pengelolaan risiko dalam penerapan manajemen komunikasi pada proyek konstruksi

PENGELOLAAN RISIKO DALAM PENERAPAN MANAJEMEN KOMUNIKASI PADA PROYEK KONSTRUKSI BANGUNAN

TINGKAT TINGGI UNTUK MENCEGAH KETERLAMBATAN WAKTU PELAKSANAAN

Dewa Ayu Nyoman Ardi Utami, Eddy Subiyanto, Yusuf Latief

Teknik Sipil, Fakultas Teknik, Universitas Indonesia

E-mail: [email protected]

ABSTRAK

Kurang dan lemahnya komunikasi merupakan salah satu penyebab yang mempengaruhi keterlambatan waktu pelaksanaan. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi faktor-faktor risiko yang dominan dalam penerapan manajemen komunikasi pada proyek konstruksi bangunan tingkat tinggi agar bisa dicari tindakan responnya. Melalui metode survey terhadap proyek konstruksi bangunan tingkat tinggi untuk mengetahui peristiwa risiko yang selanjutnya dianalisis berdasarkan ISO 31000 untuk mengetahui peringkat risikonya (risk level). Untuk menganalisis faktor risiko dominan digunakan metode korelasi antara risiko yang muncul dengan kinerja waktu proyek dari metode survey. Dari hasil penelitian didapatkan 25 faktor risiko dominan dalam penerapan manajemen komunikasi pada proyek konstruksi bangunan tingkat tinggi yang berpengaruh terhadap kinerja waktu pelaksanaan.

Kata Kunci : Manajemen risiko; manajemen komunikasi; keterlambatan waktu proyek.

ABSTRACT

Less and lack of communication is one of the causes that affect the execution time delays. This study aimed to identify the risk factors dominant in the application of communication management at construction projects of highrise building in order to look for response actions. With survey methods at construction projects of highrise building to knowing of a risks to be further analyzed based on the ISO 31000 to determine risk ratings (risk level). To analyze the risk factors used correlation method between the dominant risks with project time performance from survey method. From the results, it found 25 dominant risk factors in the application of management communication at the construction projects of highrise building that affect the execution time performance.

Keyword : Risk management, communication management, time delays

PENDAHULUAN

Suksesnya suatu proyek dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain faktor yang

berhubungan dengan manusia, faktor yang berhubungan dengan proyek, lingkungan

eksternal, prosedur proyek dan tindakan manajemen proyek. Dengan menggunakan alat

manajemen, manajer proyek akan mampu merencanakan dan mengeksekusi proyek-proyek

konstruksi mereka untuk memaksimalkan peluang keberhasilan proyek. Sejumlah atribut

1 Universitas Indonesia

akan mempengaruhi faktor ini, termasuk sistem komunikasi, mekanisme kontrol, kemampuan

feedback, perencanaan usaha, struktur organisasi, keamanan dan program jaminan kualitas,

pengendalian pekerjaan subkontraktor, dan akhirnya tindakan manajerial secara keseluruhan

(Chan et. Al, 2004) [1].

Gambar 1. Faktor yang Mempengaruhi Keberhasilan Proyek

Sumber: Chan et. Al (2004)

Berdasarkan PMBOK (2013) [2], manajemen komunikasi proyek mencakup proses-

proses yang diperlukan untuk memastikan perencanaan yang tepat waktu, pengumpulan,

penciptaan, distribusi, penyimpanan, pencarian, manajemen, pengawasan, pemantauan, dan

disposisi akhir dari informasi proyek. Komunikasi yang efektif menciptakan jembatan antara

pemangku kepentingan yang beragam yang mungkin memiliki latar belakang yang berbeda

budaya dan organisasi, berbagai tingkat keahlian, dan perspektif dan kepentingan yang

berbeda, yang berdampak atau memiliki pengaruh pada pelaksanaan atau hasil proyek.

Berdasarkan penelitian Sambasivan et. Al (2007) [3], masalah dengan komunikasi

dapat menyebabkan kesalahpahaman dan keterlambatan dalam pelaksanaan proyek. Pada

penelitian Reed et. Al (2010) [4], peserta yang fokus dalam penelitian ini juga menguraikan

mengenai isu-isu komunikasi yang mereka temui pada proyek-proyek mereka. Khususnya di

proyek-proyek besar, komunikasi sangat penting untuk koordinasi yang efisien. Kurangnya


komunikasi dapat menyebabkan orang "tidak berada pada jalan yang sama" dan "bekerja di

lintas tujuan yang berbeda". Selain itu kurangnya komunikasi dapat menyebabkan

kebingungan yang dapat menambah biaya lebih dan lebih banyak memakan waktu.

Kesalahpahaman yang berakibat banyak memakan waktu dan sumber daya serta menciptakan

perasaan buruk dalam tim

Pemilihan jenis proyek konstruksi bangunan tingkat tinggi pada penelitian ini karena

bangunan tingkat tinggi memiliki kompleksitas yang tinggi. Adapun karakteristik dari

bangunan tingkat tinggi disini disebutkan oleh Muji Indarwanto yaitu sebagai berikut;

mempunyai teknologi bangunan (struktur, konstruksi, bahan dan utilitas) yang tidak

sederhana; sistem struktur agak rumit; bentuk tidak terlalu sederhana; penekanan pada

pemahaman statika (sistem pembebanan, penyaluran gaya, koordinasi struktur, penaksiran

dimensi elemen struktur, sistem konstruksi dan sambungan). Adapun bangunan tingkat tinggi

yang dimaksud dalam penelitian ini adalah bangunan yang diklasifikasikan berada pada

lokasi padat dimana berada di pusat kota, dengan ketinggian lebih dari 8 lantai. Semakin

kompleksnya suatu proyek akan berpengaruh terhadap semakin kompleksnya manajemen

komunikasi dalam proyek tersebut yang memungkinkan terjadinya masalah dalam

komunikasi proyek.

