panduan aplikasi sirup (rev.2)

Panduan Aplikasi SIRUP (rev.2)

Versi .2.3

Bagian Layanan Pengadaan Sekretariat Daerah Kota Yogyakarta

Daftar Isi (Urut Tahapan)

1. Login PPKom ke SIRUP ………………………………………………………………………................ 1 2. Pengisian Struktur Anggaran ……………………………………………………………………………. 2 3. Pembuatan Program……………………………………………… ……………………………………….. 4 4. Pembuatan Kegiatan………………………………………………. ………………………………………. 5 5. Ubah Program……………………………………………. ………………………………………………….. 7 6. Nonaktifkan Program ………………………………………………………………………………………. 7 7. Ubah Kegiatan……………………………….......……………………………………………………………. 8 8. Non Aktikan Kegiatan ………………………….…………………………………………………………… 8 9. Verifikasi dan Delegasi Kegiatan ………………………..…………………………………………….. 9 10. Login PPKom ke SIRUP ……………………………………………………………………………………… 12 11. Pembuatan Paket Pengadaan Barang/Jasa Penyedia…………..……………………………. 14 Keterangan form isian Pengadaan Barang/Jasa Penyedia……..…………………………… 16 Tabel Kesesuaian Metode Pemilihan Berdasarkan Jenis Pengadaan dan Pagu….. 17 12. Pembuatan Paket Pengadaan Barang/Jasa Swakelola ……………………………………… 18 Keterangan form isian Pengadaan Barang/Jasa Swakelola ………………………………. 20 13. Pengumuman Paket Penyedia/Swakelola…………………………………………….…………… 21 14. Revisi / Hapus Paket Pengadaan Yang Belum Diumumkan…………………..……………. 22 15. Revisi Paket Pengadaan Yang Sudah Diumumkan……………………………..………………. 24 16. Pembatalan Paket Pengadaan Yang Sudah Diumumkan………………………..…………… 28

Bagian Layanan Pengadaan Setda Kota Yogyakarta

1

1. LOGIN PA KE APLIKASI SIRUP

1. Buka web SIRUP di browser dengan alamat https://sirup.lkpp.go.id, kemudian klik Masuk

di pojok kanan atas untuk login ke aplikasi.

2. Masukkan username dan kata sandi, kemudian centang “Saya bukan robot” untuk

verifikasi captcha.

3. Ikuti petunjuk Captcha kemudian klik verifikasi. Setelah proses verifikasi captha selesai,

klik tombol Submit untuk masuk ke aplikasi.


2

2. PENGISIAN STRUKTUR ANGGARAN (DILAKUKAN OLEH PA)

1. Setelah login, pastikan tahun anggaran sudah benar dengan melihat tahun anggaran yang

muncul di pojok kanan atas, di sebelah username. Apabila belum sesuai, klik tahun

anggaran tersebut kemudian pilih tahun anggaran yang sesuai.

2. Halaman yang pertama muncul saat PA berhasil masuk ke aplikasi adalah halaman

Struktur Anggaran. Cara menampilkan halaman Struktur Anggaran adalah dengan

mengklik menu RUP, kemudian Klik Struktur Anggaran.

3. Setelah halaman Struktur Anggaran muncul, pastikan tab yang aktif adalah tab Struktur

Anggaran. Kemudan klik tombol Perbarui Struktur Anggaran.


3

4. Isikan data Struktur Anggaran sesuai form, dengan angka tanpa tanda titik atau koma,

kemudian klik tombol Simpan.

Kolom yang bisa diisi adalah:

Kolom Belanja Tidak Langsung > Pegawai

Kolom Belanja Tidak Langsung >Pengadaan

Kolom Belanja Tidak Langsung >Bukan Pengadaan

Kolom Belanja Langsung >Pegawai

Kolom Belanja Langsung >Barang/Jasa

Kolom Belanja Langsung >Modal

Kolom Belanja Tidak Langsung Bukan Pegawai dan Belanja Langsung Bukan Pegawai

merupakan kolom penjumlahan otomatis (akan terisi setelah struktur anggaran

disimpan).

Isikan data struktur anggaran pada kolom yang diberi panah.


