otomatisasi tata kelola humas dan keprotokolan · dengan mengacu kepada ki/kd kurikulum 2013 maka...

OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

(C3) KELAS XI

Suyitno

PT KUANTUM BUKU SEJAHTERA

OTOMATISASI TATA KELOLA DAN KEPROTOKOLANSMK/MAK Kelas XI© 2020Hak cipta yang dilindungi Undang-Undang ada pada Penulis.Hak penerbitan ada pada PT Kuantum Buku Sejahtera.

Penulis : SuyitnoEditor : Vera Annisa Retno PratiwiDesainer Kover : Achmad FaisalDesainer Isi : Dyah Nur AzizahTahun terbit : 2020ISBN : 978-623-7591-88-7

Diterbitkan oleh PT Kuantum Buku SejahteraAnggota IKAPI No. 212/JTI/2019Jalan Pondok Blimbing Indah Selatan X N6 No. 5 Malang - Jawa TimurTelp. (0341) 438 2294, Hotline 0822 9951 2221; Situs web: www.quantumbook.id

Dilarang memperbanyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apa pun, baik secara elektronis maupun mekanis, termasuk memfotokopi, merekam atau dengan sistem penyimpanan lainnya, tanpa izin tertulis dari PT Kuantum Buku Sejahtera.

iii

Daftar Isi

Prakata ..................................................................................................................... vBab 1 Kehumasan ....................................................................................................... 1 A. Sejarah Humas/Public Relations .................................................................................. 2 B. Memahami Humas/Public Relations (PR) ................................................................. 5 C. Fungsi Humas ..................................................................................................................... 6 D. Aspek-Aspek Humas ........................................................................................................ 6 E. Proses Humas ..................................................................................................................... 7 F. Manfaat Humas .................................................................................................................. 10 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 12

Bab 2 Regulasi Bidang Kehumasan ........................................................................... 17 A. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tentang Pedoman Tata Kelola Humas ................................ 18 B. Peraturan Menteri Dalam Negeri tentang Pedoman Tata Kelola Humas ....... 21 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 25

Bab 3 Khalayak Humas ............................................................................................... 29 A. Memahami Khalayak ........................................................................................................ 30 B. Macam-Macam Khalayak ................................................................................................ 30 C. Pengelompokan Khalayak Humas .............................................................................. 30 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 35

Bab 4 Etika dan Kode Etik Profesi Humas ................................................................. 39 A. Memahami Etika dan Kode Etik ................................................................................... 40 B. Etika dan Kode Etik Profesi Humas .............................................................................. 40 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 50

Bab 5 Pelayanan Prima kepada Pelanggan .............................................................. 53 A. Memahami Pelayanan Prima ........................................................................................ 54 B. Etiquette, Behaviour, dan Team Work ........................................................................ 55 C. Personality dan Profesional Attitude .......................................................................... 58 D. Grooming dan Greeting .................................................................................................. 60 E. Pelayanan Prima Berdasarkan Sikap ........................................................................... 64 F. Pelayanan Prima Berdasarkan Tindakan ................................................................... 65 G. Pelayanan Prima Berdasarkan A3 ................................................................................ 68 H. Standar Pelayanan ............................................................................................................ 69 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 71

Bab 6 Komunikasi Efektif Kehumasan ...................................................................... 75 A. Memahami Komunikasi .................................................................................................. 76 B. Elemen-Elemen Komunikasi Massa ............................................................................ 77 C. Model-Model Komunikasi .............................................................................................. 78

iv

D. Teknik-Teknik Komunikasi .............................................................................................. 80 E. Tujuh C Komunikasi .......................................................................................................... 82 F. Hambatan Komunikasi .................................................................................................... 83 G. Hubungan Komunikasi dengan Kehumasan .......................................................... 85 H. Persiapan dalam Penulisan Pidato .............................................................................. 86 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 88

Bab 7 Penyusunan Pesan Bidang Kehumasan .......................................................... 93 A. Struktur Umum Penulisan .............................................................................................. 94 B. Bentuk/Model Penulisan ................................................................................................ 94 C. Bahasa Komunikasi ........................................................................................................... 97 D. Pedoman Pemakaian Bahasa dalam Pers ................................................................. 99 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 100

Bab 8 Media Komunikasi Humas ............................................................................... 103 A. Memahami Media Komunikasi Humas ..................................................................... 104 B. Macam-Macam Media Komunikasi Humas ............................................................. 104 C. Ciri-Ciri Media Komunikasi Humas .............................................................................. 110 D. Keunggulan dan Kelemahan Media Komunikasi .................................................. 111 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 113

Bab 9 Pembuatan Profil Organisasi ........................................................................... 117 A. Memahami Profil Organisasi ......................................................................................... 118 B. Sistematika Penyusunan Profil Organisasi ............................................................... 119 C. Tata Cara Pembuatan Profil Organisasi ...................................................................... 121 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 124

Bab 10 Perencanaan Program Kehumasan ................................................................. 127 A. Memahami Perencanaan Program Kehumasan ..................................................... 128 B. Urgensi Perencanaan Program Kehumasan ............................................................ 129 C. Model Perancangan Humas .......................................................................................... 129 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 135

