pelaksanaan tata kearsipan di rumah sakit … · di rumah sakit jiwa daerah surakarta tugas akhir...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN

DI RUMAH SAKIT JIWA DAERAH SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh

Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh:

VITA OKTAVIANI PRATIWI

D1511093

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2014


commit to user

ii

PERSETUJUAN



Disusun Oleh


D1511093

Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing

Drs. Marsudi, MS

NIP. 19550823 198301 1 001


commit to user

iii

PENGESAHAN



Disusun Oleh :


D1511093

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari : Rabu

Tanggal : 4 Juni 2014

Tim Penguji Nama Tanda Tangan

1. Penguji 1 Dra. Lestariningsih, M.Si ...........................

2. Penguji 2 Drs. Marsudi, MS ..........................

Mengetahui,

Dekan Ketua Program

Prof. Drs. H. Pawito Ph.D Drs. Sudarto, M.Si NIP.195408051985031002 NIP. 19550202198503 1 006


commit to user

iv

PERNYATAAN

Nama : VITA OKTAVIANI PRATIWI

N I M : D1511093

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul

“PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI RUMAH SAKIT JIWA

DAERAH SURAKARTA” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang

bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan

ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar

yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Mei 2014

Yang Membuat Pernyataan,

Vita Oktaviani Pratiwi


commit to user

v

MOTTO

“Keyakinan adalah sumber keberhasilan”

“Senyuman adalah awal persahabatan”

“Menyerah bukanlah kalah”

“Hidup adalah perjuangan”


commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Karya ini penulis persembahkan kepada:

Bapak dan Ibu tercinta

Sahabat 4_Sekawan Febriyana, Ria, Yunia

Semua Sahabat MA 2011


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Dengan rahmat ALLAH SWT, serta dengan rasa tanggung jawab sebagai

mahasiswa, penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas Akhir dengan judul

“Pelaksanaan Tata Kearsipan di Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta.”

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini

banyak mengalami hambatan dan kesulitan, namun berkat bantuan dan

dorongan dari berbagai pihak maka dapat diselesaikan, oleh karena itu dalam

kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Marsudi, MS selaku Pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir

ini yang telah banyak meluangkan waktu dan tenaga, memberikan

bimbingan, pengarahan dan saran dalam pembuatan laporan ini.

2. Bapak Prof. Drs. H. Pawito. Ph.D, Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Drs. Sudarto, M.Si, Ketua program Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Bapak Drs. Pramono SU, M.Si, selaku Pembimbing Akademik yang telah

memberikan bimbingan dan arahan selama masa studi.

5. Ibu Lestariningsih, M.Si selaku penguji ujian tugas akhir.

6. Bapak Endro Prayitno, Sp.Kj.MSi selaku Direktur Rumah Sakit Jiwa

Daerah Surakarta yang telah memberikan ijin dan kesempatan Kuliah Kerja

Magang.

7. Bapak dan Ibu tercinta yang telah memberikan dorongan dan do’a sehingga

penulis dapat menyelesaikan laporan ini.

8. Seseorang yang selalu memberi support, motivasi, bantuan dalam

penyelesaian penyusunan laporan ini.

9. Teman-teman Manajemen Administrasi angkatan 2011.


commit to user

viii

10. Dan kepada semua pihak yang telah membantu penulis yang tidak dapat

disebutkan satu persatu.

Penulis berharap semoga hasil laporan Tugas Akhir ini nantinya dapat

berguna bagi semua pihak terutama bagi mahasiswa Diploma III Manajemen

Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta

Surakarta , Mei 2014

Penulis


commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN ..................................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN ....................................................................... iii

PERNYATAAN ............................................................................................ iv

MOTTO ........................................................................................................ v

PERSEMBAHAN ........................................................................................ vi

KATA PENGANTAR .................................................................................. vii

DAFTAR ISI ................................................................................................. ix

DAFTAR GAMBAR .................................................................................... xii

DAFTAR TABEL ......................................................................................... xiii

ABSTRAK .................................................................................................... xiv

ABSTRACT .................................................................................................. xv

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................ 1

A. Latar Belakang Masalah ................................................................... 1

B. Perumusan Masalah ......................................................................... 4

C. Tujuan Pengamatan ........................................................................... 4

D. Manfaat Pengamatan ........................................................................ 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA .................................................................. 6

A. Pengertian ......................................................................................... 6


commit to user

x

1. Pengertian Pelaksanaan .............................................................. 6

2. Pengertian Tata............................................................................ 7

3. Pengertian Kerasipan ................................................................. 7

4. Pengertian Tata Kearsipan ......................................................... 10

B. Pengelolaan Arsip ............................................................................. 10

C. Hal Yang Berkaitan Dalam Kearsipan ............................................. 13

1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip .............................................. 14

2. Penyimpanan Arsip .................................................................... 14

3. Pemeliharaan Arsip .................................................................... 20

4. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip ........................................... 24

5. Alat Kearsipan ........................................................................... 25

D. METODE PENGAMATAN ............................................................ 27

1. Lokasi Pengamatan ................................................................... 27

2. Jenis Pengamatan ...................................................................... 28

3. Sumber Data ............................................................................... 28

4. Tehnik Pengumpulan Data ........................................................ 29

5. Tehnik Analisa Data .................................................................. 30

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI ........................................... 33

A. Sejarah Singkat ................................................................................. 33

1. Kedudukan RSJD Surakarta ........................................................ 33

2. Mutu RSJD Surakarta ................................................................ 33

B. Deskripsi Lokasi .............................................................................. 34

C. Gambaran Umum Organisasi ........................................................... 35

1. Tugas Pokok ............................................................................... 35

2. Fungsi ......................................................................................... 35

D. Struktur Organisasi RSJD Surakarta ................................................ 36

E. Kelompok Jabatan Fungsional ......................................................... 37

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ........................ 48


commit to user

xi

1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip ............................................. 48

