panduan penyusunan proposal phk-ps uii 2012.pdf

HIBAH KOMPETISI PROGRAM STUDI

(PHK-PS)

PANDUAN PENYUSUNAN PROPOSAL

BADAN PENGEMBANGAN AKADEMIK

UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

2012

2

I. Latar Belakang

Akreditasi merupakan suatu proses yang digunakan lembaga yang berwenang dalam

memberikan pengakuan formal bahwa suatu institusi mempunyai kemampuan untuk

melakukan kegiatan tertentu. Dengan demikian akreditasi program studi merupakan bentuk

legitimasi atau pengakuan yuridis pemerintah tentang mutu, efisiensi, serta relevansi

pengelolaan akademik program studi, sehingga status akreditasi menjadi sesuatu yang sangat

penting yang harus diraih oleh sebuah program studi.

Sampai saat ini masih banyak Program Studi di UII yang status akreditasinya masih B.

Hal ini menjadi tantangan bagi Program Studi yang bersangkutan untuk meningkatkannya.

Untuk mendapatkan status akreditasi yang tinggi diperlukan persiapan yang sungguh-

sungguh, baik mengenai penyiapan datanya maupun pelaksanaan kegiatan yang mempunyai

kontribusi dalam penilaian akreditasi. Untuk membantu persiapan tersebut, Program Studi

perlu dikondisikan agar menyiapkan data maupun kegiatan yang diperlukan.

Dalam rangka pengkondisian inilah, BPA bermaksud mengadakan Program Hibah

Kompetisi Program Studi (PHK-PS). Dalam program hibah ini akan dimasukkan parameter-

parameter yang nantinya berguna untuk mendapatkan status akreditasi baik di lingkup

nasional maupun internasional.

II. Tujuan dan Deskripsi Program

A. Tujuan Program

PHK-PS adalah hibah yang diberikan oleh UII kepada program studi di lingkungan UII

guna meningkatkan kualitas kelembagaan dan pengelolaan program studi dalam upaya

mencapai status akreditasi tertinggi dan menuju World Class University. Untuk keperluan

tersebut maka program ini dibagi menjadi dua jenis yaitu yang pertama Hibah Pengembangan

Prodi yang ditujukan untuk peningkatan pencapaian akreditasi A dan yang kedua Hibah

Unggulan Prodi yang ditujukan untuk peningkatan International Acreditation atau

International Recognition.

PHK-PS dilaksanakan setiap tahun yang terdiri atas 2 batch, batch 1 untuk proposal baru,

batch 2 untuk proposal lanjutan. Dengan demikian diharapkan ada keberlanjutan dari

program program yang diusulkan oleh Program Studi

B. Sasaran

Sasaran PHK-PS Pengembangan Prodi adalah Progran Studi di lingkungan Universitas

Islam Indonesia dengan akreditasi B, sedangkan sasaran PHK-PS Unggulan Prodi adalah

Program Studi di lingkungan Universitas Islam Indonesia dengan akreditasi A.

C. Proses Pengusulan Proposal

Program Studi pengusul mengirimkan proposal kepada BPA dalam bentuk hard-copy dan

soft copy yang direkam dalam CD dengan format PDF. Baik hard copy maupun soft copy,

diserahkan rangkap 5 Semua yang ada di hard copy harus ada juga dalam CD soft copy

3

D. Outcomes, Output dan Indikator Kinerja

Program-program yang diusulkan dalam PHK-PS ini harus mempunyai Outcome dan

Output yang terukur yang ditunjukkan oleh Indikator Kinerja.

1. PHK-PS Pengembangan Prodi

a. Outcomes

Terakreditasinya Prodi dengan nilai A dan tercapaianya Sasaran Mutu

Universitas.

b. Output

Produk yang berkaitan dengan syarat kenaikan akreditasi prodi ke nilai A dan

Sasaran Mutu Universitas.

c. Indikator Kinerja

Peningkatan capaian pada parameter yang berkaitan dengan syarat kenaikan

akreditasi prodi ke nilai A dan Sasaran Mutu Universitas.

2. PHK-PS Unggulan Prodi

a. Outcomes

Terakreditasinya Prodi dengan international acreditation dan atau international

recognition serta tercapaianya Sasaran Mutu Universitas.

b. Output

Produk yang berkaitan dengan international acreditation dan atau international

recognition serta Sasaran Mutu Universitas.

c. Indikator Kinerja

Peningkatan capaian pada parameter yang berkaitan dengan syarat international

acreditation dan atau international recognition serta Sasaran Mutu Universitas.

III. Besaran Dana Hibah dan Dana Pendamping

Program Studi diharuskan mengajukan proposal yang mencakup program pengembangan

sesuai dengan kebutuhan, kapasitas dan kondisi Program Studi yang didasari oleh hasil

evaluasi diri. Untuk PHK-PS ini, satu Program Studi hanya dapat mengajukan satu

proposal.

