paper 1 fauzi prima bintara

7/28/2019 Paper 1 Fauzi Prima Bintara

1/17

PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA

1

BAB I

SEJARAH BERDIRINYA DAN PROFILE UTR

1.1 Sejarah Berdirinya PT. Universal Tekno Reksajaya

Universal Tekno Reksajaya (UT Group) adalah anak perusahaan dari PT

United Tractors Tbk. yang merupakan jawaban atas kebutuhan pelanggan terhadap

komponen baik Exchangekomponen atau perbaikan komponen. Berada di bawah

langsung United Tractors dan masuk ke dalam construction machinery business.

Universal Tekno Reksajaya adalah Remanufacturing Plantyang bergerak dibidang

penyediaan dan perbaikan komponen dari alat-alat berat seperti Engine, Transmisi,

Final Drive dan lain-lain

Komponen Universal Tekno Reksajaya dikerjakan melalui proses Remanufacture

dengan standard yang telah ditetapkan mulai dari proses penerimaan komponen,

pembongkaran, pengukuran, perakitan dan pengetesan.

Dalam menjalankan bisnisnya, Universal Tekno Reksajaya menerapkan

ISO9001:2008 sebagai Sistem Manajemen Mutu.

a. Visi dan Misi Perusahaan Universal Tekno Reksajaya

Visi

To be the best component management solution provider in heavy equipment industry

in Asia Pacific

Mission

Assists our customer to achieve optimum unit lifetime and pruductivity by

providing unparalleled component mangement solution.

Provides opportunities for our people to enachance their social status and self

fulfillment based on their valuable achievement

Create sustainable value benefit for all stakeholder

Sebelum terbentuk UTR, bisnis remanufacturing ini merupakan bagian dari service division

UT dengan nama UT Reman. Remanufaktur (disingkat Reman) didefinisikan sebagai proses


2/17


2

untuk menghidupkan kembali fungsi, kinerja dan daya tahan komponen ke tingkat yang sama

dengan yang baru.

Pada tanggal 7 Juli 2011 berdirilah Universal Tekno Reksajaya. Lahirnya PT.

Universal Tekno Reksajaya menjadikan semangat baru untuk perusahaan,

semangat untuk mandiri dan menciptakan profit semaksimal mungkin. Pertumbuhan

bisinis remanufacturing UT Reman sangat cepat, hal ini dapat dibuktikan dengan

penjualan UT Reman yang pada awalnya tahun 2006 mencapai 9 Milyar rupiah

hingga pada tahun 2010 mencapai sekitar 370 Milyar rupiah. Dengan adanya

potensial pasar yang ada di Indonesia ini, diharapkan PT. Universal Tekno

Reksajaya yang menjadi perusahaan baru untuk UT dapat mencapai 1(satu) Trilliun

rupiah pada akhir tahun 2015.

Satu tahun sudah umur UTR dan hingga kini memiliki 7 plant yang tersebar di wilayah

Indonesia, yaitu:

1. UTR Plant Pekanbaru

Focus on KOMATSU Small Machine.

2. UTR Plant Jakarta

Focus on KOMATSU Genset & Big Machine.

3. UTR Plant Balikpapan Mulawarman

Focus on Small - Medium and Truck Power Train.

4. UTR Plant Balikpapan Sudirman

Focus on engine.

5. UTR Plant Balikpapan Cylinder

Focus on cylinder product.

6. UTR Plant Sangatta

Focus on electrical and cylinder product.

7. UTR Plant Timika

Focus on electrical and cylinder product.


3/17


3

b. UTR Production Process

Production level UTR

Reuse : Proses pembersihan komponen/ parts untuk kemudian

digunakan kembali tanpa melakukan perbaikan.

Repair : Proses peningkatan performance parts dengan

melakukan perbaikan pada bagian yang rusak dari komponen/ parts

Recondition : Proses perbaikan komponen/ parts untuk

meningkatkan performance component/ parts

Reman : Proses perbaikan komponen/ parts untuk

mengembalikan performancenya seperti performance komponen/ parts

baru

Refurbish : Proses perbaikan komponen/ parts untuk

meningkatkan performancenya lebih dari performance komponen/ parts

baru.


