NOMOR SOP :027 I l123.4l2or9Mei 2019

TGL. REVISITGL. EFEKTIF

SE

Mei 2019

S

IETARIATRAH

o-

N BARANG/ JASA

0708 199703 1003

KEP UKPBJ

PALA BAGIAN

M1na tI

BAGIAT{ PENGADAAN BARAI{G/ JASABIRO N)UITISTRASI PEMBAITGI'NAN

SEIRETARIAT DAERATI PROVIilSI JAWA TIMUR

DISAHKAN O

NAMA gOP

PRAKI'ALITIKASI 2 FILEUI SELEKSI

PENYEDIA

DASAR HIIKUII: I$AIIFIKASI PELAKEANA:1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara2. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang

Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubahkedua kalinya dengan Undang-Undang Nomor 9Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2Ql4 tentangPemerintahan Daerah

3. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentangPengadaan Barang/ Jasa Pemerintah

4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 112 Tahun2018 tentang Pembentukan Unit Kerja PengadaanBarang/ Jasa Di Lingkungan Pemerintah DaerahProvinsi Dan Kabupaten/ Kota

5. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 9 Tahun 2018 tentangPedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/ JasaMelalui Penyedia

6. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 14 Tahun 2018 tentang UnitKe{a Pengadaan Barang/ Jasa

7. Peraturan Lembaga Kebljakan Pengadaan BaranS/Jasa Pemerintah Nomor 15 Tahun 2018 tentangPelaku Pengadaan Barang/ Jasa

8. Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 115 Tahun2018 tentang Perubahan Atas Peraturan GubernurJawa Timur Nomor 58 Tahun 2016 tentangKedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas DanFungsi Serta Tata Kerja Sekretariat Daerah ProvinsiJawa Timur

9. Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 138 Tahun20 1 8 tentang Penyelenggaraan Dukungan PengadaanBarang/ Jasa Pada Pemerintah Provinsi Jawa Timur

1. Memiliki kemampuan manajerial untukmenjalankan sebuah organisasi

2. Memahami peraturan pengadaaa barang/ jasa3. Mengetahui tugas dan fungsi perumusan

kebijakan pengadaan barang/ jasa4. Mengetahui tugas dan fungsi pelayanan

pengadaan barang/ jasa pada pemerintahprovinsi

5. Mengetahui tugas dan fungsi koordinasipendampingan, konsultasi, dan/ ataubimbingan tehris

6. Mengetahui tugas dan fungsi pengelolaan sisteminformasi pengadaan barang/ jasa

7. Mengetahui tugas dan fungsi pembinaansumber daya manusia dan kelembagaanpengadaan barang/ jasa

8. Mengetahui tugas dan fungsi monitoring,evaluasi dan pelaporan

PERAI"A'TAN/ PEBLEITGXAPAN:I(BTER.KAITAN:

Disimpan sebagai data elektronik dan manual yangdigunakan sebagai dasar utama pelalsanaandukungan pengadaan barang/ jasa di lingkunganPemerintah Provinsi Jawa Timur

ketentuan yang berlaku

TGL. PEMBUATAN

Standar Operasional Prosedur (SOP) lainnya di BagianPengadaan Barang/ Jasa (PBJ) Biro AdministrasiPembangunan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur

i. Alat Tulis Kantor (ATK), komputer, printer,pesawat telepon, papan tulis, papanpengumuman, proyektor, meubelair kantor,faximail dan internet

2. Buku peraturan pengadaan barang/ jasa3. Dokumen persiapan pengadaan barang/ jasa4. Dokumen kualifikasi5. Dokumen seleksi

PERI$GATANIBila SOP ini tidak dilaksanakan, maka:1. Keterlambatan pelaksanaan pengadaan barang/ jasa

yang berakibat keterlambatan penyerapan anggaran2. Pelaksanaan pengadaan yang tidak sesuai dengan

140.120

20

2

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PEMILIHAN PENYEDIA MELALUI SELEKSI PRAKUALIFIKASI 2 FILE

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan Pokja

Pemilihan Peserta

Pelaksana

Kegiatan

Pelayanan

PBJ

Koord

Pelaksana

Kegiatan

PPK PA/ KPA APIP Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

1. Menyusun dokumen kualifikasi dan dokumen

seleksi

Dokumen persiapan

pengadaan

barang/ jasa

3 (tiga) hari

Dokumen kualifikasi,

dokumen

seleksi

Prosedur bantuan

tenaga/ tim

ahli diatur

dalam SOP

tersendiri

2. Menetapkan dokumen

kualifikasi, dokumen seleksi dan membuat

pengumuman

prakualifikasi melalui

Sistem Pengadaan

Secara Elektronik (SPSE)

