penerapan software aplikasi nci bookman versi … · perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

PENERAPAN SOFTWARE APLIKASI NCI BOOKMAN VERSI

2.40 DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH

KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh

gelar vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perpustakaan

Oleh

Aji Wirawan

D 1808003

PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

2011


commit to user ii

MOTTO

Ilmu yang bermanfaat betapapun kecilnya, merupakan pembendaharaan dan kekayaan yang

luar biasa(Q.S, Al-Baqarah : 269)

Orang yang berjiwa besar memiliki dua hati ; satu hati menangis dan yang satu lagi

bersabar(Khahlil Gibran)

Yang namanya orang kuat bukanlah orang yang banyak menjatuhkan lawan. Tetapi orang

kuat sejati ialah orang yang sanggup mengontrol dirinya ketika sedang marah

(HR. Bukhari Muslim)


commit to user iii

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada :

1. Orang tuaku yang selalu memberikan perhatian dan

doanya untukku

2. Adikku yang selalu menjadi penyemangat untuk maju

3. Teman-teman DIII Perpustakaan angkatan 2008

4. Almamaterku dan seluruh Pustakawan


commit to user iv

ABSTRAK

Aji Wirawan, 2011. PEMANFAATAN SISTEM AUTOMASI DI KANTOR

ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA, Tugas Akhir.

Program Studi Diploma III Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta

Tugas Akhir ini bertujuan untuk menjawab pertanyaan 1) bagaimanakah

sistem automasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta? 2) apa

kegunaan sistem automasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta?

3) hambatan apa saja yang dialami dari penggunaan sistem automasi di Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta? 4) bagaimana cara mengatasi hambatan-

hambatan yang dialami dari penggunaan system automasi di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta?

Metode yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah metode

observasi, metode wawancara, metode studi kepustakaan, metode dokumentasi,

berlokasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

Hasil Tugas Akhir menunjukkan bahwa:1) Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta menggunakan sistem pelayanan campuran (mixedst access)

dipergunakan oleh perpustakaan dalam pelayanan kepada pemustaka, 2) Penggunaan

OPAC sebagai penelusuran informasi yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta yaitu program aplikasi NCI BookMan versi 2.40 sangat

membantu dalam hal pelayanan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta, 3) Program aplikasi NCI BookMan versi 2.40 merupakan sistem automasi

yang dimanfaatkan oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

dalam pelayanan sirkulasi, seperti : peminjaman, pengembalian dan perpanjangan,

serta pembuatan kartu anggota perpustakaan, 4) Hambatan dari sistem automasi yang

ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah minimnya

pustakawan yang mengerti dalam pengoprasian sistem automasi NCI BookMan versi


commit to user v

2.40, masalah saluran listrik yang kerap padam. Meskipun demikian setiap hambatan

pasti ada pemecahannya dalam usaha mengoptimalkan layanan kepada user.

Kata Kunci : Sistem Automasi – OPAC - NCI BookMan versi 2.40


commit to user vi

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Alhamdulillah hirobbil’alamin segala puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT

atas segala rahmatnya dan ridhoNya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas

Akhir yang berjudul “PEMANFAATAN SISTEM AUTOMASI DI KANTOR ARSIP

DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA” yang disusun guna

memenuhi salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A.Md.) di

bidang perpustakaan.

Terselesaikannya Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan serta dukungan

berbagai pihak yang telah diberikan kepada penulis. Rasa syukur dan terima kasih penulis

sampaikan terutama kepada Allah SWT yang selalu memberikan rahmat dan ridhoNya serta

kepada :

1. Orang tua penulis yang selalu memberikan dukungan sepenuhnya dan selalu ada di

setiap langkah penulis.

2. Bapak Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M. Si, selaku pembimbing Tugas Akhir dan juga

selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas

Sebelas Maret Surakarta

3. Bapak Drs. Widodo,M.Sos Sc, selaku penguji Tugas Akhir

4. Bapak Drs. H. Supriyadi SN. SU., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

5. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Perpustakaan FISIP Universitas Sebelas Maret

Surakarta yang telah memberikan banyak ilmu dan pengetahuan kepada penulis


commit to user vii

6. Ibu Dra. Siti Muryati, MM., selaku Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta yang telah memberikan izin dalam pelaksanaan Praktek Kerja

Lapangan di kantor tersebut

7. Seluruh staf dan karyawan kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Kota Surakarta

yang telah banyak membantu melengkapi data-data yang penulis butuhkan

8. Teman-teman DIII Perpustakaan angkatan 2008 yang telah banyak membanyu dan

memberikan motivasi dalam penyelesaian Tugas Akhir ini

9. Seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Tugas Akhir ini masih ada

kekurangan, baik dalam hal penyajiannya maupun penyusunannya. Oleh karena itu,

segala kritik dan saran yang membangun akan penulis terima dengan kerendahan

hati. Penulis berharap semoga tulisan ini dapat bermanfaat bagi pembaca pada

umumnya.

Wassalamu’alaikum wr. wb.

Penulis


commit to user viii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL …………………………………………………..…………..…. i

HALAMAN PERNYATAAN………………………………………..……………… ii

HALAMAN PENGESAHAN …………………………………….………………… iv

HALAMAN MOTTO ……………………………………………….………………...v

HALAMAN PERSEMBAHAN………………………………….…………………. vi

ABSTRAKSI …………………………………………………………………….… .vii

HALAMAN KATA PENGANTAR ………………………………………...….…. viii

HALAMAN DAFTAR ISI ……………………………………………………….…. xi

HALAMAN DAFTAR BAGAN………………………………………………...… xiv

HALAMAN DAFTAR TABEL …………………………………………………..... xv

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang …….………………………………………………….1 1.2. Rumusan Masalah ..………………………………………………….2 1.3. Tujuan ……………………………………………………………….3 1.4. Metode Pengumpulan Data ………………………………………….4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA/LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Perpustakaan ………..………………………………….…6

2.2. Fungsi Perpustakaan ……..…………………………………………. .7

2.3. Jenis Perpustakaan ………………………………………………..….. 9

2.4. Layanan Perpustakaan ……..………………………..….………..…11

2.5. Pengertian Teknologi Informasi …………………………………….11

2.6. Pengertian Otomasi …………………………………………...……..11


commit to user ix

2.7. Perangkat Keras / Hardware ………….…………………………..….13

2.8. Perangkat Lunak / Software …………………………………….…..16

2.9. Perlengkapan Pendukung ………………………………………..…..17

2.10. Jaringan Komputer ………….………………………………….…….18

2.11. Sumber Daya Manusia …………………………………………...….19

2.12. Open Source Software …………………………………………..…..20

BAB III GAMBARAN UMUM KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA

3.1. Sejarah ………………….………………………….……………… 24

3.2. Visi dan Misi ………………………………………….…………….27

3.3. Struktur Organisasi ……………….……………………………… .27

3.4. Tugas dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta …………………………….……………………..……….30

3.5. Sumber Daya Manusia ……………….……………………………..31

3.6. Gedung dan Ruangan Perpustakaan …………………………...…….32

3.7. Sumber Dana ………………….………………………………….….33

3.8. Sarana dan Prasarana ….……………..……………………….…….33

3.9. Koleksi …………………………….………………….……………34

3.10. Layanan .…………………………………………………………….38

BAB IV PEMBAHASAN

4.1. Sistem Otomasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ……………………………………………………………..47


commit to user x

4.2. Kegunaan Sistem Otomasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ………………………………………………..……..55

4.3. Hambatan…………………………………………………………….56

4.4. Pemecahan Masalah ……….…………………………………….…..57

BAB V PENUTUP

5.1. Kesimpulan ……………………………………………….……….……59

5.2. Saran .....................................…...…………………………………..…..60

DAFTAR PUSTAKA …………..…………………………………………………,.61

LAMPIRAN


commit to user xi

DAFTAR BAGAN

Bagan 1. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah……………28


commit to user xii

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Daftar Karyawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta ....…..……………………………………………………………32

Tabel 2. Sarana dan Prasarana………………………………………………… 33

Tabel 3. Koleksi Buku………….………………………………………………35

Tabel 4. Koleksi Audio Visual…………………………………………………38


commit to user 1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Perpustakaan adalah suatu ruangan bagian dari gedung / bangunan

atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi yang disusun dan

diatur sedemikian rupa sehingga mudah dicari dan di pergunakan apabila

sewaktu-waktu diperlukan untuk pembaca. (Sutarno NS. 2003 : 7)

Sejalan dengan perkembangan teknologi dan informasi di zaman

yang semakin maju, perpustakaan sebagai pelayanan akan kebutuhan

informasi maka di tuntut untuk berkembang dengan memanfaatkan Teknologi

Informasi (TI) supaya lebih maksimal dalam mencapai tujuan.

Penggunaan TI khusunya computer di perpustakaan sudah dimulai sejak tahun

1960-an di beberapa perpustakaan Amerika Utara dan Inggris. Dengan adanya

Teknologi Informasi, perpustakaan mengembangkan berbagai sistem layanan.

Karena itu setiap perpustakaan telah memiliki sistem automasi yang

membantu segala aktifitas di perpustakaan.

Automasi merupakan proses pengelolaan perpustakaan dengan

menggunakan teknologi informasi. Dengan bantuan dari teknologi informsai,

maka beberapa pekerjaan yang dilakukan secara manual dapat dipercepat dan


commit to user

2

diefesiensikan. Automasi perpustakaan juga dapat membantu proses

pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan mudah untuk ditelusuri

kembali. (http://librarycorner.org/2007/02/28/otomasi-perpustakaan/)

Maka dari itu pustakawan dapat menggunakan waktu lebih untuk

mengembangkan perpustakaan, karena semua pekerjaan telah diambil alih

komputer.

Dalam Layanan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta telah menggunakan sistem Automasi. Sistem Automasi layanan di

Kantor Arsip dan Perpustakaan Derah Kota Surakarta menggunakan program

aplikasi NCI BookMan versi 2.40 merupakan kelanjutan dari Bookman versi

2.30 dengan beberapa fasilitas tambahan pengelolaan koleksi majalah atau

jurnal dan denda. BookMan versi 2.40 dilengkapi dengan web yang

memungkinkan penelusuran via internet, termasuk fasilitas administrasi

webnya yang dapat di lakukan sendiri oleh perpustakaan.