4/17


4

BAB II

UTR PLANT JAKARTA

2.1 Berdirinya UTR Plant Jakarta

Plant Jakarta berdiri sejak Feb 2007 yang dulunya UT Reman dan ketika

bertransformasi menjadi UTR, plant Jakarta ini Go Alive pada tanggal 7 Juli 2011

hingga kini.

Kegiatan produksi dari UTR Plant Jakarta sendiri adalah sebagai berikut:

Production Capacity

Engine : 25 comp / month

Non Engine :120 comp / month

2.2Struktur Organisasi PT. Universal Tekno Reksajaya Plant Jakarta

(tercetak pada halaman berikutnya)


5/17


5


6/17


6

BAB III

TUGAS DAN FUNGSI DARI DEPARTEMEN ADMINISTRASI

3.1Administration Departement

Adalah bagian dari perusahaan yang melakukan tertib administrasi / pengurusan

berkas atau dokumentasi yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. Dokumen-

dokumen yang terkait biasanya adalah PO, SPB, quotation, invoice, faktur pajak.

Posisi ini membawahi adm staff, cleaning service, GA & Maintenance staff dan

pantry.

Selain dari tugas umum ini, berikut adalah tanggung jawab dari seorang ADM SPV.

a. Tanggung Jawab (sesuai dengan UTR ISO)

Mengelola AP ( Account Payable )

Mengelola AR ( Account Recievable )

Mengelola OPEX ( Operating Expanse )

Bertanggungjawab atas seluruh kegiatan General Affair, IT dan EHS

b. Kewenangan yang dimiliki oleh Administration Departement adalah memutuskansemua masalah keadministrasian di lingkungan Plant.

3.1.1 Gambaran Tugas dan Tanggung Jawab ADM SPV.

1. AP (Account Payable)

Kontrol pengeluaran perusahaan juga menjadi tugas dari SPV ADM. Dalam hal ini

dituntut dalam optimalisasi (efektif dan effisien) keuangan.

AR (Account Receiveable)

Melakukan pengawasan terhadap AR dan melakukan posting terhadap AR.


7/17


7

2. HR

Pada departement ini, seorang SPV ADM mempunyai tugas sebagai kontrol karyawan

yang bertujuan optimalisasi sumber daya manusia dalam berbagai kegiatan. Hal-hal

yang bersangkutan dengan karyawan dapat dibagi menjadi 5 bagian di bawah ini.

a. Personnal administration

b. Time management

c. Payroll

d. Benefit

e. Travel

Selain itu, untuk menjalankan fungsi kontrol terhadap sumber daya manusia, ADM

SPV menjalankan aturan atau policy dari Surat Keputusan yang berlaku demi

tercapainya keteraturan dan keselarasan guna pencapaian cita-cita perusahaan.

Cepat tanggap atas keluhan-keluhan karyawan dan mengantisipasi agar keluhan-

keluhan itu dapat diatasi juga menjadi tanggung jawab seorang ADM SPV agar

kesejahteraan pekerja semakin meningkat.

3. ESRGA & IT

SPV ADM bertanggung jawab dan mempunyai tugas antara lain:

a. Purchasing Asset & Non Asset

Yaitu yang berkaitan dalam hal pembelian asset dan non asset untuk keperluan

kantor.

b. Services

Maintenance perencanaan untuk merekondisi / melakukan pengecekan

agar dapat diketahui bahwa peralatan dapat digunakan secara optimal.

Akomodasi ADM SPV bertugas dalam pengaturan dan kontrol

akomodasi yang harus diberikan kepada karyawan.


8/17


8

Event pembuatan acara khusus.

Komunikasi penggantian pulsa untuk karyawan (yang digunakan untuk

kepentingan kantor)

c. GA & IT Project & Maintenance

Yaitu perencanaan ke depan dalam perbaikan dan perencanaan asset dan non

asset. Pembuatan schedule dalam melakukan inspeksi fasilitas-fasilitas yang

berhubungan dengan kantor.

4. Kepengurusan Dokumen

ADM SPV mempunyai tanggung jawab untuk mengurusi berbagai dokumen yang

berkaitan dengan kegiatan perusahaan seperti PO, quotation, SPB, invoice dan faktur

pajak.