Dokumen

kualifikasi, dokumen

seleksi

2 (dua)

jam

Pengumuman

prakualifikasi

Dokumen

kualifikasi dan dokumen

seleksi

diunggah

bersamaan

3. Melakukan penjelasan pekerjaan secara online

Dokumen kualifikasi

Seku rang

nya

3 (tiga)

jam

Berita Acara (BA)

Penjelasan

Pekerjaan

Paling cepat 3 (tiga) hari

kerja sejak

tanggal

pengumuman

seleksi

4. a. Apabila dalam

penjelasan pekerjaan mengakibatkan

perubahan dokumen

kualifikasi, maka

perubahan tersebut

harus dituangkan dalam addendum

dokumen kualifikasi

b. Tidak ada perubahan

dokumen, dilanjutkan

penyampaian dokumen

kualifikasi

Dokumen

kualifikasi, BA Penjelasan

Pekerjaan

3 (tiga)

hari

Addendum

dokumen kualifikasi,

paling kurang

3 (tiga) hari

kerja sebelum

batas akhir penyampaian

dokumen

kualifikasi

Mulaii

a

b

3

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan Pokja

Pemilihan Peserta

Pelaksana

Kegiatan

Pelayanan

PBJ

Koord

Pelaksana

Kegiatan

PPK PA/ KPA APIP Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

5. Menyetujui perubahan

dokumen pemilihan terkait spesifikasi teknis/

Kerangka Acuan Kerja

(KAK), Harga Perkiraan

Sendiri (HPS) atau

rancangan kontrak

(apabila ada)

Draf

addendum

Persetujuan

addendum

6. Addendum dokumen kualifikasi

Draf addendum,

persetujuan

addendum

2 (dua) jam

Addendum dokumen

kualifikasi

Sekurang-kurangnya

3 x 24 jam

sebelum

batas akhir

pemasukan penawaran

kualifikasi

7. Menyampaikan dokumen

kualifikasi

Dokumen

kualifikasi

dan

addendum

(bila ada)

Dokumen

penawaran

kualifikasi

4

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan Pokja

Pemilihan Peserta

PelaksanaKegiatan

Pelayanan

PBJ

Koord

Pelaksana

Kegiatan

PPK PA/ KPA APIP Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

8. Pembukaan dokumen

penawaran kualifikasi,

yaitu: a. Apabila ada penawaran

kualifikasi, dilanjutkan

proses evaluasi

kualifikasi

b. Apabila tidak ada penawaran kualifikasi,

prakualifikasi

dinyatakan gagal,

dilanjutkan tindak

lanjut prakualifikasi

gagal

Dokumen

penawaran

kualifikasi

Sesuai

kebutu

han

Lembar kerja

9. Melaksanakan evaluasi kualifikasi, yaitu:

a. Jika peserta yang

memenuhi persyaratan

administrasi dan

kualifikasi sekurang-kurangnya 3 (tiga)

peserta terpenuhi,

maka dilanjutkan

dengan pembuktian

kualifikasi

b. Jika tidak ada peserta yang memenuhi

persyaratan

administrasi dan

kualifikasi, maka

prakualifikasi dinyatakan gagal,

kemudian dimasukkan

dalam BA Hasil

Prakualifikasi

Dokumen kualifikasi di

SPSE

Sesuai kebutu

han

Lembar kerja Menetapkan paling banyak

7 (tujuh)

peserta

berdasarkan

nilai kualifikasi

terbaik

b

a

a

b

5

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan Pokja

Pemilihan Peserta

Pelaksana

Kegiatan

Pelayanan

PBJ

Koord

Pelaksana

Kegiatan

PPK PA/ KPA APIP Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

10. Melakukan pembuktian kualifikasi, yaitu:

a. Jika tidak ada peserta

yang lulus pembuktian

kualifikasi atau yang

lulus pembuktian kurang dari 3 (tiga)

peserta, maka

prakualifikasi

dinyatakan gagal

(dimasukkan dalam BA

Hasil Seleksi) b. Jika masih ada peserta

yang lulus sekurang-

kurangnya 3 (tiga)