1.2.Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang diambil penulis berdasarkan tujuan pada

penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

1.2.1.Bagaimanakah sistem automasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Surakarta?


commit to user

3

1.2.2.Apa kegunaan sistem automasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Surakarta?

1.2.3.Hambatan apa saja yang dialami dari adanya penggunaan sistem

automasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Surakarta?

1.2.4.Bagaimana cara mengatasi hambatan-hambatan yang dialami dari

adanya penggunaan sistem automasi di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta?

1.3.Tujuan

Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah :

1.3.1 Untuk mengetahui bagaimana sistem automasi di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Surakata.

1.3.1 Untuk mengetahui kegunaan sistem automasi di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Surakata.

2.3.1 Untuk mengetahui hambatan dari sistem automasi di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Surakarta.

3.3.1 Mengetahui langkah-langkah yang dilakukan perpustakaan untuk

mengatasi hambatan-hambatan yang dihadapi dalam penggunaan

sistem automasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta.


commit to user

4

1.4.Metode Pengumpulan Data

Praktek Kerja Lapangan ini di laksanakan mulai tanggal 14 Februuari

2011 sampai dengan 25 Maret 2011, bertempat di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

1.4.1. Metode Observasi

Metode Observasi adalah suatu teknik pengumpulan data

dengan cara melakukan pengamatan langsung pada suatu objek yang

akan diteliti (Arikunto, 1996:27). Penulis melakukan pengamatan

langsung dan terlibat langsung dalam kegiatan yang menggunakan

otomasi perpustakaan.

1.4.2. Metode Wawancara

Metode Wawancara merupakan metode pengumpulan data

dengan cara bertanya langsung (berkomunikasi langsung) dengan

responden (Suratno dan Lincolin Arsyad. 1998:92). Dalam metode ini

penulis melakukan wawancara langsung dengan sumber informasi yaitu

petugas untuk menanyakan seputar kegiatan yang menggunakan otomasi

perpustakaan.


commit to user

5

1.4.3. Metode Studi Kepustakaan

Metode Studi Pustaka yaitu cara pengumpulan data yang

digunakan sebagai acuan dan rujukan dalam pengolahan data dan

menafsirkannya harus dilakukan dengan tolak ukur berupa teori-teori

yang diterima kebenaranya di dalam berbagai literature

(Nawawi,1994:23). Penulis menggunakan pustaka atau literature

sebagai acuan atau rujukan dalam penulisan tugas akhir ini.

1.4.4. Metode Dokumentasi

Teknik pengumpulan data yang tidak langsung ditujukan

kepada subyek penelitian. (Irawan Suhartono,2008:70). Penulis

menggunakan dokumen-dokumen dari peristiwa masa lalu yang ada

di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.


commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA/LANDASAN TEORI

2.1.Pengertian Perpustakaan

Dalam Kamus Bahasa Indonesia, pustaka artinya kitab,buku. Dalam

bahasa Inggris dikenal dengan nama library. Istilah ini berasal dari kata Latin

liber atau libri artinya buku. Dari kata Latin tersebut, terbentuklah istilah

liberaries yang artinya tentang buku. (Sulistyo Basuki,1991:3)

Perpustakaan adalah tempat atau sebuah ruangan yang digunakan

untuk menyimpan bahan pustaka baik material ataupun non book material

yang disususn berdasarkan tata urutan tertentu supaya mudah untuk dicari

oleh pembaca. Selain untuk menyimpan buku, perpustakaan juga dapat

digunakan sebagai sarana rekreasi bagi pengguna. (Lasa HS,1990:48)

Berdasarkan SK Menpan No. 132 Tahun 2003 dinyatakan bahwa

perpustakaan itu adalah unit kerja yang memiliki sumber daya manusia,

ruangan khusus dan koleksi bahan pustaka sekurang-kurangnya terdiri dari

1000 judul dari berbagai disiplin ilmu yang sesuai dengan jenis perpustakaan

yang bersangkutan dan dikelola menurut sistem tertentu.(Rachman

Hermawan.S,2006:12)


commit to user

7

Dari ketentuan di atas, sebuah perpustakaan harus memiliki unit kerja,

yaitu suatu lembaga yang memiliki status resmi, memiliki sumber daya yang

mampu mengelola perpustakaan, memiliki koleksi minimal 1000 judul yang

sesuai dengan pemustaka, dan memiliki sistem pengelolaan yangn standar.

2.2.Fungsi Perpustakaan

Secara umum fungsi perpustakaan adalah sebagai berikut:

a. Khazanah menyimpan karya manusia

Perpustakaan berfungsi sebagai tempat penyimpanan karya tulis, karya cetak dan karya rekam yang dibuat oleh manusia. Perpustakaan juga dapat berfungsi sebagai arsip bagi produk-produk yang dihasilkan masyarakat sebagai khazanah budaya bangsa.

b. Sumber informasi

Perpustakaan memiliki berbagai koleksi yang didalamnya terdapat informasi. Pemustaka dapat memperoleh berbagai jenis informasi baik yang bersifat khusus maupun umum.

c. Fungsi rekreasi

Perpustakaan juga dapat berfungsi sebagai rekreasi karena di perpustakaan terdapat fasilitas yang bersifat rekreatif.

d. Fungsi pendidikan

Perpustakaan adalah bagian yang tidak terpisahkan dalam dunia pendidikan, sekaligus juga sebagai lembaga pendidikan, terutama pendidikan informal.

e. Fungsi budaya

Bahan pustaka merupakan bagian dari hasil budaya dan karya umat manusia. Hanya perpustakaanlah lembaga yang selalu menghimpun. Menyimpan, dan melestarikannya dari generasi ke generasi.


commit to user

8

f. Fungsi penelitian

Penelitian memerlukan informasi unyuk mengetahui apa yang sudah. Sedang atau apa yang harus diteliti. Perpustakaan diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi penelitian.

g. Fungsi pengambilan keputusan

Koleksi perpustakaan dapat dijadikan sebagai bahan rujukan dalam pengambilan keputusan. Data dan laporan masa lalu dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan. Suatu keputusan akan tepat diambil apabila didukung dengan data dan fakta yang akurat. (Rachman Hermawan.S,2006:24-27)

Fungsi suatu perpustakaan yang dapat disebut sebagai pusat sumber informasi harus memenuhi cirri-ciri sebagi berikut :

a. Tempat dihimpunnya segala macam informasi. Baik dalam bentuk tercetak, terekam maupun digital

b. Tempat diolahnya berbagai macam sumber informasi c. Tempat disebarluaskannya segala macam sumber informasi ke

segenap anggota masyarakat pengguna yang membutuhkannya d. Dalam hal-hal tertentu berfungsi sebagai tempat lahirnya

informasi, misalnya informasi tentang pengembangan perpustakaan

e. Tempat dipeliharanya segala jenis informasi f. Tempat pewarisan budaya bangsa. Disini perpustakaan

merupakan tempat untuk melestarikan budaya bangsa sehingga karya-karya lama masih disimpan terutama di Perpustakaan Nasional

g. Masih banyak lagi tugas-tugas atau fungsi perpustakaan berkaitan dengan pelestarian dan pemanfaatan untuk kepentingan manusia pada masa sekarang maupun yangn akan dating.(PawitM.Yusup,1988:20-21)


commit to user

9

2.3.Jenis Perpustakaan

Jenis-jenis perpustakaan dibagi menjadi 7 (tujuh) yaitu :

a. Perpustakaan Internasional

Perpustakaan internasional adalah perpustakaan yang didirikan oleh 2 negara atau lebih atau perpustakaan yangn merupakan bagian sebuah organisasi internasional.

b. Perpustakaan Nasional

Fungsi utama perpustakaan nasional adalah menyimpan sebuah bahan pustaka yang tercetak dan terekam yang diterbitkan di suatu Negara. Perpustakaan nasional mereupakan perpustakaan utama dan paling komprehensif yang melayani keperluan informasi dari penduduk suatu negara.

c. Perpustakaan Umum dan Perpustakaan Keliling

Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum. Ciri perpustakaan umum adalah terbuka untuk umum, dibiayai oleh dana umum dan jasa yang diberikan pada hakikatnya bersifat Cuma-Cuma. Sedangkan perpustakaan keliling adalah bagian dari perpustakaan umum yang mendatangi pemakai dengan menggunakan kendaraan (darat maupun air). Secara umum perpustakaan keliling berfungsi sebagai perpustakaan umum yang melayani masyarakat umum yang tidak terjangkau oleh pelayanan perpustakaan umum.

d. Perpustakaan Swasta (Pribadi)

Perpustakaan swasta (pribadi) artinya perpustakaan yang dikelola pihak swasta atau pribadi dengan tujuan melayani keperluan bahan pustaka bagi kelompok, keluarga atau individu tertentu.

e. Perpustakaan Khusus

Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan sebuah departemen, lembaga Negara, lembaga penelitian. Organisasi massa, militer, industry, maupun perusahaan swasta.

f. Perpustakaan Sekolah

Perpustakaan Sekolah adalah perpustakaan yang bergabung pada sebuah sekolah, dikelola sepenuhnya oleh sekolah yang bersangkutan,


commit to user

10

dengan tujuan utama membantu sekolah untuk mencapai tujuan khusus sekolah dan tujuan pendidikan pada umumnya.

g. Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, bahan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya yang dikenal dengan nama Tri Dharma Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat). (Sulistyo Basuki,1991:42-51)

Dari jenis-jenis perpustakaan di atas maka Kantor Arsip dan

Perpustakaan daerah Kota Surakarta termasuk dalam jenis

perpustakaan umum yang ada di kota Surakarta. Perpustakaan ini

melayani semua lapisan masyarakat baik orang tua, dewasa, remaja

maupun anak-anak.

