panduan (manual book) t r a n s p o ssoftwarekita.com/image/data/manual book transpos 2011... ·...

TT RR AA NN SS PP OO SS

Panduan (Manual Book)

standard

versi 2011 [Build 3.70] update 1 Maret 2015 Copyright© 2010-2011

DAFTAR ISI

1. PENDAHULUAN 1.1. Tentang TransPOS �� 1 1.2. Fitur-fitur ��.. 1 1.3. Garansi ��. 4 1.4. Dongle �� 4 1.5. Pra Instalasi ��. 4 1.6. Instalasi ��. 5 1.7. Registrasi ��.. 6 1.8. Membuka Program ��.. 8 1.9. Alur Penjualan Retail ��.. 9

2. SETTING AWAL 2.1. Setting Regional & Date Time Windows �� 10 2.2. Setting Data ��.��.. 10 2.3. Setting Resolusi Monitor ��. 12 2.4. Setting Awalan Komputer ��. 12 2.5. Identitas Usaha & Setting Program ��. 12 2.6. Setting Printer �� 13 2.7. Setting Cash Drawer �� 15 2.8. Hak Akses User ��.. 16

3. MENGISI DATA MASTER 3.1. Data Pelanggan ��.. 17 3.2. Data Supplier �� 18 3.3. Data Kategori Barang �� 19 3.4. Data Barang ��. 20

4. TRANSAKSI-TRANSAKSI 4.1. Stok/ Persediaan

4.1.1. Stok Awal �� 23 4.1.2. Stok Opname �� 24

4.2. Pembelian 4.2.1. Pembelian �� 25 4.2.2. Retur Beli ��. 27 4.2.3. Hutang ��. 28

4.3. Penjualan 4.3.1. Penjualan �� 30

A. Penjualan Tunai ��. 31 B. Penjualan Kredit ��. 31 C. Pending/Hold Penjualan ��.. 31 D. Lain-lain ��. 32 E. Print Faktur Jual ��.. 33 F. Edit Data Penjualan �� 33 G. Hapus Data Penjualan �� 33 H. Reset No. Nota/Faktur ��.. 33

4.3.2. Retur Jual ��.. 34 4.3.3. Piutang �� 35

4.4. Transaksi Kasir 4.4.1. Modal Kasir ��. 36 4.4.2. Pengeluaran Lain ��.. 36 4.4.3. Uang dalam Cash Drawer ��.. 36

*

4.4.4. Laporan Penjualan Kasir ��. 37

5. LAPORAN-LAPORAN ……………………………………… 38

6. BACKUP & BUKA FILE BACKUP ……………………………………… 39

7. DATA BARU ………………………………………………………… 40

8. PERBAIKI & OPTIMALKAN DATA ………………………………………… 40

9. JARINGAN (LAN) ……………………………………………………. 42

10. PERANGKAS KERAS TRANSPOS ……………………………………. 44

11. DUKUNGAN TEKNIS ………………………………………………… 45

Panduan TRANSPOS 2011 Standard

Hal 1 dari 45

1. PENDAHULUAN 1.1. TENTANG TRANSPOS

Software TRANSPOS dirancang untuk mengelola transaksi pada Penjualan Retail. Pengelolaan itu meliputi: 1. Penjualan 2. Pembelian 3. Hutang 4. Piutang 5. Stok/ persediaan 6. Data Pelanggan 7. Data Supplier 8. Data Barang 9. dll Software TRANSPOS dirancang untuk mempermudah dalam melakukan transaksi. Tidak hanya itu saja pengoperasian TransPOS mudah dan dapat menyajikan data yang akurat dalam beberapa jenis laporan termasuk laporan keuangan. Transpos juga dilengkapi fasilitas-fasilitas lain yang mendukung dan mempermudah pihak manajemen dalam mengelola usaha penjualan retailnya. Software TRANSPOS dirancang sedemikian rupa sehingga dapat mengakomodasi semua aktivitas Penjualan Retail dan dirancang sesuai apa yang dibutuhkan dalam Penjualan Retail sehingga benar-benar efektif dan pas untuk Anda. Software TRANSPOS mempunyai kelebihan yaitu: 1. Mudah digunakan & mudah dirawat 2. Stabil 3. Secure 4. Fitur Lengkap 5. Handal & Teruji 6. Dukungan Teknis

1. TransPOS 2011 Standard bisa memilih menggunakan tipe Lisensi: OEM atau Dongle.

2. TransPOS 2011 Standard dengan tipe Lisensi Dongle masih memerlukan Registrasi yang bertujuan untuk: a. Identitas & Kepastian hak user b. Administrasi & security di pihak TransCODE

1.2. FITUR-FITUR Berikut ini adalah fitur-fitur software TransPOS 2011 versi Standar, Prima & Enterprise.

No. F i t u r TransPOS Standard

TransPOS Prima

TransPOS Enterprise

A. F i t u r U m u m

1 Multi User Ya Ya Ya

2 Multi Gudang -- Ya Ya

3 Mutasi Stok -- Ya Ya

4 Pengaturan Hak Akses (Flexible) Ya Ya Ya

5 Harga Bertingkat (Harga Grosir) Ya Ya Ya

6 Multi Hold (Pending) Antrian Penjualan Ya Ya Ya

7 Gabung Meja (Join Bill) -- Rumah Makan, Café, dll Ya Ya Ya

8 Penjualan & Pembelian Kredit Ya Ya Ya

9 Pembayaran/Pelunasan Hutang & Piutang Flexible Ya Ya Ya

10 Retur Penjualan & Pembelian Ya Ya Ya


Hal 2 dari 45

11 Edit/Koreksi & Hapus Penjualan & Pembelian Ya Ya Ya

12 Stok Awal Ya Ya Ya

13 Stok Opname Ya Ya Ya

14 Kartu Stok Ya Ya Ya

15 Konsinyasi Pembelian -- Ya Ya

17 PO/SO (Purchase & Sales Order) -- Ya Ya

18 Perhitungan HPP metode Average (rata-rata) Ya Ya Ya

19 Perhitungan HPP metode LIFO/FIFO -- -- (*)

20 Pembukuan (Book Keeping) -- Ya --

21 Akuntansi (Accounting) -- -- Ya

22 Fasilitas Pencarian Data (Flexible) Ya Ya Ya

23 Laporan Rugi/Laba Ya Ya Ya

24 Ubah Warna Theme Ya Ya Ya

25 Cetak/Print Faktur Pembelian & Penjualan Ya Ya Ya

26 Discount Pembelian & Penjualan (per Barang & Faktur) Ya Ya Ya

27 Tambah data barang di Form Pembelian Ya Ya Ya

28 Edit harga bertingkat di Form Pembelian Ya Ya Ya

29 Data Pelanggan Ya Ya Ya

30 Data Sales & Komisi -- Ya Ya

31 Data Supplier Ya Ya Ya

32 Laporan per Kasir Ya Ya Ya

33 Backup & Restore Data Ya Ya Ya

34 Repair/Fix Data Ya Ya Ya

35 Setting Nama Toko/Usaha, Alamat & Telepon Ya Ya Ya

36 Mendukung Pengoperasian Tombol Keyboard (shortcut)

Ya Ya Ya

37 Mendukung jaringan LAN Ya Ya Ya

38 Mendukung Barcode Scanner (Pembelian & Penjualan) Ya Ya Ya

39 Mendukung Mini Printer (beberapa tipe & merk) Ya Ya Ya

40 Mendukung Cash Drawer Ya Ya Ya

41 Mendukung Cetak Label Harga -- Ya Ya

42 Mendukung Cetak Label Barcode -- Ya Ya

43 Mendukung Cetak Data Barang Ya Ya Ya

44 Mendukung Cetak Data Pelanggan, Supplier & Sales --|Ya|-- Ya|Ya|Ya Ya|Ya|Ya

45 Mendukung Cetak Item Barang di Struk 2 Baris -- Ya Ya

46 Direct Print -- Cetak Struk (Tanpa Driver - lebih cepat) Ya Ya Ya

47 Driver Printer -- Cetak Struk Ya Ya Ya

48 Data Barang & Transaksi tidak dibatasi Ya Ya Ya

49 Update Fitur Gratis Ya Ya Ya

50 Garansi (Support System) Software 1 Tahun 6 bln Ya Ya

51 Panduan (Manual Book) Ya Ya Ya

52 Compatibility: Windows98/ME/2000/NT/XP Ya Ya Ya

53 Lisensi Software (2 komputer) 1 PC Ya Ya

54 Tipe Lisensi OEM / 1 Dongle 1 & 2 Dongle 1 & 2 Dongle

(*) dalam pengembangan

B. F i t u r K a s i r

1 Gabung Item Penjualan di Layar (dg Barcode Scanner atau Keyboard)

Ya Ya Ya

2 Hapus item Penjualan di Layar Ya Ya Ya

3 Bersihkan tampilan di Layar (Cancel) Ya Ya Ya

4 Cetak Ulang struk/nota Ya Ya Ya

5 Pencatatan Modal & Pengeluaran Kasir Ya Ya Ya

6 Cetak Laporan Keuangan Kasir (kertas 75mm) Ya Ya Ya

7 Display informasi stok Ya Ya Ya

8 Display Teks Berjalan Ya Ya Ya

9 Pilihan Cetak Struk atau Tidak Ya Ya Ya

10 Setting printer struk/nota Ya Ya Ya

11 Indikator pengingat harga Satuan & Diskon (bila di bawah harga jual)

Ya Ya Ya

12 Cetak Laporan Kasir dengan Printer Mini (kertas 75mm) Ya Ya Ya

13 Tombol shortcut buka Cash Drawer tanpa Print dulu Ya Ya Ya

14 Laporan Kasir :

a. Laporan per Nota Ya Ya Ya

b. Laporan Penjualan Bersih Ya Ya Ya

c. Laporan per Jenis Barang Ya Ya Ya

d. Laporan Pengeluaran Ya Ya Ya

*


Hal 3 dari 45

C. Laporan-Laporan

1 Laporan Stok :

a. Nilai Persediaan Barang Ya Ya Ya

b. Stok di Bawah Limit Ya Ya Ya

c. Daftar Harga Jual Ya Ya Ya

d. Barang Tidak Laku Ya Ya Ya

e. Mutasi Stok -- Ya Ya

f. Stok Opname Ya Ya Ya

g. Kartu Stok Ya Ya Ya

2 Laporan Pembelian :

a. Pembelian Total Ya Ya Ya

b. Pembelian Detail Ya Ya Ya

c. Pembelian per Supplier Ya Ya Ya

d. Pembelian per Kategori Ya Ya Ya

e. Retur Pembelian Ya Ya Ya

3 Laporan Penjualan :

a. Penjualan Total Ya Ya Ya

b. Penjualan Detail Ya Ya Ya

c. Penjualan per Pelanggan Ya Ya Ya

d. Penjualan per Supplier -- Ya Ya

e. Penjualan per Kategori Ya Ya Ya

f. Penjualan per Sales & Kalkulator Komisi -- Ya Ya

g. Penjualan per Kasir Ya Ya Ya

h. Ranking Penjualan -- Ya Ya

i. Retur Penjualan Ya Ya Ya

j. Pesanan Barang (SO) Ya Ya Ya

4 Laporan Hutang

a. Hutang & Konsinyasi per Supplier Ya/-- Ya Ya

b. Pembayaran Hutang & Konsinyasi Ya/-- Ya Ya

c. Analisa Umur Hutang Ya Ya Ya

5 Laporan Piutang

a. Piutang per Pelanggan Ya Ya Ya

b. Pelunasan Piutang Ya Ya Ya

c. Analisa umur Piutang Ya Ya Ya

6 Keuangan :

a. Laba / Rugi Total Ya Ya Ya

b. Laba / Rugi per Kategori Ya Ya Ya

c. Laba / Rugi per Supplier Ya Ya Ya

d. Laba per Pelanggan -- Ya Ya

e. Laba / Rugi per Tahun (bersih) -- Ya Ya

D. Pembukuan / Akuntansi

1 Saldo awal -- Ya Ya

2 Daftar Perkiraan/Akun -- -- Ya

3 Jurnal Kas -- Ya Ya

4 Jurnal Umum -- -- Ya

5 Daftar Transaksi Jurnal -- Ya Ya

6 Edit/Koreksi & Hapus Transaksi Jurnal -- Ya Ya

7 Posting Otomatis & Unposting -- Ya Ya

8 Laporan Jurnal Kas -- Ya Ya

9 Laporan Jurnal per Perkiraan -- -- Ya

10 Buku Besar -- -- Ya

11 Neraca -- -- Ya

12 Rugi / Laba -- Ya Ya

13 Tutup Tahun /Periode -- Ya Ya

*


Hal 4 dari 45

1.3. GARANSI � Garansi berlaku bila kerusakan/ kesalahan (bugs) berasal dari software TransPOS.

Untuk hal ini TransCODE akan melakukan perbaikan & hasilnya akan diupdate di periode Update software selanjutnya (Periode Update software sepenuhnya adalah Hak TransCODE).

