan ................................................................... 25

3.1.2. Visi dan Misi ................................................................. 26

3.1.3. Tugas dan Fungsi .......................................................... 27

3.2 Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta

……..................................................................................... 27

3.2.1. Latar Belakang .............................................................. 27

3.2.2. Visi dan Misi ................................................................. 28

3.2.3. Koleksi .......................................................................... 29

3.2.4. Fasilitas ......................................................................... 29

3.2.5. Waktu dan Pelayanan .................................................... 30

3.2.6. Sistem Layanan ............................................................. 30

BAB IV PEMBAHASAN ...................................................................... 32

4.1 Pengelolaan Terbitan Berkala di Balai Bahasa Yogyakarta

……………………………………………………………. 33

4.1.1 Pemeriksaan .................................................................. 34

4.1.2 Pemberian Tanda (Cap/Stempel) .................................. 34

4.1.3 Pencatatan ...................................................................... 35

xiv

4.1.4 Pembuatan Kartu Katalog ............................................... 37

4.1.5 Pembuatan Indeks ........................................................... 38

4.1.6 Penyimpanan dan Penyortiran ........................................ 38

4.1.7 Penjilidan ........................................................................ 39

4.1.8 Pengelolaan Kliping ....................................................... 41

4.1.8.1 Pemeriksaan …………………………………………... 42

4.1.8.2 Penjilidan ……………………………………………… 42

4.1.8.3 Pemberian Tanda (Cap atau stempel) …………………. 43

4.1.8.4 Pencatatan ……………………………………………... 43

4.1.8.5 Pembuatan Kartu Katalog ……………………………… 43

4.1.8.6 Penyimpanan …………………………………………... 43

4.2 Kendala Pengolahan Terbitan Berkala ................................. 43

4.2.1 Kendala Faktor Internal .................................................. 44

4.2.2 Kendala Faktor Eksternal ............................................... 45

BAB V PENUTUP ................................................................................ 46

5.1 Simpulan ............................................................................... 46

5.2 Saran ...................................................................................... 47

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 49

LAMPIRAN ........................................................................................................ 50

xv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. : Ruang pengolahan, buku inventaris ........................................... 36

Gambar 2. : Ruang pengolahan, Kolom-kolom input data ke software

SENAYAN ................................................................................ 36

Gambar 3. : katalog manual terbitan berkala ................................................. 38

Gambar 4. : Contoh label pembendelan terbitan berkala .............................. 40

Gambar 5. : Ruang terbitan berkala, majalah yang telah dijilid bendel ......... 41

xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Koleksi Terbitan Berkala Perpustakaan ............................... 51

Lampiran 2. Contoh Stempel Perpustakaan ............................................. 57

Lampiran 3. Catalog menggunakan system automasi senayan ................ 58

Lampiran 4. Contoh Label Terbitan Berkala ........................................... 59

Lampiran 5. Locker Katalog Manual ....................................................... 60

Lampiran 6. Proses Pelabelan Koleksi ..................................................... 61

Lampiran 7. Koleksi Naskah-naskah Kuno ............................................. 63

Lampiran 8. Data Jumlah Pengunjung Perbulan ……………………….. 64

Lampiran 9. Buku Tamu ……………………………………………….. 65

Lampiran 10. Slip Peminjaman Koleksi ………………………………… 68

Lampiran 11. Koleksi Buku dan Majalah Pameran ……………………... 69

Lampiran 12. Aksara-aksara Daerah Di Indonesia ……………………… 70

Lampiran 13. Kliping …………………………………………………… 72

Lampiran 14. Foto Pengunjung dan Peneliti ……………………………. 74

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Arus informasi dan komunikasi akan semakin deras dengan

