pengelolaan surat pada bagian kepegawaian institut...
TRANSCRIPT
PENGELOLAAN SURAT PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
WORKSHOP
Program Studi
DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
Oleh:
DISKA ARUM WULANDARI
16.39015.0003
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
2019
PENGELOLAAN SURAT PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN INSTITUT
BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
WORKSHOP
Diajukan sebagai salah satu syarat
Untuk menentukan Proyek Akhir
Oleh:
Nama : Diska Arum Wulandari
NIM : 16.39015.0003
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
2019
”Jangan melewatkan setiap kesempatan yang ada, karena suatu saat akan tiba
masanya semua yang kamu lakukan itu adalah hal yang selama ini kamu
harapkan.”
-Diska Arum Wulandari-
i
ABSTRAK
Dalam satu bulan, bagian Kepegawaian mengeluarkan surat yang ditujukan
untuk Yayasan sebanyak 3 surat, dan untuk karyawan sebanyak 5 surat. Proses
menyiapkan surat yang ditujukan untuk dosen dan karyawan, bagian kepegawaian
menyertakan nomor surat. Untuk mengingat nomor surat terakhir yang dibuat, staf
bagian kepegawaian menulis nomor surat dipapan. Bagian kepegawaian terkadang
lupa untuk mengubah nomor terakhir surat tersebut, sehingga mengakibatkan staf
meluangkan waktu lebih lama dalam mencari difolder yang sesuai dengan jenis surat
yang terakhir dibuat. Hal ini menyebabkan kerja staf bagian kepegawain menjadi
tidak efektif dan tidak efesien.
Permasalahan tersebut diberikan solusi dengan menggunakan aplikasi
berbasis Database yaitu Microsoft Access mulai dari pengisian data surat sampai
dengan pencarian nomor surat menggunpakan form. Dalam form tersebut, terdapat
tombol navigas pada form seperti penambahan data, penyimpanan data, dan pencarian
data.
Hasil dari pembuatan aplikasi tersebut dapat memudahkan staf bagian
Kepegwaian untuk mencari nomor surat untuk selanjutnya. Setelah aplikasi berbasis
Database dibuat, staf bagian Kepegawaian dapat dengan mudah mengetahui nomor
surat terakhir dengan cara melihat pada form yang telah dibuat menggunakan
Microsoft Access. Aplikasi ini menyertakan fitur untuk melihat daftar huruf yang
sudah dibuat. Akhirnya, ini membantu staf Sumber Daya Manusia bekerja secara
efektif dan efisien.
Kata Kunci: Kepegawaian, Nomor Surat, Aplikasi
ii
ABSTRACT
Within a month, the human resource division issued letters for the foundation
and the employees approximately 3 and 5 letters, sequentially. In the letter include
the letter number. The staff wrote the letter number on the board to remember the last
number made. The staff sometimes overlook to update the last number of the letter.
This action makes the staff taking more time searching in folders that match the
letters that last made and caused staff work to be ineffective and inefficient.
The problem is given a solution by using a database-based application,
namely Microsoft Access. The application enables the staff to filling in the data of the
letter and searching number using the form. In the form, there are navigational
buttons on the form such as adding data, storing data, and searching data
The results of making the application can make it easier for staff members to
find the letter number for the next. After the Database-based application is created,
staffing staff can easily find out the last letter number by looking at the form that has
been created using Microsoft Access. This application includes the feature to view
the list of the letters that already made. Eventually, it helps the Human Resource
staff work effectively and efficiently.
Keywords: Staffing, Letter Number, Application
iii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah atas Puji dan Syukur atas Kehadirat Allah Yang Maha Esa ,
karena atas berkat dan anugerah-Nya penulis bisa menyelesaikan laporan workshop.
Laporan Workshop ini ditulis dan disusun dengan baik karena merupakan salah satu
persyaratan mengikuti proyek akhir Program Studi Diploma III Komputerisasi
Perkantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
Laporan ini penulis susun berdasarkan hasil tugas workshop pada Bagian
Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang dilaksanakan
pada tanggal 06 Agustus sampai05 Oktober 2018Penulis mengucapkan terima kasih
sebesar-besarnya kepada :
1. Kepada kedua orang tua dan keluarga tercinta yang selalu memberikan doa,
dukungan motivasi yang tiada hentinya.
2. Dr. Mochammad Arifin, S.Pd., M.Si., MOS, Ketua Program Studi DIII
Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Suarabaya.
3. Ibu Oktaviana, SE., M.M., Kepala Bagian Kepegawaian Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya yang telah mengijinkan penulis untuk
melaksanakan workshop.
4. Ibu Krisanti Stefania Putri, S.Psi., Ibu Ir. Rr. Erna Joeniawati, Ibu Vivien
Hardaningtyas, S.Psi., Ibu Lorensia Jen Putriana Ndoily, S.Psi. Sebagai
pembimbing penulis saat melaksanakan workshop Institut Bisnis dan Informatika
iv
Stikom Surabaya yang selalu menuntun dan mendampingi penulis untuk
mengerjakan tugas-tugas selama pelaksanaan.
5. Ibu Ayuningtyas, S.Kom., M.MT, sebagai pembimbing dalam pelaksanaan dan
pembuatan laporan workshop dan juga sebagai Dosen Program Studi DIII
Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan yang telah memberikan ijin
untuk melaksanakan workshop.
6. Bapak dan Ibu dosen DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan yang
telah membimbing dan memberikan penulis banyak ilmu dan wawasan, baik
dalam hal tentang materi maupun praktek selama perkuliahan.
7. Kepada teman-teman DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan yang
selalu memberi dukungan dan semangat kepada penulis dalam pengerjaan
workshop ini.
8. Muhammad Nasrulloh yang telah memberikan dukungan dan menyempatkan
waktu untuk menemani dalam pengerjaan workshop ini.
9. Dan juga semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah
membantu dalam hal apapun sehingga penulisan laporan workshop ini dapat
terselesaikan.
Semoga Allah Yang Maha Esa membalas kebaikan semua pihak yang telah
berkenan memberi waktunya untuk membantu, membimbing, memberikan semangat,
sehingga penulis dapat mendapatkan tambahan ilmu dan informasi.
v
Besar harapan penulis agar laporan ini bisa dimanfaatkan untuk pembaca
sebagai tambahan ilmu dalam mempelajari bagaimana workshop dan carapenulisan
laporannya.
Surabaya, 28 Januari 2019
Penulis
vi
DAFTAR ISI
ABSTRAK ..................................................................................................................... i
ABSTRACT .................................................................................................................. ii
KATA PENGANTAR ................................................................................................. iii
DAFTAR ISI ................................................................................................................ vi
DAFTAR TABEL ......................................................................................................... x
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................... xi
DAFTAR LAMPIRAN .............................................................................................. xiii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................ 1
1.1 Latar Belakang Masalah .................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ............................................................................................. 2
1.3 Batasan Masalah ................................................................................................ 2
1.4 Tujuan ................................................................................................................ 3
1.5 Sistematika Penulisan ........................................................................................ 3
BAB II GAMBARAN UMUM TEMPAT WORKSHOP ........................................... 5
2.1 Gambaran Umum Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. ............... 5
2.1.1 Sejarah ..................................................................................................... 5
2.1.2 Visi dan Misi ............................................................................................ 9
2.1.3 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ......................... 10
vii
2.1.4 Struktur Organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya .. 12
2.1.5 Struktur Organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Departemen/Unit .................................................................................... 13
2.2 Gambaran Umum Bagian Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya ............................................................................................. 15
2.2.1 Sejarah Singkat Bagian Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya .................................................................................... 15
2.2.2 Tugas Pokok Wewenang Bagian Kepegawaian Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya ................................................................ 15
2.2.3 Struktur Bagian Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya ................................................................................................. 17
2.2.4 Lokasi dan Tempat Terlaksananya Workshop ....................................... 19
BAB III LANDASAN TEORI ................................................................................... 21
3.1 Surat ................................................................................................................ 21
3.2.1 Fungsi Surat ........................................................................................... 21
3.2.2 Bagian Surat dan Fungsinya .................................................................. 21
3.2.3 Bentuk-bentuk Surat .............................................................................. 27
3.2.4 Surat Masuk dan Surat Keluar ............................................................... 28
3.2.5 Macam-macam surat .............................................................................. 29
3.2 Penomoran Surat ............................................................................................. 31
3.3 Pengarsipan Surat ............................................................................................ 32
3.4 Microsoft Access ............................................................................................. 33
viii
3.5 Data ................................................................................................................. 34
3.5.1 Pengelolaan Data ................................................................................... 34
3.5.2 Fungsi Data ............................................................................................ 35
3.5.3 Database ................................................................................................ 35
3.5.4 Objek Database ..................................................................................... 35
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ......................................................................... 37
4.1 Pelaksanaan Kegiatan ...................................................................................... 37
4.2 Metode Penulisan ............................................................................................ 37
4.3 Tugas-Tugas Yang Dikerjakan ........................................................................ 38
4.3.1 Pengarsipan Secara Elektronik. ............................................................. 39
4.3.2 Pengarsipan Secara Manual ................................................................... 41
4.3.3 Merapikan Berkas Pada Filing Cabinet. ................................................ 43
4.3.4 Meng-input Surat Keputusan (SK) Karyawan dan Dosen pada aplikasi
Oracle. ................................................................................................... 44