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengidentifikasi faktor-faktor risiko yang

dominan dalam penerapan manajemen komunikasi pada proyek konstruksi bangunan tingkat

tinggi dan untuk mencari tindakan respon faktor-faktor risiko dominan yang timbul dalam

penerapan manajemen komunikasi pada proyek konstruksi bangunan tingkat tinggi.

TINJAUAN TEORITIS

Proyek adalah suatu kegiatan yang bersifat sementara terdiri dari serangkaian

kegiatan yang antara lain (Kemer, 2002) [4] memiliki tujuan khusus dengan spesifikasi

tertentu, memiliki batas waktu awal dan akhir yang jelas, keterbatasan pendanaan, dan

membutuhkan sumber daya yaitu uang, tenaga manusia dan peralatan. Proyek konstruksi

adalah suatu kegiatan yang hasil akhirnya berupa bangunan/konstruksi yang menyatukan

dengan lahan tempat kedudukannya, baik digunakan sebagai tempat tinggal atau sarana

kegiatan lainnya. Kegiatan konstruksi meliputi perencanaan, persiapan, pembongkaran, dan

perbaikan/perombakan bangunan (Biro Pusat Statistik, 1994) [5]. Pada tahap pelaksanaan

konstruksi ada tiga fase pelaksanaan yaitu; fase perencanaan, fase operasional lapangan dan

fase menjelang selesai, masa pemeliharaan dan penyerahan proyek. Tolak ukur proyek selalu


diungkapkan bahwa suatu proyek dalam pelaksanaannya harus memenuhi tiga kriteria yaitu

(Syah, 2004) [6]:

1. Biaya proyek, tidak melebihi batas biaya yang telah direncanakan atau yang telah

disepakati sebelumnya atau sesuai dengan kontrak pelaksanaan suatu pekerjaan.

2. Mutu pekerjaan, atau mutu hasil akhir pekerjaan dan proses/cara pelaksanaan pekerjaan

harus memenuhi standar tertentu sesuai dengan kesepakatan, perencanaan, ataupun

dokumen kontrak pekerjaan.

3. Waktu penyelesaian pekerjaan, harus memenuhi batas waktu yang telah disepakati

dalam dokumen perencanaan atau dokumen kontrak pekerjaan yang bersangkutan.

Komunikasi adalah hubungan kontak antara manusia baik individu maupun

kelompok. Komunikasi dilakukan oleh penyampai pesan (sumber, komunikator, pengirim)

ditujukan pada penerima pesan (penerima, komunikator, pendengar) dengan maksud

mencapai kebersamaan (commonness) (Widjaya, 1993) [7]. Menurut Badan Penerbit

Pekerjaan Umum (1993) [8], komunikasi dalam proyek konstruksi dilakukan untuk

memberikan kemudahan dan kejelasan dalam struktur organisasi baik pihak eksternal yaitu

pemilik proyek, konsultan dan sebagainya serta pihak internal yaitu pelaku proyek dan

perusahaan. Adapun proses manajemen komunikasi proyek adalah sebagai berikut (PMBOK,

2013) [2]:

1. Perencananan Manajemen Komunikasi - Proses pengembangan pendekatan yang tepat

dan rencana komunikasi proyek berdasarkan kebutuhan informasi dan persyaratan

pemangku kepentingan, dan aset organisasi yang tersedia.

2. Pengelolaan Komunikasi - Proses menciptakan, mengumpulkan, mendistribusikan,

menyimpan, mengambil dan disposisi akhir dari informasi proyek sesuai dengan

rencana pengelolaan komunikasi.

3. Pengendalian Komunikasi - Proses pengawasan dan pengendalian komunikasi di

seluruh siklus hidup proyek untuk memastikan kebutuhan informasi dari para

stakeholder proyek terpenuhi.


10.3 Pengendalian Komunikasi

InputRencana manajemen proyekKomunikasi proyekIssue logData performa kerjaOrganizational process assets

Alat dan TeknikSistem manajemen informasiPenilaian ahliMeetings

OutputInformasi performa kerjaPermintaan perubahanUpdate dokumen proyekOrganizational process assets

Manajemen Komunikasi Proyek

10.1 Perencanaan Manajemen Komunikasi

InputRencana manajemen proyekDaftar stakeholderFaktor lingkungan perusahaanOrganizational process assets

Alat dan TeknikAnalisis kebutuhan komunikasiTeknologi komunikasiModel komunikasiMetode komunikasiMeeting

OutputPerencanaan manajemen komunikasiUpdate dokumen proyek

10.2 Pengelolaan Komunikasi

InputRencana manajemen proyekLaporan performa kerjaFaktor lingkungan perusahaanOrganizational process assets

Alat dan TeknikTeknologi komunikasiModel komunikasiMetode komunikasiSistem manajemen informasiLaporan kinerja

OutputKomunikasi proyekUpdate perencanaan manajemen proyekUpdate dokumen proyekOrganizational process assets

Gambar 2. Overview Manajemen Komunikasi Proyek

Sumber: PMBOK (2013)

Dinyatakan dalam SNI (2008) [9], bahwa risiko merupakan kemungkinan suatu

peristiwa, bahaya, ancaman, atau situasi yang terjadi dan konsekuensinya yang tidak

diinginkan. Proses dalam manajemen risiko menurut PMBOK (2013) [2] adalah:

1. Rencana Manajemen Risiko, Proses mendefinisikan bagaimana melakukan aktivitas

manajemen risiko untuk proyek.

