KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA

Nama : Elva Belinda

NIM : 10.39015.0001

Jurusan : D III Komputerisasi Perkantoran &

Kesekretariatan

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

1

Kata Pengantar

Segala puji bagi Tuhan yang telah menolong hamba-Nya menyelesaikan makalah ini

dengan penuh kemudahan. Tanpa pertolonganNya saya mungkin tidak akan sanggup

menyelesaikan dengan baik.

Makalah ini disusun dibuat sebagai syarat adanya tugas untuk mata kuliah

Korespondensi Bahasa Indonesia. Makalah ini memuat tentang materi-materi yang telah

diajarkan oleh Bu  Rahayu Arya Shintawati, S.Pd selama 7 kali pertemuan. Walaupun

makalah ini mungkin kurang sempurna tapi memiliki detail yang cukup jelas bagi pembaca.

Penyusun juga mengucapkan terima kasih kepada dosen saya Bu  Rahayu Arya

Shintawati, S.Pd yang telah membimbing saya agar dapat mengerti tentang bagaimana

mengerti mata kuliah Korespondensi Bahasa Indonesia dengan baik.

Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca.

Walaupun makalah ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Penyusun mohon untuk saran

dan kritiknya. Terima kasih.

2

Daftar IsiKata Pengantar......................................................................................................................................2

Daftar Isi................................................................................................................................................3

Sifat Surat..............................................................................................................................................4

Bagian-Bagian Surat...............................................................................................................................5

Bentuk-Bentuk Surat.............................................................................................................................7

Contoh-contoh surat.............................................................................................................................9

Surat Dinas..........................................................................................................................................15

Nota Dinas...........................................................................................................................................16

Contoh Nota Dinas..............................................................................................................................17

Memorandum.....................................................................................................................................18

Surat Undangan...................................................................................................................................19

Contoh Undangan................................................................................................................................20

Surat Edaran........................................................................................................................................21

Contoh Surat Edaran...........................................................................................................................22

SURAT KUASA......................................................................................................................................23

Contoh Surat Kuasa.............................................................................................................................24

Surat Tugas..........................................................................................................................................26

Contoh Surat Tugas.............................................................................................................................27

Surat Rekomendasi..............................................................................................................................28

Contoh surat rekomendasi..................................................................................................................29

Surat Referensi....................................................................................................................................30

Contoh Surat Referensi........................................................................................................................31

Surat Notulen......................................................................................................................................32

Contoh Surat Notulen..........................................................................................................................33

Daftar Pustaka.....................................................................................................................................363

4

Sifat Surat

Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :

1. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah

keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.

2. Surat Dinas Pribadi

Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari

seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-

jawatan.

3. Surat Dinas Swasta

Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-

instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau

langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.

4. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang

dikirimkan kepada para langganannya.

5. Surat Dinas Pemerintah

Surat dinas pemerintah adalah surat-surat yang berisi yang masalah-masalah administrasi

pemerintah yang dibuat oleh instansi pemerintah.

5

Bagian-Bagian Surat

Setiap surat resmi kedinasan ataupun surat resmi niaga mempunyai bagian-bagian suratatau unsur-unsur surat. Dari gabungan bagian-bagian surat itulah terbentuk sebuah surat.Pada surat resmi niaga, terdri dari bagian-bagian yaitu sebagai berikut:

1. Kepala Surat

Disebut kepala surat karena letaknya berada di bagian paling atas dari sistematika surat dinas. Biasanya memuat nama instansi/organisasi, alamat, nomor telepon, faks, kode pos dan logo (jika ada) yang ditulis di tengah-tengah bagian kertas.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat tidak didahului dengan nama kota karena informasi tentang nama kota sudah tercantum di dalam kepala surat. Tanggal surat harus ditulis dengan lengkap mencakup tanggal, bulan, dan tahun.

3. Nomor Surat

Nomor surat untuk setiap instansi/organisasi berbeda-beda sesuai dengan ciri/identitas kantor tersebut. Umumnya memuat nomor surat keluar, singkatan  nama instansi/organisasi, bulan, dan tahun.

4. Lampiran

Penulisan kata lampiran harus ditulis dengan lengkap. Namun, jika sebuah surat tidak memiliki lampiran maka kata lampiran tidak perlu ditulis.

5. Hal

Hal berisi topik sebuah surat, seperti undangan, permohonan, dan edaran.  Penulisan hal tidak disingkat karena bukan singkatan.

6. Alamat yang dituju

Alamat surat memakai singkatan Yth. tidak perlu lagi memakai kata Kepada karena merupakan sapaan tertulis terhadap orang yang dituju.  Selain itu, setiap bagian alamat surat tidak diakhiri dengan tanda baca apapun.

7. Alinea pembuka

6

Alinea pembuka biasanya didahului dengan salam pembuka, seperti dengan hormat atau assalamu ‘alaikum wr. wb. Alinea pembuka diakhiri dengan tanda koma. Untuk alinea pembuka, disesuaikan dengan  isi atau hal surat. 

8. Alinea isi

Alinea isi berisi inti surat yang disampaikan. Isi surat dinas harus jelas, efektif, bahasanya lugas, dan tidak bertele-tele.