4.3.5 Menghancurkan Berkas yang Tidak Dibutuhkan di Bagian
Kepegawaian. ......................................................................................... 46
4.3.6 Menelpon dan Menerima Telepon atau Telephone Manner. ................. 46
4.3.7 Pembuatan Aplikasi Pencarian Nomor Surat ......................................... 47
BAB V PENUTUP ..................................................................................................... 64
5.1 Kesimpulan ...................................................................................................... 64
5.2 Saran ................................................................................................................ 65
ix
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................. 66
LAMPIRAN ................................................................................................................ 68
BIODATA ................................................................................................................... 81
x
DAFTAR TABEL
Tabel 4. 1 Tugas-Tugas Yang Dikerjakan .................................................................. 38
Tabel 4. 2 Tabel Permasalahan, Dampak dan Solusi .................................................. 47
Tabel 4. 3 Kebutuhan Pengguna Aplikasi ................................................................... 48
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2 . 1 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ........................ 10
Gambar 2 . 2 Gambar Struktur Organisasi Insitut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya .............................................................................................. 14
Gambar 2 . 3 Struktur Bagian Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya .............................................................................................. 19
Gambar 2. 4 Dena Lokasi Bagian Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya .................................................................................. 20
Gambar 4.1 Alat scan ................................................................................................. .39
Gambar 4.2Workflow Pengarsipan Elektronik ............................................................ 40
Gambar 4.3Flowchart Pengarsipan Manual ................................................................ 41
Gambar 4.4 Contoh berkas setelah dipilah ................................................................. 43
Gambar 4.5 Contoh berkas pada filing cabinet yang akan dirapikan ......................... 43
Gambar 4.6 Tampilan menu-menuOracle .................................................................. 45
Gambar 4.7Flowchart Pengisian Data Jenis Surat ...................................................... 49
Gambar 4.8 Flowchart Pengisian Data Catatan .......................................................... 50
Gambar 4.9 Flowchart Pengisian Data Perihal Surat .................................................. 51
Gambar 4.10 Flowchart Pengisian Data Tingkatan .................................................... 52
Gambar 4.11Flowchart Data Pencatatan Surat .......................................................... 53
Gambar 4.12 Pencarian Data Jenis.............................................................................. 54
Gambar 4.13 Pencarian Data Catatan ......................................................................... 55
Gambar 4.14 Pencarian Data Perihal .......................................................................... 56
Gambar 4.15 Pencarian Data Tingkatan ..................................................................... 57
xii
Gambar 4.16 Tampilan Microsoft Access ................................................................... 58
Gambar 4.17 Pemberian namatables........................................................................... 58
Gambar 4.18 Pengisian Tablesberta pengaturan Type ................................................ 59
Gambar 4.19 Tampilan relationship ............................................................................ 59
Gambar 4.20 pembuatan Query .................................................................................. 60
Gambar 4.21 langkah-langkah membuat FormPencatatan ......................................... 61
Gambar 4.22 pencatatan pada form pencatatan .......................................................... 62
Gambar 4.23 Pemberian subform pada form............................................................... 63
Gambar Lampiran 1 penggunaan pufulator pada berkas lamaran kerja ................... 68
Gambar Lampiran 2 Proses memasukkan data karyawan ke dalam Oracle ............... 68
Gambar Lampiran 3 Meja Kerja Administrasi............................................................ 69
Gambar Lampiran 4 mesin scan .................................................................................. 69
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Daftar Hadir ............................................................................................. 70
Lampiran 2 Daftar hadir beserta keterangan tugasnya ................................................ 74
Lampiran 3 Kartu bimbingan di bagian Kepegawaian ............................................... 79
Lampiran 4 Kartu bimbingan DIII KPK ..................................................................... 80
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Dalam perkembangan suatu perusahaan, perlu memperhatikan proses bisnis
yang berlangsung di perusahaan tersebut, baik proses manajemen, proses operasional
maupun proses pendukung. Salah satu proses bisnis yang berperan penting dalam
perusahaan adalah proses pendukung. Proses pendukung ini adalah sebuah aplikasi
yang mendukung terlaksananya kegiatan inti dari proses bisnis yang ada di tiap
perusahaan.
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang selanjutnya akan
disebut Stikom Surabaya merupakan salah satu institusi pendidikan yang ada di
Surabaya. Dalam melaksanakan proses bisnisnya, Stikom Surabaya dibagi menjadi
beberapa bagian, salah satunya adalah bagian Kepegawaian. bagian Kepegawaian
merupakan bagian yang bertanggung jawab mengurusi segala sesuatu yang
berhubungan langsung dengan kinerja dosen dan karyawan. Baik dari sisi
pengembangan sumber daya manusia dan pengelolaan surat-surat yang mendukung
kinerja dosen dan karyawan.
Dalam satu bulan, bagian Kepegawaian mengeluarkan surat yang ditujukan
untuk Yayasan sebanyak 3 surat, dan untuk karyawan sebanyak 5 surat, pada
pembuatan surat Bagian Kepegawaian menyertakan nomor surat. Untuk mengingat
nomor surat terakhir yang dibuat, staf bagian kepegawaian menulis secara manual di
2
papan. Bagian kepegawaianterkadang lupa untuk merubah nomor terakhir
surattersebut, sehingga mengakibatkan staf mencari di folder yang sesuai dengan
jenis surat yang terakhir dibuat. Hal ini menyebabkan kerja staf bagian kepegawain
menjadi tidak efektif dan tidak efesien.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, bagian kepegawaian membutuhkan
sebuah aplikasi yang dapat mempermudah bagian kepegawaian dalammengetahui
nomor terakhir surat dan proses tersebut akan dijelaskan pada laporan ini.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka di rumuskan masalah yaitu :
bagaimana membuat aplikasi untuk membantu Bagian Kepegawaian Institut Bisnis
dan Informatika Stikom Surabaya dalam pencarian nomor surat terakhir.
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah dalam kegiatan workshop ini hanya membahas mengenai
pencarian nomor terakhirsurat keluar yang meliputi:
1. Surat Keluar yang diolah adalah : Surat Keputusan Yayasan , Surat Keputusan
Rektor, dan Surat Keputusan Karyawan.
2. Surat Masuk yang diolah adalah : Surat Lamaran Kerja
3. Pemanfaatan Microsoft Access untuk pencarian nomor surat pada Bagian
Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika Stikom Suarabaya.
3
1.4 Tujuan
Tujuan dari pembuatan laporan ini adalah untuk membantu membuat aplikasi
di Bagian Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, dan
bagaimana memecahkan masalah dalam pencarian nomor surat terakhir.
1.5 Sistematika Penulisan
Laporan workshop ini terdiri dari beberapa bab, yang terdiri dari judul dan
sub-sub yang bertujuan untuk memperjelas pokok-pokok bahasa berdasarkan apa
yang telah dilaksanakan selama melakukan workshop pada bagian Kepegawaian
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Penulisan dari hasil workshop
tersebut terdiri atas:
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab inimembahas tentang latar belakang permasalahan, rumusan
masalah, batasan masalah, tujuan dan sistematika penulisan yang terdapat dalam
bagian Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
BAB II GAMBARAN UMUM TEMPAT WORKSHOP
Pada bab ini membahas tentang sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan,
struktur organisasi, serta gambaran umum tempat pelaksanaan workshop, yaitu pada
ruangan Kepegawaian di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
BAB III LANDASAN TEORI
Pada bab ini membahas tentang landasan teori yang digunakan sebagai
penunjang dan pendukung dalam penyelesaian penelitian dan laporan workshop di
4
bagian Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yaitu
Dokumen, Surat Keluar, Data, Access.
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
Pada bab ini membahas tentang uraian pekerjaan selama workshop, serta
pemecahan masalah dan cara alternative untuk menyelesaikan masalah yang di
hadapi selama workshop
BAB V PENUTUP
Pada bab ini membahas berisi kesimpulan dari hasil workshop yang dilakukan
pada bagian Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya , meminta
saran dan solusi sehingga laporan workshop ini dapat dikembangkan lebih baik lagi
dan bermanfaat bagi pembaca.
5
BAB II
GAMBARAN UMUM TEMPAT WORKSHOP
2.1 GambaranUmumInstitutBisnisdanInformatikaStikom Surabaya.
Berikut ini penjelasan singkat tentang Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya. Gambaran Umum ini berisi tentang Sejarah, Visi dan Misi, Logo Stikom
Surabaya, Struktur Organisasi Stikom Surabaya dan Struktur Organisasi Stikom
Surabaya Departemen/Unit.
2.1.1 Sejarah
Di tengah kesibukan derap Pembangunan Nasional, kedudukan informasi
semakin penting. Hasil suatu pembangunan sangat ditentukan oleh materi
informasi yang dimiliki oleh suatu negara . Kemajuan yang diciptakan oleh suatu
pembangunan akan lebih mudah dicapai dengan kelengkapan informasi. Cepat
atau lambatnya laju pembangunan ditentukan pula oleh kecepatan memperoleh
informasi dan kecepatan menginformasikan kembali kepada yang berwenang.
Sebuah informasi sangat dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, karena
suatu keputusan tidak akan bisa terjadi dan tidak boleh sembarangan ketika
seseorang manajer/atasan tidak mengetahui landasan dia harus mengambil
keputusan tersebut. Bisa dikatakan seorang manajer/atasan wajib mengambil
keputusan yang tidak bisa dianggap remeh.
Kemajuan teknologi telah memberikan jawaban akan kebutuhan informasi.
Dengan adanya kemampuan teknologi ini, memungkinkan bagi kita untuk
6
memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat. Kesadaran tentang pentingnya
informasi inilah yang menuntut para tenaga pendidik untuk menghasilkan lulusan-
lulusan yang ahli dan trampil dalam mengelola informasi secara cepat, tepat dan
akurat.
Atas dasar pemikiran inilah maka untuk pertamakalinya diwilayah Jawa
Timur dibuka Pendidikan Tinggi Komputer, Akademi Komputer dan Informatika
Surabaya (AKIS) pada tanggal 30 April 1983 oleh Yayasan Putra Bhakti. Ini
ditetapkan berdasar Surat Keputusan Yayasan Putra Bhakti No. 01/KPT/PB/III/1983.
Tokoh pendirinya pada saat itu adalah:
1. Laksda. TNI (Purn)Mardiono
2. Ir. Andrian A. T
3. Ir. Handoko Anindyo
4. Dra. Suzana Surojo
5. Dra. Rosy Merianti, Ak
Kemudian berdasarkan rapat BKLPTS yang diadakan pada tanggal 2-3 Maret
1984, kepanjangan AKIS diubah menjadi Akademi Manajemen Informatika &
Komputer Surabaya yang bertempat di jalan Ketintang Baru XIV/2 Surabaya.
