panduan ringkas - lpm.uma.ac.id

PANDUAN RINGKAS

Pengisian Laporan Monitoring GJM dan GKM

Januari 2021

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU

UNIVERSITAS MEDAN AREA

KATA PENGANTAR

Bismillahirrohmanirrohim

Puji syukur kehadhirat Allah SWT Tuhan Yang Maha Kuasa atas nikmat

dan kemudahan yang dikaruniakan kepada kita dalam menjalankan berbagai

tugas dan aktivitas sehingga dapat menyelesaikan Panduan Ringkas Pengisian

Laporan Monitoring GJM dan GKM oleh Lembaga Penjaminan Mutu

Universitas Medan Area untuk memudahkan Tim Gugus Jaminan Mutu (GJM)

dan Gugus Kendali Mutu (GKM) dalam pengerjaan Laporan Kinerja Program

Studi dan Laporan Kinerja GJM dan GKM.

Semoga Pedoman ini dapat membantu dan bermanfaat sehingga Gugus

Jaminan Mutu (GJM) untuk tingkat Fakultas dan Gugus Kendali Mutu (GKM)

untuk tingkat Program Studi dapat berkerja dengan baik dan berkontribusi dalam

peningkatan Mutu dalam lingkungan Universitas Medan Area.

Medan, 26 Januari 2021

Universitas Medan Area

Lembaga Penjaminan Mutu,

Tim Penyusun

I

DAFTAR ISI

Kata Pengantar.................................................................................................. I

A. Pendahuluan........................................................................................... 1

1. Latar Belakang .......................................................................................... 1

2. Tujuan ........................................................................................................ 2

B. Gugus Jaminan Mutu dan Gugus Kendali Mutu ............................................. 3

1. Fungsi dan tugas GJM dan GKM ................................................................ 4

2. Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi ....................................................... 5

2.1. Tautan dokumen isian untuk GJM dan GKM ................................... 5

a. Laporan format excel .................................................................. 5

b. Komentar hasil isian ................................................................... 6

2.2. Pengisian LKPS melalui format Excel ............................................... 7

a. Bagian-bagian sheet ................................................................... 7

b. Bagian setiap kolom dalam sheet ............................................... 9

2.3. Pengisian LKPS melalui Google Form ............................................. 10

a. Mengisi Laporan Kinerja di Google Form ................................. 10

b. Upload File Excel ....................................................................... 11

DAFTAR GAMBAR

Gambar.1 Website LPM UMA............................................................................. 5

Gambar.2 Halaman arsip GJM dan GKM ............................................................ 6

Gambar.3 Sheet yang harus diisi. ........................................................................ 8

Gambar.4 Jumlah kolom yang berbeda-beda. ..................................................... 9

Gambar.5 Menu laporan GJM dan GKM ........................................................... 10

Gambar.6 Tampilan halaman laporan kinerja GJM dan GKM .......................... 11

Gambar.7 Upload file Excel ............................................................................... 11

VISI, MISI, TUJUAN UMA

VISI

Universitas Medan Area mempunyai visi pada tahun 2025 menjadi Universitas

yang unggul bidang akademik, ilmu pengetahuan dan teknologi dalam

menghasilkan lulusan yang inovatif, berkepribadian dan mandiri.

MISI

1. Menyelenggarakan layanan pendidikan akademik dengan memberikan

pengetahuan, keterampilan dan nilai-nilai kepribadian kepada lulusan.

2. Mengembangkan,menciptakan dan/atau menyebarluaskan ilmu

pengetahuan dan teknologi yang bermanfaat berdasarkan penelitian dan

pengkajian.

3. Mengembangkan budaya kewirausahaan dan kemandirian.

4. Melaksanakan kerjasama dan pengabdian kepada masyarakat.

Tujuan

Untuk keterlaksanaan misi,maka ditetapkan tujuan UMA,yaitu:

1. Menghasilkan lulusan yang memiliki kompetensi akademik dan

kepribadian yang mampu beradaptasi dan mengantisipasi perkembangan

perubahan lingkungan.

