pembangunan sistem informasi helpdesk...

i

PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI HELPDESK TICKETING

SYSTEM MENGGUNAKAN DJANGO FRAMEWORK

(STUDI KASUS: SMK SARADAN)

RIZKI MUDHAR

109091000117

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

1435 H / 2015 M

iv

LEMBAR PERNYATAAN

DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-

BENAR HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN

SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI

ATAU LEMBAGA MANAPUN.

Jakarta,1 Juli 2015

Rizki Mudhar

109091000117

v

ABSTRAK

Rizki Mudhar – 109091000117. Pembangunan Sistem Informasi Helpdesk

Ticketing System Menggunakan Django Framework (Studi Kasus : SMK

Saradan) dibimbing oleh Husni Teja Sukmana, Ph.D dan Dewi Khairani, M.Sc.

SMK (Sekolah Menengah Kejuruan) Saradan, lembaga pendidikan yang

berkomitmen meningkatkan efektifitas penerapan sistem manajemen yang

bermutu. Dalam menjalankan kegiatan sekolah seringkali ditemukan masalah-

masalah pada peralatan komputer serta perangkat lunak yang terpasang didalam

komputer dan harus segera diselesaikan. Namun penanganan masalah masih

kurang baik, karena proses pencatatan keluhan masalah yang masih sederhana

sehingga mempengaruhi kinerja sekolah terutama staff bagian tata usaha dan

bagian kurikulum. Hal ini dapat memberi dampak negatif yakni terdapat masalah

yang berisiko dicatat berulang, sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk

solusi dari laporan keluhan tersebut. Oleh karena itu, penulis mengajukan aplikasi

sistem informasi helpdesk ticketing system yang dibuat untuk mengatasi dan

meminimalisasi masalah diatas. Secara garis besar aplikasi yang dikembangkan

terdiri dari proses pencatatan keluhan helpdesk, informasi status keluhan helpdesk,

informasi cara penyelesain keluhan helpdesk, serta laporan helpdesk. Metode

penelitian yang penulis lakukan antara lain metode pengumpulan data berupa

studi pustaka, observasi, studi literatur sejenis dan wawancara. Sedangkan metode

pengembangan aplikasi helpdesk ini, penulis menggunakan Rapid Application

Development (RAD) dengan dimodelkan dengan diagram-diagram Unified

Modelling Language (UML). Tahapan yang dilakukan dalam RAD adalah fase

perencanaan syarat-syarat, fase perancangan, fase konstruksi dan fase

pelaksanaan. Tools yang digunakan adalah Python versi 3, MySQL versi 5.1.33

dan Pycharm versi 3. Hasil penelitian ini menghasilkan suatu sistem informasi

helpdesk yang memberikan kemudahan bagi staff bagian tata usaha dan

kurikulum untuk membantu menyelesaikan masalah yang akan diajukan dan

mendapatkan solusi dari masalah yang dikeluhkan.

Kata kunci: informasi, helpdesk, Rapid Application Development (RAD), UML

(Unfied Modelling Language).

V Bab + 100 Halaman + 21 Daftar Pustaka + 42 Gambar + 22 Tabel + 4 Daftar

Simbol + 5 Lampiran

Pustaka Acuan: 19 Buku (2008-2014)

vi

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah

S.W.T yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat

menyelesaikan penyusunan skripsi dengan judul “Pembangunan Sistem Informasi

Helpdesk Ticketing System menggunakan Django Framework (Studi Kasus: SMK

Saradan)”

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini masih jauh dari

sempurna dan terdapat banyak kekurangan di dalamnya, oleh karena itu penulis

mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari semua pihak. Penulisan

skripsi ini juga tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak yang telah mendukung.

Oleh karena itu, penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada pihak-pihak yang telah turut membantu dalam penyusunan

laporan ini, yaitu:

1. Bapak Husni Teja Sukmana, Ph.D, selaku Dosen Pembimbing I dan Dewi Khairani,

M.Sc selaku Dosen Pembimbing II yang telah secara bijaksana dan kooperatif

memberikan pengarahan dan petunjuk kepada penulis dalam menyelesaikan

skripsi ini.

2. Ibu Arini, M.T., selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika Universitas Islam

Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Bapak Dr. Agus Salim, M.Sis, selaku Dekan

Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah

Jakarta.

vii

3. Seluruh Dosen, Staf Karyawan Fakultas Sains dan Teknologi, khususnya Program

Studi Teknik Informatika yang telah memberikan bantuan dan kerjasama yang

terjalin dari awal perkuliahan.

4. Kedua orang tua tercinta yang selalu memberikan doa, semangat, dukungan

moril dan materil kepada penulis juga yang selalu menjadi motivasi terbesar

penulis agar dapat menyelesaikan skripsi ini dengan segera dan baik.

5. Serta semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu telah membantu,

menyumbangkan gagasan dalam kegiatan penyusunan skripsi ini

Semoga semua kebaikan, bantuan, dukungan dan doa yang diberikan

mendapat balasan dari Allah SWT. Penulis mengharapkan saran serta kritik dari

pembaca dan semua pihak agar penulisan laporan selanjutnya menjadi lebih

baik lagi. Akhir kata, penulis berharap agar skripsi ini bermanfaat bagi penulis

khusunya dan bagi pembaca pada umumnya.

Jakarta,1 Juli 2015

Rizki Mudhar

viii

DAFTAR ISI

DAFTAR GAMBAR .......................................................................................................... ii

DAFTAR TABEL ...............................................................................................................iv

DAFTAR SIMBOL ............................................................................................................vi

DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................................... x

BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang ........................................................................................................ 1

1.2. Rumusan Masalah ................................................................................................... 4

1.3. Batasan Masalah ..................................................................................................... 4

1.4. Manfaat Penelitian .................................................................................................. 5

1.5. Tujuan Penelitian .................................................................................................... 5

1.6. Metodologi Penelitian ............................................................................................. 6

1.6.1. Metode Pengumpulan data .............................................................................. 6

1.6.1.1. Studi Pustaka ........................................................................................... 6

1.6.1.2. Studi Literatur Sejenis ............................................................................. 6

1.6.1.3. Wawancara .............................................................................................. 6

1.6.2. Metode Pengembangan Sistem ....................................................................... 6

1.7. Sistematika Penulisan ......................................................................................... 7

BAB II LANDASAN TEORI ............................................................................................. 9

2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi ................................................................................... 9

2.1.1. Pengertian Sistem .................................................................................................. 9

2.1.1.1. Karakteristik Sistem ....................................................................................... 9

2.1.2 Pengertian informasi ............................................................................................ 10

2.1.3 Pengertian sistem informasi ................................................................................. 11

2.1.3.1 Komponen-komponen sistem informasi ....................................................... 11

2.2. Konsep dasar Django ................................................................................................. 12

2.2.1 Pengertian django ................................................................................................. 12

2.2.3 Pengertian ORM(object-relational mapper) ......................................................... 13

2.2.4 Pengertian Framework ......................................................................................... 13

2.3 Konsep dasar helpdesk ................................................................................................ 13

2.3.1 Pengertian helpdesk ............................................................................................. 13

ix

2.3.2 Pengertian ticketing ............................................................................................. 14

2.3.3 Kelebihan Helpdesk ............................................................................................. 14

2.3.4 Fungsionalitas Helpdesk ..................................................................................... 15

2.3.5 Peranan Helpdesk ................................................................................................. 15

2.4 UML(Unified Modelling Language) .......................................................................... 16

2.4.1 Pengertian UML ................................................................................................... 16

2.4.2 Tujuan UML ........................................................................................................ 16

2.4.3 Diagram-diagram UML ....................................................................................... 17

2.4.3.1 Diagram use-case .......................................................................................... 17

2.4.3.2 Diagram kelas ............................................................................................... 17

2.4.3.3 Diagram sekuen............................................................................................. 18

2.4.3.5 Diagram aktifitas ........................................................................................... 18

2.5 Database (basis data) ................................................................................................... 19

2.6. Rapid Application Development (RAD) .................................................................... 19

2.7 Literatur Sejenis .......................................................................................................... 19

BAB III METODOLOGI PENELITIAN .................................................................................... 23

3.1. Metodologi Pengumpulan Data ................................................................................. 23

3.1.1. Studi Pustaka ...................................................................................................... 23

3.1.2. Studi Literatur Sejenis ........................................................................................ 23

3.1.3. Wawancara ......................................................................................................... 24

3.1.4. Observasi............................................................................................................. 24

3.2. Metode pengembangan sistem .................................................................................. 24

3.2.1. Fase Perencanaan Syarat-Syarat ..................................................................... 25

3.2.2. Fase Perancangan ............................................................................................ 26

3.2.3. Fase Konstruksi ............................................................................................... 27

3.2.4. Fase Pelaksanaan............................................................................................. 27

3.3 Kerangka Berfikir ....................................................................................................... 27

BAB IV PEMBAHASAN ....................................................................................................... 29

4.1. Fase Perencanaan Syarat-Syarat ................................................................................ 29

4.1.1. Gambaran Umum SMK Saradan ........................................................................ 29

4.1.1.1. Visi dan Misi SMK Saradan ........................................................................ 29

x

4.1.1.2. Tujuan Sekolah ............................................................................................ 31

4.1.1.3. Struktur Organisasi SMK Saradan ............................................................... 33

4.1.2. Menganalisa Sistem Berjalan .............................................................................. 33

4.1.3. Identifikasi Masalah ............................................................................................ 35

4.1.4. Usulan Penyelesain Masalah ............................................................................... 35

4.2. Fase Perancangan ....................................................................................................... 36

4.2.1. Desain Aplikasi ................................................................................................... 36

4.2.1.1. Penentuan Actor ........................................................................................... 36

4.2.1.2. Perancangan Use Case ................................................................................. 38

4.2.1.3. Perancangan Use Case Scenario .................................................................. 41

4.2.1.4. Activity Diagram.......................................................................................... 53

4.2.1.6. Sequence Diagram ....................................................................................... 68

4.2.2. Desain Basis Data ............................................................................................... 83

4.2.3. Desain Interface .................................................................................................. 89

4.2.3.1.Desain User Interface Home Page Login .......................................................... 89

4.2.3.2. Desain User Interface Admin Page .............................................................. 89

4.2.3.3. Desain User Interface Teknisi Helpdesk ...................................................... 90

4.2.3.4. Desain User Interface User Helpdesk .......................................................... 90

4.2.3.5. Desain User Interface Add User .................................................................. 91

4.2.3.6. Desain User Interface Create New Ticket .................................................... 91

4.2.3.7. Desain User Interface Assign Ticket............................................................ 92

4.2.3.8. Desain User Interface Response Ticket ....................................................... 92

4.2.3.9. Desain User Interface Change Status Ticket ................................................ 93

4.2.3.10. Desain User Interface View All Ticke ....................................................... 93

4.2.3.11. Desain User Interface View Report Ticket ................................................ 94

4.2.3.12. Desain User Interface Logout .................................................................... 94

4.3. Fase Konstruksi .......................................................................................................... 94

4.3.1. Implementasi koding ........................................................................................... 94

4.3.2. Spesifikasi Software dan Hardware .................................................................... 95

4.4. Fase Pelaksanaan ....................................................................................................... 96

4.4.1. Testing Mandiri ................................................................................................... 96

xi

4.4.2. Testing Oleh User ............................................................................................... 98

BAB V PENUTUP ................................................................................................................ 99

5.1. Kesimpulan ................................................................................................................ 99

5.2. Saran .......................................................................................................................... 99

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................... 100

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perkembangan teknologi semakin hari semakin maju. Internet merupakan

teknologi yang perkembangannya paling pesat saat ini. Orang dari berbagai kota

besar dan kota kecil mudah sekali mengakses internet. Bahkan dengan akses

internet yang disediakan oleh penyedia jasa telepon/komunikasi. Orang-orang dari

pelosok telah bisa mengakses baik lewat komputer maupun lewat handphone atau

lewat komputer tablet yang sekarang berkembang pesat. Bisa dipastikan hampir

semua orang yang menggunakan smartphone telah menggunakan internet. Dengan

demikian internet merupakan media informasi yang bisa diakses oleh semua

orang. Menurut Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kemkominfo) ,

pengguna internet di indonesia hingga saat ini telah mencapai 82 juta orang.

Dengan capaian tersebut, indonesia berada pada peringkat ke-8 di

dunia.(www.kominfo.go.id)

Tuntutan kebutuhan akan informasi dan penggunaan komputer yang

semakin banyak mendorong terbentuknya suatu aplikasi yang dapat menunjang

kebutuhan informasi tersebut. Dengan terus melajunya roda perkembangan

teknologi, web berkembang menjadi alat bantu yang tidak hanya mampu

menyediakan informasi, namun juga mampu mengolah informasi. Proses

http://www.kominfo.go.id/

2

pengolahan informasi dengan memanfaatkan teknologi web menyebabkan web

menjadi media informasi yang dinamis.

Sekolah menengah kejuruan (SMK) Saradan merupakan sebuah lembaga

pendidikan yang dikelola oleh Yayasan Nurussyamsi dengan kantor utamanya di

depok. Sejak beroperasi dari tahun 2010, SMK saradan sudah memilik siswa

dengan jumlah ± 500 orang. Adapun program keahlian kejuruan yang dimilik

yaitu teknik kendaraan ringan, rekayasa perangkat lunak, teknik komputer

jaringan dan multimedia. SMK saradan berkomitmen meningkatkan mutu

pelayanan pendidikan untuk membentuk siswa unggul dalam prestasi dan

meningkatkan efektifitas penerapan sistem manajemen yang bermutu. Hingga

tulisan ini dibuat penulis merupakan staff divisi IT di smk saradan.

