Catatan Akhir Kuliah. . .

5207 100 083 | A jeng Retno Wulan

First day on MPTI Class . . .Pagi itu, dengan semangat seadanya saya hadir di kelas. Mata sayu, tangan lunglai di atas meja. Seperti

biasa, saya juga tidak mempersiapkan apapun untuk menghadiri kelas MPTI ini. Tiba-tiba dosen pengampu tiba dan membuka kuliah pagi itu tepat waktu. Kuliah pagi itu diawali dengan pertanyaan, “Motivasi mengikuti kelas MPTI??”. Sejenak saya terdiam. Pikiran saya saat itu masih berjalan kemana-mana. Sebenarnya apa yang membuat saya memilih menginvestasikan 6 sks untuk mata kuliah ini. Investasi SKS dalam mengambil mata kuliah biasanya hanya karena “oohh, saya sudah waktunya ngambil mata kuliah A” atau “oohh, saya mengambil karena jumlah SKS-nya pas jadi jumlahnya 23 SKS” atau “ohh, teman-teman saya juga mengambil mata kuliah ini”. Tapi ternyata, Oohh, pemikiran saya salah. Saya seharusnya mempunyai tujuan yang jelas dalam memilih mata kuliah, apalagi ini, 6 sks, yang seminggu menghabiskan 300 menit. Pagi itu pembelajaran yang saya dapat adalah tetapkan tujuan yang jelas sebagai alasan memilih mata kuliah yang akan diambil. Dengan mengingat tujuan, maka nantinya saya akan melakukan apapun pekerjaan saya selanjutnya dengan sungguh-sungguh ketika saya sungguh-sungguh maka saya akan mendapatkan hasil yang maksimal. Jika apa yang saya lakukan tidak sesuai harapan, maka saya akan berjuang sampai titik darah penghabisan untuk mencapai tujuan saya. YA. Semua bermula dari tujuan yang jelas. Semua bermula dari sebuah kalimat yang dianggap sebagai motivator untuk terus hidup, kalimat tersebut bernama TUJUAN.

Vision without execution is a daydream. But execution without vision is a nightmare. – Japanese Proverb –

Dosen pengampu pun menjelaskan, disini bukan tempat untuk proses Belajar Mengajar tetapi untuk proses Mengajar Belajar. Dari frase kata tersebut terlihat serupa tapi tak sama, memiliki arti yang berbeda. Proses Belajar Mengajar saya artikan sebagai kegiatan dimana dosen belajar untuk mengajari peserta didiknya. Tetapi alangkah baiknya seorang pendidik itu mengajar peserta didiknya untuk belajar. Hal ini akan membuat dampak yang berbeda bagi kami para peserta didiknya. Proses Belajar Mengajar akan menimbulkan efek pintar pada pendidik tetapi proses Mengajar Belajar akan menimbulkan efek pintar dan efek terbukanya wawasan seluas-luasnya bagi para peserta didik. Disini saya sadar, sistem SCL ini membuat saya akan terus berkembang. Sistem ini memang terlihat merepotkan, tetapi ini mengajarkan saya meliihat dunia yang lebih luas lagi. Sistem ini akan membuat wawasan saya luas karena saya lah yang akan belajar bukan para pendidik. Saya-lah

yang akan menggali ilmu itu sendiri . Saya-lah yang akan mendapatkan manfaatnya bukan pendidik juga bukan

siapa-siapa. Disini saya akan berubah fungsi menjadi objek pelaku (subyek). Saya bukan lagi sebagai objek

penderita (obyek). ##Jadi ingat pelajaran bahasa Indonesia jaman-jaman SMP.

still on MPTI Class . . .By the way, bicara soal proses mengajar belajar, pak dosen telah membuat rancangan pembelajaran

selama satu semester untuk mata kuliah ini. Waktu itu pun saya, mendengarkan tetapai masuk telinga kiri keluar telinga kanan. Saya pikir, nasib RP ini akan sama dengan nasib RP-RP mata kuliah lainnya selama ini. Nasibnya akan dibacakan diawal dan akhirnya akan dilupakan. Pertemuan berikutnya, saya kena batunya. Karena tidak membaca RP dan saya tidak melakukan persiapan apapun, saya pun akhirnya kelabakan menjawab pertanyaan yang diajukan oleh dosen pengampu. Mungkin saat itu proyektor pun serasa menertawakan saya, karena saya menjawab pertanyaan yang asal. Pertanyaannya A, jawabannya Z. Pada pertemuan berikutnya pun saya melakukan persiapan dengan matang. Saya membaca RP, membuat resume materi yang akan diberikan besok. Hal ini pun terus saya lakukan untuk pertemuan-pertemuan berikutnya. Banyak hikmah yang saya dapat dengan melakukan ini. Saya jadi lebih siap dalam menerima materi berikutnya. Saya juga bisa berkontribusi materi untuk teman-teman lain di dalam kelas dengan begitu semakin luas ilmu yang saya dapat.