Tanggal 10 Maret 1984 memperoleh Ijin Operasional penyelenggaraan program
Diploma III Manajemen Informatika dengan surat keputusan nomor: 061/Q/1984 dari
Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dikti) melalui Koordinator kopertis Wilayah
VII. Kemudian pada tanggal 19 Juni 1984 AKIS memperoleh status TERDAFTAR
berdasar surat keputusan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dikti) nomor :
0274/O/1984 dan kepanjangan AKIS berubah lagi menjadi Akademi Manajemen
7
Informatika & Teknik Komputer Surabaya. Berdasar SK Dirjen DIKTI nomor:
45/DIKTI/KEP/1992, status DIII Manajemen Informatika dapat ditingkatkan menjadi
DIAKUI.
Waktu berlalu terus, kebutuhan akan informasi juga terus meningkat. Untuk
menjawab kebutuhan tersebut AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi dengan
membuka program studi Strata 1 dan Diploma III jurusan Manajemen Informatika.
Pada tanggal 20 Maret 1986 nama AkIS berubah menjadi STMK Surabaya, singkatan
dari Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya
berdasarkan Surat KeputusanYayasan Putra Bhakti nomor: 07/KPT/PB/03/86, yang
selanjutnya memperoleh STATUS TERDAFTAR pada tanggal 25 Nopember 1986
berdasarkan Keputusan Mendikbud nomor: 0824/O/1986 dengan menyelenggarakan
pendidikan S1 dan DIII Manajemen Informatika. Di samping itu STMIK STIKOM
SURABAYA juga melakukan pembangunan gedung Kampus baru di jalan Kedung
Baruk no.98 yang saat ini menjadi Kampus II Institut Bisnisdan Informatika Stikom
Surabaya. Peresmian gedung tersebut dilakukan pada tanggal 11 Desember 1987 oleh
Gubernur Jawa Timur, Bapak Wahono pada saat itu.Sejarah Institut Bisnis dan
Informatika Sitikom Surabaya dapat dilihat pada Tabel 2.1.
Tabel 2.1 Sejarah Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Tanggal Keterangan
19 Juni 1984 AKIS membuka program DIII Manajemen Informatika.
20 Maret 1986 AKIS membuka program S1 Manajemen Informatika
30 Maret 1986 AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi Manajemen
Informatika dan Teknik Komputer Surabaya (STMK)
1990 Membuka bidang studi DI Program Studi Komputer
Keuangan / Perbankan
8
Tanggal Keterangan
1 Januari 1992 Membuka Program S1 jurusan Teknik Komputer. Pada 13
Agustus 2003, Program Studi Strata 1 Teknik Komputer
berubah nama menjadi Program Studi Strata 1 Sistem
Komputer.
1 November 1994 Membuka program studi DI Komputer Grafik Multimedia
12 Mei 1998 STMIK Surabaya membuka tiga program pendidikan baru
sekaligus , yaitu:
DIII bidang studi Sekretari Berbasis Komputer. Pada 16
Januari 20016 ,berdasar surat ijin pelanggaran dari DIKTI
nomor:75/D/T/2006, Program Studi Diploma III Komputer
Sekretari dan Perkantoran Modern berubah nama menjadi
Program Diploma III Komputerisasi Perkantoran dan
Kesekretariatan.
DII bidangstudi Komputer Grafik Multimedia
DI bidang studi Jaringan Komputer
Juni 1999 Pemisahan program studi DI Grafik Multimedia menjadi
program studi DI Grafikdan program studi DI Multimedia,
serta perubahan program studi DII Grafik Multimedia menjadi
program studi DII Multimedia.
20 April 2006 Membuka bidang studi DIV Program Studi Komputer
Multimedia.
8 November 2007 Membuka program studi S1 Desain Komputer
2009 Membuat progam studi S1 Sistem Informasi dengan
Kekhususan Komputer Akuntasi. Hingga saat ini, STMK
STIKOM memiliki 8 program studi dan 1 bidang studi
kekhususan , yaitu:
Program Studi S1 Sistem Informasi
Program Studi S1 Sistem Informasi Kekhususan Komputer
Akutansi
Program Studi S1 Sistem Komputer
Program Studi S1 Desain dan Komunikasi Visual
Program Studi DIV Komputer Multimedia
Program Studi DIII Manajemen Informatika
Program Studi DIII Komputer Perkantoran dan
Kesekretariatan
Program Studi DIII Komputer Grafis dan Cetak
2014 s/d Sekarang Berdasarkan Keputusan Mentri Pendidikan dan Kebudayaan
No 378/E/O/2014 tanggal 4 September 2014 maka STIMIK
berubah bentuk menjadi Institut dengan nama Institut Bisnis
dan Informatika Stikom Surabaya. Program studi yang
diselenggarakan oleh Institut Bisnis dan Informatika Stikom
9
Tanggal Keterangan
Surabaya adalah sebagai berikut:
Fakultas Ekonomi dan Bisnis:
- Program Studi S1 Akutansi
- Program Studi S1 Manajemen
- Program Studi DIII Komputer Perkantoran dan
Kesekretariatan
Fakultas Teknologi dan Informatika :
- Program Studi S1 Sistem Informatika
- Program Studi S1 Sistem Komputer
- Program Studi S1 Desain dan Komunikasi Visual
- Program Studi S1 Desain Grafis
- Program Studi DIV Komputer Multimedia
- Program Studi DIII Manajemen Informatika
- Program Studi DIII Komputer Grafis dan Cetak
(Stikom Surabaya, 2018)
2.1.2 Visi dan Misi
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya memiliki visi dan misi,
sebagai berikut:
a. Visi
Menjadi perguruan tinggi yang berkualitas , unggul, dan terkenal.
b. Misi
1. Mengembangkan ipteks sesuai dengan kompetensi.
2. Membentuk SDM yang profesional, unggul dan berkopetensi.
3. Menciptakan corporateyang sehat dan produktif.
4. Meningkatkan kepedulian sosial terhadap kehidupan bermasyarakat.
5. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.
c. Tujuan Instasi
1. Menghasilkan pengembangan dan karya inovatif ipteks sesuai bidang kajian
dan kompetensi.
10
2. Menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi, mandiri, dan profesional.
3. Meningkatkan kualifikasi dan kompetensi Sumber Daya Manusia.
4. Menjadi lembaga pendidikan tinggi yang sehat, bermutu dan produktif.
5. Meningkatkan kerjasama dan pencitraan.
6. Meningkatkan pemberdayaan ipteks bagi masyarakat.
7. Memperluas akses pendidikan bagi masyarakat.
8. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.
2.1.3 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Berikut adalah Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang
terdapat pada Gambar 2.1.
(Stikom Surabaya, 2018)
Gambar 2 .1 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Dalam (Stikom Surabaya, 2016)Arti logo Stikom Surabaya adalah sebagai
berikut:Tiga buah kubus yang bersatu membentuk satu kesatuan, melambangkan Tri
Dharma Perguruan Tinggi yaitu Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian kepada
11
Masyarakat. Melalui Tri Dharma inilah Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya memberikan dharma baktinya kepada masyarakat.
Warna merah pada bagian luar kubus melambangkan keberanian, sedangkan
warna putih dan abu-abu pada bagian dalam melambangkan kesucian dan
kesederhanaan.Warna-warna tersebut melambangkan bahwa setiap pribadi Sivitas
Akademika Institut bersikap pemberani, namun didasari hati yang suci,
berpenampilan sederhana, dan rendah hati.
Sembilan bidang sisi kubus yang tampak, melambangkan Sembilan karakter individu
Institut, yaitu:
JUJUR: Melaksanakan tugas dan kewajiban dengan lurus hati sesuai dengan
peraturan yang berlaku, dan tidak menyimpang dari prinsip moralitas, serta segala
tindakan yang dilakukan dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan.
CERDAS: Kritis, kreatif dan Inovatif dalam menanggapi segala sesuatu, senantiasa
berorientasi kepada Ipteks, produktif, namun tetap rendah hati, serta terbuka dan
refleksi untuk memperbaiki kinerja sendiri.
PEDULI: Memiliki rasa kasih sayang terhadap sesama dan lingkungan, bersikap
toleran dang tenggang rasa, santun, cinta damai, dan suka bekerja sama.
PROFESIONAL: Dalam melaksanakan setiap tugas dan kewajiban selalu
mengutamakan keahlian dan mutu dengan tetap berpegang pada etika, dan setiap
tindak tanduknya menunjukkan ciri seorang profesional.
TANGGUNG JAWAB: Sadar dalam bersikap dan berperilaku, serta tuntas dalam
melksanakan tugas dan kewajiban dengan segala resikonya.
12
BERDEDIKASI: Melaksanakan tugas dan kewajiban dengan penuh pengabdian, dan
rela berkorban demi tercapainya visi, misi dan tujuan yang telah ditetapkan.
TANGGUH: Pantang menyerah, andal, kukuh, dan tahan menghadapi setiap
tantangan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab demi mencapai
keberhasilan.
TERPADU: Dalam setiap melaksanakan tugas dan kewajiban mengutamakan team
work, selalu memperhatikan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi, dengan
melakukan komunikasi yang efektif sehingga dapat tercapai sinergi.
OPTIMIS: Memiliki keyakinan akan keberhasilan dalam melaksanakan setiap tugas
dan kewajiban yang diembannya.
2.1.4 Struktur Organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya adalah sebuah organisasi
yang berada di bawah naungan Yayasan Putra Bhakti. Pelaksanaan organisasi di
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dipimpin oleh Rektor Institut Bisnis
dan Informatika Stikom Surabaya sendiri di bantu oleh 3 orang Pembantu Rektor,
dimana masing-masing Pembantu Rektor bertanggung jawab terhadap bidang yang
ada dibawahnya, yaitu:
a. Pembantu Rektor I (Bidang Akademi),
b. Pembantu Rektor II (Bidang Sumber Daya),
c. Pembantu Rektor III (Bidang Kemahasiswaan dan Alumni).