Anggaran yang diajukan dalam proposal harus didasari pertimbangan yang kuat serta

mencerminkan kebutuhan dan kemampuan Program Studi untuk mengelolanya dengan

penuh tanggung-jawab. Pertimbangan dan rasionalitas anggaran akan dijadikan sebagai salah

satu pertimbangan dalam penilaian proposal. Ketentuan tentang pagu harus dimaknai sebagai

batas atas (maksimal) nilai hibah yang mungkin akan diterima.

A. Pagu Dana Hibah

Besarnya hibah disesuaikan dengan kebutuhan Program Studi yang tercermin dari

kompleksitas program pengembangan yang diajukan dalam proposal. Besarnya dana hibah

maksimum baik batch 1 maupun batch 2 ditetapkan berdasarkan jenis hibah, sebagai berikut:

a. PHK-PS Pengembanga Prodi : Rp 300,- juta.

b. PHK-PS Unggulan Prodi : Rp 400,- juta.

4

Dana hibah dapat digunakan untuk membiayai pengembangan keahlian staf dan insentif

staf, pengembangan program, komponen khusus, pengadaan barang dan pustaka, dan

manajemen program. Dana hibah tidak dapat digunakan untuk pengadaan sarana kendaraan

(motor dan mobil) meskipun untuk keperluan kantor/manajemen.

B. Dana Pendamping dari Fakultas

Fakultas dari Program Studi yang menang wajib menyediakan dana pendamping

minimal 10% dari dana yang dianggarkan dan harus mencukupi (serta dialokasikan) untuk

kebutuhan:

1. Pengelolaan kegiatan, termasuk insentif bagi pengelola program dan aktivitas.

2. Operasi dan pemeliharaan peralatan yang akan diperoleh melalui kegiatan ini.

Dana pendamping tersebut disediakan dan dihitung sesuai dengan termin pembayaran

dana seperti tertuang dalam kontrak. Dana tersebut akan dijadikan sebagai salah satu

prasyarat untuk realisasi kontrak dengan pihak Rektor. Kesanggupan Fakultas untuk

menyediakan dana pendamping dinyatakan dalam surat pernyataan bermaterai cukup yang

ditandatangani oleh Dekan (lihat Lampiran contoh surat pernyataan).

IV. Persyaratan Program Studi Pengusul

C. Persyaratan PHK-PS Pengembangan Program Studi

Batch 1:

Program Studi yang dapat mengajukan proposal adalah Program Studi yang memenuhi

persyaratan kelayakan sebagai berikut:

1. Ijin operasional Program Studi masih berlaku yang dibuktikan dengan foto kopi SK

Dikti.

2. Terakreditasi B yang dibuktikan dengan foto kopi lampiran SK BAN-PT.

3. Tidak sedang menerima hibah yang dinyatakan dalam surat pernyataan bermaterai.

Batch 2:




Dikti.

2. Terakreditasi B yang dibuktikan dengan foto kopi lampiran SK BAN-PT.


4. Pemenang PHK-PS tahun sebelumnya (Batch 1).

5. Harus sudah menyelesaikan semua kewajiban terkait dengan proses pelaksanaan PHK-

PS tahun sebelumnya (Batch 1) yang dinyatakan dengan keterangan Monev.

D. Persyaratan PHK PS Unggulan Program Studi

Batch 1:




Dikti.

5

2. Terakreditasi A yang dibuktikan dengan foto kopi lampiran SK BAN-PT.


Batch 2:




Dikti.

2. Terakreditasi A yang dibuktikan dengan foto kopi lampiran SK BAN-PT.


4. Pemenang PHK-PS tahun sebelumnya (Batch 1)

5. Harus sudah menyelesaikan semua kewajiban terkait dengan proses pelaksanaan PHK-

PS tahun sebelumnya (Batch 1) yang dinyatakan dengan keterangan Monev.

V. Penyusunan dan Proses Seleksi Proposal

E. Penyusunan Proposal

Evaluasi Proposal dititikberatkan pada kemampuan Program Studi dalam melakukan

evaluasi diri dan merancang rencana program pengembangan untuk 1 tahun. Khusus untuk

Batch 2 selain hal tersebut diatas, juga dititik beratkan pada kemampuan pelaksanaan program

dan prospek sustainability berdasarkan laporan monev.

F. Proses Seleksi Proposal

Proses seleksi proposal dilakukan sebagai berikut :

1. Program Studi pengusul mengirimkan proposal ke BPA. Proposal akan diseleksi

administrasi oleh tim.

2. Selanjutnya proposal yang lolos seleksi administrasi akan dilakukan desk evaluasi oleh

tim reviewer independen eksternal.

3. Bagi proposal prodi yang lolos desk evaluasi akan dilakukan site visit. Proposal yang

lolos site visit akan diputuskan sebagai berikut :

i) Proposal disetujui tanpa perbaikan

ii) Proposal disetujui dan perlu perbaikan

iii) Proposal ditolak

4. Bagi proposal yang disetujui dilanjutkan dengan penyusunan RIP sebagai finalisasi

program dan anggaran, sebagai dasar untuk nego costing dan penandatangan kontrak.