9. Alinea penutup

Alinea penutup merupakan simpulan isi surat, biasanya berupa harapan, penegasan, atau ucapan terima kasih. Penutup surat sebaiknya langsung menyapa si penerima surat dengan ucapan Saudara, Bapak, atau Anda. Setelah alinea penutup, diakhiri dengan salam penutup yang disesuaikan dengan salam pembuka.

10. Identitas penulis surat

Identitas penulis harus dicantumkan sebagai pertanggungjawaban penulis/pengirim surat. Umumnya memuat nama instansi, nama pejabat, nama jabatan, dan Nomor Induk Pegawai (NIP).

11. Pengesahan pejabat berwenang

Pengesahan ini berisi tanda tangan penanggung jawab surat dan cap instansi/organisasi.  

12. Tembusan

Pencantuman tembusan berarti bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada  nama yang tertera  di sana agar nama tersebut mengetahui  perihal surat tersebut.

7

Bentuk-Bentuk Surat

Sebagai sarana tertulis, surat memiliki format penulisan, terutama surat resmi atau dinas. Dengan adanya format surat, penulisan surat menjadi teratur, bagian-bagian surat tidak ditulis sembarang melainkan ditempatkan sesuai ketentuan.

Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :

1. Bentuk Lurus Penuh (full block style)

Adalah merupakan variasi dari bentuk lurus dan pemakainnya masih jarang kecuali pihak

swasta banyak yang memakai bentuk ini. Bentuk surat ini adalah model Eropa dan Amerika.

Ditinjau dari segi teknik pengertian bentuk lurus penuh paling efisien dibandingkan dengan

bentuk-bentuk lainnya karena hanya sekali memasang, pasak baris pinggirseluruh mulai dari

kiri, tanggal, nomor, hal, salam pembuka, sampai kepada salam penutup tidak perlu sering

menghitung hentakan, hanya kita harus jara (spasi) supaya tidak kelihatan bertumpuk.

2. Bentuk Lurus (block style)

Perbedaan dengan bentuk lurus penuh adalah dimana pada bentuk lurus, tanggal ditulis

sebelah kanan, sejajar dengan nomor surat, kemudian salam penutup,dan tanda tangan

penanggung jawab berada disebelah kanan juga, sehingga bagian bawah kiri agak leluasa

untuk dipakai tembusan bila surat itu ada salinan yang harus dikirimkan, bentuk ini adalah

model Amerika.

3. Bentuk Setengah Lurus (semi block style)

Penulisan hampir sama dengan bentuk lurus, hanya bedanya bentuk setengah lurus pada

alinea pertama harus menjorok kedalam kurang lebih 5 spasi, begitu seterusnya. Untuk

alinea-alinea yang baru dan bentuk ini banyak sekali digunakan oleh perusahaan-perusahaan.

Bentuk setengah lurus termasuk model Eropa baru.8

4. Bentuk Lekuk (Indented Style)

Pada bentuk ini baris pertama dari alamat ditulis lurus dari nomor surat, kemudian nama jalan

menjorok kedalam kurang lebih 5 spasi, selanjutnya nama kota, menjorok lagi kedalam

kurang lebih 5 spasi dari pinggir, sehingga lurus dengan nama jalan, ini adalah model Eropa

lama.

5. Bentuk Menggantung (Hanging Paragraph Style)

Bentuk ini memasang termasuk yang jarang digunakan baik oleh perusahaan maupun dinas

pemerintahan. Alamat dalam ditulis sebelah kiri, alinea pertama dan setiap alinea baru ditulis

dari baris pinggir, dan kalimat-kalimat bersambung ditulis ditengah kurang lebih 10 spasi dari

pinggir sehingga kelihatannya jadi menggantung.

9

Contoh-contoh surat

KOP SURAT

Tanggal :

Nomor Surat :

Lampiran :

Hal :

Yth…………………………

……………………………..

Salam Pembuka,

………………………………………………………………………………………….……………………………………………………............………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Salam Penutup,

Tanda Tangan

Nama Penanda Tangan

Nama Jabatan

Tembusan

…………………

Inisial

Gambar 1. Format Lurus Penuh (Full block style)

10

Kop Surat

Nomor Surat : Tanggal

Lampiran :

Hal :

Yth…………………………

……………………………..

Salam Pembuka,

………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….

Salam Penutup,

Tanda Tangan

Nama Penanda Tangan

Nama Jabatan

Tembusan

…………………

Inisial

Gambar 2. Format Lurus (Block style)

11

KOP SURAT

Nomor Surat : Tanggal

Lampiran :

Hal :

Yth…………………………

……………………………..

Salam Pembuka,

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Salam Penutup,

Tanda Tangan

Nama Penanda Tangan

Nama Jabatan

Tembusan

12

…………………

Inisial

Gambar 3 Format Setengah Lurus (Indonesia lama)

KOP SURAT

Nomor Surat : Tanggal

Lampiran :

Hal :

Yth…………………………

……………………………..