2. Menghasilkan temuan ilmiah hasil penelitian dan pengkajian

pengembangan ilmu pengetahuan dan/atau teknologi yang dipublikasikan

melalui jurnal nasional dan/atau internasional yang bereputasi.

3. Menghasilkan karya-karya inovatif yang berkawasan kewirausahaan dan

kemandirian lulusan.

4. Terjadinya hubungan kerjasama yang harmonis dengan berbagai pihak

dalam menerapkan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk kemasalahan

masyarakat.

Lembaga Penjaminan Mutu 1

1. Latar Belakang

A. PENDAHULUAN

Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

menyatakan bahwa Sistem Pendidikan Nasional adalah keseluruhan komponen

pendidikan yang saling terkait secara terpadu untuk mencapai tujuan pendidikan

nasional, yaitu untuk mengembangkan kemampuan serta meningkatkan mutu

kehidupan dan martabat manusia Indonesia.

Perguruan tinggi dalam mengelola lembaganya diintroduksikan di dalam Pasal

50 ayat (6) UU Sisdiknas UU No. 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan

Nasional, pengembangan Budaya Mutu di Perguruan Tinggi menjadi tujuan

utama dari implementasi Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPM

Dikti).

SPM Dikti tersebut dikokohkan oleh UU No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan

Tinggi (UU Dikti), dengan mengaturnya di dalam satu bab tersendiri, yaitu Bab

III UU Dikti. Pasal 53 dalam Bab III UU Dikti tersebut mengatur bahwa SPM

Dikti terdiri atas:

a. Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang dikembangkan oleh

Perguruan Tinggi dan

b. Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) yang dilakukan melalui

akreditasi.

Universitas Medan Area dalam pengelolaan Sistem Penjaminan Mutu Internal,

dilaksanakan oleh Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) yang dibantu oleh Gugus

Jaminan Mutu (GJM) di tingkat Fakultas dan diperkuat hingga level program

studi yaitu Gugus Kendali Mutu (GKM). Dengan manajemen PPEPP

(Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Pelaksanaan), unit

pelaksana penjaminan mutu dalam lingkungan Fakultas secara berkala


melakukan evaluasi pelaksanaan standar pendidikan tinggi yang ditetapkan

bersama pada tingkat program studi. Hasil evaluasi akan menjadi masukan

dalam kegiatan pengendalian standar ditingkat program studi, fakultas maupun

tingkat universitas.

2. Tujuan

Untuk tingkat fakultas di lingkungan Universitas Medan Area, Gugus Jaminan

Mutu :

1. Mengembangkan penjaminan mutu fakultas sesuai dengan dokumen

mutu yang dikembangkan di fakultas

2. Melakukan sosialisasi penjaminan mutu di program studi

3. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan penjaminan mutu

4. Melakukan konsultasi dan pendampingan pelaksanaan penjaminan

mutu

5. Membahas dan menindak lanjuti laporan penjaminan mutu di tingkat

fakultas

6. Membuat evaluasi diri program studi

7. Memperbaiki proses belajar mengajar

8. Mengirimkan hasil evaluasi diri ke fakultas dan senat.

Untuk tingkat program studi di lingkungan Universitas Medan Area, Gugus

Kendali Mutu :

1. Membantu dan mengurus program studi dalam kelancaran kegiatan

akademik semester

2. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan proses belajar mengajar


3. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan penelitian dosen dan

mahasiswa

4. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan pengabdian masyarakat bagi

dosen dan mahasiswa

5. Membuat evaluasi diri program studi

6. Memperbaiki proses belajar mengajar

7. Mengirimkan hasil evaluasi diri ke fakultas dan senat.

B. GUGUS JAMINAN MUTU DAN GUGUS KENDALI MUTU

1. Fungsi dan Tugas GJM dan GKM

a. Tugas GJM

Tugas utama GJM adalah bertanggungjawab tentang pelaksanaan Sistem

Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Fakultas. Secara detail tugas