RP ini saya baru merasakan manfaatnya di mata kuliah ini, melalui RP yang sudah saya bisa melihat jadwal tugas dengan sangat jelas. Kapan saya harus membuat dan kapan saya harus mengumpulkan. Jadi seharusnya saya tidak kaget dan saya sudah harus menjadwalkan dari awal waktu untuk pengerjaan tugas. Sehingga tugas tidak dikerjakan dengan waktu yang singkat dan biasanya hasilnya belum maksimal.

Ohh, akhirnya RP ini pun tidak terbunuh di awal seperti mata kuliah-mata kuliah lainnya.

Openning project. . .

Next Day, Learning ‘bout Project Concept . . . Di hari cerah berikutnya, saya telah menyiapkan “amunisi” untuk belajar konsep proyek. Saya telah

menyiapkan coretan di buku saya tentang mindmap konsep proyek. Melihat minmap yang saya buat sungguh memprihatinkan. Tidak ada unsur estetika disana. Warna-warna pun tidak terpadu apik disana. Beruntung lah saya masih memiliki waktu untuk memperbaikinya. Saya pun membuat mindmap berikutnya dengan bantuan aplikasi Edraw. Dalam Edraw yang pertama saya buat saya membuat warna-warna yang sama di setiap cabangnya. Tetapi pada mindmap yang kedua saya membuat masing-masing cabang dengan warna yang berbeda. YA, pelajaran yang sederhana memang. Tetapi ini berarti. Warna yang berbeda akan memberi konsep yang berbeda. Saya dapat dengan mudah mengingat materi pada cabang konsep proyek dengan mengingat warnanya. Mindmap ini juga membuat saya tidak jenuh untuk mempelajarinya lagi karena warnanya yang berwarna-warni. So excited. ^^

Oke. Bukan dengan maksud untuk mengalihkan perhatian dari konsep proyek ke mindmap. Saya hanya ingin bercerita bagaimana hal yang simpel dapat mempengaruhi proses untuk mengingat sesuatu. Memasuki alam proyek. Mencoba menggali dasar dari ilmu proyek yaitu melalui konsep proyek. Sebagai dasar proyek, dalam sesi ini saya belajar bagaimana proyek itu, ciri-ciri/karakteristiknya seperti apa, jenis proyek apa saja, sampai hal yang berhubungan dengan para stakeholder proyek itu siapa saja, sasaran proyek itu yang bagaimana, keahlian apa yang dibutuhkan dalam proyek. Semua ilmu dasar itu secara sederhana tersirat dalam mindmap. Dalam konsep proyek, saya juga belajar bedanya antara Proyek IT dan Proyek Non-IT. Berbeda antara sifat requirement dalam membangun software dengan membangun gedung. Berbeda antara estimasi biaya pada membangun aplikasi dengan membangun apartement.

Konsep proyek ini sekaligus membawa bagaimana memandang kuliah ini sebagai proyek. Memandang kuliah sebagai aktivitas yang memiliki tujuan untuk belajar demi mendapatkan ilmu yang nantinya bisa berguna di masa yang akan datang. Kuliah juga memiliki stakeholder yaitu orang tua. Jika stakeholder tidak puas dengan hasilnya maka aliran dana pun akan tersendat. Hohohohoho.. ##intermezzo

Mata kuliah Manajemen Proyek ini amat sangat berhubungan dengan mata kuliah-mata kuliah sebelumnya. Seperti mata kuliah Perencanaan Strategis SI yang menyelaraskan antara Tujuan Bisnis dengan Tujuan Proyek yang merupakan level Operasional. Selain itu mata kuliah ini juga berhubungan dengan mata kuliah Rekayasa Kebutuhan Perangkat Lunak dimana disana analisa desain

dilakukan. Kemudian selain dua mata kuliah itu, antara Tata Kelola & Audit SI dengan MPTI ini juga memiliki

hubungan dalam proses monitoring dan evaluasi. Sehingga, sungguh merugi bagi mereka yang sedikit

hilang ingatan dengan mata kuliah-mata kuliah tersebut.

