Otomatisasi Kantor

Asal mula otomatisasi kantor adalah di awal tahun 1960-an, ketika IBM

menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan listriknya. Bukti yang nyata,

pada tahun 1964, IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selection

Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah

direkam dalam pita magnetic secara otomatis.

Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien (1996) sebagai sistem informasi

berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan

mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik

lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi.

Adapun Aplikasi dalam Otomatisasi Perkantoran, antara lain:

1. Word Processing

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara

otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat

dokumen ketik atau cetak.

2. Electronic Mail

Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan

computer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan

menerima pesan dengan menggunakan terminal computer dan peralatan

penyimpanan.

3. Voice Mail

Voice mail adalah mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut

melalui telepon dan bukan mengetiknya.

4. Electronic Calendaring

Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk

menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.

5. Audio Conferencing

Audio conferencing adalah penggunaan  peralatan komunikasi suara untuk

membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara

geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

6. Video Conferencing

Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video.

7. Computer Conferencing

Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga

member kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi

selama proses terjadinya konferensi.

8. Facsimile Transmission

Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan

peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung

channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain.

9. Video Text

Video text adalah penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan

materi tekstual pada layar crt.

10. Image Storage and Retrieval

Beberapa jenis perusahaan memiliki masalah volume dokumen yang besar,

sehingga menyulitkan dalam penyimpanan, untuk itu image strorage and

retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk

melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

11. Desktop Publishing

Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang

kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

Macam-Macam System Otomatisasi Kantor

1. System Komunikasi Elektonik 

System komunikasi elektronik (electronic communication system) merupakan

system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara

individu, grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam

system ini adalah e-mail, voice mail, facsimile dan bulletin board system.

2. System Kolaborasi Elektronik

Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran

komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut

digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang

tergolong dalam system kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting.

3. System Publikasi Dan Pengolahan Image Elektronik

System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan

teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang

termasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah

desktop publishing, elektonik document management, presentase graphics dan

multimedia presentation. 

4. System Pengolahan Kantor

System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system

kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk

mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam

system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender

elektronik.

5. System Elektronik Formal

Didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh

perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM.

6. System Elektronik Informal

Tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini

diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya

sendiri, mirip dengan DSS. 

Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor.

Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :

1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya

perusahaan terutama sumber daya manusia.

2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian

khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff  khusus). Manajer dan

profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3. Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk

melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon,

dan mengatur jadwal pertemuan.

4. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk

sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan

mengirimkan surat.

Konsep-Konsep Otomatisasi Perkantoran

1. Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu

mengarah ke otomatisasi.

2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa

rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan

keputusan yang lebih baik.

5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional

bukan sebagai pengganti.

Strategi yang disarankan untuk melaksanakan otomatisasi perkantoran :

1. Sediakan sumberdaya komputer

2. Sediakan akses ke sumberdaya informasi

3. Sediakan perlengkapannon computer

4. Gunakan konferensi telepon

5. Sediakan pertemuan rutin

6. Lakukan rutinitas kerja

Daftar Pustaka

http://betty_yudha.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/14880/

BAB+4+OTOMATISASI+KANTOR.doc (diakses tanggal 7 Februari 2014)

http://fepy1202.blogspot.com/2013/01/otomatisasi-perkantoran.html (diakses tanggal

7 Februari 2014)

Jogiyanto, H.M, “Sistem Teknolgi Informasi”, Yogyakarta: Andi Offset, 2005

Kadir, Abdul, “Pengenal Sistem Informasi”, Yogyakarta: Andi Offset, 2002

Mahasiswa_gunadarma.wordpress.com

Slide Sistem Informasi Manajemen Dari BSI