berkembangnya pada zaman modern saat ini, sering juga meningkatnya

berbagai macam bentuk penerbitan. Dari penerbitan monografi, majalah,

jurnal ataupun bentuk terbitan berkala lainnya. Pada penjelasan

selanjutnya dinyatakan bahwa penelitian dapat terpenuhi dalam proses

pengumpulan data perlu adanya sumber-sumber yang di perlukan

pemakai. Fungsi informasi pada perpustakaan khusus merupakan ciri

utama. Fungsi tersebut yang dapat membedakan perpustakaan khusus

dengan jenis perpustakaan yang lain. Setiap perpustakaan

diselenggarakan dengan maksud dan tujuan tertentu. Oleh karena itu,

ada perbedaan fungsi yang sifatnya lebih spesifik pada setiap jenis

perpustakaan. Akan tetapi, secara umum setiap perpustakaan khusus

mempunyai fungsi yang sama, yaitu penyimpanan, pendidikan,

penelitian, informasi, dan rekreasi kultural.

Koleksi perpustakaan khusus difokuskan pada koleksi muktahir di

dalam subyek yang menjadi tujuan perpustakaan tersebut atau untuk

mendukung kegiatan badan induknya. Koleksi suatu perpustakaan khusus

adalah tidak terletak dalam banyaknya jumlah bahan pustaka atau jenis

2

terbitan lainnya melainkan ditekankan kepada kualitas koleksinya, agar

dapat mendukung jasa penyebaran informasi muktahir serta penelusuran

informasi. (Panduan Koleksi Perpustakaan Khusus, 1992)

Pengertian perpustakaan itu sendiri oleh Sulistyo-Basuki (1991)

didefinisikan “Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah

gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk

menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan

menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembacanya, bukan

untuk dijual”. Buku di sini sengaja ditulis tebal karena yang

dimaksud buku di sini mencakup pengertian yang sangat luas

termasuk buku itu sendiri (dalam arti sempit seperti monograf, buku

teks dan lain-lain), majalah, laporan, pamflet, prosiding, manuskrip

(naskah), lembaran musik, berbagai karya media audiovisual, seperti

film, mikrofis dan mikroburam (micro opaque). Semua bahan

tersebut adalah koleksi perpustakaan, yang diadakan oleh pihak

perpustakaan baik dengan cara membeli, tukar menukar, maupun

hadiah untuk digunakan oleh pembaca atau pengguna perpustakaan.

Perpustakaan sebagai kumpulan materi tercetak dan media non

cetak dan atau sumber informasi dalam komputer yang disusun secara

sistematis untuk digunakan pemakai (Sulistiyo-Basuki.1991:4). Dengan

kata lain perpustakaan sebagai wadah informasi dituntut untuk senantiasa

mengikuti perkembangan zaman, baik dalam pengolahan, layanan,

pengadaan ataupun aktifitas perpustakaan lainnya demi kepuasan pemakai.

3

Lasa Hs (2007:60), menyebutkan bahwa terbitan berseri memiliki

peran penting yaitu: memberikan ruang untuk menampung ide/gagasan/

pengalaman beberapa orang, menyampaikan gagasan/ide/penemuan baru

dalam bidang tertentu, memberikan gambaran/potret peristiwa, kejadian,

situasi yang terjadi dalam berbagai bidang, dan berfungsi sebagai media

komunikasi dua arah. Oleh sebab itu, koleksi terbitan berseri harus

dikembangkan secara teratur dan terencana sehingga sesuai dengan

kebutuhan pengguna dan layanan terbitan berseri dapat dilakukan secara

tepat guna dan berhasil guna.

Dalam buku Pengelolaan Terbitan Berkala (1996:3), disebutkan

pengertian Menurut ALA Glossary of Library Term, serial adalah

suatu publikasi yang diterbitkan berturut-turut, bagian demi bagian,

biasanya dengan jarak penerbitan yang tetap dan dimaksudkan untuk

terbit terus menerus tanpa batas-batas waktu tertentu. Terbitan berseri

atau serial ini meliputi terbitan berkala (periodicals) atau secara

umum di Indonesia dikenal dengan majalah, terbitan tahunan atau

annual (seperti laporan tahunan, dan buku tahunan atau yearbooks

dan sebagainya), memoir, prosiding, dan transaction.

