Otomatisasi Kantor (Office Automation)

Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi

melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.

Dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape /

Selectric Typewriter ( MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah

direkam dalam pita magnetik secara otomatis

Definisi OA Office Automation / Otomatisasi Kantor adalah :

Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama

berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar

perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.

Sistem Elektronik Formal dan Informal. Beberapa sistem OA direncanakan secara formal, dan mungkin didokumentasikan dg suatu

prosedur tertulis, mirip SIM. Namun, sebagian besar sistem OA tidak direncanakan atau

diuraikan secara tertulis, mirip DSS.

Komunikasi Informasi. Kata kunci yang membedakan OA dengan subsistem CBIS lain adalah komunikasi. OA

dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis.

Orang-orang di Dalam dan di Luar Perusahaan. Sistem OA masa kini memudahkan komunikasi tidak hanya di antara orang-orang di dalam

perusahaan, tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan.

Keterangan Gambar

Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi

informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan (SIA menggumpulkan

datanya). Informasi juga disediakan oleh lingkungan.

Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah

kata, e-mail, dan konferensi komputer.

Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan perusahaan dengan

lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.

Model tsb. Juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seerti

konferensi video dan audio

Tujuan OA :

1. Penggabungan dan penerapan teknologi

2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor

3. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan

Tujuan OA masa kini 1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.

Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan

pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

2. Pemecahan masalah Kelompok. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok

diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.

3. Pelengkap Bukan Pengganti. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan

menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan

melengkapi komunikasi tradisional.

Pengguna OA OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor, namun ada empat kategori

yang pengguna OA, yaitu :

1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.

2. Profesional Tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (mis. Pembeli,

wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal

sebagai pekerja terdidik.

3. Sekretaris Bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas

seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4. Pegawai administratif Melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy,

menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

Aplikasi OA

1. Pengolahan Kata

Adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas yang

diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak.

2. Surat elektronik

Dikenal sebagai E-mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para

pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan deengan menggunakan terminal

komputer dan alat penyimpanan

3. Voice mail

Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya kedalam

telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan-pesan yang telah dikirimkan. Voice

mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk

digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. Tiap

pemakai mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus

mengubah pesan audio ke dan dari bentuk digital.

4. Kalender elektronik

Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender

pertemuan manajer. Cara kerjanya mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat

memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan

menggunakan keyboard. Konfigurasi peralatannya sama dengan e-mail. Biasanya perangkat

lunak e-mail menyertakan kemampuan kalender elektronik

5. Konferensi Audio

Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio

diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi.

Telepon koferensi (conference call) merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih

digunakan. Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas

komunikasi audio dua arah.

Keuntungan konferensi audio :

- Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam jangkauan semua

perusahaan.

- Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.

- Konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat

6. Konferensi video

Adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang

tersebar secara geogrrafis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seperti

konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan komputer

3 konfigurasi dasar konferensi video, berdasarkan kemampuan sinyalnya :

- Video Satu Arah dan Audio Satu Arah

Sinyal video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmisi kesatu atau beberapa tempat

penerimaan.

- Video Satu Arah dan Audio Dua Arah

Kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan

orang di tempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.

- Video dan Audio Dua Arah

Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung duaarah. Cara ini merupakan

pendekatan konferensi yang paling mahal.

7. Konferensi Komputer

- Terdapat perbedaan yang tipis antara konferensi komputer dengan e-mail. Kedua aplikasi menggunakan perangkat lunak yang sama dan konfigurasi peralatan yang sama. Yang

membedakan adalah orang yang menggunakan sistem dan masalah yang dibahas.

- Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang

dipecahkan.

- Sebaliknya, e-mail dapat digunakan oleh siapa pun dengan akses ke sistem dan untuk tujuan apa pun.

- Konferensi komputer dapat digunakan dalam satu tempat geografis. Teleconferencing mencakup tiga bentuk konferensi elektronik yaitu audio, video dan komputer.

- 8. Transmisi faxsimili - FAX, singkatan dari facsimile transmision, adalah penggunaan peralatan khususyang

dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat

salinannya di ujung yang lain. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran

telepon biasa.

- Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim yang lain secara cepat dan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka.

Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan melalui fax.

9.Videotext

Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang

tersimpan. Untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext, terdapat tiga sumber utama

bahannya, yaitu :

- Menciptakan file videotext pada komputernya sendiri.

- Berlangganan jasa videotext, yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file videotext

yang disediakan oleh jasa tersebut.

- Memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain.

10. Pencitraan (imaging)

Merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik (optical character recognition) untuk

mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan

didalam alat penyimpanan sekunder . Kemudian citra tersebut dapat diambil untuk

ditampilkan atau dicetak.

11.Deskstop Publishing (DTP)

Adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat

mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem DTP berbentuk suatu konfigurasi

komputer mikro yang mencakup layar CRT resolusi tinggi dan printer laser, dan dikendalikan

oleh perangkat lunak DTP. Layar resolusi tinggi memungkinkan operator menampilkan citra

dalam bentuk WYSIWYG ( What You See Is What You Get). Tampilan layar sama persis

dengan salinan kertas yang dihasilkan oleh printer laser.

KANTOR VIRTUAL

Definisi Kantor virtual adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi geografis manapun selama

tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik

Keuntungan dari kantor virtual:

1. Pengurangan biaya fasilitas

2. Pengurangan biaya peralatan

3. Jaringan komunikasi formal

4. Pengurangan penghentian kerja

5. Kontribusi sosial

Kerugian dari kantor virtual:

1. Rasa tidak memiliki

2. Takut kehilangan pekerjaan

3. Semangat kerja rendah

4. Ketegangan keluarga

Strategi yang disarankan untuk kantor virtual

1. Sediakan sumber daya komputer

2. Sediakan akses ke sumber daya informasi

3. Sediakan perlengkapan non komputer

4. Gunakan konferensi telepon

5. Sediakan pertemuan rutin

6. Lakukan rutinitas kerja