Next, Project Framework . . .Masih berkutat dengan mindmap untuk membuat Kerangka Proyek.. Dan masih menghasilkan paduan warna

yang yaaaaa, sedikit lebih baik dari sebelumnya. Disini saya belajar, bahwa memiliki kemampuan selain kemampuan di bidang saya ternyata perlu. Saya membutuhkan kemampuan desain yang baik. Tidak hanya desain sebenarnya, banyak kemampuan lain yang tidak searah dengan bidang saya tetapi perlu untuk dipelajari. Tetapi sebesar apapun kemampuan itu diperlukan jika tidak ada kemauan belajar maka hasilnya tidak maksimal. Kemauan saja tanpa memulai dengan sebuah aksi pun akan sama saja. -.-”

STOP saying I Wish, START saying I Will - chronicleliza -

Belajar tentang framework proyek, maka banyak sekali yang bisa disodorkan untuk dipelajari. PMBOK, StepWise, Microsoft Solution Framework serta PRINCE 2. Sepertinya satu framework tidak akan habis dikupas dalam satu semester. Kesempatan kali ini datang untung PMBOK untuk dapat saya pelajari, untuk yang lainnya tidak boleh kecewa mungkin suatu saat akan saya pelajari secara tuntas. Framework yang dipilih untuk mengerjakan proyek, sebenarnya, dipengaruhi oleh sistem organisasi, struktur organisasi, management organisasi serta budaya organisasi. Struktur yang dibuat untuk membentuk tim proyek jumlahnya disesuaikan dengan proyek tersebut. Proyek yang kompleks tentuu membutuhkan tim yang banyak dengan keahlian yang beragam sesuai dengan kebutuhan proyek.

Ilmu ini pun perlahan akan berkembang jika kita mencoba menangani sebuah proyek. Dengan mengerti penggunaan masing-masing framework kemudian menyesuaikan dengan tujuan proyek dan dipilih dengan benar maka proyek berstandar framework akan dapat berjalan. Tapi biasanya, framework menyediakan best practice sedangkan yang kita hadapi biasanya tidak bisa diselesaikan hanya dengan mengikuti practice dalam sebuah framework. Kemampuan menganalisa keadaan ini dan kemampuan pengambilan keputusan yang tepat dibutuhkan agar proyek tetap berjalan.

Apa itu saja yang ada di framework? Yang paling penting belum saya jelaskan disini. Yaitu bagian tahapan proyek. Dalam PMBOK yang saya pelajari ada 5 tahapan proyek yaitu Inisialisasi, Planning, Eksekusi, Monitoring&Evaluation, Closing. Dalam MPTI ini saya belajar bagaimana harus bersikap pada di setiap tahapan proyek. Lagi, lagi, saya mengutarakan yang ada di framework ialah best practice

tidak semua yang ada di frameowrk itu cocok untuk proyek yang dilakukan. Sehingga dalam tahapan proyek ada

bagian-bagian yang tidak dilakukan karena memang tidak sesuai dengan proyek dilakukan. Memilih cocok

atau tidak cocok tidak bisa dilakukan hanya dengan asal aja tapi harus dengan pertimbangan.

Team building . . .

Team Building, I can’t reach you . . .Prosesi pembentukan tim proyek ini diawali dengan permainan HupHipHop. Permainan ini memberi tahu

saya bahwa kami nantinya walau terbagi sebagai tim-tim kecil kami tetap satu kesatuan tim besar kelas MPTI sehingga untuk mengenal semua orang yang ada di kelas ini merupakan sebuah kebutuhan. Game berikutnya ialah game penentuan anggota tim proyek. Saat itu saya berharap tetap bisa sekelompok dengan teman-teman yang biasanya bergaul dengan saya. Tapi hasilnya ternyata berbeda, saya pun tidak sekelompok dengan mereka. Kami berpencar satu sama lain. Saat itu memang ada kekecewaan mengapa kami tidak bisa bersama tapi kemudian setelah saya pikirkan kembali ternyata ada pelajaran disana yang bisa saya ambil bahwa nantinya, di dunia kerja, saya tidak tahu akan bekerja dengan siapa, kemungkinan untuk bekerja dengan orang-orang yang sama saat kuliah itu kecil. Sehingga saat ini bukan saatnya lagi kekecewaan yang menguasai diri saya tetapi bagaimana mengendalikan kekecewaan ini menjadi hal yang positif yaitu dengan membangun tim yang saya dapat dengan baik.

