oleh: farah pitra khaerunisah...
TRANSCRIPT
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
PENGUKURAN CAPABILITY LEVEL TATA KELOLA TEKNOLOGI
INFORMASI DENGAN MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 5
(Studi Kasus: Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia (KPU RI)
Pada Biro Teknis dan Hubungan Partisipasi Masyarakat)
Oleh:
Farah Pitra Khaerunisah
11140930000167
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGREI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
2018 M / 1440 H
i
LEMBAR PENGESAHAN
Pengukuran Capability Level Tata Kelola Teknologi Informasi Dengan MenggunakanFramework COBIT 5 (Studi Kasus : Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia (KPU
RI) Pada Biro Teknis dan Hubungan Partisipasi Masyarakat)
Disusun Oleh :
Farah Pitra Khaerunisah
NIM 11140930000167
Disetujui dan Disahkan Sebagai Salah Satu Syarat Mengajukan Skripsi
Program Studi Sistem Informasi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Dosen Pembimbing
Fitroh, M.Kom.NIP. 197909232009122006
MengetahuiKetua Prodi Sistem Informasi
FST UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
NiaKumaladewi, MMSI
NIP. 197504122007102002
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASIFAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGREI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
2018 M / 1440 H
ii
KATA PENGANTAR
Puji serta syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, atas berkat dan rahmat-Nyapenulis dapat menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang berjudul“Pengukuran Capability Level Tata Kelola Teknologi Informasi Dengan MenggunakanFramework COBIT 5 (Studi Kasus : Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia (KPURI) Pada Biro Teknis dan Hubungan Partisipasi Masyarakat) “.
Dalam menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL), penulis sudah berusaha
sebaik mungkin, namun penulis menyadari masih banyak kesalahan dalam menyajikan isi
Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL). Untuk itu penulis dengan hati terbuka menerima kritik
dan saran dalam upaya menyempurnakan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini nantinya.
Keberhasilan dari Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini tidak terlepas dari bantuan
dan bimbingan dari berbagai pihak, untuk itu pada kesempatan ini penulis dengan tulus dan
ikhlas mengucapakan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Kedua orang tua penulis, Bapak Feri Taufik S.E dan Ibu Tri Santi atas semua doa, dan
dukungannya.
2. Ibu Fitroh, Mkom. selaku pembimbing Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL), yang
sangat amat baik serta sangat peduli dalam membimbing, mengarahkan, serta memberi
saran pada penulis dalam menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini.
3. Bapak. Dr. Agus Salim, M.Si selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam
Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
4. Ibu Nia Kumaladewi, MMSI sebagai Ketua Program Studi Sistem Informasi, Fakultas
Sains dan Teknologi.
5. Ibu Meinarini Catur Utami, MT selaku Sekretaris Program Studi Sistem Informasi,
Fakultas Sains dan Teknologi.
6. Bapak Andi Bagus, S.Sos. M.Si selaku Pembimbing Lapangan Praktik Kerja Lapangan
Penulis yang telah bersedia meluangkan waktunya untuk membimbing penulis.
7. Dosen-dosen Program Studi Sistem Informasi yang telah memberikan ilmu selama
perkuliahan.
8. Seluruh Karyawan dan Staff Kantor Komisi Pemilihan Umum (KPU) RI khususnya pada
Biro Teknis dan Hubungan Partisipasi Masyarakat) yang telah menerima dan mengizinkan
penulis melakukan penelitian Praktik Kerja Lapangan ini.
iii
9. Mahasiswa CCIT – Sistem Informasi UIN Jakarta Pola 1.3 angkatan 2014 yang telah dan
selalu berjuang bersama.
10. Bapak Adhitya Herlambang yang telah membimbing penulis serta mendukung penulis baik
berupa moril dan materil.
Akhirul kalam, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu, semoga bantuan tersebut mendapat amal yang berlipat ganda. Dan penulis berharap
tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi pembaca terutama bagi penulis sendiri.
Jakarta, 4 Juni 2018
Farah Pitra Khaerunisah
11140930000167
iv
ABSTRAK
Capability level adalah suatu perhitungan atau pengukuran kemampuan suatu organisasi pada
saat ini serta tujuan proses bisnis dimasa yang akan datang. Sedangkan Komisi Pemilihan Umum
Republik Indonesia (KPU RI) adalah lembaga negara yang menyelenggarakan pemilihan umum
di Indonesia. Permasalahan yang ada di Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia ini adalah
Ketergantungan KPU kepada pemerintah daerah maupun pusat terkait tenaga PNS masih sangat
besar; lalu Jumlah dan komposisi pegawai di Komisi Pemilihan Umum khususnya di Biro Teknis
dan Hupmas tidak sesuai dengan tugas, fungsi dan beban kerjanya, Kompetensi pegawai belum
sesuai dengan kebutuhan organisasi dan beban kerja pegawai dan Sistem reward terhadap
pegawai belum memadai sehingga secara tidak langsung mempengaruhi kinerja pegawai. Untuk
mendukung tujuan organisasi perlu dilakukannya penilaian capability level tata kelola TI dengan
metode Assessment Process Activities pada COBIT 5 yang berfokus pada domain APO 07
(Manage Human Relations). Dalam mengetahui hasil penilaian capability level pada Biro Teknis
dan Hupmas maka digunakan skala rating. Berdasarkan hasil penelitian, proses APO07 berada
pada level 1 dengan penilaian sebesar 80.55% (Largerly Achieved) yang artinya proses
pengelolaan sumber daya manusia telah diterapkan di Biro Teknis dan Hupmas.
Kata Kunci : Tata Kelola Teknologi Informasi, COBIT 5, Capability Level, KPU RI, APO 07,
Assessment Process Activities
v
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN.............................................................................................................ii
KATA PENGANTAR.....................................................................................................................iii
ABSTRAK.......................................................................................................................................v
DAFTAR ISI...................................................................................................................................vi
DAFTAR GAMBAR......................................................................................................................ix
DAFTAR TABEL............................................................................................................................x
BAB I PENDAHULUAN................................................................................................................1
1.1 Latar Belakang..................................................................................................................1
1.2 Identifikasi Masalah........................................................................................................10
1.3 Rumusan Masalah...........................................................................................................10
1.4 Batasan Masalah.............................................................................................................10
1.5 Tujuan Penelitian.............................................................................................................11
1.6 Manfaat Hasil Praktek Kerja Lapangan..........................................................................12
1.7 Metodologi Penelitian.....................................................................................................12
1.7.1 Metode Pengumpulan Data......................................................................................13
1.7.2 Metode Analisis Data...............................................................................................13
1.8 Sistematika Penulisan.....................................................................................................16
BAB II LANDASAN TEORI........................................................................................................19
2.1 Pengertian Evaluasi.........................................................................................................19
2.2 Pengertian Tata Kelola....................................................................................................19
2.3 Pengertian Teknologi Informasi......................................................................................19
2.4 Pengertian Tata Kelola Teknologi Informasi...................................................................20
2.4.2 Tujuan Tata Kelola Teknologi Informasi.................................................................21
2.4.3 Pentingnya Tata Kelola Teknologi Informasi..........................................................21
2.4.4 Kerangka Kerja (Framework) Tata Kelola Teknologi Informasi.............................23
2.5 COBIT.............................................................................................................................23
vi
2.5.2 Prinsip dalam COBIT 5...........................................................................................24
2.5.3 Pedoman Manajemen COBIT..................................................................................32
2.6 Model Maturity...............................................................................................................33
2.7 Management of Enterprise IT.........................................................................................34
2.8 Indikator Assessment Kapabilitas Proses........................................................................37
2.9 Pengkuruan Kinerja.........................................................................................................42
2.10 Assessment Process Activities Pada COBIT 5...................................................................43
2.12 Diagram RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) Chart......................48
2.13 APO07 Manage Human Resources.................................................................................52
2.14 Sumber Daya Manusia....................................................................................................54
2.15 Skala Pengukuran........................................................................................................54
2.16 Metode Perhitungan........................................................................................................55
BAB III METODOLOGI PENELITIAN......................................................................................56
3.1 Metode pengumpulan data...................................................................................................56
3.1.1 Observasi.......................................................................................................................56
3.1.2 Wawancara.....................................................................................................................57
3.1.3 Analisis Dokumen.........................................................................................................58
3.2 Metode peniliaian Tata Kelola Teknologi Informasi.......................................................58
3.2.1 Initiation........................................................................................................................58
3.2.2 Planning the Assessment...............................................................................................59
3.2.3 Briefing..........................................................................................................................59
3.2.4 Data Collection..............................................................................................................59
3.2.5 Data Validation..............................................................................................................60
3.2.6 Process Attribute Level.................................................................................................60
3.2.7 Reporting the Result......................................................................................................60
BAB IV PEMBAHASAN.............................................................................................................63
4.1 Initiation..........................................................................................................................63
4. 2 Planning The Assesment.................................................................................................68
4.3 Briefing...........................................................................................................................69
vii
4.4 Data Collection...............................................................................................................70
4.4.1 Data Collection pada APO07 Manage Human Resources.......................................70
4.5 Data Validation................................................................................................................72
4.5.1 Data Validation APO07 Manage Human Resources................................................72
4.6 Process Attribute Rating..................................................................................................74
4.6.1 Process Attribute Rating APO07 Manage Human Resources.................................75
4.6.1.1 APO07.01 Maintain adequate and appropriate staffing...........................................76
4.6.1.2 APO07.02 Identify Key IT Personnel......................................................................78
4.6.1.3 APO07.03 Maintain the Skills and Competencies of Personnel.............................78
4.6.1.4 APO07.04 Evaluate Employee Job Performance....................................................80
4.6.1.5 APO07.05 Plan and Track the Usage of IT and Business Human Resources.........82
4.6.1.6 APO07.06 Manage Contract Staff...........................................................................83
4.7 Reporting the Results......................................................................................................85
BAB V PENUTUP........................................................................................................................90
5.1 Kesimpulan.....................................................................................................................90
5.2 Saran................................................................................................................................90
DAFTAR PUSTAKA.....................................................................................................................92
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Konfigurasi SDM Komisi Pemilihan Umum.............................................................4
Gambar 2.1 Kerangka Kerja Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance Framework) (ISACA, 2012)...............................................................................................................................23
Gambar 2.2 Evolusi COBIT (www.isaca.org/cobit)....................................................................24
Gambar 2.3 Kerangka Tunggal yang terintegrasi.........................................................................27
Gambar 2.4 COBIT 5 Enabler Perusahaan..................................................................................28
Gambar 2.5 Dimensi Enabler......................................................................................................29
Gambar 2.6 Pemisahan area antara Governance dan Manajemen(Lulu).....................................30
Gambar 2.7 Prinsip dasar COBIT................................................................................................30
Gambar 2.8 Model maturity........................................................................................................34
Gambar 2.9 Indikator Assessment COBIT5 PAM........................................................................41
Gambar 2.10 Assessment Process Activities (ISACA, 2012)......................................................43
Gambar 2. 11 Enterprise Goals....................................................................................................45
Gambar 2.12 Pemetaan IT Goals terhadap Proses COBIT 5 Bagian I (ISACA, 2012)...............46
Gambar 2. 13 Pemetaan IT Goals terhadap Proses COBIT 5 Bagian II (ISACA, 2012).............47
Gambar 4.1 Diagram APO07.......................................................................................................85
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Rekapitulasi PNS di Lingkungan Setjen KPU................................................................5
Tabel 1.2 Rekapitulasi PNS Berdasarkan Pendidikan.....................................................................6
Tabel Kapabilitas Level dan Atribut Proses..................................................................................38
Tabel 3.1 Enterprise Goals............................................................................................................65
Tabel 3.2 IT Related Goals............................................................................................................67
Tabel 3.3 Jabatan Pada KPU di Biro Teknis dan HUPMAS.........................................................68
Tabel 3.4 RACI Chart...................................................................................................................69
Tabel 3.5 Daftar Kegiatan.............................................................................................................70
Tabel 3.6 Output Proses pada APO07...........................................................................................72
Tabel 3.7 Data Validation pada proses APO07.............................................................................74
Tabel 3.8 Process Attribute Rating................................................................................................76
Tabel 3.9 Capability Level............................................................................................................84
x
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Capability Level adalah dimensi tingkat kemampuan yang menyediakan pengukuran pada
suatu kondisi organisasi saat ini dan juga tujuan bisnis proses yang akan dicapai. Apakah telah
selaras dengan tujuan bisnis, kesesuaian pada visi dan misi organisasi tersebut (ISACA, 2007).
Sedangkan tata kelola Menurut Surendro (2009:127), merupakan bagian terintegrasi untuk
pengelolaan perusahaan yang mencakup kepemimpinan, struktur, serta proses organisasi yang
memastikan bahwa teknologi informasi perusahaan dapat digunakan untuk mempertahankan dan
memperluas strategi dan tujuan organisasi. Pegertian tata kelola teknologi menurut Gultom
(2012) adalah Tata Kelola Teknologi Informasi menjadi bagian yang penting untuk memastikan
bahwa informasi perusahaan dan teknologi yang tersedia dapat mendukung tercapainya tujuan
bisnis. Berdasarkan pendapat Surendro dan Gultom (2011:14) tata kelola teknologi informasi
adalah bagian terintegrasi yang mencakup kepemimpinan, struktur, serta proses organisasi dan
memastikan bahwa informasi perusahaan dan teknologi yang tersedia dapat mendukung
tercapainya tujuan bisnis. Sedangkan
Organisasi harus memiliki tujuan yang jelas dalam merencanakan tata kelola teknologi
informasi untuk memastikan kinerja TI harus sesuai dengan tujuan organisasi. Menurut ITGI
(2004), tata kelola TI menyediakan struktur yang menghubungkan proses TI, sumber daya TI,
dan informasi mengenai strategi dan tujuan perusahaan. Maka dari itu tata kelola teknologi
informasi sangat dibutuhkan organisasi agar dapat mengoptimalkan fungsi dari teknologi
informasi itu sendiri. Terdapat beberapa tools tools yang biasa digunakan untuk merancang
sebuah tata kelola teknologi informasi, yaitu COBIT (Control Objectives for Information and
1
related Technology), COSO (Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway
Commission), ITIL (Information Technology Infrastructure Library), ISO (international
Organization for Standardization), TOGAF (The Open Group Architecture Framework), AS
8015 (Australian Standars 8015).
Tata kelola pemerintahan harus dilakukan secara baik, efisien, sistematis, cepat serta
terintegrasi antara satu dengan yang lainnya. Untuk mendapatkan pengelolaan yang diinginkan
dari penerapan sistem informasi tersebut maka pengelolaannya dapat menerapkan tata kelola
teknologi informasi pemerintahan yang baik. Tata kelola pemerintahan yang baik meliputi
sepuluh prinsip, yaitu kesetaraan, pengawasan, penegakan hukum, daya tanggap, efektivitas dan
efisiensi, partisipasi, profesionalisme, akuntabilitas, wawasan ke depan serta transparansi.
Sebagai organisasi pemerintahan, Komisi Pemilihan Umum (KPU) adalah lembaga negara yang
menyelenggarakan pemilihan umum di Indonesia yang harus melakukan penerapan rencana
pengelolaan teknologi informasi dan komunikasi yang sesuai dengan tujuan pemerintah. Pada
Komisi Pemilihan Umum, yang memiliki wewenang dalam mengelola teknologi informasi
adalah Biro Teknis dan Hupmas.
Biro Teknis dan Hupmas memiliki tugas menyiapkan pedoman dan petunjuk teknis, serta
bimbingan teknis, dan supervisi dalam penyelenggaraan Pemilu, publikasi dan sosialisasi
informasi Pemilu serta partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan Pemilu, serta pelaksanaan
urusan tata usaha dan rumah tangga biro. Sesuai dengan tugasnya maka biro teknis dibagi
kedalam beberapa divisi lagi, yaitu: Bagian teknis pemilu, bagian PAW dan pengisian anggota
DPR, DPD, dan DPRD, bagian publikasi dan sosialisasi informasi pemilu, dan bagian bina
partisipasi masyarakat.
2
Berdasarkan Roadmap-nya Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia memiliki visi,
yaitu “Menjadi Penyelenggara Pemilihan Umum yang Mandiri, Professional, dan Berintegritas
untuk Terwujudnya Pemilu yang LUBER dan JURDIL”. Untuk mewujudkan visi tersebut maka
Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia harus menjalankan beberapa misinya seperti:
Membangun SDM yang Kompeten sebagai upaya menciptakan Penyelenggara Pemilu yang
Profesional; Menyusun Regulasi di bidang Pemilu yang memberikan kepastian hukum, progresif
dan partisipatif; Meningkatkan kualitas pelayanan pemilu khususnya untuk para pemangku
kepentingan dan umumnya untuk seluruh masyarakat; Meningkatkan partisipasi dan kualitas
pemilih melalui sosialisasi dan pendidikan pemilih yang berkelanjutan; Memperkuat Kedudukan
Organisasi dalam Ketatanegaraan; Meningkatkan integritas penyelenggara Pemilu dengan
memberikan pemahaman secara intensif dan komprehensif khususnya mengenai kode etik
penyelenggara pemilu; Mewujudkan penyelenggara Pemilu yang efektif dan efisien, transparan,
akuntabel dan aksesable.
Kesuksesan suatu organisasi tidak terlepas dari peran sumber daya manusia yang baik
dan berkompeten. Terdapat harapan dari masyarakat terhadap Komisi Pemilihan Umum, salah
satunya adalah memberikan pelayanan kepada masyarakatdengan baik dan menyajikan informasi
yang harus transparan, tepat waktu, dan update. Penguatan organisasi Komisi Pemilihan Umum
harus didukung oleh sumber daya yang berintegritas.
