PEMBAHASANI. Gambaran Umum Hotel Kind Villa Bintang Resort & Spa

1.1 Sejarah Hotel Kind Villa Bintang Resort & Spa

Hotel Kind Villa Bintang Resort & Spa pertama kali didirikan pada tahun 1989 dengan nama Villa Bintang oleh perusahaan Joint Pacture dengan orang jepang yang diwakili oleh Mr. Tetsumo Tanabe (alm) selaku President Comisaris Chiyoda Real Estate Japan dan dengan Partner Indonesia yang diwakili Oleh Bpk. Ida Bagus Rai Dharmawijaya Mantra SE. selaku Directur PT. Shuba Laksana, dihadapan Notaris Putu Chandra SH, maka dibentuklah suatu perusahaan Patungan dengan akta pendirian perusahaan No.28 dengan nama perusahaan PT. Subha Villa Bintang.

Seiring Berjalannya waktu, dari hari ke hari hotel Villa Bintang Penuh dengan cobaan dalam menghadapi persaingan bisnis Kepariwisataan, ditengah Multi Krisis yang dihadapi . Dengan Usaha dari pemilik perusahaan, akhirnya mampu memperkuat perusahaan dari segi modal maupun pemasaran dengan masuknya investor baru PT. Kind dari jepang yang diwakili oleh Mr. Kakusabrou Makita, untuk bergabung dengan PT. Subha Villa Bintang ( Villa Bintang) untuk menyelenggarakan usaha perhotelan dengan nama Kind Villa Bintang Resort & Spa seperti sekarang ini. Dengan akta perubahaan No.135 tanggal 22 juli 2004.

1.2 Kepemilikan Hotel Kind Villa Bintang Resort & Spa

Hotel Kind Villa Bintang Resort & Spa merupakan Usaha perhotelan milik PT. Subba Villa Bintang yang terbentuk dari perusahaan Joint Pacture antara Mr. Tetsumo Tanabe (President Commisaris Chiyoda Real Estate) dengan Bp. Ida Bagus Rai Dharmawijaya Mantra, SE ( Directur PT Subba Laksana) dengan perbandingan modal pada akte pertama untuk pihak jepang 72 % dan untuk pihak Indonesia 28%. Setelah mengalami Krisis, maka masuklah 1 investor baru dari jepang Mr. kakusabrou Makita (PT Kind) ke PT. Subba Villa Bintang ini untuk ikut menyelenggarakan usaha perhotelan dengan nama Kind Villa Bintang Resort & Spa.

1.3 Lokasi Hotel Kind Villa Bintang Resort & Spa

Alamat Hotel: Jln. Pratama, tanjung Benoa, Nusa Dua PO BOX 24

No telp

: (0361) 772010 ( Hunting )

No Fax

: (0361) 772009

Alamat E-mail: info@kindvillabintang.com

Website

: www.kindvillabintang.com

Kind Villa Bintang Terletak di lokasi yang cukup strategis, yaitu dengan lokasi transportasi sebagai berikut :

a. 20 menit dari Ngurah Rai International Airport

b. 5 menit dari Nusa Dua

c. 15 menit dari Shopping Mall

d. 50 menit dari Denpasar City

e. 60 menit dari Ubud1.4 Fasilitas Hotel Kind Villa Bintang Resort & Spa

Kind Villa Bintang Resort & Spa mempunyai Lobby besar dengan design modern. Kind Villa Bintang Resort & Spa mempunyai 54 kamar yang terdiri dari :

1. 48 kamar deluxe ( 27 Deluxe Twin & 21 Deluxe Double )

2. 4 kamar Executive Suite

3. 1Unit 2 bedroom Deluxe Villa

4. 1Unit 2 bedroom Royal Suite Villa yang dilengkapi private swimming pool

Fasilitas dan service yang dimiliki oleh Hotel Kind Villa Bintang Resort & Spa, meliputi :a. Swimming Pool

b. Lembongan Pool Bar

c. Beach Bar

d. Snapper Restaurant

e. Room service 24 hour

f. Cempaka Spa

g. Wedding service

h. Recreation Room

i. Free Shuttle Bus Ke nusa dua area

j. Business Centre

k. Laundry and Dry Cleaning

l. Babysitting Service

m. Doctor On Call

n. Taxi And Tour Desk

o. Foreign Exchange service

p. Meeting room ( kapasitas 150 orang dengan theater style )

q. Priority water Sport Booking

1.5 Jenis Kamar Di Hotel Kind Villa Bintang Resort & Spa

Kind Villa Bintang Resort & Spa mempunyai 54 kamar yang terdiri dari :

1. 48 kamar deluxe ( 27 Deluxe Twin & 21 Deluxe Double )

2. 4 kamar Executive Suite

3. 1Unit 2 bedroom Deluxe Villa

4. 1Unit 2 bedroom Royal Suite Villa yang dilengkapi private swimming pool

Berikut rincian tentang kamar hotel di Kind Villa Bintang Resort and Spa

a. Deluxe Room/ Kamar DeluxeKind Villa Bintang memiliki total 48 kamar deluxe yang terdiri dari 27 kamar deluxe dengan bed twin (dua single bed) dan 21 kamar dengan 1 bed besar. Harga kamar deluxe di sini adalah U$ 110++/night. Fasilitas kamar yang ada di kamar deluxe yaitu Gambar 1.1 Deluxe RoomAir Conditioner, Shower, Bath tub, Bath Robe, Television With Satelit Channel, mini bar, Hair Dryer, Coffee Tea Maker, Free Wifi, Safety Box, IDD Telepon, Private Balcony Perlengkapan kamar mandi. Luas kamar 35 m2.