5. Proses selanjutnya adalah pelaksanaan PHK-PS.

VI. Kriteria Seleksi

Seleksi proposal yang diajukan difokuskan pada evaluasi diri Program Studi dan rencana

program pengembangan sebagai tindak lanjut dari hasil evaluasi diri tersebut. Untuk PHK-PS

batch 2, dalam evaluasi diri harus terlihat keberlanjutan antara hasil program sebelumnya

(batch 1) dengan program yang diusulkan pada batch 2

Satu Program Studi hanya mengusulkan satu proposal. Didasari atas pemikiran ini maka

proposal dievaluasi dengan menggunakan kriteria berikut ini :

6

1. Kepemimpinan dan Komitmen Institusi (20%)

Kualitas kepemimpinan institusi dinilai antara lain dari kualitas proposal secara

keseluruhan dan kemampuan Program Studi untuk merencanakan dan menjalankan program

peningkatan mutu dan layanan Program Studi, kejelasan arah pengembangan Program Studi

yang dinyatakan dalam pernyataan visi dan misi Program Studi, serta program pengembangan

yang tercantum dalam Renstra Program Studi/Fakultas.

Komitmen institusi dalam mendukung program peningkatan mutu khususnya yang terkait

dengan proposal yang diajukan akan ditelaah antara lain dari: komitmen institusi dalam

mengembangkan dan memelihara good practices yang telah dan akan dikembangkan di

tingkat institusi. Komitmen ini ditunjukan pula dengan penyediaan dana pendamping.

2. Kualitas evaluasi diri (30%)

Evaluasi diri yang dimaksud di sini adalah evaluasi diri Program Studi secara keseluruhan

dan spesifik dikaitkan dengan :

1. Persyaratan akreditasi A dan ketercapaian Sasaran Mutu Universitas bagi PHK-PS

Pengembangan Prodi.

2. Persyaratan international acreditation dan atau international recognition serta

ketercapaianya Sasaran Mutu Universitas bagi PHK-PS Unggulan Prodi. Bagi program

dengan sasaran berupa international accreditation akan diberikan nilai plus.

Laporan evaluasi diri ditelaah dari 3 aspek yaitu :

1. Keluasan cakupan aspek yang dievaluasi,

2. Kedalaman analisis yang didukung oleh data/informasi yang handal dan memadai,

3. Ketepatan kesimpulan hasil evaluasi diri yang menggambarkan kemampuan prodi

untuk memilih parameter akreditasi dan poin sasaran mutu yang signifikan dan logic

thinking SWOT serta feasibility pendanaan,

4. Keterkaitan analisis SWOT dan program pengembangan yang diajukan.

5. UntukPHK-PS batch 2 harus terlihat benang merah yang menunjukkan keberlanjutan

program yang dicapai pada batch 1 dengan program yang diajukan pada batch 2

3. Mutu dan relevansi program yang diusulkan (30%)

Untuk aktivitas yang diusulkan harus disusun secara sistematis dan terprogram menuju

sasaran peningkatan kapasitas institusi yang telah ditetapkan. Kriteria ini akan digunakan

untuk menelaah kejelasan dan koherensi aktivitas yang diajukan.

Relevansi program harus ditunjukkan dengana tajam dan terukur mengkaitkan

mulai dari parameter akreditasi sesuai board yang dituju (tuliskan sesuai dengan

naskah asli dokumennya), sampai outcome rinci, kemudian produk, hingga indikator

capaiannya. Tunjukkan peran program yang diusulkan terhadap rangkaian benang

merah ini. Untuk memperjelas selain uraian ditambahkan pula diagram atau matriks,

bila perlu masukkan time frame nya.

7

4. Kelayakan implementasi dan keberlanjutan program yang diajukan (20%)

Penilaian pada aspek ini meliputi kejelasan mekanisme internal pelaksanaan program

pengembangan, kelayakan anggaran/program investasi (RAB), mekanisme penjaminan

keberlangsungan program dan good practices yang dihasilkan, serta jaminan ketersediaan

sumberdaya untuk mendukung pelaksanaan program.

VII. Komponen Pembiayaan

Bagian ini akan menjelaskan kaidah umum masing-masing komponen pembiayaan. Perlu

ditekankan di sini bahwa dana hibah ini ditujukan untuk pengembangan dan investasi, bukan

untuk memenuhi kebutuhan rutin unit pengusul. Pemanfaatan dana hibah untuk keperluan

rutin seperti honor atau tambahan gaji bagi staf atau karyawan perguruan tinggi sama sekali

tidak dapat dibenarkan. Proses pengadaan barang dan jasa yang bersumber dari dana

hibah ini harus mengikuti Perpres No. 54 Tahun 2010. Agar pengusul memiliki patokan

umum dalam menyusun anggaran yang akan diajukan, berikut diberikan kelompok

pembiayaan yang dapat diajukan.