GJM adalah :

1. Mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) tingkat

Fakultas/Pasca Sarjana sesuai dengan dokumen SPMI yang dikembangkan

di Universitas, bekerjasama dengan Dekan/Direktur dan unit terkait

2. Melakukan sosialisasi dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)

kepada stakeholders di Fakultas/Pascasarjana

3. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu

Internal (SPMI) di Fakultas/ Pascasarjana

4. Melakukan konsultasi dan pendampingan pelaksanaan Sistem Penjaminan

Mutu Internal (SPMI) di Fakultas/Pascasarjana

5. Membahas dan menindak lanjuti laporan implementasi dan kendala

inplementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di

Fakultas/Pascasarjana


6. Merekomendasikan perbaikan proses Pembelajaran, Penelitian dan PkM

7. Membuat laporan implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)

di tingkat Fakultas/ Pasca Sarjana melalui form LKPS.

b. Tugas GKM

Tugas utama GKM adalah bertanggungjawab tentang pelaksanaan Sistem

Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat program studi. Secara detail

tugas GKM adalah :

1. Mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) tingkat

Program Studi sesuai dengan dokumen SPMI yang dikembangkan di

Universitas bekerjasama dengan Ketua Program Studi dan unit terkait

2. Melakukan sosialisasi dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)

kepada stakeholders di Program Studi

3. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu

Internal (SPMI) di Program Studi

4. Melakukan konsultasi dan pendampingan pelaksanaan Sistem Penjaminan

Mutu Internal (SPMI) di Program Studi

5. Membahas dan menindak lanjuti laporan implementasi dan kendala

inplementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Program Studi

6. Merekomendasikan perbaikan proses Pembelajaran, Penelitian dan PkM

7. Membuat laporan implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)

di tingkat Program Studi melalui form LKPS.


2. Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi

2.1. Tautan dokumen isian untuk GJM dan GKM

a. Laporan format excel

Isi setiap Table pada file Excel Monitoring GJM dan GKM

Untuk mendapatkan file excelnya silahkan Buka website LPM : lpm.uma.ac.id

> Menu AMI > GJM dan GKM > Arsip Gugus Jaminan Mutu dan Gugus

Kendali Mutu atau langsung masukkan Url : lpm.uma.ac.id/gjmgkm/

Gambar.1 Website LPM UMA


b. Komentar hasil isian

Download File Excel monitoring GJM dan GKM pada arsip no 7 untuk GJM

dan no 8 untuk GKM seperti yang ditunjukkan pada Gambar .2

Panduan

pengisian

LKPS

GJM

GKM

Gambar 2. halaman arsip GJM dan GKM

*catatan : Pengisian file excel laporan monitoring GJM dan GKM

berdasarkan Laporan Kinerja Program Studi (LKPS) Akreditasi

BAN-PT. (untuk melihat panduan pengisian LKPS Akreditasi BAN-

PT dapat didownload pada arsip GJM dan GKM no 3


2.2. Pengisian LKPS melalui format Excel

a. Bagian-bagian sheet

Dokumen LKPS yang diberikan terdiri dari xx sheet Gambar x1) yang harus diisi

yaitu

1. Tabel.PS Daftar Program Studi di Unit Pengelola Program Studi (UPPS)

2. Table.1 kerjasama

3. Tabel 2.a Seleksi Mahasiswa baru

4. Tabel 2.b mahasiswa Asing

5. Tabel 3.a.1 Dosen Tetap

6. Tabel 3.a.2 Dosen Pembimbing Utama Tugas Akhir

7. Tabel 3.a.3 EWMP Dosen Tetap

8. Tabel 3.a.4 Dosen Tidak Tetap

9. Tabel 3.a.5 Dosen Industri/Praktisi

10. Tabel 3.b.1 Pengakuan/Rekognisi DTPS

11. Tabel 3.b.2 Penelitian DTPS

12. Tabel 3.b.3 PkM DTPS

13. Tabel 3.b.4 Publikasi Ilmiah DTPS

14. Tabel 3.b.4 Pagelaran/Pameran/Presentasi/Publikasi Ilmiah DTPS

15. Tabel 3.b.5 Karya Ilmiah DTPS yang disitasi

16. Tabel 3.b.6 Produk Jasa DTPS yang Diadopsi oleh Industri/Masyarakat

17. Tabel 3.b.7 Luaran Penelitian/PkM Lainnya oleh DTPS

18. Tabel.4 Penggunaan Dana

19. Tabel 5.a Kurikulum, Capaian Pembelajaran, dan Rencana Pembelajaran

20. Tabel 5.b Integrasi Kegiatan Penelitian/PkM dalam Pembelajaran

21. Tabel 5.c Kepuasan Mahasiswa

22. Tabel 6.a Penelitian DTPS yang melibatkan mahasiswa

23. Tabel 6.b Penelitian DTPS yang menjadi rujukan tema tesis/disertasi


24. Tabel.7 PkM DTPS yang melibatkan mahasiswa

25. Tabel 8.a IPK Lulusan

26. Tabel 8.b.1 Prestasi Akademik

27. Tabel 8.b.2 Prestasi Nonakademik Mahasiswa

28. Tabel 8.c. Masa Studi Lulusan Program Studi

29. Tabel 8.d.1 Waktu Tunggu Lulusan

30. Tabel 8.d.2 Kesesuaian Bidang Kerja Lulusan

31. Tabel 8.e.1 Tempat Kerja Lulusan

32. Tabel 8.e.2 Kepuasan Pengguna

33. Tabel 8.f.1 Publikasi Ilmiah mahasiswa

34. Tabel 8.f.1 Pagelaran/pameran/presentasi/publikasi Ilmiah mahasiswa

35. Tabel 8.f.2 Karya ilmiah mahasiswa yang disitasi

36. Tabel 8.f.3 Produk/jasa yang dihasilkan mahasiswa yang diadopsi oleh

industri/masyarakat

37. Tabel 8.f.4 Luaran penelitian/PkM yang dihasilkan mahasiswa

Keseluruhan sheet wajib disini, pastikan tidak ada yang terlewat.

Sheet yang

harus diisi

Gambar. 3 sheet yang harus diisi.


b. Bagian setiap kolom dalam sheet

Jumlah kolom dalam setiap sheet berbeda-beda seperti diperlihatkan dalam

Gambar x2. Setiap kolom tidak boleh kosong. Tuliskan bagian yang kosong

dengan singkatan dan artinya sebagai berikut :

1. TA : Tidak ada (Ket. aktivitas sudah kadarluarsa/terlewat)

2. ASA : Akan Segera Ada (Ket. aktivitas sudah terjadwal)

3. MDR : Masih Dalam Rencana (Ket. Aktivitas akan direncanakan)

4. TAA : Tidak Akan Ada (Ket. Aktivitas tidak akan bisa dikerjakan)

Bila anda mengisi dengan 4 singkatan diatas, berikan penjelasan dalam Google

Form.

Setiap kolom pada setiap sheet harus diisi

Gambar.4 jumlah kolom yang berbeda-beda


2.3. Pengisian Laporan Kinerja GJM dan GKM melalui Google Form

a. Isi Laporan Kinerja GJM dan GKM

Dengan cara buka website LPM UMA: lpm.uma.ac.id > Menu AMI > Laporan

Monitoring GKM untuk GKM lpm.uma.ac.id > Menu AMI > Laporan

Monitoring GJM untuk GJM.

Gambar 5. Menu laporan GJM dan GKM


Gambar 6.tampilan halaman laporan kinerja GJM dan GKM

b. Upload File excel

Pada laman laporan kinerja GJM dan GKM setelah mengisi semua laporan

kinerja GJM.

Upload file excel

Gambar 7.Upload file excel di google form

panduan ringkas - lpm.uma.ac.id

Documents