b. Kamar Executive Suite.Kind Villa Bintang Resort & Spa memiliki kamar executive suite sebanyak 4 kamar. Luasnya mencapai 50m2 dengan harga U$ 200++/night. Kamar executive suite hanya tersedia dengan 1 king size bed yang biasanya di pesan oleh tamu yang akan berbulan madu. Yang membedakan antara kamar deluxe dan kamar executive suite adalah luas kamar dan di kamar executive suite tersedia jacusy sedangkan kamar deluxe tersedia bath tubh dan standing shower. Fasilitas kamar yang ada di kamar executive suite yaitu :Gambar 1.2 Executif Suites BathroomAir Conditioner, Shower, Bath tub, Bath Robe, Television With Satelit Channel, mini bar, Hair Dryer, Coffee Tea Maker, Free Wifi, Safety Box, IDD Telepon, Private Balcony Perlengkapan kamar mandi, Kitchenne, dan space untuk ruang menonton tv.

c. 1 Unit 2 Bedroom deluxe VillaKind Villa Bintang Resort & Spa memiliki 1 buah villa yang terdiri dari 2 kamar deluxe ( 1 Twinbed dan 1 double bed). Villa ini juga dilengkapi dengan dapur kecil dengan beberapa peralatan masak, serta ruang keluarga yang dapat dijadikan tempat berkumpul bagi tamu yang memesan Villa ini. Selain itu, Deluxe Villa memiliki private Jaccusi yang dapat digunakan untuk berendam bersama kedua villa tersebut. Berikut uraian fasilitas dari 2 bed room deluxe Villa di Kind Villa Bintang Resort & Spa yaitu :

Gambar 1.3 2 berrom deluxe villa2 kamar Deluxedengan fasilitas kamar meliputi Air Conditioner, Shower, Bath tub, Bath Robe, Television With Satelit Channel, mini bar, Hair Dryer, Coffee Tea Maker, Free Wifi, Safety Box, IDD Telepon, Private Balcony Perlengkapan kamar mandi:, Dapur Kecil, Ruang Tamu, Jaccusi,

d. 1 Unit 2 Bedroom Royal Suite Vill With Private Balcony Kind Villa Bintang Resort & Spa memiliki satu villa dengan 2 kamar tidur suite yang dilengkpi dengan Kolam renang Pribadi. Ini merupakan kamar sekaligus villa yang termewah yang dimiliki oleh Kind Villa Bintang. Harga Villa ini permalam mencapat U$500++/night. Lokasinya berada di dekat kolan renang utama. Berikut Urian Fasilitas yang dimiliki 2 Bedroom Royal Suite Villa ini.

Gambar 1.4 2 Bedroon royal suites villaKlam Renang Pribadi, Ruang Tamu, Dapur Pribadi, 2 kamar suite dengan fasilitas Air Conditioner, Shower, Bath tub, Bath Robe, Television With Satelit Channel, mini bar, Hair Dryer, Coffee Tea Maker, Free Wifi, Safety Box, IDD Telepon, Private Balcony Perlengkapan kamar mandi.

II Strukur Organisasi Hotel2.1 Struktur Organisasi Hotel Kind Villa Bintang Resort & Spa

2.2

Struktur Organisasi Departemen Hotel Kind Villa Bintang Resort & Spa

Kind Villa Bintang Resort memiliki 6 Departemen dalam menjalankan fungsional hotelnya. 6 departemen itu di dukung oleh 75 orang tenaga kerja meliputi Departemen Kantor Depan, Departemen Housekeeping, Departemen Food&Beverage Service, Departemen Food&Beverage Product, Departemen Akunting dan Departemen Personnel. Untuk bagian IT dan Marketing hanya ada 1 manager dan tidak memiliki bawahan. Berikut bagan struktur departemen dari masing-masing departemen yang ada di hotel Kind Villa Bintang Resort& Spa.2.2 Struktur Organisasi Masing Departemen

2.2.1 Struktur Organisasi Departemen Kantor Depan

Departemen Kantor Depan terdiri dari 5 section yaitu telephone Operator, Reception, Reservasi, Guest Relation dan Bell Boy. Dikarena hotel yang jumlah kamarnya tidak terlalu banyak maka terkadang semua staff Kantor depan mengerjakan semua hal secara merangkap. Berikut skema strruktur Organisasi Departemen Kantor Depan Kind Villa Bintang Resort And Spa.

2.2.2 Struktur Organisasi Food And Beverage Product

Food And Beverage service Di Kind Villa Bintang di bagi menjadi beberapa section yaitu Cooker, Pastry ( membuat Kue), Cook Helper dan Steward. Berikut Skema Struktur Organisasi Departemen F&B Product Kind Villa Bintang.

2.2.3 Struktur Organisasi Food And Beverage Service

Bagian F&B Service langsung dipimpin oleh Supervisor Restoran, sedangkan untuk pimpinan utamanya adalah Executif Chef langsung. F&B service terdiri dari beberapa section yaitu : Waiter/Waitress, Bartender, Host, dan Chasier. Berikut Bagan Struktur Organisasi F&B service di Kind Villa Bintang Resort & Spa.

2.2.4 Struktur Organisasi House Keeping

Departemen House keeping juga membawahi terapish yang ada dihotel tersebut mengingat hotel yang tidak terlalu besar. Section yang ada di Housekeeping yaitu Room Attendant/ Room Boy, Houseman, Pool Attendant, Linen dan Spa Terapish. Berikut bagan struktur Organisasi Departemen Housekeeping Di Kind Villa Bintang Resort & Spa.