Daftar Pustaka ................................................................................................................... 139Biodata Penulis .................................................................................................................. 143Biodata Konsultan ............................................................................................................. 144Tim Kreatif.......... ................................................................................................................ 145

v

Prakata

Setelah melalui proses yang panjang, akhirnya buku pelajaran Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan Kelas XI untuk peserta didik SMK/MAK Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran ini dapat dirampungkan. Oleh karena itu, penulis menyampaikan rasa syukur kehadirat Allah SWT atas kelancaran dalam penulisan buku ini. Buku ini disusun untuk memenuhi kebutuhan bahan ajar Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan yang sesuai dengan tuntutan kurikulum 2013 revisi terbaru.Hadirnya buku ini diharapkan dapat menjadi panduan belajar bagi peserta didik Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran. Dengan mengacu kepada KI/KD kurikulum 2013 maka buku ini disusun dalam sepuluh bab yang masing-masing bab membahas materi sesuai dengan kompetensi dasar secara berurutuan. Pada setiap bab disajikan rangkuman serta uji kompetensi dengan harapan peserta didik dapat melakukan evaluasi diri dan pengayaan atas materi yang telah dipelajari.Buku ini telah dirancang sesuai dengan model pembelajaran berbasis HOTS dan STEM serta diselaraskan dengan pembelajaran revolusi industri 4.0 sehingga diharapkan dapat menjadi bahan ajar yang lebih sesuai dalam pencapaian kompetensi peserta didik. Terima kasih penulis sampaikan kepada semua pihak yang telah membantu hingga terwujudnya buku ini. Penulis menyadari masih terdapat kekurangan dalam buku ini, oleh karena itu kritik dan saran terhadap penyempurnaan buku ini sangat diharapkan. Semoga buku ini dapat memberi manfaat bagi peserta didik dan guru Sekolah Menengah Kejuruan, khususnya bagi semua pihak yang memerlukan.

Penulis

vi

Do not Pray for an Easy life,

pray for the strength to endure a difficult one

Jangan kamu berdoa untuk hidup yang mudah,Berdoalah agar diberi kekuatan supaya dapat

menghadapi hidup yang sulit.

"Bruce Lee"

Kehumasan 1

1BAB

Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta didik mampu1. menjelaskan sejarah Humas/public relation dengan baik;2. menjelaskan definisi Humas/public relation dengan baik;3. menjelaskan fungsi kehumasan dengan baik; 4. mengidentifikasi aspek-aspek kehumasan dengan baik;5. menjalankan proses Humas dengan baik; dan6. menunjukkan manfaat Humas dengan baik.

Tujuan Pembelajaran

Kehumasan

3.1 Memahami kehumasan4.1 Melakukan pengelompokan kehumasan

Kompetensi Dasar

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan2

Anda pasti tidak asing dengan kata ‘Humas’. Hal ini sering Anda jumpai dalam kehidupan sehari-hari karena telah masuk dalam tatanan organisasi mulai dari yang kecil hingga besar. Humas merupakan hubungan masyarakat yang biasanya bertugas untuk memengaruhi masyarakat melalui komunikasi secara timbal balik dalam upaya pencapaian tujuan organisasi/perusahaan. Oleh karena itu, pada bab ini akan dibahas mengenai sejarah, definisi, fungsi, aspek-aspek, proses, dan manfaat Humas.

A. Sejarah Humas/Public Relations

Berikut diuraikan sejarah Humas/public relations.1. Sejarah Humas Dunia

Sejarah perkembangan Humas di Indonesia tidak lepas dari sejarah perkembangan Humas dunia. Humas merupakan kependekan dari ‘Hubungan Masyarakat’. Istilah Humas sering disebut dengan istilah Public Relations (PR). Dalam sejarah perkembangan Public Relation dunia dipelopori oleh Ivy Ledbetter Lee yang tahun 1906 berhasil menanggulangi kelumpuhan industri batu bara di Amerika Serikat dengan sukes. Saat terjadi kecelakaan kereta api yang menelan korban 50 orang tewas pada Oktober 1906, dalam hal ini Lee mengeluarkan pernyataan kepada masyarakat waktu itu yang kemudian dikenal dengan istilah ‘Press Release’. Selanjutnya, Lee mengeluarkan ‘Declaration of Principle’ sebagai pernyataan kepada public tempatnya bekerja. Atas upayanya ini, Lee diangkat menjadi The Father of Public Relations. Perkembangan Public Relations (PR) sesungguhnya berhubungan dengan keberadaan manusia di dalamnya meliputi unsur-unsur memberi informasi kepada masyarakat, membujuk masyarakat, dan mengintegrasikan masyarakat.

Gambar 1.1 Ivy Ledbetter Lee, The Father of Public RelationsSumber: Wikipedia, 2017

Dalam perkembangan Humas selanjutnya ditemukan dalam revolusi Amerika dengan tokoh yang bernama Edward Bernays. Bernays memulai karier PR-nya sebagai seorang agen pers pada pertunjukan teater, konser, dan balet pada tahun 1913. Saat perang dunia I pecah di tahun 1917, Bernays bekerja untuk Komite Informasi. Komite ini berfungsi sebagai mesin propaganda Amerika untuk menarik simpati masyarakat dalam berperang. Bernays mengemas, mengiklankan, dan menjual perang menjadi cara membuat dunia menjadi lebih baik. Setelah perang dunia pertama berakhir pada tahun 1919, Bernays mulai membuka praktik PR-nya sendiri sebagai konselor PR.

Kehumasan 3

Pada tahun 1923, Bernays kemudian menulis buku yang berjudul Crystillizing Public Opinion. Bernays juga orang yang pertama kali membuat mata kuliah Public Ralation di Universitas New York dan inilah titik awal PR sebagai ilmu pengetahuan yang dipelajari. Setelah berhasil menyusun ilmu PR, Bernays dikenal sebagai The Father of Modern Public Relation.