13
2.1.5 Struktur Organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Departemen/Unit
Dalam operasionalnya Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dibagi
menjadi beberapa departemen. Masing-masing departemen akan bertanggungjawab
terhadap spesifikasi pekerjaan tertentu, departemen meliputi:
a. Pusat Pengembangan Pendidikan dan Aktivitas Instruksional (PPAI)
b. Administrasi Akademi dan Kemahasiswaan (AAK)
c. Administrasi Umum (AU)
d. Kemahasiswaan
e. Keuangan
f. Public Relation & Marketing
g. Pengembangan dan Penerapan TI
h. Administrasi Akademik & Kemahasiswaan
i. Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
j. Perpustakaan
k. STIKOM Career Center
14
(Stikom Surabaya, 2018)
Gambar 2 .2 Gambar Struktur Organisasi Insitut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya
15
2.2 Gambaran Umum Bagian Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya
Berikut penjelasan singkat tentang bagian kepegawaian institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya.Gambar ini meliputi:
2.2.1 Sejarah Singkat Bagian Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya
Penyebutan bagian Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM) adalah
nama Bagian Kepegawaian sebelum perubahan institut menjadi Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya. Bagian Kepegawaian melengkapi segala aktivitas yang
dilakukan organisasi dalam memfasilitasi pegawai agar memiliki pengetahuan,
keahlian atau sikap yang dibutuhkan dalam menangani pekerjaan saat ini atau yang
akan datang. Aktivitas yang dimaksud, tidak hanya pada aspek pendidikan dan
penelitian saja, akan tetapi menyangkut aspek akhir dan peningkatan kualitas SDM
dalam rangka pengembangan organisasi.
Berdasarkan uraian di atas Bagian kepegawaian berkaitan erat dengan upaya
meningkatkan pengetahuan,kemampuan dan sikap organisasi. Bagian Kepegawaian
juga berkaitan dengan penyedian jalur karir yang didukung dengan fleksibilitas
organisasi dalam mencapai tujuan organisasi tersebut.Pada bagian kepegawaian ini
terdapat banyak sekali data-data karyawan yang bersifat penting dan rahasia.
2.2.2 Tugas Pokok Wewenang Bagian Kepegawaian Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya
Bagian Kepegawaian adalah unsur administrasi di bidang kepegawaian yang
berfungsi mengelola Sumber Daya Manusia (SDM).Bagian Kepegawaian dipimpin
16
oleh Kepala Bagian (Kabag) yang bertanggung jawab kepada Pembantu Ketua
Bidang Sumber Daya.
a. Tugas Pokok
Kabag Kepegawaian memiliki tugas pokok sebagai berikut:
1. Mengoordinasikan penyusunan blue print pengembangan Bagian
Kepegawaian dan road map pencapaiannya sesuai dengan Renstra STMIK
STIKOM Surabaya, yang meliputi model pengembangan pengelolaan
kepegawaian dan Sumber Daya Manusia (SDM)
2. Menyusun dan melaksanakan rencana proker tahunan Bagian Kepegawaian
sebagai pedoman kerja berdasarkan blue print dan road map Bagian
Kepegawaian.
3. Menyusun dan mengendalikan anggaran tahunan
4. Bagian Kepegawaian.
5. Menyusun rencana kebutuhan karyawan.
6. Mengoordinasikan usulan penambahan karyawan dari unit kerja.
7. Mengajukan usulan penambahan karyawan kepada Yayasan.
8. Mengoordinasikan kebutuhan tenaga Dosen Luar Biasa yang diajukan oleh
Prodi.
9. Menempatkan karyawan yang telah dipercayakan oleh Yayasan kepada
STMIK ATIKOM Surabaya sesuai dengan bidangnya.
10. Melakukan pembinaan karyawan meliputi kompetensi, kualifikasi, dan
profesi.
11. Melakukan kegiatan administrasi dan manajemen kepegawaian.
17
12. Mengelola kegiatan-kegiatan karyawan seperti olahraga, upacara, gathering,
perayaan hari raya keagamaan, dan Dies Natalis.
13. Menyampaikan informasi-informasi kepegawaian
([email protected]) seperti informasi kebijakan kepegawaian dan
kondisi karywan (pernikahan, kelahiran, sakit, kematian, dan lain-lain).
14. Mengelola kegiatan evaluasi kinerja karyawan.
15. Mengevaluasi pelaksanaan proker dan anggaran Bagian Kepegawaian
sebagai bahan pertimbangan dalam penyusunan rencana proker dan anggaran
di tahun berikutnya.
b. Wewenang Kabag Kepegawaian memiliki wewenang sebagai berikut:
1. Mengadakan kunjungan karyawan (kunjungan kelahiran, sakit, kematian, dan
lain-lain)
2. Mengusulkan penghargaan, teguran/sanksi untuk karyawan kepada Pimpinan.
3. Menerbitkan informasi data kepegawaian.
4. Memberikan usulan dan masukan kepada atasan langsung dalam hal
pengembangan Bagian Kepegawaian.
2.2.3 Struktur Bagian Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya
Bagian Kepegawaian memiliki struktur bagian yang menjabarkan tugas dan
wewenang masing-masing staf yang dipimpin oleh Kepala Bagian Kepegawaian.
Setiap staf mempunyai deskripsi tugas kerja tersendiri yang mengatur semua
aktifitas dan administrai kepegawaian di Institut Bisnin dan Informatika Stikom
18
Surabaya Bagian Kepegawaian melakukan pengarsipan pada seluruh dokumen yang
berkaitan dengan pegawai. Beberapa macam arsip yaitu:
A. Arsip surat lamaran masuk
B. Arsip data kepegawaian. Arsip tersebut memuat seperti:
1. Surat lamaran pegawai,
2. Dokumen hasil rekrutmen (tes tulis, psikotes, tes kemampuan / skill
interview),
3. Ijazah,
4. Sertifikat yang pernah didapat oleh karyawan,
5. Surat Perintah,
6. Surat Tugas,
7. Surat Teguran
C. Arsip form kedisiplinan:
1. Form cuti
2. Form keterlambatan
3. Form permohonan
4. Form revisi presensi.
19
Gambar 2 .3 Struktur Bagian Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya
Dari Gambar 2.3 diatas tentang struktur Bagian Kepegawaian Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya tersebut kita bisa ketahui yaitu:
1. Kepala Bagian : Ibu Oktaviani, S.E., M.M.
2. Staf 1 : Ibu Krisanti Stefani Putri, S.Psi.
3. Staf 2 : Ibu Ir. Rr. Erna Joeniawati
4. Staf 3 : Ibu Vivien Hardaningtyas, S.Psi.
5. Staf 4 : Ibu Lorensia Jen Putriana Ndoily, S.Psi.
2.2.4 Lokasi dan Tempat Terlaksananya Workshop
Bagian Kepegawaian berada di lantai 2 Gedung Biru Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Suarabaya yang terletak di Jalan Raya Kedung Baruk 98
Surabaya.Tempat meja workshop admin berada di sebelah filing cabinet, Dapat
dilihat pada Gambar 2.4.
20
Gambar 2.4 Dena Lokasi Bagian Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Memeja admin
21
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Surat
Menurut (Mulyani, 2010) Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan
komunikasi/informasi yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak yang lain, baik
atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau kantor.
Seiring dengan perkembangan dunia information technology (IT) pesan atau
informasi saat ini sering disampaikan melalui e-mail atau sms. Dengan demikian
pengertian surat bergeser menjadi komunikasi tertulis yang mempunyai aturan
tertentu untuk menyampaikan pesan atau informasi dari orang/perusahaan kepada
orang/perusahaan lain.
3.2.1 Fungsi Surat
Menurut buku (Suprapto, 2014) Surat merupakan alat komunikasi antara dua
pihak yang berupa tulisan dalam kertas atau lainnya. Tujuan utama seseorang menulis
surat, tidak lain adalah untuk mengkomunikasikan atau menginformasikan suatu
gagasan dan pikirannya kepada pihak lain, baik atas nama pribadi atau yang lainnya.
3.2.2 Bagian Surat dan Fungsinya
Menurut buku (Mulyani, 2010) Bagian-bagian surat merupakan unsur yang
sangat penting dalam penulisan surat dan harus diperhatikan kelengkapannya.
22
Hal ini bertujuan agar pesan yang disampaikan tersebut dapat tepat sasaran. Bagian-
bagian surat resmi pada umumnya adalah
(1) Kepala surat
(2) Tanggal
(3) Nomor surat
(4) Lampiran
(5) Hal/perihal
(6) Alamat tujuan
(7) Salam pembuka
(8) Isi
(9) Salam penutup
(10) Nama organisasi/unit organisasi yang mengeluarkan surat
(11) Jabatan penanda tangan
(12) Tanda tangan
(13) Tembusan
Berikut penjelasan beserta cara penulisan bagian-bagian surat.
1. Kepala Surat
Kepala surat hendaknya disusun dengan tata letak yang menarik karena selain
berfungsi sebagai informasi tentang organisasi atau perusahaan juga berfungsi
sebagai alat promosi.
23
Pada kepala surat dapat dicetak hal-hal yang merupakan identitas organisasi,
yaitu;
a. Nama organisasi atau lembaga
b. Alamat kantor pusat dan kantor cabang
c. Nomor telepon
d. Alamat E-mail/Website
e. Nama Bankir
f. Logo Perusahaan
g. Bidang Usaha (khusus bagi perusahaan)
2. Tanggal
Menurut (Lawalata, 2012) Bagian ini menunjukkan kapan surat tersebut
dibuat dan ditandatangani oleh pihak yang berwenang mengeluarkan surat tersebut.
Fungsi penanggalan pada surat adalah sebagai referensi dan pemberi informasi.
Penulisan tanggal surat yang memakai kepala surat tidak wajib diawali dengan
namakota karena telah tercantum pada kepala surat. Penulisan tanggal, bulan, dan
tahun harus lengkap, tidak boleh disingkat atau diganti dengan angka.
3. Nomor Surat
Fungsi nomor surat antara lain sebagai berikut:
a. Memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali dokumen yang
dikeluarkan (dalam arsip)
b. Mengetahui jumlah surat yang sudah dikeluarkan dan diterima oleh suatu
organisasi atau perusahaan
24
c. Memudahkan dalam mengetahui waktu saat melakukan hubungan surat-
menyurat. (Mulyani, 2010)
4. Lampiran
Dalam buku (Mulyani, 2010) Lampiran adalah sesuatu atau dokumen yang
disertakan kedalam surat. Contohnya brosur, daftar harga, faktur, fotokopi, bukti
pembayaran, dan lain-lain. Penulisan lampiran dapat diletakkan di bawah nomor surat
(biasanya untuk surat dinas pemerintah) atau diletakkan setelah penanggung jawab
surat pada sisi sebelah kiri (biasanya untuk surat niaga).