2.2.5 Struktur Organisasi Departemen Personel

Departemen Personel (HRM) membawahi Security Guard an Engineering dikarenkan tidk adanya pimpinan dalam kedua organisasi tersebut. Berikut struktur Organisasi Departemen Personnel.

2.2.6 Struktur Organisasi Departement Akunting

Departemen Akunting dikepalai oleh seorang Chief Accounting yang memiliki 3 section yaitu Purchasing, Receiver/Storing, dan generl cashier. Berikut bagan struktur Organisasi Departemen Akunting.

III Rincian Tugas Masing-masing Departemen Di Hotel Kind Villa Bintang Resort & Spa3.1 Rincian Tugas Departemen Manajerial Hotel

a. Rincian Tugas Front Office Manager

1. Menyeleksi, menempatkan, melatih, dan mengevaluasi karyawan front office2. Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai sistem komputer hotel, etika menerima telepon, dan standard operasional yang ada di hotel

3. Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga kamar

4. Menyambut tamu VIP

5. Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya

6. Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun keuntungan dan kerugian di bagian kantor depan

7. Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi yang melanggar ketentuan

8. Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi denagn memberikan penghargaan

9. Membuat budget tahunan, menganalisis operasi, dan pendapatan hotel secara harian dari sisi pendapatan dan rata rata harga kamar

b. Rincian Tugas Executive Housekeeping

1. Mengkoordinir bidang kerja seluruh staf housekeeping.

2. Membuat perencanaan dalam bidang yang menyangkut housekeeping, yaitu : General cleaning, Decoration, Perubahan atau penggantian susunan ruang dan lain-lain.

3. Mengadakan evaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja maupun alat-alat yang lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal.

4. Menyediakan barang-barang (alat-alat) kebutuhan untuk seluruh keperluan housekeeping dan merawatnya.

5. Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai penambahan asset, gardening termasuk budgetnya yang disesuaikan dengan room occupancy dan pengendaliannya.

6. Mengandakan kontrol dalam segi penghematan tanpa mengurangi standard Hotel Bintang Tiga.

7. Mengadakan inspeksi di semua tempat di lingkungan hotel dan juga melakukan on the spot checking.

8. Mengadakan pengawasan agar dapat berjalan lancar antara rencana kerja yang telah tersusun dengan pelaksanaannya serta mengurangi hambatan-hambatan yang ditimbulkannya.

9. Menampung, menelaah dan bertindak sebaik-baiknya terhadap semua complaint dari tamu.

10. Memberikan perhatian yang lebih baik kepada para tamu VIP.

11. Mengadakan pendidikan dan memberikan petunjuk-petunjuk yang dalamusaha menggunakan metode-metode kerja yang benar serta menciptakan suasana kerja yang nyaman di lingkungan department housekeeping.

12. Mengontrol semua barang yang dikirim untuk housekeeping sesuai standard yang ada.

13. Mengadakan pertemuan atau meeting rutin dengan menelaah hasil kerja yang telah dilakukan (evaluasi kerja).

14. Secara periodik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di department houskeeping.

c. Rincian Tugas Personnel Manager

1. Menyusun, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi anggaran biaya kegiatan secara efektif dan efisien serta bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran hasil kegiatan

2. Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan melaksanakan evaluasi terhadap jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.

3. Melaksanakan seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap karyawan yang dianggap perlu.

4. Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan lain yang berhubungan dengan pengembangan mental, keterampilan dan pengetahuan karyawan sesuain dengan standard perusahaan.

5. Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi absensi karyawan,perhitungan gaji, tunjangan dan bonus.

6. Menyusun Jadwal kerja Engineering dan Security

d. Rincian Tugas IT Manager

1. Memastikan bahwa semua software yang telah terinstal dan bekerja dengan benar

2. Menguji semua perangkat lunak yang disetujui oleh manajemen

3. Melakukan maintenance software secara berkala

4. Periksa semua interkoneksi system Hotel dan memastikan bahwa semua PC interkoneksi bekerja dengan baik

5. Menentukan software apa saja yang terinstal di suatu workstation

6. Menjaga up to date software pada suatu PC

7. Melakukan tugas terkait dan proyek khusus yang ditugaskan

8. Kontribusi terhadap kegiatan hotel seperti yang diarahkan

9. Selalu up to date mengenai perkembangan software dan cyber

10. Inventarisasi semua software yang terkait dengan lisensi dan garansi

11. Membuat laporan secara harian dan bulanan mengenai job desc terkait

12. Menjalani action plan IT yang telah dibuat

e. Rincian Tugas Sales Marketing Manager

1. Menentukan harga jual, produk yang akan dilaunching, jadwal kunjungan serta system promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan

2. Memonitor perolehan order serta merangkumkan forecast untuk memastikan kapasitas produksi terisi secara optimal

3. Memonitor jumlah stock seluruh Dept. Sales & Marketing untuk memastikan umur stock perusahaan tidak melebihi target yang telah ditentukan.

4. Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah pelanggan dan area sesuai dg target yang ditentukan

5. Menganalisa dan memberikan arah pengembangan design & warna, untuk memastikan pengembangan produk sesuai dengan kebutuhan pasar

6. Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survey seluruh sales team untuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan yang ditentukan

7. Menerapkan budaya, sistem, dan peraturan intern perusahaan serta menerapkan manajemen biaya, untuk memastikan budaya perusahaan dan sistem serta peraturan dijalankan dengan optimal.

8. Bertanggungjawab atas seluruh kegiatan, kinerja dan prosedur-prosedur yang dipergunakan

9. Membuat, merumuskan, menyusun, menetapkan konsep dan rencana umum perusahaan, mengarahkan dan memberikan kebijakan/keputusan atas segala rancang bangun dan implementasi manajemen pemasaran, penjualan dan promosi ke arah pertumbuhan dan perkembangan perusahaan.

