TUGAS MANDIRI

Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dan API Spec Q1

di PT. Pipa Mas Putih Sebagai Bagian Business Rules Perusahaan

Mata Kuliah: Manajemen Basis Data

Nama Mahasiswa : Dedy Kurniadi

NPM : 113620020

Kode Kelas : 111-55004-N1

Dosen : Derist Touriano, SE., ST., M.Kom

STMIK PUTERA BATAM 2012

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah

berkenan memberi Rakhmat dan dan Hidayah-Nya kepada penulis sehingga dapat

menyelesaikan dengan sebaik-baikya makalah tugas mandiri dari mata kuliah Manajemen

Basis Data yang berjudul “Penerapan Business Rules di PT. Pipa Mas Putih”.

Makalah tugas mandiri ini disusun berdasarkan landasan teori dari materi kuliah

Manajemen Basis Data dan materi lainnya yang berhubungan dengan Manajemen Basis Data.

Materi-materi yang dirangkum tersebut diharapkan dapat menambah pengetahuan dan

wawasan bagi mahasiswa dan pembaca pada umumnya dan bagi penulis sendiri pada

khususnya.

Terima kasih yang sebanyak banyaknya kepada Pihak Manajemen PT. Pipa Mas Putih

yang telah membantu memberikan informasinya, sehingga tugas mandiri ini dapat disusun dan

diselesaikan dengan sebaik-baiknya.

Batam, Januari 2012.

Penulis

i

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR…………………………………………………………………....... i

DAFTAR ISI………………………………………………………………………………. ii

BAB I PENDAHULUAN………………………………………………………………. 1

1.1 Latar Belakang Masalah…………………………………………………… 1

1.2 Tujuan dan Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu………………… 3

1.2.1 Tujuan………………………………………………………………. 3

1.2.2 Manfaat……………………………………………………………... 3

1.3 Ruang Lingkup…………………………………………………………….. 5

BAB II LANDASAN TEORI…………………………………………………………… 6

2.1 Sistem Manajemen Mutu ISO 9000……………………………………….. 6

2.2 Sistem Manajemen Mutu API Spec Q1…………………………………… 8

2.3 Business Rules…………………………………………………………….. 9

2.3.1 Kategori Aturan Bisnis…………….……………………………….. 11

2.3.2 Siklus Aturan Bisnis dan Manajemen Proses Bisnis……………….. 13

BAB III ANALISA………………………………………………………………………. 15

3.1 Analisa Berdasarkan Data.…..……………………………………………. 15

3.2 Analisa Berdasarkan Wawancara…….…………………………………… 15

BAB IV KESIMPULAN……………………………….…………………………............ 17

DAFTAR PUSTAKA / REFERENSI……………………………………………………... 18

ii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG MASALAH

PT. Pipa Mas Putih yang dikenal dengan nama PIPAMAS, pabriknya berlokasi di

jalan Tenggiri No. 1 Kawasan Industri Batu Ampar, Kota Batam, sedangkan kantor pusatnya di

jalan Kramat Asem No. 1 Jakarta dan mempunyai fasilitas Repair Shop di jalan Duri-Dumai

KM 4.5 Duri, Riau adalah Perusahaan Manufaktur yang memproduksi pipa saringan (Screen

Jacket) dan Penguliran Pipa-pipa (Casing dan Tubing) yang digunakan untuk perlengkapan

pengeboran minyak dan gas alam, air sumur dan industri pertambangan lainnya, baik untuk

kebutuhan dalam negeri maupun luar negeri.

Pelanggan Pipamas sebagian besar adalah perusahaan pertambangan minyak dan gas

alam Indonesia yang disebut Indonesian Oil Company yang investornya sebagian besar dari

luar negeri termasuk Pertamina dan BP Migas.

PT. Pipa Mas Putih senantiasa melayani pelanggan dengan sebaik-baiknya dengan

cara memenuhi persyaratan yang ditentukan pelanggan, selain itu juga dapat mensuplay produk

yang bermutu tinggi sesuai kebutuhan pelanggan yang sesuai dengan system manajemen mutu

berstandar Internasional seperti standar International Organization for Standardization (ISO

9001:2008) dan American Petroleum Institute (API Spec 5CT).

Sejak awal Bulan Agustus 2011 kebutuhan akan Pipa Saringan (Screen Jacket) dan

Penguliran Pipa-pipa (Casing dan Tubing) untuk perusahaan pertambangan minyak dan gas

alam di Indonesia sangat tinggi, pesanan untuk pengadaan barang-barang tersebut terus masuk

ke Pipamas, sehingga meningkatnya permintaan produk tersebut dan padatnya jadwal produksi

yang berarti meningkatnya operasional dan aktivitas perusahaan. Untuk memenuhi permintaan

pelanggan tersebut maka jadwal produksi ditambah, waktu kerja di buat dua shift x 24 jam (1

shit/12 jam) jika perlu hari sabtu dan minggu dipergunakan juga.