Gambar 1.2 Edward Bernays, The Father of Modern Public RelationSumber: Wikipedia, 2019

2. Sejarah Humas di IndonesiaPR/Humas di Indonesia mulai diakui pada tahun 1950 secara konseptual pada saat Indonesia mendapat pengakuan dari Kerajaan Belanda pada tanggal 27 Desember 1949. Masa itu Indonesia masih sangat muda dan tidak berpengalaman. Indonesia butuh bantuan secara materi dan moral dari dunia. Oleh karena itu, dunia harus mengetahui dan paham dengan kondisi Indonesia sehingga dunia berempati pada Indonesia. Dengan demikian, dibuatlah Departemen Penerangan. Setalah berjalan beberapa tahun, dirasa Departemen Penerangan belum menyeluruh maka kemudian pemerintah membentuk Divisi Humas pada tahun 1962. Dengan dibentuknya Divisi Humas, PR/Humas di Indonesia mulai terorganisasi. Sampai pada tahun 1972 tepatnya pada tanggal 15 Desember, Perhimpunan Hubungan Masyarakat (PerHumas) resmi didirikan. PerHumas didirikan oleh Marah Joenoes yang merasa perlu adanya perhimpunan untuk profesi ini. Secara kelembagaan atau institusional profesi PR diakui keberadaannya sejak terbentuknya BakoHumas pada tanggal 13 Maret 1971. BakoHumas ini menghimpun para pejabat dan para staf PR di lingkungan departemen, lembaga pemerintah, dan BUMN. Perkembangan PR di Indonesia cukup pesat ada tiga yang melatarbelakangi, yakni kemajuan teknologi, pertumbuhan ekonomi, dan kian hausnya masyarakat akan informasi. Selanjutnya, lembaga pertama di Indonesia yang menghimpun prapraktisi PR (individu) adalah PerHumas (Public Relations Associatos of Indonesia). Pendirinya dari kalangan swasta dan pemerintah, antara lain Wardiman Djojonegoro, Brigjen Soemrahadi, Marah Joenoes, Nana Sutrisna, Feisal Tamin, R. M. Hadjiwibowo, Dr. Alwi Dahlan, Drs. Soemadi, Uman Soedjon, Isaksono Noeradi, dan beberapa tokoh lainnya. Pada tanggal 13 September 1996 dibentuklah Forkamas (Forum Komunikasi Humas Perbankan) yang khusus menghimpun pejabat PR di lingkungan perbankan.


Penggagas Gubernur Bank Indonesia saat itu adalah Soedrajad Djiwandono. Namun, orientasi PR Indonesia belum seutuhnya dapat dikatakan sebagai PR sejati karena berbeda dengan konsep yang diterapkan oleh Ivy Ledbetter Lee yang mempunyai posisi pemimpin dan diberi kebebasan untuk berprakarsa dalam menyiapkan secara bebas serta terbuka. Tidak heran jika di periode pertama PR di Indonesia secara struktural belum banyak ditempatkan dalam top manajemen. Hal ini sangat Ironis, padahal dalam kenyataannya pemimpin perusahaan sering meminta kepala Humas untuk mendampingi ketika menghadapi publik eksternal. Selain itu, kegiatan PR masih banyak bersifat penerangan satu arah ke publik eksternal semata-mata. Setelah terorganisasi dan diresmikan himpunan keprofesiannya, seorang Humas sangat dicari di Indonesia yang masih dapat dibilang negara muda. Oleh karena itu, diperlukan pendidikan yang lebih untuk para calon praktisi PR/Humas. Prita Kemal Gani melihat peluang tersebut dan mendirikan London School of Public Relation. Sebelum mendirikan sekolah, beliau juga sempat mengharumkan nama bangsa di tingkat internasional dengan keprofesiannya dalam bidang PR/Humas.

Gambar 1.3 Prita Kemal Gani, Pendiri London School of Public RelationSumber: Gani, 2016

Sekarang bagaimana dengan Anda sebagai generasi penerus bangsa yang nantinya melanjutkan estafet kemajuan negara tercinta? Tentunya wajib berperan sebagai Humas di era global saat ini.

3. Sejarah Perkembangan Public Relations dapat Dilihat dari Beberapa Gambaran KronologiSejarah perkembangan Public Relations dapat dilihat dari beberapa kronologi sebagai berikut.a. Abad ke-19 mandiri : PR di Amerika dan Eropa merupakan program studi

yang didasarkan pada perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.b. 1865−1900 : Publik masih dianggap bodoh.c. 1900−1918 : Publik diberi informasi dan dilayani.d. 1918−1945 : Publik diberi pendidikan dan dihargai.e. 1925 : Di New York, PR sebagai pendidikan tinggi resmi.f. 1928 : Di Belanda memasuki pendidikan tinggi dan minimal di fakultas sebagai mata kuliah wajib. Di samping itu banyak diadakan kursus-kursus yang bermutu.g. 1945-1968 : Publik mulai terbuka dan banyak mengetahui.h. 1968 : Di Belanda mengalami perkembangan pesat ke arah ilmiah karena penelitian yang rutin dan kontinu.

Kehumasan 5

Di Amerika perkembangannya lebih ke arah bisnis. a. 1968-1979 : Publik dikembangkan di berbagai bidang, pendekatan tidak hanya satu aspek.b. 1979-1990 : Profesional/internasional memasuki globalisasi dalam perubahan mental dan kualitas.c. 1990-sekarang

1) Perubahan mental, kualitas, pola pikir, pola pandang, sikap dan pola perilaku secara nasioal/internasional.

2) Membangun kerja sama secara lokal, nasional, dan internasional.3) Saling belajar di bidang politik, ekonomi, sosial budaya, dan IPTEK sesuai

dengan kebutuhan era global/informasi.

B. Memahami Humas/Public Relations (PR)

Berikut akan dijelaskan mengenai Humas/PR menurut beberapa ahli.1. Edward L. Bernays

Edward L. Bernays berpendapat bahwa Humas (Hubungan Masyarakat) atau Public Relations (PR) mempunyai tiga pengertian, yaitua. memberi penerangan kepada masyarakat;b. pembujukan langsung terhadap masyarakat; c. untuk mengubah sikap dan tindakan; dand. usaha-usaha mengitegrasikan sikap dan tindakan dari permasalahan dengan

masyarakat dan dari masyarakat terhadap permasalahannya.2. Scott M. Cutlip dan Allen H. Center

Scott M. Cutlip dan Allen H. Center berpendapat bahwa Humas merupakan fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasi kebijakan dan tata cara seseorang atau organisasi, serta suatu program kegiatan untuk memperoleh pengertian, pemahaman, dan dukungan dari publik.