� Garansi tidak berlaku bila kerusakan/ kesalahan disebabkan diluar software TransPOS. » Terinfeksi virus

(Penyebab: terkoneksi internet dan copy/transfer file dari atau ke flash disk, CD atau media storage lain).

» Bugs atau erorr dari software atau program aplikasi lainnya (Misal: corrupt file windows/ Operating system, Crash antar file program).

» Kerusakan hardware atau peralatan komputer (Misal: aus/umur, tegangan listrik tidak stabil, perawatan salah/kurang)

» Kesalahan operasional oleh operator/user (Misal: pemasangan alat-alat listrik yg salah, perawatan salah/kurang, file/data terhapus, modifikasi file, hacking & cracking, decompiLe, overloading, perbaikan sendiri).

� Garansi berlaku dalam jangka waktu 6 bulan sampai dengan 1 tahun tergantung jenis dan versi Produk (lihat di Tabel spesifikasi atau fitur software).

� Garansi tidak berlaku bila ada pergantian/perubahan system security (keamanan) software TransCODE.

1.4. DONGLE

TransCODE tidak menjual Dongle terpisah dari software (melekat & merupakan bagian dari Lisensi software), namun TransCODE memberikan toleransi penggantian Dongle dengan kondisi & ketentuan di bawah ini: 1. Kondisi A (Rusak & dikembalikan):

a. Toleransi penggantian Dongle sebanyak:

� Maks. 1 dongle : untuk software versi Standard atau versi dengan 1 dongle. � Maks. 2 dongle : untuk software versi Prima & Enterprise atau versi dengan 2

dongle. b. Harga Dongle pengganti @ Rp. 200.000,- c. Dongle pengganti kami kirim setelah Dongle yang rusak dikembalikan oleh user ke

TransCODE & telah diverifikasi. d. Bila Dongle pengganti dari TrasnCODE ingin langsung dikirim (agar cepat), sambil

menunggu kiriman Dongle rusak dari user/client maka sbb: � Pembayaran Uang jaminan penggantian Dongle = @ 60% dari Harga Software � Telah mengirimkan via email Bukti Pengiriman pengembalian Dongle rusak. � Uang Jaminan akan kami kembalikan (refund) via Transfer Bank jika Dongle

rusak sudah kami terima & telah kami verifikasi. 2. Kondisi B (Rusak/Hilang & tidak dikembalikan):

a. Toleransi penggantian Dongle sebanyak: � Maks. 1 dongle: untuk software versi Standard atau versi dengan 1 dongle. � Maks. 2 dongle: untuk software versi Prima & Enterprise atau versi dengan 2

dongle. b. Harga Dongle pengganti total (untuk versi dengan 1 & 2 Dongle):

� 60% dari Harga Software per Lisensi Software (kurang dari atau sama dengan 1,5

tahun setelah tanggal Registrasi yang pertama kali

� 40% dari Harga Software per Lisensi Software (lebih dari 1,5 tahun setelah tanggal

Registrasi yang pertama kali) c. Harga Dongle pengganti satuan (khusus untuk versi dengan 2 Dongle):

� @ 35% dari Harga Software per Lisensi Software (kurang dari atau sama dengan 1,5

tahun setelah tanggal Registrasi yang pertama kali

� @ 25% dari Harga Software per Lisensi Software (lebih dari 1,5 tahun setelah tanggal

Registrasi yang pertama kali) Keterangan: - Harga Dongle Pengganti belum termasuk ongkos kirim, handling fee & PPn (bila ada) - Harga Dongle Penganti dapat berubah sewaktu-waktu (tergantung dari kurs dollar & harga yang

kami tetapkan)

- Apabila user/client melanggar ketentuan di atas akan kami masukkan dalam daftar Black List.

1.5. PRA INSTALASI

Sebelum instalasi TransPOS langkah-langkah yang harus dilakukan adalah: 1. Pastikan Komputer dalam kondisi baik (minimal belum pernah diservice), khususnya

komponen sbb:

*


Hal 5 dari 45

- Motherboard - Processor - Hard Disk - Baterei CMOS

pengaruh: bila hardware di atas rusak, lisensi software harus diganti baru karena dianggap beda komputer (tidak berlaku untuk tipe Lisensi Dongle)

2. Pastikan menggunakan backup power (UPS) pengaruh: kerusakan/corrupt data (sangat mungkin terjadi bila listrik sering mati/tidak stabil)

3. Pastikan pemasangan peralatan-peralatan listrik aman pengaruh: umur hardware & lisensi

4. Sebaiknya Format Ulang Windows dahulu pengaruh: kebersihan komputer dari kerusakan data karena corrupt, crash & virus

5. Sangat dianjurkan komputer yang di instal TransPOS khusus hanya untuk keperluan Penjualan Retail atau PoS (Point of Sales) saja pengaruh: kerusakan data karena corrupt & virus

6. Pastikan penggunaan Anti Virus yang diupdate secara berkala pengaruh: kerusakan/hilang data

7. Backup data secara rutin periodik pengaruh: pada saat kondisi force majeur (darurat)

8. Pastikan penggunaan media backup lain (Flash Disk atau CD) & secara manual (buku harian transaksi) pengaruh: pada saat kondisi force majeur (darurat)

9. Apabila nantinya Windows diformat/instal ulang harus dari Master CD windows yang sama (tidak berlaku untuk tipe Lisensi Dongle) pengaruh: lisensi software

10. TransPOS berjalan optimal di Windows XP namun juga bisa berjalan di Win 98 SE, Win ME, Win 2000 & Win NT. Windows 7 kami tidak sarankan namun bisa dicoba dahulu diinstal & diexplore dahulu selama masa percobaan/latihan. Apabila semua fitur TransPOS bisa di gunakan normal & tidak ada masalah silahkan lanjutkan dengan Windows 7.

pengaruh: lisensi software

� Sangat Dianjurkan Membaca: � Lisensi software (di CD TransPOS)

� Informasi-informasi yang ada di website

1.6. INSTALASI

Sebelum software TransPOS bisa dijalankan, terlebih dahulu dilakukan proses Instalasi pada komputer Anda. Langkah-langkah instalasi software TransPOS adalah sebagai berikut: 1. Masukkan CD TransPOS ke CDROM atau DVDROM pada komputer Anda 2. Muncul menu pilihan sebagai berikut:

*


Hal 6 dari 45

3. Klik menu Install TransPOS � Lanjut 4. Klik tombol Browse (bila ingin mengganti letak direktori) � Lanjut 5. Klik Instal � Selesai

(buat Icon /create shortcut di layar desktop, agar nantinya memudahkan dalam membuka/akses)

� Catatan Kondisi Instalasi 1. Tanpa CD TransPOS (file dari email):

– double klik (klik 2x) file Installer TransPOS 2011 Standard.exe � klik Lanjut � lanjutkan langkah point ke-3 di atas

2. Autorun CD TransPOS tidak berfungsi

– Autorun CD TransPOS tidak berfungsi: browse file setup.exe dalam CD dengan Windows Explorer � klik Lanjut � lanjutkan langkah point ke-3 di atas

1.7. REGISTRASI Registrasi adalah proses pendaftaran hak penggunaan program sehingga hak user lebih terjamin. Adapun registrasi dapat dilakukan setelah proses instalasi selesai atau setelah masa uji coba program (15 hari) selesai.

Sebelum melakukan registrasi lakukan sebagai berikut: 1. Cek penanggalan (Date & Time) pada komputer Anda 2. Pastikan Baterei CMOS di Komputer masih bagus (tidak checksum error) Sebelum Registrasi, sangat dianjurkan juga:

– Latihan & explore fitur-fitur di TransPOS – Cek & setting Komputer – Cek & setting Hardware PoS (Printer, Barcode Scanner & Cash Drawer) – Cek & setting Hardware Jaringan (Port LAN atau LAN Card, dll)

a. Kode install

Lihat kode install berwarna merah (catat dan simpan)

b. Serial number 12 digit Serial Number terdapat dalam cover CD TransPOS di bagian luar

*


Hal 7 dari 45

c. Pengiriman Setelah Kode install dan Serial Number di catat & disimpan, kirimkan kode install dengan format sebagai berikut:

POSS<spasi>Nama Anda<spasi>kode install<spasi>serial number

Pengiriman bisa melalui: 1. SMS : 085 72972 0398

2. Email : [email protected] , dengan Subject: REG POSS

d. Kode Registrasi Anda akan menerima balasan dari kami berupa 24 digit kode registrasi. – Masukkan kode registrasi tersebut di kotak kode registrasi – Klik tombol Register

Input Kode Registrasi 1. Input Kode Registrasi diketik (jangan di copy paste)!! 2. Bedakan:

O = huruf o ; 0 = angka nol ; I = huruf i ; L = huruf L ; B = huruf b ; 8 = angka 8 3. Tampilan kode registrasi di TransPOS memang selalu huruf besar (walaupun

diketik huruf kecil). 4. Bila input kode registrasi gagal, silahkan cek/teliti dulu & bila masih gagal silahkan

emailkan capture/screenshot form registrasi. 5. Catat dan Simpan baik-baik Kode Instal & Kode Registrasi anda!!