Permintaan dari pelanggan akan produk-produk tersebut terus berdatangan, akan

tetapi untuk memenuhi permintaan pelanggan tersebut harus memenuhi pesyaratan

administrasi yang harus dipatuhi, permintaan pelanggan tersebut adalah perusahaan yang

memproduksi barang-barang peralatan untuk industri perminyakan dan gas alam harus

mempunyai sertifikat lisensi American Petroleum Institute (API) yaitu suatu badan sertifikasi

1

perminyakan di Amerika di bidang sistem manajemen mutu untuk spesifikasi produk yang

serinya yaitu API Spec Q1 : Specification for Quality Programs for the Petroleum,

Petrochemical and Natural Gas Industry yang seri Sertifikat Lisensinya adalah API Spec 5CT :

Spesification for Casing and Tubing, serta harus mempunyai sertifikat registrasi International

Standardization Organization (ISO 9001) yaitu suatu badan standardisasi international di

bidang sistem manajemen mutu yang berkantor pusat di Geneva, Swiss.

Perusahaan yang mengadopsi sistem manajemen mutu ISO 9001 dan API Spec Q1

harus mematuhi segala ketentuan yang dipersyaratkan oleh kedua Badan sertifikasi tersebut

yang harus mempunyai dokumen sistem mutu, prosedur, instruksi kerja, gambaran proses

kerja, rencana mutu dan lain-lain yang berhubungan dengan sistem manajemen mutu di

perusahaan. Sertifikat yang diberikan kepada perusahaan yang mengadopsi sistem manajemen

mutu API dan ISO tersebut harus lulus audit oleh kedua badan sertifikasi yang mengeluarkan

sertifikat lisensi tersebut. Persyaratan untuk mendapatkan kedua sertifikat tersebut sangat ketat

sehingga perusahaan yang menerapkannya harus benar-benar mengikuti dan menjalankan

sistem manajemen mutu tersebut.

Perusahaan yang mempunyai lisensi ISO 9001 dan API Spec 5CT di perbolehkan

mengikuti tender pengadaan atau sebagai pensuplay barang-barang kebutuhan perusahaan

perminyakan dan gas alam diindonesia maupun di luar negeri.

Dari segi bisnis, jelas bahwa kedua sertifikat ini adalah sebagai alat untuk mencapai sasaran

perusahaan, sehingga manajemen perusahaan menilai bahwa sangat penting untuk

mendapatkan dan memelihara kedua lisensi tersebut.

Penerapan standar sistem manajemen mutu ISO 9001/API Spec Q1 berarti melakukan

pengaturan berbagai aktifitas dalam organisasi dan menerapkannya. Perubahan-perubahan

dalam berbagai aktifitas yang selama ini dilakukan organisasi mungkin diperlukan untuk

memenuhi persyaratan standar sistem manajemen mutu ISO 9001/API Spec Q1. Satu hal yang

mutlak diperlukan untuk memungkinkan perubahan terjadi dengan lancar adalah

pengembangan'wawasan' dan kompetensi setiap karyawan yang terlibat dengan perubahan

tersebut. Wawasan tentang manajemen mutu, alasan yang mendasari perubahan, manfaat yang

akan timbul dari perubahan, pengetahuan tentang konsep dan teknik-teknik baru yang

diperlukan harus dikembangkan dalam diri karyawan sebelum perubahan dapat dilakukan.

2

Wawasan akan memunculkan kesadaran internal karyawan untuk melakukan

perubahan dan memungkinkan terjadinya perubahan yang lancar dan permanen.

Penerapan standar sistem manajemen mutu ISO 9001/API Spec Q1 juga membutuhkan

tahapan-tahapan yang sistematis, yang dimulai dari tahapan perencanaan perubahan,

pelaksanaan, pemantauan dan tindak lanjut.

Pada umumnya organisasi dapat menerapkan standar sistem manajemen mutu ISO 9001/API

Spec Q1 dalam waktu sekitar antara 6 – 12 bulan. Variasi waktu tergantung dari ketersediaan

sumber daya dalam organisasi, komitmen pihak manajemen, praktek manajemen mutu yang

sudah diterapkan dan pengaturan program.

Keberhasilan dalam penerapan ISO 9001/API Spec Q1 diukur dari 2 parameter dasar:

Kesesuaian sistem manajemen dengan persyaratan ISO 9001/API Spec Q1 (yang berarti

keberhasilan memperoleh sertifikat Lisensi API Spec 5CT dan Sertifikat registrasi ISO 9001)

dan tingkat manfaat perbaikan yang diperoleh. Setiap organisasi mendapat manfaat perbaikan

dalam tingkat yang berbeda-beda, tergantung dari cara dan metoda yang dipilih untuk

memenuhi persyaratan dan efektifitas perubahan yang dilakukan.

1.2 TUJUAN DAN MANFAAT PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

1.2.1 Tujuan

Standar sistem manajemen mutu ISO 9001/API Spec Q1 bertujuan untuk menjamin

konsistensi organisasi dalam menghasilkan produk yang bermutu yang dapat

memuaskan pelanggannya. Untuk tujuan tersebut, ISO 9001/API Spec Q1 berisi

persyaratan-persyaratan bagaimana organisasi harus mengendalikan berbagai proses

yang dapat mempengaruhi mutu, baik langsung maupun maupun tidak langsung.

Persyaratan tersebut pada dasarnya adalah saduran dari praktek-praktes bisnis yang

sudah diakui oleh dunia industri efektif dalam upaya penjaminan mutu.

1.2.2 Manfaat

a) Memperluas dan mempertahankan pasar

Makin banyak industri menengah dan besar di Indonesia yang menjadikan Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001/API Spec Q1 sebagai salah satu faktor yang

menentukan dalam pemilihan pemasok mereka.