Di awal pengerjaan proyek, saya yang berlaku menjadi PM, saya merasa canggung. Entahlah karena mungkin ini baru pertama kali atau karena hal yang lain yang saya tidak tahu sebenarnya apa itu. Pelajaran yang bisa saya petik selama perkuliahan menjadi PM sangaaat banyak sekali. Pertama, berlaku adil pada semua anggota walaupun anggota ada yang berusia lebih tua dan ada juga yang berusia lebih muda. Menghormati yang tua dan menghargai yang muda bukan sekedar pelajaran PPKn saja tetapi juga diterapkan dalam pelaksanaan proyek. Kedua, membagi adil pekerjaan yang di dapat. Ketiga, melakukan pengawasan terhadap setiap anggota tim dan tidak begitu saja melepas. Keempat, memiliki tanggung jawab lebih maka harus lebih bertanggung jawab. Bingung?? Sama. Saya juga. Kelima, seharusnya tidak meremahkan anggota yang lain dengan cara memberi jatah kerja yang sedikit hanya karena PM tidak percaya anggota tersebut tidak akan selesai mengerjakannya. Yang seharusnya dilakukan seharusnya memicu kemampuan yang dimiliki agar dapat mencapai hasil yang terbaik.

Pembelajaran sebagai seorang anggota tim selama perkuliahan juga tidak kalah banyaknya. Pertama, hormatilah PM. Jangan malah mengunderestimate nya. Kedua, jika PM melakukan kesalahan beritahu dengan cara yang baik. Ketiga, jangan pernah melangkahi keputusan PM. Apapun keadaannya, perubahan yang kita lakukan terhadap sistem atau proyek selalu dilaporkan kepada PM. Keempat, jangan pernah merasa diri lebih baik dari anggota lain sehingga bisa seenaknya. Hohohoho.. Ini yang salah. Kelima, melakukan pekerjaan yang diberi PM

sebaik-baiknya. Keenam, jika telah bercommitment untuk mengerjakan maka penuhi komitmen tersebut

dan mengerjakan bagian sebaik-baiknya -.-’

Tidak ada kontribusi kecil, jika kita melakukan terbaik dari apa yang kita bisa -NN-

Sendratari . . .

Manage better, Perform better . . .Proyek sendratari diawali dengan presentasi poster yang telah dibuat di panggung plasa garden. Hohohoho..

Grogi. Yaaa, walaupun yang melihat teman-teman ini tetapi masih ada rasa canggung dan akhirnya membuat presentasi saya saat itu hancur lebur. Melihat nilai yang diberikan pun saya amat sangat tidak puas sehingga ini memicu saya untuk memperbaiki nilai melalui penampilan saya dalam sendratari ini. Pikiran saya saat itu, aahh biarlah nilai saya seperti itu, yang penting Yang Maha Peniliai mengetahui usaha saya dalam terselenggaranya sendratari ini. Saya telah memberi kontribusi yang tidak sedikit untuk proyek ini. Mungkin ini akan bermanfaat di waktu mendatang.

Persiapan dilakukan seminggu. Seminggu sungguh waktu yang singkat untuk mempersiapkan sendratari ini. Hari H tiba, saya ambil undian dan ternyata saya kedapatan penampilan minggu ketiga. Akhirnya persiapan pun bertambah kami memutuskan untuk dubbing. Porsi latihan ditambah. Apapun dilakukan untuk menyiapkan penampilan terbaik kami di panggung sendratari MPTI. Yang terpenting bagi saya ialah menyiapkan mental untuk tampil di depan khalayak.

Sendratari berlangsung walaupun ada sedikit kesalahan tapi kelompok kami memaklumi apa kesalahan itu karena kami semua sama-sama pertama kalinya memainkan drama ini. Walaupun sudah berkali-kali latihan tetapi ada faktor –x yang yaaaa ada sedikit gangguan.

Pembelajaran sendratari dari awal yang dapat saya ambil ialah kekompakan kelompok dibutuhkan untuk sendratari yang sukses. Kelompok yang kompak walaupun kompaknya dalam kompak memalukan untuk melakukan sendratari hal itu malah lebih bisa menghasilkan sendratari yang “gila” yang bisa menghibur banyak orang. Kedua, untuk berperan di atas panggung seharusnya mengubur dalam-dalam rasa grogi. Rasa grogi akan membuat canggung di panggung dan akhirnya proses eksukusi tampil di panggung pun sedikit berantakan. Ketiga, apapun pekerjaannya jika dikerjakan dengan sepenuh hati maka akan menghasilkan sesuatu hal yang mengesankan. Tidak perlu menjadi nomer satu untuk bisa diingat orang lain yang diperlukan hanyalah menampilkan pertunjukkan yang mengesankan dan pesan yang disampaikan dapat diterima.

