PENGELOALAAN SUKU CADANG

A.SUKU CADANG

Suku cadang atau material merupakan bagian pokok yang perlu diperhitungkan dalam

pengaruhnya terhadap biaya perawatan. Biaya material dan suku cadang untuk perawatan

biasanya berkisar antara 40 sampai 50 persen dari total investasi, termasuk adanya kerugian-

kerugian karena kerusakan. Dengan demikian, rata-rata perusahaan mengeluarkan sekitar 15

sampai 25 persen dari total biaya perawatan untuk suku cadang dan material. Oleh karena itu,

pemakaian material atau suku cadang direalisasikan sehemat mungkin dan perlu pengontrolan

dalam pengelolaannya.

Pada dasarnya pengontrolan material atau suku cadang dapat ditentukan sesuai dengan

kebutuhan usaha dan kondisi pengoperasiannya. Namun demikian perubahan dapat saja terjadi

dan memerlukan pengaturan setiap waktu. Jadi setiap bagian perawatan perlu mengorgasisasian

sistem penyimpanan suku cadang dan mengembangkan suatu program pengontrolan yang

dibutuhkan secara khusus.

Dalam kaitan ini, penting adanya perhatian manajemen untuk pengontrolan material atau

suku cadang yang dibutuhkan pada pekerjaan perawatan. Usaha-usaha yang perlu ditangani

dalam mengelola dan mengontrol suku cadang mencakup sistem order, rencana teknik untuk

mengganti atau memperbaiki, penanggulangan masalah produk yang berubah karena pengaruh

material atau suku cadang, persediaan suku cadang sesuai dengan kebutuhan fasilitas yang akan

menggunakannya.

1.Kontrol Suku Cadang

Untuk pengelolaan suku cadang yang terkontrol dengan baik, perlu adanya:

a. Sistem pencatatan (record system).

Penyimpanan suku cadang, material, dan perlengkapan lainnya harus tercatat secara sistematis.

Perlu adanya sistem penomoran dalam pembukuan yang

menjelaskan deskripsi, lokasi, biaya, sumber, dan lain-lain yang menjadi pokok dalam sistem

pengolahan data.

b. Sistem penyimpanan.

Sistem penyimpanan dapat diartikan sebagai sistematika dalam penempatan, penyimpanan

dan pencatatan barang, komponen, suku cadang, atau material yang disesuaikan dengan

kebutuhan, sehingga akan mempermudah pelayanan pengoperasiannya secara praktis dan

ekonomis.

B.Fungsi Kontrol Suku Cadang

a. Mengelola penyimpanan barang secara aktif, termasuk tata letak, sarana untuk

penyimpanan, pemanfaatan ruang gudang, prosedur penerimaan dan pengeluaran barang, suku

cadang dan lain-lain.

b. Tanggung jawab teknis untuk keberadaan suku cadang. Termasuk metode penyimpanan,

prosedur perawatan untuk mencegah kerusakan, pencegahan kehilangan.

c. Sistem pengontrolan stok (persediaan suku cadang). Catatan inventarisasi, prosedur

pemesanan, pengadaan barang.

d. Perawatan untuk bahan-bahan khusus, dalam pengiriman barang, dalam proses

pemakaian, kesiapan suku cadang dalam jumlah dan spesifikasi yang sesuai menurut

kebutuhannya.

e. Melindungi suku cadang dari kerugian atau kehilangan karena penyimpanan yang kurang

terkontrol, dan mencegah adanya pemindahan barang tanpa diketahui.

C.Dasar-dasar Kontrol Suku Cadang

Hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan suku cadang adalah bahwa penyimpanan

stok tidak terlalu lebih atau tidak terlalu kurang dari kebutuhan. Jumlah maksimum dan

minimum penyimpanan suku cadang harus ditentukan secermat mungkin. Batas-batas tersebut

dapat ditentukan berdasarkan pengalaman dan kebutuhan nyata (lihat gambar 1).