G. Pengembangan staf non gelar dalam dan luar negeri

Pelatihan tak bergelar harus dilaksanakan oleh suatu institusi penyedia pelatihan di luar

institusi pelaksana hibah (bukan in house training). Biaya yang dapat diajukan mencakup

perjalanan pergi-pulang dan biaya pelatihan (at cost). Program pengembangan staf luar negeri

hanya ditujukan bagi program PHK-PS Unggulan Prodi.

H. Pengembangan Program

Pengembangan program dipergunakan untuk membiayai kegiatan internal kampus, yang

terdiri dari Lokakarya dan seminar atau pelatihan internal. Dana maksimal per kegiatan 15

juta dengan syarat menunjukan TOR. Dana ini tidak diperbolehkan untuk perjalanan dinas

peserta.

I. Komponen khusus

Komponen khusus adalah biaya yang dipergunakan untuk program-program yang harus

dilakukan untuk mencapai international acreditation dan atau international recognition.

Komponen ini dilengkapi dengan dokumen yang relevan dengan program yang diajukan.

J. Pengadaan barang

Pengadaan barang mencakup pengadaan: (1) pustaka, dan (2) peralatan laboratorium.

Mengingat terbatasnya jumlah dana yang tersedia, komponen ini tidak dimaksudkan untuk

investasi major, melainkan untuk peningkatan kapasitas dan pengembangan layanan saja.

Harga perhitungan sendiri (HPS) harus ditetapkan dengan mengacu pada ketentuan yang

berlaku. Dana hibah tidak dapat digunakan untuk pengadaan sarana kendaraan (motor dan

mobil) meskipun untuk keperluan kantor/manajemen.

8

K. Manajemen Program

Komponen ini hanya dapat didanai dari dana pendamping yang ditujukan untuk

mendukung penanganan dan administrasi proyek. Termasuk diantaranya : honorarium untuk

pengurus inti pelaksana program, operasi dan pemeliharaan peralatan yang akan diadakan

melalui kegiatan ini, serta kegiatan rutin sesuai dengan tugas pokok dan fungsi staf untuk

menunjang pelaksanaan aktivitas (seperti data entry, rapat rutin, dll). Dana pendamping yang

harus disediakan oleh setiap institusi pengusul minimal 10% dari dana yang diusulkan. Dana

pendamping ini harus dibuat rincian alokasinya.

VIII. Format Proposal

Satu Prodi hanya dapat menyampaikan satu proposal. Proposal ditulis menggunakan

bahasa Indonesia yang baik dan benar, dengan jarak baris 1 spasi (spasi tunggal),

menggunakan jenis huruf Times New Roman ukuran 12 points. Khusus untuk tabel, ukuran

font bisa diperkecil jika dirasa diperlukan untuk menghemat halaman.

Penulisan Proposal harus mengikuti struktur dan format berikut:

1. Halaman Judul (Cover)

Memuat informasi tentang nama institusi, seperti contoh pada Lampiran A

2. Halaman Identifikasi dan Pengesahan

Halaman ini berisi informasi ringkas tentang nama dan alamat lengkap Prodi, nama dan

alamat e-mail Ketua Pelaksana program di tingkat Prodi, seperti contoh pada Lampiran B

3. Halaman Pernyataan Dana Pendamping

Halaman ini berisi pernyataan singkat dari pimpinan Fakultas bahwa Fakultas sanggup

menyediakan dana pendamping, memenuhi semua persyaratan yang ditetapkan, dan

kesediaan untuk mengikuti aturan yang berlaku yang terkait dengan pengadaan dan

pengelolaan/pelaporan keuangan. Lihat contoh pada Lampiran C

4. Daftar Isi

5. Ringkasan Eksekutif (maksimum 1 halaman)

Memuat intisari Proposal, khususnya kesimpulan hasil evaluasi diri dan strategi yang

dipilih dan diajukan untuk pengembangan Prodi dan kaitannya dengan rencana

pengembangan Prodi secara keseluruhan.

6. Bab 1: Rencana strategis pengembangan Prodi (maksimum 4 halaman)

Bagian ini memuat informasi ringkas tentang rencana strategis Prodi yang saat ini

dijalankan dan dijadikan landasan untuk penyusunan rencana program pengembangan.

Informasi dimaksud paling tidak memuat jangka waktu renstra, visi dan misi Prodi, serta

strategi utama dan pola ilmiah pokok atau fokus Prodi yang telah ditetapkan. Kemudian

secara ringkas tuliskan hasil evaluasi atas pelaksanaan renstra tersebut dan capaian hingga

akhir Tahun 2012.

Dokumen Renstra Prodi/Fakultas (yang resmi dan saat ini berlaku) harus disampaikan

dalam dokumen terpisah.