Berdasarkan hasil wawancara dengan observasi terdapat dua buah divisi di

SMK Saradan yang aktifitas pekerjaan nya menggunakan komputer. Diantaranya

mereka yaitu staff bagian tata usaha dan kurikulum. Bagian kurikulum memiliki

tugas membuat dokumen penting untuk sekolah salah satunya seperti membuat

silabus mata pelajaran semester baru. Sedangkan staff bagian tata usaha memiliki

peran membuat laporan keuangan sekolah serta yang berkaitan dengan bidang

tersebut. Dalam menjalankan perannya masing-masing seringkali ditemukan

masalah-masalah pada peralatan penunjang yang ada di kantor dan harus segera

diselesaikan. Adapun masalah yang berkaitan dengan kerusakan infrastruktur

sekolah, staff karyawan yang mengalami kerusakan pada perangkat yang

digunakan akan melaporkan masalahny ke bagian tata usaha kemudian bagian

tata usaha menginformasikan keluhan yang di laporkan ke bagian IT. Apabila

3

informasi keluhan yang dilaporkan kurang akan informasi didalamnya maka

bagian IT meminta kembali untuk dikonfirmasi informasi lengkap keluhan yang

dilaporkan. Baru kemudian bisa ditindaklanjuti masalah yang dilaporkan. Namun

penanganan masalah yang saat ini terjadi di SMK Saradan masih kurang baik,

karena proses pencatatan masalah yang dilaporkan masih manual dan sederhana

sehingga mempengaruhi kinerja Staff karyawan. Karena masalah yang ada di

lapangan tidak cepat teratasi dan tidak tersistemasi proses komplain masalah. Hal

ini dapat memberi dampak negatif yakni terdapat masalah yang beresiko dicatat

secara berulang sehingga staff karyawan membutuhkan waktu yang lama dalam

mendapatkan informasi akan penyelesain masalah tersebut.

Menurut fred, helpdesk dapat berfungsi sebagai single point of contacts

ketika pelanggan membutuhkan bantuan teknis serta dapat menjadi fasilitas

komunikasi antara pelanggan dengan tim pendukung dalam sebuah perusahaan

(fred:2013:231). Oleh karena itu penulis mengajukan aplikasi sistem informasi

helpdesk ticketing system yang terintegrasi dengan baik agar dapat menyelesaikan

permasalahan staff karyawan yang di jelaskan diatas dengan baik.

Saat ini sudah banyak web framework yang ada di dunia pengembangan

web, yang ditulis dalam berbagai bahasa pemograman dan dibangun pada

platform yang berbeda dan sistem operasi yang berbeda pula. Web developer di

seluruh dunia kini meninggalkan cara kuno dalam membangun website yang

mendukung pemanfaatan framework secara struktur dan bentuk dalam

pengembangan webnya.

4

Memilih sebuah teknologi yang akan digunakan untuk membangun

website merupakan keputusan yang sulit, dikarenakan kita akan terjebak

menggunakanya untuk sementara waktu. Lebih buruk lagi, sejak awal ketika kita

dipaksa untuk membuat keputasan tentang apa framework yang akan kita gunakan

sedangkan kita memiliki informasi minim atau malah sama sekali tidak ada

tentang seberapa bagus framework yang akan digunakan untuk kebutuhan kita.

Dalam penelitian ini penulis menggunakan django framework untuk

pembuatan website yang akan dibangun. Adapun alasanya dikarenakan django

mempermudah web developer dalam pembangunan website yang kompleks. Serta

menggunakan bahasa pemograman python untuk pembuatan aplikasinya

(jeff:2008:7).

Untuk merancang perangkat lunak yang akan di bangun ,penulis

menggunakan UML modelling sebagai konsep model sistem yang dirancang.

UML modelling memudahkan penulis dalam menjabarkan sistem secara rinci

untuk analisa dan mencari apa yang diperlukan sistem serta dapat

mendokumentasikan sistem yang ada, proses-proses dan organisasinya. Agar

sebuah sistem dapat dibangun dengan cepat penulis menggunakan metode RAD

(rapid application development). Dalam metode ini sebuah sistem akan

dikonstruksikan dari awal menetapkan kebutuhan user hingga implementasi

sistem secara final.

5

Dari latar belakang tersebut penulis mengangkat judul

”PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI HELPDESK TICKETING

SYSTEM MENGGUNAKAN DJANGO FRAMEWORK (STUDI

KASUS:SMK SARADAN)”

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan yang dipaparkan, maka

identifikasi masalah penelitian ini adalah:

“Bagaimana membangun aplikasi helpdesk yang dapat menyediakan

informasi dalam menangani troubleshooting yang berkaitan dengan komputer

pada SMK Saradan”.

1.3. Batasan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan yang dipaparkan, maka

identifikasi masalah penelitian ini adalah:

1. Penelitian ini tidak membahas keamanan data.

2. Implementasi penelitian ini dilakukan di SMK Saradan.

1.4. Manfaat Penelitian

Manfaat dari Penelitian ini adalah:

1. Memberikan gambaran secara umum tentang rancang bangun sistem

helpdesk ticketing system pada SMK saradan.

2. Diharapkan dapat dijadikan referensi untuk skripsi bidang penelitian

6

sistem informasi helpdesk ticketing system.

1.5. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah membangun sistem informasi helpdesk

ticketing system pada SMK saradan untuk digunakan sebagai media informasi

penyampain problem seputar komputer oleh staff karyawan ke divisi IT helpdesk.

1.6. Metodologi Penelitian

1.6.1. Metode Pengumpulan data

Metode pengumpulan data merupakan metode yang digunakan peneliti

dalam melakukan analisis data dan menjadikanya informasi yang akan digunakan

untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi.

1.6.1.1. Studi Pustaka

Studi pustaka, mengumpulkan data dan informasi dengan cara membaca

dan mempelajari buku-buku, referensi serta situs-situs penyedia layanan yang

berkenaan dengan judul diatas.

1.6.1.2. Studi Literatur Sejenis

Studi literatur sejenis merupakan metode pengumpulan data dengan

membandingkan research yang sejenis dengan judul penelitian, diantaranya yaitu

adalah “ Rancang bangun helpdesk ticketing system”.

7

1.6.1.3. Wawancara

Metode wawancara merupakan proses untuk mengumpulkan informasi dengan

cara percakapan langsung dengan format tanya jawab terhadap pihak-pihak terkait

dengan penelitian sistem yang akan dibuat

1.6.1.4. Observasi

Pengamatan yang langsung dilakukan peneliti terhadap obyek-obyek yang

ada pada perusahaan atau instansi terkait untuk mendapatkan data-data yang

diperlukan.

1.6.2. Metode Pengembangan Sistem

Pada penelitian ini , penulis menggunakan metode pengembangan sistem

Rapid Application Development (RAD) dengan tools-nya UML, yang memiliki

tahap-tahap sebagai berikut: (kendall dan kendall,2011):

1. Fase Perencanaan Syarat

2. Fase Perancangan

3. Fase Konstruksi

4. Fase Implementasi

1.7. Sistematika Penulisan

Dalam penulisan skripsi ini, penulis menjabarkan penelitian Desain

Sistem Informasi Helpdesk Ticketing System Berbasis Web Dengan Django

Framework Menggunakan Uml Modelling dibagi menjadi 5 (lima) Bab,

diantaranya adalah:

8

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini akan diuraikan tentang latar belakang, perumusan

masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian,

metodologi penelitian serta sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Dalam bab ini akan diuraikan mengenai landasan teori yang digunakan

dalam pembahasan penulisan skripsi ini dan sumber landasan teori

tersebut.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini berisi metodologi penelitian yang dilakukan serta langkahlangkah

yang digunakan terkait dengan penelitian yang dilakukan.

BAB IV PEMBAHASAN

Dalam bab ini berisi tentang analisis dan perancangan kebutuhan sistem

dari hasil penelitian serta pembahasan yang mencakup gambaran umum

tentang obyek penelitian serta implementasi sistem.

BAB V PENUTUP

Bab ini merupakan akhir penulisan skripsi, di mana berdasarkan uraian

telah dibahas akan dituangkan ke dalam suatu bentuk simpulan akhir

serta saran-saran

9

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi

2.1.1. Pengertian Sistem

Whitten mendefinisikan sistem sebagai sekolompok komponen yang

saling terhubung dan berfungsi secara bersamaan untuk mencapai hasil yang

diinginkan (whitten:2009:6)

Menurut gaol, sistem adalah hubungan satu unit dengan unit-unit lainnya

yang saling berhubungan satu sama lainnya dan yang tidak dapat dipisahkan serta

menuju suatu kesatuan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan

(gaol:2008:9).

2.1.2 Pengertian informasi

Menurut laudon, informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah

bentuk yang berguna bagi penerima dan sangat berarti dalam tindakan mengambil

sebuah keputusan (laudon:2012:15).

Didalam bukunya gupta menjelaskan informasi adalah data yang telah

diambil, diolah atau digunakan untuk tujuan informasi semata yang mana bisa

10

diatur dan di presentasikan sehingga pembuat keputusan dapat mengambil

tindakan secara langsung (gupta:2011:26)

2.1.3 Pengertian sistem informasi

Laudon mendefinisikan sistem informasi merupakan perangkat komponen

yang saling terkait yang mana mengumpulkan, memproses,menyimpan, dan

mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kontrol

dalam sebuah organisasi. Disamping mendukung pengambilan keputusan,

koordinasi , dan kontrol, sistem informasi juga dapat membantu manajer dan

pekerja menganalisis masalah, memvisualisasikan subyek yang komplek,

menciptakan produk baru (laudon:2012:15)

2.2. Konsep dasar Django

2.2.1 Pengertian django

Django merupakan sebuah framework yang berbasis high level language

yaitu bahasa python yang mendukung pembuatan sebuah website secara rapid

devolopment dengan desain yang elegan (wright:2007:274)

Mcgaw mendefinisikan django sebagai sebuah web framework yang

mempunyai pola mvc (model-view-controller). Model adalah kelas python yang

digunakan untuk berinteraksi dengan lapisan database. Controller adalah lapisan

yang menangani logika aplikasi dan mengirimkan respon permintaan. Dan view

adalah apa yang pengguna lihat dan berinteraksi dengannya.(mcgaw:2009:6)

11

2.2.3 Pengertian ORM(object-relational mapper)

ORM merupakan komponen database pada django. Di django ORM

bertindak sebagai jembatan antara model data dan mesi database(database

machine). ORM juga men-support semua database yang ada sehingga

memudahkan developer mengubah database yang satu ke yang lainnya

(hourieh:2008:21)

2.2.4 Pengertian Framework

Framework adalah kumpulan perintah atau fungsi dasar yang membentuk

aturan-aturan tertentu dan saling berinteraksi satu sama lain sehingga dalam

pembuatan aplikasi website dibutuhkan sebuah framework untuk

pembangunannya. (wardana:2010:3).

2.2.5. Instalasi Django menggunakan Subversion

Subversion merupakan sebuah aplikasi open source revision-control

system yang sering digunakan oleh tim Django mengatur perubahan data dalam

database django apabila diperlukan untuk menambahkan fitur baru ke dalam

django. Dalam kasus ini penulis memanfaatkan fungsi dari client subversion agar

dapat memasang django yang terbaru dari website resmminya dan dapat

melakukan update versi django dengan lebih mudah. Berikut tahap-tahap dalam

memasang django menggunakan subversion; (adrian:2008:12)

a. ketik perintah berikut pada sebuah aplikasi terminal svn co

http://code.djangoproject.com/svn/django/trunk djtrunk

http://code.djangoproject.com/svn/django/trunk

12

b. buat folder site-packages/django.pth dan tambahkan folder

djtrunk dan update python ke djtrunk

c. Taruh djtrunk/django/bin kedalam system path. Dalam folder

ini berisikan aplikasi utilitis seperti django-admin.py

2.2.6. Django Project

Terdapat empat buah file yang berisikan konfigurasi database serta

konfigurasi-konfigurasi lainnya yang memiliki relasi dengan aplikasi django.

Diantaranya; (adrian:2008:15)

1. __init__.py; merupakan sebuah file yang mengindikan

bahwasanya untuk membuat aplikasi dengan

menggunakan bahasa python membutuhkan file ini agar

berfungsi sebagai package atau bisa dibilang bagian

dari sebuah modul.

2. Manage.py; merupakan sebuah file yang bertindak

sebagai utility memiliki fungsi dapat berinteraksi

dengan Django project

3. Settings.py merupakan file yang berisikan

pengaturan/konfigurasi project django

4. Urls.py mendefinisikan index dari sebuah aplikasi di

Django

13

2.3 Konsep dasar helpdesk

2.3.1 Pengertian helpdesk

Helpdesk pada dasarnya adalah point dimana masalah atau issue

dilaporkan dan diatur secara terurut dan diorganisasikan dari perspektif umum.

Helpdesk juga berfungsi sebagai pelengkap dari sebuah fungsi pelayanan dan

bertanggung jawab sebagai sumber dari pemecahan masalah atau issue lainnya

(www.help-desk-world.com/help-desk.htm).

Menurut fred helpdesk juga dapat berperan sebagai single point of contact

ketika pengguna membutuhkan bantuan teknis serta dapat menjadi fasilitas

komunikasi antara pengguna dengan tim pendukung di sebuah perusahaan

(fred:2013:231)

2.3.2 Pengertian ticketing

Ticketing adalah sebuah karcis gangguan(atau disebut juga laporan

masalah) yang digunakan dalam suatu organisasi untuk melacak deteksi,

pelaporan, dan resolusi dari beberapa jenis masalah. Trouble sistem ticketing

berasal dari manufaktur sebuah dasar sistem pelaporan kertas. Sekarang

kebanyakan berbasis web dan terkait dengan hubungan manajemen pelanggan

seperti call center atau e-business

(www.searchcrm.techtarget.com/definition/trouble-tick)

2.3.3 Kelebihan Helpdesk

Helpdesk memiliki beberapa kelebihan, antara lain (helpdeskworld,2007) :

a. Helpdesk dapat memberikan solusi atas pertanyaan-pertanyaan

http://www.help-desk-world.com/help-desk.htm

http://www.searchcrm.techtarget.com/definition/trouble-tick

14

maupun complain yang masuk dalam waktu yang lebih singkat.

b. Helpdesk dapat mengecek status permasalahan yang ada dan

mengatur pembagian kerja staf.

c. Helpdesk dapat meningkatkan efisiensi perusahaan dalam

menangani pertanyaan dan complaindari pelanggan.

d. Helpdesk dapat memberikan laporan kerja perkembangan

kinerja para staf kepada pimpinan.

2.3.4 Fungsionalitas Helpdesk

Helpdesk Ticketing System memiliki beberapa fungsi, antara lain

(Qoyyimah,2011):

d. Dari prespektif keuangan adalah untuk meningkatkan

keuntungan, meningkatkan jumlah pelanggan, meningkatkan

kepuasan pelanggan, meningkatkan mutu pelayanan.

e. Dari perspektif pelanggan adalah untuk menjalin kemitraan

dengan pelanggan, meningkatkan kepercayaan pelanggan.

2.3.5 Peranan Helpdesk

Operator atau orang yang bertanggung jawab pada Helpdesk System

memiliki beberapa tugas, antara lain: (Yulia, 2012)

a. Jawaban panggilan dari pengguna yang memiliki komputer yang

berhubungan dengan masalah, atau mereka membutuhkan bantuan

dalam penggunaan perangkat lunak aplikasi spreadsheet, grafis,

database, e-mail, atau aplikasi pengolah kata.