5. Seleksi dan Pembayaran ke Vendor

Dalam setiap kegiatan yang berkaitan dengan vendor, SPV ADM mempunyai peranan

untuk memberikan masukan kepada setiap departement dan memberikan penilaian

vendor.

Segala hal yang berkaitan dengan pembayaran vendor, tugas SPV ADM adalah

membuat payment proposal ke Head Office guna melakukan pembayaran vendor.

6. Dropping Cash

Yaitu melakukan perencanaan permintaan cash ke Head Office yang digunakan untuk

pembayaran dan pembiayaan kegiatan plant selama satu periode kerja (5 hari kerja /

minggu).


9/17


9

BAB IV

BAGIAN-BAGIAN DI DALAM PLANT DAN KETERKAITANNYA DENGAN

TUGAS DAN FUNGSI DARI ADM SPV

4.1Plant Manager

Plant Manager merupakan orang yang sangat penting dalam berjalannya proses

operasi di pabrik. Tugas dari seorang plant manager adalah memimpin, mengontrol, dan

mengawasi keseluruhan dari operasi yang berjalan di pabrik dan juga bertanggung jawab

untuk semua kegiatan di pabrik. Dalam melakukan suatu proses operasi baik di pabrik

maupun di luar lingkungan pabrik harus berdasarkan izin dari plant manager.

Seorang Plant Manager membawahi berbagai departemen, antara lain:

Production Departement

Production Support Departement

Marketing Departement

Administration Departement

Quality Assurance

Branch Instructure

4.1.1 Keterkaitan Plant Manager dengan SPV ADM

Authorized Input

PM

SPV ADM

Invoice, SPB, faktur pajak, Quotation dan PO


10/17


10

Seorang SPV ADM mempunyai intentias keterkaitan yang cukup tinggi dengan Plant

Manager. Dalam hal ini, Plant Manager mempunyai kewenangan untuk mengesahkan

dokumen-dokumen (invoice, SPB, faktur pajak, quotation dan PO) yang sebelumnya

sudah dicek akan kebenarannya oleh SPV ADM yang akan diinput apabila telah

disetujui atau disahkan oleh Plant Manager ke dalam sistem.

Dalam kepengurusan plant (penggantian fasilitas kantor) ataupun terdapat masalah

yang berhubungan dengan plant maka alangkah lebih baik terlebih dahulu

didiskusikan dengan PM agar mendapatkan pemecahan masalah yang lebih bijak.

4.2Production Departement

Produksi adalah kegiatan untuk menciptakan suatu produk yang menghasilkan barang

yang bernilai. Dapat disimpulkan bahwa Production Departement memiliki tanggung

jawab dalam mengelola job dan operasional production sehingga tercapai keberhasilan

dalam proses produksi. Production Departement memiliki hubungan dengan intensitas

tinggi dengan Production Support Departement.

Production Departement terdiri dari production head yang membawahi supervisor,PPC. Kemudian mekanik-mekanik yang berada di bagian washing, P/T Assy, PPM, HYD

test, Disassy P/T, Fabrikasi, Engine Assy, Engine test, Sub I II & III, FIP. Dalam

production departement juga terdapat manpower di bagian administrasi.

4.2.1 Keterkaitan SPV ADM dengan Production Departement

Seorang SPV ADM harus mampu mengontrol dan mengecek kebenaran biaya-biaya yang

dikeluarkan oleh Production Departemen dalam melakukan proses produksinya. Biaya-biaya

yang keluar dalam berproduksi inilah yang di sebut dengan Cost of Goods Manufactured

yang harus selalu dipantau. SPV ADM dapat memantaunya melalui analisa cost

menggunakan data keuangan yang diinginkan lalu dianalisa dengan aplikasi Excel. Apabila

total COGM satu periode berjumlah 0 maka dalam proses produksi tersebut sudah benar.

Namun apabila terdapat jumlah COGM yang tidak sama dengan 0 maka dalam proses

produksi terdapat suatu kesalahan dalam perencanaan atau terdapat biaya-biaya tambahan

yang muncul.