5. Hal atau Perihal
Hal/perihal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca mengenai
isi pokok surat. Fungsi perihal seperti fungsi judul dari sebuah surat sehingga
penulisannya mengikuti tata cara penulisan judul dalam sebuah karangan. Secara
umum, tata cara penulisan perihal adalah sebagai berikut:
a. Setiap awal kata ditulis dengan huruf kapital kecuali kata depan dan kata
tugas.
b. Perihal tidak boleh menggunakan huruf capital semua kecuali digunakan pada
surat yang memakai judul.
c. Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik.
6. Alamat Tujuan
Penulisan alamat dalam harus jelas karena merupakan petunjuk langsung bagi
si penerima surat.
25
Kata “kepada” pada penulisan alamat dalam/alamat tujuan tidak wajib
dituliskan, sedangkan penggunaan kata “Yth.” Dipergunakan jika diikuti oleh nama
orang atau jabatan seseorang dalam suatu organisasi atau unit organisasi.
7. Salam Pembuka
Pemakaian salam pembuka dalam sebuah surat secara teritis tidak diwajibkan,
namun salam pembuka berguna agar surat tidak terasa kaku. Pada surat lembaga
pemerintahan, penulisan salam pembuka tidak wajib.
8. Isi Surat
Isi surat terdiri atas alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup.
a) Alinea Pembuka
Alinea pembuka merupakan pengantar bagi pembaca untuk mengetahui
masalah pokok surat.
b) Alinea Isi
Alinea isi berisi pesan (keterangan/penjelasan dari masalah pokok surat) yang
ingin disampaikan oleh si pengirim surat. Dalam menyampaikan pesan,
menyampaikan pesan secara ringkas, lengkap, jelas, dan sopan.
c) Alinea Penutup
Alinea penutup merupakan kesimpulan atau penegasan yang berarti
pembicara dalam surattelah selesai. Alinea penutup harus singkat dan tegas
serta tidak berisi basa basi yang berlebihan.
26
9. Salam Penutup
Seperti halnya salam pembuka, pemakaian salam penutup di dalam penulisan
surat tidak diwajibkan, namun salam penutup dapat berguna untuk menunjukkan rasa
hormat atau keakraban pengirim kepada penerima surat.
10. Nama Organisasi yang Mengeluarkan Surat.
Nama organisasi/perusahaan setelah salam penutup sudah jarang
dipergunakan, namun masih sangat dibutuhkan jika:
a. Surat menggunakan kertas lebih dari satu lembar, maka kertas kedua, ketiga
dan seterusnya tidak menggunakan kertas berkepala surat sehingga
penggunaan nama organisasi/perusahaan masih dibutuhkan
b. Surat tidak merupakan kertas yang berkepala surat. Nama
organisasi/perusahaan dapat juga diganti dengan nama unit orgaisasi apabila
surat dikeluarkan oleh unit organisasi tetapi pada kepala suratnya tetap tertera
nama induk organisasinya.
11. Jabatan penandatangan
Dalam surat niaga, umumnya penulisan nama jabatan diletakkan di bawah
nama penanggung jawab surat karena surat tidak selalu mencantumkan nomor pokok
anggota.
12. Tanda tangan
Dalam buku (Tanzili, 2006) Tanda tangan berfungsi menyatakan indentitas
penanggung jawab surat dan sebagai petunjuk bahwa surat itu bersifat resmi dan siap
dikirimkan karena sudah ditandatangani.
27
13. Tembusan
Tembusan atau tindasan dibuat apabila surat itu ditujukan juga kepada pihak
lain yang berhubungan atau berkepentingan dengan isi surat. Pembuat surat cukup
menyebut berapa tembusan yang diikutsertakan dalam surat.
3.2.3 Bentuk-bentuk Surat
Menurut (Purwanto, 2006) Bentuk surat adalah suatu pola surat menurut
susunan letak bagian-bagian surat. Setiap bagian surat mempunyai peranan yang
sangat penting artinya sebagai identifikasi atau petunjuk pengelolaan suatu surat.
(1) Bentuk Surat Lurus Penuh (Full Block Style)
Dalam buku (Gaol J. , 2015) Bentuk surat lurus penuh merupakan bentuk
surat dimana Leher Surat , Tubuh Surat, dan Kaki Surat tidak membentuk sebuah
paragraf melainkan membentuk sebuah blok penuh dari kiri hingga kanan. Namun
susunan atau struktur surat masih tetep berlaku dalam surat tersebut. Dalam
pengetikan surat ini biasanya dimulai dari pasak garis pinggir kiri.
(2) Bentuk Surat Lurus (Block Style)
Bentuk surat lurus (block style) mirip dengan bentuk surat lurus penuh.
Perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama
terang, dan nama jabatan yang diketik disebelah kanan kertas.
a. Bentuk Surat Setengah Lurus (Semi Block Style)
Merupakan campuran antara bentuk surat lurus (block style)
dengan bentuk surat lekuk (indented style). Pengetikan alamat suratnya
sama dengan bentuk surat lurus, sedangkan pengetikan isi suratnya sama
dengan bentuk surat lekuk, yaitu setiap alinea masuk lima hentakan.
28
b. Bentuk Surat Lekuk (Indented Style)
Bentuk surat lekuk hampir sama dengan bentuk surat setengah
lurus. Perbedaannya terletak pada penulisan alamat tujuan yang bergerigi.
Baris pertama dimulai dari margin kiridan baris kedua dan seterusnya
menjorok lima hentakan.
c. Bentuk Surat Menggantung ( Hanging Paragraph Style)
Pada bentuk surat menggantung sebetulnya sama dengan bentuk
surat lurus (block style). Hanya saat pengetikan surat pada baris pertama
setiap alinea diketik sebelah kiri, kemudian baris berikutnya diketik
masuk lima spasi sampai pergantian alinea.
d. Bentuk Surat Resmi (Official Style)
Dalam buku (Gaol J. , 2015) Bentuk surat resmi merupakan salah
satu bentuk surat dari bagian-bagian surat resmi. Fungsi dan tujuan surat
ini sama dengan bagian-bagian surat resmi.
3.2.4 Surat Masuk dan Surat Keluar
Menurut (Nuraida, 2008) Surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam
suatu instansi/perusahaan atau bagian dalam suatu instansi/perusahaan, baik yang
berasal dari instansi/perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi/perusahaan
yang sama. Dengan demikian surat masuk dapat berasal dari pihak ekstern maupun
pihak intern instansi/perusahaan tersebut.
Surat keluar adalah surat yang akan dikirimkan oleh suatu instansi/perusahaan
atau antar bagian dalam instansi/perusahaan tersebut, ditujukan kepada
instansi/perusahaan lain atau ke bagian lain dalam instansi/perusahaan yang sama.
29
Dengan demikian surat keluar dapat ditunjukkan kepihak ekstern maupun intern
dalam instansi/perusahaan tersebut.
3.2.5 Macam-macam surat
Dalam buku (Darmayanti & Hartati, 2008) Surat merupakan suatu sarana
komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan, atau pesan kepada
pihak lain yang dituju oleh penulis surat dengan bentuk-bentuk tertentu. Berdasarkan
pembuatnya, surat sebagai penyampai informasi terbagi atas dua jenis, yaitu surat
pribadi dan surat resmi.
Surat pribadi adalah surat yang berisi masalah pribadi, baik yang ditunjukan
kepada teman, keluarga, maupun instansi tertentu, misalnya dalam hal menulis surat
lamaran kerja ke suatu perusahaan tertentu.
Sementara itu, surat resmi adalah surat yang dibuat oleh suatu instansi,
organisasi, atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau
lembaga tertentu lainnya.
1. Surat Lamaran Kerja
Surat lamaran kerja merupakan surat yang ditulis oleh para pencarian kerja
dalam melamar suatu pekerjaan di suatu instansi atau perusaan tertentu. Surat
lamaran ini termasuk kedalam jenis surat pribadi.
Hal-hal yang harus dituangkan kedalam surat lamaran kerja yaitu:
a. Tempat dan tanggal penulisan surat,
b. Pokok surat,
c. Alamat surat,
d. Salam pembuka,
30
e. Pembuka,
f. Isi,
g. Penutup,
h. Salam penutup,
i. Tanda tangan, dan
j. Nama jelas.
Hal yang harus diperhatikan dalam surat lamaran kerja yaitu penggunaan
bahasa yang lugas, sopan, dan wajar. Selain itu, seorang pelamar harus menyebut
dirinya dengan kata saya, bukan kami dan menyebut pejabat pimpinan instansi atau
perusahaan dengan sapaan Bapak/Ibu, bukan Saudara/Anda.
2. Surat Undangan
Surat undangan yang bersifat resmi bisa dibuat oleh suatu instansi, organisasi,
atau lembaga tertentu kepada pihak lain, baik formal kepada instansi maupun
perseorangan. Dibuatnya surat ini jelas bertujuan untuk mengundang suatu pihak.
Dapat diketahui bahwa bagian-bagian surat terdiri atas:
a. Kepala surat/kop surat
b. Nomor surat
c. Tanggal surat
d. Hal/perihal
e. Lampiran
f. Alamat surat
g. Salam pembuka
h. Isi surat
31
i. Salam penutup
j. Tanda tangan, nama dan jabatan pembuat surat
k. Tembusan (jika perlu)
3. Memo
Memo termasuk jenis surat yang dikelompokkan berdasarkan ruang lingkup
pemakaian surat. Memo atau memorandum adalah surat yang dibuat oleh pihak
atasan kepada bawahan atau kepada pejabat setingkat dengan pejabat pembuat memo.
Memo hanya berisikan catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan sebagai
pesan yang ingin dikomunikasikan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan saat
membuat memo, yaitu hari dan tanggal menulis memo harus jelas, isi pesan yang
ditulis singkat, dan pencantuman tanda tangan serta nama lengkap pengirim memo.
4. Pengumuman
Pengumuman adalah jenis surat yang didasarkan atas jumlah pembaca yang
dikehendaki oleh surat tersebut. Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada
beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk
disebutkan satu persatu. Pengumuman biasa digunakan dalam ruang lingkup yang
terbatas atau terbuka secara luas.