2.4.Layanan atau Jasa Perpustakaan

Layanan/jasa perpustakaan yang lazim dimanfaatkan pemustaka antara lain, jasa ruang baca dan peminjaman bahan pustaka, jasa fotokopi, jasa referensi atau rujukan, jasa penelusuran informasi, jasa pinjam antar perpustakaan, jasa penyusunan literature sekunder, jasa penerjemah, jasa penjilidan, jasa konsultasi dan bimbingan pembaca, jasa kesiagaan informasi, jasa penyebaran informasi teknis, jasa analisis informasi, dan jasa pelatihan.(Purwoko&Sri Suharmini,2006:224)


commit to user

11

2.5.Pengertian Teknologi Informasi

Sebagai sumber informasi perpustakaan dapat mengembangkan

layanan melalui Teknologi Informasi (TI) yang sudah berkembang pesat pada

abad ini. Dalam perpustakaan, TI dapat diaplikasikan diberbagai kegiatannya

seperti layanan sirkulasi, pengolahan koleksi, layanan informasi, dll. Karena

mampu mempercepat kinerja, kecepatan kinerja yang dapat meningkatkan

layanan di perpustakaan.

Pengertian Teknologi Informasi menurut Haag dan Keen (1996) :

“Teknologi Informasi adalah seperangkat alat yang membantu anda bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan proses informasi.( http://id.shvoong.com/society-and-news/2012515-pengertian-teknologi-informasi/)

Penerapan teknologi informasi di perpustakaan saat ini sudah menjadi

ukuran untuk mengetahui tingkat kemajuan dari perpustakaan tersebut. Bukan

lagi anggapan perpustakaan hanya ruangan atau gedung untuk menyimpan banyak

buku.

2.6.Pengertian Otomasi

Otomasi merupakan teknologi informasi yang digunakan oleh

perpustakaan dalam pengolahan bahan pustaka, inventarisasi, katalogisasi,

keanggotaan, sirkulasi dan berbagai kegiatan lainnya.Otomasi sebenarnya

lebih tepat disebut Teknologi Informasi yakni teknologi elektronika yang


commit to user

12

digunakan untuk pengumpulan, penyimpanan, pengolahan dan pemanfaatan

informasi.(Lasa HS,2007:217)

Adapun tujuan automasi perpustakaan adalah :

2.6.1. Untuk meningkatkan pelayanan,mempercepat dan mengefisiensikan

pekerjaan

2.6.2. Memberikan kebebasan dalam hal akses informasi

2.6.3. Untuk memenuhi tuntutan perkembangan teknologi saat ini

2.6.4. Untuk meningkatkan citra perpustakaan

2.6.5. Untuk menyebarkan informasi yang ada

2.6.6. Untuk mengembangkan kerjasama

Dalam automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat

yang saling mendukung, dan terkait satu dengan lainnya. Unsur-unsur tersebut

antara lain :

2.1.1.1.1. Komitmen pengelola perpustakaan

Seluruh pengelola perpustakaan dituntut untuk berinisiatif untuk

mewujudkan automasi perpustakaan. Hal ini perlu dilakukan

dengan diskusi yang efektif diantara mereka.


commit to user

13

2.1.1.1.2. Dukungan pimpinan

Dukunagn pimpinan sangatlah di butuhkan, karenanya para

pengelola perpustakaan harus mampu meyakinkan pimpinan

untuk memberikan dukunagn dan dorongan penuh.

2.1.1.1.3. Dana

Dukungan dan dorongan dari pimpinan tidaklah hanya secara

moral saja, akan tetapi yang pasti dukungan ketersediaannya

anggaran untuk pengadaan sarana dan prasarana yang di

butuhkan.

2.1.1.1.4. Pengguna

Pengguna disini adalah pemustaka (pengunjung perpustakaan).

Memberikan kemanfaatan kepada pengguna adalah salah satu

target dari tujuan aoutomasi perpustakaan.

Dalam aplikasinya, automasi perpustakaan sangat berkaitan dengan

beberapa komponen antara lain dibawah ini :

2.7.Perangkat Keras / Hardware

2.7.1. Komputer

Komputer merupakan perangkat keras yang digunakan dalam proses pengolahan informasi. Pengertian dari komputer itu sendiri adalah


commit to user

14

“perangkat elektronik yang dapat menerima masukan(input), dan selanjutnya melakukan pengolahan (process) untuk menghasilkan keluaran (output) berupa informasi, perangkat utama untuk melakukan tindakan tersebut juga terdiri atas perangkat masukan (input devices) perangkat proses (process devices) dan perangkat keluaran (output devices) yang ditambah dengan perangkat penyimpanan data atau informasi (storage devices).” (Aji Supriyanto, 2005 : 3)

Dari pengertian diatas dijelaskan bahwa komputer memiliki beberapa

perangkat utama antara lain :

a. Perangkat Masukan / input devices

Fungsi perangkat keras input adalah untuk mengumpulkan data

dan mengonversinya ke dalam suatu bentuk yang dapat diproses

oleh komputer. Peralatan masukan yang paling umum adalah

papan tombol atau keyboard. Peralatan lainnya adalah mouse, yang

digerakan dengan tangan untuk mengatur suatu penunjuk (pointer)

pada layar komputer.

b. Perangkat Proses / process devices

Fungsi perangkat keras pemrosesan adalah untuk temu kembali

(retrievel) dan menjalankan (execute) instruksi-instruksi (software)

yang diberikan kepada komputer. Pemrosesan dapat terdiri dari

pelaksanaan penghitungan dan kegiatan logis lainnya, seperti

membandingkan. Komponen perangkat keras pemrosesan yang


commit to user

15

paling penting adalah central processing unit (CPU) dan memori

utama (main memory).

CPU atau prosesor adalah otak komputer. CPU membaca dan

menginterpretasikan perangkat lunak serta mengkoordinasikan

kegiatan pemrosesan yang sedang berlangsung. CPU terdiri atas

VGA, memory , RAM , USB card ,Audio card.

c. Perangkat Keluaran / output devices

Fungsi perangkat keras keluaran adalah untuk menampilkan

informasi yang dihasilkan oleh sistem komputer. Informasi adalah

keluaran baik dalam bentuk hardcopy seperti pada kertas maupun

softcopy seperti pada layar monitor. Bentuk lain softcopy adalah

suara. Perangkat output terdiri atas monitor, printer, speaker.

d. Perangkat Penyimpanan / storage devices

Fungsi perangkat keras penyimpanan adalah untuk menyimpan

perangkat lunak dan data dalam bentuk yang relative permanen,

yang mudah untuk ditemu-balik ketika dibutuhkan untuk

pemrosesan. Perangkat keras penyimpanan melayani fungsi seperti

yang dilakukan oleh office filing system, tetapi datanya disimpan

dalam bentuk sinyal elektro-magnetik, biasanya pada magnetic


commit to user

16

disk atau optical disk, bukan pada kertas. Contoh perangkat keras

penyimpanan adalah Disket, CD, USB, DVD.

2.8. Perangkat Lunak / Software

Selain perangkat keras / hardware, dalam automasi perpustakaan juga

membutuhkan perangkat lunak atau software dalam aplikasinya.

“Perangkat lunak (software) adalah perangkat abstrak yang merupakan bagian utama selain hardware dari sistem komputer. Tanpa adanya software, computer adalah sebuah rongsokan elektronik, yang tidak berguna sama sekali. Hardware akan “hidup” dan memiliki fingsi jika digunakan bersama-sama dengan software-nya.” (Aji Supriyanto, 2005 : 36)

Dari pengertian di atas menyimpulkan bahwa peran software penting

dalam aplikasi Teknologi Informasi atau dalam konteks ini adalah automasi.

Software dan hardware berjalan bersama-sama dan saling melengkapi dalam

operasional TI.

Jenis perangkat lunak, dibedakan menjadi 2 jenis yaitu :

a. Operating system software , yaitu oerangkat lunak yang merupakan

operasi dasar komputer, mengelola dan mengatur sumber daya

komputer dan mengoperasikan perangkat lunak aplikasi ke komputer.

b. Application software , yaitu perangkat lunak aplikasi yang

menjalankan tugas-tugas yang bersifat umum kepada pengguna.


commit to user

17

2.9. Perlengkapan Pendukung

Perlengkapan pendukung adalah komponen yang merupakan mesin

atau alat dalam proses aplikasi automasi. Contoh perlengkapan pendukung

seperti : scanner, compact disk, dan CD-ROM

a. Scanner

Scanner adalah suatu alat elektronika yang berfungsi untuk

mengkopi file dalam bentuk kertas ke dalam buku bentuk file teks,

dokumen maupun gambar dan hasilnya akan ditampilkan pada layar

monitor komputer dan kemudian dapat diubah atau dimodifikasi sesuai

dengan apa yang diinginkan.

b. CD-ROM

Compact disc / CD merupakan perangkat penyimpanan yang

dapat menyimpan file-file berupa teks, dokumen, dan audio-visual.

CR-ROM terbuat dari resin yang dilapisi permukaan yang sangat

reflektif seperti alumunium. Informasi direkam secara digital sebagai

lubang-lubang , mikroskopis pada permukaan yang reflektif. Proses ini

dilakukan dengan menggunakan lasser yang berintensitas tinggi.

Permukaan yang berlubang ini kemudian dilapisi oleh lapisan bening

dan akan disinari oleh laser berintensitas rendah sementara motor


commit to user

18

memutar disk dan kemudian terefleksikan dan dideteksi oleh

fotosensor yang kemudian dikonversi menjadi data digital.

2.10. Jaringan Komputer

Jaringan komputer merupakan bagian dari perkembangan automasi

perpustakaan. Jaringan computer di butuhkan karena adanya kebutuhan atau

pemanfaatan bersama.

Komponen perangkat keras jaringan antara lain komputer sebagai server dan

kline. Network Interface Card (LAN Card terminal kabel / Hub), jaringan

telepon atau radio dan modem. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam

membangun jaringan computer adalah sebagai berikut :

a. Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN,WAN)

b. Lokasi dari hardware : computer, kabel, panel distribusi dan

sejenisnya.

c. Protokol komunikasi yang digunakan

d. Menentukan staf yang bertanggung jawab terhadap pembangunan

jaringan.