9

7. Bab 2: Evaluasi diri di tingkat Prodi (maksimum 30 halaman)

Bagian ini berisi evaluasi diri di tingkat Prodi yang merupakan landasan untuk usulan

program pengembangan yang diajukan. Aspek-aspek yang dievaluasi adalah aspek-aspek

yang terkait langsung dan tidak langsung dengan aspek dan parameter-parameter

akreditasi BAN PT dan butir-butir Sasaran Mutu Universitas (bagi program PHK-PS

Pengembangan Prodi), sedangkan bagi PHK-PS Unggulan Prodi aspek dan parameter

yang dievaluasi sesuai dengan aspek dan parameter yang terkait langsung dengan

international acreditation dan atau international recognition yang dituju serta Sasaran

Mutu Universitas. Beberapa aspek yang perlu disajikan antara lain:

a. Profil lingkungan eksternal. Bagian ini memuat hasil analisis atas lingkungan eksternal Prodi yang relevan,

mencakup peluang dan tantangan yang dihadapi Prodi, khususnya terkait dengan

program yang diajukan.

b. Evaluasi sistem tatakelola dan organisasi prodi Bagian ini memuat hasil evaluasi atas organisasi dan sistem tata kelola (governance)

yang saat ini diterapkan di prodi dalam upaya untuk mengidentifikasi persoalan yang

dihadapi prodi menyangkut aspek-aspek tersebut. Evaluasi didasari atas suatu acuan

normatif untuk menetapkan efektivitas dan efisiensi sistem tatakelola dan organsiasi

yang ada.

c. Evaluasi kinerja dan manajemen program akademik Bagian ini memuat evaluasi penyelenggaraan program akademik oleh prodi yang

mencakup kegiatan pendidikan (seluruh jenjang pendidikan), penelitian, dan layanan

pada masyarakat. Dalam hal kinerja akademik, aspek-aspek yang dievaluasi

diharapkan meliputi aspek input, proses, dan output. Untuk bidang penelitian dan

layanan serta evaluasi misalnya menyangkut intensitas kegiatan, proyek penelitian atau

layanan yang telah dilakukan, hasil-hasil kegiatan seperti publikasi ilmiah, paten/HaKI,

dana kerjasama, dll. Dalam aspek manajemen program akademik, diharapkan

mencakup siklus lengkap proses manajemen yang meliputi perencanaan,

penyelenggaraan, pemantauan dan evaluasi, dan pengembangan. Profil akademik ini

harus dapat melandasi kesimpulan tentang kinerja program akademik yang

diselenggarakan, khususnya dalam hal efisiensi internal, mutu dan relevansi serta daya

saing prodi

d. Evaluasi ketersediaan dan manajemen sumberdaya Bagian ini memuat hasil evaluasi atas ketersediaan sumberdaya untuk mendukung

program prodi dan sistem manajemen sumberdaya yang diterapkan di prodi.

Sumberdaya dimaksud meliputi sumberdaya manusia (staf akademik dan non

akademik), keuangan, informasi, sarana dan prasarana. Dari aspek ketersediaan

dan kecukupan, evaluasi mencakup kelayakan dan daya dukung (service level)

sumberdaya yang dimiliki prodi untuk menyelenggarakan kegiatan akademik. Dari

aspek manajemen, evaluasi menyangkut siklus lengkap proses manajemen yang

meliputi perencanaan, penyelenggaraan, pemantauan dan evaluasi, dan pengembangan.

e. Evaluasi sistem penjaminan mutu di tingkat fakultas. Bagian ini memuat evaluasi atas penerapan sistem penjaminan mutu di tingkat

fakultas, yang meliputi evaluasi sistem manajemen mutu, kelembagaan, dan

sumberdaya pelaksana Quality Assurance.

f. Evaluasi aspek-aspek lain yang harus ditambahkan yang berkaitan dengan

spesifikasi tujuan hibah yang disasar (poin ini memberikan bobot penting bagi

10

penilaian).

g. Ringkasan evaluasi diri. Bagian ini memuat ringkasan evaluasi diri yang dilandasi atas kelemahan atau

permasalahan, kekuatan atau potensi yang ada di prodi dan peluang serta tantangan

yang dihadapi prodi. Bagian ini harus mencerminkan posisi relatif prodi serta menjadi

dasar untuk menetapkan pilihan strategi yang diajukan.

h. Ringkasan strategi/solusi alternatif

Untuk menyelesaikan persoalan yang teridentifikasi atau strategi untuk

mengembangkan potensi yang ada, yang merupakan hasil sintesa dari kesimpulan

evaluasi diri. Di dalam ringkasan ini dijelaskan peta dan benang merah yang

menggambarkan hubungan antara outcome dan rincian outcome (sebutkan butir

referensi parameter akreditasi di naskah asli dari board yang disasar) dengan output

dan indicator kinerja. Tambahkan matriks atau diagram sebagai penjelas.

i. Nilai baseline indikator kinerja utama dan indikator kinerja tambahan. Nilai baseline didasarkan pada pencermatan kecenderungan 3 tahun terakhir dari

setiap indikator kinerja yang bersesuaian.

8. Bab 3: Usulan program pengembangan (maksimum 20 halaman).

Bagian ini berisi usulan program dan rincian aktivitas. Setiap aktivitas yang diusulkan

sesuai dengan kebutuhan yang tercermin dalam evaluasi diri.

