pelatihan sikn dan jikn - unsat tangerang, 23 mei...

Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014

1

EksantoKepala Bidang Pengembangan SIKN dan JIKN - Pusat SIKN dan JIKN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA


2


3

SIMPUL JARINGAN SIKN DAN JIKN

Simpul Jaringan SIKN dan JIKN adalah:

Unit Kearsipan pencipta arsip pada: Kementerian Kabinet Kerja, Kejaksaan Agung, Tentara Nasional Indonesia, Kepolisian Negara Republik Indonesia, Lembaga Pemerintah Non Kementerian, Kesekretariatan Lembaga Negara, Kesekretariatan Komisi/Dewan/Badan, Pemerintah Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota, BUMN dan BUMD, Perguruan Tinggi.

Lembaga Kearsipan: Nasional (ANRI), Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota, Perguruan Tinggi Negeri.


4

KELOMPOK PENGGUNA SIKN dan JIKN

Aplikasi SIKN - Pusat Jaringan (ANRI) Administrator sistem di pusat jaringan nasional, Administrator simpul jaringan dipusat jaringan nasional,

Aplikasi SIKN - Simpul Jaringan Administrator sistem di simpul jaringan, Pelaksana pengumpulan data kearsipan di simpul jaringan, Pelaksana validasi data kearsipan di simpul jaringan Pejabat berwenang yang menetapkan kategori hak akses, Pengguna khusus untuk dapat mengakses semua arsip internal,

Website JIKN Pengguna terdaftar JIKN, Pengguna umum JIKN.


5

PERSIAPAN TEKNIS OLEH SIMPUL JARINGAN

Sumber daya implementasi oleh simpul jaringan: Aplikasi SIKN;

Infrastruktur perangkat keras dan perangkat lainnya;

Koneksi Internet;

Tempat penyimpanan arsip online (cloud storage);

SDM;

Rakornas,

Pendidikan dan Pelatihan,

Workshop dan sosialisasi,

Penerimaan peserta magang,

Bimbingan teknis.


6

PERSIAPAN TEKNIS OLEH SIMPUL JARINGAN

Tempat Penyimpanan Arsip Online

Penyelenggaraan SIKN dan JIKN memanfaatkan teknologi Cloud Computing PT.Telekomunikasi Indonesia, Tbk. (TelkomCloud), atas pertimbangan efisiensi danefektivitas :• penggunaan dan pemeliharaan aplikasi,• pengadaaan dan pemeliharaan infrastruktur jaringan, perangkat keras dan

perangkat lunak,• pengadaaan dan pemeliharaan sarana penyimpanan dan backup yang aman,• sumber daya manusia TIK, sumber daya listrik, dan lain-lain.

Penetapan tempat penyimpanan pada satu data center TelkomCloud denganpertimbangan kemudahan dalam:• kontrol terhadap autentisitas, reliabilitas, dan integritas arsip,• menjamin keamanan data dan informasi,• migrasi (perpindahan) data di kemudian hari.

Biaya tempat penyimpanan arsip online menjadi tanggungan masing-masingsimpul jaringan.


7

KATEGORI AKSES

INFORMASI YANG DIMASUKKAN DI SIKN NAMUN TIDAK DIPUBLIKASIKAN DI WEBSITE JIKN• Pengguna khusus instansi yang bersangkutan (metadata dan kopi digital).

INFORMASI YANG DIMASUKKAN KE SIKN DAN DIPUBLIKASIKAN DI WEBSITE JIKN: Informasi yang bersifat terbuka

• Pengguna umum/pengguna terdaftar;• Metadata dan kopi digital.

Informasi yang dikecualikan bersifat ketat dan terbatas• Pengguna umum/pengguna terdaftar;• Hanya metadata (kopi digital arsipnya tertutup seluruhnya);• Metadata dan kopi digital ekstrak (sebagian informasi telah ditutupi). Informasi yang status keterbukaan/ketertutupannya belum ditetapkan

(cq. PPID)• Pengguna umum/pengguna terdaftar; • Hanya metadata


8

METADATA ARSIP DINAMIS


9

INFORMASI PUBLIK YANG DIKECUALIKAN


10

KATEGORI AKSES

Entri Data

Validasi Data

Edit Data

Terbuka penuhTerbuka penuhTertutup penuhTertutup penuh Terbuka dengan pengecualianTerbuka dengan pengecualian

Hanya metadataHanya metadata

Karena tertutupKarena

tertutup

Metadata

Kopi Digital

EkstrakEkstrak NonEkstrak

NonEkstrak

Edit Data

Publis Data Edit Data Status Akses

Hanya internal instansi

Dapat diakses olehmasyarakat

Karena blm ditetapkanKarena blm ditetapkan

Metadatadan

kopi digital ekstrak

Metadatadan

kopi digital ekstrak

Metadatadan

kopi digital

Metadatadan

kopi digital

Metadatadan

kopi digital

Metadatadan

kopi digital

Data Arsip


11

Pasal 125

(1) Untuk meningkatkan manfaat arsip bagi kesejahteraan rakyat, JIKN digunakan sebagai wadah layanan informasi kearsipan untuk kepentingan pemerintahan dan masyarakat.