2. Penyimpanan Arsip .................................................................... 55

3. Pemeliharaan Arsip ................................................................... 61

4. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip ........................................... 62

5. Alat Kearsipan ........................................................................... 63

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ....................................................... 68

A. Kesimpulan ...................................................................................... 68

B. Saran ................................................................................................. 69

Daftar Pustaka .............................................................................................. 70

Lampiran – Lampiran


commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Struktur Organisasi ................................................................... 47

Gambar 4.1.1 Almari Penyimpanan Arsip .................................................... 58

Gambar 4.1.2 Almari Penyimpanan Arsip .................................................... 59

Gambar 4.1.3 Tempat Penyimpanan Kartu Kendali ..................................... 60

Gambar 4.1.4 Komputer ................................................................................ 67


commit to user

xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 Agenda Surat Masuk .................................................................... 51

Tabel 4.2 Kartu Kendali Surat Masuk .......................................................... 51

Tabel 4.3 Lembar Disposisi Surat Masuk .................................................... 52

Tabel 4.4 Agenda Surat Keluar .................................................................... 54

Tabel 4.5 Kartu Kendali Surat Keluar .......................................................... 54


commit to user

xiv

ABSTRAK

VITA OKTAVIANI D1511093, “PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI

RUMAH SAKIT JIWA DAERAH SURAKARTA”, Laporan Tugas Akhir,

Program Diploma III, Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 2014, 69 halaman.

Arsip sebagai pusat ingatan dan sumber informasi, karena arsip memegang

peranan penting dalam suatu organisasi. Tujuan pengamatan ini adalah mengetahui

gambaran pelaksanaan tata kearsipan di Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta,dari

pengamatan yang telah dilakukan oleh penulis, diharapkan laporan ini bermanfaat

dan untuk memperoleh data yang dipergunakan untuk menyusun Laporan Tugas

Akhir.

Dalam melakukan pengamatan dipilih lokasi Rumah Sakit Jiwa Daerah

Surakarta, berdasarkan pertimbangan bahwa Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta

bergerak dalam bidang pelayanan kesehatan jiwa masyarakat sehingga dituntut bisa

memberikan hasil kerja yang baik. Jenis pengamatan yang digunakan adalah

deskriptif kualitatif yang menggambarkan atau melukiskan keadaan obyek

pengamatan pada saat sekarang. Sumber data ini diperoleh dari Narasumber atau

informan, peristiwa dan aktivitas dan dokuman dan arsip. Tehnik Pengumpulan data

dilakukan dengan wawancara, observasi dan dokumentasi. Tehnik analisis data

berupa pengumpulan data, reduksi data, sajian data, dan penarikan simpulan dan

verifikasi.

Dari hasil pengamatan yang dilakukan di RSJD Surakarta dapat disimpulkan

bahwa kegiatan penerimaan dan pencatatan arsip dilakukan melewati Sub bagian

Kepegawaian Tata Usaha dan Hukum. Kegiatan penyimpanan arsip menggunakan

asas penyimpanan campuran yaitu kombinasi antara asas sentralisasi dan asas

desentralisasi. Kegiatan pemeliharaan arsip dilakukan dengan meletakkan arsip pada

ruang yang aman dan terhindar dari serangga dan rayap. Kegiatan penyusutan arsip

dengan memindahkan arsip ke tempat penyimpanan arsip inaktif dan belum pernah

melakukan pemusnahan. Alat-alat kearsipan yang dimiliki sudah cukup baik dan

mendukung kelancaran kegiatan kearsipan.

Saran yang penulis sampaikan untuk arsip inaktif yang sudah tidak

mempunyai nilai guna di masa yang akan datang seharusnya dilakukan pemusnahan

agar penyimpanan lebih maksimal.


commit to user

xv

ABSTRACT

VITA OKTAVIANI D1511093, “IMPLEMENTATION OF ARCHIVAL

SYSTEM IN RSJD SURAKARTA “, Final report Assigment, Diploma III

Progam, Administration Management, Faculty of Social and Political Science

Sebelas Maret University Surakarta, 2014, 69 pages.

Archive as central memory and resources, because the archive have a

important role in an organization. The purpose of this observations to know the

description of the implementation archives system in RSJD Surakarta. The author

hope this observations can be useful and to obtain data to arange the final report.

The location of obvservation is rsjd surakarta, because rsjd surakarta

engaged in the community mental health services . Types of observations used

descriptive qualitative that describes the state of the object of observation in the

present. The data source obtained from informant, events and activities and

document and archives. Data Collection Technique collected by interview,

observation and documentation. Data analysis techniques such as data collection,

data reduction, data presentation, drawing conclusions and verification.

From the observations in RSJD Surakarta can be concluded that the

activities of receiving and recording archives performed by subsection

Administrative and Legal Officer. Archival storage activities using a mix of storage

principle, a combination of the principles of centralization and decentralization

principles. Archive maintenance activities carried out by putting a record on a space

to safe and protected from insects and termites.the Shrinkage activities performed

by moving the archive file to the inactive file storage and destruction has never

done. Archival tools owned archival support.

The suggestion that the author convey to an inactive archive that no longer

have a use value in the future should be done so that more storage maximum

destruction.

pelaksanaan tata kearsipan di rumah sakit … · di rumah sakit jiwa daerah surakarta tugas akhir...

Documents