oleh : drs. h. mulya hudori, m.pd kabag tata usaha...

Nala Sea Side Hotel27 Agustus 2013

12/9/2013

Oleh : Drs. H. Mulya Hudori, M.PdKabag Tata UsahaKementerian Agama Provinsi Bengkulu

Disampaikan Dalam Orientasi Peningkatan WawasanKearsipan dan Tata Kelola KepustakaanTahun 2013

Nama : Drs. H. Mulya Hudori, M.PdTgl Lahir : Bandung, 5 Nopember 1963Pangkat/Gol : Pembina Tk 1 / IV/bPendididikan :1. S.1: IAIN Bandung tahun 19882. S.2 : Universitas Bengkulu Tahun 2007Riwayat Pekerjaan :1. Kepala MA Al-Hidayah – IPUH tahun 19922. Kepala MAN IPUH 19973. Kepala MAN Arga Makmur 20034. Kepala MAN 2 Padang Kemiling 20075. Kepala Seksi Penyuluhan Haji dan Umroh pada Bidang

Hazawa Kanwil Kemenag tahun 20076. Kepala Kantor Kemenag Kabupaten Lebong (2007-2013)7. Kabag TU Kanwil Kemenag Provinsi Bengkulu (2013)

Nama : Drs. H. Mulya Hudori, M.PdTgl Lahir : Bandung, 5 Nopember 1963Pangkat/Gol : Pembina Tk 1 / IV/bPendididikan :1. S.1: IAIN Bandung tahun 19882. S.2 : Universitas Bengkulu Tahun 2007Riwayat Pekerjaan :1. Kepala MA Al-Hidayah – IPUH tahun 19922. Kepala MAN IPUH 19973. Kepala MAN Arga Makmur 20034. Kepala MAN 2 Padang Kemiling 20075. Kepala Seksi Penyuluhan Haji dan Umroh pada Bidang

Hazawa Kanwil Kemenag tahun 20076. Kepala Kantor Kemenag Kabupaten Lebong (2007-2013)7. Kabag TU Kanwil Kemenag Provinsi Bengkulu (2013)

Adalah rekaman kegiatan atau peristiwadalam berbagai bentuk dan media sesuaidengan perkembangan teknologiinformasi dan komunikasi yang dibuatdan diterima oleh lembaga negara,pemerintahan daerah, lembagapendidikan, perusahaan, organisasipolitik, organisasi kemasyarakatan, danperseorangan dalam pelaksanaankehidupan bermasyarakat, berbangsa,dan bernegara

(UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 nomor 2)

APA ITU ARSIP ???APA ITU ARSIP ???

Adalah rekaman kegiatan atau peristiwadalam berbagai bentuk dan media sesuaidengan perkembangan teknologiinformasi dan komunikasi yang dibuatdan diterima oleh lembaga negara,pemerintahan daerah, lembagapendidikan, perusahaan, organisasipolitik, organisasi kemasyarakatan, danperseorangan dalam pelaksanaankehidupan bermasyarakat, berbangsa,dan bernegara

(UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 nomor 2)

“Pemerintah tanpa arsip ibarattentara tanpa senjata, dokter tanpaobat, petani tanpa benih, tukangtanpa alat … Arsip merupakan saksibisu, tak terpisahkan, handal danabadi, yang memberikan kesaksianterhadap keberhasilan, kegagalan,pertumbuhan dan kejayaan bangsa.”

(R.J. Alfaro, 1937)

Pentingnya ArsipPentingnya Arsip

“Pemerintah tanpa arsip ibarattentara tanpa senjata, dokter tanpaobat, petani tanpa benih, tukangtanpa alat … Arsip merupakan saksibisu, tak terpisahkan, handal danabadi, yang memberikan kesaksianterhadap keberhasilan, kegagalan,pertumbuhan dan kejayaan bangsa.”

(R.J. Alfaro, 1937)

4

"Dari semua aset negara yang ada, arsipadalah aset yang paling berharga. Iamerupakan warisan nasional darigenerasi ke generasi yang perludipelihara dan dilestarikan. Tingkatkeberadaban suatu bangsa dapatdilihat dari pemeliharaan danpelestarian terhadap arsipnya."

(Sir Arthur Doughty, 1924)

Pentingnya Arsip (Lanjutan)Pentingnya Arsip (Lanjutan)

"Dari semua aset negara yang ada, arsipadalah aset yang paling berharga. Iamerupakan warisan nasional darigenerasi ke generasi yang perludipelihara dan dilestarikan. Tingkatkeberadaban suatu bangsa dapatdilihat dari pemeliharaan danpelestarian terhadap arsipnya."