3.2 Penomoran Surat
Dalam jurnal (Sajidan, 2018) Bagian nomor surat berisi nomor urut surat yang
terbit, kode surat, dan angka tahun jika angka termasuk kedalam sistem penomoran.
Hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat adalah sebagai berikut.
32
1. Kata yang harus digunakan ialah nomor bukan nomer karena nomor berupa
bentuk baku.
2. Huruf awal kata nomor ditulis dengan huruf kapital.
3. Singkatan kata nomor adalah no.
4. Angka tahun ditulis lengkap jika angka tahun merupakan bagian sistem
penomoran.
5. Kata nomor diikuti tanda titik dua dengan bentuk yang mengikutinya bersela satu
sepasi.
6. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
7. Baris itu tidak perlu digarisbawahi.
Contoh :Nomor:178/SK/2019
178 sebagai angka tahun, SK sebagai kode surat, 2019 sebagai angka tahun.
Fungsi nomor surat adalah untuk memudahkan mencarinya jika sewaktu-waktu
membutuhkan, memudahkan penyimpanan, memudahkan penggolongan surat, dan
memudahkan pengontrolan frekuensi pengiriman surat. Dari pernyataan tersebut,
dapat disimpulkan jika bagian nomor surat berisi nomor surat yang terbit, kode surat,
dan angka tahun.
3.3 Pengarsipan Surat
Menurut (Nuraida, 2008) Surat keluar adalah surat yang akan dikirimkan oleh
suatu instansi/perusahaan atau antar bagian dalam instansi/perusahaan tersebut,
ditujukan kepada instansi/perusahaan lain atau ke bagian lain dalam
33
instansi/perusahaan yang sama. Dengan demikian surat keluar dapat ditunjukkan
kepihak ekstern maupun intern dalam instansi/perusahaan tersebut.
Pengurusan Surat Keluar di Unit Kearsipan
a. Penerimaan
Menerima dan memeriksa surat keluar, pertanggal, dan kelengkapan
surat tersebut dari tata usaha/unit pengolah.
Mengembalikan pertanggal surat setelah distempel dan
mengembalikan lembar pengantar pertama kepada unit pengolah.
Menyimpan kartu kendali pertama, dan lembar pengantar kedua.
b. Pengiriman
Mengirim surat asli setelah disetempel dan dimasukkan kedalam
amplop kepada alamat yang dituju dengan melampirkan surat
pengantar (dua rangkap)
Mengelompokan surat yang akan dikirim berdasarkan perioritas
pengirimannya .
3.4 Microsoft Access
Menurut (Beranda Agency, 2015) Microsoft Access sebagai program basis
data computer relasional yang biasanya digunakan untuk mendesain, serta mengolah
berbagai jenis data dengan kapasitas yang cukup luas.Microsoft Access dapat
membuka file yang berformat lain, seperti Microsoft Database Engine, Microsoft
SQL Server, dan Oracel.
34
Dalam buku (Talib, 2007) Access adalah software “instan” yang tersedia
dalam Microsoft Office. Dikatakan instan karena umumnya aplikasi-aplikasi dalam
keluarga Microsoft Office mudah digunakan dan mudah di pahami .
3.5 Data
Menurut (Mutiara & Erna, 2004) Data adalah kumpulan informasi yang
diperoleh dari suatu pengamatan, dapat berupa angka, lambing atau sifat. Data yang
baik yaitu data yang sifatnya repsentatif (mewakili), obyektif (sesuai dengan apa yang
ada atau yang terjadi), relevan (ada hubungannya dengan persoalan yang sedang
dihadapi dan akan dipecahkan), mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi atau
“standard error” (kesalahan baku) yang kecil.
Di dalam kamus (Setiawan, 2018) Data merupakan keterangan yang benar dan
nyata yang dapat dijadikan dasar kajian (analisis atau kesimpulan), informasi dalam
bentuk yang diperoses oleh komputer, seperti representasi digital dari teks, angka,
gambar grafis atau suara.
3.5.1 Pengelolaan Data
Menurut (Heriana, 2015) Pengelolaan data adalah salah satu bagian rangkaian
penelitian setelah kegiatan pengumpulan data . Setelah dilakukan pengumpulan data ,
seringkali orang menjadi kesulitan untuk mencari data. Untuk itu data yang masih
kurang siap (raw data) perlu diolah sedemikian rupa sehingga menjadi informasi
yang akhirnya dapat digunakan untuk menjawab tujuan pencarian.
35
3.5.2 Fungsi Data
Dalam buku (Kursianto, 2010) Data yang didapatkan dapat berupa data
kualitatif (berupa teks) maupun data kuantitatif (berupa angka). Fungsi-fungsi berikut
ini akan berguna saat perhitungan dan pengelolahan data awal.
3.5.3 Database
Dalam Buku (Beranda Agency, 2015) Database dapat mengtahui bagaimana
daftar dan objek yang berhubungan satu sama lain. Database juga dapat memasukkan
, mencari, dan menganalisa data lebih dari satu table di satu waktu tertentu.
Selain itu dalam buku (Wahana Komputer, 2010) Database adalah
sekumpulan data yang memiliki hubungan secara logika dan diatur dengan susunan
tertentu serta disimpan dalam mediapenyimpanan komputer. Data itu sendiri adalah
representasi dari semua fakta yang yang ada pada dunia nyata. Database sering
digunakan untuk melakukan proses terhadap data-data tersebut untuk menghasilkan
informasi tertentu.
3.5.4 Objek Database
Menurut (Beranda Agency, 2015) Database di Microsoft Access disebutkan
istilah Tabel, Query, Form, dan Report. Empat –empatnya dapat membantu
memasukkan, menyimpan, menganalisis, dan mengompilasi data.
Penjelasan empat objek dalam database Microsoft Access.
Tabel
Tabel merupakan tempat penyimpanan data. Data dalam tabel juga
dapat dimanipulasi, dilakukan operasi-operasi dasar database, diurutkan,
diperbaiki, dan lain sebagainya.Jadi fungsi dari tabel adalah tempat untuk
36
menampung dan menyimpan data yang kemudian dapat diperoses lebih
lanjut.Pada tabel juga dikenal dengan Field, Record, dan Data.
Form
Form digunakan untuk menyajikan data yang tersimpan pada tabel
kepada pengguna, atau menerima input dari pengguna ke tabel/query dalam
bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain. Form dalam Access dapat
dimasukkan pada formlain sebagai control subform, biasanya jika bekerja
dalam transaksi master detail.
Query
Query merupakan cara untuk mencari dan mengelompokkan data
dari satu tabel atau beberapa tabel. Query lebih kuat jika dibandingkan
dengan pencarian sederhana di dalam tabel.
Report
Report dapat menampilkan data dalam bentuk cetakan.Report juga
berfungsi untuk menampilkan komponen di database dengan format yang
mudah dibaca, dan dapat mengatur sendiri laporan untuk membuat report
yang menarik dari tabel atau query.
37
BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
4.1 Pelaksanaan Kegiatan
Pelaksanaan workshop berlangsung selama 30 (tiga puluh) hari 240 jamdalam
kurung waktu 1 (bulan), program yang dilaksanakan pada bagian Kepegawaian
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang dilaksanakan pada :
Tanggal : 06 Agustus sampai 5 Oktober 2018
Tempat : Ruang Bagian Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya.
Peserta : Diska Arum Wulandari
NIM : 16.39015.0003
Berikut ini adalah metode penulisan yang digunakan untuk menyelesaikan
laporan workshop pada bagian Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya.
4.2 Metode Penulisan
Dalam penulisan terdapat beberapa metode:
a. Studi Observasi, yaitu melakukan pengamatan dan mempelajari secara
langsung pada bagian Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya.
38
b. Wawancara, yaitu dengan Tanya jawab dengan Kepala Bagian dan staf
sebagai pembimbing pada tempat pelaksanaan workshop di bagian
Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
c. Studi Literature, yaitu dengan mencari referensi dan membaca literature dan
buku-buku yang mendukung penyelesaian laporan workshop yang tersedia di
perpustakaan.
d. Penyusunan laporan, yaitu membuat laporan kegiatan workshop pada bagian
Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang menjadi
syarat untuk mengambil mata kuliah Proyek Akhir.
e. Konsultasi (bimbingan), yaitu dengan mengajukan laporan secara bertahap
kepada dosen pembimbing sehingga bisa dikoreksi.
4.3 Tugas-Tugas Yang Dikerjakan
Tugas-tugas yang dikerjakan pada saat melakukan kegiatan workshop pada
bagian Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya mengerjakan
tugas-tugas yaitu:
Tabel 4.1 Tugas-Tugas Yang Dikerjakan
No. Tugas-Tugas
1. Pengarsipan Secara Elektronik
2. Pengarsipan Secara Manual
3. Merapikan Berkas Pada Filling Cabinet.
4. Meng-input Surat Keputusan (SK) Karyawan dan Dosen pada aplikasi
Oracle
5. Menghancurkan Berkas yang Tidak Dibutuhkan di Bagian Kepegawaian
39
No. Tugas-Tugas
6. Menelpon dan Menerima Telepon atau Telepohone Menner
7. Pembuatan Aplikasi Pencarian Nomor Surat
4.3.1 Pengarsipan Secara Elektronik.
Pekerjaan yang dilakukan selama workshop di Bagian Kepegawaian Institut
Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya adalah scan berkas. Scan suatu pekerjaan
yang dilakukan secara elektronik dan berkas discan menggunakan scanner. Berkas
yang discan adalah Surat Tugas, Surat Keputusan, Sertifikat dan lain-lain. Tujuan
dari men-scan berkas tersebut agar bisa dijadikan arsip , dan jika suatu saat berkas
tersebut hilang masih ada soft copy dari hasil scan sebelumnya.
Gambar 4.1 Alat scan
Langkah-langkah pengarsipan elektronik dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Surat Tugas dibawah oleh karyawan dan dosen ke ruangan Bagian
Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
40
2. Surat Tugas diserahkan kepada staf Bagian Kepegawaian. Staf Bagian
Kepegawaian menyerahkan Surat Tugas kepada admin untuk discan.