15

b. Menjawab pertanyaan berdasarkan pengetahuan mereka tentang

operasi komputer.

c. Mengajukan pertanyaan dari pengguna untuk membantu dalam

mendiagnosa masalah, menemukan solusi yang mungkin dan

menerapkan diagnostic procedures.

d. Berkonsultasi dengan ahli komputer lain untuk lebih mempelajari

masalah dan mengembangkan solusi, jika perlu.

e. Mampu menjelaskan erors untuk para programmer dan

merekomendasikan perubahan program.

f. Tetap mengikuti perkembangan dan memperbarui pengetahuan dan

keterampilan melalui komunikasi terus menerus dengan komputer dan

majalah perdagangan membaca, manual dan menghadiri seminar

pelatihan.

2.3.6. Tipe Helpdesk

Berdasarkan tipe customer yang ditanganinya, helpdesk dapat dibagi menjadi dua

jenis (Trimawangsari, 2010):

a. Internal helpdesk

Adalah helpdesk yang memberikan pelayanan kepada internal

customer yaitu para karyawan yang bekerja pada perusahaan

tersebut. Tujuan utama daripada dibentuknya helpdesk ini

adalah membantu karyawan untuk dapat memaksimalkan

infrastruktur yang ada untuk mengoptimalkan kinerja mereka

b. External helpdesk

16

Adalah helpdesk yang terdapat pada perusahaan yang

melakukan penjualan produk atau layanan terten kepada pihak

di luar perusahaan. Sehingga helpdesk disini ditekankan pada

pelayanan terhadap customer pengguna produk/jasa perusahaan

sebagai additional services after sales terhadap penjualan

perusahaan tersebut

2.4 UML(Unified Modelling Language)

2.4.1 Pengertian UML

UML merupakan satu kumpulan konvensi pemodelan yang digunakan

untuk menentukan atau menggambarkan sebuah sistem software yang terkait

dengan obyek (Whitten, 2008). Jeffrey L. Whitten menambahkan bahwa UML

menawarkan diagram yang dikelompokkan menjadi beberapa perspektif berbeda

untuk memodelkan suatu sistem, seperti satu set cetak biru (blueprint) yang

digunakan untuk membangun sebuah rumah (Whitten, 2008).

2.4.2 Tujuan UML

Tujuan utama perancangan UML adalah: (hariyanto:2004:260)

1. Menyediakan bahasa pemodelan visual yang ekspresif dan siapa pakai

untuk mengembangkan dan pertukaran model-model yang berarti

Menyediakan mekanisme perluasan dan spesialisasi untuk memperluas

konsep konsep inti

2. Mendukung spesifikasi independen bahasa pemograman dan proses

17

pengembangan tertentu Menyediakan basis formal untuk pemahaman

bahasa pemodelan

3. Mendorong pertumbuhan pasar kakas berorientasi objek

4. Mendukung konsep-konsep pengembangan level lebih tinggi seperti

komponen, kolaborasi, framework dan pattern.

2.4.3 Diagram-diagram UML

2.4.3.1 Diagram use-case

Diagram yang menggambarkan interaksi antara sistem dengan

eksternal sistem dan pengguna. Dengan kata lain, secara grafis menggambarkan

siapa yang akan menggunakan sistem dan dengan cara apa pengguna

mengharapkan untuk berinteraksi dengan sistem (Whitten, 2008).

2.4.3.2 Diagram kelas

Menurut prabowo, diagram kelas merupakan kumpulan kelas-kelas objek

yang memiliki atribut dan perilaku yang sama. Kelasi didefinisikan sebagai suatu

sumber daya yang termasuk didalamnya informasi-informasi yang mengambarkan

fitur suatu entitas dan bagaimana penggunaanya sedangkan objek adalah entitas

yang bersifat uni yang mengikuti aturan aturan yang sudah didefinisikan dalam

kelasnya.(prabowo:2011:39)

18

2.4.3.3 Diagram sekuen

Sequence diagram secara grafis menggambarkan bagaimana object

berinteraksi dengan satu sama lain melalui pesan pada eksekusi sebuah

usecaseatau operasi. Diagram ini mengilustrasikan bagaimana pesan terkirim dan

diterima di antara object dan sequence (ruang waktu) (Whitten,2008). Adapun

simbol simbol dari sequence diagramterdapat pada daftar simbol.

2.4.3.5 Diagram aktifitas

Diagram aktivitas mengambarkan aktivitas sistem dalam bentuk kumpulan

aksi ketika digunakan dalam pemodelan software, diagram aktivitas juga

mempresentasikan pemangilan suatu fungsi tertentu misalnya call. Sedangkan bila

dimodelkan dalam pemodelan bisnis, diagram ini mengambarkan aktivitas yang

dipicu oleh kejadian-kejadian di luar seperti pemesanann atau kejadian-kejadian

internal misalnya proses pengajian tiap jumat sore.(prabowo:2011:144)

2.5 Database (basis data)

Menurut junindar, basis data merupakan kumpulan data yang saling

berhubungan satu dengan lainya yang tersimpan di perangkat keras komputer dan

diperlukan suatu perangkat lunak memanipulasi basis data tersebut

(junindar:2011:9). Pada intinya basis data adalah media untuk menyimpan data

agar dapat diakses dengan mudah dan cepat.(rossa:2014:43)

19

2.6. Rapid Application Development (RAD)

Rapid Application Development (RAD) adalah model proses

pengembangan perangkat lunak yang bersifat inkremental terutama untuk waktu

pengerjaan yang pendek. Model RAD adalah adaptasi dari model air terjun versi

kecepatan tinggi dengan menggunakan model air terjun untuk pengembangan

setiap komponen perangkat lunak (rossa:2014:34)

2.7 Literatur Sejenis

1. Judul Skripsi “ Rancang Bangun Helpdesk Ticketing System (Studi

Kasus:PT.Primus Indojaya)” oleh Qoyyimah (UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

2011)

PT. Primus Indojaya merupakan sebuah perusahaan yang terintegrasi,

terdistribusi, dan terlengkap dalam memberikan informasi mengenai

teknologi informasi. di PT. Primus Indojaya masih kurang baik, karena

proses pencatatan helpdesk yang masih manual dan sederhana sehingga

mempengaruhi kinerja perusahaan tidak cepat teratasi, dan prosesnya tidak

terkontrol. Semua pencatatan laporan bulanan serta perhitungan masalah

masih dilakukan manual. Oleh karena itu dibutuhkan sistem helpdesk

ticketing system yang terintegrasi dengan baik dan cepat sehingga

pengaksesan data pada helpdesk dapat dilakukan dengan mudah dan

cepat guna pengukuran tingkat masalah pengaksesan laporan oleh manajer

operasional, serta permasalahan dapat tertangani dengan baik dalam cakupan

batasan masalah yang menghasilkan solusi tepat untuk mengatur

20

sumberdaya yang ada.

Penelitian skripsi ini bertujuan untuk membantu pihak IT Helpdesk

memberikan laporan bulan. Dan juga untuk membantu pihak manajemen

mengambil keputusan dengan melihat banyaknya maslah berdasrkan operator

tersebut

Alat pengembangan yang digunakan peneliti yaitu PHP sebagai

aplikasi interface dan Mysql sebagai basis datanya. Ini semua dipilih

karena kehandalan dalam membuat aplikasi berbasis web. Metode

pengembangan yang digunakan adalah waterfall dengan pendekatan UML.

2. Judul Skripsi “ Rancang Bangun Helpdesk Pada PT Palyja” oleh Yulia Indarti

Saputri (UIN Syarif Hidayatullah Jakarta 2012)

Di dalam suatu perusahaan, adalah penting memprioritaskan kebutuhan

pegawai dalam bentuk helpdesk system. Helpdesk system merupakan sistem

aplikasi yang dapat dijadikan suatu media untuk membantu pengguna agar

dapat mempermudah dan memperjelas prosedur untuk mendapatkan suatu

informasi. Pada PT.Palyja belum terintegrasi system komputerisasi. Oleh

karena itu, dengan helpdesk system ini diharapkan dapat membantu

pegawai dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan ataupun dalam

berkomunikasi dengan perusahaan.

Penelitian skripsi ini bertujuan untuk menghasilkan Sistem yang dapat

menampilkan pelaporan masalah dan dapat memberikan solusi untuk pegawai.

Alat pengembangan yang digunakan peneliti yaitu PHP sebagai

aplikasi interface dan Mysql sebagai basis datanya. Ini semua dipilih

21

karena kehandalan dalam membuat aplikasi berbasis web. Metode

pengembangan yang digunakan adalah Rapid Application Development

(RAD)

3. Judul Jurnal “ Help Desk Ticketing System Using Visual WebGui oleh

Marissa Levy (Golden West Technologies, 2009)

Golden west technologies merupakan sebuah perusahaan yang

menyediakan layanan internet helpdesk atau biasa disebut call center bagi para

pengiat UKM (usaha kecil menengha) bisnis ISP (internet service provider)

yang ada di amerika serikat. Perusahaan tersebut selalu menitik beratkan

pelayanan yang maksimal terhadap klien-kliennya. Oleh karena itu meraka

berusaha menyediakan solusi bisnis yang berkualitas untuk kliennya dengan

beroperasi 24 jam dalam seminggu. Yang mana para pegawainya memikili

keterampilan khusus dibidangmya.

Sebuah call center dapat beroperasi 24 jam, yang mana tiap detiknya bisnis

call center ini dapat mengalami untung rugi. Ketika itu helpdesk ticketing

system banyak dibuat menggunakan bahasa pemograman ASP. Yang mana

saat itu tidak memiliki fitur maupun fungsionaltias yang dapat mengurangi

dampak kepadatan data ketika proses call center berlangsung. Dengan alasan

tersebut dibutuhkan sebuah ticketing system baru yang dapat dibangun secara

spesifik berdasarkan kebutuhan perusahaan tersebut. adapun kebutuhan

tersebut diantaranya kebutuhan fungsionalitas yang berfokus pada effesiensi

proses penyelesain masalah yang dilakukan call center pada helpdesk ticketing

system. Maka dari itu golden west technologies memilih teknologi visual

22

webgui sebagai aplikasi pembuatan helpdesk ticketing system pada

perusahaannya

Penelitian skripsi ini bertujuan untuk menghasilkan sistem yang

memiliki kelengkapan fitur ticketing system sehingga golden west

technologies dapat memberikan pelayanan terbaik bagi klien-klien ISP nya.

Alat pengembangan yang digunakan Golden west technologies yaitu

Visual WebGui.Ini dipilih karena kehandalan dalam membuat aplikasi

berbasis web. Dengan menggunakan Visual WebGui, golden west

technologies dapat menghemat biaya pembuatan helpdesk ticketing system.

Yang mana pembuatannya selama 8 bulan dilakukan oleh satu orang

pengembang saja.

23

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1. Metodologi Pengumpulan Data

Pengumpulan data dilakukan untuk memperoleh informasi yang

dibutuhkan untuk mencapai tujuan penelitian. Dalam penelitian ini peneliti

menggunakan dua cara untuk mengumpulkan data, yaitu studi pustaka, literatur

sejenis, wawancara dan observasi.

3.1.1. Studi Pustaka

Pada tahapan pengumpulan data ini dengan metode studi pustaka, penulis

mencari inforamsi-informasi yang relevan dengan objek yang akan diteliti.

Pencarian informasi tersebut dapat dilakukan di perpustakaan, toko buku, maupun

jurnal online melalui internet. Informasi yang sudah terkumpul digunakan oleh

penulis dalam penyusunan landasan teori, metodologi penelitian serta

pengembangan aplikasinya secara langsung.

3.1.2. Studi Literatur Sejenis

Sumber literatur yang dipergunakan di dalam penulisan skripsi ini adalah

studi literatur dari penelitian atau hasil penelitian karya ilmiah dari mahasiswa dan

mahasiswi universitas islam negeri jakarta, untuk lebih lengkapnya dijelaskan

pada akhir bab dua.

24

3.1.3. Wawancara

Wawancara dilakukan dengan bu siti nurbasyaroh selaku bagian tata usaha

di SMK Saradan. Berdasarkan hasil wawancara dengan bu siti nubasyaroh ,dapat

disimpulkan bahwa di SMK Saradan staff karyawan terutama staff bagian

kurikulum dan tata usaha mengalami kesulitan dalam mendapatkan informasi atas

solusi yang dihadapinya. Lampiran wawancara selengkapnya dapat dilihat di

halaman lampiran.

3.1.4. Observasi

Untuk mengumpulkan informasi yang dibutuhkan dalam membangun

sistem, penulis mengobservasi di tempat penelitian guna mendapatkan data-data

yang terkait dengan sistem. Hal ini dilakukan agar bisa mengetahui sistem yang

sedang berjalan saat ini. Sehingga penulis dapat menganalisanya serta

menentukan rancangan sistem baru yang akan dibangun. Observasi akan

dijelaskan pada bab IV pada fase perencanaan syarat-syarat.

3.2. Metode pengembangan sistem

Dalam membangun sistem helpdesk ini penulis menggunakan pendekatan

metodologi pengembangan sistem RAD (Rapid Application Development). Alasan

penulis menggunakan metodologi ini karena merancang sistem ini akan lebih

murah dalam hal biaya dan lebih cepat dalam implementasi serta melibatkan

pengguna akhir dalam proses perancangannya. Sehingga tujuan utama dapat

tercapai. Langkah-langkah yang penulis lalukan dalam merancang sistem ini yaitu

diantaranya:

25

3.2.1. Fase Perencanaan Syarat-Syarat

Pada fase ini penulis menarik kesimpulan dari hasil observasi pada objek

yang diteliti bahwasanya sistem yang digunakan oleh objek yang diteliti sifatnya

masih konvesional. Oleh karena itu penulis mengabungkan laporan hasil observasi

berupa sistem yang berjalan yang ada pada objek yang diteliti menjadi suatu

spesifikasi yang struktur, spesifikasi ini berfungsi untuk mengetahui kebutuhan

pengguna, seperti pemecahan masalah yang dihadapi user ketika melakukan

kegiatan pada objek yang penulis teliti belum terstruktur secara sistem Dari

analisa sistem tersebut dapat ditentukan tujuan perancangan sistem tersebut dan

kegunaannya.

Tahapan yang akan dilakukan diantaranya:

1. Gambaran umum organisasi, yang bertujuan untuk mempelajari uraian

dari tiap-tiap tugas yang diperankan oleh pengguna pada tempat objek

yang penulis teliti. Sehingga sistem yang akan dibangun dapat berjalan

dengan baik.