(Sir Arthur Doughty, 1924)

5

CONTOH ARSIP PENTING

6

ARSIPARSIPARSIPARSIP

EE--mailmailWebsiteWebsite// InternetInternet BasisBasis datadata DokumenDokumen MultimediaMultimedia Dokumen DigitalDokumen Digital dlldll..


BENTUK LAHAN BARU ARSIPBENTUK LAHAN BARU ARSIP



1. Mendukung proses pengambilankeputusan.

2. Menunjang proses perencanaan.

Fungsi / kegunaan 3. Mendukung pengawasan.ARSIP sebagaiSumber informasi 4. Sebagai alat pembuktian.

5. Memori perusahaan.

6. Arsip untuk kepentingan politik danekonomi.

FUNGSI ARSIPFUNGSI ARSIP

9

1. Mendukung proses pengambilankeputusan.

2. Menunjang proses perencanaan.

Fungsi / kegunaan 3. Mendukung pengawasan.ARSIP sebagaiSumber informasi 4. Sebagai alat pembuktian.

5. Memori perusahaan.

6. Arsip untuk kepentingan politik danekonomi.

PROGRAMPerencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi

KEPUTUSAN

PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Masukan danPermintaanInformasi

InformasiMasukan danPermintaanInformasi

UNIT INFORMASI SIAPPAKAI

Informasi

BANK DATAData Internal dan Eksternal

Data Elektronik/Bahan Penerbitan/ Arsip

12/9/2013

PPID

Pejabat Pengelolaan Informasi danDokumentasi (PPID) adalah pejabatyang bertugas dan bertanggungjawab melakukan pengelolaan danpelayanan informasi publik meliputiproses pengumpulan, penyediaan,pengklasifikasian, penyimpanan,pendokumentasian, dan pelayananinformasi.

Apa itu PPIDApa itu PPID

Pejabat Pengelolaan Informasi danDokumentasi (PPID) adalah pejabatyang bertugas dan bertanggungjawab melakukan pengelolaan danpelayanan informasi publik meliputiproses pengumpulan, penyediaan,pengklasifikasian, penyimpanan,pendokumentasian, dan pelayananinformasi.

Penghimpunan informasi publik dari seluruhunit kerja di badan publik;

Penataan dan penyimpanan informasi publikyang diperoleh dari seluruh unit kerja dilingkungan badan publik;

Penyeleksian dan pengujian informasi publikyang termasuk dalam kategori dikecualiandari informasi yang terbuka untuk publik;

Pelayanan informasi publik Penyelesaian sengketa pelayanan informasi

Fungsi PPIDFungsi PPID

Penghimpunan informasi publik dari seluruhunit kerja di badan publik;

Penataan dan penyimpanan informasi publikyang diperoleh dari seluruh unit kerja dilingkungan badan publik;

Penyeleksian dan pengujian informasi publikyang termasuk dalam kategori dikecualiandari informasi yang terbuka untuk publik;

Pelayanan informasi publik Penyelesaian sengketa pelayanan informasi

Kementerian(Unit Kearsipan I)

Satuan Organisasi(Unit Kearsipan II)

Dilaksanakan olehSekretariat Jenderaldalam hal ini Biro Umum

• Sekretariat Ditjen• Sekretariat Itjen• Sekretariat BadanLitbang dan Diklat

UNIT KEARSIPANUNIT KEARSIPAN

12/9/2013

• Sekretariat Ditjen• Sekretariat Itjen• Sekretariat BadanLitbang dan Diklat

Instansi Vertikal(Unit Kearsipan III)

UPT(Unit Kearsipan IV)