peserta terpenuhi,

maka dilakukan penetapan dan

pengumuman hasil

kualifikasi

Dokumen kualifikasi

asli sesuai

data yang

diinputkan

dalam SPSE

Paling lama 2

(dua)

hari

kerja

BA Pembuktian

Kualifikasi

dan lembar

kerja

- Pembuktian atas

kualifikasi

sesuai

dengan

dokumen penawaran

- Dapat

dilakukan

klarifikasi

lapangan

11. Menetapkan dan

mengumumkan pemenang

hasil kualifikasi serta

daftar pendek

BA

Pembuktian

Kualifikasi

1 (satu)

hari

kerja

Pengumuman

pemenang

kualifikasi

dan daftar pendek

Minimal 3

(tiga) peserta,

maximal 7

(tujuh) peserta

12. Menyatakan bahwa

prakualifikasi gagal

(dimasukkan dalam BA

Hasil Seleksi) dan

dilakukan tindak lanjut prakualifikasi gagal

Dokumen

penawaran

kualifikasi,

BA

Prakualifikasi Gagal

1 (satu)

hari

kerja

Kertas kerja

evaluasi dan

pembuktian

kualifikasi

Selesai

b

a

6

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan Pokja

Pemilihan Peserta

Pelaksana

Kegiatan

Pelayanan

PBJ

Koord

Pelaksana

Kegiatan

PPK PA/ KPA APIP Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

13. Merasa dirugikan atas

hasil kualifikasi dan menyampaikan sanggahan

kepada Pokja Pemilihan

Pengumuman

hasil kualifikasi

5 (lima)

hari kerja

Surat

sanggahan

Selama 5

(lima) hari kerja setelah

pengumuman

pemenang

14. Menerima dan menjawab

sanggahan peserta

kualifikasi, yaitu:

a. Jika sanggahan ternyata tidak benar,

maka proses seleksi

dilanjutkan

b. Jika sanggahan

dinyatakan benar, maka prakualifikasi

dinyatakan gagal dan

dilakukan tindak

lanjut prakualifikasi

gagal

BA Hasil

Pemilihan,

surat

sanggahan

Paling

lambat

3 (tiga)

hari kerja

Jawaban

sanggah

15. Menyatakan bahwa

prakualifikasi dinyatakan gagal (dimasukkan dalam

BA Hasil Seleksi) dan

dilakukan tindak lanjut

prakualifikasi gagal

Jawaban

sanggah

BA Seleksi

Gagal

Selesai

b a

7

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan Pokja

Pemilihan Peserta

Pelaksana

Kegiatan

Pelayanan

PBJ

Koord

Pelaksana

Kegiatan

PPK PA/ KPA APIP Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

16. Membuat undangan

seleksi melalui SPSE

Dokumen

seleksi

1 (satu)

jam

Undangan online melalui

SPSE

1 (satu) hari

kerja setelah selesai masa

sanggah

kualifikasi jika

tidak ada

sanggah atau

1 (satu) hari setelah semua

sanggah

dijawab

17. Melakukan penjelasan pekerjaan secara online,

bilamana perlu

ditindaklanjuti penjelasan pekerjaan secara offline

Dokumen

seleksi

Paling

cepat

3 (tiga) hari

kerja

BA

Penjelasan

Pekerjaan

Sejak

tanggal

undangan seleksi

8

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan Pokja

Pemilihan Peserta

Pelaksana

Kegiatan

Pelayanan

PBJ

Koord

Pelaksana

Kegiatan

PPK PA/ KPA APIP Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

18. a. Apabila dalam

penjelasan pekerjaan mengakibatkan

perubahan dokumen

seleksi, maka

perubahan tersebut

harus dituangkan

dalam addendum dokumen seleksi

b. Tidak ada perubahan

dokumen, dilanjutkan

pemasukan penawaran

Dokumen

seleksi, BA Penjelasan

Pekerjaan

Paling

kurang 3 (tiga)

hari

kerja

Addendum

dokumen seleksi

(apabila

bukan terkait

spesifikasi

teknis/ KAK,

HPS atau rancangan

kontrak)

- Perubahan

dokumen seleksi

terkait

spesifikasi

teknis/

KAK, HPS

atau rancangan

kontrak,

harus

disetujui

oleh Pejabat

Pembuat Komitmen

(PPK).