Project planning. . .

9 Knowledge Area, sooner = better . . .Belajar PMBOK akan bertemu dengan yang namanya 9 Knowledge Area. Dalam pelajaran 9 Knowledge Area

saya seperti melihat 9 sisi proyek. Dalam perencanaan ini saya belajar untuk merencanakan proyek waktu itu sangat berarti. Waktu yang direncanakan seharusnya harus sesuai dengan perjanjian yang telah dibuat. Jika ini terjadi di dunia kerja maka pastinya proyek yang akan saya kerjakan ini akan digagalkan dengan sukses oleh sponsor. Perencanaan yang kedua yaitu perencanaan biaya. Perencanaan biaya ini tentunya juga harus diestimasikan dengan benar dan tidak menyalahi kontrak yang ada. Membagi-bagi biaya yang tepat agar tidak ada satu orang pun dalam tim yang dirugikan dengan pembagian biaya ini. Karena biaya ini bukan hal yang sepele. Ada orang bilang, hanya karena uang seratus ribu, saudarapun bisa menjadi musuh. Hal ini menunjukkan bahwa biaya ini penting. Perencanaan kualitas ini nantinya akan dipertanggung jawabkan kepada seluruh stakeholder proyek maka dari itu perencanaan kualitas ini juga penting adanya. Kulaitas yang baik yaitu hasil yang dibuat sesuai dengan apa yang dijanjikan.

Perencanaan berikutnya yaitu resiko. Perencanaan resiko ini dibuat dalam daftar resiko yang mungkin terjadi dan mungkin akan mengganggu jalannya proyek. Dan dalam daftar resiko juga dibuat solusi dari resiko yang terjadi. Sehiingga jika terjadi hal yang tidak diinginkan dapat diminimalisir. Perencanaan komunikasi ini juga merupakan salah satu faktor kesuksesan proyek dan perencanaan proyek ini. Untuk hal perencanaan ini saja, saya telah melakukan kesalahan dalam hal komunikasi. Saya menilai diri saya sendiri kurang komunikasi terhadap kelompok saya sehingga tugas perencanaan ini pun mundur dan tidak selesai di waktunya. Saya kurang ber”api-api” dalam mengajak kelompok saya untuk mengerjakan tugas ini. Sehingga akhirnya tugas ini tertunda. Hal ini telah saya perbaiki di perencanaan berikutnya, setelah saya membagi-bagi pekerjaan di perencanaan proyek saya selalu mengingatkan diwaktu deadline yang saya buat sendiri untuk mengumpulkan perencanaan proyek. Saya selalu mengkomunikasikan kepada setiap anggota kelompok untuk sekedar mengingatkan atau untuk mengajak mendiskusikan bersama-sama.

Untuk pembagian sumber daya, saya telah mengalokasikan seluruh anggota kelompok dengan baik. Saya telah membagi-nya sesuai dengan kemampuan yang dimiliki sehingga dapat mengurangi waktu untuk proses belajar ulang untuk anggota yang kurang menguasai. Tetapi nantinya rencananya semua orang tetap harus memiliki kompetensi yang sama sehingga tidak monoton memiliki

satu kompetensi saja, di satu bidang saja. Untuk perencanaan pengadaan tidak kami cantumkan dalam

perencanaan proyek karena di analisis di proyek ini yang dikerjakan oleh kelompok saya tidak ada

barang yang harus procure untuk penyelesaian proyek.

You Failed to Plan, You Plan to Fail . . . Kata bijak ini begitu sering saya dengar. Tetapi pada kenyataannya, saya hampir jarang merencanakan

sesuatu untuk hidup saya, termasuk hal-hal kecil seperti merencanakan waktu unutuk mengerjakan tugas-tugas yang berjajar panjang seperti rentetan gerbong kereta api. Saat ini barulah saya rasakan bagaimana perencanaan mengambil bagian penting dalam hidup saya, yaitu merencanakan waktu. Waktu yang akan terus berputar dan tak akan bisa kembali ke masa lalu dan yang bisa saya lakukan saat ini hanya memperbaiki waktu kedepannya. Saya telah membuang waktu saya tanpa perencanaan. Karena tanpa perencanaan, asumsi saya, saya masih memiliki waktu luang yang banyak untuk selain mengerjakan tugas. Asumsi saya, saya masih memilik banyak waktu luang untuk sekedar bermain-main dan menghabiskan banyak waktu di mall. Asumsi saya, saya masih memiliki banyak waktu luang, jika saya menghabiskan seharian dirumah untuk bersih-bersih rumah. Tapi apa jadinya?? Ada tugas terbengkalai, ada kuliah yang tidak saya ikuti. Termasuk tugas yang satu ini, tugas perencanaan proyek untuk mata kuliah Manajemen Proyek TI. Saya tidak merencanakan untuk membuat perencanaan proyek. Huhuhuhuhu..