• Kanwil Kementerian Agama• Kantor Kementerian AgamaKab/Kota

• Perguruan Tinggi Agama• Madrasah• KUA• Balai Diklat/ Balai Penelitian

Unit Kearsipan I Unit Kearsipan II1. Mengarahkan dan

Mengendalikan arsip aktifseluruh Satuan Organisasi

2. Menyimpan arsip in aktif(sebagai pusat arsip)

3. Membina danmengkoordinasikan bidangkearsipan Kementerian

4. Membina,mengkoordinasikan danmengendalikan JafungArsiparis

5. Memusnahkan arsip sesuaiJRA

6. Menyerahkan Arsip StatisKementerian Agama Pusat keANRI

1. Mengarahkan,mengendalikan dan menataarsip aktif di lingkunganSat.Or. masing – masing

2. Melakukan Koordinasi bidangkearsipan dan JafungArsiparis dengan UnitKearsipan I

3. Memindahkan Arsip in aktifke Unit Kearsipan I maksimal2 thn/1x

TUGAS UNIT KEARSIPANTUGAS UNIT KEARSIPAN

1. Mengarahkan danMengendalikan arsip aktifseluruh Satuan Organisasi

2. Menyimpan arsip in aktif(sebagai pusat arsip)

3. Membina danmengkoordinasikan bidangkearsipan Kementerian

4. Membina,mengkoordinasikan danmengendalikan JafungArsiparis

5. Memusnahkan arsip sesuaiJRA

6. Menyerahkan Arsip StatisKementerian Agama Pusat keANRI

1. Mengarahkan,mengendalikan dan menataarsip aktif di lingkunganSat.Or. masing – masing

2. Melakukan Koordinasi bidangkearsipan dan JafungArsiparis dengan UnitKearsipan I

3. Memindahkan Arsip in aktifke Unit Kearsipan I maksimal2 thn/1x

12/9/2013

Unit Kearsipan III Unit Kearsipan IVKanwil Kemenag Provinsi:1. Mengarahkan dan mengendalikan arsip

aktif di Kanwil2. Menyimpan Arsip in aktif Kanwil3. Mengkoordinasikan bidang kearsipan dan

jafung arsiparis dengan Unit Kearsipan I4. Memusnahkan arsip sesuai JRA5. Menyerahkan arsip statis ke LKD6. Memberikan bimbingan kegiatan Kearsipan

pada Kankemenagkab/kota,UIN,IAIN,IHDN,STAIN,STAKN,STAHN,STABN, Balai, KUA dan Madrasah

Kankemenag Kab/Kota:1. Mengarahkan dan mengendalikan arsip

aktif di Kankemenag Kab/kota2. Menyimpan arsip in aktif Kankemenag

Kab/Kota, KUA, MIN, MTsN3. Mengkoordinasikan kearsipan dan jafung

arsiparis dengan unit kearsipan tk. Kanwil4. Memberikan bimbingan kearsipan di

lingkungan Kankemenag Kab/Kota5. Menyerahkan arsip in aktif pada kanwil

1. Mengarahkan, mengendalikan danmenata arsip aktif masing – masingUPT

2. Menyimpan arsip in aktif dari unitkerja di lingkungan UPT masing –masing

3. Membina dan mengkoordinasikan dibidang kearsipan di lingkungan UPTmasing – masing

4. Membina, mengkoordinasikan danmengendalikan Jafung arsiparis dilingkungan UPT masing – masing

5. Memindahkan arsip in aktif keKanwil kecuali KUA, MIN,MTsN keKankemenag Kab/Kota

Kanwil Kemenag Provinsi:1. Mengarahkan dan mengendalikan arsip

aktif di Kanwil2. Menyimpan Arsip in aktif Kanwil3. Mengkoordinasikan bidang kearsipan dan

jafung arsiparis dengan Unit Kearsipan I4. Memusnahkan arsip sesuai JRA5. Menyerahkan arsip statis ke LKD6. Memberikan bimbingan kegiatan Kearsipan

pada Kankemenagkab/kota,UIN,IAIN,IHDN,STAIN,STAKN,STAHN,STABN, Balai, KUA dan Madrasah

Kankemenag Kab/Kota:1. Mengarahkan dan mengendalikan arsip

aktif di Kankemenag Kab/kota2. Menyimpan arsip in aktif Kankemenag

Kab/Kota, KUA, MIN, MTsN3. Mengkoordinasikan kearsipan dan jafung

arsiparis dengan unit kearsipan tk. Kanwil4. Memberikan bimbingan kearsipan di

lingkungan Kankemenag Kab/Kota5. Menyerahkan arsip in aktif pada kanwil

1. Mengarahkan, mengendalikan danmenata arsip aktif masing – masingUPT

2. Menyimpan arsip in aktif dari unitkerja di lingkungan UPT masing –masing

3. Membina dan mengkoordinasikan dibidang kearsipan di lingkungan UPTmasing – masing

4. Membina, mengkoordinasikan danmengendalikan Jafung arsiparis dilingkungan UPT masing – masing

5. Memindahkan arsip in aktif keKanwil kecuali KUA, MIN,MTsN keKankemenag Kab/Kota

1. Azas Sentralisasi

Asas Pengorganisasian 2. Asas DesentralisasiArsip Dinamis

3. Asas GabunganSentralisasi dandesentralisasi

ASAS PENGORGANISASIAN ARSIPASAS PENGORGANISASIAN ARSIP

16

1. Azas Sentralisasi

Asas Pengorganisasian 2. Asas DesentralisasiArsip Dinamis

3. Asas GabunganSentralisasi dandesentralisasi

A.ASAS KEARSIPANPenyelenggaraan Kearsipandi lingkungan KementerianAgama menerapkan asassentralisasi dandesentralisasi

