PEDOMAN UMUM PENGADAAN BARANG / JASA TRIWULAN IV TAHUN ANGGARAN 20071. Pendahuluan Pedoman Umum Pengadaan Barang / Jasa disusun sebagai penjabaran dari Pedoman Umum Penyusunan Rencana Implementasi RKA Unit Kerja ITB Tahun Anggaran 2007. Secara umum siklus logistik ITB disajikan dalam Gambar 1. Sebagai suatu kesatuan, dalam implementasinya siklus logistik ITB untuk tahun anggaran 2007 akan melibatkan Biro Perencanaan, Direktorat Keuangan, Biro Sarana dan Prasarana UPT Logistik, dan Unit Kerja. Pada prinsipnya seluruh pengadan barang/jasa di ITB merupakan wewenang UPT Logistik. Namun demikian, unit kerja selain memiliki fungsi sebagai pengguna (user) juga akan diberi wewenang untuk melakukan pengadaan untuk jenis barang/jasa tertentu.

Gambar 1. Siklus Logistik ITB

2. Jalur dan Jadwal Pengadaan Triwulan IV 2007

2. Jalur dan Jadwal Pengadaan Triwulan IV 2007 Sesuai dengan Pedoman Umum Penyusunan Rencana Implementasi RKA Unit Kerja ITB Tahun Anggaran 2007, secara umum pola pengadaan barang dan jasa dibagi menjadi dua bagian: (1) barang / jasa yang diadakan oleh UPT Logistik, dan (2) barang / jasa yang diadakan oleh unit kerja. Selain kedua pola tersebut, UPT Logistik juga akan menyediakan persediaan beberapa jenis barang tertentu. Pembagian jenis barang / jasa berdasarkan pola pengadaan tersebut disusun dengan prinsip : (1) efisiensi, (2) efektivitas, (3) kecepatan, (4) kemudahan, dan (5) akuntabilitas. Pembagian jalur pengadaan barang/jasa untuk setiap unit kerja disampaikan pada Unit Kerja melalui surat no. 520/KO1.05.3/KU.3.1/07 tanggal 16 April 2007. Selanjutnya, jadwal pengadaan barang/jasa untuk Triwulan IV/2007 disajikan dalam Gambar 2.

Gambar 2. Jadwal Pengadaan Barang/Jasa Triwulan IV 2007

3. Prosedur Pengadaan Barang / Jasa Pengadaan suatu barang / jasa hanya dapat dilakukan jika barang / jasa tersebut tercantum dalam RKA unit kerja yang telah disetujui (approved) oleh Biro Perencanaan. Secara umum prosedur pengadaan barang dan Jasa ITB masing-masing disajikan pada Gambar 3 dan Gambar 4. Dasar hukum yang digunakan sebagai acuan pengadaan barang/jasa di ITB, baik pengadaan yang dilakukan oleh UPT Logistik maupun pengadaan oleh Unit Kerja adalah Keputusan Presiden No 80 Tahun 2003. Unit Kerja wajib untuk mengikuti prosedur pengadaan yang tercantum dalam Keputusan Presiden tersebut. Secara umum prosedur pengadaan barang/jasa dalam Keputusan Presiden No 80 Tahun 2003 disajikan dalam Tabel 1. Tabel 1 Metoda Pengadaan berdasarkan Keputusan Presiden No 80 Tahun 2003 Metoda Pengadaan Nilai Paket Pembelian Langsung Kurang dari Penunjukan Langsung Diatas Rp 5 juta dan Pemilihan Langsung Diatas Rp 50 juta dan Pelelangan Umum Diatas Rp 100 juta