4

3. PEMBUATAN PROGRAM (DILAKUKAN OLEH PA)

1. Setelah login, pastikan tahun anggaran sudah benar dengan melihat tahun anggaran yang

muncul di pojok kanan atas, di sebelah username. Apabila belum sesuai, klik tahun

anggaran tersebut kemudian pilih tahun anggaran yang sesuai.

2. Untuk membuat program, klik menu kelola data, kelola anggaran dan Kelola PKOR untuk

menampilkan halaman Kelola Program.

3. Klik tombol Tambah Program untuk membuat program baru.


5

4. Isikan form pembuatan program sesuai keterangan, kemudian klik Simpan. Ulangi dari

langkah 3 untuk menambahkan Program lainnya.

4. PEMBUATAN KEGIATAN (DILAKUKAN OLEH PA)

1. Pada halaman Kelola Program (Menu Kelola Data -> Kelola Anggaran -> Kelola PKOR ) akan

tampil semua daftar Program pada Tahun Anggaran. Untuk menambahkan Kegiatan baru

di dalam program klik icon “Daftar Kegiatan” (icon pertama di kolom action pada tabel)

pada Program yang akan ditambahi kegiatan baru.


6

2. Klik tombol Tambah Kegiatan untuk membuat kegiatan baru.

3. Isikan data Kegiatan pada form, kemudian klik Simpan. Ulangi dari langkah 2 untuk

menambahkan Kegiatan pada Program yang sama atau dari langkah 1 untuk

menambahkan Kegiatan pada Program lainnya.


7

5. UBAH PROGRAM (DILAKUKAN OLEH PA)

1. Pada Halaman Kelola Program (Menu Kelola Data -> Kelola Anggaran -> Kelola PKOR) klik

icon “Ubah Program” (icon kedua di kolom Actions) pada Program yang hendak diubah.

2. Sesuaikan isian data Program pada form kemudian klik Simpan.

6. NONAKTIFKAN PROGRAM

1. Untuk menonaktifkan Program, klik icon tong sampah pada kolom Actions.

2. Klik nonaktifkan pada jendela konfirmasi untuk menonaktifkan Program.


8

7. UBAH KEGIATAN (DILAKUKAN OLEH PA)

1. Pada halaman Kelola Kegiatan (lihat tahap pembuatan kegiatan untuk cara menampilkan

halaman kelola kegiatan), klik icon “Ubah Kegiatan” (Icon kedua pada kolom Actions) di

Kegiatan yang akan diubah.

2. Sesuaikan data Kegiatan, kemudian klik tombol Simpan.

8. NONAKTIFKAN KEGIATAN (DILAKUKAN OLEH PA)

1. Pada halaman Kelola Kegiatan, klik icon tong sampah di kolom Actions untuk

menonaktifkan Kegiatan.

2. Klik nonaktifkan Kegiatan pada jendela konfirmasi.


9

9. VERIFIKASI DAN PENDELEGASIAN KEGIATAN KEPADA PPKOM BARU

(DILAKUKAN OLEH PA)

1. Setelah PA berhasil login, klik menu Kelola Data kemudian klik sub menu Kelola Pengguna.

2. Cari nama PPKom, kemudian klik tombol verifikasi pengguna pada kolom action untuk

melakukan verifikasi pada PPKom tersebut.


10

3. Klik menu Kelola Data, kemudian klik sub menu Kelola Anggaran lalu klik Kelola PKOR.

4. Klik icon daftar kegiatan pada kolom action untuk melihat daftar kegiatan di dalam

program.


11

5. Cari nama kegiatan yang akan didelegasikan kepada PPKom kemudian klik icon ubah

kegiatan pada kolom action.

6. Kemudian pilih nama PPKom yang akan menangani kegiatan tersebut. Lalu klik tombol

simpan. Setelah tahap ini PPKom baru sudah bisa menambahkan paket pengadaan

barang/jasa.


12

10. LOGIN PPKOM KE SIRUP

1. PPKom Login terlebih dahulu ke website LPSE Kota Yogyakarta ( http://lpse.jogjakota.go.id )

dengan menggunakan user id dan password yang diberikan oleh LPSE.