(2) Informasi kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bersifat terbuka sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 126Informasi kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 125, sekurang-kurangnya memuat:a. Pencipta arsip;b. Nomor arsip;c. Kode klasifikasi;d. Uraian informasi arsip;e. Kurun waktu;f. Jumlah arsip; dan g. Keterangan.

PP No. 28 Tahun 2012: Pelaksanaan UU 43 KearsipanPENGGUNAAN ARSIP DINAMIS


12

Peraturan Komisi Informasi No. 1 Tahun 2010tentang Standar Layanan Informasi Publik

Pasal 17

(1) PPID wajib menghitamkan atau mengaburkan materi informasi yang dikecualikan dalam suatu salinan dokumen Informasi Publik yang akan diberikan kepada publik.

(2) PPID tidak dapat menjadikan pengecualian sebagian informasi dalam suatu salinan Informasi Publik sebagai alasan untuk mengecualikan akses publik terhadap keseluruhan salinan Informasi Publik.

(3) Dalam hal dilakukan penghitaman atau pengaburan informasi, PPID wajib memberikan alasan dan materinya pada masing-masing hal yang dihitamkan atau dikaburkan.

Pasal 18(1) Badan Publik dapat mengatur lebih lanjut mengenai tata cara pengecualian

Informasi Publik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 dan Pasal 17

INFORMASI PUBLIK YANG DIKECUALIKAN


13


14

FITUR UTAMA

APLIKASI SIKN WEBSITE JIKN

Menghimpun data kearsipandinamis dan statis secara nasional

Mengelola arsip sesuai dengan kaedah kearsipan (menerapkan klasifikasi arsip, JRA, serta klasifikasi keamanan dan askes)

Menggunakan semua arsip yang dikelola oleh simpul jaringan secara efisien

Mencari informasi kearsipan termasuk kopi digital arsip

Mencari informasi kearsipan sesuai tema tertentu

Memesan kopi digital dan pesan baca arsip

Melihat galeri dan pameran virtual arsip Forum komunikasi bagi komunitas

kearsipan


15

Domain Host SIKN-JIKN

Layanan Publik:http://www.jikn.go.id

Layanan Simpul Jaringan:https://sikn.jikn.go.id

Layanan Pelatihan/Diklat:https://diklat.jikn.go.id

http://www.jikn.go.id

https://sikn.jikn.go.id

https://diklat.jikn.go.id


16

Tampilan SIKN dan JIKN

1. Fitur W ebsite JIKNa. Mencari informasi kearsipan termasuk kopi digital arsipb. Mencari informasi kearsipan sesuai tema tertentuc. Memesan kopi digital dan pesan baca arsip d. Melihat galeri dan pameran virtual arsipe. Forum komunikasi bagi komunitas kearsipan

2. Pendaftaran Simpul Jaringan SIKN dan JIKNa. Calon Simpul Jaringanb. PT Telkomc. ANRI (Pusat Jaringan)

3. Pengguna SIKNa. Petugas Entri Data dan Informasib. Petugas Validasi Data dan Informasic. Petugas Pengelola Akses Data dan Informasi (PPID)