3
Gambar 1.1 Konfigurasi SDM Komisi Pemilihan Umum
Namun dari gambar diatas dapat dijelasan bahwa jumlah sumber daya manusia Komisi
Pemilihan Umum sejumlah 11.988, dengan status kepegawaiannya dibagi menjadi 3, yaitu:
1. Pegawai dengan status diperbantukan (DPK), artinya pegawai DPK merupakan PNS
yang berasal dari Pemerintah Daerah dimana Komisi Pemilihan Umum Daerah
berada. Jumlah pegawai DPK secara nasional adalah sebanyak 4.356 orang atau
sekitar 36%,
2. Pegawai dengan status pegawai organik, yang diangkat dan dimiliki oleh Komisi
Pemilihan Umum sebanyak 4.357 orang atau sekitar 37%, dan
3. Pegawai dengan status honorer + non PNS adalah sebanyak 3.275 atau 27%
Dilihat dari komposisi PNS Sekretariat Jendral KPU, Sekretariat KPU Provinsi dan
Sekretariat Kabupaten/Kota yang berjumlah 10.026 orang yang terdiri dari 4.894 PNS DPK dan
5.132 PNS organik maka pegawai KPU masih ketergantungan pada instansi lain dan pemerintah
daerah, terutama pada jabatan struktural eselon IV keatas, dikarenakan PNS organik yang ada
masih belum memenuhi persyaratan jenjang pangkatnya.
4
Status kepegawaian di lingkungan Sekretariat Jendral Komisi Pemilihan Umum (KPU),
Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi, dan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum
Kabupaten/Kota, dapat dilihat secara lebih rinci per provinsi pada tabel berikut:
Tabel 1.1 Rekapitulasi PNS di Lingkungan Setjen KPUAdapun komposisi pegawai dilihat berdasarkan latar belakang jenjang pendidikan
terdapat perbedaan yang signifikan antara jenjang pendidikan S2 sebanyak 603, S1 sebanyak
5.122 dan D3 sebanyak 1.038, dan SLTA sebanyak 3.017, berikut ini penjelasan secara lebih
rinci:
5
Tabel 1.2 Rekapitulasi PNS Berdasarkan PendidikanBeberapa permasalahan yang terdapat dalam organisasi tata kelola teknologi informasi
adalah tidak seimbangnya kuantitas dan kualitas sumber daya untuk memenuhi tujuan organisasi
sekarang dan yang akan datang. SDM yang ada di Biro Teknis dan Hupmas kurang lebih
berjumlah 50 namun yang benar-benar paham mengenai Komisi Pemilihan Umum secara detail
tidak sampai 8 orang. Hal tersebut dikarenakan kurangnya kuantitas SDM yang benar-benar
mengerti tentang Komisi Pemilihan Umum, karena kurang selektifnya dalam memilih pegawai
dan SDM. Beberapa SDM yang dipilih biasanya berdasarkan keluarga, almamater, dan faktor
lainnya yang menyebabkan berkurangnya kualitas dari SDM tersebut. Sebagian besar PNS di
KPU merupakan tenaga yang diperbantukan (DPK) sehingga membuat ketergantungan KPU
kepada pemerintah daerah maupun pusat atas tenaga PNS terkait baik dalam posisi staf maupun
pejabat sangat besar. Komposisi tersebut menimbulkan permasalahan dalam praktik, misalnya
6
dua hari sebelum pemilihan umum masih juga ada penggantian pegawai yang menyulitkan bagi
KPU untuk meningkatkan kinerja mereka. Selain itu adanya loyalitas ganda dari PNS terkait,
dimana kepatuhan dan pertanggungjawaban kinerja bukan kepada KPU tetapi kepada atasan di
instansi asal. Permasalahan terakhir adalah Sistem reward terhadap pegawai belum memadai
sehingga secara tidak langsung mempengaruhi kinerja pegawai.
Beberapa hambatan yang sudah disebutkan diatas menunjukkan bahwa penerapan tata
kelola tenologi informasi pada Biro Teknis dan Hupmas belum dilakukan secara baik dan
maksimal. Hal ini terlihat dari kualitas dan kuantitas SDM pada Biro Teknis dan Hupmas.
Perlunya transparansi dalam perekrutan SDM di Biro Teknis dan Hupmas salah satu faktor
penting dalam mewujudkan tujuan yang ingin dicapai organisasi. Selain itu ketergantungan
dengan tenaga yang diperbantukan antara instansi dan pemerintah juga menunjukkan bahwa
penerapan tata kelola teknologi informasi di Biro Teknis dan Hupmas masih kurang baik. Dari
kekurangan yang ada pada Biro Teknis dan Hupmas, tata kelola teknologi informasi perlu
dilakukannya evaluasi terhadap performansi serta perlunya dilakukan penyesuaian dalam
mencapai tujuan Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia, khususnya di Biro Teknis dan
Hupmas.
Berdasarkan masalah diatas, penulis melakukan penelitian tentang Pengukuran capability
level tata kelola teknologi informasi dengan menggunakan framework COBIT 5 di Komisi
Pemilihan Umum Republik Indonesia (KPU RI) khususnya Biro Teknis Dan Hubungan
Partisipasi Masyarakat, karena pengukuran capability level tata kelola teknologi informasi ini
belum pernah dilakukan di Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia khususnya di Biro
Teknis dan Hupmas. Tata kelola teknologi informasi memungkinkan organisasi memaksimalkan
sumber daya yang ada di organisasi, lebih ada transparansi dalam proses pengambilan kebijakan,
7
serta aktivitas yang ada dapat didasarkan pada aturan atau kerangka hukum. Tata kelola
teknologi informasi juga mengidentifikasi kelemahan control dan menjamin adanya
implementasi perbaikan yang dapat terukur secara efisien dan efektif (Surendro, 2009). Dalam
tata kelola teknologi informasi dapat menggunakan beberapa tools yang ada, namun alasan
penulis mengambil tools COBIT untuk melaksanakan pengukuran Capability Level tata kelola
teknologi informasi di Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia pada Biro Teknis dan
Hubungan Partisipasi Masyarakat adalah karena COBIT merupakan sebuah standard, COBIT
lebih efisien dan efektif, dan COBIT merupakan sebuah model tata kelola TI yang memberikan
sebuah arahan yang lengkap mulai dari sistem mutu, perencanaan, manajemen proyek,
keamanan, pengembangan dan pengelolaan layanan.
Dalam penelitian ini penulis juga menggunakan penelitian terdahulu yang dianggap
relevan sebagai referensi untuk penulis, dapat dilihat dari uraian di bawah ini:
Pratyangga (2012) menganalisis Management Awareness dan Maturity Level pada DRC
(Disaster Recovery Center) Bank Sumsel Babel dengan Cobit 4.1, menemukan adanya
kesenjangan (gap) antara tingkat kinerja DS9, DS11, dan DS12 yang dimiliki oleh manajemen
DRC Bank Sumsel berdasarkan tingkat kematangan (Maturity Level) yaitu kondisi manajemen
Bank Sumsel Babel saat ini berada pada posisi 3 menjadi di posisi 4, dan tingkat risiko
(Management Awareness) yaitu kondisi tingkat risiko manajemen Bank Sumsel saat ini berada
pada posisi 2 (medium) menjadi posisi 3 (high).
Bagus Suryo Nugroho dan Rr. Yupie Kusumawati, SE., M.Kom (2013) dalam jurnal
dengan judul “Analisis IT Governance Berbasis Deliver and Support 11 Domain (DS11) Tentang
Pemutakhiran Daftar Pemilih Tetap Pilgub Jateng 2013 dengan Menggunakan Framework
COBIT 4.1 pada Kantor Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kota Semarang”. Penelitian ini
8
bertujuan untuk mengukur tingkat kematangan sistem IT Governance terhadap proses
MUTARLIH pada Kantor KPU Kota Semarang berdasarkan Framework COBIT 4.1 untuk
mengetahui sejauh mana data MUTARLIH yang ada di instansi tersebut dikelola dengan baik.
Hasil dari penelitian ini memberi kesimpulan proses analisa terhadap pengelolaan data di KPU
Kota Semarang menggunakan COBIT tergolong cukup dan pengelolaan hasil IT Governance
dihasilkan sebuah rekomendasi meliputi kepedulian terhadap data pemilih, komunikasi yang
dilakukan di jajaran internal KPU Kota Semarang serta alat bantu dalam proses pengelolaan data
MUTARLIH sehingga menghasilkan DPT. Pada penelitian tersebut membahas sistem yang
dipakai dengan mengukur tingkat kematangan sistem yang dipakai dalam mengelola database
DPT.
Aulia dan Handayaningsih (2013), melakukan analisis Pembuatan Model Tata Kelola IT
Untuk Proses Akademik Menggunakan Cobit 4.1 (Studi Kasus: Universitas Xyz) dengan
membuat dua jenis kuesioner yaitu kuesioner I management awareness dan kuesioner II maturity
level. Kuesioner I ditujukan untuk melakukan analisis identifikasi resiko, sedangkan kuesioner II
ditujukan untuk pengukuran tingkat kematangan. Hasil dari penelitian berupa Model Tata Kelola
IT untuk proses akademik yang diwujudkan dalam bentuk usulan kebijakan dan prosedur proses
akademik TI. Dan juga dilakukan uji kelayakan Model Tata Kelola TI proses akademik yang
secara umum responden sudah menyatakan kesesuaian sehingga layak untuk diterapkan.
Berdasarakan penjelasan di atas penulis akan melakukan penelitian dengan judul
“Pengukuran capability level tata kelola teknologi informasi dengan menggunakan
framework COBIT 5 (studi kasus : Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia (KPU RI)
pada Biro Teknis Dan Hubungan Partisipasi Masyarakat)”. Dengan dibuatnya penelitian ini,
diharapkan dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuannya.
9
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan pemaparan dari latar belakang tersebut, maka dapat diketahui beberapa
permasalahan sebagai berikut:
1. Ketergantungan KPU kepada pemerintah daerah maupun pusat terkait tenaga PNS
masih sangat besar.2. Jumlah dan komposisi pegawai di Komisi Pemilihan Umum khususnya di Biro Teknis
dan Hupmas tidak sesuai dengan tugas, fungsi dan beban kerjanya.3. Kompetensi pegawai belum sesuai dengan kebutuhan organisasi dan beban kerja
pegawai.4. Sistem reward terhadap pegawai belum memadai sehingga secara tidak langsung
mempengaruhi kinerja pegawai.
1.3 Rumusan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah diatas, maka dapat disimpulkan rumusan masalahnya
adalah “Bagaimana melakukan pengukuran capability level tata kelola teknologi informasi pada
Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia (KPU RI) dengan menggunaan framework COBIT
5 yang satu tujuan dengan organisasi dengan menggunakan domain yang berfokus pada proses
APO 07 (Manage Human Relations)”.
1.4 Batasan Masalah
Berdasarkan rumusan masalah tersebut, maka batasan masalah dalam penelitian ini
adalah:1. Penelitian ini dilakukan di Komisi Pemilihan Umum Pusat Republik Indonesia pada
bagian Biro Teknis dan Hubungan Partisipasi Masyarakat.2. Metodologi penerapan tata kelola teknologi informasi menggunakan tahapan-tahapan
pada Assessment Process Activities (ISACA, 2012) yang terdiri dari initiation, planning
the assessment, briefing, data collection, data validation, process attribute level, dan
reporting the results.
10
3. Tata kelola teknologi informasi menggunakan framework COBIT 5 yang digunakan
dalam melakukan pengukuran capability level tata kelola teknologi informasi dan
berfokus pada proses APO 07 (Manage Human Relations).
1.5 Tujuan Penelitian
Tujuan umum dari penelitian ini adalah mengukur capability level tata kelola teknologi
informasi di KPU RI, sedangkan tujuan yang lebih spesifik adalah :1. Mengetahui Capability Level kondisi saat ini (as is) dan kondisi yang diinginkan
(tobe) di Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia di Biro Teknis dan
Hubungan Partisipasi Masyarakat.2. Mengetahui gap domain yang diambil pada saat penelitian di Komisi Pemilihan
Umum Republik Indonesia di Biro Teknis dan Hubungan Partisipasi Masyarakat.3. Memberikan rekomendasi pengelolaan teknologi informasi berdasarkan
framework COBIT 5 dan bertujuan untuk meningkatkan nilai bisnis serta nilai
teknologi informasi pada Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia di Biro
Teknis dan Hubungan Partisipasi Masyarakat.
1.6 Manfaat Hasil Praktek Kerja Lapangan
Manfaat penelitian dari penelitian ini adalah sebagai berikut, yaitu:
1. Memberikan gambaran kepada Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia
mengenai bagaimana memiliki suatu tata kelola teknologi informasi yang baik
dalam suatu organisasi.2. Merupakan sarana penghubung antara instansi (Komisi Pemilihan Umum
Republik Indonesia dan kampus Universita Islam Negri Syarif Hidayatullah
Jakarta.
11
3. Dapat memberikan pengetahuan serta referensi acuan mengenai pengukuran
capability level tata kelola teknologi informasi menggunakan framework COBIT
5.4. Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia dapat mengetahui tingkat
capability level tata kelola teknologi informasi yang terdapat pada organisasi yang
sedang berjalan. 5. Membantu Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia dalam mengusulkan
rekomendasi tata kelola teknologi informasi dengan menggunakan framework
COBIT 5 pada proses yang diambil.
1.7 Metodologi Penelitian
Menurut Sugiyono (2013:2) metode penelitian merupakan cara ilmiah untuk
mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu. Metode yang digunakan untuk
penelitian ini terdiri dari:
1.7.1 Metode Pengumpulan DataMetode pengumpula data yang digunakan adalah penelitian langsung dilapangan.
Penelitian lapangan adalah penelitian yang dilakukan dengan cara mendatangi langsung
tempat yang menjadi objek penelitian. Dan adapun teknik lain dalam pengumpulan data
ialah sebagai berikut :
a. Wawancara (interview)Wawancara merupakan pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide
melalui tanya jawab, sehingga dapat dikontruksikan makna dalam suatu topik
tertentu (Sugiyono, 2013:231).
b. Analisis Dokumen
12
Metode analisis dokumen dilakukan untuk memperkuat informasi yang
sudah dilakukan pada metode wawancara (David J. Wood, 2010).
c. Observasi (Observation)
Observasi merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses yang tersusun
dari berbagai proses biologis dan psikhologis. Dua di antara yang terpenting
adalah proses-proses pengamatan dan ingatan (Sugiyono, 2013:145).
1.7.2 Metode Analisis DataPenelitian ini menggunakan teknik analisis data kualitatif serta deskriptif yang
menekankan ada sumber data dan fakta. Data dikembangkan dengan acuan pada
kerangka kerja (framework) COBIT 5 dan tahapan-tahapan yang dilakukan pada
Assessment Process Activities (ISACA, 2012). Dalam penerapan tata kelola teknologi
informasi ini terdapat beberapa tahapan berdasarkan tahapan-tahapan yang dilakukan
pada Assessment Process Activities (ISACA, 2012), seperti:
1. Tahap 1 – InitiationInitiation adalah tahapan pertama dalam Assessment Process Activities yang
mengidentifikasikan serta mengumpulkan data dan fakta yang ada di dalam
organisasi yang selanjutnya akan dilakukan pemetaan proses COBIT 5.
Tujuannya adalah untuk menjelaskan hasil identifikasi dari beberapa informasi
yang sudah dikumpulkan..2. Tahap 2- Planning the Asessment
Planning the Asessment adalah tahapan kedua dari Assessment Process
Activities yang membuat sebuah rencana penilaian atau rancangan planning
daftar partisipan untuk penelitian pengukuran Capability Level Tata Kelola
Teknologi Informasi di Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia.
13
Tujuannya adalah untuk mendapatkan hasil evaluasi penilaian dari Capability
Level.3. Tahap 3 – Briefing
Briefing adalah tahapan ketiga dari Assessment Process Activities yang
memberikan pemaparan dan penjelasan-penjelasan secara rinci mengenai
tahapan dalam menilai tata kelola teknologi informasi kepada partisipan.
Dalam tahapan briefing dilakukan pengarahan kepada tim, sehingga tim dapat
mengetahui masukan, proses dan keluaran dalam organisasi yang akan dinilai.
Dengan cara menentukan jadwal, kendala yang dihadapi, peran dan tanggung
jawab, kebutuhan sumber daya , dan lain-lain.
4. Tahap 4 – Data CollectionData Collection adalah tahapan keempat dari Assessment Process Activities
yang mengidentifikasi kebutuhan output yang didefinisikan pada COBIT 5
untuk tiap-tiap proses prioritas dalam melakukan penilaian. Data Collection
bertujuan untuk mendapatkan bukti-bukti penialaian dalam evaluasi pada
aktifitas proses yang sudah dilakukan.5. Tahap 5 – Data Validation
Data Validation adalah tahapan kelima dari Assessment Process Activities yang
melakukan validasi bukti atau keluaran yang telah ditentukan COBIT 5 dengan
dokumen yang terdapat di organisasi. Data Validation bertujuan untuk
mengetahui hasil pengukuran agar mendapatkan hasil evaluasi penilian
Capability Level. 6. Tahap 6 – Process Attributes Rating
Process Attributes Rating adalah tahapan keenam dari Assessment Process
Activities dimana dilakukannya pemeriksaan kelengkapan dari proses atribut
yang terdapat pada organisasi dari hasil penilaian. Process Attributes Rating
14
bertujuan untuk menunjukkan hasil Capability Level dari hasil pengukuran
pada tahap-tahap sebelumnya dan melakukan analisis GAP pada tahap
selanjutnya.7. Tahap 7 – Reporting the Results
Reporting the Results adalah tahapan terakhir dari Assessment Process
Activities dimana dilakukannya pelaporan dari hasil penilaian dan memberikan
usulan atau memberikan rekomendasi yang sesuai untuk perbaikan dan
peningkatan nilai bisnis serta nilai TI pada organisasi. Reporting the Results
bertujuan untuk memberikan rekomendasi kepada Komisi Pemilihan Umum
Republik Indonesia terkait monitoring, evaluasi dan penilaian dengan
menggunakan COBIT 5.