Nilai Paket Pengadaan Jumlah Rekanan yang Diundang Tahapan Pengadaan

Kurang dari Rp 5 Juta n/a

Diatas Rp 5 juta dan dibawah Rp 50 juta Minimum satu rekanan

Diatas Rp 50 juta dan dibawah Rp 100 juta Minimum tiga rekanan

Diatas Rp 100 juta n/a

n/a

o Undangan kepada Rekanan o Pengambilan dokumen kualifikasi dan dokumen penunjukkan langsung o Rapat penjelasan o Pemasukan penawaran o Evaluasi penawaran o Klarifikasi teknis dan negoisasi harga o Pemberitahuan pada penyedia barang o Penetapan penyedia barang

o Undangan pemilihan langsung o Pengambilan dokumen kualifikasi dan dokumen pemilihan langsung o Rapat penjelasan o Pemasukan dan pembukan penawaran o Evaluasi penawaran o Klarifikasi teknis o Pengumuman pemenang o Klarifikasi sanggahan o Penetapan penyedia barang

o Pengumuman pelelangan di media cetak dan website o Pengambilan dokumen kualifikasi dan dokumen pelelangan o Rapat penjelasan o Pemasukan dan pembukaan penawaran o Evaluasi penawaran o Klarifikasi teknis o Pengumuman pemenang o Klarifikasi sanggahan o Penetapan penyedia barang

Pada saat proses pengadaan barang dilakukan, sangat dimungkinkan terjadi perubahan spesifikasi barang yang akan diterima oleh Unit Kerja dengan apa yang tercantum dalam dokumen rencana implementasi awal. Hal ini disebabkan antara lain karena ketidaktersediaan barang yang diinginkan di pasar, barang sudah tidak diproduksi, dan sebagainya. Proses klarifikasi spesifikasi barang untuk barang/jasa yang diadakan oleh UPT Logistik dilakukan melalui mekanisme rapat penjelasan. Untuk itu wakil Unit Kerja diwajibkan untuk hadir dalam rapat penjelasan ini. Prosedur Rapat Penjelasan terlampir dalam pedoman ini.

BU: Barang yang pengadaannya dilakukan oleh Unit kerja BP: Barang yang pengadaannya dilakukan oleh UPT Logistik RI : Rencana implementasi Tm: Triwulan ke m

Gambar 3. Prosedur Umum Pengadaan Barang ITB Triwulan IV 2007

Gambar 4. Prosedur Umum Pengadaan Jasa ITB Triwulan IV 2007

4. Prosedur Penerimaan Barang di Unit Kerja Pada setiap tanggal 15 bulan ke-n, setiap Unit Kerja diwajibkan untuk menyerahkan FRA pengadaan barang dan jasa bulan ke-n kepada UPT Logistik ITB. Berdasarkan FRA pengadaan barang yang dibuat setiap bulan, UPT Logistik akan segera mengirimkan barang yang diminta jika barang tersebut tersedia di gudang UPT Logistik atau sudah tersedia dari hasil pengadaan barang. Sementara itu, khusus untuk jasa yang diadakan oleh UPT Logistik, pengadaannya baru akan dilakukan setelah FRA pengadaan jasa dari unit kerja diterima oleh UPT Logistik. UPT Logistik tidak akan mendistribusikan barang atau mengeksekusi jasa tanpa ada FRA permintaan barang / jasa dari unit kerja. Pengiriman barang yang diadakan oleh UPT Logistik ITB akan dilakukan oleh Staf Distribusi UPT Logistik ITB. Rekanan tidak dibenarkan untuk melakukan proses pengiriman secara langsung ke Unit Kerja. Unit Kerja wajib untuk melakukan pemeriksaan barang yang dikirimkan oleh UPT Logistik ITB. Pemeriksaan meliputi kesesuaian kuantitas, spesifikasi, dan fungsi barang dengan apa yang tercantum dalam dokumen jalur pengadaan barang/berita acara rapat penjelasan. Unit Kerja dapat tidak menerima barang yang dikirimkan bila terdapat ketidaksesuaian. Penerimaan/penolakan barang dicantumkan dalam Bukti Serah Terima Barang yang ditandatangani oleh Staf Distribusi UPT Logistik ITB dan Wakil Unit Kerja. Prosedur penerimaan barang di Unit Kerja terlampir dalam pedoman ini. 5. Prosedur Permintaan Pembayaran Berdasarkan surat Direktur Keuangan ITB No. 057/K01.02.1/KU/2007 tanggal 10 Januari 2007 perihal tata cara pengajuan SPP dan No 571/KO1.02.1.KU/2007 tertanggal 16 April 2007 perihal penjelasan atas tatacara pembayaran pengadaan barang dan jasa oleh unit kerja, mekanisme pengajuan pembayaran kegiatan yang dilaksanakan unit kerja dan bernilai diatas Rp. 5.000.000,- (lima juta rupiah), diajukan oleh unit kerja kepada UPT Logistik ITB terlebih dahulu sebelum diajukan ke Direktorat Keuangan untuk diperiksa kelengkapan berkas-berkas pendukung dengan menggunakan format yang telah ditetapkan oleh UPT Logistik. Dalam mengajukan SPP (Surat Permohonan Pembayaran) kegiatan, unit kerja harus melampirkan beberapa persyaratan pembayaran sebagai berikut : Kontrak (jika dalam kegiatan tersebut dipandang perlu adanya syarat kontrak). Surat permohonan pembayaran dari rekanan (jika perlu). Invoice dan surat jalan. Faktur pajak standar. SSP (Surat Setoran Pajak). Surat Pemesanan.