PEMROSESAN KODE REGISTRASI DARI KAMI MAKSIMAL 1 x 24 JAM KERJA (setelah pengiriman registrasi dari Anda)

*


Hal 8 dari 45

1.8. MEMBUKA PROGRAM

Colokkan (plug) Dongle sebelum TransPOS dibuka/dijalankan (bila dg Dongle)

Untuk menjalankan atau membuka Program TransPOS langkah-langkahnya sebagai berikut: A. Klik icon TransPOS

1. Buka lewat menu program Windows – Klik tombol Start � All Programs � TransPOS 2011 Standard � TransPOS

Standard

2. Buka lewat icon di Layar Dekstop

– Klik 2x icon TransPOS:

B. Pilih tombol Lanjutkan bila program TransPOS belum diregistrasi (masih masa percobaan 15 hari)

C. Pilih menu File � Login

D. Ketik Username dan Password

E. Tampilan TransPOS 2011 Standard

� Catatan Membuka Program – Default data setelah install adalah data untuk latihan atau pengenalan agar familiar. – (Bila ingin dengan Data Baru (new) silahkan klik di tombol Start Windows � All Programs �

TransPOS 2011 Standard � Tools Program � Login � DataBaru � caranya lihat bab 7- Data Baru)

� Catatan Login Pertama (setelah Instal)

� Username : A � Password : (dikosongkan)

Untuk selanjutnya silahkan ganti username & password di menu Setting � Hak Akses User

*


Hal 9 dari 45

1.9. ALUR PENJUALAN RETAIL Alur transaksi penjualan retail di komputer pada umumnya adalah sebagai berikut:

Dalam realitanya, alur transaksi penjualan retail terutama pada toko klontong, minimarket dll ada beberapa cara yang disesuaikan dengan kondisi masing-masing. TransPOS mengakomodasi kondisi-kondisi tersebut, dan berikut ini adalah contoh beberapa kondisi tersebut beserta langkah-langkahnya:

1. Usaha baru akan mulai (kondisi 1)

Pada kondisi ini usaha/toko belum ada stok & transaksi (baru buka), berikut urutan alur transaksinya: 1. Setting program 2. Isi Data Master 3. - - tidak ada Stok Awal - - 4. Pembelian 5. Penjualan 6. Stok Opname 7. Pelaporan

2. Usaha sudah berjalan (kondisi 1)

Pada kondisi ini usaha/toko sudah ada stok & sudah ada transaksi, berikut urutan alur transaksinya: 1. Setting program 2. Isi Data Master 3. Isi Stok Awal � (langkah ini bisa dilewati, nantinya jumlah stok disesuaikan di Stok

Opname) 4. Pembelian 5. Penjualan 6. Stok Opname 7. Pelaporan

� Catatan Alur Penjualan Retail � Stok Awal : Stok barang yang sudah ada di toko/gudang. � Stok Opname : Penyesuaian jumlah stok barang di komputer dengan stok barang

berdasarkan perhitungan fisik. � Bila tidak melakukan Pembelian (kondisi 1) & bila tidak melakukan Stok Awal (kondisi 2)

namun sudah melakukan Penjualan, maka jika jumlah stok minus (-) sesuaikan jumlah stok di Stok Opname

*


Hal 10 dari 45

2. SETTING AWAL 2.1. SETTING REGIONAL & DATE TIME WINDOWS

A. Setting Regional Pengaturan Regional sangat berguna dalam format penulisan angka atau bilangan, nilai mata uang, waktu dan tanggal. Settinglah Regional dengan menggunakan Regional Indonesia, langkah-langkahnya sebagai berikut: 1. Klik tombol Start � pilih Control Panel 2. Klik icon Date, Time, Language and Regional Options 3. Klik icon Regional and Language Options 4. Pilih “Indonesian” di menu combo (sebelah tombol Customize...)

5. Klik tombol OK

B. Setting Date Time

Setting tanggal & waktu pada Windows diperlukan karena tanggal & waktu program TransPOS menggunakan sistem tanggal & waktu Windows, sehingga tanggal & waktu Windows perlu disesuaikan. Berikut ini cara menyesuaikan tanggal & waktu di Windows: 1. Klik 2x pada jam/waktu di pojok kanan Taskbar Windows

2. Sesuaikan Date (tanggal, bulan dan tahun) 3. Sesuaikan Time (jam, menit dan detik) 4. Pastikan pula Time Zone, pilih (GMT+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta 5. Klik tombol OK

2.2. SETTING DATA A. Setting Database di PC Server Setting data diperlukan untuk mengarahkan program Transpos ke file database, sehingga data bisa digunakan untuk transaksi dan sebagainya. Setting database bisa diakses dengan 2 (dua) cara yaitu: 1. Otomatis

Cara ini akan secara otomatis memunculkan jendela Setting Data jika file database tidak ada atau tidak ditemukan

*


Hal 11 dari 45

2. Start Menu Windows Cara ini bisa dilakukan kapan saja (manual) dan bisa diakses lewat: – Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) – Klik tombol Start di desktop Windows � All programs � TransPOS 2011 Standard � pilih Tools Program � Login � Setting Data

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

– Klik tombol di kotak Letak Database – Pilih folder dimana file database berada

– Klik tombol di kotak Folder Priv – Klik tombol Simpan � klik Ya –

B. Setting Database di PC Client Setting database di PC Client diperlukan apabila TransPOS digunakan untuk jaringan (lebih dari 1 PC). Berikut cara settingnya: – Sebelumnya silahkan setting jaringan terlebih dahulu untuk awal pemakaian (lihat Bab 14) – Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) – Klik tombol Start di desktop � All programs � TransPOS 2011 Standard � pilih Tools

Program � isikan Login � pilih Setting Data

– Klik tombol di kotak Letak Database – Pilih folder dimana file database yang digunakan di PC Server (yang telah disharing

sebelumnya) � Geser/scroll, mouse ke bagian bawah � Double klik folder My Network Places � double klik Entire Network � double klik

Microsoft Windows Network � double klik Nama jaringan/workgroup (contoh: TRANSPOS) � double klik Nama komputer/PC Server � klik folder database � klik tombok OK

– Klik tombol di kotak Folder Priv � Geser/scroll mouse, klik folder priv di PC Client di direktori program TransPOS diinstal

(default di C:\Program Files\..\) � Klik tombol OK

– Klik tombol Simpan � klik tombol Ya – Kemudian program TransPOS akan otomatis terbuka � silahkan login

� Catatan Setting Data � Untuk Letak Database bisa diletakkan atau ditempatkan di Drive atau folder mana saja

� Untuk Folder Priv diusahakan tetap di Drive:\Folder\Software TransCODE\TransPOS 2011 Standard \priv (drive dimana TransPOS diinstal)

Default file database ketika program TransPOS diinstal di direktori: Drive:\Folder\Software TransCODE\TransPOS 2011 Standard \dbLatihan

(berfungsi untuk keperluan setting, misal: printer, dll & untuk latihan dahulu sebelum digunakan untuk transaksi sesungguhnya)

Apabila Anda telah familiar menggunakan program TransPOS, silahkan buat Data

Baru/New -- lihat di bab 7 Data Baru (sehingga data transaksi usaha Anda menjadi lebih valid)

*


Hal 12 dari 45

2.3. SETTING RESOLUSI MONITOR

Setting Resolusi Monitor/Layar diperlukan agar tampilan TransPOS full (tidak terpotong). Minimal resolusi monitor adalah: 1024 x 768 pixels

2.4. SETTING AWALAN KOMPUTER

Sebelum digunakan untuk Penjualan untuk membedakan data transaksi antara Komputer satu dengan Komputer lain, diperlukan setting Awalan Komputer. Yaitu dengan memberikan pembeda dengan digit awal yang terlihat di No Struk/Nota. Setting ini digunakan bila TransPOS digunakan dalam jaringan dengan komputer lebih dari 1 (satu)

Cara setting Awalan Komputer: – Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) – Klik tombol Start di desktop Windows � All programs � TransPOS 2011 Standard �

pilih Tools Program � isikan Login � pilih Setting Data – Ganti/ketikkan awalan komputer di kotak Awalan Komputer � klik tombol Simpan Misal: o jika kita isi Awalan Komputer dengan angka 1 maka no Struk/nota akan tercetak

1000010.11 o jika kita isi Awalan Komputer dengan huruf J maka no Struk/nota akan tercetak

J000010.11

� Catatan Awalan Komputer � Awalan Komputer bisa diisi huruf atau angka (hanya 1 digit) � Awalan Komputer dengan huruf/abjad bisa dengan huruf besar atau huruf kecil � Awalan Komputer harus beda masing-masing komputer!

2.5. IDENTITAS USAHA & SETTING PROGRAM

Setting Awal dimulai dari setting Nama & Identitas Usaha, langkah-langkahnya sebagai berikut: 1. Cara mengakses

– Klik menu Setting � Setting Program

2. Setting Nama & Identitas Usaha Klik tab/tombol Perusahaan, lalu isikan sesuai Nama & Identitas Usaha Anda: – Nama Perusahaan – Alamat – Kota – No Telp – Logo

: ...muncul dalam Kop Faktur, Nota/Struk & Laporan... : ...muncul dalam Kop Faktur & Nota/Struk...

: ...muncul dalam Kop Faktur & Nota/Struk...

: ...muncul dalam Kop Faktur & Nota/Struk...

: ...muncul dalam Kop Faktur & Kop Laporan...


Hal 13 dari 45

3. Setting Edit & Posting, klik tab/tombol Setting � centang atau kosongkan � Harga jual bisa diedit ----------------------------------- � Langsung Posting Jual

� Langsung Posting Beli

-----------------------------------

: � mengizinkan Anda merubah satuan harga jual satuan di Form Penjualan --fitur ini kami non aktifkan (di update 1-03-2015)--------------------------- : � berarti data transaksi penjualan langsung otomatis terposting (bila tidak di cek, maka nantinya diposting manual di Daftar Penjualan)

: � berarti data transaksi pembelian langsung otomatis terposting (bila tidak di cek, maka nantinya diposting manual di Daftar Pembelian)

--------------------------------------------------------------------------------------------

4. Setting Catatan Kaki Nota/struk – klik tab/tombol Nota – ketik kata atau kalimat yang akan muncul di bagian bawah (footer) Nota/struk

5. Setting Teks Berjalan

– klik tab/tombol Teks Berjalan Menu Kasir � ketikkan teksnya

Setelah semua kotak isian terisi sesuai keinginan lalu simpan � klik tombol Simpan

� Catatan Identitas Usaha & Setting Program Pilihan Harga jual bisa diedit biasanya digunakan untuk kondisi: 1. memberikan harga khusus untuk Pelanggan 2. strategi penjualan 3. dll

2.6. SETTING PRINTER 1. Printer Faktur & Laporan

Biasanya digunakan printer untuk kertas ukuran Letter, Quarto & Folio. – Instal driver printer sebelum digunakan untuk cetak Faktur Pembelian, Faktur Penjualan

& Laporan-laporan. – Ikuti langkah-langkah install driver printer sesuai petunjuk atau panduan yang ada.

2. Printer Struk/Nota Penjualan

Sebelum kasir melakukan transaksi penjualan, terlebih dahulu harus setting printer yang digunakan untuk mencetak Nota/struk, caranya: – Klik menu Penjualan atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik tombol Fold di bagian kanan atas form Penjualan (Kasir) – Klik salah satu option printer: kami rekomendasikan pilih Generic/Text Only


Hal 14 dari 45

Penjelasan Setting Printer: - Generic/Text Only (58/60mm) - Generic/Text Only (75/76mm) - Driver disesuaikan Printer (75/76mm)

�

: Cetak Struk/Nota semua printer (kertas 58/60mm & 2 baris) � driver Generic/Text Only : Cetak Struk/Nota semua printer (kertas 75/76mm & 1 baris) � driver Generic/Text Only : Cetak Struk/Nota semua printer (kertas 75/76mm & 1 baris) � driver sesuai jenis Printer

� Cara Instal Driver Printer Generic/Text/Only

1. Klik tombol Start Windows � klik Printers and Faxes

2. Klik menu File � klik sub menu Add Printer � klik tombol Next

3. Pilih Local printer attached to this computer � klik tombol Next

4. Pilih Use the following port � pilih Port sesuai kabel Printer yang digunakan � klik tombol Next

5. Pilih Generic di kolom Manufacturer � pilih Generic / Text Only di kolom Printers � klik tombol Next

6. Pilih Yes � klik tombol Next � klik Do not share this printer � klik tombol Next

7. Sebaiknya klik Yes (untuk test print) � klik tombol Next � klik tombol Finish � klik Ok

3. Format & Print Out Struk/Nota

4. Jarak Nota Jarak Nota adalah jarak antar struk/nota dengan satuan baris. Tujuannya untuk

menyesuaikan panjang tarikan/roll kertas agar struk/nota pas dengan pisau pemotong kertas sewaktu menyobek terutama di printer jenis LX.

� Catatan Jarak Nota � Jarak Nota khusus untuk driver Generic/Text Only � Jarak Nota terutama digunakan di printer jenis LX (LX-300, LX-300+, LX-300+ii, LX-800, LX-

810, LX-850 & LX-850+)

� Catatan Format & Print Out Struk/Nota

A. Ukuran Kertas Struk/Nota Penjualan adalah dengan lebar kertas 58/60mm & 75/76mm

B. Format cetak item barang di Struk/Nota :

• 1 baris : item barang di struk/nota tercetak 1 baris untuk kertas 75/76mm.

• 2 baris : item barang di struk/nota tercetak 2 baris untuk kertas 58/60mm.


