membangun sop it helpdesk
DESCRIPTION
Powerpoint Lengkap bagaimana membangun SOP IT Helpdesk....TRANSCRIPT
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Presented by:
SINGGIH SAPTADI
Curriculum Vitae - Singgih Saptadi
Anak manusia Lahir di Ponorogo. Tumbuh - SMA di Surabaya. Dewasa di Institut Teknologi
Bandung. Berkarya di Industrial Engineering
Universitas Diponegoro Semarang.
Bersama keluarga di kaki Gunung Ungaran, Kabupaten Semarang, Jawa Tengah.
Sejak 2010, kembali berstatus mahasiswa
Curriculum Vitae - Pengalaman
Systems Thinking, Business-IT Alignment, Decision Analysis, Operations Management.1996-1998 Investment decision making PT.
Telekomunikasi Indonesia
1998-1999 Executive information system Departemen Parsenibud
1998-1999 Human resource information system Departemen Luar Negeri
2000-2012 IT for education
2007-2012 IT for Small Medium Enterprises
2007-2012 Operations Management Training for Industry (Petro-gas, Banking, Education) & Government
2010-2011 Feasibility Study for Bank Indonesia
LATAR BELAKANG
Setiap pekerjaan yang dapat menimbulkan resiko harus dilakukan dengan prosedur yang ketat dan tetap untuk meniadakan atau mengurangi resiko/kesalahan
Apabila pilot tidak melaksanakan pekerjaan sesuai dengan aturan, maka pesawat akan jatuh dan banyak penumpang menjadi korban.
Bila dokter tidak melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur, maka pasien dapat meninggal atau cacat.
Bila pemadam kebakaran tidak menjalankan tugasnya sesuai dengan prosedur, maka dapat menimbulkan banyak korban jiwa dan materi.
Pelayanan juga mengandung resiko (mendapat komplain dari masyarakat) jadi harus memiliki prosedur yang jelas.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
DIKENAL JUGA DENGAN NAMA PROTAP
MERUPAKAN SALAH SATU POIN PENTING DALAM PELAKSANAAN PELAYANAN
MERUPAKAN CERMIN KESUNGGUHAN DAN ITIKAD BAIK DALAM MELAYANI PENGGUNA/MASYARAKAT.
PENGERTIAN SOP
PROSEDUR/TATA CARA KERJA/TATA URUTAN PELAKSANAAN KERJA YANG SUDAH DITETAPKAN DENGAN STANDART TERTENTU.
DOKUMEN TERTULIS YANG MEMUAT PROSEDUR KERJA SECARA RINCI, TAHAP DEMI TAHAP DAN SISTEMATIS.
TATACARA ATAU TAHAPAN YANG DIBAKUKAN DAN YANG HARUS DIALUI UNTUK MENYELESAIKAN SUATU PROSES KERJA TERTENTU
KATA KUNCI STANDART
• DERAJAT TERBAIK• SESUATU YANG DIBAKUKAN • HARAPAN YANG SPESIFIK • PATOKAN PENCAPAIAN
BERBASIS PADA TINGKAT • PEDOMAN ATAU MODEL
TUJUAN SOP
MENJAGA KONSISTENSI DAN TINGKAT KINERJA PETUGAS ATAU TIM DALAM ORGANISASI ATAU UNIT.
MENGETAHUI DENGAN JELAS PERAN DAN FUNGSI TIAP-TIAP POSISI DALAM ORGANISASI
MEMPERJELAS ALUR TUGAS, WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB DARI PETUGAS TERKAIT.
MELINDUNGI ORGANISASI DAN STAF DARI MALPRAKTEK ATAU KESALAHAN ADMINISTRASI LAINNYA.
MENGHINDARI KEGAGALAN/KESALAHAN, KERAGUAN, DUPLIKASI DAN TIDAK EFISIENSI
FUNGSI SOP
MEMPERLANCAR TUGAS PETUGAS /TIM.