3

Alasan yang mendasarinya adalah jelas: Bahwa pemasok atau calon yang sudah

menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001/API Spec Q1 berarti sudah

melakukan berbagai pengaturan proses yang diperlukan untuk menjamin mutu

produk yang akan dikirim kepada mereka.

Manfaat lain tentunya timbul sebagai implikasi logis dari penerapan-persyaratan

yang terkandung dalam ISO 9001/API Spec Q1dengan cara yang tepat.

b) Mengurangi biaya yang tidak diperlukan karena kegagalan produk

ISO 9001/API Spec Q1 mensyaratkan agar organisasi melakukan perencanaan yang

layak sebelum organisasi melakukan proses produksi atau memberikan pelayanan.

Ada cukup banyak persyaratan tentang perencanaan yang memungkinkan organisasi

dapat mengidentifikasi potensi kegagalan sejak awal dan mencegah kegagalan

sebelum terjadi dan dengan demikian mencegah kerugian yang tidak diperlukan.

c) Memudahkan pengendalian berbagai aktifitas.

ISO 9001/API Spec Q1 mensyaratkan agar organisasi melakukan pendekatan proses

dalam upaya menjamin mutu produk. Dengan pendekatan ini organisasi dapat

melihat dengan mudah seluruh aktifitas yang dilakukan dalam organisasi sebagai

rangkaian dari proses-proses yang saling terkait dan saling mempengaruhi.

Organisasi dapat mengetahui dengan jelas output yang dihasilkan dari setiap proses,

kemana output tersebut dialirkan dan apa yang diharapkan oleh penerima output

tersebut. Ini menjadi dasar yang berguna untuk mengatur bagaimana sebuah proses

harus dilakukan dan bagaimana mengukur keberhasilan suatu proses.

d) Meningkatkan kemampuan untuk peningkatan kinerja secara berkelanjutan

ISO 9001/API Spec Q1 mensyaratkan agar organisasi melakukan tindakan koreksi

yang sistematis, dimulai dari identifikasi masalah sampai pemantauan efektifitas

tindakan koreksi. Tujuannya untuk menghilangkan akar penyebab setiap masalah

tidak muncul kembali. Hal ini tentu akan membuat terus menerus berkembang ke

arah yang lebih baik, bersih dari masalah-masalah kronis yang merugikan.

4

ISO 9001/API Spec Q1 juga memberikan persyaratan lain yang memungkinkan

terjadinya peningkatan kinerja secara berkelanjutan seperti penetapan sasaran mutu,

analisa data (termasuk tingkat kepuasan pelanggan) dan audit internal.

Persyaratan-persyaratan lain dalam standar sistem manajemen mutu ISO 9001/API

Spec Q1 juga membawa manfaat masing masing. Persyaratan tentang tinjauan

manajemen akan membuat pihak majemen mendapatkan informasi terbaru dengan

mudah tentang kinerja organisasi secara keseluruhan.

Persyaratan tentang dokumentasi akan membuat organisasi dapat mengendalikan

dokumen-dokumen dengan lebih rapih dan membuat pengaturan pengaturan yang

baku (bukan berarti tidak fleksibel). Persyaratan tentang kompetensi dan pelatihan

akan membuat organisasi mempunyai sumber daya manusia yang handal yang dapat

mendukung tercapainya tujuan organisasi.

1.3 RUANG LINGKUP

Suatu keputusan strategis yang disepakati bersama untuk mengadopsi sistem

manajemen yang mengarah kepada pencapaian kepuasan pelanggan dan secara

konsisten memenuhi bentuk kepuasan tersebut serta berupaya meningkatkannya

sejalan dengan perubahan-perubahan yang terjadi. Sistem manajemen yang

dimaksudkan adalah sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan API Spec Q1

dengan dasar orientasi kepuasan pelanggan yang mengarah kepada pemenuhan

persyaratan pelanggan dan undang-undang yang berlaku terhadap produk/jasa.

Tidak ada pengecualian dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan

API Spec Q1 tersebut, dimana semua persyaratan yang ditetapkan dalam ISO

9001:2008 dan API Spec Q1 diterapkan dan dilaksanakan oleh PT. Pipa Mas Putih.

Ruang lingkup penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan API Spec Q1

di PT. Pipa Mas Putih Batam dan Jakarta yang beralamat:

Lokasi Pabrik : Jalan Tenggiri No.1, Batu Ampar - Batam 29451, Kepulauan Riau.

Kantor Pusat : Gedung Cipta Graha, Jalan Kramat Asem No.1, Jakarta 13120.

5

BAB II

LANDASAN TEORI

Sistem Manajemen Mutu adalah sistem yang memuat garis besar kebijakan dan

prosedur yang diperlukan untuk meningkatkan dan mengontrol berbagai proses menuju

peningkatan business performance yang diaplikasikan pada seluruh kegiatan dan unit dalam

suatu organisasi. Kunci utama dari kebijakan mutu adalah pencapaian kepuasan permanen dan

kepercayaan stakeholders. Tujuan dicapai melalui identifikasi sistem, pengukuran dari seluruh

proses yang mempengaruhi persepsi stakeholders terhadap mutu dari produk/pelayanan yang

dihasilkan suatu organisasi.