2. Menganalisa sistem berjalan pada tempat penelitian yaitu, SMK Saradan .

3. Melakukan identifikasi masalah pada sistem yang sedang berjalan di

tempat penelitian yang penulis teliti

4. Usulan penyelesain masalah, berupa tinjaun dari sisi kebutuhan, pihak

yang terlibat, faktor pendukung dan kendala yang dihadapi.

26

3.2.2. Fase Perancangan

Setelah memahami kebutuhan aplikasi yang akan dibangun maka tahapan

selanjutnya adalah melakukan perancangan (design). Yang dimaksud perancangan

disini adalah membuat pemodelan pada aplikasi baru yang dapat mewakili sistem

yang berjalan saat ini di SMK Saradan. Komponen dalam fase perancangan ini

meliputi perancangan aplikasi dan perancangan database.

1. Desain Aplikasi

Pada perancangan aplikasi ini, penulis menggunakan metode Unified

Modelling Language (UML). Untuk memudahkan pembangunan

sistem berbasis object oriented.

Tools yang digunakan pada UML ini meliputi;

1. Identifikasi Actor

2. Perancangan Use Case Diagram

3. Perancangan Use Case Scenario

4. Perancangan Activity Diagram

5. Perancangan Class Diagram

6. Perancangan Sequence Diagram

2. Desain Basis Data

Pada proses desain basis data ini, data-data yang digunakan disimpan

ke dalam basis data (database). Untuk merancang basis datanya,

dilakukan perancangan tabel-tabel atau record store yang digunakan

untuk menyimpan data. Pada proses ini penulis melakukan;

27

1. Penerjemahan class diagram ke dalam basis data.

2. Menampilkan struktur basis data

3. Desain Interface

Pada proses ini, penulis melakukan perancangan pada user interface

dari sistem yang akan dibangun. Perancangan tersebut meliputi

halaman-halaman yang ada di dalam sistem.

3.2.3. Fase Konstruksi

Setelah perancangan basis data dibuat, maka diimplementasikan langsung

ke dalam sistem yang akan dirancang. Dalam hal ini penulis menggunakan basis

data MYSQL. Pada tahap ini penulis menggunakan bahasa pemograman python

dalam rancangan sistem yang akan dibangun dengan mengacu pada rancangan

aplikasi yang telah dilakukan.

3.2.4. Fase Pelaksanaan

Pada tahap fase pelaksanaan ini dilakukan pengujian terhadap sistem yang

telah dibangun.pengujian tersebut meliputi pengujian dengan metode blackbox

testing yaitu melakukan pengujian terhadap sistem, apakah input oyang dilakukan

oleh user kedalam sistem sinkron dengan output yang dikeluarkan oleh sistem.

28

3.3 Kerangka Berfikir

Gambar 1 Kerangka Berfikir

29

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1. Fase Perencanaan Syarat-Syarat

Pada fase ini, penulis melakukan proses identifikasi kebutuhan-kebutuhan

informasi yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem informasi helpdesk.

Adapun proses identifikasinya dilakukan dengan menggunakan metode

pengumpulan data seperti yang sudah dijelaskan pada bab III.

4.1.1. Gambaran Umum SMK Saradan

Sekolah menengah kejuruan (SMK) Saradan merupakan sebuah lembaga

pendidikan yang dikelola oleh yayasan nurussyamsi dengan kantor utamanya di

depok. Sejak beroperasi dari tahun 2010, SMK saradan sudah memilik siswa

dengan jumlah ± 500 orang. Adapun program keahlian kejuruan yang dimilik

yaitu teknik kendaraan ringan, rekayasa perangkat lunak, teknik komputer

jaringan dan multimedia. Smk saradan berkomitmen meningkatkan mutu

pelayanan pendidikan untuk membentuk siswa unggul dalam prestasi dan

meningkatkan efektifitas penerapan sistem manajemen yang bermutu.

4.1.1.1. Visi dan Misi SMK Saradan

A. Visi sekolah

Menjadikann SMK Saradan sebagai Lembaga Pendidikan yang

amanah,Produktif,Inovatif,dan Kreatif (APIK).

B. Misi Sekolah

30

1. Menyiapkan peserta didik agar mempunyai kepedulian terhadap

dirinya keluarganya dan masyarakat disekitarnya.

2. Menyiapkan peserta didik agar terampil dan percaya diri dalam

mengemban amanah dan mampu menghadapi perubahan zaman di era

globalisasi

3. Miningkatkan inovatif dan kesadaran yang tinggi sehingga memiliki

jiwa kewirausahaan yang produktif berdasarkan keimanan dan

ketakwaan terhadap allah swt.

4. Menyiapkan peserta didik utuk kreatif dengan berbasis karakter

dengan memiliki kompetensi yng memadai untuk kehidupan dirinya

5. Mengembangkan keyakinan semua warga sekolah bahwa sekolah ini

dapat berprestasi dan meraih keunggulan kompetitif

6. Menciptakan kehidupan sekolah yang berbudaya religius dan

bermartabat

7. Memenuhi standar kompetensi lulusan yang sesuai dengan kebutuhan

hidup siswa pada konteks global

8. Memenuhi standar kurikulum tingkat satuan pendidikan (KTSP) 2013

yang sesuai dengan kebutuhan siswa mengembangkan kompetensi

yang diperlukannya

9. Mengembangkan pembelajaran aktif, inovatif,kreatif, efektif dan

menyenangkan untuk mengembangkan potensi peserta didik secara

optimal

31

10. Memberdayakan sistem penilain autentik untuk meningkatkan

motivasi belajar siswa

11. Menerapkan manajemen perubahan sebagai strategi percepatan

pembaharuan sekolah

12. Meningkatkan komptensi pendidik dan tenaga kependidikan melalui

peningkatan keprofesian berkelanjutan

13. Memenuhi standar sarana dan prasarana secara bertahap dan terukur

14. Menggunakan lingkungan sekolah sebagai sumber belajar

15. Memberdayakan teknologi informasi dan komunikasi sebagai

pendukung keunggulan pembelajaran

16. Mengembangkan kultur sekolah yang menjaga keamanan fisik,

psikologis social yang sehat, dinamis, dan kompetitif

17. Menciptakan lingkungan dan budaya yang kondusif untuk indah,

nyaman, dan damai sebagai tempat belajar untuk guru,siswa dan

seluruh warga sekolah

18. Menerapkan sistem pembiayaan sekolah yang transparan dan

akuntabel

4.1.1.2. Tujuan Sekolah

1. Tujuan umum

Meningkatkan keunggulan potensi dan prestasi peserta didik agar

menjadi manusia yang beriman dan bertakwa kepda Tuhan Yang Maha

Esa, berakhlak mulia, sehat, amanah, jujur, cerdas, inovatif, kreatif,

32

produktif, dan menjadi warga negara yang demokratis serta bertanggung

jawab.

2. Tujuan khusus

2.1.Mewujudkan keunggulan mutu lulusan

2.1.1. Bersikap sebagai orang beriman, berakhlak mulia,

berilmu,percaya diri,dan bertanggung jawab dalam berinteraksi

secara efektif dengan lingkungan social dan alam dalam

jangkauan pergaulan dan keberadaannya

2.1.2. Berpengtahuan faktual,konseptual dan prosedural sebagai

dukungan terhadap penguasaan ilmu pengtahuan ,teknologi,

seni, dan budaya dengan wawasan kemanusian, kebangsaan,

kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian yang

tampak mata

2.1.3. Berketerampilan berpikir dan bertindak yang efektif dan kreatif

dalam ranah abstrak dan konkret

2.2.Merumuskan struktur kurikulum

Menyusun struktur kurikulum tingkat satuan pendidikan

memuat kompetensi(sikap,pengetahuan, dan keterampilan)

materi pelajaran yang perlu siswa kuasai, penyebaran peta

beban belajar siswa yang memungkinkan siswa dapat

mengembangkan potensi diri dan prestasi secara optimal secara

alamiah melalui proses pengalaman belajar yang efektif.

33

4.1.1.3. Struktur Organisasi SMK Saradan

Gambar 2 Struktur Organisasi SMK Saradan

4.1.2. Menganalisa Sistem Berjalan

Pada tahap ini penulis melakukan observasi pada objek yang diteliti.

Kemudian penulis gunakan gambar untuk menjelaskan hasil observasi yang

menunjukan proses pelaporan keluhan oleh staff karyawan ke bagian IT. Berikut

tampilan gambarnya.

34

1. Ketika user mengalami masalah yang berhubungan dengan

perangkat keras atau perangkat lunak ,maka ia akan menghubungi

teknisi IT yang bersangkutan dengan masalah tersebut. user dapat

melaporkan masalahnya melalui telepon maupun bertemu langsung

dengan teknisi tersebut.

2. Teknisi akan menghubungi user untuk mengkonfirmasikan masalah

yang diinformasikan oleh user. Setelah masalah tersebut

terkonfirmasi,baru kemudian teknisi menindaklanjuti

Gambar 3Menganalisa Sistem Berjalan

35

permasalahan tersebut.

3. User menunggu perbaikan yang diproses oleh teknisi IT.

4. Jika masalah sudah diselesaikan oleh teknisi, maka teknisi akan

menginformasikan user bahwasanya permasalahanya sudah

berhasil diperbaiki.

5. Setelah masalahnya terselesaikan, maka user akan mengecek

kembali permasalahan yang dikerjakan oleh teknisi.

6. User menghubungi kembali teknisi bahwasanya permasalahannya

sudah terselesaikan.

Dari penjelesan yang disajikan melalui gambar 4.1 dapat disimpulkan

bahwasanya penanganan masalah yang dilakukan teknisi pada obyek penelitian

yang penulis teliti masih bersifat konvesional. Apabila ada dua orang atau lebih

melaporkan masalahnya dalam waktu yang bersamaan, maka permasalahan

tersebut tidak dapat terselesaikan pada waktu yang tepat.

4.1.3. Identifikasi Masalah

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan oleh penulis,

dapat diidentifikasikan bahwa tempat penelitian yang penulis teliti belum

memiliki suatu media yang dapat memberi kemudahan interaksi antara user

dengan tim teknisi IT dalam membantu menyelesaikan masalah yang telah

diajukan oleh staff pengajar/karyawan. Sehingga staff pengajar/karyawan sering

mengalami kesulitan dalam mendapatkan informasi tentang solusi yang

dihadapinya. Permasalahan yang terindikasi diantarannya;

1. proses pencatatan keluhan oleh user masih terjadi kendala apabila

36

informasi dari terputus dan menunggu dihubungi oleh tim helpdesk yang

terkait dengan proses menyelesaikan masalahnya.

2. Keluhan yang sudah ditindaklanjuti tidak dibukukan secara manual

maupun digital. Sehingga apabila terjadi keluhan dengan permsalahan

yang sama user kembali menghubungi tim helpdesk tanpa menyelesaikan

sendiri

3. User yang masih belum mandiri tidak bisa menyelesaikan

permasalahannya sendiri sehinggan masih membutuhka tim helpdesk

untuk menyelesaikannya

4.1.4. Usulan Penyelesain Masalah

Dengan meninjau permasalahan yang ada pada sistem yang berjalan di

SMK saradan , maka dibutuhkan suatu sistem yang mampu mengatasi masalah

ruang, waktu, komunikasi serta dapat menjadi saran interaktif antara staff

pengajar atau karyawan dengan divisi IT. Oleh karena itu, penerapan dan

pemanfaatan sistem helpdesk sebagai media penunjang kegiatan aktifitas yang

dilakukan oleh staf pengajar dan karyawan di smk saradan. Diharapakan dengan

adanya sistem helpdesk ini dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi.

4.2. Fase Perancangan

Pada fase perancangan ini, penulis akan merancang sistem guna

menyelesaikan masalah yang ada pada SMK Saradan sebelumnya, rancangan

sistem yang akan dibuat meliputi penentuan actor, perancangan usecase,

37

perancangan usecase scenario,activity diagram,squence diagram,class

diagram,design database, dan design interface.

4.2.1. Desain Aplikasi

4.2.1.1. Penentuan Actor

Pada sistem helpdesk ini terdapat tiga buah actor yang terlibat diantaranya

yaitu helpdesk,admin dan user. Actor-actor yang berada didalam sistem helpdesk

ditentukan berdasarkan data-data dari metode pengumpulan data.

Helpdesk merupakan actor yang berperan sebagai teknisi helpdesk pada

sistem helpdesk. Actor helpdesk ini bertangung jawab untuk mengelola ticket

yang masuk pada sistem ini. Nantinya ticket tersebut akan dicari solusi

permasalahannya oleh teknisi helpdesk. Apabila teknisi helpdesk tidak bisa

menyelesaikan permasalahan dari ticket yang diinput oleh user maka teknisi

helpdesk bisa meminta bantuan (assign ticket) ke teknisi helpdesk yang lainnya

atau admin helpdesk untuk dicari solusinya.

Admin merupakan actor yang berperan sebagai super user pada sistem

helpdesk. actor admin bertanggung jawab dalam pemeliharaan sistem, serta

penambahan pengguna baru ke dalam sistem helpdesk.

User helpdesk merupakan actor yang bertindak sebagai user biasa pada

sistem helpdesk. Apabila actor ini menemukan permasalahan seputar IT pada

pekerjaannya, dia dapat membuat sebuah ticket pada sistem helpdesk untuk dicari

solusi permasalahannya oleh tim helpdesk. Menurut whitten penentuan actor

38

untuk merancang use case diagram dapat diidentifikasi dengan menjawab

beberapa pertanyaan berikut (Whitten et al, 2008 :251):

1. Siapa yang memberikan input kepada sistem ? yang melakukan

input kepada sistem adalah user, yaitu teknisi IT dan staff

karyawan

2. Siapa yang akan menerima output dari sistem ? yang menerima

output user itu sendiri

3. Apakah antarmuka dibutuhkan untuk sistem yang lain ? ya

dibutuhkan antarmuka untuk sistem yang lain

4. Apakah ada kegiatan yang otomatis terpicu sebelum sistem dapat

diakses ? tidak ada kegiatan yang otomatis terpicu sebelum sistem

dapat diakses

5. Siapa yang akan memelihara informasi pada sistem? Teknisi IT

yang memelihara informasi pada sistem

6. Apa tugas utama dari aktor? Tugas utama dari aktor dapat dilihat di

tabel 4.3

7. Informasi apa yang dibutuhkan aktor dari sistem? Informasi yang

dibutuhkan dapat dilihat pada tabel 4.3

39

Tabel 1 Deskripsi Aktor Beserta Tugas-tugas dan Informasi yang didapatnya

No

Actor Keterangan

1 Teknisi Helpdesk Merupakan actor yang memiliki hak

akses untuk merespon ticket yang

diinput oleh user pada sistem helpdesk.