10. Mengarahkan karyawan untuk meningkatkan seluruh sumber daya yang ada secara optimal bagi kepentingan perusahaan.

11. Memberikan kemampuan profesional secara optimal bagi kepentingan perusahaan.

f. Rincian Tugas Chief Accounting1. Mengawasi pelaksanaan administrasi dan akuntansi sehari-hari yang dijalankan oleh beberapa akuntan mulai dari pengumpulan dan pemilahan bukti transaksi, penghitungan, hingga input data ke dalam sistim sesuai prosedur yang telah ada.

2. Melakukan review harian terhadap akun kas, review mingguan terhadap akun piutang dan utang, serta review bulanan untuk semua akun.

3. Mengawasi pengumpulan data dan perhitungan cost di produksi telah sesuai dengan metode yang ditentukan.4. Melakukan rekonsiliasi atas semua akun (nominal dan permanent) setiap menjelang tutup buku, termasuk memberikan approval terhadap berbagai penyesuaian dan koreksi yang dibutuhkan agar catatan mewakili kejadian transaksi yang sesungguhnya dengan akurat.

5. Memastikan laporan kas harian, mingguan dan laporan arus kas bulanan yang dibuat oleh cash accountant sudah akurat. Memastikan laporan piutang dan utang mingguan sudah akurat. Memastikan laporan persediaan harian dan mingguan telah akurat. Memastikan laporan aktiva tetap bulanan telah akurat. Dan, memastikan semua laporan tersebut telah sesuai dengan standar akuntansi yang ada.

6. Mengkoordinasikan proses penyusunan dan penyajian laporan keuangan untuk kebutuhan internal (manajemen) serta mempresentasikannya sewaktu-waktu bila pihak manajemen membutuhkan.

7. Menyusun dan menyajikan laporan keuangan untuk asersi manajemen untuk pihak luar, baik komersial maupun fiscal (Laporan Laba-Rugi, Neraca, Laporan Perubahan Modal, dan Laporan Arus Kas) secara tahunan.

8. Memberikan support dan assistensi yang maksimal bagi semua bagian di dalam perusahaan terkait dengan masalah adminsitrasi, data, serta analisa laporan keuangan, guna pencapaian target dan tujuan hotel secara keseluruhan.

9. Memberikan training, pengarahan, panduan, dan bimbingan bagi semua staf di bagian accounting terkait hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan dan hotel sehari-hari agar bisa menjalankan tugas dan fungsi seperti yang diharapkan oleh hotel. g. Rincian Tugas Executive Chef

1. Bertanggung jawab terhadap food and beverage manager

2. Mengorganisasikan dapur

3. Menyusun menu

4. Memesan bahan makanan

5. Membuat rencana tentang layout dapur

6. Memberi saran dan data tentang alat-alat yang diperlukan

7. Bertanggung jawab atas operasional kitchen

8. Membuat anggaran yang harus dicapai setiap bulannya

9. Mengawasi serta membimbing karyawan dalam melakukan pekerjaan

10. Menerima keluhan tamu

3.2 Rincian Tugas Masing Departemen Di Hotel Kind Vill Bintang Resort & Spa

3.2.1 Tugas Secction Di Departemen Kantor Depan

a. Supervisor Front Office1. Mengawasi secara langsung pekerjaan bawahan dan mengevaluasi apakah mereka bekerja dengan SOP

2. Memberikan pengarahan atau Briefing kepada bawahan sebelum melaksnakan tugas

3. Membuat schedule dan mengatur cuty, libur, DP bawahan sesuai dengan keadaan operational

4. Menghadiri rapat department Head bila diperlukan

5. Memonitor pemakaian kebutuhan operational kantor depan untuk menghindari pemborosan

6. Tanggap terhadap keluhan dan keinginan tamu serta bekerja sama dengan bawahan untuk tetap menjaga kepuasan tamu dan segera diambil tindakan yang tepat didalam menyelesaikan masalah

7. Mengatur langsung dan memberikan pengarahan kepada training serta pembagian tugasnya

8. Selalu menjaga kebersihan area kerja

9. Selalu menjaga dan menciptakan hubungan yang harmonis dengan atasan, bawahan, kolega, dan department lainnya

b. Receptionist dan Telepone Operator

1. Membaca Log Book Dan memfollow-up hal hal yang perlu dilaksanakan

2. Mempersiapkan semua keperluan tamu check-in

3. Menanangani semua telepon masuk dan keluar hotel

4. Menyiapkan dan menyelesaikan semua billing instruction untuk tamu yang akan check out

5. Menyiapkan alokasi kamar kamar untuk tamu VIP atau tamu group bersama dengan Reservation

6. Mengupdate semua informasi baru di front office

7. Menangani dan memproses tamu check in, check out dan pindah kamar

8. Menangani telepon luar untuk tamu atau karyawan hotel

9. Menjual kamar dan fasilitas lainnya yang ada di hotel

10. Mengecheck surat surat yang masuk dan menyerahkannya kepada tamu melalui Bell Boy

11. Menjaga kebersihan dan kerapian counter

12. Memberikan informasi kepada tamu yang berhubungan dengan hotel dan kepariwisataan

13. Menjaga dengan teliti record tamu yang ada di hotel pada informasi rack / list

14. Membuat cash report dan tutup buku setiap shift

15. Membuat laporan laporan FO (Daily Sales report, Room Recapitulation, dll)

16. Melakukan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan

c. Reservasi

1. Bertugas atas segala aktivitas reservation

2. Menangani pemesanan kamar baik melalui telepon, e-mail, faksimili, dll

3. Mengupdate semua informasi pengadaan kamar

4. Mengarsip data data pemesanan kamar

5. Membuat daftar kedatangan dan keberangkatan tamu

6. Membuat performa invoice, sesuai COD

7. Menyiapkan alokasi kamar kamar untuk VIP atau tamu Group

8. Membuat group information list

9. Membantu mencocokan semua koresponden reservation, Khususnya bila ada special request

10. Menjaga semua peralatan kantor depan berfungsi dengan baik

11. Membantu Front Desk Staff memproses tamu pindah kamar

12. Mencoba untuk menangani dalam menyelesaikan masalah yang timbul pada permintaan kamar, sebelum melaporkan kepada Supervisor