2.11. Sumber Daya Manusia

Teknologi Informasi tidak hanya berupa perangkat keras ataupun

perangkat lunak, namun juga mengenai sumber daya manusia yang ada.


commit to user

19

Kebutuhan sunber daya manusia yang dibutuhkan dalam pengoperasian

sistem automasi perpustakaan antara lain :

a. DataBase Administration

Jabatan ini bertanggung jawab terhadap kelancaran operasional dari basis

data. Pengaturan siapa yang bias mengakses segala data merupakan tugas

seorang DataBase Administrator. Berbeda dari organisasi atau perusahaan

pada umunnya yang hanya menyimpan data tekstual “biasa”, Seorang

DataBase Administrator mempunyai tantangan tersendiri, karena jenis

data yang disimpan lebih beragam. Jika basis data tidak dapat beroperasi

maka seluruh koleksi di dalamnya tidak dapat diakses. Mekanisme backup

agar selalu aman dan recovery jika terjadi kerusakan data., juga menjadi

tanggung jawabnya.

b. Network Administration

Jabatan ini bertanggung jawab terhadap kelancaran operasional jaringan

komputer di dalam lingkungan organisasi. Jika jaringan komputer tidak

dapat beroperasi maka pengguna tidak dapat menggunakan dan

mengakses komputer yang ada.


commit to user

20

c. System Administration

Jika seorang DataBase Administration lebih fokus pada kumpulan data

koleksi yang ada, maka seorang system administration lebih terfokus

terhadap sistem computer yang meliputi, sistem operasi, utilitas-utilitas,

serta program aplikasi yang ada di dalamnya.

2.12. Open Source Software

Free software adalah perangkat lunak yang dilengkapi dengan kode

sumber dapat digunakan oleh siapa saja dan bebas untuk dikembangkan

sendiri oleh pemakai (sepanjang lisensi memperkenankannya). Untuk

mendapatkannya bisa saja gratis ataupun membayar dengan harga yang

relatif murah. Open source merupakan istilah yang dikemukakan oleh Eric

Reymond pada tahun 1998 dan dimaksudkan untuk menghilangkan makna

“free” pada istilah free open source telah ada dikarenakan makna ambigu

yang timbul karena dalam Bahasa Inggris kata “free” dalam arti gratis

maupun kebebasan.

Hak-hak yang disediakan open source sebagai berikut :

2.12.1.1.1. Hak untuk membuat salinan program dan mendistribusikan

salinan tersebut.

2.12.1.1.2. Hak untuk mengakses kode sumber sebagai syarat untuk

bisa melakukan pemodifikasian.


commit to user

21

2.12.1.1.3. Hak untuk melakukan pengembangan terhadap program.

Dalam perkembangannya Pemanfaatan Teknologi Informasi (TI)

bertujuan :

a. Meringankan pekerjaan.

b. Memudahkan dan memperlancar pelaksanaan tugas pustakawan.

c. Mempercepat proses temu kembali informasi.

d. Memperlancar kerjasama informasi.

e. Meningkatkan pelayanan informasi dan memanfaatkan teknologi

informasi.

Teknologi Informasi dapat diaplikasikan pada kegiatan pengadaan,

inventarisasi, katalog, sirkulasi, bibliografi, indeks dan penelusuran literature.

Sedangkan Sulistyo Basuki (1991:87) berpendapat “ Teknologi Informasi

adalah teknologi yang digunakan untuk menyimpan, menghasilkan, mengolah

serta menyebarkan informasi. Salah satu tujuan perpustakaan adalah temu

balik informasi, artinya menemukan informasi yang disimpan oleh

perpustakaan serta perpustakaan lain. Temu balik informasi menyangkut

kendali sumber dan materi perpustakaan, eksploitasi informasi serta isi

dokumen ”. Teknologi Informasi mempunyai peran yang sangat penting

dalam pelayanan perpustakaan di jaman modern seperti sekarang ini . Selain


commit to user

22

bermanfaat bagi pengguna namun juga sangat menolong pekerjaan para

pustakawan.

Manfaat penerapan Teknologi Informasi di dalam perpustakaan

(Wahyu Supriyanto,2008:23) :

a. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan.

b. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan.

c. Meningkatkan citra perpustakaan.

d. Pengembangan infrastruktur nasional, regional, dan global.

Saat ini perpustakaan telah banyak memanfaatkan berbagai macam

bentuk teknologi informasi yang telah muncul dan diterapkan dalam pekerjaan

di perpustakaan.

Penerapan Teknologi Informasi di perpustakaan dapat difungsikan

dalam berbagai bentuk, antara lain :

1. Teknologi Informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen

Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem

informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi

bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistic dan sebagainya. Fungsi ini

sering diistilahkan sebagi bentuk Automasi Perpustakaan.


commit to user

23

2. Teknologi Informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan

menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk

penerapan TI dalam perpustakaan sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.

Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun

terintegrasi dalam satu sistem informasi, tergantung dari kemampuan software

yang digunakan, sumber daya manusia, dan infrastruktur peralatan teknologi

informasi yang didukung keduanya.

Penerapan teknologi informasi ini merupakan suatu perubahan layanan

yang mengharuskan para pustakawan memodernisasi pelayanan dan menerapkan

teknologi informasi dalam kegiatan sehari-harinya. Dengan menerapkan teknologi

informasi yang ada, menjadikan mudah bagi pustakawan. Pustakawan juga harus

terus mengikuti perkembangan teknologi yang ada.


commit to user 24

BAB III

GAMBARAN UMUM KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN

DAERAH KOTA SURAKARTA

3.1.Sejarah

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan

Peraturan daerah No. 6 Tahun 2001. Sebelum dibentuk Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta, penyelenggaraan urusan pemerintahan di bidang kearsipan

ditangani oleh Kantor Sekretaris Daerah Pemerintah Kota Surakarta, khususnya di

Bagian Umum. Namun, setelah ada keputusan Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun

1992, maka susunan organisasi dan tata kerja Sekretaris Wilayah Daerah Pemerintahan

Kota Surakarta menjadi pola maksimal.

Adanya Surat Keputusan dari Menteri Dalam Negeri merupakan jawaban atas

Surat Gubernur Kepala daerah Tingkat I Jawa Tengah tanggal 28 September 1992 No.

061/29056. Surat Gubernur tersebut berisi usulan tentang peningkatan pola organisasi

Sekretariat Wilayah/daerah Tingkat II yang merupakan kelanjutan dari Surat Walikota

Madya Kepala Daerah Tingkat II Surakarta tanggal 29 April 1992 yang berisi pengajuan

permohonan agar susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat Wilayah/Daerah Kota

Surakarta menjadi pola maksimal. Sebagai jawaban atas surat tersebut, Menteri Dalam

Negeri mengeluarkan surat persetujuan atas perubahan susunan organisasi dan tata kerja

Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Surat ini dikeluarkan

pada tanggal 8 Oktober 1992 No. 061/2597/SJ.


commit to user

25

Berdasarkan atas Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri tersebut, selanjutnya

disusun Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993

tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat

DPRD Tingkat II Surakarta. Atas hal tersebut, terbentuklah Peraturan Daerah No. 7

Tahun 1993 seri: D No. 6 tanggal 22 April 1993, yang disyahkan dengan Keputusan

Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah No. 183.3/173/1993 tanggal 23 Maret

1993.

Selanjutnya, Peraturan Daerah tersebut mengalami perubahan sebanyak dua

kali, perubahan pertama dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II No. 2

tahun 1996 tentang Perubahan Pertama Peraturan Daerah Kotamadya daerah Tingkat II

Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat

Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta.

Kemudian Peraturan Daerah dirubah lagi dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah

Tingkat II Surakarta No. 17 Tahun 1999 tentang Perubahan Kedua Peraturan Daerah

Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi

dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta.

Perubahan kedua Peraturan Daerah ini termuat dalam Lembaran Daerah Kotamadya

Surakarta Tahun 1999 No. 31 Seri: D No. 12.

Dengan adanya Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta

tentang Perubahan Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Tingkat II Surakarta No. 1 tahun

1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan

Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta tersebut, maka penyelenggaraan urusan


commit to user

26

pemerintahan di bidang kearsipan masih ditangani oleh Bagian Umum di bawah

Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta.

Kemudian, dengan adanya Undang-Undang No. 22 Tahun 1999 tentang

Pemerintahan Daerah yang menganut prinsip penyelenggaraan otonomi daerah yang luas,

nyata dan bertanggungjawab. Demi kelancaran penyelenggaraan tersebut, Pemerintahan

Daerah Kota Surakarta merasa perlu adanya penataan kembali perangkat Pemerintahan

Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 84 Tahun 2000 tentang

Pedoman Organisasi Perangkat Daerah. Untuk itu, diterbitkanlah Peraturan Daerah Kota

Surakarta No. 6 Tahun 2001 yang termuat dalam Lembaran daerah Kota Surakarta tahun

2001 No. 14 seri: D 12 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah

Kota Surakarta.

Dengan adanya Peraturan Daerah kota Surakarta no. 6 Tahun 2001 tersebut,

maka dibentuklah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang

menangani penyelenggaraan urusan pemerintahan di bidang kearsipan. Peraturan daerah

ini kemudian ditindaklanjuti dengan Keputusan Walikota Surakarta No. 36 tahun 2001

tentang Pedoman Uraian Tugas kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

Kemudian, muncul Peraturan Walikota Surakarta no. 32 Tahun 2008 tentang Penjabatan

tugas pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta.


commit to user

27

3.2.Visi dan Misi

Dalam pelaksanaan kegiatan, Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah kota

Surakarta mempunyai visi dan misi. Adapun visi dan misi tersebut adalah sebagai

berikut :

3.2.1. Visi

“Terwujudnya budaya masyarakat yang cerdas dan berbudi luhur bertumpu

pada informasi”

3.2.2. Misi

a. Menyediakan dan melayani kebutuhan informasi serta pengetahuan

ilmiah.

b. Mendorong, meningkatkan dan memotivasi masyarakat untuk gemar

membaca.

c. Mendorong terwujudnya penataan arsip dan perpustakaan yang modern.

d. Menjadikan arsip dan perpustakaan sebagai pusat ilmu pengetahuan dan

teknologi (IPTEK), sarana penelitian, sarana rekreasi serta pendidikan.

e. Mewujudkan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah sebagai Pembina

kearsipan dan perpustakaan di instansi dan masyarakat.