1.8 Sistematika Penulisan
Dalam penyusunan laporan ini, Pembahasan terbagi dalam lima (5) bab yang akan
dijelaskan secara singkat, sebagai berikut:BAB I PENDAHULUAN
Bab pertama ini berisi latar belakang penulisan, identifikasi masalah,
rumusan masalah, batasan masalah, tujuan praktek kerja lapangan,
manfaat hasil praktek kerja lapangan, metode penelitian, waktu dan tempat
pelaksanaan, dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini terdapat uraian pengertian, definisi dan berbagai teori-teori
yang digunakan dalam penelitian yang berhubungan dengan pengukuran
capability level tata kelola teknologi informasi dengan menggunakan
framework COBIT 5 (studi kasus: Komisi Pemilihan Umum Republik
Indonesia (KPU RI) pada Biro Teknis Dan Hubungan Partisipasi
15
Masyarakat) sebagai acuan atau dasar dalam penelitian tata kelola
teknologi informasi.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Pembahasan bab ini adalah mengenai metodologi yang digunakan peneliti
untuk membahas dan menganalisis suatu enelitian yang dilakukan penulis.
Metode dalam penelitian ini menggunakan beberapa metode seperti
observasi, wawancara, dan analisis dokumen. Dalam penelitian ini peneliti
juga menggunakan tahapan-tahapan pada Assessment Process Activities
(ISACA, 2012) yang terdiri dari initiation, planning the assessment,
briefing, data collection, data validation, process attribute level, dan
reporting the results untuk memberikan usulan atau rekomendasi tata
kelola teknologi informasi pada Komisi Pemilihan Umum Republik
Indonesia.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bab akan dibahas tentang penjelasan hasil dan pembahasan secara
rinci dan lengkap mengenai pengukuran Capability Level Tata kelola
Teknologi Informasi menggunakan Framework COBIT 5, yang berfokus
pada Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia. Di bab ini juga akan
dibahas mengenai cara penghitungan capability level di Komisi Pemilihan
Umum pada Biro Teknis dan Hubungan Partisipasi Masyarakat, serta
rekomendasi perbaikan untuk tata kelola teknologi informasi di Komisi
Pemilihan Umum Republik Indonesia.
16
BAB V PENUTUP
Bab terakhir ini merupakan bab penutup dari laporan penelitian yang
berisi kesimpulan dari uraian yang sudah diterangkan pada bab-bab
sebelumnya dan saran dari peneliti untuk Komisi Pemilihan Umum
Republik Indonesia.
17
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Evaluasi
Menurut Arikunto (2010), evaluasi adalah suatu proses menentukan hasil yang telah
dicapai beberapa kegiatan yang direncanakan untuk mendukung tercapainya tujuan.
Sedangkan menurut Rika Dwi K.(2009) Evaluasi adalah sebuah proses dimana
keberhasilan yang dicapai dibandingkan dengan seperangkat keberhasilan yang diharapkan.
Perbandingan ini kemudian dilanjutkan dengan pengidentifikasian faktor-faktor yang
berpengaruh pada kegagalan dan keberhasilan.
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa evaluasi adalah proses menentukan
keberhasilan yang dicapai dengan keberhasilan yang diharapkan agar mendukung tercapainya
tujuan.
2.2 Pengertian Tata Kelola
Jogiyanto dan Abdillah (2011) menjelaskan bahwa tata kelola (governance) merupakan
suatu proses yang dilakukan oleh suatu organisasi atau masyarakat untuk mengatasi permasalahan
yang terjadi.
2.3 Pengertian Teknologi Informasi
Teknologi Informasi adalah penerapan teknologi komputer (peralatan teknik berupa
perangkat keras dan perangkat lunak) untuk menciptakan, menyimpan, mempertukarkan, dan
menggunakan informasi dalam berbagai bentuk (Fauziah, 2010). Manfaat teknologi informasi pada
awalnya adalah hanya untuk mengotomasi proses manual yang ada pada organisasi. Seiring
perkembangan jaman, fungsi teknologi informasi berubah menjadi fungsi yang dominan dalam
18
organisasi dan menjadi faktor utama dalam pengambilan keputusan. Teknologi informasi tidak
bernilai apabila para pimpinan organisasi tidak berkoordinasi dengan baik, prosedur yang ada tidak
dijalankan dengan baik, kemampuan sumber daya manusia kurang dan investasi yang dilaksanakan
tidak mengurangi risiko pada organisasi. Maka dari itu diperlukannya penyusunan tata kelola
teknologi informasi yang selaras dengan tujuan bisnis dan tetap pada standar-standar internasional
yang berlaku (Risma dan Dana, 2008).
2.4 Pengertian Tata Kelola Teknologi Informasi
Tata kelola teknologi informasi digunakan agar teknologi informasi yang ada pada
organisasi selaras dengan tujuan bisnis organisasi dan juga memastikan agar strategi teknologi
informasi dapat terkelola dan terjaga dengan baik agar sejalan dengan bisnis pada organisasi (Selig,
2011).
Terdapat beberapa definisi tata kelola teknologi informasi menurut beberapa ahli (dalam
Surendro, 2009), diantaranya sebagai berikut:
1. Kapasitas organisasi untuk mengendalikan formulasi dan implementasi strategi
organisasi dan mengarahkan kepada kepentingan pencapaian daya saing korporasi.
2. Tata kelola teknologi informasi adalah pertanggungjawaban dewan direksi dan
manajemen eksekutif. Hal ini merupakan bagian yang terintegrasi dengan tata kelola
perusahaan dan berisi kepemimpinan dan struktur serta proses organisasi yang menjamin
bahwa organisasi teknologi informasi mengandung dan mendukung strategi serta tujuan
bisnis.
3. Tata kelola teknologi informasi adalah penilaian kapasitas organisasi oleh dewan
direksi, manajemen eksekutif, manajemen teknologi informasi untuk mengendalikan
formulasi dan implementasi strategi teknologi informasi dalam rangka mendukung
19
bisnis.
Dari ketiga definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud tata kelola teknologi
informasi adalah sebuah upaya atau usaha yang dilakukan oleh pihak manajemen level atas seperti
dewan direksi dan manajemen eksekutif untuk melakukan pengelolaan terhadap teknologi informasi
yang dimiliki oleh perusahaan, untuk mendukung dan menyelaraskan strategi-strategi bisnis yang
telah ada pada perusahaan.
2.4.2 Tujuan Tata Kelola Teknologi InformasiTujuan tata kelola teknologi informasi adalah mengontrol penggunaannya dalam
memastikan bahwa kinerja TI memenuhi dan sesuai dengan tujuan sebagai berikut (Surendro,
2009):
1. Menyelaraskan teknologi informasi dengan strategi organisasi serta realisasi dari
keuntungan-keuntungan yang telah dijanjikan dari penerapan TI.
2. Penggunaan teknologi informasi memungkinkan organisasi mengambil peluang-
peluang yang ada, serta memaksimalkan pemanfaatan TI dalam maksimalkan
keuntungan dari penerapan TI tersebut.
3. Bertanggungjawab terhadap penggunaan sumber daya TI.
4. Manajemen resiko-resiko yang ada terkait teknologi informasi secara tepat.
2.4.3 Pentingnya Tata Kelola Teknologi InformasiTerdapat beberapa alasan mengapa tata kelola teknologi informasi dibutuhkan, yaitu
perubahan peran teknologi infromasi dari efisiensi menjadi peran strategik; terdapat proyek
teknologi informasi yang strategik namun gagal dikarenakan pelaksanaan yang hanya ditangani
oleh teknisi teknologi informasi; keputusan teknologi informasi tidak terencana dengan baik
pada dewan direksi; teknologi informasi merupakan salah satu hal yang dapat mewujudkan visi,
20
misi serta tujuan organisasi; dan kesuksesan pelaksanaan teknologi informasi harus terukur
melalui metrik tata kelola teknologi informasi (Jogiyanto dan Abdillah, 2011).
Terdapat beberapa alasan mengapa tata kelola TI penting adalah bahwa ekspektasi dan
realitas seringkali tidak sejalan. Beberapa harapan dewan direksi terhadap manajemen adalah
memberikan solusi TI dengan kualitas yang baik, tepat waktu dan sesuai anggaran; menguasai
dan menggunakan TI untuk mendapatkan keuntungan; menerapkan TI untuk meningkatkan
efisiensi serta produktivitas dengan menangani risiko TI. Dan terdapat beberapa akar
permasalahan yang akan membuat tata kelola TI adalah suatu yang penting, yaitu tidak
cukupnya sumber daya untuk memenuhi janji sekarang dan akan datang sehingga diperlukannya
pengelolaan untuk mendapatkan sumber daya tambahan yang diperoleh dengan cara rekrutmen,
pelatihan ataupun menggunakan jasa TI eksternal; berkurangnya kualitas dari proyek yang
dikirimkan dengan yang didefinisikan sebelumnya karena kurangnya pengawasan; kurangnya
komunikasi dan hubungan antara TI dan bisnis yang disebabkan tidak responsif terhadap
kebutuhan bisnis atau dapat pula bisnis tidak mendengarkan masukan dan saran TI
(Noorhasanah, et al, 2015).
21
2.4.4 Kerangka Kerja (Framework) Tata Kelola Teknologi Informasi
Gambar 2.1 Kerangka Kerja Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance Framework) (ISACA,2012)
Kerangka kerja (framework) adalah suatu struktur konseptual dasar yang digunakan untuk
memecahkan atau menangani suatu masalah kompleks. Dalam bidang perangkat lunak (software)
digunakan untuk menggambarkan suatu desain sistem. Sedangkan pada bidang manajemen
kerangka kerja (framework) digunakan untuk menggambarkan suatu konsep yang memungkinkan
penanganan berbagai jenis atau entitas bisnis. Terdapat beberapa kerangka kerja dalam tata
kelola teknologi informasi, yaitu:
2.5 COBIT
COBIT (Control Objective for Information and related Technology) merupakan sekumpulan
dokumentasi dan panduan untuk mengimplementasikan IT Governance, kerangka kerja yang
membantu auditor, manajemen dan pengguna (user) untuk menjembatani pemisah (gap) antara
resiko bisnis, kebutuhan kontrol dan permasalahan- permasalahan teknis. COBIT dikembangkan
oleh IT Governance Institute (ITGI) yang merupakan bagian dari Information System Audit and
Control Association (ISACA. 2012).
Terdapat kelebihan dan kekurangan pada kerangka kerja COBIT. Kelebihan dari COBIT
22
yaitu efektif dan efisien, berhubungan dengan informasi yang relevan terkait dengan proses bisnis,
integritas, ketepatan dan kelengkapan informasi yang diberikan dan proteksi terhadap informasi
sensitif dari pihak yang tidak bertanggung jawab. Sedangkan kekurangan dari COBIY yaitu COBIT
hanya berfokus pada kendali dan pengukuran, tidak memberikan panduan implementasi operasional
maka perlu mengadopsi berbagai kerangka kerja lain seperti ITIL dan kerumitan dalam penerapan.
COBIT sudah mengalami evolusi yang cukup panjang untuk semakin baik menjadi kerangka
kerja yang bisa digunakan dalam menerapkan IT Government Enterprise Goal (Jogiyanto &
Abdillah, 2011).
Gambar 2.2 Evolusi COBIT (www.isaca.org/cobit)
2.5.2 Prinsip dalam COBIT 5 Berikut ini adalah beberapa prinsip dari COBIT 5, yaitu :
1. Prinsip Penyesuaian dengan kebutuhan Stakeholder
2. Melayani perusahaan hingga user terakhir
3. Menerapkan kerangka tungga yang terintegrasi
4. Membangun pendekatan yang holistik (menyeluruh)
23
5. Memisahkan tata kelola dan managemen
Prinsip 1 Penyesuaian dengan kebutuhan Stakeholder
Perusahaan dibangun untuk menciptakan nilai dan manfaat bagi stakeholdernya. Hal ini
menyebabkan perusahaan komersil maupun tidak, menetapkan nilai dari tujuan tata kelolanya.
Penciptaan nilai ini berarti upaya untuk merealisasikan manfaat dengan mengoptimalkan sumber
daya biaya dan resiko. Keuntungan perusahan yang diharapkan dapat diambil dalam bentuk
danauntuk perusahaan komersial dan layanan publik untuk pemerintahan.
Perusahaan dengan banyak stakeholder akan memiliki banyak nilai berbeda dan tak jarang
sering terjadi konflik diantara mereka. Prinsip penyesuaian dengan kebutuhan stakeholder
membantu dalam proses penetapan dan penciptaan nilai perusahaan.
Beberapa tahap yang harus dilalui dalam prinsip penyesuaian kebutuhan stakeholder yaitu:
a. Tahap awal dimulai dengan mendefinisikan faktor-faktor yang mendorong
munculnya kebutuhan stakeholder antara lain seperti perubahan strategi, perubahan
bisnis, peraturan baru yang muncul dan teknologi baru. b. Kebutuhan stakeholder perlu diselaraskan dengan tujuan umum perusahaan.
Perusahaan dapat menggunakan dimensi Balance Scorecard (BSC) untuk membantu
mendefinisikan tujuannya. c. Pendefinisian hubungan pencapaian tujuan perusahaan dengan penggunaan IT.
Perusahaan dapat menggunakan dimensi IT BSC dalam menetapkan hubungannya. d. Pendefinisian dan penetapan aplikasi dan alat IT yang digunakan untuk mencapai
tujuan IT pada poin c diatas. Hal ini meliputi proses, struktur organisasi dan
informasi, dan tujuan setiap aplikasi yang digunakan.
Prinsip 2 Pelayanan meliputi keseluruhan perusahaan
24
Prinsip ini juga menggunakan hasil penciptaan nilai sebelumnya dalam menetapkan alat dan
lingkup tata kelola. Alat tata kelola yang dimaksud termasuk kerangka, prinsip, struktur, proses dan
praktek yang akan dipilih dan digunakan secara langsung untuk mencapai tujuan perusahaan.
Lingkup tata kelola diterapkan diseluruh perusahaan, pada semua unit, pada semua aset yang bisa
lihat dan yang tidak terlihat, dan seterusnya. Hal ini memungkinkan pendefinisian sudut pandang
yang berbeda dari tata kelola yang digunakan.
Prinsip 3 Penerapan Kerangka Tunggal terintegrasi
COBIT 5 memberikan kerangka yang lengkap dan melingkupi keseluruhan perusahaan,
menyediakan dasar untuk dapat berintegrasi secara efektif dengan kerangka, standar dan bentuk
praktis lainnya. COBIT 5 merupakan framework tunggal dan terintegrasi karena:
a. Sejalan dengan standar-standar dan framework lainnya yang relevan dan terbaru sehingga
dapat digunakan sebagai tata kelola perusahaan yang menyeluruh dan juga sebagai sebagai
integrator menajemen framework.
b. Mencakup perlindungan perusahaan, menyediakan dasar pengintegrasian framework dan
standar lainnya serta praktis untuk digunakan. Framework tunggal yang menyeluruh secara
konsisten dan terintegrasi berfungsi sebagai pedoman untuk hal-hal non Teknis dan
Hubungan Partisipasi Masyarakat, yakni hal-hal tentang teknologi-agnostik .
c. Memiliki susunan struktur yang sederhana dalam materi pedoman pengelolaan perusahaan
dan produksi serangkaian produk.
d. Menggabungkan semua pengetahuan yang telah dikeluarkan dalam framework ISACA
sebelumnya. ISACA telah meneliti teknik pengelolaan perusahaan selama bertahun-tahun
dan telah mengembangkan beberapa framework seperti COBIT, Val IT, Risk IT, BMIs,
25
publikasi Board Briefing on IT Governance dan ITAF sebagai pedoman yang membantu ada
dalam mengelola perusahaan.
Gambar 2.3 Kerangka Tunggal yang terintegrasi
Prinsip 4 Pengendalian Perusahaan secara Berkesinambugan
Enabler adalah faktor-faktor yang secara individu maupun kolektif mempengaruhi apakah
sesuatu akan bekerja atau tidak, dalam hal ini, pengelolaan dan manajemen perusahaan IT. Enabler
ditentukan oleh tujuannya, misalnya tujuan sebuah level IT tertinggi adalah mendefinisikan
perbedaan enabler yang harus dicapai. Kerangka COBIT 5 menggambarkan tujuh kategori faktor yg
mempengaruhi enabler:
1. Prinsip, kebijakan dan framework sebagai alat untuk mengimplementasikan tindakan yang
diharapkan pada pedoman praktek manajemen sehari-hari. 2. Proses mendeskripsikan praktik dan aktivitas terorganisasi untuk mencapai tujuan tertentu
dan menghasilkan suatu output dalam mendukung pencapaian seluruh tujuan IT terkait.3. Susunan organisasi adalah kunci pengambilan keputusan dalam perusahaan. 4. Budaya, etika dan perilaku individu maupun perusahaan seringkali diremehkan, padahal hal
tersebut adalah faktor yang menentukan suksesnya pengelolaan dan manajemen perusahaan.
26
5. Informasi yg merambat di setiap organisasi meliputi semua informasi yg dihasilkan dan
digunakan oleh perusahaan. Informasi dibutuhkan agar pengelolaan yg baik bias terus
berjalan dan tetap terjaga, tetapi pada tingkat operasional, informasi seringkali sebagai
produk utama dari perusahaan itu sendiri. 6. Layanan, infrastruktur dan aplikasi meliputi infrastruktur, teknologi dan aplikasi untuk
pengolahan informasi teknologi dan jasa bagi perusahaan. 7. Manusia, keterampilan dan kompetensi adalah saling terkait, ketiganya sama-sama
menentukan berhasil atau tidaknya suatu kegiatan dilaksanakan , benar atau tidaknya
keputusan dibuat, serta tepat atau tidaknya suatu tindakan diambil.