2. Identifikasi Risiko, Proses menentukan risiko yang dapat mempengaruhi proyek dan

mendokumentasikan karakteristik mereka.

3. Melakukan Analisis Risiko Kualitatif, Proses memprioritaskan risiko untuk analisis

lebih lanjut atau tindakan dengan menilai dan menggabungkan probabilitas terjadinya

risiko dan dampaknya.

4. Melakukan Analisis Risiko Kuantitatif, Proses menganalisis secara numerik pengaruh

dari identifikasi risiko pada tujuan proyek secara keseluruhan.


5. Rencana Respon Risiko, Proses pengembangan pilihan dan tindakan untuk

meningkatkan peluang dan untuk mengurangi ancaman terhadap tujuan proyek.

6. Control Risiko, Proses pelaksanaan rencana tanggap risiko, pelacakan risiko yang

teridentifikasi, monitoring risiko residual, mengidentifikasi risiko baru, dan

mengevaluasi efektivitas proses risiko di seluruh proyek.

Proses pengelolaan risiko merupakan proses berkesinambungan yang secara

sistematis mengidentifikasikan, menganalisis, memperlakukan, dan memonitor risiko

disepanjang daur hidup suatu produk atau layanan (ISO, 2008) [9]. Uraian tentang prosedur

yang melaksanakan proses pengelolaan risiko harus meliputi; frekuensi untuk menganalisis

ulang dan memantau risiko; jenis analisis risiko yang diperlukan (kuantitatif dan/ atau

kualitatif); skala yang akan digunakan menaksir kemungkinan dan konsekuensi risiko dan

ketidakpastian deskriptif dan pengukurannya; jenis ambang batas risiko yang akan

digunakan; jenis ukuran-ukuran yang digunakan untuk menelusuri jejak dan memantau status

risiko; bagaimana risiko diprioritaskan untuk penanganan; perspektif stakeholders yang mana

yang didukung proses pengelolaan risiko; dan kategori risiko yang akan dibahas

Keterlambatan adalah sebagian waktu pelaksanan yang tidak bisa dimanfaatkan

sesuai dengan rencana sehingga menyebabkan beberapa kegiatan yang mengikuti menjadi

tertunda atau tidak dapat diselesaikan tepat sesuai jadwal yang telah direncanakan (Zakia et.

Al, 2012) [10]. Keterlambatan waktu pelaksanaan suatu proyek juga disebabkan oleh

beberapa masalah diantaranya masalah dengan Desain konstruksi perubahan pekerjaan oleh

pemilik proyek, pengaruh cuaca/tidak pada kondisi normal, perselisihan pekerjaan dan

bencana alam, pengaruh pengadaan barang dan jarak material.

Dilihat berdasarkan tanggung jawabnya, keterlambatan dapat diklasifikasikan

menjadi tiga macam (Popescu et. Al, 1995) [11] yaitu yang pertama adalah excusable delay

adalah suatu keterlambatan yang bukan merupakan tanggung jawab kontraktor. Selanjutnya

adalah nonexcusable delay yaitu keterlambatan yang tidak dapat ditoleransi dan tidak dapat

pergantian biaya atau perpanjangan waktu karena penyebab sepenuhnya merupakan

kesalahan dan tanggung jawab kontraktor. Dan terakhir adalah concurrent delay merupakan

keterlambatan yang terjadi secara bersamaan antara pemilik dan kontraktor yang

menyebabkan keterlambatan jalur kritis sepanjang mendekati periode waktu yang sudah

ditentukan.

Faktor-faktor keterlambatan yang mempengaruhi kinerja kontraktor dapat dilihat

pada tabel dibawah ini.


Tabel 1. Faktor-Faktor Keterlambatan yang Mempengaruhi Kinerja Kontraktor

Penyebab Keterlambatan Faktor Kontribusi

Material

Keterlambatan pengiriman Kemampuan supplier/ subkontraktor Kerusakan material Jeleknya mutu Tidak adanya komunikasi Kurangnya perencanaan dan pengendalian

Tenaga Kerja

Keterlambatan mobilisasi Keterampilan dan keahlian Kurangnya motivasi Tidak adanya komunikasi Kurangnya perencanaan dan pengendalian

Peralatan

Keterlambatan mobilisasi Jenis dan jumlah peralatan Peralatan yang tidak layak dipakai Tidak adanya komunikasi Kurangnya perencanaan dan pengendalian

Perencanaan yang tidak matang

Kurangnya pengalaman/ keahlian Kurangnya fasilitas Keterbatasan personil Kurangnya motivasi Parameter-parameter dalam kontrak yang tidak jelas Prosedur yang tidak menunjang

Subkontraktor

Keterlambatan pengiriman/ mobilisasi Kemampuan subkontraktor Jeleknya mutu Kurangnya monitoring dan pengendalian Keterkaitan dengan supplier lain Subkontraktor yang bangkrut

Koordinasi yang tidak baik Kurangnya pengalaman Prosedur yang tidak menunjang Keterbatasan personil

