6 otomatisasi kantor

Endang Supriyadi., M.Kom Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen#6 Otomatisasi Kantor

Endang Supriyadi, M.Kom [email protected]


Pengantar

• Sistem otomatisasi perkantoran (office automation) adalah sistem yang memberikan fasilitas tugas-tugas pemrosesan informasi sehari-hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis

• Sistem ini menyediakan aneka ragam pemrosesan informasi disamping pengolahan kata (word processing), pengolah lembar kerja (spreadsheet), pengolah grafik, aplikasi presentasi, pengaksesan basis data, surat elektronik (email), surat bersuara (voice mail)


• OA meliputi sistem elektronik formal maupun informal yang terutama berhubungan dengan komunikasi informasi dari dan ke orang-orang yang ada di dalam maupun di luar organisasi


Pemecahan Masalah Manajerial

• Aplikasi-aplikasi otomatisasi kantor sebelumnya digunakan untuk mendukung karyawan bagian sekretariat dan administratif, saat ini sudah banyak digunakan oleh para manager dan profesional untuk membantu memecahkan permasalahan yang dihadapinya

Endang Supriyadi., M.Kom Sistem Informasi Manajemen5

Tujuan OA

• Pendapatan yang lebih tinggi vs Penghindaran biaya

• Pemecahan masalah kelompok• Kelengkapan, bukan sebagai penggantian


Pengguna OA

• Manajer• Profesional• Sekretaris• Pegawai Administratif


Aplikasi OA• Pengolah kata (word processing)• Surat elektronik (email)• Jasa surat elektronik (electronic mail service)• Voice mail• Kalender elektronik (electronic calendaring)• Konferensi Audio (audio conferencing)• Konferensi video • Konferensi komputer• Transmisi faksimil• Videotex• Pencitraan • Desktop publishing (DTP)


Contoh penggunaan OA• Pengolah lembar kerja digunakan untuk menganalisa

berbagai kemungkinan harga• Pengolah kata digunakan untuk membuat kontrak kerja

penjualan• Surat elektronis untuk memberikan deskripsi produk

kepada calon pelanggan• Video konferensi digunakan untuk melakukan pertemuan

virtual secara jarak jauh untuk melakukan koordinasi sejumlah orang yang berada di berbagai tempat yang berjauhan, dalam hal ini wajah para peserta rapat dapat terlihat dalam monitor


Kantor Maya (Virtual Office)• Perkembangan otomatisasi kantor yang menghubungkan

orang secara elektronik telah membuka peluang-peluang baru dalam bagaimana pekerjaan kantor dilaksanakan.

• Otomatisasi kantor telah membuat pekerjaan tidak harus dikerjakan di kantor dan bisa dikerjakan dimana saja serta kapan saja

• Konsep kantor maya (Virtual office) memungkinkan pekerjaan kantor dapat dilakukan hampir di semua lokasi geografi selama tempat tersebut terhubung dengan satu atau lebih kokasi dengan kemampuan komunikasi elektronik


• Sejak tahun 1970-an, konsep VO sudah dimulai, seiring dengan murahnya peralatan komputer dan komunikasi data yang memungkinkan individu untuk berkerja di rumah


Keuntungan Kantor Maya• Biaya fasilitas yang lebih murah, perusahaan tidak

membutuhkan kapasitas kantor yang besar, sehingga biaya sewa kantor turun

• Biaya peralatan yang lebih rendah, perusahaan tidak perlu memberikan peralatan kepada setiap karyawan

• Berkurangnya penghentian pekerjaan, dalam kondisi apapun pekerjaan dapat terus dilakukan karena pekerjaan dapat dikerjakan di mana pun dan kapan pun

• Kontribusi sosial, perusahaan dapat mempekerjaan orang-orang yang memiliki keterbatasan fisik karena mereka dapat bekerja di rumah


Kerugian Kantor Maya

• Moral yang rendah, hal ini dikarenakan salah satunya tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi tatap muka dengan atasan atau sesama rekan kerja

• Kekhawatiran resiko keamanan, keamanan data dan informasi akan lebih sulit di kendalikan di dalam lingkungan kantor maya


Kesuksesan VO

• Disiplin, tanpa adanya disiplin diri untuk melakukan pekerjaan tanpa supervisi dan motivasi maka VO tidak dapat dijalankan

• Independen, karyawan diharapkan dapat bekerja sendiri dan menjadi atasan bagi diri sendiri


Telecommuting

• Telecommuting merupakan istilah yang diperkenalkan untuk menggambarkan bagaimana karyawan dapat secara elektronik “pergi” ke tempat kerja

• Telecommuter yang pertama adalah ilmuwan komputer seperti programmer sistem, dimana mereka dapat membuat produk piranti lunak di rumah atau di mana pun


Keuntungan Telecommuting bagi karyawan

• Fleksibiltas, yang diberikan dalam menjadwalkan tugas pekerjaan sehingga tugas pribadi juga dapat di akomodir

• Perusahaan akan memberikan perhatian yang lebih besar pada kebutuhan komunikasi para telecommuter


Kerugian Telecommuting bagi karyawan

• Karyawan yang melakukan telecommuting dapat merasa menjadi anggota organisasi yang kurang dianggap penting

• Kekhawatiran kehilangan pekerjaan atau akan menjadi korban dari suatu pemecatan elektronik

• Meningkatnya ketegangan keluarga, karena batasan antara pekerjaan rumah dan pekerjaan kantor menjadi kabur


Hoteling • Telecommuting ternyata meluas sampai meliputi seluruh

karyawan yang hanya datang ke kantor apabila diperlukan• Perusahaan menyediakan fasilitas terpusat yang dapat

dibagi bersama oleh karyawan jika terdapat kebutuhan akan ruangan dan dukungan kantor

• Karyawan yang menggunakan fasilitas ini dengan cara yang sama seperti ketika mereka menggunakan sebuah hotel apabila sedang bepergian.

• Agar tujuan tercapai, fasilitas kantor terpusat harus di kelola oleh pegawai pendukung yang memadai dan menawarkan teknologi yang dibutuhkan


Keuntungan Hoteling

• Pemanfaatan sumber daya dan ruangan yang lebih efektif dan fokus yang lebih baik pada apa yang dibutuhkan untuk mendukung personel kantor


Kerugian Hoteling

• Anggapan hilangnya “bonus” oleh karyawan yang tidak lagi memiliki ruangan kantor pribadi

• Hilangnya perasaan berada dalam suatu komunitas dan potensi dampak negatif pada budaya korporat


Organisasi Maya

• Keberhasilan kantor maya, memperluas penggunaannya pada keseluruhan perusahaan sehingga menjadi organisasi maya (virtual organization)

• Organisasi maya merupakan operasi keseluruhan perusahaan dirancang sedemikian rupa sehingga tidak terikat pada lokasi-lokasi fisik


Referensi

• Laudon, C. Kenneth., Management Information Systems Managing the Digital Firm, Twelth Ed., Prentice Hall, 2012

• Zakiyudin, Ais, Sistem Informasi Manajemen, Mitra Wacana Media, 2011

6 otomatisasi kantor

Technology