Hal 15 dari 45

5. Format Nomer Struk/Nota & Faktur Penjualan

2.7. SETTING CASH DRAWER (OPEN) 1. Driver Generic/Text/Only

Open Drawer digunakan untuk membuka Laci di Cash Drawer (open drawer) hanya untuk pilihan Setting Driver dengan pilihan Generic/Text/Only. Caranya: – Klik menu Penjualan � klik submenu Penjualan (Kasir) atau tekan tombol F9 di

keyboard – Klik tombol Fold di bagian kanan atas form

Penjualan (Kasir) – Klik atau pilih salah satu nomer Open Drawer (1 s/d 8)

yang cocok (dicoba satu persatu yang bisa membuka Laci Cash Drawer)

Peringatan Setting Driver Printer (Open Drawer/buka laci) ini khusus hanya untuk pilihan Setting Driver : Driver Generic/Text Only

2. Driver Disesuaikan Printer

Sebelum setting Cash Drawer di TransPOS, silahkan setting cash drawer dahulu di driver printer (pilih perintah open drawer). Adapun cara masuknnya sbb: – Pastikan sebelumnya kabel cash drawer sudah dicolokkan di Mini Printer (Printer

Struk/Nota) – Klik tombol Start Windows di pojok kiri bawah � klik Printers and Faxes

– Klik klik kanan driver printer yang dipakai � klik Properties – Klik tab di bagian atas & cari yang ada perintah untuk Open Drawer di End of Page

(setiap printer berbeda letak/menunya, silahkan disesuaikan sendiri sesuai Manual Book Printernya)

Peringatan Setting Driver Printer (Open Drawer/buka laci) ini khusus hanya untuk pilihan Setting Printer: Driver disesuaikan Printer


Hal 16 dari 45

2.8. HAK AKSES USER Hak Akses digunakan untuk mengatur hak-hak (otorisasi atau kewenangan) user dalam mengakses menu-menu program TransPOS. Dengan Hak Akses maka keamanan data dan validitas data akan lebih terjamin.

A. Melihat/Mengakses Data User

– Klik menu Setting � Hak Akses User

B. Menambah User – Klik menu Setting � Hak Akses User – Klik tombol Tambah – Ketikkan Nama, Username & Password di tab Umum

– Masih di tab Umum, klik juga yang ada di box File, box Setting & box Persediaan – Pilih/Klik submenu-submenu lain yang akan menjadi hak user tersebut yang ada di tab

Master, tab Pembelian, tab Penjualan & tab Laporan – Klik tombol Simpan

C. Mengedit User

– Klik menu Setting � Hak Akses User – Klik user yang akan diedit (pada tabel) – Klik tombol Edit � sesuaikan submenu yg akan diganti – Klik tombol Simpan

D. Menghapus User

– Klik user yang akan dihapus (pada tabel) – Klik tombol Hapus � klik Yes

E. Menutup Hak Akses User – Klik tombol Close (tanda silang di kanan atas)

� Catatan Hak Akses User � Untuk memilih semua submenu program klik tombol All � Untuk tidak memilih semua submenu program klik tombol None

Peringatan � Sangat dianjurkan yang bisa mengakses fasilitas Hak Akses User ini adalah Pemilik atau

Petugas Khusus/Admin. � Apabila Anda pemilik atau admin jangan sampai lupa username & password Anda. � User tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.


Hal 17 dari 45

3. MENGISI DATA MASTER 3.1. DATA PELANGGAN

Pelanggan adalah pembeli yang loyal (setia) bertransaksi di toko/ tempat usaha Anda. Pada umumnya pelanggan bisa dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu: 1. Pelanggan umum 2. Pelanggan khusus (per pelanggan)

Langkah-langkah mengisi data pelanggan sebagai berikut: A. Melihat/Mengakses Data Pelanggan

– Klik menu Master � Pelanggan

B. Menambah data Pelanggan – Klik menu Master � Pelanggan – Klik tombol Tambah – Ketikkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp

– Klik tombol Simpan

C. Mengedit data Pelanggan

– Klik menu Master � Pelanggan – Klik pelanggan yang akan diedit (pada tabel) – Klik tombol Edit � sesuaikan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp yg akan

diganti – Klik tombol Simpan

D. Menghapus data Pelanggan

– Klik menu Master � Pelanggan – Klik pelanggan yang akan dihapus (pada tabel) – Klik tombol Hapus � klik Ya

E. Pencarian data Pelanggan

Pencarian berdasarkan Kode dan Nama pelanggan. – Pilih kategori pencarian (kode atau nama) – Ketikkan sebagian atau seluruh dari kode atau nama yg akan dicari � tekan Enter

F. Navigasi Data Pelanggan

G. Menutup Form Pelanggan

Klik tombol Close (tanda silang di kanan atas) atau tekan tombol Esc keyboard


Hal 18 dari 45

� Catatan Pelanggan � Kode pelanggan bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit). � Kode pelanggan harus unik (tidak boleh sama satu sama lain).

� Mencetak Data Pelanggan: Klik kanan di grid/table � klik Print Data Pelanggan

Peringatan � Data pelanggan tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.

3.2. DATA SUPPLIER

Supplier adalah penyedia barang atau pemasok di toko/ tempat usaha Anda. Cara mengisi data supplier tidak berbeda jauh dengan data pelanggan. Langkah-langkah mengisi data supplier sebagai berikut: A. Melihat/Mengakses Data Supplier

– Klik menu Master � Supplier B. Menambah data Supplier

– Klik menu Master � Supplier – Klik tombol Tambah – Ketikkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp


C. Mengedit data Supplier

– Klik menu Master � Lokasi – Klik supplier yang akan diedit (pada tabel) – Klik tombol Edit � sesuaikan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp yg akan

diganti – Klik tombol Simpan

D. Menghapus data Supplier

– Klik menu Master � Lokasi – Klik supplier yang akan dihapus (pada tabel) – Klik tombol Hapus � klik Ya

E. Pencarian data Supplier

Pencarian berdasarkan Kode dan Nama supplier. – Pilih kategori pencarian (kode atau nama) – Ketikkan sebagian atau seluruh dari kode atau nama yg akan dicari � tekan Enter


Hal 19 dari 45

F. Navigasi Data Supplier

G. Menutup Form Supplier


� Catatan Supplier � Kode supplier bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit). � Kode supplier harus unik (tidak boleh sama satu sama lain).

� Mencetak Data Supplier: Klik kanan di grid/table � klik Print Data Supplier

Peringatan � Data supplier tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.

3.3. DATA KATEGORI BARANG Untuk lebih memudahkan pengelolaan, barang perlu dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu yang dinamakan Kategori. Misal: Kategori untuk produk-produk barang berupa mie dinamakan "Mie Instan", atau bisa juga dikelompokkan berdasarkan merk atau pabriknya. Langkah-langkah mengisi data supplier sebagai berikut: A. Melihat/Mangakses Data Kategori

– Klik menu Master � Kategori B. Menambah Kategori

– Klik menu Master � Kategori – Klik tombol Tambah – Ketikkan nama Kategori


C. Mengedit Kategori

– Klik menu Master � Kategori – Klik kategori yang akan diedit (pada tabel) – Klik tombol Edit � sesuaikan atau ganti – Klik tombol Simpan

D. Menghapus Kategori

– Klik menu Master � Kategori – Klik kategori yang akan dihapus (pada tabel) – Klik tombol Hapus � klik Ya


Hal 20 dari 45

E. Navigasi Data Kategori

F. Menutup Form Kategori


� Catatan Kategori Barang � Kode supplier bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit). � Kode supplier harus unik (tidak boleh sama satu sama lain)

Peringatan � Kategori barang tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.

3.4. DATA BARANG

Barang adalah data barang dagangan yang dibeli dari Supplier & akan dijual ke konsumen. Data barang diisi setelah data supplier dan data kategori terisi. A. Melihat/Mangakses Data Barang

– Klik menu Master � Barang – Data Barang ada disebelah kiri – Bila ingin mencari data barang: Pilih Kata Kunci � ketik di kotak Pencarian � tekan

Enter – Bila ingin melihat Total Barang: klik di grid/table pada Judul Kolom (Kode & Nama

Barang) – Bila ingin melihat mengurutkan berdasar abjad (Sort: Ascending atau Descending): klik

di grid/table pada Judul Kolom (Kode & Nama Barang) – Informasi Harga Beli, Harga Jual & Supplier bisa dilihat di bagian kanan – Bila ingin melihat jumlah stok: Klik data barang di grid/table sebelah kiri � lihat di kotak

Informasi Stok (bagian kanan bawah) B. Menambah Data Barang

– Klik menu Master � Barang – Klik tombol Tambah – Ketik Kode Barcode atau masukkan dengan Barcode Scanner

(bila barang tidak ada Kode Barcodenya, buat Kode Sendiri/Kode Lokal, maks: 25 digit) – Ketik Nama Barang (maks: 35 digit)

– Pilih Kategori barang (bila tidak ada, klik tombol plus caranya lihat di Master Kategori)

– Pilih jenis Satuan barang (bila tidak ada, ketikkan langsung) – Ketik Stok Minimal atau stok yang harus ada (nantinya sebagai informasi batas/limit

stok hampir habis untuk melakukan Pembelian/Kulakan)

– Pilih Supplier Utama (bila tidak ada, klik tombol cari � klik tombol Baru � cara selanjutnya lihat di Master Supplier � setelah Simpan, Double klik data Supplier yang baru saja dibuat

– Ketik Harga Beli Satuan barang (tanpa tanda Rp atau tanda titik & koma) – Harga Pokok Penjualan biarkan saja sama seperti Harga Beli Satuan – Mengisi Harga Jual:

A. Bila hanya 1 harga (tidak ada Harga bertingkat), biarkan Maks Qty di Harga Jual 1 dengan jumlah 1000 � ketik persentase markup (dari Harga Beli Satuan) di Pct dan atau ketik Harga Jual Satuan

W


Hal 21 dari 45

B. Bila lebih 1 harga (harga bertingkat), misal 3 harga: ketik Maks Qty, Pct & Harga Jual di Harga Jual 1 & Harga Jual 2, sedangkan Harga Jual 3 di Maks Qty diisi dengan jumlah 1000 � lalu ketik persentase markup (dari Harga Beli Satuan) di Pct dan atau ketik Harga Jual Satuan di Harga Jual 3 Ilustrasi 3 Harga Bertingkat, contoh jml Lusinan:

� Catatan Harga Bertingkat (isi: Harga Jual Satuan) Harga Grosir/Bertingkat ini menggunakan dasar Satuan terkecil/ecer, misal Kopi Instan maka:

– harga beli yang dimasukkan adalah harga beli 1 bungkus (misal: Rp. 700) & harga jual per bungkus dimasukkan di Harga Jual 1 (misal: Rp. 900)

– untuk harga jual per renceng (isi 10 bungkus) dimasukkan di Harga Jual 2, misal harga jual 1 renceng Rp 8.000 berarti 8000 / 10 = Rp. 800 maka yang dimasukkan di Harga Jual 2 adalah Rp. 800

– apabila setelah satuan renceng ada satuan diatasnya lagi (misal: dos) caranya sama


� Catatan Menambah Data Barang

� Nama barang agar tidak terpotong di Nota/struk (format 1 baris), gunakan panjangnya maks. 18 karakter. Namun bisa diisi maks 35 karakter (lebih detail) untuk keperluan pencarian barang

� Kotak Min Qty otomatis diisi sistem (mengandung pengertian: dari jumlah Minimal) � Kotak Maks mengandung pengertian sampai dengan jumlah Maksimal � Kotak Pct sbg bantuan dalam menghitung persentase markup Harga Jual Satuan dari Harga Beli Satuan

C. Mengedit Data Barang

– Klik menu Master � Barang – Klik kategori yang akan diedit (pada tabel) – Klik tombol Edit � sesuaikan Kode, Nama Barang, Kategori, Satuan, Stok minimal,

Supplier, Harga Beli Satuan, Harga Pokok Penjualan & Harga Jual Satuan yang akan diganti.