Supervisi

Kurangnya pengendalian Keterampilan dan keahlian Kurangnya pengalaman Prosedur yang tidak menunjang Keterbatasan personil

Metode konstruksi yang tidak sesuai

Kurangnya pengalaman Prosedur yang tidak menunjang Keterbatasan sumber daya Kesalahan metode

Keterbatasan tenaga ahli Keterlambatan mobilisasi Perencanaan yang tidak memadai

Penyebab Keterlambatan Faktor Kontribusi Kurangnya pengalaman


Identifikasi Masalah

Studi Literatur Studi Pendahuluan

Variabel PenelitianIdentifikasi faktor-faktor risiko dalam penerapan manajemen komunikasi

Kuisioner III

Pengumpulan Data IMencari faktor risiko dominan dalam penerapan manajemen

komunikasi

Analisa Data

Kuisioner IV (Validasi Hasil Akhir kepada Pakar)

Kesimpulan

Pengumpulan Data IIValidasi Pakar II, Memvalidasi Penyebab, dan Dampak Risiko terhadap Kinerja Waktu serta mencari Risk Responsenya

Kuisioner IISurvei Pendahuluan

(Pilot Survey)

Kuisioner I (Validasi Pakar I)Apakah faktor-faktor risiko yang

dipilih valid atau tidak

Ketersediaan tenaga ahliKomunikasi yang tidak baik Kurangnya pengalaman

Kurangnya fasilitas Prosedur yang tidak menunjang

METODE PENELITIAN

Gambar 3. Bagan Alir Penelitian

Penelitian ini dilakukan untuk mengidentifikasi faktor-faktor risiko apa saja yang

dominan dalam penerapan manajemen komunikasi pada proyek konstruksi bangunan tingkat


tinggi untuk mencegah keterlambatan waktu pelaksanaan proyek. Untuk mengidentifikasi

faktor-faktor risiko yang dominan dalam penerapan manajemen komunikasi dapat dilakukan

dengan meneliti input, proses dan output dari setiap tahapan manajemen komunikasi proyek

yakni rencana manajemen komunikasi, pengelolaan komunikasi dan pengendalian

komunikasi. Selanjutnya penelitian mengarah kepada sasaran dari setiap ouput tahapan

manajemen komunikasi proyek. Sesuatu yang menggagalkan sasaran menjadi tidak tercapai

merupakan hasil identifikasi faktor-faktor risiko dijadikan suatu peristiwa risiko dalam

penerapan manajemen komunikasi yang tidak baik dan berpengaruh terhadap keterlambatan

waktu pelaksanaan proyek.

Untuk penelitian ini akan menggunakan kuisioner tertutup dimana kuisioner

yang dibuat sedemikian rupa sehingga responden dibatasi dalam memberi jawaban kepada

beberapa alternatif atau kepada satu jawaban saja. Terdapat 4 (empat) tahapan kuisioner

yang akan digunakan dalam penelitian ini. Kuisioner Tahap Pertama, merupakan kuisioner

yang bertujuan untuk memvalidasi variabel bebas oleh pakar-pakar yang sudah

berpengalaman dalam bidang konstruksi bangunan bertingkat tinggi. Kriteria pakar pada

tahap ini antara lain: staf ahli kontraktor besar, pimpinan proyek bangunan gedung bertingkat,

akademisi atau staf pengajar perguruan tinggi. Kuisioner Pendahuluan (Pilot Survey) atau

Kuisioner Tahap Kedua merupakan langkah setelah mendapat variabel yang telah divalidasi

oleh pakar. Penyebaran Pilot Survey bertujuan untuk menguji kuisioner yang telah dibuat.

Kuisioner Tahap Ketiga, merupakan hasil validasi pakar terkait faktor-faktor risiko yang

dominan. Kemudian dilakukan survey dan kuisioner diberikan kepada responden yang

merupakan tim proyek dari kontraktor yang pernah atau sedang menangani proyek bangunan

tingkat tinggi, untuk mengetahui tingkat pengaruh dampak dan frekuensi terjadinya risiko

dari penerapan manajemen komunikasi yang tidak berjalan baik. Kuisioner akan dibagikan

pada manajer proyek atau orang yang berkompeten dalam proyek konstruksi. Kuisioner

Validasi Hasil kepada Pakar atau Kuisioner Tahap Keempat merupakan validasi akhir dari

data-data yang telah didapat dan diproses. Merupakan tindakan preventif serta korektif,

untuk mencegah terjadinya risiko yang signifikan yang dapat menganggu kinerja waktu

proyek dalam penerapan manajemen komunikasi pada proyek konstruksi bangunan tingkat

tinggi.

Salah satu keluaran dari proses konstruksi adalah kinerja waktu. Variabel terikat (Y)

adalah sasaran yang menjadi fokus penelitian ini, yaitu berupa keterlambatan waktu

pelaksanaan proyek. Untuk variabel terikat, dimana keterlambatan waktu pelaksanaan proyek

(Y) diberi suatu ukuran skala kualitas yang diukur berdasarkan prosentase waktu actual/riil


dengan waktu yang telah direncanakan. Sedangkan variabel bebas (X) adalah berisi

permasalahan yang ingin diketahui atau diteliti, yaitu berupa faktor-faktor risiko dalam

penerapan manajemen komunikasi pada proyek konstruksi baangunan tingkat tinggi yang

dapat mempengaruhi kinerja waktu proyek. Variabel bebas proyek yang terkait dengan

faktor- faktor risiko tersebut berdasarkan PMBOK 2013 diberikan pada tabel dibawah ini.