Akibatnya perencanaan ini tertunda terus hingga deadline datang dan membangunkan saya dari tidur panjang ini. Untuk perencanaan ini sebenarnya sudah di instruksikan untuk setiap minggu setelah presentasi knowledge area masing-masing kelompok membuat perencanaan sesuai knowledge area tersebut. Tetapi saya tidak mengikuti instruksi ini. Rencana saya, pertemuan akan saya lakukan setiap 2 presentasi, jadinya setiap 2 presentasi baru mengerjakan proyek plan terkait knowledge area tersebut. Tetapi hal ini malah berlanjut hingga 4 presentasi baru saya menginstruksikan untuk kelompok saya untuk kumpul mengerjakan perencanaan proyek. WBS yang dibuat terkait perencanaan waktu terjadi beberapa pemikiran. Antara peletakan waktu perencanaan atau peletakan waktu sesuai kenyataan. Jika yang dilakukan sesuai kenyataan maka tidak sesuai dengan project charter. Kemudian bertemu dengan perencanaan biaya, naaahh ini, perencanaan biaya berhenti karena biaya yang ada terlampaui kecil. Saya sendiri bingung untuk pembagian biaya ini, bagaimana biaya yang sekecil ini dibagi untuk 7 orang anggota. Tetapi akhirnya pencerahan pun muncul dari Ibu Renny tentang perencanaan waktu yang selanjutnya saya rubah untuk menyesuaikan waktu yang sebenernya. Untuk perencanaan biaya pencerahan muncul dari Pak Holil bahwa biayanya seberapapun harus diefisiensikan agar cukup untuk membiayai proyek ini. Tapi pencerahan ini muncul di waktu yang tidak tepat yaitu waktu deadline dari tugas ini. Sehingga untuk

yang WBS saya selesaikan dan untuk knowledge area yang lain dibagi-bagi pengerjaannya. Setelah semua

bagian terkumpul di satu dokumen nantinya didiskusikan bersama-sama dengan satu kelompok semua.

Lebih cepat lebih baik -NN-

Executing project. . .

System Analist wanna be. . .

Saatnya menjadi sistem analis. Melakukan pengumpulan kebutuhan terhadap sistem dalam Website MPTI

Corner. Tugas-per tugas sudah dibagi. Saya telah mendelagasikan dua orang dari tim saya untuk melaksanakan

wawancara ke salah satu staff TU untuk mendapatkan data tentang artikel (karena fitur yang kami dapat yaitu fitur

artikel). Disusunlah SKPL berdasar wawancara.

Waktu yang singkat dalam mengerjakan SKPL. Hanya seminggu. Seminggu hanya ada 7 hari kepotong libur.

Ohh.. Cobaan ini. Tapi alhamdulillah SKPL selesai di waktu yang tepat. Hasil dari pemikiran kami semua. Walaupun

template diambil dari mata kuliah lain. Kami teteap berpikir untuk mengerjakannya. Tidak asal aja.

Pembelajaran yang bisa saya ambil dalam penyusunan SKPL ini adalah lakukan gathering data dengan benar

agar sponsor puas dan tidak merevisi requirement yang diajukan. Merevisi SKPL akan menghabiskan waktu lagi dan

tenaga serta biaya lebih. Selain dalam gathering data, waktu yang telah direncanakan seharunya dipatuhi oleh para

anggota tim proyek agar penyelesaiannya tepat waktu dan tidak mepet hasilnya dalam penyerahan. Menjadi sistem

analis harus memiliki komunikasi yang baik agar apa yang disampaikan sponsor dan para stakholder dapat diserap

dengan baik dan disampaikan kepada anggota tim dengan baik pula. Sehingga tidak terjadi distorsi informasi yang

berlebihan.

Pembelajaran PM saat proses gathering data seharunya dapat mengontrol pengerjaan anak buahnya.

Mengontrol dalam hal waktu juga pelaksanaan.