3. The Public Relations Society of AmericaThe Public Relations Society of America berpendapat bahwa Humas membantu suatu organisasi adalah usaha organisasi dan publik untuk saling beradaptasi secara menguntungkan. Humas adalah usaha organisasi untuk memperoleh kerja sama dari kelompok orang lain. Humas membantu organisasi berinteraksi secara efektif dan berkomunikasi dengan publik utama.

4. Dr. Rex HarlowDr. Rex Harlow berpendapat bahwa Public Relations merupakan komunikasi dua arah antara organisasi dan publik secara timbal balik dalam rangka mendukung fungsi dan tujuan manajemen dengan meningkatkan pembinaan kerja sama serta pemenuhan kepentingan bersama. Berdasarkan beberapa pendapat para ahli di atas maka dapat diambil kesimpulan bahwa Humas adalah usaha untuk memengaruhi masyarakat melalui komunikasi secara timbal balik dalam rangka memperoleh kerja sama dalam upaya pencapaian tujuan organisasi/perusahaan.


C. Fungsi Humas

Berikut akan dijelaskan mengenai fungsi dari Humas.1. Berdasarkan Rumusan dari Departemen Penerangan RI

a. Melaksanakan hubungan ke dalam, yaitu pemberian pengertian tentang segala hal mengenai departemen penerangan terhadap internal publik seperti karyawan.

b. Melakukan hubungan keluar, yaitu pemberian informasi tentang segala hal mengenai departemen penerangan terhadap eksternal publik seperti masyarakat pada umumnya.

c. Melakukan pembinaan serta bimbingan untuk mengembangkan kehumasan sebagai medium penerangan.

d. Menyelenggarakan koordinasi integrasi dan sinkronisasi, serta kerja sama kegiatan PR atau hubungan masyarakat untuk penyempurnaan pelayanan penerangan terhadap umum.

2. Edward L. Bernays a. Menyediakan penerangan/pemahaman kepada publik.b. Melaksanakan persuasi kepada publik untuk menjadikan sikap dan tingkah

laku publik berubah.c. Usaha mempersatukan sikap dan perilaku lembaga sesuai dengan sikap dan

perbuatan masyarakat atau sebaliknya.3. Djanalis Djanaid

a. Fungsi konstruktif yaitu Humas mendorong untuk membuat aktivitas ataupun kegiatan terencana dan berkesinambungan yang cenderung bersifat proaktif. Termasuk dalam hal ini Humas bertindak secara preventif (mencegah).

b. Fungsi korektif yaitu Humas dapat mengatasi terselesainya permasalahan yang terjadi dalam organisasi, fungsi ini sama halnya dengan suatu penyakit ketika orang sudah dalam keadaan sakit maka upaya selanjutnya adalah upaya mengobati menuju kesembuhan. Dengan demikian, mengobati adalah salah satu upaya penyembuhan maka dapat jadi upaya ini gagal total sehingga menyebabkan kematian. Pepatah mengatakan “mencegah lebih baik daripada mengobati”.

D. Aspek-Aspek Humas

Setelah mengetahui definisi dan fungsi Humas dapatlah diketahui bahwa dalam tugas Humas terdapat aspek-aspek di dalamnya sebagai berikut.1. Aspek Layanan

Kegiatan Humas yaitu untuk mengatur, mengotomatisasi, dan sinkronisasi proses atau prinsipnya suatu kegiatan bisnis penjualan. Akan tetapi, untuk pemasaran, layanan pelanggan, dan dukungan teknis tujuan keseluruhannya adalah menemukan, menarik, dan menang klien baru, memelihara, dan mempertahankan orang-orang perusahaan sudah mempunyai, menarik mantan klien kembali ke flip, serta mengurangi biaya pemasaran dan pelayanan klien. Contoh: pada perusahaan dibutuhkan layanan yang baik agar klien tertarik dan bertahan pada perusahaan tersebut.

Kehumasan 7

2. Aspek KomunikasiPerubahan dengan memasukkan aspek komunikasi atau hubungan dua arah (two-way commucations). Definisi mengenai Humas kemudian memasukkan kata-kata seperti reciprocal (timbal balik), mutual (saling), dan between (antara). Dengan demikian, Humas sudah mengandung pengertian aksi timbal balik (interaktif ). Contoh: sebelum para karyawan perusahaan melakukan unjuk rasa kenaikan gaji, Public Relations harus melibatkan semua staf perusahaan yang bersangkutan untuk mencegah aksi umpan balik. Public Relations menggunakan informasi untuk mengembangkan sebuah rencana aksi dirancang untuk meminimalkan risiko unjuk rasa dan kemudian melasanakan rencana terbaik sebelum terjadi unjuk rasa oleh karyawan perusahaan.

3. Aspek Kesetiaan Aspek ini memengaruhi perilaku orang secara individu maupun kelompok saat saling berhubungan melalui dialog dengan semua golongan, dalam hal ini persepsi, sikap, dan opini untuk mencapai suatu kesuksesan sebuah perusahaan tempatnya berada. Contoh: menjaga suatu rahasia perusahaan oleh pegawai dan karyawan demi kelancaran jalannya perusahaan.