Bagian ini harus memuat:

a) Tujuan

Rumusan tujuan mengacu pada tujuan hibah ini dan dipertajam sesuai dengan hasil

dari analisis swot dan latarbelakang yang juga tercermin dalam judul.

b) Sasaran

Rumusan sasaran mengacu pada sasaran hibah ini dan dipertajam sesuai dengan hasil

dari latar belakang, evaluasi diri, termasuk analisis swot dan lainnya.

c) Outcomes

Outcome untuk program PHK-PS PP adalah terakreditasinya Program Studi dengan

nilai A dan tercapaianya Sasaran Mutu Universitas. Tambahkan outcome rincian yang

spesifik sesuai dengan parameter akreditasi dari BAN-PT yang dituju.

Outcome untuk program PHK-PS UP adalah terakreditasinya Program Studi dengan

international acreditation dan atau international recognition serta tercapaianya

Sasaran Mutu Universitas. Ada Outcome rincian yang spesifik sesuai dengan

parameter akreditasi dari board yang dituju sesuai dengan disiplin ilmunya.

d) Output

Output untuk program PHK-PS PP adalah produk yang berkaitan dengan syarat

kenaikan akreditasi Program Studi ke nilai A dan Sasaran Mutu Universitas. Ada

penjelasan atau peta benang merah yang menggambarkan hubungan rumusan output

dengan outcome rincian yang dituju.

Output untuk program PHK-PS UP adalah produk yang berkaitan dengan

international acreditation dan atau international recognition serta Sasaran Mutu

Universitas. Ada penjelasan atau peta benang merah yang menggambarkan hubungan

rumusan output dengan outcome rincian yang dituju.

e) Indikator Kinerja

Indikator kinerja program PHK-PS PP adalah peningkatan capaian pada parameter

yang berkaitan dengan syarat kenaikan akreditasi Program Studi ke nilai A dan

11

Sasaran Mutu Universitas. Ada penjelasan atau peta benang merah yang

menggambarkan hubungan rumusan indikator kinerja dengan output dan dengan

outcome rincian yang dituju.

Indikator kinerja program PHK-PS UP adalah peningkatan capaian pada parameter

yang berkaitan dengan syarat international acreditation dan atau international

recognition serta Sasaran Mutu Universitas. Ada penjelasan atau peta benang merah

yang menggambarkan hubungan rumusan indicator kinerja dengan output dan dengan

outcome rincian yang dituju

f) Deskripsi usulan aktifitas

Deskripsi setiap usulan aktivitas disarankan mengikuti struktur sebagai berikut: judul

aktivitas, latar belakang, rasional, tujuan, mekanisme dan rancangan, jadwal

pelaksanaan, indikator aktivitas (serta indikator kinerja utama yang relevan),

sumberdaya yang dibutuhkan, keberlanjutan, unit terkait dan penanggung jawab

kegiatan.

Contoh format untuk deskripsi masing-masing aktivitas dapat dilihat pada Lampiran D

9. Bab 4: Rekapitulasi Anggaran

Rekapitulasi anggaran merupakan usulan anggaran total prodi yang didasarkan atas usulan

anggaran pada setiap aktivitas yang direncanakan. Lihat contoh pada Lampiran E.

Rekapitulasi anggaran dana pendamping disajikan sesuai Lampiran F .

10. Lampiran, berisi data dan informasi pendukung yang relevan dengan isi

evaluasi diri dan program pengembangan.

IX. Jadwal Pemasukan Proposal

Usulan PHK-PS akan diproses sesuai dengan jadwal berikut:

No Kegiatan Tanggal (Tahun 2011)

1 Penyusunan Panduan Mingu III & IV Oktober – Minggu I November

2011

2 Sosialisasi Minggu II dan III November 2011

3 Penyusunan Proposal Minggu IV November– Minggu III Desember

2011

4 Seleksi dan Kontrak:

a Persiapan, Administrasi Minggu III Desember 2011

b Desk Evaluasi Minggu IV Desember 2011

c Site visite Minggu I Januari 2012

d Pengumuman pemenang Minggu II Januari 2012

E Penyusunan RIP Minggu III Januari 2012

F Negocosting Minggu IV Januari 2012

g Kontrak Minggu IV Januari 2012

5 Pelaksanaan Minggu I Februari – Minggu III Oktober 2012

6 Laporan Antara pelaksana hibah Minggu II Juni 2012

7 Laporan Akhir pelaksana hibah Minggu III Oktober 2012

8 Proses Monev internal Minggu III Januari - November 2012

Laporan Monev tahap pertama (RIP) Minggu III Januari 2012

Laporan Monev tahap antara Minggu III Juli 2012

12

Laporan Monev akhir Minggu I November 2012

9 Diseminasi Laporan akhir

penyelenggara hibah

Minggu III November 2012

X. Administrasi Hibah

Proposal yang diajukan dicetak dalam kertas ukuran A4 dengan font standar ukuran 12 pt,

dengan format sampul depan seperti pada Lampiran 1. Proposal dibuat rangkap 5 (lima), di

jilid dengan warna halaman sampul putih. Proposal dan softcopy yang direkam pada CD (

rangkap 5) dengan format PDF. Semua yang ada di hard copy (termasuk lampiran

lampiran dan salinan naskah asli dokumen parameter akreditasi dari board yang dituju