Selanjutnya, format surat permohonan pembayaran terlampir dalam pedoman ini. 6. Rencana Pendelegasian Wewenang Pengadaan Barang/jasa Sesuai Keputusan Rektor ITB Nomor 003A/SK/K01/KP/2006 Tanggal 05 Januari 2006 Tentang Struktur Organisasi dan Fungsi Unit Pelaksana Teknis (UPT) Logistik ITB, pada prinsipnya yang diberikan kewenangan untuk melaksanakan proses pengadaan barang/jasa di lingkungan ITB adalah suatu Unit Khusus Pengadaan, dalam hal ini UPT Logistik ITB. Dimana setiap proses pengadaan barang / jasa dilaksanakan kewenangannya secara penuh oleh UPT Logistik.

Kewenangan pengadaan barang/jasa tersebut tidak memiliki batasan sumber dana, sehingga pengadaan barang / jasa yang dananya bersumber dari Dana Masyarakat, Dana pemerintah, dana Hibah, maupun sumber dana lainnya, pada prinsipnya pengadaan tetap dilaksanakan oleh UPT Logistik. Sejalan dengan prinsip akuntabilitas, efektifitas dan efisiensi dalam melakukan proses pengadaan, UPT Logistik memandang bahwa pengadaan barang / jasa yang nilainya relatif tidak terlalu besar, yakni dibawah 50 juta rupiah, secara bertahap kewenangannya dapat dilimpahkan kepada Unit Kerja yang dianggap telah siap melakukan proses pengadaan secara akuntabel. Pendelegasian wewenang ini hanya berlaku untuk barang-barang yang jalur pengadaanya ditetapkan oleh UPT Logistik akan dilaksanakan oleh Unit Kerja. Selanjutnya, dalam Keputusan Presiden No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah dinyatakan hal-hal sebagai berikut : Dalam Pasal 10 ayat (2) disebutkan sebagai berikut : Untuk pengadaan sampai dengan nilai Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) dapat dilaksanakan oleh panitia atau pejabat pengadaan. Artinya : Pengadaan barang / jasa yang bernilai dibawah 50 juta rupiah juga dapat dieksekusi langsung oleh seorang Pejabat Pengadaan tanpa harus dilaksanakan oleh Panitia Pengadaan yang berjumlah 3 orang atau lebih. Namun Pejabat Pengadaan ini tetap disyaratkan harus memiliki sertifikasi di bidang pengadaan barang/jasa atau dengan syarat khusus, dimana hingga tanggal 31 Desember 2007, Pejabat Pengadaan boleh belum bersertifikasi namun setidaknya harus pernah mengikuti pelatihan pengadaan barang / jasa sesuai ketentuan yang tertuang dalam Keputusan Presiden No. 80 Tahun 2003. Hal ini sesuai ketentuan yang tercantum dalam Peraturan Presiden RI Nomor 8 Tahun 2006 Tentang Perubahan Keempat Atas Keputusan Presiden No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah. Pengadaan barang / jasa yang bernilai dibawah 50 juta rupiah, administrasi pengadaan yang dipersyaratkan tidaklah terlalu kompleks, metode pengadaannya juga hanya dengan metode penunjukan langsung sehingga proses pemilihan penyedia jasa juga sangat mudah.