Tabel 2. Jenis Variabel Bebas

Kode Jenis Peristiwa Risiko (Variabel X)A. Perencanaan Manajemen Komunikasi

X1 Perbedaan persepsi terhadap informasi yang disampaikan akan mengakibatkan persepsi salah terhadap persyaratan yang ditetapkan

X2 Bahasa, format, isi dan detail dari dokumen proyek tidak dimengerti oleh para stakeholder proyek

X3 Penyampaian informasi terlambat (tidak diketahuinya kapan waktu diperlukan informasi tersebut)

X4 Fasilitas teknologi dalam menyampaikan informasi tidak tersedia/ kurangX5 Pertemuan/ meeting (rapat) tidak dilaksanakan tepat waktuX6 Penyampaian informasi kepada pihak yang salah (tidak diketahuinya siapa yang

memerlukan informasi tersebut dan siapa yang bertanggung jawab untuk mengakses informasi tersebut)

X7 Perubahan struktur organisasi dalam suatu perusahaanX8 Lemah atau kurangnya komunikasi internal (saat berkomunikasi di dalam organisasi

perusahaan)X9 Lemah atau kurangnya komunikasi eksternal (saat berkomunikasi dengan media, publik

dan kontraktor)X10 Pertemuan/ meeting (rapat) tidak lengkap dihadiri oleh para stakeholder proyekX11 Informasi/ pesan disampaikan secara berlebihanX12 Kontradiksi laporan kinerja proyek satu dengan laporan lainnyaX13 Perencanaan komunikasi dalam bentuk SOP (standard operation procedure) tidak

dilakukan secara benar/ tepatX14 Kurangnya data historis/ pedoman pada suatu perusahaan dalam membuat rencana

manajemen komunikasi proyekX15 Proses perencanaan manajemen komunikasi tidak rutin di review dan direvisi

B. Pengelolaan Komunikasi

X16 Sosialisasi terhadap pemahaman prosedur komunikasi tidak efektifX17 Format, isi, bahasa dan detail dari laporan kinerja proyek tidak dimengerti oleh pihak

stakeholder proyekX18 Laporan kinerja proyek diserahkan kepada pihak stakeholder proyek tidak tepat waktu/

terlambatX19 Laporan kinerja proyek diserahkan pada pihak yang tidak terkait (pada pihak yang salah)X20 Proyek berjalan tidak sesuai dengan jadwal yang sudah direncanakanX21 Biaya proyek yang dikeluarkan tidak diinformasikan secara tertulis dengan akurat/ jelasX22 Urutan kegiatan proyek tidak sesuai dengan scope proyek yang sudah direncanakanX23 Pemahaman terhadap kontrak kerja proyek yang tidak samaX24 Pelaksanaan proyek tidak sesuai dengan perubahan yang telah disepakati

Kode Jenis Peristiwa Risiko (Variabel X)

X25 Adanya dokumen proyek yang tidak diperbaharui sesuai dengan yang telah disepakati


X26 Tidak ada yang bertanggung jawab bila perubahan dokumen proyek dilakukanX27 Tidak adanya pemberitahuan terhadap stakeholder mengenai asset organisasi proyek dan

perubahannyaX28 Laporan proyek tidak dilakukan rutin dan secara periodik (misalnya laporan harian,

laporan mingguan dan laporan bulanan)X29 Presentasi proyek tidak relevan terhadap kebutuhan audienceX30 Project records satu dengan yang lainnya tidak sinkronX31 Tidak adanya timbal balik yang relevan dari setiap stakeholder atas laporan yang diterimaX32 Dokumen proyek tidak dijadikan data pembelajaran bagi organisasi proyek yang

berdampak pada kesalahan yang berulang (rework)C. Pengendalian KomunikasiX33 Kinerja proyek tidak relevan satu sama lainnya (kontradiktif laporan kinerja proyek)X34 Tidak adanya updating/ revisi terhadap perencanaan proyek yang berkaitan dengan

estimasi biaya yang berakibat kinerja proyek menjadi tidak relevanX35 Tidak adanya updating/ revisi terhadap perencanaan proyek yang berkaitan dengan urutan

kegiatan proyek yang berakibat kinerja proyek menjadi tidak relevanX36 Tidak adanya updating/ revisi terhadap perencanaan proyek yang berkaitan dengan jadwal

proyek yang berakibat kinerja proyek menjadi tidak relevanX37 Tidak adanya updating/ revisi terhadap perencanaan proyek yang berkaitan terutama

jumlah kebutuhan SDM dan bahan/ material yang berakibat terhadap kinerja proyek menjadi tidak relevan

X38 Tidak adanya updating/ revisi terhadap perencanaan proyek yang berkaitan terutama alternatif respon risiko dalam proyek yang berakibat terhadap kinerja proyek menjadi tidak relevan

X39 Permintaan perubahan dari stakeholder proyek tidak dibahas/ didiskusikan dalam rapat (meeting)

X40 Ketidaksesuaian perubahan dokumen proyek dengan pelaksanaannya

Data yang digunakan dalam penelitian bersumber dari catatan pelaksanaan proyek,

lesson lerned, best practice, historical data proyek yang ada dan hasil wawancara terhadap

personil yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam pelaksanaan proyek. Teknik

pengambilan sampel berdasarkan pengambilan sampel secara acak (Stratified Random

Sampling), dimana yang menjadi sampel dalam penelitian ini dipilih dari beberapa

perusahaan kontraktor BUMN yang sudah berdiri sejak lama yaitu masing-masing

perusahaan didirikan sekitar tahun 1950-1960an. Hal ini juga dilihat dari pengalaman

masing-masing perusahaan kontraktor yang diplih menjadi sampel penelitian sudah banyak

menangani proyek konstruksi bangunan tingkat tinggi. Dari tiga sampel yang dipilih secara

acak berada diurutan 10 besar dalam hal yang pernah menangani proyek gedung bertingkat.