) harus ada juga di CD soft copy, dan disampaikan ke: Badan Pengembangan Akademik

Universitas Islam Indonesia, Gedung GBPH Prabuningrat lantai 3. Kampus Terpadu.,

Telepon: 898444-1311 pada tanggal seperti tersebut dalam tabel di atas paling lambat pukul

15.00 WIB. Informasi mengenai program hibah ini dapat dilihat pada situs http://bpa.uii.ac.id/

http://bpa.uii.ac.id/

13

XI. LAMPIRAN

L. Format Sampul Depan

PROPOSAL

PROGRAM HIBAH KOMPETISI PRODI

Tahun Anggaran 2012

Judul:….

Tipe program1:

I. PHK-PS PP

II.PHK-PS UP

Batch2

:I/II

(Nama Program Studi)

Badan Pengembangan Akademik

UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

2012

1 Coretlah yang tidak sesuai

2 Coret yang tidak sesuai

14

A. Halaman Identifikasi dan Pengesahan

1 Program Studi : __________________________________

2 Fakultas : __________________________________

3 Penanggung Jawab : _____ Dekan _______

4 Ketua Pelaksana : Ketua Program Studi

5 Koordinator Program

N a m a : __________________________________

Alamat : __________________________________

Telepon Kantor : __________________________________

Telepon Cellular : __________________________________

Fax : __________________________________

e-mail : __________________________________

Ketua Pelaksana

( ……………… )

Koordinator Program

(……………………. )

Penanggung Jawab

( ………………………)

Koordinator Program adalah ketua gugus tugas untuk implementasi hibah yang ditunjuk oleh

Ketua Program Studi

15

B. Pernyataan Komitmen Dana Pendamping

PERNYATAAN KOMITMEN DANA PENDAMPING UNTUK PROGRAM HIBAH

KOMPETISI PRODI TAHUN ANGGARAN 2012

Kami sebagai Dekan……………dengan ini menyatakan bersedia menyediakan dana

pendamping sebesar 10% dari total anggaran PHK-PS yang diajukan oleh Program Studi

……… yaitu sebesar Rp....

Dalam melaksanakan program hibah yang didanai oleh UII melalui BPA ini, kami bersedia

memenuhi semua persyaratan sebagaimana ditetapkan dalam panduan dan mengikuti aturan

UII yang terkait dengan pengelolaan keuangan serta pengadaan barang.

Dekan

(Materai Rp. 6.000,-)

(………………………)

C. Format Usulan Aktivitas

<Tuliskan judul aktivitas>

1. Latar Belakang

Penjelasan mengenai akar permasalahan atau potensi yang telah berhasil diidentifikasi

pada evaluasi diri, yang akan diselesaikan atau dikembangkan dengan melaksanakan

aktivitas ini. Nomor halaman dalam laporan evaluasi diri di mana masalah atau potensi

tersebut diidentifikasi harus dicantumkan.

Dalam latar belakang dijelaskan posisi aktifitas yang diusulkan terhadap tujuan, sasaran,

dan outcome

2. Rasional Jelaskan argumentasi (alasan) tentang mengapa usulan aktivitas ini adalah pilihan yang

tepat untuk menyelesaikan akar permasalahan yang disampaikan pada latar belakang.

Untuk PHK-PS batch 2, tunjukkan bahwa program pada batch 2 merupakan keberlanjutan

dari program pada batch 1.

3. Tujuan Uraikan tujuan yang ingin dicapai oleh kegiatan ini dan dampak yang diharapkan serta

keterkaitan dengan tujuan, sasaran, dan outcome program secara keseluruhan yang akan

dicapai. Penetapan tujuan harus dapat dijabarkan menjadi indikator kinerja yang terukur.

4. Mekanisme dan Rancangan

Uraikan rincian, tahapan, dan langkah-langkah aktivitas (sub-aktivitas) yang akan

dilaksanakan, secara ringkas dan jelas dalam bentuk narasi untuk mencapai tujuan yang

16

ditargetkan. Sub-aktivitas bukan merupakan kegiatan investasi.

5. Sumberdaya yang dibutuhkan Berdasarkan mekanisme dan rancangan, jelaskan sumberdaya beserta sumber pendanaan

yang dibutuhkan untuk melakukan setiap sub-aktivitas (selama 1 tahun), sebutkan sumber

daya yang sudah ada (existing). Gunakan tabel sumberdaya seperti contoh pada Lampiran

E, sajikan tabel tersebut langsung di sini. Bagian ini menjadi dasar untuk pengusulan

pengadaan barang dan training peningkatan keahlian staf maupun teknikal asisten..