Actor ini juga dapat meng-eskalasi

ticket ke teknisi helpdesk atau admin

yang ada pada sistem helpdesk apabila

ticket tersebut belum dapat dijawab

oleh teknisi tersebut. Ticket-ticket yang

sudah dijawab oleh teknisi helpdesk

atau ticket yang memiliki status closed

dapat dilihat solusinya dengan

mencetak ticket tersebut.

2 User Helpdesk Merupakan actor yang memiliki hak

akses pada sistem helpdesk. Aktivitas

yang dilakukan oleh actor ini pada

sistem helpdesek meliputi membuat

ticket baru,melakukan pencarian

ticket,melihat ticket yang sudah pernah

dibuat. Menganti status ticket fix

menjadi closed agar bisa dicetak

sebagai laporan. Informasi yang

dibutuhkan oleh user adalah hasil

response ticket dari pembuatan ticket

baru, laporan dari ticket yang sudah

closed

3 Admin Merupakan actor yang memiliki hak

akses penuh pada sistem helpdesk.

aktivitas yang dilakukan oleh actor ini

40

pada sistem helpdesk meliputi

pembuatan user baru, penghapusan

user, merubah password user,

4.2.1.2. Perancangan Use Case

Use case dirancang untuk mengambarkan kegiatan-kegiatan actor terhadap

sistem berikut identifikasi kebutuhan use case berdasarkan tabel 4.3

Tabel 2 Identifikasi Kebutuhan Usecase

No Use Case

Name

Description Actor

1 Create

New

Ticket

Membuat Ticket baru pada

Helpdesk Ticketing System

Helpdesk,User,Admin

2 Create

Assign

Ticket

Membuat Ticket Assignment

atau Ticket Eskalasi pada

sistem helpdesk

Helpdesk,Admin

3 Create

Response

Ticket

Membuat Ticket Jawaban pada

sistem helpdesk

Helpdesk,Admin

4 Edit

Ticket

Mengedit Ticket yang memiliki

status Open

Helpdesk,User,Admin

5 Change

Status

Ticket

Mengubah status Ticket yang

memiliki Status Fixed menjadi

Closed

Helpdesk,User,Admin

6 Create

Report

Ticket

Membuat Laporan Ticket dari

Ticket berstatus Closed

Helpdesk,User,Admin

7 View All

Ticket

Melihat Ticket yang dibuat

oleh user lain yang login ke

sistem helpdesk

Helpdesk,User,Admin

41

8 Search

Ticket

Mencari ticket berdasarkan

kategori status

open,fixed,assigned,closed,

Atau berdasarkan tanggal

Helpdesk,User,Admin

9 Create

New User

Membuat pengguna baru pada

sistem helpdesk

Admin

10 Edit user Mengubah informasi pengguna

di sistem helpdesk

Admin

11 Delete

User

Menghapus pengguna yang ada

di dalam sistem helpdesk

Admin

12 View User Melihat daftar pengguna yang

ada di dalam sistem helpdesk

Admin

13 Search

User

Mencari pengguna berdasarkan

nama, posisi,

Admin

Berdasarkan tabel 4.4 berikut use case yang mengambarkan kegiatan-

kegiatan actor terhadap sistem

42

Gambar 4Usecase Teknisi Helpdesk

Gambar 5 Usecase UserHelpdesk

43

4.2.1.3. Perancangan Use Case Scenario

Usecase scenario merupakan penjabaran secara spesifik pada relasi-relasi

usecase yang terjadi didalam sistem. Adapun komponen-komponen usecase

scenario yaitu;

1. Nama usecase :Pendeskripsian nama usecase

2. Actor yang terlibat

3. Description :Deskripsi usecase

4. Trigger :Tujuan dari usecase

5. Pre condition :syarat penting bagi usecase untuk

memulai

6. Action :kegiatan yang dilakukan oleh

usecase

7. Post condition :kegiatan setelah usecase selesai

Dikerjakan

4.2.1.3.1. Usecasse Create New Ticket

Tabel 3 Narasi Usecase Create NewTicket

Use case Name Use case Create New Ticket

Use case ID 1

Actor Helpdesk,User,Admin

Description Use case ini mengambarkan actor membuat ticket

baru di dalam sistem helpdesk

44

Precondition Usecase ini dilakukan setelah actor login ke dalam

sistem

Trigger Adanya pembuatan ticket baru di dalam sistem

helpdesk

Typical Course Of

Events

Actor Action System Response

1.klik New Ticket

3.isi informasi ticket

pada form new ticket

4.klik submit

2. menampilkan halaman

Ticket

5..sistem menyimpan

ticket baru di dalam

database

6.sistem menampilkan

pesan succes

Alternate Course

Conclusion Ticket baru telah dibuat di dalam sistem helpdesk

Postcondition Ticket dapat dilihat pada menu My Ticket

4.2.1.3.2. Usecase Create Assign Ticket

Tabel 4 Narasi Usecase Assign Ticket

Use case Name Use case Create Assign Ticket

Use case ID 2

Actor Helpdesk,Admin

Description Use case ini mengambarkan actor membuat ticket

assigned atau ticket eskalasi ke dirinya atau ke

actor yang lain dan memiliki level user yang sama

Precondition Actor harus login terlebih dahulu untuk membuat

assign ticket

45

Trigger Memudahkan actor menjawab permasalahan ticket

dari ticket yang dibuat user

Typical Course Of

Events


1.pilih Ticket

3.klik Assign ticket

5.isi informasi assign

ticket

6.klik submit

2. menampilkan halaman

ticket

4.menampilkan form

assign ticket

7. menyimpan assign

ticket di dalam sistem

helpdesk

Alternate Course

Conclusion User berhasil membuat assign ticket di dalam

sistem helpdesk

Postcondition Ticket yang sudah dibuat dapat dilihat di fitur My

Assignment

4.2.1.3.3. Usecase Create Response Ticket

Tabel 5 Narasi Usecase Create Response Ticket

Use case Name Use case Create Response Ticket

Use case ID 3

Actor Helpdesk ,admin

Description Use case ini mengambarkan actor merespon ticket

dari ticket yang diassign ke actor

Precondition actor sudah login ke dalam sistem helpdesk dan

memiliki hak akses helpdesk

Trigger Membuat ticket respon untuk menjawab

permasalahan dari ticket yang dibuat oleh user

46

Typical Course Of

Events


1.klik ticket

3.klik Response ticket

5.isi informasi pada

form response ticket

6.klik submit

2.menampilkan halaman

ticket

4.Menampilkan halaman

form response ticket

7.menyimpan response

ticket di dalam sistem

helpdesk

8.menampilkan pesan

sukses

Alternate Course

Conclusion Actor berhasil membuat ticket response di dalam

sistem helpdesk

Postcondition Ticket response dapat dilihat di fitur menu My

solution

4.2.1.3.5. Usecase Edit Ticket

Tabel 6 Narasi Usecase Edit Ticket

Use case Name Use case Edit Ticket

Use case ID 4

Actor Helpdesk,user,admin

Description Use case ini mengambarkan actor mengubah

informasi ticket pada sistem helpdesk

Precondition actor sudah login ke dalam sistem helpdesk

Trigger Menjawab permasalahan dari ticket yang dibuat

Typical Course Of Actor Action System Response

47

Events 1.klik ticket

3.klik edit ticket

5.ubah ticket pada

form ticket

6.klik ok


ticket

4.menampilkan Edit ticket

7.menyimpan ticket yang

sudah di ubah didalam

sistem

8.menampilkan pesan

“ticket has been assigned”

jika ticket berstatus

assigned

Alternate Course

Conclusion Actor berhasil mengubah ticket jika ticket tersebut

berstatus open

Postcondition Ticket yang sudah diubah dapat dilihat di fitur my

ticket

4.2.1.3.6. Usecase Change Status Ticket

Tabel 7 Narasi Usecase Change Status Ticket

Use case Name Use case Change Status Ticket

Use case ID 5

Actor Helpdesk,user,admin

Description Use case ini mengambarkan actor mengubah status

ticket

Precondition actor sudah login ke dalam sistem helpdesk

Trigger Mengubah status ticket dari responded menjadi

fixed, dari fixed menjadi closed


48

Events 1.klik menu waiting

for close

3..klik ticket

4.klik response

6.pilih status ticket

close

7.klik ok


ticket yang bersatus fixed


response

8.ticket disimpan ke

dalam database sistem

helpdesk

Alternate Course

Conclusion Ticket yang berstatus fixed akan masuk ke

halaman waiting for close. Ticket yang berstatus

responded akan masuk ke halaman my ticket.

Postcondition Ticket tersimpan di dalam database

4.2.1.3.7. Usecase View All Ticket

Tabel 8 Narasi Usecase View All Ticket

Use case Name Use case View All Ticket

Use case ID 6

Actor Helpdesk, user,Admin

Description Use case ini mengambarkan actor dapat melihat

ticket yang sudah dibuat oleh actor-actor yang

terdaftar di dalam sistem helpdesk

Precondition Actor sudah melakukan login ke dalam sistem

helpdesk

Trigger Melihat semua ticket yang dibuat oleh actor-actor

yang berada didalam sistem helpdesk


49

Events 1.klik view all ticket

3.klik ticket yang

ingin dilihat


yang berisi ticket-ticket

yang sudah dibuat oleh

actor-actor yang ada

didalam sistem helpdesk

4.menampilkan deskripsi

lengkap ticket yang dibuat

Alternate Course

Conclusion Ticket yang mempunyai status

assigned,fixed,closed tidak dapat diedit maupun

diganti status ticket nya. Ticket yang mempunyai

status open dapat diubah status ticket nya atau isi

informasi di dalam ticket tersebut

Postcondition Actor dapat melihat ticket-ticket yang terdaftar di

dalam sistem helpdesk

4.2.1.3.8. Usecase Create Ticket Report

Tabel 9 fNarasi Usecase Create Ticket Report

Use case Name Use case Create Ticket Report

Use case ID 7

Actor Helpdesk, User,Admin

Description Use case ini mengambarkan actor dapat mencetak

ticket yang sudah di selesaikan oleh teknisi

helpdesk atau admin

Precondition Actor sudah terlebih dahulu melakukan login ke


Trigger Mencetak ticket-ticket yang sudah terselesaikan

oleh teknisi helpdesk maupun admin helpdesk ke

dalam format laporan pdf

50

Typical Course Of

Events


1.klik report closed

ticket

2.klik ok

2.menampilkan pesan

download file

4.menyimpan laporan

ticket ke dalam format pdf

Alternate Course

Conclusion Ticket yang dapat diunduh menjadi sebuah laporan

haruslah ticket yang sudah closed statusnya

Postcondition Actor berhasil melakukan proses mengunduh data

dari basis data sistem helpdesk dan tersimpan ke

dalam sistem operasi yang digunakan saat itu

4.2.1.3.9 Usecase Search Ticket

Tabel 10 Narasi Usecase Search Ticket

Use case Name Use case Search Ticket

Use case ID 8

Actor Helpdesk, user,Admin

Description Use case ini mengambarkan actor mencari ticket

pada sistem helpdesk

Precondition Actor sudah login kedalam sistem helpdesk

Trigger Mencari ticket berdasarkan kategori

Typical Course Of

Events


1.klik Search Ticket

3.isikan informasi

ticket yang ingin

dicari

2. Menampilkan Form

Search Ticket

4.menampilkan ticket-

ticket berdasarkan

pencarian

Alternate Course

51

Conclusion Actor dapat melakukan pencarian ticket sesuai

kategori ticket

Postcondition Ticket yang dicari ditampilkan dalam bentuk tabel

4.2.3.10 Usecase Create New User

Tabel 11 Narasi Usecase Create New User

Use case Name Use case Create New User

Use case ID 9

Actor Admin

Description Use case ini mengambarkan actor membuat user

baru di dalam sistem helpdesk


Trigger Membuat User baru

Typical Course Of

Events


1.klik New User

3.isikan informasi

user baru pada form

new user

4.klik ok

2. Menampilkan Form

New User

5.menyimpan user baru di


6.menampilkan pesan

succes

Alternate Course 7.menampilkan pesan user is invalid

Conclusion Actor berhasil membuat user baru

Postcondition User baru berhasil dibuat didalam sistem helpdesk

52

4.2.3.11 Usecase Edit User

Tabel 12 Narasi Usecase Edit User

Use case Name Use case Edit User

Use case ID 10

Actor Admin

Description Use case ini mengambarkan actor mengubah

informasi user pada sistem helpdesk


Trigger Mengubah informasi user

Typical Course Of

Events


1.klik user

3.klik edit user

5.ubah informasi user

6.klik ok

2. Menampilkan halaman

user


edit user

7.menampilkan pesan

succes

Alternate Course 8.menampilkan pesan data is invalid

Conclusion Actor dapat mengubah informasi user

Postcondition Data user di basis data sistem helpdesk otomatis

berubah

4.2.3.12 Usecase Delete User

Tabel 13 Narasi Usecase Delete User

Use case Name Use case Delete user

Use case ID 11

53

Actor Admin

Description Use case ini mengambarkan actor menghapus data

user pada sistem helpdesk


Trigger Menghapus data user pada sistem helpdesk

Typical Course Of

Events


1.klik user

3.klik delete user

2. Menampilkan halaman

user

4.menghapus data user


5. menampilkan pesan

succes

Alternate Course

Conclusion Data user berhasil dihapus didalam sistem

helpdesk

Postcondition Data user yang ada didalam sistem helpdesk

otomatis terhapus

4.2.3.13 Usecase View User

Tabel 14 Narasi Usecase View User

Use case Name Use case View User

Use case ID 12

Actor Admin

Description Use case ini mengambarkan actor melihat daftar

user yang ada didalam sistem helpdesk


Trigger Melihat daftar-daftaru user yang ada

54

Typical Course Of

Events


1.klik View User

3.klik close

2. Menampilkan daftar

daftar user yang ada


Alternate Course

Conclusion Actor dapat melihat user-user yang ada didalam

sistem helpdesk

Postcondition Menampilkan daftar daftar user dalam bentuk tabel

4.2.3.14 Usecase Search User

Tabel 15 Narasi Usecase Search User

Use case Name Use case Search User

Use case ID 13

Actor Admin

Description Use case ini mengambarkan actor mencari user

yang ada didalam sistem helpdesk


Trigger Mencari user berdasarkan nama, level user

Typical Course Of

Events


1.klik Search user

3.isikan informasi

user yang ingin dicari

2. Menampilkan Form

Search user

4.menampilkan daftar

user berdasarkan

pencarian

Alternate Course

55

Conclusion Actor dapat melakukan pencarian user sesuai

kategori user atau level user

Postcondition User yang dicari ditampilkan dalam bentuk tabel

4.2.1.4. Activity Diagram

Activity Diagram digunakan untuk mengambarkan aktifitas-aktifitas yang

dilakukan oleh aktor di dalam sistem helpdesk. Berikut aktifitas aktifitas yang

dilakukan oleh aktor di dalam sistem helpdesk.