� Catatan Harga Bertingkat (isi: Maks Qty) � Bila 2 Harga Bertingkat:

Ketik kotak Maks Qty di Harga Jual 2 dengan jumlah 1000

� Bila 4 Harga Bertingkat: Ketik kotak Maks Qty di Harga Jual 4 dengan jumlah 1000

�


Hal 22 dari 45

– Klik tombol Simpan D. Menghapus Data Barang

– Klik menu Master � Barang – Klik kategori yang akan dihapus (pada tabel) – Klik tombol Hapus � klik Ya

E. Mencetak Data Barang

– Klik menu Master � Barang – Bila ingin mencetak semua barang:

Klik kanan di grid/table � klik Print Data Barang � klik tombol Printer � pilih Nama Printer � klik Ok � setelah tercetak klik tombol Close

– Bila ingin mencetak berdasarkan kata kunci pencarian: Cari dulu data barang (lihat Pencarian Barang di atas � Klik kanan di grid/table � lalu lanjutkan seperti mencetak semua barang.

F. Mencetak Label Harga Barang

– Klik menu Master � Barang – Bila ingin mencetak semua barang:

Klik kanan di grid/table � klik Print Label Harga � klik tombol Printer � pilih Nama Printer � klik Ok � setelah tercetak klik tombol Close

– Bila ingin mencetak berdasarkan kata kunci pencarian: Cari dulu data barang (lihat Pencarian Barang di atas � Klik kanan di grid/table � lalu lanjutkan seperti mencetak semua barang.

G. Navigasi Data Barang

H. Menutup Form Barang


� Catatan Data Barang � Kode barang biasanya berupa kode Barcode (bisa dimasukkan dengan Barcode Scanner). � Kode barang bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya. & harus unik (tidak boleh sama

satu sama lain).

Peringatan � Data Barang tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi. � Konsinyasi berlaku hanya untuk 1 Barang dengan 1 Supplier � Bila 1 Barang untuk beberapa Supplier, biasa disiasati dengan:

- Buat Kode Sendiri (Kode Lokal) untuk masing-masing barang - Buat Kode Barcode Sendiri untuk masing-masing barang

�


Hal 23 dari 45

4. TRANSAKSI-TRANSAKSI

4.1. STOK/ PERSEDIAAN

4.1.1. Stok Awal

Stok awal adalah proses mengisi/mencatat jumlah stok/persediaan yang ada ke dalam program TransPOS. Stok awal digunakan untuk usaha/toko yang sudah berjalan atau sudah mempunyai stok barang baik itu di toko atau di gudang. Caranya sebagai berikut: – Klik menu Persediaan � klik Stok Awal – Pilih Kategori barang untuk memilih 1 kategori (bila memilih semua kategori: klik kotak cek � semua) � klik tombol Tampilkan

– Ketikkan jumlah stok pada kolom Jumlah untuk masing-masing barang Bila akan membuat stok untuk semua barang dengan jumlah sama, caranya: ketik pada

kotak Jumlah � klik tombol Samakan Jumlah – Klik tombol Simpan � klik Ok

� Catatan Stok Awal a. Stok Awal barang dilakukan untuk semua barang dalam 1 kategori b. Barang tidak akan tampil lagi jika sudah melakukan stok awal, kecuali barang baru

yang dimasukkan lagi dari master barang c. Bila barang tidak muncul atau sudah stok awal, silahkan stok opname untuk

penyesuaian jumlah stok selanjutnya.

TransPOS memberikan kemudahan dalam pengelolaan Stok/Persediaan

yaitu Anda bisa melewati proses Stok Awal Anda bisa langsung melakukan transaksi Pembelian dan atau Penjualan

nantinya Stok/Persediaan disesuaikan di proses Stok Opname

Ā


Hal 24 dari 45

4.1.2. Stok Opname

Stok opname adalah proses penyesuaian jumlah stok/persediaan yaitu mencocokkan jumlah yang tercatat dalam di komputer dengan jumlah stok berdasarkan hasil perhitungan fisik barang.

a. Daftar Stok Opname

– menampilkan stok opname berdasarkan periode waktu

: pilih Tahun atau Tanggal (range tanggal)

– menampilkan seluruh data stok opname hari ini

– menampilkan seluruh data stok opname bulan ini

– mengurutkan daftar stok opname

– menavigasi data stok opname

: klik option Hari ini : klik option Bulan ini : klik pada judul kolom pada grid/table

: klik tombol panah pada bagian kanan bawah

b. Stok Opname

– Klik menu Persediaan � klik submenu Daftar Stok Opname � klik tombol Tambah – Tanggal stok opname bila diperlukan (default = tgl sekarang) – Masukkan barang : tekan Enter atau Scan (dengan Barcode scanner) – Sesuaikan jumlah fisik barang sebenarnya di kolom Jml Fisik � Enter � lalu tekan

Simpan (bila barang telah disesuaikan jumlahnya semua) – Klik tombol Close untuk menutup

� Catatan Stok Opname

d. Stok Opname dilakukan per Barang

Peringatan Syarat Stok Opname adalah bila telah melakukan transaksi sebagai berikut: 1. Stok Awal, atau 2. Pembelian atau Pembelian yang dibatalkan, atau 3. Penjualan atau Penjualan yang dibatalkan

䠄


Hal 25 dari 45

4.2. PEMBELIAN

4.2.1. Pembelian

Transaksi-transaksi pembelian dilakukan di form pembelian secara garis besar meliputi: a. Tunai b. Kredit c. Lain-lain

Tampilan: Form Pembelian

A. Pembelian Tunai

– Klik menu Pembelian atau tekan tombol F10 di keyboard – Pilih Supplier � ketikkan No. Faktur (maks. 10 digit) – Masukkan barang: tekan Enter & cari atau scan barcode dengan Barcode Scanner

(Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang � lalu tekan Enter)

– Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga beli satuan (Hrg Satuan), Diskon Persen (Disc %), markup (MarkUp) & harga jual (Harga Jual) (Masukkan barang kembali seperti di atas bila pembelian barang lebih dari 1 macam)

– Jumlah uang pembayaran otomatis terisi – Klik tombol Simpan � klik OK (layar otomatis akan kosong)

B. Pembelian Kredit

– Klik menu Pembelian atau tekan tombol F10 di keyboard – Pilih Supplier � ketikkan No. Faktur – Klik menu Jenis Transaksi � pilih Kredit – Klik menu Tanggal Tempo � pilih Tanggal – Masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner


– Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga beli satuan (Hrg Satuan), Diskon Persen (Disc %), markup (MarkUp) & harga jual (Harga Jual) (Masukkan barang kembali seperti di atas bila pembelian barang lebih dari 1 macam)

W


Hal 26 dari 45

– Klik di kotak Uang Muka (apabila ada) atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan � ketikkan jumlah uang muka Anda

– Klik tombol Simpan � klik OK (layar otomatis akan kosong)

� Catatan Pembelian & Harga Beli Berubah

a. Bila melakukan pembelian & Harga Beli (Hrg Satuan) berubah naik/turun, maka di TransPOS akan sbb: � Harga Jual tidak berubah/tetap jika Harga Beli (Hrg Satuan) tidak lebih besar atau

sama dengan Harga Jual � Harga Jual otomatis berubah berdasarkan % markup jika Harga beli lebih besar atau

sama dengan Harga Jual lama b. Selalu lihat Harga Jual bila Harga Beli berubah, sesuaikan jika perlu !

C. Lain-lain a. Hapus Item Barang

– Klik pada item barang yang dimaksud � tekan Ctrl + Del � klik OK

b. Memilih Supplier

– Bila supplier sudah banyak gunakan fasilitas pencarian, klik tombol

c. Menambah Supplier Baru Program TransPOS mengijinkan menambah Supplier Baru di Form Pembelian untuk memperlancar proses transaksi, caranya:

– Klik klik tombol � lalu klik tombol Baru – Masukkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp � Simpan � double klik

Supplier baru pada grid/tabel

d. Memasukkan Diskon Total (Diskon Faktur) – Klik kotak Diskon [Rp] atau tekan tombol F4 di keyboard � lalu masukkan jumlah

uang diskon

e. Memasukkan Diskon per Barang – Ketikkan persentase di kolom Disc % pada barang yang dimaksud

f. Memasukkan PPn – Klik kotak PPn [%] atau tekan tombol F3 di keyboard � lalu masukkan jumlah

persentase PPn di kotak sebelah kiri, atau masukkan jumlah uang PPn di kotak sebelah kanan

g. Memasukkan PPn BM – Klik kotak PPn BM[%] � lalu masukkan jumlah persentase PPn BM di kotak

sebelah kiri, atau masukkan jumlah uang PPn BM di kotak sebelah kanan

h. Mengedit Harga Bertingkat TransPOS memberikan fasilitas mengedit Harga bertingkat (MarkUp & Harga Jual) dari Form Pembelian, caranya: – Letakkan pointer mouse di kolom MarkUp 1, lalu pointer mouse geser ke kanan – Edit markup & harga jual bertingkat sesuai kolomnya

i. Daftar Data Pembelian – Klik menu Pembelian � klik submenu Daftar Pembelian – Cari pembelian berdasarkan: periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No. Faktur

atau Supplier

D. Print Faktur Beli Cara mencetak Faktur Pembelian adalah sebagai berikut: – Klik menu Pembelian � klik Daftar Pembelian – Cari data berdasarkan periode Tahun, Tanggal (range tgl), No. Faktur atau Supplier – Klik kanan pembelian yang diinginkan � klik Print Faktur

– Klik tombol Print untuk mencetak Faktur

– Klik tombol Close � lalu klik tombol Close satu lagi untuk menutup faktur


Hal 27 dari 45

E. Edit Data Pembelian Cara mengedit data Pembelian untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut: – Klik menu Pembelian � klik Daftar Pembelian – Cari data pembelian (berdasarkan periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No. Faktur

atau Supplier) – Klik kanan data pembelian yang akan diedit � klik Unposting � klik Ya – Klik kanan lagi data pembelian yang akan diedit � klik Edit � sesuaikan bagian yang

ingin diedit – Klik tombol Simpan � klik Ok

F. Hapus Data Pembelian Cara menghapus data Pembelian untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut: – Klik menu Pembelian � klik Daftar Pembelian – Cari data pembelian (berdasarkan periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No. Faktur

atau Supplier) – Klik kanan data pembelian yang akan dihapus � klik Unposting � klik Ya – Klik kanan lagi data pembelian yang akan dihapus � klik Hapus � klik Yes � klik Ok

� Catatan Pembelian

a. Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows) b. Apabila Jenis Transaksi tidak dipilih, secara default TransPOS akan

memasukkannya sebagai jenis transaksi Tunai c. Apabila pada item barang tersebut sudah ada harga bertingkat, maka baris barang

tersebut akan diblok biru muda & muncul pesan dibagian bawah berwarna merah d. TransPOS mengijinkan Anda menambah Data Master barang di Form Pembelian � klik tombol Tambah Barang

e. TransPOS memberikan informasi Harga Beli Netto di bagian atas Form Pembelian

3 Cara memasukkan Item barang dg jumlah (quantity) lebih dari 1: Misal ada pembelian Kecap Bango sebanyak 5 botol, maka di kolom Kode bisa kita masukkan sebagai berikut: – Ketik jumlah pembelian (ketik: 5) � ketik tanda bintang di keyboard (ketik: *) �

ketik Kode Barang � Enter contoh: 5*8990121011073

– Ketik jumlah pembelian (ketik: 5) � ketik tanda bintang di keyboard (ketik: *) � masukkan Kode Barang dengan Barcode Scanner contoh: 5*(Scan barcode)

– Langsung masukkan Kode Barang dengan Barcode Scanner berulang-ulang sebanyak 5x

Tombol Cepat (keyboard):