2. Klik link “Aplikasi e-procurement lainnya”


13

3. Klik Tombol Masuk Production Aplikasi SIRUP.

4. Isikan data profil PPKom (dilakukan hanya satu kali saat pertama kali login ke aplikasi SIRUP).

Pada pilihan K/L/P/D, pilih Pemerintah Daerah Kota Yogyakarta.

Kemudian pilih Satuan Kerja (OPD) PPKom dilanjutkan dengan mengisikan data PPKom sesuai

form lalu klik Simpan. Sampai tahap ini PPKom menunggu verifikasi dan delegasi dari PA/KPA

terlebih dahulu. Apabila sudah diverifikasi oleh PA, proses login selanjutnya tidak akan

menampilkan form ini lagi.


14

11. PEMBUATAN PAKET PENGADAAN BARANG/JASA PENYEDIA (DILAKUKAN OLEH PPKOM)

1. Setelah PPKom berhasil masuk ke aplikasi Sirup, Klik menu RUP kemudian pilih sub menu

Penyedia.

2. Klik tombol +Paket Penyedia untuk membuat paket pengadaan barang/jasa melalui penyedia.


15

3. Isikan data paket penyedia sesuai dengan form yang disediakan, kemudian klik tombol

simpan.

4. Centang kolom FD pada paket yang baru dibuat , kemudian klik tombol Finalisasi Draf untuk

mengirimkan ke PA untuk diumumkan.


16

Keterangan:

1 Nama Paket : Isikan dengan nama paket pengadaan

2 Provinsi : Pilih DI. Yogyakarta

3 Kabupaten/Kota : Pilih Yogyakarta (Kota)

4 Detil Lokasi : Isikan Lokasi pekerjaan, (Kecamatan/Kelurahan/Jalan/dsb)

5 Volume Pekerjaan : Isikan volume pekerjaan sesuai DPA/DPPA

6 Uraian Pekerjaan : Isikan Uraian pekerjaan sesuai KAK

7 Spesifikasi Pekerjaan : Isikan Spesifikasi pekerjaan sesuai KAK

8 PDN : Centang bila pekerjaan direncanakan menggunakan produk dalam negeri sesuai Perpres 16 Tahun 2018 pasal 66 dan Peraturan LKPP No 7 Tahun 2018 pasal 28 ayat (3)

9 Usaha Kecil : Centang bila paket pekerjaan ini diperuntukkan untuk Usaha Kecil sesuai Perpres 16 Tahun 2018 pasal 65 dan Peraturan LKPP No 7 Tahun 2018 pasal 28 ayat (3)

10 Pra DIPA/DPA : Centang apabila paket pekerjaan diumumkan sebelum DPA disahkan. (Untuk Proses Pemilihan mendahului Tahun Anggaran)

11 Sumber Dana : Pilih tahun sesuai dengan tahun anggaran, pilih APBD sebagai sumber dana apabila dana berasal dari APBD, BLUD apabila dari anggaran BLUD

12 MAK : Isikan dengan kode rekening untuk pekerjaan. (Kolom akan muncul setelah tahun anggaran dan sumber dana dipilih.)

13 Komponen/Kegiatan : Pilih nama kegiatan dari pekerjaan.

14 Pagu : Isikan dengan pagu pekerjaan dan merupakan total dari semua jumlah pagu (No.17) dari jenis pengadaan

15 No. Izin Tahun Jamak : Isikan dengan surat izin pelaksanaan pekerjaan tahun jamak apabila pekerjaan dilaksanakan lebih dari satu tahun anggaran, sesuai aturan Perpres Nomor 16 Tahun 2018 Pasal 27 ayat (9) dan Permenkeu Nomor 157/PMK.02/2013

16 Jenis Pengadaan : Pilih jenis pengadaan (bisa lebih dari satu jenis pengadaan dalam satu paket pekerjaan)

17 Jumlah Pagu : Akan terisi otomatis pada data pertama atau isikan secara manual apabila lebih dari satu jenis pengadaan.