Hey Project Team, Let’s Get the BEAT!!

Eksekusi pertama konstruksi kebutuhan. Membuat fitur artikel. Diawali dengan membuat WBS. Terjadi distorsi informasi disini. Saya tidak melihat RP. Saya tidak bertanya kepada PM saya ataupun kelompok lain. Datang lah hari rabu ternyata WBS untuk eksekusi dikumpulkan. Dan kelompok saya belum membuat. PM saya menghilang, di kampus tidak bertemu, dalam perkuliahan tidak ada. Akhirnya saya memutuskan untuk membuat WBS dengan anggota kelompok yang ada. Seharusnya apa yang saya lakukan ini salah. Karena saya melangkahi PM sebagai pengambil keputusan. Saya sebagai anggota tim telah “lancang” melakukan kerjaan PM yaitu dengan membuat WBS. Setelah WBS dikumpulkan saya baru memberitahu PM. Ini juga kesalahan saya, seharusnya saya melaporkan setiap situasi dan langkah yang diambil sebelum melakukan aksi pembuatan WBS tanpa sepengetahuan PM ini.

Proses pelaksanaan eksekusi fitur pun PM telah menjadwalkan untuk bertemu. Tetapi karena ada suatu acara, saya tidak datang kumpul. Saat itu PM, juga tidak memberitahukan akan mengganti jadwal. Ternyata website nya di hari Senin sudah jadi. Saya melakukan backup dan membuat dokumentasi proyek. Saat evaluasi bersama sponsor bagian saya pun dipertanyakan.

Pembelajaran untuk eksekusi ini ialah dengan tidak lancang melangkahi PM. Apapun yang terjadi pada PM, hormati dia dengan selalu memberi informasi terkini tentang proyek yang sedang berjalan. Tetapi menurut saya, juga PM wajib mengontrol semua dan mengetahui sebenarnya tugas berikutnya apa sehingga para anggota tidak bergerak sendiri. Tapi bergerak dengan persetujuan PM.

Pembelajaran lain untuk eksekusi ini ialah dengan memenuhi komitmen yang telah dibuat. Apabila berjainji untuk melakukan eksekusi bersama PM maka penuhi janji itu. Bertanggung jawab atas segala ucapan dan perbuatan juga merupakan pembelajaran yang penting dalam proyek ini. Benar kata sponsor, sebenarnya saya bukan orang yang terlampau bodoh tetapi saya orang yang terlampau kurang bertanggung jawab. Saya orang yang belum memiliki soft skill tersebut. Soft skill untuk tanggung jawab juga komitmen. Hal ini yang seharusnya diasah terus menerus. Mengembangkan soft skill.

No Pain, No Gain . . .Eksekusi kedua yaitu integrasi 3 fitur. Kedatangan dua orang dari kelompok 7Up dan kelompok Prince2. 7Up

datang membawa fitur forum dengan menggunakan modul kunena 1.6 untuk anggota yang datang dari Prince2 bukan membawa modul yang dibawa ternyata template. Kedatangan mereka membawa angin segar bagi kelompok kami. Tetapi juga membawa angin puting beliung pula. Mereka membawa fitur yang ternyata di Joomla yang kami kerjakan itu berbeda versi sehingga kami harus melakukan downgrade modul atau upgrade Joomla. Akhirnya jalan tengah diambil, kami melakukan dua-duanya. Setelah mencoba downgrade modul kunena untuk forum dan tidak berhasil akhirnya kami melakukan upgrade Joomla ke Joomla version yang diminta kunena. Upgrade berhasil. Untuk Blog, karena yang diberi mereka adalah template maka kami harus mencari modul untuk blog. Bertemulah kami modul Smart Blog di tempat mbah google. Kemudian kami pun menggunakan modul tersebut.

Integrasi fitur dengan teknologi yang berbeda dan dua orang yang datang dengan kebudayaan yang berbeda maka akan menimbulkan permasalahan seperti memilih diantara kedua situasi diatas. Sungguh mengesankan bukan?? Melakukan dua kali kerja padahal waktu yang dimiliki tidak banyak. -.-’