Terbitan berkala sebagai salah satu koleksi di perpustakaan

mempunyai karakteristik tersendiri. Terbitan berkala merupakan salah satu

publikasi yang menyampaikan kabar, berita keilmuan, kejadian penting

dalam bidang ekonomi, politik dan hal-hal lain yang menarik masyarakat.

Publikasi ini direncanakan untuk terbit terus-menerus dalam jangka waktu

4

yang tidak terbatas, dikelola oleh sekelompok orang yang pada umumnya

disebut „redaksi‟ (Lasa HS.1994:13).

Keaktualan muatan yang terkandung dalam terbitan berkala jurnal

misalnya, menuntut kecepatan pengolahan sebagai temu kembali informasi

agar cepat sampai dan digunakan oleh pemakai informasi.

Balai Bahasa Yogyakarta adalah lembaga/institusi pemerintah

yang mempunyai tugas melaksanakan pengkajian, pengembangan, dan

pembinaan bahasa dan sastra di daerah. Memiliki perpustakaan

khusus yang sebagian besar koleksinya berupa buku, manuskrip, dan

dokumen kebahasaan dan kesastraan. Maka penulis tertarik dengan

tema “Pengelolaan Terbitan Berseri di Perpustakaan dan Dokumentasi

Balai Bahasa Yogyakarta” terutama dalam pengarsipan dan

pendokumentasian, pengolahan, penempatan ruangan, penelitian dan

pengembangan. Selain itu penulis juga tertarik mengetahui faktor

pendukung dan hambatan-hambatan yang dialami selama mengerjakan

pengelolaan terbitan berseri. Karena dengan adanya pengelolaan yang

baik maka akan menghasilkan perpustakaan khusus yang langka.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Dari latar belakang tersebut di atas, dapat diketahui bahwa

cakupan permasalahan yang akan dibahas dalam laporan ini adalah:

1. Bagaimana proses pengolahan Terbitan Berseri di Perpustakaan dan

Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta?

5

2. Kendala apa saja yang dihadapi selama ini dalam pengolahan

Terbitan Berseri di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa

Yogyakarta?

1.3 RUANG LINGKUP

Dalam penyusunan laporan tugas akhir ini pembahasan

dibatasi masalah “Pengelolaan Terbitan Berseri”. Dalam hal ini

penyusun memberikan pembatasan terhadap permasalahan yang

ditemukan menurut analisis penyusun, hanya mengenai pengelolaan

terbitan berseri di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa

Yogyakarta.

1.4 TUJUAN DAN MANFAAT

Tujuan yang dicapai dari pembahasan laporan ini, adalah

sebagai berikut:

1. Mengetahui proses pengolahan Terbitan Berseri di Perpustakaan

Balai Bahasa Yogyakarta.

2. Mengetahui kendala-kendala dalam pengolahan Terbitan Berseri di

Perpustakaan Balai Bahasa Yogyakarta.

Manfaat yang diperoleh setelah dilakukan pembahasan laporan ini,

yaitu:

1. Sebagai media melatih diri dan mengembangkan kemampuan

dalam menerapkan materi dan teori-teori khususnya tentang

pengelolaan terbitan berseri selama menimba ilmu di perkuliahan.

6

2. Mempersiapkan diri dan belajar menjadi tenaga Ahli Madya yang

terampil.

3. Penulis mampu memahami kelemahan dan hambatan-hambatan

yang dihadapi perpustakaan, sehingga dijadikan sebagai wacana

dalam mengembangkan ide-ide dan pertimbangan serta pemikiran

untuk kemajuan Perpustakaan yang bersangkutan.

4. Penulis akan mendapatkan pengetahuan dan pengalaman kerja

mengenai bidang-bidang yang terkait dengan perpustakaan,

khususnya pengelolaan terbitan berseri yang dapat menunjang

keprofesionalan praktik kelak setelah memasuki dunia kerja yang

belum didapat sebelumnya.

