“ PENGELOLAAN KONTROL PERSEDIAAN ”By : Production Department

PT. KALIMILK INDONESIA

Jl. Lempongsari Raya No. 251, Sariharjo, Ngaglik, Sleman, Yogyakarta, 55581

Telp (0274) 888-999, Fax (0274) 881-999

PENGELOLAAN KONTROL PERSEDIAANManajemen persediaan adalah control atas segenap aktiva yang merupakan produk perusahaan, yang diperjual belikan dalam operasi sehari-hari. Persediaan meliputi :

Persediaan bahan mentah Persediaan barang dalam proses Persediaan barang jadi

Manajemen persediaan menjadi sangat penting karena akan menentukan besaran investasi yang akan ditanamkan agar pengelolaannya menjadi efektif dan umumnya besarnya lebih kurang 5.6 % dari total aktiva perusahaan.

Kegunaan membuat inventory adalah untuk membebaskan operasi persediaan artinya membuat masing-masing fungsi bisnis bebas satu sama lainnya sehingga penutupan disuatu area tidak berakibat lebih jauh pada produksi dan penjualan produk jadi karena berhentinya produksi dapat berakibat hilangnya pelanggan potensial.

Fungsi Persediaan :

Enam fungsi penting yang dikandung oleh persediaan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yang dibutuhkan Perusahaan.

2. Menghilangkan resiko bila barang yang dipesan tidak baik atau rusak sehingga harus dikembalikan.

3. Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga atau inflasi.4. Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan

tidak akan kesulitan bila bahan baku tersebut tidak tersedia dipasaran.5. Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan potongan kuantitas (quality

discount)6. Memberikan pelayanan kepada pelangganan dengan tersedianya barang yang

diperlukan.

Dari fungsi tersebut persediaan dapat dikelompokkan kedalam 4 (empat) jenis yaitu:

1. Fluctuation stock yaitu untuk menjaga fluktuasi permintaan yang tidak diperkirakan sebelumnya, dan untuk mengatasi bila terjadi kesalahan atau penyimpangan dalam rencana penjualan, waktu produk atau pengiriman barang.

2. Anticipation stock yaitu untuk menghadapi permintaan yang telah diramalkan, dan pada saat permintaan tinggi dan kapasitas produksi tidak sanggup memenuhinya. Atau karena kesulitan memperoleh bahan baku, sehingga proses produksi tetap berjalan.

3. Lot-size inventory yaitu persediaan yang diadakan lebih besar dari pada kebutuhan saat itu, dan ini dimaksudkan untuk mendapatkan keuntungan dari potongan pembelian (discount quantity), karena dengan pembelian yang lebih besar akan menghemat biaya pengangkutan per unit lebih rendah dan biaya administrasi lebih mudah.

4. Pipeline inventory : persediaan yang dalam proses pengiriman dari tempat asal ketempat barang itu dipergunakan dan memakan waktu berminggu-minggu.

Beberapa kebijakan dan prosedur dalam manajemen persediaan yang dilakukan untuk mencapai pengelolaan yang effektif dan effisien, dikelompokan sebagai berikut :

I. Kebijakan-kebijakan PersediaanII. Prosedur-prosedur dalam Persediaan

I Kebijakan-kebijakan Persediaan

Kebijakan Umum Persediaan

Kebijakan Penerimaan Persediaan

1. Tidak diperkenankan menerima barang tanpa disertai dengan bukti PO (Purchase Order), dokumen pendukung dari Bag Distribusi. Dan internal order yang sebelumnya telah diinformasikan ke lokasi.

2. Informasi PO dan Internal Order harus ada pada Store keeper (Leader Kitchen) saat menerima barang.

3. Surat Tanda Terima Barang (RR) adalah dokumen wajib dan dianggap sebagai bukti barang yang diterima.

4. Surat Tanda Terima Barang (RR) dibuat oleh Bagian Distribusi dan disetujui oleh Captain terkait.

5. Store keeper (Leader Kitchen) harus memastikan bahwa jumlah yang tercatat dalam Surat Tanda Terima Barang harus sesuai dengan jumlah barang yang diterima. Jika jumlahnya berbeda dengan Surat Jalan dari Bag Distribusi, maka Surat Jalan dari Bag Distribusi harus direvisi dan ditandatangani oleh kedua pihak.