Sistem Manajemen Mutu merupakan suatu pola manajemen yang berisi prosedur-

prosedur kerja agar dalam organisasi setiap orang mau berusaha bekerja keras secara terus

menerus memperbaiki jalan menuju sukses. Sistem ini bukanlah seperangkat peraturan dan

ketentuan yang kaku dan yang harus diikuti, melainkan seperangkat prosedur dan proses untuk

memperbaiki kinerja dan meningkatkan mutu kerja.

2.1 Sistem Manajemen Mutu ISO 9000

ISO 9000 adalah kumpulan standar untuk sistem manajemen mutu (SMM). ISO 9000

yang dirumuskan oleh TC 176 ISO, yaitu organisasi internasional di bidang standardisasi. ISO

9000 pertama kali dikeluarkan pada tahun 1987 oleh International Organization for

Standardization Technical Committee (ISO/TC) 176. ISO/TC inilah yang bertanggungjawab

untuk standar-standar sistem manajemen mutu. ISO/TC 176 menetapkan siklus peninjauan

ulang setiap lima tahun, guna menjamin bahwa standar-standar ISO 9000 akan menjadi up to

date dan relevan untuk organisasi. Revisi terhadap standar ISO 9000 telah dilakukan pada

tahun 1994 dan tahun 2000. Maka yang berlaku pada saat ini adalah ISO 9000 edisi tahun 2008

yaitu terdapat persyaratan yang harus dibuat dan dilaksanakan, antara lain :

Adanya satu set prosedur yang mencakup semua proses penting dalam bisnis;

Adanya pengawasan dalam proses pembuatan untuk memastikan bahwa sistem

dapat menghasilkan produk-produk berkualitas;

Tersimpannya data dan arsip penting dengan baik;

6

Adanya pemeriksaan barang-barang yang diproduksi untuk mendeteksi yang rusak,

dengan disertai tindakan perbaikan yang benar apabila dibutuhkan;

Secara teratur meninjau keefektifan tiap-tiap proses dan sistem kualitas itu sendiri.

Sebuah perusahaan atau organisasi yang telah diaudit dan disertifikasi sebagai

perusahaan yang memenuhi syarat-syarat dalam ISO 9001 berhak mencantumkan label "ISO

9001 Certified" atau "ISO 9001 Registered".

Sertifikasi terhadap salah satu ISO 9000 standar tidak menjamin kualitas dari barang dan jasa

yang dihasilkan. Sertifikasi hanya menyatakan bahwa bisnis proses yang berkualitas dan

konsisten dilaksanakan di perusahaan atau organisasi tersebut.

Walaupan standar-standar ini pada mulanya untuk pabrik-pabrik, saat ini mereka telah

diaplikasikan ke berbagai perusahaan dan organisasi, termasuk perguruan tinggi dan

universitas.

Kumpulan Standar dalam ISO 9000 mencakup standar-standar di bawah ini:

ISO 9000 - Quality Management Sistems - Fundamentals and Vocabulary:

mencakup dasar-dasar sistem manajemen kualitas dan spesifikasi terminologi dari

Sistem Manajemen Mutu (SMM).

ISO 9001 - Quality Management Sistems - Requirements: ditujukan untuk

digunakan di organisasi manapun yang merancang, membangun, memproduksi,

memasang dan/atau melayani produk apapun atau memberikan bentuk jasa apapun.

Standar ini memberikan daftar persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah

organisasi apabila mereka hendak memperoleh kepuasan pelanggan sebagai hasil

dari barang dan jasa yang secara konsisten memenuhi permintaan pelanggan

tersebut. Implementasi standar ini adalah satu-satunya yang bisa diberikan

sertifikasi oleh pihak ketiga.

ISO 9004 - Quality Management Sistems - Guidelines for Performance

Improvements: mencakup perihal perbaikan sistem yang terus-menerus. Bagian ini

memberikan masukan tentang apa yang bisa dilakukan untuk mengembangkan

sistem yang telah terbentuk lama. Standar ini tidaklah ditujukan sebagai panduan

untuk implementasi, hanya memberikan masukan saja.

7

Masih banyak lagi standar yang termasuk dalam kumpulan ISO 9000, dimana banyak

juga diantaranya yang tidak menyebutkan nomor "ISO 900x" seperti di atas. Beberapa standar

dalam area ISO 10000 masih dianggap sebagai bagian dari kumpulan ISO 9000. Sebagai

contoh ISO 10007:1995 yang mendiskusikan Manajemen Konfigurasi dimana di kebanyakan

organisasi adalah salah satu elemen dari suatu sistem manajemen.

ISO mencatat "Perhatian terhadap sertifikasi sering kali menutupi fakta bahwa

terdapat banyak sekali bagian dalam kumpulan standar ISO 9000. Suatu organisasi akan

meraup keuntungan penuh ketika standar-standar baru diintegrasikan dengan standar-standar

yang lain sehingga seluruh bagian ISO 9000 dapat diimplementasikan".

Sebagai catatan, ISO 9001, ISO 9002 dan ISO 9003 telah diintegrasikan menjadi ISO

9001. Kebanyakan, sebuah organisasi yang mengumumkan bahwa dirinya "ISO 9000

Registered" biasanya merujuk pada ISO 9001.