Gambar 2.4 COBIT 5 Enabler Perusahaan
Beberapa enabler yang telah disebutkan sebelumnya juga merupakan sumber daya
perusahaan yang perlu di atur dan dikelola dengan baik, seperti contohnya: a. Informasi, sebagai
salah satu sumber daya maka informasi perlu dikelola. b. Jasa, infrastruktur dan aplikasi. c.
Manusia, keahlian dan kompetensi
Setiap perusahaan harus selalu mengingat bahwa enabler-enabler yang ada haruslah saling
terhubung. Maksudnya bahwa :
a. Setiap enabler sebagai input bagi enabler lainnya, misalnya proses memerlukan informasi,
orang-orang yang mengisi struktur organisasi memerlukan keahlian dan perilaku.
27
b. Setiap enabler menghasilkan output bagi kepentingan enabler-enabler lainnya, misalnya
proses menghasilkan informasi, keahlian dan perilaku mengefisienkan proses dan lain-lain.
Semua enabler memiliki sekumpulan dimensi umum dan biasa. Hal ini memberikan makna :
a. Enabler ditangani secara biasa, sederhana dan terstruktur b. Dimungkinkannya suatu entitas untuk mengatur kompleknya sebuah interaksi. c. Difasilitasinya keberhasilan keluaran sebuah enabler
Gambar 2.5 Dimensi Enabler
Prinsip 5 Pemisahan Governance dari Manajemen
COBIT 5 dengan sangat jelas memisahkan antara governance dan manajemen. Hal ini
bertujuan untuk mendefinisikan lebih lengkap jenis-jenis aktifitas, kebutuhan struktur organisasi,
dan memberikan tujuan yang berbeda. Berikut perbedaan utama antara governance dan manajemen:
Governance, memastikan kebutuhan stakeholder, kondisi dan pilihan yang akan dievaluasi
keseimbangannya sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Governance juga menentukan arah
melalui prioritas dan membuat keputusan. Governance juga mengawasi kinerja dan kepatuhan pada
arah dan tujuan perusahaan. Manajemen merencanakan, membangun, menjalankan dan mengawasi
aktifitas yang sesuai dengan arahan bidang governance untuk mencapai tujuan perusahaan
Pemisahan yang dilakukan dapat digambarkan pada Gambar Pemisahan area antara
Governance dan Manajemen.
28
Gambar 2.6 Pemisahan area antara Governance dan Manajemen(Lulu)
IT Governance menyediakan suatu struktur yang berhubungan dengan proses TI, sumber
daya TI dan informasi untuk perencanaan strategi dan tujuan organisasi guna mendukung kebutuhan
bisnis. Cara mengintegrasikan IT Governance dan mengoptimalisasikan organisasi yaitu melalui
adanya Plan and Organise, Acquire and Implement, Deliver and Support dan Monitor and
Evaluate.
Gambar 2.7 Prinsip dasar COBIT
Manajemen sebuah organisasi akan berfungsi secara efektif apabila para pengambil
keputusan selalu ditunjang dengan keberadaan informasi yang berkualitas. COBIT mendeskripsikan
karakteristik informasi yang berkualitas menjadi tujuh aspek utama, yaitu masing masing
1. Effectiveness, dimana informasi yang dihasilkan haruslah relevan dan dapat memenuhi
kebutuhan dari setiap proses bisnis terkait dan tersedia secara tepat waktu, akurat, konsisten dan
dapat dengan mudah diakses.
29
1. Efficiency, dimana informasi dapat diperoleh dan disediakan melalui cara yang ekonomis,
terutama terkait dengan konsumsi sumber daya yang dialokasikan.
2. Confindentiality, dimana informasi rahasia dan yang bersifat sensitif harus dapat
dilindungi atau dijamin keamanannya, terutama dari pihakpihak yang tidak berhak
mengetahuinya.
3. Avaibility, dimana informasi haruslah tersedia bilamana dibutuhkan dengan kinerja waktu
dan kapabilitas yang diharapkan.
4. Compliance, dimana informasi yang dimiliki harus dapat di pertanggungjawabkan
kebenarannya dan mengacu pada hukum maupun regulasi yang berlaku, termasuk di dalamnya
mengikuti standar nasional atau
internasional yang ada.
5. Reliability, dimana informasi yang dihasilkan haruslah berasal dari sumber yang dapat
dipercaya sehingga tidak menyesatkan para pengambil keputusan yang menggunakan informasi
tersebut.
Untuk memastikan hasil yang diperoleh dari proses TI sesuai kebutuhan bisnis, perlu
diterapkan kendalikendali yang tepat terhadap proses TI tersebut. Hasil yang diperoleh perlu diukur
dan dibandingkan kesesuaiannya dengan kebutuhan bisnis organisasi secara berkala.
Keseluruhan informasi tersebut dihasilkan oleh sebuah TI yang dimiliki organisasi, dimana
didalamnya terdapat sejumlah komponen sumber daya penting,
yaitu:
1. Aplikasi, yang merupakan sekumpulan program untuk mengolah dan menampilkan data
maupun informasi yang dimiliki oleh organisasi.
30
2. Informasi, yang merupakan hasil pengolahan dari data yang merupakan bahan mentah dari
setiap informasi yang dihasilkan, dimana di dalamnya terkandung fakta dari aktivitas
transaksi dan interaksi seharihari masingmasing proses bisnis yang ada di organisasi.
3. Infrastruktur, yang terdiri dari sejumlah perangkat keras, infrastruktur teknologi informasi
sebagai teknologi pendukung untuk menjalankan portfolio aplikasi yang ada. Selain itu yang
termasuk dalam infrastruktur dapat berupa sarana fisik seperti ruangan dan gedung dimana
keseluruhan perangkat sistem dan teknologi informasi ditempatkan.
4. Manusia, yang merupakan pemakai dan pengelola dari sistem informasi yang dimiliki.
2.5.3 Pedoman Manajemen COBIT Pedoman manajemen untuk COBIT, yang terdiri dari model maturity, KGI, dan KPI, yang
kemudian menyediakan manajemen dengan alat untuk menilai dan mengukur lingkungan TI
organisasi terhadap 34 proses TI yang diidentifikasikan COBIT.
Saat ini manajemen TI terkait risiko tersebut dipahami sebagai bagian inti dari pengaturan
organisasi. Pengaturan TI yang merupakan bagian dari pengaturan organisasi, menjadi lebih
dirasakan peranannya dalam mencapai tujuan organisasi dengan menambah nilai melalui
penyeimbangan risiko terhadap nilai kembali atas TI dan prosesnya.
Pengaturan TI merupakan pelengkap suksesnya pengaturan organisasi melalui peningkatan
yang efisien dan efektif sehubungan dengan proses organisasi. Pengaturan TI menyediakan struktur
yang berhubungan dengan proses TI, sumberdaya TI, dan informasi untuk strategi dan tujuan
organisasi. Lebih lanjut, pengaturan TI mengintegrasikan dan melembagakan praktek yang
berhubungan.
31
2.6 Model Maturity
COBIT melihat bahwa menerapkan mekanisme governance secara efektif tidaklah mudah,
namun harus melalui berbagai tahap maturity (kematangan) tertentu. Model maturity untuk
mengontrol proses IT, sehingga manajemen dapat mengetahui dimana posisi organisasi sekarang,
dan diposisi dimana organisasi ingin berada. Paling tidak posisi maturity sebuah organisasi terkait
dengan keberadaan dan kinerja proses IT Governance dapat dikategorikan menjadi enam tingkatan,
yaitu;
a. 0 Non existent (tidak ada), merupakan posisi kematangan terendah, yang merupakan suatu
kondisi dimana organisasi merasa tidak membutuhkan adanya mekanisme proses IT
Governance yang baku, sehingga tidak ada sama sekali pengawasan terhadap IT Governance
yang dilakukan oleh organisasi.
a. 1 Initial (inisialisasi), sudah ada beberapa inisiatif mekanisme perencanaan, tata kelola, dan
pengawasan sejumlah IT Governance yang dilakukan, namun sifatnya masih ad hoc, sporadis,
tidak kosisten, belum formal, dan reaktif.
b. 2 Repeatable (dapat diulang), kondisi dimana organisasi telah memiliki kebiasaan yang
terpola untuk merencanakan dan mengelola IT Governance dan dilakukan secara berulangulang
secara reaktif, namun belum melibatkan prosedur dan dokumen formal.
c. 3 Defined (ditetapkan), pada tahapan ini organisasi telah memiliki mekanisme dan prosedur
yang jelas mengenai tata cara dan manajemen IT Governance, dan telah terkomunikasikan dan
tersosialisasikan dengan baik di seluruh jajaran manajemen.
d. 4 Managed (diatur), merupakan kondisi dimana manajemen organisasi telah menerapkan
sejumlah indikator pengukuran kinerja kuantitatif untuk memonitor efektivitas pelaksanaan
manajemen IT Governance.
32
e. 5 Optimised (dioptimalisasi), level tertinggi ini diberikan kepada organisasi yang telah
berhasil menerapkan prisip prinsip governance secara utuh dan mengacu best practice, dimana
secara utuh telah diterapkan prinsipprinsip governance, seperti transparency, accountability,
responsibility, dan fairness.
Gambar 2.8 Model maturity
Dengan adanya maturity level model, maka organisasi dapat mengetahui posisi
kematangannya saat ini, dan secara terus menerus serta berkesinambungan harus bersaha untuk
meningkatkan levelnya sampai tingkat tertinggi agar aspek governance terhadap teknologi
informasi dapat berjalan secara efektif.(Utomo & Novita).
2.7 Management of Enterprise IT
Berikut ini empat domain manajemen dalam cobit, yaitu:
a. Align, Plan, and Organize (APO)
Domain Align, Plan and Organize (APO) mencakup penggunaan informasi,
teknologi dan bagaimana cara terbaik penggunaan informasi dan teknologi dalam sebuah
enterpirse untuk membantu mencapai tujuan dan sasaran enterpirse. Proses-proses dalam
APO antara lain :
1. APO01 (Manage the IT Management Framework / Mengelola Kerangka Kerja
Manajemen IT) 2. APO002 (Manage Strategy / Mengelola Strategi)
33
3. APO003 (Manage Enterprise Architecture / Mengelola Enterprise Arsitektur) 4. APO004 (Manage Innovation / Mengelola Inovasi) 5. APO005 (Manage Portofolio / Mengelola Portofolio) 6. APO006 (Manage Budget and Costs / Mengelola Anggaran dan Biaya) 7. APO007 (Manage Human Resources / Mengelola Sumber Daya Manusia) 8. APO008 (Manage Relationship / Mengelola Hubungan) 9. APO009 (Manage Service Agreement / Mengelola Perjanjian Layanan)10. APO010 (Manage Suppliers / Mengelola Pemasok) 11. APO011 (Manage Quality / Mengelola Kualitas) 12. APO012 (Manage Risk / Mengelola Risiko) 13. APO013 (Manage Security / Mengelola Keamanan)
b. Build, Acquire, and Implemenet (BAI)
Domain Build, Acquire and Implement (BAI) merupakan domain kedua pada area
management di framework COBIT5,dengan fokus sasaran audit sistem informasi pada
proses pembangunan sistem informasi dengan memperhatikan keselarasan terhadap
kebutuhan stakeholder dan kemampuan mengakomodasi semua objek pada sistem untuk
memenuhi arahan target bisnis proses enterprise. Proses-proses dalam BAI antara lain:
1. BAI01 (Manage Programmes and Projects / Mengelola Program dan Proyek) 2. BAI02 (Manage Requirements Definition / Mengelola Definisi Kebutuhan) 3. BAI03 (Manage Solutions Identifications and Build / Mengelola Identifikasi
Solusi dan Membangun)4. BAI04 (Manage Availability and Capacity / Mengelola Ketersediaan dan
Kapasitas)5. BAI05 (Manage Organisational Change Enablement / Mengelola
Pemberdayaan dan Perubahan Organisasi) 6. BAI06 (Manage Changes / Mengelola Perubahan) 7. BAI07 (Manage Change Acceptance and Transitioning / Mengelola
Penerimaan Perubahan dan Transisi) 8. BAI08 (Manage Knowledge / Mengelola Pengetahuan) 9. BAI09 (Manage Assets / Mengelola Aset) 10. BAI010 (Manage Configuration / Mengelola Konfigurasi)
c. Deliver, Service, and Support (DSS)
34
Domain Deliver, Service and Support (DSS) berfokus padaaspek penyampaian
teknologi informasi. Domain ini mencakup bidang-bidang seperti eksekusi aplikasi di dalam
sistem TI dan hasil-hasilnya, serta proses pendukung yang memungkinkan pelaksanaan
sistem TI yang efektif dan efisien. Proses-proses dalam DSS antara lain :
1. DSS01 (Manage Operatins / Mengelola Operasi)
2. DSS02 (Manage Service Requests and Incidents / Mengelola Layanan
Permintaan dan Insiden)
3. DSS03 (Manage Problems / Mengelola Masalah)
4. DSS04(Manage Continuity / Mengelola Keberlangsungan)
5. DSS05 (Manage Security Services / Mengelola Layanan Keamanan)
6. DSS06 (Manage Business Process Controls / Mengelola Pengendalian
Proses Bisnis)
d. Monitor, Evaluate, and Asses (MEA)
Domain Monitor, Evaluate and Assess (MEA) berhubungandengan strategi
universitas dalam menilai kebutuhan universitas dan menilai apakah sistem TI saat ini masih
memenuhi tujuan yang sudah dirancang dan pengendalian yang diperlukan untuk memenuhi
regulasi persyaratan. Proses-proses MEA antara lain:
1. MEA01 (Monitor, Evaluate And Assess Performance And Conformance /
Monitor, Evaluasi dan Menilai Kinerja dan Kesesuaian) 2. MEA02 (Monitor, Evaluate And Assess The System Of Internal Control /
Memonitor, Mengevaluasi dan Menilai Sistem Pengendalian Internal)3. MEA03 (Monitor, Evaluate And Assess Compliance With External
Requirements / Mengevaluasi dan Menilai Kepatuhan dengan Persyaratan
Eksternal)
35
2.8 Indikator Assessment Kapabilitas Proses
Menurut ISACA, COBIT®Process Assessment Model (PAM): UsingCOBIT® 5,
(2013:14), indikator kapabilitas proses adalah kemampuan proses dalam meraih tingkat kapabilitas
yang ditentukan oleh atribut proses. Bukti atas indikator kapabilitas proses akan mendukung
penilaian atas pencapaian atribut proses.
Dimensi kapabilitas dalam model penilaian proses mencakup enam tingkat kapabilitas. Di
dalam enam tingkat tersebut terdapat sembilan atribut proses. Tingkat 0 tidak memiliki indikator
apapun, karena tingkat 0 menyatakan proses yang belum diimplementasikan atau proses yang gagal,
meskipun sebagian, untuk mencapai hasil akhirnya.
Tabel Kapabilitas Level dan Atribut Proses
Kegiatan penilaian membedakan antara penilaian untuk level 1 dengan level yang lebih
tinggi. Hal ini dilakukan karena level 1 menentukan apakah suatu proses mencapai tujuannya, dan
36
oleh karena itu sangat penting untuk dicapai, dan juga menjadi pondasi dalam meraih level yang
lebih tinggi.
Menurut ISACA (2013:13), untuk assessment indikator kapabilitas proses terbagi menjadi
level-level sebagai berikut:
1. Level 0 Incomplete Process– Proses tidak lengkap
Proses tidakdiimplementasikan atau gagal mencapai tujuannya. Pada tingkatan ini, hanya
ada sedikit bukti atau bahkan tidak ada bukti adanya pencapaian sistematik dari tujuan proses
tersebut.
2. Level 1 - Performed Process
Pada level ini menentukan apakah suatu proses yang diimplementasikan mencapai
tujuannya. Ketentuan atribut proses pada level 1 adalah sebagai berikut:
1. PA1.1 Process Performance
Pengukuran mengenai seberapa jauh tujuan dari suatu proses telah berhasil
diraih. Pencapaian penuh atas atribut ini mengakibatkan proses tersebut
meraih tujuan yang sudah ditentukan.
3. Level 2 - Managed Process
Performa proses pada tahap ini dikelola yang mencakup perencanaan, monitor, dan
penyesuaian. Work products-nya dijalankan, dikontrol, dan dikelola dengan tepat. Ketentuan atribut
proses pada level 2 adalah sebagai berikut:
1. PA2.1 Performance Management
37
Mengukur sampai mana performa proses dikelola. Sebagai hasil pencapaian penuh atribut
ini.
2. PA 2.2 Work Product Management
Mengukur sejauh mana hasil kerja yang dihasilkan oleh proses dikelola. Hasil kerja yang
dimaksud dalam hal ini adalah hasil dari proses.
4. Level 3 - Established Process
Proses yang telah dibangun kemudian diimplementasikan menggunakan proses yang telah
didefinisikan, yang mampu untuk mencapai hasil yang diharapkan. Ketentuan atribut proses pada
level 3 adalah sebagai berikut:
1. PA 3.1 Process Definition
Mengukur sejauh mana proses standar dikelola untuk mendukung pengerjaan dari proses
yang telah didefinisikan. Sebagaihasil pencapaian penuh atribut ini.
2. PA 3.2 Process Deployment
Mengukur sejauh mana proses standard secara efektif telah dijalankan seperti proses yang
telah didefinisikan untuk mencapai hasil yang diharapkan.
5. Level 4 - Predictable Process
Proses yang telah dibangun kemudian dioperasikan dengan batasan-batasan yang ditentukan
agar mampu mencapai outcome proses yang diharapkan.
1. PA 4.1 Process Measurement
Pengukuran mengenai seberapa jauh hasil pengukuran digunakan untuk memastikan bahwa
performa proses mendukung pencapaian tujuan proses untuk mendukung tujuan universitas.
Pengukuran bisa berupa pengukuran proses, ataupun pengukuran produk atau kedua-
duanya.