11/17


11

Pada gambar di atas (lingkaran hijau) menunjukkan movement prosentase dari berbagai HPP.

Hal ini perlu dikontrol oleh SPV ADM dengan melihat perubahan prosentasenya. Apabila

perubahan prosentase besar maka SPV ADM harus bertanya `ada apa dengan perubahan

tersebut ke bagian produksi`. Perlu untuk dilakukan suatu kontrol guna efisiensi dan

keefektifan biaya produksi dapat optimal.

Keterkaitan SPV ADM dengan PH :

Proses Produksi

PH

ADM

SPV

Bersama dengan PH:

1. Control cost

2. Monitoring

3. Pengawasan LK3


12/17


12

4.3Marketing Departement

Manajemen pemasaran adalah suatu usaha untuk merencanakan,

mengimplementasikan (yang terdiri dari kegiatan mengorganisaikan, mengarahkan,

mengkoordinir) serta mengawasi atau mengendalikan kegiatan pemasaran dalam suatu

organisasi agar tercapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif. Di dalam fungsi

manajemen pemasaran ada kegiatan menganalisis yaitu analisis yang dilakukan untuk

mengetahui pasar dan lingkungan pemasarannya, sehingga dapat diperoleh seberapa besar

peluang untuk merebut pasar dan seberapa besar ancaman yang harus dihadapi.

Gambar 1. Fungsi Manajemen Pemasaran (Kottler, 2000)

Marketing Departement terdiri dari marketing head yang membawahi marketing officer dan

ADM marketing.

ANALISIS

PENGENDALIAN

- Mengukur hasil

- Mengevaluasi hasil

- Mengambil tindakan

IMPLEMENTASI

- Menjalankan

PLANNING

- Mengembangkan

- Mengembangkan


13/17


13

4.3.1 Keterkaitan SPV ADM dengan Marketing Departement

1. Melakukan kontrol AR dan AP yang berkaitan dengan kegiatan marketing

Contoh:

a. Kegiatan sales yang sudah melakukan perjanjian pembayaran dengan

customers. Maka harus dilakukan pengawasan pembayaran agar pembayaran dari

customers sesuai dengan perjanjian.

b. Kegiatan marketing harus didukung atau ditunjang dan oleh sebab itu biaya-

biaya yang keluar untuk salesman / bc harus dilakukan kontrol.

2. Kontrol dokumen yang ada akibat dari adanya kegiatan marketing

Contoh: a. PO, SPB, quotation, invoice dan faktur pajak.

ADM

SPVSales & MKT

Permintaan

Customers

Quotation

Terima PO

Membuat Sales Order

Invoice & Faktur PajakKirim komp. & doc.

Pemberian

Perjalanan Dinas

Catat

Kirim

Terima

PA : membuat delivery order

WHS: pengiriman & SPB

PM

authorized

Dilengkapi PO,

Quo, Inv, Faktur

Pajak & SPB w

InputAR

4.4Production Support Departement

Departemen ini memiliki keterkaitan yang tinggi dengan marketing

departement dan production departement. Dalam hal perencanaan pembelian parts

untuk stock, production support departement melakukan komunikasi dua arah dengan

marketing departement yang bertujuan untuk menentukan barang-barang apa saja

yang dibutuhkan oleh customers. Sedangkan keterkaitan dengan production

departement adalah memberikan fasilitas parts yang akan digunakan untuk proses

produksi.


14/17


14

Production support departement terdiri dari head, part analyst, PDC officer,

pick & pack dan POP.

4.4.1 Keterkaitan SPV ADM dengan Production Support Departement

1. AP (Account Payable)

SPV ADM harus melakukan control atas cost yang keluar yang digunakan oleh

Production Support Departement. Cost ini dapat berupa pembelian spare part yang

memunculkan invoice dan mengakibatkan pembayaran (uang keluar) dengan

membuat payment proposal yang akan dikirim ke HO.

Ditunjukkan dalam gambar di bawah ini.