13. Memilki pengetahuan yang lengkap tentang Fasilitas Hotel, Product Hotel, dan event event yang diselenggarakan hotel

14. Ramah kepada tamu dan bisa memberikan informasi yang jelas tentang pertanyaan tamu

15. Menjaga kebersihan area kerja

16. Melakukan tugas lain yang diperintahkan oleh Atasan

d. Bell Boy

1. Membaca log book dan melaksanakan pesan khusus yang perlu di follow up

2. Mengantar tamu tamu dan barangnya ke kamar pada waktu Check in, Check Out atau Room Change

3. Siap sedia di Bell Boy Counter dengan sikap hormat dan ramah kepada tamu

4. Selalu siap menerima tugas baik itu dari reception, dan dari mana pun dan melaporkan bila ada tamu VIP pada waktu Check in Mupun Check Out kepada atasan

5. Melaporkan kepada atasan bila ada tamu yang check in tanpa membawa barang yang difollow-up

6. Mencatat barang yang diantar atau diambil dengan cermat, khususnya untuk group

7. Berusaha menjual fasilitas hotel lainnya dan menjelaskan penggunaan fasilitas tersebut dalam perjalanan mengantar tamu kekamar

8. Memastikan jumlah barang yang di turunkan dari kendaraan dan mengkonfirmasikan kepada tamu yang bersangkutan

9. Membantu reception memeriksa kunci kamar pada saat tamu check out

10. Selalu memerhatikan kebersihan lobby, luggage room, kereta barang serta area kerja

11. Mengantar surat / memo kepada tamu dan atau karyawan hotel

12. Menjalankan tugas lain yang ditugaskan oleh atasan

e. Guest Relation Officer

1. Membaca Log Book untuk mengetahui hal-hal yang memerlukan tindak lanjut

2. Memeriksa tamu yang akan datang hari ini

3. Membuat VIP Daily List

4. Mempersiapkan kamar untuk tamu VIP

5. Menangani kedatangan tamu VIP

6. Memberikn informasi tentang hotel atau luar hotel untuk tamu yng memerlukn

7. Menangani keluhan tamu

8. Beramah tamah dengan tamu9. Menyambut tamu roombongan

10. Membut report tentang tamu VIP dan tamu long staying

3.2.2 Rincian Tugas Departemen Food And Beverage Product

a. Cook1. Membaca logbook untuk mengetahui perkembangan terkini tang ada di kitchen

2. Memeriksa bahan-bahan makanan yang disiapkan oleh cook helper

3. Menggunkan alat-alat memasak sesuai dengan rosedur perusahaan4. Menerima pesanan makanan dari order taker

5. Membuat makanan yang telah dipesan oleh tamu

6. Menempatkan peralatan yang telah digunakan ditempt pencucian

7. Menjaga kebersihan are kerja

b. Pastry

Pastry merupakan bagian kitchen yang bertugas untuk menyiapkan segala macam bentuk Kue yang diperlukan dalam operasional restoran. Berikut rincian Tugas Pastry di Kind Villa Bintang Resort And Spa.

1. Menyiapkan cake untuk hidangan breakfast

2. Membantu preparation Danish, croissant, cake, dan sandwich bread untuk hidangan breakfast

3. Membuat pizza dough, apple pie, dan black forest ( bila persediaan sudah habis )

4. Menyiapkan kue ulang tahun yang di order oleh departemen front office sesuai dengan request tamu

5. Menyiapkan hidangan kue apabila ada acara untuk karyawan hotel

c. Cook Helper

1. Menyiapkan Fruit Basket yang di perlukan oleh departemen Front Office

2. Menyiapkan peralatan yang akan digunakan untuk memasak oleh Cook

3. Mempersiapkan bahan-bahan makanan yang akan digunakan untuk memasak

4. Membantu semua section di Kitchen yang memerlukan bantuan baik itu cook maupun pastry dan juga steward5. Menyiapkan makanan yang dipesan oleh tamu

6. Menyimpan peralatan memasak ditempat yang seharsnya

7. Mengikuti semua procedure yang berlaku di kitchen

8. Melkukan semua pekerjaan yang diperintahkan oleh atasan

d. Steward

Steward merupakan section di kithen yang bertanggung jawab terhadap kebersihan are kitchen dan peralatannya. Rincian Tugasnya yaitu :

1. Bertanggung jawab atas kebersihan semua peralatan yang digunakan dalam operasional kitchen seperti china ware, utensil dan cutleries