6. Jadwal Pelaksanaan

Tentukan rincian jadwal yang realistik dan logis sesuai dengan tahapan pelaksanaan

kegiatan sebagaimana diuraikan dalam Mekanisme & Rancangan.

Rencana

Aktivitas

Tahun 2012

02 03 04 05 06 07 08 09 10 11

<sub-aktivitas a>

<sub-aktivitas b>

<sub-aktivitas c>

<sub-aktivitas n>

7. Indikator Keberhasilan Aktivitas

Indikator keberhasilan aktivitas adalah ukuran pencapaian tujuan.

Cantumkan kondisi pada saat sebelum ada hibah dan target indikator kinerja setelah

ada hibah.

Indikator Kinerja Sebelum hibah Setelah program

hibah Batch 1

Setelah program

hibah Batch 2

<indikator 1>

<indikator 2>

<indikator 3>

8. Keberlanjutan

Jelaskan bagaimana aktivitas ini dapat terus berlanjut setelah program hibah selesai.

Implikasi finansial, alokasi sumberdaya dan komitmen manajemen perlu disampaikan pada

bagian ini.

9. Penanggungjawab Aktivitas <sebutkan nama penanggungjawab kegiatan>

D. Tabel biaya yang dibutuhkan

No Tahun/Aktivitas

Komponen Pembiayaan (Ribu Rp.) Total

<Komp.

Biaya

1>1

<Komp.

Biaya

2>

<Komp.

Biaya

3>

<Komp.

Biaya

4>

<Komp.

Biaya

5>

<Komp.

Biaya

6>

<Komp.

Biaya

7>

<Komp.

Biaya

8>

Ribu

Rp.

1 <aktivitas 1>

2 <aktivitas 2>

... …

n <aktivitas n>

Total Usulan

Anggaran

Prosentase Usulan

Anggaran

% % % % % % % % 100%

17

E. Tabel RAB Dana Pendamping

No Kegiatan Manajemen Volume Satuan Harga

Satuan

Jumlah

1 Komponen Manajemen 1

2 Komponen Manajemen 2

... ...

n Komponen Manajemen n

Total Usulan Anggaran

F. Formulir Pengadaan Barang

Jenis

Peralatan

Nama

Peralatan

Spesifikasi

Teknis

Jumlah Fasilitas

Pendukung

Perkiraan

Biaya

(ribuanrupiah)

I. Peralatan

Laboratoriu

m

1. ...

2. ...

n. ...

II..........

1. ...

2. ...

n. ...

III.........

1. ...

2. ...

n. ...

V. Peralatan

Pendukung2

1. ...

2. ...

n. ...

Total dana peralatan

Spesifikasi Rinci untuk Pengadaan Bahan Pustaka

Judul

Buku Pengarang Penerbit ISBN Jumlah

Biaya per

Unit

Total

Biaya

(ribuan

rupiah)

Total X

18

Spesifikasi Rinci untuk Pengembangan Staf

Pendidikan Tidak Bergelar Dalam Negeri

Uraian Nama

Calon

Bidang

Studi

Perguruan

Tinggi/Instansi

yang dituju

Perkiraan

Lamastudi

(hari/minggu/bln

Perkiraan

Biaya

(ribuan

rupiah)

Total

G. Contoh Laporan Buku Kas Umum

BUKU KAS UMUM

Bulan : ………….. Tahun 2012

Penerimaan

Pengeluaran

Debet Kredit

Tanggal Uraian No.

Bukti

Jumlah Tanggal Uraian No.

Bukti

Jumlah

Transaksi 1 Transaksi 1

Transaksi 2 Transaksi 2

Transaksi 3

Transaksi n

Jumlah dipindahkan ……….. Jumlah dipindahkan ………..

Ketua Pelaksana/Ketua Prodi

(………………………)

Koordinator Program

(………………………)

Tabel ini hanya digunakan untuk penyusunan laporan pelaksanaan untuk Program Studi yang

menerima hibah. Pada saat pengajuan proposal tabel ini dikosongkan saja

19

H. Contoh Laporan Keuangan (Laporan Tengah)

LAPORAN KEUANGAN (LAPORAN TENGAH)

Bukti

Uraian

Transaksi

Penerimaan

(Rp)

Pengeluaran

(Rp)

Saldo (Rp)

Nomor Tanggal


(………………………)

Koordinator Program

(………………………)


menerima hibah. Pada saat pengajuan proposal tabel ini dikosongkan saja

I. Contoh Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan (Triwulan)

LAPORAN REALISASI FISIK (TRIWULAN)

No Jenis

Kegiatan

Satuan Volume

Rencana

Volume

Realisasi

Keterangan

1. Program Ruang

2. Pengadaan Unit

3. Pembangunan Paket

n .

..


(………………………)

Koordinator Program

(………………………)


menerima hibah. Pada saat pengajuan proposal tabel ini dikosongkan saja.

panduan penyusunan proposal phk-ps uii 2012.pdf

Documents