3. Surat Tugas discan menggunakan alat scan.
4. Dokumen Surat Tugas kemudian dikembalikanke karyawan dan dosen.
Data hasil scan Surat Tugas kemudian disimpan ke dalam folder sesuai
dengan data karyawan dan dosen yang ada dikomputer di Bagian Kepegawaian
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.Berdasarkan Workflow pada gambar
4.2 dapat dijelaskan suatu tugas sebagai contoh pengarsipan elektronik.
Gambar 4.2Workflow Pengarsipan Elektronik
41
4.3.2 Pengarsipan Secara Manual
Pekerjaan yang dilakukan selama menjalankan workshop di Bagian
Kepegawaian adalah pengarsipan secara manual.Arsip secara manual bertujuan untuk
membantu Bagian Kepegawaian dalam menemukan kembali kembali berkas yang
dibutuhkan. Ada beberapa dokumen yang diarsip secara manual yaitu:
1. Dokumen lamaran kerja
2. Berkas data nomor telepon
3. Dokumen data karyawan dan dosen yang resign.
4. Dokumen data kartu keluarga (KK), kartu tanda penduduk (KTP), dan kartu
BPJS
Gambar 4.3Flowchart Pengarsipan Manual
42
Dalam pengarsipan manual menggunakan sistem kronologi, berikut langkah-
langkah pengarsipan secara manual berdasarkan workflow pada gambar 4.2 Sebagai
berikut :
1. Administrasi mengambil berkas yang masih belum tertata rapi pada lemari
penyimpanan.
2. Admin menentukan berkas berdasarkan subyek perihal surat.
3. Kemudian admin memberi label. Nama pada label diketik pada Microsoft
Word lalu di print dan di letakkan pada halaman depan.
4. Berkas tersebut dilubangi menggunakan perforator dan di masukkan kedalam
ordner.
5. Berkas yang sudah selesai dimasukkan ordner dapat dilihat pada gambar
dibawah
43
Gambar 4.4 Contoh berkas setelah dipilah
6. Terakhir berkas tersebut disimpan.
4.3.3 Merapikan Berkas Pada Filing Cabinet.
Dalam setiap administrasi perkantoran mempunyai tempat yang digunakan
untuk menyimpan berkas untuk pengarsipan yang dinamakan filing cabinet.Selama
melaksanakan workshop di Bagian Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya, salah satu pekerjaan yang dilakukan adalah merapikan berkas yang
disimpan pada filing cabinet.
Gambar 4.5 Contoh berkas pada filing cabinet yang akan dirapikan
Dalam filing cabinet perlu penataan ulang karena dokumen tidak tertata sesuai
dari abjad A-Z. Dokumen yang ada di dalam filing cabinet yaitu dokumen Personal
Identitas, Ijazah, Surat Keputusan, Surat Keputusan Jabatan Fungsional Akademik
(JAFA), Sertifikat dan lain-lain.
44
Langkah – langkahyang dilakukan dalam penataan filing cabinet sebagai berikut :
1. Memeriksa berkas karyawan dan dosen pada filing cabinet.
2. Admin memilih dokumen yang belum sesuai pada tempat pengarsipannya.
3. Selesai dipilih, admin memasukkan dokumen yang telah dipilih ke dalam
hanging folder sesuai subjek.
Contoh : dokumen Surat Keputusan dimasukn ke dalam hanging folder Surat
Keputusan.
4. Jika dalam file map ordner belum ada label pada setiap file, makan admin
akan memberikan label guna untuk memudahkan dalam pencarian dokumen.
5. Jika sudah selesai dilanjutkan dengan nama yang selanjutnya.
4.3.4 Meng-input Surat Keputusan (SK) Karyawan dan Dosen pada aplikasi
Oracle.
Oracle merupakan suatu aplikasi yang dibuat oleh Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya . Data yang akan di input pada aplikasi Oracel adalah
data karyawan. Data karyawan di bagiatas beberapa bagian yaitu:
1. Pribadi 1
2. Pribadi 2
3. Keluarga
4. Pendidikan
5. Kesehatan
6. Pengalaman
7. History
45
Bagian kepegawaian akan meng-input perubahan data keluarga karyawan dan
dosen Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya pada data keluarga.
Penginputan perubahan data keluarga dilakukan bertujuan agar bagian Kepegawaian
dapat mengetahui jumlah Keluarganya.
1. Buka aplikasi Oracle yang ada pada komputer.
2. Login untuk masuk ke aplikasi Oracle.
3. Pilih menu data karyawan dalam aplikasi Oracle.
4. Klik menu data karyawan , maka akan muncu tampilan seperti pada
Gambar 4.6 Tampilan menu-menuOracle
5. Selanjutnya pilih menu keluarga.
6. Tambahkan data anggota keluarga baru , jika mempunyai anggota keluarga
baru.
7. Setelah data anggota ditambahkan maka otomatis data telah terdaftar dalam
Oracle data keluarga.
46
4.3.5 Menghancurkan Berkas yang Tidak Dibutuhkan di Bagian Kepegawaian.
Hampir semua administrasi perkantoran terdapat sistem pengarsipan yang
bertujuan agar dokumen atau berkas-berkas tidak dapat disalahgunakan oleh orang
lain. Berkas yang diarsip yaitu seperti surat tugas, surat keputusan, fotocopy sertifikat
dan data karyawan dan dosen lainnya. Setiap arsip mempunyai jangka waktu
penyimpanan.
Pemusnaan arsip biasanya menggunakan paper shredder.Alat ini akan
membantu kita mengurangi tumpukan kertas dan berkas yang memang sudah tidak
digunakan lagi. Untuk penghancuran menggunakan paper shredder mkasimal 2
kertas, karena jika lebih dari 2 kertas, kertas akan tersangkut.
4.3.6 Menelpon dan Menerima Telepon atau Telephone Manner.
Sekretaris atau Resepsionis dalam pekerjaan sehari – hari adalah menelepon
dan menerima telepon, sikap hormat dan ramah dalam menerima atau bertelepon
sangat berpengaruh terhadap nilai seseorang.Bersikaplah wajar dan ramah dalam
pembicaraan ditelepon.Berbicara ditelepon harus tulus dan mau mendengarkan apa
yang dikatakan oleh orang yang berbicara di telepon.
Berbicara ditelepon biasakan tersenyum, janganlah sekali – kali beranggapan
bahwa orang yang menelepon tidak melihat .Oleh sebab itu, perlu diusahakan berikan
kesan yang baik, jangan berbicara dengan tergesa – gesa atau marah.Suara mewakili
suara pimpinan dan perusahaan.Sering kali orang yang menelepon menarik
kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan berdasarkan relasi yang diperolehnya
waktu menelepon.Akibat pelayanan telepon yang kurang menyenangkan bisa
47
menghancurkan seluruh usaha perusahaan. Demikian, sikap yang baik dalam
melayani telepon dapat memberikan nama baik kepada kantor.
4.3.7 Pembuatan Aplikasi Pencarian Nomor Surat
Untuk mencari nomor surat terakhir, staf bagian kepegawaian menulis secara
manual di papan. Namun bagian kepegawaian terkadang lupa untuk memperbarui
nomor surat terakhir, sehingga mengakibatkan staf mencari di folder yang sesuai
dengan jenis surat keluar untuk mengetahui nomor surat keluar yang terakhir. Untuk
itu, penulis ingin membantu bagian kepegawaian dalam melakukan pencarian nomor
surat terakhir dengan cara menggunakan form pencarian nomor terakhir surat yang
terdapat pada Microsoft Office Access.
A. Perencanaan Aplikasi
Permasalahan yang ada di Kepegawaian Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya dapat dilihat pada tabel 4.2 Tabel Permasalahan, Dampak, dan
Solusi.
Tabel 4.2 Tabel Permasalahan, Dampak dan Solusi
Permasalahan Dampak Solusi
Dalam menyiapkan surat yang
ditujukan untuk dosen dan
karyawan, bagian
kepegawaian menulis nomor
surat terakhir secara manual
di papan. Bagian kepegawaian
terkadang lupa untuk
memperbarui nomor terakhir
surat.
Staf mencari di folder
yang sesuai dengan
jenis surat keluar
untuk mengetahui
nomor surat keluar
yang terakhir
Membuat aplikasi yang
dapat mencari nomor surat
terakhir dengan mudah dan
cepat menggunakan form
pada Microsoft Office
Access.
48
Untuk mengetahui proses-proses apa saja yang diperlukan oleh pengguna
aplikasi, perlu adanya tabel kebutuhan aplikasi untuk dapat menjelaskan proses,
pengguna, permasalahan, dan dampaknya. Berikut penjelasan dari kebutuhan
pengguna aplikasi dapat dilihat pada tabel 4.3 Kebutuhan Pengguna Aplikasi
Tabel 4.3 Kebutuhan Pengguna Aplikasi
No. Proses Pengguna Informasi
1. Pencatatan Surat Bagian
Kepegawaian
-Tabel Jenis Surat
-Tabel Catatan
-Tabel Perihal
- Tabel Tingkatan
2. Pencarian nomor surat terakhir Bagian
Kepegawaian
Tabel Pencatatan
Surat
Proses perencanaan aplikasi dibutuhkan 5 (lima) tabel yaitu tabel jenis surat,
tabel catatan, tabel perihal, tabel tingkatan, dan tabel pencatatan surat.
1. Sistem flowchart Pengisian Data Jenis Surat
Dalam pengisian data jenis surat dilihat dari dokumen surat yang akan
dikeluarkan, kemudian terjadi proses penyimpanan data jenis surat yang akan
disimpan kedalam tabel jenis surat. Setelah itu data akan ditampilkan dan tersimpan
kedalam aplikasi.
49
Gambar 4.7Flowchart Pengisian Data Jenis Surat
2. Sistem flowchart Pengisian Data Catatan Surat
Dalam pengisian data catatan surat dilihat dari dokumen surat yang akan
dikeluarkan, kemudian terjadi proses penyimpanan data catatan surat yang akan
disimpan kedalam tabel catatan surat. Setelah itu data akan ditampilkan dan
tersimpan kedalam aplikasi.