-

Berbekal dasar hukum di atas, selanjutnya UPT Logistik secara bertahap akan menyerahkan kewenangan pengadaan barang/jasa kepada unit kerja di lingkungan ITB, dengan syarat : UPT Logistik telah menetapkan bahwa pengadaan barang/jasa tersebut akan dilakukan oleh Unit Kerja. Unit yang diberikan kewenangan melaksanakan pengadaan barang/jasa adalah setingkat Fakultas / Sekolah / Unit Kerja Pendukung. Di setiap Unit Kerja akan diangkat seorang Pejabat Pengadaan yang akan ditetapkan melalui SK Rektor. Pejabat Pengadaan ini akan dijabat oleh Wakil Dekan Bidang Sumber Daya atau Pimpinan Unit Kerja Pendukung. Dalam melaksanakan proses pengadaan Pejabat Pengadaan dapat dibantu oleh staf pengadaan. Staf pengadaan adalah pegawai setingkat Kabag/Kasubag atau non-akademik lainnya. Pemberian kewenangan pengadaan barang/jasa akan dilimpahkan apabila Pejabat Pengadaan dari Unit Kerja bersangkutan telah memenuhi persyaratan sebagai berikut : Pejabat dan Staf Pengadaan telah bersertifikasi/setidaknya pernah mengikuti pelatihan pengadaan barang / jasa sesuai dengan yang disyaratkan dalam Keppres 80/2003. Pejabat dan Staf Pengadaan telah memahami mekanisme pengadaan barang/jasa pemerintah. Pejabat dan Staf Pengadaan telah mengikuti proses pelatihan dan pemagangan yang akan

-

Pejabat dan Staf Pengadaan telah mengikuti proses pelatihan dan pemagangan yang akan diselenggarakan oleh UPT Logistik, serta terdapat hasil penilaian oleh UPT Logistik yang menyatakan bahwa secara teknis Pejabat Pengadaan tersebut telah layak berstatus sebagai seorang Pejabat Pengadaan Barang / Jasa.

6.1. Dasar Hukum Pelimpahan Wewenang Berdasarkan Keputusan Rektor ITB Nomor 003A/SK/K01/KP/2006 Tanggal 05 Januari 2006 Tentang Struktur Organisasi dan Fungsi Unit Pelaksana Teknis (UPT) Logistik ITB, selanjutnya kewenangan pengadaan barang / jasa yang saat ini sepenuhnya ada pada UPT Logistik akan dilimpahkan sebagian kewenangan pengadaannya kepada Unit Kerja. Untuk menjamin legalisasi dari pelaksanaan pelimpahan wewenang tersebut, selanjutnya akan diterbitkan suatu Keputusan Rektor ITB perihal pengangkatan Pejabat Pengadaan di masing-masing unit kerja serta lingkup kewenangannya. 6.2. Proses Pengadaan Barang & Jasa di Unit Kerja Berdasarkan rencana implementasi yang telah disetujui oleh Biro Perencanaan, UPT Logistik akan menetapkan barang/jasa yang proses pengadaanya dapat dilakukan oleh Unit Kerja. Selanjutnya, berdasarkan Surat Keputusan Rektor ITB perihal pengangkatan Pejabat Pengadaan di masing-masing unit kerja serta lingkup kewenangannya untuk melaksanakan proses pengadaan dengan nilai sampai dengan 50 juta Rupiah (akan diterbitkan kemudian), proses pengadaan barang / jasa di masing-masing unit kerja akan dilakukan oleh Pejabat Pengadaan dengan dibantu oleh Staf Pengadaan (maksimal 2 orang). Dalam melakukan proses pengadaan ini seorang Pejabat Pengadaan akan melakukan proses pengadaan sesuai dengan prosedur yang tercantum dalam Keppres No 80/2003. Sesuai Keputusan Presiden No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah, proses pengadaan barang/jasa dengan paket pengadaan bernilai dibawah Rp. 5.000.000,- (lima juta rupiah) dapat dilakukan dengan proses pembelian langsung, sedangkan untuk pengadaan dengan nilai di atas Rp. 5.000.000,- (lima juta rupiah) sampai dengan Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) dilaksanakan dengan metoda penunjukan langsung. Selanjutnya, untuk prosedur umum pengadaan dengan metoda penunjukan langsung adalah sebagai berikut : Proses Pengadaannya dapat dilaksanakan oleh seorang Pejabat Pengadaan yang telah bersertifikasi pengadaan barang/jasa pemerintah. Metode pemilihan penyedia barang / jasa hanya melalui metode penunjukan langsung dengan langkah-langkah umum sebagai berikut : Proses pengadaannya relatif singkat dan dokumen pengadaan hanya berupa dokumen kualifikasi sederhana, penawaran rekanan, dokumen pengadaan sederhana dan ikatan kontrak berupa Surat Perintah Kerja (SPK).