6. Level 5 - Optimising Process
38
Proses yang terprediksi, terus ditingkatkan secara berkelanjutan untuk memenuhi tujuan
bisnis saat ini dan masa depan. Ketentuan atribut proses pada level 5 adalah sebagai berikut:
1. PA 5.1 Process Innovation
Mengukur sebuah perubahan proses yang telah diidentifikasi dari analisis penyebab
umum dari adanya variasi di dalam performa, dan dari investigasipendekatan inovatif
untuk mendefinisikan dan melaksanakan proses.
2. PA 5.2 Process Optimisation
Mengukur perubahan untuk definisi, manajemen, dan performa proses agar memiliki hasil
yang berdampak secara efektif untuk mencapai tujuan dari proses peningkatan. Sebagai
hasil pencapaian penuh atribut ini.
Gambar 2.9 Indikator Assessment COBIT5 PAM
Sumber : (ITGI COBIT 5 PAM, 2013;11)
39
Penilaian kapabilitas proses teknologi informasi menggunakan COBIT5 Process Assesment
Model terdapat dua tipe indikator penilaian, yaitu:
1. Process capability attribute indicator, yang digunakan pada level 1sampai level 5.
Sedangkan process capability attribute indicator yang digunakan antara lain:
a. Generic Work Product (GWP)
b. Generic Product (GP)
2. Process performance indicator. Yang digunakan pada kapabilitas level1, antara lain
best pratice dan work products.
2.9 Pengkuruan Kinerja
Tujuan dan ukuran didefinisikan dalam cobit pada tiga tingkat:
1. Tujuan dan ukuran teknologi informasi, yang mendefinisikan apa yang diharapkan bisnis
dari teknologi informasi (apa yang akan bisnis gunakan untuk mengukur teknologi
informasi).2. Tujuan dan ukuran proses, yang mendefinisikan proses apa yang harus diberikan untuk
mendukung tujuan teknologi informasi (bagaimana pemilik proses teknologi akan diukur).3. Ukuran kinerja proses (untuk mengukur seberapa baik proses dilakukan untuk menunjukkan
jika tujuan kemungkinan besar terpenuhi).
Cobit menggunakan 2 jenis ukuran yaitu indikator tujuan dan indikator kinerja. Indikator
tujuan pada tingkat yang lebih rendah menjadi indikator kinerja pada tingkat yang lebih tinggi.
Indikator Tujuan Utama/Key Goal Indicator (KGI) mendefinisikan pengukuran yang
menginformasikan kepada manajemen-sesudah terjadinya fakta/aktivitas- apakah suatu proses
teknologi informasi telah mencapai kebutuhan bisnisnya, biasanya dinyatakan berkaitan dengan
kriteria informasi sebagai berikut:
1. Ketersediaan informasi yang diperlukan untuk mendukung kebutuhan bisnis.
40
2. Ketiadaan integritas dan risiko kerahasiaan.3. Efisiensi biaya proses dan operasi.4. Konfirmasi keandalan, efektivitas dan kepatuhan.
Indikator Kinerja Utama/Key Performance Indicator (KPI) mendefinisikan pengukuran
yang menentukan seberapa baik proses teknologi informasi dilakukan. Hal ini, mengindikasikan
kemungkinan pencapaian tujuannya. KPI di samping merupakan indikator petunjuk, apakah tujuan
sepertinya akan dicapai atau tidak, juga merupakan indikator kapabilitas, praktik dan keterampilan
yang baik. KPI mengukur tujuan aktivitas yang merupakan tindakan yang harus diambil pemilik
proses untuk mencapai proses yang efektif.
2.10 Assessment Process Activities Pada COBIT 5
Pada COBIT terdapat tujuh tahapan assessment process activities, yaitu sebagai berikut
(ISACA, 2012):
Gambar 2.10 Assessment Process Activities (ISACA, 2012)
1. Initiation
41
Tahapan pertama yang terdapat pada Assessment Process Activities adalah tahapan
initiation. Tahapan ini menjelaskan mengenai pengenalan objek yang akan diteliti atau
dinilai, ditetapkannya ruang lingkup penelitian dan menjelaskan hasil identifikasi dari
informasi yang dapat dikumpulkan.
2. Planning the Assessment
Pada tahap kedua ini peneliti melakukan perencanaan penilaian agar mendapatkan hasil
evaluasi penilaian capability level. Tahapan ini menjelaskan aktivitas yang ada pada
penilaian capability level, yang memuat jadwal penilaian dan metode-metode yang
digunakan dalam penilaian capability level.
3. Briefing
Pada tahapan ini yang dilakukan adalah mengarahkan kepada tim penilai yang mencakup
input, proses dan output pada organisasi yang dilakukannya penilaian capability level.
4. Data Collection
Pada tahap empat ini, yang akan dilakukan adalah mengumpulkan data yang didapatkan
dari hasil temuan yang terdapat pada organisasi yang dilakukan penilaian capability level
yang berguna untuk mendapatkan bukti-bukti dalam penilaian capability level.
5. Data Validation
Pada tahap kelima ini dilakukannya validasi atau memastikan bahwa data yang
dikumpulkan sudah cukup dalam melakukan penilaian capability level.
6. Process Attribute Rating
Pada tahapan ini yang dilakukan adalah menetapkan level pada atribut yang terdapat pada
setiap indikator. Tahapan ini bertujuan untuk mengetahui hasil dari penilaian capability
level yang dilakukan.
42
7. Reporting the Result
Pada tahapan terakhir ini dilakukan pelaporan hasil penilaian capability level yang
bertujuan dalam memberikan rekomendasi.
2.11 Pemetaan IT Goals Terhadap Proses COBIT 5
Di bawah ini terdapat tabel mengenai pemetaan IT Goals terhadap proses COBIT 5. Tabel
ini dibuat dengan tujuan untuk menunjukkan kepada perusahaan bagaimana tujuan perusahaan
didukung tujuan terkait teknologi informasi (ISACA, 2012). Dalam tabel tersebut terdapat 17 IT-
Related Goals yang ditetapkan pada COBIT 5. Dalam pemetaan ini terdapat dua skala yang jelas,
yaitu primary dan secondary.
43
Gambar 2. 11 Enterprise Goals
Berikut adalah gambar yang menjelaskan mengenai pemetaan IT Goals dengan proses
COBIT 5:
44
Gambar 2.12 Pemetaan IT Goals terhadap Proses COBIT 5 Bagian I (ISACA, 2012)
45
Gambar 2. 13 Pemetaan IT Goals terhadap Proses COBIT 5 Bagian II (ISACA, 2012)
46
2.12Diagram RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) Chart
Diagram RACI berguna untuk mengidentifikasi struktur organisasi dan peran serta
tanggung jawabbyang ada pada area fungsional. Diagram ini menggambarkan tingkatan dari
peran dan tanggung jawab, yaitu sebagai berikut:
1. R (Responsibility) adalah setiap individu, kelompok atau badan yang
tugasnya menyelesaikan pekerjaan sesuai rencana dan bertanggung
jawab terhadap proses kegiatan dan bertanggung jawab pada kegiatan
yang ada.
2. A (Accountability) adalah individu, kelompok atau badan yang
bertanggung jawab pada segala proses, ruang lingkup dan punya
kewenangan dalam mengambil keputusan agar dapat mencapai
keberhasilan.
3. C (Consultancy) adalah individu, kelompok atau badan yang dimintai
pendapat dalam mengambil suatu keputusan. Komunikasi dua arah di
mana pihak yang berpendapat memiliki pengetahuan yang luas
mengenai hal yang ditanyakan.
4. I (Informational) adalah individu, kelompok atau badan yang bertugas
dalam menyebarluaskan informasi dari aktivitas yang ada pada
organisasi. Informasinya harus selalu informasi yang tepat dan
bermanfaat untuk membantu dalam mengambil keputusan.
Pihak-pihak yang terlibat dalam struktur COBIT 5, yaitu:
47
a. Board adalah kelompok eksekutif paling senior dan/atau direktur non-
eksekutif dari organisasi yang bertanggung jawab untuk tata kelola
organisasi dan memiliki kontrol keseluruhan sumber daya.
b. Chief Executive Officer (CEO) adalah orang yang memiliki kedudukan
tinggi yang bertanggung jawab dari manajemen keseluruhan organisasi.
c. Chief Financial Officer (COO) adalah seseorang yang memiliki jabatan
senior pada organisasi yang bertanggung jawab untuk operasi organisasi.
d. Chief Risk Officer (CRO) adalah seseorang yang memiliki jabatan senior
pada organisasi yang bertanggung jawab untuk operasi organisasi.
e. Chief Risk Officer (CRO) adalah seseorang yang memiliki jabatan senior
pada organisasi yang bertanggung jawab untuk semua aspek manajemen
risiko di seluruh organisasi. Bertugas mengawasi risiko yang
berhubungan dengan TI.
f. Chief Information Officer (CIO) adalah pejabat senior pada organisasi
yang bertanggung jawab untuk menyelaraskan TI dengan strategi bisnis
dan akuntabel untuk perencanaan, sumber daya dan mengelola
pengiriman layanan dan solusi untuk mendukung tujuan TI organisasi.
g. Chief Information Security Officer (CISO) adalah pejabat senior pada
organisasi yang bertanggung jawab untuk keamanan informasi organisasi
dalam segala bentuknya.
h. Business Executive adalah sebuah manajemen individu senior yang
bertanggung jawab untuk operasi unit bisnis tertentu atau anak organisasi.
48
i. Business Process Owner adalah seseorang yang bertanggung jawab pada
proses kinerja untuk mewujudkan tujuannya, mendorong perbaikan
proses dan menyetujui perubahan proses.
j. Strategy (IT Executive) Committee adalah sekelompok eksekutif senior
yang ditujukan oleh dewan untuk memastikan bahwa dewan terlibat
dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan TI. Komite ini
bertanggung jawab untuk mengelola portfolio investasi IT-enabled,
layanan TI, dan asset TI.
k. (Project and Programme) Steering Committee adalah sekelompok
pemangku kepentingan dan ahli yang bertanggung jawab untuk
bimbingan program dan proyek, termasuk pengelolaan dan pemantauan
rencana, alokasi sumber daya dan manajemen program, dan risiko
proyek.
l. Architecture Board adalah sekelompok pemangku kepentingan dan ahli
yang bertanggung jawab pada organisasi terkait arsitektur dan keputusan
untuk menetapkan kebijakan dan standar arsitektur.
m. Enterprise Risk Committee adalah kelompok eksekutif dari organisasi
yang bertanggung jawab untuk kolaborasi tingkat organisasi untuk
mendukung manajemen risiko organisasi.
n. Head of Human Resources adalah pejabat senior pada organisasi yang
bertanggung jawab untuk perencanaan dan kebijakan terhadap semua
sumber daya manusia di organisasi.
49
o. Compliance adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk bimbingan
pada hukum, peraturan, dan kepatuhan terhadap kontrak.
p. Audit adalah seseorang yang bertanggung jawab atas penyediaan audit
internal.
q. Head of Architecture adalah seorang individu senior untuk proses
arsitektur enterprise.
r. Head of Development adalah seorang individu senior yang bertanggung
jawab terkait proses TI, proses pembangunan solusi.
s. Head of IT Operations adalah seorang individu senior yang bertanggung
jawab atas lingkungan dan infrastruktur operasional TI.
t. Head of Administrations adalah seorang individu senior yang
bertanggung jawab terkait TI, catatan dan bertanggung jawab untuk
mendukung TI terkait masalah administratif.
u. Programme and Project Management Office (PMO) adalah seseorang
yang bertanggung jawab untuk mendukung program dan proyek manajer,
mengumpulkan, menilai, dan melaporkan informasi tentang pelaksanaan
program dan proyek konstituen.
v. Value Management Office (VMO) adalah seseorang yang bertindak
sebagai sekretariat untuk mengelola portfolio investasi dan layanan,
termasuk menilai dan memberi nasihat tentang peluang investasi,
manajemen kontrol, dan menciptakan nilai dari investasi dan jasa.
50
w. Service Manage adalah seorang individu yang mengelola pengembangan,
implementasi, evaluasi, dan pengelolaan berkelanjutan baru dan yang
sudah ada.
x. Information Security Manage adalah seorang individu yang mengelola,
desain, mengawasi, dan/atau menilai keamanan informasi suatu
organisasi.
y. Business Continuity Manager adalah seorang individu yang mengelola,
merancang, mengawasi, dan/atau menilai kemampuan kelangsungan
usaha suatu organisasi, untuk memastikan bahwa fungsi organisasi tetap
beroperasi pada saat kritis.
z. Privacy Officer adalah seorang yang bertanggung jawab untuk memantau
risiko dan dampak bisnis undang-undang privasi dan untuk membimbing
dan koordinasi pelaksanaan kebijakan dan kegiatan yang akan
memastikan bahwa arahan privasi terpenuhi. Privacy Officer juga disebut
sebagai petugas perlindungan data.
2.13APO07 Manage Human Resources
Deskripsi dari proses APO07 (Manage Human Resources) adalah menyediakan
pendekatan terstruktur untuk memastikan penataan, penempatan, keputusan dan keterampilan
SDM secara optimal. Dalam hal ini termasuk juga mengkomunikasikan peran serta tanggung
jawab, rencana pembelajaran dan pengembangan, serta ekspektasi kinerja yang didukung oleh
staf-staf kompeten dan termotivasi. Tujuan dari proses APO07 ini adalah untuk mengoptimalkan
kemampuan SDM dalam memenuhi tujuan perusahaan (ISACA, 2012).
1. APO07.01 Maintain Adequate and Appropriate Staffing
51
Mengevaluasi kebutuhan kepegawaian baik perubahan dasar atau utama secara
teratur pada perusahaan atau operasional atau lingkungan TI untuk memastikan
bahwa perusahaan memiliki sumber daya manusia yang mendukung tujuan dan
sasaran perusahaan baik sumber daya internal maupun eksternal.
2. APO07.02 Identify Key IT Personnel
Mengidentifikasi personil utama TI dan meminimalkan ketergantungan pada satu
individu dalam melakukan pekerjaan penting melalui penangkapan pengetahuan
(melalui dokumentasi), pembagian pengetahuan, rangkaian perencanaan dan staf
cadangan.
3. APO07.03 Maintain The Skills and Competencies of Personnel
Mendefinisikan dan mengelola keterampilan dan kompetensi yang dibutuhkan
personil. Membuktikan bahwa SDM memiliki kompetensi dalam memenuhi
perannya pada dasar pendidikannya, pelatihan dan/atau pengalaman, serta
membuktikan bahwa kompetensi dapat dipertahankan, menggunakan kualifikasi
dan sertifikasi pada program yang tepat. Menyediakan pegawai dengan
kesempatan belajar untuk memelihara pengetahuan, keterampilan dan kompetensi
pada tingkatan yang diperlukan dalam mencapai tujuan perusahaan.
4. APO07.04 Evaluate Employee Job Performance
Melakukan evaluasi kinerja tepat waktu secara teratur pada tujuan individu yang
diperoleh dari tujuan perusahaan, ditetapkannya standar, tanggung jawab
pekerjaan yang spesifik dan keterampilan serta kerangka kerja kompetensi.
Pegawai harus menerima pelatihan pada kinerja dan melaksanakannya dengan
tepat.
52
5. APO07.05 Plan and Track The Usage of IT and Business Human
Resources
Memahami dan melacak permintaan saat ini pada bisnis dan SDM TI dengan
tanggung jawab pada TI perusahaan. Mengidentifikasi kekurangan dan
memberikan masukan ke rencana penetapan sumber daya dan bisnis serta proses
perekrutan TI.
6. APO07.06 Manage Contract Staff
Memastikan bahwa konsultan dan tenaga kontrak yang mendukung perusahaan
dengan keterampilan TI mengetahui dan mematuhi kebijakan organisasi dan
memenuhi persyaratan kontrak yang telah disepakati.
2.14Sumber Daya Manusia
Menurut Sonny Sumarsono, pengertian sumber daya manusia dapat dibagi menjadi dua.
Pertama, sumber daya manusia mengandung pengertian usaha kerja ataupun jasa yang diberikan
dalam sebuah proses produksi (dalam hal ini, SDM menggambarkan kualitas usaha yang bisa
diberikan oleh seseorang untuk menghasilkan suatu produk berupa barang ataupun jasa dalam
periode waktu tertentu), dan yang kedua, sumber daya manusia menyangkut setiap orang yang
mampu melaksanakan aktivitas kerja dengan jalan memberikan jasa baik tenaga ataupun ilmu.
2.15 Skala Pengukuran
Skala Likert adalah skala yang digunakan peneliti dalam penelitian ini. Skala likert
adalah skala yang berguna untuk mengukur sikap, pendapat dan persepsi seseorang. Kuesioner
menghasilkan sebuah data, lalu kemudian data tersebut diolah dalam bentuk kuantitatif. Caranya
53
adalah dengan ditentukannya skor jawaban dari pertanyaan yang sudah dijawab oleh responden,
terdapat ketentuan untuk pemberian skor tersebut (Sugiyono, 2009).
2.16Metode Perhitungan
Dalam menilai tingkat kapabilitas, peneliti memakai rating scale sebagai skala yang
digunakan dalam menghitung rekapitulasi jawaban penelitian sesuai dengan pedoman COBIT 5
yang ada di dalam buku yang berjudul Self Assesment Guide dibantu rumus indeks sebagai
berikut:
Menghitung nilai dan level kapabilitas
Keterangan:
NK : Nilai kapabilitas pada proses TI
LP : Level persentase pada setiap distribusi jawaban kuesioner capability level
Nk : Nilai kapabilitas yang tertera pada tabel pemetaan jawaban, nilai, dan tingkat kapabilitas
54
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
Pada bab ketiga ini akan menjeleaskan metodologi penelitian yang digunakan dalam
pembuatan laporan Pengukuran Capability Level Tata Kelola Teknologi Informasi Dengan
Menggunakan Framework COBIT 5 di Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia (KPU RI)
Pada Biro Teknis dan Hubungan Partisipasi Masyarakat). Bab ini juga menjelaskan tentang
metode penelitian dan tahapan usulan tata kelola teknologi informasi menggunakan framework
COBIT 5. Berikut ini adalah beberapa metodolog penelitian yang dilakukan:
3.1 Metode pengumpulan data
Berikut ini adalah penjelasan dari beberapa metode yang digunakan dalam penelitian ini
diantaranya observasi, wawancara, dan analisis dokumen yaitu:
3.1.1 Observasi
Metode observasi dilakukan menggunakan teknik pengamatan serta ingatan. Jenis
pengamatan terdiri dari dua, yaitu observasi partisipan dan observasi nonpartisipan. Pengamatan
jenis pertama (observasi partisipan) adalah pengamat terlibat secara langsung dengan aktivitas
harian objek yang diamati. Pada observasi nonpartisipan, pengamatan dilakukan secara
independen dan pengamat tidak terlibat secara langsung (Jogiyanto, 2008).