– F3 – F4 – F9 – Ctrl + Del – Enter

– ←↑↓→

: PPn : Diskon Total : Bersihkan/kosongkan Layar : Hapus item pembelian : Jalankan atau eksekusi : Pilih atau geser

4.2.2. Retur Beli

A. Daftar Retur Beli – menampilkan retur berdasarkan periode

waktu : pilih Tahun atau Tanggal (range tanggal)

– menampilkan seluruh data retur hari ini – menampilkan seluruh data retur bulan ini – mengurutkan daftar retur

– menavigasi data retur



W


Hal 28 dari 45

B. Retur Beli – Klik menu Pembelian � klik submenu Daftar Retur Pembelian � klik tombol Retur – Pilih Supplier � pilih No. Faktur � pilih Tgl Retur – Pilih barang mana yang akan diretur � ketik jumlah barang retur di kolom Jml Retur – Setelah yakin jumlah barang yang diretur � klik tombol Lanjut � klik tombol Simpan

(layar akan otomatis kosong) – Klik tombol Close untuk menutup

� Catatan Retur Beli � Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows) � Tombol Kembali digunakan apabila Anda ingin mengoreksi kembali jumlah barang retur sebelum disimpan � Untuk membatalkan atau mengosongkan layar � klik tombol Batal

4.2.3. Hutang

A. Daftar Hutang – menampilkan data Hutang

berdasarkan Faktur – menampilkan data Hutang &

berdasarkan Supplier – mengurutkan data Hutang

: pilih Faktur Beli � ketikkan no. faktur � Enter : pilih Supplier � ketikkan nama supplier � Enter : klik pada judul kolom pada grid/tabel

– menavigasi data hutang : klik tombol panah pada bagian kanan bawah

B. Pembayaran Hutang – Klik menu Pembelian � klik submenu Daftar Hutang � klik tombol Pembayaran – Pilih Tanggal Pembayaran � pilih Supplier � lalu klik tombol Tampilkan – Ketikkan jumlah uang yang Anda bayarkan di kolom Uang Bayar – Pilih No Faktur mana yang akan dibayar pada tabel sebelah kiri � lalu klik tombol

atau langsung klik 2x No. Faktur mana yang dimaksud (untuk dibayar) – Apabila No Faktur tidak jadi dibayarkan pilih No Faktur pada tabel sebelah kanan �

klik tombol atau langsung klik 2x No. Faktur mana yang dimaksud (untuk membatalkan)

– Setelah yakin No. Faktur mana saja yang akan dibayar � klik tombol Simpan � klik OK

– Klik tombol Close untuk menutup


Hal 29 dari 45

� Catatan Pembayaran Hutang

� Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows) � Gunakan fasilitas pencarian untuk memilih Supplier � klik tombol Cari � Untuk membatalkan atau mengosongkan layar � klik tombol Batal

� Uang Bayar adalah jumlah uang bayar riil atau jumlah nominal uang yang digunakan untuk membayar hutang ke supplier

� Jumlah pembayaran hutang riil bisa dilihat di kolom Jumlah Dibayarkan � Sisa Pembayaran bisa berarti juga Uang Kembalian (apabila jumlah uang yang dibayarkan lebih dari jumlah

hutang)

戸І


Hal 30 dari 45

4.3. PENJUALAN

4.3.1. Penjualan (Kasir)

Transaksi-transaksi penjualan dilakukan di form penjualan (Kasir) secara garis besar meliputi: a. Tunai b. Kredit c. Pending/ Hold Penjualan d. Lain-lain

e. Print Faktur Jual

Tampilan: Form Penjualan/Kasir Full Screen

Tampilan: Form Penjualan/Kasir Lengkap (setelah di klik tombol Fold Panel)

W


Hal 31 dari 45

A. Penjualan Tunai – Klik submenu Penjualan (Kasir) atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik tombol Fold Panel di bagian kanan atas form penjualan � pilih

Pelanggan (default: umum) � Jenis Transaksi (default: Tunai) – Masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner

(Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang � pilih barang � lalu tekan Enter)

– Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga satuan (Satuan), Diskon Persen (Disc %), Diskon Uang (Disc Rp) (Masukkan barang kembali seperti di atas bila penjualan barang lebih dari 1 macam)

– Klik di kotak Bayar atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan � ketikkan jumlah uang pembayaran dari pembeli

– Pastikan tanda cek � apabila ingin mencetak/print Struk/Nota Penjualan – Klik tombol Simpan � klik OK

B. Penjualan Kredit

– Klik menu Penjualan (Kasir) atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik tombol Fold Panel di bagian kanan atas form penjualan � pilih

Pelanggan (default: umum) – Klik menu combo Jenis Transaksi � pilih Kredit – Klik menu combo Tanggal Tempo � pilih Tanggal – Cari/masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner


– Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga satuan (Satuan), Diskon Persen (Disc %), Diskon Uang (Disc Rp) (Cari/masukkan barang kembali seperti di atas bila penjualan barang lebih dari 1 macam)

– Klik di kotak Uang Muka (apabila ada) atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan � ketikkan jumlah uang muka dari pembeli

– Pastikan tanda cek � apabila ingin mencetak/print Struk/Nota Penjualan – Klik tombol Simpan � klik OK

C. Pending/ Hold Penjualan

Pending penjualan dilakukan apabila saat terjadi antrian di kasir, ada pembeli A yang sedang dimasukkan barang belanjanya namun akan menambah barang lain selain barang yang sudah dibawanya. Sebagian barang yang dibeli tersebut sudah dimasukkan oleh kasir di komputer. Supaya pembeli lain dalam antrian tetap bisa dilayani tanpa menunggu pembeli A tadi mengambil barang yang diinginkan maka program TransPOS menyediakan fasilitas pending penjualan. – Tekan tombol F8 pada keyboard – Masukkan angka di No Simpan untuk disimpan sementara (misal: di angka 1) �

Enter � klik OK � klik tombol Close – Lalu layar kasir akan kosong, Catat/Hafalkan angka untuk Pembeli A, pembeli lain bisa

dilayani dulu – Seteleh pembeli A tadi kembali � tekan tombol F8 – Ketikkan angka yang dicatat tadi di kotak No Ambil � tekan Enter � klik OK – Lanjutkan memasukkan barang lain untuk pembeli A

� Catatan Pending � Kotak angka pending yang belum terisi berwarna Hijau � Kotak angka pending yang terisi pending berwarna Merah � Fasilitas pending ini bisa dipakai untuk memasukkan tagihan/bill di Rumah Makan, Resto & Cafe. Kotak-

kotak angka pending penjualan bisa dianggap sebagai Nomer Meja. Gabung Struk/Nota (Join Bill)

Fasilitas ini digunakan untuk menggabungkan tagihan (bill) beberapa meja pada rumah makan, cafe, resto, dll yang telah disimpan dengan fasilitas Pending/Hold. Misal kita akan menggabungkan No. Meja 1, 2 & 3 caranya sebagai berikut: – Tekan tombol F8

– Ketikkan No. Meja 1 di kotak No Ambil � tekan Enter � klik OK

Ulangi untuk No Meja 2 & 3 (tekan F8 lagi dst)

Њ


Hal 32 dari 45

– Klik di kotak Bayar atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan � ketikkan jumlah uang pembayaran

– Klik tombol Simpan (nota/struk akan tercetak) � klik OK

D. Lain-lain a. Hapus Item Barang

– Klik kanan pada barang yang dimaksud � klik Hapus Item Penjualan – atau klik pada item barang yang dimaksud � tekan Ctrl + Del � klik OK

b. Memilih Pelanggan – Klik tombol Fold Panel � klik di menu Pelanggan � pilih pelanggan yang

dicari

– Bila pelanggan sudah banyak, gunakan fasilitas pencarian, klik tombol

c. Menambah Pelanggan Baru Program TransPOS mengijinkan menambah Pelanggan Baru di Form Penjualan/Kasir untuk memperlancar proses transaksi, caranya: – Klik tombol Fold Panel � lalu klik tombol Baru – Masukkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp � Simpan � double klik

Pelanggan yang baru saja ditambahkan pada grid/tabel

d. Memasukkan Diskon Total (Diskon Faktur) – Klik kotak Diskon Rp atau tekan tombol F12 di keyboard – Masukkan jumlah persentase diskon di kotak sebelah kiri, atau masukkan jumlah

uang diskon di kotak sebelah kanan

e. Memasukkan Diskon per Barang – Ketikkan persentase di kolom Disc (%) pada barang yang dimaksud – atau ketikkan jumlah uang diskon di kolom Disc (Rp) pada barang yang dimaksud

f. Merubah Harga Satuan Untuk keperluan khusus, program TransPOS memberikan fasilitas rubah harga jual satuan, caranya: – Klik harga Satuan pada barang yang dingin dirubah � ganti harganya � tekan

Enter � klik OK

� Catatan Harga Satuan � Apabila harga pengganti lebih kecil daripada harga jual barang maka akan muncul Peringatan

berwarna merah di atas, sebagai indikator supaya apabila perubahan harga satuan itu dilakukan tidak sengaja/keliru maka ada peringatan.

g. Tidak mencetak Nota/struk

Biasanya untuk keperluan efisiensi atau bila tidak diminta oelh pembeli, Nota/Struk tidak di cetak/print. – Hilangkan tanda cek/centang di kotak Print (sebalah kiri tombol Simpan)

h. Print Ulang Nota/Struk

Print ulang ini adalah fasilitas mencetak kembali Nota/struk yang baru saja diprint. Biasanya digunakan apabila pada waktu cetak/print printer ada masalah atau pita habis, caranya: – Klik kanan di tabel/grid di Form Penjualan/Kasir � klik Print Ulang

i. Daftar Penjualan

– Klik menu Penjualan � klik submenu Daftar Penjualan – Cari data penjualan berdasarkan: periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No.

Faktur atau Pelanggan

Њ


Hal 33 dari 45

E. Print Faktur Jual Cara mencetak Faktur Penjualan adalah sebagai berikut: – Klik menu Penjualan � klik Daftar Penjualan – Cari penjualan berdasarkan periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No. Faktur atau

Pelanggan – Klik kanan Penjualan yang diinginkan � klik Print Faktur � klik Kecil (½ Qwarto)

atau Besar (Qwarto Full)

– Klik tombol Print untuk mencetak Faktur

– Klik tombol Close � lalu klik tombol Close satu lagi untuk menutup faktur

F. Edit Data Penjualan

Cara mengedit data Penjualan untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut: – Klik menu Pembelian � klik Daftar Penjualan – Cari data penjualan (berdasarkan periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No. Faktur

atau Pelanggan) – Klik kanan data penjualan yang akan diedit � klik Unposting � klik Ya – Klik kanan lagi data penjualan yang akan diedit � klik Edit � sesuaikan bagian yang

ingin diedit – Klik tombol Simpan � klik Ok

G. Hapus Data Penjualan

Cara menghapus data Penjualan untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut: – Klik menu Penjualan � klik Daftar Penjualan – Cari data penjualan (berdasarkan periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No. Faktur

atau Pelanggan) – Klik kanan data penjualan yang akan dihapus � klik Unposting � klik Ya – Klik kanan lagi data penjualan yang akan dihapus � klik Hapus � klik Yes � klik Ok

H. Reset No. Nota/Faktur

Fitur untuk mengembalikan/reset No. Nota/Faktur ke no. urut 0 (nol) lagi di awal tahun berikutnya, yaitu sebagai berikut: – Backup dahulu data untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan – Klik menu Penjualan � klik Penjualan (Kasir) – Klik tombol Fold Panel di bagian kanan atas form penjualan � klik tombol Reset

� klik Ya

� Catatan Penjualan

� No Faktur diisi otomatis oleh sistem � Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows) � Apabila Pelanggan tidak dipilih, secara default TransPOS akan memasukkannya sebagai

pelanggan Umum � Apabila Jenis Transaksi tidak dipilih, secara default TransPOS akan memasukkannya

sebagai jenis transaksi Tunai � Apabila Jenis Printer tidak dipilih, secara default TransPOS akan memilih jenis printer