3.3.Struktur Organisasi

Struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

disusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi secara lebih efektif.

Dengan adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan sutau struktur organisasi yang

menentukan seluruh tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam suatu organisasi.


commit to user

28

Dalam rangka melaksanakan ketentuan pasal 72 Peraturan Daerah Kota

Surakarta Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kota Surakarta, maka

ditetapkan Peraturan Walikota tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi serta Tata

Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Adapun struktur organisasi

Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta No.

32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Surakarta. Mengenai bagan struktur organisasi Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut :

Bagan 1 Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta

Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, 2009

KEPALA

SUB BAGIAN

TATA USAHA

SEKSI

PENGELOLAAN

PERPUSTAKAAN

SEKSI

PENGELOLAAN

ARSIP

SEKSI

PELAYANAAN

PERPUSTAKAAN

KELOMPOK

JABATAN

FUNGSIONAL


commit to user

29

Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing-masing

bagian dalam struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

adalah sebagai berikut :

1. Kepala kantor

Kepala Kantor mempunyai tugas sebagai motivator dan innovator. Cakupan tugas-

tugasnya adalah menggerakan seluruh unsure, baik berupa sumber daya manusia,

dana maupun lainnya untuk dapat dikelola dan dimanfaatkan menjadi kekuatan-

kekuatan yang potensial bagi instansi. Kegiatan utama yang diemban adalah

pelayanan masyarakat yang membutuhkan suatu informasi bersumber dari buku,

dokumen dan media informasi lainnya.

2. Subbagian Tata Usaha

Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan

teknis, pembinaan,pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu,

pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang Tata Usaha, meliputi :

perencanaan, evaluasi dan pelaporan, keuangan, umum dan kepegawaian.

3. Seksi Pengelolaan arsip

Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan

kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengelolaan arsip, meliputi :

pembinaan teknis kearsipan, pengelolaan arsip dinamis inaktif dan statis memberikan

layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yang di tetapkan oleh Kepala

Kantor.


commit to user

30

4. Seksi Pengelolaan Perpustakaan

Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan

kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengelolaan perpustakaan,

meliputi : pengadaan, pengolahan dan pemeliharaan bahan pustaka sesuai dengan

kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.

5. Seksi Pelayanan Perpustakaan

Seksi Pelayanan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan

kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pelayanan perpustakaan,

meliputi : pelayanan sirkulasi dan referensi, pendidikan pemakai dan penyebarluasan

informasi serta pembinaan perpustakaan sesuai dengan kebijakan teknis yang

ditetapkan oleh Kepala Kantor.

6. Jabatan Fungsional

Jabatan Fungsional mempunyai tugas sesuai dengan Jabatan Fungsional masing-

masing berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

3.4. Tugas dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

1) Tugas Pokok

Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Kota Surakarta yang berkedudukan

di Kota Surakarta, merupakan unsur penunjang pemerintahan daerah di bidang

kearsipan dan perpustakaan daerah. Adapun kedudukan, tugas pokok dan fungsi

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu Kantor arsip dan

Perpustakaan Daerah dalam melaksanakan tugas dipimpin seorang Kepala Kantor


commit to user

31

yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Walikota melalui

Sekretaris Daerah yakni melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah

di bidang kearsipan dan perpustakaan.

2) Fungsi

Untuk melaksanakan tugas pokok, Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

mempunyai fungsi sebagai berikut :

a. Penyelenggaraan kesekretariatan kantor

b. Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi dan pelaporan

c. Pengelolaan dan pelayanan arsip

d. Pengelolaan perpustakaan

e. Penyelenggaraan pelayanan perpustakaan

f. Penyelenggaraan sosialisasi

g. Pembinaan jabatan fungsional

3.5. Sumber Daya Manusia

Jumlah personalia yang terlibat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah kota

Surakarta ada 29 orang. (lihat table 3.1)

Tabel 1

Daftar Karyawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

Februari 2011


commit to user

32

NO NAMA JABATAN PANGKAT/GOL.1 Dra. Siti Muryati, MM Kepala Kantor Pembina Tk.I/IV/b2 M. Ndandung K., SH Ka. Sub. Bag. TU Penata Tk.I/III/d3 Haryanto Staff TU Penata III/c4 Daryana Staff TU Penata III/c5 Budiningsih Staff TU Penata Muda Tk.I/III/b6 Tri Suyanto Staff TU Penata Muda Tk.I/III/b7 Anis Widhaningsih, SE Staff TU Penata Muda Tk.I/III/b8 Selvia Berthisani Staff TU Penata Muda Tk.I/II/b9 Sri Mulyanti Staff TU Pengatur Muda Tk.I/II/d

10 Nina Dewi Staff TU Pengatur Muda /II/a11 Muhammad Yuhri Kepala Seksi Arsip Penata Tk.I/III/d12 Arief Heri Wiyana,S.SI Staff Arsip Penata Muda Tk.I/III/b13 Budi Sofyan Hadi Staff Arsip Penata Muda Tk.I/III/b14 Damayanti Mieke Darwati Staff Arsip Penata Muda Tk.I/III/b15 Sriyari Staff Arsip Pengatur Muda Tk.I/II/b16 Muhammad Arif Mutaqin,S.Sos Kepala Seksi Pelayanan Penata Tk.I/III/d17 Suparsi Staff Pelayanan Penata III/c18 Warsito Staff Pelayanan Penata III/c19 Agus Madiyono Staff Pelayanan Penata Muda Tk.I/III/b20 Hermawanto Staff Pelayanan Penata Muda Tk.I/III/b21 Trining Tyastuti Staff Pelayanan Penata Muda III/a22 Fatimah Rohaniwati Staff Pelayanan Pengatur Muda II/a23 Agus Sunaryo Staff Pelayanan Pengatur Tk.I/II/d24 Rachmadi Staff Pelayanan Pengatur II/c25 Sri Rahayu,S.Pd Kepala Seksi Teknis Penata Tk.I/III/d26 Umi Sudarjani Staff Teknis Penata III/c27 Sri Wahyudi,S.Sos Staff Teknis Penata Tk.I/III/b28 Kurniawati,Ama Staff Teknis Penata Muda III/a29 Reny Wahyuningsih,SH Staff Teknis Pengatur Muda II/a

Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, Februari 2011

3.6. Gedung dan Ruang Perpustakaan

Gedung Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari 4

(bagian), yaitu bagian layanan, teknis, administrasi, dan arsip. Gedung ini terdiri dari dua

lantai, yaitu lantai satu adalah bagian layanan, sedangkan lantai dua adalah bagian teknis,


commit to user

33

administrasi, arsip. Luas gedung 554m2 dengan sertifikat No. AH371769. Gedung

tersebut bekas gedung DKRP dan KB.

3.7. Sumber Dana

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memperoleh sumber

dana dari pemerintah, baik dari pusat maupun pemerintah daerah yang mengalokasikan

anggaran perpustakaan dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan

Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). Selain itu, sumber dana juga

diperoleh dari pendaftaran anggota dan denda keterlambatan pengembalian buku.

3.8. Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasarana yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta dapat dilihat pada table 3.2.

Tabel 2 Sarana dan Prasarana

NO NAMA BARANG JUMLAH

1 Meja 20

2 Kursi 78

3 Rak 12

4 Papan kegiatan 1

5 Almari buku 4

6 Kotak catalog 2

7 Brangkas 1

8 Kulkas 1


commit to user

34

9 Jam dinding 7

10 AC 5

11 Telepon 5

12 Mesin ketik 3

13 White Board 4

14 Mesin fotokopi 1

15 Komputer 7

16 Printer 4

17 Kipas angin 3

18 Dispenser 4

19 Mobil perling 4

20 Sepeda motor 2

21 Filing cabinet 5

22 Laptop 2


3.9.Koleksi

Koleksi yang dimiliki Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

tiap tahunnya mengalami peningkatan jumlah koleksi. (lihat table 3.3)

Tabel 3

Jumlah Keseluruhan Buku Sampai Dengan tanggal 03 Maret 2011

GOLONGAN Judul Eksemplar

000 3.810 3.997


commit to user

35

100 2.155 2.834

200 1.737 1.945

300 4.696 5.730

400 843 957

500 1.066 2.002

600 5.697 6.490

700 1.095 1.213

800 2.066 2.479

900 1.055 1.213

FIKSI 5.802 6.967

Jumlah 30.289 35.827


Sedangkan jumlah koleksi yang ada di mobil keliling ada 3.811 judul dengan

jumlah eksemplar 6.129.

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memiliki berbagai jenis

koleksi, diantaranya adalah :

1. Koleksi Umum

Koleksi umum ada yang menyebutkan koleksi sirkulasi yaitu koleksi yang bias

di pinjam dan dibawa pulang.


commit to user

36

2. Majalah

Majalah adalah kumpulan berita, artikel, cerita, dan sebagainya yang dicetak

dengan lembaran kertas ukuran plano kuarto atau folio, dijilid dalam bentuk buku.

Majalah biasanya terbit teratur seminggu sekali, dua minggu sekali atau satu bulan sekali.

Pemberian kode yang dipakai adalah kode huruf dengan angka, kode ini dapat

dipakai sebagi cirri penempatan majalah atau tanda majalah. Koleksi majalah yang

terdapat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta meliputi, Penyebar

Semangat, Kartini, Femina, Media Pustaka, Motor, Civitas, Tempo, India Prespektif,

Gadis, Hidup, T & T, Matra, dan lain-lain. Majalh ini berasal dari pembelian dan hadiah.

3. Surat Kabar

Surat kabar adalah kumpulan berita, artikel, cerita, iklan, dan sebagainya yang

dicetak dalam lembaran kertas ukuran plano, terbitan secara teratur, bias setiap hari atau

seminggu sekali.

Surat kabar yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta, antara lain Solopos, Suara Merdeka, Kompas, Joglo semar, dan lain-lain. Surat

kabar dari pembelian yang berlangganan.