6. Jika jumlah yang tertera dalam Surat Tanda Terima Barang lebih tinggi dari jumlah yang tertera didalam PO store keeper (Leader Kitchen) harus mengambil keputusan untuk menolak. Informasi harus dikumpulkan dari Bag Distribusi untuk menentukan apakah jumlah kelebihan akan diterima atau menyimpan barang-barang tersebut di gudang.

7. Jika jumlah yang tertera dalam Surat Tanda Terima Barang lebih rendah dibanding dengan jumlah barang yang tertera dalam PO, Departemen terkait yang mengajukan PR (Purchase Request) harus dikomunikasikan. Tindakan-tindakan yang perlu harus diambil oleh Departemen Purchasing untuk penggantian.

8. Surat Tanda Terima Barang tidak dapat dikeluarkan oleh Bag Distribusi sebelum verifikasi kualitas dilakukan oleh pihak-pihak internal yang berkopenten terhadap kwalitas persediaan.

9. Jika ditemukan adanya barang yang usang, rusak atau spesifikasinya salah atau hal-hal lain yang berkaitan dengan kualitas barang dibandingkan dengan PO, maka barang tersebut harus ditolak dan Nota Pengembalian Barang harus dibuat dan dikirimkan kepada Bag Stock Produksi. Bag Stock Produksi harus menyetujui Nota Pengembalian Barang dan mengambil barang dari gudang. Tapi jika barang tersebut rusak setelah

penerimaan distore sebelum masa expired, maka pihak store yang bertanggungjawab dengan barang tersebut.

10. Tembusan Surat Tanda Terima Barang (RR rangkap 4) harus dikirimkan ke Finance Dept untuk diverifikasi dengan PO dan Sales, untuk proses audit.

11. Surat Tanda Terima Barang dapat dibuat lebih dari satu untuk satu nomor PO yang pengirimannya dilakukan bertahap.

12. Proses penerimaan barang harus mengikuti aspek-aspek pengawasan internal yang digambarkan dalam SOP.

Kebijakan Pengeluaran Persediaan

Kebijakan Pelaporan Persediaan

II Prosedur-Prosedur Pengelolaan Persediaan

Prosedur Penerimaan Persediaan

Prosedur pengeluaran persediaan

1. Bagian Store mengajukann permintaan item/jenis bahan berdasarkan menu planning bulanan (sesuai quota)

2. Purchase Order (PO) diajukan sehari sebelum (Main Order) atau paling lambat 2 jam sebelum (Additional Demand)

3. Strorekeeper / Leader Kitchen mengeluarkan barang berdasarkan metode FIFO, barang yang pertama masuk pertama keluar

4. Storekeeper / Leader Kitchen mencatat setiap pengeluaran barang dalam system dan mencetak Form Pengeluaran Barang dan ditanda tangani oleh Captain

5. Storekeeper / Leader Kitchen diperkenankan melakukan transfer persediaan antar Store hanya jika telah mendapat persetujuan dari Head of Departemen ( Spv. Operasional dan Spv. Produksi )

6. Untuk transfer persediaan antar Store. Storekeeper / Leader Kitchen masing-masing site membuat form pemerimaan barang dan form pengeluaran barang dan ditanda tangani kedua belah pihak.

7. Jika terdapat pengembalian barang dari store karena basi atau rusak diluar penerimaan saat distribusi berlangsung, maka pihak store wajib mencantumkan kronologi kejadian pada BAP Store dengan ditanda tangani oleh Captain on duty beserta form serah terima kepada Bag Distribusi ( Semua dokumen wajib ditantangani oleh semua pihak terkait)

Prosedur pelaporan persediaan

1. Storekeeper / Leader Kitchen membuat laporan persediaan yang terdiri dari saldo persediaan, mutasi persediaan (penerimaan barang dan pengeluaran barang) secara periodik (daily, weekly atau mountly report)

2. Storekeeper / Leader Kitchen membuat analisa umur persediaan, category persediaan yang pergerakannya lambat

3. Storekeeper / Leader Kitchen dan Team Produksi melakukan Stock take/Perhitungan physic setiap bulannya dan didokumentasikan. Storekeeper / Leader Kitchen membuat Berita Acara atas dilakukannya stock take dan ditandatangani oleh Storekeeper / Leader Kitchen dan Team Produksi.