18 Rencana Metode Pemilihan : Pilih metode pemilihan sesuai dengan jenis pengadaan dan pagu pekerjaan (lihat tabel di halaman 11)

19 Pemanfaatan barang/jasa : Rencana pemanfaatan/penggunaan barang/jasa yang dihasilkan dari pekerjaan.

20 Pelaksanaan kontrak : Pilih Awal dan Akhir pelaksanaan kontrak .

21 Pelaksanaan Pemilihan Penyedia : Pilih Awal dan Akhir pelaksanaan pemilihan penyedia.


17

Tabel kesesuaian Metode Pemilihan berdasarkan Jenis Pengadaan dan Pagu

Jenis Pengadaan Pagu Anggaran Metode Pemilihan yang bisa digunakan

Barang, Jasa Konstruksi,

Jasa Lainnya

<=200 Juta e-Purchasing,

Pengadaan Langsung

>200 Juta e-Purchasing, Tender Cepat,

Tender

Jasa Konsultansi

<=100 Juta Pengadaan Langsung

>100 Juta Seleksi

Metode Penunjukan langsung dapat digunakan pada semua jenis pengadaan, dengan nilai pagu tidak

terbatas selama memenuhi persyaratan sesuai Peraturan Presiden No.16 Pasal 38 ayat (4),(5) dan

Pasal 41 ayat (4),(5).


18

12. PEMBUATAN PAKET PENGADAAN BARANG/JASA SWAKELOLA (DILAKUKAN OLEH PPKOM)

1. Setelah PPKom masuk ke aplikasi SIRUP, klik menu RUP kemudian pilih sub menu Swakelola.

2. Klik tombol +Paket Swakelola untuk membuat paket pengadaan barang/jasa Swakelola.


19

3. Isikan data paket swakelola sesuai dengan form yang disediakan, kemudian klik tombol

Simpan.

4. Centang kolom FD pada paket Swakelola yang sudah dibuat kemudian klik tombol Finalisasi

Draf untuk mengirimkan paket swakelola tersebut ke PA untuk diumumkan.


20

Keterangan:

1 Tipe Swakalola : Pilih tipe swakelola paket pekerjaan Tipe 1 : Direncanakan,dilaksanakan dan di awasi oleh KLPD sendiri. Tipe 2 : Direncanakan,dilaksanakan dan di awasi oleh KLPD lain. Tipe 3 : Direncanakan,dilaksanakan dan di awasi oleh organisasi masyarakat. Tipe 4 : Direncanakan,dilaksanakan dan di awasi oleh kelompok masyarakat.

2 Nama Paket : Isikan dengan nama paket pekerjaan

3 Provinsi : Pilih DI. Yogyakarta

4 Kabupaten/Kota : Pilih Yogyakarta (Kota)

5 Detil Lokasi : Isikan Lokasi pekerjaan, (Kecamatan/Kelurahan/Jalan/dsb)

6 Volume Pekerjaan : Isikan volume pekerjaan sesuai DPA/DPPA

7 Uraian Pekerjaan : Isikan Uraian pekerjaan sesuai KAK

8 Pra DIPA/DPA : Centang apabila paket pekerjaan diumumkan sebelum DPA disahkan.

9 Sumber Dana : Pilih APBD sebagai sumber dana apabila dana berasal dari APBD, BLUD apabila berasal dari dana BLUD

10 MAK : Isikan dengan kode rekening untuk pekerjaan. (Kolom isian akan muncul setelah sumber dana dipilih.)

11 Komponen/Kegiatan : Pilih nama kegiatan sumber pekerjaan.

12 Pagu : Isikan dengan pagu pekerjaan (tanpa titik )

13 Pelaksanaan pekerjaan : Pilih Awal dan Akhir pelaksanaan pekerjaan .


21

13. PENGUMUMAN PAKET PENYEDIA/SWAKELOLA (DILAKUKAN OLEH PA)

1. Setelah PA login ke aplikasi, klik menu RUP kemudian pilih sub menu Penyedia atau Swakelola

(sesuai kebutuhan).

2. Centang kolom U pada paket-paket pengadaan yang akan diumumkan, kemudian klik tombol

Umumkan Paket Penyedia (untuk paket penyedia) atau tombol Umumkan Paket Swakelola

(untuk paket Swakelola). Paket pengadaan hanya bisa diumumkan apabila kolom FD sudah

dicentang oleh PPKom.