4. Aspek ProduktivitasSecara umum produktivitas mengandung pengertian perbandingan terbalik antara hasil yang dicapai (output) dengan keseluruhan sumber daya (input) yang digunakan. Dengen demikian, dapat dikatakan bahwa kinerja sebagai suatu hasil atau output dari suatu proses pelaksanaan tugas akan berpengaruh terhadap produktivitas/kerja. Semakin baik kinerja seorang pegawai, berarti pegawai tersebut juga semakin produktif atau produktivitasnya semakin meningkat. Contoh: merancang iklan yang menarik dan inovatif sehingga menarik klien untuk bergabung untuk dapat meningkatkan produktivitas di perusahaan.

5. Aspek Etika MoralDalam era globalisasi yang ditandai munculnya kebebasan pers, seseorang dapat mengeluarkan pendapat/opini dan berekspresi terbuka, serta kemampuan untuk berkompetitif dalam persaingan pasar bebas, khususnya di bidang jasa teknologi informasi dan bisnis lainnya yang mampu menerobos batas-batas wilayah suatu negara sehingga dampaknya sulit dibendung oleh negara lain sebagai target sasarannya. Contoh: tidak menggunakan cara atau sistem yang menyinggung klien dalam proes berjalannya perusahaan.

E. Proses Humas

Berbicara tentang proses Humas tidak akan dapat lepas dari aspek manajemen PR. Pada dasarnya fungsi Humas tidak lepas dari fungsi manajemen, demikian juga dengan proses kerja Humas yang tidak lepas dari fungsi manajemen. Menurut Scott M. Cutlip dan Allen H. Center proses manajemen public relations sepenuhnya mengacu kepada pendekatan manajerial. Dalam hal ini proses kerjanya dilakukan melalui empat tahapan atau langkah-langkah pokok yang menjadi landasan acuan untuk melaksanakan program kerja kehumasan, yaitu fact finding, planning, communicating dan evaluating.


1. Fact Finding Fact finding mendefinisikan permasalahan yang dilakukan melalui penelitian dengan menganalisis situasi berupa pemahaman, opini, sikap, dan perilaku publik terhadap lembaga. Tahap ini memberikan landasan pada tahap-tahap berikutnya dalam proses penyelesaian masalah dengan mengatakan “Apa yang terjadi sekarang?”

2. Planning Membuat strategi perencanaan dan pengambilan keputusan untuk membuat program kerja berdasarkan kebijakan lembaga yang juga disesuaikan dengan kepentingan publik. Tahap ini melibatkan hal-hal yang ditemukan pada tahap pertama. Tahap kedua ini berusaha menjawab “Berdasarkan pada apa seseorang telah mempelajari situasi, apa yang akan diubah, atau lakukan dan katakan?”

3. Communicating Mengomunikasikan pelaksanaan program sehingga mampu memengaruhi sikap publik yang mendorong untuk mendukung pelaksaan program tersebut. Jadi, tahap ini merupakan tahap pelaksanaan program. Pertanyaan dalam tahap ini adalah “Siapa yang akan melakukan dan memberitahukan program ini, serta kapan, di mana, dan bagaimana?”.

4. Evaluating Tahap melakukan penilaian terhadap hasil-hasil pelaksanaan program dari perencanaan, pelaksanaan program (pengomunikasian), sampai keberhasilan atau kegagalan yang terjadi pada program tersebut. Dalam tahap ini Humas mencari kesesuaian pembuatan program-program yang dilaksanakan dengan rencana semula, berdasarkan pada evaluasi umpan balik, bagaimana hal ini dapat tidak berjalan, apakah program ini akan dilanjutkan atau diberhentikan. Pertanyaan dalam tahap ini “Bagaimana yang sedang dikerjakan atau bagaimana yang telah dikerjakan?”Jika diuraikan lebih rinci, keempat tahapan menurut Scott M. Cutlip dan Allen H.

Center tersebut, antara lain 1. menganalisis perilaku umum dan hubungan organisasi terhadap lingkungan;2. menentukan dan memahami secara benar perilaku tiap-tiap kelompok terhadap

organisasi;3. menganalisis tingkat opini publik, baik yang intern maupun ekstern;4. mengantisipasi kecenderungan-kecenderungan, masalah-masalah potensial,

kebutuhan-kebutuhan, dan kesempatan-kesempatan;5. menentukan formulasi dan merumuskan kebijakan-kebijakan;6. merencanakan alat atau cara yang sesuai untuk meningkatkan atau mengubah

perilaku masyarakat sasaran termasuk membuat budget/anggaran biaya operasional;7. menjalankan dan melaksanakan aktivitas-aktivitas sesuai dengan program yang

telah direncanakan;8. menerima umpan balik untuk dievaluasi, kemudian mengadakan penyesuaian-

penyesuaian yang diperlukan.Contoh kasus yang ditangani oleh Humas perusahaan dari tahap demi tahap sebagai berikut.Pada tahun 2000-an perusahaan bedak PT Pegeon memproduksi bedak padat untuk wantia remaja, namun bedak padat tersebut diisukan mengandung pewarna pakaian yang berbahaya bagi kulit. Berikut peran PR dalam menangani kasus tersebut.

Kehumasan 9

1. Fact FindingMencari data-data yang akurat mengenai produk dengan bahan-bahan yang digunakan untuk pembuatan bedak padat tersebut dan melihat ke lapangan atau masyarakat yang menggunakan produk tersebut. Apabila keadaannya mengacu pada hal yang menggawatkan perusahaan, misalnya masyarakat banyak yang menganggap bedak padat tersebut berbahaya sehingga di demo keberadaannya, langkah selanjutnya yang harus dilakukan oleh seorang PR adalah planning.