Salam Pembuka,

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

Salam Penutup,

Tanda Tangan

Nama Penanda Tangan

Nama Jabatan

13

Tembusan

…………………

Inisial

Gambar 4. Format Setengah Lurus (Indonesia baru)

14

KOP SURAT

Nomor Surat : ………………… Tanggal

Lampiran : …………………..

Hal : ……………………..

Yth………………………………………………………..……………………………..

Salam Pembuka,

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….……

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………

Salam Penutup,

Tanda Tangan

Nama Penanda Tangan

Nama Jabatan

Tembusan

…………………

……………………

Inisial

Gambar 5. Format Lekuk (Indented Style)15

KOP SURAT

Nomor Surat Tanggal

Lampiran

Yth………………………… Hal :

……………………………..

Salam Pembuka,

………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………….…………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Salam Penutup,

Tanda Tangan

Nama Penanda TanganNama Jabatan

Tembusan

…………………

Inisial

Gambar 6. Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraph Style)

16

Surat Dinas

Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor

yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai

pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.

Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi

resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai

surat dinas.

Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu

surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu mengenai

sistematika, isi, dan bahasa surat.

Akan tetapi secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagaiberikut : 1. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawanbicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitaspengirimnya.2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika di perlukan.3. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi. 4. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian. 5. Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, yangselanjutnya sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi, yuridis dan administratif.

Tahapan Pembuatan Surat Dinas adalah sebagai berikut :

1.Penyusunan Kalimat Kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya berupa kalimat efektif,yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa, singkat, dan enak dibaca.Kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa adalah kalimat yang tidak menyimpang dari kaidah yang berlaku. Kalimat itu sekurang-kurangnya memiliki subjek dan predikat. Selanjutnya, kalimat yang digunakan adalahkalimat yang tidak bertele-tele atau tidak berbelit-belit. Namun, tidak berartibahwa unsur-unsur yang wajib ada dalam sebuah kalimat itu bolehdihilangkan. Kemudian, kalimat yang enak dibaca adalah yang sopan dan simpatik, tidak bernada menghina atau meremehkan pembaca.

17

2. Penyusunan Paragraf  Gagasan Anda sebagai penulis yang dituangkan dalam surat hendaknya ditatadan diatur sedemikian rupa dalam paragraf-paragraf sehingga gagasan itumudah dipahami oleh penerima surat. Setiap gagasan disusun dalam satuparagraf yang utuh, yakni paragraf yang memenuhi syarat adanya k

Nota Dinas

Nota dinas adalah jenis surat dinas yang berisipokok persoalan secara singkat. Nota dinas biasanyadibuat dalam keadaan mendesak dan oleh karenaitu perlu penyesuaian dengan segera. Nota dinas inidapat ditulis oleh atasan untuk bawahan, dan dapat juga sebaliknya, yakni ditulis oleh bawahan untukatasan. Nota dinas bersifat intern. Sebenarnya, isi nota dinas sama dengan isi surat dinasbiasa, hanya lebih singkat. Oleh karena itu, nota dinas memiliki nomor surat, seperti surat dinas biasa.

Format Surat dinas

· Kepala surat (kop surat)

· Nomor surat

· Lampiran

· Perihal

· Tanggal surat

· Alamat yang dituju

· Salam pembuka

· Isi surat

· Salam penutup

· Tanda tangan

· Nama jelas pengirim

· Jabatan

18

· Tembusan

Contoh Nota Dinas

PT SAYANG IBU

Jl. Ciomas-Permai No. 16

Telp. (0251) 8631611 Faks. (0251) 8631612

E-mail : sayangibu@yahoo.com

Bogor 15150

NOTA DINAS

No.: 96/ND/VIII/2009

Kepada            : Yth. Para Manager  dan Humas PT Sayang Ibu

Dari                  : Direktur Operasional dan Teknik

Perihal              : Petugas Pengibaran Bendera 17 Agustus 2009

 

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya upacara bendera pada tanggal 17 Agustus 2009, kami meminta agar Bapak/Ibu mengijinkan dan menugaskan staff masing-masing yang nama dan jabatannya tercantum pada daftar yang terlampir untuk mengikuti latihan upacara pengibaran bendera di kantor pusat. Jika karena suatu hal diantara peserta ada yang terpaksa tidak dapat mengikuti latihan tersebut, diminta memberitahukan secara tertulis kepada bagian personalia.

 Terimakasih atas perhatiannya. 