2. Bertanggung jawab atas kebersihan kitchen area

3. Membersihkan semua peralatan kotor setelah selesai digunakan baik itu dari kitchen ataupun restoran

4. Bertanggung jawab atas peralatan yang dibutuhkan oleh kitchen

5. Bertanggung jawab atas kebersihan dan pengadaan glass ware3.3.3 Rincian Tugas Food & Beverage Service

a. Restoran Supervisor

1. Mengkoordinasi kegiatan operasi di outlet food & beverage service

2. Mengkoordinasi persiapan dan mengawasi kelancaran penyelenggaraan function/event

3. Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik

4. Menjalin dan membina hubungan dengan tamu

5. Membantu untuk membuat laporan monthly report F&B sales

6. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan

7. Mengani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung dan melaporkan kepada atasan

8. Menangani dan memonitor suatu perubahan dan penyimpangan dalam kegiatan operasional

9. Memonitor dan mengawasi personal hygiene, grooming and sanitasi

10. Menangani dan mengawasi langsung pelayanan tamu VIP

11. Menangani keluhan tamu di restoran

12. Menyiapkn jadwal kerja bawahan

13. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat

14. Menyelenggarakan briefing harian.

b. Waiter/ Waitress1. Membaca Logbook untuk mengetahui hal-hal yang perlu dilanjutkan

2. Mempersiapkan kelengkapan tehnis pelayanan

3. Melaksanakan persiapan set up-mise en place

4. Melakukan pelayanan langsung kepada tamu

5. Mengambil pesanan/order tamu dari captain untuk diteruskan kepada kitchen

6. Melaksanakan penyajian hidangan kepada tamu

7. Melaksanakan clear up dari meja tamu

8. Mempersiapkan dan mengambil kebutuhan linen napkin, wares, supplies

9. Mengumpulkan dan mengantarkan soiled linen dan dirty dishes ke laundry/stewarding

10. Melakukan penyiapan table set up dan clear up

11. Melaksanakan dan mengikuti perintah captain dalam menjalankan tugas-tugasnya

12. Melakukan pembersihan area kerja

13. Menjalin hubungan dengan tamu

14. Menghadiri briefing harian

c. Bartender

1. Memeriksa persediaan minuman (yang mengandung alcohol/tidak) serta bahan-bahan pembantu lainnya seperty jeruk, buah zaitun, buah Cherry, dan melengkapi semua kebutuhan operasional2. Mempersiapkan bar sebelum dibuka3. Mempersiapkan dan menyiapkan semua jenis minuman tang dipesan oleh tamu di restoran ataupun di bar4. Mencuci dan membersihkan gelas dan peralatan lainnya5. Membantu pelaksanaan inventaris yang di laksanakan oleh cost control6. Menyiapkan welcome drink untuk tamu yang akan datang7. Menutup bar dan menyimpan semua peralatan dan bahan minuman sesuai dengan tempatnya8. Menulis logbook apabila ada halhal yang perlu tindak lanjut d. Host

1. Menyambut tamu yang datang ke restoran

2. Mengantarkan tamu ke meja yang di inginkannya

3. Membantu waiter/waitress menyajikan makanan kepada tamu sesuai dengan pesanannya

4. Mengucapkan terima kasih kepada tamu karena telah berkunjung dan harapan untuk dapat datang kembali

5. Membantu waiter/waitress untuk mencatat pesanan tamu apabila diperlukan

e. Cashier

1. Memeriksa jalannya mesin pembayaran sebelum digunakan

2. Menyiapkan semua hal yang erkaitan dengan billing tamu

3. Memposting rekening pembayaran tamu

4. Menyampaikan kepada front office apabila ada bill untuk tamu yang akan check out pada hari bersangkutan

5. Mengetahui dengan jelas harga makanan dan minuman yang berlaku

6. Membuat ringkasan pembayaran

7. Melaporkan ke bagian general cashier setiap berakhirnya operasional restoran

3.3.4 Rincian Tugas Departemen Housekeeping a. Housekeeping Supervisor1. Menerima Laporan dari Front Desk kamar yang expected arrival, dan ED, memperhatikan serta meneruskan ke bawahan (Roomboy).2. Mengecek kamar-kamar dan public area terutama terhadap tamu CIP.3. Mencatat dan melaporkan mengenai Missing Article, damages serta hasil perbaikannya.4. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada bawahannya.5. Mengawasi administrasi operasional di Department Housekeeping serta Material Requisition.6. Memberikan petunjuk serta mengorganisir General Linen Room atau Uniform dan Roomboy Station.7. Bertanggungjawab atas persediaan Cleaning Supplies, Guest Supplies dan semua storage.8. Menerima laporan dari bawahannya dan meneliti serta bila perlu membuat Request for Repair.9. Menghandle Lost and Found.10. Membuat inventory linen, guest supplies, cleaning supplies dan lain-lain setiap akhir bulan.11. Membuat laporan tentang lost report, damage report bulanan.12. Membuat time schedule untuk karyawan Department Housekeeping.13. Memimpin set-up dan clear-up furniture bila ada function dan lain-lain14. Mengatur cuti dan ijin karyawan.15. Mengadakan pengecekan seluruh area hotel termasuk garden. b. Room Attendant/Room Boy1. Mengecek semua kamar pada permulaan shiftnya dan membuat Room Boy Sheet mengenai situasi kamar ssuai dengan kode yang telah ditentukan.2. Mengambil linen atau towel, cleaning supplies, guest supplies dan perlengkapan atau peralatan kerja lainnya, kemudian diatur ke trolley dan lain-lain.3. Mengontrol inventaris, kondisi kebersihan dan kelengkapan setiap kamar di flornya masing-masing.4. Membersihkan, mengganti dan melengkapi sesuai standard : Bed room, Bath room, Furniture dan kelengkapan kamar lainnya.5. Making bed.6. Mengganti linen atau towel yang kotor dis etiap kamar.7. Vacuum cleaning, mengepel lantai untuk kamar-kamar tanpa karpet.8. Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, kejadian yang tidak semestinya kepada FO dan HK Supervisor.9. Menolong Valet (Laundry) untuk mengumpulkan cucian tamu yang dilaundrykan.10. Menolong Room Service mengeluarkan piring atau alat makan yang kotor.11. Mengembalikan linen atau towel, sisa guest supplies, cleaning supplies, cleaning equipment ke Linen Room/Roomboy Station Floor masing-masing12. Membersihkan atau mengatur kembali trolley.13. Menerima atau melaksanakan perintah atasan.14. Bekerja sama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya c. Public Area / Houseman