2. Planning Menyusun rancangan hal-hal apa saja yang harus dilakukan oleh seorang PR. Setelah PR mendapatkan bukti dan fakta bahwa produk perusahaan tidak mengandung bahan pewarna pakaian yang berbahaya untuk kulit, rencana pertama yang akan dilakukan adalah konferensi pers. Diadakan konferensi pers yaitu dengan mengundang para wartawan di lobi Perusahaan Pegeon, kemudian membawa ahli lab dan dokter kulit yang telah menyelidiki komposisi dari bahan pembuatan bedak tersebut dan PR sebagai perwakilan atau juru bicara dari perusahaan. Selanjutnya, perusahaan dapat mengadakan acara bazar di Mall Taman Anggrek dan di dalamnya ada uji coba pembuktian bedak yang berbahaya dengan aman dan juga memberikan hadiah bagi pembeli bedak tersebut. Dalam tempat yang sama yaitu di Mall Taman Anggrek, Perusahaan Pegeon akan mengadakan talk show dengan mengundang artis “ICON” dan mengundang Badan POM dan dokter kulit. Perusahaan dapat membuat berita melalui media cetak dan majalah mengenai perbaikan citra dari produk serta membuat iklan yang mengandung unsur pembuktian bahwa bahan-bahan pembuatan bedak ini alami dan tentunya harus menarik dengan memperhatikan komposisi warna dan ICON atau artis yang menjadi talent dalam iklan tersebut.

3. Communicating Pada communicating, PR akan membagikan tugas kapada karyawan yang mempunyai keahlian pada tugasnya masing-masing agar rancangan yang telah disusun berjalan dengan baik, misalnya membagi tugas untuk acara event meliputi siapa saja yang mengatur lokasi, bintang tamu, dan sebagainya serta yang merancang berita di media cetak agar terlihat lebih menarik dan tugas lainnya. Setelah semua hal-hal sudah diatur dengan baik, PR beserta karyawan lain yang ikut serta membantu kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya langsung melakukan tindakan dan terjun ke lapangan untuk merealisasikannya. Dalam setiap kegiatan ini, perusahaan juga bekerja sama dengan pihak media agar setiap kegiatan tersebut diberitakan sehingga perusahaan membaik image-nya. Tentunya hal ini juga diawali dengan hubungan yang baik antara PR dengan para wartawan/pers. Dalam pelaksanaan kegiatan, seorang PR perusahan yang memegang andil besar bagi kegiatan yang akan dilaksanakan. PR harus mengontrol segala kegiatan yang dilakukan agar meminimalisasi kesalahan dan meluruskan segala sesuatu yang melenceng dari jalur yang telah disepakati atau ditentukan. Tujuan lainnya yaitu agar segala kegiatan berjalan sesuai rencana sehingga target atau tujuan yang diinginkan dapat tercapai dengan baik karena pada dasarnya yang merancang kegiatan ini adalah seorang PR. Oleh karena itu, PR itu juga yang harus mengawasi agar sesuai track/perencanaan awal.


4. Evaluating Setelah selesai kegiatan tersebut seorang PR Perusahaan Pegeon akan mengevaluasi seluruh kegiatan tersebut apakah berjalan sesuai rencana, lancar, dan memenuhi target yang diinginkan sehingga di masa depan dapat menentukan diperlukannya modifikasi atau tidak. Tidak lupa juga setelah kegiatan ini PR juga harus memantau segala pemberitaan yang berkembang di publik melalui media massa maupun media elektronik.

F. Manfaat Humas

Menurut Franks Jefkins (1988:333) manfaat Humas sebagai berkut.1. Manajemen Krisis

Dalam beberapa masa belakangan ini, hampir semua organisasi pernah mendapatkan krisis hingga kalangan pimpinan dan pihak manajemen sadar akan membutuhkan kesiapan dan persiapan untuk mengatasi hal ini, terutama yang berkaitan dengan hubungan pers. Oleh karena itu, setiap organisasi harus membentuk tim manajemen krisis yang permanen.

2. Penerbitan DekstopSistem penerbitan dekstop sebenarnya sangat bermanfaat, namun lebih membutuhkan operator yang mempunyai dedikasi dan waktu editor di banding dengan metode editing konvensional yang masih menggunakan kertas.

3. Identitas PerusahaanTugas ini ditangani staf Humas karena menyangkut semua aspek organisasi secara menyeluruh dan menjadi bagian terpenting dari semua komunikasi yang dijalankan organisasi.

4. Hubungan ParlemenDalam hal ini hubungan yang dilaksanakan secara langsung maupun dengan perantara konsultan khusus dengan pemerintah, parlemen, dan birokrat. Ada dua hubungan dalam parlemen, yaitua. usaha untuk mendorong para politisi dan pejabat manjadi sadar dan juga tahu

kepentingan dari organisasi atau perusahaan; sertab. usaha untuk memperoleh berbagai informasi tentang peraturan dan undang-

undang baru yang sedikit banyak akan berpengaruh pada aktivitas perusahaan. Saat ini banyak praktisi Humas/PR memanfaatkan internet untuk

menyelesaikan tugasnya. Teknologi telah mengubah pola komunikasi Humas yang sebelumnya bersifat konvensional beralih ke penggunaan internet. Internet membawa perspektif dan pola baru di era informasi dalam bentuk jaringan teknologi yang memungkinkan setiap orang mengakses informasi di mana saja untuk memenuhi kebutuhannya.

Dengan internet, Humas dapat membuat annual report (laporan tahunan) dimuat dalam situs/web perusahaan sehingga tidak perlu mengirim laporan melalui pos. Melalui internet Humas mampu mencapai sasaran secara langsung tanpa intervensi dari pihak-pihak lain, seperti redaksi atau wartawan di media massa yang biasanya bertindak sebagai penjaga gawang dan melakukan penyensoran terhadap pesan Humas kepada publik/khalayak. Adapun keuntungan Humas dalam menggunakan internet yaitu

Kehumasan 11

1. informasi cepat sampai ke publik;2. internet dapat berfungsi sebagai iklan, media, alat marketing, sarana

penyebaran informasi, dan promosi;3. siapapun dapat mengakses internet;4. tidak terbatas oleh ruang dan waktu; serta5. memberi kesempatan melakukan hubungan komunikasi dalam bidang

pemasaran secara langsung.