2.2. Sistem Manajemen Mutu API Spec Q1.

American Petroleum Institute (API Spec Q1) adalah Sistem manajemen mutu yang

tidak sepopuler ISO 9001. Ini disebabkan oleh beberapa hal, antara lain:

1. API Spec Q1 ditujukan khusus untuk organisasi yang bergerak di bidang minyak

dan gas. API Spec Q1 ini merupakan persyaratan spesifik (technical standard) dari

standar sistem manajemen mutu untuk organisasi yang bergerak di bidang minyak

dan gas (petroleum, petrochemical & natural gas industry sector). Standar ini

dikeluarkan oleh American Petroleum Institute (API), sebuah organisasi yang

terakreditasi oleh American National Standards Institute (ANSI) yang bertugas

mengembangkan standar organisasi dan standar operasi untuk industri minyak dan

gas. Hanya organisasi yang bergerak baik langsung ataupun tidak langsung di

bidang minyak dan gas yang menerapkannya sistem ini.

2. API Spec Q1 tidak harus didaftarkan terlebih dahulu untuk mendapat sertifikasi.

API Spec Q1 adalah prasyarat untuk mendapatkan API Monogram (API untuk

standar produk peralatan industri minyak dan gas). Setiap organisasi yang ingin

meraih sertifikat API Monogram diwajibkan mengimplementasikan API Spec Q1

di lingkungan organisasinya.

8

Namun, kewajian implementasi ini tidak diikuti dengan kewajiban mendaftarkan

sertifikat API Spec Q1. Akan tetapi tentu, organisasi yang mendaftarkan sertifikasi

API spec Q1 dan berhasil meraihnya telah membuktikan bahwa organisasinya telah

sesuai dengan standar industri minyak dan gas yang diakui secara internasional.

3. API Spec Q1 tidak memiliki Certification Body (CB) selain API sendiri.

Berbeda dengan ISO yang memiliki banyak perwakilan Certification Body (CB) di

Indonesia semisal SGS, DQS, LRQA, BV, dan sebagainya, API tidak memiliki CB

selain API sendiri. Sehingga pihak yang hendak mendaftarkan API Q1 harus

berhubungan langsung dengan pusat API, Amerika.

Perbedaan persyaratan & implementasi sistem yang diminta oleh API Spec Q1, ISO

9001 dan ISO/TS 29001?

API Spec Q1 berisi semua persyaratan yang dimiliki oleh ISO 9001 dengan beberapa

persyaratan tambahan yang disesuaikan kebutuhan industri minyak dan gas. Dengan

kata lain, organisasi yang telah mengimplementasikan API Spec Q1 berarti telah

memenuhi semua persyaratan yang diminta dalam ISO 9001. Ini dikarenakan API dan

ISO saling bekerja sama dan menghasilkan sistem manajemen mutu untuk industri

minyak dan gas; API dengan API Spec Q1 dan ISO dengan ISO/TS 29001. Kedua

jenis standar ini adalah similar, hanya beda pada organisasi yang menerbitkannya.

Ada sekitar tiga puluhan lebih persyaratan tambahan yang diminta oleh API Spec Q1

atau ISO/TS 29001 dibandingkan dengan ISO 9001. Penambahan persyaratan ini

contohnya penambahan ketentuan masa simpan rekaman mutu minimal lima tahun,

pelaksanaan management review minimal setahun sekali, serta kewajiban membuat

beberapa prosedur beserta rekamannya di luar enam prosedur wajib yang ada di

standard ISO 9001.

2.3 Business Rules

Aturan Bisnis (Business Rules) adalah pernyataan yang mendefinisikan atau

membatasi beberapa aspek dari bisnis dan selalu memutuskan untuk bisa benar atau salah.

Aturan bisnis dimaksudkan untuk menegaskan struktur bisnis atau untuk mengendalikan atau

9

mempengaruhi perilaku bisnis. Bisnis aturan menggambarkan operasi, definisi dan batasan

yang berlaku untuk organisasi. Aturan bisnis dapat diterapkan pada orang, proses, perilaku

perusahaan dan sistem komputasi dalam suatu organisasi, dan diletakkan di tempat untuk

membantu organisasi mencapai tujuannya.

Contoh lain dari aturan bisnis termasuk membutuhkan agen sewa untuk melarang

penyewa sewa jika rating kredit mereka terlalu rendah, atau membutuhkan agen perusahaan

untuk menggunakan daftar pemasok pilihan dan jadwal pasokan.

Sementara aturan bisnis dapat informal atau bahkan tidak tertulis, menulis aturan secara jelas

dan memastikan bahwa mereka tidak konflik adalah sebuah aktivitas yang berharga. Ketika

hati-hati dikelola, aturan dapat digunakan untuk membantu organisasi untuk lebih mencapai

tujuan, menghilangkan hambatan untuk pertumbuhan pasar, mengurangi kesalahan mahal,

meningkatkan komunikasi, sesuai dengan persyaratan hukum, dan meningkatkan loyalitas

pelanggan.

Aturan bisnis (Business Rules) organisasi memberitahu apa yang dapat dilakukan

secara rinci, sedangkan strategi mengatakan itu bagaimana untuk fokus bisnis pada tingkat

makro untuk mengoptimalkan hasil. Dengan kata lain, strategi menyediakan tingkat tinggi arah

tentang apa yang harus dilakukan organisasi. Aturan bisnis memberikan panduan rinci tentang

bagaimana strategi dapat diterjemahkan ke tindakan.