SEBAGAI DASAR HUKUM BILA TERJADI PENYIMPANGAN.
MENGETAHUI DENGAN JELAS HAMBATAN-HAMBATANNYA DAN MUDAH DILACAK.
MENGARAHKAN PETUGAS UNTUK SAMA-SAMA DISIPLIN DALAM BEKERJA.
SEBAGAI PEDOMAN DALAM MELAKSANAKAN PEKERJAAN RUTIN.
PRINSIP-PRINSIP SOP
Harus ada pada setiap kegiatan pelayanan
Bisa berubah sesuai dengan perubahan standar profesi atau perkembangan iptek serta peraturan yang berlaku.
Memuat segala indikasi dan syarat-syarat yang harus dipenuhi pada setiap upaya, disamping tahapan-tahapan yang harus dilalui setiap kegiatan pelayanan
Harus didokumentasikan
JENIS DAN RUANG LINGKUP SOP
1. SOP PELAYANAN PROFESI : SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK
KEILMUAN : SOP MENGENAI PROSES KERJA DIAGNOSTIK DAN TERAPI, PENELITIAN, DSB.
SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK MANAJERIAL : SOP KEWENANGAN.
2. SOP PELAYANAN TEKNIS DAN ADMINISTRASI
SOP PELAYANAN SOP PELAPORAN SOP PERENCANAAN PROGRAM
FORMAT SOP
1. Sederhana: disusun bila suatu pekerjaan hanya terdapat serangkaian langkah-langkah pendek, singkat dan tidak rinci
2. Hirarki : disusun bila suatu pekerjaan terdapat langkah-langkah yang lebih rinci, panjang, dan banyak keputusan-keputusan yang harus dilakukan.
3. Grafis: prosedur grafis biasanya dilengkapi dengan gambar, foto atau diagram sebagai ilustrasi.
4. Flowcharts atau diagram alur: dapat menggambarkan dengan jelas hubungan antara langkah-langkah kerja baik secara fisik maupun logis
CONTOH SOP SEDERHANA
SOP PENERIMAAN SURAT/SURAT MASUK : PETUGAS MENERIMA SURAT/SURAT
MASUK PETUGAS MENCATAT DALAM BUKU
EKSPEDISI PETUGAS MENDISTRIBUSIKAN SURAT
PADA BAGIAN YANG DITUJU
CONTOH SOP HIRARKHI
SOP SURAT MASUK PETUGAS MENERIMA SURAT MASUK PETUGAS MENCATAT DALAM BUKU EKSPEDISI PETUGAS MENYERAHKAN SURAT KEPADA SEKRETARIS DI
BAGIAN SEKRETARIS AKAN MEMBUKA SURAT DAN
MENGKLASIFIKASIKAN ISI SURAT UNTUK SURAT TERTUTUP SEKRETARIS TIDAK BERHAK
MEMBUKA MENDISTRIBUSIKAN SURAT PADA YANG
BERKEPENTINGAN
SOP GRAFIS
SOP SURAT MASUK :
SOP FLOWCHARTS
SOP SURAT MASUKMENERIMA SURAT
MENCATAT MENGKLASIFIKASIKAN
MENDISTRIBUSIKAN
SOP MENURUT TEKNOLOGI YG DIGUNAKAN
MANUAL SOP: DILAKUKAN SECARA MANUAL
CONTOH: PENYERAHAN SURAT PELANGGARAN LALU LINTAS, SIDANG PENGADILAN, PENGURUSAN IJIN, DSB.
COMPUTERIZED: ONLINE/ MENGGUNAKAN SISTEM SOFTWARE UNTUK MENGATUR ALUR KERJA
CONTOH: SISTEM OPERATOR TELEPON, HOTLINE, RESERVASI PENERBANGAN/HOTEL, PEMBAYARAN VIA CREDIT CARD, DSB
SEMI KOMPUTERISASI : CAMPURAN ANTARA MANUAL DAN COMPUTERIZED
CONTOH: PELAYANAN KTP/SIM/STNK.