Tugas Kelompok1. Buatlah kelompok yang terdiri atas 5 orang.2. Carilah berita tentang kasus perusahaan yang produknya terkena isu buruk sehingga

Humas harus menangani mulai dari proses fact finding, planning, communicating, dan evaluating.

3. Buatlah dalam bentuk laporan dan presentasikan hasilnya di depan kelas.

Rangkuman

Humas adalah usaha untuk memengaruhi masyarakat melalui komunikasi secara timbal balik dalam rangka memperoleh kerja sama dalam upaya pencapaian tujuan organisasi/perusahaan. Dalam tugas Humas terdapat aspek-aspek, antara lain layanan, komunikasi, kesetiaan, produktivitas, dan etika moral.

Proses Humas tidak terlepas dari proses manajemen. Menurut Scott M. Cultip dan Allen H. Center proses manajemen Public Relations sepenuhnya mengacu kepada pendekaan manajerial. Dalam hal ini proses kerjanya dilakukan melalui empat tahapan atau langkah-langkah pokok yang menjadi acuan untuk melaksanakan program kerja kehumasan, yaitu fact finding, planning, communicating, dan evaluating.

Manfaat Humas sebagaimana diungkapkan Franks Jefkins meliputi empat hal, yaitu manajemen krisis, penerbitan dekstop, identitas perusahaan, dan hubungan parlemen. Kemajuan teknologi telah mengubah pola komunikasi Humas yang sebelumnya bersifat konvensional beralih ke penggunaan internet. Internet telah membawa perspektif dan pola baru di era informasi dalam bentuk jaringan teknologi yang memungkinkan setiap orang mengakses informasi di mana saja dalam memenuhi kebutuhannya.


Uji KompetensiA. Soal Pilihan GandaPilihlah jawaban yang paling tepat.1. “The Father of Public Relations” adalah julukan dari ....

a. Edward L. Bernaysb. Ivy Ledbetter Leec. Scott M. Cutlipd. Ir. Soekarnoe. Wardiman Djojonegoro

2. “The Father of Modern Public Relation” adalah julukan dari ....a. Frank Jeffkinsb. Arthur W. Pagec. Paul Garred. Verne Bernette. Edward L. Bernays

3. Pelopor Humas, Ivy Ledbetter Lee pada saat terjadi kecelakaan kereta api yang menelan korban 50 orang tewas pada Oktober 1906, dalam hal ini Lee mengeluarkan pernyataan kepada masyarakat waktu itu dan kemudian dikenal dengan istilah ....a. blue print b. press release c. new released. news papere. cyber crime

4. Menurut Dr. Rex Harlow Humas adalah ....a. usaha-usaha mengitegrasikan sikap dan tindakan dari permasalahan dengan

masyarakat dan dari masyarakat terhadap permasalahannyab. fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasi kebijakan, dan

tata cara seseorang atau organisasi suatu program kegiatan untuk memperoleh pengertian, pemahaman, dan dukungan dari publiknya

c. usaha organisasi untuk memperoleh kerja sama dari kelompok orang lain dan membantu organisasi berintreraksi secara efektif dan berkomunikasi dengan publik utama

d. komunikasi dua arah antara organisasi dan publiknya secara timbal bailk dalam rangka mendukung fungsi dan tujuan manajemen dengan meningkatkan pembinaan kerja sama, serta pemenuhan kepentingan bersama

e. usaha untuk memengaruhi masyarakat melalui komunikasi secara timbal balik dalam rangka memperoleh kerja sama dalam upaya pencapaian tujuan organisasi/perusahaan

5. Pada tanggal 13 September 1996 dibentuklah Forkamas (Forum Komunikasi Humas Perbankan) yang khusus menghimpun pejabat PR di lingkungan perbankan. Penggagas Gubernur Bank Indonesia saat itu adalah ....a. Miranda Gultom d. Soedrajad Djiwandonob. Agus Martowardojo e. Radius Prawiro c. Boediono

Kehumasan 13

6. Humas mendorong untuk membuat aktivitas atau kegiatan yang terencana dan berkesinambungan yang cenderung bersifat proaktif, hal ini merupakan ... Humas.a. fungsi normatif b. fungsi kualitatif c. fungsi preventifd. fungsi distruktife. fungsi konstruktif

7. Dalam fungsi korektif, Humas berfungsi ....a. mengidentifikasi kebijakan dan tata cara seseorang atau organisasi suatu

program kegiatan untuk memperoleh pengertian, pemahaman, dan dukungan dari publiknya

b. mengatasi terselesaikannya permasalahan yang terjadi dalam organisasi, fungsi ini sama halnya dengan suatu penyakit ketika orang sudah dalam keadaan sakit maka upaya selanjutnya adalah upaya mengobati menuju kesembuhan

c. memberi berbagai informasi tentang peraturan dan undang-undang baru yang sedikit banyak akan berpengaruh pada aktivitas perusahaan

d. mengantisipasi kecenderungan-kecenderungan, masalah-masalah potensial, kebutuhan-kebutuhan, dan kesempatan-kesempatan

e. menyelenggarakan koordinasi integrasi dan sinkronisasi serta kerja sama kegiatan PR atau hubungan masyarakat untuk penyempurnaan pelayanan penerangan terhadap umum

8. Semakin baik kinerja seorang pegawai berarti juga semakin produktif atau produktivitasnya semakin meningkat. Hal ini merupakan ... Humas.a. aspek hukum b. aspek produktivitas c. aspek layanand. aspek kesetiaane. aspek komunikasi