Berikut ini adalah waktu dan tempat observasi yang dilakukan oleh penulis, untuk
mendapatkan data, yaitu:
55
a. Waktu
Observasi di Komisi Pemilihan Umum Republik Indoensia dilaksanakan selama 25
hari, 5 hari dalam seminggu pada hari kerja, yaitu dimulai dari tanggal 16 Januari
2017 sampai dengan 17 Februari 2017.
b. Tempat
Observasi dilaksanakan di Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia, Jl.Imam
Bonjol No.29 Menteng, Jakarta Pusat, Kode Pos 10310 Telp: 021- 31937223
Observasi yang dilakukan pada penelitian ini adalah pengamatan secara langsung
mengenai proses yang berkaitan dengan usulan tata kelola teknologi informasi di Komisi
Pemilihan Umum Republik Indonesia.
3.1.2 Wawancara
Pada tahapan ini, peneliti melakukan wawancara prapenelitian dengan menanyakan
beberapa pertanyaan secara langsung kepada Bapak Andi Bagus, S.Sos. M.Si selaku KASUBAG
Pencalonan dan Penetapan Calon Terpilih serta Bapak Zulimansyah Siregar selaku staff TI di
Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia mengenai permasalahan yang ada, gambaran
umum, serta kondisi tata kelola teknologi informasi yang ada di Komisi Pemilihan Umum
Republik Indonesia secara rinci. Pertanyaa yang diajukan berupa visi, misi, tujuan dari
organisasi, struktur organisasi, pengelolan teknologi informasi di Komisi Pemilihan Umum
Republik Indonesia, permasalahan yang ada saat mengelola teknologi informasi, serta harapan
dalam pengelolaan teknologi informasi.
56
Tahapan wawancara ini juga dilakukan dalam pengukuran capability level di Komisi
Pemilihan Umum Republik Indonesia. Pengumpulan data dilakukan dengan cara mewawancarai
narasumber yang terkait dengan COBIT 5.
3.1.3 Analisis Dokumen
Metode yang digunakan selanjutnya adalah analisis dokumen, analisis dokumen
dilakukan dengan cara melakukan penganalisisan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan tata
kelola teknologi informasi pada Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia, serta dokumen
yang ada pada COBIT 5. Setelah penganalisisan kedua dokumen tersebut, selanjutnya dokumen
dari Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia diselaraskan dengan dokumen yang ada di
COBIT 5.
3.2 Metode peniliaian Tata Kelola Teknologi Informasi
Metode peniliaian tata kelola teknologi informasi pada penelitian ini sesuai dengan
Assessment Process Activities yang ada di COBIT 5, yaitu sebagai berikut:
3.2.1 Initiation
Tahapan pertama dalam Assessment Process Activities adalah Initiation yang
didalamnya dilakukan pengidentifikasian informasi yang terdapat pada biro teknis
dan hubungan partisipasi masyarakat di Komisi Pemilihan Umum Republik
Indonesia. Seluruh data-data yang diambil, adalah data yang berkaitan dengan
penelitian ini, yaitu data-data yang diperlukan untuk pengukuran Capability Level
tata kelola TI. Tahapan yang dilakukan di Initiation diperlukan untuk menentukan
proses-proses dalam COBIT 5 yang akan dirincikan lagi dalam penelitian ini.
57
3.2.2 Planning the Assessment
Tahapan kedua di dalam Assessment Process Activities adalah Planning the
Assessment yaitu pembuatan rencana untuk tahapan-tahapan dalam pengukuran
Capability Level pada proses yang dipilih. Pada tahapan Planning the Assessment
terdapat pemetaan peran-peran yang akan terlibat dalam pengukuran Capability
Level sesuai dengan diagram RACI Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia.
3.2.3 Briefing
Tahapan ketiga di dalam Assessment Process Activities adalah Briefing yaitu
menjelaskan kepada tim partisipan mengenai masukan, proses, dan keluaran
dalam pengukuran Capability Level yang akan dilakukan di Biro Teknis dan
Hubungan Partisipasi Masyarakat Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia.
Briefing ini dilakukan dengan cara menentukan jadwal lalu mengumpulkan
dokumen, setelah itu penilaian dokumen dan yang terakhir adalah pelaporan hasil
pengukuran Capability Level.
3.2.4 Data Collection
Tahapan keempat di dalam Assessment Process Activities adalah Data Collection
yang didalamnya terdapat pengumpulan berbagai macam informasi tentang
dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam pengukuran capability level. Data
collection bertujuan untuk memudahkan dalam pencarian bukti-bukti temuan
yang terdapat pada Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia biro Teknis dan
Hubungan Partisipasi Mayarakat.
58
3.2.5 Data Validation
Tahapan kelima di dalam Assessment Process Activities adalah Data Validation
yang didalamnya terdapat pengecekan dari hasi temuan dokumen yang sudah
didefinisikan sebelumnya. Tahapan Data Validation bertujuan untuk memastikan
dan mengecek bahwa data hasil temuan dokumen yang disampaikan oleh
partisipan adalah dokumen yang benar dan akurat.
3.2.6 Process Attribute Level
Tahapan keenam di dalam Assessment Process Activities adalah Process Attribute
Level yaitu dilakukannya perhitungan terhadap seluruh proses yang dilakukan.
Pengukuran ini menggunakan domain yang berfokus pada proses APO 07
(Manage Human Relations). Dalam Process Attribute Level juga dilakukan
pemenuhan Generic Work Product yaitu pengecekan yang dilakukan secara
bertahap untuk mengetahui apakah proses tersebut memenuhi syarat yang harus
dipenuhi setiap levelnya.
3.2.7 Reporting the Result
Tahapan terakhir atau tahapan ketujuh di dalam Assessment Process Activities
adalah Reporting the Result yang didalamnya dilakukan pelaporan hasil dari
penelitian mengenai pengukuran Capability Level Tata Kelola Teknologi
Informasi dengan menggunakan domain yang berfokus pada proses APO 07
(Manage Human Relations). Laporan ini dilaksanakan setelah mendapatkan hasil
temuan, aktifitas di setiap proses sehingga dapat dibuatkan gap dari hasil
penelitian. Hasil laporan dari penelitian ini berupa:
59
1. Gap yang didapatkan dari kondisi Capability Level saat ini (as is) dan
kondisi Capability Level yang diinginkan (to be). Kondisi saat ini (as is)
dan kondisi yang diinginkan (to be) didapatkan dengan cara wawancara
dengan pihak-pihak yang terkait.
2. Rekomendasi yang didapatkan dari perhitungan Capability Level dan
analisis gap serta temuan yang sudah dikumpulkan pada langkah
sebelunya dapat dijadikan suatu usulan perbaikan tata kelola yang
mengarahkan Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia biro Teknis
dan Hubungan Partisipasi Masyarakat ke level yang diharapkan organisasi.
60
BAB IV
PEMBAHASAN
Pada bab ini akan membahas mengenai kerangka kerja (framework) COBIT 5 dan
tahapan-tahapan yang dilakukan pada Assessment Process Activities (ISACA, 2012). Dalam
penerapan tata kelola teknologi informasi ini terdapat beberapa tahapan berdasarkan tahapan-
tahapan yang dilakukan pada Assessment Process Activities (ISACA, 2012), yaitu:
4.1 Initiation
Tahapan initiation ini adalah dilakukannya pendefinisian Business Goals COBIT 5 yang
di sikronisasikan dengan tujuan bisnis yang berada di Komisi Pemilihan Umum Republik
Indonesia. Berdasarkan data, fakta dan hambatan yang terjadi pada KPU RI, adalah tidak
meratanya jumlah kuantitas SDM di KPU Pusat dan KPU Daerah, tidak adanya kejelasan tentang
kebijakan tata kelola system informasi di KPU Pusat dan kurangnya koordinasi antara KPU
Pusat dan KPU Daerah. Berdasarkan hambatan yang ada, maka identifikasi Business Goals
COBIT 5 berkaitan dengan pengelolaan sumber daya. Terdapat 17 Enterprise Goals COBIT 5, 5
diantaranya adalah sebagai berikut:
No.Enterprise Goal Related
ResourcesIT-Related Goals
COBIT 5Process
1.Stakeholder value of
business investments
Alignment of IT and
business strategy
EDM 04, EDM05, APO 01,
APO 02, APO07, DSS 06
63
2.Business service continuity
and availability
Delivery of IT services
in line with business
requirements
APO 09, BAI 02,BAI 04, DSS 02,
DSS 04, DSS06, MEA 03
Enablement and
support of business
processes by
integrating applications
and technology into
business processes
APO 09, BAI 04,BAI 05, DSS 02,DSS 04, DSS 06
3.Optimisation of business
process functionality
Alignment of IT and
business strategy
APO 02, EDM03, EDM 04,
DSS 06
Delivery of IT services
in line with business
requirements
EDM 02, EDM03, EDM 04,
APO 09, BAI 02,DSS 02, DSS 06,DSS 06, MEA 03
Enablement and
support of business
processes by
integrating applications
and technology into
business processes
EDM 03, EDM04, BAI 05, DSS
06
4. Operational and staff
productivity
Adequate use of
applications,
information and
technology solutions
APO 07, BAI 03,DSS 01, MEA 02
64
Knowledge, expertise
and initiatives for
business innovation
APO 04, APO07, BAI 08,
DSS 01, DSS 06,MEA 02
Competent and
motivated business and
IT personnel
APO 07, BAI 08,DSS 01, DSS 06,
MEA 02
5.Skilled and motivated
people
Knowledge, expertise
and initiatives for
business innovation
APO 04, APO07, BAI 08, DSS
06, MEA 02
Competent and
motivated business and
IT personnel
APO 07, BAI 08,DSS 06, MEA 02
Tabel 3.1 Enterprise Goals
Berdasarkan hasil pemetaan Enterprise Goals terdapat beberapa Enterprise Goals yang
berkaitan dengan pengelolaan sumber daya atau Human Resources. Diantaranya adalah
Stakeholder value of business investments, Business service continuity and availability,
Optimisation of business process functionality, Operational and staff productivity, Skilled and
motivated people.
Setelah dilakukannya pemetaan Enterprise Goal, selanjutnya dilakukan sikronisasi atau
penyelarasan degan tujuan dari Komisi Pemilihan Umum itu sendiri, yaitu Membangun SDM
yang Kompeten sebagai upaya menciptakan Penyelenggara Pemilu yang Profesional; Menyusun
Regulasi di bidang Pemilu yang memberikan kepastian hukum, progresif dan partisipatif;
Meningkatkan kualitas pelayanan pemilu khususnya untuk para pemangku kepentingan dan
umumnya untuk seluruh masyarakat; Meningkatkan partisipasi dan kualitas pemilih melalui
sosialisasi dan pendidikan pemilih yang berkelanjutan; Memperkuat Kedudukan Organisasi
65
dalam Ketatanegaraan; Meningkatkan integritas penyelenggara Pemilu dengan memberikan
pemahaman secara intensif dan komprehensif khususnya mengenai kode etik penyelenggara
pemilu; Mewujudkan penyelenggara Pemilu yang efektif dan efisisen, transparan, akuntabel, dan
aksesabel. Maka enterprise yang selaras dengan fakta dan tujuan dari Komisi Pemilihan Umum
Republik Indonesia Pusat adalah Operational and staff productivity. Berikut ini adalah
penjelasan IT-Related Goals yang selaras atau memiliki nilai Primary (p) dengan Operational
and staff productivity:
EnterpriseGoals
IT-RelatedGoals
COBIT 5 Process
Operationa
l and staff
productivity
Adequate use
of applications,
information
and technology
solutions
APO07 Manage Human Resources
BAI03 Manage Solutions Identification and Build
DSS01 Manage Operations
MEA02 Monitor, Evaluate and Asses the System of Internal
Control
Knowledge,
expertise and
initiatives for
business
innovation
APO04 Manage Innovation
APO07 Manage Human Resources
BAI08 Manage Knowledge
DSS01 Manage Operations
DSS06 Manage Business Process Controls
MEA02 Monitor, Evaluate and Asses the System of Internal
Control
Competent and
motivated
business and IT
personnel
APO07 Manage Human Resources
BAI08 Manage Knowledge
DSS01 Manage Operations
DSS06 Manage Business Process Controls
MEA02 Monitor, Evaluate and Asses the System of Internal
Control
66
Tabel 3.2 IT Related Goals
Berdasarkan tabel diatas yang menjelaskan mengenai pemetaan IT-Related Goals terdapat
15 proses COBIT 5 yang akan menunjang tujuan organisasi Komisi Pemilihan Umum Pusat di
Biro Teknis dan Hubungan Partisipasi Masyarakat yang berkaitan dengan pengelolaan sumber
daya dan fakta yang berada di KPU Pusat Biro Teknis dan HUPMAS. Terdapat satu proses
COBIT yang menjadi prioritas pada pengukuran yang dilakukan dalam penelitian ini, yaitu
APO07. Penjelasannya adalah sebagai berikut:APO07 mengelola Sumber Daya Manusia (Manage Human Resources)
Menurut ISACA(2012), deskripsi dari proses APO07 adalah menyediakan pendekatan
terstruktur untuk memastikan penataan, penempatan, hak keputusan dan keterampilan sumber
daya manusia yang optimal. Hal ini termasuk mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab,
rencana pembelajaran dan pengembangan, dan ekspektasi kinerja yang didukung oleh staff-staff
kompeten dan termotivasi. Tujuan dari proses tersebut adalah mengoptimalkan kemampuan
sumber daya manusia untuk memenuhi tujuan perusahaan.
Dalam pengelolaan data di Komisi Pemilihan Umum Pusat membutuhkan proses APO07
untuk mengelola sumber daya manusia atau Manage Human Resources. Sesuai dengan fakta
yang ada bahwa kuantitas sumber daya manusia di Komisi Pemilihan Umum tidak sesuai dengan
jumlah yang dibutuhkan oleh organisasi, karena banyak sumber daya yang difokuskan di pusat.
Sehingga kuantitas sumber daya di Komisi Pemilihan Umum Daerah dan Pusat tidak seimbang.
Berdasarkan fakta yang ada, maka dibutuhkannya proses APO07 Manage Human Resources
untuk mendukung keseimbangan dan kemampuan sumber daya manusia dengan apa yang
diharapkan organisasi.
67
4. 2 Planning The Assesment
Pada tahapan Planning the Assesment ini dilakukan penyusunan daftar partisipan untuk
pengukuran Capability Maturity di Komisi Pemilihan Umum Pusat di Biro Teknis dan Hubungan
Partisipasi Masyarakat, yaitu sebagai berikut:
No. Jabatan Nama
1. Kepala Biro Teknis dan Hupmas Nur Syarifah
2. Wakil Kepala Biro Teknis dan Hupmas Drs. Supriatna, M.Si
3. Kepala Bagian Teknis Pemilu Sahruni Hasna Ramadhan
4.Kepala Bagian PAW dan Pengisian
Anggota DPR, DPD, dan DPRDDrs. Saukani
5.Kepala Bagian Publikasi dan Sosialisasi
Informasi PemiluRobby Leo August, S.Si
6.Kepala Bagian Bina Partisipasi
Masyarakat
Dra. Titik Prihati Wahyuningsih,
M.PTabel 3.3 Jabatan Pada KPU di Biro Teknis dan HUPMAS
Deskripsi RACI Chart pada COBIT 5 yang disesuaikan dengan struktur organisasi Biro
Teknis dan HUPMAS adalah sebagai berikut:
No. Raci Chart COBIT 5 Jabatan Teknis HUPMAS
1. Business Executive Kepala Biro Teknis dan Hupmas
2. Steering Committee Kepala Biro Teknis dan Hupmas
3. Project Management Office Kepala Bagian Teknis Pemilu
4. Head Human ResourcesWakil Kepala Biro Teknis dan
Hupmas
5. Chief Information OfficerKepala Bagian Publikasi dan
Sosialisasi Informasi Pemilu
6. Head Architect Kepala Bagian Teknis Pemilu
7. Head DevelopmentKepala Bagian PAW dan Pengisian
Anggota DPR, DPD, dan DPRD
68
8. Head IT Operations Kepala Bagian Teknis Pemilu
9. Head IT Administration Kepala Bagian Publikasi dan
Sosialisasi Informasi Pemilu
10. Service ManagerKepala Bagian Bina Partisipasi
Masyarakat
11. Information Security ManagerKepala Bagian Publikasi dan
Sosialisasi Informasi Pemilu
12. Business Continuity ManagerKepala Bagian Bina Partisipasi
Masyarakat
13. Privacy Officer Kepala Biro Teknis dan Hupmas
Tabel 3.4 RACI Chart
4.3 Briefing
Dalam penelitian ini semua partisipan yang ada akan diberikan penjelasan detail
mengenai tahapan-tahapan dalam penilitian ini:
Daftar Kegiatan Aktor Pelaksana Metode Tempat
Wawancara dalam
melakukan penilaian
-Partisipan-Peneliti
Diskusi Biro Teknis KPU RI
Pengumpulan bukti sebagai
pendukung dalam penelitian
-Partisipan-Peneliti
Diskusi Biro Teknis KPU RI
Rekapitulasi dari hasi
penilaian-Peneliti Diskusi Biro Teknis KPU RI
Pelaporan dari hasil
penelitian-Peneliti Diskusi Biro Teknis KPU RI
Tabel 3.5 Daftar Kegiatan
4.4 Data Collection
Mendefinisikan dan mengidentifikasikan kebutuhan output yang ada pada COBIT 5
untuk setiap proses yang diprioritaskan dalam melakukan penelitian. Penjelasan mengenai
69
output yang wajib dipenuhi pada Biro Teknis dan HUPMAS Komisi Pemilihan Umum Republik
Indonesia sesuai dengan fakta yang ada adalah sebagai berikut:
4.4.1 Data Collection pada APO07 Manage Human Resources
Berikut ini adalah output dari proses yang ada pada APO07 Manage Human Resources
yaitu:
Subproses Bukti Dokumen Definisi Output
APO07.01 Maintain
adequate and
appropriate staffing
Staffing Requiremen
Evaluation
Dokumen yang didalamnya berisi
persyaratan untuk membuat susunan
kepegawaian di Biro Teknis dan
Hupmas.