                                                                                    Bogor, 10 Agustus 2009

 

 

Reza Bagus Pratama

19

                                                                                    Direktur Operasional dan Teknik

Memorandum

Memo atau memorandum adalah pesan singkat yang disampaikan jika yang ingin kita temui tidak berada di tempat. Memo dapat dibedakan memo dinas dan memo pribadi. Memo dinas bersifat resmi sedangkan memo pribadi bersifat tidak resmi. Biasanya memo ditulis untuk keperluan sebagai berikut:  

1.    Instruksi 2.    Pengumuman 3.    Pemberitahuan 4.    Tugas tertentu 5.    Petunjuk 6.    Pesan telepon

Begitu pula dalam penggunaan bahasa, memo dinas menggunakan bahasa baku sedangkan memo pribadi menggunakan ragam bahasa akrab. Dalam strukturnya pun memo dinas mengikuti aturan surat hanya lebih sederhana. Perhatikan bagan berikut:

Contoh Memorandum

PT SAYANG IBU

Jl. Ciomas-Permai No. 16

Telp. (0251) 8631611 Faks. (0251) 8631612

E-mail : sayangibu@yahoo.com

 Bogor 15150

20

Surat UndanganSurat undangan adalah surat yang isinya meng-undang anggota masyarakat atau anggota kelompokatau anggota instansi tertentu. Dengan kata lain, suratundangan adalah surat pemberitahuan akan adanyasuatu acara atau kegiatan pertemuan. Tujuan suratundangan ialah agar yang diundang mau hadir padawaktu dan tempat yang telah ditentukan.

Surat undangan dapat dipakai untuk keperluanresmi, setengah resmi, atau tidak resmi. Ciri-ciri suratundangan resmi ialah memakai kepala/kop surat,model dan bentuknya standar, menggunakan ragambahasa resmi, serta kertasnya berukuran standar.Undangan tidak resmi tidak perlu menggunakan ke-pala surat dan bahasa yang digunakan pun lebih bebas.

FORMAT DAN SUSUNAN SURAT UNDANGAN RESMI :

Surat Undangan memiliki susunan yang terdiri atas :A.Kepala Surat Undangan.B.Isi Surat Undangan.C.Bagian Akhir Surat Undangan.

A.Kepala surat undangan resmi, terdiri atas :*Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun ditempatkan dikanan atas.

*Alamat undangan yang ditujukan ditempatkan dibawah nama, tempat, tanggal, bulan dan tahun.

*Nomor, sifat, lampiran dan hal diketik secara vertikal, ditempatkan disebelah kiri atas.

B.Isi surat undangan resmi terdiri atas :*Maksud dan tujuan

*Hari penyelenggaraan

*Tanggal, waktu dan tempat penyelenggaraan

*Acara yang akan diselenggarakan

*Tulisan penutup.

C.Bagian akhir surat undangan resmi terdiri atas :*Nama jabatan pengundang;*Tanda tangan pejabat pengundang;

21

*Nama jelas pejabat, pangkat dan NIP pengundang;*Stempel jabatan/instansi;* Catatan yang dianggap perlu.

Contoh UndanganUNDANGAN RAPAT PERTEMUAN

Jakarta Selatan, 12 Februari 2010

No            : 123/Indo/VII/2011Perihal   : Undangan Rapat PertemuanLamp      : -

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diadakannya acara kerja bakti nasional yang akan dilaksanakan di Kampus Indonesia Merdeka dalam memperingati Lustrum X!!!.

Maka dengan ini, kami mengundang seluruh staff pengajar, mahasiswa serta pegawai tetap S1 Elektronika untuk mengikuti rapat pertemuan guna membahas persiapan-persiapan acara kerja bakti nasional ini. Rapat pertemuan akan diadakan pada:

Hari / Tanggal   :  Senin, 28 Mei 2011

Tempat                :  Gelanggang Olahraga Bundaran HI

Waktu                   : 12.00 WIB s/d selesai

Demikian sekiranya pemberitahuan dari kami. Atas perhatian serta kehadiran Bapak dan Ibu pada acara tersebut, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

 

Rektor Indonesia Merdeka,

(Firman Gaulana)

22

Surat Edaran

Surat edaran adalah jenis surat dinas yang berisi penejlasan atau petunjuktentang cara pelaksanaan sutu ketentuan atau peraturan dari pejabat tertentu(atasan) kepada bawahan atau karyawan.Penjelasan:

Format Surat Edaran:

a. Pencantuman nama dan lembaga instansi/organisasi serta unsur-unsur alamat pada kepala surat edaran sama seperti pada kepala surat dinasbiasa.

b. Kata SURAT EDARAN dicetak dengan huruf kapital semua dua kait dibawah garis kepala surat edaran secara simetris

c. Nomor surat edaran dicantumkan di bawah kata SURAT EDARAN, dengan ketentuan, kata nomor diawali N kapital, diikuti titik dua.

d. Penulisan tanggal, lampiran, hal, alamat yang dituju, salam penutup, tandatangan, nama jelas, NIP (jika dicantumkan), nama jabatan, dan tembusansama seperti pada surat dinas biasa.

23

Contoh Surat Edaran

SURAT EDARAN

Nomor: 009.Kk.III.2011

Kepada: Seluruh Karyawan PT Maju TerusDari: Direktur UtamaPerihal: Bantuan untuk korban bencana alam

Seperti kita ketahui bersama, pada tahun 2010 yang lalu, propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dan Jawa Tengah mengalami musibah bencana alam berupa letusan Gunung Merapi yang mengakibatkan kerugian, baik jiwa maupun harta benda. Sampai saat ini, bencana sekunder berupa lahar dingin masih menjadi ancaman jika terjadi hujan deras. Pada hari Sabtu tanggal 19 Maret 2011 yang lalu, beberapa rumah di kecamatan Cangkringan kabupaten Sleman rusak berat terkena lahar dingin menyusul rumah-rumah di wilayah Magelang yang sudah lebih dulu terkena.