4. Referensi

Buku referensi adalah buku yang isinya tidak untuk dibaca secara keseluruhan

tetapi digunakan sebagai alat konsultasi. Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta disamping menyediakan buku koleksi umum juga menyediakan buku referensi,

antara lain ensiklopedia, kamus, buku tahunan, biografi, bibliografi, buku pegangan dan


commit to user

37

pedoman, buku petunjuk atau direktori, sumber-sumber ilmu murni (geografi), indeks

dan abstrak serta penerbitan-penerbitan pemerintah.

Perbedaan antara koleksi umum dan referensi, antara lain :

a. Buku-buku referensi hanya dapat dibaca ditempat atau tidak boleh dipinjam dan

dibawa pulang.

b.Koleksi umum dapat di pinjam dan dibawa pulang

c. Koleksi referensi dalam nomor pustaka (call number) dibubuhi tanda “ R” (Reference

Book). Khusus koleksi bahasa Belanda dibubuhkan tanda “LB” (Leeszaal

Bibliotheek)

d. Koleksi umum tidak ada tanda “R”

e. Tempat penyusunan koleksi referensi dipisahkan dari koleksi umum

5. Audio Visual

Koleksi audio visual adalah koleksi bukan cetak atau non buku yaitu dalam

bentuk soft copy atau bentuk digital. Biasanya koleksi ini berupa CD, flashdisk, CD-

ROM, Kaset, dan koleksi bentuk mikro. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta hanya memiliki jenis CD dan alat-alat untuk memutarnya. Audio visual ini

berasal dari pembelian dan hadiah atau bawaan dari buku.

Tabel 3.4

Jumlah Koleksi Audio Visual

NO ASAL JUMLAH KEPING 1 Hadiah 58 100 2 Pembelian 17 17

Jumlah 75 117 Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, Februari 2011


commit to user

38

6. Koleksi Khusus

Koleksi khusus adalah koleksi yang sudah langka, sulit diperoleh, dan

mempunyai nilai informasi yang penting. Koleksi khusus ini tidak bisa dipinjam atau

dibawa pulang tetapi hanya bisa di baca di tempat atau difotokopi. Koleksi khusus ini

antara lain biografi tokoh-tokoh penting Indonesia, buku mengenai seluk-beluk suatu

kota, buku mengenai kebudayaan suatu daerah.

3.10. Layanan

Sistem pelayanan suatu perpustakaan adalah hal yang sangat penting untuk

diketahui oleh pustaka pada umumnya dan pustakawan pada khususnya. Pada dasarnya

dikenal adanya dua macam sistem pelayanan perpustakaan, yaitu :

1. Sistem pelayanan terbuka (opened access), yaitu suatu sistem pelayanan dimana

pemustaka diberi kebebasan untuk mencari dan mengambil sendiri bahan pustaka

yang dikehendaki.

2. Sistem pelayanan tertutup (closed access), yaitu suatu sistem pelayanan dimana

pemustaka tidak diberi kebebasan untuk mencari dan mengambil sendiri bahan

pustaka yang dikehendaki, petugas perpustakaanlah yang mengembalikannya.

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang dibuka secara

resmi pada tanggal 21 Agustus 1971 menggunakan sistem pelayanan terbuka (opened

access) untuk public service, mengingat :

a. Jumlah petugas yang sedikit

b. Keinginan untuk lebih mengutamakan service kepada pemustaka.


commit to user

39

Kemudian, karena jumlah bahan pustaka dan pemustaka yang semakin

meningkat, sehingga resiko kehilangan bahan pustaka lebih besar, maka Kepala

Perpustakaan mengambil suatu kebijaksanaan baru dalam penggunaan sistem pelayanan

perpustakaan. Mulai tanggal 21 agustus 1979, sistem pelayanan campuran (mixedst

access) dipergunakan oleh perpustakaan dalam pelayanan kepada pemustaka.

Sistem pelayanan campuran yaitu sistem pelayanan dimana pemustaka diberi

kebebasan tetapi tidak pernah untuk mencari dan mengambil sendiri bahan pustaka yang

dikehendaki dengan kata lain sistem terbuka dan sistem tertutup kedua-duanya

dipergunakan.

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memberikan layanan

kepada pemustaka antara lain :

1) Layanan Arsip, yaitu layanan bagian tempat penyimpanan surat menyurat.

2) Layanan Administrasi, yaitu layanan tentang kepengurusan institusi.

3) Layanan Teknis, yaitu bagian pengolahan bahan pustaka. Pengolahan bahan pustaka

dilakukan setiap koleksi diterima, baik berasal dari hadiah, pembelian maupun tukar

menukar bahan pustaka, Tahap-tahap pengolahan koleksi :

a) Stempel, terdiri dari dua stempel yaitu kepemilikan dan stempel inventarisasi

b) Pencatatan pada buku induk dan inventarisasi

c) Klasifikasi, dilakukan untuk mempermudah penelusuran dan penempatan koleksi

dengan cepat dan tepat. Sistem klasifikasi yang dipakai adalah DDC (Dewey

Decimal Classification) atau klasifikasi Persepuluh Dewey.


commit to user

40

d) Katalogisasi, sistem yang digunakan adalah Anglo-American Cataloging Rule 2

(AACR2) yang merupakan standar katalogisasi internasional.

e) Pasca Katalogisasi, yaitu kegiatan setelah katalogisasi, diantaranya adalah label

buku, kartu buku, kantong buku, slip tanggal kembali (date due slip).

f) Ekspedisi, yaitu kegiatan penyerahan bahan pustaka ke bagian sirkulasi disertai

bukti penyerahaan koleksi dari bagian pengolahan.

g) Filling (penyusunan kartu catalog)

h) Shelving (penyusunan koleksi di rak)

4) Layanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi adalah proses peminjamaan, pengembalian bahan

pustaka dan kartu anggota. Disamping menggunakan teknologi informasi (otomasi)

berupa alat barcode reader dan perangkat pendukungnya, juga masih digunakan cara

manual.

Syarat menjadi anggota perpustakaan antara lain :

1. Penduduk Surakarta, pelajar/mahasiswa, karyawan, dan lain-lain

2. Mengisi formulir permohonan menjadi anggota perpustakaan

3. Mendapatkan pengesahan

a. Umum/swasta dari kepala/sekretaris kelurahan

b. Pelajar dari kepala sekolah

c. Mahasiswa dari Dekan/Pembantu Dekan, Direktur, Ketua Jurusan

d. Karyawan dari kepala kantornya


commit to user

41

e. ABRI dari komandan dan kesatuan

4. Menyerahkan 2 (dua) lembar pas foto ukuran 3x4

5. Menyerahkan 1 (satu) lembar fotokopi kartu pelajar/kartu mahasiswa/identitas

lainnya

6. Menyerahkan 1 (satu) lembar fotokopi KTP/identitas diri

7. Pendaftar tercatat sebagai anggota perpustakaan yang sah apabila kepadanya telah

diberikan “Kartu Anggota”

8. “Kartu anggota” berlaku 1 (satu) tahun

9. “Kartu anggota” tidak boleh dipinjamkan kepada orang lain

10. Membayar biaya administrasi sebesar Rp. 3.500

Jam pelayanan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

adalah sebagai berikut :

Senin s/d Kamis : 08.00 – 15.00 WIB

Jumat : 08.00 – 11.00 WIB

Sabtu : 08.00 – 13.00 WIB

Pada hari minggu melakukan pelayanan perpustakaan keliling di Balai

Kambang Surakarta mulai pukul 08.00 – 12.00 WIB.


commit to user

42

Tata tertib peminjaman koleksi adalah sebagai berikut :

a. Peminjam bacaan

1. Peminjaman Keluar (dibawa pulang)

2. Peminjaman di tempat (tidak dibawa pulang sma dengan dibaca di ruang

baca perpustakaan).

b. yang boleh melakukan peminjaman keluar adalah

1. Semua anggota yang telah memenuhi syarat

2 Yang boleh melakukan peminjaman di tempat adalah : semua orang yang

ingin menggunakan perpustakaan, dengan lebih dahulu mengisi buku

pengunjung.

c. Bacaan yang tidak boleh dipinjam keluar adalah

1. Buku referensi : kamus, ensiklopedia, buku petunjuk atau pedoman, indeks,

abstrak, biografi, sumber geografi dan lain-lain.

2. Undang-undang dan peraturan pemerintah termasuk kitab undang-undang

3. Majalh, surat kabar

4. Table-tabel/data statistic, peta, dan sebagainya

5. Buku-buku yang jarang terdapat/termasuk manuskrip

6. Lain-lain, bacaan yang menurut pertimbangan pimpinan perpustakaan

sebaiknya tidak dipinjamkan keluar


commit to user

43

d. Setiap anggota berhak meminjam bacaan apa saja dari perpustakaan dengan

ketentuan sebagai berikut :

1. Untuk peminjaman tidak dipungut pembayaran

2. Untuk setiap peminjaman harus diperlihatkan “kartu anggota”

e. Setiap anggota hanya diperbolehkan meminjam keluar sebuah buku pada tiap

peminjaman keculai “anggota” yang sedang menyelesaikan suatu pekerjaan

ilmiah (research, thesis, disertasi, skripsi, dsb) dapat meminjam 2 (dua) buku

yang mana harus dibuktikan dengan suatu keterangan/pernyataan tertulis dari

yang berwenang yang mendapat persetujuan dari pimpinan perpustakaan.

f. Apabila buku yang sedang dipinjam belum dikembalikan, anggota tidak dapat

meminjam buku yang lain.

g. Jangka waktu peminjaman keluar ditetapkan :

1. Untuk buku fiksi ditetapkan 1 (satu) minggu atau 7 (tujuh) hari terhitung dari

hari peminjaman

2. Untuk buku non fiksi ditetapkan 2 (dua) minggu atau 15 (lima belas) hari

terhitung dari hari peminjaman

h. Apabila perlu buku-buku non fiksi dapat diperpanjang 2 (dua) minggu lagi

terhitung dari hari peminjaman dengan catatan perpanjangan tidak diperbolehkan,

apabila ada anggota lain yang memesannya.


commit to user

44

i. Buku yang dipinjam harus dikembalikan selambat-lambatnya pada tanggal yang

ditetapkan sebagai tanggal “habis” waktu peminjaman (date due).

j. Terhadap keterlambatan pengembalian (over due) dikenakan denda sebesar Rp.