1.5 WAKTU DAN TEMPAT PKL

Praktik Kerja Lapangan (PKL) bertempat di Perpustakaan dan

Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta yang beralamatkan di Jln. I Dewa

Nyoman Oka 34, Yogyakarta 55224. Praktik kerja lapangan tersebut

dilaksanakan selama dua bulan, yakni mulai 11 Maret 2013 sampai

11 Mei 2013. Praktik Kerja Lapangan dimulai dari jam 08.00 – 16.00

WIB setiap hari Senin- Kamis, untuk hari jumat dimulai dari jam 08.00 –

16.30.

1.6 METODE DAN TEKNIK PENGUMPULAN DATA

1.6.1. Studi Pustaka

Studi pustaka dilakukan dengan cara mempelajari, mendalami, dan

mengutip teori-teori atau konsep-konsep dari sejumlah literatur, baik buku,

7

jurnal, majalah, koran, atau karya tulis lainnya yang relevan dengan topik,

fokus atau variabel penelitian (Roseeha, 2010: 14)

1.6.2. Pengamatan

Pengamatan adalah metode pengumpulan data dimana peneliti atau

kolaboratornya mencatat informasi sebagaimana yang mereka saksikan

selama penelitian. Penyaksian terhadap peristiwa-peristiwa itu bisa dengan

melihat, mendengarkan, merasakan, yang kemudian dicatat seobyektif

mungkin (W. Gulo, 2007: 116).

Penulisan melakukan pengamatan secara langsung di lapangan

yaitu dengan mengamati sikap dan perilaku individu yang ada di

Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta. Metode ini

penulis gunakan untuk mengumpulkan data-data hasil pengamatan tentang

hal-hal yang dapat memberikan informasi kepada penulis yang berkaitan

dengan tema pembahasan dalam penyusunan laporan ini.

1.6.3. Dokumentasi

Moehnilabib (1997:89) menyebutkan teknik dokumentasi dibagi

menjadi dua, yaitu dokumen dalam arti sempit dan dokumen dalam arti

luas. Dokumen dalam arti sempit dan dokumen dalam arti sempit adalah

dokumentasi sebagai pengumpul data apabila informasi yang dikumpulkan

bersumber dari dokumen (buku, jurnal, surat kabar, majalah, dan lain-

lain). Sedangkan dokumentasi dalam arti luas meliputi foto, rekaman

dalam kaset, video, disc, artifact, dan lain-lain.

8

Dalam pelaksanaannya penulis menggunakan metode dokumentasi

baik dokumen dalam arti sempit maupun luas. Metode ini dilakukan

mengumpulkan data-data dan informasi guna penyusunan laporan ini.

1.6.4. Wawancara

Estenberg (2002) dalam Sugiyono (2009:72) mendefinisikan

wawancara sebagai pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide

melalui tanya jawab, sehingga dapat dikontruksikan makna dalam suatu

topic tertentu. Sedangkan Stainback (1988) mengemukakan bahwa dengan

wawancara, maka peneliti akan mengetahui hal-hal yang lebih mendalam

tentang partisipan dalam menginterprestasikan situasi dan fenomena yang

terjadi, dimana hal ini tidak bisa ditemukan hanya dengan observasi.

Dengan demikian peneliti mengumpulkan dan menelaah data yang

diperoleh dari hasil wawancara pada pihak yang terkait yang berpengaruh

terhadap kebijakan pengelolaan terbitan berseri perpustakaan.

1.7. SISTEMATIKA PENULISAN LAPORAN

Untuk mempermudah dalam memahami isi dari laporan ini,

maka penulis menyusun rumusan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Menjelaskan tentang latar belakang, rumusan masalah, ruang

lingkup, tujuan dan manfaat penulisan, waktu, dan tempat pelaksanaan,

metode dan teknik pengumpulan data, sistematika penulisan laporan.