1. Membersihkan seluruh Public Area (Office, lobby, restaurant, pub atau lounge, bar, toilet-toilet, meeting room, arcade dan lainnya).2. Membersihkan furniture, lantai, karpet, kaca-kaca, pintu dan bingkainya, astray di setiap meja dan standing astray yang ada di Public Area.3. Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang digunakannya untuk bekerja.4. Set-up function, restaurant dan ruang pertemuan bilamana ada meeting, party dan lain-lain.5. Membuang sampah-sampah yang ada di setiap astray dan standing astray pada tempatnya.6. Merawat tanaman dan membersihkannya.7. Merubah dan mengatur kembali susunan tanaman yang sudah tidak sesuai lagi (kurang bagus).8. Membersihkan parkir area tamu (bekerjasama dengan gardener.9. Melaporkan segaka kerusakan, kehilangan, kejadian-kejadian yang tidak semestinya kepada HK Supervisor.10. Pada periode tertentu melaksanakan General Cleaning11. Merencanakan dan melaksanakan Pest Control (supaya bersih dari nyamuk, lalat, tikus dan jenis serangga lainnya).12. Menerima atau melaksankaan perintah atasan.13. Bekerjasama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.14. Membuat mini garden untuk meeting room. d. Linen (Laundry)

1. Mengirim linen kotor dan menerima linen bersih ke/dari Laundry dan menata rapi pada tempatnya berikut perhitungan dan administrasinya.2. Menarik, mengganti, merangkai bunga dan menempatkannya pada tempat yang diperlukan dan telah ditentukan.3. Menjahit, memperbaiki linen atau uniform yang rusak dan merawat mesin jahit.4. Melaporkan bila ada kejadian yang tidak semestinya.5. Inventory Linen Housekeeping and Linen FB serta rekapitulasi Lost Towel bulanan. 6. Megambil cucian tamu untuk di kirim ke laundry dan menditribusikannya kembali setelah selesai ke kamar tamu7. Menyiapkan bill laundry tamu dan menginformasikannya ke Front Office8. Menyiapkan linen-linen yang diperlukan oleh departemen lain sesuai keperluannya9. Menghitung jumlh linen yang dicuci dan memstikan jumlahnya tetap saat proses laundy selesai e. Pool Attendant

1. Datang tepat waktu dan memakai seragam yang telah ditentukan.2. Membersihkan swimmingpool meliputi kolam, area swimmingpool, locker tamu, dan toilet tamu.

3. Mengontrol dan mengatur sirkulasi air.

4. Mengirim dan mengambil handuk dari linen room.

5. Mengontrol, mencatatat, dan menyelesaikan administrasi tamu yang ke swimmingpool.

6. Menyampaikan handuk dan kunci locker kepada tamu yang berenang.

7. Melaporkan dan menyerahkan kepada chief swimmingpool bila ada barang tamu yang tertinggal di locker sebagai lost and found.

8. Selalu siap memberikan pelayanan dan pertolongan kepada tamu.

f. Spa Terapis1. Melakukan terapi pijatan & perawatan tubuh sesuai dengan prosedur spa yang berlaku.

2. Memberikan pelayanan yang luar biasa kepada tamu.

3. Menangani permintaan tamu secara efisien dan sopan santun.

4. Memperhatikan standar kebersihan dan sterilisasi yang diberikan sesuai dengan kebijakan dan prosedur spa yang berlaku.

5. Memberikan respon yang tepat, cepat dan baik dalam menangani semua permintaan tamu.

6. Menjaga sikap dan perilaku baik untuk menciptakan lingkungan kerja yang berkualitas

7. Saling membantu dalam melaksanakan tugas yang telah diberikan.

8. Meberikan dukungan yang aktif kepada spa, perawatan, jasa dan retail, dalam program, promosi dan / atau potongan harga yang sedang berjalan.

9. Selalu menginformasikan kepada manajemen untuk semua kejadian sehubungan dengan staf atau tamu di spa yang membutuhkan perhatian

10. Membersihkan kembali ruang perawatan setelah digunakan

11. Berpartisipasi dan menghadiri rapat perusahaan dan program pelatihan.

12. Mempunyai pengetahuan tentang layanan dan produk yang tersedia di spa untuk memberikan rekomendasi kepada tamu sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan.

13. Menjaga semua peralatan dengan baik dan menggunakan barang atau produk sesuai dengan kebutuhan, agar membantu dalam pengaturan biaya.3.3.5 Rincian Tugas Departemen Personnel

a. Security

1. Secara langsung bertugas memantau dan mengatur keamanan hotel selama 24 jam secara bergantian dengan petugas keamanan yang lain

2. Melaporkan segala kejadian / peristiwa yang terjadi di hotel ke security manager atau atasannya baik itu kehilangan atapun penemuan barang milik tamu

3. Berjaga di pos keamanan hotel dan memantau serta membantu keluar masuknya kendaraan yang keluar masuk hotel baik kendaraan milik tamu ataupun staf hotel demi keselamatan dalam penyeberangan jalan

4. Mengambil tindakan yang telah ditentukan dan diberikan pertolongan pertama dalam kondisi darurat seperti kecelakaan, kebakaran dan penyakit.