Tetapi kedatangan mereka juga membawa hikmah bagi kami, khusunya saya. Saya jadi bisa memandang proyek ini dengan sisi pandang lain dari apa yang mereka sharing dalam kelompok kami. Saya belajar tentang menjadi PM dari pendatang 7up. Menjadi PM ternyata tidak melakukan kerja tetapi bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilakukan anak buah dan mengontrol waktu pengerjaan. Menjadi PM sering-sering hadir bersama anak buah yang melakukan eksekusi bagiannya. Menjadi PM tidak bisa lepas begitu saja. Saya belajar dari pendatang Prince2. Walaupun saya bisa melakukan sendiri, mungkin suatu saat saya juga menghadapi kesulitan. Tetapi dia tidak meninggalkan saya ketika yang lain pergi meninggalkan saya. Karena mungkin ini dia juga merasa ini tanggung jawabnya maka dia menemani hingga akhir pengerjaan. Tepat sekali. Ditengah pengerjaan saya kesulitan dan akhirnya walaupun saran nya saat itu belum membantu tetapi paling tidak saya tidak harus berpikir sendiri dan mumet sendiri.

Tidak ada hasil yang maksimal dari usaha yang minimal. Saya merasa usaha saya yang ini belum maksimal

karena penyerahan dokumen pun masih telat karena dokumen baru selesai malem dan pagi saat MPTI belum

ada print2an buka.

9 in 1 . . .

Eksekusi 9 fitur. Ada semangat baru saat mengerjakan ini. Karena belajar dari eksekusi terdahulu dan

entahlaah ada perasaan senang karena sudah mendekati akhir semester. Karena hal itu berarti akan selesai tugas yang

menggila ini dan akan memasuki musim libur. *Ups salah bahas*. Pengerjaan eksekusi ini lebih terarah karena dihari

pertama kami telah membuat WBS yang disetujui dan di iyakan oleh seluruh anggota dan mereka telah menjanjikan akan

melakukan eksekusi sebaik-baiknya. Ada semangat disana. Ada harapan baik disana. Saya juga terdorong semangatnya

kembali untuk segera mnyelesaikan hal ini.

Pembelajaran yang saya dapat saat eksekusi ini ialah melakukan dengan sebaik-baiknya dan tepat waktu

dan memenuhi komitmen yang telah diucap. Hasilnya juga tidak mengecewakan. Selalu bersemangat untuk setiap beban

yang ditanggung dan melaksanakan lebih baik dan lebih baik di waktu kedepan. Jangan malah semakin kebelakang

semakin buruk performa kinerja kita.

Anda akan mendapatkan apa yang belum pernah Anda miliki dengan melakukan apa yang belum pernah

Anda lakukan. -NN-

Closing Project . . .

Closing, but My Project of Life is still running . . .

Proyek dalam kuliah, Kuliah tentang proyek pun ditutup. Penyerahan seluruh dokumen dan produk dilakukan.

Hal ini dilakukan sebagai bentuk tanggung jawab kepada sponsor. Seluruh pembelajaran selama proyek tertulis dalam

dokumen ini sebagai pengingat apa yang telah saya pelajari dan seharusnya dan sebaiknya akan menghasilkan pribadi

yang lebih baik lagi kedepannya.

Plan, Do, Check, Action. Sebuah sistem yang menurut saya ampuh untuk meningkatkan kualitas diri dari

waktu ke waktu. Merencanakan apa yang akan dilakukan. Kemudian eksekusi rencana dengan baik dan sunguh-sungguh

kemudian selalu mengevaluasi tindakan yang dilakukan apakah telah sesuai rencana, apakah lebih buruk dari apa yang

direncanakan atau bahkan lebih baik dari apa yang direncanakan?? Hal ini salah satu proses dimana pengetahuan

tentang diri sendiri akan meningkat. Know better, do better. Mengetahui kemampuan diri penting adanya. Untuk

melakukan tugas yang diberikan kepada saya, tentunya saya harus melihat kemampuan diri agar apa yang telah saya

janjikan sesuai dengan hasil yang saya berikan. Tidak mungkin saya menjanjikan ABCDE ternyata kemampuan saya

masih ABC. Hal ini akan membuat hasil DE tidak maksimal. Alangkah baiknya ketika saya mampu ABC dan saya

menjanjikan ABC dan hasil yang maksimal sesuai dengan kemampuan saya.

Pembelajaran hanya akan jadi sebuah pembelajaran jika kita tidak melakukan perbaikan diri dari apa yang

telah kita pelajari. Begitu pula dokumen ini, akan menjadi usang tetapi ilmu didalamnya akan kekal jika mampu

diterapkan dalam kehidupan sehari-hari.

Pelaksanaan proyek ini ialah sebagian kecil dari besarnya perencanaan proyek yang Tuhan berikan pada

saya. ;)

Semangat menjalani proyek-proyek selanjutnya dan menjadi diri yang lebih baik.