4.2.1.4.1. Activity Diagram Create New Ticket

Gambar 6 Activity Diagram Create NewTicket

Pada activity diagram Create New Ticket, mengambarkan aktifitas aktor

dalam membuat ticket baru di dalam sistem helpdesk. Untuk melakukan proses

56

membuat ticket baru, actor sudah terlebih dahulu login ke dalam sistem

helpdesk .actor yang terlebih dalam aktifitas ini yaitu helpdesk dan user. Actor

memilih fungsi new ticket, maka sistem menampilkan form new ticket. setelah

aktor mengisi informasi ticket baru yang akan dibuat kemudian memilih submit

agar data ticket baru dapat tersimpan didalam sistem helpdesk.

4.2.1.4.2. Activity Diagram Create Assign Ticket

Gambar 7 Activity Diagram Create Assign Ticket

Dalam activity diagram ini, menjelaskan aktifitas proses membuat ticket

eskalasi (assign ticket). actor yang terlibah dalam aktifitas ini yaitu helpdesk.

Sebelum ticket direspon oleh helpdesk, ticket terlebih dahulu dieskalasi ke

helpdesk itu sendiri. Aktifitas yang harus dilakukan oleh actor adalah dengan

57

memilik ticket yang sudah dibuat , kemudian memilih fungsi assign ticket maka

sistem akan menampilkan halaman form assign ticket. lalu actor mengeskalasi

ticket tersebut ke dirinya atau ke user yang memiliki role akses helpdsk. Apabila

ticket tidak berhasil dieskalasi maka sistem akan menampilkan informasi error

kepada user. Ticket yang sudah dieskalasi disimpan oleh sistem ke dalam

database.

4.2.1.4.3. Activity Diagram Create Response Ticket

Gambar 8 Activity Diagram Create Response Ticket

Dalam activity diagram ini. Menjelaskan proses aktifitas pembuatan ticket

respons. Aktifitas dilakukan oleh aktor helpdesk. Agar dapat merespon ticket

seorang aktor terlebih dahulu login ke sistem helpdesk. Proses aktifitas tersebut

dilakukan dengan memilih ticket yang akan direspons. setelah memilih ticket

yang direspon, aktor akan mengisi informasi yang terkait dengan ticket tersebut.

58

Lalu memilih submit. maka sistem akan menyimpan ticket response ke dalam

database sistem helpdesk. Apabila dalam pengisian ticket response ada yang

kurang informasinya maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan.

4.2.1.4.4. Activity Diagram Edit Ticket

Gambar 9 Activity Diagram Edit Ticket

Pada activity diagram ini menjelaskan proses aktifitas mengubah

informasi ticket oleh aktor. Aktor yang terlibat dalam aktifitas ini adalah helpdesk

dan user. Untuk melakukan aktifitas tersebut seorang aktor terlebih dahulu login

kedalam sistem helpdesk. setelah berada didalam sistem helpdesk. aktor akan

memilih ticket yang akan diubah informasinya. Ticket yang dapat diubah

informasinya merupakan ticket yang memiliki status open. Selain status tersebut

maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan dalam mengubah ticket.

59

4.2.1.4.5. Activity Change Status Ticket

Gambar 10 Activity Diagram Change Status Ticket

Diagram ini menjelaskan proses aktifitas mengubah status ticket oleh

aktor. Aktor yang terlibat adalah helpdesk dan user. Untuk melakukan aktifitas

tersebut, seorang aktor akan terlebih dahulu login ke dalam sistem helpdesk. baru

bisa melakukan aktifitas mengubah status ticket. untuk mengubah status ticket

dengan memilih ticket yang sudah direspons. pada sisi helpdesk status ticket

diubah menjadi fixed, sedangkan pada sisi user status ticket yang sudah fixed

diubah menjadi closed. Alur aktiftasnya dapat dilihat pada gambar 9

60

4.2.1.4.6. Activity Diagram Create Report Ticket

Gambar 11 Activity Diagram Create Report Ticket

Diagram ini menjelaskan proses aktifitas membuat laporan ticket. aktor

yang terlibat yaitu helpdesk dan user. Untuk membuat laporan ticket. sebuah

ticket terlebih dahulu sudah berstatus closed. Baru dengan memilih report closed

ticket maka sistem akan membuat laporan ticket secara otomatis dan aktor dapat

menyimpannya dengan memilih save.

61

4.2.1.4.7. Activity Diagram View All Ticket

Gambar 12 Activity Diagram View All Ticket

Diagram ini menjelaskan proses aktifitas melihat ticket yang ada didalam

sistem helpdesk. aktor yang terlibat adalah helpdesk dan user. Untuk melakuka

aktifitas tersebut. Seorang aktor terlebih dahulu login kedalam sistem helpdesk.

baru dengan memilih view all ticket maka semua jenis ticket yang ada didalam

sistem helpdesk dapat dilihat semua.

62

4.2.1.4.8. Activity Diagram Search Ticket

Gambar 13 Activity Diagram Search Ticket

Diagram ini menjelaskan proses aktifitas pencarian ticket yang ada

didalam sistem helpdesk. aktor yang terlibat didalamnya yaitu helpdesk dan user.

Agar dapat melakukan pencarian ticket seorang aktor terlebih dahulu login

kedalam sistem helpdesk. dengan memilih search ticket yang ditampilkan oleh

sistem maka aktor dapat mengisikan informasi ticket yang dicari.

63

4.2.1.4.9. Activity Diagram Create New User

Gambar 14 Activity Diagram Create New User

Diagram create new user menjelaskan proses aktifitas pembuatan user

baru dalam sistem helpdesk. aktor yang terlibat dalam proses tersebut itu adalah

helpdesk. aktor akan terlebih dahulu login ke dalam sistem helpdesk untuk

melakukan pembuatan data baru user. Sistem akan menampilkan halaman form

new user agar user dapat dengan mudah menambahkan data baru user pada sistem

helpdesk.

64

4.2.1.4.10 Activity Diagram Edit User

Gambar 15 Activity Diagram Edit User

Gambar 4.14 menjelaskan proses aktifitas mengubah data user pada sistem

helpdesk. aktor yang terlibat dalam proses tersebut adalah helpdesk. aktor akan

terlebih dahulu login ke sistem untuk dapat memproses mengubah data user.

Sistem akan menampilkan halaman form user agar user dapat dengan mudah

mengubah data user pada sistem helpdesk. data yang diubah akan otomatis

berubah pada database sistem helpdesk.

65

4.2.1.4.11 Activity Diagram Delete User

Gambar 16 Activity Diagram Delete User

Activity diagram delete user menjelaskan proses aktifitas menghapus data

user pada sistem helpdesk. aktor yang terlibat dalam proses tersebut adalah

helpdesk. alur prosesnya dengan terlebih dahulu login kedalam sistem helpdesk.

setelah login kedalam sistem helpdesk dengan memilih user yang ingin dihapus

disertai dengan menekan fungsi delete user yang ada disistem helpdesk. maka data

user yang dipilih akan terhapus oleh sistem helpdesk.

66

4.2.1.4.12 Activity Diagram View User

Gambar 17 Activity Diagram View User

Gambar 4.16 mendeskripsikan proses aktifitas melihat user yang ada

didalam sistem helpdesk. hal tersebut dapat dilakukan dengan login terlebih

dahulu ke dalam sistem helpdesk. aktor yang terlibat dalam proses ini yaitu

helpdesk. pada sistem helpdesk terdapat fitur users. Dengan memilih fitur tersebut

maka sistem akan menampilkan daftar-daftar user yang ada didalam sistem

helpdesk.

67

4.2.1.4.13 Activity Diagram Search User

Gambar 18 Activity Diagram Search User

Diagram ini menjelaskan proses aktifitas pencarian data user pada sistem

helpdesk. aktor yang terlibat yaitu helpdesk. aktifitas tersebut dapat dilakukan

dengan login terlebih dahulu ke sistem helpdesk. setelah login ke sistem, aktor

melakukan proses pencarian dengan memilih fitur search user yang ada. Sistem

menampilkan form search user agar user dapat dengan mudah mencari informasi

user yang dibutuhkan. Data hasil pencarian user ditampilkan oleh sistem dalam

bentuk tabel .

68

4.2.1.5. Class Diagram

Gambar 19 Class Diagram

69

Pada gambar 19 merupakan sebuah diagram kelas yang digunakan untuk

mengambarkan kumpulan kelas objek-objek yang ada pada helpdesk ticketing

system. Kelas bertindak sebagai suatu set objek yang memiliki atribut dan

perilaku yang sama. Class diagram dibentuk berdasarkan objek-objek pada

usecase diagram yang sudah dideskripsika pada sub usecase diagram. Tampak

terdapat 5 kelas utama pada diagram tersebut yaitu urls,views,forms,tickets,dan

users. Serta beberapa sub kelas lainnya. Berikut penjelasan pada gambar 18,

ketika user melakukan aktifitas request data pada sistem helpdesk maka kelas

urls() memanggil fungsi yang ada pada dirinya , yang mana merupakan turunan

fungsi dari kelas views(). Kelas Views() memanggil kelas forms() untuk

menampilkan data form yang direquest oleh user. Data tersebut diambil dari kelas

Ticket dan users()

4.2.1.6. Sequence Diagram

Sequence Diagram merupakan penjabaran dari class diagram yang sudah

dibuat sebelumnya. Berikut sequence diagram yang mengambarkan interaksi antar

objek pada sistem helpdesk.

70

4.2.1.6.1. Sequence Diagram Create New Ticket

Gambar 20 Sequence Diagram Create NewTicket

71

Pada gambar 19 menjelaskan urutan proses aktor dalam membuat tiket

baru pada sistem helpdesk. aktor yang terlibat pada diagram ini adalah helpdesk

dan user. Ketika aktor meminta halaman ticket baru, urls() memprosesi

permintaan aktor dengan memanggil fungsi ticket() yang ada didalam views().

ticket() merupakan fungsi untuk proses pembuatan ticket baru. Untuk membuat

ticket baru diperlukan data input oleh aktor. Data input tersebut ditampilkan ke

halaman sistem dalam bentuk form. Form yang bertanggung jawab yaitu

TicketCreationForm(). Model Data yang digunakan form untuk membuat ticket

baru diambil dari kelas Ticket(). Ticket() berisikan struktur data yang dibutuhkan

TicketCreationForm() untuk membuat ticket baru. Kemudian Sturktur form

ditampilkan oleh views(). Setelah aktor melakukan pengisian data pada form new

ticket , sistem akan menyimpan data tersebut pada Ticket() dan TicketHistory().

Urutan proses pembuatan ticket baru selengkapnya dapat dilihat pada gambar 19

72

4.2.1.6.2. Sequence Diagram Create Assign Ticket

Gambar 21 Sequence Diagram Create AssignTicket

73

Pada gambar 4.20 menjelaskan urutan proses aktor membuat assign ticket

pada sistem helpesk. Aktor yang terlibat didalamnya yaitu helpdesk. urutan

prosesnya dimulai dari ketika aktor memilih menu assign ticket pada sistem

helpdesk maka browser akan meminta ke sistem helpdesk untuk ditampilkan

halaman assign ticket. urls() memprosesi permintaan browser dengan memanggil

fungsi assignto() pada kelas views(). assignTo() merupakan fungsi untuk membuat

assign ticket pada sistem helpdesk. assignTo() akan memanggil

TicketAssignForm() untuk ditampilkan struktur form assign ticket.

TicketAssignForm() memiliki peran menampilkan struktur form secara interface

kepada pengguna. Model data yang digunakan TicketAssignForm() diambil dari

kelas Ticket() dan Users(). Yang mana Ticket() merupakan model data yang

digunakan sistem untuk membuat assign ticket. sedangkan User() merupakan

model data yang digunakan sistem untuk membuat assign ticket berdasarkan level

user. Untuk lebih lengkap urutan prosesnya dapat dilihat pada gambar 4.20.

74

4.2.1.6.3. Sequence Diagram Create Response Ticket

Gambar 22 Sequence Diagram Create ResponseTicket

75

Gambar 22 mengambarkan urutan proses pembuat ticket respon. Aktor

yang terlibat dalam urutan proses tersebut adalah helpdesk. kelas-kelas yang ada

pada gambar 22 yaitu views(),urls(),Users(),Ticket(),Response(),dan

TicketHistory(). Fungsi yang terlibat dalam pembuatan ticket respons yaitu

response(). Awal urutan prosesnya browser akan meminta sistem untuk dipanggin

fungsi response(). Fungsi response() berada didalam kelas views(). Views()

bertanggung jawab dalam menampilkan halaman ticket respons. Views() membuat

variabel by . yang mana variabel by berisikan model data user berdasarkan level

untuk pembuatan ticket respons. Dan membuat variabel ticket yang berisikan

model data ticket. sedangkan kelas Response() bertanggung jawab memodelkan

data tiket respon. Setelah aktor mengisikan informasi ticket respon pada halaman

ticket response di sistem helpdesk. lalu memilih tombol save. Maka sistem

menyimpan data tersebut dengan operasi response.save(). Data yang disimpan

berisikan responseDesc,remark,status,responseBy, dan ticketId. Adapun data

tersebut disimpan pada kelas Response() dan TicketHistory(). Jika data sudah

terisi dengan benar sistem akan menampilkan pesan success, dan apabila data

belum terisi dengan benar maka sistem menampilkan pesan failed. Untuk urutan

prosesnya yang lebih lengkap dapat dilihat pada gambar 21.