TAHAP-TAHAP PENYUSUNAN SOP PELAYANAN
1. MERUMUSKAN TUJUAN PROTAP 2. MENENTUKAN KEBIJAKAN-KEBIJAKAN
YANG BERKAITAN DENGAN SOP/PROTAP: MENTERJEMAHKANPOLICY/KEBIJAKAN DENGAN MAKSUD UNTUK : TERJAMINNYA SUATU KEGIATAN PELAYANAN DAN MEMBUAT STANDAR KINERJA
3. MEMBUAT ALIRAN PROSES 4. MENYUSUN PROSEDUR ATAU
PELAKSANAAN KEGIATAN
SIAPA YANG HARUS MENYUSUN SOP
SOP BUKAN PRODUK INDIVIDU TAPI TIM/KELOMPOK YANG MEWAKILI LEMBAGA
DIBUAT OLEH MEREKA YANG MEMILIKI PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN YANG CUKUP DALAM BIDANG PEKERJAAN DI LINGKUNGANNYA.
SOP DIBUAT UNTUK LINGKUNGAN KERJA TERTENTU.
SOP YANG DIBUAT DI SUATU LEMBAGA AKAN BERBEDA DENGAN SOP DI LEMBAGA LAIN
SOP PELAYANAN KTP SURAT PENGANTAR RT/RW
KELURAHAN
KSK FORMULIR KTP MEMBAYAR ADM
KECAMATAN
PEMBAYARAN LEGALISASI FOTO RETRIBUSI PENGAMBILAN
KTP
SOP PELAYANAN SURAT PENGANTAR RT/RW
MENGISI FORM
MENUNJUKKAN KSK
PEMBERIAN STAMPEL RT
PEMBERIAN STEMPEL RW
SOP PELAYANAN FORMULIR KTP DI KELURAHAN
PENGANTAR RT/RW
MENGISI FORM
MENUNJUKKAN KSK
MENGISI FORM PEMBAYARAN RETRIBUSI
PEMBERIAN STEMPEL
SOP PELAYANAN KTP DI KECAMATAN
FORMULIR DARI KELURAHAN
LOKET PENERIMA
MEMBAYAR LEGALISASI RETRIBUSI
FOTO
PENGAMBILAN KTP
YANG HARUS DIPERHATIKAN : SOP HARUS DITULIS DAN MENJELASKAN
SECARA SINGKAT LANGKAH DEMI LANGKAH.
TAMPILAN SOP HARUS MUDAH DIBACA DAN DIMENGERTI DENGAN CEPAT.
GUNAKAN KATA KERJA DALAM KALIMAT AKTIF BUKAN KALIMAT PASIF.
SOP HARUS TETAP MUTAKHIR (UP-TO-DATE), HARUS DIEVALUASI SECARA PERIODIK. DISARANKAN DITINJAU MINIMAL SETIAP SATU TAHUN SEKALI, UNTUK BIDANG KESEHATAN (CLINIC) MINIMAL 18 BULAN SEKALI.
HAMBATAN PELAYANAN:
SOP TIDAK DIDOKUMENTASIKAN/DISAMPAIKAN KEPADA MASYARAKAT(HANYA DIKETAHUI PIHAK INTERNAL)
SOP TIDAK JELAS/TIDAK MUDAH DIPAHAMI PETUGAS/PEJABAT BERWENANG KURANG
DISIPLIN: MENINGGALKAN TEMPAT PADA JAM
KERJA BERISTIRAHAT TERLALAU LAMA LAMBAT DALAM MELAYANI(TIDAK ADA
TARGET WAKTU) ORIENTASI KEWENANGAN YANG TIDAK
JELAS, KHUSUSNYA PADA SITUASI TERTENTU: CUTI SAKIT TIDAK MASUK MENDADAK IJIN LIBUR LEBARAN
Bagaimana SOP Anda?