BAB II LANDASAN TEORI

9

Menjelaskan tentang landasan teori yang digunakan untuk

menganalisis mengenai penelusuran-penelusuran yang mengambil tema

tentang Pengelolaan Terbitan Berseri di Perpustakaan dan Dokumentasi

Balai Bahasa Yogyakarta. Landasan teori ini membahas tentang

pengertian pengelolaan terbitan berseri. Kegiatan pengelolaan terbitan

berseri meliputi: Pengarsipan dan pendokumentasian, pengolahan,

penempatan ruang koleksi, penelitian dan pengembangan.

BAB III GAMBARAN UMUM

Bab ini berisi tentang hal-hal yang berkaitan dengan Perpustakaan

dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta yang mencakup: sejarah

singkat, fungsi Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta,

tujuan Perpustakaan, struktur organisasi, staf personalia, koleksi sarana

dan prasarana, anggaran, waktu pelayanan, kegiatan inti, dan tata tertib.

BAB IV PENGELOLAAN TERBITAN BERSERI DI

PERPUSTAKAAN BALAI BAHASA YOGYAKARTA

Bab ini berisi tentang pembahasan atau analisa dari pengelolaan

terbitan berseri di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa

Yogyakarta yang mencakup Pengarsipan dan pendokumentasian,

pengolahan, penempatan ruang koleksi, penelitian dan pengembangan.

Serta faktor pendukung dan kendala-kendala dalam pengelolaan terbitan

berseri Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta.

BAB V PENUTUP

10

Bab ini menjelaskan hasil laporan yang dilengkapi dengan

kesimpulan dan saran. Pada bagian akhir laporan PKL terdapat daftar

pustaka dan lampiran-lampiran untuk menjelaskan laporan ini.

46

BAB V

PENUTUP

5.1. Simpulan

Dari pembahasan pengolahan terbitan berkala di Perpustakaan

Balai Bahasa Yogyakarta, dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Koleksi Terbitan berkala di Perpustakaan Balai Bahasa

Yogyakarta merupakan koleksi dari langganan dan hadiah, yang

diadakan dari pihak Balai Bahasa Yogyakarta kepada agen-agen

penyedia informasi terbitan berkala yang bertujuan

memperbaharui dan menyediakan informasi yang tajam,

aktual,dan akurat. Selain itu Balai Bahasa juga mendapat koleksi

terbitan berkala dari pihak luar sebagai hadiah dari Dinas

Kebudayaan, BPAD.

2. Proses pengolahan terbitan berkala yang dilakukan di Balai

Bahasa Yogyakarta meliputi: Pemeriksaan, Pemberian tanda

(Cap/Stempel), Pencatatan, Pembuatan kartu katalog, Pembuatan

indeks, Penyimpanan dan penyortiran, Penjilidan, Pengolahan

kliping. Sistem pendukung pengolahan bahan pustaka berbasis IT

(Information Technology) Perpustakaan Balai Bahasa Yogyakarta

menggunakan beberapa unit komputer dan juga software otomasi

47

perpustakaan yang disebut dengan SENAYAN dalam entri data

koleksi serta kegiatan lainnya.

3. Kendala yang dihadapi di Balai Bahasa Yogyakarta pada bagian

pengolahan terbitan berkala ini sangat bervariasi. Hal ini dapat

dilihat mulai dari SDM pengelola yang kurang kosisten sampai

sarana dan prasarana yang kurang lengkap. Bahkan masalah

anggaran khusus untuk terbitan berkala juga tidak dianggarkan

secara khusus oleh pihak lembaga.