76

4.2.1.6.4. Sequence Diagram Edit Ticket

Gambar 23 Sequence Diagram Edit Ticket

Pada gambar 23 merupakan pengambaran urutan proses aktor mengubah

data informasi ticket pada sistem helpdesk. aktor yang terlibat dalam urutan

tersebut yaitu helpdesk, dan user. Kelas-kelas yang terlibat yaitu

77

urls(),views(),Ticket(),forms(),dan TicketHistory(). Awalnya browser akan

memproses permintaan user dengan meminta sistem menampilkan halaman ticket

untuk diubah data informasinya. Views() merupakan kelas yang menangani

tampilan halaman ticket kepada pengguna. Sedangkan urls() yang bertugas

memanggil views() agar bisa ditampilkan secara antarmuka pada pengguna.

ticket() merupakan fungsi yang bertanggung jawab dalam proses pengubahan data

ticket oleh pengguna. ticket yang akan diubah oleh pengguna akan ditampilkan

secara struktur dengan tampilan form oleh sistem. Yang mengurusi struktur form

yaitu TicketCreationForm(). Yang mana TicketCreationForm() termasuk bagian

dari kelas forms(). Model data yang digunakan form untuk diubah data ticket nya

berasal dari kelas Ticket(). Setelah data ticket diubah informasinya, data tersebut

disimpan pada kelas TicketHistory(). Apabila data ticket yang diubah memiliki

atribut status open maka sistem menampilkan pesan data has been assigned.

Sedangkan jika data tersebut berhasil diubah maka sistem menampilkan pesan

succes. Urutan proses pembuatan ticket response dapat dilihat pada gambar .23

78

4.2.1.6.5. Sequence Diagram Change Status Ticket

Gambar 24 Sequence Diagram Change Status Ticket

79

Diagram Change Status Ticket menjelaskan urutan proses aktor mengubah

status ticket pada helpdesk ticketing system. Aktor yang terlibat dalam urutan

proses ini adalah helpdesk, dan user. Kelas-kelas yang ada yaitu urls(), views(),

Users(), Ticket(), forms(), TicketHistory(), dan Response(). urls() bertanggung

jawab memprosesi permintaan aktor untuk ditampilkan halaman change status

ticket. views() berperan tampilan antar pengguna dengan sistem helpdesk..Users()

bertugas memodelkan data user ketika user ingin mengubah status ticket pada

helpdesk ticketing system. Ticket() merupakan model data ticket pada sistem

helpdesk. forms() bertindak sebagai struktur dari model data

Ticket(),Response().ditampilkan dalam bentuk form. TicketHistory() berfungsi

sebagai tempat penampungan data ticket yang sudah diubah oleh aktor pada

helpdesk ticketing system. Jadi ketika aktor akan mengubah status ticket pada

helpdesk ticketing system. System akan menentukan form apa yang akan

ditampilkan ke aktor. Jika aktor tersebut memiliki posisi user maka sistem

menampilkan TicketResponseFromUser(), sedangkan jika aktor tersebut memilki

posisi helpdesk maka sistem menampilkan TicketResponseFromHelpdesk().

Urutan prosesnya dapat dilihat pada gambar 24

80

4.2.1.6.6. Sequence Diagram View All Ticket

Gambar 25 Sequence Diagram View All Ticket

Sequence Diagram View All Ticket mengambarkan urutan proses aktor

melihat ticket yang ada pada sistem helpdesk. aktor yang terlibat didalamnya yaitu

helpdesk, dan user. urls() memprosesi permintaan aktor untuk ditampilkan

halaman yang berisikan daftar ticket yang ada pada helpdesk ticketing system.

Views() yang bertanggung jawab menampilkan halaman tersebut. Urutan

prosesnya dapat dilihat pada gambar 25

4.2.1.6.7. Sequence Diagram Create Report Ticket

Gambar 26 Sequence Diagram Create Report Ticket

81

Sequence diagram create report ticket menskenariokan urutan proses aktor

membuat laporan ticket yang dibuat oleh sistem helpdesk. aktor yang terlibat

didalamnya yaitu helpdesk, dan user. prosesnya urls() meminta kepada sistem

untuk ditampilkan halaman laporan ticket. kemudian views() menampilkan

halaman untuk dapat menyimpan laporan ticket oleh aktor. Model data yang

digunakan untuk dibuat laporan ticket tersebut diambil dari kelas Ticket(). Untuk

urutan proses selengkapnya dapat dilihat pada gambar 26

4.2.1.6.9. Sequence Diagram Create New User

Gambar 27 Sequence Diagram Create New User

Pada gambar 27 digambarkan urutan proses aktor membuat pengguna baru

pada helpdesk ticketing system. Aktor yang terlibat dalam urutan tersebut yaitu

helpdesk. urls() meminta kepada sistem helpdesk untuk ditampilkan halaman

pembuatan pengguna baru. Halaman tersebut ditampilkan oleh views(). Didalam

82

halaman tersebut terdapat form untuk pembuatan pengguna baru yang mana form

tersebut diprosesi oleh UserCreationForm(). Jika data baru berhasil dibuat maka

sistem menampilkan pesan succes. Dan apabila tidak berhasil, sistem

menampilkan pesan create failed. Urutan proses yang lebih lengkap dapat dilihat

pada gambar 26

4.2.1.6.10. Sequence Diagram Edit User

Gambar 28 Sequence Diagram Edit User

Gambar 28 mendeskripsikan urutan proses aktor mengubah data informasi

pada penggguna helpdesk ticketing system. Aktor yang terlibat pada urutan proses

tersebut yaitu helpdesk. urutan prosesnya dimulai dari urls() meminta kepada

sistem helpdesk untuk ditampilkan halaman untuk mengubah data pada pengguna

helpdesk ticketing system. Halaman tersebut ditampilkan oleh views(). Pada

halaman tersebut terdapat form untuk mengubah data pengguna. sturuktur form

ditangani oleh UserCreationForm(). Dan model data yang digunakan oleh form

83

tersebut diambil dari Users(). Urutan proses yang lebih lengkap dapat dilihat pada

gambar 28

4.2.1.6.11. Sequence Diagram Delete User

Gambar 29 Sequence Diagram Delete User

Sequence Diagram Delete User menskenariokan urutan proses aktor

menghapus data pengguna pada helpdesk ticketing system. Aktor yang terlibat

dalam proses tersebut yaitu helpdesk. urutan proses dimulai dari urls() meminta

halaman yang berisikan daftar pengguna pada sistem helpdesk. halaman tersebut

ditampilkan oleh views(). Model data yang digunakan untuk menampilkan daftar

pengguna diambil dari Users(). Jika aktor berhasil menghapus data pengguna

pada helpdesk ticketing system maka system menampilkan pesan success.

Sedangkan jika gagal melakukannya, sistem menampilkan pesan Delete Failed.

Urutan proses yang lebih lengkap dapat dilihat pada gambar 29

84

4.2.1.6.12. Sequence Diagram Search User

Gambar 30 Sequence Diagram Search User

Gambar 30 menjelaskan urutan proses aktor melakukan pencarian

pengguna pada helpdesk ticketing system. Aktor yang terlibat yaitu helpdesk.

prosesnya dimulai dari urls() meminta sistem untuk ditampilkan halaman

pencarian pengguna. halaman tersebut ditampilkan oleh views(). Fungsi yang

digunakan dalam proses pencarian menggunakan fungsi listUserData(). Urutan

yang lebih lengkap dapat dilihat pada gambar 30

4.2.2. Desain Basis Data

Pada basis data ini, semua jenis data yang terlibat dalam proses yang

dilakukan oleh aktor di dalam sistem helpdesk, didefinisikan dan dikumpulkan

dalam bentuk penyajian berikut;

1. Tabel users

Tabel Name :users

Primary Key : id

Unique Key : username

85

Tabel 16 users

No Field Type Extra

1 id int(11) AUTO_INCREMENT

2 password varchar(128)

4 last_login datetime(6)

5 username varchar(255)

6 name varchar(255)

7 telpno varchar(255)

8 address varchar(255)

9 email varchar(75)

10 gender varchar(255)

11 position varchar(255)

12 is_active tinyint(1)

13 is_admin tinyint(1)

2. Tabel ticket

Tabel Name : ticket

86

PrimaryKey : ticketId

ForeignKey : reportedBy_id

UniqueKey : ticketNo

Tabel 17 Tabel Ticket

No Field Type Extra

1 ticketid int(11) AUTO_INCREMENT

2 ticketno varchar(255)

4 reporteddatetime datetime(6)

5 priority varchar(255)

6 problemtype varchar(255)

7 problemtitle varchar(999)

8 problemdesc longtext

9 steptoreproduce longtext

10 telephone varchar(255)

11 email varchar(255)

12 reportedby_id int(11)

13 solutiondesc longtext

87

14 attachment varchar(100)

3. Tabel docnumber

Tabel Name : docnumber

PrimaryKey : id

Tabel 18 docnumber

No Field Type Extra

1 Id int(11) AUTO_INCREMENT

2 docType varchar(3)

4 year int(11)

5 month int(11)

6 lastnumber int(11)

4. Tabel assignto

Tabel Name : assignto

PrimaryKey : assignToId

ForeignKey : assignBy_id, assignTo_id, ticketId_id

Tabel 4.16. Tabel assignto

88

No Field Type Extra

1 assignToId int(11) AUTO_INCREMENT

2 assignDateTime datetime(6)

4 assignBy_id int(11)

5 assignTo_id int(11)

6 ticketId_id int(11)

5. Tabel response

Tabel Name : response

PrimaryKey : responseId

ForeignKey : responseBy_id, ticketId_id

Tabel 19 Tabel response

No Field Type Extra

1 responseid int(11) AUTO_INCREMENT

2 responsedesc longtext

4 responsedatetime datetime(6)

5 status varchar(255)

89

6 responseby_id int(11)

7 ticketid_id int(11)

8 remark longtext

9 attachment varchar(100)

6. Tabel tickethistory

Tabel Name : tickethistory

PrimaryKey : ticketHistoryId

ForeignKey : historyBy_id, ticketId_id

UniqueKey : ticketNo

Tabel 20 tickethistory

No Field Type Extra

1 tickethistoryid int(11) AUTO_INCREMENT

2 status varchar(999)

4 desc longtext

5 remark longtext

6 historydatetime datetime(6)

90

7 historyby_id int(11)

8 ticketid_id int(11)

4.2.3. Desain Interface

4.2.3.1.Desain User Interface Home Page Login

Gambar 31 Desain User Interface Home page Login

4.2.3.2. Desain User Interface Admin Page

Gambar 32 Desain User Interface Admin Page

91

4.2.3.3. Desain User Interface Teknisi Helpdesk

Gambar 33 Desain User Interface Teknisi Helpdesk

4.2.3.4. Desain User Interface User Helpdesk

Gambar 34 Desain User Interface User Helpdesk

92

4.2.3.5. Desain User Interface Add User

Gambar 35 Desain User Interface Create NewUser

4.2.3.6. Desain User Interface Create New Ticket

Gambar 36 Desain User Interface Create NewTicket

93

4.2.3.7. Desain User Interface Assign Ticket

Gambar 37 Desain User Interface Assign Ticket

4.2.3.8. Desain User Interface Response Ticket

Gambar 38 Desain User Interface Response Ticket

94

4.2.3.9. Desain User Interface Change Status Ticket

Gambar 39 Desain User Interface Change Status Ticket

4.2.3.10. Desain User Interface View All Ticke

Gambar 40 Desain User Interface View All Ticket

95

4.2.3.11. Desain User Interface View Report Ticket

Gambar 41 Desain User Interface View Report Ticket

4.2.3.12. Desain User Interface Logout

Gambar 42 Desain User Interface Logout

4.3. Fase Konstruksi

4.3.1. Implementasi koding

Pada fase ini, implementasi dilakukan dari rancangan-rancangan basis

data, rancangan sistem, serta rancangan tampilan. Bahasa pemograman yang

96

digunakan pada pembangunan sistem ini adalah menggunakan bahasa

pemograman Python. Perancangan basis data menggunakan bahasa MySQL. Agar

sistem dapat berjalan pada aplikasi browser, penulis menggunakan aplikasi server

yaitu apache server. Proses pembuatan sistem menggunakan aplikasi eclipse.

Untuk membuat sistem setruktur, penulis menggunakan framework django dari

penggunaan bahasa python. Untuk source code sistem ini dapat dilihat pada

lampiran akhir penulisan skripsi ini.

4.3.2. Spesifikasi Software dan Hardware

Sebuah sistem agar dapat berjalan secara baik dan benar maka dibutuhkan

lingkungan yang mendukung baik secara software maupun hardware. Oleh sebab

itu perlu diperhatikan adalah;

1. Spesifikasi Perangkat Keras ( Hardware )

a. Processor minimal pentium IV

b. RAM / Memory minimal 128 Mb

c. VGA minimal 32 Mb

d. Keyboard dan mouse

e. Monitor dengan resolusi minimal 800 x 600

f. Hardisk dengan space kosong minimal 700 Mb

2. Spesifikasi Perangkat Lunak ( Software )

a. Sistem operasi Windows atau Linux

b. Apache web server versi 2.24

c. Python versi 2.5

d. MySQL versi 5.1

97

e. Browser yang sudah support html 5

4.4. Fase Pelaksanaan

Sebelum sistem diujikan di lapangan, sebuah sistem diharapkan sudah

bebasi dari kesalahan. Baik kesalahan bahasa, maupun kesalahan logika program.

Untuk menghindari hal-hal tersebut , penulis menerapkan testing pada sistem

yang telah dibangun. Adapun testing itu meliputi input yang dilakukan user pada

sistem serta output yang ditampilkan oleh sistem. Jika input tidak sesuai dengan

output yang seharusnya maka penulis melakukan revisi terhadap sistem.

Pengujian dilakukan dengan metode blackbox. Proses pengujian dibagi dua tahap

yaitu testing mandiri dan testing oleh user.

4.4.1. Testing Mandiri

Pada testing mandiri, pengujian sistem dilakukan dengan menjalankan

fungsi-fungsi yang ada didalam sistem serta user-user yang terlibat didalamnya.

Fungsi-fungsi yang diuji meliputi login, change password, new user, edit user,

view user, remove user, search user, new ticket, view ticket, view all ticket, edit

ticket, assignto, history, search ticket, response, report closed ticket, dan logout.