KMA NO. 44 TAHUN 2014TENTANG ASAS, KEWENANGAN DAN ORGANISASI KEARSIPAN

KMA NO. 44 TAHUN 2014TENTANG ASAS, KEWENANGAN DAN ORGANISASI KEARSIPAN

A.ASAS KEARSIPANPenyelenggaraan Kearsipandi lingkungan KementerianAgama menerapkan asassentralisasi dandesentralisasi

12/9/2013

B. KEWENANGAN KEARSIPANArsip adalah wewenang pemerintah. Dalamhal arsip yang berkaitan dengan arsip dilingkungan Kementerian Agama menjadiwewenang Kementerian Agama1. Menteri menetepkan kebijakan umum2. Sekretariat Jenderal, dalam hal ini Biro

Umum melakukan Pembinaan Kearsipandi lingkungan Kementerian Agama

3. Kanwil Kementerian Agama Provinsisebagai pusat arsip di lingkungan KanwilKementerian Agama

KEWENANGAN KEARSIPANKEWENANGAN KEARSIPAN

B. KEWENANGAN KEARSIPANArsip adalah wewenang pemerintah. Dalamhal arsip yang berkaitan dengan arsip dilingkungan Kementerian Agama menjadiwewenang Kementerian Agama1. Menteri menetepkan kebijakan umum2. Sekretariat Jenderal, dalam hal ini Biro

Umum melakukan Pembinaan Kearsipandi lingkungan Kementerian Agama

3. Kanwil Kementerian Agama Provinsisebagai pusat arsip di lingkungan KanwilKementerian Agama

KEMENTERIAN SATUANORGANISASI

INSTANSIVERTIKAL

UPT

PIMP.UNIT

PENGOLAH

Menteri Agama Sekjen/Irjen/Dirjen/Kabalitbang&Diklat

KepalaKanwil/KepalaKantorKab/Kota

Rektor/Ketua/Kepala

TATAUSAHA

Subbag TUMenteri

SubbagSetjen/SubbagTU&Kearsipan,dll

SubbagUmum/Subbag TU

SubbagTU/Pelaksana TU

UNIT PENGOLAH ARSIPUNIT PENGOLAH ARSIP

TATAUSAHA

Subbag TUMenteri

SubbagSetjen/SubbagTU&Kearsipan,dll

SubbagUmum/Subbag TU

SubbagTU/Pelaksana TU

PELAKSANA

Pimpinan SatuanOrganisasi(Sekjen, Irjen,Dirjen,Kabalitbang&Diklat)

Biro/Pusat/Sekretariat/Direktorat/Inspektorat/Balitbang&Diklat

BagianTU/Bidang/Seksi

Biro/Bagian/Seksi/Petugas yangditunjuk

1. Tata usaha Unit Pengolah menentukankode dan indeks.

2. Pimpinan Unit Pengolah bertugasmemberikan disposisi pada surat untukproses selanjutnya.

3. Tata Usaha Unit Pengolah mengaturarah surat sesuai dengan disposisipimpinan dan mengarahkan suratlangsung kepada pelaksana untuksurat-surat yang tidak memerlukandisposisi pimpinan.

TUGAS UNIT PENGOLAHTUGAS UNIT PENGOLAH

1. Tata usaha Unit Pengolah menentukankode dan indeks.

2. Pimpinan Unit Pengolah bertugasmemberikan disposisi pada surat untukproses selanjutnya.

3. Tata Usaha Unit Pengolah mengaturarah surat sesuai dengan disposisipimpinan dan mengarahkan suratlangsung kepada pelaksana untuksurat-surat yang tidak memerlukandisposisi pimpinan.12/9/2013

4. Pelaksanaan Pengolah mempunyai tugasmemproses penyelesaian surat sesuaidengan disposisi pimpinan (untuk suratyang memerlukan disposisi) dan memprosessurat-surat rutin yang diterima langsungdari Tata Usaha Unit Pengolah.

5. Tata Usaha Unit Pengolah melaksanakanpenyimpanan berkas selama arsip masihaktif.

TUGAS UNIT PENGOLAH (Lanjutan)TUGAS UNIT PENGOLAH (Lanjutan)

4. Pelaksanaan Pengolah mempunyai tugasmemproses penyelesaian surat sesuaidengan disposisi pimpinan (untuk suratyang memerlukan disposisi) dan memprosessurat-surat rutin yang diterima langsungdari Tata Usaha Unit Pengolah.

5. Tata Usaha Unit Pengolah melaksanakanpenyimpanan berkas selama arsip masihaktif.

12/9/2013

12/9/2013 22

oleh : drs. h. mulya hudori, m.pd kabag tata usaha...

Documents