9. Era globalisasi ditandai dengan munculnya kebebasan pers, mengeluarkan pendapat/opini dan berekspresi terbuka, serta kemampuan untuk berkompetitif dalam persaingan pasar bebas. Khususnya di bidang jasa teknologi informasi dan bisnis yang mampu menerobos batas-batas wilayah suatu negara sehingga dampaknya sulit dibendung oleh negara lain sebagai target sasaran. Hal ini termasuk ....a. aspek layanan b. aspek kesetiaan c. aspek komunikasid. aspek etika morale. aspek hukum

10. Mendefinisikan permasalahan yang dilakukan melalui penelitian dengan menganalisis situasi, berupa pemahaman, opini, sikap, dan perilaku publik terhadap lembaga merupakan tahap ....a. planning b. evaluating c. fact findingd. communicatinge. exploring


11. Usaha untuk mendorong para politisi dan pejabat manjadi sadar dan juga tahu kepentingan dari organisasi atau perusahaan maka perlu adanya Humas. Dalam hal ini Humas memberikan manfaat ....a. profil perusahaan b. hubungan parlemen c. hubungan eksternald. layanan masyarakate. identitas perusahaan

12. Dalam beberapa masa belakangan ini, hampir semua organisasi pernah mendapatkan krisis hingga kalangan pimpinan dan pihak manajemen sadar akan membutuhkan kesiapan dan persiapan untuk mengatasi hal ini, utamanya yang berkaitan dengan hubungan pers. Oleh karena itu, setiap organisasi harus membentuk tim ....a. manajemen krisis b. top manager c. controllingd. auditore. birokrasi

13. Evaluating merupakan tahap melakukan penilaian terhadap hasil-hasil pelaksanaan program dari perencanaan, pelaksanaan program (pengomunikasian), sampai keberhasilan atau kegagalan yang terjadi pada program tersebut. Pertanyaan dalam tahap ini adalah ....a. bagaimana yang sedang dikerjakan atau bagaimana yang telah dikerjakan?b. siapa yang akan melakukan dan memberitahukan program ini serta kapan, di

mana, dan bagaimana?c. apa yang terjadi sekarang?d. akan dibawa ke mana perusahaan ini?e. berdasarkan pada apa seseorang telah mempelajari situasi, apa yang akan

diubah, lakukan, dan katakan?14. Berikut ini contoh aspek kesetiaan yang memengaruhi perilaku orang secara individu

maupun kelompok saat saling berhubungan melalui dialog dengan semua golongan. Dalam hal ini persepsi, sikap, dan opini untuk mencapai suatu kesuksesan sebuah perusahaan tempatnya berada yaitu ....a. tidak menggunakan cara atau sistem yang menyinggung klien dalam proses

berjalannya perusahaanb. sebelum para karyawan perusahaan melakukan unjuk rasa kenaikan gaji, Public

Relations harus melibatkan semua staf perusahaan yang bersangkutan untuk mencegah aksi umpan balik

c. pada perusahaan dibutuhkan layanan yang baik agar klien tertarik dan bertahan pada perusahaan tersebut

d. menjaga suatu rahasia perusahaan oleh pegawai dan karyawan demi kelancaran jalannya perusahaan

e. usaha untuk mendorong para politisi dan pejabat manjadi sadar dan juga tahu kepentingan dari organisasi atau perusahaan

Kehumasan 15

15. Humas merupakan fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasi kebijakan, dan tata cara seseorang atau organisasi suatu program kegiatan untuk memperoleh pengertian, pemahaman, dan dukungan dari publiknya. Hal ini merupakan definisi Humas yang disampaikan oleh ....a. Scott M. Cultip dan Allen H. Center b. Arthur W. Page c. Paul Garred. Djanalis Djanaide. Radius Prawiro

B. Soal EsaiJawablah dengan tepat dan benar.1. Perkembangan Public Relation dunia dipelopori oleh ....2. PR/Humas di Indonesia mulai diakui pada tahun 1950 secara konseptual saat

Indonesia mendapat ....3. Perhimpunan Hubungan Masyarakat (PerHumas) resmi didirikan pada ....4. Pada tanggal 13 September 1996 dibentuklah Forkamas (Forum Komunikasi Humas

Perbankan) yang khusus menghimpun ....5. Humas merupakan fungsi manajemen yang menilai sikap publik serta

mengidentifikasi kebijakan dan tata cara seseorang atau organisasi suatu program kegiatan untuk memperoleh pengertian, pemahaman, dan dukungan dari publiknya merupakan pengertian Humas oleh ....

6. Salah satu fungsi Humas menurut Departemen Penerangan RI adalah ....7. Fungsi Humas menurut Djanalis Djanaid ada dua, antara lain ....8. Macam-macam aspek Humas, antara lain ....9. Proses Humas terdiri atas empat tahapan, yaitu ....10. Tahap melakukan penilaian terhadap hasil-hasil pelaksanaan program dari

perencanaan, pelaksanaan program (pengomunikasian), sampai keberhasilan atau kegagalan yang terjadi pada program tersebut. Hal ini merupakan tahap ....


C. Soal Esai UraianJawablah dengan ringkas dan benar1. Jelaskan secara singkat sejarah keberadaan Humas di Indonesia, baik secara

konseptual maupun de facto.2. Jelaskan fungsi Humas bagi suatu organisasi/perusahaan.3. Jelaskan proses pekerjaan Humas.4. Jelaskan alasan mengapa jabatan seorang Humas/PR di Indonesia belum dikatakan

sebagai Humas/PR sejati seperti konsep seorang Humas/PR yang disampaikan oleh Ivy Ledbetter Lee.

5. Dalam era global seorang Humas dituntut untuk menggunakan internet dalam menyelesaikan pekerjaanya. Jelaskan keuntungan dari penggunaan internet oleh seorang Humas/PR.

otomatisasi tata kelola humas dan keprotokolan · dengan mengacu kepada ki/kd kurikulum 2013 maka...

Documents