17

Calon Simpul Jaringan

1. Mendaftar dan Login sebagai anggota Website JIKN

2. Mendaftar sebagai Simpul Jaringan

3. Melakukan Kontrak dengan PT Telkom (offline)

4. Melengkapi pendaftaran sebagai Simpul Jaringan

5. Mendaftarkan 2 orang Petugas Admin Simpul Jaringan

6. Admin Simpul Jaringan Membuat:a. Struktur Organisasib. Pengguna

Pendaftaran Sebagai Simpul Jaringan


18




19


1. Mendaftar dan Login

sebagai anggota

Website JIKN


20


1. Mendaftar dan Login sebagai anggota (email konfirmasi )


21






22


2. Mendaftar sebagai simpul jaringan


23


2. Mendaftar sebagai simpul jaringan (isi data PPK dan Keuangan)


24


2. Mendaftar sebagai simpul jaringan (notifikasi dari PT Telkom)

3. Administrasi Kontrak Sewa Storage dengan PT Telkom (offline)


25


4. Melengkapi pendaftaran sebagai simpul jaringan


26




3. Melakukan Kontrak dengan PT Telkom (offline)

4. Melengkapi pendaftaran sebagai Simpul Jaringan




27




28


5. Mendaftarkan 2 orang Petugas Admin Simpul Jaringan(email notifikasi dari admin pusat jaringan untuk login ke SIKN)


29


5. Mendaftarkan 2 orang Petugas Admin Simpul Jaringan(admin login ke SIKN)


30


5. Mendaftarkan 2 orang Petugas Admin Simpul Jaringan(admin verifikasi kode saat login ke SIKN)


31


6. Admin simpul membuat struktur organisasi


32


6. Admin simpul membuat pengguna


33

Simpul Jaringan

1. Petugas Entri Data

2. Petugas Validator

3. Petugas Pengelola Akses Data (PPID)

Pengelolaan Data dan Informasi Kearsipan


34

Simpul Jaringan

1. Petugas Entri Data


35

Simpul Jaringan

1. Petugas Entri Data (Entri Berkas Baru)


36

Simpul Jaringan

1. Petugas Entri Data (Entri Berkas Arsip – Metadata Berkas)


37

Simpul Jaringan

1. Petugas Entri Data (Entri Item Arsip – Metadata Item)


38

Simpul Jaringan

1. Petugas Entri Data (Entri Item Arsip – Metadata Item telah terisi)


39

Simpul Jaringan

1. Petugas Entri Data (Entri Item Arsip – Kopi Digital)


40

Simpul Jaringan

1. Petugas Entri Data (Daftar Item Arsip)


41

Simpul Jaringan

2. Petugas Validasi Entri Data


42

Simpul Jaringan

2. Petugas Validasi Entri Data


43

Simpul Jaringan

3. Petugas Pengelola Akses Data (PPID)


44

MANFAAT SIKN DAN JIKN

INSTANSIONAL NASIONAL Pelaksanaan UU Kearsipan No. 43/2009 Salah satu bentuk pelaksanaan UU KIP No. 14/2008; dan UU

Pelayanan Publik No. 25/2009 Bukti implementasi instansi terhadap program OGI (Open

Governement Indonesia) pemerintah (transparansi, akuntabilitas, partisipasi masyarakat dan inovasi menuju good public governance

Pelaksanaan ‘elektronisasi dokumentasi/kearsipan’ yang merupakan salah satu kegiatan dari 9 Program RB dengan memanfaatkan teknologi terkini dalam hal infrastruktur jaringan dan aplikasi, serta praktik teknis dalam pengeolaan arsip elektronik

Efisiensi pencarian arsip seseuai kategori tertentu baik menggunakan aplikasi SIKN maupun website JIKN (layanan prima)

Pengelolaan arsip sepanjang daur arsip sesuai kaedah kearsiapan Pelaksanaan penyelamatan arsip (digital preservation) maupun untuk

kemudahan akses Menyelamatkan data digital (non-kearsipan) instansi Alternatif tambahan untuk kegiatan kearsipan (pameran virtual,

rakorda, bintek, diklat, dll.) Perolehan PNBP dari pemanfaatan arsip oleh kalangan lebih luas Mengangkat ranah kearsipan agar pendapat perhatian yang lebih baik

Efisiensi pencarian informasi kearsipan secara nasional melalui website JIKN (layanan prima)

Efisiensi dalam sharing dan pemanfaatan informasi kearsipan

Pengejawantahan dari arsip sebagai simpul pemersatu bangsa

Salah satu bukti implementasiIndonesia terhadap Open Government Initiative (OGI) dimana Indonesia sebagai salah satu negara pelopor

Meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap penyelenggara negara dan pemerintahan

Dapat menjadi platform dalam pengelolaan dan pemanfaatan informasi secara nasional dalam suatu sistem yang terpadu


45

PPID

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumen

Informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembanganpribadi dan lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagipertahanan nasional. Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusiadan keterbukaan informasi publik. Merupakan salah satu ciri penting Negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkanpenyelenggaran Negara yang baik. Pemberlakuan Undang-undang nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) Pada 30 April 2010 merupakan momentum penting dalam mendorong Keterbukaan di Indonesia.

UU ini telah memberikan landasan hukum terhadap hak setiap orang untukmemperoleh Informasi Publik. Dimana, setiap badan Publik mempunyaikewajiban dalam menyediakan dan melayani permohonan Informasi Publiksecara cepat, tepat waktu , biaya ringan dan cara sederhana.


46

Terima Kasih!Semoga memberi manfaat!

pelatihan sikn dan jikn - unsat tangerang, 23 mei...

Documents