4. Berdasarkan Berita Acara stock take tersebut jika terjadi kelebihan jumlah persediaan, maka storekeeper / Leader Kitchen melakukan penyesuaian tersebut dan diupdate kedalam system setelah ,mendapat persetujuan dari Tim Produksi dan Head of Departemen ( Spv. Operasional dan Spv. Produksi )

5. Berdasarkan Beritra Acara Stock Take tersebut jika terjadi kekurangan jumlah persediaan maka kekurangan tersebut harus dilaporkan ke Head of Departemen ( Spv. Operasional dan Spv. Produksi ) dan storekeeper dapat melakukan penyesuaian kedalam system setelah mendapat persetujuan dari Head of Departemen ( Spv. Operasional dan Spv. Produksi )

6. Tim Produksi dapat membuat laporan penyusutan persediaan berdasarkan laporan analisa umur persediaan yang bergerak lambat dari Storekeeper / Leader Kitchen.

7. Tim Produksi membuat laporan penyisihan persediaan berdasarkan Berita Acara Stock take atas persediaan yang telah usang, rusak dan mengalami penyusutan, bergerak lambat dan lain-lain. Tim Produksi mengajukan laporan tersebut kepada Finance Controler untuk direfiew dan kemudian diajukan ke BOD untuk disetujui

8. Segala jenis pelanggaran atau kesalahan yang bersifat Human Error akan ditindak sesuai dengan peraturan yang ada

Prosedure pelaksanaan Stock Opname

Persediaan yang dilakukan stock fisik yaitu barang yang diperjualbelikan dalam operasi sehari-hari, baik bahan baku, bahan dalam proses ataupun barang jadi.

Pelaksanaannya dapat dilakukan secara menyeluruh (general phisical inventory stock taking) atau dengan cara sebagian persediaan (sampling persediaan), diadakan setiap akhir bulan di lokasi cabang yang volume persediaannya besar disesuaikan dengan aktifitas gudang dan paling lama setiap tiga bulan, dibagi dalam beberapa tahapan yaitu :

1. Tahap persiapan : meliputi pembagian tugas dan tanggung jawab, pembentukan team, group, persiapan Peralatan, persiapan administrasi baik manual maupun computer termasuk persiapan untuk berusaha tidak ada mutasi barang selama diadalannya stock fisik.

2. Tahapan pelaksanaan : meliputi poster pengumuman phisical inventory di pintu gudang, perhitungan physic dan di perhitungan sesuai (code, nama barang dan merk, ukuran), penulisan lebel pada physic barang, penyusunan/penyimpanan barang yang telah di telly dan menyerahkan hasil telly kepada petugas yang merekap hasil stock opname dan masing masing telly sheet ditanda tangan oleh yang melakukan stock phisick (Storekeeper/ Leader, Tim Produksi dan internal audit baik internal maupun external).

3. Tahap penyelesaian : Membuat laporan hasil physic stock opname, merekonsiliasi antara hasil physic dengan catatan administrasi gudang, membuat berita acara hasil stock opname dan menanda tangani hasil stock physic tersebut, diketahui dan disetujui oleh yang berwenang, memasukkan ke sistem administrasi gudang baik manual maupun computer dan melaporkan hasilnya ke manajemen perusahaan.

Formulir –formulir dalam administrasi gudang antara lain:

1. Permintaan Pembelian (Purchases Request)2. Telly Sheet3. Receiving report4. Packing List5. Delivery Receipt6. Delivery Note7. Transfer note & IPTN ( Inter Project Transfer Note)8. Kartu Gudang /Kartu Stock /Bin Card (Stock Card)9. M I C S (Monthly Inventory Control Sheet)10. Bukti Penerimaan Barang ( Retur Jual)11. Bukti pengembalian barang ( Retur beli)12. Form Barang rusak ( Demages /Spoile good)13. Laporan Mutasi Persediaan