Pengumpulan data pada penelitian ini terdiri atas 4 (empat) tahap pengumpulan.

Diawali dengan pengumpulan data tahap pertama yaitu dengan menyebarkan kuisioner

kepada pakar untuk verifikasi, klarifikasi dan validasi variabel-variabel penelitian. Dimana

variabel tersebut merupakan variabel yang sebelumnya diperoleh melalui studi pustaka dari

PMBOK 2013. Variabel yang disetujui oleh pakar dan atau adanya perbaikan, dilanjutkan


untuk penyebaran survey awal. Survey awal atau pilot survey ini merupakan tahap kedua

dalam pengumpulan data. Penyebaran kuisioner pilot survey dilakukan pada sampel kecil (5

sampel atau responden). Tujuan dari survey awal ini adalah untuk mengetahui respon

awal terhadap penyebaran kuisioner hasil validasi pakar. Dari revisi bila terjadi kekurangan

maka didapat kuisioner yang siap untuk dibagikan kepada sampel besar (±30 sampel atau

responden) yang berasal dari beberapa perusahaan kontraktor. Pengumpulan data tahap

ketiga yang berbentuk penyebaran kuisioner responden ini bertujuan untuk mendapatkan

data yang nantinya akan diolah dan dianalisis. Data-data tersebut dianalisis untuk

mengetahui peringkat dari faktor faktor risiko dan level risiko yang terjadi dalam

penerapan manajemen komunikasi pada proyek konstruksi bangunan tingkat tinggi. Metode-

metode yang digunakan untuk menganalisis data tahap ketiga antara lain, analisis non

parametrik, uji validitas dan reliabilitas, analisis statistik deskriptif dan analisis risiko

menggunakan ISO 31000.

HASIL PENELITIAN

Temuan dari penelitian ini adalah analisis risiko dengan berdasarkan ISO 31000

untuk mengetahui peringkat dan level dari faktor-faktor risiko yang teridentifikasi. Tujuan

dari analisis ini adalah menjawab pertanyaan penelitian mengenai faktor-faktor risiko

dominan apa saja yang terdapat dalam penerapan manajemen komunikasi pada proyek

konstruksi bangunan tingkat tinggi. Tabel berikut ini merupakan penjabaran risiko dominan

dalam penerapan manajemen komunikasi pada proyek konstruksi yang telah diperingkatkan

sesuai dengan analisis peringkat berdasarkan ISO 31000. Penjabaran tersebut dilakukan

berdasarkan kategori S(sedang) yang mempunyai nilai tertinggi.

Tabel 3. Rincian Variabel Risiko yang Dominan Terjadi

No Var Peristiwa RisikoLevel Risiko

Peringkat Risiko

1 X3 Penyampaian informasi terlambat (tidak diketahuinya kapan waktu diperlukan informasi tersebut)

S 1

2 X23 Pemahaman terhadap kontrak kerja proyek yang tidak sama

S 2

3 X22 Urutan kegiatan proyek tidak sesuai dengan scope proyek S 3


Peringkat Risiko

yang sudah direncanakan


4 X1 Perbedaan persepsi terhadap informasi yang disampaikan S 45 X24 Pelaksanaan proyek tidak sesuai dengan perubahan yang

telah disepakatiS 5

6 X38 Ketidaksesuaian perubahan dokumen proyek dengan pelaksanaannya

S 6

7 X35 Tidak adanya updating/ revisi terhadap perencanaan proyek yang berkaitan terutama jumlah kebutuhan SDM, bahan/ material dan alat yang berakibat terhadap kinerja proyek menjadi tidak relevan

S 7

8 X7 Lemah atau kurangnya komunikasi internal (saat berkomunikasi di dalam organisasi perusahaan)

S 8

9 X36 Tidak adanya updating/ revisi terhadap perencanaan proyek yang berkaitan terutama manajemen risiko dalam proyek yang berakibat terhadap kinerja proyek menjadi tidak relevan

S 9

10 X25 Adanya dokumen proyek yang tidak diperbaharui sesuai dengan yang telah disepakati

S 10

11 X32 Dokumen proyek tidak dijadikan data pembelajaran bagi organisasi proyek yang berdampak pada kesalahan yang berulang (rework)

S 11

12 X11 Informasi/ pesan disampaikan tidak akurat S 1213 X12 Kontradiksi laporan kinerja proyek satu dengan laporan

lainnya (informasi pelaporan tidak valid)S 13

14 X34 Tidak adanya updating/ revisi terhadap perencanaan proyek yang berkaitan dengan jadwal proyek yang berakibat kinerja proyek menjadi tidak relevan

S 14

15 X10 Pertemuan/ meeting tidak dilengkapi dengan laporan kinerja proyek

S 15

16 X31 Tidak adanya timbal balik yang relevan dari setiap stakeholder atas laporan yang diterima

S 16

17 X21 Kinerja proyek dilaporkan/ dibuat tidak akurat dan tidak tertulis

S 17

18 X33 Tidak adanya updating/ revisi terhadap perencanaan proyek yang berkaitan dengan urutan kegiatan proyek yang berakibat kinerja proyek menjadi tidak relevan