Faktor-faktor penting yang mendasari pengontrolan suku cadang, yaitu:

a. Persediaan/stok maksimum.

Menunjukkan batas tertinggi penyimpanan suku cadang dengan jumlah yang menguntungkan

secara ekonomi.

b. Persediaan/stok minimum.

Menunjukkan batas terendah penyimpanan suku cadang dengan batas yang aman. Untuk

mengatasi kebutuhan suku cadang di atas batas normal, maka harus selalu ada persediaan

dalam jumlah tertentu.

c. Standar pemesanan.

Menunjukkan jumlah barang atau suku cadang yang dibeli pada setiap pemesanan.

Pemesanan kembali dapat diadakan lagi untuk mencapai jumlah stok yang dibutuhkan.

d. Batas pemesanan kembali.

Menunjukkan jumlah barang yang dapat dipakai selama waktu pengadaannya kembali

(sampai batas stok minimum). Pada saat jumlah persediaan barang telah mencapai batas

pemesanan, maka pemesanan yang baru segera diadakan.

e. Waktu pengadaan.

Menunjukkan lamanya waktu pengadaan barang yang dipesan (sejak mulai pemesanan

sampai datangnya barang pesanan baru).

Dalam menentukan jumlah stok maksimum dan minimum dari setiap barang yang dibutuhkan,

maka penentuan pengadaannya dipengaruhi oleh faktor-faktor berikut:

Kemampuan ekonomi pada tiap pengadaan order.

Penambahan modal.

Waktu yang dibutuhkan untuk pengadaan barang.

Kemungkinan adanya penyusutan dan kerusakan.

Jumlah permintaan barang.

Keuntungan dari adanya kontrol suku cadang adalah sebagai berikut:

• Mengetahui titik kritis antara input dan output.

• Memberikan kemungkinan adanya penambahan output.

• Mencegah terjadinya keterlambatan dalam pengadaan barang.

• Adanya keuntungan dari sejumlah potongan harga.

• Memanfaatan keuntungan dari harga yang tidak menentu.

D.Jumlah Pesanan Ekonomis

Penilaian untuk pemesanan barang dalam jumlah ekonomis mencakup perhitungan biaya-biaya

berikut:

a. Biaya pengadaan barang, termasuk biaya administrasi, pengangkutan, inspeksi, dan

biaya-biaya lain yang tak terduga.

b. Biaya inventarisasi barang. Termasuk biaya pengelolaan penyimpanan di gudang,

asuransi, keusangan, penyusutan dan lain-lain. Besarnya biaya ini sekitar 10 sampai

20% dari harga rata-rata barang yang disimpan.

Jumlah pesanan ekonomis dapat diperoleh apabila besarnya biaya pengadaan barang sama

dengan besarnya biaya inventarisasi.

E.CONTOH PENGELOLAAN SPARE PARTS PADA PERUSAHAAN

1. PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

PT. PUTRATUNGGAL ANEKA adalah salah satu perusahaan pengelola

kendaraan umum Bus Kecil (Mikrolet) yang salah satu kegiatan bisnisnya adalah

menyediakan suku cadang kendaraan bermotor (spare part) bagi kendaraan angkutan

umum yang mengalami kerusakan dan atau membutuhkan penggantian spare part. Saat

ini, PT. PUTRATUNGGAL ANEKA memiliki 144 unit kendaraan angkutan umum yang

aktif beroperasi. Mengingat jumlah kendaraan angkutan umum yang dikelola oleh PT.

PUTRATUNGGAL ANEKA relatif banyak, bervariasi, dan setiap kendaraan angkutan

umum terdiri atas komponen spare part yang jumlah dan jenisnya banyak (mulai dari

yang kecil hingga besar), maka PT. PUTRATUNGGAL ANEKA memiliki persediaan

spare part yang jumlahnya banyak dengan jenis yang bervariasi pula (kompleks).