Aturan bisnis untuk sebuah organisasi apakah ada atau tidak pernah mereka ditulis, berbicara

tentang atau bahkan bagian dari kesadaran organisasi. Namun itu adalah praktek yang cukup

umum bagi organisasi untuk mengumpulkan aturan bisnis. Hal ini dapat terjadi dalam satu dari

dua cara.

Organisasi dapat memilih untuk secara proaktif menjelaskan praktek bisnis mereka,

menghasilkan database aturan. Meskipun kegiatan ini mungkin bermanfaat, mungkin mahal

dan memakan waktu. Sebagai contoh, mereka mungkin menyewa konsultan untuk datang

melalui organisasi untuk mendokumentasikan dan mengkonsolidasikan berbagai standar dan

metode yang saat ini dalam praktek.

Lebih umum, aturan bisnis yang ditemukan dan didokumentasikan informal selama

tahap awal proyek. Dalam hal ini pengumpulan aturan bisnis adalah kebetulan. Selain itu,

proyek bisnis, seperti peluncuran produk baru atau rekayasa ulang proses yang kompleks,

mungkin mengarah pada definisi aturan bisnis baru.

10

Praktek pengumpulan aturan bisnis kebetulan adalah rentan terhadap penciptaan

aturan bisnis tidak konsisten atau bahkan bertentangan dalam unit organisasi yang berbeda,

atau dalam unit organisasi yang sama dari waktu ke waktu. Ketidak konsistenan ini

menimbulkan masalah yang bisa sulit untuk menemukan dan memperbaiki.

Membiarkan aturan bisnis harus didokumentasikan selama proyek bisnis lebih murah

dan lebih mudah untuk dicapai daripada pendekatan pertama, tetapi jika aturan tidak

dikumpulkan dalam cara yang konsisten, mereka tidak berharga. Dalam rangka untuk mengajar

orang-orang bisnis tentang cara terbaik untuk mengumpulkan dan mendokumentasikan aturan

bisnis, ahli dalam analisis bisnis telah menciptakan Metodologi Aturan Bisnis. Metodologi ini

mendefinisikan proses menangkap aturan bisnis dalam bahasa alami, dalam cara yang

diverifikasi dan dimengerti. Proses ini tidak sulit untuk belajar, dapat dilakukan secara real-

time, dan memberdayakan para pemangku kepentingan bisnis untuk mengelola aturan bisnis

mereka sendiri secara konsisten.

Mengumpulkan aturan bisnis juga disebut panen aturan atau aturan bisnis

pertambangan . Para analis bisnis atau konsultan dapat mengekstrak aturan dari IT

dokumentasi (seperti kasus penggunaan, spesifikasi atau kode sistem). Mereka mungkin juga

menyelenggarakan lokakarya dan wawancara dengan ahli subjek (biasa disingkat UKM).

Perangkat lunak teknologi yang dirancang untuk menangkap aturan bisnis melalui analisis

kode warisan sumber atau perilaku pengguna yang sebenarnya dapat mempercepat proses

pengumpulan aturan.

2.3.1 Kategori aturan bisnis

Menurut Kelompok Aturan Usaha, sebuah pernyataan dari sebuah aturan bisnis jatuh

ke dalam salah satu dari empat kategori:

a) Definisi istilah bisnis

Unsur yang paling dasar dari sebuah aturan bisnis adalah bahasa yang digunakan

untuk mengekspresikannya. Definisi sangat istilah itu sendiri merupakan aturan

bisnis yang menggambarkan bagaimana orang berpikir dan berbicara tentang hal-

hal. Jadi, mendefinisikan istilah adalah membangun kategori aturan bisnis.

Ketentuan tradisional telah didokumentasikan dalam Daftar Istilah atau sebagai

entitas dalam model konseptual .

11

b) Fakta istilah yang berkaitan satu sama lain

Struktur sifat atau operasi dari suatu organisasi dapat digambarkan dalam bentuk

fakta-fakta yang berhubungan satu sama lain hal. Untuk mengatakan bahwa

pelanggan dapat memesan adalah aturan bisnis. Fakta dapat didokumentasikan

sebagai kalimat bahasa alami atau sebagai hubungan, atribut, dan struktur

generalisasi dalam model grafis.

c) Kendala (disebut juga "pernyataan tindakan”)

Setiap perusahaan membatasi perilaku dalam beberapa cara, dan ini terkait erat

dengan kendala pada data yang mungkin atau mungkin tidak diperbarui. Untuk

mencegah merekam dari yang dibuat adalah, dalam banyak kasus, untuk mencegah

tindakan dari mengambil tempat.

d) Derivasi (Asal mula)

Aturan bisnis (termasuk hukum alam) menentukan bagaimana pengetahuan dalam

satu bentuk dapat diubah menjadi pengetahuan lainnya, mungkin dalam bentuk

yang berbeda.

Dalam aplikasi dunia nyata dan hambatannya, aturan bisnis yang dikumpulkan

dalam situasi ini adalah:

Ketika didikte oleh hukum

Selama analisis bisnis

Sebagai fana bantuan untuk insinyur.