5. Membantu dalam pengembangan kebijakan keamanan dan prosedur.

6. Berkomunikasi dengan pengguna layanan tentang kebutuhan keamanan dan masalah.

7. Memelihara dan merekomendasikan perubahan dan perbaikan dalam sistem pencatatan perangkat lunak untuk kegiatan petugas keamanan.

8. Menyiapkan laporan harian dan periodik untuk pejabat Hotel mengenai kegiatan. b. Engineering

1. Pekerja di bagian engineering bertugas melindungi aset atau kepemilik gedung ( mengurusi perbaikan dan memeliharaan peralatan hotel).

2. Bertanggung jawab dalam mengurusi berbagai permasalahan kelistrikan

3. Bertugas merawat dan memperbaiki jika ada terjadi kerusakan pada struktur bangunan, dengan integritas, dinding, lantai, plafon, semua perabotan, perlengkapan ( furniture, fixtures, and equipment FF &E) yang terkandung didalamnya,

4. Bertugas dalam trasformar listrik dan distribusi tegangan,pendistribusian air dan limbah, sistem pengkondisian pemanas ventilasi udara (heating ventilation air conditioning system HVAC),

5. Bertugas dalam pengoprasian dan pengawasan sistem alarm kebakaran dan komponen kebakaran, sistem transportasi vertical (lift),

6. Bertugas menjaga dan merawat property sekitar hotel dan parker seperti lansekap dan pengendalian hama ( pest control).

7. Memperhatikan Untilitas ( sarana penunjang) manajemen seperti listrik, gas, uap, air, dapur ( kitchen) dan peralatan binatu ( laundry) jika ada kerusakan atau semacamnya maka engineering yang bertugas untuk memperbaikinya.

8. Bertugas dalam mengatur Lighting dan sound system baik itu memasang ataupun menbongkar dan dan berbagai hal yang terkait dengan itu.

9. Karyawan dibagian engineering juga harus memastikan kesehatan keselamatan kerja ( safety hygiene ( K3SH)) saat bekerja. Karena dibagian engineering merupakan pekerjaan yang berat karena harus beradapan dengan arus listrik jadi riskan mengalami kecelakaan kerja oleh sebab itu karyawan dibagian ini harus memperhatikan kesehatan dan keselamatan kerja.3.3.6 Rincian Tugas Departemen Akunting

a. General Chashier

1. Menerima seluruh hasil penjualan ataupun pendapatan dari dalam hotel maupun dari luar hotel.

2. Menyimpan hasil sesuai dengan ketentuan perusahaan serta mengeluarkan dana untuk digunakan dengan semestinya dengan melampirkan bukti resmi yang akurat.

3. Menyimpan uang kontan, buku buku, check dan giro bilyet untuk pembayaran.4. Mengerjakan buku buku harian kas dan bank5. Menyimpan bukti bukti kas dan Bank yang masuk atau keluar untuk diserahkan kepada Book keeper6. Menyetor dan mengambil uang di Bank atas perintah atasan7. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant b. Purchasing

1. Menerima dan mereview surat permintaan barang dari seluruh bagian baik yang harian maupun yang bulananSupervisor.

2. Melakukan pemeriksaan terhadap ketepatan pemeriksaan dengan anggaran dan atau kebutuhan.

3. Melakukan pendataan terhadap supplier dari segi harga, kesiapan dan ketepatan pengiriman serta kualitas barang yang mereka tawarkan sebagai data untuk melakukan seleksi supplier

4. Melakukan proses pembelian dari mulai permohonan, penawaran harga, penyiapan kelengkapan administrasi sampai kepada pengontrolan ketepatan pembelian

5. Menyiapkan pembayaran melalui kas kecil lainnya dan pendataan pengeluaran tersebut.

6. Melakukan review dan rekap pembelian per bulan dan analisa ketepatan berdasarkan anggaran.

7. Berkoordinasi dengan bagian lain untuk kesesuaian spesifikasi barang dan waktu pengiriman.

8. Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam permasalahan administrasi kasir.

c. Receiver/Storing

1. Menerima dan mencocokkan semua barang-barang yang datang di hotel sesuai dengan order dan didukung olehPurchase OrderatauMarket List.

2. MenulisReceiving Reportuntuk semua barang-barang yang datang di hotel dan memindahkan keDaily Receiving Sheetyang didistribusikan keCost Control.3. Memberitahukan kepadaStorekeepersdan Departemen terkait untuk barang-barang yang datang, sebab barang-barang tersebut harus dipindahkan dari areaReceiving Clerk.

4. Memberikan cap pada faktur atauReceiving ReportdenganCap Receiving reportdan tanda tangan bila telah diterima.

5. Apabila barang yang datang tidak memenuhi ketentuan standar, dicatat dalam Memorandum Invoice dan segera diberitahukan kepada vendor.Daftar Pustakahttp://jurnalakuntansikeuangan.com/2012/03/accounting-manager-vs-chief-accountant-bingung-com/http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/435/jbptunikompp-gdl-nisaanisah-21743-5-unikom_n-v.pdfhttp://id.3wjobs.com/votbEf.htmlhttp://nadya-nfn.blogspot.com/2013/03/accounting-hotel.htmlExecutive Secretary

Indah Crhistina M.

Personel Manager

I Wayan Suweta

Front Office Manager

Dewa Ayu Diah

Executive Housekeeping

I Nengah Ardita

Sales & Marketing Manager

Elok Hanifah

Executive Chef

I Gede Adnyana

Chief Accounting

IT Manager

Samuel Yasa

IT Manager

Samuel Yasa

General Manager

Ida Ayu Chandra Lestari

32