Tabel 21 Testing Mandiri

No Test Name Result Expectation Result

1 Login User dapat masuk ke dalam sistem sesuai

2 Change

Password

User dapat menganti password untuk login

ke sistme

sesuai

98

3 New User User dapat membuat user baru berdasarkan

level yang diinginkan

sesuai

4 Edit User User dapat mengubah informasi user sesuai

5 View User User dapat melihat user lain yang terdaftar

didalam sistem

sesuai

6 Remove User User dapat 7menghapus user yang terdaftar

didalam sistem

sesuai

7 Search User User dapat melakukan pencarian user

didalam sistem

sesuai

8 New Ticket User dapat membuat ticket baru sesuai

9 View Ticket User dapat melihat ticket sesuai

10 View All

Ticket

User dapat melihat semua ticket yang

terdaftar didalam sistem

sesuai

11 Edit ticket User dapat mengubah informasi ticket yang

sudah dibuat

sesuai

12 assignto User dapat mengeskalasi ticket ke user lain

yang mempunyai role akses admin dan

teknisi helpdesk

sesuai

13 History User dapat melihati informasi-informasi

ticket

sesuai

14 Search Ticket User dapat melakukan pencarian terhadap

ticket-ticket yang terdaftar didalam sistem

sesuai

15 Response User dapat menganti status ticket, menjawab

ticket,

sesuai

16 Report

Closed Ticket

User dapat mendownload ticket menjadi

sebuah laporan

sesuai

17 Logout User dapat keluar dari sistem sesuai

99

4.4.2. Testing Oleh User

Pada tahap ini, pengujian sistem dilakukan oleh user langsung. Adapun

tahap-tahap pengujian yang telah dilakukan dapat dilihat pada bagian lampiran

hasi evaluasi dan pengujian sistem. Secara ringkas, hasil pengujian yang dapat

penulis simpulkan adalah sebagai berikut.

Tabel 22 Testing Oleh User

No Pengujian Penilain

1 Fitur sistem secara keseluruhan Baik

2 Fitur untuk admin Baik

3 Fitur untuk teknisi helpdesk Baik

4 Fitur untuk user helpdesk Baik

5 Tampilan sistem Baik

6 Kesesuain dengan kebutuhan Baik

Setelah pengujian dilakukan oleh user, penulis melakukan wawancara

untuk mengetahui informasi atas penggunaan aplikasi helpdesk di SMK Saradan.

Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan, penggunaan aplikasi helpdesk telah

berjalan dengan baik di SMK Saradan. Terutama untuk bagian kurikulum dan

bagian usaha. Lampiran wawancara hasil dapat di lihat selengkapnya di lampiran.

100

BAB V

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil implementasi helpdesk ticketing system pada SMK

Saradan maka dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Penggunaan helpdesk ticketing system , memudahkan staff

karyawan untuk menyampaikan informasi permasalahannya

kepada divisi helpdesk/IT

2. Solusi permasalahan yang terdokumentasi pada helpdesk ticketing

system dapat meminimalisir resiko terjadinya permasalahan yang

sama terulang kembali oleh staff karyawan

3. Divisi IT dapat memberikan solusi atas pertanyaan-pertanyaan

seputar troubleshooting komputer tanpa harus bertemu langsung

dengan staf karyawan

5.2. Saran

1. Diperlukan sosialisasi penggunaan aplikasi helpdesk ticketing system bagi

staff karyawan SMK Saradan, agar penggunaanya dapat didirasakan

manfaatnya oleh mereka.

2. Tenaga ahli profesional diperlukan dalam pemeliharan helpdesk ticketing

system ini jika sewaktu-waktu sistem tidak dapat berjalan dengan

semestinya

101

DAFTAR PUSTAKA

A.S, Rossa, Shalahuddin, M. 2014. Rekayasa Perangkat Lunak.

Bandung. Informatika

Beisse, Fred. 2013. A Guide to Computer User Support for Help Desk &

Support Specialists, Edisi ke-5. USA. Course Technology

Gaol, Chr Jimmy L,.2008. Sistem Informasi Manajemen Pemahaman

dan Aplikasi. Jakarta. Grasindo

Hitesh, Gupta. 2011. Management Information System (An Insight).

India. International Book House PVT, LTD.

Indarti, Yulia. 2012. Rancang Bangun Helpdesk pada PT.Palyja.

Jakarta. UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Junindar. 2011. Panduan Lengkap Menjadi Programmer. Jakarta.

MediaKita

Kadir, Abdul. 2013, Pengenalan Sistem InformasiBandung. Yogyakarta.

Andi.

Kendall, Kenneth E.,Kendall, Julie E. 2011. Systems Analysis and

Design. Edisi ke-8. Pearson Education Inc.

Laudon, Kenneth C, Laudon, Jane P. 2012. Sistem Informasi

Manajemen: Mengelola Perusahaan Digital. Jakarta.

Salemba Empat

Levy, Marissa. 2009. Helpdesk Ticketing System using visual Web GUI.

US. Sys-con Media, Inc.

Mcgaw, Jimm. 2009. Beginning Django E-commerce. UK. Appress

102

Trimawangsari, Maria Betha. 2010. Pengembangan Aplikasi

Webtools Helpdesk Support dengan Online Attendance dan

Real-Time Report pada PT. Dexa Medica. Depok:

Universitas Gunadarma.

Qoyyimah. 2011. Rancang Bangun Helpdesk Ticketing System (Studi

Kasus: PT.Primus Indojaya). Jakarta. UIN Syariff

Hidayatullah Jakarta

Whitten, Jeffrey L., Bentley, Lonnie D. 2008. Systems Analysis &

Design Methods. New York: The McGraw Hill Companies

Inc.

Wardana. 2010. Menjadi Master PHP dengan framework codeigniter.

Jakarta. Elex Media Komputindo.

Widodo, Pudjo Prabowo. 2011. Menggunakan UML (Unifield Modeling

Language). Bandung: Informatika.

www.help-desk-world.com/help-desk.htm diakses pada 10, September

2013 pukul 20:37.

www.searchcrm.techtarget.com/definition/trouble-tick diakses pada 10,

September 2013 pukul 20:40

Hourieh, Ayman. 2008. Learning Website Development with Django.

Birmingham. Packt Publishing.

http://www.help-desk-world.com/help-desk.htm

http://www.searchcrm.techtarget.com/definition/trouble-tick

A

LAMPIRAN-LAMPIRAN

1. LAMPIRAN HASIL EVALUASI DAN PENGUJIAN SISTEM

Nama :Ari Mulyadi

Jenis Testing :Teknisi IT

Lokasi :SMK Saradan

No Pengujian Hasil Yang Diharapkan Penilian

Baik

Cukup

Baik

Kurang

Baik

1 Login User dapat masuk ke sistem

2 New Ticket User dapat membuat ticket baru

3 Assign Ticket User dapat membuat ticket Eskalasi(assign ticket)

4 Response Ticket User dapat membuat ticket respon

5

Change Status

Ticket User dapat Mengubah Status ticket

6 Edit Ticket User dapat menguba informasi ticket

7 View Ticket user dapat melihat ticket yang ada di sistem

8 Search Ticket user dapat melakukan pencarian ticket di sistem

9 Report Ticket user dapat membuat ticket sebagai laporan

10 New User user dapat membuat pengguna baru

11 Delete User

user dapat menghapus pengguna yang ada didalam

sistem

12 View User

user dapat melihat user yang terdaftar di dalam

sistem

13 Search User user dapat melakukan pencarian user

14 Logout user dapat keluar dari sistem

B

2. LAMPIRAN HASIL EVALUASI DAN PENGUJIAN SISTEM

Nama :Siti Nurbasyaroh

Jenis Testing :User

Lokasi :SMK Saradan

No Pengujian Hasil Yang Diharapkan Penilian

Baik Cukup Baik

Kurang Baik

1 Login User dapat masuk ke sistem

2 New Ticket User dapat membuat ticket baru

3 Change Status Ticket User dapat Mengubah Status ticket

4 View Ticket user dapat melihat ticket yang ada di sistem

5 Search Ticket user dapat melakukan pencarian ticket di sistem

6 Report Ticket user dapat membuat ticket sebagai laporan

7 Logout user dapat keluar dari sistem

C

3. LAMPIRAN WAWANCARA

Narasumber :Siti Nurbasyaroh

Jabatan :Staf Administrasi SMK Saradan

Penanya :Rizki Mudhar

Tema :Skenario Sistem Berjalan

Tujuan :Mengetahui skenario kerja dari sistem berjalan di

SMK Saradan

Pertanyaan

1. Bagaimana skenario proses kerja sistem yang berjalan saat ini ketika

proses penyampain permasalahan oleh staff karyawan di SMK Saradan?

2. Apa saja permasalahan yang sering di laporkan oleh staff karyawan di

SMK Saradan?

3. Apakah ada kendala dalam pelaporan masalah mereka?

4. Siapakah yang bertanggung jawab dalam penyelesain masalah tersebut?

5. Apakah ada tindakan selanjutnya setelah permasalah terselesaikan?

6. Perlukan sistem penyampain permasalahan dikomputerisasikan?

Hasil wawancara

1. Staff karyawan dapat langsung menghubungi teknisi IT terkait

permasalahanya yang ia alami. Atau staff karyawan menyampaikan

permasalahanya ke staff administrasi dan diteruskan ke teknisi IT.

Komunikasi yang digunakan dalam penyampain permasalahan mereka ke

teknisi IT, bisa dengan telepon atau sms maupun bertemu langsung

D

dengannya. Karena keterbatasan ruang dan waktu yang dimiliki oleh

teknisi IT, staff karyawan setidaknya harus sabar menunggu konfirmasi

selanjutnya terkait penyelesain permasalahan merekat dari teknisi IT.

2. Karena yang banyak menggunakan komputer dalam pekerjaan mereka

adalah bagian kurikulum dan keuangan, maka permalahan yang sering

muncul yaitu dokumen tidak dapat disimpan, data-data dokumen tidak bisa

diakses, data-data dokumen sering hilang karena virus, layar komputer

tidak dapat menyalan, printer tidak dapat bekerja semestinya, tidak ada

akses koneksi internet melalui wifi,dsb.

3. Karena tidak adanya rincian lenkap pencatatan permasalahan tersebut baik

hard copy maupun soft copy, maka oleh sebab itu teknisi IT tidak dapat

menyelesaikan permasalahan mereka dengan segera. Sebelum

dikonfirmasikan kembali oleh pihak terkait atas permasalahan yang

dilaporkan. Dan lagi teknisi IT memiliki pekerjaan lain selain di SMK

Saradan.

4. Guru komputer SMK Saradan, karena selain menjadi guru, juga ditunjuk

sebagai teknisi IT

5. Biasanya teknisi IT memberikan tip agar staff karyawan dapat

menyelesaikan permasalahan mereka jika terulang kembali.

6. Menurut saya, sangat perlu adanya sistem komputerisasi agar staf-staf

karyawan dapat segera menerima solusi permasalahanya dan juga teknisi

IT tidak lagi harus ke SMK Saradan untuk menyelesaikan permasalahan

mereka.

E

4. LAMPIRAN TABEL PENELITIAN

Nama Tabel : Tahap-tahap Staff Karyawan melaporkan keluhan ke bagian IT

sebelum aplikasi helpdesk dibuat

No Nama Kegiatan

1 Staff Karyawan Mengalami Kesulitan dalam mengakses

komputer

2 Staff Karyawan segera mengkomunikasikan ke bagian tata

usaha untuk diinformasikan permasalahannya ke bagian IT

3 Bagian tata usaha mencatat keluhan yang dilaporkan (jika

diperlukan untuk dicatat)

4 Laporan keluhan segera dilaporkan kebagian IT untuk dapat

dicarikan solusinya (jika bisa dihubungi)

5 Apabila bagian IT belum juga mengkonfirmasikan akan

kesediannya memperbaiki permasalahan yang dilaporkan

6 Maka staff karyawan harus menunggu waktu kerja bagian IT

7 Diasumsikan keluhan staffkaryawan sudah teratasi , apabila

staff karyawan mengalami permasalahan yang sama maka

proses penyelesainnya akan mengikuti proses sebelumnya

karena tidak ada dokumentasi atas solusi keluhan sebelumnya

sehingga dapat mengganggu efektifitas kinerja pegawai dalam

bekerja

Nama Tabel :Tahap-tahap Staff Karyawan melaporkan keluhan ke bagian IT

menggunakan aplikasi helpdesk

No Nama Kegiatan

1 Staff Karyawan Mengalami Kesulitan dalam mengakses komputer

2 Staff Karyawan segera mengakses sistem informasi helpdesk ticketing

system yang disediakan

3 Staff Karyawan login kedalam sistem bedasarkan username dan

password yang sudah diberikan

4 Staff Karyawan melakukan proses input data keluhan didalam aplikasi

helpdesk dan mensubmit nya

5 Apabila status keluhan yang diinput memiliki status sangat dibutuhkan

solusinya dengan segera

6 Maka sistem akan mengirim email pemberitahuan ke bagian IT atas

informasi keluhan yang dilaporkan

7 Diasumsikan staff karyawan sudah mendapatkan solusi atas

permasalahanya, jika sewaktu-waktu staff karyawan mendapati

permasalahan yang sama maka staff karyawan cukup membuka

laporan keluhan yang didokumentasikan oleh aplikasi helpdesk

5. LAMPIRAN WAWANCARA HASIL

Narasumber :Siti Nurbasyaroh

Jabatan :Staf Administrasi SMK Saradan

Penanya :Rizki Mudhar

F

Tema :Penggunaan aplikasi helpdesk

Tujuan :Mengetahui Manfaat dari penggunaan aplikasi

helpdesk

Pertanyaan

1. Bagaimana pendapat ibu setelah menggunakan aplikas helpdesk ini?

2. Apakah ada kesulitan dalam penggunaannya?

3. Apakah ada saran mengenai aplikasi helpdesk ini?

Jawaban

1. Alhamdulillah aplikasi ini berjalan dengan baik, staff karyawan yang

menggunakan komputer terutama bagian kurikulum yang sering mempunyai

masalah dikomputernya, tidak perlu lagi dikhawatirkan akan informasi atas

solusi masalah yang dihadapinya. Jadinya staff karyawan bisa menyelesaikan

permasalahanya sendiri jika tidak ada bagian IT

2. Ketika pengisian informasi keluhan , sedikit bingung tahap-tahap pengisianya

mungkin belum terbiasa. Insya allah lama-lama juga nanti jadi biasa

3. Kalau bisa aplikasinya bisa digunakan untuk wali murid dan guru . kan tidak

semua wali murid paham aturan yang ditetapkan guru disekolah dan informasi-

informasi lainnya yang berkaitan dengan sekolah.

6. LAMPIRAN STRUKTUR FLOWCHART APLIKASI HELPDESK

H

7. FLOWCHART MODUL CREATE NEW TICKET

I

8. FLOWCHART MODUL CREATE ASSIGN TICKET

J

9. FLOWCHART MODUL CREATE RESPONSE TICKET

K

10. LAMPIRAN SURAT KETERANG TELAH MENYELESAIKAN

RISET

L

11. SURAT KETERANGAN DOSEN PEBIMBING

pembangunan sistem informasi helpdesk...

Documents