Kurangnya pendekatan yang konsisten terutama karena biaya dan upaya yang

diperlukan untuk mempertahankan daftar aturan. Biaya pemeliharaan daftar meningkat dalam

situasi di mana aturan-aturan yang cepat berubah, seperti di sebuah perusahaan start-up.

Hambatan lain umum untuk penerapan manajemen aturan bisnis formal adalah resistensi dari

karyawan yang memahami bahwa pengetahuan mereka tentang aturan bisnis adalah kunci

untuk pekerjaan mereka.

Karena teknologi membutuhkan dan menegakkan konsistensi dalam penggunaan,

teknologi ini sering digunakan untuk mengatasi masalah ini. Akibatnya, telah ada investasi

yang besar dalam alat untuk melakukan manajemen bisnis aturan dan pelaksanaan aturan.

12

Software alat seperti Wolf Frameworks adalah contoh dari kecenderungan ini.

Perhatikan bahwa banyak alat membuat perbedaan antara Mesin Aturan Bisnis dan Manajemen

Aturan Bisnis, dan memerlukan terjemahan antara keduanya. Alat komersial tersedia sekarang

juga menawarkan kemungkinan untuk menggabungkan kedua manajemen dan pelaksanaan

aturan Dikombinasikan dengan mudah untuk menggunakan antarmuka dan notasi yang tepat

yang dapat dipertahankan oleh pengguna bisnis, pelanggan alat ini berharap untuk mengurangi

atau menghilangkan hambatan yang disebutkan di atas.

Sementara perangkat lunak baru yang mampu menggabungkan bisnis manajemen dan

pelaksanaan aturan, penting untuk menyadari bahwa kedua ide-ide yang berbeda, dan masing-

masing memberikan nilai yang berbeda dari yang lain. Paket perangkat lunak aturan bisnis

mengotomatisasi menggunakan logika bisnis Aturan bisnis jangka kadang-kadang digunakan

bergantian dengan logika bisnis, namun yang terakhir berkonotasi suatu praktek rekayasa dan

praktek bisnis mantan intrinsik. Ada nilai dalam menguraikan aturan bisnis organisasi terlepas

dari apakah informasi ini digunakan untuk mengotomatisasi operasi.

2.3.2 Siklus Aturan Bisnis dan Manajemen Proses Bisnis

Dengan Manajemen Proses Bisnis (BPM) alur kerja kegiatan dan informasi dimodelkan dan

dikendalikan sebagai proses end-to-end dalam rangka untuk akhirnya mengotomatisasi tugas-

tugas sebanyak mungkin.

13

Business Process Mamangement (BPM) menggabungkan teknologi Manajemen

Workflow dan Integrasi Aplikasi. Mereka memungkinkan untuk tugas-tugas untuk kedua

diarahkan kepada staf untuk diproses, dan akan ditransfer ke sistem TI sebagai peserta dalam

rantai proses.

Dengan Aturan Bisnis Manajemen (BRM) perusahaan terutama mengotomatisasi

keputusan yang kompleks dalam proses bisnis mereka:

Dalam langkah-langkah proses untuk sepenuhnya mengotomatisasi mereka

Untuk transisi antara langkah-langkah individu ("aliran")

Sebagai generator cerdas peristiwa yang memicu proses berdasarkan aturan

Workflow Manajemen Bisnis Proses dan Aturan Bisnis

14

BAB III

ANALISA

Analisa dilakukan terhadap data (dokumen dan laporan) yang dilihat/dievaluasi dari

pelaksanaan penerapan system manajemen mutu ISO 9001:2008 dan API Spec Q1 dari seluruh

Departemen, serta wawancara langsung dengan para Manajer Departemennya, Supervisor,

Kepala Seksi dan beberapa Karyawan yang melaksanakan penerapan langsung dilapangan.

3.1 ANALISA BERDASARKAN DATA

Data-data yang dianalisa antara lain adalah :

1. Laporan Internal Audit Kuaslitas

2. Laporan Audit dari Badan Sertifikasi

3. Laporan Inspeksi Produk

4. Laporan Pelatihan Karyawan

5. Laporan Rapat Tinjauan Manajemen

6. Laporan Ketidaksesuaian Produk

7. Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan

8. Laporan Evaluasi Pemasok

9. Laporan Produksi

10. Laporan Kalibrasi Alat Ukur

11. Laporan Pembelian Material

3.2 ANALISA BERDASARKAN WAWANCARA

Wawancara dilakukan langsung dengan Manajer Departemen untuk mendapatkan

informasi langsung mengenai pelaksanaan penerapan system manajemen mutu ISO

9001:2008 dan API Spec Q1 di PT. Pipa Mas Putih. Adapun karyawan yang di

wawancarai secara langsung diantaranya adalah :

1. Manajer Produksi

2. Manajer Engineering

3. Manajer PPIC

4. Manajer Pembelian

5. Manajer Quality

15

6. Supervisor Produksi

7. Supervisor Quality

8. Kepala Seksi Produksi

9. Staff Personalia

10. Karyawan Produksi

Dari hasil analisa data dan hasil wawancara tersebut terkumpul maka dibuat tabel

rekapitulasi perbandingan keadaan sebelum dan sesudah penerapan system manajemen mutu

ISO 9001:2008 dan API Spec Q1.

Tabel Rekapitulasi Perbandingan Sebelum dan Sesudah Penerapan Sistem Manajemen Mutu

ISO 9001:2008 dan API Spec Q1.