Competency and
Career Development
Plans
Dokumen yang berisi aktivitas
pegawai yang membantu para
pegawai dalam merencanakan karir
dan kompetensi di Biro Teknis dan
Hupmas.
Personnel Sourcing Dokumen yang berisi rencana
APO07.02 Identify
Key IT Personnel
Knowledge Sharing
Dokumen tentang penyebaran
pengetahuan agar tidak terjadi
ketergantungan pada individu.
Staff Backup Plans
Dokumen yang berisi tentang
rencana cadangan jika terjadi
kekurangan pegawai.APO07.03 Maintain
the Skills and
Competencies of
Personel
Skills and Cometencies
Matrix
Dokumen matriks yang membantu
menillai dan meninjau keterampilan
dan kompetensi pegawai.Skills Development
Plans
Dokumen perencanaan dalam
mengembangkan keterampilan
pegawai.
70
Review Reports
Laporang yang berisi tentang
peninjauan keterampilan dan
kompetensi pegawai.
APO07.04 Evaluate
Employee Job
Performance
Personnel GoalsDokumen yang berisi tujuan apa
yang ingin dicapai pegawai.Performance
Evaluation
Dokumen tentang evaluasi dan
penilaian kinerja pegawai.
Improvement PlansDokumen tentang rencana perbaikan
kinerja pegawai.
APO07.05 Plan and
Track the Usage of IT
and Business Human
Resources
Inventory of Business
and IT Human
Resources
Dokumen yang berisi daftar alat-alat
kantor yang memenuhi kebutuhan
bisnis dan sumber daya manusia di
bidang TI.
Resourcing Shortfall
Analyses
Dokumen tentang analisis
kekurangan yang terjadi dalam
sumber daya.
Plans
tentang pengadaan dan proses dalam
perekrutan pegawai sampai
penerimaan pegawai di Biro Teknis
dan Hupmas.
Resource Utilisation
Records
Dokumen yang mencatat pegawai
dalam memaksimalkan kinerja.
APO07.06 Manage
Contract Staff
Contract Staff PoliciesDokumen tentang kebijakan tentang
kontrak pegawai.
Contract Agreements
Dokumen yang berisi perjanjian
antara pegawai dengan organisasi
yang berisi syarat kerja, hak dan juga
kewajiban.
Contract Agreements
Reviews
Dokumen yang meninjau perjanjian
antara pegawai kontrak dengan
organisasi.
71
Tabel 3.6 Output Proses pada APO07
4.5 Data Validation
Pada tahapan kelima ini adalah melakukan valiasi mengenai bukti atau keluaran
(output) yang sudah ditentukan pada COBIT 5 dengan dokumen yang ada pada Biro Teknis dan
Hupmas KPU RI.
4.5.1 Data Validation APO07 Manage Human Resources
Dibawah ini adalah Data Validation pada proses APO07 yaitu Manage Human
Resources yang ada pada Biro Teknis dan Hupmas di Komisi Pemilihan Umum Republik
Indonesia yang sudah disesuaikan dengan keluaran atau output pada COBIT 5, yaitu:
Subproses Bukti Dokumen Tersedia Keluaran/Dokumentasi
APO07.01 Maintain
adequate and
appropriate staffing
Staffing
Requirement
Evaluation
√
Form penyusunan pegawai,
rencana, pemenuhan dan
usulan pegawai
Competency and
Career
Development Plans
√Daftar Pelatihan dan
Sertifikasi
Personnel Sourcing
Plans√
Form penyusunan pegawai,
rencana, pemenuhan dan
usulan pegawai
APO07.02 Identify
Key IT Personnel
Knowledge Sharing √Daftar Pelatihan dan
Sertifikasi
Staff Backup Plans -Dokumen Tidak ada atau
tidak Ditemukan
72
APO07.03 Maintain
the Skills and
Competencies of
Personel
Skills and
Competencies
Matrix
√Form Sasaran Kerja dan
Kinerja Pegawai
Skills Development
Plans√
Daftar Pelatihan dan
Sertifikasi
Review Reports √
Form Penilaian Kinerja,
Tinjauan dan Prestasi
Pegawai
APO07.04 Evaluate
Employee Job
Performance
Personnel Goals √Form Sasaran Kerja dan
Kinerja Pegawai
Performance
Evaluation√
Form Penilaian Kinerja,
Tinjauan dan Prestasi
Pegawai
Improvement Plans √
Form Penilaian Kinerja,
Tinjauan dan Prestasi
Pegawai
APO07.05 Plan and
Track the Usage of IT
and Business Human
Resources
Inventory of
Business and IT
Human Resources
-Dokumen Tidak ada atau
tidak Ditemukan
Resourcing
Shortfall Analyses√
Form Penilaian Kinerja,
Tinjauan dan Prestasi
Pegawai
Resource
Utilisation Records√
Form Penilaian Kinerja,
Tinjauan dan Prestasi
PegawaiAPO07.06 Manage
Contract StaffContract Staff
Policies√
SK Penetapan Pegawai
Honorer dan Outsourcing
Contract
Agreements
√ SK Penetapan Pegawai
Honorer dan Outsourcing
73
Contract
Agreements
Reviews
-Dokumen Tidak ada atau
tidak Ditemukan
Tabel 3.7 Data Validation pada proses APO07
4.6 Process Attribute Rating
Pada proses ke-enam ini dilakukan pemberian level pada tiap-tiap subproses, lalu
dilakukan pengecekan dari atribut yang telah dicapai oleh Biro Teknis dan Hupmas di Komisi
Pemilihan Umum Republik Indonesia. Process Attribute Rating ini memiliki tujuan untuk
menunjukkan hasil dari setiap penilaian kapabilitas dan juga tingkatan yang telah dilakukan
pada tahapan-tahapan sebelumnya.
4.6.1 Process Attribute Rating APO07 Manage Human Resources
Dibawah ini adalah Process Attributr Rating pada proses APO07 yang ada pada Biro
Teknis dan Hupmas di Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia, yaitu:
Subproses Bukti Dokumen Tersedia Nilai
APO07.01 Maintain
adequate and
appropriate staffing
Staffing Requirement
Evaluation√
100%
Competency and
Career Development
Plans
√
Personnel Sourcing
Plans√
APO07.02 Identify
Key IT Personnel
Knowledge Sharing √ 50%
74
Staff Backup Plans -
APO07.03 Maintain
the Skills and
Competencies of
Personel
Skills and
Competencies Matrix√
100%Skills Development
Plans√
Review Reports √
APO07.04 Evaluate
Employee Job
Performance
Personnel Goals √ 100%
Performance √
Evaluation
Improvement Plans √
APO07.05 Plan and
Track the Usage of IT
and Business Human
Resources
Inventory of Business
and IT Human
Resources
-
66.67%Resourcing Shortfall
Analyses√
Resource Utilisation
Records√
APO07.06 Manage
Contract Staff
Contract Staff
Policies√
66.67%Contract Agreements √
Contract Agreements
Reviews-
Average Score 80.55%
Tabel 3.8 Process Attribute Rating
75
4.6.1.1 APO07.01 Maintain adequate and appropriate staffing
Proses pertama di APO07 ini adalah Maintain adequate and appropriate staffing yaitu
yang mengevaluasi kebutuhan kepegawaian baik itu perubahan dasar maupun perubahan yang
utama secara teratur pada perusahaan atau organisasi. Kegiatan tersebut digunakan untuk
memastikan bahwa perusahaan memiliki sumber daya manusia yang mendukung tujuan dan
sasaran perusahaan, baik sumber daya internal maupun eksternal. Pada proses APO07 Maintain adequate and appropriate staffing Biro Teknis dan
Hupmas mendapatkan nilai sebesar 100% yang artinya proses tersebut sudah terpenuhi secara
keseluruhan. Penjelasan dari nilai yang didapat adalah sebagai berikut:1. Didalam Maintain adequate and appropriate staffing terdapat dokumen Staffing
Requirement Evaluation yaitu evaluasi dalam membuat susunan kepegawaian.
Dokumen yang ada berupa struktur organisasi; dokumen penyusunan kebutuhan,
dokumen rencana kedepan, pemenuhan dan usul pegawai. Dokumen-dokumen
tersebut menjelaskan jumlah pegawai saat ini; jumlah pegawai yang dibutuhkan;
jumlah pegawai tetap dan jumlah pegawai tidak tetap; jumlah pegawai
outsourcing; jumlah pegawai pensiun dan pindah; rencana pemenuhan pegawai;
usulan pemenuhan kebutuhan pegawai. Setiap tahunnya KPU RI melakukan
evaluasi terhadap kinerja terhadap pegawai berdasarkan dokumen tersebut.2. Competency and Career Development Plans adalah perencanaan karir yang akan
datang dan kompetensi dari para pegawai. Dalam Competency and Career
Development Plan terdapat beberapa dokumen daftar pelatihan SDM dan daftar
sertifikasi pegawai yang didalamnya terdapat rincian mengenai pelatihan apa
yang dibutuhkan oleh para pegawai dalam jangka waktu dekat dan jangka waktu
yang lama. Dalam dokumen tersebut juga terdapat rincian anggaran yang
dibutuhkan dalam pelatihan.
76
3. Pada proses Personnel Sourcing Plans yaitu perencanaan perekrutan pegawai,
terdapat dokumen yang berupa struktur organisasi; dokumen penyusunan
kebutuhan, dokumen rencana kedepan, pemenuhan dan usul pegawai. Dokumen-
dokumen tersebut menjelaskan jumlah pegawai saat ini; jumlah pegawai yang
dibutuhkan; jumlah pegawai tetap dan jumlah pegawai tidak tetap; jumlah
pegawai outsourcing; jumlah pegawai pensiun dan pindah; rencana pemenuhan
pegawai; usulan pemenuhan kebutuhan pegawai. Setiap tahunnya KPU RI
melakukan evaluasi terhadap kinerja terhadap pegawai berdasarkan dokumen
tersebut. Hasil dari evaluasi KPU RI membuat perencanaan untuk merekrut
pegawai selanjutnya.
4.6.1.2 APO07.02 Identify Key IT Personnel
Identify Key IT Personnel adalah proses yang mengidentifikasikan personil utama dari
IT sehingga dapat meminimalkan ketergantungan pada satu individu dalam melakukan pekerjaan
penting. Proses APO07.02 Identify Key IT Personnel di biro Teknis dan Hupmas mendapatkan
nilai sebesar 50% yang berarti proses pada Identify Key IT Personnel tidak terpenuhi secara
keseluruhan. Berikut ini adalah penjelasan dari proses APO07.02 Identify Key IT Personnel
yaitu:1. Terdapat dokumen Knowledge Sharing atau dokumen penyebaran pengetahuan,
yaitu dokumen yang didalamnya berisi tentang daftar pelatihan dan sertifikasi
SDM. Dalam dokumen tersebut dijelaskan mengenai rincian pelatihan dan
sertifikasi apa saja yang dibutuhkan pegawai di Biro Teknis dan Hupmas.
Dokumen ini juga berisi tentang rincian anggaran yang dibutuhkan serta jadwal
pelatihan dan sertifikasi.
77
2. Tidak terdapat dokumen mengenai Staff Backup Plans atau rencana candangan
pegawai.
4.6.1.3 APO07.03 Maintain the Skills and Competencies of Personnel
Maintain the Skills and Competencies of Personnel adalah mengelola kemampuan dan
kompetensi yang dibutuhkan SDM. Proses ini membuktikan bahwa setiap SDM memiliki
kompetensi dan kemampuan lebih yang ada pada SDM. Dalam proses ini juga pegawai diberikan
kesempatan untuk menambah pengetahuan pada tingkatan yang diperlukan dalam mencapai
tujuan perusahaan serta memelihara pengetahuan yang sudah ada.Pada proses APO07.03 yaitu Maintain the Skills and Competencies of Personnel Biro
Teknis dan Hupmas mendapatkan nilai 100% yang artinya proses terebut sudah terpenuhi secara
keseluruhan. Berikut ini akan dijelaskan proses yang ada pada APO07.03 Maintain the Skills and
Competencies of Personnel yaitu:1. Didalam Skill and Competencies Matrix atau matriks yang digunakan dalam
menilai serta meninjau keterampilan dan kompetensi SDM terdapat dokumen
Form Sasaran Kerja dan Kinerja Pegawai. Dokumen ini berisi data-data pegawai;
penilaian pegawai; target yang sudah di capai, belum tercapai dan target yang
akan datang; tujuan kegiatan tahunan pegawai; sasaran kerja pegawai; kinerja
pegawai selama setahun; tugas pokok pegawai; dan review serta penilaian dari
atasan yang ditinjau berdasarkan kinerja pegawai tersebut. Pada Biro Tekni dan
Hupmas Dokumen ini ditinjau dan dinilai setiap tahun dalam rapat tahunan.2. Proses Skills Developments Plans atau rencana pengembangan keterampilan, yang
didalamnya terdapat dokumen yang berisi tentang daftar pelatihan dan sertifikasi
SDM. Dalam dokumen tersebut dijelaskan mengenai rincian pelatihan dan
sertifikasi apa saja yang dibutuhkan pegawai di Biro Teknis dan Hupmas; tempat
dan lokasi kegiatan; jadwal pelatihan; daftar nama pegawai yang mengikuti
78
pelatihan dan sertifikasi;dan rincian anggaran yang dibutuhkan. Dokumen ini
dibuat pada saat agenda rapat tahunan yang diadakan setiap satu tahun sekali.3. Terdapat dokumen mengenai Review Reports atau laporan tinjauan yaitu dokumen
Form Penilaian Kinerja, Tinjauan dan Prestasi Pegawai. Dokumen ini berisi daftar
absensi pegawai; daftar prestasi pegawai; kinerja pegawai; target yang sudah
dicapai dan tidak dicapai; form penilaian kerja pegawai; dan terakhir adalah
review kinerja pegawai. Isi dari dokumen tersebut lalu dijadikan laporan yang
berupa review reports yang akan diberikan kepada atasan untuk ditinjau secara
lanjut.
4.6.1.4 APO07.04 Evaluate Employee Job Performance
Pada APO07 yang keempat terdapat proses evaluasi mengenai kinerja kerja dari
pegawai. Evaluasi biasanya mengenai absensi, pencapaian target, kedisiplinan, tanggung jawab
dan kinerja pegawai. Evaluasi ini akan diberikan ke atasan yang nantinya akan ditinjau kembali
dan hasilnya akan dibahas pada rapat Biro tahunan yang diadakan setiap satu tahun sekali.Proses APO07.04 Evaluate Employee Job Performance pada Biro Teknis dan Hupmas
mendapatkan nilai 100% yang artinya bahwa proses tersebut telah terpuhi secara keseluruhan.
Berikut ini adalah penjelasan mengenai proses APO07.04 Evaluate Employee Job Performance
yaitu:1. Terdapat dokumen Personnel Goals yaitu dokumen mengenai tujuan dari
pegawai dalam suatu organisasi, dokumen tersebut adalah Form Sasaran Kerja
dan Kinerja Pegawai. Dokumen ini berisi data-data pegawai; penilaian pegawai;
target yang sudah di capai, belum tercapai dan target yang akan datang; tujuan
kegiatan tahunan pegawai; sasaran kerja pegawai; kinerja pegawai selama
setahun; tugas pokok pegawai; dan review serta penilaian dari atasan yang
79
ditinjau berdasarkan kinerja pegawai tersebut. Pada Biro Teknis dan Hupmas
Dokumen ini ditinjau dan dinilai setiap tahun dalam rapat tahunan. 2. Terdapat dokumen tentang Performance Evaluation atau evaluasi kinerja dari
pegawai, yaitu dokumen mengenai Form Penilaian Kinerja, Tinjauan dan Prestasi
Pegawai. Dokumen ini berisi daftar absensi pegawai; daftar prestasi pegawai;
kinerja pegawai; target yang sudah dicapai dan tidak dicapai; form penilaian kerja
pegawai; dan terakhir adalah review kinerja pegawai. Isi dari dokumen tersebut
lalu dijadikan laporan yang berupa Performance Evaluation yang akan diberikan
kepada atasan untuk dievaluasi secara lanjut. Pada setiap laporannya SDM akan
dievaluasi berdasarkan kinerjanya selama setahun, lalu akan dibahas pada rapat
tahunan yang diadakan Biro Teknis dan Hupmas.3. Terdapat dokumen mengenai Improvement Plans atau rencana perbaikan yang
dikhususkan untuk pegawai atau SDM, yaitu dokumen mengenai Form Penilaian
Kinerja, Tinjauan dan Prestasi Pegawai. Dokumen ini berisi daftar absensi
pegawai; daftar prestasi pegawai; kinerja pegawai; target yang sudah dicapai dan
tidak dicapai; form penilaian kerja pegawai; dan terakhir adalah review kinerja
pegawai. Isi dari dokumen tersebut lalu dijadikan laporan yang berupa
Improvement Plans yang akan diberikan kepada atasan untuk ditinjau secara
lanjut. Pada setiap laporannya SDM akan dievaluasi berdasarkan kinerjanya
selama setahun, lalu akan dibahas pada rapat tahunan yang diadakan Biro Teknis
dan Hupmas. Hasil dari rapat tersebut digunakan untuk rencana perbaikan
pegawai pada tahun yang akan datang.