ADM

SPV

PO, Quo, Inv,

Faktur Pajak &

SPB

Barang

diterima

Vendor

warehouse

OKIR, pembuatan Payment

Proposal

Vendor Evaluation untuk

bahan pertimbangan ke

depan

kirim

1

2

3

4

5

2. Melakukan Pencatatan dan Kepengurusan Berkas

SPV ADM bertugas juga dalam pencatatan dan pengurusan berkas-berkas

yang berfungsi untuk kontrol dan memeriksa kebenaran akan spare part yang

dibeli oleh Production Support Departement. Selain itu, SPV ADM juga harus

mengurus dalam hal pemilihan vendor dengan Production Support

Departement, pembelian ke vendor, pengecekan barang (good received),

invoice, faktur pajak dan SPB dari forwarder. Berikut adalah gambar

diagramnya.


15/17


15

4.5Quality Assurance

Secara umum, tugas pokok dari posisi Quality Assurance adalah mengembangkan dan

melaksanakan Quality Assurance procedure & policy. Selain itu, dalam hal menjamin dan

memastikan bahwa seluruh pekerjaan produksi memenuhi standard quality assurance

yang telah ditetapkan.

Tanggung Jawab (sesuai dengan UTR ISO)

Mengembangkan dan mengikuti Part service news terbaru; ( membuat check sheet

untuk semua proses produksi sesuai Shop Manual dan PSN terbaru.

Memastikan semua proses kerja menggunakan check sheet ( qa ) yang berlaku.

Mengevaluasi & mengembangkan informasi-informasi program-program danproduct image dan prodution , agar bisa bermanfaat bagi seluruh bagian yang

berkepentingan dan bagi customer.

Bertanggungjawab atas kualitas hasil production.

Bertanggungjawab atas kelengkapan, ketepatan dan pengguaan check sheet (QA),

shop manual serta recording /reporting dari semua operasi production.

Bertanggungjawab atas pengembangan dan peningkatan keterampilan mekanik

dan seluruh staff production, baik itu dengan cara training, mentor

system,supervisi awal dan lain-lain.

Menjamin bahwa semua manufacturer warranty dan product improvement

program benar-benar sesuai standard kualitas yang berlaku .

4.6Branch Instructure

Tanggung Jawab (sesuai dengan UTR ISO)

Mengembangkan dan mengikuti service Objective yang berkaitan sesuai operation

guide service division; Mempersiapkan Service Objective yang realistic,

attainable dan dapat diukur yang mendukung Corporate Objective serta sesuai

dengan yang telah digariskan oleh PM.

Mengembangkan dan melaksanakan Manual Plan dan Activity Plan yang

merangsang/mendorong tercapainya peningkatan skill & Knowledge seluruh

karyawan reman.


16/17


16

Mengevaluasi & mengembangkan metode pelatihan yg tepat sesuai kebutuhan

reman.

Bertanggungjawab atas keutuhan dan pemeliharaan didalam penggunaan peralatan

training yg ada.

Bertanggungjawab atas recording /reporting dari semua pelaksanaan pelatihan.

Bertanggungjawab atas pengembangan dan peningkatan keterampilan karyawan,

baik itu dengan cara training, mentor system,supervisi awal dan lain-lain.


17/17


17

BAB V

KESIMPULAN

ADM SPV adalah bagian dari perusahaan yang pada intinya melakukan tertib

administrasi. Adapun tanggung jawab dari bagian ini antara lain sebagai berikut.

1. Pengelolaan Account Payable

2. Pengelolaan Account Receiveable

3. Pengelolaan Operating Expanse

4. Bertanggung jawab atas kegiatan GA, IT dan EHS

Tugas-tugas dari ADM SPV sendiri secara garis besar:

Kepengurusan pekerja UTR

Melakukan tugas-tugas atau fungsi-fungsi yang diminta oleh atasan (Plant

Manager) dan management yang sesuai dengan Corporate Objective.

Cepat tanggap atas keluhan-keluhan Karyawan dan mengantisipasi agar keluhan-

keluhan itu dapat diatasi.

Pengecekan secara berkala atas fasilitas yang ada

Mengontrol pekerjaan yang dilakukan oleh Adm Staff

Melakukan monitoring problem-problem di lingkungan Administrasi.

PerencanaanDropping Cash mingguan

paper 1 fauzi prima bintara

Documents