200,00 per eksemplar setiap hari keterlambatan.

k. Para peminjam yang telah melalaikan kewajibannya mengembalikan buku lebih 1

(satu) bulan diberi peringatan untuk segera menunaikan kewajiban agar tidak kena

sanksi pencabutan hak pinjam.

l. Para anggota perpustakaan yang telah melalaikan kewajibannya/mengabaikan

peringatan tersebut diatas, dicabut haknya sebagai peminjam pada perpustakaan

sekurang-kurangnya 6 (enam) bulan. Sanksi ini tidak menghapuskan

kewajibannya untuk mengembalikan buku yang masih dipinjam.

m. Apabila buku yang dipinjam hilang, peminjam harus segera melaporkan kepada

perpustakaan dan menggantikan dengan buku baru yang serupa dengan yang

hilang/jika tidak dapat menggantikan dengan buku baru, membayar kerugian

sebesar harga dari buku (harga terakhir buku).

n. Para pengunjung dilarang mencabut kartu-kartu catalog yang ada dalam kotak

katalog.

o. Segala sesuatu yang belum diatur dalam tata tertib ini diatur tersendiri.

5. Layanan Locker

Layanan locker adalah penyediaan fasilitas untuk menitipkan tas atau

barang-barang yang tidak boleh dibawa masuk perpustakaan.


commit to user

45

6. Layanan Referensi

Layanan referensi adalah suatu kegiatan layanan yang berupa pemberian

bantuan kepada pengguna perpustakaan agar dapat menemukan informasi yang

dibutuhkan.

7. Layanan Penelusuran Informasi

Layanan penelusuran informasi adalah suatu kegiatan layanan untuk

mencari kembali dokumen/informasi yang pernah ditulis atau diterbitkan mengenai

suatu obyek tertentu. Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

menggunakan 2 (dua) jenis penelusuran yaitu dengan computer dan manual.

8. Layanan Ruang Baca

Layanan ruang baca berupa penyediaan fasilitas-fasilitas untuk

membaca/belahar di ruang perpustakaan. Fasilitas yang disediakan adalah berbagai

jenis koleksi perpustakaan, meja ,kursi, penerangan, computer penelusuran dan AC.

9. Layanan Fotokopi

Layanan fotokopi adalah penyediaan fasilitas pengadaan informasi tertulis

atau tercetak untuk keperluan studi dan penelitian. Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta memiliki 1 (satu) buah msein fotokopi.

10. Layanan Perpustakaan Keliling

Perpustakaan keliling dilaksanakan ke daerah-daerah yang belum

terjangkau oleh layanan perpustakaan menetap. Layanan perpustakaan keliling ini


commit to user

46

tiap harinya dilaksanakan. Biasanya dilaksanakan di sekolah-sekolah, lembaga

pemerintah, dan taman rekreasi. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta memiliki 4 (empat) mobil keliling yang terdiri dari 2 (dua) bus keliling,

mobil pintar, dan SIKIB ( Solidaritas Istri Kabinet Indonesia Bersatu).

Mobil pintar biasanya jalan pada hari minggu, yaitu di taman rekreasi

Balai Kambang Surakarta. Di dalam mobil pintar terdapat televise, VCD, laptop, dan

mainan anak-anak. Hal ini dilakukan untuk dapat menarik minat pemustaka terutama

anak-anak. Sedangkan bus keliling dan SIKIB tiap hari jalan sesuai dengan jadwal,

baik dari petugas maupun tempat yang dituju.


commit to user 47

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1.Sistem Otomasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

Dalam Layanan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta telah menggunakan sistem otomasi. Sistem otomasi layanan di

Kantor Arsip dan Perpustakaan Derah Kota Surakarta menggunakan program

aplikasi NCI BookMan versi 2.40 merupakan kelanjutan dari Bookman versi

2.30 dengan beberapa fasilitas tambahan pengelolaan koleksi majalah atau

jurnal dan denda. BookMan versi 2.40 dilengkapi dengan web yang

memungkinkan penelusuran via internet, termasuk fasilitas administrasi

webnya yang dapat di lakukan sendiri oleh perpustakaan.

1. Sekilas Tentang NCI BookMan versi 2.40

NCI BookMan adalah software manajemen administrasi

perpustakaan, yang dibuat dan digunakan untuk seluruh jenis perpustakaan,

baik perpustakaan khusus atau perpustakaan umum.

NCI BookMan merupakan software aplikasi windows (under windows) yang

compatible dengan :


commit to user

48

· Microsoft Wondows 95


· Microsoft Wondows NT

· Microsoft Wondows ME


· Microsoft Wondows XP

· NCI BookMan didesain untuk digunakan baik secara stand alone

computer (single user) atau jaringan computer (multi user). Pada

pemakaian computer dengan menggunakan sistem multi user, NCI

BookMan memanfaatkan utilitas share directory pada software

Windows 95, Microsoft Wondows 98, Microsoft Wondows NT,

Microsoft Wondows ME, Microsoft Wondows 2000, Microsoft

Wondows XP.

NCI BookMan dapat dikelompokkan menjadi 4 (empat) aplikasi,

yaitu :

a. Aktifitas

Menu aktifitas berfungsi untuk menangani kegiatan perpustakaan

sehari-hari, seperti pengolahan data anggota, sirkulasi (peminjaman,

pengembalian, dan perpanjangan peminjaman buku), penelusuran koleksi

serta pengadaan koleksi perpustakaan.


commit to user

49

b. Koleksi

Menu koleksi berfungsi untuk menangani pengolahan data koleksi

perpustakaan (dalam hal ini koleksinya adalah buku dan majalah/jurnal.

c. Manajemen User

Menu manajemen user berfungsi untuk menangani pembatasan-

pembatasan terhadap user sesuai wewenang dan hak akses yang diberikan

oleh pengelola perpustakaan.

d. Laporan

Menu laporan akan menghasilkan 4 (empat) bagian, yaitu : laporan

keanggotaan perpustakaan, laporan aktifitas perpustakaan, laporan koleksi

perpustakaan serta laporan statistic.

2. Manajemen User

Setiap user akan menggunakan NCI BookMan harus didaftarkan

terlebih dahulu sesuai dengan wewenang dan hak akses yang diberikan

oleh pengelola perpustakaan. Hal ini ditujukan untuk mencegah hal-hal

yang tidak diinginkan seperti kesalahan sumber data (update data) oleh

pelaku sistem (user) yang seharusnya tidak memiliki hak akses terhadap

suatu fungsi di dalam sistem tersebut.


commit to user

50

3. Koleksi

Buku merupakan kelompok koleksi perpustakaan berupa referensi,

literature, narasi, karya ilmiah dsb, hasil karya seseorang atau beberapa

orang atau suatu badab (lembaga) yang diterbitkan dan dibukukan.

Data buku yang akan dijadikan acuan adalah, ISBN, judul buku, judul

seri, kolasi, keterangan penerbit (Impresum), jenis buku, asal buku

(Negara), bahasa buku, bibliografi, keterangan indeks, keterangan edisi,

klasifikasi buku, abstraksi, subjek dan pengarang. Disertakan juga data

image dari cover buku bersangkutan.

Dari setiap buku, akan dianggap memiliki minimal satu buah eksemplar

buku. Data eksemplar buku yang akan dicatat adalah No. Registrasi (No.

Induk), keterangan perolehan, keterangan lokasi dan akan diberikan No.

Barcode serta status buku untuk keperluan sirkulasi.

Pencetakan label Barcode. Adalah mencetak nomer eksemplar koleksi

yang menggunakan teknologi barcode pada kertas khusus atau kertas label

lainnya. Label barcode akan ditempelkan pada koleksi yang akan dibaca

dengan scanner barcode pada proses sirkulasi.

Selain buku, NCI BookMan versi 2.40 juga dapat mengelola

koleksi majalah/jurnal. Pada koleksi majalah/jurnal, data yang dicatat

adalah informasi majalah dan mulai nama majalah, kala terbit, Impresum,


commit to user

51

volume, nomer dan tahun terbit, topik serta judul artikel dari masing-

masing majalah tersebut.

Untuk artikel dapat dimasukkan pula data pengarang, subjek,

klasifikasi serta abstraksi dan cover dari artikel tersebut.

4. Aktifitas

a. Pengolahan data anggota, meliputi pencatatan identitas anggota,

mengklasifikasi jenis anggota (peminjam), menentukan batas

waktu anggota (masa berlaku) dan menyediakan atau memberikan

kartu anggota bernomer barcode yang dapat dicetak setiap saat.

Sedangkan data anggota yang dicatat adalah nama anggota, alamt

anggota yang meliputi informasi kota, kode pos, dan nomer

telepon, alamat alternative, masa berlaku keanggotaan, jenis

anggota (peminjam) dan data image (photo) anggota.

b. Sirkulasi, adalah kegiatan peminjaman, perpanjangan peminjaman

dan pengembalian koleksi perpustakaan (dalam hal ini hanya

koleksi buku). Koleksi perpustakaan yang disirkulasi adalah

koleksi yang telah ditentukan oleh pengelola perpustakaan bahwa

koleksi tersebut dapat dipinjamkan kepada anggota perpustakaan.

c. Pencetakaan katalog, selain aktifitas penelusuran langsung

terhadap data koleksi dapat juga dilakukan dengan melihat kartu

katalog hasil pencetakan. Pencetakan kartu katalog dapat


commit to user

52

digolongkan menjadi katalog pengarang, katalog judul, katalog

subjek, katalog seri dan katalog pengarang tambahan.

d. Pencetakan Call Number, dapat dibatasi sesuai dengan kebutuhan

dengan nginformasikan criteria data yang akan dicetak. Data yang

akan dicetak pada label call number meliputi data klasifikasi,

sebagaian data pengarang dansebagian data judul. Call number

mengikuti aturan yang berlaku pada kepustakaan Indonesia.