- Addendum

melalui

aplikasi SPSE

19. Memberikan persetujuan

perubahan dokumen

seleksi terkait spesifikasi

teknis/ KAK, HPS atau

rancangan kontrak

Dokumen

seleksi, BA

Penjelasan

Pekerjaan

Persetujuan

perubahan

dokumen

seleksi

20. Menetapkan addendum dokumen seleksi dan

mengunggah melalui

aplikasi SPSE

BA Penjelasan

Pekerjaan,

persetujuan

PPK

1 (satu) hari

kerja

Addendum dokumen

seleksi

21. Memasukan dokumen

penawaran

b

a

9

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan Pokja

Pemilihan Peserta

Pelaksana

Kegiatan

Pelayanan

PBJ

Koord

Pelaksana

Kegiatan

PPK PA/ KPA APIP Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

22. Melakukan proses

pembukaan penawaran administrasi dan teknis

(file I)

Dokumen

penawaran administrasi

dan teknis

(file I)

Sesuai

kebutu han

BA

Pembukaan Penawaran

Administrasi

dan Teknis

(file I)

- Dapat

dibantu tim teknis yang

ditetapkan

oleh

Pengguna

Anggaran

(PA)/ Kuasa Pengguna

Anggaran

(KPA)

- Jangka

waktu

evaluasi disesuaikan

dengan

kebutuhan

23. Melaksanakan evaluasi

administrasi, yaitu:

a. Jika tidak ada peserta yang memenuhi

persyaratan

administrasi, maka

seleksi dinyatakan

gagal, kemudian

dimasukkan dalam BA Hasil Seleksi dan

dilakukan tindak lanjut

seleksi gagal

b. Jika masih ada peserta

yang memenuhi persyaratan

administrasi, maka

dilanjutkan dengan

evaluasi teknis

Dokumen

penawaran

administrasi

Sesuai

kebutu

han

BA Hasil

Evaluasi

Administrasi

a

b

10

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan Pokja

Pemilihan Peserta

Pelaksana

Kegiatan

Pelayanan

PBJ

Koord

Pelaksana

Kegiatan

PPK PA/ KPA APIP Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

24. Melaksanakan evaluasi

teknis, yaitu: a. Jika tidak ada peserta

yang memenuhi

persyaratan teknis,

maka seleksi

dinyatakan gagal,

kemudian dimasukkan dalam BA Hasil

Pemilihan dan

dilakukan tindak lanjut

seleksi gagal

b. Jika masih ada peserta

yang memenuhi persyaratan teknis,

maka dilanjutkan

dengan pengumuman

hasil evaluasi

administrasi dan teknis

Dokumen

penawaran teknis

Sesuai

kebutu han

BA

Penetapan Peringkat

Teknis

Dilakukan

kepada peserta yang

memenuhi

persyaratan

administrasi

25. Melakukan proses pembukaan penawaran

biaya (file II)

Dokumen penawaran

biaya (file II)

1 (satu) hari

kerja

BA Pembukaan

Penawaran

Biaya (file II)

26. Melaksanakan koreksi

aritmatik (apabila

terdapat kendala atau tidak dapat menggunakan

SPSE, maka koreksi

aritmatik dilakukan

secara manual)

Dokumen

penawaran

biaya (file II)

1(satu)

hari

kerja

Kertas kerja Dilakukan

untuk jenis

kontrak yang perlu koreksi

aritmatik

a

b

11

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan Pokja

Pemilihan Peserta

Pelaksana

Kegiatan

Pelayanan

PBJ

Koord

Pelaksana

Kegiatan

PPK PA/ KPA APIP Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

27. Melaksanakan evaluasi

harga (termasuk di dalamnya evaluasi

kewajaran harga) dan

menganalisis harga, yaitu:

a. Jika tidak ada peserta

yang lulus evaluasi

harga, maka seleksi dinyatakan gagal dan

dilakukan tindak lanjut

seleksi gagal

b. Jika masih ada peserta

yang lulus evaluasi

harga, maka dilanjutkan penetapan dan

pengumuman

pemenang

Dokumen

penawaran harga

Seusai

kebutu han

Kertas kerja Dilakukan

kepada 3 (tiga) peserta

dengan harga

penawaran

terendah

setelah

koreksi aritmatik

28. Menyatakan bahwa seleksi

dinyatakan gagal

(dimasukkan dalam BA Hasil Seleksi) dan

dilakukan tindak lanjut

seleksi gagal

Dokumen

penawaran,

kertas kerja

1 (satu)