50
Gambar 4.8 Flowchart Pengisian Data Catatan
3. Sistem flowchart Pengisian Data Perihal Surat
Dalam pengisian data perihal surat dilihat dari dokumen surat yang akan
dikeluarkan, kemudian terjadi proses penyimpanan data perihal surat yang akan
disimpan kedalam tabel perihal surat. Setelah itu data akan ditampilkan dan tersimpan
kedalam aplikasi.
51
Gambar 4.9 Flowchart Pengisian Data Perihal Surat
4. Sistem flowchart Pengisian Data Tingkatan Surat
Dalam pengisian data tingkatan surat dilihat dari dokumen surat yang akan
dikeluarkan, kemudian terjadi proses penyimpanan data tingkatan surat yang akan
disimpan kedalam tabel catatan surat. Setelah itu data akan ditampilkan dan
tersimpan kedalam aplikasi.
52
Gambar 4.10 Flowchart Pengisian Data Tingkatan
5. Sistem flowchart Pengisian Data Pencatatan Surat
Dalam pengisian data pencatatan surat dilihat dari dokumen surat yang akan
dikeluarkan, kemudian menginput data pencatatan surat kedalam tabel tingkatan,
tabel catatan, tabel perihal, dan tabel jenis. Setelah itu terjadi proses penyimpanan
data pencatatan surat kedalam tabel pencatatan surat. Dan data akan ditampilkan dan
tersimpan kedalam aplikasi.
53
Gambar 4.11Flowchart Data Pencatatan Surat
6. Sistem flowchart Pencarian Data Jenis
Dalam pencarian data jenis surat dimulai dari proses penginputan kode jenis
surat yang akan dicari, kemudian terjadi proses pengecekan kode jenis surat yang
secara otomatis dapat dilihat kedalam tabel jenis surat. Setelah itu data tabel jenis
surat akan ditampilkan, data yang ditampilkan dari query adalah tabel tingkatan, tabel
54
catatan, tabel perihal, tabel jenis, dan tabel pencatatan yang tersimpan kedalam
aplikasi dan akan menghasilkan sebuah dokumen.
Gambar 4.12 Pencarian Data Jenis
7. Sistem flowchart Pencarian Data Catatan
Dalam pencarian data catatan dimulai dari proses penginputan kode catatan
yang akan dicari, kemudian terjadi proses pengecekan kode catatan yang secara
55
otomatis dapat dilihat kedalam tabel catatan. Setelah itu data tabel catatan akan
ditampilkan, data yang ditampilkan dari query adalah tabel tingkatan, tabel catatan,
tabel perihal, tabel jenis, dan tabel pencatatan yang tersimpan kedalam aplikasi dan
akan menghasilkan sebuah dokumen.
Gambar 4.13 Pencarian Data Catatan
56
8. Sistem flowchart Pencarian Data Perihal
Dalam pencarian data perihal dimulai dari proses penginputan kode perihal
yang akan dicari, kemudian terjadi proses pengecekan kode perihal yang secara
otomatis dapat dilihat kedalam tabel perihal. Setelah itu data tabel perihal akan
ditampilkan, data yang ditampilkan dari query adalah tabel tingkatan, tabel catatan,
tabel perihal, tabel jenis, dan tabel pencatatan yang tersimpan kedalam aplikasi dan
akan menghasilkan sebuah dokumen.
Gambar 4.14 Pencarian Data Perihal
57
9. Sistem flowchart Pencarian Data Tingkatan
Dalam pencarian data tingkatan dimulai dari proses penginputan kode
tingkatan yang akan dicari, kemudian terjadi proses pengecekan kode tingkatan yang
secara otomatis dapat dilihat kedalam tabel tingkatan. Setelah itu data tabel tingkatan
akan ditampilkan, data yang ditampilkan dari query adalah tabel tingkatan, tabel
catatan, tabel perihal, tabel jenis, dan tabel pencatatan yang tersimpan kedalam
aplikasi dan akan menghasilkan sebuah dokumen.
Gambar 4.15 Pencarian Data Tingkatan
58
B. Pembahasan Aplikasi
Pengelolaan dokumen merupakan suatu kegiatan pengarsipan surat yang
bertujuan untuk mengetahui lalu lintas surat dan memudahkan dalam pencarian surat
jika sewaktu-waktu diperlukan kembali.
Langkah-langkah dalam pembuatan Form Surat Keluar sebagai berikut
Buka Aplikasi Microsoft Access yang ada pada komputer,
Gambar 4.16 Tampilan Microsoft Access
Klik kanan pada menu Tabel , lalu Design View untuk memberi nama tabel
dan klik Ok. Dapat dilihat dalam Gambar 4.14
Gambar 4.17 Pemberian namatables
59
Isi tabel tersebut beserta atur Data Typenya dan lakukan untuk table lainnya
dengan langkah yang sama. Setelah table terisi semua, klik kanan dan pilih Design
View pada tabel jenis surat. Dapat dilihat dalam gambar 4.14
Gambar 4.18 Pengisian Tablesberta pengaturan Type
Klik Relationshipspada Database Tools. Secara otomatis Relationships akan
terbentuk.Doubleklik pada garis Relasionship untuk mencegah adanya Orphen
Record atau Record Table yang tidak mempunyai relasi dengan table master. Jika
tidak dicentang ,Referensial Integrity diabaikan yang berarti Orphen Record
dibiarkan terjadi dan lalukan pada garis selanjutnya pada langkah yang sama.
Gambar 4.19 Tampilan relationship
60
klik Query Design pada Create.Setelah itu pilih tabel yang akan di Querylalu
klik add, dan otomatis query keluar.
Gambar 4.20 pembuatan Query
Klik form wizard pada create.tentuka tabel mana yang akan di buat formdan
lalukan untuk form lainnya . Pindahkan semua yang ada di available fields ke
selected fields , klik next hingga finish.Otomatis form akan terbuat. Dapat dilihat
pada gambar 4.18.
61
Gambar 4.21 langkah-langkah membuat FormPencatatan
Setelah itu isi form pencatatan tersebut dengan sesuai surat yang akan
dikeluarkan dan dengan otomatis data akan tersimpan pada query. Dapat dilihat pada
gambar 4.18
62
Buka salah satu tabel, lalu beri subform dan pilih queryyang akan dijadikan
subform. Setelah itu ikuti langkah –langkahnya dan otomatissubform akan terbentuk.
Gambar 4.22 pencatatan pada form pencatatan
63
Gambar 4.23 Pemberian subform pada form
64
BAB V
PENUTUP
Dalam bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran dari hasil workshop yang
telah dilaksanakan pada Bagian Kepegawaian di Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya.
5.1 Kesimpulan
Setelah melakukan workshop Pada Bagian Kepegawaian di Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya dengan menerapkan ilmu dan keterampilan yang
didapat pada dunia kerja, banyak memberi pengalaman dan ilmu yang bermanfaat
serta sedikit banyak mengembangkan ilmu yang diperoleh selama perkuliahan.
Kesimpulan yang dapat diambil selama melakukan workshop pada bagian
kepegawaian di Stikom Surabaya dalam membantu pengelolaan surat di bagian
kepegawainan, yang terdiri dari:
1. Pengelolaan suratmasuk dilakukan secara manual dengan menggunakan sistem
kronologis.
2. Dalam pencarian nomor surat, dibuat aplikasi dengan memanfaatkan Microsoft
Access. Sehingga dapat memudahkan staf kepegawaian mencari nomor terakhir
surat.
65
5.2 Saran
Adapun saran yang dapat diberikan pada Bagian Kepegawaian Institut Bisnis
dan Informatika Stikom Surabaya yang telah menjadi tempat pelaksanaan workshop
pada kurun waktu satu bulan, yaitu sebaiknya yang aplikasi yang telah penulis buat
lebih di tingkatkan menggunakan penyimpanan secara online Cloud dan berbasis
Web.
66
DAFTAR PUSTAKA
Beranda Agency. (2015). MS Access untuk Database Bisnis dan Perkantoran.
Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Darmayanti, N., & Hartati, D. (2008). Get Success UN+SPMB Bahasa Indonesia.
Bandung: PT Grafindo Media Pratama.
Gaol, J. (2015). Keandalan dan Sukses Sekretaris Perusahaan. Jakarta: Elex Media
Komputindo.
Gaol, J. (2015). Keandalan dan Sukses Sekretaris Perusahaan dan Organisasi.
Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Heriana, C. (2015). Manajemen pengolahan Data. Bandung: PT Refika Aditama.
Kursianto, A. (2010). Pembahasan Lengkap Formula dan Fungsi Exel 2010. Jakarta:
PT Elex Media Komputindo.
Lawalata, C. (2012). Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris. Padang: Kamedia.
Mulyani, S. (2010). Pedoman Praktis Korespondensi Niaga, Bisnis, dan Pribadi.
Jakarta: Erlangga.
Mutiara, K., & Erna. (2004). Delta-8 Langkah&7 Alatstat. Jakarta: Elex Media
Komputindo.
Nuraida, I. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.
Purwanto, D. (2006). Komunikasi Bisnis, edisi 3. Jakarta: Erlangga.
Sajidan. (2018). Jurnal Pendidikan Dwija Utama: Edisi Mei 2018. Surakarta: Sang
Surya Media.
Setiawan, E. (2018). Data. Retrieved from Kamus Besar Bahasa Indonesia (B):
https://kbbi.web.id/data
Stikom Surabaya. (2016). Graphic Standard Manual. Surabaya: Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya.
Stikom Surabaya. (2018). Logo Stikom. Retrieved from Stikom Surabaya (B):
https://www.stikom.edu/id/logo-stikom-baru
Stikom Surabaya. (2018). Sejarah. Retrieved from Stikom Surabaya (A):
https://www.stikom.edu/id/sejarah
67
Stikom Surabaya. (2018). Struktur Organisasi. Retrieved from Stikom Surabaya:
https://www.stikom.edu/id/organization-structure
Suprapto. (2014). Penuntun Praktis Surat Menyurat Dinas Resmi Bahasa Indonesia.
Bandung: CV. Mandar Maju.
Talib, H. (2007). Kupas Tuntas Microsoft Access Security. Elex media komputindo.
Tanzili, A. A. (2006). Pedoman Lengkap Menulis Surat. Kawan Pustaka, 2006.
Wahana Komputer. (2010). ShortCourse Series : SQL Server 2008 Express.
Semarang: Penerbit Andi.