organisasi proyek
DESCRIPTION
Organisasi Proyek. ( Modul 5). Organisasi Proyek Definisi. Mengorganisir berarti : mengatur unsur-unsur sumber daya seperti tenaga kerja , material, dana , dll . dalam suatu gerak langkah yang sinkron untuk mencapai tujuan organisasi . - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Organisasi Proyek(Modul 5)
Organisasi ProyekDefinisi
Mengorganisir berarti : mengatur unsur-unsur sumber daya seperti tenaga kerja, material, dana, dll. dalam suatu gerak langkah yang sinkron untuk mencapai tujuan organisasi.
Dalam organisasi disusun dan diletakkan dasar-dasar pedoman dan petunjuk kegiatan, jalur pelaporan, serta pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian organisasi.
Setiap organisasi memiliki tujuan yang berbeda sehingga susunan organisasinya juga berbeda satu dengan yang lainnya.
Proses mengorganisir proyek, berturut-turut :1. Melakukan Identifikasi dan Klasifikasi Pekerjaan
Contoh : menyiapkan gambar desain, membeli matrial, konstruksi2. Mengelompokkan Pekerjaan
Contoh : mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan ke dalam unit-unit kerja3. Menyiapkan Pihak yang Akan Menangani Pekerjaan
Contoh : memilih keterampilan dan keahlian sesuai dengan kebutuhan4. Mengetahui Wewenang dan Tanggung Jawab, serta Melakukan Pekerjaan
Penting untuk menghindari tumpang tindih dan duplikasi5. Menyusun Mekanisme Koordinasi
Diperlukan dalam rangka sinkronisasi pekerjaan
Organisasi ProyekStruktur Organisasi
Struktur Organisasi menggambarkan hubungan formal dalam penyelenggaraan organisasi :
1. Macam pokok-pokok kegiatan organisasi (pemasaran, manufaktur, dll.)2. Pembagian kelompok atau subsistem3. Hirarki wewenang dan tanggungjawab bagi kelompok dan pimpinan4. Pengaturan kerjasama, jalur pelaporan dan komunikasi meliputi jalur
vertikal dan horisontal Bentuk struktur formal :
1. Struktur Organisasi FungsionalDisusun berdasarkan fungsi-fungsi yang dibutuhkan, cocok untuk organisasi yang memiliki kegiatan operasional rutin dan stabil.
2. Struktur Organisasi Produk dan Area Pada lapisan pertama disusun berdasarkan setiap jenis produk yang dibuat atau tempat kegiatan (area), dan masing-masing organisasi tersebut juga mempunyai struktur fungsional pada lapisan kedua.
3. Struktur Organisasi MatriksMemungkinkan terbentuknya jalur formal vertikal dan juga horisontal.
Organisasi ProyekStruktur Organisasi Proyek Dalam menyusun organisasi proyek di samping harus memenuhi persyaratan umum
sebagaimana layaknya organisasi formal, juga harus memungkinkan diterapkannya konsep manajemen proyek, sehingga harus memperhatikan unsur-unsur berikut :
a. arus horisontal di samping vertikalb. penanggungjawab tunggal penyelenggaraan proyekc. pendekatan sistem dalam perencanaan dan implementasi
Jenis struktur organisasi proyek yang memenuhi hal-hal di atas :1. Organisasi Proyek Fungsional (OPF) dan Organisasi Proyek Koordinator
(OPK)Pada OPF, lingkup kegiatan proyek diserahkan dan menjadi bagian kegiatan fungsional dari suatu bagian fungsional yang telah ada. Sedangkan pada OPK, selain adanya ‘penitipan’ pekerjaan proyek kepada unit kegiatan fungsional yang ada, ditunjuk pula seorang koordinator proyek.
2. Organisasi Proyek Murni (Task Force/Gugus Tugas)Penanganan proyek ditangani oleh sebuah tim (departemen/divisi) tersendiri yang kedudukannya sejajar dengan departemen atau divisi lain.
3. Organisasi Proyek MatriksMenggabung dua unsur dasar (o. fungsional dan o. proyek), setiap bagian terikat dengan dept. fungsionalnya dan juga terikat dengan Pimpro dalam menangani proyek.
Organisasi ProyekStruktur Organisasi Proyek
Dalam memilih struktur organisasi proyek yang akan diterapkan perlu memperhatikan kemandirian proyek.