Sejauh ini, pengelolaan persediaan spare part masih dilakukan secara tradisional (belum

terkomputerisasi), sehingga menyulitkan manajemen dalam memperoleh, mengolah, dan

menghasilkan informasi tentang hal-hal yang berhubungan dengan persediaan spare

part guna pengambilan keputusan. Untuk itu, diusulkan suatu perancangan sistem

informasi manajemen persediaan berbasis komputer yang bertujuan untuk mendukung

pengelolaan persediaan spare part secara efektif dan efisien, yang meliputi :

1) Penentuan jumlah pesanan ekonomis spare part (EOQ)

2) Penentuan jumlah persediaan penyelamat (Safety Stock) yang merupakan

persediaan spare part minimum (Minimum Stock)

3) Penentuan saat pemesanan spare part kembali (Reorder Point)

Dengan demikian, sistem informasi manajemen persediaan diharapkan

dapat mempermudah dalam memperoleh, mengolah, dan menghasilkan informasi

tentang hal-hal yang berhubungan dengan persediaan spare part guna pengambilan

keputusan atau tindakan secara efektif dan efisien oleh manajemen.

2. System Definition

Berdasarkan rekomendasi temuan yang diperoleh dari kegiatan analisis atas

sistem pengelolaan persediaan spare part berjalan pada Bab 3, sub bab 3.6

(Permasalahan yang Dihadapi dalam Pengelolaan Persediaan Suku Cadang

Kendaraan Bermotor pada PT. PUTRATUNGGAL ANEKA), poin 7 (Sistem

pengelolaan persediaan spare part saat ini tidak mendukung pengelolaan dan

pengendalian persediaan spare part secara efektif dan efisien), maka akan

dikembangkan dan diusulkan suatu sistem pengelolaan persediaan spare part

secara terkomputerisasi (Sistem Informasi Manajemen Persediaan) sebagaimana

disajikan dalam Tabel 4.1.

Functionality : Sistem yang dirancang dimaksudkan agar

dapat mendukung pengelolaan persediaan spare

part secara efektif dan efisien yang meliputi

penentuan EOQ, Minimum Stock, dan ROP; serta

memperoleh, mengolah, dan menghasilkan

informasi tentang hal- hal yang berhubungan Application :

Domain

Sistem yang dirancang dimaksudkan agar dapat

digunakan oleh staff gudang sebagai pelaksana

pengelolaan persediaan spare part

Conditions : Sistem yang dirancang dimaksudkan agar

dapatdirancang sedemikian rupa sesuai dengan

kebutuhan dalam hal pengelolaan persediaan spare

Technology : Sistem yang dirancang dimaksudkan agar

dapatditerapkan pada satu unit komputer dengan

spesifikasi standard yang mendukung

pengoperasian sistemObjects : Sistem yang dirancang dimaksudkan agar

dapat

memfokuskan pada objek Staff Gudang, Spare

Part, Pemasok, Surat Permintaan Beli (SPB),

BuktBarang Masuk (BBM), Form Pengeluaran Responsibility : Sistem yang dirancang dimaksudkan agar

dapat

memperoleh, mengolah, dan menghasilkan

informasi yang akurat, relevan, dan mutakhir,

dengan pengoperasian yang relatif mudah, guna

pengambilan keputusan oleh manajemen secara Tabel 4.1. System Definition perancangan sistem informasi manajemen PT.

PUTRATUNGGAL ANEKA dengan kriteria FACTOR

Berikut dijelaskan pengolaan spare parts . PUTRATUNGGAL ANEKA

menggunakan system DOMAIN

3. Context

a. Problem Domain

Sistem informasi manajemen persediaan yang diusulkan untuk

diterapkan pada PT. PUTRATUNGGAL ANEKA disajikan dalam Gambar

4.1.

Gambar 4.1 Rich Picture perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT.