Parallel Epson � Secara default TransPOS memberikan tanda cek/centang pada kotak Print � Untuk menyembunyikan panel atas klik tombol Fold Panel Vertical

3 Cara memasukkan Item barang dg jumlah (quantity) lebih dari 1: Misal ada penjualan Kecap Bango sebanyak 5 botol, maka di kolom Kode bisa kita masukkan sebagai berikut: – Ketik jumlah penjualan (ketik: 5) � ketik tanda bintang di keyboard (ketik: *) � ketik

Kode Barang � Enter contoh: 5*8990121011073

Њ


Hal 34 dari 45

– Ketik jumlah penjualan (ketik: 5) � ketik tanda bintang di keyboard (ketik: *) � masukkan Kode Barang dengan Barcode Scanner contoh: 5*(Scan barcode)

– Langsung masukkan Kode Barang dengan Barcode Scanner berulang-ulang sebanyak 5x

Tombol Cepat (keyboard):

– F8 – F9 – F11 – F12 – + (plus) – Ctrl + Del – Enter

– ←↑↓→

: Pending/ Hold : Bersihkan Layar : Buka Cash Drawer (tanpa transaksi penjualan) : Diskon Total : Uang Bayar (tunai) atau Uang Muka (kredit) : Hapus item penjualan : Jalankan atau eksekusi : Pilih atau geser

4.3.2. Retur Jual

A. Daftar Retur Jual – menampilkan retur berdasarkan

periode waktu : pilih Tahun atau Tanggal (range tanggal)

– menampilkan seluruh data retur hari ini

– menampilkan seluruh data retur bulan ini

– mengurutkan daftar retur – menavigasi data retur



B. Retur Jual – Klik menu Penjualan � klik submenu Daftar Retur Penjualan � klik tombol Retur – Pilih Pelanggan � pilih No. Faktur � pilih Tgl Retur – Pilih barang mana yang akan diretur � ketik jumlah barang retur di kolom Jml Retur – Setelah yakin jumlah barang yang diretur � klik tombol Lanjut � klik tombol Simpan

(layar akan otomatis kosong) – Klik tombol Close untuk menutup

� Catatan Retur Jual

� Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows) � Tombol Kembali digunakan apabila Anda ingin mengoreksi kembali jumlah barang retur sebelum disimpan � Untuk membatalkan atau mengosongkan layar � klik tombol Batal

Њ


Hal 35 dari 45

4.3.3. Piutang

A. Daftar Piutang – menampilkan piutang berdasarkan

Faktur – menampilkan piutang berdasarkan

Pelanggan – mengurutkan daftar piutang

: klik pilihan Faktur � ketikkan no. faktur � Enter : klik pilihan Pelanggan � ketikkan nama pelanggan � Enter : klik pada judul kolom pada grid/tabel

– menavigasi data piutang : klik tombol panah pada bagian kanan bawah

B. Pelunasan Piutang – Klik menu Penjualan � klik submenu Daftar Piutang � klik tombol Pelunasan – Pilih Tanggal Pelunasan � pilih Pelanggan � lalu klik tombol Tampilkan – Ketikkan jumlah uang yang dibayarkan pembeli di kolom Uang Bayar

– Pilih No Faktur mana yang akan dilunasi pada tabel sebelah kiri � lalu klik tombol

atau langsung klik 2x No. Faktur mana yang dimaksud (untuk dilunasi) – Apabila No Faktur tidak jadi dibayarkan, pilih No Faktur pada tabel sebelah kanan � klik

tombol atau langsung klik 2x No. Faktur mana yang dimaksud (untuk membatalkan)

– Setelah yakin No. Faktur mana saja yang akan dilunasi � klik tombol Simpan � klik OK – Klik tombol Close untuk menutup

� Catatan Pelunasan Piutang

� Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows) � Gunakan fasilitas pencarian untuk memilih Pelanggan � klik tombol Cari � Untuk membatalkan atau mengosongkan layar � klik tombol Batal � Uang Bayar adalah jumlah uang bayar riil atau jumlah nominal uang yang diserahkan pelangan untuk

membayar piutang � Jumlah pembayaran piutang riil bisa dilihat di kolom Jumlah Dibayarkan � Sisa Pembayaran bisa berarti juga Uang Kembalian (apabila jumlah uang yang dibayarkan lebih dari jumlah

piutang)

Њ


Hal 36 dari 45

4.4. TRANSAKSI KASIR

Transaksi Kasir adalah transaksi-transaksi yang berhubungan dengan Kasir namun selain transaksi penjualan. Berikut transaksi-transaksi tersebut:

4.4.1. Modal Kasir

Modal kasir adalah proses memasukkan sejumlah uang yang menjadi modal kasir berjualan yang ada di Cash Drawer. Modal kasir ini sebaiknya harus dicatat sebelum kasir bertugas, caranya: – Klik menu Penjualan atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik kanan pada tabel/grid � klik Laporan Kasir – Klik tab Modal & Pengeluaran di bagian kiri atas – Ketikkan jumlah uang di kotak jumlah & ketikkan keterangan di kotak keterangan (misal:

"Modal Kasir A") � lalu klik tombol Modal � klik OK

� Catatan Modal Kasir � Untuk menambah lagi modal kasir (bila ditambah/bila kurang), silahkan ulangi langkah di atas � Untuk mengurangi modal kasir (bila kelebihan), silahkan masukkan di jumlah dengan tanda minus

(-) di depan. Misal: -100000

4.4.2. Pengeluaran Kasir

Pengeluaran Kasir adalah proses mencatat pengeluaran-pengeluaran lain yang diambilkan dari uang kasir (dalam Cash Drawer). Pengeluaran Kasir ini dicatat selama kasir bertugas, caranya: – Klik menu Penjualan atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik kanan pada tabel/grid � klik Laporan Kasir – Klik tab Modal & Pengeluaran di bagian kiri atas – Ketikkan jumlah uang di kotak jumlah & ketikkan keterangan di kotak keterangan (misal:

"Sumbangan 17 Agustus") � lalu klik tombol Pengeluaran � klik OK

4.4.3. Uang dalam Cash Drawer

Fasilitas ini adalah untuk memberikan laporan mengenai transaksi-transaksi yang dilakukan oleh Kasir saat dia bertugas yang menggunakan Uang dalam Cash Drawer, caranya: – Klik menu Penjualan atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik kanan pada tabel/grid � klik Laporan Kasir – Klik tab Laporan Kasir di bagian kiri atas � pilih Tanggal � pilih Kasir – Pilih jenis Printer (bila memilih jenis printer Dengan Driver, maka akan preview dahulu) – Ketikkan jumlah riil uang dalam cash drawer di kotak Uang dlm Cash Drawer (diisi

sewaktu Kasir selesai bertugas) – Klik tombol Tampilkan – Klik tombol Print (bila ingin mencetak)

Њ


Hal 37 dari 45

4.4.4. Laporan Penjualan Kasir

Laporan Penjualan Kasir digunakan untuk mengetahui transaksi-transaksi yang dilakukan oleh Kasir dalam periode tertentu dan lebih detail. Laporan ini dikelompokkan menjadi 2 (dua) yaitu per Kasir atau Total, dan dibagi lagi berdasarkan seabagai berikut: 1. Laporan per Nota/struk 2. Laporan Keuangan (Net Sales) 3. Laporan per Kategori Barang 4. Laporan Pengeluaran Kasir Cara mencetak Laporan Penjualan Kasir: – Klik menu Penjualan atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik kanan pada tabel/grid � klik Laporan Kasir � klik tab Laporan Kasir – Sesuaikan Tanggal (default: hari ini) � sesuaikan Kasir (default: Kasir aktif) – Pilih Range Tanggal – Pilih Setting Printer (bila memilih Driver Disesuaikan Printer, maka akan muncul

preview dahulu) – Pilih jenis Laporan Kasir yang ingin dicetak, klik di tombolnya

� Catatan Uang dalam Cash Drawer � Laporan uang dalam cash

drawer dicetak menggunakan Printer Mini, sehingga mudah dilihat dan efisien.

� Catatan Laporan Penjualan Kasir � Laporan penjulan kasir dicetak

menggunakan Printer Mini dengan ukuran kertas: – kertas 75/76mm – kertas 58/60mm sehingga mudah dilihat dan efisien.

.

Њ


Hal 38 dari 45

5. LAPORAN-LAPORAN

5.1. JENIS LAPORAN

TransPOS 2011 Standard menyediakan fasilitas Laporan untuk terutama untuk kepentingan manajemen. Dengan fasilitas ini, diharapkan akan dapat membantu dalam pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Berikut laporan-laporan yang dapat diakses: Jenis-jenis Laporan:

1. Persediaan a. Nilai Persediaan Barang b. Stok di bawah Limit c. Daftar Stok & Harga Jual d. Barang tidak laku e. Stok Opname f. Kartu Stok

2. Pembelian a. Pembelian Total b. Pembelian Detail c. Pembelian per Supplier d. Pembelian per Kategori e. Retur Beli

3. Hutang a. Hutang per Supplier b. Pembayaran Hutang c. Analisa Umur Hutang

4. Penjualan a. Penjualan Total b. Penjualan Detail c. Penjualan per Pelanggan d. Penjualan per Kategori e. Penjualan per Kasir f. Rangking Penjualan g. Retur Jual

5. Piutang a. Piutang per Pelanggan b. Pelunasan Piutang c. Analisa Umur Piutang

6. Rugi Laba a. Laba Rugi Total b. Laba Rugi per Kategori c. Laba Rugi per Supplier

5.2. MENCETAK & MENYIMPAN LAPORAN KE EXCEL

Untuk mencetak Laporan caranya sebagai berikut: – Klik menu Laporan – Pilih Laporan mana yang ingin di lihat atau ingin dicetak – Pilih kategori/filter pencarian (bisa per kategori atau semua) atau pilih Periode Tanggal

dan atau pilih pilihan lainnya yang sesuai yang diinginan

– Klik tombol Print Preview untuk melihat laporan

– Klik tombol Print untuk mencetak laporan, sedangkan

Untuk menyimpan/export ke Excel: Klik tombol Save � ketik Nama File di File name � pilih Excel file OLE (*.xls) di Save as type � klik Simpan � klik Ok

– Klik tombol Close � lalu klik tombol Close satu lagi untuk menutup laporan

� Catatan Laporan

� Sebaiknya Laporan secara periodik (misal: per bulan/akhir bulan atau per tahun) disimpan/export ke Excel, RTF, CSV atau tipe lain. � TRIK: Agar mendapat hasil layout Excel yang rapi, silahkan Laporan disimpan ke format .csv

dahulu, baru kemudian buka Excel lalu import file .csv tadi. Setelah import lakukan diedit/re-layout (penyesuaian sedikit). � Cara Import Data CSV di:

- Excel 2003

klik menu Data � klik Get External Data � klik Import � buka file .csv - Excel 2007/2010/2013

klik menu tab Data � klik form text dlm grup “Get External Data” � buka file .csv


Hal 39 dari 45

6. BACKUP & BUKA FILE BACKUP

Fasilitas Backup data adalah fasilitas yang sangat dianjurkan untuk menghidari hal-hal yang tidak diinginkan yang bisa berkibat akan rusaknya data. Rusaknya data bisa karena hardware rusak, kesalahan manusia (human error), virus, corrupt, dll. File backup data terkompresi dengan format ZIP. Caranya yaitu: 1. Manual

Cara backup ini bisa dilakukan sewaktu-waktu dan bisa dilakukan secara periodik sesuai keinginan yaitu melalui Tools Program. – Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) – Klik tombol Start di desktop Windows � All programs � TransPOS 2011 Standard �

pilih Tools Program � isikan Login � klik tombol Backup Data

– Klik tombol untuk memilih folder tempat file backup disimpan – Ketik nama file di kotak File name � klik tombol Save – Klik OK