Mengingat masalah tersebut, Direktur PT Maju Terus mengetuk serta mengajak kita semua untuk bersedia mengulurkan tangan demi meringankan mereka yang tengah menderita. Bantuan masing-masing karyawan dapat disalurkan lewat Sekretaris Perusahaan dan akan diteruskan kepada para korban. Prioritas penyaluran bantuan akan diberikan kepada para pengungsi di lokasi pengungsian yang paling dekat dengan kantor perusahaan yaitu di posko Banjarharjo. Dari setiap departemen agar mengirimkan satu perwaklan karyawan untuk turut serta menyerahkan sumbangan tersebut.

Demikian surat edaran ini dibuat, atas perhatiannya disampaikan terima kasih.

Yogyakarta, 21 Maret 2011PT Maju Terus

Arman PerdanaDirektur Utama

24

SURAT KUASA

Surat kuasa merupakan surat untuk bukti pengalihan kekuasaan atas wewenang untuk

mewakili kepentingan dari pemberi kuasa. Hal itu merujuk dari Pasal 1972 BW yang

merupakan dasar pemberian kuasa. Dengan demikian surat kuasa merupakan bukti yang sah

atas pengalihan kuasa tersebut.

Cara membuat surat kuasa langkah-langkah secara umum adalah:

Tulis judul di atas yaitu Surat Kuasa, dalam hukum bisa berupa Surat Kuasa Khusus

maupun Surat Kuasa Substitusi

Kemudian cantumkan pihak – pihak yang terlibat dalam pengalihan kuasa. Pertama tulis

profil pemberi kuasa kemudian tulis juga profil penerima kuasa.

Perihal surat kuasa, untuk surat kuasa yang umum di masyarakat bisa berupa apakah

pelimpahan kuasa pengambilan gaji, pengambilan cek, pengambilan barang , atau lain

sebagainya. Setelah itu tulis profil penerima kuasa.

Penutup surat

Tanggal dan tempat pembuatan surat

Tanda tangan dan nama terang pemberi kuasa dan penerima kuasa

Selain itu terakhir juga bisa ditempel materai pada surat kuasa untuk menguatkan

keabsahannya.

25

Contoh Surat Kuasa

SURAT KUASA

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama         : (Pemberi Kuasa)

Pekerjaa : (Pemberi Kuasa)

Alamat       : ( pemberi kuasa)

Menerangkan bahwa dengan ini memberi kuasa kepada :

Nama          : (Penerima Kuasa)

Pekerjaan : (Penerima Kuasa)

Alamat       : ( penerima kuasa)

Untuk mewakili atau bertindak untuk dan atas nama pemberi kuasa sebagai …. (jabatan / kekuasaan pemberi kuasa, sebutkan pula dasar kekuatan dari pemberi kuasa, misalnya adanya SK).

Untuk itu penerima kuasa dikuasakan untuk… (tujuan pemberian kuasa).

Kekuasaan ini diberikan dengan hak untuk melimpahkan (recht van substitute) baik sebagian atau seluruhnya yang di kuasakan ini kepada orang lain.

Demikian surat kuasa ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya.

                                                                                                         Maret, ______2012

    Penerima Kuasa                                                                       Pemberi Kuasa

Materai

(______________)                                                             (_______________)

NB: Rincian Biodata dapat ditambahkan data diri yang lainnya.

26

Contoh surat kuasa tersebut dapat digunakann ke beberapa bentuk Surat Kuasa. Macam-macam surat kuasa sendiri beraneka ragam, hal itu semua disesuaikan dengan kebutuhan dalam pembuatan surat kuasa, misalnya:

Contoh surat kuasa khusus ( Judul menjadi Surat Kuasa Khusus, di tambahkan kata khusus di bawah penerima kuasa)

Contoh surat kuasa umum

Contoh surat kuasa jual beli tanah, mobil, dll

Contoh surat kuasa pengambilan dokumen

Contoh surat kuasa pengambilan gaji

Contoh surat kuasa pengambilan uang di bank

Contoh surat kuasa umum

Contoh surat kuasa perusahaan

Contoh surat kuasa pengambilan bpkb sepeda motor / mobil

Contoh surat kuasa penjualan tanah

Contoh surat kuasa substitusi

Contoh surat kuasa pengambilan ijazah, dll

27

Surat Tugas

Surat tugas adalah jenis surat dinas yang berisi tugas dari atasanyang harus dilaksanakan atau dikerjakan oleh bawahan.

Penjelasan:

a. Pencantuman nama dan lambang unit instansi/organisasi serta unsur-unsur alamat pada kepala surat tugas sama seperti pada kepala sura t dinasbiasa

b. Kata SURAT TUGAS dicetak dengan kapital semua dua kait di bawah gariskepala surat tugas secara simetris

c. Nomor surat tugas dicantumkan di bawah kata SURAT TUGAS, denganketentuan, kata nomor  diawali N kapital, diikuti titik dua.

d. Paragraf pertama berbunyi:

Kami memberikan tugas kepada,

atau 

Dengan ini kami menugasi ,dan bukan

menugaskan.