S 18

19 X19 Stakeholder tidak menerima laporan kinerja proyek yang dibutuhkan

S 19

20 X30 Project records satu dengan yang lainnya tidak sinkron S 2021 X15 Proses perencanaan manajemen komunikasi tidak rutin di

review dan direvisiS 21

22 X18 Laporan kinerja proyek diserahkan kepada pihak stakeholder proyek tidak tepat waktu/ terlambat

S 22

23 X37 Usulan perubahan dari stakeholder proyek tidak dibahas/ didiskusikan dalam rapat (meeting)

S 23


Peringkat Risiko

24 X27 Tidak adanya informasi kepada stakeholder tentang S 24


organisasi proyek beserta tugas dan tanggung jawabnya25 X28 Laporan proyek tidak dilakukan rutin dan secara periodik

(misalnya laporan harian, laporan mingguan dan laporan bulanan)

S 25

PEMBAHASAN

Dari hasil analisa level risiko yang berdasarkan ISO 31000 didapatkan 25 temuan

faktor risiko yang terdapat dalam penerapan manajemen komunikasi pada proyek konstruksi

bangunan tingkat tinggi. 25 faktor risiko tersebut mempunyai level sedang yaitu mempunyai

nilai kisaran antara 0.06-0.24. Adapun hasil faktor-faktor risiko yang sudah didapatkan dari

analisa level risiko berdasarkan ISO 31000 tersebut dominan dan khusus hanya pada proyek

konstruksi bangunan tingkat tinggi, karena objek dan responden dari penelitian ini adalah

orang-orang yang sedang dalam pekerjaan menangani proyek bangunan tingkat tinggi seperti

gedung apartemen, gedung kantor, dan gedung bertingkat lainnya. Selain itu responden

merupakan orang-orang yang mempunyai posisi yang penting dalam proyek konstruksi

bangunan tingkat tinggi seperti manajer proyek dan satu level dibawah manajer proyek

seperti site engineering manager, site operational manager, dan site administration manager.

Sehingga responden tersebut mengetahui permasalahan penerapan manajemen komunikasi

apa yang terjadi dalam proyek yang mereka tangani saat ini yaitu proyek konstruksi

bangunan tingkat tinggi.

Berdasarkan PMBOK 2013, manajemen komunikasi dibagi menjadi 3 (tiga) tahapan

yaitu perencanaan manajemen komunikasi, pengelolaan komunikasi dan pengendalian

komunikasi. Sehingga dari ke 25 faktor risiko dominan tersebut dibagi lagi menurut tahapan

dalam manajemen komunikasi yang diambil berdasarkan urutan peringkat tertinggi pada tiap-

tiap tahapannya. Adapun faktor risiko yang terdapat dalam penerapan manajemen

komunikasi pada tiap-tiap tahapannya dapat dilihat pada tabel dibawah ini.

Tabel 4. Faktor Risiko pada Tahapan Perencanaan Manajemen Komunikasi


Peringkat Risiko

1 X3 Penyampaian informasi terlambat (tidak diketahuinya S 1


kapan waktu diperlukan informasi tersebut)2 X1 Perbedaan persepsi terhadap informasi yang disampaikan

akan mengakibatkan persepsi salah terhadap persyaratan yang ditetapkan

S 4

3 X7 Lemah atau kurangnya komunikasi internal (saat berkomunikasi di dalam organisasi perusahaan)

S 8

4 X11 Informasi/ pesan disampaikan tidak akurat S 125 X12 Kontradiksi laporan kinerja proyek satu dengan laporan

lainnya (informasi pelaporan tidak valid)S 13

6 X10 Pertemuan/ meeting tidak dilengkapi dengan laporan kinerja proyek

S 15

7 X15 Proses perencanaan manajemen komunikasi tidak rutin di review dan direvisi

S 21

Tabel 5. Faktor Risiko pada Tahapan Pengelolaan Komunikasi


Peringkat Risiko

1 X23 Pemahaman terhadap kontrak kerja proyek yang tidak sama

S 2

2 X22 Urutan kegiatan proyek tidak sesuai dengan scope proyek yang sudah direncanakan

S 3

3 X24 Pelaksanaan proyek tidak sesuai dengan perubahan yang telah disepakati

S 5

4 X25 Adanya dokumen proyek yang tidak diperbaharui sesuai dengan yang telah disepakati

S 10

5 X32 Dokumen proyek tidak dijadikan data pembelajaran bagi organisasi proyek yang berdampak pada kesalahan yang berulang (rework)

S 11

6 X31 Tidak adanya timbal balik yang relevan dari setiap stakeholder atas laporan yang diterima

S 16

7 X21 Kinerja proyek dilaporkan/ dibuat tidak akurat dan tidak tertulis

S 17

8 X19 Stakeholder tidak menerima laporan kinerja proyek yang dibutuhkan

S 19

9 X30 Project records satu dengan yang lainnya tidak sinkron S 2010 X18 Laporan kinerja proyek diserahkan kepada pihak

stakeholder proyek tidak tepat waktu/ terlambatS 22

11 X27 Tidak adanya informasi kepada stakeholder tentang organisasi proyek beserta tugas dan tanggung jawabnya

S 24

12 X28 Laporan proyek tidak dilakukan rutin dan secara periodik S 25

Tabel 6. Faktor Risiko pada Tahapan Pengendalian Komunikasi

No Var Peristiwa Risiko Level Peringkat


Risiko Risiko1 X38 Ketidaksesuaian perubahan dokumen proyek dengan

pelaksanaannyaS 6

2 X35 Tidak adanya updating/ revisi terhadap perencanaan proyek yang berkaitan terutama jumlah kebutuhan SDM, bahan/ material dan alat yang berakibat terhadap kinerja proyek menjadi tidak relevan