22

14. REVISI / HAPUS PAKET PENGADAAN YANG BELUM DIUMUMKAN

(DILAKUKAN OLEH PPKOM)

1. Setelah PPKom berhasil login ke aplikasi SIRUP, klik menu RUP, kemudian pilih Penyedia atau

Swakelola sesuai kebutuhan.

2. Paket yang belum diumumkan terdiri dari 2 kriteria, dan bisa dilihat pada kondisi kolom A

(Aktif), FD (Finalisasi Draf) dan U (Umumkan) yakni sebagai berikut:

A. Kriteria 1

Paket belum difinalisasi draf dengan kondisi kolom FD dan U belum tercentang

seperti di bawah.

Pada kondisi ini, PPKom cukup mengklik icon Lengkapi Paket Penyedia (icon pertama

pada kolom Actions) untuk merevisi paket atau icon Hapus Paket (icon kedua pada

kolom Actions) untuk menghapus paket.

B. Kriteria 2

Paket sudah difinalisasi draf dengan kondisi hanya kolom U saja yang belum

tercentang seperti pada gambar di bawah.


23

Pada kondisi ini, PPKom harus membatalkan finalisasi draf terlebih dahulu dengan

mengklik icon batalkan final draf (icon pertama di kolom Acton). Isikan alasan

pembatalan finalisasi draf kemudian klik simpan. Setelah pembatalan Finalisasi Draf,

kondisi kolom A, FD, dan U akan kembali seperti pada kriteria 1. Lakukan revisi atau

penghapusan paket seperti pada kriteria 1.


24

15. REVISI PAKET PENGADAAN YANG SUDAH DIUMUMKAN

(DILAKUKAN OLEH PPKOM DAN PA)

1. Setelah PPKom masuk ke aplikasi SIRUP, klik menu RUP kemudian pilih sub menu Penyedia

atau Swakelola sesuai keperluan .

2. Klik icon inisiasi revisi paket di kolom action pada paket pengadaan yang akan direvisi.


25

3. Pilih Satu Ke Satu untuk revisi. Kemudian klik tombol Inisiasi Revisi Paket.

4. Isikan Alasan Revisi kemudian revisi form paket pengadaan, setelah selesai klik tombol

simpan.

5. Akan muncul tanda seru di depan nama paket yang direvisi.


26

6. PA login ke aplikasi SIRUP, klik menu RUP kemudian pilih sub menu Penyedia atau Swakelola

sesuai keperluan.

7. Cari nama paket yang sudah diinisiasi revisi oleh PPKom kemudian klik icon diskusi paket

pada kolom action, atau tanda seru di depan nama paket.


27

8. Pada diskusi paket, PA dapat melihat alasan revisi, waktu revisi dan informasi perubahan yang

dilakukan dengan mengklik link yang disertakan. PA dapat menyetujui atau menolak inisiasi

revisi yang diajukan oleh PPKom dengan melakukan klik pada tombol yang sesuai. Paket yang

disetujui revisinya oleh PA/KPA tidak perlu diumumkan ulang lagi.


28

16. PEMBATALAN PAKET PENGADAAN YANG SUDAH DIUMUMKAN

(DILAKUKAN OLEH PPKOM DAN PA)

1. Setelah PPKom masuk ke aplikasi SIRUP, klik menu RUP kemudian pilih sub menu Penyedia

atau Swakelola sesuai kebutuhan .

2. Klik icon inisiasi revisi paket di kolom action pada paket pengadaan yang akan dibatalkan.


29

3. Pilih Pembatalan kemudian klik tombol Inisiasi Revisi Paket.

4. Isikan alasan pembatalan paket, kemudian klik Simpan


30

5. PA login ke aplikasi SIRUP, klik menu RUP kemudian pilih sub menu Penyedia atau Swakelola

sesuai keperluan.

6. Cari nama paket yang sudah diinisiasi revisi oleh PPKom kemudian klik icon diskusi paket

pada kolom action, atau tanda seru di depan nama paket.


31

7. Klik setuju untuk melakukan pembatalan paket.

panduan aplikasi sirup (rev.2)

Documents