 Kalimat harus direvisi menjadi sebagai berikut:

1)Dengan ini kami menugasi Ir. Sadikin untuk menyelesaikan proyekirigasi …..2) Dengan ini kami menugaskan penyelesaian proyek irigasi …….kepada Ir. Sadikin

e. Huruf awal rincian, yakni kata nama, unit organisasi, untuk, janga waktu,lain-lain, adalahhuruf kecil karena rincian dianggap itu merupakan bagiankalimat yang belum selesai. Dapat juga jenis tugas, jangka waktu, dan lain-lain itu disajikan dalam bentuk esai, dan tidak berbentuk rincian.

28

29

Contoh Surat Tugas

SURAT TUGASNo: 233.Pl.III.2011

Sehubungan dengan akan dimulainya proyek pembangunan apartemen Mulia Jaya di Kabupaten Magelang, maka nama-nama berikut di bawah ini:

1. Eko Susilo2. Budi Jatmiko3. Armand Perdana

Ditugaskan untuk melakukan survey lokasi sekaligus mewawancarai stakeholder proyek tersebut pada tanggal 1-6 April 2011. Segala biaya yang timbul untuk melaksanakan tugas ini dibebankan ke biaya proyek yang bersangkutan sesuai aturan yang berlaku.

Demikianlah surat tugas ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Yogyakarta, 15 Maret 2011PT Maju Terus

Andi ArdumasManajer Proyek

30

Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi adalah surat yang dibuat oleh seorang pimpinan atau pejabat tertentu yang berisi keterangan tentang keadaan pribadi seseorang berdasarkan data-data autentik yang ada karena diminta sendiri oleh pihak yang bersangkutan untuk kepentingan pribadinya. Rekomendasi di berikan oleh pimpinann perusahaan berdasarkan cacatan pembukuan perusahaannya. Rekomendasi dapat juga di berikan oleh perseorangan yang di berikan kepada seseorang yang memerlukannya, misalnya untuk melamar pekerjaan.

Format Surat Rekomendasi :

1. Kepala surat rekomendasi, terdiri atas : kop surat pada umumnya, biasanya dibuat lengkap beserta alamatnya,

kata petunjuk berupa kata “SURAT REKOMENDASI” yang biasanya ditulis simetris dengan huruf kapital semua,

nomor surat biasanya ditulis dibawah kata SURAT REKOMENDASI.

2. Tubuh/isi surat rekomendasi, terdiri atas:

pernyataan kesungguhan pihak yang menerangkan,

identitas pihak yang diterangkan, berupa nama, tempat/tanggal lahir, alamat, dan lain-lain yang dianggap perlu,

penjelasan tentang kepribadian, kelakuan, atau karakter orang tersebut,

klausul penutup, berupa harapan dapat dimanfaatkannya surat tersebut.

3. Kaki surat rekomendasi, terdiri atas: tempat dan tanggal dikeluarkannya surat,

identitas penanggung jawab

jabatan penanggung jawab,

tanda tangan dan nama terang,

4. NIP, nomor anggota, atau sejenisnya

5. Cap/stempel.

31

Contoh surat rekomendasi KOP SURAT LEMBAGA

------------------------------------------------------------------------------------------

Assalamualaikum Wr. Wb

Yang Bertanda tangan di bawah ini :

Nama :

Jabatan :

Alamat :

Telepon/HP :

memberikan rekomendasi kepada nama yang tercantum dibawah ini:

Nama :

TTL :

Asal sekolah :

Alamat rumah :

Telpon /HP :

Untuk mengikuti Super Camp SNMPTN 2010 yang diselenggarakan oleh PW LP

Maarif NU Jatim & Lembaga Amil Zakat & Infaq Al Ma’un (LAZIM).

Demikian surat rekomendasi ini dibuat dan dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Terimakasih. Surabaya , 04 April 2010

Kepala Sekolah SMA Khadijah Surabaya

32

Drs. M. Khalahig. M.M

33

Surat Referensi

Surat referensi kerja merupakan sumber acuan yang menerangkan bahwa pelamar pernah bekerja disuatu perusahaan atau instasi tertentu.

Format

SalamJika Anda menulis surat pribadi referensi, termasuk salam (Dear Dr Smith, Dear Mr Jones, dll). Jika Anda menulis surat referensi umum, mengatakan "Untuk Siapa itu Kepedulian Mei" atau hanya tidak termasuk salam satu.

Paragraf 1Paragraf pertama dari surat referensi menjelaskan koneksi Anda ke orang yang Anda merekomendasikan, termasuk bagaimana Anda mengenal mereka, dan mengapa Anda telah memenuhi syarat untuk menulis surat referensi untuk merekomendasikan sekolah pekerjaan atau pascasarjana.

Paragraf 2Paragraf kedua dari surat referensi berisi informasi spesifik pada orang yang Anda tulis, termasuk mengapa mereka memenuhi syarat, apa yang mereka dapat berkontribusi, dan mengapa Anda memberikan surat referensi. Jika perlu, gunakan lebih dari satu paragraf untuk memberikan rincian.