PUTRATUNGGAL ANEKA

Proses pengelolaan persediaan spare part diawali dengan melakukan

pendataan terhadap persediaan spare part dan pemasok kedalam komputer

gudang yang dilakukan oleh staff gudang. Pendataan spare part meliputi pengisian

data-data yang berhubungan dengan spare part, penentuan jumlah pesanan

ekonomis spare part (EOQ), penentuan jumlah persediaan spare part minimum

(Minimum Stock), dan penentuan saat pemesanan spare part kembali (Reorder

Point). Pendataan pemasok meliputi pengisian data-data yang berhubungan dengan

pemasok.

Berdasarkan data-data spare part yang telah dimasukkan, apabila jumlah

suatu item spare part berada pada kondisi minimum stock, maka staff gudang

membuat dan mencetak Surat Permintaan Beli (SPB) sebanyak tiga rangkap

(copy), dengan pendistribusian sebagai berikut :

1. Copy pertama diberikan kepada staff keuangan,

2. Copy kedua disimpan oleh staff gudang, dan

3. Copy ketiga diberikan kepada kepala bengkel (yang melakukan proses

pemesanan spare part).

Setelah staff keuangan menerima SPB rangkap (copy) pertama dari staff

gudang, staff keuangan mengkonsultasikan SPB tersebut dengan manajer

operasional. Setelah manajer operasional menyetujui SPB tersebut, staff

keuangan membuat Surat Perintah Pembelian (SPP) sebanyak dua rangkap, dengan

pendistribusian sebagai berikut :

1. Rangkap pertama diberikan kepada kepala bengkel, dan

2. Rangkap kedua diberikan kepada staff akuntansi.

Setelah kepala bengkel menerima SPP dari staff keuangan, kepala

bengkel membuat Surat Penawaran Harga (SPH) sebanyak empat rangkap

beserta Daftar Penawaran Harga (DPH) sebanyak enam rangkap, dengan

pendistribusian sebagai berikut :

1. SPH rangkap pertama beserta DPH sebanyak tiga rangkap diberikan kepada

pemasok,

2. SPH rangkap kedua beserta DPH rangkap keempat diberikan kepada staff

keuangan,

3. SPH rangkap ketiga beserta DPH rangkap kelima diberikan kepada staff

akuntansi, dan

4. SPH rangkap keempat beserta DPH rangkap keenam diberikan kepada staff

gudang.

Setelah pemasok menerima SPH rangkap pertama beserta DPH sebanyak

tiga rangkap dari kepala bengkel, pemasok mengisi harga masing-masing spare

part yang tertera pada tiga rangkap DPH tersebut. Setelah mengisi harga masing-

masing spare part, pemasok mengembalikan DPH, dengan pendistribusian sebagai

berikut :

1. DPH rangkap pertama kepada staff gudang,

2. DPH rangkap kedua kepada staff keuangan, dan

3. DPH rangkap ketiga kepada staff akuntansi.

Setelah ketiga rangkap DPH dikembalikan oleh pemasok, kepala bengkel

membuat Surat Penetapan Pesanan (SPPs) sebanyak tiga rangkap, dengan

pendistribusian sebagai berikut :

1. Rangkap pertama dan ketiga diberikan kepada manajer operasional. Rangkap

ketiga akan dikembalikan kepada kepala bengkel untuk disimpan setelah

disetujui oleh manajer operasional, dan

2. Rangkap kedua diberikan kepada staff akuntansi

Setelah membuat SPPs, kepala bengkel membuat Surat Order Pembelian

(SOP) sebanyak empat rangkap, dengan pendistribusian sebagai berikut :

1. Rangkap pertama diberikan kepada pemasok,

2. Rangkap kedua diberikan kepada staff akuntansi,

3. Rangkap ketiga diberikan kepada staff gudang, dan

4. Rangkap keempat disimpan oleh kepala bengkel.

Setelah membuat SOP, kepala bengkel membuat Surat Kontrak (SK)

sebanyak empat rangkap, dengan pendistribusian sebagai berikut :