e. Pengadaan koleksi perpustakaan, aktifitas pengadaan koleksi yang

akan ditangani meliputi pengolahan data supplier, pemesanan

koleksi (order), penerimaan pesanan, dan transfer data pengadaan

ke koleksi perpustakaan. Data supplier yang akan dicatat meliputi

data nama supplier, alamat yang terdiri dari kota, kode pos, nomer

telepon, nomer fax dan contact person. Sedangkan data pesanan

meliputi nomer order, tanggal pesan, atau koleksi dan

jumlahpesanan. Jika data pesanan sudah diterima maka data yang

akan dicatat adalah tanggal terima, jumlah koleksi yang akan

diterima. Sebagai tambahan dapat juga dicatat data yang berisi

keterangan nomer surat pesanan atau order atau referensi lain yang

berhubungan dengan proses pengadaan tersebut.


commit to user

53

5. Laporan

Laporan yang akan dihasilkan dikelompokkan menjadi 4 (empat)

bagian, yaitu laporan keanggotaan perpustakaan, laporan aktifitas

perpustakaan, laporan koleksi perpustakaan, dan laporan statistik.

a. Laporan keanggotaan perpustakaan berisi daftar anggota

perpustakaan yang dapat diklasifikasikan berdasarkan nama

anggota, nomer anggota, dan jenis peminjaman (contoh : dosen,

mahasiswa, karyawan, direksi dsb) yang memiliki criteria batas

peminjaman koleksi, batas jumlah koleksi dan nilai acuan denda

bagi keterlambatan pengembalian koleksi perpustakaan.

b. Laporan aktifitas perpustakaan terdiri dari laporan aktifitas yang

berhubungan dengan sirkulasi koleksi, laporan pengadaan koleksi,

dan laporan denda koleksi. Laporan aktifitas sirkulasi koleksi

meliputi laporan koleksi yang harus kembali pada waktu (tanggal)

tertentu, laporan koleksi yang telah kembali pada waktu tertentu,

laporan koleksi yang belum kembali pada waktu tertentu serta

pencetakan surat keterlambatan.

Pencetakan surat pemberitahuan keterlambatan didasarkan pada

criteria dan formula yang telah ditentukan. Data anggota yang

tersaring itulah yang akan dijadikan acuan untuk banyaknya surat


commit to user

54

pemberitahuan yang akan dicetak. Surat pemberitahuan berisi

pesan (template) yang dapat diubah sesuai dengan kebutuhan

perpustakaan. Dalam surat tersebut juga diinformasikan data

koleksi yang belum dikembalikan oleh anggota bersangkutan

sampai tanggal tertentu.

c. Laporan pengadaan berisi data atau daftar koleksi yang sedang

dilakukan pemesanan dan koleksi yang sudah diterima dari proses

pengadaan koleksi perpustakaan.

d. Laporan denda dibagi 2 (dua), yaitu laporan harian dan bulanan.

Laporan denda harian berisi keterangan detail dari data anggota,

buku yang dipinjam, jumlah hari keterlambatan, denda per hari,

total denda yang harus dibayar serta total denda yang dibayar

anggota. Sedangkan laporan denda bulanan berisi rekapitulasi

pendapatn denda per hari. Besarnya denda ditentukan melalui

setup jenis peminjam di aktifitas anggota.

e. Laporan koleksi perpustakaan terdiri dari laporan koleksi buku,

beserta laporan eksemplar dan edisi yang dimiliki.

f. Laporan statistic merupakan laporan dalam bentuk table dan grafik

yang berhubungan dengan keanggotaan dan sirkulasi koleksi

perpustakaan. Meliputi laporan statistic 10 koleksi yang paling

sering dipinjam berdasarkan judul, subjek dan pengarang, laporan


commit to user

55

statistic 10 anggota yang sering meminjam, laporan 10 kelompok

peminjam yang sering meminjam.

6. Penggunaan Manual Operasi NCI BookMan

Untuk mempermudah menggunakan manual operasi NCI

BookMan menyertakan beberapa ketentuan sederhana.

a. Instruksi yang berkaitan dengan entry keyboard/mouse, dicetak

tebal (bold), dan tombol yang ditekan ditulis dalam tanda kurung

(< >), misalnya ketik klik print dan tekan <enter>.

b. Menu yang ada pada NCI BookMan ditulis dengan cetak miring

dan huruf tebal, misalnya klik Penelusuran.

4.2.Kegunaan Sistem Otomasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta

Otomasi tidak akan lepas dari yang namanya teknologi. Komputer

adalah suatu alat untuk membantu pustakawan dan pemustaka untuk

menemukan informasi yang dibutuhkan. Faktor yang paling menentukan

dalam penelusuran informasi dengan komputer adalah adanya pangkalan data.

Yang dimaksud pangkalan data adalah sama dengan perpustakaan komputer

elektronik dimana informasi mengenai buku-buku, artikel majalah, artikel


commit to user

56

surat kabar, laporan penelitian, standar, paten dan informasi lainnya dapat

disimpan dalam komputer.

Kegunaan sistem otomasi di Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

adalah:

a. Kecepatan menjawab perintah penelusuran yang diberikan

b. Teliti, mampu bekerja secara cepat, tepat dan efektif

c. Tersedianya fasilitas pendukung yang semakin berkembang dengan cepat

karena terjadinya peningkatan pangkalan data, perkembangan jaringan

telekomunikasi dan lain-lain

d. Kebutuhan pemakai yang menginginkan informasi dengan cepat dan tepat.

4.3.Hambatan

Hambatan yang dihadapi dengan adanya sistem otomasi di Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, yaitu :

a. Apabila listrik padam, maka kegiatan tidak dapat berjalan. Karena semua

kegiatan sirkulasi menggunakan sistem otomasi.

b. Masih sedikit pustakawan yang mengerti tentang pengoprasian dari sistem

otomasi yang ada (NCI BookMan versi 2.40)

c. Pemustaka banyak yang mengeluh bahwa informasi didalam

catalog/OPAC tersedia, tetapi dalam rak tidak ada.


commit to user

57

d. Kemampuan pustakawan dalam menyikapi pradigma Teknologi Informasi

masih sangat rendah.

e. Pustakawan belum sepenuhnya memiliki sikap percaya diri, sebagai mitra

diskusi kepada pemustaka untuk memberikan informasi yang ada.

f. Kurang adanya pengetahuan bagi pemustaka tentang bagaimana cara

melakukan penelusuran informasi.

4.4.Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah adalah pemecahan untuk hambatan yang

dihadapi, antara lain :

a. Apabila listrik padam, sebaiknya diperlukan pengadaan alat pengganti

tenaga listrik seperti gen set, mesin diesel dll yang secara otomatis

mengganti tenaga listrik bila saluran listrik padam. Hal ini dilakukan

untuk menyajikan layanan optimal perpustakaan.

b. Pelatihan khusus mengenai sistem otomasi yang ada, sehingga proses

dalam kegiatan tidak hanya bergantung pada beberapa pustakawan

ataupun staf.

c. Kadang antara katalog/OPAC dengan rak tidak sesuai. Hal ini

kemungkinan, bahan pustaka slah letak, sedang dipinjam, dalam

perbaikan, rusak maupun terselip. Dalam melakukan penjajaran bahan


commit to user

58

pustaka harus sesuai dengan peraturan, sehingga pemustaka tidak

mengalami kesulitan dalam melakukan penelusuran. Seandainya dalam

melakukan penelusuran tidak ditemukan informasi yang diinginkan maka

bertanyalah kepada pustakawan atau petugas yang ada.

d. Pustakawan menyadari fungsi sebagai “pelayan informasi”, sehingga

harus bias mensosialisai kegiatan temu kembali informasi yang di

butuhkan oleh pemustaka.

e. Pustakawan harus mau dan mampu sebagai mitra diskusi kepada

pemustaka untuk memberikan informasi yang ada.

f. Diadakannya sosialisai perpustakaan tentang sistem auotomasi guna

melakukan penelusuran informasi.


commit to user 59

BAB V

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari pembahasan di atas adalah :

5.1.1 Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan sistem

pelayanan campuran (mixedst access) dipergunakan oleh perpustakaan dalam

pelayanan kepada pemustaka.

5.1.2 Penggunaan OPAC sebagai penelusuran informasi yang ada di Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu program aplikasi NCI BookMan

versi 2.40 sangat membantu dalam hal pelayanan di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

5.1.3 Program aplikasi NCI BookMan versi 2.40 merupakan sistem automasi yang

dimanfaatkan oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

dalam pelayanan sirkulasi, seperti : peminjaman, pengembalian dan

perpanjangan, serta pembuatan kartu anggota perpustakaan.

5.1.4 Hambatan dari sistem automasi yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta adalah minimnya pustakawan yang mengerti dalam

pengoprasian sistem automasi NCI BookMan versi 2.40, masalah saluran listrik

yang kerap padam. Meskipun demikian setiap hambatan pasti ada

pemecahannya dalam usaha mengoptimalkan layanan kepada user.


commit to user

60

5.2. Saran

Saran yang dapat disampaikan penulis untuk Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta antara lain adalah :

5.2.1. Pustakawan harus memiliki rasa peduli dengan perkembangan perpustakaan

sebagai pusat informasi.

5.2.2. Pustakawan harus mau menerima perkembangan teknologi yang ada dan

harus berani memanfaatkan teknologi tersebut.

5.2.3. Pegawai perpustakaan seharusnya berasal dari orang-orang yang berlatar

belakang ilmu perpustakaan atau mengalami latihan tentang ilmu

perpustakaan.

5.2.4. Letak buku dalam rak lebih diperhatikan lagi nomor klasifikasinya, karena

banyak nomor yang salah letak rak.

5.2.5. Meningkatkan dan mengoptimalkan pemberdayaan SDM melalui pelatihan,

seminar maupun lokakarya.

5.2.6. Buku-buku yang sudah using atau jarang dimanfaatkan oleh pemustaka,

sebaiknya ditarik dari rak, agar rak tidak terlalu penuh dan mudah dalam

penjajaran buku kembali sehingga temu balik informasi akan mudah dan

cepat.

5.2.7. Koleksi audio visual sebaiknya ditata di rak sehingga masyarakat tahu bahwa

ada koleksi audio visual.

5.2.8. Membangun gedung yang khusus dirancang untuk perpustakaan.

penerapan software aplikasi nci bookman versi … · perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id...

Documents