Untuk menerapkan Struktur Organisasi Proyek Matriks, penentuan status kemandirian suatu proyek sangat tergantung pada faktor obyektif dan subyektif.
Kemandirian Proyek dalam Struktur OPM
Faktor Obyektif Faktor Subyektif
• Volume Kegiatan • Kompleksitas Kegiatan• Jenis Kegiatan• Lokasi Kegiatan • Ketersediaan SDM &
Alat
• Kebijakan Pimpinan - Strategi Usaha - Spesialisasi - Penyerapan Teknologi• Kultur Organisasi
OP. MurniOP. Fungsional KEMANDIRIAN
Organisasi ProyekStruktur Organisasi Proyek
Kesimpulan :Organisasi Proyek Fungsional sangat terbatas, sehingga alternatif lainnya adalah Organisasi Proyek Murni atau Organisasi Proyek Matriks, tergantung pada sifat-sifat dominan seperti terlihat berikut ini :
Sifat-sifat OP. Murni dan OP. Matriks untuk Berbagai Fenomena
• Pengelolaan proyek yang secara potensial lebih efektif dalam mencapai sasaran jadwal dan mutu
• Pengelolaan proyek yang secara potensial lebih efisien dalam penggunaan sumber daya
• Proyek besar dan terkait erat dengan nama (prestasi) perusahaan
• Peningkatan kualitas personil• Kemampuan menangani multi proyek• Pengembangan jenjang karir• Identitas tim dan komitmen personil untuk dapat mencapai
target• Potensi timbulnya konflik antarpeserta maupun antar individu
OPMi OPMx
xx
x
x
xx
x
Organisasi ProyekOrganisasi Kordinator Pelaksana Multi Proyek Jika pada suatu wantu yang bersamaan, sebuah perusahaan Engineering
Manufaktur-Konstruksi atau pemilik proyek harus menangani beberapa proyek sekaligus (multiple project), maka masalah yang biasanya timbul adalah alokasi sumber daya yang terbatas, ditinjau dari sisi kepentingan perusahaan secara menyeluruh.
Untuk itu diperlukan seorang Koordinator Pelaksana yang fungsi utamanya adalah mengatur penggunaan sumber daya yang dibutuhkan dan diperebutkan oleh proyek-proyek yang sedang berjalan
Secara umum tanggung jawab Koordinator Pelaksana adalah :◦ Mengusahakan terpenuhinya kebutuhan sumber daya untuk proyek-proyek yang
berada di bawah koordinasinya.◦ Mengatur penggunaan sumber daya tersebut, yang berarti jumlah, jadwal, maupun
prioritasnya disesuaikan dengan keperluan masing-masing proyek berdasarkan kepentingan perusahaan.
◦ Memantau dan mengawasi pelaksanaan proyek agar di samping memenuhi kontrak EPK (engineering, pengadaan, dan konstruksi), juga sejalan dengan kebijakan perusahaan.
◦ Bersama-sama dengan departemen fungsional membina pengembangan dan peningkatan keahlian atau profesi tenaga-tenaga proyek.
Tim Proyek Jika ditinjau secara luas, Tim Proyek adalah semua pihak yang
berkepentingan dan terlibat dalam penyelenggaraan dan hasil proyek, disebut juga Stake Holder.
Subkontraktor
PimpinanPerusahaan
Konsultan
Rekanan Pimpro
AnggotaTim Inti
BidangFungsional
BidangFungsional
Pemilik
PenyandangDana
Pemakai
Pihak III Pihak IPihak II
Tim ProyekKomponen Tim Inti Proyek Terdiri
Atas :3 Manajer proyek sebagai kepala tim inti3 Tim inti yang bertugas penuh (full time) untuk proyek, biasa disebut
staf pimpro atau personil kantor proyek3 Bidang fungsional hanya sebagai pendukung proyek
Pimpro dan Tim Inti Mempunyai Arus Kegiatan :3 Vertikal ke atas, pelaporan kepada pimpinan perusahan3 Horisontal, koordinasi dengan bidang-bidang fungsional (intern)
dan dengan pihak lain di luar tim inti (pemilik, subkontraktor, konsultan, rekanan, dll.)
3 Vertikal ke bawah, memimpin, memberi petunjuk, dan mengkoordinasi tim inti dalam kegiatan-kegiatan perencanaan, pengendalian, dan implementasi proyek