S 7

3 X36 Tidak adanya updating/ revisi terhadap perencanaan proyek yang berkaitan terutama manajemen risiko dalam proyek yang berakibat terhadap kinerja proyek menjadi tidak relevan

S 9

4 X34 Tidak adanya updating/ revisi terhadap perencanaan proyek yang berkaitan dengan jadwal proyek yang berakibat kinerja proyek menjadi tidak relevan

S 14

5 X33 Tidak adanya updating/ revisi terhadap perencanaan proyek yang berkaitan dengan urutan kegiatan proyek yang berakibat kinerja proyek menjadi tidak relevan

S 18

6 X37 Usulan perubahan dari stakeholder proyek tidak dibahas/ didiskusikan dalam rapat (meeting)

S 23

KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan hasil penelitian pada bab sebelumnya, sesuai dengan

tujuan penelitian seperti dijelaskan pada bab 1 dapat disimpulkan bahwa terdapat 25 variabel

peristiwa risiko yang diidentifikasi menjadi risiko yang dominan dalam penerapan

manajemen komunikasi pada proyek konstruksi khususnya pada proyek konstruksi bangunan

tingkat tinggi. Hasil dari 25 risiko yang muncul dalam penerapan manajemen komunikasi

merupakan risiko yang hanya terdapat pada proyek konstruksi bangunan tingkat tinggi,

dimana hal ini berdasarkan sample yang diambil pada objek proyek gedung tingkat tinggi

yang sedang dalam proses tahap pelaksanaan. Selain itu responden dari penelitian ini

merupakan orang/personel proyek konstruksi bangunan tingkat tinggi yang sedang dalam

tahap pelaksanaan sehingga dapat mewakili peristiwa risiko dalam penerapan manajemen

komunikasi yang mereka pernah alami pada saat proyek berlangsung. Dari hasil analisa risiko

berdasarkan ISO 31000, peristiwa risiko yang terpilih semuanya memiliki level yang sedang.

SARAN

Saran yang dapat diberikan untuk penelitian ini adalah:

a. Pada setiap proyek konstruksi khususnya proyek konstruksi bangunan tingkat tinggi,


Communication Plan (Perencanaan Manajemen Komunikasi) harus dilakukan di setiap

awal proyek.

b. Melakukan penelitian serupa pada jenis proyek konstruksi lain dengan skala proyek

yang lebih besar dan mempunyai kompleksitas yang lebih tinggi seperti misalnya proyek

bandara sebagai bahan perbandingan penerapan manajemen komunikasinya.

c. Melakukan penelitian serupa dengan mengidentifikasi faktor risiko yang dominan

namun dilihat dampaknya terhadap biaya dan kualitas/mutu pada tahap pelaksanaan

proyek.

d. Perlu dilakukan penelitian lebih lanjut dalam membuat perencanaan pengelolaan risiko

dalam penerapan manajemen komunikasi pada proyek konstruksi khusunya proyek

konstruksi bangunan tingkat tinggi yang menghasilkan respon risiko yang paling efisien,

efektif dan bermanfaat sehingga dapat secara langsung menjadi rekomendasi solusi

terhadap permasalahan manajemen komunikasi di proyek.

DAFTAR REFERENSI

[1] Chan, Albert P.C., Scott David & Chan Ada P.L., Factors Affecting the Success of a

Construction Project, ASCE, 2004

[2] A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Vol. 5th

Edition, USA, 2013

[3] Sambasivan, Murali & Soon Yau Wen, Causes and Effects of Delays in Malyasian

Construction Industry, International Journal of Project Manajement, 2007

[4] Reed, April H. & Knight Linda V, Effect of a Virtual Project Team Environment on

Communication - Related Project Risk , USA, Elsevier, 2010

[5] Kemer, Harold Project Management, Vol. 7; 2002

[6] Statistik Biro Pusat, Statistik Konstruksi Anggota AKI, Jakarta, Indonesia, 1994

[7] Syah, Mahendra Sultan, Manajemen Proyek Kita Sukses Mengelola Proyek, Gramedia,

2004

[8] Widjaya A.W., Komunikasi, Komunikasi dan Hubungan Masyarakat, Bumi Aksara,

1993

[9] Pedoman Standarisasi dan Pedoman Operasional Penyelenggaraan Pembangunan

Bangunan Gedung Negara, Jakarta, Badan Penerbit Pekerjaan Umum, 1993

[10] ISO SNI, Teknologi Informasi - Proses Daur Ulang Hidup Perangkat Lunak -

Pengelolaan Resiko, Jakarta, SNI, 2008


[11] Abdullah, Zakia & Tripoli, Kajian Penyebab Keterlambatan Pelaksanaan Proyek (Studi

Kasus Rehabilitasi Prasarana Pertanian Pasca Tsunami Paket III Kabupaten Aceh

Barat), Jurnal Teknik Sipil Program Pascasarjana Universitas Syiah Kuala, 2012

[12] Popescu, CM & Charoengam C., Project Planning, Scheduling and Control in

Construction, Canada, John Wiley & Sons, 1995


pengelolaan risiko dalam penerapan manajemen komunikasi pada proyek konstruksi

Documents