Paragraf 3Saat menulis surat referensi merujuk sebuah kandidat untuk sebuah lowongan pekerjaan tertentu, surat itu akan mencakup informasi tentang bagaimana kemampuan orang itu cocok dengan posisi yang mereka lamar. Mintalah salinan pekerjaan posting dan salinan seseorang resume sehingga Anda dapat menargetkan surat referensi Anda sesuai.

RingkasanBagian ini surat referensi berisi ringkasan singkat tentang mengapa anda merekomendasikan orang. Menyatakan bahwa Anda "sangat merekomendasikan" orang itu atau Anda "merekomendasikan tanpa reservasi" atau yang serupa.

KesimpulanParagraf penutup surat referensi berisi tawaran untuk memberikan informasi lebih lanjut. Sertakan nomor telepon dalam paragraf, termasuk nomor telepon dan alamat email pada

34

bagian alamat pengirim surat Anda, atau di tanda tangan Anda.

Contoh Surat Referensi

SURAT REFERENSI KERJA

Yang bertanda tangan di bawah ini, menerangkan bahwa ;

Nama : Aziz Gagap

Alamat : Jl. Kuburan I Kav. 45

Jabatan : Account Executive

Adalah karyawan PT.ABCDE . Mulai bekerja tanggal 19 January 2009 sampai dengan 31 Mei 2009. Selama bekerja yang bersangkutan telah menunjukkan dedikasi dan loyalitas untuk perusahaan, maka perusahaan mengucapkan terimakasih.

Yang bersangkutan telah mengundurkan diri dari perusahaan atas permintaan sendiri dan tanpa paksaan pihak manapun.

Demikian surat keterangan ini dibuat agar digunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 9 September 2009

35

PT. ABCDE

36

Surat Notulen

Notulen merupakan pencatatan hasil sebuah rapat. Petugas yang membuat notulen biasanya disebut pembuat notula. Peran dan fungsi notulen sangatlah penting sebagai arsip atas pelaksanaan sebuah rapat. Bila dikemudian hari ada yang membutuhkan hasil rapat, maka bisa membuka notulen rapat.

Format dalam Notulen Rapat;

1. nama kegiatan

2. nama organisasi penyelenggara

3. tanggal penyelenggaraan

4. tempat

5. waktu

6. peserta

7. pemimpin

8. ringkasan jalannya rapat

9. hasil rapat

10. Unsur unsur dalam notulen rapat .

37

Contoh Surat NotulenNOTULEN  RAPAT PENYAMPAIAN HASIL RAPAT KORDINASI

PENGADILAN TINGGI AGAMA

MAKASSAR 19 APRIL 2010

Pada hari ini, Rabu tanggal 21 April 2010 Pengadilan Agama Klas I B Watampone mengadakan rapat dengan semua aparat dan staf dalam rangka menindak lanjuti hasil rapat Kordinasi  Pimpinan Pengadilan Tinggi Agama Makassar dengan para Ketua, Wakil Ketua dan Panitera Sekretaris se Wilayah PTA Makassar  yang dilaksanakan pada hari senin tanggal 19 April  2010.

Hal yang dibahas dalam rapat tersebut  disesuaikan dengan materi rapat Kordinasi PTA Makassar Yaitu :

-         Teknis Administrasi Perkara

-         Managemen Pelayanan Publik dan Administrasi Umum

-         Pembinaan dan Pengawasan.

Banyak  hal yang didiskusikan dalam rapat itu, namun yang diangkat dalam rubrik ini hanya dua hal yang sangat penting yaitu  Surat Edaran Mahkamah Agung  Nomor 2 tahun 2010  tentang penyampaian Salinan dan Petikan Putusan, serta Surat Edaran  Mahkamah Agung Nomor 3 Tahun 2010 tentang Penerimaan Tamu.

Menyangkut   Surat Edaran Nomor : 3 tahun 2010 Aparat Peradilan Agama Watampone selama ini telah melaksanakannya yaitu untuk para hakim tidak menerima tamu yang berkaitan dengan tugas, baik  dirumah maupun  di Kantor, dan untuk kepaniteraan juga tidak menerima tamu     dirumah, tapi  masih sering menerima tamu di Kanor yang berkaitan dengan kepentingan proses administrasi  perkara maupun pelaksanaan sita dan eksekusi,  Dengan adanya Surat Edaran Mahkamah Agung Nomor 3 tahun 2010, Pengadilan Agama Watampone  akan melaksanakan sepenuhnya, tentang tatacara penerimaan tamu tersebut sehingga segala hal yang ingin ditanyakan oleh para pihak yang berkaitan dengan perkara dapat diperoleh di Meja I yang memberi keterangan seperlunya, atau di  papan Pengumuman berupa informasi tentang prosedur berperkara dan biaya perkara, sebagai pelaksanaan KMA. 144 tahun 2007.