Dengan demikian untuk prosedur pengadaan dengan nilai 5 juta sampai dengan 50 juta rupiah, Pejabat Pengadaan akan bertugas: Menyusun dokumen perencanaan dan dokumen pengadaan. Melaksanakan penunjukan penyedia barang/jasa. Melaksanakan proses penunjukan langsung. Menerbitkan SPK (Surat Perintah Kerja). Mengawasi pelaksanaan pengadaan oleh penyedia barang / jasa.

-

Mengawasi pelaksanaan pengadaan oleh penyedia barang / jasa. Memeriksa hasil pekerjaan yang dilaksanakan oleh penyedia barang / jasa. Mengajukan permohonan pembayaran pekerjaan, apabila pekerjaan telah selesai 100%.

6.3. Rencana Jadwal Proses Pendelegasian Wewenang Pengadaan Pendelegasian wewenang pengadaan ini direncanakan dapat dilakukan mulai Triwulan IV tahun 2007 (1 Oktober 2007), untuk mendukung rencana ini UPT Logistik akan mengadakan program pelatihan, magang, dan sertifikasi bagi calon Pejabat Pengadaan dan Staf Pengadaan di Unit Kerja. Jadwal kegiatan ini direncanakan sebagai berikut: Pelatihan Pejabat/Staf Pengadaan Magang Pejabat/Staf Pengadaan Pelatihan dan Ujitan Sertifikasi Kepres 80/2003 : 1 Agustus 2007 : 3 21 September 2007 : Mulai 24 September 2007

Contoh Surat Permohonan Pembayaran (SPP)

KOP UNIT KERJANomor : Lamp : Perihal : Kepada Yth. Direktur Keuangan Institut Teknologi Bandung Jl. Tamansari No. 64 Bandung ............................ 1 (satu) berkas Permohonan pembayaran (Tanggal)

Dengan hormat, Sehubungan dengan FRA barang / jasa unit............. bulan.........kegiatan ................nilai ............ yang pengadaannya dilakukan oleh unit kerja, kami mohon agar dapat dibayarkan melalui rekening : Nama : ................................ Alamat : ................................ No. Rekening : ................................ Bank : ................................ Jumlah pembayaran tersebut sudah termasuk pajak-pajak yang harus disetorkan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Terlampir kami sampaikan beberapa dokumen pembayaran yang dianggap perlu, yaitu :

yang berlaku. Terlampir kami sampaikan beberapa dokumen pembayaran yang dianggap perlu, yaitu : (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Kontrak Surat Permintaan Pembayaran dari rekanan Surat Permohonan Pembayaran dari unit kerja Kwitansi pembayaran Invoice & Surat Jalan Faktur pajak Surat Setoran Pajak (SSP) Surat Pemesanan

Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih. Mengetahui, Kepala UPT Logistik ITB Pimpinan Unit Kerja Institut Teknologi Bandung

Dr. Ir. Muhamad Abduh, MT NIP. 132 137 986

................................ NIP. ......................

pengajuan SPP (Surat permohonan pembayaran) hanya diperuntukkan bagi pengajuan yang bernilai diatas Rp. 5.000.000,- (lima juta rupiah) di sertai kwitansi kepada 1 (satu) rekanan / toko pada suatu waktu transaksi tertentu tidak terbatas pada jumlah bukti transaksinya. Untuk lebih jelasnya, maka dapat disimak contoh sebagai berikut :

Kegiatan di Sispran Konsumsi Wisuda

Alokasi SISPRAN 8,000,000.00

Tgl Transaksi 2-Mar 2-Mar 2-Mar 2-Mar

Rekanan Catering A Catering A Catering C Catering B

Nilai Transaksi 2,000,000 3,000,000 500,000 2,500,000

Konsumsi Rapat

3,000,000.00

2-Mar

Catering B

3,000,000