NO. DESKRIPSI KEADAAN SEBELUM KEADAAN SESUDAH

1 Dokumen Manual Sistem Mutu Kurang memenuhi standar Memenuhi Standar ISO/API

2 Dokumen Prosedur / Instruksi Kerja Kurang lengkap Lebih lengkap

3 Dokumen Rencana Mutu Kurang spesifik Lebih spesifik

4 Kebijakan Mutu Kurang Jelas Jelas dan terperinci

5 Sasaran Mutu Kurang terarah Lebih terarah

6 Kualitas Produk Kurang meningkat Meningkat lebih baik

7 Kepuasan Pelanggan Tidak diketahui Diketahui melalui survey

8 Penggunaan Dokumen dan Data Kurang terkontrol Terkontrol dengan baik

9 Pembelian Material Dari pemasok bebas Dari pemasok yg terevaluasi

10 Alur Proses Kerja Kurang teratur Rapih dan teratur

11 Motivasi Kerja Karyawan Biasa seadanya Meningkat baik

12 Pengetahuan Karyawan Hanya sesuai bidangnya Bertambah dengan kualitas

13 Komitmen Top Manajemen Kurang konsisten Konsisten terus menerus

14 Peralatan Inspeksi Kurang lengkap Lengkap sesuai peruntukanya

15 Kalibrasi alat ukur Program kurang terlaksana Program dilaksanakan

16 Pelatihan Karyawan Program tidak terlaksana Program dilaksanakan

17 Stok Material dan konsumabel Kurang terkontrol Terkontrol dengan baik

18 Audit Internal Tidak ada jadwal audit Dilaksanakan sesuai jadwal

19 Perawatan Mesin-mesin Jadwal tidak terlaksana Dilaksanakan sesuai jadwal

20 Tindakan perbaikan dan pencegahan Hanya terfokus pada saat itu Terfokus untuk kedepan

21 Laporan Inspeksi material/produk Kurang konsisten dibuat Konsisten dibuat dan lengkap

22 Rapat tinjauan manajemen (RTM) Hanya rapat operasional Rapat (RTM) dilaksanakan

16

BAB IV

KESIMPULAN

Berdasarkan dari tabel rekapitulasi perbandingan sebelum dan sesudah penerapan

sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan API Spec Q1 tersebut maka dapat diambil

kesimpulan secara menyeluruh bahwa telah diperoleh dampak positif terhadap perusahaan,

antara lain :

1. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu dari ISO 9001:2008 dan API Spec Q1 telah

dipenuhi dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

2. Produk telah dibuat sesuai dengan standar kriteria keberterimaan kualitas yang telah

ditentukan.

3. Kepuasan pelanggan telah terpenuhi sesuai dengan tingkatannya.

4. Meningkatkan pengetahuan, disiplin dan motivasi karyawan terhadap kualitas.

5. Meningkatkan komitmen Manajemen Puncak terhadap pelaksanaan penerapan Sistem

Manajemen Mutu dari ISO 9001:2008 dan API Spec Q1.

6. Meningkatkan perbaikan secara berkesinambungan.

7. Meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan

8. Mengurangi jumlah produk yang rusak/gagal termasuk biaya kegagalannya

9. Dapat bersaing di pasar Nasional maupun Internasional

10. Meningkatkan performansi dan profit margin perusahaan

11. Dan hal-hal lain yang positif dan keuntungan bagi perusahaan.

Dari berbagai keuntungan yang diperoleh perusahaan yang menerapkan sistem

manajemen mutu ISO 9001:2008 dan API Spec Q1, berdampak pula terhadap kesejahteraan

karyawannya.

Bahwa sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan API Spec Q1 yang diterapkan di PT. Pipa

Mas Putih adalah sebagai bagian dari Business Rules perusahaan, dimana segala ketentuannya

dipenuhi dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan yang diharapkan

perusahaan. Business Rules PT. Pipa Mas Putih dituangkan dalam Prosedur yang

terdokumentasi, seluruh aktivitas tertuang dalam prosedur, sebagaimana disyaratkan dalam

sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan API Spec Q1.

17

DAFTAR PUSTAKA / REFERENSI

1. International standard ISO 9001 Fourth Edition 15-11-2008 : Quality Management System Requirements.

2. ANSI/API Specification Q1 Eigth Edition, June 15, 2008. Addendum 1, June 2010 : Specification for Quality Programs for the Petroleum, Petrochemical and Natural Gas Industry.

3. API Specification 5CT, Ninth Edition, July 2011 : Specification for Casing and Tubing.

4. ISO/TS 29001:2010 (Third Edition 01-06-2010) : Petroleum, Petrochemical and

Natural Gas Industries – Sector specific quality management systems - Requirements for product and service supply organizations.

5. Quality System Manual PT. Pipa Mas Putih, revisi 2, tanggal 10 Jan. 2012.

6. Operating Procedure Manual PT. Pipa Mas Putih, revisi 2, tanggal 5 Jan. 2012.

7. Business Rules, http://en.wikipedia.org/wiki/Business_rule

8. Sistem Manajemen Mutu API Spec Q1, Khairul Umam ST., dan Ir. Hengky S Nugroho

MT., IPM. www.Bikasolusi.com

9. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Ir. Iim Ibrohim, PT. PGI Consulting www.ibrosys.com

18