2. Semi Otomatis

Dalam fasilitas semi otomatis ini setiap akan keluar/exit dari program TransPOS akan muncul Peringatan untuk membackup data. Sebaiknya peringatan tersebut dilakukan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan nantinya. – Setelah klik tombol Close program TransPOS atau klik menu File � klik Keluar

– Klik tombol Backup � klik tombol untuk memilih folder tempat file backup disimpan

– Ketik nama file di kotak File name � klik tombol Save – Klik OK (otomatis program TransPOS ditutup)

B. MEMBUKA FILE BACKUP DATA (RESTORE)

Fasilitas ini digunakan untuk membuka file yang sudah dibackup dengan cara meng-ekstrak/unzip ke dalam folder atau direktori yang ditentukan. – Sebelum buat folder baru dengan Windows Explorer di direktori dimana saja (untuk

menempatkan hasil ekstrak/unzip file database) – Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) – Klik tombol Start di desktop Windows � All programs � TransPOS 2011 Standard �

pilih Tools Program � isikan Login � klik tombol Buka Data

– Klik tombol (disebelah kanan kotak Nama File) untuk memilih file backup yang akan dibuka

– Klik tombol (di sebelah kanan kotak Direktori) untuk memilih di folder mana file backup tersebut akan di tempatkan dan di ekstrak (unzip) sehingga terkoneksi dengan TransPOS � Klik OK

– Kemudian Close � buka program TransPOS � Silahkan Login

Њ


Hal 40 dari 45

7. DATA BARU Data Baru ini dimaksudkan untuk membuat file/data baru (New) & bukan data latihan sehingga data akan menjadi baru & kosong dan siap diisi dengan data sesuai yang diinginkan. Caranya yaitu: – Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) – Klik tombol Start di desktop Windows � All programs � TransPOS 2011 Standard � pilih

Tools Program � isikan Login � klik tombol Data Baru

– Klik tombol di Nama data/folder (untuk membuat folder tempat data baru akan disimpan atau diletakkan)

– Ketik Nama file di kotak File name � klik tombol Save – Isikan Identitas Usaha/Toko (Nama, Usaha, Alamat, Kota, & Telp) – Periode Pembukuan: Tahun & Bulan (Default: Tahun & Bulan berjalan/saat ini) – Klik tombol Buat Data Baru – Klik Ok � klik Ok lagi

� Catatan Data Baru (logo Usaha/Toko) � Untuk setting/ganti logo: setting � setting program � browse (ganti logo) � pilih file image � Ok

8. PERBAIKI & OPTIMALKAN DATA

Fasilitas ini digunakan untuk memperbaiki data bilamana terjadi suatu hal mengakibatkan data corrupt atau rusak. Penyebab data corrupt atau rusak paling sering adalah karena listrik atau komputer mati secara mendadak tanpa prosedur shutdown. Biasanya data rusak karena mati listrik adalah data ketika sedang dipakai untuk transaksi. A. Perbaiki Data

– Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) – Klik tombol Start di desktop Windows � All programs � TransPOS 2011 Standard �

pilih Tools Program � isikan Login � klik tombol Perbaiki Data – Klik tombol Connect – Klik kotak Termasuk Perbaiki Index Data – Pilih/select semua file data (.DAT) yang akan diperbaiki dengan mouse

(Caranya: klik file barang.DAT � tekan & tahan tombol Shift keyboard � scroll mouse ke bawah � klik file X.DAT sehingga semua file terblok biru)

– Klik tombol Perbaiki (tunggu sampai proses selesai 100%) – Klik tombol Close atau lanjutkan Optimalkan Data

B. Optimalkan Data – Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close)

Њ


Hal 41 dari 45

– Klik tombol Start di desktop Windows � All programs � TransPOS 2011 Standard � pilih Tools Program � isikan Login � klik tombol Perbaiki Data

– Klik tombol Connect – Klik kotak Termasuk Perbaiki Index Data – Pilih/select semua file data (.DAT) yang akan diperbaiki dengan mouse

(Caranya: klik file barang.DAT � tekan & tahan tombol Shift keyboard � scroll mouse ke bawah � klik file X.DAT sehingga semua file terblok biru)

– Klik tombol Optimalkan – Klik tombol Pilih (klik tombol Pilih terus menerus sampai tampilan Pilih Index Data

hilang & kembali ke tampilan Perbaiki Data) – Klik tombol Close semua jendela/tampilan (tampilan Perbaiki Data & tampilan Pesan)

– Pastikan tidak ada komputer yang menjalankan TransPOS ketika Perbaiki Data !!

– Pastikan tidak ada komputer yang menjalankan TransPOS ketika Optimalkan Data !! – Untuk menghindari data rusak gunakan UPS atau sejenisnya, karena bila rusaknya

berat fitur ini tidak memberi menjamin 100%

Њ


Hal 42 dari 45

9. JARINGAN (LAN)

Jaringan ini dibutuhkan apabila pemakaian program TransPOS yang menggunakan lebih dari 1 komputer. Prinsip kerja jaringan program TransPOS adalah Client Server, dimana salah satu komputer dijadikan Central atau pusat penyimpanan data dengan cara Sharing Folder. Berikut ini urutan langkah-langkahnya:

1. BUAT IDENTITAS KOMPUTER & WORKGROUP

Supaya antar komputer bisa saling berkomunikasi, maka perlu dibuat suatu “jalur” khusus. Jalur tersebut adalah Workgroup. Sebelum membuat workgroup terlebih dahulu setiap komputer harus punya nama untuk membedakan satu sama lain. – Klik kanan pada tombol Start � pilih Explore – Klik kanan My Computer � Properties – Klik tab Computer Name � ketikkan keterangan ttg komputer pada Computer

description (misal: 'Komputer Server' utk server atau 'Komputer Client1' utk komputer client 1)

– Klik tombol Change... � ketikkan nama komputer pada Computer name (misal: 'Server' utk komputer server, atau 'Client1' untuk komputer client 1)

– Ketikkan nama workgroup pada kotak Workgroup, misal: TransPOS. (baik komputer server maupun client nama workgroup harus sama)

– Klik tombol OK � OK � OK � OK � Yes (Setelah tombol Yes ditekan maka komputer akan direstart secara otomatis)

2. SETTING IP Selain punya nama, masing-masing komputer harus punya alamat yaitu berupa nomer IP. Baik komputer server maupun client harus disetting nomer IPnya. Umumnya setting IP komputer jaringan sebagai berikut: – IP Komputer Server – IP Komputer Client 1

: 192.168.0.1 : 192.168.0.2

Apabila mempunyai komputer client 2 atau lebih maka IP Komputer Client 2 adalah 192.168.0.3 dan seterusnya

Berikut langkah-langkah pemberian nomer IP pada masing-masing komputer

– Klik icon pada taskbar (pojok kanan bawah desktop anda) � Properties atau klik Start � Control Panel � Network Connections

– Klik kanan icon Local Area Connection � pilih Properties

Њ


Hal 43 dari 45

– Klik Internet Protocol (TCP/IP) � klik tombol Properties

– Pilih option Use the following IP address � ketikkan IP address dan Subnet mask � OK (IP address sesuai ketentuan di atas, sedang isi Subnet mask adalah 255.255.255.0)

– Klik 2 (dua) option seperti gambar di bawah ini, lalu klik OK

3. SHARING FOLDER Sharing folder digunakan untuk mengijinkan komputer client untuk mengakses file database yg ada di folder komputer Server. Berikut ini adalah cara Sharing Folder di komputer Server: – Klik kanan pada folder db atau folder database TransPOS berada/aktif (default: di

direktori C:\Program Files\Software TransCODE\TransPOS 2011 Standard\) – Klik Sharing atau Sharing and Security... � klik tab Sharing di bagian atas

(Jika opsi/pilihan Share this folder to the network tidak muncul, klik link If you understand the security risks but want to share files without running the wizard,click here � Just enable file sharing � Ok � Yes)

– Klik Share this folder to the network � klik pula Allow network users to change my files

– Klik tombol OK

� Catatan Jaringan � Untuk mendukung jaringan (LAN) komputer harus ada port RJ45/UTP (biasanya ada/onboard),

apabila tidak ada bisa digunakan LAN Card. � Selain itu dibutuhkan juga Kabel Jaringan bertipe RJ45/UTP dan konektor kabel di kedua sisi kabel. � Apabila jaringan memakai lebih dari 2 komputer gunakan Switch/Hub. � Bila ingin kualitas transfer data jaringan bagus, gunakan hardware jaringan yang berkualitas juga &

panjang kabel perlu diperhatikan. � Perangkat keras di atas (yang tidak onboard) dapat anda dapatkan di toko komputer.

Setting Jaringan/Network (LAN) diatas dibuat di Windows XP untuk Windows lainnya silahkan disesuaikan (prinsipnya sama)

壸Њ


Hal 44 dari 45

10. PERANGKAS KERAS TRANSPOS

Perangkat keras Penjualan Retail (POS) ada banyak. Selain support jaringan, perangkat keras lain yang disupport oleh program TransPOS adalah sebagai berikut: 1. PC Komputer 2. Printer Mini & Tipe LX (cetak Struk/Nota) atau Printer A4 (cetak Faktur & Laporan) 3. Barcode Scanner 4. Cash Drawer (laci uang)

PC Komputer

Printer Mini & Printer A4

Barcode Scanner

Cash Drawer

Specs. PCKomputer: � Windows � Ada port UTP/LAN

(RJ45) � Ada port Printer Parallel

(LPT) atau Serial (RS232)

� Ada port PS/2 � Ada port USB

Specs. Printer Mini (Driver atau Non Driver): � Menggunakan Port

Parallel (LPT), Serial (RS232) atau USB

� Ada port RJ11 � Ukuran kertas 75mm Specs. Printer A4 (Driver): � Menggunakan port

Parallel atau USB � Cash Drawer langsung

ke komputer � Ukuran kertas 75mm Merk Printer mini yang telah di test dengan TranPOS adalah: – Inventor, Epson, Star,

Zonerich, dll

Specs. Barcode Scanner: � Menggunakan Port

PS/2 atau USB Merk Barcode Scanner yang telah di test dengan TranPOS adalah: – Inventor – Argox – TSC – Zebra – Toshiba – dll

Specs. Cash Drawer: � Menggunakan Port

RJ11 � Bila Printer mini tidak

ada port RJ11 gunakan converter card

Merk Printer yang telah di test dengan TranPOS adalah: – Integral – Inventor – TEC – dll

壸Њ


Hal 45 dari 45

KONFIGURASI PERANGKAT KERAS & JARINGAN TRANSPOS

------------------------------------------------------------------------------------------------------------ - untuk Barcode Scanner dengan port PS/2 diparalel dengan kabel Keyboard

- untuk Barcode Scanner dengan port USB langsung ke PC Komputer - untuk Mini Printer/ Printer Struk: gunakan driver Generic Text/only (bawaan Windows)

11. DUKUNGAN TEKNIS

TransPOS mempunyai fasilitas berupa Dukungan Teknis (technical support) dari pengembang software TransPOS. Dukungan tersebut berupa bantuan teknis yang bisa diakses melalui: 1. Reseller/Agen

2. SMS 3. Email

: Kontak Reseller/Agen (bila membeli lewat Reseller/Agen atau Pihak Ketiga)

: 085 72972 0398 : [email protected]

Apabila mengalami masalah dalam penggunaan software, silahkan beri penjelasan detail dan urut

kepada kami & akan lebih baik disertai dengan screenshot/capture image bagian yg bermasalah,

agar kami bisa menganalisa dengan benar & bisa memberikan solusinya.

Untuk menggunakan fasilitas Dukungan Teknis kami, silahkan sebutkan Serial Number terlebih

dahulu (sebagai identitas ID Anda atas pembelian software kami)

www.softwarekita.com

panduan (manual book) t r a n s p o ssoftwarekita.com/image/data/manual book transpos 2011... ·...

Documents