5.2. Saran

Sebagai Perpustakaan yang memiliki dan menyediakan koleksi

terbitan berkala, maka sia-sia jika koleksi tersebut tidak dikembangkan

dengan baik. Adapun beberapa saran penulis yang mungkin dapat

dipertimbangkan yaitu sebagai berikut:

1. Proses pengolahan terbitan berkala memang membutuhkan

konsitensi, ketelitian, dan ketlatenan. Untuk itu, SDM pengolah

harus lebih peka dan mengetahui tanggung jawabnya, agar koleksi

lebih terjaga dan terawat. Diadakan penambahan pegawai

profesional yang berpendidikan perpustakaan. Selain itu, ruangan

yang terkadang berantakan karena adanya koleksi yang belum

diolah sebaiknya dirapikan kembali agar perpustakaan terlihat

menarik, rapi, dan nyaman. Dan juga masalah peralatan untuk

penjilidan/pembendelan koleksi ini agar dikerjakan sendiri oleh

48

petugas, jangan dibendel oleh percetakan khusus agar tidak

mengeluarkan dana terlalu banyak dalam penjilidan.

2. Alokasi dana yang dikhususkan untuk perpustakaan sebaiknya

untuk terbitan berkala dan pengolahannya, diadakan lagi anggaran

pertahunnya dan dianggarkan khusus, agar koleksi yang ada

bertambah sehingga menarik pengunjung, sehingga koleksi

banyak yang membaca dan dapat lebih membantu proses belajar

dan penelitian di Perpustakaan.

3. Memperhatikan sarana dan prasarana terbitan berkala di

Perpustakaan Balai Bahasa. Khusus untuk koleksi terbitan koleksi

agar rak tertata rapi diruangan khusus koleksi ini. Rak majalah

harus berbentuk dua sisi dan lebih diperhatikan lagi dalam

penataannya. Dan untuk diberi mesin fotocopy agar memudahkan

petugas dalam memperbaharui sampul koleksi terbitan berkala dan

koleksi lainnya yang telah rusak atau sobek, manfaat lain juga

memudahkan bagi pengunjung yang ingin memfotocopy agar

tidak menunggu beberapa hari untuk mengambil, karena telah

biasa dilakukan oleh petugas untuk memfotocopy ditempat

fotocopy luar lingkungan Balai Bahasa.

4. Dalam sistem peminjaman, petugas untuk peminjam khusus para

peneliti agar lebih ditegaskan dan ditekankan untuk lebih

konsekuen dalam mengembalikan koleksi supaya tidak semena-

mena dalam meminjam buku dan tidak adanya kehilangan buku.

49

DAFTAR PUSTAKA

Depdikbud. 1989. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka.

Lasa, Hs. 1994. Pengelolaan Terbitan Berkala. Yogyakarta: Penerbit Kanisius.

Saleh, Abdul Rahman & Yuyu, Yulia Toha. 1996. Pengelolaan Terbitan Berseri.

Jakarta: Universitas Terbuka.

Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: PT Gramedia

Pustaka Utama.

Qalyubi, Syihabuddin dkk. 2003. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.

Yogyakarta: IAIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

Qalyubi, Syihabuddin dkk. 2007. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.

Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi.

P. Sumardji. 1978. Mengelola Perpustakaan. Yogyakarta: Penerbit Kanisius.

50

LAMPIRAN

51

Lampiran 1

Koleksi Terbitan Berkala di Perpustakaan Balai Bahasa Yogyakarta

52

53

54

55

56

57

Lampiran 2

Contoh Stempel Perpustakaan

58

Lampiran 3

Catalog menggunakan system automasi Senayan 3- Stable 15

59

Lampiran 4

Contoh Label Terbitan Berkala

Sumber label jurnal widyaparwa di perpustakaan Balai Bahasa

60

Lampiran 5

Locker Katalog Manual

61

Lampiran 6

Proses Pelabelan Koleksi

62

63

Lampiran 7

Koleksi Naskah-naskah Kuno

64

Lampiran 8

Data Jumlah Pengunjung Perbulan

65

Lampiran 9

Buku Tamu

66

67

68

Lampiran 10

Slip Peminjaman Koleksi

69

Lampiran 11

Koleksi Buku dan Majalah Pameran

70

Lampiran 12

Aksara-aksara Daerah Di Indonesia

71

72

Lampiran 13

Kliping

73

74

Lampiran 14

Foto Pengunjung dan Peneliti