hari

kerja

Kertas kerja

evaluasi

29. Menyusun BA Hasil

Pemilihan/ BA Hasil

Seleksi

Kertas kerja 1 (satu)

hari

kerja

BA Hasil

Pemilihan/

BA Hasil Seleksi

30. Menetapkan dan

mengumumkan pemenang

hasil seleksi dan pemenang

cadangan jika ada

BA Hasil

Seleksi,

dokumen

penawaran

1 (satu)

hari

kerja

Pengumuman

pemenang

1 (satu) hari

kerja setelah

evaluasi

Selesai

b

a

12

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan Pokja

Pemilihan Peserta

Pelaksana

Kegiatan

Pelayanan

PBJ

Koord

Pelaksana

Kegiatan

PPK PA/ KPA APIP Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

31. Merasa dirugikan atas

hasil seleksi dan menyampaikan sanggahan

kepada Pokja Pemilihan

Pengumuman Surat

sanggahan

Selama 5

(lima) hari kerja setelah

pengumuman

pemenang

32. Menerima dan menjawab

sanggahan peserta seleksi,

yaitu:

a. Jika sanggahan ternyata tidak benar,

maka proses seleksi

dilanjutkan

b. Jika sanggahan

dinyatakan benar, maka seleksi dinyatakan gagal

dan dilakukan tindak

lanjut seleksi gagal

BA Hasil

Seleksi,

surat

sanggahan

3 (tiga)

hari

kerja

Jawaban

sanggah

Untuk

pengadaan

pekerjaan jasa

konsultasi tidak ada

sanggah

banding

33. Menindaklanjuti sanggah

benar

Surat

sanggahan

dan surat

jawaban sanggahan

Lama 1

(satu)

hari

kerja

BA Seleksi

Gagal

Selesai

b

a

13

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan Pokja

Pemilihan Peserta

Pelaksana

Kegiatan

Pelayanan

PBJ

Koord

Pelaksana

Kegiatan

PPK PA/ KPA APIP Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

34. Menerima jawaban

sanggahan, yaitu: a. Jika jawaban dinilai

memuaskan, maka

menerima keputusan

hasil seleksi dan proses

seleksi dilanjutkan

b. Selain jasa konstruksi, jika jawaban tidak

memuaskan, dapat

mengajukan surat

pengaduan kepada

Aparat Pengawasan

Intern Pemerintah (APIP)

Surat

jawaban sanggah

a. Surat

jawaban sanggah

melalui

aplikasi

SPSE

b. Surat

pengaduan

35. Menindaklanjuti

pengaduan

Surat

pengaduan

Selesai

b a

14

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan Pokja

Pemilihan Peserta

Pelaksana

Kegiatan

Pelayanan

PBJ

Koord

Pelaksana

Kegiatan

PPK PA/ KPA APIP Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

36. Melakukan klarifikasi

teknis dan negosiasi biaya, yaitu:

a. Jika tidak ada peserta

yang menyetujui

klarifikasi teknis dan

negosiasi biaya, maka

seleksi dinyatakan gagal dan dilakukan

tindak lanjut seleksi

gagal

b. Jika peserta

menyepakati klarifikasi

teknis dan negosiasi biaya, maka proses

seleksi dilanjutkan

Kertas kerja 1 (satu)

hari kerja

Kertas kerja Dilakukan

kepada 1 (satu) peserta

dengan

peringkat

tertinggi

pertama

37. Menyatakan bahwa seleksi

dinyatakan gagal

(dimasukkan dalam BA

Hasil Pemilihan) dan dilakukan tindak lanjut

seleksi gagal

BA Hasil

Klarifikasi

Teknis dan

negosiasi biaya

1 (satu)

hari

kerja

BA Seleksi

Gagal

38. a. Menyampaikan hasil

pemilihan kepada PPK

b. Tembusan hasil

pemilihan kepada Koordinator Pelaksana

Kegiatan melalui

Pelaksana Kegiatan

Pelayanan PBJ

BA Hasil

Seleksi,

dokumen

penawaran

1 (satu)

hari

kerja

BA Hasil

Pemilihan/

BA Hasil

Seleksi

PPK

melakukan

kaji ulang

hasil sebelum menerbitkan

Surat

Penunjukan

Penyedia

Barang/ Jasa

(SPPBJ) Selesai

Selesai

a b