1. Rangkap pertama diberikan kepada staff keuangan yang kemudian diteruskan

kepada staff akuntansi sebagai lampiran bukti pembukuan,

2. Rangkap kedua diberikan kepada pemasok,

3. Rangkap ketiga diberikan kepada staff gudang sebagai acuan mengenai

syarat-syarat dan waktu penyerahan spare part yang akan dikirimkan oleh

pemasok, dan

4. Rangkap keempat disimpan oleh kepala bengkel.

Apabila spare part yang dipesan beserta Faktur dan Surat Jalan (SJ) dari

pemasok telah diterima dan diperiksa oleh staff gudang, staff gudang membuat dan

mencetak Bukti Barang Masuk (BBM) sebanyak empat rangkap (copy), dengan

pendistribusian sebagai berikut :

1. Copy pertama diberikan kepada pemasok,

2. Copy kedua disimpan oleh staff gudang,

3. Copy ketiga diberikan kepada staff akuntansi, dan

4. Copy keempat diberikan kepada kepala bengkel.

Setelah kepala bengkel menerima BBM rangkap (copy) keempat dari

staff gudang, kepala bengkel membuat Berita Acara (BA) sebanyak empat

rangkap, dengan pendistribusian sebagai berikut :

1. Rangkap pertama diberikan kepada pemasok,

2. Rangkap kedua diberikan kepada staff gudang,

3. Rangkap ketiga diberikan kepada staff akuntansi, dan

4. Rangkap keempat diberikan kepada kepala bengkel.

Disaat montir membutuhkan suatu suku cadang kendaraan bermotor

(spare part) guna melakukan kegiatan pemeliharaan atau perbaikan kendaraan

angkutan umum, montir akan meminta spare part yang diperlukan kepada staff

gudang dengan sebelumnya membuat Surat Permintaan Kebutuhan Barang

(SPKB) sebanyak dua rangkap, dengan pendistribusian sebagai berikut :

1. Rangkap pertama diberikan kepada staff gudang, dan

2. Rangkap kedua disimpan oleh montir yang bersangkutan sebagai tanda bukti

permintaan barang.

Setelah staff gudang menerima SPKB rangkap pertama dari montir, staff

gudang membuat dan mencetak Form Pengeluaran Barang Gudang (FPBG)

sebanyak empat rangkap (copy), dengan pendistribusian sebagai berikut:

1. Copy pertama diberikan kepada montir yang bersangkutan beserta spare part

yang dibutuhkan,

2. Copy kedua diberikan kepada kepala bengkel,

3. Copy ketiga diberikan kepada staff akuntansi, dan

4. Copy keempat disimpan oleh staff gudang.

Setiap akhir bulan, staff gudang mencetak laporan persediaan spare part

yang dihasilkan oleh sistem untuk disimpan dan diberikan kepada manajer

operasional. Laporan tersebut berupa laporan yang berhubungan dengan hal-hal

mengenai persediaan spare part yaitu Laporan Fisik Persediaan Spare Part

(Physical Inventory Status Report); Laporan Status Persediaan (Inventory Status

Report); dan Management by Exception Report, yaitu laporan yang memberikan

informasi kepada manajer operasional tentang penyimpangan-penyimpangan

yang terjadi diluar batas yang dapat diterima, setelah membandingkan antara

kinerja aktual dengan kinerja standar atau dengan perencanaan sebelumnya dari

hal-hal yang berhubungan dengan persediaan spare part.

b. Application Domain

Sistem yang dikembangkan diharapkan dapat mendukung tugas-tugas yang

ditangani oleh staff gudang dan dapat mempermudah dalam melakukan

pengelolaan dan pengendalian terhadap persediaan spare part didalam gudang.

Berikut adalah fungsi utama application domain sistem informasi manajemen

persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA: penentuan jumlah pesanan ekonomis

spare part (EOQ), penentuan jumlah persediaan penyelamat (Safety Stock) yang

merupakan persediaan spare part minimum (Minimum Stock), penentuan saat

pemesanan spare part kembali (Reorder Point), dan pencetakan laporan-laporan

yang berhubungan dengan persediaan spare part.