80
4.6.1.5 APO07.05 Plan and Track the Usage of IT and Business Human Resources
Proses selanjutnya adalah Plan and Track the Usage of IT and Business Human
Resources yaitu. Tujuan dari proses ini adalah untuk merencanakan dan melacak permintaan
pada bisnis dan SDM TI dengan syarat TI perusahaan sebagai penanggung jawabnya. Pada proses APO07.05 Plan and Track the Usage of IT and Business Human Resources
Biro Teknis dan Hupmas mendapatkan nilai sebesai 66.67% yang artinya proses yang terjadi
tidak terpenuhi secara keseluruhan. Berikut ini adalah penjelasan mengenai proses APO07.05
Plan and Track the Usage of IT and Business Human Resources yaitu:1. Tidak terdapat dokumen mengenai Inventory of Business and IT Human
Resources, yaitu dokumen yang berupa laporan Inventaris bisnis dan pegawai TI
dalam proses Plan and Track the Usage of IT and Business Human Resources.2. Terdapat dokumen mengenai Resourcing Shortfall Analyses atau analisis
kekurangan pada sumber daya, yaitu dokumen mengenai Form Penilaian Kinerja,
Tinjauan dan Prestasi Pegawai. Dokumen ini berisi daftar absensi pegawai; daftar
prestasi pegawai; kinerja pegawai; target yang sudah dicapai dan tidak dicapai;
form penilaian kerja pegawai; dan terakhir adalah review kinerja pegawai. Pada
dokumen ini juga dijelaskan mengenai jumlah pegawai yang dibutuhkan pada
setiap posisi dan jabatan; jumlah pegawai yang tersedia dan efektifitas pegawai.3. Terdapat dokumen tentang Resources Utilisation Records atau catatan kinerja
pegawai, yaitu dokumen mengenai Form Penilaian Kinerja, Tinjauan dan Prestasi
Pegawai. Dokumen ini berisi daftar absensi pegawai; daftar prestasi pegawai;
kinerja pegawai; target yang sudah dicapai dan tidak dicapai; form penilaian kerja
pegawai; dan terakhir adalah review kinerja pegawai. Isi dari dokumen tersebut
lalu dijadikan laporan yang berupa Resources Utilisation Records yang akan
diberikan kepada atasan untuk ditinjau secara lanjut. Pada setiap laporannya SDM
81
akan dievaluasi berdasarkan kinerjanya selama setahun, lalu akan dibahas pada
rapat tahunan yang diadakan Biro Teknis dan Hupmas.
4.6.1.6 APO07.06 Manage Contract Staff
Proses terakhir didalam APO07.06 Manage Contract Staff yang bertujuan untuk
memastikan bahwa pegawai outsourcing dan pegawai tidak tetap yang bekerja di KPU RI
mengetahui dan mematuhi semua kebijakan yang ada pada organisasi dan memenuhi syarat-
syarat kontrak yang telah disepakati bersama antara perusahaan dengan pegawai yang
bersangkutan.Pada proses APO07.06 Manage Contract Staff Biro Teknis dan Hupmas mendapatkan
nilai sebesai 66.67% yang artinya proses yang terjadi tidak terpenuhi secara keseluruhan. Berikut
ini adalah penjelasan mengenai proses APO07.06 Manage Contract Staff yaitu:1. Terdapat dokumen Contract Staff Policies atau kebijakan pada pegawai kontrak,
yaitu dokumen berupa SK Penetapan Pegawai Honorer dan Outsourcing.
Dokumen ini berisi seluruh aturan-aturan dan kebijakan dari kepala Biro Teknis
dan Hupmas; biodata pegawai kontrak dan outsourcing; lampiran mengenai
honorarium pegawai tersebut; dan surat kesediaan untuk menjadi pegawai honorer
dan outsourcing yang ditanda tangani oleh pegawai tersebut.2. Terdapat dokumen Contract Agreements atau persetujuan pegawai kontrak, yaitu
dokumen berupa SK Penetapan Pegawai Honorer dan Outsourcing. Dokumen ini
berisi seluruh aturan-aturan dan kebijakan dari kepala Biro Teknis dan Hupmas;
biodata pegawai kontrak dan outsourcing; lampiran mengenai honorarium
pegawai tersebut; form kesediaan untuk menjadi pegawai honorer dan
outsourcing yang ditanda tangani oleh pegawai tersebut; dan form yang berisi
bahwa pegawai honorer dan outsourcing tunduk pada semua aturan dan kebijakan
yang ada pada KPU RI.
82
3. Tidak terdapat dokumen Contract Agreement Reviews atau dokumen yang berisi
tentang tinjauan mengenai persetujuan kontrak antara organisasi dan pegawai
kontrak.Berdasarkan rincian tentang dokumen yang ditemukan pada proses APO07 Manage
Human Resources mendapatkan nilai persentasi sebesar 80.55%. Sehingga proses ini berada
pada level Largerly Achieved, yaitu nilai presentase proses yang berada antara >50%-85%.
Karena proses ini Largerly Achieved maka proses APO07 Manage Human Resources berada
pada capability level 1.
Process Name Level 0 Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
APO07 PA 1.1PA2.1
PA2.2
PA3.1
PA3.2
PA4.1
PA4.2
PA5.1
PA5.2
Rating byCriteria
F(100%)
F(80.55%)
CapabilityLevel
Achieved1
Legend :N (Not Achieved, 0-15%) P(Partially Achieved, >15-50%) L(Largerly Achieved, >50-85%) F(FullyAchieved, >85-100%)
Tabel 3.9 Capability Level
Berikut ini adalah grafik dari penilaian Capability Maturity pada proses APO07
Manage Human Resources:
83
Diagram APO07APO07.01
APO07.02
APO07.03APO07.04
APO07.051
0
2
3
4
5
Current Capability
Expected Capability
Max Capability
Gambar 4.1 Diagram APO07
4.7 Reporting the Results
Proses terakhir adalah Reporting the Results atau hasil dari penilaian Capability Level
yang akan diberikan dalam bentuk laporan. Hasil laporan ini akan menunjukkan kelemahan dan
kelebihan pada proses yang di teliti. Penelitin ini juga akan menghasilkan rekomendasi pada
proses yang telah dilakukan pada tahapan sebelumnya. Hasil yang didapatkan dari penilaian
yang telah dilakukan adalah bahwa proses pada APO07 Manage Human Resources mendapatkan
penilaian Capability Level 1 dan Target Level berada pada Level 3.Setelah didapatkan penilaian Capability Level yang telah dilakukan pada tahapan
sebelumnya, maka Capability Level yang didapat Biro Teknis dan Hupmas dalam proses APO07
adalah level 1, dan memiliki batasan gap yaitu 2, karena level yang ditentukan dalam penelitian
di Biro Teknis dan Hupmas adalah 3. Analisis temuan dan rekomendasi perbaikan pada proses
APO07 telah dilakukan penilaian pada tahapan sebelumnya yang akan dijelaskan pada tabel
rekomendasi berikut ini, yaitu:
No Key Management Practice Keterangan1. APO07.01 Maintain Adequate and
Appropriate StaffingTemuan:Terdapat proses Personnel Sourcing Plans yaitu perencanaan
perekrutan pegawai. Dokumen ini diisi setiap tahun pada saat
evaluasi dan rapat tahunan Biro Teknis dan Hupmas. dokumen
yang berupa struktur organisasi; dokumen penyusunan
kebutuhan, dokumen rencana kedepan, pemenuhan dan usul
pegawai. Dokumen-dokumen tersebut menjelaskan jumlah
pegawai saat ini; jumlah pegawai yang dibutuhkan; jumlah
pegawai tetap dan jumlah pegawai tidak tetap; jumlah pegawai
84
outsourcing; jumlah pegawai pensiun dan pindah; rencana
pemenuhan pegawai; usulan pemenuhan kebutuhan pegawai
Rekomendasi: Perlu dievaluasi lagi mengenai perekrutan pegawai yang
sesuai dengan masing-masing divisi di Biro Teknis dan
Hupmas agar SDM yang didapatkan sesuai dengan yang
dibutuhkan. Perlu dibuatkannya rincian kebutuhan pegawai yang
diperlukan oleh masing-masing divisi di Biro Teknis dan
Hupmas. Perlu dibuatkannya kebijakan dalam perekrutan
pegawai, agar tidak ada pegawai yang di rekrut karena
kepentingan pribadi, politik, almamater dan lainnya.
2.
APO07.02 Identify Key IT PersonnelTemuan:Adanya proses Knowledge Sharing atau pembagian
pengetahuan yang didalamnya berisi tentang daftar pelatihan
dan sertifikasi SDM. Dalam dokumen tersebut dijelaskan
mengenai rincian pelatihan dan sertifikasi apa saja yang
dibutuhkan pegawai di Biro Teknis dan Hupmas.
Rekomendasi: Perlu dilakukannya pembagian pengetahuan secara
merata dan terkordinasi dengan baik antara KPU Pusat
dan KPU Daerah. Perlu dibuatnya dokumen mengenai Staff Backup Plans,
seperti daftar pegawai yang akan mengajukan cuti atau
pergi dinas.3. APO07.03 Maintain the Skills and
Competencies of PersonnelTemuan:Adanya proses Skill Development Plans atau rencana
pengembangan yang didalamnya terdapat dokumen tentang
daftar pelatihan dan sertifikasi SDM. dokumen tersebut
dijelaskan mengenai rincian pelatihan dan sertifikasi apa saja
85
yang dibutuhkan pegawai di Biro Teknis dan Hupmas; tempat
dan lokasi kegiatan; jadwal pelatihan; daftar nama pegawai
yang mengikuti pelatihan dan sertifikasi;dan rincian anggaran
yang dibutuhkan. Banyak pelatihan yang sudah terencana
namun gagal karena padatnya kegiatan setiap menjelang
pemilihan umum.
Rekomendasi: Perlu dilakukan pemerataan pengetahuan mengenai
pemilihan umum secara detail, agar tidak ada lagi
pegawai yang mendapatkan kerja ganda. Perlu dilakukan penyeleksian pelatihan mulai dari
pelatihan dan sertifikasi yang penting sampai yang tidak
terlalu penting. Perlu dibuatkan laporan hasil pengembangan
pengetahuan agar dapat diketahui pelatihan apa yang
dibutuhkan selanjutnya.4. APO07.04 Evaluate Employee Job
PerformanceTemuan:Adanya proses Improvement Plans atau rencana perbaikan yang
dikhususkan untuk pegawai. Dokumen ini berisi daftar absensi
pegawai; daftar prestasi pegawai; kinerja pegawai; target yang
sudah dicapai dan tidak dicapai; form penilaian kerja pegawai;
dan terakhir adalah review kinerja pegawai. Dokumen tersebut
lalu dijadikan laporan yang akan diberikan kepada atasan untuk
ditinjau secara lanjut.
Perlu dilakukannya pemberian penghargaan kepada
pegawai berprestasi. Misal pegawai yang memenuhi
target akan diberikan hadiah. Perlu adanya rekap kejadian harian dan mingguan,
untuk bahan evaluasi rencana perbaikan pegawai.5. APO07.05 Plan and Track the Usage of
IT and Business Human
86
ResourcesTemuan:Adanya proses Resourcing Shortfall Analyses yaitu analisis
pada kekurangan sumber daya. Dokumen ini berisi daftar
absensi pegawai; daftar prestasi pegawai; kinerja pegawai;
target yang sudah dicapai dan tidak dicapai; form penilaian
kerja pegawai; dan terakhir adalah review kinerja pegawai. Pada
dokumen ini juga dijelaskan mengenai jumlah pegawai yang
dibutuhkan pada setiap posisi dan jabatan; jumlah pegawai yang
tersedia dan efektifitas pegawai.Rekomendasi:
Perlu adanya laporan mengenai kekurangan dari
masing-masing pegawai, untuk bahan dalam evaluasi.6. APO07.06 Manage Control Staff
Temuan:
Adanya proses Contract Staff Policies atau kebijakan untuk
pegawai kontrak Dokumen ini berisi seluruh aturan-aturan dan
kebijakan dari kepala Biro Teknis dan Hupmas; biodata
pegawai kontrak dan outsourcing; lampiran mengenai
honorarium pegawai tersebut; dan surat kesediaan untuk
menjadi pegawai honorer dan outsourcing yang ditanda tangani
oleh pegawai tersebut.
Rekomendasi:
Perlu dijelaskan lebih rinci mengenai hak dan kewajiban
pegai kontrak dan outsourcing. Perlu dibuat kebijakan dalam melakukan perekrutan
pegawai kontrak dan outsourcing agar sesuai dengan
apa yang diharapkan organisasi.
87
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan yang telah dipaparkan oleh penulis pada bab sebelumnya, maka
dapat disimpulkan bahwa:
1. Berdasarkan hasil pengukuran yang dilakukan, Capability level di Biro Teknis dan
Hupmas KPU RI proses APO07 Manage Human Resourcces berada pada level 1 dengan
nilai sebesar 80.55% (Largerly Achieved). Pengukuran ini menggunkan metode
Assesment Process Activities. Hal ini ditandai dengan adanya proses yang dijalankan dan
proses yang belum dijalankan serta tidak terdapat bukti prosesnya.2. Berdasarkan analisa gap yang dianalisis, maka rekomendasi yang diberikan penulis
adalah rekomendasi pada proses APO07 Manage Human Resources yaitu perlu
dievaluasi lagi mengenai perekrutan pegawai yang sesuai dengan masing-masing divisi di
Biro Teknis dan Hupmas agar SDM yang didapatkan sesuai dengan yang dibutuhkan,
perlu dilakukan pemerataan pengetahuan mengenai pemilihan umum secara detail, agar
tidak ada lagi pegawai yang mendapatkan kerja ganda, Perlu dilakukannya pembagian
pengetahuan secara merata dan terkordinasi dengan baik antara KPU Pusat dan KPU
Daerah.
5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah dijelaskan dan analisis yang telah dilakukan pada
tahapan-tahapan sebelumnya, maka terdapat beberapa saran dalam melakukan peningkatan
pengelolaan teknologi informasi pada Biro Teknis dan Hupmas di KPU RI, adalah:
88
1. Penelitian selanjutnya diharapkan untuk mengembangkan penilaian capability level
tata kelola teknologi informasi dengan proses yang berbeda.
2. Penelitian selanjutnya dapat melanjutkan penelitian ini ke tahapan perancangan tata
kelola teknologi informasi sampai tahapan implementasi.3. Penelitian selanjutinya dapat menggunakan metode pengambilan data yang berbeda
dengan yang dilakukan penulis, misal dengan menggunakan metode pengambilan sample
atau kuesioner.
89
DAFTAR PUSTAKA
Rati. (2016). Perancangan Tata Kelola Teknologi Informasi Di Bapapsi Pemkab BandungMenggunakan Framework COBIT 5 Pada Domain Evaluate, Direct And Monitor (EDM)dan Deliver, Service And Support (DSS)
Sandria, Muhammad. (2015). Mengukur Capability Level Tata Kelola Kemanan TeknologiInformasi dengan Framework COBIT 5 (Studi Kasus: PUSTIPANDA UIN SyarifHidayatullah). Skripsi. UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Jakarta.
Gusnita, Nurma. (2015). Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan FrameworkCOBIT 5 Fokus Pada Proses Manage The IT Management Framework (APO01) DanManage Human Resources (APO07) (Studi Kasus: Pusat Pengolahan Data KementerianPekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat). Skripsi. UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.Jakarta.
Rahmawati, Silvana. (2015). Usulan Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance)Menggunakan Framerork COBIT 5 (Studi Kasus: Pusat Informasi dan HubunganMasyarakat Kementerian Agama). Skripsi. UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Jakarta.
Altemimi, Mohammed Alaa H., Zakaria, Mohamad Shanudin. (2015). Developing Factors forEffective IT Governance Mechanism. Malaysian Software Engineering Conference.
Putra, Hervandi. (2014). Penerapan dan Penilaian Tata Kelola Teknologi Informasi BerdasarkanCOBIT 5 Framework (Studi Kasus Pada BPK RI). Skripsi. Universitas Indonesia. Depok.
Islamiah, Mega Putri. (2014). Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance) MenggunakanFramework COBIT 5 (Studi Kasus: Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu (DKPP).Skripsi. UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Jakarta.
Komisi Pemilihan Umum Republik IndonesiaISACA. 2012. COBIT 5 Enabling Processes. USA: IT Governance Institute. ISACA. 2012. COBIT 5 Implementation. USA: IT Governance Institute ISACA. 2012. COBIT 5 Process Assessment Model. USA: IT Governance Institute. ITGI. 2007. COBIT 4.1. USA: IT Governance Institute Jogiyanto, H.M. & Abdillah, W. 2011. Sistem Tata Kelola Teknologi Informasi. Yogyakarta:
ANDI. Fauziyah. 2010. Pengantar Teknologi Informasi. Bandung: Muara Indah. Jogiyanto, H. M. 2008. Metodologi Penelitian Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Jogiyanto, H.M. & Abdillah, W. 2011. Sistem Tata Kelola Teknologi Informasi.
Yogyakarta:ANDI. Rozitra. (2017). Evaluasi Implementasi Sistem Informasi Manajemen Dalam Pemutakhiran Data
Pemilih (Studi Pada Pemilihan Umum Legislatif Tahun 2014 Oleh Komisi Pemilihan Umum Kota Palembang).
Surendro, K. 2009. Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi. Bandung: Informatika.
Sugiyono. 2013. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: ALFABETA.
90
LAMPIRAN
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102