38

Surat Edaran Nomor : 2 tahun 2010 tentang penyampaian salinan dan petikan putusan, sebagai pelaksanaan Pasal 64 A ayat 2 Undang-Undang Nomor 50 tahun 2009, maka  dalam rapat dirumuskan “  MEKANISME PENYAMPAIAN SALINAN PUTUSAN / PBT “ .

         

Mengantisipasi keterlambatan penyampaian Salinan putusan yang membawa resiko hukum seperti yang disebutkan dalam ketentuan perundang-undangan, maka perlu ditetapkan suatu mekanisme kerja yang jelas, dan terukur, tentang  penyampaian salinan putusan kepada para pihak dengan cara sebagai berikut  :

1.      Putusan dibacakan oleh Majelis hakim  dalam sidang terbuka untuk umum, setelah putusan dan selinannya sudah diketik rapi, (terbantu  melalui proses penyelesaian perkara  dengan menggunakan SIADPA).

2.       Paling lambat  5 ( lima  ) hari sesudah putusan diucapkan, Salinan putusan dan relaas PBT diserahkan oleh Panitera pengganti kepada Jurusita /Jurusita pengganti   dengan buku ekspedisi penyerahan salinan putusan, yang didalamnya  mencantumkan  nama dan tanda tangan jurusita / jurusita pengganti,  serta hari dan tanggal penerimaan  Salinan Putusan itu, selanjutnya paling lambat 3 hari kerja setelah Salinan putusan itu diterima jurusita / jurusita pengganti menyampaikannya  kepada para pihak.

3.      Setelah Jurusita / jurusita pengganti menyampaikan Salinan Putusan, maka dia memberikan bukti berupa Relaas PBT kepada Panitera pengganti dengan ekpedisi, dan PP menandatangani buku ekspedisi jurusita pengganti atas  penerimaan relaas Pbt itu.

4.      Panitera pengganti menyatukan relaas Pbt itu dengan berkas perkara dan selanjutnya diserahkan ke Meja III, Panmud hukum ( meja III ) berkordinasi dengan petugas yang membuat akta cerai, untuk penerbitan akta cerainya, selanjutnya berkas  perkara tersebut  diminutasi.

5.      Sebelum dimasukkan di Box perkara untuk minutasi, petugas register khusus  penyampaian salinan putusan, menulis dalam register bahwa salinan putusan yang bersangkutan telah disampaikan kepada para pihak dengan tepat waktu, dilihat dari pengisian kolom yang tersedia.

6.      Kelalaian petugas  yang menangani perkara tersebut berdasarkan mekanisme yang telah ditetapkan, menyebabkan terlambatnya penyampaian salinan putusan   yaitu lebih dari 14 ( empat belas ) hari kerja sejak putusan diucapkan. akan diberikan sanksi berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku, yang diawali dengan teguran lisan dan tertulis.

7.      Terlaksananya mekanisme penyampaian Salinan putusan  kepada para pihak dengan tepat waktu, diawasi pelaksanaannya oleh Pengawas Bidan Bindalmin, dan hasilnya disampaikan kepada Wakil Ketua sebagai Kordinator Pengawasan untuk Evaluasi dan tindak lanjut.

39

8.      Diharapkan kepada pihak yang terkait untuk memahami dan melaksanakan mekanisme penyampaian putusan tersebut dengan sebaik-baiknya dan penuh rasa tanggung jawab.

 

Penyampaian panggilan /Pemberitahuan.

Salah satu unsur yang menentukan  keberhasilan pelaksanaan tugas peradilan adalah terlaksananya pemanggilan dengan baik,  pemanggilan dilakukan oleh jurusita dengan surat panggilan disebut  “Relaas” dalam hukum acara perdata relaas pemanggilan  merupakan akta autentik  (vide pasal 285 R.bg dan pasal 1868 B.W.) petunjuk pelaksaaan pemanggilan  agar dipedomani hasil rumusan diskusi para hakim, kepaniteraan dan kejurusitaan tanggal 9 Pebruari 2009  tentang  “ Prosedur pemanggilan  “

Demikianlah hasil rapat Pengadilan Agama Watampone  tanggal 21 April 2010 , dengan harapan agar dapat dilaksanakan masing-masing unsur terkait dengan penuh rasa tanggung jawab.

 

                                                               

Makassar , 21 April  2010

Notulis / Pansek   Pimpinan rapat  / Ketua

 

Drs. H.Jamaluddin Drs. H. Muhammad Yanas, SH.MH

40

Daftar Pustaka

Ali, Adlan dan Tanzili. 2006. Pedoman Lengkap Menulis Surat. Jakarta. Kawan Pustaka

Cut Rozana, Tedjaningsih. 2001. Surat Menyurat Komunikasi Dinas Buku 5 : Untuk Sekolah Menengah Kejuruan Bidang Keahlian Bisnis Manajemen Program Keahlian Sekretaris Tingkat II

Berdasarkan Kurikulum SMK 1999. Bandung. Angkasa

Soeyitno, Solehan. 1987. Surat Menyurat Resmi Indonesia. Bandung. CV. Bandung

Thomas Wiyasa Bratawijaya, Drs. 1982. Kerangka Surat Menyurat Dinas. Jakarta. PT Pustaka Binaman Presindo

41